30
BAB VI ADMINISTRASI PENDIDIKAN
Untuk melaksanakan administrasi pendidikan berdasarkan sistem kredit semester, diselenggarakan kegiatan-kegiatan sebagai berikut:
A. Penerimaan Mahasiswa Baru
Sistem Seleksi Penerimaan Mahasiswa Baru dilakukan secara terpadu di lingkungan Universitas Brawijaya.
B. Pemberian Buku Pedoman Pendidikan
Buku Pedoman Pendidikan ini diberikan sebelum perkuliahan tahun akademik tertentu dimulai, dan berisi antara lain :
a.
Kalender Akademik, yang mengatur: 1.
Waktu awal dan akhir kuliah, ujian, pendaftaran ulang dan kegiatan akademik lain pada semester ganjil dan genap.
2. Kegiatan-kegiatan Dies Natalis, Wisuda dan kegiatan seremonial yang lain.
3. Kegiatan Kemahasiswaan.
b. Penjelasan tentang Sistem Kredit Semester.
c. Penjelasan tentang Tujuan Pendidikan.
d. Penjelasan tentang Peraturan Akademik yang terkait dengan perkuliahan, ujian,
evaluasi keberhasilan studi, mutasi mahasiswa, dan lain-lain. e.
Penjelasan tentang pengelolaan administrasi pendidikan. f.
Penjelasan tentang bimbingan konseling dan Penasihat akademik. g.
Penjelasan tentang tatakrama kehidupan di kampus.
C. Penasihat Akademik PA
Penjelasan tentang Penasihat Akademik tertera pada Bab VI.
D. Nomor Induk Mahasiswa NIM
Nomor Induk Mahasiswa ditetapkan oleh Universitas Brawijaya.
E. Pendaftaran
a. Persiapan Pendaftaran Akademik
Bahan-bahan yang diperlukan pada tahap persiapan pendaftaran ini antara lain: 1.
Daftar nama Penasihat Akadernik PA beserta mahasiswa yang di- bimbingnya.
2. Kartu-kartu yang harus diisi oleh mahasiswa dan ditandatangani oleh
Penasihat Akademik, yaitu: a.
Kartu Rencana Studi KRS b. Kartu Perubahan Rencana Studi KPRS
c. Kartu Pembatalan Matakuliah KPM
d. Kartu Hasil Studi KHS telah diisi oleh Bagian Akademik
b. Pelaksanaan Pendaftaran Akademik
1.
Pengisian Kartu Rencana Studi Mahasiswa datang ke Sub Bagian Akademik untuk mengambil blanko KRS
dengan menunjukkan Kartu Tanda Mahasiswa yang berlaku untuk semester tersebut dan persyaratan lain yang ditentukan Fakultas.
2. Penentuan Rencana Studi Semester
a. Penentuan rencana studi dilakukan dengan bimbingan dosen Penasihat
Akademik. b. Untuk mahasiswa baru, rencana studi pertama diwajibkan mengambil
beban studi yang telah ditetapkan.
31 c.
Penentuan rencana studi semester selanjutnya ditentukan berdasarkan prestasi yang dicapai oleh mahasiswa pada semester sebelumnya.
d. Besarnya beban studi yang boleh diambil pada semester berikutnya ditentukan oleh indeks prestasi yang telah dicapai.
e. Rencana studi semester yang telah disetujui dosen Penasihat Akademik,
diserahkan kepada Sub Bagian Akademik Fakultas untuk dilaporkan kepada Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan BAAK
Universitas.
3. Perubahan Rencana Studi
a. Perubahan rencana studi adalah mengganti suatu matakuliah dengan
matakuliah lain pada semester yang sama. b. Perubahan rencana studi hanya dapat dilakukan apabila:
1. Perubahan jadwal yang menyebabkan benturan mata kuliah. 2. Mata kuliah yang diprogramkan ditolak karena belum memenuhi
prasyarat yang ditentukan. 3. Mata kuliah yang diprogramkan dibatalkan oleh Fakultas.
c. Perubahan rencana studi dilaksanakan paling lambat pada akhir minggu
pertama dan harus mendapat persetujuan dari Penasihat Akademik, serta segera dilaporkan kepada Sub Bagian Akademik Fakultas.
