Tinjauan Atas Prosedur Pengelolaan Dana Kas Kecil Pada Balai Besar Bahan dan Barang Teknik (B4T) Kota Bandung
TINJAUAN ATAS PROSEDUR PENGELOLAAN DANA KAS KECIL PADA BALAI BESAR BAHAN DAN BARANG
TEKNIK (B4T) KOTA BANDUNG
LAPORAN KERJA PRAKTEK Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat
Mata Kuliah Kerja Praktek Jenjang Studi S-1 Program Studi Akuntansi
Disusun Oleh: AJENG MUSDILAWATI
21110203 PROGRAM STUDI AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
DAFTAR ISI LEMBAR PENGESAHAN .....................................................................................
KATA PENGANTAR ............................................................................................. i DAFTAR ISI ............................................................................................................ iv DAFTAR LAMPIRAN ............................................................................................ vi DAFTAR TABEL .................................................................................................... vii
BAB I PENDAHULUAN ....................................................................................... 1
1.1 Latar Belakang Kerja Praktek ......................................................................... 1
1.2 Maksud dan Tujuan Kerja Praktek .................................................................. 3
1.2.1 Maksud Tujuan Kerja Praktek ............................................................ 3
1.2.2 Tujuan Kerja Praktek .......................................................................... 3
1.3 Kegunaan Kerja Praktek .................................................................................. 4
1.4 Metode Kerja Praktek ...................................................................................... 5
1.5 Lokasi dan Waktu Kerja Praktek .................................................................... 5
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN .................................................. 7
2.1 Sejarah Perusahaan ......................................................................................... 7
2.1.1 Visi ..................................................................................................... 9
2.1.2 Misi ..................................................................................................... 7
2.2 Struktur Organisasi Perusahaan ...................................................................... 10
2.3 Uraian Tugas Perusahaan ............................................................................... 11
BAB III PELAKSANAAN KERJA PRAKTEK .................................................. 21
3.1 Bidang Pelaksanaan Kerja Praktek .................................................................. 21
3.1.1 Posedur ............................................................................................... 21
3.1.1.1 Definisi Prosedur ................................................................... 22
3.1.1.2 Karakteristik Prosedur ........................................................... 23
3.1.1.2 Manfaat Prosedur ................................................................... 23
3.1.2 Definisi Kas dan Kas Kecil ................................................................ 24
3.1.2.1 Definisi Uang Persediaan ...................................................... 25
3.2 Teknis Pelaksanaan Kerja Praktek .................................................................. 25
3.3 Pembahasan Hasil Pelaksanaan Kerja Praktek ................................................ 26
3.3.1 Prosedur Pengelolaan Uang Persediaan (Dana kas Kecil) ..................................................... 26
3.3.2 Dokumen-dokumen Dalam Prosedur Pengelolaan Uang Persediaan............................................................. 26
3.3.3 Bentuk Pengendalian Untuk Menghindari Penyalahgunaan Pengelolaan Uang Persediaan............................................................. 31
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ................................................................ 35
4.1 Kesimpulan ...................................................................................................... 35
4.2 Saran ................................................................................................................ 36 DAFTAR PUSTAKA .............................................................................................. 38 LAMPIRAN-LAMPIRAN ..................................................................................... 40
DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1 : Daftar Riwayat Hidup ...................................................................... 40 Lampiran 2 : Surat Pernyataan Permohonan KP ................................................... 41 Lampiran 3 : Surat Acc Diterimanya KP............................................................... 42 Lampiran 4 : Struktur Organisasi Perusahaan ....................................................... 43 Lampiran 5 : Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) ........................................... 44 Lampiran 6 : Surat Perintah Membayar – GUP ................................................... 45 Lampiran 7 : Surat Permintaan Pembayaran (SPM) ............................................ 46 Lampiran 8 : Surat Pernyataan Tanggung Jawab Belanja (SPTB) ...................... 47 Lampiran 9 : Surat Perintah Bayar (SPBy) .......................................................... 48 Lampiran 10 : Bukti Kwintansi Pembelian Barang ................................................ 49 Lampiran 11 : Daftar Kehadiran KP ....................................................................... 50 Lampiran 12 : Surat Keterangan Hasil KP dari Perusahaan ................................... 51 Lampiran 13 : Surat Keterangan Hasil KP dari Dosen Pembimbing ...................... 52 Lampiran 14 : Berita Acara Bimbingan KP ............................................................ 53
DAFTAR TABEL
Tabel 1.5.1 Waktu Pelaksanaan Kerja Praktek ...................................................... 6DAFTAR PUSTAKA Davis, Ralph C. 1951. The Fundamentals of Top Management. New York, Harper & Brother. Harahap, Sofyan Syafri. 2008. Analisis Kritis atas Laporan Keuangan. Jakarta: PT. Raja Grafindo Persana.
Jay, M. Smith dan K. Freed Skousen. 2004. Akuntansi Intermediate. Edisi Kesembilan. Jakarta: diterjemahkan oleh Penerbit Erlangga.
Kamaruddin Ahmad, S.E.,M.M. 2004. Dasar-dasar Manajemen Investasi dan Portofolio. Jakarta: Rineka Cipta.
Kusnadi. 2000. Akuntansi Keuangan Menengah (Intermediate) Prinsip, Prosedur Dan Metode. Malang: Universitas Brawijaya.
Lesmawati, Rika. 2010. Tinjauan Terhadap Pengelolaan Dana Kas Kecil Pada Dinas Perkebunan Provinsi Jawa Barat. Laporan Kerja Praktek. Universitas Komputer Indonesia.
Modul Pengujian dan Pembayaran Tagihan / Rev 2.13 Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. UGM. Yogyakarta: Salemba Empat.
Peraturan Menteri Keuangan Republik Indonesia No. 190 / PMK.05 / 2012 / tentang Tata Cara Pembayaran Dalam Rangka Pelaksanaan Anggaran Pendapatan Dan Belanja Negara.
