Penanganan Surat Memo Masuk Dan Keluar Pada Bagain SDM Di Bank Centrak Asia (BCA) Grand Indonesia

berpengaruh penting dan menunjang perusahaan, apalagi Perusahaan Bank Central Merupakan perusahaan yang sudah maju dan berkembang.

Berdasarkan uraian di atas maka penulis merasa tertarik untuk mengambil judul : “PENANGANAN SURAT MEMO MASUK DAN KELUAR PADA BAGIAN SDM DI BANK CENTRAL ASIA (BCA) GRAND INDONESIA”.

1.2 Tujuan Kerja Praktek

Tujuan penulis melakukan kerja praktek adalah Untuk mengetahui:

1. Bagaimana Penanganan Surat Memo Masuk pada Bagian SDM BCA di Grand Indonesia Jakarta.

2. Bagaimana Penanganan Surat Memo Keluar pada Bagian SDM di BCA Grand Indonesia Jakarta.

3. Bagaimana Kendala – kendala yang dihadapi dalam Penanganan Surat Memo Masuk dan Surat Memo keluar dan upaya – upaya yang sudah dilakukan pada Bagian SDM di BCA Grand Indonesia Jakarta.

1.3Kegunaan Kerja Praktek

A. Kegunaan Kerja Praktek bagi Mahasiswa

1. Mendapatkan kesempatan untuk melaksanakan dan Mengetahui salah satu pekerjaan Sekretaris dalam situasi yang sebenarnya.

2. Mengetahui perkembangan dunia kerja.

4. Mendapatkan Ilmu Pengetahuan dalam lingkungan kerja.

B. Kegunaan Kerja Praktek bagi Perusahaan

1. Dapat membantu meringankan pekerjaan karyawan.

2. Sebagai bahan penelitian perusahaan antara teori kerja perusahaan dan teori pada dunia pendidikan.

1. Menjadikan tolak ukur Perusahaan di dalam Lingkungan Kerja.

C. Kegunaan Kerja Praktek bagi Lembaga pendidikan

1. Mengetahui bagaimana cara penerimaan surat masuk dan penyampaian surat keluar.

2. Menjadikan tolak ukur sistem pendidikan di dalam Lembaga Pendidikan. 3. Untuk mendapatkan informasi mengenai kemampuan mahasiswa.

1.4Lokasi dan Waktu Kerja praktek

Penulis Melaksanakan Kerja Praktek Pada Bagian SDM lantai 29 Bank Central Asia (BCA) Pusat Grand Indonesia di Jln. M.H. Thamrin No.1 Jakarta 10310.

Adapun waktu kerja tersebut kurang lebih 1 (satu) bulan terhitung mulai 2 Agustus sampai dengan 1 September 2010.

Kerja Praktek dimulai dari hari Senin sampai dengan hari jum’at dan dimulai

penempatan ini penulis di tempatkan dalam pembuatan ID Card dengan menggunakan pemograman untuk Akses masuk dan keluarnya ke dalam gedung BCA G.I akan tetapi tidak memungkiri pekerjaan seorang Sekretaris. Adapun Time Schedule Kerja praktek Sebagai berikut:

1 1.1Latar Belakang Kerja Praktek

Universitas Komputer Indonesia adalah lembaga pendidikan yang Komputerisasi dimana terdapat salah satunya Fakultas yang berada di UNIKOM yaitu Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik yang menyelenggarakan pendidikan akademik dengan jenjang Diploma III (D3), yaitu program studi Sekretaris Eksekutif. Dalam kurikulum Program Studi Sekretaris Eksekutif memiliki Mata kuliah Kerja Praktek yang dilaksanakan pada Semester V, sebagai salah satu persyaratan wajib untuk mengikuti Tugas Akhir. Penulis melakukan keja praktek selama ± 1 (satu) bulan, Penulis memilih melaksanakan kegiatan kerja praktek di Bank Central Asia (BCA) kantor pusat yang beralamat Di gedung GRAND Indonesia dan di tempatkan pada bagian SDM lantai 29.

Pekerjaan yang dilakukan ialah menagani surat memo masuk dan surat keluar baik melalui email maupun tidak, mengarsipkan surat memo Masuk dan Keluar menurut kurun waktu dan daerah, Mengacses sebuah kartu dengan program khusus sehingga para karyawan/ti atau tamu bisa masuk dan keluar tanpa mengurangi keamanan perusahaan, Mengirim surat Memo keseluruh Indonesia. Penanganan surat memo masuk maupun keluar pada perusahaan BCA G.I menggunakan perlengkapan dan peralatan yang memadai karena proses penangan sangat

6 2.1 Sejarah Singkat Perusahaan

Bank Central Asia adalah bank swasta terbesar di Indonesia. Bank ini didirikan pada 21 Februari 1957 dengan nama Bank Central Asia NV dan pernah merupakan bagian penting dari Grup Salim. BCA pernah mengalami sebuah masalah krisis moneter yang terjadi di tahun 1997.

