Secara sistematis unsur pada struktur organisasi Perpustakaan perpustakaan Universitas HKBP Nommensen adalah sebagai berikut :
1. Kepala Perpustakaan
Bertugas memimpin perustakan mengatur dan membagi tugas para karyawan perpustakaan yang berjumlah sekitar 14 orang petugas perpustakaan termasuk pimpinan
perpustakaan. Kepala perpustakaan yang bertanggungjawab langsung kepada Wakil Rektor I. Tugas kepala perpustakaan yaitu:
• Menetapkan kebikjakan pokok perpustakaan, yaitu meliputi penyusunan
rencana kerja dan program kerja perpustakaan •
Merencanakan pembinaan koleksi •
Menyusun anggaran belanja dan melaksanakanya •
Membuat rencana pengembangan perpustakaan.
2. Administrasi Kepustakaan
• Pencatatan keanggotaan
• Pencatatan anggaran perpustakaan
• Surat menyurat
3. Kepala Sub Bagian Layanan Pengguna
• Melayani proses peminjaman bukubahan pustaka
• menyusun stasistik pengunjung
• Menyusun koleksi di rak
3.2 Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen
3.2.1 Ketenagaan Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen
Ketenagaan adalah tenaga kerja, yaitu manusia yang berperan dinamis dalam melaksanakan seluruh kegiatan kerja. Perpustakaan perguruan tinggi dapat berfungsi
esuai dengan perannya apabila kondisi tenaga kerja dapat menunjang fungsi dan tujuan yang diperankan oleh perpustakaan perguruan tinggi tersebut.
Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen dikelola oleh 1 satu orang kepala perpustakaan dan 13 tiga belas orang pegawai, dengan kriteria sebagai beriut:
Universitas Sumatera Utara
Tabel – 1: Tabel Pegawai Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen
No Nama Pegawai
Latar Belakang Pendidikan
Jabatan
1 Tiarma Pitauli Siagian
S1 Ilmu Perpustakaan Kepala Pimpinan Perpustakaan
2 Sondang Sinaga
D3 Ilmu Perpustakaan Kepala Bagian Database
3 Dorti
SMA •
Anggota Bagian Database 4
Friska Simangunsong D2 Ilmu Perpustakan
Kepala Bagian Pelayanan 5
Mora Sianturi S1 Ilmu Hukum
Sub Bagian Pengolahan 6
Hurhayati SMA
• Anggota Bagian Pengolahan
7 Riwati Simamora
SMA Sub Bagian Pelayanan Referensi
8 Normaida
SMA •
Anggota Pelayanan Referensi 9
Agustina SMA
• Anggota Pelayanan Referensi
10 Ramsia Siagian SMA
Sub Bagian Pelayanan Pengguna 11 Esra
SMA •
Anggota Pelayanan Pengguna 12 Indra
SMA •
Anggota Pelayanan Pengguna 13 Tiorida
SMA Sub. Bagian Pelestarian B. Pustaka
14 Rusli SMA
• Anggota Pelestarian B. Pustaka
3.2.2 Koleksi Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen
Koleksi sebagai salah satu unsur pokok dalam perpustakaan harus dapat menunjang terlaksananya Tri Dharma Perguruan Tinggi yang diemban Universitas
HKBP Nommensen Medan. Dengan demikian maka koleksi perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan sebagai perpustakaan perguruan tinggi haruslah memadai
dalam jumlah dan subjek agar mampu mendukung kurikulum yang dilaksanakan oleh Universitas HKBP Nommensen Medan.
Universitas Sumatera Utara
Perpustakaan harus menyesuaikan koleksinya dengan kebutuhan pengguna, agar dapat menunjang program pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
Jumlah koleksi yang ditentukan oleh berbagai faktor, seperti jumlah program studi, jumlah mata kuliah, jumlah pengguna serta dana yang tersedia.
Dilihat dari pengguna perpustakaan yang bervariasi, maka kebutuhan informasi juga berbeda, sehingga informasi yang diperlukan juga berbeda. Umunnya sumber
informasi itu dapat dibagi menjadi dua jenis yaitu bahan buku dan bahan bukan buku berupa audio visual dan sebagainya.
Adapun koleksi yang terdapat di perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan yaitu :
• Buku Teks
• Diktat
• Jurnal
• SkripsiTesis
• Majalah
• Buku Referensi
• Laporan Penelitian
• CD-Room
Jumlah koleksi perpustakaan Universitas HKBP Nommensen yang berdiri sejak tahun 1958 hingga saat ini mei 2009 sebanyak 5231 judul dan 8353 eksemplar. Jumlah
pengguna perpustakaan ada sekitar 7300 orang , jika dibandingkan jumlah koleksi dengan jumlah pengguna maka jumlah perbandingannya adalah 1:1. Koleksi perpustakaan masih
belum memadai bahkan masih sangat jauh untuk memenuhi target kebutuhan pengguna. Dalam buku pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi 2004:37
dinyatakan bahwa ”sebuah perpustakaan perguruan tinggi yang baik haruslah memiliki koleksi perbandingan 1:15 artinya 1 orang mahasisiwa berhak mendapatkan 15 buku.
Dari pernyataan di atas maka dapt disimpulkan bahwa koleksi perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan belum memadai, dengan kata lain pengembangan
Universitas Sumatera Utara
koleksi perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan tidak berjalan atau berkembang sebagai mana mestinya dan belum bisa menunjang kegiatan Tri Dharma
Perguruan Tinggi.
3.2.3 Jam Layanan Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan
perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan menetapkan jadwal waktu pelayanan yang ditentukan dan telah disepakati bersama antara pihak universitas
perpustakaan.
Tabel-2 : Jam Layanan Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan
Hari Waktu
Senin – Jumat 08.00 – 18.45 Wib
Sabtu 08.00 – 15.45 Wib
Minggu Hari Besar Nasional Tutup
3.3 Kegiatan Pengembangan Koleksi Perpustakaan Universitas HKBP