Peraturan Pemerintah No. 24 / 2005 / Standar Akuntansi Pemerintahan. Suhayati, Ely & Sri Dewi Anggadini. 2009. Akuntansi Keuangan. Yogyakarta: Graha Ilmu.
39
Theodorus M. Tuanakotta, 2000, Teori Akuntansi; Jakarta: Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia.
KATA PENGANTAR Assalammualaikum Wr.Wb
Dengan memanjatkan puji serta syukur kehadirat Allah SWT yang selalu memberikan rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Kerja Praktek di Balai Besar Bahan dan Barang Teknik (B4T) Bandung. Laporan kerja praktek yang berjudul “TINJAUAN ATAS PROSEDUR PENGELOLAAN DANA KAS KECIL PADA BALAI BESAR BAHAN DAN BARANG TEKNIK (B4T) KOTA BANDUNG” ini penulis ajukan untuk melengkapi salah satu mata Kuliah Kerja Praktek.
Penulis menyadari bahwa penyusunan laporan ini masih banyak kekurangan baik dalam pengumpulan data maupun tata cara penyusunan, pembahasan masalah serta penyajiannya mengingat keterbatasan kemampuan dan ilmu yang penulis miliki. Oleh karena itu, penulis mengharapkan saran dan kritik dari semua pihak yang sifatnya membangun.
Terselesaikannya Laporan Kerja Praktek ini tidak terlepas dari bantuan berbagai pihak. Oleh karena itu, penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar- besarnya kepada :
1. Bapak Dr. Ir. Eddy Soeryanto Soegoto, M.Sc., selaku Rektor Universitas
2. Ibu Prof. Dr. Hj. Dwi Kartini, SE., Spec. Lic., selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Komputer Indonesia.
3. Ibu Dr. Surtikanti, SE. M. Si., Ak., selaku Ketua Program Studi Akuntansi Universitas Komputer Indonesia.
4. Bapak Inta Budi Setyanusa, SE. M.Ak., selaku Dosen Wali 4AK5 sekaligus sebagai Dosen Pembimbing yang telah banyak membantu dan mengarahkan penulis dalam menyusun Laporan Kerja Praktek.
5. Bapak / Ibu Dosen Fakultas Ekonomi Universitas Komputer Indonesia
6. Ibu Ir. Wieke Pratiwi, MS., selaku Kepala Balai Besar Bahan dan Barang Teknik yang telah memberikan kesempatan pada penulis untuk melaksanakan kerja praktek di tempat tersebut.
7. Bapak Nana Sutisna, SE., selaku Kepala Subbagian Keuangan yang telah memberikan kesempatan pada penulis untuk melaksanakan kerja praktek di bagian keuangan.
8. Ibu Aria Rahmawati, selaku Pembimbing Perusahaan yang sudah membimbing penulis.
9. Ibu Dwi, Bapak Anwar, Bapak Budimas dan seluruh staff Balai Besar Bahan dan Barang Teknik (B4T) yang telah memberikan dorongan serta masukan kepada penulis.
10. Yang tercinta kepada kedua orang tua saya yang tidak pernah lelah membimbing, memberi support, dan mendoakan, serta berkorban secara
11. Untuk kakak-kakakku (Lala, Putri, dan Urian) yang telah memberikan doa, dorongan dan semangat untuk menyelesaikan Laporan Kerja Praktek ini.
12. Untuk sahabat-sahabatku, dan rekan-rekan Ak5 yang selalu memberikan masukan dalam mengerjakan Laporan Kerja Praktek ini.
13. Seluruh pihak yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan Laporan Kerja Praktek yang tidak dapat disebutkan satu persatu, terima kasih atas doa dan semangatnya.
Penulis menyadari bahwa laporan kerja praktek ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu, dengan segala kerendahan hati penulis bersedia menerima segala kritik dan saran dari semua pihak untuk peningkatan mutu laporan kerja praktek ini.
Semoga Allah SWT membalas jasa semua pihak yang telah membantu penulis dalam penyusunan laporan kerja praktek ini. Penulis berharap semoga Allah SWT senantiasa melimpahkan Rahmat dan Hidayah-Nya bagi semua pihak tersebut di atas dan semoga amal baik yang telah diberikan kepada penulis mendapatkan balasan dari Allah SWT, Amin.
Akhir kata, semoga laporan ini dapat bermanfaat khususnya bagi penulis dan umumnya bagi pembaca.
Bandung, Desember 2013 Penulis BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Kerja Praktek Perusahaan merupakan salah satu bentuk organisasi yang pada umumnya memiliki tujuan tertentu yang ingin dicapai dalam usaha untuk memenuhi kepentingan para anggotanya. Keberhasilan dalam mencapai tujuan perusahaan merupakan prestasi manajemen. Penilaian prestasi atau kinerja suatu perusahaan diukur karena dapat dipakai sebagai dasar pengambilan keputusan baik pihak internal maupun eksternal (Sofyan Syafri:2008).
Untuk mendukung setiap aktivitas yang dijalankannya, perusahaan memerlukan sesuatu yang disebut dengan kas. Kas sangat penting peranannya bagi kelangsungan perusahaan pada umumnya bagi setiap aktivitas yang dilakukannya yang tiada lain untuk mencapai tujuan dari perusahaan tersebut.
Jumlah dari kas sendiri tergantung pada besar kecilnya sebuah perusahaan ataupun kebutuhannnya. Untuk menunjang kebutuhan yang relatif kecil dan bersifat diperlukan uang tunai yang setiap saat dapat digunakan dalam menunjang aktivitas perusahaan tersebut atau penyediaan dana kas kecil (Petty Cash Fund), (Rika Lesmawati:2010).
Kas adalah harta yang dapat digunakan untuk membayar kegiatan
2 waktu dapat ditarik, dana kas kecil, cek, bilyet giro, dan sebagainya (Rika Lesmawati:2010).
