LKP : Rancang Bangun Aplikasi Pelayanan Publik Berbasis Web Pada Dinas Komunikasi dan Informatika Pemerintah Provinsi Jawa Timur.

RANCANG BANGUN APLIKASI PELAYANAN PUBLIK

BERBASIS WEB PADA DINAS KOMUNIKASI DAN

INFORMATIKA PEMERINTAH PROVINSI JAWA TIMUR

LAPORAN KERJA PRAKTIK

Program Studi S1 Sistem Informasi

Oleh:

IKHSAN PRATAMA WAHYUDI

09410100288

FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA

INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA 2015

xiii

Halaman

ABSTRAK ... .. ix

KATA PENGANTAR ... ...xi

DAFTAR ISI ... xiii

DAFTAR TABEL ... . xv

DAFTAR GAMBAR ... xvi

DAFTAR LAMPIRAN ... xix

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 2

1.3 Batasan Masalah ... 2

1.4 Tujuan ... 3

1.5 Sistematika Penulisan ... 3

BAB II GAMBARAN UMUM INSTANSI ... 5

2.1 Profil Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Jawa Timur ... 5

2.2 Visi dan Misi Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Jawa Timur ... 5

2.3 Struktur Organisasi ... 6

2.4 Tugas dan Fungsi Kerja ... 8

BAB III TINJAUAN PUSTAKA ... 11

3.1 Konsep Dasar Sistem Informasi ... 11

3.2 Analisis dan Perancangan Sistem ... 11

3.4 System Flow ...15

3.5 Data Flow Diagram ...16

3.6 Entity Relationship Diagram ...18

3.7 Database ...19

3.8 Informasi Publik ...21

BAB IV METODE PENELITIAN ...25

4.1 Analisis Sistem ...25

4.2 Pembahasan Masalah ...27

4.3 Desain Sistem ...38

BAB V HASIL DAN PEMBAHASAN ...57

5.1 Penjelasan Penggunaan Program ...57

DAFTAR PUSTAKA ...72

1

1.1. Latar Belakang Masalah

Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Dinas Komunikasi dan

Informatika Pemerintah Provinsi Jawa Timur (PPID Kominfo Jatim) merupakan

pejabat yang bertanggung jawab dalam penyimpanan, pendokumentasian,

penyediaan dan/atau pelayanan informasi publik. Dalam melayani permintaan

informasi publik, PPID Kominfo Jatim belum menerapkan sepenuhnya fasilitas

internet yang telah tersedia.

Permohonan/permintaan atas informasi yang masyarakat butuhkan masih

memerlukan proses yang cukup rumit. Pemohon masih harus datang ke kantor

dengan membawa formulir permohonan informasi dan memberikan petugas

layanan informasi disertai dengan beberapa persyaratan seperti data diri pemohon

atau foto kopi Kartu Tanda Penduduk (KTP). PPID juga masih melakukan

pencatatan dan pengarsipan permohonan secara tertulis dan manual yang bisa

mempersulit dalam pencarian arsip.

Namun di sisi lain, PPID Kominfo Jatim juga memiliki permasalahan

yang sedang dihadapi. Dikarenakan PPID melayani publik dalam menyediakan

informasi yang dibutuhkan, tidak jarang informasi yang diminta tidak sesuai

dengan kapasitas PPID, informasi yang sensitif, maupun jumlah yang diminta

cukup banyak.

Oleh karena itu, PPID memerlukan adanya perbaikan dalam pelayanan

dengan kapasitas PPID. Perbaikan pelayanan seperti formulir yang bisa diisi

langsung di website tanpa harus datang untuk menyerahkan ke kantor. Diharapkan

juga aplikasi mampu mencatat secara rapi dan detil berbagai macam permohonan

informasi. Atas dasar itulah perlu dibuat website PPID Kominfo Jatim yang

informatif, mudah penggunaannya, dan bisa diakses melalui perangkat lain, serta

memiliki kemampuan mengelola permohonan informasi.

1.2. Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas dapat dirumuskan suatu permasalahan,

yaitu:

1. Membangun website yang informatif, mudah digunakan, dan bisa digunakan

di perangkat lain sehingga membantu pemohon informasi dalam mengajukan

informasi publik yang diinginkan.

2. Membangun website yang mampu mengelola permohonan informasi

1.3. Batasan Masalah

Implementasi kerja praktik ini dalam pembuatan website PPID Kominfo

Jatim memiliki batasan antara lain:

1. Website PPID Kominfo Jatim tidak membahas database pegawai, keuangan,

dan hal-hal yang tidak berkaitan dengan pelayanan informasi publik.

2. Website PPID Kominfo Jatim tidak melayani keberatan dalam pelayanan

informasi publik.

3. Website PPID Kominfo Jatim hanya melayani masyarakat dalam lingkungan

1.4. Tujuan

Aplikasi website yang dibangun, diharapkan memiliki kegunaan bagi

penggunanya antara lain:

1. Masyarakat umum mudah memperoleh informasi secara terbuka, baik

informasi yang telah disediakan maupun melalui permohonan informasi

publik.

2. Masyarakat umum mampu mengakses website PPID Kominfo Jatim dari

perangkat manapun secara jelas, mudah dan informatif.

3. Petugas PPID Kominfo Jatim mampu mengelola permohonan informasi

publik dan menyediakan jawaban dengan cepat.

1.5. Manfaat Bagi Badan Usaha

Diharapkan website PPID Kominfo Jatim mampu menyajikan pelayanan

informasi publik dengan sempurna sehingga meningkatkan kepuasan masyarakat

dan mampu memudahkan pejabat PPID untuk mengelola permohonan informasi

publik.

1.6. Sistematika Penulisan

Di dalam penulisan laporan kerja praktik ini secara sistematika diatur dan

disusun dalam enam bab, di mana masing-masing bab terdiri dari beberapa sub

bab. Adapun urutan dari bab pertama hingga bab keenam yaitu:

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini berisi latar belakang dari permasalahan, perumusan masalah,

pembatasan masalah, tujuan kerja praktik, kontribusi kerja praktik bagi

BAB II GAMBARAN UMUM INSTANSI

Bab ini berisi penjelasan tentang sejarah, visi dan misi, struktur

organisasi, dan pembagian tugas pada masing–masing bagian dalam badan usaha/instansi.

BAB III TINJAUAN PUSTAKA

Bab ini berisi teori-teori pendukung yang digunakan dalam pembuatan

website PPID Kominfo Jatim.

BAB IV METODE PENELITIAN

Bab ini berisi uraian tentang tugas-tugas yang dikerjakan pada saat

kerja praktik, yaitu metodologi penelitian, analisa sistem, pembahasan

masalah berupa system flow, data flow diagram, entity relationship

diagram, struktur tabel dan implementasi berupa tampilan website saat digunakan.

BAB V HASIL DAN PEMBAHASAN

Bab ini berisikan hasil dari metode penelitian pada bab sebelumnya.

Hasil pembahasan dapat berupa screen capture aplikasi dan panduan

mengenai penggunaan aplikasi.

BAB VI PENUTUP

Bab ini berisi kesimpulan dari pelaksanaan Kerja Praktik dan

5

2.1. Profil Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Jawa Timur

Dinas Komunikasi dan Informatika Pemerintah Provinsi Jawa Timur

(Kominfo Jatim) beralamat di Jalan Ahmad Yani 242-244 Surabaya Jawa

Timur, merupakan Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang dibentuk oleh

Pemerintah Provinsi Jawa Timur untuk membantu Gubernur dan Wakil Gubernur

dalam menjalankan pemerintahan daerah. Kominfo Jatim memiliki kewenangan

untuk menyusun kebijakan, koordinasi, dan pelaksanaan kebijakan dimana salah

satu kebijakannya adalah meningkatkan layanan informasi bagi publik yang

membutuhkan.

Kominfo Jatim memiliki perangkat kerja yang dibentuk berdasarkan

Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 55 Tahun 2011 yaitu Pejabat Pengelola

Informasi dan Dokumentasi (PPID) Dinas Komunikasi dan Informatika Jawa

Timur. Pejabat PPID Kominfo Jatim merupakan pejabat yang bertanggung jawab

dalam penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan dan/atau pelayanan

informasi publik.

2.2. Visi dan Misi Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Jawa Timur

2.2.1. Visi

Dinas Kominfo Jatim memiliki visi yaitu “Terwujudnya masyarakat Jawa Timur yang mandiri dan beretika melalui komunikasi dan informatika.”

2.2.2. Misi

Untuk mencapai visi, Kominfo Jatim memiliki misi-misi yang harus

diemban, antara lain:

1. Meningkatkan kapasitas layanan informasi, memberdayakan potensi

masyarakat dan kerja sama lembaga komunikasi dan informatika.

2. Meningkatkan profesionalisme aparatur bidang komunikasi dan informatika

dan e-literacy masyarakat.

3. Mengembangkan infrastruktur Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK)

melalui pengembangan aplikasi, muatan layanan publik, standarisasi dan

pemanfaatan jaringan TIK dalam rangka peningkatan pelayanan publik.

4. Meningkatkan pembinaan, pengawasan dan pengendalian terhadap

pengusahaan, penyelenggaraan jasa pos, dan telekomunikasi.

2.3. Struktur Organisasi

Layanan informasi publik merupakan inti dari tugas Bidang Diseminasi

Informasi Seksi Layanan Informasi Publik. Petugas inilah yang menangani segala

permohonan informasi publik. Untuk menjalankan perintah Gubernur Jawa

Timur, Dinas Kominfo Jatim membentuk susunan PPID yang diambil dari

petugas Dinas Kominfo Jatim, sehingga beberapa petugas Dinas Kominfo Jatim

memiliki fungsi ganda yaitu petugas Dinas Kominfo Jatim dan PPID. Struktur

organisasi Dinas Kominfo Jatim dpat dilihat pada gambar 2.1. dan struktur

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Jawa Timur

Kepala SKPD Dinas Kominfo Jatim

Ketua PPID Dinas Kominfo Jatim

Sekretaris Kasubag/Kabag

SKPD

Bidang Pelayanan dan Dokumentasi Informasi

Pejabat Struktural/Fungsional/Staf yang ditunjuk Kepala SKPD

Bidang Pengolah Data dan Klasifikasi Informasi

Pejabat Struktural/Fungsional/Staf yang ditunjuk Kepala SKPD

Bidang Penyelesaian Sengketa Informasi Pejabat Struktural/Fungsional/Staf yang

ditunjuk Kepala SKPD

Anggota Semua Bidang/Bagian

pada SKPD

2.4. Tugas dan Fungsi Kerja

Dalam Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 55 Tahun 2011 telah

ditetapkan dan dijelaskan tugas dan fungsi masing-masing pejabat PPID Kominfo

Jatim adalah:

A. Tugas dan fungsi PPID Kominfo Jatim

1) Tugas PPID Kominfo Jatim yaitu mengelola dan melayani informasi publik

serta dokumentasi pada SKPD terkait.

