Pengawasan Internal Aktiva Tetap Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

TUGAS AKHIR

PENGAWASAN INTERNAL AKTIVA TETAP PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

OLEH : KHAIRANI PANE

092102077

PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

MEDAN

PERSETUJUAN ADMINISTRASI AKADEMIK

NAMA : KHAIRANI PANE

NIM : 092102077

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI

JUDUL : PENGAWASAN INTERNAL AKTIVA TETAP

PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Tanggal ……… Dosen Pembimbing Tugas Akhir

(Drs. Idhar Yahya, MBA,Ak ) NIP. 19580424 199103 1 002

Tanggal ... Ketua Prodi Diploma III Akuntansi

(Drs. Rustam, M.Si, Ak ) NIP. 131 127 370

Tanggal ... Dekan Fakultas Ekonomi USU

( Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec. ) NIP. 19550810 198303 1 004

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

MEDAN

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA : KHAIRANI PANE

NIM : 092102077

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI

JUDUL TUGAS AKHIR : PENGAWASAN INTERNAL AKTIVA TETAP PADA FAKULTAS

EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Medan, April 2012

(KHAIRANI PANE) 092102077

KATA PENGANTAR

Assalamualaikum Wr. Wb

Puji syukur kehadirat Allah SWT, dimana atas rahmat, karunia dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir yang berjudul “Pengawasan Internal Aktiva Tetap Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara” ini dengan baik, sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan pada Program Diploma III Fakultas Ekonomi Sumatera Utara.

Dalam penulisan tugas akhir ini penulis menyadari bahwa masih banyak terdapat kekurangan baik ditinjau dari segi materi maupun dari tata bahasa. Meskipun demikian, besar harapan penulis semoga penyusunan tugas akhir ini dapat bermanfaat bagi penulis lain sebagai bahan perbandingan, lembaga pendidikan, dan pihak-pihak lain yang membutuhkan.

Penulis banyak mendapatkan bantuan baik moril maupun materil dari berbagai pihak dalam penulisan tugas akhir ini. Pada kesempatan ini dengan tulus dan ikhlas penulis menyampaikan penghargaan dan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Drs. Rustam, Msi, Ak, selaku Ketua Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Bapak Drs. Idhar Yahya, MBA,Ak selaku Dosen Pembimbing yang telah banyak meluangkan waktu untuk memberikan petunjuk, saran, dan bimbingan kepada penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.

4. Penghargaan dan terima kasih yang teristimewa untuk kedua orang tua penulis Ayahanda Hasan Pane dan Ibunda Deliana Tambunan atas doa, kasih sayang, dukungan moril dan materil serta kesabaran mereka dalam membimbing penulis yang tidak akan mungin terbalas.

5. Bapak / Ibu Dosen pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang telah memberikan perkuliahan sehingga penulis dapat menyelesaikan studi perkuliahan.

6. Adik penulis Afrida Liyanti Pane yang selalu menjadi penyemangat bagi penulis.

7. Raih Satria, serta para sahabat penulis Kiki, Ezwin, Isma, Dini, Mita, Haris, Daniel, Shandi, kak Edi, kak Saol, kak Ade dan teman-teman lain yang banyak memberikan nasihat, semangat, dukungan serta bantuan ketika penulis menghadapi kesulitan .

8. Ema, Devi, Isvan, Arief, Vivi, Aulia, teman-teman D3 Akuntansi lainnya, serta teman satu kelompok magang (Lambas, Ade, Melan, Tina) yang selalu membantu dan mendukung penulis dari awal hingga tugas akhir ini selesai.

Semoga Allah SWT yang dapat membalas semua kebaikan yang penulis dapatkan baik pada waktu mengalami kesulitan maupun rintangan berupa amal dan pahala di akhirat kelak. Penulis menyadari bahwa dalam penyajian tugas akhir ini masih banyak terdapat kekurangan, untuk itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun dari pembaca demi perbaikan-perbaikan dimasa yang akan datang.

Medan, Maret 2012

KHAIRANI PANE 092102077

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI. ... iv

DAFTAR TABEL………... .... vi

DAFTAR GAMBAR……… ... vii

BAB I: PENDAHULUAN A. Latar Belakang ... 1

B. Permasalahan ... 4

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 5

D. Rencana Penulisan ... 6

1. Jadwal survei / observasi ………... . 6

2. Rencana Isi ……… ... 6

BAB II: PROFIL PERUSAHAAN / INSTANSI A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU.. ... 8

B. Jenis Kegiatan. ... 11

C. Struktur Organisasi ... 11

D. Uraian Tugas (Job Description)……… .. 12

E. Kinerja Usaha Terkini... .... 17

BAB III: PEMBAHASAN

A. Pengertian Aktiva Tetap………. . 19

B. Jenis-jenis Aktiva Tetap... 21

C. Perolehan Aktiva Tetap... ... 25

D. Metode Penyusutan Aktiva Tetap ... 33

E. Penarikan Aktiva Tetap. ... 39

F. Pengawasan Internal Aktiva Tetap ... 42

BAB IV: PENUTUP A. Kesimpulan ... 51

B. Saran ... 52

DAFTAR TABEL

No. Tabel Keterangan hal.

DAFTAR GAMBAR

No. Gambar Keterangan hal. 1. 1.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU 13 2. 1.2 Prosedur Pengadaan Inventaris………... 36

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Secara umum, tujuan utama sebuah perusahaan adalah untuk memperoleh laba (profit). Selanjutnya laba tersebut digunakan untuk menjamin kesinambungan usaha (continue), untuk meningkatkan pertumbuhan usaha (growth), serta untuk mempertahankan kelangsungan usaha (survival). Perusahaan yang memenuhi hal di atas dapat digolongkan sebagai perusahaan yang makmur. Kemakmuran perusahaan dapat tercapai apabila kinerja perusahaan meningkat dan perusahaan menujukkan perubahan ke arah yang lebih baik.

Salah satu penunjang yang penting dalam menjalankan kegiatan operasional perusahaan adalah aktiva tetap yang dimiliki perusahaan. Contohnya, perusahaan tidak akan dapat menjalankan kegiatan usahanya apabila tidak memiliki gedung dan kendaraan. Aktiva tetap (plant assets) adalah sumber daya yang memiliki tiga karakteristik: memiliki bentuk fisik (bentuk dan ukuran yang jelas), digunakan dalam kegiatan operasional, dan tidak untuk dijual ke konsumen. Aset ini biasa dinamakan dengan property, pabrik, dan peralatan (property, plant, and equipment); atau aktiva tetap (plant assets). Aktiva dalam kelompok ini diharapkan dapat memberikan manfaat lebih dari satu tahun bagi perusahaan. Kecuali tanah, aktiva tetap memiliki nilai yang semakin menurun seiring dengan masa manfaatnya.

Aktiva tetap dapat diperoleh dengan berbagai cara salah satunya adalah dengan cara membeli aktiva tetap baik secara tunai ataupun kredit. Aktiva tetap mempunyai harga perolehan yang meliputi harga pembelian ditambah dengan pengeluaran lain-lain sehubungan dengan perolehan aktiva tetap tersebut ampai dengan aktiva tetap tersebut siap digunakan. Dalam masa penggunaan aktiva tetap, dilakukan pencatatan penyusutan untuk mengalokasikan harga pokok aktiva tetap secara sistematis dan rasional. Selain itu aktiva tetap juga memerlukan biaya pemeliharaan dan biaya untuk memperbaiki aktiva tetap yang mengalami kerusakan. Pengeluaran- pengeluaran seperti itu harus diperhatikan untuk dibebankan sebagai biaya dalam pencatatan akuntansi berkaitan dengan penilaian aktiva tersebut.

Dalam laporan keuangan perusahaan, aktiva tetap memiliki jumlah dana yang relatif besar, oleh karena itu perlu dibuat suatu penilaian khusus dari sudut akuntansi. Untuk menginvestasikan dana dalam bentuk aktiva tetap, perusahaan harus terlebih dahulu memiliki pertimbangan dan perencanaan yang baik, karena pengembalian dana yang telah diinvestasikan tersebut membutuhkan jangka waktu yang agak lama.

Seluruh aktiva tetap milik perusahaan memerlukan biaya perawatan dan pemeliharan agar dapat digunakan dengan sebaik-baiknya sesuai dengan rencana. Pengeluaran- pengeluaran guna pemeliharaan dan perawatan aktiva tetap tersebut dapat menambah masa manfaat aktiva tetap, meningkatkan kapasitas, dan meningkatkan mutu produksinya. Aktiva tetap sangat berpengaruh tehadap berbagai kegiatan operasional perusahaan demi tercapainya efisiensi dan

efektivitas kegiatan operasional yang mendukung pencapaian tujuan perusahaan. Oleh karena itu, diperlukan pengendalian dan pengawasan internal yang begitu besar terhadap aktiva tetap.

Pengendalian dan pengawasan tersebut dilakukan untuk melindungi aktiva dari pencurian, penggelapan, penyalahgunaan, atau penempatan aktiva pada lokasi yang tidak tepat. Dalam hal ini, pengawasan terhadap aktiva tetap merupakan hal yang sangat penting untuk diperhatikan oleh perusahaan, sebab jika terdapat kesalahan pengelolaan aktiva karena kurangnya perhatian dari perusahaan akan membawa pengaruh pada kegiatan ekonomi dan juga merugikan perusahaan.

