Prosedur Penanganan Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU

TUGAS AKHIR

PROSEDUR PENANGANAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA BAGIAN KEPEGAWAIAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSISTAS SUMATERA UTARA

Diajukan Oleh :

DINAR SIREGAR 082103084

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR

NAMA : DINAR SIREGAR

NIM : 082103084

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

JUDUL : PROSEDUR PENANGANAN SURAT MASUK

DAN SURAT KELUAR PADA BAGIAN KEPEGAWAIAN FAKULTAS EKONOMI USU

TANGGAL: Desember 2010 KETUA PROGRAM STUDI

DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

(Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si NIP. 19620513 199203 2 001 )

TANGGAL: Desember 2010 DEKAN FAKULTAS EKONOMI

(Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec

NIP. 19550810 198303 1 004

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA : DINAR SIREGAR

NIM : 082103084

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

JUDUL : PROSEDUR PENANGANAN SURAT MASUK

DAN SURAT KELUAR PADA BAGIAN KEPEGAWAIAN FAKULTAS EKONOMI USU

Medan, Desember 2010 Menyetujui

Pembimbing,

NIP. 19760214 200501 1 002 Syafrizal Helmi Situmorang,SE,M.Si

KATA PENGANTAR

Terpujilah Tuhan Yesus Kristus yang memberikan Kasih dan berkatNya sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan tugas akhir ini sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Ahli Madya (Amd) pada program Studi Diploma III Departemen Kesekretariatan Fakultas Ekonomi USU.

Penulis menyajikan tugas akhir berjudul “Prosedur Penanganan Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara” dan ingin memberikan informasi mengenai pentingnya prosedur untuk menangani surat masuk dan surat keluar di dalam kantor/perusahaan agar tidak terjadi kesalahan-kesalahan. Didalam penyelesaian tugas akhir ini penulis menyadari masih banyak kekurangan dalam penyajian baik secara isi maupun pemaparan. Oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun dari berbagai pihak untuk penyempurnaan tugas akhir ini. Selama perkuliahan hingga penyelesaian tugas akhir ini penulis telah banyak menerima bantuan secara moril dan material dari berbagai pihak. Teristimewa penulis mengucapkan terima kasih yang tak terhingga kepada orangtua tercinta Ayahanda S.Siregar dan Ibunda R.Aritonang yang membesarkan, mendidik dan mensuport penulis sehingga tugas akhir ini dapat terselesaikan.

sebesar-1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku dekan Fakultas Ekonomi USU

2. Bapak Syafrizal Helmi Situmorang,SE,MSi selaku dosen pembimbing tugas ahhir yang telah memberikan masukan-masukan yang berguna dalam penyusunan tugas akhir.

3. Ibu Dr. Endang Sulistya Rini, SE, Msi selaku ketua Program Diploma III Kesekretariatan fakultas Ekonomi USU

4. Ibu DR. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA selaku sekretaris Program Diploma III kesekretariatan Fakultas Ekonomi USU

5. Bapak dan Ibu dosen Fakultas Ekonomi USU khususnya dosen program Diploma III kesekretariatan yang telah mendidik dan memberikan ilmu yang bermanfaat bagi penulis. Semoga Tuhan juga membalas jasa Bapak dan Ibu sekalian

6. Seluruh staf pegawai dan administrasi Fakultas Ekonomi USU.

7. Ibu Dra. Fepty Aniar selak Kasubag Akademik Fakulatas Ekonomi USU.

8. Abang saya Mulyadi Siregar, yang membiayai perkuliahan saya, yang selalu memberikan dorongan dan inspirasi dalam penyelesaian tugas akhir ini. Terima kasih bayak,

9. Buat teman-teman saya Gloria Manalu, Grace Marpaung , Joseph Ivan Luhut sihombing, Meryanne Nani, Martha naibaho, Rona Uli dan teman teman Kesekretariatan Stambuk 2008. Terimakasih sudah membantu dalam penyelesaian tugas akhir ini

10.Buat teman-teman magang saya Tio Winda, Julia, Maria,dan Mega semoga kebaikan yang telah mereka berikan mendapat balasan dari Tuhan Yang Maha Esa.

Penulis telah berusaha semaksimal mungkin untuk menyusun Tugas Akhir ini dengan sebaik mungkin, namun dengan keterbatasan ilmu yang Penulis miliki, maka hanya demikianlah yang dapat Penulis sajikan .Akhirnya, Penulis berharap semoga Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat bagi kita semua.

Medan,

Penulis

082103084 Dinar Siregar

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR TABEL ... v

DAFTAR GAMBAR ... vi

BAB I: PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Permasalahan ... 3

C. Maksud dan Tujuan ... 4

D. Jadwal Kegiatan ... 5

E. Rencana Isi ... 6

BAB II: PROFIL PERUSAHAAN A. Sejarah ringkas Fakultas Ekonomi USU ... 8

B. Struktur Organisasi & Personalia ... 10

C. Uraian Tugas... 15

D. Job Discription ... 20

E. Jaringan Usaha/Kegiatan ... 22

F. Kinerja Usaha Terkini ... 23

G. Rencana Kegiatan ... 24

BAB III: PEMBAHASAN A. Pengertian Surat dan Fungsi Surat ... 25

B. Jenis-Jenis Surat ... 26

C. Bentuk-Bentuk Surat ... 30

D. Bagian-Bagian Surat ... 35

E. Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar ... 39

1.Prosedur Penanganan Surat Masuk ... 39

2.Prosedur Penanganan Surat Keluar ... 42

F. Kendala-Kendala Penanganan Surat masuk dan Surat Keluar ... 44

G. Analisis dan Evaluasi ... 45

BAB IV: KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ... 47

B. Saran ... 48

DAFTAR TABEL

No. Halaman 1. Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan ... 5

DAFTAR GAMBAR

No. Halaman

1. Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU ... 12

2. Gambar 3.1 Contoh bentuk surat Full Block StylE ... 31

3. Gambar 3.2 Contoh bentuk surat Block Style ... 31

4. Gambar 3.3 Contoh bentuk surat Semi Block Style ... 32

5. Gambar 3.4 Contoh bentuk surat Indented Style ... 32

6. Gambar 3.5 Contoh bentuk surat Hanging Paragraph Style... 33

7. Gambar 3.6 a Contoh bentuk surat Official Style model lama ... 33

BAB I PENDAHULUAN

A.Latar Belakang

Proses pertukaran informasi yang cepat dapat membantu kelancaran kegiatan administrasi didalam suatu organisasi baik swasta maupun pemerintah, khususnya kegiatan administrasi yang berkaitan dengan aktivitas korespondensi. Untuk mempercepat proses kegiatan pertukaran informasi penggunaan tekhnologi komunikasi yang canggih sangatlah diperlukan di suatu organisasi. Meskipun penggunaan tekhnologi informasi sangatlah diperlukan untuk mempercepat proses pertukaran informasi didalam suatu organisasi baik swasta maupun pemerintah akan tetapi masih terdapat alat komunikasi tertulis yang tidak dapat dilupakan keberadaannya bahkan masih kokoh terpakai sampai saat ini seolah tidak dapat digantikan kedudukannya oleh tekhnologi komunikasi yang ada. Komunikasi tertulis yang dimaksud adalah surat. Surat adalah suatu alat atau sarana komunikasi tertulis. Surat tidak dapat digantikan perannya di dalam kegiatan suatu organisasi sekalipun dengan penggunaan tekhnologi komunikasi seperti telepon, handphone, telex, radio, televisi, faximile bahkan dengan jaringan informasi global seperti penggunaan internet yang dewasa ini sering kali digunakan. Tekhnologi komunikasi hanya dapat dijadikan sebagai alat bantu dalam proses penyampaian informasi dengan cepat.Sampai saat ini surat masih dipandang sebagai alat komunikasi tertulis yang efektif dan efisien. Dengan menggunakan surat, informasi yang akan disampaikan kepada