2) Fungsi PPID Kominfo Jatim yaitu:

a. Pengidentifikasian dan pengumpulan data dan informasi publik di Dinas

Kominfo Jatim.

b. Pengolahan, penataan dan penyimpanan data dan/atau informasi publik yang

diperoleh.

c. Penyeleksian dan pengujian data dan informasi publik yang termasuk dalam

kategori dikecualikan dari informasi yang dibuka untuk publik yang

ditetapkan oleh pejabat yang berwenang.

d. Pengujian aksesibilitas atas suatu informasi publik.

e. Penyelesaian sengketa pelayanan informasi.

f. Pelaksanaan koordinasi dengan PPID pusat dalam pengelolaan dan

pelayanan informasi publik serta dokumentasi.

B. Tugas dan fungsi Sekretaris

1) Tugas sekretaris PPID Kominfo Jatim yaitu merencanakan, melaksanakan,

mengkoordinasikan dan mengendalikan pengumpulan informasi,

pendokumentasian informasi, dan pelayanan informasi dari bidang-bidang

2) Fungsi sekretaris PPID Kominfo Jatim adalah:

a. Pelaksanaan koordinasi penyusunan program pengelolaan informasi dan

dokumentasi.

b. Pelaksanaan koordinasi penyelenggaraan tugas masing-masing bidang.

c. Pelaksanaan koordinasi dan konsolidasi dalam rangka pengumpulan

informasi dan dokumentasi.

d. Pelaksanaan adminstrasi pelayanan informasi dan dokumentasi.

e. Pelaksanaan koordinasi dalam rangka penyediaan dan pelayanan informasi

publik melalui media cetak atau online.

f. Pelaksanaan koordinasi dalam rangka pemberian pelayanan informasi dan

dokumentasi.

g. Pelaksanaan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan pengelolaan

informasi dan dokumentasi.

C. Tugas dan fungsi Bidang Pelayanan dan Dokumentasi Informasi

1) Tugas Bidang Pelayanan dan Dokumentasi Informasi yaitu menyimpan,

mendokumentasikan, menyediakan, dan/atau memberikan pelayanan

informasi kepada publik.

2) Fungsi Bidang Pelayanan dan Dokumentasi Informasi yaitu:

a. Pelaksanaan perencanaan program di Bidang Pelayanan dan Dokumentasi

Informasi.

b. Pelaksanaan pelayanan informasi dan dokumentasi.

c. Pengelolaan dan pengembangan di bidang informasi dan dokumentasi publik.

e. Penyediaan informasi dan dokumentasi dalam rangka pelayanan informasi

publik.

f. Penyimpanan dan pemeliharaan dokumentasi dan informasi publik.

D. Tugas dan fungsi Bidang Pengolahan Data dan Klasifikasi Informasi

1) Tugas Bidang Pengolahan Data dan Klasifikasi Informasi adalah mengolah

dan memberi pelayanan konsultasi klasifikasi informasi dan dokumentasi.

2) Fungsi Bidang Pengolahan Data dan Klasifikasi Informasi antara lain:

a. Pelaksanaan perencanaan program di Bidang Pengolahan Data dan

Klasifikasi Informasi.

b. Pelaksanaan konsultasi klasifikasi informasi publik.

c. Inventarisasi pengklasifikasian informasi dan dokumentasi.

d. Penyusunan pertimbangan tertulisa atas setiap kebijakan dalam rangka

memenuhi permohonan informasi.

E. Tugas dan fungsi Bidang Penyelesaian Sengketa Informasi

1) Tugas Bidang Penyelesaian Sengketa Informasi yaitu melaksanakan advokasi

penyelesaian sengketa informasi publik.

2) Fungsi Bidang Penyelesaian Sengketa Informasi adalah:

a. Pelaksanaan perencanaan program Bidang Penyelesaian Sengketa Informasi.

b. Pelaksanaan koordinasi dalam rangka penanganan penyelesaian sengketa

informasi.

c. Pelaksanaan verifikasi, laporan, dan rekomendasi atas pengaduan atau

sengketa informasi.

11

3.1. Konsep Dasar Sistem Informasi

Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling

berhu-bungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau

untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. (Jogiyanto, 2001). Informasi adalah

data yang diolah mejadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang

menerimanya. Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat

bercerita banyak, sehingga perlu diolah lanjut. (Jogiyanto, 2001).

Konsep dasar sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu

organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian dan

mendukung operasi, baik bersifat manajerial maupun kegiatan strategi dari suatu

organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang

diperlukan. (Leitch dan Davis, 1983).

3.2. Analisis dan Perancangan Sistem

Analisis Sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh

kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan

dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan,

ham-batan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga

dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya (Jogiyanto, 2001). Berdasarkan

penje-lasan di atas, analisa sistem adalah sebuah tahap yang paling penting dalam suatu

kendala-kendala yang dihadapi. Tahap analisis sistem dilakukan setelah tahap

perencanaan sistem dan sebelum tahap desain sistem atau perancangan sistem.

Di dalam tahap anlisis sistem terdapat langkah-langkah yang harus

dilakukan oleh seorang analis sistem, yaitu :

1. Identify, merupakan langkah awal yang dilakukan dalam analisis sistem.

Mendefinisikan masalah yang menyebabkan sasaran dari sistem tidak tercapai

yang kemudian untuk dipecahkan.

2. Understand, memahami kerja dari sistem yang ada dengan cara mempelajari

secara terinci bagaimana sistem yang ada beroperasi sebelum mencoba untuk

menganalisi permasalahan, kelemahan, dan kebutuhan dari pemakai sistem

untuk dapat memberikan rekomendasi pemecahannya.

3. Analyze, langkah ini dilakukan berdasarkan data yang telah diperoleh dari

hasil penelitian yang telah dilakukan.

4. Report, laporan ini dibuat sebagai dasar untuk pemecahan masalah dan

pencarian solusi dari permasalahan yang ada.

Perancangan adalah proses merancang atau menyusun atau

mengembangkan sistem informasi yang lama menjadi sistem informasi yang baru.

Dalam tahap ini dipastikan bahwa semua persyaratan untuk menghasilkan sistem

informasi dapat dipenuhi. Seluruh sistem yang dirancang harus sesuai dengan

kebutuhan pengguna untuk mendapatkan informasi.

3.3. Document Flow

Document flow adalah suatu bagan yang menunjukkan flow atau alir di dalam program/prosedur sistem secara logika, disebut juga sebagai bagan alir

formulir/dokumen atau paperwork flowchart. Berikut adalah simbol–simbol yang digunakan dalam penggambaran document flow:

1. Dokumen, menggambarkan data–data berupa dokumen. Dalam simbol ini

akan dituliskan nama dokumen yang dimaksudkan.

Gambar 3.1 Simbol Dokumen

2. Proses Manual, menggambarkan proses–proses yang dilakukan secara manual.

Gambar 3.2 Simbol Proses Manual

3. Proses Komputer, semua proses yang telah terkomputerisasi.

Gambar 3.3 Simbol Proses Komputer

4. Flow (garis alir), menunjukkan arah data itu berjalan.

5. Multi Dokumen, digunakan untuk menggambarkan dokumen yang sama

dengan jumlah lebih dari satu.

Gambar 3.5 Simbol Multi Dokumen

6. Simpanan Offline, menunjukkan penyimpanan data atau dokumen.

Gambar 3.6 Simbol Simpanan Offline

7. Descision, sebagai penunjuk bahwa terdapat decision, prasyarat atau kondisi.

Gambar 3.7 Simbol Decision

8. Connector, simbol untuk menyambungkan bagian flow yang satu dengan

bagian yang lain.

9. Off-page Connector, simbol untuk penghubung antar halaman apabila flow

atau aliran lebih dari satu halaman.

Gambar 3.9 Simbol Off-page Connector

10. Terminator, untuk memulai dan mengakhiri suatu flow.

Gambar 3.10 Simbol Terminator

3.4. System Flow

System flow hampir sama dengan document flow. Dalam system flow, proses yang digambarkan berdasarkan document flow yang telah diubah menjadi

proses-proses yang terkomputerisasi. Simbol-simbol yang digunakan pada system

flow adalah sebagai berikut:

1 Proses Komputer, semua proses yang telah terkomputerisasi

2 Penyimpanan Data, menunjukkan penyimpanan yang terkomputerisasi

Gambar 3.12 Simbol Penyimpanan Data

3 Input, dilakukan dengan menggunakan alat yang terhubung dengan sistem.

Gambar 3.13 Simbol Input

4 Display , menampilkan hasil tampilan yang dilakukan oleh sistem.

Gambar 3.14 Simbol Display

3.5. Data Flow Diagram

Data flow diagram (DFD) merupakan teknik grafik yang digunakan untuk menjelaskan aliran informasi dan transformasi data yang bergerak dari

tahap pemasukan data hingga tahap keluaran. Penggambaran DFD didasari dari

analisa system flow yang ada. DFD pada umumnya menggunakan 4 notasi, yaitu:

1. External Entity. Entitas Luar dapat berupa orang, bagian lain dalam organisasi,

atau sistem lain yang dapat mengirim data atau menerima data dari sistem.

Gambar 3.15 Simbol External Entity

2. Data Flow. Data flow menunjukkan perpindahan data dari satu titik ke titik

yang lainnya, dengan tanda panah mengarah ke tujuan data. Data flow

diidentifikasi dengan kata benda, karena mengandung sekumpulan data.

[Identitas Konsumen]

Gambar 3.16 Simbol Data Flow

3. Process. Proses menunjukkan tranformasi atau perubahan data dari satu

bentuk ke bentuk yang lain.

4 Membuat Nota

Konsumen

Gambar 3.17 Simbol Process

4. Data store. Data store mengambarkan data yang disimpan dalam sistem.

Penamaan data store diberikan dengan nama benda yang sesuai data apa yang

1 Konsumen

Gambar 3.18 Simbol Data Store

3.6. Entity Relationship Diagram

Entity Relationship Diagram (ERD) digunakan untuk mengin-terpretasikan, menentukan dan mendokumentasikan kebutuhan sistem pemrosesan

database. ERD menyediakan bentuk untuk menunjukkan struktur keseluruhan kebutuhan data dari pemakai. Pembuatan ERD dimulai dengan menggambarkan

konsep struktur tabel dan relasinya melalui Conceptual Data Model atau CDM.

Setelah CDM dipastikan sudah benar, maka penggambaran diteruskan menuju

Physical Data Model atau PDM. Notasi yang umum digunakan pada CDM dan PDM antara lain:

1. Entity dilambangkan dengan persegi panjang dan berisikan atribut atau kolom

yang akan digunakan beserta dengan tipe data yang diberikan.