Krisis ini membawa dampak yang luar biasa pada keseluruhan sistem perbankan di Indonesia. Namun, secara khusus, kondisi ini mempengaruhi aliran dana tunai di BCA dan bahkan sempat mengancam kelanjutannya. Banyak nasabah menjadi panik lalu beramai-ramai menarik dana mereka. Akibatnya, bank terpaksa meminta bantuan dari pemerintah Indonesia. Badan Penyehatan Perbankan Nasional (BPPN) lalu mengambil alih BCA di tahun 1998.

Selanjutnya, BCA mengambil langkah besar dengan menjadi perusahaan publik. Penawaran Saham Perdana berlangsung di tahun 2000, dengan menjual saham sebesar 22,55% yang berasal dari divestasi BPPN. Setelah Penawaran Saham Perdana itu, BPPN masih menguasai 70,30% dari seluruh saham BCA.

Penawaran saham ke dua dilaksanakan di bulan Juni dan Juli 2001, dengan BPPN mendivestasikan 10% lagi dari saham miliknya di BCA.

Dalam tahun 2002, BPPN melepas 51% di BCA melalui tender penempatan privat yang strategis. Farindo Investment, Ltd., yang berbasis di Mauritius, memenangkan tender tersebut. Saat ini, BCA terus memperkokoh tradisi tata kelola perusahaan yang baik, kepatuhan penuh pada regulasi, pengelolaan risiko Penawaran saham ke dua dilaksanakan di bulan Juni dan Juli 2001, dengan BPPN mendivestasikan 10% lagi dari saham miliknya di BCA.

Dalam tahun 2002, BPPN melepas 51% di BCA melalui tender penempatan privat yang strategis. Farindo Investment, Ltd., yang berbasis di Mauritius, memenangkan tender tersebut. Saat ini, BCA terus memperkokoh tradisi tata kelola perusahaan yang baik, kepatuhan penuh pada regulasi, pengelolaan risiko secara baik dan komitmen pada nasabahnya baik sebagai bank transaksional maupun sebagai lembaga intermediasi finansial.

Sebagaimana telah dilaporkan ke Bapepam dengan surat tertanggal 26 Juni 2009 perihal Notice of Change in Share Ownership in PT Bank Central Asia Tbk, FarIndo telah menjual saham PT Bank Central Asia Tbk (BCA) sejumlah 986.030.000 lembar dan penyelesaian keseluruhan transaksi terjadi pada tanggal 7 Juli 2009, sehingga dengan demikian per 7 Juli 2009 komposisi kepemilikan saham FarIndo di BCA menjadi 47,15% Kepemilikan Saham BCA. Bank Central Asia.

Diakses pada 2 Oktober 2009.Presiden Direktur saat ini (masa jabatan 1999-sekarang) adalah Djohan Emir Setijoso.

2.1 Misi dan Sasaran perusahaan

Misi dan Sasaran Perusahaan Bank central Asia pada umumnya sama dengan Bank – Bank lainnya yaitu Memberikan layanan kepada para nasabah dalam bidang keuangan. Mengembangkan layanan yang berkualitas dengan cara memberikan pelatihan – pelatihan untuk para karyawannya akan mendorong daya saing BCA dan para mitra. Selain itu meningkatkan profesionalisme secara berkesinambungan akan membangun kemitraan yang saling menguntungkan dalam pekerjaan dan membangun perusahaan.

2.2 Struktur Organisasi Bank Central Asia Grand Indonesia

Struktur adalah suatu bagan atau gambar yang menjelaskan tentang garis wewenang seseorang dalam menjalankan tugas atau pekerjaannya di dalam suatu Perkumpulan atau perusahaan. Namun struktur juga dapat memberi ketegaasan dalam hal membagi tugas pekerjaan sehingga terjadinya alur kerja yang baik, pembagian tugas yang sesuai dengan keahliannya masing- masing dan bekerjasama akan membantu mencapai tujuan bersama.

Organisasi adalah suatu perkumpulan yang terdiri dari dua orang atau lebih yang bekerjasama menjalankan pekerjaanya untuk mencapai tujuan yang dikehdaki

bersama. Pembagian tugas yang dijalankan seseorang atau masing- masing sebenarnya memiliki tujuan yang sama pada setiap anggotanya sehingga menjadikan suatu kemajuan untuk pencapaian tujuannya.

Jadi Struktur Organisasi adalah Suatu susunan skematis yang menunjukkan fungsi-fungsi departemen – departemen, atau bagian-bagian posisi dalam organisasi dan dimana satu bagian saling berhubungan denan bagian lainnya. Dengan adanya Struktur Organisasi ini pimpinan dan bawahan dapat mengetahui tugas-tugas apa yang harus dilakukan dan jika terjadi suatu kesalahan atau membutuhkan suatu materi atau lainya mereka akan lebih mudah untuk menghubunginya.

