24
2.4.2 Sistem Penjualan Barang Dagangan
Sistem penjualan barang dagangan digunakan untuk mencatat, menghitung, dan menghasilkan informasi penjualan untuk kepentingan manajemen dalam
pengambilan keputusan . Pengelolaan sistem penjualan barang yang buruk dapat
berakibat fatal, karena transaksi penjualan tidak dapat berjalan dengan baik, sementara laba perusahaan didapat dari kegiatan menjual.
Pengelolaan yang baik pada sistem penjualan barang dagangan memerlukan perhatian pada prosedur, fungsi – fungsi terkait, dan sejumlah dokumen yang ada
di dalamnya yaitu Mulyadi, 2001 : 1. Fungsi yang Terkait dengan Sistem Penjualan Barang Dagangan
a. Fungsi Penjualan Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima order dari pembeli,
mengisi faktur penjualan tunai, dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran harga barang ke fungsi kas.
b. Fungsi Kas Fungsi ini bertanggung jawab sebagai penerima kas dari pembeli.
c. Fungsi Gudang Fungsi ini bertanggung jawab untuk membungkus barang dan
menyerahkan barang yang dipesan pembeli, serta menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman.
25
d. Fungsi Pengiriman Fungsi ini bertanggung jawab untuk membungkus barang dan
menyerahkan barang yang telah dibayarkan harganya kepada pembeli. e. Fungsi Akuntansi
Fungsi ini bertanggung jawab sebagai pencatatan transaksi penjualan dan penerimaan kas dan pembuatan laporan penjualan.
2. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem a. Prosedur Order Penjualan
Dalam prosedur ini, fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan membuat faktur penjualan tunai untuk memungkinkan pembeli
melakukan pembayaran harga barang ke fungsi kas dan untuk memungkinkan fungsi gudang dan fungsi pengiriman menyiapkan barang
uang akan diserahkan kepada pembeli. b. Prosedur penerimaan kas
Dalam prosedur ini, fungsi kas menerima pembayaran harga barang dari pembeli dan memberikan tanda pembayaran berupa pita register kas dan
cap “Lunas” pada faktur penjualan tunai kepada pembeli untuk memungkinkan pembeli tersebut melakukan pengambilan barang yang
dibelinya dari fungsi pengiriman. c. Prosedur penyerahan barang
Dalam prosedur ini pengiriman hanya menyerahkan barang kepada pembeli.
26
d. Prosedur Pencatatan Penjualan Tunai Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi melakukan pencatatan transaksi
penjualan tunai dalam jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas. Disamping itu fungsi akuntansi juga mencatat berkurangnya persediaan
barang yang dijual dalam kartu persediaan. e. Prosedur penyetoran kas ke bank
Sistem pengendalian internal terhadap kas mengharuskan penyetoran dengan segera ke bank semua kas yang diterima pada satu hari. Dalam
prosedur ini, fungsi kas menyetorkan kas yang diterima dari penjualan tunai ke bank dalam jumlah penuh.
f. Prosedur pencatatan penerimaan kas Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat penerimaan kas dalam jurnal
penerimaan kas berdasar bukti setor bank yang diterima dari bank melalui fungsi kas.
g. Prosedur pencatatan harga pokok penjualan Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi membuat rekapitulasi harga pokok
penjualan berdasarkan data yang dicatat dalam kartu persediaan. Berdasarkan rekapitulasi harga pokok penjualan ini, fungsi akuntansi
membuat bukti memorial sebagai dokumen sumber untuk pencatatan harga pokok penjualan ke dalam jurnal umum.