Gambar 3.19 Simbol Entity

2. Relationship. Hubungan atau relasi digambarkan dengan garis lurus dengan

notasi tambahan pada ujung di setiap relasi. Beberapa jenis relasi yang ada

Gambar 3.20 Simbol Relationship

3.7. Database

Dalam database terdapat 5 objek yaitu table, view, sequence, index, dan

jenis data. Berikut adalah keterangan mengenai 5 objek tersebut

1. Tabel adalah suatu unit dasar penyimpanan data. Data disimpan dalam suatu

baris dan kolom, untuk mengidentifikasikan suatu tabel harus diberikan nama

pada tabel tersebut, tabel merupakan objek database yang paling penting dan

sering digunakan. Secara fisik ukuran tabel akan terus berubah sesuai dengan

jumlah data yang dikandungnya.

2. View adalah objek database seperti tabel namun secara fisik view tidak

memiliki data. Isi data dari view merupakan hasil query dari sebuah atau

beberapa tabel. View bisa disebut juga virtual tabel. View berfungsi sebagai

jendela untuk melihat data dan menyederhanakan kompleksitas tampilan dari

3. Sequence adalah objek database untuk membuat nilai bilangan bulat sesuai

aturan saat objek ini dibuat. Sequence seringkali digunakan untuk membuat

penomoran otomatis seperti nilai untuk primary key. Nilai suatu kolom dapat

diisi secara otomatis menggunakan objek sequence sehingga tidak perlu

memasukkan secara manual atau mengingat nomor yang bisa digunakan.

4. Index digunakan untuk mempercepat pencarian data dalam database terutama

database yang berukuran besar. Index dapat terbentuk secara manual maupun

secara otomatis. Secara manual index terbentuk melalui perintah create index,

secara otomatis index terbentuk pada saat membuat constraint primary key dan

unique pada tabel. Index dapat juga digunakan untuk mengendalikan nilai

suatu kolom agar unique.

5. Jenis Data dalam mendefinisikan suatu kolom dalam tabel, maka harus

didefinisikan nama tabel, jenis data, dan lebar karakter. Berikut ini adalah

beberapa jenis data yang sering digunakan.

Tabel 3.1 Beberapa jenis data dalam basis data

Jenis data Deskripsi

VARCHAR Jenis data karakter dengan panjang maksimal 4000

karakter.

CHAR Jenis data karakter berukuran tetap dengan panjang

maksimal 2000 bytes.

NUMBER Jenis data numeric.

DATE Jenis data tanggal.

RAW Jenis data binary hingga ukuran 2000 bytes.

LONG Jenis data teks hingga ukuran 2 GB.

LONG RAW Jenis data binary dengan ukuran hingga 2 GB.

Jenis data Deskripsi table.

BLOB Jenis data binary dengan ukuran hingga 4 GB.

CLOB Jenis data karakter dengan ukuran hingga 4 GB.

BFILE Jenis data eksternal binary file, ukurannya dibatasi

oleh sistem operasi.

3.8. Informasi Publik

Setiap masyarakat berhak memperoleh informasi yang diinginkan.

Melalui keterbukaan informasi publik, masyarakat dapat menikmati pemerintahan

yang demokrasi dan terbuka sehingga menjadi negara yang sehat dan baik.

Menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2008 tentang

Keterbukaan Informasi Publik (UU KIP), informasi adalah keterangan,

pernyataan, gagasan, dan tanda-tanda yang mengandung nilai, makna, dan pesan

baik data, fakta maupun penjelasannya yang dapat dilihat, didengar, dan dibaca

yang disajikan dalam berbagai kemasan dan format sesuai dengan perkembangan

teknologi informasi dan komunikasi secara elektronik ataupun nonelektronik.

Dalam UU KIP, yang dimaksud informasi publik adalah informasi yang

dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim, dan/atau diterima oleh suatu badan publik

yang berkaitan dengan penyelenggaraan badan publik lainnya yang sesuai dengan

undang-undang serta informasi lain yang berkaitan dengan kepentingan publik.

Sehingga dapat disimpulkan informasi publik adalah informasi dari badan publik

yang diberikan untuk kepentingan publik yang penyajiannya dalam berbagai

Badan publik tidak serta merta memberikan informasi yang diminta oleh

publik. Ada beberapa hal yang menjadikan badan publik berhak menolak untuk

memberikan informasi yang dikecualikan menurut undang-undang, antara lain:

1. Informasi yang dapat membahayakan negara.

2. Informasi yang berkaitan dengan kepentingan perlindungan usaha dari

persaingan usaha tidak sehat.

3. Informasi yang berkaitan dengan hak-hak pribadi.

4. Informasi yang berkaitan dengan rahasia jabatan.

5. Informasi publik yang diminta belum dikuasai atau didokumentasikan.

Ada beberapa klasifikasi informasi menurut UU KIP, antara lain:

A.Informasi yang wajib disediakan dan diumumkan

a. Informasi yang wajib diumumkan secara berkala paling singkat enam

bulan sekali. Informasi yang dimaksud antara lain:

1. Informasi yang berkaitan dengan badan publik.

2. Informasi mengenai kegiatan dan kinerja badan publik terkait.

3. Informasi mengenai laporan keuangan.

4. Informasi lain yang diatur dalam peraturan perundang-undangan.

b. Informasi yang wajib diumumkan secara serta merta apabila informasi

yang dimaksud dapat mengancam hajat hidup orang banyak dan

ketertiban umum.

c. Informasi yang wajib tersedia setiap saat, seperti:

1. Daftar seluruh informasi publik yang berada di bawah badan

publik kecuali informasi yang dikecualikan.

3. Seluruh kebijakan yang ada beserta dokumen pendukungnya.

4. Rencana kerja proyek termasuk di dalamnya perkiraan

pengeluaran tahunan badan publik.

5. Perjanjian badan publik dengan pihak ketiga.

6. Informasi dan kebijakan yang disampaikan pejabat publik dalam

pertemuan yang terbuka untuk umum.

7. Prosedur kerja pegawai badan publik yang berkaitan dengan

pelayanan masyarakat.

8. Laporan mengenai pelayanan akses informasi publik.

B.Informasi yang dikecualikan

a. Informasi publik apabila dibuka dan diberikan kepada pemohon

informasi dapat menghambat proses penegakan hukum, seperti

menghambat proses penyelidikan pidana, mengungkap identitas pihak

terkait pidana, mengungkap data intelijen kriminal, membahayakan

keselamatan penegak hukum, atau membahayakan sarana dan prasarana

penegak hukum.

b. Informasi publik yang apabila dibuka dan diberikan kepada pemohon

dapat mengganggu kepentingan perlindungan hak atas kekayaan

intelektual dan perlindungan dari persaingan usaha tidak sehat.

c. Informasi publik yang apabila dibuka dan diberikan kepada pemohon

dapat membahayan pertahanan dan keamanan negara, seperti informasi

intelijen, dokumen strategi, dan sebagainya.

d. Informasi publik yang apabila dibuka dan diberikan kepada pemohon

e. Informasi publik yang apabila dibuka dan diberikan kepada pemohon

dapat merugikan ketahanan ekonomi nasional.

f. Informasi publik yang apabila dibuka dan diberikan kepada pemohon

dapat merugikan kepentingan hubungan luar negeri.

g. Informasi publik yang apabila dibuka dan diberikan kepada pemohon

dapat mengungkapkan isi akta otentik yang bersifat pribadi dan wasiat

seseorang.

h. Informasi publik yang apabila dibuka dan diberikan kepada pemohon

dapat mengungkap rahasia pribadi seseorang.

i. Memorandum atau surat-surat antar badan publik yang sifatnya

dirahasiakan, kecuali atas putusan pengadilan.

25

4.1 Analisis Sistem

Berdasarkan wawancara dengan Bapak Agus Dwi Muhanan, Kepala

Seksi Layanan Informasi Publik Dinas Kominfo Jatim, didapatkan poin-poin hasil

wawancara sebagai berikut:

1. PPID Kominfo dibentuk lebih cepat setelah Undang-Undang (UU) tentang

Keterbukaan Informasi Publik (KIP) diterbitkan, tetapi setelah melalui

revisi-revisi dari Peraturan Menteri Dalam Negeri, Peraturan Pemerintah, Peraturan

Gubernur, dan beberapa regulasi lainnya, baru menjadi sebuah struktur

organisasi pada 2010.

2. Secara urut susunan struktur organisasi PPID Kominfo Jatim adalah Kepala

SKPD, Ketua PPID SKPD, Sekretaris, Bidang Pelayanan dan Dokumentasi

Informasi, Bidang Pengolah Data dan Klasifikasi Informasi, Bidang

Penyelesaian Sengketa Informasi, dan anggota.

3. Secara umum, tim PPID Kominfo memliki Front Office (meja layanan

langsung dan layanan via media) serta Back Office (Bidang-bidang).

4. Dalam peraturan dan perundangan telah dijelaskan klasifikasi dari informasi,

yaitu:

A. Informasi bersifat publik, yaitu:

1) Informasi bersifat terbuka.

2) Informasi serta merta.

B. Informasi dikecualikan (UU KIP pasal 17 dan 18).

5. Setiap pemohon informasi diwajibkan mengisi formulir yang bisa diambil di

meja layanan atau download di website, ditandatangani dengan disertai KTP

saat pengembalian formulir.

6. Menurut peraturan perundangan, selambat-lambatnya dalam waktu 10 hari

kerja setelah penerimaan formulir, badan publik wajib memberi

pemberitahuan kepada pemohon mengenai status informasi yang diminta.

Badan publik dapat memperpanjang pemberitahuan selama 7 hari kerja

disertai dengan alasan keterlambatan.

7. PPID Kominfo dapat melayani permohonan informasi untuk SKPD lain

(fasilitator). Permohonan informasi akan diteruskan kepada PPID SKPD lain

yang bersangkutan dengan topik informasi yang diminta.

8. Apabila pemohon informasi tidak puas atas informasi yang diberikan atau

layanan yang didapatkan, dapat mengajukan keberatan dan penyelesaian

sengketa kepada Komisi Informasi apabila jalur musyawarah tidak berhasil.

(UU no. 14 Thn. 2008 Pasal 35).

9. Diharapkan PPID Kominfo Jatim memiliki website sendiri dan menjadi sub

domain dari website Kominfo Jatim. Dengan adanya website PPID yang

berdiri sendiri, diharapkan mampu memacu SKPD lain untuk membentuk

website PPID yang sama di institusinya.

10.Permasalahan yang sedang dialami saat ini adalah:

a. Tidak seringnya update informasi secara berkala, seperti laporan mengenai

b. Banyaknya pemohon yang tidak serius dalam melakukan pemohonan

informasi.

c. Jumlah permohonan informasi yang cukup banyak, mencapai 15 permohonan

dalam kurun waktu 5 hari kerja.

Melalui pengamatan langsung, ada beberapa poin-poin tambahan yang

dimasukkan menjadi analisa tambahan mengenai kebutuhan sistem, antara lain:

1. Tampilan website yang ada saat ini tidak mendukung tampilan pada layar

dengan dimensi yang berbeda, seperti pada smartphone.