didalam surat sifatnya jelas, akurat dan dapat menjadi alat bukti tertulis sewaktu-waktu jika diperlukan. Penggunaan surat juga dipandang efisien sebab ongkos pengiriman surat relatif lebih murah dibandingkan dengan penggunaan tekhnologi komunikasi.

Jika dilihat dari peranannya jelaslah bahwa surat merupakan alat bukti tertulis dalam proses penyampaian informasi/berita yang perannya tidak dapat digantikan, sekalipun dengan penggunaan teknologi komunikasi. Maka dengan demikian sudah selayaknya suatu organisasi baik swasta maupun pemerintah melakukan penanganan khusus terhadap surat-surat yang masuk ke dalam organisasi maupun surat yang dikeluarkan oleh organisasi. Penangan surat yang baik dapat memperlancar kegiatan administrasi khususnya yang berkaitan dengan aktivitas korespondensi didalam suatu organisasi. Namun kenyataannya sampai saat ini masih banyak organisasi yang tidak mampu menjalankan prosedur penanganan surat masuk dan surat keluarnya dengan baik, sehingga hal tersebut dapat memperlambat aktivitas korespondensi suatu organisasi.

Penanganan surat masuk dan surat keluar yang tidak baik dapat mengakibatkan kerugian bagi sebuah organisasi. Salah satu contoh keterlambatan penanganan surat masuk yaitu keterlambatan sebuah perusahaan dagang membalas surat permintaan dari seorang pelanggan. Hal ini mengakibatkan hilangnya kepercayaan pelanggan terhadap perusahaan.

Prosedur penanganan surat masuk dan keluar yang baik tidak hanya dibutuhkan pada perusahaan dagang saja. Fakultas Ekonomi sebagai salah satu organisasi juga harus mampu menangani surat masuk dan surat keluarnya dengan

baik. Kegiatan surat–menyurat pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dilakukan pada masing–masing unit kerja, termasuk Bagian Kepegawaian. Salah satu contoh penaganan surat masuk dan surat keluar yang kurang baik di Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu sering kali pegawai lupa untuk menuliskan nomor dan tanggal surat keluar ke dalam buku besar.

Mengingat pentingnya peran surat didalam suatu organisasi, maka penulis tertarik untuk membahas mengenai “ Prosedur Penanganan Surat Masuk dan

Surat Keluar pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara “.

B. Permasalahan

Untuk mempermudah pembahasan agar tidak menyimpang dari materi, maka dalam hal ini penulis memberi batasan terhadap masalah yang akan diuraikan yaitu:

1. Bagaimana prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ? 2. Kendala-kendala apa saja yang dihadapi Bagian Kepegawaian Fakultas

Ekonomi Universitas Sumatera Utara dalam melakukan penanganan surat masuk dan surat keluar ?

1. Untuk mengetahui bagaimana prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Untuk mengetahui kendala-kendala apa saja yang dihadapi Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dalam menangani surat masuk dan surat keluar yang ada di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

D. Manfaat Penelitian

Manfaat penelitian antara lain:

1. Bagi Fakultas Ekonomi USU

Hasil Tugas akhir ini dapat sebagai bahan masukan dan bahan pertimbaatn bagi Fakultas Ekonomi USU yang mungkin berguna untuk mendukung kelancaran dalam menangani surat masuk dan surat keluar, khususnya di bagian kepegawaian.

2. Pihak yang berkepentingan

Sebagai bahan untuk menambah wawasan dan pengetahuan bagi setiap pembacanya.

3. Bagi Penulis

Sebagai dasar pemahaman lebih lanjut dari teori-teori manajemen perkantoran yang diterima penulis selama perkuliahan.

E. Jadwal Kegiatan

Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl. T.M. Hanafiah Kampus USU Medan. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1

Tabel 1.1 Jadwal Survei dan penulisan Laporan Tugas Akhir N

O

KEGIATAN Oktober November Desember

III IV I II III IV I II III IV 1. Pengajuan Judul

2. Pengajuan Dosen Pembimbing 3. Pengumpulan

Data

4. Pengolahan dan Analisis Data 5. Penyusunan

Tugas Akhir 6. Bimbingan dan

Penyempurnaan Tugas Akhir 7. Pengesahan

Tugas Akhir

Persiapan Tugas Akhir dimulai dari tanggal 23 Oktober 2010 setelah judul tugas akhir ini disetujui oleh Sekretaris program Studi Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Kemudian penulis melakukan riset untuk pengumpulan data selama beberapa minggu dari mulai tanggal 25 Oktober sampai

Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Lalu penulis akan memulai penulisan laporan yang dikemas dalam bentuk Tugas Akhir. Dimana dalam penulisannya Penulis akan dibimbing oleh Dosen Pembimbing agar penulisan laporan sesuai dengan judul dan materi pembahasan.

F. Sistematika Penulisan

Agar pembahasan Tugas Akhir ini dilaksanakan secara sistematis dan terarah maka penulis membagi luas pembahasan Tugas Akhir ini dalam empat (4) bab, yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap penting dan relevan dengan judul Tugas Akhir yang dimaksud, dengan tujuan agar penulisan Tugas Akhir ini dapat lebih terarah dan sistematis.

Tugas Akhir ini terdiri atas 4 (empat) bab dan setiap bab nya dibagi atas beberapa sub bab antara lain :

BAB I : PENDAHULUAN

Bab ini terdapat uraian mengenai latar belakang, permasalahan, maksud dan tujuan, rencana penulisan yang terdiri dari jadwal kegiatan dan rencana isi.

BAB II : PROFIL ORGANISASI/INSTANSI

Bab ini terdapat uraian mengenai sejarah ringkas organisasi, struktur organisasi dan personalia, job description, jaringan usaha/kegiatan, kinerja usaha terkini dan rencana kegiatan.

BAB III : PEMBAHASAN

Bab ini terdapat uraian mengenai pengertian surat, fungsi surat, jenis dan bentuk surat, bagian-bagian surat dan beberapa contoh surat. Selain itu di dalam bab ini juga akan dilakukan analisis mengenai surat masuk dan surat keluar yang ada di Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, bagaimana prosedur penanganannya dan kendala-kendala apa saja yang dihadapi dalam melakukan penanganan surat masuk dan surat keluar yang ada di Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara serta evaluaisnya.