4. Pembatalan Mata Kuliah
a. Pembatalan matakuliah adalah pembatalan rencana pengambilan
matakuliah yang telah diprogramkan pada semester tersebut. b. Bagi mahasiswa yang akan membatalkan sesuatu matakuliah diberi
kesempatan selambat-lambatnya pada minggu kedua. c.
Pembatalan ini harus disetujui oleh dosen Penasihat Akademik, dan segera dilaporkan kepada Sub Bagian Akademik Fakultas.
5. Hasil Studi
Hasil studi adalah nilai yang diperoleh mahasiswa untuk semua matakuliah yang diprogram dalam kartu rencana studi KRS dan dicantumkan dalam
kartu hasil studi KHS.
c. Kuliah, Seminar dan Praktikum
Mahasiswa diwajibkan mengikuti kuliah, seminar proposal, praktikum peradilan semu, Laboratorium Bahasa dan Laboratorium Komputer. Jadual jam kuliah,
seminar dan praktikum ditetapkan oleh Fakultas.
d. Penyelenggaraan Ujian Matakuliah
Tahap-tahap yang perlu diperhatikan dalam penyelenggaraan ujian adalah sebagai berikut:
1.
Merencanakan Jadual Ujian a.
Sesuai dengan kalender akademik, jadual ujian tengah semester dan akhir semester harus direncanakan terlebih dahulu secara cermat dan
diumumkan kepada mahasiswa serta dosen.
b. Jadwal ujian diumumkan selambat-lambatnya seminggu sebelum ujian berlangsung, Ujian tengah semester dan ujian akhir semester
diselenggarakan oleh panitia yang ditetapkan oleh Dekan.
2. Pelaksanaan Ujian
a. Pelaksanaan ujian tengah semester dan akhir semester dilaksanakan oleh
Panitia yang ditetapkan oleh Dekan. b. Ujian tengah semester dan akhir semester dilaksanakan berpedoman pada
kalender akademik yang ditetapkan Universitas c.
Panitia ujian, dosen penguji, dan mahasiswa peserta ujian wajib mentaati tata tertib ujian yang ditetapkan oleh Fakultas.
32 d. Lembar jawaban ujian diserahkan oleh panitia ujian kepada dosen penguji
pada hari pelaksanaan ujian mata kuliah yang bersangkutan. e.
Nilai hasil ujian diserahkan kepada bagian akademik paling lambat tujuh hari setelah lembar jawaban diterima oleh dosen penguji. Apabila waktu
tersebut terlampaui akan diberikan peringatan, dan apabila setelah peringatan tersebut dosen penguji yang bersangkutan belum juga
menyerahkan nilai hasil ujian, maka Fakultas akan mengambil berkas lembar jawaban ujian dan selanjutnya memerintahkan kepada rumpun
pengajar mata kuliah yang bersangkutan untuk dilakukan koreksi.
f. Nilai hasil ujian yang meliputi nilai tugas terstruktur I dan II, nilai ujian
tengah semester dan nilai ujian akhir semester diserahkan kepada bagian Akademik berupa nilai angka dan nilai akhir berupa nilai huruf paling
lambat pada batas waktu yang ditentukan setelah pelaksanaan Ujian Akhir Semester. Apabila sampai batas waktu dimaksud dosen pengampu mata
kuliah belum menyerahkan nilai, secara otomatis Sistem Informasi Akademik akan memberikan nilai B.
g. Nilai hasil ujian tersebut selanjutnya diproses di Bagian Akademik dan
diumumkan kepada mahasiswa.
e. Pengadministrasian Nilai
1.
Kartu Hasil Studi KHS Nilai hasil ujian selanjutnya diisikan ke dalam Kartu Hasil Studi KHS dan
dijadikan dasar untuk pengisian KRS pada semester berikutnya. KHS semester dibuat rangkap 4 empat, masing-masing untuk dosen Penasihat Akademik,
mahasiswa, orang tuawali mahasiswa dan Sub Bagian Akademik Fakultas.