2. Penggunaan icon, penempatan menu, dan tata letak konten website yang masih

membingungkan pengguna.

Dari poin-poin hasil wawancara dan pengamatan maka dapat

disimpulkan bahwa PPID Kominfo Jatim membutuhkan website yang berdiri

sendiri, berisikan konten yang informatif, mudah penggunaannya, dapat diakses

melalui berbagai macam perangkat, serta mampu menyaring permintaan

permohonan informasi.

Untuk memenuhi kebutuhan sistem, digunakanlah HTML5 dan CSS3

yang merupakan penyempurnaan dari HTML dan CSS. Penggunaan HTML5 dan

CSS3 dimaksudkan untuk menghasilkan website yang lebih adaptif dan tidak

terkunci pada satu jenis ukuran tampilan browser saja, sehingga bisa digunakan

pada tampilan yang ukurannya lebih kecil seperti pada smartphone.

4.2 Pembahasan Masalah

Sesuai dengan kebutuhan yang dijelaskan sebelumnya, maka perlu

melalui pembuatan document flow dan disusun system flow untuk

menggambarkan alur sistem yang akan dibuat nanti.

4.2.1 Diagram Alir Pelayanan Informasi Publik

Menurut Standard Operating Procedure (SOP) Pelayanan Informasi

Publik yang diterbitkan Kominfo Jatim, urutan yang harus dilalui dalam

melakukan permohonan informasi publik dapat dilihat pada gambar 4.1.

Mulai

Mengisi formulir permohonan

Mencatat register permohonan

Menyerahkan bukti permohonan

Apakah informasi dikecualikan?

Membuat penolakan

Ya

Menyalin informasi

Tidak

Menyerahkan pemberitahuan

Mencatat register permohonan

Menyimpan permohonan

Menyusun laporan

Selesai

4.2.2 Document Flow Permohonan Informasi Publik

Dari diagram alir permohonan informasi publik, dapat diberikan

gambaran mengenai alur dokumen yang terjadi di dalamnya. Sebelumnya

ditentukan terlebih dahulu pihak-pihak/entitas yang terlibat di dalamnya.

Berdasarkan wawancara diketahui entitas yang ada adalah:

1. Pemohon informasi publik.

2. Petugas front office atau sekretariat.

3. Petugas Bidang Pelayanan dan Dokumentasi Informasi PPID Kominfo Jatim.

Seperti tampak pada gambar 4.2, terdapat dua entitas yang menjadi inti

dari aliran dokumen, yaitu Front Office/Sekretariat dan Bidang Pelayanan dan

Dokumentasi Informasi PPID. Kedua entitas tersebut akan menjadi lebih efektif

kinerjanya apabila ada sistem yang membantu dalam melakukan pelayanan

terhadap publik/masyarakat. Masyarakat yang ingin memohon informasi dapat

mengisi formulir permohonan yang terdapat di meja sekretariat PPID dengan

menyertakan data diri sesuai KTP. Setelah itu sekretariat mencatat permohonan ke

dalam buku register permohonan dan memberikan tanda bukti permohonan untuk

dipegang oleh masyarakat. Kemudian permohonan tersebut diklarifikasi apakah

termasuk informasi yang dikecualikan apa tidak. Jika dikecualikan, maka petugas

memberikan jawaban penolakan atas pemberian informasi yang diminta. Jika

tidak dikecualikan, maka petugas mempersiapkan materi informasi yang diminta

dan meneruskan kepada sekretariat untuk menghubungi pemohon bahwa

Gambar 4.2 Document Flow Permohonan Informasi Publik

Melalui pembuatan aplikasi website PPID Kominfo Jatim, ada beberapa

proses yang tadinya masih dilakukan secara manual dapat dikerjakan secara cepat

oleh website, seperti pemohon tidak perlu mendatangi kantor untuk mengisi

formulir permohonan, cukup membuka website PPID Kominfo Jatim lalu mengisi

langsung sesuai dengan kotak isian yang telah disediakan. Sistem secara langsung Pemohon Informasi

Publik Front Office/Sekretariat

Bidang Pelayanan dan Dokumentasi Informasi PPID Pembantu Mulai Form permohonan informasi publik Mengisi formulir permohona n informasi publik Form permohonan informasi publik Menandatangani dan menyerahkan tanda bukti penerimaan permohonan informasi publik Buku register pemohonan Tanda bukti penerimaan permohonan Tanda bukti penerimaan permohonan Memeriksa status informasi publik yang diminta Apakah dikecualikan ? Membuat surat penolakan Ya Surat Penolakan Permohonan Informasi Membuat salinan atas informasi yang diminta sesuai dengan format yang diinginkan Tidak Membuat surat pemberitahuan atas informasi yang dimohon

Arsip Permohonan Informasi Publik Informasi Yang Diinginkan Informasi Yang Diinginkan Surat pemberitahuan atas informasi yang

dimohon

Buku register pemohonan Surat

pemberitahuan atas informasi yang

dimohon

Surat Penolakan Permohonan

Informasi

dapat memberikan nomor pendaftaran dan file dengan format Portable Document

Format atau PDF yang bisa diunduh langsung dan dicetak sebagai bukti permohonan. Dari contoh tersebut dapat terlihat beberapa penghematan dalam

melakukan permohonan informasi yang tentunya sangat membantu kinerja PPID

Kominfo Jatim.

4.2.3 System Flow

Diagram alir sistem atau system flow merupakan aliran dari cara kerja

sistem yang berinteraksi dengan penggunanya. Dari hasil analisa, dapat diketahui

user/pengguna yang terlibat dengan sistem yang akan dibuat, yaitu:

1. Masyarakat/publik.

2. Petugas PPID Kominfo Jatim Bidang Pelayanan dan Dokumentasi Informasi

PPID Kominfo Jatim.

3. Sekretaris PPID Kominfo Jatim.

Diagram alir sistem/system flow berikut dijelaskan sesuai dengan proses

yang terjadi. Adapun proses yang dimaksud adalah:

A. Proses memasukkan dan menampilkan informasi publik.

B. Proses permohonan informasi.

C. Proses laporan permohonan informasi.

D. Proses Pemeriksaan Permohonan Informasi

A. System Flow Proses Memasukkan dan Menampilkan Informasi Publik

Pada system flow proses memasukkan dan menampilkan informasi

mendapatkan dokumen informasi publik yang sesuai dengan kategorinya.

Informasi-informasi yang ditampilkan dapat berupa dokumen, atau tautan menuju

halaman lain yang merupakan isi dari informasi yang dimaksud. Untuk

mengetahui gambaran mengenai alur sistem dapat melihat gambar 4.3.

Bidang Pelayanan dan

Dokumentasi Informasi Sistem

Mulai _Menampilkan tampilan website Tampilan website Alamat website PPID Login username dan password Mencari dan mencocokkan username dan password User Cocok? Menampilkan halaman Kontributor Ya Menampilkan pesan error Tidak Tampilan pesan error Tampilan halaman kontributor Data dan informasi publik yang sesuai Menyimpan informasi publik yang akan ditampilkan Informasi Publik A A Menampilkan informasi publik pada konten website Menu

I for asi Publik Tampilan informasi publik pada konten website Selesai

Untuk memasukkan informasi publik, petugas dimulai dengan membuka

browser dan memasukkan alamat halaman kontributor PPID Kominfo Jatim. Jika berjalan normal, maka browser akan menampilkan halaman utama. Petugas

memilih untuk melakukan login kontributor informasi dengan memasukkan

username dan password. Jika username dan password sesuai, maka akan diteruskan menuju tampilan halaman kontributor informasi publik. Jika tidak

sesuai, maka akan kembali ke tampilan utama halaman PPID Kominfo Jatim.

Setelah masuk pada halaman kontributor, maka petugas memasukkan dokumen

informasi publik, baik dengan mengetik ulang maupun memasukkan file yang bisa

diunduh oleh publik. Setelah selesai memasukkan dan menyimpan informasi

publik, sistem secara otomatis menampilkan isi informasi publik pada halaman

untuk publik. Setelah itu petugas dapat keluar/logout dari halaman kontributor.

B. System Flow Proses Permohonan Informasi

Pada proses permohonan informasi, pihak yang terlibat adalah publik

atau masyarakat umum yang menginginkan informasi. Proses dimulai dari

memasukkan alamat website PPID Kominfo Jatim pada browser yang digunakan.

Jika berjalan normal, maka tampilan awal website akan muncul. Langkah berikutnya yaitu memilih menu “Permohonan Informasi Publik”. Dikarenakan sebelumnya pengisian formulir harus dilakukan secara manual, maka untuk kali

ini pengisian formulir bisa dilakukan secara langsung di website tanpa harus

mengunduh file formulir terlebih dahulu. Masyarakat diharapkan mengisi kotak

isian yang sesuai dengan benar tanpa kekurangan satu pun untuk kelancaran

pemeriksaan. Apabila ada kotak isian yang masih kosong atau salah pengisian,

pemohon untuk mengisi kembali dengan benar. Jika pemohon mengisi dengan

benar, maka sistem akan memberikan pesan pada layar bahwa permohonan

informasi publik telah diterima sistem disertai dengan file formulir berformat PDF

yang telah terisi data-data pemohon untuk dapat dicetak kembali. Untuk lebih

jelas dapat melihat gambar 4.4.

Masyarakat/Publik Sistem Mulai Menampilkan tampilan website Alamat website PPID Selesai Informasi Publik Tampilan website Menu

Per oho a

Informasi

Publik

Menu terpilih

Per oho a I for asi Publik

Menampilkan tampilan laman

Per oho a I for asi Publik

Tampilan laman

Per oho a I for asi Publik

Data diri, dan data permohonan

informasi yang diinginkan

Memastikan semua field terisi dengan jelas dan

benar.

Terisi dengan jelas dan benar?

Memberikan peringatan kesalahan dan menunjukkan field yang salah Tidak B B Menyimpan ke database permohonan informasi Ya Permohonan Informasi Memberikan konfirmasi nomor pendaftaran permohonan informasi berupa file PDF Menampilkan pesan permohonan sudah diterima sistem Pesan permohonan informasi sudah diterima sistem

C. System Flow Proses Laporan Permohonan Informasi

Proses pelaporan sangat berguna untuk membantu sekretaris PPID dalam

mengetahui perkembangan dan menyampaikan hasil permohonan informasi.

Tampilan laporan dibentuk dalam berbagai grafik yang sesuai dan disusun dengan

format dashboard. Untuk mengetahui alur sistem pelaporan dapat melihat gambar

4.5.

