Pengelolaan Arsip Pada Kantor Camat Medan Baru

PENGELOLAAN ARSIP PADA KANTOR CAMAT MEDAN BARU
KERTAS KARYA
Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan studi
Studi untuk memperoleh gelar Ahli Madya ( A.Md )

Disusun Oleh :

ALAR TUMANGGER
122201025

PROGRAM STUDI DIII PERPUSTAKAAN
DEPARTEMEN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI
FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
2015

LEMBAR PENGESAHAN

Judul Kertas Karya

:

Pengelolaan Arsip Pada Kantor Camat Medan Baru.

Oleh

:

Alar Tumangger

Nim

:

122201025

PROGRAM STUDI D-III PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI
Ketua

:

Dra. Zaslina Zainuddin, M. Pd

NIP

:

19570407 198603 2 001

Tanda Tangan

:

Tanggal

:

LEMBAR PERSETUJUAN

Judul Kertas Karya

:

Pengelolaan Arsip Pada Kantor Camat Medan Baru

Oleh

:

Alar Tumangger

Nim

:

122201025

Dosen Pembimbing

:

Dra. Zaslina Zainuddin, M. Pd

NIP

:

19570407 198603 2 001

Tanda Tangan

:

Tanggal

:

Dosen Pembaca

:

NIP

:

Tanda Tangan

:

Tanggal

:

Kata Pengantar

Puji syukur penulis ucapkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa , atas berkat
dan rahmat dan karunian di limpahkaNYA, sehingga penulis dapat menyelesaikan
kertas karya ini. Kertas karya ini berjudul ’’PENGELOLAAN ARSIP DI
KANTOR CAMAT MEDAN BARU’’ disusun untuk melengkapi persyaratan
dalam menyelesaikan studi pada Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas
Sastra Universitas Sumatera Utara.

Penulis menyadari bahwa apa yang di sajikan dalam kertas karya ini masih
jauh dari sempurna, baik materi bahasa maupun penyusunan bahasanya. Maka
dengan rendah hati penulis akan selalu menerima saran dan kritik dari para
pembaca untuk mencapai arah perbaikan.
Dalam penyelesaian kertas karya ini, penulis telah banyak menerima
bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu pada kesempatan ini penulis
mengucapkan banyak terima kasih yang setulus- tulusnya kepada:
1. Bapak Dr. Syahron Lubis, M.A, selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya
Universitas Sumatera Utara
2. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd, selaku Ketua Program Studi
Perpustakaan D-III Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera
3. Terimakasih kepada Ibuk Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd sebagai
pembimbing kertas karya ini, yang telah banyak memberikan masukan
dan arahan dalam penulisan kertas karya ini.
4. Terimakasih kepada Ibuk Laila Hadri S.sos sebagai dosen pembaca dalam
penulisan kertas karya ini yang telah memberikan masukan dan arahan
dalam penyelesaian penulisan kertas karya ini.
5. Bapak Mopul .B.S, AP. Msi, selaku Camat Medan Baru
6. Seluruh staf pegawai Kantor Camat Medan Baru
7. Terima kasih untuk Bapa Nare Tumangger dan Inang Nursinta Munte

yang selalu memberikan dukungan dalam bentuk moral dan materil

8. Terima kasih penulis ucapkapan kepada abang penulis (Mian Tumangger,
Sugido Tumangger, Revi Tumangger), kakak Eci Tumangger dan adek
Merdu Tumangger, dan seluruh keluarga yang tidak dapat penulis
ucapkan satu persatu yang selalu menyemangati penulis dalam berbagai
hal
9. Buat abang kakak stambuk 2010 yang terdiri atas: Priay Hasugian,
Ersidto Sidabutar, Saddam Daulay, Elpin Zega, my bro Pahri Zuhri,
Fernando GTG dan Lamhot Harahap, yang telah memberikan dorongan
10. Stambuk 2012 terutama untuk Karya Ginting, Hadrian Morang, Juan
Pranata, Parlindungan, Pedrik Tarigan , Shinta Devi Purba, dan yang
belum disebutkan namanya penulis ucapkan terima kasih
11. Buat teman yang satu perjuangan Kellengaldo Kabeakan, Edep Boyman
Berutu, Jony Berutu, Jamil Berutu, Era Tumangger, Dani Padang, Lisken
Angkat, Jamalum Berutu, Sampit Banurea, Ijin Tumangger, Jeki
Tumangger dan seluruh teman- teman IKAMPUS (Ikatan Mahasiswa
Pakpak Universitas Sumatera Utara) yang selalu bersama dalam keadaan
suka dan duka.
12. Akhir kata penulis berharap semoga kertas karya ini dapat memberikan

manfaat, khususnya bagi penulis sendiri dan umumnya bagi pembaca.
Penulis menyadari bahwa kertas karya ini masih jauh dari sempurna, baik
dalam isi maupun sistematikanya. Oleh sebab itu, kritik dan saran yang
membangun akan diterima untuk menyempurnakan kertas karya ini.

Medan, 07 Juli 2015
Penulis,

Alar Tumangger
NIM.

12221025

DAFTAR ISI
BAB I PENDAHULUAN......................................................................................1
1. Latar Belakang.......................................................................................1
2. Tujuan Penulisan...................................................................................2
3. Ruang Lingkup.......................................................................................2
4. Metode Pengumpulan Data....................................................................2
BAB II TINJAUAN PUSTAKA...........................................................................4

1. Pengertian Arsip.....................................................................................4
2. Fungsi Arsip...........................................................................................7
3. Peranan Arsip.........................................................................................7
4. Tujuan Arsip...........................................................................................8
5. Faktor Kearsipan Yang Baik.................................................................8
6. Penyimpanaan Arsip............................................................................13
7. Pemeliharaan Arsip...............................................................................15
BAB III PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PADA KANTOR CAMAT
MEDAN

BARU........................................................................................17

1. Gambaran Umum Kantor Camat Medan Baru.....................................17
2. Visi Dan Misi Kecamatan Medan Baru...............................................19
3. Struktur Organisasi Kantor Camat Medan Baru..................................23
4. Fungsi dan Kegiatan Arsip Pada Kantor Camat Medan Baru..............28

i

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN.............................................................31