Bentuk Struktur Organisasi di Bank Central Asia pusat Grand Indonesia pada bagian SDM berbentuk organisasi lini dalam organisasi lini atau garis (line organization) kekuasaan berjalan secara langsung dari atasan ke bawahan. Hal ini menandakan bahwa perintah datang dari atasan kepada bawahan secaralangsung. Organisasi ini memiliki wewenwng yang menghubungkan lagsung secara vertikal antara atasan datang dari atasan kepada bawahan secara langsung. Organisasi lini mempunyai garis wewenang yang menghubungkan lagsung secara vertical antara atasan dan bawahan. Dari jabatan yang paling atas, ke jabatan menengah sampai dengan jabatan terendah, masing-masing dihubungkan dengan suatu garis komando.

Setiap bentuk organisasi memiliki kelebihan dan kekurangan. Adapun kebaikan dan kekurangan dalam bentuk organisasi lini yaitu:

Kebaikan organisasi lini:

a. Koordinasi lebih mudah dilaksanakan’

b. Proses pengambilan keputusan akan lebih cepat c. Tugas- tugas atau intruksi – intruksi lebih cepat d. Pengendalian relative mudah dilaksanakan

e. Kesatuan pimpinan terjamin karena ada dalam satu komando f. Rasa solidaritas pegawai tinggi

Keburukan organisasi lini:

a. Kesempatan pegawai untuk berkembang terbatas karena kewenangan- kewenangan untuk merencanakan, melaksanakan dan mengkomando semua sepenuhnya ada pada pimpinan.

b. Organisasi perusahaan tergantung pada pimpinan

Adapun struktur organisasi yang ada di SDM BCA Grand Indonesia bagian Id Card adalah sebagai berikut:

Sumber : BCA Grand Indonesia bagian SDM

Gambar 2.1

Struktur Organisasi SDM Id Card Bank Central Asia GI

Manager SDM

Kep. Bag IT Id card

Kep. Percetakan Id

card Kep. bag Id

2.3 Deskripsi Jabatan ( job description)

Adapun uraian Tugas yang berdasarkan dari organisasi Bank Central Asia Grand Indonesia adalah sebagai berikut :

a. Manager SDM

Tugas Pokok manager SDM di Bank Central Asia di Grand Indonesia adalah menyelenggarakan peran general manejemen bagi organisasi.

b. Kepala bagian Id Card

Tugas pokok kepala bagian Id Card di BCA GI adalah Menyelenggarakan Proses Prosedur Id card di seluruh Indonesia.

c. Kepala bagian Percetakan Id Card

Tugas pokok kepala bagian percetakan Id card adalah bertugas mencetak dengan sesuai permintaan dari Kep. Bag Id Card.

d. Kepala bagian IT Id Card

Tugas pokok kepala bagian IT Id Card adalah Mengaksess Id Card Aksess yang Khusus di BCA pusat dan Membuat program khuss untuk percetakan Id card.

13 3.1 Aspek Pelaksanaan Kerja Praktek

Bank Central Asia Merupakan suatu Bank yang bekerja di ruanglingkup Perbankan yaitu dimana perusahaan yang dipercayakan untuk menjaga atau mengelola keuangan dari seluruh nasabah agar aman dan efesiensi jika dibutuhkan dalam jangka waktu dekat maupun panjang.

Bank Central Asia Memiliki Aspek dalam hal Membangun, mengembangkan, Mengelola dan Mencitrakan dalam hal Perbankan di Indonesia. Dengan memiliki suatu badan – badan atau sekelompok organisasi yang membantunya dalam perusahaan kinirkerja suatu perusahaan akan jauh lebih baik. Bank Central Asia juga sudah memiliki berbagai cabang atau kantor cabang pembantu yang sudah tersebar seluruh Indonesia agar tercapainya suatu tujuan perusaah unutk meningkatkan produktivitas dan layanan.

3.2 Bidang Pelaksanaan Kerja Praktek

Selama Penulis melakukan Kegiatan Kerja Praktek Di Bank Central Asia (BCA) Kantor Pusat Grand Indonesia, sistem pelaksanaan yang di gunakan oles penulis adalah sistem atau teknik days relase yaitu dimana penulis mengikuti atau mengerjakan kuliah kerja praktek dengan masuk kerja setiap hari kerja pada hari

penulis adalah sistem atau teknik days relase yaitu dimana penulis mengikuti atau mengerjakan kuliah kerja praktek dengan masuk kerja setiap hari kerja pada hari

senin hingga jum’at dengan ketentuan waktu yang telah di tentukan, dimulai dari

tanggal 02 September 2010 hingga 1 Oktober 2010.

Dalam hal Pelaksanaan Kerja Praktek penulis di berikan Intruksi atau arahan terlebih dahulu sebelum melaksanakan Tugas – Tugas yang akan di berikan penulis adalah sistem atau teknik days relase yaitu dimana penulis mengikuti atau mengerjakan kuliah kerja praktek dengan masuk kerja setiap hari kerja pada hari

senin hingga jum’at dengan ketentuan waktu yang telah di tentukan, dimulai dari

tanggal 02 September 2010 hingga 1 Oktober 2010.