Sebaliknya, apabila pengawasan terhadap aktiva dilaksanakan dengan baik akan memberikan keuntungan yang besar bagi perusahaan. Kebenaran aktiva tetap harus dipertanggung jawabkan, dipergunakan secara wajar, diasuransikan secukupnya dan ditangani dengan cara lain sebagaimana yang telah ditetapkan oleh manajemen dan diawasi oleh pengawas perusahaan.

Pengawasan intern aktiva tetap dilakukan agar perlakuan terhadap aktiva tetap sesuai dengan kebijaksanaan akuntansi yang lazim sehingga diharapkan kesalahan – kesalahan pencatatan yang sehubungan dengan aktiva tetap dapat dihindari serta agar tidak terjadi kesalahan perhitungan yang bersifat material dan akan mempengaruhi perhitungan nilai buku aktiva tetap yang akan dicantumkan di neraca.

Demikian juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, sebagai sebuah institusi pendidikan juga memiliki aktiva tetap relative besar, tentunya memerlukan pengawasan yang baik agar aktiva tetapnya terkelola dan terpelihara

dengan baik. Aktiva tetap memiliki peranan penting sebagai penunjang kegiatannya untuk memberikan pelayanan dalam bidang pendidikan dengan baik.

Melihat begitu besarnya pengaruh pengawasan aktiva tetap terhadap perusahaan seperti yang telah dikemukakan diatas, maka penulis berkeinginan untuk membahasnya lebih lanjut dalam bentuk penulisan Tugas Akhir dengan judul : “Pengawasan Internal Aktiva Tetap Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.

B. Permasalahan

Pengawasan internal atas aktiva tetap berbeda di setiap perusahaan, baik perusahaan besar atau kecil sekalipun, baik perusahaan dagang ataupun jasa, karena masing-masing perusahaan mempunyai cara pencatatan yang berbeda sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Dalam hal ini yang ingin diketahui adalah apakah pengawasan dalam perusahaan tersebut telah dilakukan dengan “benar” atau tidak. Oleh karena itu penulis berkeinginan untuk membahas pengawasan yang berkaitan dengan aktiva tetap di Fakultas Ekonomi USU, yaitu : “Apakah Pengawasan Internal Aktiva Tetap pada Fakultas Ekonomi USU sudah diterapkan dengan baik?”

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan Penelitian

Tujuan merupakan hasil akhir yang ingin dicapai. Adapun tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui apakah pengawasan internal aktiva tetap pada Fakultas Ekonomi USU sudah diterapkan dengan baik.

2. Manfaat Penelitian

Manfaat yang dapat diperoleh dari penelitian ini adalah: a. Bagi Fakultas Ekonomi USU

Sebagai bahan masukan dan pertimbangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menentukan kebijakan dalam pengawasan intern terhadap aktiva tetap pada masa yang akan datang dari beberapa literature yang diuraikan beserta saran-saran yang diberikan oleh penulis.

b. Bagi Penulis

Sebagai bahan masukan kepada penulis agar dapat mengetahui secara langsung mengenai pengawasan intern terhadap aktiva tetap di FE USU dan dapat menambah ilmu pengetahuan peneliti, serta dapat mengaplikasikan teori-teori yang didapat dari perkuliahan dengan sebenarnya.

c. Bagi Pembaca

Sebagai bahan masukan dan pertimbangan yang nantinya dapat bermanfaat sebagai referensi bagi rekan- rekan mahasiswa dalam

membuat tugas akhir ditahun-tahun mendatang yang berkaitan dengan pengawasan intern terhadap aktiva tetap.

D. Rencana Penulisan

Sistematika penelitian terdiri dari jadwal penelitian dan laporan penelitian 1. Jadwal survey / observasi

Berikut ini adalah jadwal penelitian yang dilakukan peneliti dalam penyusunan Tugas akhir.

Tabel 1.1 Jadwal Penulisan

Kegiatan

Maret 2012

April 2012 I II III IV I II III 1. Pengajuan Judul

2. Pengajuan dosen pembimbing

3. Pengumpulan Data

4. Pengolahan dan Analisis Data 5. Penyusunan Tugas Akhir 6. Bimbingan dan

Penyempurnaan Tugas Akhir 7. Penyelesaian Tugas Akhir

2. Rencana Isi

Laporan penelitian terdiri dari 4 bab yaitu bab pendahuluan, bab profil perusahaan, yaitu profil Fakultas Ekonomi USU, bab pembahasan dan bab penutup.

BAB I : PENDAHULUAN

Dalam bab ini penulis akan menguraikan latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, serta sistematika penelitian yang terdiri dari jadwal penelitian dan laporan penelitian.

BAB II : PROFIL FAKULTAS EKONOMI USU

Bab ini menguraikan tentang sejarah ringkas Fakultas Ekonomi USU, yaitu mengenai struktur organisasi, job description, kinerja usaha terkini dan rencana kegiatan perusahaan.

BAB III : PEMBAHASAN

Bab ini berisikan teori yang menjelaskan tentang pengertian aktiva tetap dan jenis – jenisnya, cara perolehan aktiva tetap, dan metode penyusutannya, penggantian aktiva tetap, serta pengawasan intern aktiva tetap.

BAB IV : PENUTUP

Bab ini berisi kesimpulan berdasarkan uraian serta saran guna meningkatkan pengawasan intern terhadap aktiva tetap pada Fakultas Ekonomi USU.

BAB II

FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di luar kota Medan atau di luar Provinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu DR. Teuku Iskandar.

Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, Namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu teknik operasional pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada dibawah Presiden Universitas Sumatera Utara ( Istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).

Berhubungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (Sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiah Kuala, maka Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara didirikan di Medan dan memperoleh status Negeri dengan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No. 64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan kedalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surut terhitung mulai 01 Oktober 1961.

Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I. No. 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan Tinggi No. 131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul dengan Surat Keputusan No.23/DIKTI/Kep/1987, No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No. 26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata -1 Program Pendidikan D-III.

Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3(tiga) Departemen,yaitu: a. Departemen Ekonomi Pembangunan

b. Departemen Manajemen c. Departemen Akuntansi

Sedangkan Program Diploma III terdiri dari : a. Jurusan Kesekretariatan

b. Jurusan Keuangan c. Jurusan Akuntansi

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.

1.

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

2.

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar. b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan

peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahisawa selaku pelanggan

( customer ) dan stakeholders lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi professional dan lembaga lain yang bertaraf nasional dan internasional.

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :

a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional maupun internasional. b. Mengabdi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian

dan pengabdian pada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan/perubahan.

B. Jenis Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit ( tidak berorientasi pada perolehan laba ), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu : penyelenggaraan pendidikan, pengabdian penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.

C. Struktur Organisasi

Struktur organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan / keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi. Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan

dapat diterapkan, sehingga efesiensi dan efektifitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertical, melalui saluran tunggal. Struktur organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :

STRUKTUR ORGANISASI FAKULTAS EKONOMI USU

Gambar 1.1

Sumber Data : Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara REKTOR DAN PEMBANTU REKTOR DEKAN DAN PEMBANTU DEKAN DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS KETUA PROGRAM STUDI INTER DEPARTEMEN KETUA PROGRAM STUDI INTRA DEPARTEME N KETUA LAB/STUDIO/ BENGKEL KEPALA SUB BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS KEPALA SUB BAGIAN TATA USAHA DEPARTEMEN KEPALA BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS KETUA DAN SEKRETARIS DEPARTEMEN UNIT PENUNJANG FAKULTAS

1. PIMPINAN UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Rektor : Prof. Dr. dr. Syahril Pasaribu, DTM & H. M.Sc(CTM). SP.A(K)

Pembantu Rektor I : Prof. Ir. Zulkifli Nasution, M.Sc, Ph.D Pembantu Rektor II : Prof. Dr. Armansyah Ginting, M.Eng

Pembantu Rektor III : Prof. Drs. Eddy Marlianto, B.Sc, M.Sc, Ph.D Pembantu Rektor IV : Prof. Dr. Ningrum Natasya Sirait, SH, MLI Pembantu Rektor V : Ir. Yusuf Husni

2. PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI USU Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, Mec Pudek I : Fahmi N. Nasution SE, MAcc, Ak Pudek II : Drs. Arifin Lubis, MM

Pudek III : Drs. Ami Dilham, MSi

3. DEWAN PERTIMBANGAN FE USU

Ketua : Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec, Ac Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec ANGGOTA :

Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MAFIS, MBA, Ak Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, MSi

Prof. Dr Azhar Maksum, SE, MEc.Ac Prof. Dr. Ramli, MS

Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak Drs. Ami Dilham, Msi

Drs. Raja Bongsu Hutagalung, SE, M.Si

4. DEPARTEMEN FE USU a. Ekonomi Pembangunan

Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, MEc Sekretaris : Dr. Syahrir Hakim Nasution, M.Si

b. Manajemen

Ketua : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME Sekretaris : Dra. Marhayanie, M.Si

c. Akuntansi

Pl. Ketua : Dr. Syafrudiin Ginting Sugihen, SE, Ak, MAFIS, CPA Sekretaris : Drs. Hotmal Jafar, MM, Ak

5. PROGRAM STUDI SARJANA (S-1) FE USU Ekonomi Pembangunan

Ketua : Dr. Irsyad Lubis, SE, M.SocSc, Phd Sekretaris : Paidi Hidayat, SE, M, Si

Manajemen

Ketua : Dra. Endang Sulistiani Rini, M.Si

Akuntansi

Ketua : Drs. Firman Syarif, M. Si, Ak Sekretaris : Mutia Ismail, SE, MM, Ak

PROGRAM DIPLOMA III FE USU Keuangan

Ketua : Drs. Raja Bongsu Hutagalung, MSi Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, Msi

Akuntansi

Ketua : Drs. Rustam, MSi, Ak

Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, Msi, Ak

Kesekretariatan

D. Job Description

Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU terdiri dari :

1. Bagian Tata Usaha

a. Menyusun dan menelaah peraturan perundang-undangan dibidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

b. Menghimpun dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan.

e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan fakultas.

f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian/ pelayanan kepada masyarakat.

g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas.

h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan dilingkungan fakultas.

i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi. j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan

dengan kegiatan fakultas.

k. Menyusun laporan kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Fakultas.