Sekretaris PPID Kominfo

Jatim Sistem Mulai _Menampilkan tampilan website Tampilan website Alamat website PPID

Login username dan password Mencari dan mencocokkan username dan password User Cocok? Menampilkan halaman Laporan Permohonan Informasi Ya Menampilkan pesan error Tidak Tampilan pesan error Tampilan halaman Laporan Permohonan Informasi Periode laporan yang diinginkan Mencari jumlah laporan yang terdapat pada database pada periode tertentu Permohonan Informasi Menampilkan

jumlah laporan dan detail laporan Tampilan laporan permohonan informasi A A

Me u Lapora

Permohonan

I for asi

Selesai

Proses laporan permohonan informasi dilakukan oleh Sekretaris PPID

Kominfo Jatim dimana dalam pelaksanaan sesuai aturan laporan tersebut akan

diberikan kepada Ketua PPID Kominfo Jatim. Namun yang berinteraksi langsung

dengan sistem adalah Sekretaris PPID Kominfo Jatim sehingga terjadi pertukaran

informasi dalam prosesnya. Dimulai dengan memasukkan alamat kontributor

website PPID dan melakukan login untuk mengakses halaman pelaporan informasi publik. Setelah berhasil masuk, pengguna memilih jenis laporan dan

periode yang diinginkan lalu sistem akan memproses permintaan dengan

mengakses database permohonan informasi dan mencari periode yang sesuai

untuk ditampilkan.

D. System Flow Proses Pemeriksaan Permohonan Informasi

Proses pemeriksaan permohonan informasi berfungsi sebagai pemberian

status dan keterangan status atas permohonan yang diajukan, dan pencarian status

dari suatu permohonan. Pengguna dalam system flow ini yaitu Petugas PPID

Bidang Pelayanan dan Dokumentasi Informasi serta Masyarakat atau Publik.

Untuk pemberian status permohonan, petugas harus melakukan login

pada halaman website admin dan kotributor dan memilih menu tiket permohonan

yang berisikan daftar permohonan. Kemudian petugas memberikan status dan

keterangan status pada permohonan yang dikehendaki dan menyimpannya. Bagi

masyarakat yang ingin mengetahui status permohonannya, cukup memasukkan

nomer pendaftaran dan nama lengkap pada halaman utama website PPID. Apabila

ditemukan, maka aplikasi akan menampilkan peringatan. Untuk lebih jelas, dapat

dilihat pada gambar 4.6.

Masyarakat/Publik Sistem Bidang Pelayanan dan Dokumentasi Informasi Mulai Menampilkan tampilan website Tampilan website admin Alamat website admin dan kontributor PPID Login username dan password Mencari dan mencocokkan username dan password User Cocok? Menampilkan halaman Kontributor Menampilkan pesan error Tampilan pesan error Tampilan halaman kontributor A A Alamat website PPID Tampilan website Informasi Publik Tidak Ya Menu Tiket Permohonan Menampilkan daftar permohonan Permohonan Informasi Tampilan daftar permohonan Status dan Keterangan Status Permohonan Menyimpan status permohonan No pendaftaran dan nama lengkap Mencari data permohonan Data ditemukan? Menampilkan peringatan data tidak ditemukan Tidak Tampilan peringatan data tidak ditemukan A A Menampilkan informasi dan status permohonan Ya Permohonan Informasi Tampilan informasi dan status permohonan Selesai

4.3 Desain Sistem

4.3.1 Data Flow Diagram (DFD) A.D Context Diagram

Context diagram merupakan diagram pertama dalam rangkaian DFD yang menggambarkan entitas-entitas yang berhubungan dalam suatu sistem

informasi. Seperti yang tampak pada gambar 4.7, diagram konteks memberikan

gambaran mengenai entitas-entitas yang terlibat dalam aplikasi ini. Dalam

diagram konteks dapat dilihat entitas yang terlibat adalah Publik, Bidang

Pelayanan Informasi dan Dokumentasi, dan Sekretaris PPID Kominfo Jatim.

Gambar 4.7 Context Diagram Aplikasi Informasi Publik

Entitas Publik memberikan data berupa Daftar Informasi Yang

Diinginkan, Data Diri Pemohon, Berkas Scanner KTP, dan No Pendaftaran.

Status dan Keterang an Status Status Permohonan

No Pendaftaran

Daftar Permohonan Informasi Publik Password Sekretaris

Username Sekretaris Laporan Permohonan Informasi

Periode Laporan Jenis Laporan Informasi Publik Yang Ditampilkan

Berkas Formulir Pendaftaran

Konfirmasi Nomor Pendaftaran

Password Data Username

Informasi Publik Yang Wajib Disediakan dan Diumumkan Daftar Informasi Yang Diing inkan

Berkas Scanner KTP

Data Diri Pemohon

0

Website PPID Kominfo Jatim

+ Publik

Bidang Pelayanan Informasi dan Dokumentasi Sekretaris PPID Kominfo

Entitas Publik menerima data berupa Konfirmasi Nomor Pendaftaran, Berkas

Formulir Pendaftaran, Informasi Publik Yang Ditampilkan, dan Status

Permohonan.

Entitas Bidang Pelayanan Informasi dan Dokumentasi memberikan data

berupa Username dan Password sebagai otentikasi sebelum masuk ke dalam

aplikasi. Setelah tahap otentikasi diterima, petugas memberikan data berupa

Informasi Publik Yang Wajib Disediakan dan Diumumkan, serta Status dan

Keterangan Status Permohonan sebagai bentuk pelayanan kepada masyarakat.

Petugas Bidang Pelayanan Informasi dan Dokumentasi juga memperoleh data

berupa Daftar Permohonan Informasi Publik yang berasal dari Publik yang telah

disimpan dalam database untuk mengetahui permohonan apa saja yang masuk

pada periode tertentu.

Entitas Sekretaris PPID Kominfo Jatim merupakan entitas yang setingkat

manajemen sehingga data yang masuk bukan data yang bersifat operasional.

Namun data yang sudah diolah hingga menjadi sebuah informasi atau laporan.

Entitas ini memberikan data berupa Username dan Password sebagai otentikasi

dengan hak akses sebagai manajemen. Setelah otentikasi diterima, Sekretaris

PPID Kominfo Jatim memberikan data Jenis Laporan yang diinginkan dan

Periode Laporan. Entitas ini mendapatkan Laporan Permohonan Informasi seperti

Jumlah Permohonan, Jumlah Permohonan Yang Telah Diselesaikan, Jumlah

Permohonan Yang Ditolak, dan Jumlah Permohonan Yang Belum Ditangani.

B.A DFD Level 0

DFD level 0 adalah merupakan dekomposisi dari context diagram yang

dibuat. Penggambaran proses, pihak-pihak yang terlibat dan aliran data

disesuaikan dengan diagram system flow dan diagram konteks. Dengan mengikuti

penamaan yang ada, dapat mempermudah dalam pembuatan database nantinya.

Seperti yang dapat dilihat pada gambar 4.8 bahwa DFD Level 0

merupakan turunan dari diagram konteks yang ditunjukkan pada gambar 4.7.

Adapun data yang mengalir juga mengalami penambahan karena terdapat 4 proses

yang terjadi di dalam sistem dan terdapat 3 datastore. Secara umum tidak ada

perbedaan isi dalam data terhadap perbedaan penamaan aliran data. Namun

perbedaan penamaan ini dikarenakan adanya aturan penamaan yang tidak boleh

sama di antara aliran data.

Terdapat empat proses utama yang terjadi dalam DFD Level 0 ini, yaitu

Proses Memasukkan dan Menampilkan Informasi Publik, Proses Memohon

Informasi Publik, Menyusun Laporan Permohonan Informasi, dan Memeriksa

Permohonan Informasi. Masing-masing proses tersebut akan diturunkan

(decompose) menuju level terendah yang bisa dicapai. Proses decompose ini

bertujuan untuk mengetahui alur data dan proses yang lebih jelas.

Selain proses-proses yang ada dalam DFD level 0, notasi datastore juga

terdapat dalam DFD ini. Di dalam datastore ini terdapat kolom-kolom layaknya

sebuah tabel. Untuk penamaan kolom dan tabel akan dibahas lebih rinci saat

pembuatan Entity Relationship Diagram (ERD). Di dalam DFD Level 0 ini

datastore yang ada yaitu User, Informasi Publik, dan Permohonan Informasi. Datastore User memiliki fungsi sebagai penyimpanan data pengguna sistem. Pada umumnya datastore ini menyimpan Nama Pengguna, Kata Sandi Pengguna, dan

Informasi Publik terdapat Kategori Informasi, Judul Informasi, dan Isi dari

informasi publik yang ditampilkan. Untuk Datastore Permohonan Informasi

berisikan Nomor Pendaftaran, Data Diri Pemohon, dan Informasi Yang

Diinginkan.

Gambar 4.8 DFD Level 0 Aplikasi Informasi Publik

Data Status Permohonan

Status dan Keterang an Permohonan No Permohonan Informasi

[Status dan Keterangan Status] [No Pendaftaran]

[Status Permohonan]

[Daftar Permohonan Informasi Publik]

Periode Laporan Terpilih Jenis Laporan Terpilih

Konfirmasi Pendaftaran

Data Permohonan Informasi

Pass Sekretaris User Sekretaris [Periode Laporan]

[Laporan Permohonan Informasi] [Username Sekretaris]

[Password Sekretaris] [Jenis Laporan]

Tampilan Informasi Publik

Daftar Informasi Pemohon KTP Pemohon

Data Diri Pemohon Informasi

[Informasi Publik Yang Ditampilkan] [Berkas Formulir Pendaftaran] [Konfirmasi Nomor Pendaftaran] [Daftar Informasi Yang Diinginkan]

[Berkas Scanner KTP] [Data Diri Pemohon]

Informasi Publik Yang Akan Ditampilkan User Password

User Name

[Password] [Informasi Publik Yang Wajib Disediakan dan Diumumkan]

[Data Username]

Publik

Bidang Pelayanan Informasi dan Dokumentasi

Sekretaris PPID Kominfo Jatim 1 Memasukkan dan menampilkan informasi publik + 1 User

2 Informasi Publik

2 Memohon Informasi Publik + 3 Permohonan Informasi 3 Menyusun Laporan Permohonan Informasi + 4 Memeriksa Permohonan Informasi +

3 Permohonan Informasi

Bidang Pelayanan Informasi dan

C.F DFD Level 1 Proses Memasukkan dan Menampilkan Informasi Publik

Dari DFD Level 0, dilakukan breakdown menuju level yang lebih dalam

sehingga memperjelas alur data dan proses yang terjadi dalam sistem. Dalam DFD

Level 0 seperti yang tampak pada gambar 4.8 terdapat tiga proses utama yang

terjadi dalam sistem. Berikutnya setiap proses dalam level 0 akan dijabarkan

melalui DFD level 1. Untuk penjabaran lebih dalam pada proses memasukkan dan

menampilkan informasi publik dapat dilihat pada gambar 4.9.

Pada DFD Level 1 Proses Memasukkan dan Menampilkan Informasi

Publik terdapat 1 entitas, 2 proses, dan 2 datastore. Entitas yang terlibat pada

proses ini hanya entitas Bidang Pelayanan Informasi dan Dokumentasi. Proses

yang terjadi di DFD Level 1 Memasukkan dan Menampilkan Informasi Publik

adalah proses Memverifikasi User dan Memasukkan Informasi Publik. Datastore

yang terdapat pada DFD ini adalah Datastore User dan Datastore Informasi

Publik.