Dalam hal Pelaksanaan Kerja Praktek penulis di berikan Intruksi atau arahan terlebih dahulu sebelum melaksanakan Tugas – Tugas yang akan di berikan sehingga pekerjaan itu dapat terselesaikan dengan cepat. adapun macam- macam tugas dapat dikelompokan menjadi tiga bagian yaitu:

a Tugas Rutin

Merupakan Tugas-tugas umum yang hampir tiap hari di hadapi tanpa menunggu intruksi khusus dari pimpinan atau tanpa menunggu waktu yang harus dilaksanakan sesuai aturan yang di terapkan. Adapun tugas rutin Penulis dalam kantor Bank Central Asia Bagian SDM yaitu Korespodensi, Mengurus dan Mengendalikan surat dan Menerima telepon.

b Tugas Intruksi

Yaitu merupakan tugas yang tidak selalu tiap hari dilaksanakan, tetapi hanya dilaksanakan bila ada intruksi khusus dari pimpinan. Adapun tugas intruksi Penulis dalam kantor Bank Central Asia Bagian SDM yaitu Membuat konsep Surat keluar.

c Tugas Kreatif

Yaitu tugas atau pekerjaan yang merupakan berdasarkan atas prakarsa atau buah pikiran itu sendiri.dengan demikian, seorang yang berdaya guna dan berhasil guna harus penuh inisiatif dan dinamis. Adapun Tugas Kreatif Penulis dalam kantor Bank Central Asia Bagian SDM yaitu Mempelajari pengetahuan, Pemantapan kepribadian, Pengembangan diri dan lain-lain

Dalam Pelaksanaan Kerja Praktek pada Bagian SDM Bank Central Asia di Grand Indonesia, Penulis diberikan tugas yaitu:

1. Melaksanakan Kegiatan informasi yang berhubungan dengan kegiatan Pimpinan bagian SDM dalam Pengaksesan Id card karyawan

2. Melaksanakan penaganan surat memo secara email dan secara Manual 3. Menyelenggarakan tata warkat

3.3 Teknis Pelaksanaan Kerja Praktek

Tugas – tugas Rutin penulis pada saat Kerja praktek di Bagian SDM Bank Central Asia Grand Indonesia lantai 29 Jakarta adalah meliputi:

3.3.1 Menyusun dan Membuat surat Memo.

Surat yang sering penulis hadapi adalah surat memo. Memorandum atau yang kita sering kenal yaitu Memo merupakan suatu bentuk tulisan singkat untuk menghindari salah pengertian atas sesuatu yang disampaikan secara lisan.. Memo yang ada di perusahaan Bank Central Asia bagian SDM ada dua macam yaitu secara email dan secara memo Tulisan.

3.3.2 Mengurus dan Mengendalikan surat

mengurus dan mengendalikan surat pada umumnya melalui proses pengelolaan, yang meliputi penerimaan, penyotiran, pencatatan, pengarahan, dan penyampaian kepada yang berhak, serta pengolahan dan penataan berkas, baik surat masuk maupun surak keluar dengan sesuai prosedur yang berlaku.selain itu di bedakan dalam melalui sifat suratnya. Kemudian sesorang akan dapat lebih mudah untuk dalam kegiatan hal koorespodensi surat menyurat.

Dan berdasarkan sifat surat dapat di bedakan dalam beberapa, yaitu: a. Surat Penting

Surat yang isinya mengikat, memerlukan tindak lanjut, menyangkut masalah kebijakan dan bila terlambat atau hilang dapat menghambat dan merugikan perusahaan.

b. Surat Biasa (Surat Rutin)

Surat ini tidak mengikat, tidak memerlukan tindak lanjut dan bila surat ini hilan, informasinya dapat diperoleh dari sumber lain.

c. Surat Rahasia

Suraat ini mernurut isi maupun sifatnya memerlikan perlindungan, karena jika bocor akan dapat menimbulkan kerusakan/ kerugian besar, mengurangi atau menyulitkan pelaksanaan langkah-langkah organisasi.

3.3.3 Menata Arsip

Penataan arsip (filing system) adalah proses mengklasifikasikan dan mengatur arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, serta menyimpanya dalam suatu tempat yang aman agar arsip tersebut dapat secara cepat ditemukan saat dibutuhkan. Penataan arsip dengan sistem kearsipan yang baik dapat membantu kelancaran tugas adminitrasi dan menunjang keberhasilan tujuan organisasi yang akan dicapai

a. Memberikan pelayanan dalam penyimpanan arsip.

b. Menemukan kembali arsip secara tepat, lengkap, akurat, relevan, dan tepat waktu, serta efesien.

c. Menunjang penyusunan arsip yang berdaya dan berhasil guna.

3.4 Hasil Pelaksanaan Kerja Praktek

3.4.1 Surat Memo Masuk Pada bagian SDM di BCA GI Jakarta

Surat Memo masuk Merupakan Bagian dari proses penyampaian pesan dari karyawan Cabang- cabang, Pusat WSA I, dan WSA II untuk menyampaikan Maksud dan tujuannya dalam ruang lingkup Pekerjaan contohnya dalam meminta di buatkan atau di accseskan kembali kartu Id cardnya. Surat Memo masuk di BCA GI tidak memiliki jalur Khusus Memo sendiri, akan tetapi Surat diterima bersamaan dengan surat yang lain. Sedangkan, Fugsi Surat Memo Masuk pada Bagian SDM BCA GI akan dijadikan bukti yang autentik dalam pengarsipannya. Adapun Contoh surat memo Masuk terlampir.