BAB IV : PENUTUP

Bab ini berisikan kesimpulan dan saran–saran mengenai Prosedur Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar di Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB II

PROFIL INSTANSI

A.Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di luar kota Medan atau di luar provinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada saat itu adalah Dr.Teuku Iskandar.

Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berda di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tekhnik operasional pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Sumatera Utara (istilah nama pimpinan pada saat itu).

Sejak Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara didirikan di Medan dan memperoleh status Negeri dengan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No. 64/1961 tentang penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan kedalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961. Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I. No.0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen Pendidikan

Tinggi No. 131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul dengan Surat Keputusan No.23/DIKTI/Kep/1987, No.25/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 dan Program Pendidikan D-III. Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 ( tiga ) Departemen, yaitu :

1. Departemen Ekonomi Pembangunan 2. Departemen Manajemen

3. Departemen Akuntansi

Sedangkan Program Diploma III terdiri dari :

1. Jurusan Kesekretariatan 2. Jurusan Keuangan 3. Jurusan Akuntansi

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima mahasiswa pada bulan Agustus 1961.

1. Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

2. Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi. Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar. b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan

peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatakan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN

d. Senantiasa berusaha meningkatakan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain yang bertaraf nasional dan internasional.

3. Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :

a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional maupun internasional. b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian

dan pengabdian pada masyarakat dan responsif terhadap perkembangan/perubahan.

B. Struktur Organisasi

Dalam bekerja berorganisasi, kita biasa mengenal adanya struktur organisasi. Struktur Organisasi diperlukan sebuah perusahaan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapain tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi. Struktur organisasi yang baik akan memberikan pengaturan dalam pelaksanaan kegiatan, sehingga efisiensi dan efektifitas kerja dapat diwujudkan melalui kerjasama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan organisasi dapat dicapai.

Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan secara perseorangan maupun melalui kelompok–kelompok kerja yang berfungsi untuk melalukan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal, melalui saluran tunggal. Struktur organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat melalui gambar 2.1

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Rektor dan Pembantu

Rektor

Ketua dan Sekretaris Departemen Dekan dan Pembantu

Dekan

Dewan Pertimbangan Fakultas

Unit Penunjang

Fakultas Kepala Bagian

Tata Usaha Fakultas

Ketua Program Studi Inter Departemen

Ketua Lab/ Study bengkel

Kepala Sub Bagian Tata

Usaha Departemen

Kepala Sub Bagian Tata Usaha Fakultas Ketua Program

Studi Intra Departemen

PIMPINAN UNIVERSITAS

Rektor :Prof. Dr.dr, Syahril Pasaribu, DTM&H, MSc (CTM), Sp.A(K)

Pembantu Rektor I :Prof. Ir, Zulkifly Nasution,M.Sc, Ph.D

Pembantu Rektor II :Prof. Dr. Ir, Armansyah Ginting, M.Eng

Pembantu Rektor III :Prof. Dr, Eddy Marlianto, M.Sc

Pembantu Rektor IV :Prof. Dr, Ningrum Natasya Sirait, SH, MLI

PIMPINAN FAKULTAS

Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec

Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution, SE, Ak, MAcc Pembantu Dekan II : Drs. Arifin Lubis, MM, Ak

Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE, M.Si DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS

Ketua : Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec, Ac.

Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec.

Anggota :

• Prof. Dr. Ritha Dalimunthe, SE, M.Si • Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec.Acc • Prof. Drs. Robinson Tarigan, MRP. • Prof. Dr. Ramli, MS

• Drs. John Tafbu Ritonga, M.Ec • Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak • Ami Dilham, SE, M.Si

• Drs. Arifin Akhmad, M.Si, Ak • Drs. Bongsu Hutagalung, M.Si

DEPARTEMEN

Ekonomi Pembangunan

Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec.

Sekretaris : Irsyad Lubis, SE, M.Soc.Sc, Ph.D.

Manajemen

Ketua : Prof. Dr. Ritha Dalimunthe, SE, M.Si

Sekretaris : Nisrul Irawati, SE, MBA

Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak

Sekretaris : Dra. Mutia Ismail, M.Si, Ak

PROGRAM DIPLOMA Keuangan

Ketua : Prof. Dr. Paham Ginting, SE, MS

Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si

Akuntansi

Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak

Sekretaris : Iskandar Muda, SE, M.Si, Ak

Kesekretariatan

Ketua : Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si

Sekretaris : Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA

BAGIAN TATA USAHA

Kepala Bagian Tata Usaha : Sofia Anita, SE

Kasub. Personalia : Kasnawati, SE

Kasub Akademik : Fepty Aniar, SE

Kasub Kemahasiswaan : Zailiana, S.sos

C. Uraian Tugas

Berikut ini adalah uraian tugas dari setiap unit pada bagian tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang terdiri dari bagian tata usaha, sub bagian akademik, sub bagian umum dan keuangan, sub bagian kepegawaian, sub bagian kemahasiswaan dan alumni, serta sub bagian perlengkapan.

1. Bagian Tata Usaha

Tugas bagian tata usaha adalah :

a. menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas,

b. menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan dibidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan,

c. mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan,

d. melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan,

f. melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian / pelayanan kepada masyarakat,

g. melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas,

h. melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas,

i. melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi,

j. melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas,

k. menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan

fakultas.

2. Sub Bagian Akademik

Tugas sub bagian akademik adalah :

a. menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian,

b. mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian, dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat,

c. melakukan administrasi akademik,

d. melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik,

f. melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas,

g. melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas,

h. menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan

laporan bagian.

3. Sub Bagian Umum dan Keuangan

Tugas sub bagian umum dan keuangan adalah :

a. menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian,

b. mengumpulkan dan mengelola data ketatausahaan dan kerumahtanggaan,

c. melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas,

d. melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas, dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas,

e. mengumpulkan dan mengolah data keuangan,

f. melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan,

g. melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan, dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya,

h. mengoperasionalkan sistem informasi keuangan,

i. melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan,

j. menyusun laporan kerja sebagian dan mempersiapkan laporan bagian.

4. Sub Bagian Kepegawaian

Tugas sub bagian kepegawaian adalah :

a. menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian,

b. menyusun konsep juklak / juknis di bidang kepegawaian,

c. melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai,

d. melaksanakan urusan mutasi pegawai,

e. memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional,

f. memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar tetap/tidak tetap/emiritus, ijin dan cuti,

g. melaksanakan pemberian penghargaan pegawai,

h. memproses SK jabatan struktural dan fungsional,

bagian.

5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni

Tugas Sub bagian Kemahasiswaan dan alumni adalah :

a. menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian,

b. mengumpulkan dan mengolah data dibidang kemahasiswaan dan alumni,

c. melakukan administrasi kemahasiswaan,

d. melakukan urusan pemberian izin / rekomendasi kegiatan kemahasiswaan,

e. mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi,

f. mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas,

g. melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan mahasiswa,

h. melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan,

i. mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni,

j. melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni,

k. menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan

bagian.

