LKP : Rancang Bangun Sistem Informasi Penjualan dan Pengadaan Barang di Koperasi Karyawan Perguruan Tinggi Swasta ABC.

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENJUALAN DAN PENGADAAN BARANG DI KOPERASI KARYAWAN PERGURUAN

TINGGI SWASTA ABC

Oleh:

Nama : Muhammad Iqbal Firdaus NIM : 08.41010.0442

Program : S1 (Strata Satu) Jurusan : Sistem Informasi

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA

2012

STIKOM

iv DAFTAR ISI Halaman

ABSTRAKSI ... i

KATA PENGANTAR ... ii

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR GAMBAR ... viii

DAFTAR TABEL ... ix

DAFTAR LAMPIRAN ... x

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 2

1.3 Pembatasan Masalah ... 2

1.4 Tujuan ... 2

1.5 Sistematika Penulisan ... 3

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 5

2.1 Sejarah Umum Koprasi Perguruan Tinggi Swasta ABC. ... 5

2.2 Struktur Organisasi ... 6

2.3 Deskripsi Tugas ... 6

2.4 Visi dan Misi Perusahaan ... 9

BAB III LANDASAN TEORI ... 10

3.1 Koperasi ... 10

3.2 Penjualan ... 10

3.3 Pengadaan Barang ... 11

3.4 Konsep Dasar Sistem Informasi ... 11

STIKOM

v

3.7 Data Flow Diagram (DFD) ... 14

3.8 Entity Relationship Diagram (ERD) ... 15

3.9 Sistem Basis Data ... 17

3.10 Sistem Informasi Manajemen ... 18

3.11 Siklus Pengembangan Sistem ... 18

3.12 Tujuan Desain Sistem ... 19

BAB IV DESKRIPSI KERJA PRAKTEK ... 21

4.1 Observasi ... 21

4.2 Analisa Sistem ... 21

4.2.1 Document Flow... 22

4.2.2 System Flow ... 25

4.2.3 Context Diagram ... 27

4.2.4 DFD ... 28

4.3 ERD ... 29

4.3.1 Conceptual Data Model (CDM) ... 30

4.3.2 Physical Data Model (PDM) ... 30

4.4 Structure Basis Data dan Tabel ... 31

4.4.1 Tabel User ... 31

4.4.2 Tabel Supplier ... 32

4.4.3 Tabel Barang ... 33

4.4.4 Tabel Penjualan ... 35

4.4.5 Tabel Detail Penjualan ... 36

STIKOM

vi

4.4.6 Tabel Order ... 37

4.4.7 Tabel Detail Order ... 38

4.4.8 Tabel Kategori ... 39

4.4.9 Tabel Merk ... 40

4.4.10 Tabel Jenis ... 40

4.5 Desain Input Output ... 42

4.5.1 Desain Form Login ... 42

4.5.2 Desain Form Master User ... 42

4.5.3 Desain Form Master Supplier ... 43

4.5.4 Desain Form Master Barang ... 44

4.5.5 Desain Form Penjualan ... 44

4.5.6 Desain Form Order ... 45

4.5.7 Desain Form Laporan Penjualan ... 45

4.5.8 Desain Form Laporan Order ... 46

4.5.9 Desain Form Laporan Stok Barang ... 46

4.5.10 Desain Form Rekomendasi Pengadaan Barang ... 47

4.5.11 Desain Form Laporan PO ... 47

4.5.12 Desain Form Laporan Nota Penjualan ... 48

4.6 Implementasi Sistem ... 49

4.6.1 Instalasi Program ... 49

4.6.2 Software dan Hardware ... 49

4.5.3 Pembahasan terhadap implementasi sistem ... 50

BAB V PENUTUP ... 57

5.1 Kesimpulan... 57

STIKOM

vii

LAMPIRAN ... 59

STIKOM

i

ABSTRAK

Kemajuan teknologi saat ini menjadikan kegiatan manusia dapat berjalan cepat dan akurat. Ketiadaan sistem yang terkomputerisasi telah membuat Koperasi Karyawan Perguruan Tinggi Swasta ABC di Surabaya sulit untuk melakukan pengolahan data transaksi baik penjualan maupun pengadaan barang.

Koperasi Karyawan yang didalamnya terdapat unit toko ini, memerlukan suatu aplikasi untuk menunjang tenaga administrasi dan kasir dalam menjalankan kegiatan operasionalnya. Pencatatan transaksi penjualan serta pengadaan barang pada unit toko sangat dibutuhkan guna melakukan maintenance barang serta mengetahui keuntungan yang diperoleh.

Masalah yang sering terjadi adalah ketelitian yang kurang dalam pendataan, transaksi jual-beli dan pengadaan barang. Hal ini dapat terjadi antara lain disebabkan pencatatan transaksi dan pengadaan barang yang dilakukan kurang akurat.

Solusi yang bisa diterapkan guna mengatasi masalah tersebut adalah dengan memanfaatkan aplikasi penjualan dan pengadaan barang. Dengan adanya penerapan aplikasi ini, data yang ada menjadi lebih terintegrasi antara data pengadaan dan penjualan barang, sehingga data lebih akurat dan real-time.

Kata kunci : barang, koperasi, pengadaan, penjualan, sistem informasi.

STIKOM

1 BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Koperasi Karyawan Perguruan Tinggi Swasta ABC merupakan salah satu koperasi yang mempunyai dua bidang usaha yaitu usaha dagang dan simpan pinjam. Usaha dagang atau yang biasa disebut ”Unit Toko” ini menjual barang keperluan sehari-hari secara retail.

Unit toko memiliki kegiatan jual-beli yaitu pencatatan barang, pencatatan transaksi dan pembuatan laporan. Hasil dari penjualan unit toko tersebut digunakan untuk peminjaman uang dan pemesanan barang yang telah habis terjual untuk dijual kembali.

Masalah yang sering terjadi pada koperasi umumnya terjadi pada kegiatan penjualan dan pengadaan barang. Pada penjualan masalah yang terjadi adalah pencatatan transaksi yang dilakukan kurang akurat.

Masalah yang terjadi pada pengadaan barang adalah ketelitian yang kurang dalam pendataan dan transaksi pengadaan barang, sehingga data-data barang dan transaksi tidak akurat.

Solusi yang bisa diterapkan guna mengatasi masalah tersebut adalah dengan memanfaatkan teknologi dan sistem informasi. Dengan adanya penerapan sistem informasi, data yang ada menjadi lebih terintegrasi antara data barang, pemesanan dan penjualan, sehingga data lebih akurat dan real-time_.

STIKOM

2

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan diatas, maka dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut :

1. Bagaimana menganalisa dan menyusun aplikasi penjualan dan pengadaan barang pada Koperasi Karyawan Perguruan Tinggi Swasta ABC.

2. Bagaimana membuat dan mendesain ulang kebutuhan sistem informasi penjualan dan pengadaan barang pada Koperasi Karyawan Perguruan Tinggi Swasta ABC.

1.3 Pembatasan Masalah

Berdasarkan perumusan masalah diatas maka pembatasan masalah dalam sistem informasi ini adalah sebagai berikut :

1. Pengumpulan data difokuskan pada ruang lingkup unit toko.

2. Pembahasan hanya mencakup masalah penjualan dan pengadaan barang secara tunai dan pencatatan barang.

1.4 Tujuan

Tujuan dari pembuatan aplikasi penjualan dan pengadaan barang ini adalah:

1. Membuat desain sistem yang mampu mencakup proses penjualan, pengadaan dan pencatatan barang.

STIKOM

2. Merancang aplikasi penjualan dan pengadaan barang pada Koperasi Karyawan Perguruan Tinggi Swasta ABC yang terotomasi dan terintegrasi sehingga dapat diakses, dimodifikasi, dan dievaluasi.

1.5 Sistematika Penulisan

Laporan kerja praktek ini memiliki beberapa bab dan berbagai sub-bab yang bertujuan menjelaskan pokok bahasan dalam menyusun laporan ini. Adapun sistematika penulisan laporan ini adalah sebagai berikut :

BAB I : PENDAHULUAN

Bab ini menjelaskan secara garis besar latar belakang masalah, perumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan masalah, dan sistematika penulisan.

