Menerapkan Kesekretariatan Dalam Performance Seorang Sekretaris Pada Bagian Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Usu

33

DAFTAR PUSTAKA

Guritno, Waridin. 2005. Pengaruh Kepuasan Kerja Dan Motivasi Terhadap Kinerja. Jakarta. Raja Grafindo Persada.

Ratnawati, Etti, dan Sunarto. 2006.Sekretaris Profesional. Yogjakarta: Amus Rivai, Veithzal dan Basri. 2005. _{Performance Appraisal: Sistem Yang Tepat Untuk}

Menilai Kinerja Karyawan Dan Meningkatkan Daya Saing Perusahaan.

Jilid I. Jakarta: Raja Grafindo Persada.

Saiman. 2003. Manajemen Sekretaris. Malang : Ghalia Indonesia

Sedarmayanti. 2008. Tugas dan Pengembangan Sekretaris. Bandung : Mandar Maju

Tika, P. 2006. Budaya Organisasi Dan Peningkatan Kinerja Perusahaan. Jakarta: PT Bumi Aksara

Wursanto, Ignatius. 2006. Sekretaris Profesional. edisi ke-1. Yogyakarta : Andi. http://mbegedut.blogspot.com/2012/00/pengertian-manajemen-sumberdaya.html http://diklat.jogjaprov.go.id

http://ragampendidikan.blogspot.com/2013/03/pengertian-kinerja-menurut-para-ahli.html

22 BAB III PEMBAHASAN

1. Pengertian Sekretaris

Dengan bertambah luas dan banyaknya tugas seorang pimpinan saat ini, menunjukkan kecenderungan dibutuhkannya seorang sekretaris yang dapat diandalkan dan mampu melaksanakan tugasnya. Seorang pimpinan dituntut untuk mengetahui situasi dan kondisi perusahaannya, serta memahami seluruh masalah yang menyangkut pelaksanaan tugas-tugas. Untuk menjamin kecermatan dan kelancaran tugas pimpinan tersebut, diperlukan tenaga sekretaris yang terdidik, terampil dan mampu mengetahui dengan tepat tugas pokok pimpinan.

Adapun pengertian dari sekretaris menurut beberapa para ahli, diantaranya:

a. Eti Ratnawati (2006: 3), sekretaris adalah seseorang yang bekerja di lembaga, badan, yang bergerak dalam bidang usaha, ilmu pengetahuan, atau pelayanan masyarakat, dengan tujuan membantu lembaga atau badan yang bersangkutan mencapai tujuannya.

b. Saiman (2002: 24), sekretaris adalah seseorang yang bekerja dalam proses mengelola dan mengatur segala sesuatu yang berhubungan langsung dan tidak langsung dengan kegiatan pimpinan atau manager dalam rangka

23

Berdasarkan pengertian diatas, maka pengertian sekretaris adalah seseorang yang bekerja pada sebuah lembaga dan berperan terhadap kelancaran pelaksanaan tugas dan tanggung jawab pimpinan. Perlu kita ketahui, peranan sekretaris adalah peran pendukung. Dimana sekretaris berperan penting dalam mendukung agar pimpinan dapat menyelesaikan tugas dengan baik.

Peran yang dipegang sekretaris tergantung pada kedudukannya atau statusnya dalam lembaga: perusahaan, organisasi, yayasan tempat dia bekerja. Dalam setiap lembaga, terdapat dua kegiatan utama. Pertama, kegiatan yang langsung berhubungan dengan usaha mencapai tujuan perusahaan, mencakup kegiatan produksi, distribusi dan pembiayaan. Kedua, kegiatan yang mendukung kegiatan perusahaan dalam mencapai tujuan.

Dalam kegiatan ini, seorang sekretaris mempunyai peran penting dan tanggung jawab dalam memotivasi dan bekerjasama dengan para petugas dibidan g lain seperti personalia, pembukuan, produksi,penelitian dan pengembangan, per kantoran, juga hukum dan pemeliharaan. Tapi, walaupun seorang sekretaris berperan dalam dua kegiatan tersebut, tetap yang memimpin dan mengatur tetaplah seorang pimpinan.

Dengan menyadari pentingnya peran sekretaris dalam pekerjaan-pekerjaan pimpinan, sehingga pada saat ini jabatan seorang sekretaris merupakan jabatan yang menuntut kemampuan profesional yang tinggi. Hal ini membuat kemampuan pribadi seorang sekretaris dan kemampuan melaksanakan tugas- tugas sehari- hari menjadi bagian penting yang tidak dapat dipisahkan pada tugas seorang sekretaris.

24

2. Pengertian Sekretariat

Pelaksanaan dari tugas-tugas sekretaris, dilakukan pada sebuah tempat yang disebut dengan “sekretariat”. Pada sekretariat terdapat seluruh pegawai yang bertanggung jawab terhadap tugas- tugas administrasi dan dipimpin oleh seorang sekretaris. Kegiatan dari seluruh pegawai tersebut sesuai dengan apa yang menjadi visi dan misi perusahaan. Begitu halnya dengan bagian Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Sekretaris Dekan melakukan seluruh aktivitasnya pada sekretariat. Dibawah ini beberapa pengertian tentang sekretariat menurut para ahli.