Penanganan Surat Memo masuk pada Bagian SDM di BCA GI yaitu:

1 Surat Memo yang Masuk dari Cabang- cabang, Pusat WSA I, dan WSA II di Simpan Sementara di Front Desk. Kemudian oleh petugas/OB Tiap Bagian akan diberikan Tanda terima berupa paraf yang ada di buku Agenda Surat Masuk.

2 Kemudian Petugas/OB mengisi buku Agenda Surat masuk. buku agenda dapat kita lihat pada tabel 3.1 berikut ini:

Tabel 3.1

Buku agenda surat masuk No.

Surat

Tgl. Agenda Dari Kepada Paraf Pengirim

Sumber : BCA Grand Indonesia Jakarta, 2010

Keterangan :

a. Kolom nomor surat, diisi dengan nomor surat yang ada di surat. b. Tanggal Agenda, diisi dengan tanggal surat diterima

c. Pengirim, diisi dengan nama pengirim surat tersebut

d. Kepada, diisi dengan bagian atau kepada siapa surat tersebut diberikan

e. Paraf pengirim, diisi dengan Tanda tangan atau paraf pengirim sebagai bukti telah diterima.

3 Kemudian oleh petugas akan dipilah – pilih untuk di berikan kepada orang yang berkepentingan untuk menerimanya.

4 Setelah surat Memo dibaca oleh yang berkepentingan, Kemudian akan ditindak lanjuti untuk di kirim balasan atau di arsipkan ke file- file masing- masing

3.4.2 Surat Memo Keluar Pada bagian SDM di BCA GI Jakarta

Surat Memo Keluar Merupakan Bagian dari proses penyampaian pesan kepada karyawan Cabang- cabang, Pusat WSA I, dan WSA II Sebagai balasan dari Surat memo yang telah diterima sebelumnya. Surat Memo Keluar di BCA GI tidak memiliki jalur Khusus Memo sendiri, akan tetapi Surat dikirim bersamaan dengan surat yang lain. Sedangkan, Fugsi Surat Memo Keluar pada Bagian SDM BCA GI akan dijadikan bukti yang autentik dalam pengarsipannya. Adapun Contoh surat memo Keluar terlampir.

Penanganan Surat Memo Keluar pada Bagian SDM di BCA GI yaitu:

1 Karyawan Membuat konsep surat Memo keluar kemudian Karyawan akan Mencatat surat pada buku ekspedisi Surat keluar untuk mendapatkan Nomor Surat. Setelah Mendapatkan Nomor surat, Karyawan Mulai Membuat/ Mengetik surat

2 Setelah Surat memo Diprint kemudian Surat Memo akan Di berikan kepada pimpinan untuk di berikan tanda pengesahan/ persetujuan.

3 Kemudian Surat Memo Difotocopy sesuai yang diperlukan biasanya dua atau lebih. Jika dua maka yang satunya untuk diarsipkan oleh Karyawan, dan Satunya lagi akan diberikan Kepada Pimpinan sebagai bukti bahwa surat akan dikirim. Sedangkan yang asli untuk dikirim.

4 Kemudian Surat di masukan kedalam sampul/ amplop yang telah ditulis alamat dan di stempel sesuai dengan sifat surat

5 Setelah itu Surat Memo akan dilampirkan pada Luar Amplop/Sampul dengan TTUSK yaitu tanda terima untuk surat keluar untuk luar kota, tetapi jika surat keluar dan masih dalam satu wilayah atau kantor pusat ( Grand Indonesia, Wisma asia I dan II ) itu hanya dilampirkan surat jalan. 6 Kemudian surat di taruh Sementara pada Front Desk dan dicatat pada

buku agenda surat keluar oleh karyawan. buku agenda keluar dapat kita lihat pada tabel 3.2 berikut ini:

Tabel 3.2

Buku agenda surat keluar

Tgl No. Surat Ditujukan Paraf

Sumber : BCA Grand Indonesia Jakarta, 2010 Keterangan :

a. Kolom Tanggal, diisi dengan tanggal surat keluar. b. Kolom Nomor, diisi dengan nomor surat keluar.

c. Kolom Ditujukan, diisi dengan kepada siapa surat itu di tujukan atau dikirimkan.

7 Kemudian Surat Surat akan dikirim

3.4.3 Kendala – kendala yang dihadapi dalam Penanganan Surat Memo Masuk dan Surat Memo keluar dan upaya – upaya yang sudah dilakukan pada Bagian SDM di BCA Grand Indonesia Jakarta.

1. Kendala adalah suatu Hambatan atau Masalah dan bersifat merugikan untuk perusahaan. Kendala biasanya sering atau ditemukan dalam sistem kerja. Adapun Kendala-Kendala dalam Penanganan Surat memo masuk dan keluar yang ada pada Bagian SDM BCA GI Jakarta yaitu:

a. Terjadi keterlambatan dan Kurangnya ketelitian dalam penyampaian surat Memo masuk sehingga menyebabkan keterlambatan dalam menindaklanjuti surat Memo.

b. Surat Memo Keluar dibagian SDM sering terjadi Penumpukan sehingga dalam penyapaian terhambat.

2. Upaya merupakan Suatu Tindakan untuk meminimalisir suatu Hambatan yang ada di dalam suatu sistem kerja. adapun Upaya – upaya yang di lakukan Pimpinan untuk Mengurangi kendala yang terjadi di Bagian SDM BCA GI Jakarta yaitu:

a. Menambah Tenaga Kerja dan Memberikan Pelatihan Kesekretarisan Kepada petugas Untuk mempercepat penanganan Surat Memo Masuk. b. Memberi Stample “TOP URGENT” pada sisi kiri Amplom sehingga

23 4.1. Kesimpulan

Dari hasil peninjauan dan pengamatan yang dilakukan oleh penulis dan telah dilaksanakan kurang lebih satu bulan praktek di Bank Central Asia Grand Indonesia Lt. 29 Bagian SDM, maka penulis dapat menyimpulkan bahwa:

1. Surat Memo Masuk Pada bagian SDM di BCA GI Jakarta

Surat Memo masuk Merupakan Bagian dari proses penyampaian pesan dari karyawan Cabang- cabang, Pusat WSA I, dan WSA II untuk menyampaikan Maksud dan tujuannya dalam ruang lingkup Pekerjaan contohnya dalam meminta di buatkan atau di accseskan kembali kartu Id cardnya. Adapun penanganan sura memo masuk pada bagian SDM di BCA GI Jakarta yaitu:

Surat Memo yang Masuk dari Cabang- cabang, Pusat WSA I, dan WSA II di Simpan Sementara di Front Desk. Kemudian oleh petugas/OB Tiap Bagian akan diberikan Tanda terima berupa paraf yang ada di buku Agenda Surat Masuk. Setelah itu Petugas/OB mengisi buku Agenda Surat masuk. buku agenda terdapat Kolom nomor surat, Tanggal Agenda, Pengirim, Kepada, Paraf pengirim, Kemudian oleh petugas dipilah- pilah untuk di berikan kepada orang yang berkepentingan. Lalu oleh orang yang berkepentingan Surat Memo akan ditindak lanjuti untuk di kirim balasan atau di arsipkan ke file- file masing- masing

2. Surat Memo Keluar Pada bagian SDM di BCA GI Jakarta

Surat Memo Keluar Merupakan Bagian dari proses penyampaian pesan kepada karyawan Cabang- cabang, Pusat WSA I, dan WSA II Sebagai balasan dari Surat memo yang telah diterima sebelumnya. Adapun Penanganan Surat memo keluar pada bagian SDM di BCA GI Jakarta yaitu:

Karyawan Membuat konsep surat Memo keluar kemudian Karyawan akan Mencatat surat pada buku ekspedisi Surat keluar untuk mendapatkan Nomor Surat. Setelah Mendapatkan Nomor surat, Karyawan Mulai Membuat/ Mengetik surat. Kemupdian surat Memo Diprint dan Di berikan kepada pimpinan untuk di berikan tanda pengesahan/ persetujuan. kemudian Difotocopy sesuai yang diperlukan biasanya dua atau lebih. Jika dua maka yang satunya untuk diarsipkan oleh Karyawan, dan Satunya lagi akan diberikan Kepada Pimpinan sebagai bukti bahwa surat akan dikirim. Sedangkan yang asli untuk dikirim. Setelah itu dimasukan ke dalam amplop yang telah ditulis alamat dan di stempel sesuai dengan sifat surat, Surat Memo akan dilampirkan pada Luar Amplop/Sampul dengan TTUSK yaitu tanda terima untuk surat keluar untuk luar kota, tetapi jika surat keluar dan masih dalam satu wilayah atau kantor pusat ( Grand Indonesia, Wisma asia I dan II ) itu hanya dilampirkan surat jalan. Dan di stample Kemudian surat di taruh Sementara pada Front Desk dan dicatat pada buku agenda surat keluar oleh karyawan. buku agenda keluar terdapat Kolom tanggal, no.surat, Ditujukan dan Paraf. Kemudian Surat Surat akan dikirim

3. Kendala – kendala yang dihadapi dalam Penanganan Surat Memo Masuk dan Surat Memo keluar dan upaya – upaya yang sudah dilakukan pada Bagian SDM di BCA Grand Indonesia Jakarta.

