TINJAUAN PUSTAKA Peranan humas dalam menunjang visi dan misi pada kantor informasi dan komunikasi kabupaten Karanganyar ANGGIA AYU
dakwah tersebut, dikenal tiga tipe tentang apa yang disukai dan tidak disukai, yaitu:
1.
Those who know you and like you
mengenal dan menyukai Anda. 2.
Those who know you and dont like you
mengenal dan tidak menyukai Anda. 3.
Those who neither you nor care you
tidak dikenal maka tidak disukai. Oleh karena itu dikatakan pula bahwa
Public Relations
merupakan fungsi manajemen yang menilai sikap publik, mengidentifikasikan kebijaksanaan dan
tata cara seseorang atau organisasi demi kepentingan publik, serta merencanakan dan melakukan suatu program kegiatan untuk meraih pengertian, pemahaman, dan
dukungan dari publiknya Scott M. Cutlip dan Allen H. Center Efektif Public Relations, 1982.
Public Relations
adalah suatu proses yang kontinyu dari usaha manajemen untuk memperoleh
goodwill
dan pengertian dari publik pada umumnya, termasuk
stake holder internal
. Ke dalam, mengadakan perbaikan dan pembenahan melalui
corporate culture building
membangun budaya lembaga berbentuk disiplin, motivasi, peningkatan pelayanan dan produktivitas kerja yang diharapkan untuk
terciptanya
sense of belonging
terhadap lembaga. Sedangkan ke luar, berupaya menciptakan kepercayaan dan citra lembaga
corporate image
yang sekaligus memayungi dan mempertahankan citra produknya
product image
. Oxley 1987:12-13 mengemukakan
public relations
dari fungsi manajemen yang dilakukan bertujuan untuk memberi layanan kepada publik
memiliki tugas-tugas yaitu :
a. Memberi saran kepada manajemen tentang semua perkembangan internal
dan eksternal yang mungkin mempengaruhi hubungan organisasi dengan publik-publiknya
b. Meneliti dan menafsirkan untuk kepentingan organisasi, sikap publik-
publik utama pada saat ini atau antisipasi sikap publik-publik pokok terhadap organisasi
c. Bekerja sebagai penghubung
liaison
antara manajemen dan publik- publiknya, dan
d. Memberi laporan berkala kepada manajemen tentang semua kegiatan yang
mempengaruhi hubungan publik dan organisasi. Sebagai fungsi manajemen,
public relations
memampukan organisasi untuk mencapai hubungan yang efektif dengan berbagai khalayaknya melalui pengertian
sikap, nilai, dan opini khalayak Wells, et.al. 1995:619. Oleh karena itu, pada dasarnya semua organisasi yang memiliki manajemen akan mempraktekkan
public relations
tersebut.
Public relations
sebagai fungsi manajemen dijalankan oleh perusahaan, pemerintah, asosiasi profesi dan niaga, organisasi nirlaba,
lembaga swadaya masyarakat, industri pariwisata, dunia pendidikan, politisi, klub olahraga, dan berbagai organisasi lainnya.
G. Fungsi dan Tugas Hubungan Masyarakat HUMAS
Dari definisi
public relations
sebagai fungsi manajemen dapat dilihat bahwa
public relations
mempunyai peranan maupun fungsi yang penting dalam membangun pemahaman publik terhadap organisasi sehingga dapat terbangun
hubungan yang baik antara organisasi dengan publiknya dan menjaga citra organisasi.
Onong Uchjana Efendy 2002:34 mengemukakan fungsi Hubungan Masyarakat atau
Public Relations
adalah sebagai berikut : 1.
Menunjang kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan organisasi. 2.
Membina hubungan harmonis antara organisasi dengan publik, baik publik intern maupun esktern.
3. Menciptakan komunikasi dua arah yang timbal balik dengan menyebarkan
informasi dari organisasi kepada publik dan menyalurkan opini publik kepada organisasi.
4. Melayani publik dan menasehati pimpinan organisasi demi kepentingan
umum. Dari fungsi
public relations
diatas terdapat 2 kajian publik dalam
public relations
yaitu: 1.