1. Menurut Wursanto (2006: 15), “sekretariat adalah Tempat sekretaris dan para stafnya melakukan kegiatan dalam bidang sekretariat atau kegiatan tatausaha yang meliputi segenap kegiatan pengolahan surat- menyurat yang dimulai dari menghimpun (menerima), mencatat, menggandakan, mengirim dan menyimpan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi.

2. Menurut Eti Ratnawati (2006: 3), sekretariat adalah tempat atau kantor dimana sekretaris beserta para pembantunya bekerja.

3. Menurut Sedarmayanti (2008: 5), sekretariat adalah satuan organisasi yang merupakan tempat sekretaris dan pembantunya melakukan rangkaian kegiatan demi menunjang pelaksanaan tugas pokok organisasi agar dapat mencapai tujuan dengan lebih lancar.

4. Dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia, sekretariat berarti pekerjaan, segenap urusan sekretaris, atau dapat berarti pula kepaniteraan.

25

Sedangkan Badan Diklat Kesekretariatan Daerah Istimewa Yogyakarta Tahun 2012 bahwa sekretariat adalah satuan organisasi atau lembaga yang melaksanakan jasa perkantoran dalam bidang ketatausahaan. Dari pengertian terse but, sehingga sekretariat mengandung 3 unsur, yakni:

a. Tempat untuk dapat terselenggaranya kerja dari pekerjaan yang dipimpin oleh seorang sekretaris.

b. Manusia atau para pegawai pelaksana tata cara dan tata kerja

c. Alat atau sarana yang diperlukan demi tercapainya kelangsungan kerja dari sekretaris dan para bawahannya.

(http://diklat.jogjaprov.go.id) senin, 22 Oktober 2012 pukul 14:32 Wib

Dengan demikian, sekretariat merupakan suatu tempat dimana sekretaris melakukan pekerjaan surat- menyurat serta aktivitas kerja pimpinan pada suatu kantor atau suatu tempat tertentu yang telah ditetapkan untuk mencapai tujuan bersama.

3. Pengertian Kesekretariatan

Secara umum, Kesekretariatan merupakan serangkaian pekerjaan yang dilakukan oleh seorang sekretaris pada sekretariat yang mengandung unsur- unsur sekretaris profesional. Kesekretariatan bersifat akftif dan dinamis dalam kegiatan jasa- jasa perkantoran, terutama yang sangat berkaitan dengan proses administrasi. Ada beberapa pengertian tentang kesekretariatan, antara lain : 1. Menurut Wursanto (2006:15), “Kesekretariatan adalah kegiatan yang dilakukan oleh sekretaris secara profesional. Jadi, kesekretariatan menunjukkan aktivitas atau tata kerja.”

26

2. Menurut Sedarmayanti (2008: 3), “Kesekretariatan adalah aktivitas yang dilakukan pada sekretariat yakni menunjukkan tata kerja atau proses kerjanya sekretaris.“

3. Menurut Ratnawati, Eti dan Sunarto (2006: 7), “Kesekretariatan merupakan bagian pekerjaan yang banyak berhubungan dengan surat- menyurat, pengagendaan, pengetikan, dan kearsipan.

Dari pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa: “Kesekretariatan adalah rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh seorang sekretaris secara profesional dalam bidang administrasi pada sekretariat”.

Setiap perusahaan tidak lepas dari fungsi kesekretariatan, dimana fungsi kesekretariatan berperan penting dalam kemajuan dan pencapaian tujuan sebuah perusahaan. Hal ini disebabkan karena kegiatan perusahaan yang dilakukan oleh seorang sekretaris tidak lepas dari proses mengelola dan mengatur segala sesuatu yang berhubungan langsung maupun tidak langsung dengan kegiatan pimpinan.

Adapun tujuan dan fungsi kesekretariatan itu, Sedarmayanti menyatakan dalam bukunya yang berjudul Tugas dan Pengembangan Sekretaris(2008: 3) dapat diuraikan sebagai berikut:

1. Tujuan kesekretariatan

a. Mengatur seorang sekretaris agar layak menjadi seorang sekretaris yang profesional

b. Memperlancar lalu lintas dan distribusi informasi kesegala pihak baik intern maupun ekstern

27

d. Mengelola dan memelihara seluruh dokumentasi perusahaan yang berguna bagi kelancaran pelaksanaan fungsi manajemen.