2. Penyimpanan Hasil Ujian Mahasiswa
Penyimpanan hasil ujian mahasiswa dilakukan oleh Bagian Akademik Fakultas. Data hasil ujian mahasiswa yang perlu disimpan ialah :
1. Daftar hasil ujian mahasiswa setiap mata kuliah. 2. KHS yang mencakup nilai kumulatif hasil ujian mahasiswa yang
bersangkutan pada setiap semester dan indek prestasinya. 3. Nilai kumulatif untuk semua matakuliah sejak semester awal sampai
dengan semester yang bersangkutan.
F. Registrasi Mahasiswa
1.
Tujuan a.
Untuk penertiban pelaksanaan kegiatan akademik pada setiap semester. b.
Untuk mengetahui jumlah keseluruhan mahasiswa yang akan mengikuti kegiatan akademik secara aktif pada setiap semester,
c. Untuk mendapatkan data tentang aktivitas dan keadaan mahasiswa.
2. Macam Registrasi Mahasiswa
a.
Registrasi Administrasi Registrasi administrasi adalah kegiatan untuk memperoleh status terdaftar
sebagai mahasiswa. Kegiatan registrasi administrasi wajib dilakukan oleh seluruh mahasiswa
secara tertib pada setiap awal semester sesuai dengan ketentuan kalender akademik.
1. Registrasi administrasi calon mahasiswa baru.
a. Syarat-syarat
1. Setiap calon mahasiswa baru diharuskan datang sendiri untuk menyelesaikan registrasi administrasi.
2. Menyerahkan kartu tanda peserta seleksi penerimaan mahasiswa baru.
3. Membawa IjazahSTTB
asli dan
menyerahkan salinan
fotokopinya.
33 4. Membawa Rapor asli dan menyerahkan salinanfotokopinya.
5. Membawa Nilai Ebtanas Murni NEMNilai Ujian Nasional dan menyerahkan salinan fotokopinya,
6. Membawa akte kelahiranakte kenal lahir dan menyerahkan salinan fotokopinya.
7. Menyerahkan masing-masing 6 enam lembar pasfoto ukuran 3x3 cm dan 4x6 cm.
8. Menyerahkan Surat Keterangan Kelakuan Baik yang dikeluarkan oleh yang berwenang.
9. Membawa Surat Keterangan kewarganegaraan bagi warga keturunan asing dan menyerahkan salinanfotokopinya.
10. Menyerahkan Surat Keterangan Kesehatan dari Tim Kesehatan Universitas Brawijaya.
11. Mengisi formulir registrasi administrasi calon mahasiswa baru serta menandatangani Surat Pernyataan yang di keluarkan oleh
Universitas Brawijaya di atas meterai. 12. Menyerahkan
bukti pembayaran
Sumbangan Pembinaan
Pendidikan SPP dan pembayaran lain sesuai dengan peraturan yang telah ditetapkan.
b. Sanksi 1. Setiap calon mahasiswa yang tidak memenuhi syarat-syarat yang
ditetapkan, tidak dapat diterima sebagai mahasiswa Fakultas Hukum Universitas Brawijaya.
2. Setiap calon mahasiswa yang terlambat registrasi administrasi, dengan alasan apapun tidak dapat dibenarkan dan yang
bersangkutan dianggap mengundurkan diri. 3. Setiap calon mahasiswa yang memberikan keterangan tidak benar
dapat dibatalkan registrasi administrasinya atau dikeluarkan dari Universitas Brawijaya.
4. Tidak ada perpanjangan waktu untuk registrasi administrasi.
2. Registrasi administrasi mahasiswa lama. a.
Syarat-syarat Setiap
mahasiswa lama
diharuskan datang
sendiri untuk
menyelesaikan registrasi administrasi dengan menyerahkan: 1. Formulir registrasi administrasi yang telah diisi.
2. Kartu Tanda Mahasiswa semester sebelumnya. 3. Tanda bukti pelunasan SPP tahun akademik sebelumnya.
4. Tanda bukti pelunasan SPP semestertahun akademik yang
bersangkutan. 5. Melakukan hot stamp.