Adapun pengertian kas lainnya yaitu kas dapat diartikan sebagai alat bayar atau alat tukar dalam transaksi keuangan. Agar uang kas perusahaan aman dari segala macam pencurian, penggelapan, manipulasi maka setiap penerimaan uang segera disetorkan ke bank, sedangkan setiap pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil, tidaklah efesien menggunakan cek atau giro bilyet. Oleh karena itu, dibentuklah dana kas kecil (Petty Cash) yang berfungsi untuk membantu bendahara atau kasir khusus untuk pengeluaran-pengeluaran rutin yang jumlahnya relatif kecil (Ely Suhayati & Sri Dewi Anggadini, 2009:143).
Dalam perusahaan dagang, jasa dan manufaktur pembayaran pengeluaran yang bersifat relatif kecil menggunakan dana yang berasal dari dana kas kecil sedangkan dalam instansi pemerintah pengeluaran tersebut menggunakan dana yang berasal dari uang persediaan.
Uang Persediaan (UP) merupakan uang muka kerja SKPD yang bersifat revolving. Definisi ini merupakan implikasi dari dipilihnya sistem UYHD, sebuah sistem yang mengadopsi sistem Imprest Fund dalam pengelolaan kas kecil. Dengan sistem tersebut, bendahara sebagai pengelola kas diberikan uang muka kerja pada besaran tertentu, untuk kemudian dipakai untuk membiayai kegiatan SKPD, dan jika jumlah telah berkurang sampai batas tertentu dapat dimintakan penggantian sehingga jumlah uang akan kembali pada nilai semula
3 Balai Besar Bahan dan Barang Teknik (B4T) merupakan salah satu Institusi Penelitian dan Pengembangan di bawah Badan Pengkajian Kebijakan Iklim dan Mutu Industri Kementerian Perindustrian RI (
Balai Besar Bahan dan Barang Teknik tentu saja memerlukan dana yang berasal dari kas kecil berupa uang persediaan untuk membiayai kegiatan operasional sehari-harinya atau untuk membiayai aktivitas sehari-hari yang memerlukan dana dengan anggaran yang kecil. Melihat dari pentingnya fungsi uraian diatas maka penulis melakukan kerja praktek di Balai Besar Bahan dan Barang Teknik untuk mengetahui dan mendalami serta untuk dijadikan sebagai laporan dengan judul “Tinjauan Atas Prosedur Pengelolaan Dana Kas Kecil Pada Balai Besar Bahan dan Barang Teknik (B4T) Kota Bandung”.
1.2 Maksud dan Tujuan Kerja Praktek
1.2.1 Maksud Kerja Praktek Secara umum kerja praktek ini dimaksudkan untuk mengetahui prosedur pengelolaan dana kas kecil pada Balai Besar Bahan dan Barang Teknik, khususnya pada bagian keuangan.
1.2.2 Tujuan Kerja Praktek Adapun tujuan dari kerja praktek ini adalah sebagai berikut:
4
2. Untuk mengetahui bagaimana pencatatan dari dana kas kecil (uang persediaan) serta apa yang dilakukan untuk mencegah terjadinya penyalahgunaan dari dana kas kecil (uang persediaan) tersebut.
1.3 Kegunaan Kerja Praktek Adapun kegunaan yang dapat diperoleh dari kegiatan kerja praktek ini yaitu:
1. Bagi Penulis Sebagai tambahan ilmu pengetahuan dan wawasan untuk cara - berpikir tentang konsep dan teori yang dipelajari di bangku perkuliahan dan kaitannya dengan dunia nyata. Dapat mengetahui secara dalam implementasi pengelolaan dana kas - kecil (uang persediaan) yang dilakukan instansi baik secara teori maupun prakteknya.
2. Bagi Instansi Membantu perusahaan/instansi dalam melaksanakan kegiatannya - dan memberikan masukan serta saran dalam perusahaan tersebut.
- pandangan dari sisi akademisi mengenai tinjauan prosedur
Pelaksanaan kerja praktek ini diharapkan dapat memberikan
5
3. Bagi Pihak Lain Sebagai bahan referensi dan masukan untuk melakukan evaluasi
- yang lebih luas lagi bagi penulis selanjutnya.
Sebagai bahan kajian untuk menambah ilmu pengetahuan dan - wawasan baik secara teoritis maupun prakteknya dalam dunia nyata.
1.4 Metode Kerja Praktek Dalam pelaksanaan kerja praktek ini, penulis menggunakan metode Block Release sebagai metode penulisan dalam pembuatan laporan kerja praktek.
Metode Block Release adalah metode pelaksanaan kuliah kerja praktek dalam suatu periode. Adapun pelaksanaan kerja praktek berlangsung selama dua bulan dalam waktu 35 hari kerja. Pelaksanaannya disesuaikan dengan waktu kerja yang terdapat pada kantor Balai Besar Bahan dan Barang Teknik.
1.5 Lokasi dan Waktu Kerja Praktek Lokasi pelaksanaan kerja praktek yaitu pada Kementerian Perindustrian
Republik Indonesia Balai Besar Bahan dan Barang Teknik ( B4T ) Bandung yang beralamat di Jalan Sangkuriang No.14 Telp. (022) 2504088 Bandung 40135.
Waktu pelaksanaan kerja praktek dilakukan selama dua bulan dalam waktu 35 hari kerja dimulai pada tanggal 15 Juli 2013 sampai tanggal 06 September 2013
6 Tabel 1.5.1 Waktu Pelaksanaan Kerja Praktek
Juli Agust Sept Okt Nov Des No Uraian
I II III IV
I II III
IV
1 Pelaksanaan Kerja Praktek
2 Pengumpulan data
3 Bimbingan BAB 1
4 Bimbingan BAB 2
5 Bimbingan BAB 3
6 Bimbingan BAB 4
7 Penyerahan Laporan
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN Sejarah Perusahaan
Belanda dengan nama Laboratotium Voor Metaal Onderzoek di bawah Burgelizke Openbake Warken (sekarang menjadi Departemen PU). Lalu pada tahun 1912 diperluas menjadi Laboratorium Voor Material Onderzoek, pada tahun tersebut dipindahkan ke Bandung di Kompleks Technische Hogeschool (sekarang menjadi
ITB). Tahun 1934 kedudukan balai berada di bawah Van Ekonomische (Departemen Perekonomian/Perdagangan). Pada tahun 1942 di bawah kekuasaan pemerintah Jepang berubah nama menjadi laboratorium Zeiro Sikendya dan kemudian menjadi Laboratorium Kogio Sikendya.
Pada tahun 1945 berubah nama menjadi Balai Penyelidikan bahan-bahan yang berkedudukan di bawah Kementerian Kemakmuran. Tahun 1952-1960 kedudukan balai beralih ke Kementerian Kemakmuran. Tahun 1952-1960 kedudukan balai beralih ke Kementerian Perekonomian dan kemudian berada di bawah Kementerian Perindustrian.
Tahun 1961 menempati Jalan Sangkuriang Bandung dengan nama Balai Penelitian Bahan-bahan, tahun 1963 kedudukan balai di bawah Perindustrian Rakyat, tahun 1971 kedudukan balai di bawah Lembaga Penelitian dan bawah Badan Litbang Industri Departemen Perindustrian dan berubah nama menjadi Balai Besar Penelitian dan Pengembangan Industri Bahan dan Barang Teknik. Pada akhir tahun 2002 menjadi Balai Besar Bahan dan Barang Teknik yang disingkat B4T dan pada tahun 2006 menjadi Balai Besar Bahan dan Barang Teknik (SK Menteri Perindustrian No. 43/M-IND/PER/6/2006).
Balai Besar Bahan dan Barang Teknik (B4T) sebagai salah satu institusi di bawah Badan Penelitian dan Pengembangan Industri, Departemen Perindustrian, telah mempunyai pengalaman di Bidang Pengujian, Kalibrasi, Inspeksi Teknik, Pelatihan Teknik, Sertifikasi Sistem Manajemen Mutu, Sertifikat Produk, Kepastian Mutu Bahan dan Barang Teknik serta telah diakui keberadaannya oleh Industri karena mutu pelayanan yang prima dan konsisten.
Salah satu hasil pelayanan teknik terhadap industri, B4T telah mendapatkan piagam penghargaan “Citra Pelayanan Prima” dari Menteri Pendayagunaan Amperatur Negara pada Desember 2002 dan dari Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan sebagai “Unit Pelayanan Terbaik” terbaik di lingkungan Departemen Perindustrian pada Agustus 2006, sehingga B4T semakin dituntut untuk meningkat kinerja pelayanan terhadap masyarakat dan industri.
Dalam menghadapi era globalisasi saat ini, B4T telah menyiapkan berbagai layanan jasa teknik bagi industri yang didukung oleh peralatan yang modern dan handal, SDM yang terlatih dan berkualifikasi, laboratorium uji dan laboratorium kalibrasi, lembaga inspeksi dan lembaga sertifikasi serta lembaga dalam menyebarluaskan informasi didukung oleh teknologi informasi : Website, E-mail, PABX digital, Local Area Network.
2.1.1 Visi Menjadi lembaga terkemuka dalam bidang Penjaminan dan Peningkatan Mutu Bahan dan Barang Teknik yang didukung oleh Penelitian.
2.1.2 Misi Memberikan pelayanan teknik yang professional melalui jasa pengujian kalibrasi, inspeksi teknik, sertifikasi, pelatihan teknik, dan litbang terapan untuk meningkatkan mutu produk dan tenaga industri yang diakui secara nasional dan internasional.
Budaya Organisasi
Budaya Balai Besar Bahan dan Barang Teknik Logo
Balai Besar Bahan dan Barang Teknik memiliki, Motto 3T yaitu :
1. Tanggap/. Responsive
2. Terjamin/ Guaranteed
3. Terpercaya / Reliable Etika Pelayanan Balai Besar Bahan dan Barang Teknik yaitu :
R = Respon A = Amanah M = Memuaskan A = Atensi H = Hati-Hati
Davis menyebutkan bahwa “Organization is any group of individual that is working toward some common end under leadership” (organisasi adalah suatu kelompok orang yang sedang bekerja ke arah tujuan bersama dibawah kepemimpinan (Davis:1951).
Herbert A. Simon, Donald W. Smithburg and Victor A. Thompson mendefinisikan : "Organization is a planned system of cooperative effort in which each participant has a recognized role to play and duties or tasks to perform" (organisasi adalah suatu sistem terencana mengenai usaha kerjasama
Jadi, Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan. Struktur Organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi. Dalam struktur organisasi yang baik harus menjelaskan hubungan wewenang siapa
melapor kepada siapa Oleh karena itu, keberadaan struktur organisasi dalam suatu lembaga sangat mutlak dibutuhkan untuk kelancaran organisasi di dalam melaksanakan aktifitasnya agar tertib, lancar, terorganisir dan sesuai dengan job description masing-masing bagian (Hidya Pratami:2010).
Dengan adanya struktur organisasi diharapakan dapat menciptakan suatu kegiatan yang efektif dan efisien, serta dapat terciptanya suatu pengendalian intern, yaitu dengan pemisahan fungsi tiap bagian dalam organisasi dengan mengetahui tugas dan tanggung jawab tiap-tiap bagian dalam mencapai tujuan organisasi, seperti halnya pada struktur organisasi (Hidya Pratami:2010).
Uraian Tugas Perusahaan
2.3 pengembangan industri bahan dan barang teknik sesuai kebijakan teknis yang ditetapkan oleh Kepala Badan Penelitian dan Pengembangan Industri.
Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2, B4T menyelenggarakan fungsi : a. Pelaksanaan pemasaran, peningkatan kompetensi tenaga industri dan pemanfaatan teknologi informasi; b. penelitian, pengembangan, perancangan, perencanaan, dan penyusunan standar serta penerapan standar bidang bahan dan barang teknik; c. pelaksanaan sertifikasi sistem mutu, sertifikasi produk barang teknik serta sertifikasi produk berkaitan dengan keselamatan dan lingkungan di bidang industri bahan dan barang teknik;
d. pelaksanaan bantuan teknik untuk peningkatan dan pengawasan mutu bahan organik dan anorganik, bahan bangunan, produk logam, barang teknik, barang listrik dan elektronik rumah tangga, motor bakar, kendaraan bermotor, komponen otomotif dan instrumentasi industri; dan e. pelayanan teknis dan administrasi kepada semua unsur di lingkungan B4T.
2. Bagian Tata Usaha Bagian Tata Usaha mempunyai tugas melaksanakan pemberian pelayanan teknis dan administratif kepada semua unsur di lingkungan B4T. a. penyusunan program, evaluasi, dan laporan;
b. pelaksanaan urusan keuangan dan inventarisasi barang milik negara;
c. perencanaan, pengembangan dan pelaksanaan urusan kepegawaian;
d. pelaksanaan urusan surat menyurat, kearsipan, perjalanan dinas, rumah tangga, keamanan, serta urusan perlengkapan, pemeliharaan dan perawatan. Bagian Tata Usaha terdiri dari :
a. Sub bagian Program dan Pelaporan Sub bagian Program dan Pelaporan mempunyai tugas melakukan urusan program, monitoring, evaluasi, dan laporan.
b. Sub bagian Keuangan Sub bagian Keuangan mempunyai tugas melakukan urusan keuangan dan inventarisasi barang milik negara c. Sub bagian Kepegawaian
Subbagian Kepegawaian mempunyai tugas melakukan perencanaan dan pengembangan serta pelaksanaan urusan kepegawaian dan kesejahteraan pegawai.
d. Sub bagian Umum. perlengkapan, pemeliharaan dan perawatan gedung, peralatan kantor dan laboratorium.
3. Bidang pengembangan Jasa Teknik Bidang Pengembangan Jasa Teknik mempunyai tugas melaksanakan pemasaran, kerjasama, serta pengembangan dan pemanfaatan teknologi informasi.
Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9, Bidang Pengembangan Jasa Teknik menyelenggarakan fungsi :
a. perencanaan dan pelaksanaan pemasaran, desiminasi hasil kegiatan, kontrak kerjasama usaha, pelayanan pelanggan dan pengembangan pasar, serta kerjasama jasa keteknikan;
b. peningkatan kompetensi tenaga industri melalui pelatihan teknis, bimbingan teknis dan konsultansi serta pengelolaan sarana penelitian dan pengembangan di bidang bahan dan barang teknik; dan
c. pengelolaan, pengembangan dan pemanfaatan teknologi informasi, dokumentasi dan perpustakaan.
Bidang Pengembangan Jasa Teknik terdiri dari :
a. Seksi Pemasaran dan Kerjasama Seksi Pemasaran dan Kerjasama mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pemasaran, desiminasi hasil kegiatan, kontrak kerjasama usaha, pelayanan pelanggan dan pengembangan pasar. b. Seksi Pengembangan Kompetensi dan Sarana Riset Seksi Pengembangan Kompetensi dan Sarana Riset mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan peningkatan kompetensi tenaga industri melalui pelatihan teknis dan konsultansi serta perencanaan pengelolaan sarana penelitian dan pengembangan c. Seksi Informasi
Seksi Informasi mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pengelolaan, pengembangan dan pemanfaatan teknologi informasi dan perpustakaan.
4. Bidang Standarisasi Bidang Standardisasi mempunyai tugas melakukan kegiatan perencanaan, pengelolaan dan pengkoordinasian penggunaan sarana dan prasarana, melaksanakan kegiatan pengkajian dan pengembangan, perancangan dan perencanaan serta penyusunan dan penerapan standar bidang bahan dan barang teknik.
Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13, Bidang Standardisasi menyelenggarakan fungsi :
a. perencanaan dan pelaksanaan pengujian bahan dan barang teknik;
b. pelaksanaan kalibrasi alat uji, alat ukur, mesin dan peralatan untuk c. pelaksanaan pengkajian, pengembangan, perancangan, perencanaan, dan penyusunan, penerapan, dan revisi standar di bidang bahan dan barang teknik. Bidang Standardisasi terdiri dari :
a. Seksi Pengujian Seksi Pengujian mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pengujian bahan dan barang teknik.
b. Seksi Kalibrasi Seksi Kalibrasi mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan kalibrasi alat uji/alat ukur, mesin dan peralatan untuk kepentingan produksi dan pengendalian mutu c. Seksi Penyusunan Standar.
Seksi Penyusunan Standar mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan perencanaan, pengkajian, pengembangan, perancangan, penyusunan dan revisi standar di bidang bahan dan barang teknik.
5. Bidang Sertifikasi Bidang Sertifikasi mempunyai tugas melaksanakan sertifikasi sistem mutu, sertifikasi produk barang teknik serta sertifikasi produk yang berkaitan dengan keselamatan dan lingkungan dibidang industri bahan dan barang teknik. a. pelaksanaan sertifikasi atas sistem manajemen mutu dan sistem manajemen lingkungan dalam rangka pemenuhan persyaratan Standar Nasional dan Internasional.
b. pelaksanaan sertifikasi atas mutu bahan dan produk barang teknik dalam rangka pemenuhan persyaratan Standar Nasional dan Internasional.
c. pelaksanaan sertifikasi atas sistem keselamatan, dan kualifikasi personil.
Bidang Sertifikasi terdiri dari : a. Seksi Sistem Mutu dan Lingkungan.
Seksi Sistem Mutu dan Lingkungan mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan sertifikasi atas sistem manajemen mutu dan lingkungan dalam rangka pemenuhan persyaratan Standar Nasional dan Internasional.
b. Seksi Mutu Bahan dan Barang Teknik. Seksi Mutu Bahan dan Barang Teknik mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan sertifikasi atas mutu bahan dan produk barang teknik dalam rangka pemenuhan persyaratan Standar Nasional dan Internasional.
c. Seksi Keselamatan dan Kualifikasi Personil. keselamatan kerja serta kualifikasi personil dalam rangka memenuhi persyaratan Standar Nasional dan Internasional
6. Bidang Inspeksi Teknik Bidang Inspeksi Teknik mempunyai tugas melaksanakan pemeriksaan bahan dan barang teknik yang terbuat dari logam atau non logam, termasuk pabrik, konstruksi, dan instalasinya, serta memeriksa dan menganalisa kerusakan serta memprediksi perpanjangan umur peralatan dan perlengkapan termasuk peralatan pabrik, serta menyusun sistem pemeliharaannya.
Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 21, Bidang Inspeksi Teknik menyelenggarakan fungsi :
a. pengkajian atas dokumen peralatan serta menginspeksi peralatan dan perlengkapan dari logam, termasuk pabrik, kontruksi dan instalasinya; b. pengkajian atas dokumen dan laporan hasil uji serta menginspeksi peralatan dan perlengkapan dari non logam; dan c. pemeriksaan dan pengkajian sebab-sebab kerusakan peralatan, perlengkapan, dan instalasi pabrik serta menetapkan sistem pemeliharaannya. Bidang Inspeksi Teknik terdiri dari : a. Seksi Inspeksi Bahan dan Barang Teknik Logam. menginspeksi peralatan dan perlengkapan dari logam, termasuk pabrik, kontruksi dan instalasinya b. Seksi Inspeksi Bahan dan Barang Teknik Non Logam dan
Seksi Inspeksi Bahan dan Barang Teknik Non Logam mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pengkajian atas dokumen dan laporan hasil uji serta menginspeksi peralatan dan perlengkapan dari non logam.
c. Seksi Analisis Kerusakan dan Sistem Pemeliharaan.
Seksi Analisis Kerusakan dan Sistem Pemeliharaan mempunyai tugas penyiapan bahan pemeriksaan dan pengkajian sebab-sebab kerusakan peralatan, perlengkapan, dan instalasi pabrik serta menetapkan sistem pemeliharaannya .
7. Kelompok Jabatan Fungsional Kelompok jabatan fungsional mempunyai tugas melakukan kegiatan sesuai dengan jabatan fungsional masing-masing berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
(1) Kelompok jabatan fungsional sebagaimana dimaksud dalam Pasal 25 terdiri dari sejumlah jabatan fungsional yang terbagi dalam berbagai kelompok jabatan fungsional sesuai dengan bidang keahliannya. (2) Masing-masing kelompok jabatan fungsional sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dikoordinasikan oleh seorang tenaga yang dipilih oleh
(3) Jumlah dan jenis tenaga fungsional sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditentukan berdasarkan kebutuhan dan beban kerja.
(4) Jenis dan jenjang jabatan fungsional sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diatur berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Kegiatan Perusahaan
Institusi Penelitian dan Pengembangan di bawah Badan Pengkajian Kebijakan Iklim dan Mutu Industri Kementerian Perindustrian RI. Kegiatan usaha B4T yaitu sebagai berikut:
1. Pelaksanaan sertifikasi sistem mutu, sertifikasi produk barang teknik serta sertifikasi produk berkaitan dengan keselamatan dan lingkungan di bidang industri bahan dan barang teknik
2. Penelitian, pengembangan, perancangan, perencanaan, dan penyusunan standar serta penerapan standar bidang bahan dan barang teknik
3. Pelaksanaan bantuan teknik untuk peningkatan dan pengawasan mutu bahan organik dan anorganik, bahan bangunan, produk logam, barang teknik, barang listrik dan elektronik rumah tangga, kendaraan bermotor, komponen otomotif dan instrumentasi industri.
BAB III PELAKSANAAN KERJA PRAKTEK
3.1 Bidang Pelaksanaan Kerja Praktek Bidang pelaksanaan kerja praktek yang telah dilaksanakan yaitu penulis ditempatkan di Bagian Tata Usaha pada Subbagian Keuangan Balai Besar Bahan dan Barang Teknik. Subbagian Keuangan mempunyai tugas untuk melaksanakan pengelolaan administrasi keuangan, melaksanakan perbendaharaan keuangan serta melaksanakan pelaporan dan evaluasi kegiatan subbagian keuangan.
Pelaksanaan kerja praktek ini dimaksudkan untuk mengetahui Prosedur dari Pengelolaan Dana Kas Kecil pada Balai Besar Bahan dan Barang Teknik Bandung serta dalam kerja praktek ini penulis dapat menambah wawasan dan ilmu pengetahuan tentang akuntansi khususnya akuntansi keuangan mengenai tata cara pengelolaan dana kas kecil. Pelaksanaan kerja praktek pada subbagian keuangan ini dibimbing oleh Ibu Aria Rahmawati, beserta staff Balai Besar Bahan dan Barang Teknik (B4T).
3.1.1 Prosedur Prosedur adalah rangkaian aktivitas atau kegiatan yang dilakukan secara berulang-ulang dengan cara yang sama. Prosedur penting dimiliki bagi suatu
22 aktivitas apa saja yang harus dilakukan untuk menjalankan suatu fungsi tertentu (Azhar Sutanto, 2009:198).
3.1.1.1 Definisi Prosedur Menurut Mulyadi (2001:5), definisi prosedur adalah “Urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang” .
Kegiatan klerikal (Clerical Operation) terdiri dari kegiatan berikut ini yang dilakukan untuk mencatat informasi dalam formulir, buku jurnal dan buku besar adalah: menulis, menggandakan, menghitung, memberi kode, mendaftar, memilih, memindah dan membandingkan (Mulyadi, 2001).
Sedangkan menurut Kamaruddin menyatakan bahwa “Prosedur pada dasarnya adalah suatu susunan yang teratur dari kegiatan yang berhubungan satu sama lainnya dan prosedur-prosedur yang berkaitan untuk melaksanakan dan memudahkan kegiatan utama dari suatu organisasi”.
(1992:836-837), Berdasarkan definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa prosedur adalah suatu kegiatan yang teratur untuk melaksanakan dan memudahkan kegiatan suatu organisasi dengan melibatkan banyak orang.
23
3.1.1.2 Karakteristik Prosedur Berikut ini adalah beberapa karakteristik prosedur menurut Mulyadi
(2001:8), yaitu sebagai berikut: 1. Prosedur menunjang tercapainya tujuan organisasi.
2. Prosedur mampu menciptakan adanya pengawasan yang baik dan menggunakan biaya yang seminimal mungkin.
3. Prosedur menunjukan urutan-urutan yang logis dan sederhana.
4. Prosedur menunjukan adanya penetapan keputusan dan tanggung jawab.
3.1.1.3 Manfaat Prosedur Manfaat prosedur menurut Mulyadi (2001:15),yaitu sebagai berikut:
1. Lebih memudahkan dalam menentukan langkah-langkah kegiatan dimasa yang akan datang.
2. Mengubah pekerjaan yang berulang-ulang menjadi rutin dan terbatas, sehingga menyerderhanakan pelaksanaan dan untuk selanjutnya mengerjakan yang seperlunya saja.
3. Adanya suatu petunjuk atau program kerja yang jelas dan harus dipatuhi oleh seluruh pelaksana.
4. Membantu dalam usaha meningkatkan produktifitas kerja yang efektif dan efisien.
24 perbaikan-perbaikan sepanjang dalam tugas dan fungsinya masing- masing
3.1.2 Definisi Kas dan Kas Kecil Menurut Skousen (2004:495), “Kas adalah aktiva lancar yang terdiri dari uang logam, uang kertas dan unsur-unsur lain yang berfungsi sebagai alat pertukaran dan memberikan dasar untuk perhitungan akuntansi”.
Menurut Standar Akuntansi Pemerintahan Peraturan Pemerintah nomor
24 Tahun 2005 (2005:106), menjelaskan bahwa: “Kas adalah uang tunai dan saldo simpanan di bank yang setiap saat dapat digunakan untuk membiayai kegiatan pemerintahan”.
Sedangkan menurut Thedorus M. Tuanakotta (2000:150), menyatakan bahwa: “Kas sangat penting karena sifatnya yang liquid, mudah sebagai alat pertukaran, dan menunjukkan daya beli secara umum. Kas disini uang tunai maupun saldo kas dalam bank.”.
Berdasarkan definisi di atas dapat disimpulkan bahwa kas adalah alat pelunasan kewajiban yang dapat digunakan, dapat berupa uang logam, uang kertas maupun saldo kas dalam bank.
K as kecil adalah uang kas yang disediakan untuk membayar
pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis bila
dibayar dengan cek.25 Menurut Kusnadi (2000:64) menyatakan bahwa: “Dana kas kecil adalah dana yang meliputi pembayaran yang tidak menggunakan cek melainkan menggunakan uang tunai”.
Berbeda dengan jenis organisasi yang bersifat komersial, dalam instansi pemerintah atau lingkungan Kementerian/Negara pengeluaran yang relatif kecil menggunakan dana kas kecil yang disebut dengan uang persediaan.
3.1.2.1 Definisi Uang Persediaan Uang Persediaan (UP) adalah uang muka kerja dalam jumlah tertentu yang diberikan kepada Bendahara Pengeluaran untuk membiayai kegiatan operasional sehari-hari Satker atau membiayai pengeluaran yang menurut sifat dan tujuannya tidak mungkin dilakukan melalui mekanisme pembayaran langsung. Apabila uang persediaan yang diterima oleh satker tersebut kurang, maka satker dapat mengajukan Tambahan Uang Persediaan (TUP). TUP adalah uang yang diberikan kepada satker untuk kebutuhan yang sangat mendesak dalam satu bulan melebihi pagu UP yang ditetapkan (PMK RI No 190/PMK.05/2012).
3.2 Teknis Pelaksanaan Kerja Praktek Pada saat melaksanakan kerja praktek di bagian Tata Usaha pada Sub bagian Keuangan B4T selama dua bulan yang terhitung mulai dari tanggal 15 Juli sampai dengan 06 September 2013 penulis melakukan kegiatan seperti:
26
3. Menginput dan menduplikat dokumen-dokumen (fotocopy) dari bukti pengeluaran kas
3.3 Pembahasan Hasil Pelaksanaan Kerja Praktek
3.3.1 Prosedur Pengelolaan Uang Persediaan (Dana Kas Kecil)
Mekanisme Pengelolaan Uang Persediaan (Dana Kas Kecil)
Dari flowchart di atas tergambarkan mekanisme pengelolaan dana kas kecil yang dinamakan uang persediaan untuk Lingkungan Kementerian Negara/Lembaga dengan keterangan sebagai berikut:
27 Bendahara Umum Negara (BUN) untuk melaksanakan sebagian fungsi Kuasa BUN, yang memberikan dana berupa uang persediaan untuk membiayai pengeluaran-pengeluaran lembaga yang bersifat relatif kecil dan tersimpan dalam rekening perusahaan atau lembaga serta dikelola oleh Bendahara Pengeluaran.
2. Bendahara Pengeluaran dapat membagi uang persediaan kepada Bendahara Pengeluaran Pembantu apabila diperlukan yang kemudian Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) yang ditunjuk dapat mengajukan Surat Perintah Membayar-Ganti Uang Persediaan (SPM-GUP) bagi BPP berkenaan tanpa menunggu realisasi BPP lain yang belum mencapai penggunaan sampai 50%.
3. Berdasarkan SPM-GUP, KPPN menerbitkan Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) untuk rekening Bendahara Pengeluaran yang ditunjuk dalam SPM-UP.
4. Apabila uang persediaan tidak mencukupi keperluan yang ada maka Bendahara Pengeluaran melakukan pengisian kembali (revolving) yang dibantu dengan Pemegang Uang Muka (PUM) dan wajib untuk melampirkan bukti-bukti atas pengeluaran uang persediaan seperti daftar rincian yang menyatakan jumlah uang yang dikelola oleh masing-masing PUM.
28 Pengeluaran. Untuk membantu pengelolaan uang persediaan pada kantor/satuan kerja apabila diperlukan Menteri/Pimpinan lembaga dapat menunjuk Bendahara Pengeluaran Pembantu (BPP).