2. Fungsi keseketariatan dalam arti yang luas dapat meliputi:

a. Mengadakan pencatatan (recording) dari semua kegiatan manajemen yang berkaitan dengan organisasi. Semua hasil pencatatan berfungsi sebagai alat pertanggungjawaban dan bahan informasi.

b. Sebagai proses daripada kegiatan ketatausahaan yang bersifat pelayanan membantu), baik pada atasan maupun pada pihak lain yang terkait.

c. Kesekretariatan sebagai alat komunikasi antarkantor/ antarperusahaan secara perorangan maupun organisasi. Hal ini sangat penting dalam kerangka pengembangan organisasi baik yang bersifat intern maupun yang bersifat ekstern.

d. Kesekretariatan sebagai pemegang rahasia kantor maupun perusahaan. Berkaitan dengan fungsi ini, kesekretariatan merupakan kegiatan yang sangat penting dalam kelangsungan hidup sebuah organisasi maupun sebuah perusahaan.

e. Kesekretariatan sebagai pusat dokumentasi. Hal ini penting dikarenakan aktivitas atau kegiatan dari sebuah perusahaan akan menjadi kuat dengan adanya dokumen- dokumen surat yang menjadi dasar dari semua kegiatan maupun aktivitas yang berkaitan dengan sebuah organisasi maupun perusahaan.

28

Dengan berjalannya tujuan dan fungsi- fungsi tersebut, menunjukkan keberhasilan pekerjaan kantor secara keseluruhan. Namun demikian, tujuan dan fungsi kesekretariatan jelas terlihat dari adanya pelaksanaan aktivitas atau kegiatan yang sesuai dengan bidang masing- masing secara profesional dan bertanggung jawab, karena hal ini akan menunjukkan bahwa pada sekretariat tersebut telah terjadinya pelaksanaan fungsi- fungsi sesuai dengan job description sehingga proses administrasi pada suatu perusahaan akan berjalan dengan baik dan lancar.

4. Performance Seorang Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU

Performance seorang sekretaris, bukan hanya bagaimana seorang

sekretaris menyelesaikan tugas dan tanggung jawabnya dengan baik. Hal itu disebabkan karena performance seorang sekretaris, juga dapat dinilai dari bagaimana etika, kepribadian dan juga penampilannya.

Menurut Rivai dan Basri (2005:63) pengertian Performance adalah kesediaan seseorang atau kelompok orang untuk melakukan sesuatu kegiatan sesuai dengan tanggung jawab dengan hasil seperti yang diharapkan. Sedangkan menurut Tika (2006:74) Performance sebagai hasil-hasil dari pekerjaan atau kegiatan seseorang atau kelompok dalam suatu organisasi yang dipengaruhi oleh berbagai faktor untuk mencapai tujuan organisasi dalam periode waktu tertentu yang dihubungkan dengan suatu ukuran nilai atau standar tertentu dari perusahaan dimana individu tersebut bekerja.

Dari pengertian diatas, maka dapat disimpulkan bahwa Performance seorang sekretaris adalah Hubungan atau perbandingan dari hasil kesediaan seorang

29

sekretaris melakukan kegiatan- kegiatan yang sesuai dengan tanggung jawab profesinya sebagai seorang sekretaris dengan standar seorang sekretaris yang berlaku di perusahaan tempat dia bekerja.

Dalam prakteknya, Seorang sekretaris perlu memperhatikan dan menerapkan kesekretariatan pada performancenya. karena dapat mempermudah seorang sekretaris dalam penyelesaian tugas- tugasnya dan memenuhi standart seorang sekretaris yang baik.

Adapun tugas- tugas Sekretaris Dekan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah:

1. Memasukkan surat masuk untuk Dekan FE-USU ke buku agenda 2. Membuat/ menulis nomor surat keluar

3. Menjadwal kegiatan Dekan

4. Menstempel surat dan membuat tanggal surat keluar

5. Menerima tugas akhir mahasiswa yang akan ditandatangani Dekan 6. Mengantarkan surat masuk ke bagian lain yang sudah diproses 7. Melayani tamu Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara 8. Melayani mahasiswa yang memerlukan informasi mengenai Fakultas

30

5. Menerapkan Kesekretariatan Dalam Performance Seorang Sekretaris pada Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU

Dalam rangka pencapaian tugas yang maksimal, seseorang dituntut harus mengerti performance dari profesinya. Dimana performance dari setiap profesi berbeda- beda tergantung pada profesi tempat bekerja.

Begitu pula dengan seorang sekretaris yang harus mampu menerapkan fungsi kesekretariatan dalam performance seorang sekretaris. Dengan menerapkan kesekretariatan, maka seorang sekretaris mampu menjalankan tugas-tugasnya secara profesional dan maksimal.

Seperti halnya pada bagian Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, menurut pengamatan penulis selama mengikuti magang di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Sekretaris Dekan mampu menerapkan fungsi dari kesekretariatan dalam performancenya sebagai sekretaris. Hal ini terlihat dari terwujudnya tujuan dan fungsi dari kesekretariatan dalam kinerja Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Dalam tata kerja, Sekretaris Dekan benar- benar teliti dan bertanggungjawab serta memanfaatkan waktu dengan sebaik mungkin. Hal ini terlihat mulai dari mengelola dan memelihara seluruh dokumentasi perusahaan, memproses surat masuk dan keluar hingga distribusi informasi kesegala pihak. Begitu juga halnya dengan menghargai waktu, Sekretaris Dekan melakukan sholat tanpa meninggalkan pekerjaan begitu saja.