Publik intern Merupakan publik yang menjadi bagian dari unit usahabadanorganisasi
itu sendiri. Di dalam publik industri atau perusahaan, publik intern adalah buruh atau karyawan, pemegang saham. Sedangkan di instansi
pemerintahan adalah pegawai karyawan di dalam instansi tersebut, serta para pejabat pengambil keputusan.
2. Publik ekstern
Adalah “orang luar” atau publik umum masyarakat dimana industri atau usaha itu berada, yang harus diberikan peneranganan atau informasi demi
tumbuhnya
goodwill
dari mereka. F. Rachmadi,1992:69 Terdapat 4 syarat utama yang harus dikuasai oleh petugas
public relations
PRO guna menjalankan fungsi tersebut: 1.
Kemampuan mengamati dan menganalisis persoalan. 2.
Kemampuan menarik perhatian 3.
Kemampuan mempengaruhi pendapat 4.
Kemampuan menjalin hubungan dan saling percaya DeFleur dan Dennis 1988:306 mengelompokkan tugas – tugas
public relations
secara umum adalah sebagai berikut: a.
Penulisan Membuat siaran pers yang ditujukan kepada media umum dan menulis
draft untuk media khusus, brosur, poster dan bahan lainnya. b.
Penyuntingan Merevisi dan memeriksa naskah pidato, majalah perusahaan, newsletter,
dan bulletin elektronik c.
Penempatan dan Relasi Media Menjadi klien media cetak dan elektronik; menyelenggarakan
book tour
untuk para penulis, berbicara kepada para host untuk wawancara d.
Special events Mengorganisasikan
event-event
khusus, misalnya donasi,
grand opening
e. Pidato
Menulis dan menyampaikan pidato kepada pihak-pihak lain f.
Produksi Membantu dalam produksi untuk publikasi
g. Penelitian
Melakukan penelitian baik kepada publik intern maupun publik ekstern untuk mengevaluasi program maupun mengetahui perkembangan
perusahaan. h.
Pemrograman dan Konseling Menyusun rencana untuk klien atau bagian
public relations
, memberi saran cara menangani peristiwa tertentu atau membatasi atau mengimbangi
publisitas negatif i.
Pelatihan dan Manajemen Memberikan pelatihan pada karyawan, memberi saran cara untuk
membentuk iklim yang tepat pada sebuah organisasi cara menangani penyelidikan, mengkoordinasikan orang dengan berbagai keahlian dan
latar belakang sehingga membuat program bisa dijalankan. Dalam literatur lain menyebutkan tugas-tugas
Public Relations
yaitu: 1.
Internal Public Relations
2.
External Public Relations
3. Publisitas
4. Periklanan
5. Demontrasi
6. Propoganda
7. Pameran
8.
Sales Promotion
9. Konferensi Pers
10.
House Organ
majalah perusahaan 11.
Open House
atau
Grand Opening
H. Ruang Lingkup Humas Dalam Lembaga Pemerintahan
Dalam iklim demokrasi dan transparansi menghadapi era globalisasi, peranan Humas Pemerintah dan Daerah ke depan sangat strategis untuk
mengkomunikasikan atau menginformasikan berbagai kebijakan, program dan kegiatan pemerintah daerah kepada masyarakat, terutama yang berkaitan dengan
otonomi daerah dalam mewujudkan
good governance
. Citra dan dukungan terhadap pemerintah, baik di pusat maupun daerah sangat banyak tergantung pada
kemampuan humas untuk menjalankan fungsinya mengangkat
image
positif lembaga pemerintah di mata masyarakat. Dengan
performance
humas yang baik dan profesional akan mampu mencerminkan sosok lembaga pemerintah yang
memiliki akuntabilitas, kredibilitas dan aksesibilitas sebagai perwujudan
good governance
sehingga humas dapat berperan sebagai jembatan yang baik antara pemerintah dan pemerintah daerah dengan masyarakat yang pada gilirannya akan
saling mendukung dalam menghadapi permasalahan pembangunan. Hal itu untuk mengingatkan betapa pentingnya peranan humas dalam era otonomi daerah ini.