1. Kesimpulan..........................................................................................31
2. Saran.....................................................................................................31
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN

ii

BAB I
PENDAHULUAN

1. Latar Belakang Masalah
Di dalam kegiatan suatu Instansi, baik dalam pemerintahan maupun
swasta, arsip memiliki peran penting sebagai wakil informasi.Dengan adanya
penataan kearsipan yang baik dalam satuan organisasi, arsip dapat dijadikan
sebagai pusat ingatan yang bernilai historis.
Dengan pengorganisasian, arsipselalu berhubungan dengan surat,warta dan
dokumen, namun kadang kala oleh sebagian orang arsip kurang dipandang,
terutama bagi orang yang belummemahami tentang tujuan serta fungsi dan peran
dari arsip itu sendiri, sehingga arsip tidak terpilihara dengan sebagai mana
mestinya. Agar tidak terjadi hal demikian, maka perlu adanya petugas

yangbekerja pada bidang ketatausahaan yang mengelola surat- menyurat.
Agar dapat melaksanakan tujuanya dengan baik petugas kearsipan harus
memenuhi syarat- syarat sebagai berikut:
1) Memiliki pengetahuan dibidangnya.
2) Penetahuan umum, terutama yang menyangkut masalah surat–menyurat
dan arsip.
3) Pengertian tentang seluk-beluk intansinya yakni organisasi beserta tugatugas dan tanggung jawabnya.
4) Pengetahuan khusus tentang tata kearsipan.
5) Memiliki kemampuan untuk melaksanakan teknik tata kearsipan yang
sedang di jalankan.(A.W.Widjaja 1986;1040).
Berdasakan uraian di atas jelas mengapa arsip memang peranan yang
sangat penting dalam kegiatan sehari- hari,sehubungan dengan hal tersebut salah

1

satu permasalahanya yang dihadapi oleh bagian unit pengelolaan arsip pada
Kantor Camat Medan Baru adalah mengenai :
1. Bagimana sistem pengelolaan arsip pada Kantor Camat Medan
Baru ?
2. Bagaimana sistem pemiliharan arsip di Kantor Camat Medan Baru
?
3. Bagaimana cara pengunaan arsip tersebut pada Kantor Camat
Medan Baru?
4. Bagaimana cara menemubalikan arsip tersebut?
Berdasarkan permasalahan tersebut maka penulis tertarik

untuk

membahas kondisi kearsipan Kantor Camat Medan Baru, yang berkaitan dengan
“Pengelolaan Arsip di Kantor Camat Medan Baru”
2. Tujuan Penulisan
Adapun yang Menjadi tujuan penulisan kertas karya iniadalah :
1. Untuk mengetahui

sistim pengelolaan arsip pada Kantor Camat

Medan Baru
2. Untuk mengetahui kendala yang di hadapi oleh Kantor Camat Medan
Baru.
3.Ruang lingkup
Sesuaidengan masalah yang di ketengahkan di atas,makaruang lingkup
kertas karya ini adalah semua hal yang menyangkut “Pengelolaan Arsip pada
Kantor Camat Medan Baru”|
4. Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data dalam menyusun kertas karya ini adalah:
1. Studi ke Pustakaan (Library reserch)

2

Yaitu dengan mempelajari bahan bahan dan literatur berupa buku buku
yang berhubungandengan penulisan kertas karyaini
2. Penelitian Lapangan (filed research)
Dengan melakukan observasi langsungke objek yang akan diteliti pada
Kantor Camat Medan Baru dan melakukan wawancaradengan petugas
kearsipan serta penelian berkas yang berhubunngan dengan kertas karya
ini.

3

BAB II
PENGELOLAAN ARSIP

1. Pengertian Arsip
Kearsipan merupakan surat pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha
yang banyak di lakukan oleh setiap badan usaha baik dalam pemerintahan maupun
usaha swasta. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan
penyimpanan warkat atau surat- surat dan dokumen- dokumen lainya. Kearsipan
inilah yang selanjutnya disebut kearsipan.
Menurut undang-undang No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan- Ketentuan
Pokok Kerarsipan,arsip adalah :
1) Naskah yang dibuat dan di terima oleh lembaga- lembaga negara dan
badan pemerintahandalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan
pemerintah.
2) Naskah–naskah yang dibuat dan ditrima oleh badan-badan swasta atau
perorangan

dalam bentuk corak apa pun,baik dalam keadaan tunggal

maupun berkelompok,dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan
(SularsoMuiyono:24)

1). Pengertian Arsip Dinamis
Menurut Wursanto,IG(1991:103) “Arsip dinamisadalah arsip yang masih
digunakan sacara langsung dalam proses penyenggaraan kegiatan adminitrasi dan
manajemen, baik di kalangan pemerintah maupun swasta”.Untuk mempelancar
kegiatan organisasi diperlukan arsip dinamis atau arsipyang masih di gunakan
secara langsung oleh suatu intansi atau lembaga .Sedangakan menurut Wursanto,
IG dalam buku kearsipan I(1991:101)arsip dinamis adalah :

4

1) Undang-undang No. 7 Tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok
kearsipan

arsip dinamis yang di pergunakan secara langsung dalam

perencanaan, pelaksanaan,pelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umumya atau dipergunakaan secara langsung dalam adminitrasi negara.
2) Arsip Nasional RI memberikan defenisi asip dinamis adalah arsip-arsip
yang masih sering digunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran
sehari-hari.
3) Departemen Pendidikan dan Kebudayan memberikan arsip yang sama
dengan pengertian yang di berikan oleh arsip nasional.Didalambuku
departemen pendidikan dan kebudayan terdapat pengertian arsip dinamis,
adalah berkas yang masi dipergunakan secara langsung dalam perencanaan
.pelakasanaa kegiatan pada umumya atau dalam peyelenggaraan
ketatausahaan perguruan tinggi.
4) Dalam buku pengurusan surat dan kearsipan

yang dikeluarkan

(Departemen Pendidikan dan Kebudayan,1980) arsip dinamis adalah arsip
yang dipergunakan secara langsung

dalam prencanaan, pelaksanaan,

penyelenggaraan adminitrasi negara.
Dari uraian diatas dapat disimpulkan arsip dinamis adalah arsip yang
masih dipergunakan secara langsung berbagi keperluan dalam penyusunan
rencana dan pengambilan keputusan ,serta pengendalian yang dilakuan oleh suatu
intansi lembaga.
2). Pengertian arsip aktif
Arsip dinamis aktif adalah arsip dinamis yang masih berbeda dalam proses
penyelesaian sehingga masih sering digunakaan dalam penyelenggaraan
adminitrasi suatu organisasi. Pada umumnya arsip aktif digunakan sedikitnya
sekali sebulan pada peraturan pemerintah No.34 Tahun 1971dinyatakan bahwa
arsip aktif adalah arsip dinamis yang aktif secara terus- menerus diperlukan
dalam penyelenggaraan adminitrasi.