BAB II : GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

Bab ini menjelaskan secara singkat tentang profile Koperasi Karyawan Perguruan Tinggi Swasta ABC.

BAB III : LANDASAN TEORI

Bab ini menjelaskan tentang proses jual-beli, pemesanan dan pencatatan stok Koperasi Karyawan Perguruan Tinggi Swasta ABC. BAB IV : DESKRIPSI KERJA PRAKTEK

Bab ini menjelaskan tentang proyek Sistem Informasi Penjualan dan Pengadaan Barang di Koperasi, yang digunakan selama masa pelaksanaan, pembuatan proyek dan penyusunan laporan Kerja Praktek.

STIKOM

4

BAB V : PENUTUP

Bab ini membahas uraian kesimpulan tentang Sistem Informasi yang telah dibuat, beserta saran-saran yang bias diambil sesuai dengan hasil pembahasan.

STIKOM

5

2.1 Sejarah Umum Koperasi Karyawan Perguruan Tinggi Swasta ABC Koperasi Karyawan Perguruan Tinggi Swasta ABC adalah badan usaha yang berbentuk koperasi pegawai yang beranggotakan karyawan Perguruan Tinggi Swasta ABC. Koperasi Karyawan di Surabaya ini didirikan pada tanggal 25 Februari 2002 yang berlokasi di Jl. Raya Juanda no 1 kav.A-1 Surabaya. Tujuan pokoknya adalah untuk memberikan pelayanan dan menyejahterakan anggotanya.

Koperasi karyawan ini memiliki beberapa bagian, dimana setiap bagian dalam melakukan transaksi dan pembuatan laporan masih dicatat secara manual meskipun menggunakan aplikasi dalam bentuk Microsoft Excel.

Berikut Identitas dari Koperasi Karyawan Perguruan Tinggi Swasta ABC:

Nama Koperasi : Koperasi Karyawan Perguruan Tinggi Swasta ABC

Tanggal Berdiri : 25 Februari 2002

Badan Hukum : 7299/BH/92, Tanggal 25 Mei 1992

SIUP Nomor : 15/BH/402.4.13/II/2002, Tanggal 25 Februari 2002

Alamat : Jl. Raya Juanda no 1 kav.A-1 Surabaya,

STIKOM

6

2.2 Struktur Organisasi

Struktur organisasi menjelaskan bagian yang terlihat dalam proses yang ada pada koperasi karyawan Perguruan Tinggi Swasta ABC, dijelaskan pada gambar 2.1

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Koperasi Karyawan Perguruan Tinggi Swasta ABC

2.3 Deskripsi Tugas

Setiap bagian yang terdapat pada gambar 2.1 mempunyai tugas dan tanggung jawab masing-masing. Tugas tersebut secara umum dapat dijelaskan sebagai berikut :

1. Badan Pengawas

a. Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan kebijakan dan

pengelolaan koperasi.

b. Membuat laporan tertulis tentang hasil pengawasan. c. Meneliti catatan yang ada pada koperasi.

d. Mendapatkan segala keterangan yang diperlukan.

STIKOM

e. Pengawas harus merahasiakan hasil pengawasannya terhadap pihak ketiga.

f. Pengawas dipilih dan diberhentikan oleh rapat anggota. OIeh sebab itu, dalam struktur organisasi koperasi, posisi pengawas dan pengurus adalah sama.

2. Pengurus

Pengurus dipilih dan diberhentikan oleh rapat anggota, dengan demikian, pengurus dapat dikatakan sebagai pemegang kuasa rapat anggota dalam mengoperasionalkan kebijakan-kebijakan strategis yang ditetapkan rapat anggota. Penguruslah yang mewujudkan arah kebijakan strategis yang menyangkut organisasi maupun usaha.

Yang disebut pengurus adalah Ketua, Wakil Ketua, Sekretaris, Bendahara I, dan Bendahara II. Adapun tugas dan wewenang pengurus:

a. Mengelola koperasi dan usahanya.

b. Mengajukan rencana kerja serta anggaran pendapatan dan belanja koperasi.

c. Menyelenggarakan rapat anggota.

d. Mengajukan laporan keuangan dan pertanggungjawaban tugas.

e. Menyelenggarakan pembukuan keuangan.

f. Memelihara buku daftar anggota dan pengurus.

g. Mewakili koperasi di dalam maupun diluar pengadilan.

h. Memutuskan penerimaan atau penolakan anggota baru serta

pemberhentian anggota sesuai dengan ketentuan dalam anggaran dasar.

STIKOM

8

i. Melakukan tindakan dan upaya bagi kepentingan dan kemanfaatan Koperasi.

j. Pengurus koperasi dapat mengangkat pengelola/koordinator yang diberi wewenang dan kuasa untuk mengelola usaha.

3. Koordinator/Pengelola

Koordinator/pengelola koperasi adalah mereka yang diangkat dan diberhentikan oleh pengurus untuk mengembangkan koperasi secara efisien dan professional. Kedudukan koordinator/pengelola adalah anggota koperasi yang diberi kuasa dan wewenang oleh pengurus.

Tugas dan tanggung jawab koordinator/pengelola:

a. Membantu memberikan usulan kepada pengurus dalam menyusun

perencanaan.

b. Merumuskan pola pelaksanaan kebijaksanaan pengurus secara efektif dan efisien.

c. Membantu pengurus dalam menyusun uraian tugas bawahannya. d. Menentukan standart kualifikasi dalam pemilihan dan promosi pegawai.

4. Administrasi dan Manajemen

Administrasi dan manajemen mempunyai tugas menangani pendaftaran anggota, membuat buku simpan pinjam, membuat pengajuan pinjaman dari anggota serta membuat laporan transaksi peminjaman.

STIKOM

2.4 Visi dan Misi Perusahaan

Visi Koperasi Karyawan Perguruan Tinggi Swasta ABC:

“Terwujudnya kemandirian koperasi sebagai pelaku ekonomi yang berdaya saing, tangguh dan profesional, sesuai dengan jati dirinya dan berperan dalam perekonomian”.

Misi Koperasi Karyawan Perguruan Tinggi Swasta ABC adalah memberdayakan koperasi melalui:

1. Peningkatan kualitas Sumber Daya Manusia (SDM) bagi koperasi. 2. Pengembangan organisasi dan manajemen bagi koperasi.

3. Penambahan kemitraan usaha bagi koperasi dengan Badan Usaha Milik Negara (BUMN) maupun swasta.

4. Mendorong ketertiban dan partisipasi anggota koperasi dan masyarakat dalam kegiatan koperasi.

5. Pengembangan akses koperasi terhadap sumber daya produktif. 6. Peningkatan kesejahteraan anggota.

STIKOM

10 BAB III LANDASAN TEORI

3.1 Koperasi

Menurut UU No. 25/1992 Pasal 1 Ayat 1 tentang Perkoperasian, Koperasi adalah badan usaha yang beranggotakan orang-seorang atau badan hukum koperasi, dengan melandaskan kegiataannya berdasarkan prinsip koperasi sekaligus sebagai gerakan ekonomi rakyat yang berdasar atas azas kekeluargaan (sumber: www.smecda.com/Files/infosmecda/-uu_permen/UU25.htm).

3.2 Penjualan

Penjualan barang dagang oleh sebuah perusahaan dagang biasanya disebut “penjualan” begitu saja. Jumlah transaksi penjualan yang terjadi biayanya cukup besar dibandingkan dengan jenis transaksi lainnya. Beberapa perusahaan hanya menjual barangnya secara tunai, perusahaan yang lain hanya menjualnya secara kredit, dan yang lain lagi menjual barangnya dengan kedua syarat jual-beli tersebut.