Dalam iklim demokrasi peranan informasi merupakan suatu hal yang sangat
mendasar bagi manusia sebagai individual, maupun kelompok masyarakat, yang diperoleh melalui media cetak, media elektronik dan media informasi lainnya.
Oleh karena itu, pemerintah berkewajiban memberikan pelayanan informasi yang benar dan akurat kepada masyarakat. Informasi pada zaman modern ini
merupakan kebutuhan dasar masyarakat, dan oleh karena itu belakangan ini kecenderungan masyarakat menuntut kebebasan untuk memperoleh informasi
semakin meningkat. Dikatakan dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara yang demokratis, kemerdekaan menyatakan pikiran dan pendapat sesuai
hati nurani dan hak memperoleh informasi merupakan hak asasi manusia yang sangat hakiki yang diperlukan untuk menegakkan keadilan dan kebenaran,
memajukan kesejahteraan umum dan mencerdaskan kehidupan bangsa. Kebutuhan masyarakat untuk memperoleh informasi secara lengkap dan
menyeluruh merupakan indikasi yang mengarah kepada terbentuknya masyarakat informasi yang lebih maju dan modern. Itulah sebabnya banyak negara maju telah
menempatkan unit pusat informasi pada posisi yang penting dan strategis. Karena dengan manajemen informasi yang efektif dan profesional akan mampu
meningkatkan sistem informasi yang berkualitas, sehingga pesan-pesan pemerintah dapat dengan cepat tersosialisasi dengan respon masyarakat yang
cepat pula. Oleh karena itu menghadapi era globalisasi yang tidak dapat dihindari, dan tuntutan demokrasi di berbagai kehidupan kenegaraan pemerintah dan daerah
perlu menjadikan bidang kehumasan sebagai bagian manajemen yang sangat penting dan strategis.
Hak-hak Publik Departemen dalam negeri sebagai unsur birokrasi pemerintah memandang eksistensi humas dalam era sekarang ini merupakan yang
sangat penting peranannya mensukseskan pembangunan bangsa ke depan. Salah satu indikator keberhasilan penyelenggaraan tata pemerintahan adalah dapat
terinformasikan tersosialisasikan berbagai kebijakan
policy
dan produk-produk regulasi pemerintahan dengan profesional dan baik. Dengan demikian
pelaksanaan kehumasan di lingkungan pemerintahan merupakan salah satu bentuk pelayanan kepada masyarakat luas, yang harus dilakukan secara optimal. Hal itu
akan membawa dampak terhadap legitimasi pemerintah sebagai penyelenggara pelayanan publik. Menjadi semakin tinggi, sejalan dengan semakin responsifnya
dukungan masyarakat terhadap kebijakan dan program pembangunan sesuai dengan aspirasi dan kebutuhan masyarakat. Oleh karena informasi merupakan hak
setiap individu, maka pemerintah akan menjadi semakin terbuka guna memenuhi dan menjamin hak-hak publik terhadap informasi tesebut.
Beberapa hak publik tersebut antara lain: 1 Hak untuk memantau perilaku pejabat publik dalam menjalankan peran publiknya
right to observe
. 2 Hak untuk memperoleh informasi
right information
. 3 Hak untuk berpartisipasi dalam proses pembentukan kebijakan publik
right to participate
. 4 Hak untuk mendapatkan perlindungan sebagai saksi, dan pelopor dalam
mengungkapkan fakta dan kebenaran
whiste blower protection
. 5 Hak untuk berekspresi
freedom of Expression
. 6 Hak untuk mengajukan keberatan terhadap penolakan atau dijaminnya kelima hak tersebut
right to appeal
. Untuk mewujudkan dan menjamin hak-hak publik tersebut, maka perlu adanya jaminan
akses informasi publik agar dapat menjawab tantangan ke depan dalam pengelolaan informasi publik tersebut. Oleh karena itu era reformasi dan
globalisasi dibutuhkan kecepatan informasi yang akurat secara profesional, serta masyarakat yang menjadi sangat heterogen dan sarat dengan berbagai
kepentingan, maka tugas kehumasan dalam pelayanan informasi pemerintahan kedepan relatif cukup berat. Perlu ditangani SDM yang profesional. Sedang SDM