5

3). Pengertian arsip dinamis in- aktif
Arsip in-aktif adalah arsip dinamis yang secara tidak langsung dan tidak
menerus- menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan adminitrari
sehari-hariserta dikelola oleh pusat arsip.Penertian arsip in-aktif digunakan
sekurang –kurangnya sepuluh tahun.
4). Pengertian arsip statis
Arsip Statis yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun
penyelenggaraan administrasi negara.
Saat menangani suatu arsip diperlukan sebuah sistem penyusunan khusus
sehingga arsip mudah ditemukan kembali dengan cepat ketika diperlukan. Arsip
juga hadir karena adanya kumpulan surat menyurat yang terjadi karena transaksi
tindak tanduk dokumen yang disimpan.
Dalam buku kearsipan 1,(Wursanto1991: 26-237) terdapat beberapa
kutipan mengenai kutipan pengertian arsip statis sebagai berikut:
1) Undang-undang No 7 Tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok
kearsipan

arsip dinamis yang di pergunakan secara langsung dalam

perencanaan, pelaksanaan,pelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umumya atau dipergunakaan secara langsung dalam adminitrasi negara.
2) Dalam buku pedoman pelayanan tata usaha untukperguruan tinggi di
pendidikan dan kebudayaan, diberikan suatu urusan bahwa arsip statis
adalah

berkas

yng

tidak

digunakan

secara

langsung

perencanaan,pelaksaan kegiatan untukmenyelenggarakan

untuk

pelayanan

tatausahaan.
3) Dalam buku Dasar- dasar kearsipan,yang dimaksud dengan arsip statis
arsip yang tidak digunakan secara langsung untuk perencanaan,
penyelenggaran kehidupan kebangsaan

padaumumya.Dalam buku

6

pengurusan surat dan kearsipan,arsipstatis ialah arsip yang tidak digunakan
secara langsung untuk perencanaan,penyelenggaraan adminitrasi negara.
2. Fungsi arsip
Menurut Barthos(2007:11),fungsi arsip dibedakan:Arsip dinamis yang
dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam
penyelenggaraan administrasi negara. Arsip statis, yang tidak diperguakan secara
langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan, kehidupan kebangsaan pada
umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
Dilihat dari pentingnya kegunaan arsip, oleh karena itu arsip dapat juga
difungsikan dengan baik secara mikro maupun makro dalam kesatuan sistem
kearsipan,yakni:
1) Arsip sebagai sumber informasi
2) Arsip sebagai sumber pendidikan
3) Arsip sebagai sumber sejarah
4) Arsip sebagai sumber ingatan
5) Arsip sebagai sumber komunikas
6) Arsip sebagai pengambil keputusan
7) Arsip sebagai alat pembuktian(A.W.Widjaya 1990:103)
Arsip merupakan sesuatu yang hidup, tumbuh dan terus berkembang
sejalan dengan tata kehidupan masyarakat dan pemerintahan sehingga diperlukan
pengelolaan yang baik dan benar agar efektif dalam penggunaan nya dan sesuai
dengan tujuan arsip tersebut.
3. PeranaanArsip
Arsip sangat berperan besar sebagai sumber informasi yang di butuhkan
oleh organisasi saat pengambilan keputusan, laporan, analisa, dan pertanggung
jawaban pimpinan organisasi. Sesuai dengan apa yang dikemukakan oleh
A.W.Widjaya ( 1990:105) bahwa peranan arsip adalah “ sumber informasi dan

7

sumber dokumentasi, sebagai sumber informasi maka arsip akan membantu
mengingatkan petugas yang lupa mengenai suatu masalah, sebagai sumber
dokumentasi arsip dapat dipergunakan oleh pimpinan organisasi untuk mengambil
keputusan secara tepat mengenai suatu masalah yang sedang dihadapi”
4. Tujuan arsip
Pengarsipan mempunyai tujuan agar pemilik suatu perusahaan baik negara
maupun swasta memiliki landasan dasar maupun bahan pertanggung jawaban
dalam setiap keputusan yang telah diambil.Kegiatan yang dilakukan merupakan
sebuah wujud kerja kearsipan yang sesuai dengan apa yang diinginkan. Kegiatan
pengarsipan memungkinkan untuk dilakukan setiap hari sehingga memberikan
kegunaan bagi setiap lembaga swasta maupun pemerintah.
5. Faktor Kearsipan Yang Baik
Penggunaan sistim penyimpanan secara tepatSistim penyimpanan arsip
adalah suatu angkain tata carayang teratur menurut suatu pedoman tentu untuk
menyusun/ menyimpan warkat- warkat hingga bila diperlukan dapat temukan
kembalidaritempat penyimpanan setiap benda arsip.
Ada beberapa kearsipan yang baik antara lain :
1. Sistem Abjad (Alphabetical Filing System)
Sistem abjad berarti metode penyimpanan dan penemuan kembali
arsip secara alphabetis(kode huruf), atau dengan kata lain disebut Direct
Filing System dimana petugas arsip mencari arsip yang diinginkan ke
tempat penyimpanan hanya berdasarkan alphabet. Biasanya sistem ini
digunakan

untuk

mengelola

arsip

aktif,

dimana

penyusunannya

berdasarkan nama orang, nama lembaga, indstansi, dan perusahaan.
Sebuah organisasi profesi pada bidang

Record management bernama

ARMA (the Association of Records Management and Administrators)
membuat suatu standar pemberkasan agar terjadi konsistensi dalam
penataan berkas, yakni :

8

a) Abjadlah dengan mengatur berkas ke dalam tata urutan unit
per unit dan berurutan abjad dalam masing-masing unit.
b) Masing-masing unit berkas dalam segmen berkas harus
diperhatikan dalam melakukan pemberkasan, hal ini juga
mencakup kata depan, kata sambung, dan kata sandang.
c) Berkaslah sesuai prinsip “Nothing before something”
artinya segmen unit tunggal mendahului unit jamak.
d) Dalam mengabjad, abaikan semua tanda baca seperti: titik,
koma, tanda sambung, tanda hypen dianggap sebagai satu
unit.
e) Angka romawi disejajarkan sebelum huruf, semua angka
arab mendahului angka romawi.
f) Akronim, singkatan dan nama stasiun televisi/radio
diberkaskan sebagai satu unit.
g) Berkaskanlah pada nama atau gelar yang lazim.
h) Standar

tentang

peraturan-peraturan

dimaksud

telah

ada,sehingga setiap organisasi tidak perlu bersusah payah
menentukan lagi peraturan-peraturan yang diperlukan,
karena hal ini tidak merupan yang mudah.
2. Sistem Pokok Soal (Subject Filing System)
Sistem subjek adalah sistem penyimpanan arsip dengan menyusun
berdasarkan topik permasalahan dari arsip tersebut, lalu mengelompokkan
nya menjadi satu subjek dan sub subjek.Seorang arsiparis harus
menentukan terlebih dahulu inti topik dari berkas tersebut,kemudian
mengelompokkannya menjadi satu pokok soal(subjek), selanjutnya inti
topik itu dijadikan sub subjek. Arsiparis harus telah menentukan terlebih
dahulu pokok-pokok soal (subjek) apa saja yang biasanya menjadi inti
masalah berkas yang akan disimpan.