Selain melakukan tugasnya didalam sekretariat, Sekretaris Dekan juga menjalin kerja sama yang baik dengan kantor-kantor bagian pada fakultas. karena

31

kerjasama merupakan salah satu hal yang paling penting dalam suatu lembaga dan akan membantu Sekretaris Dekan dalam penyelesaian pekerjaannya. Selain bermanfaat bagi kelangsungan pekerjaan Sekretaris Dekan, kerja sama juga berguna demi kelancaran dalam pencapaian tujuan dari Fakultas Ekonomi Sumatera Utara.

32 BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A Kesimpulan

Dari hasil penelitian dapat disimpulkan bahwa:

1. Performance seorang sekretaris pada bagian Sekretaris Dekan Fakultas

Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah sesuai dengan penerapan kesekretariatan dalam membantu segala proses administrasi dan membantu pimpinan menjalankan tugasnya.

2. Didalam menerapkan kesekretariatan, sekretaris dekan selalu berusaha menyelesaikan tugasnya dengan optimal dan tepat waktu. Terutama dalam hal surat- menyurat, pemberian stempel dan tanggal surat dilakukan dengan benar- benar teliti.

B. Saran

Didalam kesempatan ini penulis ingin memberikan beberapa saran, yaitu: 1. Didalam memberikan pelayanan kepada mahasiswa diharapakan agar lebih

ditingkatkan lagi.

2. Dalam menjaga suatu hubungan komunikasi harus diperlihara oleh semua pihak agar senantiasa terpelihara kondisi yang kondusif.

6 BAB II

PROFIL INSTANSI

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah fakultas yang lahir dan berdiri pada tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syariah Kuala) kota Kuraja (Banda Aceh) dan di pimpin oleh Dr. Teuku Iskandar selaku Dekan pada saat itu. Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah naungan Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tekhnik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada saat itu).

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara bergabung dengan Universitas Syiahkuala dan memperoleh status negeri dengan surat keputusan menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961. Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen.

7

Pendidikan tinggi No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987 No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara memiliki dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 dan Program Pendidikan D-III.

Program Pendidikan Strata Satu (S-1) meliputi : a. Departemen Ekonomi Pembangunan b. Departemen Manajemen

c. Departemen Akuntansi

Sedangkan Program Diploma-III terdiri dari : a. Program Studi Kesekretariatan

b. Program Studi Keuangan c. Program Studi Akuntansi

Setelah keluar Peraturan Pemerintah No.56 tahun 2003 tanggal 11 November 2003. Universitas Sumatera Utara menjadi Badan Hukum Milik Negara (BHMN) di mana Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan satu dari 10 Fakultas dan Program Pascasarjana yang ada pada saat USU menjadi PT BHMN. Sejak itu terjadilah perubahan nama jurusan yang ada di Fakultas Ekonomi menjadi Departemen.

Berikut ini akan dijelaskan visi dan misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

8

Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai Berikut : a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam

bidang Ilmu Ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar. b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan peningkatan

kualifikasi serta kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dan internasional.

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :

a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional.

9

b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksakan penelitian-penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan/ perubahan.

B. Jenis Usaha/Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana dalam bidang akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/ pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian- penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi: Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat.

Dengan demikian, diharapkan agar lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.

10

C. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/ keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Peraturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah ditetapkan sebelumnya.

Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi. Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga tujuan perusahaan dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik.

Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal.

Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1 berikut ini :

11

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Sumber : Buku Panduan Fakultas Ekonomi USU Tahun 2010

1. Pimpinan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Dekan : Prof.DR. Azhar Maksum, MEC. AC

Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak Pembantu Dekan II : Drs. H. Arifin Lubis, MM, Ak

Pembantu Dekan III : Drs. Ami Dilham, M.Si Rektor

dan Pembantu Rektor

Dekan dan Pembantu Dekan

Dewan Pertimbangan Fakultas

Ketua dan Sekretaris

Departemen Kepala bagian Tata Usaha Fakultas

Unit Penunjang Fakultas

Ketua Prodi Inter Departemen

Ketua Prodi Intra Departemen

Ketua Lab/ Studio/ bengkel

Kepala Sub Bagian Tata Usaha Fakultas Kepala Sub Bagian Tata

12

2. Dewan Pertimbangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Ketua : Drs. M.Lian Dalimunthe, M.Ec, Ac

Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec

Anggota : Drs.M. Lian Dalimunthe, M.Ec, Ac

Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak Drs. H. Arifin Lubis, MM, Ak

Drs. Ami Dilham, M.Si

Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MBA, MAFIS Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, M.Si

Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Acc, Prof. Dr. Paham Ginting, MS

Prof. Dr. Rismayani, MS Prof. Dr. Ramli, MS

Prof. Dr. Syaad Afifuddin SE, M.Ec Prof. Dr. Lic. Rer. Reg Sirojuzilam, SE Prof. Erlina, SE, M.Si, Ph.D