yang menangani kehumasan selama ini dirasakan masih kurang profesional. Karena dari kondisi obyektif saat ini kehumasan di lingkungan pemerintahan
masih dianggap sebelah mata dan prasarana yang terbatas. Eksistensi humas sebagai pelembagaan kegiatan komunikasi dalam
organisasi justru untuk menunjang upaya manajemen dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sedangkan untuk mencapai suatu tujuan dalam teori manajemen
disebutkan harus melalui tahap-tahap yang salah satu diantaranya adalah perencanaan. Perencanaan adalah menetapkan tujuan dan tindakan-tindakan untuk
mencapai tujuan. Dalam menyusun sebuah rencana diperlukan kemampuan meramalkan dan memvisualisasikannya. Pentingnya kemampuan meramalkan,
karena dengan imajinasi dapat diperkirakan hambatan-hambatan yang mungkin akan dijumpai. Dengan demikian dalam pelaksanaannya kelak dapat diambil
tindakan dengan segera, apabila ternyata membentuk rintangan. Sedangkan pentingnya kemampuan memvisualisasikan suatu rencana, karena memungkinkan
siapa saja dapat melihat dan menghayati dengan cepat apa yang harus dilakukan untuk melaksanakan rencana yang disusun itu guna mencapai tujuan yang
ditetapkan. Dengan demikian sebuah perencanaan bagi humas sangat penting
karena perencanaan pula humas akan dapat menentukan aktivitas menetapkan tujuan dan tindakan-tindakan.
I. Kegiatan Humas
Seorang pakar marketing PR. Smith mengemukakan pendapatnya tentang arti informasi dalam bidang militer dan marketing, bahwa informasi dapat
menciptakan power. Dalam kaitan ini dikutip pula pendapat Jefkins tentang posisi praktisi atau humas dalam suatu organisasi yang merupakan mata, telinga dan
suara dari perusahaan. Hal ini senada dengan yang diungkapkan oleh Ivy Lee. Dalam pelaksanaan pekerjaannya seorang praktisi humas akan
menggunakan konsep-konsep manajemen untuk mempermudah pelaksanaan tugas-tugasnya. Bahwa proses humas yang terdiri atas tahapan
fact finding, planning, communicating, evaluation
sepenuhnya mengacu pada pendekatan manajerial.
Dalam proses tersebut kita jumpai teknik-teknik dan koordinasi tertentu yang dipergunakan oleh kelompok orang-orang yang disebut manajer di dalam
mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan itu sendiri. Proses ini pun mencakup fungsi-fungsi dasar
dengan pendekatan analistik seperti perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, pengawasan dalam melaksanakan manajemen
POAC, Planning, Organizing, Actuating, Controlling
. Dengan melihat proses peranan manajemen dan hubungan masyarakat
humas dalam suatu organisasi, dapatlah dikatakan bahwa manajemen itu adalah
upaya menyusun sasaran dan kerja sama melalui orang lain. Di samping itu, untuk dapat mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien dan agar pekerjaan
terlaksana dengan baik. Fungsi dan tanggung jawab humas hendaknya mengupayakan terjadinya hubungan yang lancar dan efektif antara semua bagian
dalam perusahaan di satu sisi dan antara perusahaan itu dengan publik internal dan publik eksternal.
Staf humas harus menerapkan ketiga prinsip dasar fungsi hubungan masyarakat dan mampu secara objektif menanggapi pendapat dan sikap publik.
Dengan demikian ia dapat memberi masukan pada pimpinan untuk menciptakan lingkungan usaha yang saling menguntungkan dan berkelanjutan serta mampu
bersaing. Menurut Oxley, 1987:12-13 tugas humas meliputi :
a. Memberi saran kepada manajemen tentang semua perkembangan internal dan
eksternal yang mungkin mempengaruhi hubungan organisasi dengan publik- publiknya.
b. Meneliti dan menafsirkan untuk kepentingan organisasi, sikap publik-publik
utama pada saat ini atau antisipasi sikap publik-publik utama terhadap organisasi.
c. Bekerja sebagai penghubung
liaison
antara manajemen dan publik- publiknya.
d. Memberi laporan berkala kepada manajemen tentang semua kegiatan yang
mempengaruhi hubungan publik dan organisasi.