9

Contoh : Kepegawaian
a) Jabatan
b) Lamaran
c) Pelatihan
d) Cuti, dsb. Barthos (2007:45)
3. Sistem Nomor Atau Angka ( Numerical Filing System )
Sistem nomor adalah sistem penyimpana arsip berdasarkan
“Nomor” yang terlebih dahulu telah ditetapkan pada berkas arsip sebagai
kode.Sistem nomor ini biasanya digunakan organisas yang bergerak pada
bidang tertentu yang menginginkan sistem penyimpanan dan temu-balik
arsip klien nya berdasarkan angka. Misalnya: nomor anggota, Nomor
Induk, Rekening dsb.Menurut Amsyah ( 2001: 105 ) sistem numerik
mengenal tiga metode, yakni :
a) Consequtive numbering method
Yaitu memberi kode arsip dengan nomor berurutan. Nomor dapat
diambil dari satu digit( 0, 1, 2, 3, 4, dsb ) atau dua digit ( 00, 10, 20, 30,
dsb ), atau labih dari tiga digit.
Contoh : 100 Kepegawaian
100.01 Jabatan
100.02 Lamaran
100.03 Pelatihan
100.04 Cuti
b) Non Consequtive Numbering
Memberikan kode arsip dengan cara yang tidak berurutan, terbagi
menjadi :

10

1. Terminal Digit
Metode ini biasanya digunakan untuk arsip yang lebih dari lima
digit,agar menghindari kesalahan dalam pengarsipan karena keterbatasan
sumber daya manusia dan sering terjadi kekeliruan dalam mengingat
nomor yang hampir sama. Contoh : 221101
Angka 01 kode laci ( dua digit dari belakang )
Angka 11 kode guide ( dua digit dari tengah )
Angka 22 kode folder ( dua digit pertama )
2. Middle Digit
Perbedaan antara Middle Digit dan Terminal Digit hanyalah pada
penentuan nomor laci . Untuk Middle Digit, nomor laci nya diambil dari
tengah, nomor guide adalah dua digit di depan dan nomor folder dua digit
dari belakang.
3. Nomor berlompat lompat ( Skip Numbering)
Cara penyimpanan arsip yang menggunakan penyusunan nomor
yang tidak berurutan, berlompat- lompat dan biasanya terdapat jarak untuk
setiap nomor. Cara penyimpanan seperti ini biasanya digunakan untuk filr
yang berjumlah banyak, karena cara ini dapat mengantisipasi pertambahan
arsip.
4. Kode Blok
Cara penyimpanan yang memberikan nomor berjarak pada kategori
tertentu, setiap divisi, yang menjadi pengenal kategori tersebut. Contoh :
Nomor 100-120 digunakan untuk Kepegawaian
Nomor 121-141 digunakan untuk Kearsipan, dan sebagainya.

11

5. Kode Kelompok
Hampir mirip dengan cara kerja DDC, metode ini juga
membentukkesatuan kode yang digunakan untuk topik utama, dan sub-sub
bagian nya.
Contoh :
22101000 Kepegaiwaian
22101002 Penggajian
22101003 Libur pegawai
22101004 libur cuti hami
22101005 libur ambil cuti
4. Sistem Wilayah atau Daerah
Sistem wilayah merupakan suatu sistem yang menyimpan arsip dan
mengaturnya berdasarkan tempat atau daerah asal arsip. Hal ini dilakukan
agar setiap surat yang berasal dari daerah yang sama, dapat disimpan
ditempat yang sama pula. Sistem ini juga disebut sebagai sistem
penyimpanan berdasarkan nama tempat. Contoh untuk sistem wilayah atau
daerah adalah nama – nama provinsi din indonesia:
Daerah Istimewa Aceh
Sumatera utara
Jawa Tengah
Bali
Daerah Istimewa Yogjakarta
5. Sistem Tanggal ( Chronological Filling System )
Sistem ini digunakan untuk menyimpan bahan – bahan yang
Sistem Tanggal ( Chronological Filling System ). Sistem ini digunakan

12

untuk menyimpan bahan – bahan yang disusun berdasarkan kapan surat itu
diterima atau saat surat itu dikeluarkan tanpa melihat masalah atau perihal
dari surat tersebut.Biasanya arsip tersebut dikelompokkan berdasarkan
tanggal, bulan, dan tahun. Apabila kegiatan dari organisasi tersebut sudah
mencakup banyak hal,maka disarankan agar mencari sistem penyimpanan
yang lain yang dianggap sesuai karena sistem ini, hanya digunakan untuk
organisasi yang memiliki topik kegiatan yang sama atau sedikit sama
sekalidisusun berdasarkan kapan surat itu diterima atau saat surat itu
dikeluarkan

tanpa

melihat

masalah

atau

perihal

dari

surat

tersebut.Biasanya arsip tersebut dikelompokkan berdasarkan tanggal,
bulan, dan tahun. Apabila kegiatan dari organisasi tersebut sudah
mencakup banyak hal,maka disarankan agar mencari sistem penyimpanan
yang lain yang dianggap sesuai karena sistem ini, hanya digunakan untuk
organisasi yang memiliki topik kegiatan yang sama atau sedikit sama
sekali.
6. Penyimpanan Arsip(Sroeig)
Sebagian diketahui bahwa penyimpanan arsip dengancepat dan tepat
meupakaan dari penataan arsip. Setiap pegawai akan merasa tertunda
penyelesaian pekerjaan,apabila arsip dibutuhkan tidak akan dapat ditemukan pada
waktu yang diperlukan.Menyimpan arsip pada tempat teratur, belum dapat
menjamin bahwa arsip dimaksud dapat ditemukan dengan mudah .
a. Penempatan(placing)
Yang dimaksud dengan penempatan adalah tempat menyimpan arsiparsip yang harus di susun oleh suatu badan pemerintah atau swasta,tempat
menyimpan dapat berupa

ruangan,bangunan atau gedung (gedung arsip-

archive stroge),rak arsip,lemari terlepas dari jenis bentuk yang digunakan pada
dasarnya sistem kearsipan yang dilakukan jangan terlalu banyak memakan
tempat .