Gambar 4.9 DFD Level 1 Memasukkan dan Menampilkan Informasi Publik

[Informasi Publik Yang Akan Ditampilkan]

[Informasi Publik Yang Wajib Disediakan dan Diumumkan]

[User Password] [User Name]

[Password] [Data Username] Bidang

Pelayanan Informasi dan

Dokumentasi

1 User

2 Informasi Publik 1.1

Memverifikasi User

1.2

Memasukkan informasi publik

Proses yang pertama terjadi adalah Memverifikasi user apakah petugas

Bidang Pelayanan Informasi dan Dokumentasi sudah memberikan Username dan

Password yang sesuai dengan yang terdaftar pada database. Selanjutnya proses yang terjadi adalah Memasukkan Informasi Publik dimana entitas Bidang

Pelayanan Informasi dan Dokumentasi memberikan data berupa Informasi Publik

Yang Wajib Disediakan dan Diumumkan ke dalam datastore Informasi Publik

dan menentukan informasi apa yang perlu ditampilkan.

D.F DFD Level 1 Proses Memohon Informasi Publik

Proses berikutnya yang diturunkan dari DFD Level 0 menuju Level 1

adalah Proses Memohon Informasi Publik. Seperti yang dapat dilihat pada gambar

4.10, terdapat 2 entitas, 4 proses, dan 2 datastore yang terlibat di dalam DFD

Level 1 Proses Memohon Informasi Publik. Entitas-entitas yang berperan di

dalam DFD ini adalah Publik dan Bidang Pelayanan Informasi dan Dokumentasi.

Sedangkan proses-proses yang terjadi adalah Menampilkan Informasi Publik

Yang Telah Tersedia, Mendaftarkan Permohonan Informasi Publik, Memberikan

Konfirmasi Pendaftaran Permohonan, Melihat Daftar Permohonan Informasi.

Datastore yang terlibat di dalamnya adalah Informasi Publik dan Permohonan Informasi.

Gambar 4.10 DFD Level 1 Proses Memohon Informasi Publik.

E.F DFD Level 1 Proses Menyusun Laporan Permohonan Informasi

Proses berikutnya yang diturunkan dari DFD Level 0 menuju Level 1

adalah Proses Menyusun Laporan Permohonan Informasi. Seperti yang dapat

dilihat pada gambar 4.11, terdapat 1 entitas, 3 proses, dan 2 datastore yang terlibat

di dalam DFD Level 1 Proses Menyusun Laporan Permohonan Informasi. Entitas

yang berperan di dalam DFD ini adalah Sekretaris PPID. Sedangkan

proses-proses yang terjadi adalah Memverifikasi Sekertaris PPID, Memilih Jenis dan

Periode Laporan, dan Menampilkan Laporan. Datastore yang terlibat di dalamnya

adalah User dan Permohonan Informasi.

Daftar Permohonan

[Daftar Permohonan Informasi Publik]

[Berkas Formulir Pendaftaran] [Konfirmasi Nomor Pendaftaran]

[Konfirmasi Pendaftaran]

[KTP Pemohon]

[Daftar Informasi Pemohon] [Data Diri Pemohon Informasi]

[Berkas Scanner KTP]

[Daftar Informasi Yang Diinginkan] [Data Diri Pemohon]

[Informasi Publik Yang Ditampilkan] [Tampilan Informasi Publik]

Publik

3 Permohonan Informasi

2 Informasi Publik 2.1

Menampilkan Informasi Publik Yang Telah Tersedia

2.2 Mendaftarkan Permohonan Informasi Publik 2.3 Memberikan Konfirmasi Pendaftaran Permohonan

Bidang Pelayanan Informasi dan

Dokumentasi 2.4

Melihat Daftar Permohonan Informasi

Gambar 4.11 DFD Level 1 Proses Menyusun Laporan Permohonan Informasi.

F.F DFD Level 1 Proses Memeriksa Permohonan Informasi

Proses berikutnya yang diturunkan dari DFD Level 0 menuju Level 1

adalah Proses Memeriksa Permohonan Informasi. Seperti yang dapat dilihat pada

gambar 4.12, terdapat 2 entitas, 3 proses, dan 1 datastore yang terlibat di dalam

DFD Level 1 Proses Memeriksa Permhonan Informasi. Entitas yang berperan di

dalam DFD ini adalah Bidang Pelayanan Informasi dan Dokumentasi serta Publik.

Sedangkan proses-proses yang terjadi adalah Menetapkan Status dan Keterangan

Status Permohonan, Mencari Status Permohonan, dan Menampilkan Status dan

Keterangan Permohonan. Datastore yang terlibat di dalamnya adalah Permohonan

Informasi.

[Laporan Permohonan Informas i] [Data Permohonan Informasi] [Jenis Laporan Terpilih]

[Periode Laporan Terpilih]

[Periode Laporan] [Jenis Laporan]

[Pass Sekretaris]

[User Sekretaris] [Password Sekretaris ]

[Username Sekretaris] Sekretaris

PPID Kominfo Jatim

1 User

3.1

Memverifikas i Sekretaris PPID

3.2

Memilih Jenis dan Periode Laporan

3 Permohonan Informasi

3.3 Menampilkan

Gambar 4.12 DFD Level 1 Proses Memeriksa Permohonan Informasi.

4.3.2 Entity Relationship Diagram (ERD)

Entity Relationship Diagram (ERD) menggambarkan basis data yang ada pada aplikasi informasi publik ini. ERD dalam pengelolaan ini akan dibagi

menjadi 2, yakni Conceptual Data Model (CDM) dan Physical Data Model

(PDM).

A.k CDM (Contextual Data Model)

Pada CDM aplikasi informasi publik terdapat empat tabel yang terlibat.

Tabel-tabel tersebut antara lain Kategori Informasi, Informasi Publik, User, dan

Permohonan Informasi. Gambar mengenai CDM dapat dilihat pada Gambar 4.13.

[Status Permohonan]

[Data Status Permohonan] [No Permohonan Informasi]

[No Pendaftaran]

[Status dan Keterangan Permohonan] [Status dan Keterangan Status]

Publik Bidang Pelayanan Informasi dan

Dokumentasi

3 Permohonan Informasi 4.1

Menetapkan Status dan Keterang an Status Permohonan

4.2

Mencari Status Permohonan

4.3 Menampilkan Status

dan Keterang an Permohonan

Gambar 4.13 CDM Aplikasi Informasi Publik

B.LPDM (Physical Data Model)

Setelah melalui generate dari CDM ke PDM, dalam PDM menghasilkan

lima tabel, dikarenakan pada CDM terdapat relasi yang berjenis many-to-many,

yaitu tabel Log Informasi. Untuk lebih jelas mengenai PDM aplikasi informasi

publik, dapat dilihat gambar 4.14.

Merespon Log Inf ormasi

Memiliki Kategori Kateg ori Informasi

ID Kateg ori Nama Kateg ori

Informas i Publik ID Informasi Nama Informasi Isi Informasi

User Nama Us er Pass word Nama Level Akses Email No Telp Status

Permohonan Informas i ID Permohonan Nama Pemohon KTP Pemohon Ormas Alamat Provinsi KotaKabupaten Kecamatan Kelurahan Informas i 1 Informas i 2 Informas i 3 Tujuan

Cara M emperoleh Informasi Cara M endapatkan Salinan Email

Status Informasi Keterangan Status Tang g al Permohonan

Gambar 4.14 PDM Aplikasi Informasi Publik

4.3.3 Struktur Tabel

Struktur tabel merupakan penjabaran dan penjelasan dari suatu database.

Dalam struktur tabel dijelaskan fungsi dari masing-masing tabel hingga fungsi

masing-masing field yang ada di dalam tabel. Selain itu juga terdapat tipe data

dari masing-masing field beserta constraint-nya.

NAMA_USER = NAMA_USER I D_I NFO RMASI = I D_I NFO RMASI

NAMA_USER = NAMA_USER I D_KATEG O RI = I D_KATEGO RI

KAT EGORI_INFORMASI ID_KAT EGORI int NAMA_KAT EGORI varchar(30)

INFORMASI_PUBLIK

ID_INFORMASI int

ID_KAT EGORI int

NAMA_INFORMASI varchar(30) ISI_INFORMASI text USER NAMA_USER varchar(20) PASSWORD varchar(30) NAMA VARCHAR(50)

LEVEL_AKSES INT EGER

EMAIL VARCHAR(20)

NO_TELP VARCHAR(25)

STAT US VARCHAR(15)

PERMOHONAN_INFORMASI ID_PERMOHONAN int NAMA_PEMOHON varchar(30) KTP_PEMOHON varchar(20) ORMAS varchar(30) ALAMAT varchar(20) PROVINSI varchar(40)

KOT AKABUPATEN varchar(50)

KECAMAT AN varchar(50)

KELURAHAN varchar(50)

T UJ UAN varchar(200)

CARA_MEMPEROLEH_INFORMASI varchar(20) CARA_MENDAPATKAN_SALINAN varchar(20) EMAIL varchar(20) NAMA_USER VARCHAR(20) INFORMASI_1 VARCHAR(100) INFORMASI_2 VARCHAR(100) INFORMASI_3 VARCHAR(100)

STAT US_INFORMASI VARCHAR(20)

T ANGGAL_PERMOHONAN DAT E

KET ERANGAN_STAT US VARCHAR(100)

LOG_INFORMASI ID_INFORMASI int

A. Tabel Kategori Informasi

Nama Tabel : KATEGORI_INFORMASI

Primary Key : ID_KATEGORI

Foreign Key : -

Fungsi : Untuk menyimpan data jenis kategori informasi.

Tabel 4.1 KATEGORI_INFORMASI

No Field Tipe Data Length Const

1. ID_KATEGORI Integer - PK

2. NAMA_KATEGORI Varchar 30 -

B. Tabel Informasi Publik

Nama Tabel : INFORMASI_PUBLIK

Primary Key : ID_INFORMASI

Foreign Key : ID_KATEGORI

Fungsi : Untuk menyimpan data informasi publik

Tabel 4.2 INFORMASI_PUBLIK

No Field Tipe Data Length Const

1. ID_INFORMASI Integer - PK

2. ID_KATEGORI Integer - FK

3. NAMA_INFORMASI Varchar 30 -

4. ISI_INFORMASI Text - -

C. Tabel Log Informasi

Nama Tabel : LOG_INFORMASI

Primary Key : ID_INFORMASI, NAMA_USER

Foreign Key : -

Tabel 4.3 LOG_INFORMASI

No Field Tipe Data Length Const

1. ID_INFORMASI Integer - PK

2. NAMA_USER Varchar 20 PK

D. Tabel User

Nama Tabel : USER

Primary Key : NAMA_USER

Foreign Key : -

Fungsi : Untuk menyimpan data user

Tabel 4.4 USER

No Field Tipe Data Length Const

1. NAMA_USER Varchar 20 PK

2. PASSWORD Varchar 30 -

3. NAMA Varchar 50 -

4. LEVEL_AKSES Integer - -

5. EMAIL Varchar 20 -

6. NO_TELP Varchar 25 -

7. STATUS Varchar 15 -

E. Tabel Permohonan Informasi

Nama Tabel : PERMOHONAN_INFORMASI

Primary Key : ID_PERMOHONAN

Foreign Key : NAMA_USER

Fungsi : Untuk menyimpan data permohonan informasi.