Tugas Sub bagian Perlengkapan adalah:

a. menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian,

b. mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan,

c. mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan, d. melakukan penyimpanan dokumen dan surat dibidang kerumahtanggaan dan

perlengkapan,

e. melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan, dan keamanan lingkungan, f. melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan,

g. menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian

D. Job Description

Kepegawaian merupakan sub unit dari bagian tata usaha yang ada di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Berikut ini adalah uraian tugas– tugas Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

1. Proses surat menyurat

a. Mencatat surat masuk dari pimpinan b. Arsip

b. Konsep dikirim ke departemen setelah di isi (apabila telah disetujui pimpinan) lalu diketik

c. Arsip

3. Proses pembuatan Surat Keterangan Mendapatkan Pembayaran Tunjangan Keluarga (KP4) dosen dan pegawai

a. Memberikan formulir KP4 ke setiap dosen dan pegawai b. Formulir diisi (ditanda tangani) langsung di ketik c. Di setujui pimpinan

d. Arsip

4. Proses kenaikan pangkat dosen dan pegawai

a. Menerima berkas dosen dan pegawai yang naik pangkat b. Penelitian berkas (berkas diperiksa)

c. Pengetikan berkas (apabila berkas kurang di informasikan kepada yang bersangkutan)

d. Rapat pimpinan

e. Pengetikan usul kenaikan pangkat f. Disetujui pimpinan

g. Dikirim ke Rektor

h. Menerima SK Fungsional/Naik pangkat dari Rektor i. Menerima SK naik pangkat pegawai

j. Foto copy SK

k. Menyerahkan SK ke PDG/bendaharawan Gaji l. Arsip

5. Proses absensi pegawai

a. Pengetikan daftar hadir pegawai setiap bulannya

b. Pengetikan daftar hadir dosen dan pegawai setiap upacara di Biro c. Arsip

6. Proses usul pegawai tidak tetap

a. Menerima berkas

b. Pengetikan nama-nama pegawai tidak tetap yang diusulkan setiap tahun c. Disetujui pimpinan

d. Dikirim ke Rektor

e. Menerima SK Rektor pegawai tidak tetap f. Arsip

7. Prosedur pembuatan gaji berkala dosen dan pegawai

a. Pengetikan gaji berkala setiap bulan b. Disetujui pimpinan

c. Di serahkan ke PDG/bendaharawan gaji d. Arsip

e. Rekapitulasi pegawai/absensi pegawai f. Pengurusan Pensiun dosen/pegawai

E. Jaringan Usaha/Kegiatan

masyarakat dan pembinaan civitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan lembaga Perguruan Tinggi yang menghasilkan jasa pendidikan non profit (tidak berorientasi pada perolehan laba). Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara tidak sama dengan perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu :

1.Penyelenggaraan Pendidikan

2. Pengadaan Penelitian dan,

3. Pengabdian kepada masyarakat

Dengan demikian, diharapakan lulusan–lulusan dari dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik sehingga mampu bersaing dilapangan kerja nantinya, serta dapat mengabdikan dirinya kepada bangsa dan negaranya.

F. Kinerja Usaha Terkini

Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai semua itu, begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan semua itu karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin, dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi, kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian–penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan sumber daya manusia (SDM) yang benar–benar memiliki kualitas yang baik.

Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya : Natal, Paskah, Idul Firi, Isra’ mi’raj, dll) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada

G. Rencana Kegiatan.

Rencana fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain adalah sebagai berikut :

1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil 2. Perkuliahan semester genap/ganjil

3. kegiatan Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil 4. Wisuda Mahasiswa

BAB III PEMBAHASAN

A.Pengertian dan Fungsi Surat 1. Pengertian Surat

Kerjasama ke dalam maupun keluar organisasi sangatlah diperlukan dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Agar kerjasama tersebut dapat dilakukan dengan baik diperlukan komunikasi yang baik di dalam suatu organisasi. Salah satu media komunikasi yang sering digunakan dalam organisasi adalah surat.

Menurut Wiyasa (2003:2), surat adalah satu sarana untuk menyampaikan

pernyataan atau informasi secara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak yang lain.Menurut Purwanto (2006 :139), surat adalah bentuk komunikasi verbal yang digunakan untuk menyampaikan komunikasi-komunikasi bisnis maupun non bisnis kepada pihak lain. Menurut Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa

Departemen Pendidikan Bahasa), surat adalah alat komunikasi tertulis yang

berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta atau pesan.

Dari defenisi diatas dapat ditarik garis besar mengenai surat, yaitu :

a. Surat merupakan alat atau sarana komunikasi tertulis yang dilaksanakan dengan menggunakan sehelai kertas atau lebih.

b. Surat berisikan informasi yang berasal dari satu pihak kepada pihak lain atas nama pribadi atau atas nama kedudukannya didalam organisasi.

c. Informasi yang disampaikan didalam surat dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, permohonan, ataupun laporan.

Surat dipandang mencerminkan keadaan, mentalitas jiwa dan kondisi intern dari suatu organisasi atau kantor yang bersangkutan, oleh karena itu kegiatan surat-menyurat hendaknya mendapat penanganan khusus sehingga tidak menimbulkan kesan yang kurang baik bagi organisasi yang bersangkutan.

2. Fungsi Surat

Dari defenisi surat diatas dapat diketahui fungsi surat. Menurut Zubeirsyah dan Nurhayati Lubis (2004:1), fungsi surat adalah sebagai berikut :

a. Sarana perhubungan secara tertulis b. Tanda bukti tertulis

c. Sebagai arsip/pertinggal d. Alat pengingat

e. Menjadi dokumentasi f. Menjadi duta/wakil

g. Menjamin keamanan danketerangan dalam setiap aktivitas .

B.Jenis-Jenis Surat

Menurut Purwanto (2006 :142), surat dapat diklasifikasikan menjadi beberapa

1. Berdasarkan Jenis Pemakaiannya

a. Surat pribadi

Surat Pribadi ialah surat yang berisi masalah pribadi yang ditujukan kepada keluarga, teman, atau kenalan. Contoh surat pribadi antara lain :

1) Surat lamaran

2) Surat permohonan izin. b. Surat dinas/resmi

Surat dinas/resmi ialah surat yang berisi masalah kedinasan atau administrasi pemerintah. Surat dinas/resmi hanya dibuat oleh instansi pemerintah dan dapat dikirimkan kepada semua pihak yang memiliki hubungan dengan instansi tersebut. Contoh surat dinas antara lain :

1) Surat keputusan 2) Surat tugas

3) Surat undangan rapat dinas 4) Surat edaran

c. Surat bisnis/niaga

Surat niaga/dagang ialah surat yang berisi masalah perniagaan atau perdagangan. Surat dagang dibuat oleh suatu perusahaan yang ditujukan kepada semua pihak. Contoh surat niaga antara lain :

1) Surat permintaan penawaran 2) Surat penawaran jasa

4) Surat tagihan d. Surat sosial

Surat sosial adalah surat yang digunakan oleh organisasi atau lembaga-lembaga sosial kemasyarakatan untuk berbgai kepentingan sosial bagi masyarakat pada umumnya.