2. Sub Bagian Akademik

a. Menyusun Rencana Kerja dan anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data dibidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/ pelayanan kepada masyarakat.

c. Melakukan administrasi akademik

d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.

e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum.

f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah dilingkungan fakultas.

g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/ pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.

h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyususnan laporan Bagian.

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan.

c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan dilingkungan fakultas d. Melakukan urusan penerimaan tamu Pimpinan, rapat dinas dan

pertemuan ilmiah dilingkungan fakultas. e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.

f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan.

g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.

h. Mengoperasionalkan sistem inoformasi keuangan.

i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan. j. Menyusun laporan Kerja Sub Bagian dan mempersiapkan

penyusunan laporan Bagian 4. Sub Bagian Kepegawaian

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Menyusun konsep juklak/ juknis dibidang kepegawaian. c. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. d. Melaksanakan uruan mutasi pegawai.

e. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.

f. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan/ pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar Tetap/ Tidak Tetap/Emiritus, ijin dan cuti. g. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai.

h. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. i. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.

j. Menyususun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni. Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data dibidang kemahasiswaan dan alumni.

c. Melakukan adminstrasi kemahasiswaan

d. Melakukan urusan pemberian izin/ rekomendasi kegiatan kemahasiswaan.

e. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas.

f. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan mahasiswa.

g. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan

h. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni. i. Melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan

alumni.

j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

6. Sub Bagian Perlengkapan

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT.

b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan

c. Mengoperasionalkan system informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.

d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan perlengkapan.

e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan.

f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.

g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa & masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia ( SDM ) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan ( misalnya : Natal, Paskah, Idul Fitri, Isr’a Mi’raj, dll ) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.

F. Rencana Kegiatan

Rencana kerja Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain adalah sebagai berikut :

1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ ganjil. 2. Perkuliahan semester genap / ganjil.

3. Ujian mid semester / ujian semester genap / ganjil. 4. Wisuda mahasiswa

BAB III

PEMBAHASAN

A. Pengertian Aktiva Tetap

Aktiva tetap adalah aktiva yang tidak lancar yang diperoleh untuk digunakan dalam operasi perusahaan yang memiliki masa manfaat lebih dari satu periode akuntansi serta tidak untuk diperjualbelikan dalam operasi normal perusahaan. Adapun defenisi aktiva tetap menurut Suharli ( 2006;259 ) aktiva tetap disebut juga plant asset atau fixed assets dan mendefinisikannya sebagai berikut:

“Harta berwujud (tangible asset) yang memiliki masa manfaaat ekonomis lebih dari satu tahun bernilai material, dan digunakan untuk kegiatan operasi normal perusahaan adalah aktiva yang diperoleh untuk digunakan dalam kegiatan perusahaan untuk waktu yang lebih dari satu tahun, tidak dimaksudkan untuk dijual kembali dalam kegiatan normal perusahaan, dan merupakan pengeluaran yang nilainya besar atau material”.

Menurut Soemarso S.R (2005) “aktiva tetap adalah aktiva berwujud

(tangible fixed assets) yang masa manfaatnya lebih dari satu tahun,

digunakan dalam kegiatan perusahaan, dimiliki tidak untuk dijual kembali dalam kegiatan normal perusahaan, serta nilainya cukup besar”.

Aktiva tetap merupakan aktiva jangka panjang atau aktiva yang relative permanen. Mereka merupakan aktiva berwujud (Tangible Assets) karena ada secara fisik, aktiva tersebut dimiliki dan digunakan oleh perusahaan serta tidak dimaksudkan untuk dijual sebagai bagian dari operasi normal.

Dari defenisi terdapat beberapa karakteristik aktiva tetap, yaitu:

1. Jangka waktu pemakainnya lebih dari satu tahun/periode. Dari karakteristik ini dikenal istilah penyusutan.

2. Merupakan aktiva berwujud karena dapat dilihat secara fisik.

3. Dimiliki oleh perusahaan untuk tujuan administrative dan bukan untuk dijual. 4. Aktiva tetap bisa memiliki bagian yang sangat besar bila dibandingkan

dengan unsur aktiva

B. Jenis – jenis Aktiva Tetap

Jenis aktiva tetap di setiap perusahaan berbeda-beda, hal ini disebabkan karena perbedaan jenis kegiatan operasional yang dilakukan perusahaan. Secara umum, penggolongan aktiva tetap didasarkan pada beberapa sudut pandang, yaitu;

1. Dari sudut pandang substansinya, terdiri dari :

a. Aktiva Berwujud (Tangible Asset). Contoh : Lahan, Gedung, Mesin, dan lain-lain.

b. Aktiva Tak Berwujud (Intangible Asset). Contoh : Hak cipta (Copy Right), Hak Merek (Trade Mark), Paten, dan lain-lain.

2. Dari sudut pandang Penyusutan, terdiri dari :

a. Aktiva Tetap yang disusutkan (Depreciated Plant Asset). Contoh : Gedung, Mesin, Kenderaan, dan lain-lain.

b. Aktiva Tetap yang tidak disusutkan (Undepreciated Plant Asset). Contoh : Tanah.

3. Dari sudut pandang Umur, terdiri dari :

a. Aktiva tetap berwujud yang umur atau masa kegunaannya tidak terbatas. Misal ; tanah, bangunan pabrik, gudang dan kantor.

b. Aktiva tetap berwujud yang umur atau masa kegunaannya terbatas dan dapat diganti dengan aktiva sejenis apabila masa kegunaannya telah berakhir. Misal; Bangunan, mesin, perlengkapan kantor, kendaraan dan alat transport.

c. Aktiva berwujud yang umur atau masa kegunaannya terbatas, dan tidak dapat diganti dengan aktiva sejenis apabila masa kegunaannya sudah habis, seperti tambang hutan atau biasa disebut Aktiva Sumber Alam.

Sedangkan jenis-jenis aktiva tetap, terdiri dari :

a. Lahan, yaitu bidang tanah terhampar baik yang merupakan tempat bangunan maupun yang masih kosong. Dalam akuntansi, apabila ada lahan yang didirikan bangunan di atasnya maka harus dipisahkan pencatatanya dari lahan tersebut. Khusus untuk bangunan yang dianggap sebagai bagian dari lahan atau yang dapat meningkatkan nilai gunanya seperti jalan, maka pencatatanya dapat digabungkan dalam nilai lahan.

b. Gedung, adalah bangunan yang berdiri di atas lahan baik di atas tanah ataupun di atas air. Tidak seperti tanah yang tidak pernah

disusutkan, maka gedung mengalami penyusutan dari tahun ke tahun sehingga nilainya akan berkurang tiap periodenya.

c. Mesin, yaitu alat mekanis yang dikuasai perusahaan alam kegiatannya baik untuk dagang ataupun jasa. Pencatatanya dilakukan dengan menambahkan nilai dari peralatan-peralatan yang menjadi bagian dari mesin itu.

d. Kenderaan, merupakan sarana angkutan yang dimiliki perusahaan untuk mendukung kegiatan operasionalnya. Misalnya Truk, Mobil dinas, kenderaan roda dua, serta jenis kenderaan lain yang dapat digunakan sebagai sarana transportasi.

e. Inventaris, perlengkapan yang melengkapi isi kantor misalnya. Termasuk perlengkapan pabrik, kantor, ataupun alat-alat besar yang digunakan dalam perusahaan. Contoh : Inventaris kantor, inventaris pabrik, inventaris Laboratorium, serta inventaris gudang. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menggolongkan aktiva tetap ke dalam 4 golongan yaitu :

Tabel 1.2

Penggolongan Aktiva Tetap oleh Fakultas Ekonomi USU

Machineries, terdiri dari: Tools and equiptment, terdiri dari: Furniture and

fixture, terdiri

dari:

Installation,

terdiri dari :