Tabel 4.5 PERMOHONAN_INFORMASI

No Field Tipe Data Length Const

1. ID_PERMOHONAN Integer - PK

2. NAMA_PEMOHON Varchar 30 -

3. KTP_PEMOHON Varchar 20 -

4. ORMAS Varchar 30 -

5. ALAMAT Varchar 20 -

No Field Tipe Data Length Const

7. KOTAKABUPATEN Varchar 50 -

8. KECAMATAN Varchar 50 -

9. KELURAHAN Varchar 50 -

10. INFORMASI_1 Varchar 100

11. INFORMASI_2 Varchar 100

12. INFORMASI_3 Varchar 100

13. TUJUAN Varchar 200 -

14. CARA_MEMPEROLEH_INFORMASI Varchar 20 -

15. CARA_MENDAPATKAN_SALINAN Varchar 20 -

16. EMAIL Varchar 20 -

17. TANGGAL Date - -

18. STATUS Varchar 20 -

19. KETERANGAN_STATUS Varchar 100 -

20. TANGGAL Date - -

4.3.4 Perancangan User Interface

Tampilan halaman antarmuka pengguna (user interface) sangat

dibutuhkan untuk menjembatani pengguna dengan aplikasi/sistem yang berjalan.

Dengan menggunakan tampilan yang mudah dipahami, akan sangat membantu

pengguna dalam memperoleh informasi yang dibutuhkan.

A. Rancangan Tampilan Utama Halaman Website PPID Kominfo Jatim

Tampilan utama beranda atau home dari website PPID Kominfo Jatim

dibentuk seringkas mungkin agar pengguna tidak bingung dalam menjalankan

aplikasi ini. Terdapat beberapa menu yang tersedia di dalamnya, yaitu Beranda,

Klasifikasi Informasi, Prosedur Permohonan Informasi, dan Regulasi.

PPID KOMINFO JATIM

Prosedur Permohonan Informasi Klasifikasi Informasi

Beranda

Informasi Yang Tersedia Setiap Saat Informasi Diumumkan Serta Merta Informasi Diumumkan Berkala

Informasi Dikecualikan

Regulasi

Formulir Permohonan Informasi Alur Permohonan Informasi

Gambar 4.15 Tampilan halaman utama website

B. Rancangan Tampilan Pengisian Form Permohonan Online Form Permohonan Informasi Online PPID KOMINFO JATIM

Prosedur Permohonan Informasi Klasifikasi Informasi Beranda Regulasi Data Diri Nama Lengkap No. KTP Ormas Alamat Provinsi Kota/Kabupaten Kecamatan Kelurahan No. Telp Email Data Informasi Yang Diminta

Informasi 1 Informasi 2 Informasi 3 Tujuan Informasi Cara Memperoleh Informasi Cara Mendapatkan Salinan

Saya telah mengisi formulir sesuai dengan data yang berlaku SUBMIT

Tampilan halaman pengisian formulir permohonan informasi secara

online berisikan kotak isian yang wajib atau tidak wajib diisi. Setiap pengisian

yang tidak sesuai dengan kebutuhan akan menghasilkan peringatan bahwa

pemohon harus mengisi dengan benar dan sesuai.

C. Rancangan Tampilan Halaman Login Untuk Petugas PPID

Tampilan login untuk petugas PPID berisikan field untuk pengisian nama

pengguna dan kata sandi (password) yang sesuai dalam database. Apabila

pengguna memasukkan nama dan password yang sesuai, website akan

menampilkan halaman untuk petugas PPID.

Halaman Admin dan Kontributor - PPID KOMINFO JATIM

Halaman Login

Nama User

Password

Login

D. Rancangan Tampilan Halaman Admin Petugas PPID

Tampilan halaman untuk kontributor dan petugas PPID berisikan

menu-menu yang berfungsi untuk mengedit isi dari informasi yang dimunculkan di

halaman untuk publik, seperti menu untuk mengedit isi dari Informasi Yang

Diumumkan Serta Merta. Ada penambahan menu dalam halaman admin petugas

PPID, yaitu menu Tiket Permohonan dan User. Pada menu Tiket Permohonan,

aplikasi akan memunculkan tabel yang berisikan daftar permohonan informasi

yang diisi secara online oleh publik yang diurutkan dari yang terbaru. Sedangkan

pada menu User, pengguna dapat melakukan logout untuk keluar dari aplikasi.

PPID KOMINFO JATIM

Edit Prosedur Edit Klasifikasi

Edit Beranda

Edit Informasi Yang Tersedia Setiap Saat Edit Informasi Diumumkan Serta Merta Edit Informasi Diumumkan Berkala

Edit Informasi Dikecualikan

Edit Regulasi

Edit Formulir Permohonan Informasi Edit Alur Permohonan Informasi

Tiket Permohonan User Daftar Permohonan Informasi

Gambar 4.18 Tampilan halaman admin petugas PPID

E. Rancangan Tampilan Halaman Editor Informasi Publik

Tampilan halaman editor informasi publik memiliki fasilitas untuk

mengubah dan menyimpan isi dari halaman website PPID. Petugas dapat

perubahannya. Contoh halaman editor untuk salah satu konten website dapat

dilihat pada gambar 4.19.

PPID KOMINFO JATIM

Edit Prosedur Edit Klasifikasi

Edit Beranda

Edit Informasi Yang Tersedia Setiap Saat Edit Informasi Diumumkan Serta Merta Edit Informasi Diumumkan Berkala

Edit Informasi Dikecualikan

Edit Regulasi Tiket Permohonan User

Edit Informasi Diumumkan Berkala

Simpan Lihat Halaman

Gambar 4.19 Tampilan halaman editor informasi publik

F. Rancangan Tampilan Halaman Tiket Permohonan Informasi Publik

Tampilan halaman tiket permohonan informasi publik berisikan daftar

permohonan hingga saat ini dalam bentuk tabel yang disortir dari yang terbaru.

Petugas dapat mengubah status permohonan langsung pada tabel dan aksi yang

tersedia. Contoh tampilan halaman tiket permohonan informasi publik dapat

PPID KOMINFO JATIM

Edit Prosedur Edit Klasifikasi

Edit Beranda Edit Regulasi Tiket Permohonan User Daftar Permohonan Informasi

Daftar Permohonan Informasi

No. Nama

Pemohon Ormas Alamat

Informasi Yang Diminta Tujuan

Tanggal

Permohonan Status

1 xxx xxx xxxx xxxx xx xx-xx-xx xxx

2 xxx xxx xxxx xxxx xx xx-xx-xx xxx

3 xxx xxx xxxx xxxx xx xx-xx-xx xxx

4 xxx xxx xxxx xxxx xx xx-xx-xx xxx

Halaman 1|

Gambar 4.20 Tampilan halaman tiket permohonan informasi publik

G. Rancangan Tampilan Halaman Dashboard

Tampilan halaman dashboard bagi petugas sekretaris PPID berisikan

grafik dari jumlah permohonan yang dibagi berdasarkan status yang ada. Contoh

tampilah halaman dashboard dapat dilihat pada gambar 4.21.

PPID KOMINFO JATIM

Dashboard User

Dashboard Permohonan Informasi

0 20 40 60

Baru Proses Dialihkan

57

5.1. Penjelasan Penggunaan Program

Untuk membantu pengguna dalam menjalankan website PPID Kominfo

Jatim, selanjutnya adalah penjelasan penggunaan program. Dalam penggunaan

program, akan dijelaskan maksud dan fungsi masing-masing tampilan dari website

PPID Kominfo Jatim.

5.1.1. Tampilan Utama Halaman Website PPID Kominfo Jatim

Untuk menampilkan halaman utama website PPID Kominfo Jatim,

pengguna harus memasukkan alamat website yang benar. Dalam hal ini alamat

website contoh yang dimaksud adalah http://ppid.ikhsanpratama.com. Apabila pengguna memasukkan alamat dengan benar, maka akan muncul tampilan utama

website. Pada tampilan utama halaman website PPID Kominfo Jatim, terdapat menu-menu yang dapat diakses. Di bagian bawah terdapat penjelasan mengenai

PPID Kominfor Jatim. Dan di sisi kanan terdapat konten yang terhubung ke

halaman pengisian formulir permohonan secara online dan pemeriksaan status

permohonan. Contoh tampilan utama website dapat dilihat pada gambar 5.1.

Apabila halaman website dibuka melalui perangkat mobile seperti smartphone,

Gambar 5.1 Tampilan halaman utama atau beranda

5.1.2. Tampilan Klasifikasi Informasi PPID Kominfo Jatim

Apabila pengguna ingin melihat informasi-informasi apa saja yang

ditampilkan dalam website, pengguna cukup mengarahkan cursor pada

menu-menu yang tersedia. Beberapa menu-menu terdapat sub-menu-menu yang dapat diakses.

Tampilan klasifikasi informasi PPID Kominfo Jatim berisikan informasi yang

ditampilkan berdasarkan Undang-Undang Keterbukaan Informasi Publik. Di

dalam masing-masing klasifikasi informasi terdapat tautan halaman yang dapat

diakses atau dokumen-dokumen yang dapat diunduh. Salah satu contoh tampilan

klasifikasi informasi dapat dilihat pada gambar 5.3.

Gambar 5.3 Tampilan klasifikasi informasi

Tampilan website pada perangkat smartphone juga mengalami perubahan

dari segi bentuk tetapi dengan fungsi yang tetap sama. Untuk mengetahui

tampilan klasifikasi informasi pada perangkat smartphone dapat dilihat pada

Gambar 5.4 Tampilan klasifikasi informasi pada perangkat smartphone

5.1.3. Tampilan Formulir Permohonan Informasi Secara Online

Pengguna yang ingin memohon informasi yang diinginkan, dapat

mengakses formulir permohonan online. Pada halaman pengisian formulir

terdapat kotak isian yang dapat diisi. Untuk beberapa kotak isian yang diberi tanda

bintang (*), pengguna mewajibkan mengisi dan mengisi dengan format yang

benar. Seperti nama yang harus diisi dan email yang wajib diisi dengan format

Telp/HP, Email, Informasi Yang Diinginkan (1), Cara Memperoleh Informasi, dan

Cara Mendapatkan Salinan Informasi. Dapat dilihat bahwa kotak isian yang harus

tersisi ditandai dengan warna bingkai merah. Apabila pengisian sudah benar,

warna akan berubah menjadi biru. Setelah pengguna mengisi kotak isian dengan

benar, pengguna harus memastikan pemberian tanda cek pada “Saya telah mengisi formulir ini sesuai dengan data yang berlaku” untuk mengaktifkan tombol “Kirim”. Hal ini bertujuan untuk meyakinkan pengguna mengenai data yang diisi dan mencegah terkirim dengan tidak sengaja. Apabila berhasil, akan muncul

pemberitahuan untuk menyimpan dokumen permohonan dengan format PDF.