2. Berdasarkan Sifatnya

a. Surat biasa

Surat biasa adalah surat yang isinya bersifat biasa (bukan rahasia),dapat beramplop dan tanpa amplop.

Contohnya: Surat Pemberitahuan

b. Surat konfidensial/terbatas

Surat konfidensial adalah surat yang termasuk rahasia, tetapi terbatas untuk kalangan tertentu atau ditujukan untuk pejabat tertentu dan bukan untuk disebar luaskan secara meluas.

Contohnya : Surat hasil keputusan wawancara kerja

c. Surat rahasia

Surat rahasia adalah surat yang isinya hanya boleh dibuka dan dibaca oleh orang/pejabattertentu dalam sebuah organisasi.

3. Berdasarkan Urgensi Penyelesaian

Surat biasa adalah surat yang penanganannya diperlakukan biasa saja atau tidak ada suatu perlakuan khusus atas surat tersebut.

b. Surat segera

Surat segera adalah surat yang memerlukan penanganan secepat mumgkin atau dilakukan dengan segera.

c. Surat kilat

Surat kilat adalah surat yang memerlukan penanganan dengan sangat segera, harus didahulukan dan memperoleh perlakuan khusus dari pada surat-surat lainnya.

4. Berdasarkan Jenis Kegiatannya

a. Surat intern

Surat intern ialah surat yang hanya digunakan untuk berkomunikasi dalam satu kantor/instansi yang bersangkutan. Adapun contoh surat intern adalah memo dan nota.

b. Surat ekstern

Surat ekstern ialah surat yang digunakan untuk berkomunikasi dengan pihak-pihak di luar kantor/instansi yang bersangkutan.

5. Berdasarkan Wujudnya

c. Surat bersampul d. Nota/memo

e. Telegram, telex, dan faximile

Jenis surat yang ada pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain adalah :

a. Surat dinas

b. Surat pelaksanaan tugas

c. Surat usul pengangkatan pegawai baru d. Surat usul kenaikan pangkat

e. Surat pemberitahuan

f.Surat undangan rapat-rapat dinas g. Surat keputusan

h. Surat instruksi

C. Bentuk-Bentuk surat

Menurut Zubeirsyah dan Nurhayati Lubis (2004: 3 ), bentuk surat ialah

tata letak bagian-bagian surat atau posisi tertentu sesuai dengan fungsi dan perannya, terutama sebagai petunjuk atau identifikasi memproses surat tersebut.

Adapun bentuk-bentuk surat adalah sebagai berikut :

1. Bentuk lurus penuh ( Full block style ) 2. Bentuk lurus ( Block style )

4. Bentuk lekuk( Indented style )

5. Bentuk paragraf menggantung ( Hanging paragraph style ) 6. Bentuk surat resmi pemerintah ( Official style )

a. Model lama b. Model baru

(1) 4-6

2-4 _75/80

15/20 2x 2x (2) (3) 3-4 (4) (5) , (6) 2x 2x 2x 2x 2x 2x 4-6 (7) (8) (9) 2x 2x 2x , (10) (11) (12) (13) (14) (15) (16)

FULL BLOCK STYLE ( Bentuk Lurus Penuh )

(1) 4-6

2-4 _75/80

15/20

2x _2x

(2) (3)

3-4 (4) (5) , (6) 2x 2x 2x 2x 2x 2-3 (7) (8) (9) 2x 2x (10) (11) (12) (13) (14) (15) (16)

BLOCK STYLE ( Bentuk Lurus )

50/55

(8) (8)

(1) 4-6

2-4 _75/80

15/20

2x 2x

(2) (3)

3-4 (4) (5) , (6) 2x 2x 2x 2-3 (7) (9) , (10) (11) SEMI BLOCK STYLE ( Bentuk Setengah Lurus )

50/55 (8) 5 2x 2x 5 5 (1) 4-6

2-4 _75/80

15/20

2x 2x

(2) (3)

3-4 (4) (5) , (6) 2x 2x 2x 2x 2-3 (7) (9) , (10) (11) IDENTED STYLE ( Bentuk lekuk )

50/55 (8) (4) 2x 4-6 5 5 5

(1) 4-6

2-4 _75/80

15/20

2x 2x

(2) (3)

3-4 (4) (5) , (6) 2x 2x 2x 2x 2-3 (7) (9) 2x , (10) (11) (12) (13) (14)

HANGING PARAGRAPH STYLE ( Model Paragraf Menggantung )

50/55 (8) 2x 4-6 5-12 5-12 5-12 (1) 4-6 2-4

2x 2x

(2) (3)

4 x (4) 2x 3-4 2x 2-3 (7) (9) 2x 2x (10) (11) (12) (13) (14)

OFFICIAL STYLE ( Model Surat Resmi Pemerintahan Model Lama )

(8) 5 2x 2x 5 5 4-6 (3) , (6) 2 hentakan ^

Keterangan Bagian-bagian Surat Resmi Pemerintah 1) Kepala Surat (Kop Surat)

2) Nomor Surat 3) Tanggal Surat 4) Lampiran 5) Perihal

6) Alamat yang dituju 7) Pembuka kata 8) Isi surat 9) Penutup kata 10)Nama unit kerja 11)Nama jabatan 12)Nama terang

13)NIP = Nomor Induk Pegawai 14)Tembusan

Catatan : Bila surat yang bersifat rahasisa atau konfidensial, bagian surat ditambah Sifat: Rahasia atau Konfiedensial di bawah nomor surat

50/55 _75/80 (1) 4-6

2-4

2x 2x

(2) (3)

6 x (4) 2x 3-4 2x (7) (9) (11) OFFICIAL STYLE ( Model Surat Resmi Pemerintahan Model Baru )

(8) 5 3-4 2x 5 5 3-4 (3) , (6) 5/7 2x

Bentuk surat yang sering digunakan Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah bentuk Official Style (Model Surat Resmi Indonesia Baru). Surat-surat pada Bagian Kepegawaian bersifat resmi hal ini dikarenakan Bagian Kepegawaian merupakan bagian dari unit kerja Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang merupakan Perguruan Tinggi berstatus negeri sehingga surat-surat yang diterima maupun dikeluarkan harus menggunakan format surat yang resmi seperti Official Style.

D.Bagian-Bagian Surat

Menurut Zubeirsyah dan Nurhayati Lubis (2004:12), setiap surat dinas

yang lengkap baik surat niaga maupun surat dinas pemerintah terdiri dari bagian-bagian atau unsur- unsur surat. Dari gabungan atau unsur–unsur surat itulah terbentuk sebuah surat. Bagian-bagian surat itu adalah :

1. Kepala Surat 2. Tanggal surat 3. Nomor surat 4. Lampiran 5. Hal atau perihal 6. Alamat surat

7. Salam pembuka/pembuka surat 8. Kata pembuka

10.Kata penutup.

