Ada empat elemen dalam struktur, yaitu spesialisasi aktivitas, stantarisasi aktivitas, koordinasi aktivitas dan besar unit kerja. Struktur organisasi sangat
kompleks untuk dijelaskan secara lisan. Karena itu perlu dibuat bagan organisasi yang menggambarkan fungsi-fungsi, departemen-departemen atau posisi tersebut.
Para manajer hendaknya mengatur organisasi dan sub unitnya agar sejalan dengan tujuan perusahaan, kemampuan sumber daya yang dimiliki, serta kondisi
lingkungan organisasi internal dan eksternal. Ada beberapa factor utama yang perlu diperhatikan dalam menentukan struktur organisasi, yaitu strategi dan struktur
organisasi, tekhnologi sebagai penentu struktur, manusia sebagai penentu struktur serta ukuran dan struktur.
Struktur organisasi setiap perusahaan berbeda antara satu perusahaan dengan perusahaan yang lainnya. Hal ini karena kebutuhan dari kondisi atau type setiap
perusahaan berbeda-beda. Oleh karena itu jenis struktur organisasi yang dipakai harus disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Dalam hal ini PT. Asuransi Jiwa
Bumi Asih Jaya cabang Binjai mengunakan struktur organisasi berbentuk organisasi line Line Organization dimana tanggung jawabnya berada dalam satu garis yang
merupakan ciri dari organisasi line.
C. Job Discription
1 Distrik Manager
Mempunyai tugas : a. Memimpin pertemmuan pagi setiap pagi
b. Memonitor kehadiran Unit Manager UM, pemasar dan KTUD beserta staf-stafnya
Universitas Sumatera Utara
c. Memeriksa dan menandatangani LKH d. Menjawab surat-surat masuk
e. Mengusulkan promosi dan degradasi f.
Melaporkan produktifitas pemasar dan aktivitas keuangan kepada Branch Manager
2 Unit Manager
Mempunyai tugas : a. Melakukan rekrultig setiap pagi
b. Melakukan pelatihan AS, AG, dan AMO di lapangan baik dengan job sampling
dan job training secara bergantian setiap hari c. Memimpin pertemuan pagi di unit sektor setiap hari
d. Memelihara dan melayani polis-polis dalam unit sektor supaya tetap inforce
e. Membuat dan melaporkan aktivitas unit sector kepada kepala pemasaran distrik atau Distrik Manager setiap minggu
f. Mengikuti pertemuan rutin dan non rutin di kantor pemasaran cabang
g. Mengikuti PMS Pembinaan Mental Spritual setiap hari senin dan sabtu h. Memelihara dengan baik biaya-biaya
yang merupakan inventaris perusahaan
i. Menaati peraturan tata tertib yang berlaku di perusahaan
j. Menjaga nama baik pihak pertama pada khususnya dan dalam dunia
perasuransian pada umumnya
Universitas Sumatera Utara
3 Agen Senior AG, Agen Senior AS, dan AMO
Mempunyai tugas : a. Mengikuti pertemuan pagi di unit setiap pagi
b. Memelihara dan melayani polis-polis tutupan pribadi atau substitusi supaya tetap inforce
c. Membuat dan melaporkan aktivitas kepada unit manager setiap hari kerja d. Mengikuti PMS setiap hari senin dan sabtu
e. Memelihara dengan baik barang-barang yang merupakan inventaris perusahaan
f. Mentaati peraturan tata tertib yang berlaku di perusahaan
g. Menjaga nama baik pihak pertama pada khususnya dan dunia
perasuransian pada umumnya
4 Kepala Tata Usaha Distrik
Mempunyai tugas : a. Mengawasi dan mempertanggung jawabkan pencapaian target PL
b. Mengelola portofolio polis c. Penyerahan polis baru
d. Membuat dan memeriksa LKH, RC, BankGiro Pos e. Menghitung dan menyetor pajak penghasilan PPh Psl.21,23,dan 29
f. Memprose administrasi klaim dan pinjaman polis
g. Mengentri SP atas produksi baru h. Membuat daftar penerimaan bonus semester dan tahunan
i. Menyusun dan melaporkan cash flow kapem. Distrik
Universitas Sumatera Utara
j. Membuat laporan-laporan distrik
k. Pengadaan dan pemeliharaan barang-barang inventaris kantor distrik l.
Penegakan disiplin karyawan distrik m. Melakukan tugas lain yang diberikan atasan
n. Pengembangan diri
5 Tata Usaha Penagihan
Mempunyai tugas : a. Menerima blangko kwitansi dari KP dan mencetak kwitansi PL
phisikgiro b. Memeriksa setoran CS dan menerima kwitansi yang belum tertagih
c. Penyamaan data status bayar polis bermasalah d. Mencetak dan meneliti daftar polis
e. Menatausahai administrasi pinjaman polis f.
Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan g. Pengembangan pribadi
6 Kasir
Mempunyai tugas : a. Menerima setoran uang premi pertama dan premi lanjutan
b. Mencatat bukti penerimaan dan bukti pengeluaran c. Mencetakmembuat lembar kas harian
d. Membuat rekonsiliasi bank e. Mengentri transaksi kedalam aplikasi keuangan
Universitas Sumatera Utara
7 Customer Service
Mempunyai tugas : a. Menatausahai administrasi penagihan premi lanjutan PL
b. Melakukan pelayanan penagihan PL c. Melakukan pelayanan penagihan pinjaman dan bunga pinjaman polis
d. Menyerahkan polis-polis baru kepada nasabah e. Melakukan after sales service
f. Mengikuti pertemuan pagi setiap hari
g. Mengikuti pembinaan mental spiritual h. Melakukan tugas-tugas yang diberikan oleh pimpinan
i. Meningkatkan pengembangan diri
8 Office Boy
Mempunyai tugas : a. Membuka dan menutup pintu kantor
b. Membersihkanmerapikan ruangan dan lingkungan kantor c. Mempersiapkan minuman karyawan di kantor
d. Memelihara keamanan kantor dan lingkungan e. Melaksanakan tugas lain sesuai yang diberikan atasan
f. Pangembangan diri
Universitas Sumatera Utara
D. Kinerja Usaha Terkini