13

b. Penemuankembaliarsip
Penemuan kembali arsip adalah cara bagai mana sesuatudokumen atau
arsip dapat dengan mudah ditemukan dengan waktu cepat dan tepat.
Penemuan kembali dokumen atau arsipbukanlah sekedar menemukan berkasberkas dari tempat penyimpananya, tetapi akan tetapi yang lebih penting ialah
informasi yang terkandung dalam dokumen itu dapat di temukan guna sesuatu
tindakan pengambilan keputusan.Yang menjadipersoalan ialah hubungan
antara “pertanyaan dan jawaban’’. Hubungan antara jawaban ini menjadi dasar
pengembangan sistim penemuan kenbali arsip. Sering juga kita temukan
dalam praktek masalah mencari dan menemukan sesuatu arsip yangselalu
pertanyan ialah nomor dan tanggal surat,memang nomor surat dan tangagal
dan kode suratdapat dipakai sarna dalam pencarian dan penemuan arsip,akan
tetapi nomor surat atau kode surat hendaklah mempunyai ciri-ciri tertentu
yang memudahkan baik pemakai maupun pegawai

yang melayani

,(adminitrasi kearsipan 1993:171-172).
Dalam buku adminitrasi kearsipan karangan A.W.WIDJAJA 1993:171-17
menemukan tiga sarana penemuan kembali arsip yaitu sebagai berikut :
1) Indeks ialah kata tangap (capiton,catech,word) yang dapat berupa
nama orang,nama badanatau organisasi,masalah (subject) dan
nama tempat , negara,propinsi,kota kabupaten,desa dan jalan
selainnya
2) Kode dapatberupa angka,kombinasi angka dengan huruf, huruf
dengan tanda-tanda

yang lainya yang mengandung suatu

pengertian tertentu.
3) Petunjuk silang dipergunakan dalm hubungan kata tangkap yang
berupa masalah ,namaorang, nama badan atau organisasi,dan nama
tempat petunjuk siang

ini mengandung

pengertian bahwakata

tangkap yang baik.

14

7. Pemiliharan arsip
Arsip merupakan warisan masa lalu yag harus dilestarikan sebagai bahan
pembelajaran dan introspeksi diri, oleh karena itu dalam pemeliharaan nya
diperlukan cara yang baik demi menjaga kelangsungan arsip.Menurut Martono,
Boedi (1990: 66) upaya pemeliharaan arsip pada dasarnya menyangkut 2 ( dua )
aspek, yaitu :
a) Pemeliharaan terhadap bahan arsip yang secara langsung
bersentuhan dengan berbagai musuh arsip.
b) Pemeliharaan terhadap lingkungan penyimpanan arsip.
Sedangkan menurut A.W.Widjaya (1990:74) pemeliharaan arsip dapat
dilakukan dengan cara sebagai berikut :
1) Pengaturan Ruangan
Ruangan penyimpanan arsip harus diatur dengan cara sebagai berikut :
a) Ruangan penyimpanan arsip jangan terlalu lembab
b) Ruangan harus terang dan terkena sinar matahari.
c) Ruangan diberi ventilasi yang cukup
d) Ruangan terhindar dari serangan api.
e) Ruangan terhindar dari serangan banjir.
f) Memeriksa ruangan untuk mengetahui adanya talang, saluran air
atau gedung yang bocor.
g) Ruangan hendaknya terhindar dari serangan hama.
h) Lokasi ruangan bebas dari lokasi industri yang menyebabkan
polusi udara.
i) Ruangan hendaknya terpisah dari ruangan-ruangan kantor yang
lain, dilihat dari sifat2 kerahasiaannya.
j) Ruangan disesuaikan dengan bentuk arsip yang disimpan
didalamnya.

15

2) Kebersihan
Kebersihan ruangan penyimpanan arsip perlu juga diperhatikan untuk
menjaga arsip tersebut terhinda dari kerusakan, baik yang berasal dari manusia
atau yang diakibatkan oleh alam itu sendiri.
3) Pemeliharaan Tempat Penyimpanan Arsip
Tempat yang digunakan untuk menyimpan arsip antara lain rak
arsip dan almari arsip, usaha pemeliharaan arsip berupa melindungi,
mengatasi, mencegah dan mengambil langkah – langkah yang bertujuan
untuk menyelamatkan arip berikut informasi yang terkandung didalamnya.

16

BAB III
PENGELOLAAN ARSIP PADA KANTOR CAMAT MEDAN BARU
1. Gambaran Umum Kantor Camat Medan Baru
Pemerintahan kecamatan adalah salahsatu sistem pemerintahan yang di
sudah lama diterapkan di Indonesia.Pemerintahan kecamatan berada di bawah
pemerintahan kabupaten, yang dipimpin oleh seorang pimpinan yang di disebut
dengan camat. Seorang pimpinana kecamatan atau camat di pilih dan di angkat
oleh pemerintahan diatasnya, dimana status camat sendiri adalah seorang pegawai
negeri sipil(PNS).Pemerintahan kecamatan merupakan perpanjangan tangan dari
pemerintahan

kabupaten

yang

langsung

memberikan

pelayanan

kepada

masayarakat yang berada di wilayang sebuah kecamatan.
Medan adalah kota ketiga terbesar di seluruh Indonesia setelah Jakarta
dan Surabaya dan merupakan ibukota peropinsi dari peropinsi Sumatera Utara.
Wilayang kota medan terdiri dari beberapa kecamatan, salah satu di antaranya
adalah KecamatanMedan Baru yang merupakan lokasi atau tempat penelitian ini.
Kecamatan Medan Baru sebagai salah satu kecamatan dari 21 kecamatan
yang ada dikota Medan. Berdasarkan peraturan pemerintah Nomor 22 tahun 1973
dan disahkan menjadi kecamatan defenitif dari empat kecamatan yang ada di kota
Medan membawahi 18 kelurahan dan berdasarkan peraturan pemerintah nomor 50
tahun 1991 tentang pembentukan kecamatan baru di peropinsidi Sumatera Utara
dan pemekaran 8 kecamatan di kota Medan, salah satu kecamatan yang
wilayahnya di mekarkan adalah Kecamatan Medan Baru yang membawahi
6kelurahan serta 64 lingkungan sampai saat ini, memeilikiluas wilayang 5,41 KM
bujur sangkar.
Secara garis besar kawasan mwdan baru merupakan kawasan perkotaan
yang bernuansa likngkungan dan sarana pendidikan namun demikian masih
memiliki lahan yang dapat di manfaatkan sebagai sarana kawasan pusat

17

bisnisyang bernilai ekonomis, apalagi jika dapat di kembangkan secara
perofesional.
Namun perkembangan wilayah menurut lain, dimana laju pertumbuhan
penduduk menurut kebuthan pokok terutama tempat tinggal dan perasarana sosial
lainya. Dalam rangka mengantisipasi lajunya pebangunan perkotaaan yang
semakin menyempit sehingga perlu adanya penataaan ruang kecamatan
Medanbarukedepanya.
a) . Geogerafis KecamatanMedan Baru
Kecamatan Medan Baru secara geogerafis berada di wilayah barat daya
kota Medan merupakan dataran sedang 5-10 M diatas permukaan laut
danberbatasan dengan kecamatan :
1. Sebelah utara : kecamatan Medan petisah
2. Sebelah selatan : kecamatan Medan selayang
3. Sebelah timur : kecamatan Medan polonia
4. Sebelah barat : kecamatan Medan sungggal\
Salah sayu faktor penting di wilayah Kecamatan Medan Baru hampir 91%
wilayah yang telah terbangun dan hanya 9% lagi merupakan lahankosong itu pun
hanya dapat dipergunakan sebagai lahan pekarangan perumahan penduduk
dansebagian lagi wilayah terserap oleh lahan kompleks Universitas Sumatera
Utara (USU), sehinggga wilayah inimenjadi daerahyang subur dan perimadona
bagi dunia usaha yang berhubungan dengan pendidikan di samping aktifitaslainya
di kecamatan Medan Baru
Kecamatan Medan baru terdiri dari enem kelurahan dan 64 lingkungan
berada pada kawasan perumahan inti kota, memeiliki luas wilayah 54 KM bujur
sangkar, merupakan salah satu kecamatan yang memiliki wilayah terdapat di kota
Medan jika di bandikan luas wilayah berbanding dengan jumlah penduduk yang
ada di Kecamatan Meda Baru.