27
Diagram Alir Sistem Penjualan Tunai Kasir
Bagian Penjualan Bagian Gudang
Bagian Pengiriman
Phase Mulai
Menerima order dari
pembeli Mengisi
faktur penjualan
tunai FPT 3
FPT 2 FPT 1
1 2
Via Pembeli
N 1
FPT 1 Menerima
uang dari pembeli
Mengopera sikan
register kas PRK
FPT 1
3 Mengisi
bukti setor bank
FPT : Faktur Penjualan Tunai PRK : Pita Register Kas
Bukti Setor 3 Bukti Setor 2
Bukti Setor 1 Menyetor
kas ke bank
Bukti Setor 3 Bukti Setor 2
Bukti Setor 1 Bersama
uang 5
N Diserahkan
ke bank Diserahkan
ke bank 2
FPT 2 Kartu
Gudang Menyerahk
an barang FPT 2
4 Bersama
barang 3
4 FPT 2
PRK FPT 1
Membanding kan FPT 1
dan FPT 2 Menyerahkan
barang kepada pembeli
FPT 2 FPT 1
PRK 6
Untuk pembeli
Untuk pembeli
Gambar 2.2 Diagram Alir Sistem Penjualan Tunai Barang Dagangan
28
Diagram Alir Sistem Penjualan Tunai Bagian Jurnal
Bagian Kartu Persediaan
P h
a se
Selesai 6
FPT 1 PRK
Jurnal Penjua
lan 7
5 Bukti Setor 2
Jurnal Penerim
aan Kas T
8 RHPP
Bukti Memorial
Jurnal umum
N 7
FPT 1 PRK
Kartu Persediaan
Membuat rekapitulasi
HPP RHPP
Membuat Bukti
Memorial RHPP
Bukti Memorial
8 N
Secara periodik
RHPP : Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan
Gambar 2.3 Diagram Alir Sistem Penjualan Tunai Barang Dagangan Lanjutan
29
3. Dokumen dan catatan akuntansi yang digunakan sebagai input dalam sistem penjualan barang dagangan adalah Mulyadi, 2001 :
a. Faktur Penjualan tunai Dokumen ini digunakan untuk merekam berbagai informasi yang diperlukan
manajemen mengenai transaksi penjualan tunai. Faktur penjualan diisi oleh fungsi penjualan yang berfungsi sebagai pengantar pembayaran oleh
pembeli kepada fungsi kas dan sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penjualan ke dalam jurnal penjualan
b. Pita Kas Register Dokumen ini dihasilkan oleh fungsi kas dengan cara mengoperasikan mesin
register kas. Pita register kas ini merupakan bukti penerimaan kas yang dikeluarkan oleh fungsi kas dan merupakan dokumen pendukung faktur
penjualan tunai yang dicatat dalam jurnal penjualan. c. Bill of Lading
Dokumen ini merupakan bukti penyerahan barang dari perusahaan angkutan umum. Dokumen ini digunakan oleh fungsi pengiriman dalam penjualan
COD cash on delivery yang penyerahan barangnya dilakukan oleh perusahaan angkutan umum.
d. Faktur Penjualan COD Cash On Delivery Dokumen ini digunakan untuk merekam penjualan COD. Tembusan faktur
penjualan COD diserahkan kepada pelanggan melalui bagian angkutan umum dan dimintakan tanda tangan penerimaan barang dari pelanggan
sebagai bukti telah diterimanya barang oleh pelanggan. Tembusan faktur
30
penjualan COD digunakan oleh perusahaan untuk menagih kas yang harus dibayar oleh pelanggan pada saat penyerahan barang yang dipesan oleh
pelanggan. e. Bukti Setoran Bank
Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas ke bank bukti setor dibuat 3 lembar dan diserahkan oleh fungsi kas ke bank. Dua
lembar tembusannya diminta kembali dari bank setelah ditandatangani dan di cap oleh bank sebagai bukti penyetoran kas ke bank. Bukti setoran bank
diserahkan oleh fungsi kas kepada fungsi akuntansi sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai
dalam jurnal penerimaan kas. f. Rekap Harga Pokok Penjualan
Dokumen ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk meringkas harga pokok produk yang dijual selama satu periode. Dokumen ini digunakan oleh fungsi
akuntansi sebagai dokumen pendukung bagi pembuatan bukti memorial untuk mencatat harga pokok produk yang dijual.
g. Jurnal Penjualan Jurnal penjualan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat dan
meringkas data penjualan. Dalam jurnal penjualan disediakan satu kolom untuk setiap jenis produk guna meringkas informasi penjualan menurut jenis
produk tersebut.
31
h. Jurnal Penerimaan Kas Jurnal penerimaan kas digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat
penerimaan kas dari berbagai sumber, di antaranya dari penjualan tunai. i.
Jurnal Umum Jurnal ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat harga pokok
produk yang dijual. j.
Kartu Persediaan Kartu persediaan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat
berkurangnya harga pokok produk yang dijual. Kartu persediaan ini diselenggarakan di fungsi akuntansi untuk mengawasi mutasi dan
persediaan barang yang disimpan digudang. k. Kartu Gudang
Catatan ini tidak termasuk sebagai catatan akuntansi karena hanya berisi data kuantitas persediaan yang disimpan di gudang. Catatan ini
diselenggarakan oleh fungsi gudang.
4. Output sistem penjualan tunai barang Dengan adanya 3 hal yang telah diuraikan sebelumnya, diharapkan sistem
penjualan barang dagangan dapat menghasilkan output berupa : a. Daftar Pelanggan
b. Daftar Harga Jual Persediaan c. Laporan Jumlah Stok Persediaan
d. Laporan Penjualan
32
e. Laporan Rincian Faktur Penjualan f.
Laporan Harga Pokok Penjualan HPP g. Laporan Nilai Persediaan
h. Pemberitahuan Persediaan Habis
2.4.3 Sistem Perhitungan Fisik Persediaan Barang Dagangan
Kategori