Dalam pelaksanaan tugasnya sehari-hari, tiap staf humas harus mempelajari setiap langkah dan sasaran perusahaan. Memantau keadaannya
sejauh mana langkah dan sasaran itu akan mempengaruhi lingkungan. Apakah pendapat umum terhadap langkah dan sasaran itu. Hasil pemantauan hari ini
dibandingkan lagi dengan hasil pemantauan esoknya dan begitu seterusnya secara berkesinambungan.
Tanggung jawab khusus manajer hubungan masyarakat ialah mengelola stafnya agar setiap langkah selalu berlangsung efektif. Melaksanakan koordinasi
pekerjaan agar jangan sampai ada pekerjaan yang tumpang-tindih, mengawasi pekerjaan staf agar jangan menyimpang jauh dari perencanaan dengan metode
kerja yang benar, alat kerja yang sesuai, dan informasi kerja yang tepat. Setiap anggota staf humas juga harus berkemampuan sebagai juru analisis terhadap
perkembangan persepsi di masyarakat. Bagian humas adalah bagian yang mewakili perusahaan terhadap publik
dan mewakili publik pada perusahaan. Bagian humas harus pula dapat menyajikan hasil evaluasi akurat tentang:
1. Lingkungan
2. Sikap dan pendapat publik
3. Efektivitas manajemen humas
Humas sebagai bidang ilmu pengetahuan interdisipliner dapat memberikan jawaban, sejauh praktisinya mampu mengembangkan ilmu ini dalam kaitannya
dengan ilmu-ilmu sosial lainnya, untuk ini disajikan kembali berbagai definisi kehumasan, termasuk definisi yang disebut dengan
Statement Mexico
. Definisi ini
mempertegas kedudukan humas dalam jajaran ilmu-ilmu sosial lainnya, terutama yang berkaitan dengan ilmu komunikasi. Definisi ini kembali menggarisbawahi
bahwa tugas humas harus dilandasi dengan riset, konsultasi dengan pimpinan organisasi, program berencana dan tanggung jawab sosialnya. Juga disimpulkan
adanya empat unsur pokok mengenai falsafah yang dikandung oleh humas. Peranan humas untuk menanamkan
sense of belonging
pada publiknya dalam upaya untuk memenangkan tujuan organisasi, yang tentunya berlandaskan
keterampilan humas agar dapat menyentuh persepsi publik sasaran. Hal ini harus dipahami bahwa dengan cara sistematis dan terencana akan dapat diraih dan
dimenangkan sasaran pokok kegiatan humas untuk memenangkan dan meraih opini publik yang menguntungkan bagi organisasi. Semua ini bertitik tolak pada
posisi humas sebagai unsur pendukung kegiatan organisasi. Penguasaan informasi merupakan syarat mutlak bagi praktisi dalam
mengemban tugasnya di dalam suatu organisasi, baik dalam hubungannya dengan pihak pimpinan, maupun dengan khalayak dalam, dan terlebih lagi dengan
khalayak luar, informasi merupakan masukan yang harus dikuasai atau dimiliki. Dalam hal ini kita mengacu pada proses pengalihan PR yang dirumuskan
oleh Frank Jefkins, yang dengan jelas mengemukakan perlunya dijernihkan dulu berbagai masalah yang sedang dihadapi agar pelaksanaan kehumasan dapat
berjalan dengan baik. Semua ini tidak terlepas dari upaya untuk mengubah perilaku khalayak
melalui dua jenjang, yaitu
transforming role
dan
socializing role
. Yang pertama
dimaksudkan untuk mengubah perilaku publik, sementara yang kedua adalah hasil yang dapat diperoleh.