Penjualan barang dagang secara tunai dicatat sebagai debit pada akun kas kredit pada akun penjualan. Dalam praktik, biasanya penjualan secara tunai ini dicatat dalam buku penerimaan kas. Transaksi ini dicatat dalam buku penjualan. . Potongan tunai (cash discount) adalah potongan harga yang diberikan apabila pembayaran dilakukan lebih cepat dari jangka waktu kredit. Dari sudut penjual, potongan ini disebut potongan penjualan (sales discount), sedangkan dari segi pembeli disebut poongan pembeli (purchase discount).(Soemarso S.R, 2004)

STIKOM

3.3 Pengadaan Barang

Pengadaan barang adalah suatu kegiatan untuk menyuplai/memenuhi kebutuhan akan barang-barang (peralatan dan perlengkapan) pendukung kegiatan perusahaan atau organisasi. Proses pengadaan barang biasanya dilakukan oleh bagian yang terkait dengan barang, seperti: barang dagangan, bahan baku dan barang yang lainnya.

Di dalam proses pengadaan barang ini, terdapat beberapa sub-proses seperti: manajemen supplier, pembelian barang, retur barang, dan pendataan barang masuk. Dimana setiap sub-proses tersebut saling terkait satu sama lain yang akan membuat proses pengadaan barang ini menjadi sebuah proses yang utuh.

Proses pengadaan barang sendiri akan dimulai setelah masuknya laporan stok opname yang memberitahukan bahwa stok barang sudah mencapai batas dan harus melakukan pengadaan barang, atau rekap program investasi dari bagian-bagian yang lain, atau dari permintaan pembelian dari bagian-bagian-bagian-bagian lain, atau dari permintaan pembelian dari sub-bagian inventaris.

3.4 Konsep Dasar Sistem Informasi

Informasi dapat dihasilkan dari sistem informasi (information system) atau disebut juga information processing system. Menurut Lucas (1987:180), sistem informasi adalah suatu sistem yang terdiri dari komponen-komponen yang berinteraksi satu sama lain membentuk satu kesatuan dalam mencapai sasaran.

Komponen-komponen yang dimaksud adalah sebagai berikut :

STIKOM

12

a. Blok Input

Blok Input adalah data yang digunakan dalam memasukkan sistem informasi yang termasuk media atau metode.

b. Blok Model

Blok Model adalah rangkaian gabungan antara prosedur logika dan model matematika yang akan mengolah data input. Sehingga diperoleh data output yang diinginkan.

c. Blok Teknologi

Blok Teknologi merupakan tool atau alat dalam sistem informasi yang diperoleh untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data. Hal tersebut terjadi saat proses sistem informasi sedang berjalan.

d. Blok Output

Blok Output adalah hasil dari sistem informasi berupa informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang bermanfaat untuk manajemen dan seluruh pemakai sistem. Hasil ouput tersebut dapat berupa laporan atau dalam bentuk gambar grafik hasil dari proses transaksi.

e. Blok Database

Blok Database adalah kumpulan data yang saling berhubungan satu sama lain yang tersimpan dan bertanggung jawab mengolah serta mengumpulkan data. Kumpulan dari data tersebut dapat dikelompokkan dalam struktur tabel atau file database.

STIKOM

3.5 Analisa dan Perancangan Sistem Informasi

Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponen dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, peluang dan hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan.

Analisa sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem selesai sebelum kemudian melangkah pada tahap perancangan sistem. Langkah-langkah dasar dalam melakukan analisis sistem adalah sebagai berikut :

a. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah. b. Understand, yaitu mengenal masalah. c. Analyze, yaitu menganalisa masalah.

d. Report, yaitu membuat laporan hasil analisa.

Setelah analisis sistem dilakukan, tahap selanjutnya adalah perancangan sistem. Perancangan sistem mempunyai 2 (dua) tujuan utama, yaitu memenuhi kebutuhan pemakai dan untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram dan ahli teknik lainnya yang terlibat.

3.6 Bagan Alir Dokumen

Menurut Jogiyanto (1999:129), bagan alir dokumen (document flowchart) atau disebut juga bagan alir formulir (form flowchart) atau paperwork flowchart merupakan bagan alir yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya. Bagan alir dokumen berfungsi untuk menggambarkan aliran suatu dokumen dari suatu sistem dengan menggunakan simbol-simbol sederhana.

STIKOM

14

3.7 Data Flow Diagram (DFD)

Menurut Jogiyanto (1999:700), DFD adalah diagram yang digunakan untuk menggambarkan sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau data tersebut disimpan.

Untuk memudahkan membaca DFD, maka penggambaran DFD disusun berdasarkan tingakatan atau level dari atas ke bawah, yaitu :

a. Context Diagram.

Merupakan diagram paling atas yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup proses. Hal yang digambarkan dalam diagram konteks adalah hubungan terminator dengan sistem dan juga sistem dalam proses. Sedangkan hal yang tidak digambarkan dalam diagram konteks adalah hubungan antar terminator dan data store.

b. Diagram Zero (Level 0)

Detail serta menggambarkan proses utama dari DFD. Hal yang digambarkan dalam Diagram Zero adalah proses utama dari sistem serta hubungan entity, proses, alur data, dan data store.

c. Diagram Detail

Merupakan penguraian dalam proses yang ada dalam Diagram Zero. Diagram yang paling rendah dan tidak dapat diuraikan lagi.

DFD memiliki tiga komponen, yaitu :

a) Terminator atau External Entity atau Kesatuan Luar

Terminator mewakili external entity yang berkomunikasi dengan sistem yang sedang dikembangkan. Terminator merupakan kesatuan di lingkungan sistem.

STIKOM

Dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luar sistem yang akan memberikan input maupun output dari sistem. Biasanya terminator ini dikenal dengan nama entitas (external), sumber atau tujuan (source and sink). Terminator dapat juga berupa departemen, divisi, atau sistem yang berada diluar sistem yang berkomunikasi dengan sistem yang dikembangkan. b) Proses

Proses sering dikenal dengan nama bubble, fungsi atau informasi. Komponen proses menggambarkan bagian dari sistem yang mentransformasikan input ke output, atau dapat dikatakan bahwa komponen proses menggambarkan transformasi satu input atau lebih menjadi output. Dilambangkan dengan lingkaran, atau empat persegi panjang tegak dengan sudut tumpul.

c) Data Store (Penyimpan Data)

Data store digunakan sebagai saran untuk pengumpulan data. Data store disimbolkan dengan 2 (dua) garis horizontal yang paralel dimana tertutup pada salah satu ujungnya atau 2 (dua) garis horizontal. Nama yang diberikan pada data store menunjukkan nama dari file.

Data store ini biasanya berkaitan dengan penyimpanan seperti : file atau database yang berkaitan dengan penyimpanan secara komputerisasi. Data store juga berkaitan dengan penyimpanan data.

3.8 Entity Relationship Diagram (ERD)

ERD adalah suatu alat untuk mempresentasikan model data yang ada pada sistem dimana terdapat entity dan relationship. Entity merupakan objek yang ada dan terdefinisikan di dalam suatu organisasi dapat abstrak atau nyata, misal dapat

STIKOM

16

berupa orang, objek atau waktu kejadian. Setiap entity mempunyai atribut atau karakteristik entity tersebut.

Adapun elemen-elemen dari ERD ini adalah sebagai berikut:

1. Entitas, adalah sesuatu yang dapat diidentifikasikan di dalam lingkup pemakai, sesuatu yang penting bagi pemakai dari sistem yang akan dikembangkan.

2. Atribut, entitas memiliki atribut yang berfungsi untuk menjelaskan karekteristik dari entitas.

3. Pengidentifikasian, data-data entitas memiliki nama yang berfungsi untuk mengidentifikasikan mereka. Sebuah identifikasi dapat bersifat unik atau tidak unik.

4. Hubungan atau relasi, berfungsi untuk menunjukkan hubungan satu entitas dengan entitas lain, hubungan ini boleh memiliki atribut. Banyaknya entitas dalam suatu relasi menunjukkan tingakat dari relasi yang bersangkutan, namun yang banyak digunakan dalam aplikasi-aplikasi adalah model yang menggunakan relasi tingkat 2 (dua) atau yang disebut dengan hubungan biner. Hubungan biner ini memiliki 3 (tiga) tipe yaitu hubungan biner satu ke satu, biner satu ke banyak dan hubungan biner banyak ke banyak.