6. Bagi mahasiswa yang tidak terdaftar sebagai mahasiswa atau cuti akademik pada semester sebelumnya harus mendapat ijin untuk
registrasi administrasi kernbali dari Rektor.
b. Sanksi 1. Mahasiswa lama yang tidak melakukan herregistrasi administrasi
pada suatu semester tertentu tanpa persetujuan Rektor, maka mahasiswa tersebut dinyatakan bukan mahasiswa untuk semester
tersebut dan diperhitungkan dalam masa studinya.
2. Mahasiswa lama yang terlambat herregistrasi administrasi dengan alasan apapun tidak dapat dibenarkan dan pada semester tersebut
dinyatakan tidak terdaftar sebagai mahasiswa Fakultas Hukum Universitas Brawijaya.
34 3. Mahasiswa lama yang tidak terdaftar seperti pada angka 2 dapat
mengajukan permohonan
cuti akademik
kepada Rektor
selambat-lambatnya 1 satu minggu sejak penutupan registrasi administrasi.
4. Mahasiswa lama yang tidak terdaftar lebih dari 2 dua semester kumulatif dinyatakan mengundurkan diri sebagai mahasiswa
Fakultas Hukum Universitas Brawijaya. 5. Tidak ada perpanjangan waktu untuk registrasi administrasi.
b. Registrasi akademik
Registrasi akademik adalah pendaftaran untuk memperoleh hak mengikuti kegiatan akademik pada semester tertentu, yang meliputi:
1. Kegiatan registrasi akademik:
a. Pengisian dan pengesahan Kartu Rencana Studi KRS
b. Pengisian Kartu Perubahan Rencana Studi. c.
Pembatalan matakuliah 2. Konsultasi rencana studi merupakan kegiatan yang harus dilakukan antara
mahasiswa dengan dosen Penasihat Akademik sesuai dengan kalender akademik.
3. Seorang mahasiswa dapat menjadi peserta suatu matakuliah apabila telah memenuhi ketentuan yang berlaku dan disetujui dosen Penasihat
Akademiknya. 4. KRS yang sudah disetujui dosen Penasihat Akademik harus segera
diserahkan ke Bagian Akademik Fakultas.
G. Ketentuan Pembayaran Biaya Studi
Mahasiswa Baru 1.
Setiap mahasiswa baru yang diterima di Fakultas Hukum Universitas Brawijaya wajib membayar Sumbangan Pembinaan Pendidikan SPP, Sumbangan
Pengembangan dan Fasilitas Pendidikan SPFP dan lain-lain yang besarnya, ditetapkan dengan Keputusan Rektor yang dibayar pada saat registrasi
administrasi. SPP dapat dibayarkan sekaligus dalam satu tahun atau dua tahap pada setiap awal semester ganjil dan genap. Sedangkan biaya SPFP dan lain-lain
dibayar satu kali selama menjadi mahasiswa dan dibayar seluruhnya pada saat kegiatan registrasi administrasi mahasiswa baru.
2. Biaya studi yang telah dibayarkan dengan alasan apapun tidak bisa diminta
kembali, kecuali hanya SPP dan SPFP dengan dikurangi biaya administrasi sebesar 10 . Ketentuan ini tidak berlaku apabila perkuliahan telah dimulai.
Dibuat ketentuan merujuk pada ketentuan Universitas.
Mahasiswa Lama 1.
Setiap mahasiswa yang melakukan herregistrasi administrasi diwajibkan membayar SPP yang dapat dibayar sekaligus dalam satu tahun atau dua tahap pada
setiap awal semester ganjil dan genap.
2. Bagi mahasiswa yang tidak melakukan daftar ulang tanpa seijin Rektor, tetap
diwajibkan untuk membayar SPP dan pembayaran dilakukan pada saat herregistrasi dimana yang bersangkutan akan aktif kuliah kembali.
3. Apabila mahasiswa memperoleh ijin Rektor untuk cuti akademik, maka yang
bersangkutan dibebaskan dari kewajiban membayar SPP selama menjalani cuti akademik tersebut.
4. Besarnya SPP ditentukan dengan Keputusan Rektor.
H. Kartu Tanda Mahasiswa KTM
Kategori