1.Overhead projector

2.LCD projector / infocus,

3.Focusing

screen / Layar LCD Projector 4.Sepeda motor 5.Mesin ketik 6.Mesin fotocopy 7.Mesin penghisap debu 8.Camera digital 9.Generator 1.Alat pemotong kertas 2.Lemari es, 3.AC ( Window , Split ), 4.Kipas angin, 5.Televisi, 6.Dispenser, 7.Printer, 8.Pesawat telepon. 9.Tabung pemadam api 10.Microphone 1.Filling kabinet besi 2.Brankas 3.Papan visual / papan nama 4,White board 5.Meja kerja besi / metal 6.Meja kerja kayu

7.Kursi besi / metal 8.Kursi kayu 9.Meja komputer 10.Meja ketik 11.Meja telepon 12.Karpet 13.PC unit 14.CPU 15.Keyboard 16.Lemari penyimpanan 17.Lemari besi / metal 18.Lemari kayu 19.Rak kayu 20.Cermin besar 21.Jam elektronik 22.Laptop 23.Scanner 1.Elektrik, 2.Kabel elektronik, 3.Kabel Komputer

C. Perolehan Aktiva Tetap

Ada beberapa cara untuk memperoleh aktiva tetap dalam perusahaan, diantaranya adalah : 1. Dengan pembelian tunai, 2. Dengan pembelian angsuran, 3. Dengan pertukaran aktiva lain, 4. Dengan membuat sendiri, 5. Sewa guna usaha, 6. Pertukaran dengan sekuritas dan 7. Dari pemberian atau hadiah.

Cara memperoleh aktiva tetap ini akan mempengaruhi akuntansi dari pada harta tetap, khususnya mengenai masalah biaya perolehannya sampai dengan aktiva tetap ditetapkan dan siap dipergunakan. Berikut akan diuaraikan tiap cara dari perolehan aktiva tetap ini.

1. Pembelian tunai

Aktiva tetap yang diperoleh dengan cara pembelian tunai akan memerlukan uang kas. Pengeluaran yang menjadi biaya perolehan adalah harga aktiva itu sendiri ditambah dengan biaya yang menyangkut padanya. Seperti : pajak penjualan, biaya pengangkutan, asuransi dalam perjalanan, pemasangan dan lain-lain biaya, sehingga aktiva ini siap dipergunakan.

Biaya yang dibebankan pada pembelian tanah selain daripada harga dasar tanah termasuk pula biaya seperti : komisi bagi perantara, pengukuran tanah, pematangan tanah, penelitian, sertifikat tanah dan biaya lain-lain yang tersangkut dengan pembeliannya.

Biaya yang dimaksudkan dalam pembelian aktiva tetap lainnya, seperti bangunan, kenderaan, dan lain-lain akan sama dengan aktiva yang disebutkan di atas yaitu biaya-biaya yang memungkinkan aktiva siap untuk dipergunakan.

Jika aktiva yang dibeli merupakan barang bekas, selalu dibebankan pula biaya onderdil yang baru yang diperlukan, biaya perbaikan, jika perlu biaya pengecatan dan biaya lain-lain, sehingga aktiva ini akan menambah umur manfaatnya dan siap untuk dipergunakan.

2. Pembelian angsuran

Apabila Aktiva diperoleh dengan pembelian angsuran untuk beberapa jangka waktu, maka perhitungan biaya perolehannya bergantung pada kontrak jual belinya. Pada pembelian demikian selalu dikenakan bunga, dan bunga dibebankan pada biaya bunga, tidak termasuk dalam biaya perolehan aktiva. Dengan kata lain perolehan aktiva ini sama dengan cara pembelian tunai.

3. Pertukaran aktiva lain

Suatu aktiva yang diperoleh dengan tukar-tambah, harga aktiva yang baru (pengertian baru disini, tidak senantiasa barang yang belum pernah dipakai) dinilai dengan harga pasarnya. Perbedaan harga antara aktiva yang baru dan nilai buku aktiva yang baru akan merupakan keuntungan atau kerugian dalam pertukaran kedua aktiva ini. Apabila aktiva yang baru ini dibeli dengan tunai, maka biaya perolehan dari aktiva ini ialah jumlah uang tunai yang dikeluarkan, sedangkan selisih harga aktiva baru dan nilai buku aktiva lama akam merupakan keuntungan ataupun kerugian.

4. Membuat sendiri

Adakalanya aktiva dalam perusahaan diperoleh dengan cara membuat sendiri. Ini selalu dilakukan karena biaya perolehannya akan lebih rendah atau kwalitas yang lebih baik daripada membeli. Dalam membuat sendiri aktiva-aktiva yang dibutuhkan oleh perusahaan akan menimbulkan bermacam-macam biaya untuk mendapatkan biaya perolehan aktiva hingga siap dipergunakan.

Ada beberapa alasan yang mendorong perusahaan untuk membangun atau membuat sendiri aktiva tetap yang diperlukan untuk menjalankan operasinya :

a. Memanfaatkan fasilitas yang menganggur b. Menghemat biaya konstruksi

c. Mencapai standar kualitas konstruksi yang lebih tinggi d. Agar dapat segera dioperasikan

Biaya perolehan aktiva adalah seluruh biaya-biaya pembuatannya, bahan baku, tenaga kerja dan biaya tidak langsung yang merupakan biaya-biaya diluar daripa biaya operasi perusahaan sehari-hari.

5. Sewa guna usaha

Sewa guna usaha adalah setiap kegiatan pembiayaan perusahaan dalam bentuk penyediaan barang-barang modal untuk digunakan oleh suatu perusahaan untuk suatu jangka waktu tertentu berdasarkan pembayaran-pembayaran secara berkala disertai hak pilih (option) bagi perusahaan tersebut untuk membeli barang-barang modal bersangkutan atau memperpanjang jangka waktu sewa guna usaha.

Ada dua kemungkinan yang sering digunakan :

a. Sewa guna usaha dianggap sebagai persetujuan sewa menyewa (operating lease), adalah kegiatan sewa guna usaha dimana penyewa guna

usaha tidak mempunyai hak opsi untuk membeli obyek sewa guna usaha b. Sewa guna usaha dianggap sebagai transaksi pembelian / penjualan

(finance lease ), adalah kegiatan sewa guna usaha dimana penyewa guna usaha pada akhir masa kontrak mempunyai hak opsi untuk membeli obyek sewa guna usaha berdasarkan nilai sisa yang disepakati bersama.

6. Pertukaran dengan sekuritas

Perusahaan bisa mendapatkan aktiva tetapnya melalui pertukaran dengan surat- surat berharga atau sekuritas yang diterbitkan oleh perusahaan yang

bersangkutan, baik berupa sekuritas hutang maupun sekuritas saham. Pada dasarnya, nilai perolehan aktiva yang didapat melalui transaksi pertukaran

dengan sekuritas harus diukur berdasarkan :

a. Harga pasar dari sekuritas yang diserahkan dalam transaksi b. Harga pasar yang didapat

Aktiva tetap yang diperoleh melalui transaksi pertukaran dengan sekuritas biasanya dalam rangka merger atau akuisisi.

7. Pemberian atau hadiah

Aktiva yang diperoleh sebagai pemberian atauh hadiah dari pihak lain sebenarnya tidak ada pengeluaran biaya. Kalaupun ada biaya dikeluarkan hanya untuk memperolehnya, akan tetapi biaya ini tidak akan begitu besar jika dibandingkan dengan nilai daripada aktiva itu sendiri.

Meskipun demikian, maka karena aktiva ini dipergunakan dalam operasi perusahaan, harus mempunyai biaya perolehannya untuk pembebanan depresiasi. Pada umumnya aktiva ini harus dinilai biaya perolehannya dan dibukukan sebagai aktiva tetap dengan mempunyai nilai buku. Penilain biaya perolehan ini merupakan penambahan kekayaan perusahaan, atau menjadi sumber penambahan modal. Dalam pembukuan ini dinyatakan dengan perkiraan Modal donasi (donation capital).

Sebagai contoh untuk suatu kenderaan pemberian, pembukuannya :

Kenderaan Rp 3.000.000

Modal donasi – Kenderaan hadiah Rp 3.000.0000

Dari beberapa cara perolehan aktiva tetap diatas, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara pada umumnya memperoleh aktiva tetapnya dengan cara pembelian tunai dan donasi / sumbangan dari pihak lain.

1. Pembelian Tunai

Aktiva tetap yang dibeli secara tunai dicatat sebesar harga yang dikeluarkan untuk pembelian itu ditambah dengan biaya- biaya lain sehubungan dengan

pembelian aktiva itu dikurangi potongan harga yang diberikan, baik karena pembelian dalam jumlah besar maupun karena pembayaran yang dipercepat.

Aktiva tetap yang dimiliki oleh Fakultas Ekonomi dilakukan dengan cara pembelian tunai, yaitu: komputer, kipas angin, meja dan peralatan-peralatan kantor. Pengadaan/pembelian aktiva tetap yang kategori harganya dibawah 50 juta, atau 50 – 100 juta dilakukan dengan melakukan prosedur.

Pembelian aktiva tetap tersebut harus melalui persetujuan Pembantu Dekan II, kemudian daftar barang yang dibutuhkan diserahkan ke Biro Rektor untuk disetujui. Setelah pengadaan barang tersebut dilakukan, maka barang diserahkan ke bag.perlengkapan Fakultas Ekonomi untuk ditandatangani kemudian didistribusikan ke sub bagian yang membutuhkan.

Aktiva tetap harus diberi penomoran inventaris sebagai bentuk pengawasan internal atas aktiva tetap yang dilakukan Fakultas Ekonomi USU. Berikut ini merupakan bagan prosedur pengadaan inventaris di Fakultas Ekonomi USU.

Gambar 1.2 Sumber : Fakultas Ekonomi USU

Keterangan bagan di atas:

Daftar barang yang dibutuhkan diserahkan kepada Biro Rektor Bag. Perencanaan pada tahun

berjalan anggaran Perencanaan barang oleh

Fakultas Ekonomi

Daftar barang permintaan disetujui oleh Biro Rektor

Pembelian barang

Barang diserahkan ke bag. Perlengkapan Fakultas Ekonomi

USU

Penandatanganan penyerahan barang melalui berita acara Didistribusikan ke Sub Bagian lain

yang membutuhkan

Penandatanganan BAP dari bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi

USU ke sub bagian lainnya

Pemberian nomor inventaris pada barang tersebut

Barang digunakan sesuai kebutuhan pada bagian-bagian lain Disetujui oleh Pembantu

a. Fakultas Ekonomi mengajukan proposal perencanaan pengadaan barang untuk memenuhi kelengkapan peralatan dan inventaris yang dibutuhkan Fakultas.

b. Selanjutnya, proposal tersebut di tembuskan ke Pembantu Dekan II untuk meminta persetujuan dan legalitasnya.

c. Pihak Fakultas mengirimkan rencana pengadaan barang fakultas ke pihak Biro Rektor bagian perencanaan.

d. Setelah diteliti, pihak Biro Rektor menyetujui rencana pengadaan barang tersebut.

e. Pihak Biro Rektor melakukan pembelian dan mengirimkan faktur pembelian kepada Fakultas Ekonomi.

f. Selanjutnya barang diserahkan ke bagian perlengkapan Fakultas Ekonomi sesuai dengan faktur.

g. Penandatangan persetujuan antara pihak Biro Rektor sebagai pengirim dan Fakultas Ekonomi sebagai penerima.

h. Selanjutnya barang tersebut di distribusikan ke masing-masing Sub Bagian yang membutuhkan. Sebagai contoh, bagian pendidikan membutuhkan kertas hologram untuk mencetak KRS dan KHS.

i. Kemudian dilakukan penandatanganan antara bagian perlengkapan dengan Sub Bagian.

j. Selanjutnya dilakukan pemberian nomor inventaris pada barang tersebut. k. Pada akhirnya barang digunakan sesuai dengan kebutuhan pada

2. Donasi atau sumbangan

Aktiva tetap yang diperoleh dengan cara dihadiahkan disebut nonreciprocal transfer atau transfer yang tidak memerlukan umpan balik. Aktiva ini wajib dicatat sebesar harga pasar yang wajar atau sebagai penilaian yang dilakukan oleh pihak perusahaan penilai yang independent ( appraisal compan ) dan kredit modal donasi ( donation capital ) .

Ikatan Akuntan Indonesia, ( 2002:16,7) berpendapat bahwa “Aktiva tetap yang diperoleh dari sumbangan harus dicatat sebesar harga taksiran atau harga pasar yang layak dengan mengkreditkan akun modal donasi”.

Aktiva tetap yang dihadiahkan dicatat sebagai aktiva apabila hak atas aktiva tetap tersebut telah diterima. Apabila ada biaya-biaya dalam rangka perolehan ini, maka dicatat sebagai resume expenditure.

Contohnya : biaya surat-surat, akte, dan sebagainya. Jurnalnya adalah sebagai berikut :

Aktiva tetap xxx

Modal donasi xxx

D. Metode Penyusutan Aktiva Tetap

Bersamaan dengan berlalunya waktu, semua aktiva tetap kecuali tanah, akan kehilangan kemampuannya menghasilkan jasa. Dengan demikian, harga perolehan aktiva semacam ini harus dipindahkan ke perkiraan beban secara teratur

selama masa manfaatnya yang diharapkan. Penurunan manfaat secara periodik ini disebut penyusutan (depreciation ).

Penyusutan adalah penurunan kemampuan aktiva tetap dalam menyediakan manfaat dalam rangka aktivitas operasional perusahaan. Hal ini dikarenakan pemakaian yang terus-menerus, sehingga mengakibatkan fungsi aktiva tetap tersebut menurun dari hari ke hari.

Menurut Ikatan Akuntan Indonesia (2002:16.2) “Penyusutan adalah alokasi sistematik jumlah yang dapat disusutkan dari suatu aktiva sepanjang masa manfaat”.

Faktor-faktor yang menyebabkan penurunan manfaat dapat dibagi dalam dua kategori, yaitu :

1. Penyusutan Fisik

Penyusutan yang disebabkan karena keusangan suatu aktiva tetap, dan hal tersebut tidak dapat dihindari. Keusangan dikarenakan pemakaian yang sudah terlalu lama dan keausan karena gerakan elemen – elemen.

2. Penyusutan Fungsional

• Ketidakmampuan aktiva untuk memenuhi kebutuhan produksi

• Perubahan permintaan terhadap barang/jasa yang dihasilkan

• Kemajuan teknologi yang menyebabkan suatu aktiva tidak ekonomis lagi untuk dipergunakan.

Selanjutnya dalam nenetukan jumlah beban penyusutan, terdapat istilah-istilah yang harus dipahami yaitu:

a. Biaya awal Aktiva Tetap (Cost), yaitu biaya dari suatu aktiva termasuk semua pengeluaran yang berhubungan dengan perolehannya dan biaya persiapan untuk penggunaan sampai dengan Aktiva Tetap tersebut siap untuk digunakan.

b. Nilai sisa (residual value), yaitu nilai buku akhir Aktiva Tetap ketika Aktiva Tetap tersebut ditarik dari pemakaian (dinonaktifkan).

c. Masa manfaat (Use Full Life), yaitu berapa lama Aktiva Tetap tersebut dapat diambil manfaatnya dalam kegiatan operasional perusahaan.

Beberapa metode yang dapat digunakan untuk menghitung jumlah beban penyusutan, antara lain:

1. Metode Garis Lurus

Dengan metode garis lurus dalam menghitung penyusutan berarti beban penyusutan dibebankan secara merata selama estimasi umur aktiva tersebut. Untuk menentukan besarnya beban penyusutan tiap tahun, harga pembelian aktiva dikurangi taksiran nilai residu dibagi dengan umur ekonomis yang ditaksir. Atau dengan rumus :

Penyusutan tahunan = Harga perolehan- Nilai ekonomis Umur ekonomis

Contoh : Suatu aktiva dengan harga Rp 41.000.000, umur ekonomis diperkirakan 5 tahun, nilai residu ditaksir Rp 1.000.000. Maka beban penyusutan tiap tahun dihitung sebagai berikut :

Penyusutan tahunan = Rp 41.000.000 – Rp 1.000.000 5

= Rp 8.000.000

Apabila disusun jurnal penyesuaian pada akhir periode akuntansi akan tampak: Beban Penyusutan Mesin Rp 8.000.000

Akumulasi Penyusutan Mesin Rp 8.000.000

2. Metode Saldo Menurun Berganda

Metode saldo menurun menghasilkan beban penyusutan periodik yang semakin menurun sepanjang umur estimasi aktiva itu. Cara menghitung beban penyusutan yaitu dengan menggunakan persentase penyusutan yang tetap, dihitung dari nilai buku ( harga perolehan-akumulasi penyusutan).

Contoh : Sebuah aktiva tetap yaitu peralatan kantor dimiliki dengan harga perolehan Rp 15.000.000 , nilai residu Rp 1.500.000 , umur ekonomis 5 tahun.

Maka penyusutannya = Rp 15.000.000 – Rp 1.500.000 5

= Rp. 2.700.000 Tarif penyusutan saldo menurun : 100%

5 tahun = 20%

Penyusutan Menurut Metode Saldo Menurun Ganda

Tahun Beban Penyusutan

Akumulasi Penyusutan Nilai Buku I II III IV V

40% x 15.000.000 = 6.000000 40% x 9.000.000 = 3.600.000 40% x 5.400.000 = 2.160.000 40% x 3.240.000 = 1.296.000 40% x 1.944.000 = 6.000000

6.000.000 9.600.000 11.760.000 13.056.000 13.833.000 9.000.000 5.400.000 3.240.000 1.944.000 1.166.400

3. Metode Satuan Unit Produksi

Menurut metode ini, besarnya penyusutan tiap periode akuntansi dihitung berdasarkan kapasitas produksi yang diperkirakan dapat dihasilkan oleh suatu aktiva. Dengan demikian, besarnya beban penyusutan tiap- tiap periode belum tentu sama.

Contoh : Harga beli sebuah mesin Rp 12.000.000 dan nilai residu Rp 2.000.000. Selama umur produksi diperkirakan dapat menghasilkan 80.000 unit produk. Maka beban penyusutan per satuan produksi :

Penyusutan per unit produksi = Rp 12.000.000 – Rp 2.000.000 80.000

= Rp 125

Berdasarkan contoh diatas, apabila selama periode pertama mesin itu dapat menghasilkan 10.000 unit produk maka besarnya beban penyusutan adalah 10.000

X Rp 125 = Rp 1.250.000. Pada tahun berikutnya, mesin tersebut dapat menghasilkan 9.000 unit produk,

maka besarnya beban penyusutan = 9.000 X Rp 125 = Rp 1.125.000

4. Metode Jumlah Angka Tahun

Metode jumlah angka tahun memberikan hasil yang sama seperti yang dihasilkan metode saldo menurun. Beban penyusutan periodic akan menurun secara tetap sepanjang umur estimasi itu karena angka pecahan yang dikalikan setiap tahun terhadap harga perolehan aktiva tetap dikurangi estimasi nilai residu, semakin kecil. Jumlah angka tahun dihitung dengan rumus :

Jumlah angka tahun = n ( n+1 ) 2 n = Lama penyusutan ( umur ekonomis aktiva )

contoh : Jika harga beli sebuah aktiva Rp 15.500.000 dan nilai residu Rp 500.000 dengan umur ekonomis 5 tahun.

Maka penyusutannya tiap tahun adalah :

Tahun I = 5/15 X ( Rp 15.500.000 – Rp 500.000 ) = Rp 5.000.000 Tahun II = 4/15 X ( Rp 15.500.000 – Rp 500.000 ) = Rp 4.000.000 Tahun III = 3/15 X ( Rp 15.500.000 – Rp 500.000 ) = Rp 3.000.000 Tahun IV = 2/15 X ( Rp 15.500.000 – Rp 500.000 ) = Rp 2.000.000 Tahun V = 1/15 X ( Rp 15.500.000 – Rp 500.000 ) = Rp 1.000.000

Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, semua aktiva tetap disusutkan dengan menggunakan metode penyusutan garis lurus/straight line

method. Metode garis lurus menghasilkan jumlah beban penyusutan yang sama setiap tahun sepanjang umur manfaat suatu aktiva tetap.

Dengan metode ini diasumsikan besarnya biaya penyusutan tiap periode akan tetap sama sepanjang aktiva tetap masih digunakan dalam operasi perusahaan. Nilai buku aktiva tetap akan semakin menurun akibat adanya alokasi, akan tetapi apabila terhadap aktiva tetap diadakan perbaikan yang dapat memperpanjang umur aktiva tetap tersebut, maka jumlah penyusutannya akan berubah.

E. Penarikan Aktiva Tetap

Aktiva tetap tidak boleh ditarik dari akun hanya karena aktiva tetap tersebut disusutkan secara penuh. Jika aktiva masih digunakan oleh perusahaan, maka biaya dan akumulasi penyusutan harus tetap tercatat dalam buku besar. Jika nilai buku aktiva tetap dihapuskan dari buku besar, maka tidak akan ada lagi bukti mengenai keberadaan aktiva tetap tersebut. Penarikan aktiva tetap dimaksudkan sebagai upaya untuk menghapuskan aktiva tetap dari catatan perusahaan.

Penarikan aktiva tetap dapat dilakukan dengan 3 cara, yaitu: 1. Pembuangan Aktiva Tetap

Apabila aktiva tetap tidak berguna lagi bagi perusahaan serta tidak memiliki nilai jual maka aktiva tersebut dapat dibuang. Jika aktiva tetap tersebut belum disusutkan secara penuh, maka harus terlebih dahulu dilakukan pencatatan penyusutan sebelum aktiva dibuang dan dihapus dari catatan akuntansi perusahaan. Keuntungan dan kerugian yang timbul dari transaksi ini dilaporkan sebagai beban lain-lain ataupun sebagai pendapatan lain-lain. Misalkan suatu jenis

peralatan diperoleh seharga Rp 3.000.000,- dan telah disusutkan secara penuh pada akhir periode. Pada awal februari, peralatan tersebut dibuang.

Jurnal untuk mencatat pembuangan aktiva tetap ini adalah : Akumulasi Penyusutan Peralatan Rp 3.000.000

Peralatan Rp 3.000.000

2. Penjualan Aktiva Tetap

Apabila suatu aktiva tetap sudah tidak digunakan lagi, tetapi masih memiliki nilai jual maka aktiva tetap tersebut dapat dijual dan akan menimbulkan keuntungan penjualan apabila dijual di atas nilai bukunya. Ataupun akan menimbulkan kerugia penjualan apabila dijual di bawah nilai bukunya. Misalkan bahwa suatu peralatan yang diperoleh seharga Rp 3.500.000,- dan disusutkan dengan menggunakan metode garis lurus sebesar 20% setiap tahunnya. Peralatan tersebut dijual secara tunai pada awal tahun ke-4 pemakainnya. Saldo akumulasi penyusutan pada saat penjualan terjadi adalah Rp 2.800.000,-. Nilai buku peralatan tersebut adalah Rp 700.000,-

• Penjualan seharga nilai buku Rp 700.000,-

Kas Rp 2.800.000,-

Akumulasi Penyusutan Peralatan Rp 700.000,-

• Penjualan di bawah nilai buku Rp 500.000,-

Kas Rp 500.000,-

Akumulasi Penyusutan Peralatan Rp 2.800.000,- Kerugian Penjualan Aktiva Rp 200.000,-

Peralatan Rp 3.500.000,-

• Penjualan di atas nilai buku Rp 800.000,-

Kas Rp 800.000,-

Akumulasi Penyusutan Peralatan Rp 2.800.000,-

Peralatan Rp 3.600.000,- Keuntungan atas Penjualan Rp 100.000,-

3. Pertukaran dengan Aktiva lainnya

Sering terjadi bahwa aktiva lama ditukar dengan aktiva baru dengan mempertimbangkan harga pasar aktiva lama. Pertukaran ini dapat terjadi baik antara aktiva yang sejenis ataupun aktiva tetap yang tidak sejenis. Nilai tukar tambah (trade-in allowance), dapat lebih tinggi atau lebih rendah daripada nilai buku aktiva lama. Saldo yang tersisa atau jumlah yang terutang dapat dibayarkan tunai atau dicatat sebagai suatu kewajiban. Penjelasan tentang pertukaran ini telah termuat dalam penjelasan pada perolehan aktiva tetap. Pertukaran seperti ini akan menimbulkan keuntungan dan kerugian pertukaran.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara melakukan penggantian aktiva tetap dengan beberapa cara yaitu :

1. Dengan Cara Dibuang

Dibuang dalam hal ini lebih dimaksudkan di non aktifkan. Hal ini dikarenakan aktiva tetap tersebut sudah tidak fungsional lagi untuk digunakan dalam menjalankan kegiatan opersional perusahaan serta sudah tidak memiliki nilai residu dan nilai pasar.

2. Dengan Cara Ditukar dengan Aktiva Lain

Pertukaran aktiva tetap dalam hal ini peralatan lama ditukar dengan peralatan baru yang sama penggunaannya. Nilai tukar tambah peralatan lama dikurangkan dari harga peralatan baru, dan sia yang terhutang dibayar sesuai persyaratan kredit. Jika nilai tukar lebih besar dari pada nilai buku, maka diperoleh keuntungan. Sebaliknya, jika nila tukar lebih kecil daripada nilai buku, berarti pertukaran tersebut mendatangkan kerugian

F. Pengawasan Internal Aktiva Tetap

Pengawasan yang baik atas aktiva tetap merupakan salah satu hal yang penting yang harus diperhatikan oleh perusahaan. Pengawasan terhadap aktiva harus dilakukan secara tepat dan terorganisir. Alasan ini disebabkan keberadaan aktiva tetap merupakan sesuatu yang penting dalam pelaksanaan operasional perusahaan.

Aktiva tetap memerlukan perencanaan dan pengawasan yang tetap agar tidak terjadi penggelapan, kecurangan, ataupun penyelewengan terhadap aktiva

tersebut. Penetapan sistem pengawasan intern yang baik dapat menunjang peningkatan efisiensi dan kualitas kegiatan operasional perusahaan. Fungsi pengawasan dapat dilakukan dengan mengukur dan mengevaluasi kinerja dari setiap bagian kepala perusahaan kemudian mengambil tindakan perbaikan apabila diperlukan.

Pimpinan bertanggungjawab penuh dalam usaha pengawasan intern terhadap aktiva tetap. Manajemen perlu memperhatikan dan menentukan cara yang baik untuk menciptakan sistem pengawasan yang efektif dan efisien agar pelaksanaan prosedur – prosedur pengawasan dapat dilaksanakan sebaik mungkin. Pengawasan intern merupakan kebijakan dan prosedur spesifik yang dirancang untuk memberikan keyakinan yang memadai bagi manajemen bahwa sasaran dan tujuan perusahaan dapat dipenuhi.

Ikatan Akuntan Indonesia (2002:29) mendefenisikan pengawasan intern sebagai berikut :

“Pengawasan intern meliputi organisasi serta metode ketentuan yang terkoordinasi yang dianut dalam perusahaan untuk melindungi harta milik perusahaan, mengecek kecermatan dan keandalan data akuntansi, meningkatkan efisiensi usaha dan mendorong ditaatinya kebijakan manajemen yang telah digariskan”.