Sedangkan Relationship adalah hubungan yang mewujudkan pemetaan antar entity. Fungsi untuk hubungan yang mewujudkan pemetaan antar entity. Jenis Relationship diagram dapat berbentuk :

a. One to One

Yaitu relasi satu lawan satu yang terjadi bila satu record yang ada dalam satu entity/tabel hanya punya satu relasi pada file lain. Misalnya suatu departemen

STIKOM

hanya mengerjakan satu jenis pekerjaan saja dan satu pekerjaan hanya dikerjakan oleh satu departemen saja.

b. One to Many

Yaitu relasi satu lawan banyak yang terjadi bila record dengan kunci tertentu pada satu file mempunyai relasi banyak record pada file lain. Misalnya suatu pekerjaan hanya dikerjakan oleh satu departemen saja, namun suatu departemen dapat mengerjakan beberapa macam pekerjaan sekaligus.

c. Many to Many

Yaitu relasi banyak lawan banyak yang terjadi bila kedua file saling mempunyai relasi banyak record pada file yang lain. Misalnya satu departemen mampu mengarjakan banyak pekerjaan, juga satu pekerjaan dapat ditangani oleh banyak departemen.

3.9 Sistem Basis Data

Sistem basis data digunakan untuk mendesain dan menyusun rancangan database yang akan diterapkan dalam sistem informasi. Dari hasil analisis data yang telah dilakukan, kemudian dibentuk ke dalam ERD maka dapat diperoleh rancangan database untuk sistem informasi. Sistem basis data dapat menjelaskan secara spesifik tentang database, table, view, maupun schema lainnya yang diperlukan oleh sistem.

Kumpulan data-data yang merupakan informasi penting dalam proses sistem disimpan dalam bentuk database yang dikelompokkan dalam suatu nama table. Untuk menampilkan hasil dari proses pengolahan data dapat dimasukkan

STIKOM

18

kedalam system view. System view berfungsi untuk menampilkan output data yang diinginkan baik ke dalam bentuk laporan atau gambar grafik.

3.10 Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen digunakan sebagai konsep dasar sistem informasi. Sistem informasi manajemen sendiri diikuti oleh 3 (tiga) aplikasi lain. Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support System), Otomasi Perkantoran (Office Automation), dan Sistem Pakar (Expert System).

Menurut Turban (2005:101), keempat aplikasi tersebut membentuk sistem informasi berbasis komputer atau Computer Based Information System (CBIS). Sistem ini terintegrasi secara baik, sehingga memungkinkan untuk mempermudah dalam pengontrolan dan pengelolaan setiap data yang masuk. Selain itu, data yang tersimpan tidak mudah hilang apabila terjadi kerusakan pada perangkatnya atau kesalahan user (pemakai).

3.11 Siklus Pengembangan Sistem

Siklus pengembangan sistem adalah sebuah aplikasi dalam pendekatan sistem untuk mengembangkan sistem informasi berbasis komputer. Siklus hidup sistem dibagi menjadi 5 (lima) tahap, antara lain :

1. Perencanaan, yang meliputi perumusan masalah, pendefinisian masalah, penyatuan keobyektifan sistem, mengenali bagian atau komponen sistem, melakukan studi kelayakan, menyiapkan sebuah proposal sistem, menyetujui atau menolak serta menetapkan sebuah mekanisme kontrol.

STIKOM

2. Analisis, yang meliputi pengesahan studi sistem, pengorganisasian tim proyek, mendefinisikan kebutuhan informasi, mendefinisikan kriteria sistem, menyiapkan proposal desain serta menyetujui atau menolak proyek desain. 3. Desain, yang meliputi persiapan detail desain sistem, mengenali konfigurasi

alternatif sistem, melakukan evaluasi konfigurasi alternatif sistem, menyeleksi konfigurasi terbaik, menyiapkan proposal penerapan serta menyetujui atau menolak penerapan sistem.

4. Penerapan, yang meliputi perencanaan penerapan, perumusan penerapan, pengenalan hardware dan software, menyiapkan database, menyiapkan fasilitas fisik, melakukan pelatihan terhadap user, menyiapkan proposal penerapan sistem baru, menyetujui atau menolak proposal sistem baru, serta menerapkan penggunaan sistem baru.

5. Penggunaan, yang meliputi penggunaan sistem, audit sistem, perawatan sistem, menyiapkan proposal perancangan ulang, serta menyetujui atau menolak proposal perancangan ulang. Siklus pengambangan sistem merupakan jalan rekomendasi untuk melakukan sesuatu. Selain itu, siklus pengembangan sistem sangat diperlukan sebagai dasar metodologi dalam memecahkan masalah pada suatu sistem.

3.12 Tujuan Desain Sistem

Tujuan dari desain sistem adalah memberikan gambaran yang jelas kepada programmer atau ahli yang lain tentang rancang bangun yang lengkap untuk mengembangkan sistem seperti yang dibutuhkan oleh user (pemakai).

STIKOM

20

Kebutuhan-kebutuhan sistem yang harus diperhatikan dalam mendesain sistem adalah :

a. Keandalan

Keandalan (Reliability) menunjukkan seberapa besar sistem dapat diandalkan untuk melakukan proses yang dibutuhkan. Kemampuan sistem yang dapat membantu dalam penyelesaian masalah saat ini.

b. Ketersediaan

Ketersediaan (Availability) berarti bahwa sistem harus mudah diakses oleh pemakai. Seperti aplikasi yang user friendly, sehingga mudah dalam penggunaannya.

c. Keluwesan

Keluwesan (Flexibility) berarti bahwa sistem yang dikembangkan harus beradaptasi dengan kondisi lingkungan pemakai.

d. Kemudahan Pemeliharaan

Kemudahan Pemeliharaan (Maintain-Ability), setelah sistem sudah diimplementasikan maka sistem harus mudah dipelihara dalam perawatannya.

STIKOM

21 4.1 Observasi

Melakukan survey dan wawancara secara langsung di Koperasi Karyawan Perguruan Tinggi Swasta ABC Surabaya. Dari wawancara tersebut diperoleh data secara langsung dari Bagian Administrasi dan Koordinator Unit koperasi mengenai prosedur transaksi penjualan dan pengadaan barang. Data-data yang telah diperoleh ini dapat digunakan untuk membuat sistem yang lebih baik dan optimal dikemudian hari.

4.2 Analisis Sistem

Sistem yang terdapat pada Unit Toko di Koperasi Karyawan Perguruan Tinggi Swasta ABC Surabaya adalah transaksi penjualan dan pengadaan barang. Transaksi tersebut terdiri dari beberapa proses antara lain : simpan data barang, simpan data Supplier, simpan data transaksi penjualan, simpan data transaksi pengadaan barang dan cetak laporan transaksi penjualan dan pembelian untuk diserahkan kepada kepala bidang usaha unit toko.

Setelah melakukan analisa ini, maka akan dirancang suatu sistem yang sesuai dengan kebutuhan. Rancangan sistem yang dibuat berupa DFD sebagai deskripsi alur dari sistem.

STIKOM

22

4.2.1 Document Flow

Document flow yaitu bagan yang memiliki arus dokumen secara menyeluruh dari suatu sistem yang menjelaskan urutan prosedur-prosedur yang terdapat di dalam sistem. Adapun Document Flow ini dibagi menjadi tiga fungsi, yaitu fungsi penjualan, pengadaan barang, dan fungsi mengelola Barang.

Gambar 4.1 Document Flow Fungsi Penjualan

Fungsi penjualan dimulai dari barang yang akan dibeli diserahkan oleh pelanggan kepada kasir, setelah itu kasir melakukan perhitungan total harga barang, seletah pelanggan melakukan pembayaran, kemudian kasir akan membuat kuitansi pembayaran. Transaksi penjualan akan dilakukan rekapitulasi, maka proses selesai.