11.Penutup surat/salam penutup 12.Nama perusahaan atau organisasi 13.Nama terang

14.Nama jabatan. 15.Inisial/singkatan 16.Tembusan

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan suatu instansi yang menjalankan aktivitas korespondensinya dengan baik. Surat yang merupakan alat komunikasi bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdiri dari bagian-bagian surat yang membentuk satu kesatuan surat yang utuh. Adapun bagian-bagian surat pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :

a. Kop surat

DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

FAKULTAS EKONOMI

Jln. Prof. T. M. Hanafiah, SH. Telp. 8214545 Fax. ( 061 ) 8214545 MEDAN

Kop surat yang digunakan Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdiri dari :

1) Nama organisasi 2) Alamat lengkap 3) Lambang/logo 4) Nomor telepon b. Tanggal surat

Penulisan tanggal surat pada surat masuk maupun keluar di Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara letaknya berada di bawah kepala surat, disebelah kanan sejajar dengan nomor surat.

c. Nomor surat

Nomor surat ditulis dibawah kepala surat. Contoh nomor surat yang digunakan Bagian kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :

Nomor : 6325/H5.2. 1. 5/SDM/2009

Nomor urut surat keluar

Kode unit kerja USU

Kode unit kerja Unsur Pelaksana Akademik

Kode unit kerja Fakultas

d. Lampiran

Kata lampiran ditulis sejajar dengan nomor surat dan berada disebelah kiri.

e. Hal

Penulisan kata hal atau perihal untuk surat keluar pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dicantumkan dibawah kata lampiran secara vertikal

f. Alamat surat

Penggunaan alamat surat sering tidak digunakan oleh Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

g. Salam Pembuka

Salam pembuka yang sering digunakan adalah “ Dengan hormat “, akan tetapi penggunaan salam pembuka tidak digunakan pada semua surat. Pada Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas tidak digunakan salam pembuka.

h. Isi Surat

Sebelum mengeluarkan surat keluar, Bagian kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terlebih dahulu mengkonsep isi surat, hal ini berfungsi untuk menyusun materi naskah yang akan disampaikan terlebih dahulu sehingga apabila surat sudah selesai dikonsep diharapkan isi surat dapat tersusun secara singkat, jelas, lengkap, benar, dan sopan.

i.Salam penutup

keluarkan Bagian kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara tidak digunakan salam penutup, karena surat-surat pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara bersifat resmi. Pada surat-surat resmi biasanya tidak dicantumkan salam penutup melainkan cukup disebutkan nama jabatan, kemudian dicantumkan nama terang, selain itu juga dituliskan nomor induk pegawai.

j.Tanda tangan penanggung jawab surat

Surat yang dikeluarkan Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ditandatangani oleh Pejabat yang berwenang, yaitu Dekan Fakultas Ekonomi, atau Pembantu Dekan II.

k. Tembusan

Surat pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara biasanya terdapat tembusan. Tembusan digunakan apabila ada pihak lain yang dianggap perlu mengetahui isi surat tersebut (Rektor, Dekan, Pegawai)

E.Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar 1. Prosedur Penanganan Surat masuk

Menurut Wiyasa (2003 : 55), surat masuk merupakan sarana komunikasi

tertulis yang diterima dari instansi lain, dari divisi dalam perusahaan atau dari perorangan baik yang diterima melalui pos (kantor pos) maupun yang diterima dari kurir (pengirim surat) dengan mempergunakan buku pengiriman (ekspedisi).Yang dimaksud dengan penanganan surat masuk adalah proses

kegiatan mencatat surat masuk kedalam buku agenda atau kartu kendali. Pada dasarnya penanganan surat masuk dibagi menjadi 5 langkah, yaitu :

a. Penerimaan surat b. Penyortiran surat c. Pembukuan surat d. Pencatatan surat

e. Pengarahan surat masuk

Pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara penanganan surat masuk merupakan hal yang penting untuk kelancaran aktivitas korespondensi pada bagian kepegawaian. Bagian kepegawaian merupakan sub unit dari bagian tata usaha dan berada dibawah unit kerja Pembantu Dekan II.Prosedur penanganan surat masuk pada bagian kepegawaian terdiri dari beberapa tahap, yaitu :

a. Surat diterima di Sekretariat Dekan

b. Sekretaris akan membaca surat yang diterima

c. Kemudian surat di tulis ke buku agenda lalu diklasifikasikan (tergolong surat masuk atau keluar)

d. Sekretaris membuat lembar disposisi, lalu diajukan kepada dekan e. Setelah itu Dekan akan mengisi lembar disposisi tersebut

f. Lembar disposisi yang telah diisi Dekan diserahkan kembali pada Sekretaris g. Sekretaris Dekan melaksanankan perintah sesuai isi pada lembar disposisi. Adapun kode-kode pada lembar disposisi adalah sebagai berikut:

1) Mohon pertimbangan 2) Mohon pendapat 3) Mohon keputusan 4) Mohon petunjuk 5) Mohon saran 6) Bicarakaan

7) Teliti/ikuti perkembangan 8) Untuk perhatian

9) Siapkan laporan 10) Untuk diproses

11) Selesaikan sesuai pembicaraan 12) Edarkan

13) TIK/gandakan 14) File

15) Siapkan konsep

h. Selanjutnya Sekretaris Dekan akan membuat kartu kendali sesuai dengan lembar disposisi. Surat beserta lembar disposisi dan kartu kendali diserahkan kepada pejabat yang dituju., yang nama atau jabatannya tertera dalam lembar disposisi.

i. Jika diperuntukkan kepada Pembantu Dekan II, surat tersebut diterima oleh pegawai pada Bagian Kepegawaian. Pihak yang menerima surat tersebut (Kasubbag Kepegawaian) mengambil kartu kendali yang ada pada surat dan

menandatangani bukti pengambilan surat pada buku ekspedisi Sekretaris Dekan.

j. Surat yang telah diterima pegawai akan disampaikan kepada Pembantu Dekan. k. Jika pada lembar disposisi diberi kode 14 (File) maka surat dicatat ke dalam

buku agenda. Pencatatannya terdiri dari : nomor urut surat pada buku agenda, nomor surat, dari , hal dan tanggal surat ke dalam buku besar

l. Diarsipkan .

Beberapa contoh surat masuk di Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :

1) Pengirim : Pembantu Rektor II

Nomor Surat : 16170/H.5. R2 /SK/SDM/2009

Hal : Pengangkatan Pertama dalam Jabatan Fungsional Dosen

Perguruan Tinggi a/n. Syahrurahman

2) Pengirim : Rektor

Nomor Surat : 41/H5. 1.R/SK/Keu/2009

Hal : SK. Rektor USU Pengangkatan PUMC a/n. Supario

3) Pengirim : Pembantu Rektor IV Nomor Surat : 7254/H5.1. R4/KPM/2009

2. Prosedur Penanganan Surat Keluar

Menurut Wiyasa (2003 : 64), surat keluar (out going mail) adalah surat

yang sudah lengkap bertanggal, bernomor, berstempel, dan telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang yang dibuat oleh suatu instansi, kantor, lembaga untuk ditujukan/dikirim kepada instansi, kantor atau lembaga lain. Tujuan penanganan surat keluar adalah agar kecepatan dalam penyampaian surat kepada yang dituju tercapai.