1. Kendala adalah suatu Hambatan atau Masalah dan bersifat merugikan untuk perusahaan. Kendala-Kendala dalam Penanganan Surat memo masuk dan keluar yang ada pada Bagian SDM BCA GI Jakarta yaitu: Terjadi keterlambatan dan Kurangnya ketelitian dalam penyampaian surat Memo masuk sehingga menyebabkan keterlambatan dalam menindaklanjuti surat Memo. Dan Pada Surat Memo Keluar dibagian SDM sering terjadi Penumpukan sehingga dalam penyapaian terhambat. 2. Upaya merupakan Suatu Tindakan untuk meminimalisir suatu Hambatan

yang ada di dalam suatu sistem kerja.Upaya – upaya yang di lakukan Pimpinan untuk Mengurangi kendala yang terjadi di Bagian SDM BCA GI Jakarta yaitu:Menambah Tenaga Kerja dan Memberikan Pelatihan Kesekretarisan Kepada petugas Untuk mempercepat penanganan Surat Memo Masuk. Dan Memberi Stample “TOP URGENT” pada sisi kiri Amplom Surat Memo Keluar sehingga mempercepat Penanganan pengirima Surat Memo Keluar.

4.2 Saran – saran

1. Pada Surat Memo Masuk bagian SDM di BCA GI Jakarta, Sistem penangannya sebaiknya Harus lebih diperhatikan karena surat memo lebih

rentan untuk hilang atau tertumpuk dengan surat- surat yang masuk dengan komposisi yang lebih besar dibandingkannya.

2. Pada Surat Memo Keluar bagian SDM di BCA GI Jakarta, dalam Konsep pembuatannya harus benar- benar diperhatikan karena surat ini hanya berisikan kalimat singkat, padat, dan jelas.

3. Upaya yang sudah dilakukan untuk mengurangi kendala- kendala terjadinya keterlambatan dan kurangnya ketelitian dalam Surat Memo masuk Kemudian terjadinya penumpukan pada Surat memo keluar. upaya yang dilakukan dengan menambah tenaga kerja dan memberikan pelatihan Kesekretarisan kepada petugas OB dan memberinya stample “TOP URGENT” pada sisi kiri Amplop sudah berjalan dengan benar dan terbukti dapat meminimalisir kendala- kendala yang ada dan sebaiknya hal ini dapat dipertahankan.

LAPORAN KERJA PRAKTEK LAPANGAN

Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Dalam Menempuh Perkuliahan Program Studi Sekretaris Eksekutif

Disusun oleh:

NURMAWATI ELY 43408004

PROGRAM STUDI SEKRETARIS EKSEKUTIF

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

7 Kemudian Surat Surat akan dikirim

3.4.3 Kendala – kendala yang dihadapi dalam Penanganan Surat Memo Masuk dan Surat Memo keluar dan upaya – upaya yang sudah dilakukan pada Bagian SDM di BCA Grand Indonesia Jakarta.

1. Kendala adalah suatu Hambatan atau Masalah dan bersifat merugikan untuk perusahaan. Kendala biasanya sering atau ditemukan dalam sistem kerja. Adapun Kendala-Kendala dalam Penanganan Surat memo masuk dan keluar yang ada pada Bagian SDM BCA GI Jakarta yaitu:

a. Terjadi keterlambatan dan Kurangnya ketelitian dalam penyampaian surat Memo masuk sehingga menyebabkan keterlambatan dalam menindaklanjuti surat Memo.

b. Surat Memo Keluar dibagian SDM sering terjadi Penumpukan sehingga dalam penyapaian terhambat.

2. Upaya merupakan Suatu Tindakan untuk meminimalisir suatu Hambatan yang ada di dalam suatu sistem kerja. adapun Upaya – upaya yang di lakukan Pimpinan untuk Mengurangi kendala yang terjadi di Bagian SDM BCA GI Jakarta yaitu:

a. Menambah Tenaga Kerja dan Memberikan Pelatihan Kesekretarisan Kepada petugas Untuk mempercepat penanganan Surat Memo Masuk. b. Memberi Stample “TOP URGENT” pada sisi kiri Amplom sehingga

23

4.1. Kesimpulan

Dari hasil peninjauan dan pengamatan yang dilakukan oleh penulis dan telah dilaksanakan kurang lebih satu bulan praktek di Bank Central Asia Grand Indonesia Lt. 29 Bagian SDM, maka penulis dapat menyimpulkan bahwa:

1. Surat Memo Masuk Pada bagian SDM di BCA GI Jakarta

Surat Memo masuk Merupakan Bagian dari proses penyampaian pesan dari karyawan Cabang- cabang, Pusat WSA I, dan WSA II untuk menyampaikan Maksud dan tujuannya dalam ruang lingkup Pekerjaan contohnya dalam meminta di buatkan atau di accseskan kembali kartu Id cardnya. Adapun penanganan sura memo masuk pada bagian SDM di BCA GI Jakarta yaitu:

Surat Memo yang Masuk dari Cabang- cabang, Pusat WSA I, dan WSA II di Simpan Sementara di Front Desk. Kemudian oleh petugas/OB Tiap Bagian akan diberikan Tanda terima berupa paraf yang ada di buku Agenda Surat Masuk. Setelah itu Petugas/OB mengisi buku Agenda Surat masuk. buku agenda terdapat Kolom nomor surat, Tanggal Agenda, Pengirim, Kepada, Paraf pengirim, Kemudian oleh petugas dipilah- pilah untuk di berikan kepada orang yang berkepentingan. Lalu oleh orang yang berkepentingan Surat Memo akan ditindak lanjuti untuk di kirim balasan atau di arsipkan ke file- file masing- masing