STIKOM

Gambar 4.2 Document Flow Fungsi Pengadaan Barang

Fungsi pengadaan barang terdapat dua proses yaitu pembelian dan inventori, dimulai dari pembuatan Purchase Order (PO) sebagai pemesanan pembelian kepada Supplier. Kurir akan mengirimkan barang yang kemudian bagian administrasi akan melakukan cek Tanda Terima Barang (TTM) dan PO, setelah cocok akan barang akan diserahkan kepada kasir untuk memperbarui daftar barang .

STIKOM

24

Gambar 4.3 Document Flow Fungsi Mengelola Penjualan dan Pengadaan barang

Fungsi mengelola penjualan dan pengadaan barang ini dilakukan untuk proses simpan dan memperbarui data barang dan Supplier, kemudian dokumen data Supplier dan barang diserahakan kepada bagian administrasi untuk di arsipkan.

STIKOM

4.2.2 System Flow

Gambar 4.4 System Flow Fungsi Penjualan

Fungsi penjualan dimulai dari kasir melakukan login dengan melakukan input password dan username untuk membuat data penjualan, setelah penjualan di simpan dilakukan cetak nota dan laporan penjualan.

STIKOM

26

Gambar 4.5 System Flow Fungsi Pengadaan Barang

Fungsi Pengadaan barang.dimulai dari login bagian administrasi, sistem memberikan akses pada transaksi order, bagian administrasi mencetak daftar pengadaan barang sebagai acuan order, kemudian melakukan input order melalui database barang dan Supplier, sistem menyimpan order pada database order, kemudian bagian administrasi dapat melakukan cetak laporan order.

STIKOM

Gambar 4.6 System Flow Fungsi Mengelola Penjualan dan Pengadaan Barang

Fungsi mengelola penjualan dan pengadaan barang dimulai dari login user administrasi, sistem memberikan akses pada database, bagian administrasi melakukan input data Supplier, user, dan barang, sistem akan menyimpan data tersebut.

4.2.3 Context Diagram

Context Diagram adalah gambaran menyeluruh dari DFD. Dimana dalam context diagram ini dapat dilihat gambaran umum dari Rancang Bangun Sistem Informasi Penjualan dan pengadaan barang yaitu berupa data-data apa saja yang dibutuhkan dan dikeluarkan oleh setiap pihak yang berpengaruh dalam setiap

STIKOM

28

proses didalamnya. Adapun gambar context diagram tersebut dapat dilihat pada Gambar 4.7. sebagai berikut:

Gambar 4.7 Context Diagram SI Penjualan dan Pengadaan Barang di Koperasi

4.2.4 DFD

Berikut ini adalah DFD Rancang Bangun Sistem Informasi Penjualan dan pengadaan barang. DFD di bawah ini digambarkan pada level 0 dimana terdapat 3 proses yaitu penjualan, pengadaan barang dan mengelola Penjualan dan Pengadaan Barang. Adapun gambar DFD level 0 Rancang Bangun Sistem Informasi Penjualan dan pengadaan barang adalah sebagai berikut:

STIKOM

Gambar 4.8 DFD Level 0 Sistem Informasi Penjualan dan Pengadaan Barang di Koperasi

4.3 ERD

ERD menggambarkan basis data-basis data yang ada pada Rancang Bangun Rancang Bangun Sistem Informasi Penjualan dan Pengadaan Barang di Koperasi.

ERD itu sendiri terdiri dari 2 macam, yakni Conceptual Data Model (CDM) dan Physical Data Model (PDM). Berikut penjelasan dari masing-masing jenis ERD tersebut.

STIKOM

30

4.3.1 CDM

CDM pada Rancang Bangun Sistem Informasi Penjualan dan Pengadaan Barang merupakan gambaran dari struktur database yang akan digunakan dalam pembuatan sistem.

Gambar CDM tersebut dapat dilihat pada Gambar 4.9 sebagai berikut:

Gambar 4.9 CDM Sistem Informasi Penjualan dan Pengadaan Barang

4.3.2 PDM

PDM pada Rancang Bangun Sistem Informasi Penjualan dan Pengadaan Barang di Koperasi merupakan gambaran dari struktur database yang akan digunakan dalam pembuatan sistem beserta hasil relasi dari hubungan antar tabel yang terkait. Adapun gambar PDM tersebut dapat dilihat pada Gambar 4.10 sebagai berikut:

STIKOM

Gambar 4.10 PDM Sistem Informasi Penjualan dan Pengadaan Barang

4.4 Struktur Basis Data dan Tabel

Dalam sub bab ini akan dijelaskan struktur dari tabel-tabel yang akan digunakan dalam pembuatan Rancang Bangun Sistem Informasi Penjualan dan Pengadaan Barang di Koperasi. Data-data di bawah ini akan menjelaskan satu-persatu detil dari struktur tabel untuk setiap tabel.

4.4.1 Tabel User Nama table : User

Fungsi : Menyimpan data Pemakai Primary Key : ID_Admin

Foreign Key : -

STIKOM

32

Tabel 4.1 User

Field Name Type Field Size Description

ID_ADMIN VARCHAR 7 ID User

NAMA VARCHAR 10 Nama user

TIPE_LOGIN VARCHAR 5 Tipe login user

USER_NAME VARCHAR 10 Nama user untuk login

PASSWORD VARCHAR 15 Kata kunci login

Tabel Pemakai digunakan sebagai identifikasi data dari pengguna sistem, validasi login yang memiliki keterangan:

o Id Admin : varChar(7), merupakan primary key dari tabel Pemakai yang terdiri dari karakter huruf atau angka. Kode_pemekai bersifat unik dan tetap, terbaca dari 7 (Tujuh) digit.

o Nama : VarChar(10), nama pemakai.

o Tipe Login : VarChar(5), tipe login dari pemakai terdapat dua jenis yaitu, admin atau kasir.

o User name : VarChar(10), merupakan identitas untuk masuk aplikasi. o Password : VarChar(15), kata kunci untuk masuk aplikasi.

4.4.2 Tabel Supplier Nama table : Supplier

Fungsi : Menyimpan data Supplier Primary Key : Kd_Supplier

STIKOM

Foreign Key : -

Tabel 4.2 Supplier

Field Name Type Field Size Description

KD_SUPPLIER VARCHAR 7 Kode Supplier

NM_SUPPLIER VARCHAR 50 Nama Supplier

ALAMAT VARCHAR 50 Alamat Supplier

KOTA VARCHAR 20 Kota Supplier

TELEPON VARCHAR 12 Telepon kantor Supplier

FAX VARCHAR 12 Nomor fax Supplier

EMAIL VARCHAR 30 Email Supplier

Tabel Supplier digunakan sebagai penyimpanan data dari Supplier yang menjadi partner dari koperasi, yang memiliki keterangan:

o Kd Supplier : VarChar(7), merupakan primary key dari tabel Supplier yang terdiri dari karakter huruf atau angka.

o Nm Supplier : VarChar(50), merupakan nama Supplier.

o Alamat : VarChar(50), merupakan keterangan tempat Supplier. o Kota : VarChar(20), merupakan keterangan lokasi Supplier. o Telepon : VarChar(12), merupakan nomor telepon Supplier o Fax : VarChar(12), merupakan nomor fax Supplier. o Email : VarChar(30), merupakan alamat Email Supplier.