Kenyataan yang dapat dilihat di masyarakat adalah bahwa kegiatan humas pun ternyata mempunyai ruang lingkup yang berbeda. Humas yang berkecimpung
dalam pemerintahan mempunyai tugas yang berbeda dengan humas organisasi swasta yang
profit oriented
. Peranan yang dimainkan oleh para praktisi humas pemerintah yang tergabung di dalam organisasi Bakohumas, dan peranan yang
dilakukan praktisi tidak sama dengan rekan-rekannya pada humas swasta. Sekalipun dasar pengetahuan kehumasan itu sama, tetapi jelas para anggota
Bakohumas harus mengikuti jalur yang ditetapkan oleh pemerintah. Hal ini berbeda dengan praktisi swasta, seperti yang tergabung di dalam Perhumas, yang
bebas melakukan tugasnya untuk mencapai sasaran. Dari uraian ini jelas bagi kita bahwa kerja humas tidak dapat ditangani
sambil lalu, tetapi harus profesional sebagai suatu bidang ilmu. Kita kutip uraian Prof. Dr. Astrid Susanto mengenai bidang-bidang spesialisasi dalam kehumasan,
yang dibagi dalam beberapa kelompok. Dari uraian ini jelas dapat kita simak masalah yang dihadapi praktisi terlalu banyak dan beragam, serta menuntut harus
ada ketentuan.
J. Media Humas
Media merupakan jalur terpenting dalam kegiatan humas. Meskipun kata itu seringkali hanya dipakai mengacu kepada penyiaran komunikasi metode
modern melalui televisi dan radio, bagi kebanyakan humas, kata ini mengacu kepada seluruh wilayah kerjanya baik surat kabar maupun majalah atau selebaran.
Di negara-negara industri yang sudah bebas buta huruf, media berita berupa koran, radio dan televisi merupakan wahana utama penyebaran informasi
bagi humas. Banyak majalah dan surat kabar yang demikian populer sehingga mencapai cakupan nasional. Namun, di negara-negara yang memiliki banyak
kelompok etnik dan bahasa daerah, daya jangkau dari masing-masing media berita relatif terbatas, apalagi belum semua penduduknya bebas buta huruf. Di negara-
negara seperti itu tugas para praktisi humas tentu saja menjadi lebih sulit dan menuntut taktik tersendiri.
Di lapangan, ada banyak media yang dapat dipilih dan digunakan oleh humas untuk menyebarluaskan sekaligus mengaktualisasikan informasi yang
didapatnya baik secara internal maupun eksternal. Media yang dapat digunakan oleh humas untuk memberitakan tentang
informasi yang didapatnya kepada kalangan internal suatu perusahaan atau organisasi antara lain :
1. Dengan menerbitkan majalah organisasi
Majalah organisasi
house magazine
atau
company publication
merupakan sarana yang penting dalam kegiatan humas dalam rangka memelihara dan membina hubungan yang harmonis antara pimpinan organisasi dengan publik
intern maupun dengan publik ekstern. 2.
Komunikasi internal
Suatu bentuk dari sarana humas dalam menyuguhkan informasi kepada berbagai pihak internal dalam suatu oragnisasi atau perusahaan. Beberapa hal
yang dapat dilakukan, yaitu dengan melakukan pendekatan secara internal dengan pihak-pihak yang terkait, baik langsung maupun tidak langsung, entah itu
manager atau sesama staf humas. Bentuk komunikasi yang dapat digunakan bisa melalui media komunikasi lisan ataupun tulisan.
Selain membina hubungan dengan pihak-pihak internal, bagian humas pun diharapkan dapat menjalin hubungan dengan pihak luar. Media yang dapat
digunakan, yaitu : a
Media massa elektronik, semisal televisi dan radio Melalui sarana ini, jenis informasi yang akan disebarluaskan kepada
masyarakat luas dapat optimal dilakukan. Hal ini dikarenakan adanya media iklan baik berupa gambar maupun suara visual dan audio akan memperjelas
pemahaman khalayak ramai tentang informasi yang nantinya akan mereka terima. b
Surat kabar koran, majalah dan sejenisnya Dengan mengirimkan
press realese
tentang kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan atau organisasi yang bersangkutan atau dengan mengirimkan artikel
sehingga dapat diketahui oleh masyarakat luas. c
Internet Kecanggihan teknologi akhir-akhir ini menuntut SDM yang berkualitas
juga oleh para humas. Informasi yang disebarkan melalui sarana ini pastinya dapat menjangkau daerah yang lebih luas dengan jumlah masyarakat yang lebih banyak
pula.