Menurut Mulyadi (2002;180) mengatakan bahwa pengertian pengawasan intern adalah sebagai berikut:

“Pengawasan intern adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen dan karyawan lainnya yang dirancang untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian pada tiga tujuan :

a. Laporan keuangan yang dapat diandalkan

b. Kepatuhan terhadap hukuman peraturan yang berlaku c. Efektivitas dan efisiensi operasi perusahaan

Dari pengertian di atas terlihat bahwa makna tersebut pada dasarnya adalah sama. Salah satu alasan mengapa pengawasan internal penting untuk dilakukan adalah lingkup dan ukuran bisnis entitas yang telah menjadi sangat kompleks dan tersebar luas sehingga manajemen suatu perusahaan harus bergantung pada sejumlah laporan dan analisis. Selain tiu pengujian dan penelaahan yang melekat dalam pengawasan internal yang baik menyediakan perlindungan terhadap kelemahan manusia dan mengurangi terjadinya kekeliruan dan ketidakberesan.

Pengawasan internal meliputi dua hal, yaitu :

1. Pengendalian Akuntansi, yaitu catatan dan pemeriksaan fisik meliputi pengamanan terhadap kekayaan perusahaan termasuk pemisahan kerja antara fungsi operasional, penyimpanan dan pencatatan serta pengawasan fisik atas harta sehingga menghasilkan suatu catatan yang memadai.

2. Pengendalian administrasi, yaitu pengendalian yang meliputi peningkatan efisiensi usaha dan mendorong dipatuhinya kebijakan perusahaan yang telah ditetapkan. Pengendalian ini pada umumnya tidak berhubungan langsung dengan catatan akuntansi.

Beberapa unsur-unsur pengawasan internal, berikut penjelasannya: a. Struktur Organisasi

Struktur organisasi merupakan salah satu alat bagi manajemen atau pimpinan perusahaan untuk mengendalikan kegiatannya. Proses pembentukannya dimulai dengan menetapkan kegiatan-kegiatan yang harus dilaksanakan utuk mencapai tujuan perusahaan yang telah ditetapkan.

Setiap kegiatan akan dibagi kedalam unit-unit kegiatan yang lebih kecil, dengan disertai perincian tugas dari masing-masing karyawan yang menjalankan tugasnya. Selanjutnya tugas tersebut dibagi-bagi dan ditentukan bagian-bagian mana yang akan mengerjakan suatu tugas atau kelompok tugas tertentu. Apabila diperlukan didalam suatu bagian masih bisa dibentuk sub bagian yang lebih kecil sesuai dengan bentuk bagian yang diperlukan dalam organisasi

Tahap terakhir adalah menentukan hubungan antara tugas yang satu dengan tugas yang lain. Penentuan ini agar tercipta kerjasama yang baik dan terarah diantara bagian-bagian tersebut, untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan pembukuan

Sistem wewenang dan prosedur pembukuan dalam suatu perusahaan merupakan alat bagi manajemen untuk mengadakan pengawasan terhadap operasi dan transaksi-transaksi yang terjadi dan juga untuk mengklasifikasikan data akuntansi dengan tepat. Klasifikasi data akuntansi ini dapat dilakukan dalam rekening-rekening buku besar yang biasanya diberi nomor kode dengan cara tertentu dan dibuatkan buku pedoman mengenai penggunaan debit dan kredit masing-masing rekening.

Prosedur yang baik adalah prosedur yang mencapai tujuannya dengan cara yang sederhana, membagi pekerjaan secara logis dan mudah dipahami sehingga bakat karyawan dapat dimanfaatkan sebaik mungkin. Sedangkan prosedur yang efektif adalah prosedur yang dapat memaksakan kepatuhan.

Dengan demikian sistem wewenang dan prosedur pembukuan merupakan suatu tata cara pencatatan, pelaporan, serta pengesahan operasi-operasi dan transaksi-transaksi perusahaan sedemikian rupa sehingga adanya tercipta keabsahan dan ketelitian pencatatan harta, hutang, modal, penghasilan dan biaya-biaya perusahaan.

c. Praktik yang sehat, meliputi:

1) Dilakukan pencocokan fisik dengan kartu aktiva tetap secara periodik

2) Penggunaan anggaran investasi sebagai alat pengendalian investasi dalam aktiva tetap. Pengawasan investasi dalam aktiva tetap yang baik dilaksanakan dengan menggunakan perencanaan yang dituangkan dalam anggaran investasi. Anggaran ini disusun setelah dilakukan analisa terhadap studi kelayakan usulan investasi.

3) Penutupan asuransi aktiva tetap terhadap kerugian. Untuk mencegah kerugian yang timbul sebagai akibat kebakaran atau kecelakaan, aktiva tetap harus diasuransikan dengan jumlah pertanggungjwaban yang memadai.

4) Kebijakan akuntansi tentang pemisahan antara pengeluaran modal (capital expenditure) dengan pengeluaran pendapatan (revenue expenditure) harus dinyatakan secara eksplisit dan tertulis untuk menjamin konsistensi perlakuan akuntansi terhadap kedua macam pengeluaran tersebut.

Unsur di atas harus menjadi perhatian penting bagi pihak manajemen dalam menentukan pengawasan internal yang dilakukannya agar mendapatkan hasil yang memuaskan. Serta untuk mencapai tujuan utama dari pengawasan internal aktiva itu sendiri, yaitu :

a) Membatasi pengeluaran modal dalam batas yang disetujui sesuai dengan kebutuhan perusahan.

b) Meningkatkan efisiensi dan efektivitas penggunaan aktiva tetap dalam menjalankan aktivitas perusahaan.

c) Menetapkan prosedur-prosedur perlindungan dalam pemeliharaan fisik suatu aktiva tetap.

d) Menekankan bahwa aktiva tetap merupakan fasilitas yang penting dalam pelaksanaan kegiatan operasional perusahaan.

e) Mendorong usaha perawatan yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan berikut cara yang paling menguntungkan untuk membiayai aktiva tetap.

f) Melindungi aktiva perusahaan terhadap segala bentuk penyelewengan yang mungkin terjadi yang dapat merugikan perusahaan.

Ada tiga jenis pengawasan internal atas aktiva tetap yang dapat dilakukan, yaitu ;

1. Pengawasan Administrasi

Pengawasan ini meliputi pengawasan system dan prosedur penyelenggaraan inventaris serta yang berhubungan dengan masalah

teknik dan materi inventarisasi. Misalnya, induk barang atau buku lainnya.

2. Pengawasan Fisik

Pengawasan ini meliputi penyesuaian keadaan fisik aktiva tetap di lapangan dengan laporan yang terdapat dalma daftar dalam daftar inventaris maupun administrasi inventarisasinya.

3. Pengawasan Penggunaan

Pengawasan ini dilakukan untuk mengetahui apakah aktiva tetap digunakan dengan memperhatikan efisiensi penggunaannya atau tidak.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara melakukan pengawasan internal atas aktiva tetapnya sebagai berikut :

1. Pengawasan melalui persetujuan

Pemberian persetujuan atas pemakaian aktiva tetap biasanya dilakukan dengan persetujuan Pembantu Dekan II Fakultas Ekonomi USU.

2. Pengawasan terhadap gerak-gerik fisik

Jika terdapat aktiva yang rusak maupun telah usang sehingga habis manfaatnya atau tidak dapat dipakai lagi , maka Fakultas Ekonomi USU melakukan sejumlah prosedur– prosedur atau peraturan-peraturan yang dilakukan sehubungan untuk melindungi aktiva tetapnya. Misalnya, terdapat aktiva yang telah rusak, maka akan dilaporkan kepada Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU untuk perlakuan tindak lanjut

atas aktiva tersebut. Namun biasanya aktiva yang dapat diperbaiki akan direparasi terlebih dahulu oleh teknisi.

3. Pemberian nomor urut

Aktiva tidak diberikan nomor urut, melainkan diberi cap Fakultas Ekonomi Unversitas Sumatera Utara agar pengendalian intern baik dokumen maupun aktiva dapat berjalan efektif.

4. Prosedur atas pengawasan intern

Pembantu Dekan II Fakultas Ekonomi USU melakukan bimbingan ataupun lokakarya bagi seluruh staf-staf berupa prosedur-prosedur dan pelatihan-pelatihan tentang cara pengoperasian aktiva tetap. Fakultas mengembangkan dan menerapkan sistem kepemimpinan yang bersifat kolegial yang pada prinsipnya berorientasi pada kebersamaan. Setiap rencana kegiatan dan pelaksanaan program fakultas selalu dibangun melalui pembahasan pada rapat-rapat departemen, sehingga proses akuntabilitas atas pengelolaan dan koordinasi pelaksanaan tugas dapat berjalan dengan baik .

5. Pemeriksaan secara fisik atas kekayaan perusahaan

Fakultas melakukan perhitungan fisik secara berkala dengan melihat langsung kekayaan fakultas dengan membandingkan aktiva yang duhitung dengan catatan yang bersangkutan sebagai pengendalian dasar untuk mengetahui kebenaran kelengkapan dan ketepatan. Pemeriksaan biasanya dilakukan setahun sekali pada akhir periode.