18

b) . Demogerafi Kecamatan Medan Baru
Berdasarkan

perhitungan

BPS

penduduk

tahun

2011,

penduduk

Kecamatan Medan Baru di perkirakan telah mencapai 57.962 jiwa dengan
jumblah wanita 30.357 (55,54%)lebih besardari jumblah laki-laki 27.605
(44,46%). Tingkat kepadatan penduduk rata-rata 7.313 jiwa perKM bujur sangkar.
2. Visi Dan Misi Kecamatan Medan Baru
Visi Kecamatan Medan Baru lahirsebagai visi bersama pemerintah kota
Medan dalam konteks keinginan membagun kemampuan baru yang bernilai masa
depan. Visi Kecamatan Medan Baru merupakan integritas dan harapan dan
keinginan yang di yakini maupun menjadi akselerator dalam pelaksanaaan tugas
dan fungsi yang di emban Kecamatan Medan Baru.
Visi kecamatan medan baru; “MEWUJUDKAN KECAMATAN MEDAN
BARU YANG MODEREN, DAN RELIGIUS”
Kecamatan

yang

moderen

adalah

kecamatan

yang

memiliki

jasa,perdagangan, keuangan danpendidikan yang siap bersaing secara regional dan
gelobal dengan sistem lalu lintaskeuangan yang efisien dan kompetitif dengan
dukungan infrastruktur sosialekonomi yang lengkap, pondasi perekonomian yang
kuat, setabilitaskeamanan, sosial politik yang kondusif dan tata pemerintahan
yang

profesional

serta

pembangunan

yang

berfokus

pad

peningkatan

kesejahteraan masyarakat, kwualitas sumberdaya manusia (SDM), ilmu
pengetahuan dan teknologi.
Madani yang diujudkan adalah kecamatan yang beradap dan agamis
sebagai mana tercermin dalam cara berfikir, sikap dan perilaku yang berbuday,
mandiri, menghargai ilmu penetahuan, kemejemukan, adil, trbuka, serta
demokeratis.

19

Religius

yang

akan

di

wujudkan

adalah

kecamatan

dengan

masyarakatyang dinamis, menjunjung tinggi nilai ajaran agama sehingga
menjadikan agama sebagai landasan etika dan moral. Disamping itu makna pokok
dari visi religius adalah terwujudnya sikap toleransi dan kerukunan hidup dalam
beragama antara umat beragama dan antara etnik serta umat beragama, etnik
dengan pemerintahan tercermin dalam kehidupan sehari-hari..
c) . Misi Pembagunan Kecamatan Medan Baru
Misi adalah sesuatu yang harus di emban atau di laksanakan oleh instansi
pemerintahan sesuai denganvisi yang telah di tetapkan agar tujuan organisasi
dapat tercapai dan berhasil guna dengan baik, dengan misi tersebut diharapkan
seluruh aparatur dan pihak yang berkepentingan dapat mengetahui akan peran dan
perogeram-perogeram serta hasil yang hendak di capai di waktu yang akan datang
dari visi yang telah di tetapkan tersebut.
Kecaatan Medan Baru mempunyai misi :
Meningkatkan akuntabilitas pemerintahan yang demokeratis, berkeadilan,
terasparan dan akuntabel.
a) Meningkatkan sarana dan perasarana kecamatan yang serasi dan seimbang
untukseluruh kawasan kecamatan
b) Meningkatkan akselerasi pertumbuhan ekonomi
c) Mewujudkan penataan lingkungan
d) Meningkatkan kwalitas masyarakat
c. . Sistem Pemerintahan
Kedudukan, tugas pokokdan fungsi kecamatan menurut uu Nomor 32
tahun 2004 dan pp nomor 19 tahun 2008. Merupakan SKPD mempunyai tugas
pokok membantu wali kota dalam melaksanakan kewenangan pemerintahan yang
dilimpahkan oleh walikota untuk menanganin sebagian tugas urusan tonomi
daerah dan tugas pembantuan serta tugas pemerintahan umum lainya sesuai
wilayah kerjanya.

20

Untuk menyelengggarakan tugaspokok sebagai mana di maksud,
kecamatan menyelengggarakan fungsi :
a) Pelaksanaan

kewenangan

danpengkordinasian

kegiatan

peberdayan

masyarakat.
b) Pelaksanaan penanganan dan pengkordinasian kegiatan

pemberdayaan

masyarakat.
c) Pengkordeinasian penyelenggaraan ketenteraman dan ketertiban.
d) Pengkordinasian

penerapan

dan

penegakan

peraturan

perundang-

undangan.
e) Pengkordinasian pemeliharaan perasaran dan fasilitas pelayan umum.
f) Pengkordinasian penyelengggaraan kegiatan pemerintah di kecamatan.
g) pengkordinasian UPTD dan UPTB.
h) pembinaan penyelenggaraan pemerintah kelurahan.
i) Pelaksanaan pelayanan masyarakat yang menjadi ruang lingkup tugasnya
dan yang belum dapat dilaksanakan pemerintahan kelurahan.
j) Pelaksanaaan tugas lain yang di berikan oleh walikota sesuai tugas dan
fungsinnya.
Kedudukan kecamatan menurut UU 5/1974,22/1999 dan 32/2004. Keberadan
uu nomor 22 tahun 1999 sebagai “kontera-konsep” terhadap uu sebelumnya (uu 5
tahun 1974) dilatarbelakangi adanya perbedaan filosofi serta peradigma yang
mendasarinya. Mengapa menunjuk pada uu nomor 22 tahun 1999?
Karena berdasarkan uu tersebut, kedudukan kecamatan termasuk tupoksi dan
hubungan kerja dan unit organisasi pemerintahan di bawahnya (desa dan
kelurahan)berubah secara derastis yang di tandai dengan beberapa halsebagai
berikut :
a) Dari filosofi “keseragaman” berubah menjadi filosofi “keanekaragaman”
dalam kesatuan. Berdasarkanfilosofi ini, daerah diberi kebebasan yang
luas untuk mengatr dan mengurusi kepentingan masyarakat setempat,
termasuk kebebasan mengatur organisasi kecamatannya.