Dr. Isfenti Sadalia, ME

Dr. Endang Sulistya Rini, M.Si Irsad, SE, M.Soc. Sc, Ph.D Drs. Firman Syarif, Msi Dr. Murni Daulay, M.Si

13

3. Departemen

a. Ekonomi Pembangunan

Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec Sekretaris : Drs. Syahrir Hakim Nasution, M,Si b. Manajemen

Ketua : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME Sekretaris : Dra. Marhayanie, M.Si. c. Akuntansi

Ketua : Dr. Syarifuddin Ginting SE, Ak, MAFIS,

CPA Sekretaris : Drs. Hotmal Jafar, MM, Ak

Program Studi a. Diploma Keuangan

Ketua : -

Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si b. Diploma Akuntansi

Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak

Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, M.Si,AK c. Diploma Kesekretariatan

Ketua : Dr Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM

4. Bagian Tata Usaha

Kepala Bagian Tata usaha : Ridwan Saleh, SH, CN Kasub. Kepegawaian : Maslan, SE

14

Kasub.Keuangan & Umum : Eka Juliani, SE

Kasub. Perlengkapan : Ahmad Faizul, SE, M.Si Kasub Akademik : Fepty Aniar, SE

Kasub. Kemahasiswaan : Zailiana, S.Sos 5. Lembaga-Lembaga Penunjang

Pengarah : Drs. Arifin Lubis, MM, Ak

Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M. Ec Kepala Unit Pelayanan : Hotmal Dja’far, SE, MM, Ak 6. Bagian Perpustakaan

Kepala Perpustakaan : Mylita, SE

D. Job Description

Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada bagian Tata Usaha dan

Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU yang tediri dari : 1. Bagian Tata Usaha

Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.

b. Menghimpun menelaah Peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiwaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

15

c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan, dan kearsipan.

e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas.

f. Melakasanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian/ pelayanan kepada masyarakat.

g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas. h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas. i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.

k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.

2. Sub Bagian Akademik Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Mengumpulkan dan Mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/ pelayanan kepada masyarakat.

16

d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan saran akademik.

e. Menghimpun dan mengklasifikasikan data pencapaian target kurikulum. f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas. g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/ pelayanan pada

masyarakat di lingkungan fakultas.

h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

3. Sub Bagian Umum dan Keuangan Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan. c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas. d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan

ilmiah di lingkungan fakultas.

e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.

f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembekuan, pengeluaran, dan pertanggungjawaban keuangan.

g. Melakukan pembayaran gaji honorarium, lembur. Vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.

17

i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.

j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian pada Fakultas.

4. Sub Bagian Kepegawaian Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan KAT Bagian.

b. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. c. Melakukan urusan mutasi pegawai.

d. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.

e. Memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan jabatan/ pangkat surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar Tetap/ Tidak Tetap/ Emiritus, izin dan cuti.

f. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. g. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. h. Memproses pelanggaran disisplin pegawai.

i. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

18

c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.

d. Melakukan urusan izin/ rekomendasi kegiatan kemahasiswaan. e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi.

f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas. g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan

kesejahteraan mahasiswa.

h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan. i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni

j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahiswaan dan alumni. k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan

laporan Bagian.

6. Sub Bagian Perlengkapan Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.

c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.

d. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan.

e. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan perlengkapan.

19

g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

7. Sub Bagian Perpustakaan Tugasnya adalah:

a. Controller

i. Inventaris Ruang Baca/ Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU ii. Kinerja Pegawai/ Staf Administrasi Ruang Baca.

iii. Proses Registrasi buku, jurnal, majalah sampai tersusun di rak sesuai jurusan.

iv. Kunjungan belajar mahasiswa dan staf pengajar serta cara mempergunakan

fasilitas perpustakaan/ ruang baca. b. Laporan

i. Sesuai usul mahasiswa/ staf pengajar mengajukan permohonan pembelian buku atau jurnal baru kepada Dekanat baik secara lisan/ surat sebagai proses pendukung proses belajar.

ii. Permintaan perlengkapan harian kepada sub bagian perlengkapan.

iii. Permintaan pembuatan surat teguran dari Dekan kepada staf pengajar, staf administrasi yang mempergunakan fasilitas perpustakaan/ ruang baca tidak sesuai dengan peraturan yang ditetapkan Dekanat.

E. Kinerja Usaha Terkini

Setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan. Dibutuhkan waktu untuk mencapai itu semua.

20

Demikian juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

Untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Dengan demikian kinerja usaha terkini yang dijalankan fakultas adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

Kegiatan-kegiatan kerohaniaan juga tetap dilaksakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isr’a M’raj, dll) sehingga para dosen selalu memilki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang maha Esa.

F. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain : a. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ ganjil.

21

c. Ujian mid semester/ ujian semester genap/ ganjil. d. Wisuda mahasiswa.

1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang

Setiap lembaga atau perusahaan dalam menjalankan tugasnya tidak lepas dari peran seorang sekretaris. Sekretaris yang profesional adalah seorang sekretaris yang mampu menerapkan kesekretariatan pada performance kerjanya.