Rincian surat keluar secara keseluruhan terdiri dari :

a.Pembuatan konsep b.Pengetikan/koreksi c.Penandatanganan d.Penggandaan e.Penomoran f.Penyampulan g.Pengiriman

Prosedur penanganan surat keluar pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ditangani secara cermat dan tepat. Proses penanganan surat masuk dan surat keluar pada Bagian Kepegawaian antara lain :

a. Pegawai Bagian Kepegawaian mengkonsep surat yang akan dikirim, setelah selesai di konsep surat akan diketik, untuk kemudian di revisi.

b. Surat yang telah selesai direvisi akan diajukan kepada Pembantu Dekan II, Jika sudah di setujui tahap berikutnya adalah penandatanganan oleh pejabat yang

berwenang (Dekan dan Pembantu Dekan II). Setelah ditandatangani selanjutnya adalah pengambilan nomor surat keluar dan pembubuhan tanda stempel pada Sekretariat Dekan.

c. Surat yang telah diberi nomor tersebut akan digandakan sesuai dengan jumlah penerima.

d. Setelah di gandakan, tahap selanjutnya adalah menulis nama penerima surat ke buku ekspedisi. Hal ini berguna sebagai alat bukti bahwa penerima surat sudah menerima surat.

e. Proses akhir dari prosedur penanganan surat keluar adalah mencatat surat keluar ke buku besar dan mengarsipkan surat keluar.

Beberapa contoh surat keluar pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :

1) Nomor Surat : - (tidak ditulis di buku besar) Hal : Ketersediaan Mengawas Ujian

Kepada : Dosen dan Pegawai

2) Kepada : Sdr. Rektor

Nomor Surat : 1063/H5. 2. 1. 5/SDM/2009

F. Kendala-Kendala Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Bagian Kepegawaian

Penangan surat masuk dan surat keluar pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara secara umum sudah sesuai prosedur, Akan tetapi masih terdapat berbagai kendala dalam penganan surat-surat tersebut. Adapun kendala-kendalan tersebut adalah :

1. Kurangnya tenaga kerja yang terampil dan rendahnya kerjasama antara para pegawai pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dalam mengelola surat masuk dan surat keluar

2. Pegawai sering lupa menuliskan nomor surat dan tanggal surat ke dalam buku besar

3. Terbatasnya pemahaman pegawai mengenai prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar

4. Hanya ada satu pegawai yang bertugas membuat konsep surat keluar 5. Fasilitas yang tersedia dalam keadaan kurang baik

6. Tidak ada fasilitas mesin pengganda (fotocopy)

G.Analisis dan Evaluasi

Setelah menguraikan penanganan surat masuk dan surat keluar baik secara teori maupun secara praktek di Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara pada bab terdahulu, maka langkah selanjutnya penulis akan menganalisa dan mengevaluasi Prosedur Penanganan Surat Masuk dan Surat

Keluar Pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sesuai dengan judul tugas akhir.

Dalam kegiatannya Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara tidak terlepas dari proses surat-menyurat sebagai salah satu kegiatan organisasi, walaupun Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah menggunakan sarana dan prasarana komunikasi yang canggih dan modern seperti telepon dan

faximile, namun surat menyurat sangat mendukung kegiatan pada Fakultas

Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Kegiatan surat menyurat pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dilakukan pada masing–masing unit kerja, termasuk Bagian Kepegawaian. Penanganan surat masuk dan surat keluar pada Bagian Kepegawaian sejauh ini berjalan cukup baik. Hanya saja terkadang muncul berbagai kendala dalam penanganan surat–surat tersebut.

Kendala–kendala yang muncul tidak hanya sebatas kurangnya sarana dan prasarana yang dibutuhkan untuk pengelolaan surat masuk dan keluar namun juga disebabkan oleh terbatasnya pemahaman pegawai mengenai bagaimana menjalankan prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar yang efektif dan efisien. Salah satu Prosedur penanganan surat keluar yang tidak efektif dan efisien pada Bsagian Kepegawaian adalah pada saat pegawai mengkonsep surat keluar yang akan dikirim. Konsep surat yang dibuat langsung diketik tanpa diajukan terlebih dahulu kepada Pembantu Dekan II. Selain itu pegawai kurang taliti terhadap isi dan konsep surat sehingga selalu terjadi kesalahan setelah surat selesai diprint. Hal tersebut menyebabkan terbuangnya tinta, kertas, tenaga dan

Kendala lain dalam penanganan surat masuk dan surat keluar pada Bagian Kepegawaian adalah fasilitas yang kurang baik seperti komputer yang bervirus menyebabkan seringnya kehilangan data, dan printer yang seharusnya mendapatkan perbaikan karena cetakan tulisan yang kurang baik dan suaranya yang bising dapat mengganggu konsentrasi pegawai dalam bekerja. Selain itu, tidak adanya mesin pengganda yang sangat dibutuhkan pegawai untuk menggandakan surat/berkas penting yang bersifat segera.

Berdasarkan analisa diatas dapat dievaluasi bahwa penanganan surat masuk dan surat keluar pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara secara umum sudah sesuai prosedur, akan tetapi masih diperlukan perbaikan-perbaikan di segala hal seperti peningkatan kerjasama yang baik antara para pegawai, meningkatkan pemahaman pegawai yang ada di Bagian Kepegawaian mengenai bagaimana menjalankan prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar dan diperlukan perbaikan fasilitas-fasilitas yang ada sehingga tidak menghambat aktivitas korespondensi.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A.Kesimpulan

Berdasarkan pada uraian-uraian bab sebelumnya maka dapat ditarik beberapa kesimpulan yaitu :

1. Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sub unit kerja pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang melaksanakan aktivitas korespondensi.

2. Keseluruhan surat-surat masuk pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara diproses terlebih dahulu di Sekretariat Dekan sebelum didistribusikan, sedangkan surat keluar dapat ditangani secara langsung akan tetapi pengambilan nomor surat keluar harus tetap melaui Sekretariat Dekan.

3. Prosedur Penanganan Surat Masuk pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara meliputi penerimaan surat melalui Sekretariat Dekan, penandatanganan bukti pengambilan surat pada buku ekspedisi sekretaris Dekan, penyampaian surat Kepada Pembantu Dekan II, pencatatan surat ke buku besar, selanjutnya adalah pengarsipan.

4. Prosedur Penanganan Surat Keluar pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara meliputi pengkonsepan surat, pengetikan surat, perevisisan surat, penandatanganan oleh Dekan atau Pembantu Dekan II.

5. Kendala-kendala dalam pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah kurangnya tenaga kerja yang trampil dan rendahnya kerjasama antara para pegawai pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dalam mengelola surat masuk dan surat keluar, pegawai lupa menuliskan nomor surat dan tanggal surat ke dalam buku besar, terbatasnya pemahaman pegawai yang ada di Bagian Kepegawaian mengenai bagaimana menjalankan prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar.

B.Saran

1. Sebaiknya Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat mempertahankan Prosedur Penanganan Surat Masuk dan Keluar yang sudah cukup baik.

2. Diharapkan agar para pegawai di Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara tidak lupa menuliskan nomor surat keluar di buku besar.

