Bahasa indo surat

ANALISIS PENULISAN BAGIAN-BAGIAN SURAT dalam SURAT UNDANGAN dan SURAT PEMBERIATAHUAN

Makalah ini disusun guna memenuhi tugas kelompok Mata kuliah Bahasa Indonesia

Dosen Pengampu Khusnul Khotimah, M.Pd.

Disusun oleh :

1. Eka Trianingsih (102120303) 2. Moch. Hekso Rabiyatmoko ( 122120191) 3. Putri Pujiastuti (092120200) 4. Taslimah (092120237)

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN BAHASA INGGRIS FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN

UNIVERSITAS MUHAMADIYAH PURWOREJO 2013

BAB 1

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Bahasa merupakan salah satu media untuk mencurahkan ide, gagasan, dan perasaan yang digunakan manusia untuk berkomunikasi dan berinteraksi dalam kehidupan sehari-hari. Manusia tidak dapat berkomunikasi dengan baik, tanpa adanya bahasa. Dengan kata lain, bahasa mungkin tidak perlu bagi alam semesta, akan tetapi merupakan hal yang paling vital bagi kehidupan manusia. Oleh karena itu, sudah selayaknya bahasa dipelajari dan diteliti.

Sehubungan dengan hal tersebut, Keraf (1997 : 4) mengemukakan bahwa peranan dan fungsi bahasa yang terpenting bagi manusia adalah : "Sebagai alat komunikasi manusia dalam pergaulan sehari-hari dan merupakan saluran perumusan maksud kita menciptakan kerjasama dengan sesama warga, serta berfungsi untuk menjadikan adaptasidiri, kontrol sosial, mengadakan budaya manusia pada umumnya". Hal ini berarti bahasa merupakan media yang digunakan oleh manusia dalam berkomunikasi dan berinteraksi dengan lingkungannya.

Surat menyurat merupakan salah satu kegiatan berbahasa yang dilakukan dalam komunikasi tertulis. Dalam kegiatan ini terlibat tiga komponen yakni: penulis, isi, dan pembaca surat. Penulis surat dapat mencapai sasarannya secara efektif bila bahasa yang dipergunakannya dapat mengungkapkan isi surat sesuai dengan sifat surat, kedudukan penulis, dan pembaca surat. Bahasa sebagai alat komunikasi dalam surat memegang peranan penting, disamping bentuk-bentuk nonbahasa. ”Dengan surat orang dapat memberitahukan, menanyakan, menyatakan, meminta, melaporkan, atau menyampaikan buah pikiran lainnya kepada orang lain” (Arifin, 1980). Surat pada hakikatnya adalah sebuah komposisi atau karangan.

Oleh karena itu, semua ketentuan mengenai komposisi berlaku juga dalam surat. Surat sebagai salah satu bentuk komposisi khusus tentu terikat oleh kaidah-kaidah khusus mengenai surat-menyurat, supaya surat itu memenuhi syarat penyusunan surat yang baik dan benar serta dapat mencapai sasarannya secara tepat-guna dan berhasil-guna. “Salah satu kegiatan berbahasa di kalangan masyarakat adalah kegiatan surat-menyurat, yaitu dengan cara menggunakan bahasa untuk berkomunikasi secara tertulis guna menyampaikan informasi atau pernyataan.

Tim penulis beranggapan bahwa kegiatan surat-menyurat pun perlu disesuaikan dengan tingkat perkembangan kebahasaan dewasa ini. Dengan kata lain, perkembangan kosa kata, tata bahasa, dan laras bahasa perlu diterapkan ke dalam bahasa surat, khususnya surat-surat bisnis/niaga, surat resmi dan surat dinas.” (Sudarsa, dkk., 1991).

Dalam praktek berkomunikasi dengan menggunakan surat, ternyata masih banyak instansi ataupun organisasi yang kurang memperhatikan pentingnya penulisan (khususnya dalam pemakaian penulisan bagian-bagaian surat) yang benar dalam surat-menyurat. “Berdasarkan kenyataan di lapangan atau kenyataan riil sehari-hari, kegiatan surat-menyurat hingga saat ini masih memperlihatkan banyak kelemahan-kelemahan yang berkaitan dengan masalah bentuk penyusunan sistematika surat.

Oleh karena itu kami ingin memaparkan bagaimana cara penulisan surat resmi yang sesuai dengan ketentuan yang berlaku, maka kami menyusun makalah ini dengan judul ”ANALISIS PENULISAN BAGIAN-BAGIAN SURAT dalam SURAT UNDANGAN dan SURAT PEMBERITAHUAN”.

B. RUMUSAN MASALAH

1. Dimanakah letak perbedaan penulisan bagain-bagian surat dalam surat undangan dan surat pemberitahuan?

2. Apakah sudah sesuaikah antara penulisan bagian-bagian surat undangan dan surat pemberitahuan berdasarkan pada aturan penulisan surat yang baik dan benar?

C. TUJUAN

Setelah mempelajari tentang surat dinas ini diharapkan dapat : 1. Membedakan jenis-jenis surat dinas ;

2. Mengenali bagian-bagian surat dinas ; 3. Menulis surat dinas secara benar;

BAB II KAJIAN TEORI

Surat merupakan bentuk tulisan untuk menjelaskan pikiran dan perasaan seseorang. Surat merupakan bentuk percakapan tertulis. Oleh karena itu, melalui surat orang bisa saling berdialog dan berkomunikasi. Melalui surat, isi atau percakapan atau pesan yang dimaksud dapat sampai kepada alamat yang dituju sesuai dengan sumber aslinya. Hal ini berbeda dengan komunikasi yang terjadi secara lisan. Penyampaian pesan sebagaimana yang dimaksud ini sangat penting dalam urusan bisnis.

Adapun yang dimaksud dengan surat resmi ialah surat yang berisi masalah kedinasan atau bisnis tertentu. Oleh karena itu, pembuatan surat-surat resmi merupakan bagian dari pekerjaan administratif yang penting. Contoh surat resmi ialah surat undangan, surat edaran, surat keputusan, surat tugas, nota dinas, pengumuman, dan surat panggilan. Surat, terutama surat-surat resmi, juga bisa menjadi alat bukti tertulis yang mempunyai kekuatan hukum. Dalam suatu perusahaan, surat-surat yang diarsipkan juga dapat menjadi alat bukti historis dan alat pengingat aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan tersebut. Lebih lanjut, surat juga mencerminkan corak, keadaan mentalitas, dan nilai pejabat jawatan/kantor yang bersangkutan. Dengan kata lain, dapat dikemukakan bahwa surat merupakan duta organisasi atau duta perusahaan. Oleh karena itu, surat harus ditulis dan disusun dengan selalu berhati-hati dan cermat.

Surat resmi yang berisi ketentuan-ketentuan tentang cara-cara melaksanakan peraturan, misalnya surat keputusan atau instruksi, dapat dipakai sebagai pedoman kerja oleh lem baga/pejabat yang bersangkutan.

Jika ditinjau dari sifat keamanan isi surat, surat resmi dibedakan menjadi empat jenis, yaitu surat sangat rahasia, surat rahasia, surat terbatas, dan surat biasa.

Surat sangat rahasia ialah surat yang berisi dokumen/naskah yang sangat penting yang berhubungan dengan rahasia kemanan negara. Surat dengan kode SR atau SRHS ini tidak boleh diterima oleh orang yang tidak berhak menerimanya. Demi keamanan surat ini dikirim dengan sampul rangkap tiga. Sampul pertama dan kedua dialamai secara lengkap dengan kode SR atau SRHS, sedangkan sampul ketiga (luar) dialamati seperti surat biasa. Contoh surat dengan kode ini ialah dokumen di kalangan kemiliteran, dokumen dari negara tetangga.

Surat rahasia ialah surat yang berisi dokumen penting yang hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berhak menerimanya. Surat dengan kode R atau RHS ini isinya tidak boleh diketahui oleh pihak lain sebab hal itu akan dapat merugikan instansi, organisasi, perusahaan atau pejabat yang berangkutan. Surat ini dikirim dengan sampul rangkap dua. Sampul pertama (dalam) dilengkapi dengan kode R atau RHS, sedangkan sampul kedua (luar) ditulis

biasa. Contoh surat ini ialah surat rekomendasi dan laporan konduite dari seorang pejabat (DP3).

Surat terbatas ialah surat yang isinya hanya boleh diketahui oleh pejabat tertentu. Surat seperti ini harus dipertimbangkan semasak-masaknya sebelum diberitahukan kepada pihak-pihak yang bersangkutan. Contoh hasil rapat pimpinan terbatas, usul pengangkatan pegawai baru, dan laporan perjalanan dinas.

Surat biasa ialah surat yang berisi masalah biasa. Surat ini bisa diketahui oleh pihak lain. Contoh surat biasa ialah surat undangan, surat edaran, surat tugas, dan surat pemberitahuan. Selain itu, ditinjau dari derajat penyelesaiannya, surat dibedakan menjadi surat sangat segera (kilat), surat segera, dan surat biasa. Surat sangat segera merupakan surat yang harus diprioritaskan pertama penyelesaiannya.

B. Syarat-Syarat Surat yang Baik

Surat resmi atau surat dinas merupakan surat yang dibuat secara resmi oleh seseorang, perusahaan, atau lembaga untuk kepentingan dinas. Tiga hal penting yang perlu diperhatikan agar surat tersebut menjadi surat yang baik adalah sebagai berikut.

1. Surat harus disusun dengan teknis penyusunan surat yang benar, yaitu a. penyusunan letak bagian-bagian surat,

b. pengetikan yang benar, jelas, bersih, dan rapi, c. pemakaian kertas yang sesuai

 ukuran : kuarto 21 x 29 cm

 jenis : HVS untuk lembar asli (sebaiknya kertas onion) dan kertas tembus (doorslag) untuk tembusan,

 warna: putih HVS untuk lembar asli, kuning untuk kertas tembus perbal, biru muda untuk kertas tembus untuk tembusan intern, dan merah muda HVS untuk surat rahasia.

2. Bahasa yang digunakan hendaklah bahasa yang benar dan baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia. Bahasa surat resmi haruslah logis, wajar, hemat, cermat, sopan, dan menarik.

3. Isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit.

Dengan cara ini penerima surat akan memahami isi surat dengan tepat dan tidak ragu-ragu, dan pengirim surat mendapatkan jawaban secara tepat, seperti yang dikehendaki.

surat yang baik ialah:

a. memahami kedudukan masalah yang dikemukakan;

b. memahami peraturan-peraturan yang terkait dengan masalah itu; c. mengetahui posisi dan bidang tugasnya;

d. hal-hal yang terkait dengan ketatausahaan.

C. Bentuk-Bentuk Surat

Bentuk tataletaknya: lurus penuh, lurus, setengah lurus, alinea menggantung, lekuk, resmi. Bentuk-bentuk surat dalam bahasa Indonesia secara garis besar dikelompokkan sebagai berikut:

a. Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)

Bentuk surat seperti ini adalah bentuk surat yang paling mudah. b. Bentuk Lurus (Block Style)

Pada umumnya bentuk semacam ini banyak digunakan di perusahaan. c. Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style)

d. Bentuk Lekuk (Indented Style)

Bentuk semacam ini cocok untuk surat yang alamat tujuannya singkat. e. Bentuk Resmi (Official Style)

Bentuk semacam ini biasanya banyak digunakan oleh instansi pemerintah. f. Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph Style)

g. Bentuk Surat Resmi Gaya Baru

D. Bagian-Bagian Surat

1. Kepala surat,

2. Tanggal, bulan, tahun surat, 3. nomor surat,

4. lampiran, 5. hal atau perihal, 6. alamat yang dituju , 7. salam pembuka, 8. alenia pembuka, 9. isi surat,

10. alenia penutup, 11. salam penutup,

12. jabatan penanggungjawab surat, 13. tembusan,

E. Fungsi Bagian-bagian Surat 1. Kepala Surat

Menurut Nanang (2003: 47) kepala surat atau sering disebut kop surat. Surat yang biasa ada kopnya biasanya surat-surat instansi atau lembaga, baik pemerintah maupun swasta. Tujuan penulisan kepala surat adalah untuk memberi informasi tentang identitas perusahaan, misalnya nama perusahaan dan alamatnya.

Biasanya kepala surat disusun dan dicetak dalam bentuk yang menarik, dan terdiri atas:

a. Nama kantor badan, organisasi atau instansi; b. Alamat lengkap;

c. Nomor telepon (bila ada), faksimili (bila ada) d. Nomor kotak pos atau tromol pos (bila ada) e. Nama alamat kawat dan nomor telex (bila ada) f. Moto (bila ada)

g. E-mail, situs (bila ada) h. Macam usaha

i. Nama dan alamat kantor cabang (bila ada) j. Nama bankir (untuk referensi)

k. Lambang atau simbol (logo) dari organisasi atau instansi yang bersangkutan. l. Kepala surat untuk swasta dibuat bebas sesuai dengan citra pemilik perusahaan, tetapi untuk dinas pemerintah ada ketentuan tersendiri.

Kepala surat menunjukkan resminya sebuah surat. Oleh karena itu, jangan menggunakan blangko surat dinas untuk kepentingan pribadi. Surat dinas yang terdiri atas lebih dari satu lembar, hanya halaman pertamanya yang memakai kertas berkepala surat, sedangkan lembar yang lain memakai kertas tidak berkepala surat. Dalam hal demikian, pemotongan surat hendaknya dilakukan dengan sebaik-baiknya sehingga tidak terjadi bahwa halaman berikutnya memuat penutup saja.

Nama tempat menunjukkan tempat surat tersebut ditulis. Nama tempat ini tidak ditulis jika blangko surat yang digunakan adalah blangko surat resmi yang memuat kepala surat. Tanggal surat diketik di sebelah kiri atas (bentuk lurus penuh) atau kanan atas (bentuk setengah lurus dan Indonesia), atau di sebelah kanan bawah. Tanggal surat menunjukkan tanggal surat itu dikirim, bukan tanggal penulisan surat. Tanggal ini dibubuhkan segera setelah surat itu ditandatangani oleh pejabat atau pihak yang berwenang. Tanggal ini berfungsi untuk mengetahui batas waktu dan cepat atau lambatnya penyelesaian hal yang dipersoalkan dalam surat itu. Tanggal sebaiknya ditulis dengan tidak disingkat tetapi dengan huruf secara lengkap dan tidak diakhiri dengan tanda titik.

Misalnya:

7 April 2002 1 Oktober 2003 31 Januari 2004 Bukan

7-4-2002 1 Okt. 2003 31 Januari ’04 18 April 2004.

3) Nomor

Setiap surat resmi atau surat dinas yang dikirim (keluar) selalu disertai dengan nomor. Sebab nomor pada surat sermi berguna untuk:

a. Memudahkan pengaturan dan penyimpanan sebagai arsip

b. Memudahkan penunjukan pada waktu mengadakan hubungan surat menyurat c. Memudahkan mencari surat itu kembali bilamana surat diperlukan

d.Memudahkan petugas kearsipan dalam menggolongkan (mengklasifikasikan) penyimpanan surat

Dalam Penulisan surat resmi selalu diberi:

(1) nomor urut surat yang dikirimkan (surat keluar); (2) kode; dan

(3) tahun.

Misalnya No.: 200/Diklat-1/2004.

4) Lampiran

Lampiran menunjukkan sesuatu yang disertakan bersama dengan surat itu, misalnya surat keputusan, surat keterangan kesehatan dari dokter.

Penulisan kata “Nomor” dan “Lampiran” boleh disingkat, tetapi harus dilakukan dengan taat asas. Jika “Nomor” disingkat “No.”, “Lampiran” juga harus disingkat “Lamp.” Jika hendak ditulis lengkap, keduanya harus ditulis lengkap. Penulisan jumlah lampiran hendaknya ditulis dengan huruf jika bilangan hanya satu atau dua kata, akan tetapi, jika bilangan lebih dari dua kata, gunakan angka.

Misalnya: Lampiran: 4(empat) lembar

5) Hal/Perihal

Hal/perihal menunjukkan isi atau inti surat secara sing kat. Oleh karena itu pembaca surat dapat mengetahui masalah apa yang dituliskan dalam surat itu. Misalnya: jadwal diklat. Jika tidak ada yang dilampirkan, kata “Lampiran” tidak perlu dituliskan.

Selain nomor, lampiran, dan hal, kadang-kadang dicantumkan pula sifat surat yang dikirimkan itu. Dalam hal demikian, sifat surat biasanya dicantumkan di bawah nomor atau di bawah hal. Contoh:

1. No. : 74/RPB-1/2004 Sifat : Penting Lamp. : Satu berkas

Hal : Undangan rapat penerimaan calon pegawai 2. No. : 2732/EKS.A1/2003

Hal : Pengiriman sampel barang Sifat : Biasa

Perhatikan bahwa penulisan nomor, hal, dan lampiran, serta sifat tidak diakhiri dengan tanda baca apa pun.

6) Alamat surat

Dalam menulis alamat surat, alamat luar (di amplop surat) harus sama dengan alamat dalam (alamat yang dituju) Ada dua cara penulisan nama orang yang dituju;

a. Dengan mencantumkan kata “Saudara, Bapak, Ibu”

b. Namun apabila pengirim surat mau menyebut secara resmi dengan jabatan, pangkat, atau gelar akademis yang ada pada penerima surat, di depan nama si tertuju tidak perlu didahului sebutan Bapak, Ibu, Saudara.

Dinas pos menyarankan agar dalam menuliskan alamat pada sampul surat hendaknya jelas dan lengkap dengan Kode Pos agar memudahkan penyampaian surat. Contoh menulis alamat:

a. Alamat yang ditujukan kepada perorangan Contoh: Yth. Sdr. Dewi Sukmasari, S.E.

Jln. Jend. Suprapto No. 96 Bandar Lampung 35157

b. Alamat yang ditujukan kepada nama jabatannya Contoh: Yth. Direktur PT Mandiri Sejahtera

Jln. Anggrek Raya No. 307 Jakarta 13465 c. Alamat yang ditujukan kepada nama instansi/perusahaan

Contoh: Kepada PT Pembangunan Jaya Jln. Rasuna Said Kav. 13 Jakarta 12540

d. Alamat yang ditujukan kepada pejabat pemerintah dari perusahaan swasta Contoh: Yth. Kepala Kantor Wilayah

Departemen Pendidikan Nasional Propinsi Lampung

Jln. Wolter Monginsidi No. 11 Bandar Lampung

e. Penulisan alamat dari pejabat pemerintah kepada direktur perusahaan swasta tidak perlu menggunakan sebutan apapun

Contoh: Yth. Direktur Utama PT Andalas Jln. Soekarno Hatta 397

Bandar Lampung 35672

f. Penulisan alamat dengan menggunakan u.p. Contoh: Yth. Direksi Bank Central Asia

u.p. Ibu Ani Suwarsi, S.E., M.B.A

Direktur Perkreditan Plaza BCA, Lt. XXI Jln. Cassablanca 121

Jakarta 12103

g. Penulisan alamat yang ditujukan kepada pemasang iklan Contoh: Yth. Pemilik Po. Box 405/Jkt

Jakarta 12005 atau

Kepada Po. Box. 405/Jkt Jakarta 12005

7) Salam pembuka

Di dalam menulis surat jangan lupa diawali dengan salam pembuka atau kata pembuka. Kata pembuka bertujuan untuk menekankan kata sopan atau mengesankan kesan akrab. Hal ini bertujuan untuk mengambil hati pembaca, ketika baru membaca pertama kali.

Contoh:

Dengan Hormat,

Assalamualaikum wr, wb, Saudara yang terhormat, Bapak …….. yang terhormat

8) Alinea Pembuka

Alinea pembuka disebut juga sebagai kata pendahuluan, yang ditulis setelah salam pembuka. Tujuannya sebagai pengantar isi surat. Oleh karena itu penulisannya harus dapat

menumbuhkan minat dan perhatian bagi pembacanya untuk segera mengetahui maksud isi surat.

Contoh alinea pembuka pada surat yang bersifat pemberitahuan, pernyataan, permintaan, atau laporan:

1. Dengan ini kami beritahukan bahwa …… 2. Bersama ini kami lampirkan …..

3. Kami mengundang …..

4. Sesuai dengan pemberitahuan ….

5. Dengan sangat menyesal kami beritahukan bahwa ….. 6. Perkenankanlah kami melaporkan

7. Menyambung surat kami tanggal … No. ...

Orang sering mengacaukan pemakaian kata : “bersama ini” dan “dengan ini” dalam menulis surat. Perkataan “bersama ini” hanya dipakai apabila pada surat ada sesuatu yang disertakan atau dilampirkan.

Contoh alinea pembuka pada surat balasan :

1. Sehubungan dengan surat Saudara tanggal …… No. ... 2. Membahas surat Saudara tanggal….. No. ...

3. Memenuhi permintaan Saudara melalui surat tanggal …… No. ... 4. Memperhatikan surat Saudara tanggal ... No. ...

5. Surat Saudara tanggal .... No. .... telah kami terima dengan baik. Sehubungan dengan itu ……

9.) Isi surat

Isi surat adalah memuat sesuatu yang diberitahukan, ditanyakan, dikemukakan, diminta, dan lain sebagainya. Isi surat harus singkat, jelas, hormat, dan santun. Hindari kata-kata yang tidak umum dan jarang dipakai artinya. Sebab jika menggunakan kalimat atau kata-kata yang asing, maka dikhawatirkan tidak dapat dimengerti oleh pembaca.

10.) Alinea penutup

Merupakan kesimpulan dan berfungsi sebagai kunci atau penegasan isi surat. Dalam alinea penutup biasanya mengandung harapan pengirim surat atau ucapan terima kasih kepada penerima surat dan pembicaraan telah selesai.

Contoh:

1. Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

2. Kami berharap kerjasama kita membuahkan hasil baik dan berkembang terus, terima kasih.

3. Sambil menunggu kabar selanjutnya, kami ucapkan terima kasih. 4. Demikian laporan kami, semoga mendapat perhatian Saudara.

5. Besar harapan kami atas terkabulnya permohonan ini dan untuk itu kami ucapkan terima kasih.

11.) Salam Penutup

Fungsi salam penutup ialah untuk menunjukkan rasa hormat dan keakraban pengirim terhadap penerima surat. Contoh:

a. Hormat kami, b. Salam kami, c. Wassalam,

Pada surat dinas pemerintah tidak dicantumkan salam penutup melainkan cukup disebutkan nama jabatan atau kantornya, kemudian mencantumkan nama terang di bawah tandatangan. Dewasa ini di bawah nama terang dituliskan pula Nomor Induk Pegawai (NIP).

Contoh: Kepala Biro Kepegawaian Mahatir Muhammad NIP. 160081022

12. ) Jabatan Penanggungjawab Surat

Untuk surat niaga biasanya di bawah nama terang penanggungjawab surat dicantumkan jabatan dari penanggungjawab tersebut. Pencantuman jabatan penanggungjawab ini selain untuk mengetahui dari bagian mana surat itu dikeluarkan, juga untuk menunjukkan bobot isi surat tersebut dan kewenangan.

13.) Tembusan

Surat dinas ( selain surat lamaran pekerjaan) sering kali disertai dengan tembusan, hal ini jika surat tersebut ditunjukkan buk pada satu alamat. Tembusan (c.c. = carbon copy;) surat atau tindasan dikirimkan ke beberapa instansi atau pihak lain yang ada kaitannya dengan surat yang bersangkutan. Tembusan:

1. Kepala Dinas Pendidikan Propinsi Lampung 2. Gubernur Lampung

3. Walikota Bandar Lampung 4. Arsip

Atau cc.: 1.

2.

Tembusan (c.c.= carbon copy) dibuat jika isi surat yang dikirimkan kepada pihak yang dituju (asli) perlu diketahui oleh pihak-pihak lain yang berhubungan dengan surat itu.

Tembusan ditulis di sebelah kiri bawah, lurus ke atas dengan nomor, hal, dan lampiran, sebaris dengan NIP atau nomor yang lain. Tembusan ditulis urut sesuai dengan tingkat jabatan instansi yang bersangkutan.

Pada tembusan tidak perlu ditulis ungkapan Yth., atau kata sapaan seperti Sdr., Bapak, atau Ibu. Pada tembusan yang terakhir juga tidak perlu ditulis kata Arsip atau Pertinggal sebab setiap kita mengetik sebuah surat untuk dikirimkan pasti dengan sendirinya ditinggalkan selembar sebagai arsip.

14.) Inisial

Inisial atau singkatan biasanya diambil huruf pertama dari nama penyusun konsep surat dan pengetik surat tersebut. Biasanya hal ini hanya dipakai pada surat niaga. Gunanya untuk mengetahui siapa konseptor surat tersebut dan siapa pula pengetiknya, sehingga bila dikemudian hari terjadi kekeliruan, maka mudah mengurusnya.

F. Surat Undangan

1. Pengertian Surat Undangan

Surat Undangan adalah surat pemberitahuan yang sifatnya mengharapkan kedatangan seseorang untuk berpartisipasi dalam suatu acara tertentu di tempat dan waktu yang telah ditentukan. Surat undangan sering digunakan untuk beberapa tujuan, misalnya undangan rapat, undangan peresmian gedung baru, dan undangan pembukaan usaha baru.

Adapun tatacara penulisan surat undangan yang bersifat kegiatan bisnis adalah sebagai berikut:

a. Perlu menggunakan kepala surat (kop surat), baik sudah dicetak maupun yang diketik.

b. Perlu mencantumkan nomor undangan serta tanggal pembuatannya. c. Perlu mencantumkan perihal surat.

d. Mencantumkan nama orang yang hendak diberikan undangan.

e. Mencantumkan hari, tanggal, waktu, dan tempat pelaksanaan kegiatan.

f. Surat undangan dinas harus ditandatangani oleh pejabat yang bertanggungjawab atas undangan tersebut.

3. Menulis Surat Undangan di Kartu

Surat undangan dapat ditulis pada kertas biasa (dengan berbagai ukuran) atau dengan menggunakan kartu. Untuk membuat undangan dengan menggunakan kartu, haruslah dicetak serapi mungkin dengan menggunakan tulisan dan gaya bahasa yang baik dan menarik. Dapat juga diberikan sedikit ornamen pada kartu undangan tersebut. Pilihlah kartu dengan warna yang menarik dan tidak mencolok dipandang mata.

4. Menyampaikan Surat Undangan

Surat undangan biasanya disampaikan sebelum acara dilaksanakan. Lazimnya tiga hari atau seminggu sebelum acara dimulai. Maksudnya agar mereka yang diundang dapat mempersiapkan diri dan dapat mengambil keputusan dengan pertimbangan baik, apakah mereka dapat atau tidak memenuhi undangan tersebut. Surat undangan dapat disampaikan melalui pos atau diantarkan langsung oleh petugas khusus. Hal ini bergantung pada letak jarak antara pengirim undangan.

G. Surat Pemberitahuan

Surat pemberitahuan adalah surat yang berisi pemberitahuan kepada semua anggota dalam lingkungan yang merupakan bagian dari suatu perusahaan atau instansi. Jenis-jenis surat pemberitahuan:

2. Pindah alamat

3. Pembukaan kantor cabang baru 4. Perubahan harga

5. Perubahan rekening nasabah bank

6. Penaikan dan penyusutan suku bunga bank 7. Pemberitahuan posisi saham

Bagi suatu organisasi, surat pemberitahuan dapat dipakai untuk sasaran intern maupun sasaran ekstern. Jika dari latar belakang penulisan isinya dapat dibedakan atas dua macam :

a. Pemberitahuan yang isinya merupakan inisiatif pengiriman surat.

b. Pemberitahuan yang isinya merupakan jawaban atas balasan surat yang telah diterima sebelumnya oleh pengirim berita.

Struktur surat pemberitahuan sebagai berikut:

1. Pembukaan, yaitu bagian pengantar atau pendahuluan yang mengemukakan masalah pokok surat.

2. Isi, yaitu rincian, uraian, keterangan, atau penjelasan dari masalah pokok yang diberitahukan.

3. Penutup, yaitu berisi harapan agar pihak yang dituju memaklumi hal yang

disampaikan, dan perlu meminta tanggapan atau reaksinya atas pemberitahuan yang diterimanya.

BAB III

PEMBAHASAN

A. Perbedaan Surat Undangan dan Pemberitahuan 1. Surat Undangan

3. Letak Perbedaan Surat Undangan dan Surat Pemberitahuan

Berdasarkan perbandingan mengenai perbedaan terhadap penulisan bagian-bagian surat undangan dan pemberitahuan secara umum memiliki kesamaan dalam sistematika penulisan suratnya, yaitu terdiri dari:

1. Kepala surat,

4. lampiran, 5. hal atau perihal, 6. alamat yang dituju , 7. salam pembuka, 8. alenia pembuka, 9. isi surat,

10. alenia penutup, 11. salam penutup,

12. jabatan penanggungjawab surat, 13. tembusan,

14. inisial,

Tetapi terdapat suatu perbedaan pada bagian isi surat. Perbedaan itu dapat kita lihat dalam hal berikut:

1. Surat Undangan

Dalam surat undangan penulis “memerintahkan” pembaca untuk mengahadiri suatu acara. Acara tersebut bias bersifat resmi, seperti rapat rutin, rapat evaluaasi , rapat

persencanaan, ataupun acara yang bersifat tidak resmi, seperti acara perpisahan akaryawan, peresmian gedung, halal bilhalal, syukuran, promosi dan sebagainya.

Hal-hal yang harus di cantumkan dalam surat undangan : a. Alasan(mengapa penulis mengirim undangan).

b. Acara(apabila perlu dengan susunan atau rincian acara).

Acara ini perlu diketahui agar pembaca biasa menimbang apakah perlu menghadiri undangan tersebut atau tidak. Untuk rapat resmi yang memerlukan pemikiran serius, ada baiknya agenda rapat juga dilampirkan agar para calon peserta biasanya mempersiapkan diri, biasanya disampaikan dengan ungkapan seperti”

c. Waktu

Waktu harus disampaikan secara jelas, mencakup jam, tanggal, dan hari agar calaon peserta/hadirin bias mengatur waktunya dengan baik untuk menghadiri undangan tersebut. Dalam peruses proofreading surat undangan sebaiknya waktu dijadikan Hot spot yang perlu diteliti dengan cermat agar tidak terjadi kekeliruan. Kekeliruan dalam penulisan waktu bias mengakibatkan kekecewaan, bahkan

kemarahan hadirin. Penulisan waktu dalam surat undangan biasanya sebagai berikut:

1. Hari : Senin

2. Tanggal : 17 Maret 2001 3. Waktu : 19:00-21.30

d. Tempat

Keterangan tempat harus ditulis secara rinci, mencakup alamat, nama, gedung, nomor ruang, dan sebagainya. Apabila perlu, dilampirkan pula denahnya. Seperti juga dalam keterangan mengenai waktu, keterangan tempat juga harus di cek penulisannya, jangan sampai keliru. Kekeliruan penulisan alamat bias membuat calon hadirin tersasar.

e. Persyaratan peserta/hadirin

Persyaratan peserta/ hadirin adalah informasi mengenai sesuatu yang harus dilakukan oleh calon hadirin untuk bisa memenuhi undangan dengan baik. Misalnya, ketentuan pakaian, berkas yang harus dibawa, keharusan membawa surat undangan , waktu kehadiran, rekan atau orang lain yang boleh diajak, dan sebagainya. Dalam beberapa surat undangan yang penting, penerima surat undangan diminta untuk memberikan konfirmasi kehadirannya. Konfirmasi kehadiran sangat penting untuk membantu penyelenggara mengatur acaranya.

2. Surat Pemberitahuan

Secara garis besar cara penulisannya adalah sebagai berikut: a. Bagian pembuka

Untuk ‘berita gembira’ atau ‘netral’, sampaikan secara singkat langsung. Untuk berita yang tidak menyenangkan, sampaikan dasar pemberitahuan secara panjang lebar.

b. Bagian tengah

Sampaikan rincian dari pemberitahuan tersebut. Untuk yang tidak menyenangkan, awali alinea tengah dengan rinciannya.

c. Bagian penutup

Sampaikan hal-hal yang perlu diingat atau dilakukan oleh pembaca. Tutup dengan memberi sumber informasi lebih lanjut jika pembaca membutuhkannya.

B. Sistematika Sura

Dilihat dari dasar-dasar penulisan bagian-bagian surat undangan dan surat pemberitahuan tersebut sudah sesuai dengan aturan,yaitu :

1. Kepala Surat a. Surat Undangan

PEMERINTAH KABUPATEN BOGOR

DINAS PENDIDIKAN

GURU MATA PELAJARAN

(MGMP) BAHASA INDONESIA

b. Surat Pemberitahuan

KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL UNIVERSITAS JEMBER

FAKULTAS SASTA

PANITIA PEKAN CHAIRIL ANWAR 2011 Alamat: Jalan Kalimantan 37 Kampus Tegalboto

2. Tanggal, bulan, tahun surat, a. Surat Undangan

27 Oktober 2008 b. Surat Pemberitahuan

7 maret 2011 3. nomor surat,

a. Surat Undangan

4. lampiran,

a. surat undangan Lampiran:

-b. surat pemberitahuan Lampiran: 1 paket 5. hal atau perihal,

a. surat undangan Hal: Undangan b. Surat Pemberitahuan

Hal: Pemberitahuan Kegiatan Pekan Chairil Anwar 2011 6. alamat yang dituju (alamat dalam),

a. surat undangan

Yth.Bpk./Ibu Guru Mata Pelajaran Bahasa Indonesia Di

Tempat

b. surat pemberitahuan Yang Terhormat 7. salam pembuka,

a. surat undangan Dengan Hormat b. Surat pemberitahuan

Yang Terhormat 8. alenia pembuka,

a. surat undangan

Salam sejahtera, semoga Bapak/ Ibu senantiasa dalam curahan rahmat dan nikmat-Nya. Amin.

b. Surat pemberitahuan

Diberitahuakan dengan hormat bahwa dalam rangka Pekan Chairil Anwar ….. 9. isi surat,

a. surat undangan

Menindaklanjuti program MGMP Bahasa Indonesia yang telah kita susun, dengan ini kami mengundang Bapak/ Ibu untuk hadir pada pertemuan MGMP Bahasa Indonesia Kota Bogor pada,

hari, tanggal : Senin, 3 November 2008 pukul : 09.00- selesai

tempat : SMPN 3 No.6 Bogor

agenda : - Penyempurnaan Rencana Pembelajaran - Sharing Pengalaman dalam Pembelajaran - Persiapan menjelang Ujian Nasional 2009 b. Surat pemberitahuan

Diberitahukan dengan hormat bahwa dalam rangka Pekan Chairil Anwar 2011, Fakultas Sastra Universitas Jember akan menyelenggarakan serangkaian kegiatan yang akan dilaksanakan pada 17-18 Mei 2011 ………

10. alenia penutup a. Surat undangan

Atas pe hatian dan Kehadiran Bapak/Ibu tepat pada waktunya, kami ucapkan terima kasih.

Demikian pemberitahuan dari kami, atas partisipasinya dan Kerja sama Bapak/ Ibu, kami ucapkan terima kasih.

11. salam penutup, a. surat undangan

Ketua Sekretaris

Sri Hartanti, S.Pd Dedi Husnaeni, S.Pd.

NIP. 131 113 642 NIP 480 129 343

b. surat pemberitahuan Mengerahui

Dekan Fakultas Sastra UNEJ Ketua Panitia

Drs. Syamsul Anam, M.A Sunandar, S.S.M.Si.

NIP.195909181988021001 1969101120060400

BAB IV KESIMPULAN

A. Kesimpulan

Surat adalah alat komunikasi tulis yang paling efisien, efektif, ekonomis, dan praktis. Ketepatan dalam penulisan sangatlah penting karena ketepatan adalah syarat yang pertama dan paling utama dalam penulisan surat yang baik, khususnya dalam surat resmi.

Ketepatan penulisan surat dapat dilihat dari segi bentuk dan redaksi penulisan. Melalui analisis ini mudah-mudahan kita dapat lebih memperhatikan ketepatan penulisan surat sehingga dapat menulis surat dengan baik dan tepat.

B. Saran

Mengingat betapa pentingnya analisis ini bagi kita, maka penulis memberikan saran di antaranya:

1. Jangan menganggap remeh terhadap ketepatan penulisan surat, tetapi sedapat mungkin kita harus memperhatikan dan menerapkan ketepatan tersebut dalam setiap penulisan surat sehingga kita dapat lebih mengakui dan memperhatikan keharusan penerapannya.

2. Bagi kita sebagai Mahasiswa Program Pendidikan, biasakanlah menulis surat dengan memperhatikan ketepatannya karena dengan ketepatan tersebut kita dapat memperoleh manfaat yang sangat banyak.

DAFTAR PUSTAKA

Rohmadi M, Nugraheni AS. 2011. Belajar Bahasa Indonesia. Surakarta: Cakrawala media. Horeah EE. 2012. Pembelajaran Menulis Surat Dinas Dengan Group Investigattion.Bandung: STKIP siliwangi

Jatiningsih O.2003.Menulis Surat Dinas.Jakarta: Departemen Pendidikan Nasional http://renynoviyanti.wordpress.com/2012/08/29/surat-umum/

kemarahan hadirin. Penulisan waktu dalam surat undangan biasanya sebagai berikut:

1. Hari : Senin

2. Tanggal : 17 Maret 2001 3. Waktu : 19:00-21.30 d. Tempat

Keterangan tempat harus ditulis secara rinci, mencakup alamat, nama, gedung, nomor ruang, dan sebagainya. Apabila perlu, dilampirkan pula denahnya. Seperti juga dalam keterangan mengenai waktu, keterangan tempat juga harus di cek penulisannya, jangan sampai keliru. Kekeliruan penulisan alamat bias membuat calon hadirin tersasar.

e. Persyaratan peserta/hadirin

Persyaratan peserta/ hadirin adalah informasi mengenai sesuatu yang harus dilakukan oleh calon hadirin untuk bisa memenuhi undangan dengan baik. Misalnya, ketentuan pakaian, berkas yang harus dibawa, keharusan membawa surat undangan , waktu kehadiran, rekan atau orang lain yang boleh diajak, dan sebagainya. Dalam beberapa surat undangan yang penting, penerima surat undangan diminta untuk memberikan konfirmasi kehadirannya. Konfirmasi kehadiran sangat penting untuk membantu penyelenggara mengatur acaranya. 2. Surat Pemberitahuan

Secara garis besar cara penulisannya adalah sebagai berikut: a. Bagian pembuka

Untuk ‘berita gembira’ atau ‘netral’, sampaikan secara singkat langsung. Untuk berita yang tidak menyenangkan, sampaikan dasar pemberitahuan secara panjang lebar.

b. Bagian tengah

Sampaikan rincian dari pemberitahuan tersebut. Untuk yang tidak menyenangkan, awali alinea tengah dengan rinciannya.

c. Bagian penutup

Sampaikan hal-hal yang perlu diingat atau dilakukan oleh pembaca. Tutup dengan memberi sumber informasi lebih lanjut jika pembaca membutuhkannya.

B. Sistematika Sura

Dilihat dari dasar-dasar penulisan bagian-bagian surat undangan dan surat pemberitahuan tersebut sudah sesuai dengan aturan,yaitu :

1. Kepala Surat a. Surat Undangan

PEMERINTAH KABUPATEN BOGOR DINAS PENDIDIKAN GURU MATA PELAJARAN (MGMP) BAHASA INDONESIA b. Surat Pemberitahuan

KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL UNIVERSITAS JEMBER

FAKULTAS SASTA

PANITIA PEKAN CHAIRIL ANWAR 2011 Alamat: Jalan Kalimantan 37 Kampus Tegalboto

2. Tanggal, bulan, tahun surat,

a. Surat Undangan 27 Oktober 2008 b. Surat Pemberitahuan

7 maret 2011

3. nomor surat,

a. Surat Undangan

4. lampiran,

a. surat undangan Lampiran:

-b. surat pemberitahuan Lampiran: 1 paket 5. hal atau perihal,

a. surat undangan Hal: Undangan b. Surat Pemberitahuan

Hal: Pemberitahuan Kegiatan Pekan Chairil Anwar 2011 6. alamat yang dituju (alamat dalam),

a. surat undangan

Yth.Bpk./Ibu Guru Mata Pelajaran Bahasa Indonesia Di

Tempat

b. surat pemberitahuan Yang Terhormat 7. salam pembuka,

a. surat undangan Dengan Hormat b. Surat pemberitahuan

Yang Terhormat 8. alenia pembuka,

a. surat undangan

Salam sejahtera, semoga Bapak/ Ibu senantiasa dalam curahan rahmat dan nikmat-Nya. Amin.

b. Surat pemberitahuan

Diberitahuakan dengan hormat bahwa dalam rangka Pekan Chairil Anwar ….. 9. isi surat,

a. surat undangan

Menindaklanjuti program MGMP Bahasa Indonesia yang telah kita susun, dengan ini kami mengundang Bapak/ Ibu untuk hadir pada pertemuan MGMP Bahasa Indonesia Kota Bogor pada,

hari, tanggal : Senin, 3 November 2008

pukul : 09.00- selesai

tempat : SMPN 3 No.6 Bogor

agenda : - Penyempurnaan Rencana Pembelajaran

- Sharing Pengalaman dalam Pembelajaran - Persiapan menjelang Ujian Nasional 2009 b. Surat pemberitahuan

Diberitahukan dengan hormat bahwa dalam rangka Pekan Chairil Anwar 2011, Fakultas Sastra Universitas Jember akan menyelenggarakan serangkaian kegiatan yang akan dilaksanakan pada 17-18 Mei 2011 ………

10. alenia penutup a. Surat undangan

Atas pe hatian dan Kehadiran Bapak/Ibu tepat pada waktunya, kami ucapkan terima kasih.

Demikian pemberitahuan dari kami, atas partisipasinya dan Kerja sama Bapak/ Ibu, kami ucapkan terima kasih.

11. salam penutup, a. surat undangan

Ketua Sekretaris

Sri Hartanti, S.Pd Dedi Husnaeni, S.Pd.

NIP. 131 113 642 NIP 480 129 343

b. surat pemberitahuan Mengerahui

Dekan Fakultas Sastra UNEJ Ketua Panitia

Drs. Syamsul Anam, M.A Sunandar, S.S.M.Si.

NIP.195909181988021001 1969101120060400

BAB IV KESIMPULAN

A. Kesimpulan

Surat adalah alat komunikasi tulis yang paling efisien, efektif, ekonomis, dan praktis. Ketepatan dalam penulisan sangatlah penting karena ketepatan adalah syarat yang pertama dan paling utama dalam penulisan surat yang baik, khususnya dalam surat resmi.

Ketepatan penulisan surat dapat dilihat dari segi bentuk dan redaksi penulisan. Melalui analisis ini mudah-mudahan kita dapat lebih memperhatikan ketepatan penulisan surat sehingga dapat menulis surat dengan baik dan tepat.

B. Saran

Mengingat betapa pentingnya analisis ini bagi kita, maka penulis memberikan saran di antaranya:

1. Jangan menganggap remeh terhadap ketepatan penulisan surat, tetapi sedapat mungkin kita harus memperhatikan dan menerapkan ketepatan tersebut dalam setiap penulisan surat sehingga kita dapat lebih mengakui dan memperhatikan keharusan penerapannya.

2. Bagi kita sebagai Mahasiswa Program Pendidikan, biasakanlah menulis surat dengan memperhatikan ketepatannya karena dengan ketepatan tersebut kita dapat memperoleh manfaat yang sangat banyak.

DAFTAR PUSTAKA

Rohmadi M, Nugraheni AS. 2011. Belajar Bahasa Indonesia. Surakarta: Cakrawala media. Horeah EE. 2012. Pembelajaran Menulis Surat Dinas Dengan Group Investigattion.Bandung: STKIP siliwangi

Jatiningsih O.2003.Menulis Surat Dinas.Jakarta: Departemen Pendidikan Nasional

http://renynoviyanti.wordpress.com/2012/08/29/surat-umum/