4.4.3 Tabel Barang Nama table : Barang

STIKOM

34

Fungsi : Menyimpan data Barang Primary Key : Kd_Barang

Foreign Key : Kd_Kategori, Id_Jenis, Id_Merk, Kd_Supplier Tabel 4.3 Barang

Field Name Type

Field

Size Description

KD_BARANG VARCHAR 15 Kode barang

KD_KATEGORI VARCHAR 7

Foreign Key dari tabel kategori

ID_MERK VARCHAR 7 Foreign Key dari tabel merk ID_JENIS VARCHAR 7 Foreign Key dari tabel jenis

KD_SUPPLIER VARCHAR 7

Foreign Key dari tabel Supplier

NM_BARANG VARCHAR 50 Nama barang

STOK NUMERIC Jumlah barang

STOK_MAX NUMERIC batas maksimal stok barang

STOK_MIN NUMERIC batas minimal stok barang

HARGA_BELI DECIMAL Harga beli barang

HARGA_JUAL DECIMAL Harga jual barang

Tabel Barang digunakan sebagai penyimpanan data Barang pada koperasi yang memiliki keterangan:

o Kd Barang : Kode barang merupakan primary key dari tabel barang dimana memiliki format, “BRG001001001001”. Tiga

STIKOM

digit pertama berisi id kategori, tiga digit kedua id merk, tiga digit ketiga id jenis dan tiga digit terakhir nomor induk barang.

o Kd Kategori : Menyimpan data kategori dari tabel kategori. o Id Merk : Menyimpan data merk dari tabel merk. o Id Jenis : Menyimpan data jenis dari tabel jenis. o Kd Supplier : Menyimpan data Supplier dari tabel Supplier.

o Nm Barang : Merupakan nama barang yang disimpan berdasarkan kode barang.

o Stok : Merupakan jumlah barang yang dimiliki o Stok Max : Batas stok maksimal dari barang. o Stok Min : Batas stok minimal dari barang. o Harga Beli : Keterangan harga beli barang. o Harga Jual : Keterangan harga jual barang.

4.4.4 Tabel Penjualan Nama table : Penjualan

Fungsi : Menyimpan transaksi penjualan Primary Key : Kd_Penjualan

Foreign Key : Id_admin

Tabel 4.4 Penjualan

Field Name Type Field Size Description

KD_PENJUALAN VARCHAR 7 Nomor penjualan

TGL_PENJUALAN DATE Tanggal transaksi

STIKOM

36

TOTAL PENJUALAN DECIMAL Total harga

BAYAR DECIMAL Nominal yang dibayar

GRAND TOTAL DECIMAL Selisih bayar dan total

Tabel Penjualan memiliki keterangan:

o Kd Penjualan : VarChar(7), merupakan primary key dari tabel penjualan yang memiliki 7(tujuh) digit.

o Tgl Penjualan : Merupakan tanggal transaksi penjualan. o Total Penjualan : Total harga dari transaksi

o Bayar : Jumlah nominal pembayaran yang diberikan. o Grand Total : Selisih antara total harga dan nominal pembayaran.

4.4.5 Tabel Detail Penjualan Nama table : Detail Penjualan

Fungsi : Pendamping tabel penjualan sebagai keterangan barang Primary Key : -

Foreign Key : Kd_Penjualan, Kd_Barang

Tabel 4.5 Detail Penjualan

Field Name Type Field Size Description

KD_PENJUALAN VARCHAR 7

Foreign key dari tabel penjualan

KD_BARANG VARCHAR 7

Foreign key dari tabel barang

QTY NUMERIC Jumlah barang

STIKOM

HARGA_JUAL DECIMAL Harga jual

SUBTOTAL DECIMAL Total harga per barang

Tabel Detail Penjualan memiliki keterangan:

o Kd Penjualan : Merupakan referensi penjualan dari tabel penjualan o Kd Barang : Merupakan referensi barang dari tabel barang. o Qty : Jumlah barang yang dipilih.

o Harga Jual : Harga jual dari transaksi penjualan. o Subtotal : Total harga per barang.

4.4.6 Tabel Order Nama table : Order

Fungsi : Menyimpan transaksi Order Primary Key : Kd_Order

Foreign Key : Kd_Supplier

Tabel 4.6 Order

Field Name Type

Field

Size Description

KD_ORDER VARCHAR 7 Nomor order

KD_SUPPLIER VARCHAR 7

Foreign key dari tabel Supplier

TGL_ORDER DATE Tanggal pembuatan order

TOTAL VARCHAR 20 Total bayar

POTONGAN DECIMAL Jika terdapat potongan harga

STIKOM

38

GRAND TOTAL DECIMAL Total bayar dan potongannya

Tabel Order digunakan sebagai daftar purchase order ke Supplier yang memiliki keterangan:

o Kd Pembelian : Merupakan primary key dari tabel Pembelian yang yang memiliki 7(Tujuh) digit.

o Kd Supplier : Referensi data Supplier dari tabel Supplier. o Tgl Pembelian : Tanggal order pembelian keluar.

o Total : Merupakan total pembayaran dari transaksi. o Potongan : Merupakan potongan yang ada dari transaksi.

o Grand Total : Merupakan total pembayaran dari transaksi dan potongannya.

4.4.7 Tabel Detail Order Nama table : Detail Order

Fungsi : Pendamping tabel order sebagai keterangan barang Primary Key : -

Foreign Key : Kd_barang, Kd_Order

Tabel 4.7 Detail Order

Field Name Type

Field

Size Description

KD_ORDER VARCHAR 7

Foreign key dari tabel order

KD_BARANG VARCHAR 7 Foreign key dari tabel

STIKOM

barang

QTY NUMERIC Jumlah barang

HARGA BELI DECIMAL Harga transaksi

SUBTOTAL DECIMAL Total harga per barang

Tabel Detail Order memiliki keterangan: o Kd Order : Referensi data order. o Kd Barang : Referensi data barang. o Qty : Jumlah barang yang dipilih. o Harga Beli : Harga beli dari transaksi. o Subtotal : Total harga per barang.

4.4.8 Tabel Kategori Nama table : Kategori

Fungsi : Menyimpan data kategori barang Primary Key : Kd_Kategori

Foreign Key : -

Tabel 4.8 Kategori

Field Name Type Field Size Description

KD_KATEGORI VARCHAR 7 Kode kategori

NM_KATEGORI VARCHAR 50 Nama kategori

Tabel Kategori digunakan sebagai penyimpanan data kategori barang pada koperasi yang memiliki keterangan:

STIKOM

40

o Kd Kategori : Kode kategori merupakan primary key dari tabel kategori yang terdiri dari karakter huruf atau angka.

o Nm Kategori : Merupakan nama kategori yang disimpan berdasarkan kode kategori.

4.4.9 Tabel Merk Nama table : Kategori

Fungsi : Menyimpan data merk barang Primary Key : Kd_Merk

Foreign Key : -

Tabel 4.9 Merk

Field Name Type Field Size Description

ID_MERK VARCHAR 7 Kode merk

NAMA_MERK VARCHAR 50 Nama merk

Tabel Merk digunakan sebagai penyimpanan data merk Barang pada koperasi yang memiliki keterangan:

o Id Merk : Id Merk merupakan primary key dari tabel merk yang terdiri dari karakter huruf atau angka.

o Nama Merk : Merupakan nama merk yang disimpan berdasarkan kode merk.

4.4.10 Tabel Jenis Nama table : Jenis

STIKOM

Fungsi : Menyimpan data jenis barang Primary Key : Id_Jenis

Foreign Key : Kd_Kategori

Tabel 4.10 Jenis

Field Name Type Field Size Description

ID_JENIS VARCHAR 7 Kode Jenis

KD_KATEGORI VARCHAR 7

Foreign key dari tabel kategori

NAMA_JENIS VARCHAR 50 Nama jenis

Tabel Jenis digunakan sebagai penyimpanan data jenis Barang pada koperasi yang memiliki keterangan:

o Id Jenis : Id Jenis merupakan primary key dari tabel Jenis yang terdiri dari karakter huruf atau angka.

o Kd Kategori : Kode kategori merupakan foreign key dari tabel kategori, yang digunakan untuk menggolongkan jenis ke dalam kategori terentu.

o Nama Jenis : Merupakan nama jenis yang disimpan berdasarkan kode jenis.

STIKOM

42

4.5 Desain Input Output

Desain input output merupakan rancangan input output berupa form untuk memasukkan data dan laporan sebagai informasi yang dihasilkan dari pengolahan data. Desain input output juga merupakan acuan pembuat aplikasi dalam merancang dan membangun sistem.