Berdasarkan Peraturan Menteri Keuangan Nomor 190/PMK.05/2012 tentang Tata Cara Pembayaran Dalam Rangka Pelaksanaan Anggaran Pendapatan Dan Belanja Negara, ketentuan mengenai Uang Persediaan dapat diberikan dalam batas-batas untuk pengeluaran-pengeluaran sebagai berikut:
1. Belanja Barang,
2. Belanja Modal, 3. Belanja Lain-lain.
Ketentuan lain yang harus diperhatikan dalam melakukan pengujian terhadap tagihan belanja kepada Negara adalah: a. Pembayaran dengan UP yang dapat dilakukan oleh Bendahara
Pengeluaran kepada satu penerima/penyedia barang/jasa paling banyak sebesar Rp. 50.000.000 kecuali untuk pembayaran honorarium dan perjalanan dinas.
b. Pada setiap akhir hari kerja, uang tunai yang berasal dari UP yang ada pada Kas Bendahara Pengeluaran paling banyak sebesar Rp.
50.000.000 Satuan kerja dapat menggunakan UP untuk belanja pada akun diluar ketentuan tersebut diatas tetapi satuan kerja hanya dapat melakukannya setelah
29 Anggaran Pusat (DIPA Pusat) yang kegiatannya berlokasi di daerah ditetapkan oleh Kepala Kanwil Ditjen Perbendaharaan setempat.
Dalam mekanisme UP pembayaran kepada rekanan dibayar dengan cara:
1. Dibayar oleh Bendahara Pengeluaran melalui rekening Bendahara secara tunai,
2. Dibayar oleh Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) secara tunai, 3. Dibayar melewati KPPN melalui rekening Kas Negara.
Bendahara pengeluaran dapat membagi uang persediaan kepada beberapa Bendahara Pengeluaran Pembantu (BPP). Apabila diantara BPP telah merealisasikan penggunaan UP nya sekurang-kurangnya 50%, KPA/pejabat yang ditunjuk dapat mengajukan Surat Perintah Membayar-Ganti Uang Persediaan (SPM-GUP) bagi BPP berkenaan tanpa menunggu realisasi BPP lain yang belum mencapai 50%.
Mengenai prosedur uang persediaan diatur sebagai berikut: PA/KPA menerbitkan SPM-UP berdasarkan DIPA atas permintaan Bendahara Pengeluaran yang dibebankan pada MAK transito kode kegiatan untuk rupiah murni 0000.0000.825111, pinjaman luar negeri 9999.9999.825112, dan PNBP 0000.0000.825113.
Berdasarkan SPM-UP, KPPN menerbitkan Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) untuk rekening Bendahara Pnegeluaran yang ditunjuk dalam SPM- UP. Penggunaan UP menjadi tanggungjawab Bendahara Pengeluaran. Bendahara
30 yang dibantu oleh beberapa Pemegang Uang Muka (PUM), dalam pengajuan SPM-UP diwajibkan melampirkan daftar rincian yang menyatakan jumlah uang yang dikelola oleh masing-masing PUM. Sisa UP yang ada pada Bendahara Pengeluaran pada akhir tahun anggaran harus disetorkan kembali ke rekening Kas Negara selambat-lambatnya tanggal 31 Desember tahun anggaran berkenaan.
Setoran sisa UP dimaksud oleh KPPN dibukukan sebagai pengembalian UP sesuai mata anggaran yang ditetapkan.
Adapun pemberian UP diberikan paling banyak:
a. Rp 50.000.000,- (lima puluh juta rupiah) untuk pagu jenis belanja yang bisa dibayarkan melalui UP sampai dengan Rp 900.000.000 (sembilan ratus juta rupiah);
b. Rp 100.000.000 (seratus juta rupiah) untuk pagu jenis belanja yang bisa dibayarkan melalui UP di atas Rp 900.000.000 (sembilan ratus juta rupiah) sampai dengan Rp 2.400.000.000 (dua miliar empat ratus juta rupiah); c. Rp 200.000.000 (dua ratus juta rupiah) untuk pagu jenis belanja yang bisa dibayarkan melalui UP di atas Rp 2.400.000.000 (dua miliar empat ratus juta rupiah) sampai dengan Rp 6.000.000.000 (enam miliar rupiah); atau d. Rp 500.000.000 (lima ratus juta rupiah) untuk pagu jenis belanja yang bisa dibayarkan melalui UP di atas Rp 6.000.000.000 (enam miliar
31 Kepala Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Perbendaharaan atas permintaan KPA, dapat memberikan persetujuan UP melampaui besaran sebagaimana dengan keterangan di atas dengan mempertimbangkan:
a. Frekuensi penggantian UP tahun yang lalu lebih dari rata-rata 1 (satu) kali dalam 1 (satu) bulan selama 1 (satu) tahun dan b. Perhitungan kebutuhan penggunaan UP dalam 1 (satu) bulan melampaui besaran UP.
3.3.2 Dokumen-dokumen dalam Prosedur Pengelolaan Uang Persediaan Berdasarkan Peraturan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor
190/PMK.05/2012 Tentang Cara Pembayaran Dalam Rangka Pelaksanaan Anggaran Pendapatan Dan Belanja Negara. Dalam Pelaksanaan Pembayaran Atas Beban Anggaran Pendapatan Dan Belanja Negara dokumen yang harus dilengkapi sebagai dasar pengujian kebenaran tagihan atas beban APBN (dokumen yang harus dilengkapi dalam UP) antara lain adalah sebagai berikut:
1. Uang Persediaan berupa Surat Pernyataan dari KPA yang ditunjuk menyatakan bahwa UP yang dimaksud tidak untuk pengeluaran yang menurut ketentuan harus dengan LS.
2. Bendahara Pengeluaran/BPP melakukan pembayaran atas UP berdasarkan Surat Perintah Bayar (SPBy) yang disetujui dan ditandatangani oleh PPK atas nama KPA. SPBy sebagaimana yang
32
b. Rincian kebutuhan dana,