Apabila masih terdapat kotak isian yang kurang atau salah, maka akan kembali ke

tampilan formulir online dengan peringatan kotak isian mana yang masih terdapat

kesalahan. Tampilan pengisian formulir permohonan informasi secara online

dapat dilihat pada gambar 5.5.

Halaman formulir permohonan informasi secara online apabila dibuka

pada perangkat smartphone juga akan mengalami perubahan posisi. Tampilan

pada smartphone dapat dilihat pada gambar 5.6.

Gambar 5.6 Tampilan pengisian formulir permohonan informasi pada perangkat

smartphone

Pengguna yang berhasil mengisi dengan benar, aplikasi akan

menampilkan dokumen dengan format PDF yang berisikan data-data yang telah

diisi sebelumnya dan nomor pendaftaran permohonan untuk dicocokkan saat

dokumen bukti pendaftaran akan secara otomatis diunduh oleh aplikasi. Pengguna

diwajibkan untuk menyimpan atau mengunduh dokumen ini segera setelah

aplikasi memunculkannya. Bentuk dokumen pendaftaran permohonan dapat

dilihat pada gambar 5.7.

Gambar 5.7 Tampilan formulir permohonan informasi yang diterima pengguna

dalam bentuk PDF

5.1.4. Tampilan Halaman Login Admin dan Petugas PPID

Pengguna dengan peran sebagai petugas PPID dan sekretaris PPID dapat

mengakses backoffice dari website. Fungsi dari halaman admin dan kontributor

adalah untuk membantu memasukkan informasi yang dipublikasikan dan

mengelola permohonan informasi secara komputerisasi. Pengguna cukup

memasukkan Nama dan Password dan menekan tombol Login untuk mengakses

halaman ini. Apabila pengguna salah memasukkan Nama dan Password atau

Tampilan halaman login bagi admin dan kontributor dapat dilihat pada gambar

5.8.

Gambar 5.8 Tampilan halaman login

5.1.5. Tampilan Halaman Editor Informasi

Apabila pengguna melakukan login sebagai petugas, maka aplikasi akan

memunculkan tampilan awal untuk halaman petugas. Contoh halaman utama

dapat dilihat pada gambar 5.9. Pada halaman utama kontributor muncul beberapa

menu yang dapat diakses dan informasi mengenai log update informasi. Log

update informasi berfungsi untuk mengetahui pengguna siapa yang terakhir kali mengubah isi dari informasi yang ditampilkan. Tampilan log update informasi

Gambar 5.9 Tampilan halaman utama kontributor

Untuk memulai memasukkan atau meng-update informasi yang

diiinginkan, pengguna tinggal memilih menu berdasarkan kategori informasi yang

ingin diubah. Contoh pada gambar 5.10 adalah halaman editor untuk informasi

dengan kategori informasi diumumkan berkala. Pada saat pertama kali mengakses

halaman editor, pengguna akan diberikan tampilan berupa informasi mengenai

siapa dan kapan yang terakhir kali mengubah isi dari informasi tersebut. Untuk

memberikan isi informasi, pengguna tinggal mengetikkan isi informasi pada kotak

editor dan diberikan tools yang membantu dalam pengisian informasi.

Apabila selesai dalam melakukan pengisian informasi, pengguna harus

menyimpan hasil tersebut melalui tombol “Simpan Informasi”. Tombol tersebut

berfungsi untuk menyimpan hasil pengisian ke dalam database yang akan muncul

dalam halaman PPID. Apabila pengguna ingin melihat hasil, pengguna dapat

penyimpanan hasil pengisian, aplikasi akan memunculkan informasi bahwa isi

informasi telah berhasil disimpan.

Gambar 5.10 Tampilan edit informasi

5.1.6. Tampilan Tiket Permohonan Informasi

Tiket permohonan informasi adalah menu untuk melihat daftar

permohonan yang telah dikirim melalui formulir permohonan secara online. Pada

halaman tiket permohonan informasi, pengguna diberikan tampilan berupa kotak

isian pencarian dan tabel daftar permohonan informasi. Isi tabel permohonan

informasi diurutkan berdasarkan dari permohonan yang terbaru. Apabila

pengguna ingin mencari permohonan seseorang, pengguna cukup memasukkan ID

Permohonan yang terdapat pada bukti pendaftaran permohonan. Atau

memasukkan nama pemohon yang dimaksud disertai dengan menekan tombol

status dari permohonan yang diminta dan menekan tombol “Ubah Status”. Pilihan dari status yang tersedia adalah “Baru”, “Diterima”, ‘Proses”, “Dialihkan”, dan ‘Ditolak”. Pengguna hanya bisa mengubah status untuk satu permohonan. Apabila

pengguna ingin menampilkan semua daftar, pengguna cukup menekan tombol

“Tampilkan Semua”. Tampilan halaman tiket permohonan informasi informasi dapat dilihat pada gambar 5.11.

Gambar 5.11 Tampilan tiket permohonan informasi

5.1.7. Tampilan Dashboard

Dashboard berguna untuk menggambarkan dalam bentuk grafik laporan mengenai layanan permohonan informasi. Tampilan ini hanya muncul pada menu

apabila pengguna melakukan login dengan tingkat sekretaris PPID. Pengguna

dapat memilih tahun untuk menampilkan grafik yang sesuai. Apabila pengguna

ingin mencetak keseluruhan halaman dashboard, pengguna cukup menekan

pengguna ingin mencetak atau mengambil salah satu grafik, pengguna cukup

menekan gambar panah yang mengarah ke bawah yang terdapat pada ujung kanan

atas di setiap kotak grafik dan menyimpan dalam format yang diinginkan.

Tampilan halaman dashboard untuk petugas sekretaris PPID dapat dilihat pada

gambar 5.12.

Gambar 5.12 Tampilan halaman dashboard

5.1.8. Tampilan Pemeriksaan Status Permohonan

Pemeriksaan status permohonan berguna bagi publik atau masyarakat

mengetahui status atas permohonan yang telah diajukan. Pengguna cukup mengisi

nomor pendaftaran dan nama pemohon yang sesuai kemudian menekan tombol

“Cek”. Apabila data ditemukan, pengguna akan diberikan tampilan berupa tabel

permohonan. Apabila data tidak ditemukan atau tidak cocok antara nomor

pendaftaran dengan nama pemohon, maka akan muncul peringatan bahwa data

tidak ditemukan. Untuk lebih jelas dapat dilihat pada gambar 5.13, 5.14, dan 5.15.

Gambar 5.13 Tampilan Pengisian Cek Status Permohonan

status dari permohonan yang diminta dan menekan tombol “Ubah Status”. Pilihan dari status yang tersedia adalah “Baru”, “Diterima”, ‘Proses”, “Dialihkan”, dan ‘Ditolak”. Pengguna hanya bisa mengubah status untuk satu permohonan. Apabila pengguna ingin menampilkan semua daftar, pengguna cukup menekan tombol “Tampilkan Semua”. Tampilan halaman tiket permohonan informasi informasi dapat dilihat pada gambar 5.11.

Gambar 5.11 Tampilan tiket permohonan informasi 5.1.7. Tampilan Dashboard

Dashboard berguna untuk menggambarkan dalam bentuk grafik laporan mengenai layanan permohonan informasi. Tampilan ini hanya muncul pada menu apabila pengguna melakukan login dengan tingkat sekretaris PPID. Pengguna dapat memilih tahun untuk menampilkan grafik yang sesuai. Apabila pengguna ingin mencetak keseluruhan halaman dashboard, pengguna cukup menekan tombol “Cetak” maka keseluruhan halaman dapat dicetak. Namun apabila

68

pengguna ingin mencetak atau mengambil salah satu grafik, pengguna cukup menekan gambar panah yang mengarah ke bawah yang terdapat pada ujung kanan atas di setiap kotak grafik dan menyimpan dalam format yang diinginkan. Tampilan halaman dashboard untuk petugas sekretaris PPID dapat dilihat pada gambar 5.12.

Gambar 5.12 Tampilan halaman dashboard 5.1.8. Tampilan Pemeriksaan Status Permohonan

Pemeriksaan status permohonan berguna bagi publik atau masyarakat mengetahui status atas permohonan yang telah diajukan. Pengguna cukup mengisi nomor pendaftaran dan nama pemohon yang sesuai kemudian menekan tombol “Cek”. Apabila data ditemukan, pengguna akan diberikan tampilan berupa tabel yang berisikan data permohonan dan status serta keterangan dari status

permohonan. Apabila data tidak ditemukan atau tidak cocok antara nomor pendaftaran dengan nama pemohon, maka akan muncul peringatan bahwa data tidak ditemukan. Untuk lebih jelas dapat dilihat pada gambar 5.13, 5.14, dan 5.15.

Gambar 5.13 Tampilan Pengisian Cek Status Permohonan

70

72

Jogiyanto. 2001. Analisis Dan Disain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: ANDI.

Kadir, Abdul. 2008. Dasar Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP Edisi Revisi. Yogyakarta: ANDI.

Kosmo. 2012. Adaptive and Responsive Web Design. Tersedia: http://www.stoepy.com/adaptive-dan-responsive-web-design. Diakses: 19 Maret 2015.

Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 55 Tahun 2011 Tentang Pedoman Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi di Lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur. 2011. Surabaya: Diperbanyak oleh Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Jawa Timur.

Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 35 Tahun 2010 Tentang Pedoman Pengelolaan Pelayanan Informasi dan Dokumentasi Di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintahan Daerah. 2010. Surabaya: Diperbanyak oleh Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Jawa Timur. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 61 Tahun 2010 Tentang

Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi Publik. 2010. Surabaya: Diperbanyak oleh Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Jawa Timur.

73

Sardi, Irawan. 2004. Manajemen, Desain, dan Pengembangan Situs Web Dengan Macromedia Dreamweaver Dan Adobe Photoshop 7.0. Jakarta: Elex Media Komputindo.

Standar Operasional Prosedur Pelayanan Informasi Publik. 2012. Surabaya: Diperbanyak oleh Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Jawa Timur. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2008 Tentang Keterbukaan

Informasi Publik. 2008. Surabaya: Diperbanyak oleh Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Jawa Timur.

World Wide Web Consortium. HTML, CSS, JavaScript, and PHP. Tersedia: http://www.w3.org/standards. Diakses: 19 Maret 2015.