Pengawasan Biaya Operasional Perencanaan Dan Pengawasan Biaya Operasional Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

C. Pengawasan Biaya Operasional

Agar Perencanaan yang telah disusun dan dijalankan tiap-tiap bagian Fakultas Ekonomi USU berhasil sesuai dengan yang diharapkan, maka perlu dilakukan pengawasan atas pengendalian. Pengawasan ini berguna untuk mengendalikan pengeluaran dan biaya operasi, mencegah terjadinya pemborosan, lat pembanding seberapa jauh pelaksanaan rencana dan biaya tercapai serta mendorong kesadaran pengendalian biaya. Secara sederhana Stoner mendefenisikan pengawasan sebagai berikut: “Pengawasan adalah Usaha untuk mendapatkan standar prestasi kerja yang sesungguhnya dengan standar yang telah ditetapkan terlebih dahulu, untuk menetapkan apakah ada deviasi dan untuk mengukur signifikasinya, serta mengambil tindakan yang diperlukan untuk memastikan bahwa semua sumber daya perusahaan digunakan dengan cara seefisien dan seefektif mungkin untuk mencapai tujuan perusahaan.” Adapun tujuan pengawasan, antara lain: a. Melakukan penilaian apakah tugas yang dilaksanakan sudah sesuai dengan peraturan dan kebijaksanaan yang telah digariskan atau prosedur-prosedur yang berlaku b. Melakukan penentuan apakah tujuan organisasi yang telah dicapai sesuai dengan renncana yang telah ditetapkan c. Menilai apakah sumber daya manusia, perawatan, dan biaya yang ada telah digunakan secara efesien tanpa ada nya pemborosan d. Untuk mengetahui kelemahan-kelemahan serta kesulitan yang dihadapi dalam pelaksanaan perencanaan Universitas Sumatera Utara Adapun beberapa manfaat dari pengawasan, antara lain: a. Mencegah penyimpangan atau kesalahan b. Memperbaiki berbagai penyimpangan atau kesalahan yang terjadi c. Mengatur perusahaan serta kegiatan yang dilaksanakannya d. Meningkatkan rasa tanggung jawab setiap pegawai dalam menjalankan tugasnya Pengawasan biaya pada Fakultas Ekonomi USU dilakukan dengan dua cara: 1. Pengawasan biaya melalui pembukuan, antara lain dengan pencatatan dan penggolongan berdasarkan pembukuan, kuitansi serta prosedur pengeluaran 2. Pengawasan biaya melalui perbandingan anggaran-anggaran biaya tahun lalu. Proses pengawasan berjalan dirancang untuk membantu memantau kegiatan yang sedang berjalan dari suatu unit usaha dan setiap pusat tanggung jawab. Proses ini biasanya terdiri atas beberapa tahap yaitu : 1. Tahap membandingkan kinerja aktual untuk periode yang bersangkutan dengan tujuan dan standar yang telah ditetapkan 2. Menyiapkan laporan kinerja yang berisi hasil aktual, hasil yang direncanakan dan selisih dari kedua angka tersebut 3. Menganalisis penyimpangan antara hasil aktual dengan hasil yang direncanakan dan mencari sebab-sebab dari penyimpangan tersebut. Universitas Sumatera Utara 4. Mencari dan mengembangkan tindakan alternatif untuk mengatasi masalah dan belajar dari pengalaman pihak lain yang telah sukses di suatu bidang tertentu 5. Memilih tindakan koreksi dari kumpulan alternatif yang ada dan menerapkan tindakan tersebut 6. Tindak lanjut atas pengendalian atau pengawasan untuk menilai efektivitas dari tindakan koreksi yang diterapkan. Lanjutkan dengan umpan maju untuk membuat perencanaan periode berikutnya. Pengawasan biaya operasional yang efektif terdiri dari dua aspek yaitu: 1. Pengawasan Operasional Pengawasan operasional merupakan pengawasan yang ditujukan pada kegiatan operasional perusahaan untuk mengawasi segala biaya yang telah ditetapkan sesuai rencana dan apakah sasaran yang dituju telah tercapai. Pengawasan operasional harus dibantu oleh pengawasan akuntansi. Pengawasan operasional akan menjadi suatu hal yang boros dan tidak efisien apabila tidak ada pengawasan akuntansinya. 2. Pengawasan Akuntansi Pengawasan akuntansi merupakan pengawasan yang dilakukan melalui prosedur catatan-catatan yang berkaitan dengan pengendalian harta kekayaan yang dapat dipercayai dalam catatan financial. Pengawasan akuntansi bertujuan untuk menciptakan suatu sistem pencatatan yang dapat mengembangkan pertanggungjawaban biaya-biaya dan arus pekerjaan, serta memberikan laporan singkat tentang hal-hal yang berkaitan dengan Universitas Sumatera Utara pengawasan dan laporan statistic untuk mengetahui perkembangan orang- orang yang bertanggung jawab atas biaya, apakah mereka melaksanakan tugasnya sesuai dengan kebijaksanaan yang telah ditetapkan. Dalam menyusun sebuah laporan biaya operasional harus memperhatikan faktor-faktor yaitu laporan harus tepat waktu, laporan harus sederhana dan jelas, laporan harus dinyatakan dalam bahasa dan istilah yang dikenal pimpinan yang memakainya, laporan harus akurat, laporan harus berguna. Hal yang dilakukan untuk mendorong pencapaian tujuan yang telah ditetapkan dalam pengawasan biaya operasional adalah mengusahakan apa yang akan direncanakan menjadi kenyataan, pelaksanaan kegiatan itu harus sesuai dengan standar dan tercapainya tingkat yang diharapkan dari prestasi kerja, juga dapat menjamin tercapai tingkat yang diharapkan dari prestasi kerja, juga dapat menjamin hasil-hasil yang telah diperoleh, apakah telah sesuai dengan yang diharapkan. Untuk merealisasikan tujuan tersebut, maka pengawasan bertujuan agar pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan instruksi yang dikeluarkan. Berdasarkan uraian di atas penulis menilai pengawasan yang telah dilakukan oleh Fakultas Ekonomi USU telah sesuai dengan yang seharusnya. Ini dapat dilihat dari prosedur pengawasan yang dilakukan terhadap biaya operasinya dilakukan secara rutin dan dilampirkan setiap bulannya. Laporan secara menyeluruh ini sangat berguna bagi Fakultas Ekonomi USU untuk mengetahui prestasi yang telah dicapai Fakultas dan untuk mengetahui apakah tujuan yang telah ditentukan oleh Fakultas sudah direalisasikan atau belum. Universitas Sumatera Utara

D. Prosedur Penyusunan Pelaksanaan Anggaran Biaya Operasional