Kesekretariatan adalah aktivitas yang dilakukan pada sekretariat (tempat dimana seorang sekretaris bekerja) yakni menunjukkan tata kerja atau proses kerja seorang sekretaris pada sekretariat. Dengan demikian kesekretariatan bersifat aktif dan dinamis dalam kegiatan jasa- jasa perkantoran, terutama yang sangat berkaitan dengan proses administrasi (Saiman, 2003: 33).

Menurut Guritno dan Waridin (2005: 71) Performance merupakan perbandingan hasil kerja yang dicapai oleh karyawan dengan standar yang telah ditentukan. Secara umum kinerja/ performance sebagai hasil kerja yang dicapai oleh individu yang disesuaikan dengan peran atau tugas individu tersebut dalam suatu perusahaan pada suatu periode waktu tertentu, yang dihubungkan dengan suatu ukuran nilai atau standar tertentu dari perusahaan dimana individu tersebut bekerja. (http://ragampendidikan.blogspot.com/2013/03/pengertian-kinerja-menurut-para-ahli.html)

Performance seorang sekretaris memegang peranan penting bagi suatu

perusahaan, baik perusahaan swasta maupun pemerintah. Diantaranya, membantu pimpinan untuk menyelesaikan tugasnya, menangani segala tugas administrasi dan perkantoran, menjaga rahasia perusahaan, serta menjadi citra/ gambaran dari

2

perusahaan tersebut sehingga dapat dikatakan perusahaan yang baik.

Agar suatu lembaga atau perusahaan dapat berjalan dengan baik dan memiliki citra yang positif di masyarakat maka diperlukan seorang sekretaris yang mampu menerapkan fungsi kesekretariatan pada performance dirinya dengan baik sehingga dapat membantu perusahaan mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

Berdasarkan keterangan-keterangan diatas, maka penulis mengambil judul

“MENERAPKAN KESEKRETARIATAN DALAM PERFORMANCE

SEORANG SEKRETARIS PADA BAGIAN SEKRETARIS DEKAN

FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA” dalam penyusunan Tugas Akhir ini.

B. Perumusan Masalah

Penerapan seluruh rangkaian kegiatan perkantoran terutama proses administrasi (kesekretariatan) pada performance seorang sekretaris akan mempengaruhi kinerja perusahaan itu sendiri. Oleh karena itu sangat penting bagi seorang sekretaris untuk memperhatikan bagaimana menerapkan kesekretariatan yang efektif untuk meningkatkan kinerja suatu perusahaan.

Berdasarkan uraian pada latar belakang, maka rumusan masalah penelitian ini adalah bagaimana seorang sekretaris menerapkan kesekretariatan pada

performance dirinya untuk meningkatkan kinerja pada bagian Sekretaris Dekan

3

C. Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian ini adalah menerapkan kesekretariatan dalam

performance seorang sekretaris untuk meningkatkan produktifitas kinerja pada

bagian Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

D. Manfaat Penelitian

1. Bagi Organisasi:

Untuk memberikan masukan serta menyampaikan saran yang mungkin bermanfaat bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, khususnya pada bagian Sekretaris Dekan, mengenai performance seorang sekretaris. 2. Bagi Penulis:

Dapat menambah pengetahuan penulis mengenai penerapan kesekreariatan pada performance seorang sekretaris.

3. Bagi Pihak Lain:

Sebagai referensi bagi pihak lain yang beminat terhadap judul yang penulis teliti.

E. Jadwal Kegiatan

Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl. T.M. Hanafiah Kampus Universitas Sumatera Utara Medan. Untuk lebih jelasnya, jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1

4

Tabel 1.1

Jadwal Kegiatan

NO KEGIATAN

Januari Februari Maret

III IV I II III IV I

1 Persiapan

2 Pengumpulan Data 3 Penulisan

Sumber : Penulis (2013)

Dalam kegiatan pengumpulan data, dilakukan penelitian selama 5 minggu mulai dari Januari 2013 sampai dengan Maret 2013 di bagian Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

F. Sistematika Penulisan

Tugas Akhir ini dibagi atas 4 bab dan setiap babnya dibagi atas beberapa sub bab antara lain:

BAB I: PENDAHULUAN

Dalam bab ini, dijelaskan latar belakang penelitian, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian.

5

BAB II: PROFIL PERGURUAN TINGGI

Dalam bab ini, dijelaskan mengenai sejarah ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, struktur organisasi dan Job Description, jenis kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan.

BAB III: PEMBAHASAN

Dalam bab ini, dijelaskan tentang Menerapkan kesekretariatan dalam

performance seorang sekretaris pada bagian Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara.

BAB IV: PENUTUP

Dalam bab ini, dijelaskan tentang kesimpulan yang dihasilkan dari penelitian yang dilakukan di bagian Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, dan saran bagi bagian Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, serta Daftar Pustaka yang mencantumkan semua referensi yang digunakan.