4.5.1 Desain Form Login

Sebelum mengakses program, hendaknya ada proses untuk mengidentifikasi user dimana nantinya dari identifikasi tersebut akan menentukan hak akses masing-masing dari tiap user. User perlu memasukkan username dan password untuk masuk aplikasi. Adapun Gambar 4.11 merupakan desain input untuk mengidentifikasi user, yaitu sebagai berikut:

Gambar 4.11 Desain Form Login

4.5.2 Form Master User

Form Pemakai ini digunakan untuk membuat hak akses bagi pengguna baru sistem. Pada awal proses, user mengisi nama atau username, dan password.

STIKOM

Form ini digunakan unruk mengatur hak akses dan transaksi tertentu. Adapun Gambar 4.12 merupakan desain input untuk pemakai yaitu sebagai berikut:

Gambar 4.12 Desain Form Master User

4.5.3 Form Master Supplier

Form Supplier ini digunakan untuk membuat daftar Supplier yang merupakan partner bagi koperasi. Adapun Gambar 4.13 merupakan desain input untuk Supplier yaitu sebagai berikut:

Gambar 4.13 Desain Form Master Supplier

STIKOM

44

4.5.4 Form Master Barang

Form ini digunakan untuk menyimpan data barang, baik itu atribut maupun keterangan harga dan stok. Adapun Gambar 4.14 merupakan desain input untuk Master Barang adalah sebagai berikut:

Gambar 4.14 Desain Form Master Barang

4.5.5 Form Penjualan

Form ini digunakan untuk membantu kasir dalam melaksanakan transaksi penjualan. Adapun Gambar 4.15 merupakan desain input untuk mengisikan penjualan, yaitu sebagai berikut:

Gambar 4.15 Desain Form Penjualan

STIKOM

4.5.6 Form Order

Form Order ini digunakan untuk membuat PO. Kepada Supplier. Adapun Gambar 4.16 merupakan desain input output transaksi order, yaitu sebagai berikut:

Gambar 4.16 Desain Form Order

4.5.7 Form Laporan Penjualan

Form laporan ini digunakan untuk laporan transaksi penjualan. Adapun Gambar 4.17 merupakan desain input output dari laporan.

Gambar 4.17 Desain Laporan Penjualan

STIKOM

46

4.5.8 Form Laporan Order

Form laporan ini digunakan untuk laporan transaksi order. Adapun Gambar 4.18 merupakan desain input output dari laporan.

Gambar 4.18 Desain Laporan Order

4.5.9 Form Laporan Stok Barang

Form laporan ini digunakan untuk laporan stok barang. Adapun Gambar 4.19 merupakan desain input output dari laporan.

Gambar 4.19 Desain Laporan Stock Barang

STIKOM

4.5.10 Form Laporan Rekomendasi Pengadaan Barang

Form laporan ini digunakan untuk laporan rekomendasi pengadaan barang. Adapun Gambar 4.20 merupakan desain input output dari laporan.

Gambar 4.20 Desain Laporan Rekomendasi Pengadaan Barang

4.5.11 Form Laporan PO

Form laporan ini digunakan untuk laporan PO. Adapun Gambar 4.21 merupakan desain input output dari laporan.

Gambar 4.21 Desain Laporan PO

STIKOM

48

4.5.12 Form Laporan Nota Penjualan

Form laporan ini digunakan untuk laporan nota penjualan. Adapun Gambar 4.22 merupakan desain input output dari laporan.

Gambar 4.22 Desain Laporan Nota Penjualan

STIKOM

4.6 Implementasi Sistem

Implementasi sistem ini akan menjelaskan detil dari aplikasi sistem informasi penjualan dan pengadaan barang di koperasi karyawan perguruan tinggi swasta ABC mulai dari spesifikasi hardware/ software pendukung, cara installasi program, serta fitur - fitur yang terdapat pada aplikasi.

4.6.1 Instalasi Program

Untuk mendapat mengunakan program ini terlebih dahulu dalam suatu komputer harus sudah memiliki beberapa software pendukung yang mempengaruhi jalanya program yaitu :

a. Microsoft Visual Studio 2005/2008. b. Sql server 2008.

Setelah semua komponen tersebut terpenuhi maka langkah pertama yang harus dilakukan adalah membuat database pada koperasi karyawan perguruan tinggi swasta ABC. Setelah persiapan database, barulah membangun suatu program. Dalam penjelasan ini akan dijelaskan form- form yang diurut berdasarkan urutan proses yang terjadi dalam pengunaan program.

4.6.2 Software dan Hardware 1. Perangkat Lunak (Software).

a. Sistem Operasi Microsoft Windows XP SP-2. b. Microsoft Visual Studio 2005/2008.

c. Sql server 2008.

d. Power Designer 6 32 bit.

STIKOM

50

2. Perangkat Keras (Hardware). a. Processor Dual core/ core 2 duo. b. Memory 512MB

c. Printer.

d. Harddisk minimal 10 GB. e. Monitor LCD 14 in.

4.6.3 Pembahasan terhadap Implementasi Sistem

Implementasi dimaksudkan untuk menggambarkan jalannya sistem yang sudah dibuat, dalam hal ini akan dijelaskan juga fungsi dari halaman tersebut. Dibawah ini adalah penjelasan penggunaan masing - masing form pada aplikasi penjualan dan pengadaan barang di koperasi karyawan perguruan tinggi swasta ABC.

• Form Login

Gambar 4.23 Form Login

Pada form login ini pengguna dapat memasukan username dan password. Tombol login digunakan untuk masuk ke menu utama. Tombol batal digunakan sebagai reset textbox. Tombol exit digunakan untuk keluar dari aplikasi.

STIKOM

• Form Utama

Gambar 4.24 Form Utama

Pada form menu utama ini terdapat menu - menu yang digunakan oleh pengguna sesuai dengan hak aksesnya. Seperti menu barang, stok barang, supplier, user, order, digunakan oleh admin, sementara menu penjualan dapat digunakan oleh kasir.

• Form Master User

Gambar 4.25 Form Master User

Pada form master user ini penguna yang memiliki hak akses sebagai admin, dapat menambah pengguna. Tombol hapus digunakan untuk menghapus pengguna yang dipilih. Tombol reset password digunakan untuk mengembalikan sandi pengguna ke default. Tombol exit digunakan untuk keluar dari aplikasi.

STIKOM

52

• Form Master Supplier

Gambar 4.26 Form Master Supplier

Form master Supplier digunakan untuk memasukkan data supplier. Untuk merubah data supplier cukup memilih pada listview. Tombol simpan digunakan untuk menyimpan data baru maupun perubahan data. Tombol keluar digunakan untuk keluar dari aplikasi.

• Form Master Barang

Gambar 4.27 Form Master Barang

Form master barang digunakan untuk memasukan barang baru serta maintenance stok dan harga. Tombol supplier digunakan untuk menentukan supplier dari barang. tombol kategori, merk dan jenis digunakan untuk menentukan informasi detil dari barang.

STIKOM

• Form Transaksi Penjualan

Gambar 4.28 Form Transaksi Penjualan

Form transaksi penjualan digunakan untuk memasukkan data transaksi setiap penjualan yang terdiri dari kode penjualan, tanggal penjualan, kode barang, nama barang, harga jual, jumlah, dan total harga. Tombol simpan berfungsi untuk menyimpan ke dalam database. Tombol cetak berfungsi untuk mencetak nota penjualan. Tombol keluar berfungsi untuk keluar dari menu.

• Form Transaksi Order

Gambar 4.29 Form Transaksi Order

Form transaksi transaksi order digunakan untuk memasukkan data pemesanan barang. tombol supplier digunakan untuk memilih supplier. Tombol kode barang digunakan untuk memilih barang yang dijual oleh supplier.

STIKOM

54

• Form Laporan Penjualan

Gambar 4.30 Form Laporan Penjualan

Form laporan penjualan adalah rekapitulasi dari penjualan barang. Pengguna dapat melihat laporan dengan memilih barang dan tanggal. Tombol lihat berfungsi untuk melihat laporan. Tombol keluar berfungsi untuk kembali ke manu utama.