3. Para pegawai di Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat meningkatkan ketrampilan yang telah dimiliki dengan cara mengikuti seminar-seminar yang berkaitan dengan Prosedur Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar.

Diusahakan agar ada perbaikan fasilitas seperti komputer dan printer serta adanya penambahan fasilitas lain seperti mesin pengganda.

DAFTAR PUSTAKA

Purwanto, Djoko. 2006. Komunikasi Bisnis. Jakarta: Erlangga

Rudi, May. 2005. Komunikasi dan Hubungan Masyarakat Internasional. Cetakan 1. Bandung.Aditama

Wiyasa, Thomas. 2005. Tugas Sekretaris. Cetakan 1. Jakarta: Pradnya Paramita Zubeirsyah dan Nurhayati lubis. 2004. Korespondensi Bahasa Indonesia. Medan:

F. Kendala-Kendala Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Bagian Kepegawaian

Penangan surat masuk dan surat keluar pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara secara umum sudah sesuai prosedur, Akan tetapi masih terdapat berbagai kendala dalam penganan surat-surat tersebut. Adapun kendala-kendalan tersebut adalah :

1. Kurangnya tenaga kerja yang terampil dan rendahnya kerjasama antara para pegawai pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dalam mengelola surat masuk dan surat keluar

2. Pegawai sering lupa menuliskan nomor surat dan tanggal surat ke dalam buku besar

3. Terbatasnya pemahaman pegawai mengenai prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar

4. Hanya ada satu pegawai yang bertugas membuat konsep surat keluar 5. Fasilitas yang tersedia dalam keadaan kurang baik

6. Tidak ada fasilitas mesin pengganda (fotocopy)

G.Analisis dan Evaluasi

Setelah menguraikan penanganan surat masuk dan surat keluar baik secara teori maupun secara praktek di Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara pada bab terdahulu, maka langkah selanjutnya penulis akan menganalisa dan mengevaluasi Prosedur Penanganan Surat Masuk dan Surat

Keluar Pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sesuai dengan judul tugas akhir.

Dalam kegiatannya Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara tidak terlepas dari proses surat-menyurat sebagai salah satu kegiatan organisasi, walaupun Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah menggunakan sarana dan prasarana komunikasi yang canggih dan modern seperti telepon dan

faximile, namun surat menyurat sangat mendukung kegiatan pada Fakultas

Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Kegiatan surat menyurat pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dilakukan pada masing–masing unit kerja, termasuk Bagian Kepegawaian. Penanganan surat masuk dan surat keluar pada Bagian Kepegawaian sejauh ini berjalan cukup baik. Hanya saja terkadang muncul berbagai kendala dalam penanganan surat–surat tersebut.

Kendala–kendala yang muncul tidak hanya sebatas kurangnya sarana dan prasarana yang dibutuhkan untuk pengelolaan surat masuk dan keluar namun juga disebabkan oleh terbatasnya pemahaman pegawai mengenai bagaimana menjalankan prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar yang efektif dan efisien. Salah satu Prosedur penanganan surat keluar yang tidak efektif dan efisien pada Bsagian Kepegawaian adalah pada saat pegawai mengkonsep surat keluar yang akan dikirim. Konsep surat yang dibuat langsung diketik tanpa diajukan terlebih dahulu kepada Pembantu Dekan II. Selain itu pegawai kurang taliti terhadap isi dan konsep surat sehingga selalu terjadi kesalahan setelah surat selesai diprint. Hal tersebut menyebabkan terbuangnya tinta, kertas, tenaga dan

Kendala lain dalam penanganan surat masuk dan surat keluar pada Bagian Kepegawaian adalah fasilitas yang kurang baik seperti komputer yang bervirus menyebabkan seringnya kehilangan data, dan printer yang seharusnya mendapatkan perbaikan karena cetakan tulisan yang kurang baik dan suaranya yang bising dapat mengganggu konsentrasi pegawai dalam bekerja. Selain itu, tidak adanya mesin pengganda yang sangat dibutuhkan pegawai untuk menggandakan surat/berkas penting yang bersifat segera.

Berdasarkan analisa diatas dapat dievaluasi bahwa penanganan surat masuk dan surat keluar pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara secara umum sudah sesuai prosedur, akan tetapi masih diperlukan perbaikan-perbaikan di segala hal seperti peningkatan kerjasama yang baik antara para pegawai, meningkatkan pemahaman pegawai yang ada di Bagian Kepegawaian mengenai bagaimana menjalankan prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar dan diperlukan perbaikan fasilitas-fasilitas yang ada sehingga tidak menghambat aktivitas korespondensi.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A.Kesimpulan

Berdasarkan pada uraian-uraian bab sebelumnya maka dapat ditarik beberapa kesimpulan yaitu :

1. Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sub unit kerja pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang melaksanakan aktivitas korespondensi.

2. Keseluruhan surat-surat masuk pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara diproses terlebih dahulu di Sekretariat Dekan sebelum didistribusikan, sedangkan surat keluar dapat ditangani secara langsung akan tetapi pengambilan nomor surat keluar harus tetap melaui Sekretariat Dekan.

3. Prosedur Penanganan Surat Masuk pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara meliputi penerimaan surat melalui Sekretariat Dekan, penandatanganan bukti pengambilan surat pada buku ekspedisi sekretaris Dekan, penyampaian surat Kepada Pembantu Dekan II, pencatatan surat ke buku besar, selanjutnya adalah pengarsipan.

4. Prosedur Penanganan Surat Keluar pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara meliputi pengkonsepan surat, pengetikan surat, perevisisan surat, penandatanganan oleh Dekan atau Pembantu Dekan II.

5. Kendala-kendala dalam pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah kurangnya tenaga kerja yang trampil dan rendahnya kerjasama antara para pegawai pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dalam mengelola surat masuk dan surat keluar, pegawai lupa menuliskan nomor surat dan tanggal surat ke dalam buku besar, terbatasnya pemahaman pegawai yang ada di Bagian Kepegawaian mengenai bagaimana menjalankan prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar.

B.Saran

1. Sebaiknya Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat mempertahankan Prosedur Penanganan Surat Masuk dan Keluar yang sudah cukup baik.

2. Diharapkan agar para pegawai di Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara tidak lupa menuliskan nomor surat keluar di buku besar.

3. Para pegawai di Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat meningkatkan ketrampilan yang telah dimiliki dengan cara mengikuti seminar-seminar yang berkaitan dengan Prosedur Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar.

Diusahakan agar ada perbaikan fasilitas seperti komputer dan printer serta adanya penambahan fasilitas lain seperti mesin pengganda.

DAFTAR PUSTAKA

Purwanto, Djoko. 2006. Komunikasi Bisnis. Jakarta: Erlangga

Rudi, May. 2005. Komunikasi dan Hubungan Masyarakat Internasional. Cetakan 1. Bandung.Aditama

Wiyasa, Thomas. 2005. Tugas Sekretaris. Cetakan 1. Jakarta: Pradnya Paramita Zubeirsyah dan Nurhayati lubis. 2004. Korespondensi Bahasa Indonesia. Medan: