Sistem Informasi Apotek Berbasis Client/ Server Studi Kasus Di Apotek Taufan Medika Indramayu
LA DIEDI AKHRABIU
10105274
Sidang Skripsi Teknik Informatika
2012
Apotek Taufan Medika masih tergolong baru
dalam bergerak di bidang apotek
Dalam proses pengolahan data obat sudah
menggunakan dukungan dari Microsoft Excel
Pencatatan proses transaksi yang dilakukan
masih secara manual tanpa melibatkan
komputerisasi
Masalah terjadi pada saat proses pengecekan
obat (saldo stok, tanggal kadaluarsa),
pengitungan poin dokter, statistik transaksi
jualbeli serta pembuatan laporan data
Belum adanya sistem informasi yang
terkomputerisasi yang memadai, terstruktur dan
tertata dengan baik.
Proses sirkulasi pengolahan data obat (stok,tanggal
kadaluarsa), pengolahan data utang piutang,
pengolahan data pelanggan yang boleh melakukan
utang yang rumit menyebabkan pelayanan terhadap
pelanggan kurang maksimal.
Karena proses sirkulasi yang lama dan rumit
sehingga waktu, tenaga, dan dana yang keluarkan
cukup besar dimana harus mengerahkan karyawan
lebih banyak untu meminimalisasi sirkulasi tersebut.
Kesulitan memperoleh informasi statistik transaksi
penjualan dan pembelian.
Membangun sistem informasi, yang
terkomputerisasi, terstruktur, dan tertata dengan
baik.
Sistem informasi mampu menyajikan kemudahan
dan fleksibilitas bagi pengguna.
Sistem informasi yang dibuat dapat berfungsi
dengan baik dengan persyaratan yang minimum.
Mempermudah proses sirkulasi dalam rangka
menciptakan pelayanan yang maksimal serta
mengefisiensikan waktu.
Meningkatkan pelayanan kepada pelanggan dan
mengoptimalkan kinerja sumber daya manusia.
Sistem Informasi ini berbasis Clients/Server .
Data yang digunakan adalah data obat, data jenis obat, data kategori dan
sub kategori obat, data dokter, data pelanggan, data supplier, data
kayawan, serta data transaksi jual beli.
Sistem akan memberi level untuk mengatur hak akses masing-masing
karyawan.
Untuk mempermudah pengolahan data obat, sistem akan membagi data
obat mulai dari jenis, kategori, subkategori serta margin harga (persentasi
laba).
Setiap pembelian pelanggan yang melakukan pembelian dengan
menggunakan resep maka dokter yang memberikan resep mendapatkan
poin.
Sistem akan menghasilkan informasi berupa peringatan/pesan jika ada stok
obat yang sudah menipis, serta jatuh tempo tanggal kadaluarsa obat.
Sistem juga akan menghasilkan informasi berupa laporan transaksi
penjualan dan pembelian dapat di dicetak perhari serta perperiode.
Dapat dilakukan maintenance backup databases , load databases , ganti
password.
Tahap pengumpulan data :
Studi literatur
Observasi
Metode pembangunan perangkat lunak:
Waterfall
Bagian Pembelian
Supplier
Bagian Gudang
List
Pesanan
obat
3
2
Data 1
pesanan
kosong
1
1
Data pesanan
data stok
obat yang
tesedia
1
Data
Stok Obat
Stok obat habis atau
menipis?
Pengecekan
data stok
obat
Buat
data
pesanan
tidak
list
pesanan obat
kosong
ya
2
1
Data pesanan
yang sudah di
isi
3
Pembuatan
list pesan
obat
data stok
obat yang
tidak tesedia
list
pesanan obat
sudah di isi
3
2
2
List
Pesanan obat
data stok
obat tidak
yang tesedia
7
Faktur 1
pembelian
3
Up date
data stok
obat
2
Data pesanan
Faktur 1
Pembelian
sudah di
validasi
3
Faktur
Pembelian
sudah di validasi
Cek obat
Yang terima
Faktur 2
Pembelian sudah
di validasi
Data stok 1
obat telah di
update
Sesuai?
9
3
2
1
2
Faktur 1
Pembelian
sudah di
validasi
3
1
Faktur pembelian
1
Retur yang
sudah di isi
8
ya
tidak
Buat
laporan
pembelian
2
2
Data stok
obat
1
3
1
3
2
Laporan 1
pembelian
Faktur
Pembelian sudah
di validasi
2
Buat
faktur
pembelian
1
obat
EXP>= 3bulan
2
4
10
3
1
Faktur pembelian
1
3
5
Buat
retur
Faktur
1
Pembelian sudah di
validasi
Data barang tidak
sesuai
Faktur 1
pembelian
2
ya
2
Retur yang sudah
di isi
Mendekati
EXP?
1
Faktur pembelian
Retur yang
sudah di isi
Data stok obat
tidak
Cek data
EXP
obat
Data stok
obat
obat
EXP>= 3bulan
6
1
1
4
Kepala Apotek
Bagian Pembukuan
Laporan 1
pembelian
1
Buat
laporan
pembelian
Laporan
pembelian
Laporan 1
pembelian
11
2
Laporan 1
pembelian
16
12
data stok obat
yang tesedia
Buat
laporan
stok obat
2
2
Laporan1
stok obat
Laporan1
stok obat
17
13
3
2
Data stok obat
telah di update
stok obat
4
data stok obat
yang tesedia
14
Data stok obat
telah di update
15
Konsumen
Bagian Penjualan
Resep
dokter
Resep
dokter
3
Resep dokter
Stok obat 1
yang tidak
ada
Aturan
dosis pakai
ya
Stok obat
yang tidak
ada
Buat list
obat yang
tidak ada
Cek stok
Obat
bukan
Stok obat
yang tidak
ada
4
Resep dokter
ya
Ada?
Laporan stok
obat
Cek stok
obat yang
mendekati
EXP
tidak
3
Resep dokter
2
Stok obat 1
tidak ada
Cek stok
Obat
Aturan dosis
Stok obat
ada
1
Laporan jual dan
copy resep dokter
Mendekati
EXP?
Ada?
Buat laporan
Poin dokter
ya
tidak
tidak
Faktur penjualan
Yang sudah di isi
Kepala
Apotek
Racikan?
Data obat
Nonracikan
Resep dokter
Bagian
Pembukuan
Data obat
racikan
Resep
dokter
Cek jenis
Obat
3
Resep dokter
1
Stok obat yang
tidak ada
Bagian Gudang
Asisten Apoteker
Isi faktur
penjualan
obat
3
Resep dokter
2
Buat
laporan
penjualan
1
Laporan jual
ya
Stok obat
ada
2
Data obat yang
belum mendekati
EXP
Data obat
yang belum
diracik
Stok obat 1
tidak ada
Data obat yang
sudah mendekati
EXP
3
Data obat
Nonracikan yang
EXP >= 3bulan
Data obat
racikan yang
EXP >= 3bulan
6
Laporan jual dan
copy resep dokter
Tidak
Cek stok obat
yang EXP = 3bulan
ya
Aturan dosis
2
2
1
Laporan
penjualan resep
7
Buat list
Aturan
pakai
4
Copy Resep dokter
2
1
Laporan
Poin dokter
Data obat
yang sudah
diracik
= 3bulan
10. arsip laporan pembelian
11. arsip data pembelian
12. copy laporan hutang pembelian
13. copy laporan stok obat
14. arsip data stok obat tersedia
15. arsip data stok obat yang telah di
update
16. arsip data laporan stok obat
47
3.1.2.2 Prosedur Prosedur Transaksi Penjualan Obat Resep
Prosedur transaksi obat resep ini merupakan proses dimana terjadinya
transaksi penjualan obat kepada konsumen. Dimana konsumen membawa resep
yang diberikan oleh dokter tertentu dan transaksi ini melibatkan asisten apoteker.
Pada prosedur ini melibatkan 5 entitas yaitu konsumen(pasien), bagian penjualan,
asisten apoteker, bagian pembukuan dan kepala apotek.
Berikut merupakan prosedur prosedur transaksi obat resep:
1.
Pelanggan memberikan resep dokter ke petugas penjualan dan diteruskan ke
asisten apoteker
2.
Asisten apoteker akan memeriksa stok obat dan racikan atau bukan.
3.
Asisten apoteker membuat aturan dosis dan diteruskan kebagian penjualan.
4.
Bagian penjualan memberikan aturan dosis dan faktur penjualan ke
pelanggan.kemudian membuat laporan penjualan.
5.
Bagian pembukuan membuat laporan point dokter serta laporan keuangan.
Konsumen
Bagian Penjualan
Resep
dokter
Resep
dokter
3
Resep dokter
Stok obat 1
yang tidak
ada
Aturan
dosis pakai
ya
Stok obat
yang tidak
ada
Buat list
obat yang
tidak ada
Cek stok
Obat
bukan
Stok obat
yang tidak
ada
4
ya
Ada?
Laporan stok
obat
Cek stok
obat yang
mendekati
EXP
tidak
3
Resep dokter
2
Stok obat 1
tidak ada
Cek stok
Obat
Resep dokter
Aturan dosis
Stok obat
ada
1
Laporan jual dan
copy resep dokter
Mendekati
EXP?
Ada?
Buat laporan
Poin dokter
ya
tidak
tidak
Faktur penjualan
Yang sudah di isi
Kepala
Apotek
Racikan?
Data obat
Nonracikan
Resep dokter
Bagian
Pembukuan
Data obat
racikan
Resep
dokter
Cek jenis
Obat
3
Resep dokter
1
Stok obat yang
tidak ada
Bagian Gudang
Asisten Apoteker
Isi faktur
penjualan
obat
3
Resep dokter
2
Buat
laporan
penjualan
1
Laporan jual
ya
Stok obat
ada
2
Data obat yang
belum mendekati
EXP
Data obat
yang belum
diracik
Stok obat 1
tidak ada
Data obat yang
sudah mendekati
EXP
3
Data obat
Nonracikan yang
EXP >= 3bulan
Data obat
racikan yang
EXP >= 3bulan
6
Laporan jual dan
copy resep dokter
Tidak
Cek stok obat
yang EXP = 3bulan
ya
Aturan dosis
2
2
1
Laporan
penjualan resep
7
Buat list
Aturan
pakai
4
Copy Resep dokter
2
1
Laporan
Poin dokter
Data obat
yang sudah
diracik
10105274
Sidang Skripsi Teknik Informatika
2012
Apotek Taufan Medika masih tergolong baru
dalam bergerak di bidang apotek
Dalam proses pengolahan data obat sudah
menggunakan dukungan dari Microsoft Excel
Pencatatan proses transaksi yang dilakukan
masih secara manual tanpa melibatkan
komputerisasi
Masalah terjadi pada saat proses pengecekan
obat (saldo stok, tanggal kadaluarsa),
pengitungan poin dokter, statistik transaksi
jualbeli serta pembuatan laporan data
Belum adanya sistem informasi yang
terkomputerisasi yang memadai, terstruktur dan
tertata dengan baik.
Proses sirkulasi pengolahan data obat (stok,tanggal
kadaluarsa), pengolahan data utang piutang,
pengolahan data pelanggan yang boleh melakukan
utang yang rumit menyebabkan pelayanan terhadap
pelanggan kurang maksimal.
Karena proses sirkulasi yang lama dan rumit
sehingga waktu, tenaga, dan dana yang keluarkan
cukup besar dimana harus mengerahkan karyawan
lebih banyak untu meminimalisasi sirkulasi tersebut.
Kesulitan memperoleh informasi statistik transaksi
penjualan dan pembelian.
Membangun sistem informasi, yang
terkomputerisasi, terstruktur, dan tertata dengan
baik.
Sistem informasi mampu menyajikan kemudahan
dan fleksibilitas bagi pengguna.
Sistem informasi yang dibuat dapat berfungsi
dengan baik dengan persyaratan yang minimum.
Mempermudah proses sirkulasi dalam rangka
menciptakan pelayanan yang maksimal serta
mengefisiensikan waktu.
Meningkatkan pelayanan kepada pelanggan dan
mengoptimalkan kinerja sumber daya manusia.
Sistem Informasi ini berbasis Clients/Server .
Data yang digunakan adalah data obat, data jenis obat, data kategori dan
sub kategori obat, data dokter, data pelanggan, data supplier, data
kayawan, serta data transaksi jual beli.
Sistem akan memberi level untuk mengatur hak akses masing-masing
karyawan.
Untuk mempermudah pengolahan data obat, sistem akan membagi data
obat mulai dari jenis, kategori, subkategori serta margin harga (persentasi
laba).
Setiap pembelian pelanggan yang melakukan pembelian dengan
menggunakan resep maka dokter yang memberikan resep mendapatkan
poin.
Sistem akan menghasilkan informasi berupa peringatan/pesan jika ada stok
obat yang sudah menipis, serta jatuh tempo tanggal kadaluarsa obat.
Sistem juga akan menghasilkan informasi berupa laporan transaksi
penjualan dan pembelian dapat di dicetak perhari serta perperiode.
Dapat dilakukan maintenance backup databases , load databases , ganti
password.
Tahap pengumpulan data :
Studi literatur
Observasi
Metode pembangunan perangkat lunak:
Waterfall
Bagian Pembelian
Supplier
Bagian Gudang
List
Pesanan
obat
3
2
Data 1
pesanan
kosong
1
1
Data pesanan
data stok
obat yang
tesedia
1
Data
Stok Obat
Stok obat habis atau
menipis?
Pengecekan
data stok
obat
Buat
data
pesanan
tidak
list
pesanan obat
kosong
ya
2
1
Data pesanan
yang sudah di
isi
3
Pembuatan
list pesan
obat
data stok
obat yang
tidak tesedia
list
pesanan obat
sudah di isi
3
2
2
List
Pesanan obat
data stok
obat tidak
yang tesedia
7
Faktur 1
pembelian
3
Up date
data stok
obat
2
Data pesanan
Faktur 1
Pembelian
sudah di
validasi
3
Faktur
Pembelian
sudah di validasi
Cek obat
Yang terima
Faktur 2
Pembelian sudah
di validasi
Data stok 1
obat telah di
update
Sesuai?
9
3
2
1
2
Faktur 1
Pembelian
sudah di
validasi
3
1
Faktur pembelian
1
Retur yang
sudah di isi
8
ya
tidak
Buat
laporan
pembelian
2
2
Data stok
obat
1
3
1
3
2
Laporan 1
pembelian
Faktur
Pembelian sudah
di validasi
2
Buat
faktur
pembelian
1
obat
EXP>= 3bulan
2
4
10
3
1
Faktur pembelian
1
3
5
Buat
retur
Faktur
1
Pembelian sudah di
validasi
Data barang tidak
sesuai
Faktur 1
pembelian
2
ya
2
Retur yang sudah
di isi
Mendekati
EXP?
1
Faktur pembelian
Retur yang
sudah di isi
Data stok obat
tidak
Cek data
EXP
obat
Data stok
obat
obat
EXP>= 3bulan
6
1
1
4
Kepala Apotek
Bagian Pembukuan
Laporan 1
pembelian
1
Buat
laporan
pembelian
Laporan
pembelian
Laporan 1
pembelian
11
2
Laporan 1
pembelian
16
12
data stok obat
yang tesedia
Buat
laporan
stok obat
2
2
Laporan1
stok obat
Laporan1
stok obat
17
13
3
2
Data stok obat
telah di update
stok obat
4
data stok obat
yang tesedia
14
Data stok obat
telah di update
15
Konsumen
Bagian Penjualan
Resep
dokter
Resep
dokter
3
Resep dokter
Stok obat 1
yang tidak
ada
Aturan
dosis pakai
ya
Stok obat
yang tidak
ada
Buat list
obat yang
tidak ada
Cek stok
Obat
bukan
Stok obat
yang tidak
ada
4
Resep dokter
ya
Ada?
Laporan stok
obat
Cek stok
obat yang
mendekati
EXP
tidak
3
Resep dokter
2
Stok obat 1
tidak ada
Cek stok
Obat
Aturan dosis
Stok obat
ada
1
Laporan jual dan
copy resep dokter
Mendekati
EXP?
Ada?
Buat laporan
Poin dokter
ya
tidak
tidak
Faktur penjualan
Yang sudah di isi
Kepala
Apotek
Racikan?
Data obat
Nonracikan
Resep dokter
Bagian
Pembukuan
Data obat
racikan
Resep
dokter
Cek jenis
Obat
3
Resep dokter
1
Stok obat yang
tidak ada
Bagian Gudang
Asisten Apoteker
Isi faktur
penjualan
obat
3
Resep dokter
2
Buat
laporan
penjualan
1
Laporan jual
ya
Stok obat
ada
2
Data obat yang
belum mendekati
EXP
Data obat
yang belum
diracik
Stok obat 1
tidak ada
Data obat yang
sudah mendekati
EXP
3
Data obat
Nonracikan yang
EXP >= 3bulan
Data obat
racikan yang
EXP >= 3bulan
6
Laporan jual dan
copy resep dokter
Tidak
Cek stok obat
yang EXP = 3bulan
ya
Aturan dosis
2
2
1
Laporan
penjualan resep
7
Buat list
Aturan
pakai
4
Copy Resep dokter
2
1
Laporan
Poin dokter
Data obat
yang sudah
diracik
= 3bulan
10. arsip laporan pembelian
11. arsip data pembelian
12. copy laporan hutang pembelian
13. copy laporan stok obat
14. arsip data stok obat tersedia
15. arsip data stok obat yang telah di
update
16. arsip data laporan stok obat
47
3.1.2.2 Prosedur Prosedur Transaksi Penjualan Obat Resep
Prosedur transaksi obat resep ini merupakan proses dimana terjadinya
transaksi penjualan obat kepada konsumen. Dimana konsumen membawa resep
yang diberikan oleh dokter tertentu dan transaksi ini melibatkan asisten apoteker.
Pada prosedur ini melibatkan 5 entitas yaitu konsumen(pasien), bagian penjualan,
asisten apoteker, bagian pembukuan dan kepala apotek.
Berikut merupakan prosedur prosedur transaksi obat resep:
1.
Pelanggan memberikan resep dokter ke petugas penjualan dan diteruskan ke
asisten apoteker
2.
Asisten apoteker akan memeriksa stok obat dan racikan atau bukan.
3.
Asisten apoteker membuat aturan dosis dan diteruskan kebagian penjualan.
4.
Bagian penjualan memberikan aturan dosis dan faktur penjualan ke
pelanggan.kemudian membuat laporan penjualan.
5.
Bagian pembukuan membuat laporan point dokter serta laporan keuangan.
Konsumen
Bagian Penjualan
Resep
dokter
Resep
dokter
3
Resep dokter
Stok obat 1
yang tidak
ada
Aturan
dosis pakai
ya
Stok obat
yang tidak
ada
Buat list
obat yang
tidak ada
Cek stok
Obat
bukan
Stok obat
yang tidak
ada
4
ya
Ada?
Laporan stok
obat
Cek stok
obat yang
mendekati
EXP
tidak
3
Resep dokter
2
Stok obat 1
tidak ada
Cek stok
Obat
Resep dokter
Aturan dosis
Stok obat
ada
1
Laporan jual dan
copy resep dokter
Mendekati
EXP?
Ada?
Buat laporan
Poin dokter
ya
tidak
tidak
Faktur penjualan
Yang sudah di isi
Kepala
Apotek
Racikan?
Data obat
Nonracikan
Resep dokter
Bagian
Pembukuan
Data obat
racikan
Resep
dokter
Cek jenis
Obat
3
Resep dokter
1
Stok obat yang
tidak ada
Bagian Gudang
Asisten Apoteker
Isi faktur
penjualan
obat
3
Resep dokter
2
Buat
laporan
penjualan
1
Laporan jual
ya
Stok obat
ada
2
Data obat yang
belum mendekati
EXP
Data obat
yang belum
diracik
Stok obat 1
tidak ada
Data obat yang
sudah mendekati
EXP
3
Data obat
Nonracikan yang
EXP >= 3bulan
Data obat
racikan yang
EXP >= 3bulan
6
Laporan jual dan
copy resep dokter
Tidak
Cek stok obat
yang EXP = 3bulan
ya
Aturan dosis
2
2
1
Laporan
penjualan resep
7
Buat list
Aturan
pakai
4
Copy Resep dokter
2
1
Laporan
Poin dokter
Data obat
yang sudah
diracik