6. Perlakuan terhadap aktiva tetap yang tidak terpakai

Aktiva tetap yang tidak dipakai/digunakan oleh Fakultas Ekonomi USU, tidak dapat dibuang, dijual, ataupun ditukar dengan aktiva lain, karena aktiva tetap merupakan milik pemerintah yang tidak boleh dihilangkan meskipun aktiva tersebut telah usan, rusak, maupun tidak fungsional.

BAB IV PENUTUP

Berdasarkan pembahasan dan analisis serta evaluasi yang telah diuraikan pada bab sebelumnya, maka penulis mencoba memberikan kesimpulan dan saran sebagai berikut:

A. Kesimpulan

1. Aktiva tetap yang terdapat dalam Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara pada umunya diperoleh dengan cara pembelian tunai, donasi atau sumbangan.

2. Metode penyusutan yang dipakai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah metode garis lurus

3. Pencatatan yang lengkap mengenai aktiva tetap Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara belum dilaksanakan dengan baik.

6. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara melakukan pengawasan internal atas aktiva tetapnya sebagai berikut :

a. Pengawasan melalui persetujuan b. Pengawasan terhadap gerak-gerik fisik c. Pemberian nomor urut

d. Prosedur atas pengawasan intern

e. Pemeriksaan secara fisik atas kekayaan perusahaan f. Perlakuan terhadap aktiva tetap yang tidak terpakai

B. Saran

1. Pengawasan pada aktiva tetap sebaiknya terus ditingkatkan untuk mencapai pengawasan intern yang lebih baik, selain membantu untuk mencegah terjadinya penyelewengan atas aktiva tetap.

2. Akan lebih baik bila ada pemisahan tugas yang jelas untuk menghindari terjadinya tugas rangkap.

3. Penyajian catatan dan pembukuan aktiva tetap harus lebih transparansi, sehingga pengawasan intern aktiva tetap dapat dilakukan lebih baik.

DAFTAR PUSTAKA

Hadibroto, S., Dachnial Lubis, dan Sudardjat Sukadam. 2000. Dasar-dasar Akuntansi. Jakarta: Penerbit LP3ES

Halim dan Bambang Supomo. 2001. Akuntansi Manajemen, Edisi Kesatu. Yogyakarta: Penerbit BPFE Badan Penerbitan Fakultas Ekonomi Yogyakarta.

Kieso, Donald E, Jerry J. Weygandt, and Paul D. Kimmel. 2005. Pengantar Akuntansi, Edisi Ke-7. Jakarta: Penerbit Salemba Empat

Mulyadi, 2001. Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Cetakan Ketiga. Jakarta: Penerbit Salemba Empat.

Soemarso S.R. 2005. Akuntansi Suatu Pengantar, Edisi Kelima (Revisi). Jakarta: Penerbit Salemba Empat.

Warren, Carl S, James M Reeve, and Philip E. Fess. 2006. Pengantar Akuntansi, Edisi Ke-21, Buku Kesatu, Cetakan Pertama, Terjemahan oleh Aria Farahmita, Amanugrahani, dan Taufik Hendrawan. Jakarta: Penerbit Salemba Empat.

teknik dan materi inventarisasi. Misalnya, induk barang atau buku lainnya.

2. Pengawasan Fisik

Pengawasan ini meliputi penyesuaian keadaan fisik aktiva tetap di lapangan dengan laporan yang terdapat dalma daftar dalam daftar inventaris maupun administrasi inventarisasinya.

3. Pengawasan Penggunaan

Pengawasan ini dilakukan untuk mengetahui apakah aktiva tetap digunakan dengan memperhatikan efisiensi penggunaannya atau tidak.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara melakukan pengawasan internal atas aktiva tetapnya sebagai berikut :

1. Pengawasan melalui persetujuan

Pemberian persetujuan atas pemakaian aktiva tetap biasanya dilakukan dengan persetujuan Pembantu Dekan II Fakultas Ekonomi USU.

2. Pengawasan terhadap gerak-gerik fisik

Jika terdapat aktiva yang rusak maupun telah usang sehingga habis manfaatnya atau tidak dapat dipakai lagi , maka Fakultas Ekonomi USU melakukan sejumlah prosedur– prosedur atau peraturan-peraturan yang dilakukan sehubungan untuk melindungi aktiva tetapnya. Misalnya, terdapat aktiva yang telah rusak, maka akan dilaporkan kepada Bagian Perlengkapan Fakultas Ekonomi USU untuk perlakuan tindak lanjut

atas aktiva tersebut. Namun biasanya aktiva yang dapat diperbaiki akan direparasi terlebih dahulu oleh teknisi.

3. Pemberian nomor urut

Aktiva tidak diberikan nomor urut, melainkan diberi cap Fakultas Ekonomi Unversitas Sumatera Utara agar pengendalian intern baik dokumen maupun aktiva dapat berjalan efektif.

4. Prosedur atas pengawasan intern

Pembantu Dekan II Fakultas Ekonomi USU melakukan bimbingan ataupun lokakarya bagi seluruh staf-staf berupa prosedur-prosedur dan pelatihan-pelatihan tentang cara pengoperasian aktiva tetap. Fakultas mengembangkan dan menerapkan sistem kepemimpinan yang bersifat kolegial yang pada prinsipnya berorientasi pada kebersamaan. Setiap rencana kegiatan dan pelaksanaan program fakultas selalu dibangun melalui pembahasan pada rapat-rapat departemen, sehingga proses akuntabilitas atas pengelolaan dan koordinasi pelaksanaan tugas dapat berjalan dengan baik .

5. Pemeriksaan secara fisik atas kekayaan perusahaan

Fakultas melakukan perhitungan fisik secara berkala dengan melihat langsung kekayaan fakultas dengan membandingkan aktiva yang duhitung dengan catatan yang bersangkutan sebagai pengendalian dasar untuk mengetahui kebenaran kelengkapan dan ketepatan. Pemeriksaan biasanya dilakukan setahun sekali pada akhir periode.

6. Perlakuan terhadap aktiva tetap yang tidak terpakai

Aktiva tetap yang tidak dipakai/digunakan oleh Fakultas Ekonomi USU, tidak dapat dibuang, dijual, ataupun ditukar dengan aktiva lain, karena aktiva tetap merupakan milik pemerintah yang tidak boleh dihilangkan meskipun aktiva tersebut telah usan, rusak, maupun tidak fungsional.

BAB IV PENUTUP

Berdasarkan pembahasan dan analisis serta evaluasi yang telah diuraikan pada bab sebelumnya, maka penulis mencoba memberikan kesimpulan dan saran sebagai berikut:

A. Kesimpulan

1. Aktiva tetap yang terdapat dalam Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara pada umunya diperoleh dengan cara pembelian tunai, donasi atau sumbangan.

2. Metode penyusutan yang dipakai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah metode garis lurus

3. Pencatatan yang lengkap mengenai aktiva tetap Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara belum dilaksanakan dengan baik.

6. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara melakukan pengawasan internal atas aktiva tetapnya sebagai berikut :

a. Pengawasan melalui persetujuan b. Pengawasan terhadap gerak-gerik fisik c. Pemberian nomor urut

d. Prosedur atas pengawasan intern

e. Pemeriksaan secara fisik atas kekayaan perusahaan f. Perlakuan terhadap aktiva tetap yang tidak terpakai

B. Saran

1. Pengawasan pada aktiva tetap sebaiknya terus ditingkatkan untuk mencapai pengawasan intern yang lebih baik, selain membantu untuk mencegah terjadinya penyelewengan atas aktiva tetap.

2. Akan lebih baik bila ada pemisahan tugas yang jelas untuk menghindari terjadinya tugas rangkap.

3. Penyajian catatan dan pembukuan aktiva tetap harus lebih transparansi, sehingga pengawasan intern aktiva tetap dapat dilakukan lebih baik.

DAFTAR PUSTAKA

Hadibroto, S., Dachnial Lubis, dan Sudardjat Sukadam. 2000. Dasar-dasar Akuntansi. Jakarta: Penerbit LP3ES

Halim dan Bambang Supomo. 2001. Akuntansi Manajemen, Edisi Kesatu. Yogyakarta: Penerbit BPFE Badan Penerbitan Fakultas Ekonomi Yogyakarta.

Kieso, Donald E, Jerry J. Weygandt, and Paul D. Kimmel. 2005. Pengantar Akuntansi, Edisi Ke-7. Jakarta: Penerbit Salemba Empat

Mulyadi, 2001. Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Cetakan Ketiga. Jakarta: Penerbit Salemba Empat.

Soemarso S.R. 2005. Akuntansi Suatu Pengantar, Edisi Kelima (Revisi). Jakarta: Penerbit Salemba Empat.

Warren, Carl S, James M Reeve, and Philip E. Fess. 2006. Pengantar Akuntansi, Edisi Ke-21, Buku Kesatu, Cetakan Pertama, Terjemahan oleh Aria Farahmita, Amanugrahani, dan Taufik Hendrawan. Jakarta: Penerbit Salemba Empat.