• Form Laporan Order

Gambar 4.31 Form Laporan Order

Form laporan order adalah rekapitulasi dari order barang pada supplier. Pengguna dapat melihat laporan dengan memilih supplier dan tanggal. Tombol

STIKOM

lihat berfungsi untuk melihat laporan. Tombol keluar berfungsi untuk kembali ke manu utama.

• Form Laporan Stok Barang

Gambar 4.32 Form Laporan Stok Barang

Form laporan stok barang diakses dari menu laporan. Laporan ini digunakan untuk melihat kondisi barang dimana berisi kode barang, nama barang, stok, min stok, max stok, kode supplier dan nama supplier.

• Laporan Rekomendasi Pengadaan Barang

Gambar 4.33 Form Laporan Rekomendasi Pengadaan Barang Form laporan rekomendasi pengadaan barang diakses dari menu laporan. Laporan ini digunakan untuk memberikan informasi barang yang harus dibeli beserta jumlahnya.

STIKOM

56

• Laporan PO

Gambar 4.34 Form Laporan PO

Form laporan PO akan tercetak setelah dilakukan transaksi order. Laporan ini berisi barang yang harus di beli pada supplier tertentu.

• Laporan Nota Penjualan

Gambar 4.35 Form Laporan Nota Penjualan

Form laporan nota penjualan akan tercetak setelah dilakukan transaksi Penjualan. Laporan ini berisi informasi barang yang telah dibeli oleh pelanggan.

STIKOM

57 5.1 Kesimpulan

Setelah dilakukan analisis, perancangan sistem dan pembuatan Rancang Bangun Aplikasi Penjualan dan Pengadaan Barang Koperasi Karyawan Perguruan Tinggi Swasta ABC Surabaya ini, serta dilakukan evaluasi hasil penelitiannya, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut :

1. Aplikasi yang telah dibuat ini dapat melakukan pengelolaan pengadaan serta penjualan barang retail secara tepat dan akurat.

2. Berdasarkan hasil uji coba di dapatkan bahwa aplikasi penjualan dan pengadaan barang dapat membantu pembuatan laporan order, penjualan dan rekomendasi pengadaan barang dengan akurat.

5.2 Saran

Adapun saran yang disampaikan untuk mengembangkan aplikasi yang telah dibuat yaitu aplikasi Koperasi Karyawan Perguruan Tinggi Swasta ABC ini diharapkan dapat dikembangkan untuk bisa melakukan penghitungan akuntansi atau pembukuan, sehingga kedepannya nanti dapat diketahui laba dan rugi dari keuangan koperasi karyawan tersebut.

STIKOM

58

DAFTAR PUSTAKA

Hartono, Jogiyanto, 1989, Analisis & Disain Sistem Informasi: Pendekatan

Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Andi Offset, Yogyakarta.

Lucas JR., Henry C., 1987, Analisis, Desain dan Implementasi Sistem Informasi,

Erlangga, Jakarta

Soemarso S.R., 2004, Akuntansi Suatu Pengantar, Buku 1, Salemba Empat,

Jakarta.

Turban, Efraim., 2005, Sistem Pendukung Keputusan dan Sistem Cerdas, Jilid 1,

Andi Offset, Yogyakarta.

Yuswanto, 2008, Pemrograman Dasar Visual Basic.NET 2005, Cerdas Pustaka,

Jakarta.

http://www.smecda.com/Files/infosmecda/-uu_permen/UU25, Diakses, 9 Juni 2012

STIKOM

• Form Transaksi Penjualan

Gambar 4.28 Form Transaksi Penjualan

Form transaksi penjualan digunakan untuk memasukkan data transaksi setiap penjualan yang terdiri dari kode penjualan, tanggal penjualan, kode barang, nama barang, harga jual, jumlah, dan total harga. Tombol simpan berfungsi untuk menyimpan ke dalam database. Tombol cetak berfungsi untuk mencetak nota penjualan. Tombol keluar berfungsi untuk keluar dari menu.

• Form Transaksi Order

Gambar 4.29 Form Transaksi Order

Form transaksi transaksi order digunakan untuk memasukkan data pemesanan barang. tombol supplier digunakan untuk memilih supplier. Tombol kode barang digunakan untuk memilih barang yang dijual oleh supplier.

STIKOM

54

• Form Laporan Penjualan

Gambar 4.30 Form Laporan Penjualan

Form laporan penjualan adalah rekapitulasi dari penjualan barang. Pengguna dapat melihat laporan dengan memilih barang dan tanggal. Tombol lihat berfungsi untuk melihat laporan. Tombol keluar berfungsi untuk kembali ke manu utama.

• Form Laporan Order

Gambar 4.31 Form Laporan Order

Form laporan order adalah rekapitulasi dari order barang pada supplier. Pengguna dapat melihat laporan dengan memilih supplier dan tanggal. Tombol

STIKOM

lihat berfungsi untuk melihat laporan. Tombol keluar berfungsi untuk kembali ke manu utama.

• Form Laporan Stok Barang

Gambar 4.32 Form Laporan Stok Barang

Form laporan stok barang diakses dari menu laporan. Laporan ini digunakan untuk melihat kondisi barang dimana berisi kode barang, nama barang, stok, min stok, max stok, kode supplier dan nama supplier.

• Laporan Rekomendasi Pengadaan Barang

Gambar 4.33 Form Laporan Rekomendasi Pengadaan Barang Form laporan rekomendasi pengadaan barang diakses dari menu laporan. Laporan ini digunakan untuk memberikan informasi barang yang harus dibeli beserta jumlahnya.

STIKOM

56

• Laporan PO

Gambar 4.34 Form Laporan PO

Form laporan PO akan tercetak setelah dilakukan transaksi order.

Laporan ini berisi barang yang harus di beli pada supplier tertentu. • Laporan Nota Penjualan

Gambar 4.35 Form Laporan Nota Penjualan

Form laporan nota penjualan akan tercetak setelah dilakukan transaksi Penjualan. Laporan ini berisi informasi barang yang telah dibeli oleh pelanggan.

STIKOM

57 5.1 Kesimpulan

Setelah dilakukan analisis, perancangan sistem dan pembuatan Rancang Bangun Aplikasi Penjualan dan Pengadaan Barang Koperasi Karyawan Perguruan Tinggi Swasta ABC Surabaya ini, serta dilakukan evaluasi hasil penelitiannya, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut :

1. Aplikasi yang telah dibuat ini dapat melakukan pengelolaan pengadaan serta penjualan barang retail secara tepat dan akurat.

2. Berdasarkan hasil uji coba di dapatkan bahwa aplikasi penjualan dan pengadaan barang dapat membantu pembuatan laporan order, penjualan dan rekomendasi pengadaan barang dengan akurat.

5.2 Saran

Adapun saran yang disampaikan untuk mengembangkan aplikasi yang telah dibuat yaitu aplikasi Koperasi Karyawan Perguruan Tinggi Swasta ABC ini diharapkan dapat dikembangkan untuk bisa melakukan penghitungan akuntansi atau pembukuan, sehingga kedepannya nanti dapat diketahui laba dan rugi dari keuangan koperasi karyawan tersebut.

STIKOM

58

DAFTAR PUSTAKA

Hartono, Jogiyanto, 1989, Analisis & Disain Sistem Informasi: Pendekatan

Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Andi Offset, Yogyakarta.

Lucas JR., Henry C., 1987, Analisis, Desain dan Implementasi Sistem Informasi, Erlangga, Jakarta

Soemarso S.R., 2004, Akuntansi Suatu Pengantar, Buku 1, Salemba Empat, Jakarta.

Turban, Efraim., 2005, Sistem Pendukung Keputusan dan Sistem Cerdas, Jilid 1, Andi Offset, Yogyakarta.

Yuswanto, 2008, Pemrograman Dasar Visual Basic.NET 2005, Cerdas Pustaka, Jakarta.

http://www.smecda.com/Files/infosmecda/-uu_permen/UU25, Diakses, 9 Juni 2012

STIKOM