TUGAS AKHIR

MENERAPKAN KESEKRETARIATAN DALAM PERFORMANCE SEORANG SEKRETARIS PADA BAGIAN SEKRETARIS

DEKAN FAKULTAS EKONOMI USU

Oleh :

MARISTA A MANIK 102103064

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR

NAMA : MARISTA A MANIK

NIM : 102103064

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

JUDUL : MENERAPKAN KESEKRETARIATAN DALAM

PERFORMANCE SEORANG SEKRETARIS PADA

BAGIAN SEKRETARIS DEKAN FAKULTAS

EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Tanggal : April 2013 Ketua Program Studi D-IIIKesekretariatan

(Dr. Beby Karina Fawzeea S, SE, MM) NIP. 1974102 200003 2 003

Tanggal : April 2013 DEKAN

(Prof. Dr. Azhar Maksum, SE, M.Ec. Ac) NIP. 19560407 198002 1 001

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA : MARISTA A MANIK

NIM : 102103064

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

JUDUL : MENERAPKAN KESEKRETARIATAN DALAM

PERFORMANCE SEORANG SEKRETARIS PADA

BAGIAN SEKRETARIS DEKAN FAKULTAS

EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Medan, April 2013 Menyetujui

Pembimbing,

(Magdalena. L. L Sibarani, SE, M.Si ) NIP. 10700815 199803 2 001

i

KATA PENGANTAR

Puji syukur bagi Tuhan Yesus Kristus atas berkat dan anugerah terbesar yang telah Tuhan berikan, nafas kehidupan, kesehatan dan ilmu pengetahuan kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini, sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Program DIII Kesekretariatan. Penulisan tugas akhir ini dengan

judul “Menerapkan Kesekretariatan Dalam Performance Seorang Sekretaris pada

Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara” merupakan penerapan dari teori yang diperoleh selama masa perkuliahan. Penyelesaian tugas akhir ini ternyata tidak semudah yang penulis bayangkan sebelumnya dan penulis menyadari bahwa dalam tugas akhir ini masih terdapat kesalahan pada penulisan maupun bahasa.

Selama proses penyelesaian tugas akhir ini, dimulai dari pelaksanaan magang hingga akhirnya penyelesaian penulis telah banyak menerima bantuan dan bimbingan. Penulis juga menyadari bahwa segala kerja keras penulis tidak akan berhasil tanpa bantuan dan bimbingan dari semua pihak. Untuk itu pada kesmpatan ini dengan segala kerendahan hati serta rasa hormat perkenankan penulis mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada :

1. Bapak Prof. Dr. dr. Syahril Pasaribu, DMT&H, M.Sc.(CTM),Sp.A(K) selaku Rektor Universitas Sumatera Utara

2. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M. Ec. Ac selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

ii

3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea, SE, MM selaku Ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas SumateraUtara 4. Ibu Magdalena.L .L Sibarani, SE, M.Si selaku Dosen Pembimbing yang

telah sabar membimbing penulis dalam penyelesaian Tugas Akhir ini. 4. Seluruh Dosen Pengajar dan Pegawai Fakultas Ekonomi Universitas

Sumatera Utara

5. Kakak Yunita, SE selaku Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang telah menjadi supervisi dalam penulisan Tugas Akhir ini.

6. Teristimewa buat orang tua ku tersayang Ayahanda M. Manik dan Ibunda tercinta P. Pangaribuan yang telah mengasuh, membesarkan, membimbing dan tidak bosan memberikan dukungan kepada penulis dengan ikhlas dan tulus sehingga penulis dapat menyelesaikan studi dengan baik.

7. Kakak dan adik tersayang Sari Wella Manik, S.P, Hardiansyah Filipus Manik, Venni Elsa Melinda Manik dan Gabe Johanes Manik serta keluarga besar yang selalu memberikan kebahagiaan, dukungan dan semangat.

8. Sahabat-sahabat terbaik penulis, Mellissa Tampubolon, Wiendy Sihombing, Irma Sinaga dan Susan Siagian serta teman seperjuangan Ayu Anissa, Monalisa Sianturi, Elysabhet Sagala, Fuji dan Novri yang selalu memberikan persahabatan yang indah dan keceriaan bagi penulis.

iii

9. Teman-teman kelompok magang penulis yaitu : Cut, Sheila, Agus dan Master yang telah memberikan kerjasama dan kesetiakawanan yang baik sewaktu magang.

Semoga Tuhan Yesus Kristus, senantiasa memberikan berkat dan rahmat- Nya kepada segenap pihak yang telah membantu penulis. Akhir kata, penulis berharap Tugas Akhir ini dapat memberi manfaat bagi semua pihak.

Medan, April 2013 Penulis

iv

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR TABEL ... v

DAFTAR GAMBAR ... xi

BAB I PENDAHULUAN Latar Belakang ... 1

Perumusan Masalah ... 2

Tujuan Penelitian ... 3

Manfaat Penelitian ... 4

Jadwal Kegiatan... ... 4

Sistematika Pembahasan... 4

BAB II PROFIL FAKULTAS EKONOMI Sejarah singkat Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 6

Jenis Usaha/ Kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 9

Struktur Organisasi ... 9

Job Description ... 13

BAB III PEMBAHASAN Pengertian Sekretaris ... 20

Pengertian Sekretariat ... 22

Pengertian Kesekretariatan ... 23

Performance Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 26

Menerapkan Kesekretariatan Dalam Performance Seorang Sekretaris pada Bagian Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 28

BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan ... 29

Saran ... 29

v

DAFTAR TABEL

No. Judul hal.

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA : MARISTA A MANIK

NIM : 102103064

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

JUDUL : MENERAPKAN KESEKRETARIATAN DALAM

PERFORMANCE SEORANG SEKRETARIS PADA BAGIAN SEKRETARIS DEKAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Medan, April 2013

Menyetujui Pembimbing,

(Magdalena. L. L Sibarani, SE, M.Si ) NIP. 10700815 199803 2 001

KATA PENGANTAR

Puji syukur bagi Tuhan Yesus Kristus atas berkat dan anugerah terbesar yang telah Tuhan berikan, nafas kehidupan, kesehatan dan ilmu pengetahuan kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini, sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Program DIII Kesekretariatan. Penulisan tugas akhir ini dengan

judul “Menerapkan Kesekretariatan Dalam Performance Seorang Sekretaris pada

Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara” merupakan penerapan dari teori yang diperoleh selama masa perkuliahan. Penyelesaian tugas akhir ini ternyata tidak semudah yang penulis bayangkan sebelumnya dan penulis menyadari bahwa dalam tugas akhir ini masih terdapat kesalahan pada penulisan maupun bahasa.

Selama proses penyelesaian tugas akhir ini, dimulai dari pelaksanaan magang hingga akhirnya penyelesaian penulis telah banyak menerima bantuan dan bimbingan. Penulis juga menyadari bahwa segala kerja keras penulis tidak akan berhasil tanpa bantuan dan bimbingan dari semua pihak. Untuk itu pada kesmpatan ini dengan segala kerendahan hati serta rasa hormat perkenankan penulis mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada :

1. Bapak Prof. Dr. dr. Syahril Pasaribu, DMT&H, M.Sc.(CTM),Sp.A(K) selaku Rektor Universitas Sumatera Utara

2. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M. Ec. Ac selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea, SE, MM selaku Ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas SumateraUtara 4. Ibu Magdalena.L .L Sibarani, SE, M.Si selaku Dosen Pembimbing yang

telah sabar membimbing penulis dalam penyelesaian Tugas Akhir ini. 4. Seluruh Dosen Pengajar dan Pegawai Fakultas Ekonomi Universitas

Sumatera Utara

5. Kakak Yunita, SE selaku Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang telah menjadi supervisi dalam penulisan Tugas Akhir ini.

6. Teristimewa buat orang tua ku tersayang Ayahanda M. Manik dan Ibunda tercinta P. Pangaribuan yang telah mengasuh, membesarkan, membimbing dan tidak bosan memberikan dukungan kepada penulis dengan ikhlas dan tulus sehingga penulis dapat menyelesaikan studi dengan baik.

7. Kakak dan adik tersayang Sari Wella Manik, S.P, Hardiansyah Filipus Manik, Venni Elsa Melinda Manik dan Gabe Johanes Manik serta keluarga besar yang selalu memberikan kebahagiaan, dukungan dan semangat.

8. Sahabat-sahabat terbaik penulis, Mellissa Tampubolon, Wiendy Sihombing, Irma Sinaga dan Susan Siagian serta teman seperjuangan Ayu Anissa, Monalisa Sianturi, Elysabhet Sagala, Fuji dan Novri yang selalu memberikan persahabatan yang indah dan keceriaan bagi penulis.

9. Teman-teman kelompok magang penulis yaitu : Cut, Sheila, Agus dan Master yang telah memberikan kerjasama dan kesetiakawanan yang baik sewaktu magang.

Semoga Tuhan Yesus Kristus, senantiasa memberikan berkat dan rahmat- Nya kepada segenap pihak yang telah membantu penulis. Akhir kata, penulis berharap Tugas Akhir ini dapat memberi manfaat bagi semua pihak.

Medan, April 2013 Penulis

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR TABEL ... v

DAFTAR GAMBAR ... xi

BAB I PENDAHULUAN Latar Belakang ... 1

Perumusan Masalah ... 2

Tujuan Penelitian ... 3

Manfaat Penelitian ... 4

Jadwal Kegiatan... ... 4

Sistematika Pembahasan... 4

BAB II PROFIL FAKULTAS EKONOMI Sejarah singkat Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 6

Jenis Usaha/ Kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 9

Struktur Organisasi ... 9

Job Description ... 13

BAB III PEMBAHASAN Pengertian Sekretaris ... 20

Pengertian Sekretariat ... 22

Pengertian Kesekretariatan ... 23

Performance Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 26

Menerapkan Kesekretariatan Dalam Performance Seorang Sekretaris pada Bagian Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 28

BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan ... 29

Saran ... 29

DAFTAR TABEL

No. Judul hal.