21

b) Dari pradigma administeratif yang mengutamakan daya guna dan hasil
guna pemerintahan menjadi peradigma demokeratisasi, partisipasi
masyarakatserta pelayanan
c) Tugas utama pemerintahan daerah yang semula ebagai peromotor
pembagunan berubah menjadi pelayan masyarakat, sehinggga unit-unit
pemerintahan yang berhadapan dan memberikan pelayanan langsung
kepada masyarakat perlu diperkuat.
d) Dari dominasi eksekutif (executive heavy) berubah ke arah dominasi
legislatif (legislative heavy)
e) Pengaturan terhadap desa yang terbatas, mengggantikan pengaturan yang
luas dan seragam secara nasional.
f) Penggunaan pendekatan “besaran dan isi otonomi” (size and content
approach) dalam pembagian daerah otonom, mengggantikan pendekatan
berjenjang (level approach)

22

3.Struktur Organisasi Kecamatan Medan Baru
CAMAT
MOPUL
B.S.,AP.M.Si

JABATAN
FUNGSIONA

SEKRETARIS
INDRA UTAMA, SSTP

SUB BAGIAN
UMUM

SUB BAGIAN
KEUANGAN

SUB BAGIAN
PERENCANAAN

RAHNAN

SION ELYSA

KHAIDIR

BANGUN,SE

KASI TATA
PEMERINTAHAN
RINAWATI,SH

KASI TERANTIB
MARIBEL
HASUGIAN

KASI
PEM.MASYARAKAT
DRS.BEN CHEBA

KASI KESOS
LENI AGUSTINA
RAMBE, SSTP

LURAH

Sumber : Kecamatan Medan Baru 2012

23

Didalam sebuah organisasi dibangun sebuah struktur untuk pembagian
kerja dengan tujuan bersama secara efektif dan efisien. Hal ini sangat diperlukan
mengingat kaitannya yang erat dengan kelangsungan dalam suatu organisasi, dan
setiap pegawai dapat mengetahui jenjang jabatan dan pekerjaan yang akan
dilakukannya serta dapat mempertanggungjawabkannya kepada pimpinannya.
Diagram Konteks Sistem Informasi Surat Masuk Kecamatan Medan Baru

Surat Masuk

Disposisi

Sekretaris

Camat

Sub Bagian
Umum

Sub Bagian
Keuangan

Sub Bagian
Perencanaan

Sumber : Kecamatan Medan Baru, 2012

24

a) .Keterangan
Diagram diatas menjelaskan alur surat masuk pada kecamatan medan baru,
Kota Medan. Surat yang masuk dari berbagai pihak akan di proses menggunakan
surat disposi, lalu diserahkan kepada sekretaris untuk membuat kesimpulan isi
surat tersebut kemudian ditandatangani dan diserahkan kepada camat yang akan
menunjuk sub bagian mana yang akan menerima surat ,sesuai dengan isi dan
tujuan surat masuk tersebut. Setelah itu subbagian akan menyerahkan kepada staf
nya untuk mengerjakan hal yang ada pada surat masuk tersebut.
b) .Disposisi
Untuk meneruskan dan menyerahkan surat kepada yang berhak mengolah
di kantor camat medan baru,kota Medan, perlu disertakan dengan surat disposisi (
routing slip ) pada surat tersebut. Dimana hal ini berguna sebagai tempat dimana
camat akan memberikan atau menunjuk ke sub bagian mana surat itu berjalan.
Contoh : Lembar Disposisi kecamatan Medan baru Kota Medan
LEMBAR – DISPOSISI
Indeks

Kode

Nomor Urut

Tgl.Penyelesaian

Perihal
Isi Ringkas
Asal Surat

Diajukan / diteruskan

Tanggal

Nomor

Lampiran

Instruksi / Informasi

Sumber : Kantor Camat Medan Baru, Kota Medan, 2012

25

Selanjutnya, Sekretaris akan mengisi perihal surat disposisi dan kemudian
diserahkan kepada sub bagian untuk proses penunjukan kepada sub bagian mana
surat akan ditujukan agar dapat langsung dikerjakan staf nya.

26

Diagram Konteks Sistem Informasi Surat Keluar Pada kantor Camat Medan
Baru.

Staf Membuat
Surat Keluar

Stempel Paraf

TTD. sub
bagian

Penomoran Surat

Surat keluar

TTD. Sekretaris,
KTU, dan sub
bagian

Paraf sub bagian

Penomoran Surat

Surat Disimpan

Sumber : kecamatan medan baru Kota Medan. 2012
a).Surat Keluar
Alur surat keluar dimulai dari staf yang membuat konsep surat, lalu setelah
konsep disetujui lalu diketik sesuai dengan konsep akhir pada kertas berkepala
surat atau kop surat. Setelah semuanya lengkap, maka surat dapat di serahkan
kepada Kepala badan untuk ditandatangani. Selanjutnya surat akan diberi nomor
sesuai sistem penomoran surat yang ada pada kantor camat Medan baru. Setelah

27

itu, surat akan dicatat pada buku ekspedisi dan dapat di kirim keluar kepada yang
bersangkutan.
b).Surat Disimpan
Saat konsep surat telah di setujui, maka staf harus membuat pertinggal
dari surat keluar tersebut untuk disimpan. Sebelum disimpan, surat akan di
bubuhkan stempel paraf dan didalam stempel paraf tersebut di bubuhkan
tandatangan sekretaris, Kepala Tata usaha, dan Kepala sub bagian yang
bersangkutan dengan surat tersebut.
Setelah surat lengkap ditandatangani, maka surat diantar kepada Kepala
sub bagian untuk di paraf, lalu dilakukan penomoran surat yang sesuai dengan
sistem penomoran pada badan kantor camat Medan baru. Kemudian surat akan
disimpan pada lemari penyimpanan arsip.
4. Fungsi dan Kegiatan Arsip Pada kantor Camat Medan Baru Kota Medan
Disetiap organisasi, kegiatan arsip sangatlah menunjang kelangsungan
organisasi tersebut. Arsip berperan sangat vital dalam pola kerja organisasi sebab
dapat digunakan sebagai petunjuk apabila ada yang membutuhkannya. Pada
kantor camat medan baru Kota medan, arsip berfungsi sebagai bukti nyata atas
kegiatan yang selama ini telah dilakukan.
1. Sebagai pertinggal
2. Sebagai bukti bahwa surat telah dibalas apabila terdapat keluhan
3. Sebagai laporan kepada SKPD ( Satuan Kerja Perangkat daerah )
a) Penyimpanan Arsip
Penyimpanan arsip adalah salah satu fungsi manajemen arsip dalam hal
menjamin penemuan kembali arsip dan penggunaannya di masa-masa yang akan
datang. Penyimpanan Arsip merupakan rangkaian pengelolaan arsip agar aman,
terjaga dan terpelihara.

28

Upaya peyimpanan arsip tergantung atas beberapa faktor :
a. Tujuan penyimpan anarsip dan layanan arsip;
b. Bentuk fisik dan komposisi;
c. Berapa lama akan disimpan;
d. Jalan masuk dan pengaruhnya.
Kantor camat Medan baru Kota Medan menyimpan arsip dengan sistem
pokok soal,dimana berkas disusun berdasarkan topik permasalahan dari arsip
terbsebut,kemudian menyusunnya didalam satu subjek dan sub subjek. Hal ini
dilakukan mengingat belum banyak surat yang harus disimpan oleh kantor camat
Medan baru Kota Medan itu sendiri. Pada umumnya, setiap Bidang akan
menyimpan arsip mereka sendiri – sendiri pada folder lalu meletakkan nya
didalam filling Cabinet dan lemari.Termasuk juga untuk file elektronik masih
disimpan oleh masing – masing bidang.
b) Pemeliharaan Arsip
Dalam penyimpanan arsip, diperlukan pemeliharaan yang baik pula agar
berkas terhindar dari kerusakan, apalagi sampai permanen yang menyebabkan
berkas tidak dapat digunakan lagi. Oleh karena itu dilakukan pemeliharaan pada
arsip yang disimpan. Hal ini bertujuan untuk menjaga dokumen agar terhindar
dari kehancuran. Untuk mencegah hal tersebut, maka kantor camat medan baru
Kota medan melakukan beberapa pencegahan.
Hal pertama yang dilakukan adalah menjaga suhu di sekitar tempat
penyimpanan arsip tetap stabil dan sesuai. Suhu udara berkisar 65º F sampai 75 º
F kelembaban udara sekitar 50% sampai 65%, bila melebih dari 65% akan
menyebabkan rusaknya arsip yang disimpan. Untuk mendapatkan kelembaban dan
temperatur udara yang stabil maka tempat penyimpanan perlu memasang AC (air
Condisioner), yang dipasang selama 24 jam terus menerus. Pemasangan AC harus
tetap, sehingga keadaan udara tidak berubah-ubah. Pemeliharaan lain yang
dilakukan adalah dengan fumigasi atau penyemprotan racun untuk menghindari
serangan rayap, kecoa dan binatang pengerat lainnya.

29

c) Penyusutan Arsip
Arsip dapat disimpan apabila mengandung informasi yang bisa
dipergunakan kembali didalamnya, dan ketika arsip sudah kurang memiliki daya
guna maka sebaiknya disarankan untuk dibuang. Dalam hal ini akan dilakukan
penyusutan arsip agar mengurangi biaya penyimpanan, ruang dan tenaga. Pada
kantor camat Medan baru Kota Medan dalam melakukan penyusutan dengan
mengirim ke Badan Arsip setiap berkas mereka dalam jangka waktu 5 tahun
sekali.
Setiap 5 tahun sekali akan ada petugas dari Badan Arsip yang akan datang
menjemput arsip yang sebelumnya telah disusun oleh pihak Badan Lingkungan
Hidup Kota Medan. Badan Arsip tidak akan menerima arsip yang dikirm oleh
kantor camat Medan baru Kota Medan apabila kurang dari 5 tahun.

30

BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
1. Kesimpulan
Berdasarkan hasil observasi pada kantor camat Medan baru Kota Medan
dan pemeriksaan data informasi yang diperoleh, maka penulis mengambil
kesimpulan sebagai berikut:
a) Penyimpanan arsip pada kantor camat Medan baru Kota Medan
menggunakan sistem Pokok Soal atau sistem subjek yang disusun
berdasarkan inti permasalahan setiap arsip yang disimpan
b) Setiap berkas yang dimiliki kantor camat medan baru Kota Medan
di simpan didalam filling cabinet yang tahan karat dan api,
menggunakan pengatur suhu, dan melakukan fumigasi agar arsip
tidak mengalami kerusakan.
c) Arsip yang dimiliki kantorcamat Medan baru Kota Medan akan
dikirim ke Badan Arsip dalam jangka waktu 5 tahun sekali.
d) Kendala yang dimiliki oleh kantor camat Medan baru Kota Medan
dalam pengelolaan arsip adalah :
a. Masih kurangnya tenaga arsiparis yang ada
b. Arsip elektronik masih disimpan per bidang
sehingga sulit untuk di akses oleh bidang yang lain.
c. Masih menggunakan sistem manual
2. Saran
a) dalam pengelolaan arsip hendaknya memperhitungkan penemuan dan
penempatan arsip yang lebih efisien dan efektif
b) Supaya pengelolaan arsip dapat dilakukan dengan benar, ada baiknya
kantor camat Medan baru

Kota Medan menempatkan petugas yang

berpendidikan formal atau melakukan pelatihan kearsipan untuk
menangani kearsipan yang ada.

31

c) Sebaiknya menyediakan sebuah ruangan khusus untuk menyimpan arsip
yang ada daripada menempatkannya rak dan lemari penyimpanannya
diruang kerja pegawai.

32

DAFTAR PUSTAKA

1. Anastasia, A. 2011. Pemindahan Arsip
Inaktif.http://asmianastasia.blogspot.com/2011/05/pemindahan-arsipinaktif. (27 agustus 2013)
2. Arsip Nasional Republik Indonesia.2006.Modul Manajemen Arsip
Aktif.Jakarta: Pusat Pendidikanan Pelatihan Arsip Nasional Republik
Indonesia.
3. Amsyai,Zulkfli.2001.Manajemen Kearsipan.Jakarta:Gramedia
4. Barthos,Basir.2005.manajemen Kearsipan.Jakarta : Bumi Aksara
5. Hasibuan, Sukri Aidil Fitrah.2012.Penyusutan pemindahan dan
pemusnahan arsip. http://blogsukrihsb.blogspot.com/2012/03/penyusutanpemindahan-dan-pemusnahan.html( 11 Juni 2013)
6. Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 100 tahun 1991.Tentang jadwal
Retensi Arsip Departemen Dalam Negeri.jakarta: Departemen Dalam
Negeri
7. Martono, Boedi.1990.Sistem Kearsipan Praktis, Penyusutan dan
Pemeliharaan Arsip.Jakarta : Pustaka Sinar harapan
8. Republik Indonesia.2009.Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43
Tahun 2009.Tentang Kearsipan. Jakarta
9. Sedarmayanti.2001.manajemen Perkantoran.Bandung: Mandar,Maju
10. Sulistyo-Basuki.1996.Pengantar Kearsipan.Jakarta: Universita Terbuka
11. Wursanto.1991.Kearsipan 2. Yogyakarta : Penerbit kanisius

LAMPIRAN

Gambar 1. Kantor Camat Medan Baru

Gambar 2. Gambar Unit-Unit Peleyanan Di Kantor Camat Medan Baru

Gambar 3. Lemari Tempat Penyimpanan Arsip

Gambar 2. Alur Pengelolaaan Kearsipan Di Kantor Camat Medan Baru