2. Surat Memo Keluar Pada bagian SDM di BCA GI Jakarta

Surat Memo Keluar Merupakan Bagian dari proses penyampaian pesan kepada karyawan Cabang- cabang, Pusat WSA I, dan WSA II Sebagai balasan dari Surat memo yang telah diterima sebelumnya. Adapun Penanganan Surat memo keluar pada bagian SDM di BCA GI Jakarta yaitu:

Karyawan Membuat konsep surat Memo keluar kemudian Karyawan akan Mencatat surat pada buku ekspedisi Surat keluar untuk mendapatkan Nomor Surat. Setelah Mendapatkan Nomor surat, Karyawan Mulai Membuat/ Mengetik surat. Kemupdian surat Memo Diprint dan Di berikan kepada pimpinan untuk di berikan tanda pengesahan/ persetujuan. kemudian Difotocopy sesuai yang diperlukan biasanya dua atau lebih. Jika dua maka yang satunya untuk diarsipkan oleh Karyawan, dan Satunya lagi akan diberikan Kepada Pimpinan sebagai bukti bahwa surat akan dikirim. Sedangkan yang asli untuk dikirim. Setelah itu dimasukan ke dalam amplop yang telah ditulis alamat dan di stempel sesuai dengan sifat surat, Surat Memo akan dilampirkan pada Luar Amplop/Sampul dengan TTUSK yaitu tanda terima untuk surat keluar untuk luar kota, tetapi jika surat keluar dan masih dalam satu wilayah atau kantor pusat ( Grand Indonesia, Wisma asia I dan II ) itu hanya dilampirkan surat jalan. Dan di stample Kemudian surat di taruh Sementara pada Front Desk dan dicatat pada buku agenda surat keluar oleh karyawan. buku agenda keluar terdapat Kolom tanggal, no.surat, Ditujukan dan Paraf. Kemudian Surat Surat akan dikirim

3. Kendala – kendala yang dihadapi dalam Penanganan Surat Memo Masuk dan Surat Memo keluar dan upaya – upaya yang sudah dilakukan pada Bagian SDM di BCA Grand Indonesia Jakarta.

1. Kendala adalah suatu Hambatan atau Masalah dan bersifat merugikan untuk perusahaan. Kendala-Kendala dalam Penanganan Surat memo masuk dan keluar yang ada pada Bagian SDM BCA GI Jakarta yaitu: Terjadi keterlambatan dan Kurangnya ketelitian dalam penyampaian surat Memo masuk sehingga menyebabkan keterlambatan dalam menindaklanjuti surat Memo. Dan Pada Surat Memo Keluar dibagian SDM sering terjadi Penumpukan sehingga dalam penyapaian terhambat. 2. Upaya merupakan Suatu Tindakan untuk meminimalisir suatu Hambatan

yang ada di dalam suatu sistem kerja.Upaya – upaya yang di lakukan Pimpinan untuk Mengurangi kendala yang terjadi di Bagian SDM BCA GI Jakarta yaitu:Menambah Tenaga Kerja dan Memberikan Pelatihan Kesekretarisan Kepada petugas Untuk mempercepat penanganan Surat Memo Masuk. Dan Memberi Stample “TOP URGENT” pada sisi kiri Amplom Surat Memo Keluar sehingga mempercepat Penanganan pengirima Surat Memo Keluar.

4.2 Saran – saran

1. Pada Surat Memo Masuk bagian SDM di BCA GI Jakarta, Sistem penangannya sebaiknya Harus lebih diperhatikan karena surat memo lebih

rentan untuk hilang atau tertumpuk dengan surat- surat yang masuk dengan komposisi yang lebih besar dibandingkannya.

2. Pada Surat Memo Keluar bagian SDM di BCA GI Jakarta, dalam Konsep pembuatannya harus benar- benar diperhatikan karena surat ini hanya berisikan kalimat singkat, padat, dan jelas.

3. Upaya yang sudah dilakukan untuk mengurangi kendala- kendala terjadinya keterlambatan dan kurangnya ketelitian dalam Surat Memo masuk Kemudian terjadinya penumpukan pada Surat memo keluar. upaya yang dilakukan dengan menambah tenaga kerja dan memberikan pelatihan Kesekretarisan kepada petugas OB dan memberinya stample “TOP URGENT” pada sisi kiri Amplop sudah berjalan dengan benar dan terbukti dapat meminimalisir kendala- kendala yang ada dan sebaiknya hal ini dapat dipertahankan.

LAPORAN KERJA PRAKTEK LAPANGAN

Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Dalam Menempuh Perkuliahan Program Studi Sekretaris Eksekutif

Disusun oleh:

NURMAWATI ELY 43408004

PROGRAM STUDI SEKRETARIS EKSEKUTIF

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG