TA : Implementasi Sistem Kolaborasi Divisi Marketing Dengan Menggunakan Windows Sharepoint Service ( Studi Kasus di Web Developer Group ).

( STUDI KASUS DI WEB DEVELOPER GROUP )

Nama : Tommy Wahyu Ferdianto NIM : 03.41010.0093

Program : S1 (Strata Satu) Jurusan : Sistem Informasi

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA

vi

Web Developer Group adalah salah satu organisasi / perusahaan yang bergerak sebagai system integrator dan training provider di Surabaya. Dalam menjalankan proses bisnisnya seringkali terdapat kendala yang harus dihadapi, seperti proses dokumentasi yang kurang tersusun dengan rapi sehingga membutuhkan banyak waktu hanya untuk mencari sebuah dokumen. Tidak berhenti hanya sampai disitu saja, susahnya melakukan koordinasi dan komunikasi antar anggota ketika harus mengerjakan sebuah proyek karena kendala ruang dan waktu, hingga update informasi yang sering terlambat karena tidak adanya sistem yang baik menjadi salah satu kendala yang sering dihadapi.

Penerapan sistem kolaborasi dengan menggunakan Windows SharePoint Service(WSS) bertujuan untuk membantu komunikasi secara vertikal dan horisontal di setiap lini perusahaan. Sistem ini juga dapat membantu mempermudah proses interaksi antar karyawan.

Berdasarkan hasil uji coba yang telah dilakukan dapat disimpulkan bahwa aplikasi yang dibuat mampu membantu proses komunikasi antara pimpinan, manager dan staf Web Developer Group. Selain mudah digunakan, sistem ini juga dapat diakses dari mana saja, karena merupakan sistem kolaborasi berbasis web, sehingga sistem ini dapat dijadikan pilihan sebagai pelengkap proses kolaborasi dari perangkat yang sudah ada.

ix DAFTAR ISI

Halaman

ABSTRAKSI ... vi

KATA PENGANTAR ... vii

DAFTAR ISI ... ix

DAFTAR TABEL ... xi

DAFTAR GAMBAR ... xii

DAFTAR LAMPIRAN ... xv

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 2

1.3 Pembatasan Masalah ... 2

1.4 Tujuan ... 3

1.5 Sistematika Penulisan ... 4

BAB II LANDASAN TEORI ... 5

2.1 Pengertian Kolaborasi ... 5

2.2 Windows SharePoint Service ... 5

2.3 Internet Information Services ... 9

2.4 Extensible Markup Language ... 10

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ... 12

3.1 Analisis Permasalahan ... 12

3.1.1 Identifikasi Pengguna ... 13

3.1.2 Kebutuhan Fungsional ... 20

x

3.2 Perancangan Sistem ... 22

3.2.1 Desain Conceptual Web Site ... 22

3.2.2 Desain Input Output ... 25

BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI ... 46

4.1 Kebutuhan Sistem ... 46

4.2 Arsitektur Jaringan ... 49

4.3 Implementasi Sistem ... 50

4.3.1 Instalasi SharePoint Server 2007 ... 50

4.3.2 Konfigurasi Windows SharePoint Server 2007 ... 55

4.3.3 Hasil Implementasi Sistem Kolaborasi Web Developer Group ... 59

4.4 Evaluasi dan Uji Coba ... 80

4.4.1 Uji Coba Fitur Dasar Sistem ... 81

4.4.2 Analisa Hasil Uji Coba ... 83

BAB V PENUTUP ... 84

5.1 Kesimpulan ... 84

5.2 Saran ... 84

DAFTAR PUSTAKA ... 85

1 1.1 Latar Belakang Masalah

Web Developer Group adalah salah satu organisasi / perusahaan yang bergerak sebagai system integrator dan training provider di Surabaya. Dalam menjalankan proses bisnisnya, banyak sekali kendala yang harus dihadapi seperti proses dokumentasi yang kurang tersusun dengan rapi sehingga membutuhkan banyak waktu hanya untuk mencari sebuah dokumen, proses berbagi dokumen yang kurang efektif, biaya distribusi informasi dengan pengiriman email yang sangat besar dan seringkali dilakukan dengan print out dokumen tersebut terlebih dahulu, susahnya melakukan koordinasi dan komunikasi antar anggota ketika harus mengerjakan sebuah proyek karena kendala ruang dan waktu serta update

informasi yang sering terlambat karena tidak adanya sistem yang baik menjadi salah satu kendala yang sering dihadapi.

Melihat permasalahan yang dihadapi oleh Web Developer Group tersebut diatas, maka dibutuhkan sebuah aturan dan kolaborasi sistem yang bisa membuat permasalahan tersebut tidak lagi menjadi batasan atau hambatan bagi perusahaan untuk lebih maju dan berkembang. Tentunya teknologi yang dibutuhkan adalah yang efektif dan tepat guna.

Salah satu teknologi yang memungkinkan untuk melakukan proses kolaborasi antar anggota dari sebuah organisasi yang efektif adalah menggunakan Windows Sharepoint Services. Windows Sharepoint Services adalah salah satu produk kolaborasi yang memiliki kemampuan sebagai server yang dapat

membantu meningkatkan efektifitas perusahaan dengan menyediakan content

management yang sangat luas, mempercepat pertukaran proses bisnis serta

memberikan fasilitas pertukaran informasi tanpa ada batasan. Fasilitas yang dimiliki oleh Windows SharePoint Service antara lain : manajemen dokumen, pengaturan jadwal, personal folder dan Blog. Dengan Windows Sharepoint Service user dapat bertukar ide, informasi, ilmu pengetahuan, berkomunikasi, dan berbagi dokumen dengan mudah (Ted Pattison dan Daniel Larson, 2007).

1.2 Perumusan Masalah

Berangkat dari latar belakang masalah maka dirumuskanlah permasalahan tugas akhir ini yaitu, bagaimana menerapkan sebuah sistem kolaborasi yang tepat guna untuk mendukung proses bisnis di Web Developer Group menggunakan Windows Sharepoint Services pada divisi marketing.

1.3 Pembatasan Masalah

Dalam pembuatan tugas akhir ini ruang lingkup permasalahan hanya akan dibatasi pada:

1. Ruang lingkup sistem kolaborasi hanya dibatasi pada proses bisnis antara anggota perusahaan dari divisi marketing secara umum.

2. Pembahasan pada penelitian ini tidak mencakup dalam segi keamanan data dan jaringan yang digunakan.

3. Dokumen yang dapat dibagi dengan pengguna lain hanya mencakup MS Office Suite dan PDF.

1.4 Tujuan

Dengan mengacu pada perumusan masalah maka tujuan yang hendak dicapai dalam penulisan tugas akhir ini adalah menerapkan sistem kolaborasi yang tepat guna untuk mendukung proses bisnis di Web Developer Group menggunakan Windows Sharepoint Services pada divisi marketing.

1.5 Sistematika Penulisan

Penulisan tugas akhir yang berjudul “Rancang Bangun Sistem Kolaborasi Divisi Marketing Dengan Menggunakan windows Sharepoint Service ( Studi kasus di Web Developer Group )” sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini merupakan gambaran umum penulisan yang berisi latar belakang masalah, perumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan, dan keterangan mengenai sistematika penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Bab ini akan menjelaskan teori yang mendukung pokok pembahasan tugas akhir yang meliputi kolaborasi, Windows SharePoint Service, definisi dan konsep Internet Information Service serta WebML.

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Bab ini menjelaskan mengenai perancangan pengambilan data, diagram alir data, struktur database, dan desain input output.

BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI

Bab ini menjelaskan tentang implementasi program, berisi langkah-langkah implementasi perancangan program dan hasil implementasi program, serta analisis terhadap kinerja program tersebut.

BAB V PENUTUP

Bab ini berisi kesimpulan yang menjawab pertanyaan dalam perumusan masalah dan beberapa saran yang bermanfaat dalam pengembangan program di waktu mendatang.

5

2.1 Pengertian Kolaborasi

Kolaborasi bisa didefinisikan sebagai sebuah proses mencapai sebuah

tujuan yang tidak akan mungkin bisa dilakukan secara individual. Termasuk

didalamnya adalah :

1. Bersama – sama membangun dan mengembangkan serta menyatukan

pendapat untuk mencapai tujuan bersama.

2. Membagi tanggung jawab bersama – sama untuk mencapai tujuan.

3. Bekerjasama untuk mencapai tujuan, menggunakan semua semua sumber

termasuk keahlian dan pengalaman dari masing – masing kolaborator.

Kolaborasi menitik beratkan kepada sharing risk dan pertanggungjawaban

kedepan untuk menghindari penyalahgunaan dari yang berwenang. Hal ini akan

meningkatkan kemungkinan bahwa tujuan atau goal dapat dicapai. Dan

bagaimanapun juga halangan terbesar yang dapat mengganggu proses

bekerjasama atau kolaborasi terdapat didalam 3 hal yaitu time , trust and turf.

2.2 Windows SharePoint Service

Saat ini informasi merupakan kebutuhan yang sangat penting dalam

menyelesaikan masalah sehari–hari, mengingat semua kegiatan manusia setiap

hari menuntut untuk dilakukan penyelesaian dengan cepat. Namun demikian, saat

ini kemajuan teknologi telah banyak membantu menyelesaikan permasalahan

manusia di mana informasi mengambil peran yang sangat penting sebagai bahan

informasi yang tepat dan cepat akan sangat membantu para pembuat keputusan

untuk membuat keputusan dengan tepat dan cepat pula sehingga permasalahan

segera dapat diselesaikan.

Gambar 2.1. Diagram Fungsi Windows SharePoint Server 2007.

Office SharePoint Server 2007 adalah berasal dari Windows SharePoint Service

yang bisa kita gunakan untuk membangun berbagai macam solusi, seperti :

1. Collaboration Solution, dimana para pekerja informasi bisa bekerjasama

menggunakan teknologi yang up to date untuk bekerjasama dengan team

dengan tidak memperdulikan lokasi masing – masing.

2. Portal Solution Content, menyediakan akses terhadap informasi yang

relevan ketika pekerja membutuhkannya.

3. Content Management Solution, mempersingkat waktu yang dibutuhkan

untuk menghasilkan informasi dan melindungi informasi tersebut.

4. Search Solution, memperbolehkan pekerja informasi untuk mencari data

5. Form Solution, mendapatkan informasi dengan mempersingkat waktu dan

dengan cara yang effisien

6. Business intelligence Solution, member kuasa para pengambil keputusan

untuk menilai / menaksir informasi dari bisnis sehingga menghasilkan

keputusan yang benar.

Windows Share Point Services ternyata bagus juga digunakan untuk

kepentingan kantor terutama untuk Intranet. Instalasinya tidak susah karena dia

memang sudah ada di Windows Server 2008. ASP.Net nya tinggal instal begitu

juga dengan keperluan lain semua sudah tersedia di Windows Server 2008 .

Aplikasi berbasis web ini cukup menarik dan bisa digunakan untuk berbagai

keperluan, seperti sharing dokumen, membuat pengumuman, agenda atau

kegiatan, dan lain-lain. Fasilitas lainya yang cukup baik adalah tersedianya forun

diskusi dan survery. Untuk forum diskusi tinggal mempublikasikan apa yang akan

didiskusikan dalam forum tersebut, kemudian yang lain tinggal menjawabnya,

sama seperti forum. Apabila menginginkan dibuat fasilits survey, administrator

tinggal setting, cara setingnya sendiri tidak terlalu sulit. Apabila server yang

digunakan sudah menjadi DC, maka Account yang sudah dibuat sudah

terintegrasi, jadi sangat mudah. Sebagai contoh di kantor saya ada beberapa

server, 3 diantaranya menggunakan Windows Server 2008 . Dari ketiga server

tersebut satu server dibuat DC dan 2 saya buat Additional. WSS Server saya instal

di additional server, dan ternyata cukup baik dan tidak ada masalah.

Apabila mau membuat Sub Web juga sangat mudah, karena ketika masuk

ke fasilitas Setting semua sudah tersedia dan tinggal memilih apa yang akan

juga sudah terinstalasi jadi tidak perlu report-report, kalau keperluannya hanya

untuk menjalankan Windows SharePoint Services.

Jika memerlukan bantuan, maka tinggal klik menu Help, semua keperluan

sudah tersedia. Perlu diketahui untuk setup Windows Share Point Services

sebaiknya sebelumnya sudah menginstal komponen IIS lengkap, termasuk .Net

Framework 2.0 atau 3.0. Jika ke depan akan menginstal Office SharePoint Server

2007, maka .Net Framework 3.0 merupakan persyaratan utama, karena jika tidak

Office Share Point Server 2007 tidak bisa dipasang. Namun untuk Windows

Server Point Services 2.0 ini persyaratan sistemnya tidak terlalu berat dengan

Server P4 RAM 512 MB dan menyediakan hard disk minimal 10 Gigabyte.

Semua sistem yang dibangun menggunakan WSS merupakan sistem

yang berdasar pada sistem farm server. Farm server adalah sebuah atau beberapa

komputer server yang bekerja bersama untuk memberikan fungsi–fungsi yang

terdapat pada WSS kepada komputer client. Pengembangan sistem WSS yang

sederhana terdiri dari sebuah server tunggal yang berlaku sebagai web server dan

sql database server secara bersamaan. Gambar arsitektur WSS yang kompleks

seperti contoh pada gambar 1 (Ted Pattison, 2007).

Setiap Server dari Kumpulan Server WSS memiliki sebuah masing–

masing database SQL Server yang merupakan sebuah database konfigurasi.

Database ini mencatat informasi penting mengenai server–server WSS. Sebagai

contoh, database konfigurasi mencatat konfigurasi front-end dari beberapa Web

Server yang berasosiasi dengan WSS sekaligus menyimpan data pengguna

(berupa login atau data credential lainnya) yang telah memiliki ijin administratif

untuk mengakses WSS di tingkatan tertentu pada WSS.

Windows Sharepoint Service dibangun dimulai dari Internet Information

System 6.0 ( IIS 6.0 ). WSS memerlukan IIS website untuk mengatasi HTTP

request yang diterima. Fungsi dari IIS websites adalah sebagai jalan masuk

kepada infrastruktur IIS web server. Windows Sharepoint Service dibangun

dengan menggunakan bahasa pemrograman ASP.Net 2.0 dan database SQL

Server 2008 dimana telah menggunakan model orientasi objek pada model

pengembangannya. Sehingga kita dapat membangun aplikasi lain untuk

ditambahkan pada Windows Sharepoint Service dengan menggunakan kelas –

kelas yang sudah ada pada WSS. Dimana database yang dibuat adalah merupakan

proses generate otomatis, sehinga kita tidak perlu lagi membuat database baru.

2.3 IIS ( Internet Information Services )

IIS ( Internet Information Service ) ini merupakan sebuah HTTP

WebServer yang terdapat dalam windows. Terdapat beberapa jenis IIS, yakni IIS

5 (win XP), IIS6 (win server 2008) serta IIS 7 (windows Vista / 7 dan win server

2008). Pada Windows XP, IIS merupakan komponen windows yang secara

default belum terinstall, sehingga agar dapat menggunakannnya kita perlu

Layanan ini berfungsi sebagai pendukung protokol TCP / IP yang

berjalan dalam lapisan aplikasi ( application layer ). IIS juga menjadi fondasi

plaform internet dan intranet dari Microsoft, yang mencakup Microsoft site server,

Microsoft commercial Internet system dan product back office Microsoft yang

lain.

Internet Information Service telah berevolusi semenjak diperkenalkan

pertama kali pada windows N.T 3.5 hingga IIS versi 6.0 yang terdapat dalam

Windows Server 2008. Versi 5.0 diintegrasikan kedalam windows 2000,

sedangkan untuk IIS versi 5.1 telah diintergrasikan kedalam Windows Xp

profesional. Sedangkan untuk platform sistem operasi terbaru dari Microsoft yaitu

Windows Vista sudah menggunakan IIS versi 7.

2.4 XML ( Extensible Markup Language )

XML mulai dikembangkan oleh XML Working Group pada tahun 1996

dan memiliki penjelasan sebagai berikut XML merupakan bagian dari SGML

(Standart Generalized Markup Language), dikembangkan untuk mendistribusikan

data agar dapat diakses oleh pengguna lain meskipun menggunakan bahasa

pemrograman yang lain dan memiliki platform sistem operasi yang berbeda. XML

memungkinkan sumber daya yang berharga di mana sumber daya ini adalah

semua sumber daya tipe aplikasi atau penyimpanan data yang digunakan oleh

antar organisasi.

XML adalah format dokumen berbasis teks yang digunakan untuk

mengirimkan data dengan mudah dari satu bahasa pemrograman ke pemrograman

yang lain. Dokumen XML harus memiliki struktur dan mengikuti aturan sintaks

berbeda dengan tag HTML yang sudah didefinisikan sebelumnya (predefined),

12 3.1. Analisis Permasalahan

Web Developer Group adalah salah satu sistem integrator yang ada di Surabaya. Sementara saat ini Web Developer Group belum memiliki kantor yang tetap untuk mereka menjalankan proses bisnis. Kebanyakan karyawan yang ada di Web Developer Group adalah freelance employee, terutama untuk para developer softwarenya sedangkan team marketing juga lebih banyak menghabiskan waktunya dilapangan, sehingga terdapat kendala – kendala sebagai berikut :

1. Karena kesibukan dari masing – masing anggota team, proses komunikasi yang terjadi antara masing – masing anggota team di divisi marketing sering terhambat.

2. Manager Marketing harus membuat jadwal jauh sebelumnya hanya untuk update produk baru misalnya.

3. Penggunaan pulsa telepon yang mahal ketika harus berdiskusi mengenai suatu project dimana posisi masing – masing tidak berdekatan.

4. Kolaborasi meeting yang membutuhkan inputan yang lebih banyak dari anggota team terhambat karena susahnya untuk menentukan waktu yang tepat. 5. Tidak adanya dokumentasi yang terstruktur untuk segala permasalahan,

sehingga terkadang harus membahas satu topik permasalahan yang mungkin sebelumnya sudah pernah dibahas.

Dari permasalahan yang terlihat pada bagian identifikasi masalah diatas, maka kami dapat membuat analisa permasalahan dengan cara observasi pada divisi marketing di Web Developer Group. Untuk mendukung dan melengkapi permasalahan yang terjadi maka diperlukan sebuah sistem kolaborasi yang bisa diakses oleh semua anggota divisi marketing tanpa dibatasi ruang dan waktu. 3.1.1 Identifikasi Pengguna

Terdapat 3 (tiga) klasifikasi pengguna, dimana hanya ke 3 (tiga) pengguna tersebut yang dapat menjalankan aplikasi ini, yaitu : Pimpinan Perusahaan, Kepala Divisi Marketing / Marketing Manager serta para Account Manager. Masing – masing group mempunyai aktivitas serta hak akses yang berbeda sesuai dengan groupnya. Dimana ada peran administrator yang akan mengatur dan memonitor jalannya aplikasi. Untuk melihat peran dari masing – masing group bisa dilihat pada diagram use case dibawah.

Gambar 3.1 Hak akses Sales & Marketing Manager Sales Marketing Manager memiliki hak sebagai berikut :

Account Manager

Menginput data customer Melihat informasi

target dan data pribadi

Melihat jadwal meeting

Melakukan updates pipeline project Melakukan diskusi

dengan Ka Div Marketing Melakukan diskusi

online bersama team member

Membagi informasi seperti BOM ( Bill of

material ) Melihat informasi produk _«uses» «uses» «uses» «uses» «uses» «uses» «uses» «uses» 2. Membuat jadwal meeting dengan para account manager 3. Melihat daftar pipeline project yang sedang berjalan

4. Memantau aktivitas masing – masing account manager dari report yang dikirimkan.

5. Membuat pengumuman terkait adanya update produk, training dll. 6. Melihat pengumuman dari pimpinan perusahaan

7. Melakukan diskusi online dengan account manager dan pimpinan perusahaan. 8. Melakukan upload, download dan edit dokumen

Gambar 3.2 Hak akses Account Manager

Hak akses yang dimiliki oleh account manager adalah sebagai berikut : 1. Melakukan diskusi online bersama team member

2. Melakukan diskusi online dengan kepala divisi marketing. 3. Melihat jadwal meeting yang dibuat oleh kepala divisi marketing. 4. Melakukan input data pelanggan.

5. Melakukan updates terhadap pipeline proyek yang ada.

6. Membagi informasi mengenai proyek yang sedang berjalan seperti perubahan BOM ( Bill Of Material ).

7. Melihat informasi produk

8. Melihat masing – masing target dan data diri.

Gambar 3.3 Hak akses Pimpinan Perusahaan

Hak akses yang dimiliki oleh pimpinan perusahaan adalah sebagai berikut : 1. Melakukan diskusi online bersama account manager

2. Melakukan diskusi online dengan kepala divisi marketing. 3. Melihat laporan pipeline proyek.

5. Melakukan updates informasi apabila ada.

6. Melihat performance dari masing2 account manager 7. Melihat jadwal aktivitas anggota.

8. Membuat jadwal meeting.

Gambar 3.4 Hak akses Administrator

Hak akses yang dimiliki oleh administrator adalah sebagai berikut : 1. Memanajemen dokumen.

2. Memanajemen pengaturan jadwal meeting 3. Memanajemen pembuatan pengumuman 4. Memanajemen upload & download dokumen

5. Membuat dan mengatur hak akses dari masing – masing user. 6. Memanajemen website content

7. Memanajemen data karyawan

User

Pimpinan Perusahaan

Sales & Marketing Manager

Account Manager

Training Department Manager Administrator

9. Memanajemen diskusi online antara account manager, kepala divisi marketing dan pimpinan perusahaan.

Hak akses yang dimiliki oleh masing - masing group menentukan content / isi yang bisa diakses oleh masing – masing group tersebut. Sebagai contoh, untuk diposisi sebagai account manager dia tidak akan bisa melihat performance dari semua anggota team melainkan hanya bisa melihat apa yang menjadi performance dia sendiri. Diantara beberapa hak akses yang dimiliki oleh masing – masing group terdapat beberapa content yang memang bisa sama - sama diakses tanpa melihat group masing – masing, seperti informasi / pengumuman dari perusahaan, kalender / jadwal acara perusahaan selama bulan berjalan serta diskusi online yang dapat digunakan oleh seluruh karyawan perusahaan untuk memberikan update baik infomasi dari internal ataupun eksternal. Pencapaian dari target yang telah diberikan oleh perusahaan. Sehingga akan mempermudah semua anggota / karyawan perusahaan untuk mendapatkan informasi mengenai keadaan perusahaan.

Di divisi marketing di Web Developer Group, semuanya member membutuhkan informasi yang selalu up to date demi ketepatan jadwal yang sudah dibuat bersama. memudahkan mengatur jadwal, syncronisasi proyek yang sedang dikerjakan serta untuk mendapatkan informasi produk yang cepat sekali perubahannya. Sedangkan hak akses yang diberikan sesuai dengan kepentingan masing–masing grup.

Arsitektur aplikasi Sistem Kolaborasi pada divisi marketing ini dapat dilihat pada Gambar 3.6 hingga 3.8. Pada gambar 3.6 jelas terlihat hirarki organisasi yang terdapat di Web Developer Group. Pimpinan perusahaan memiliki 4 (empat) orang manager. Dan masing – masing manager memiliki anggota sendiri – sendiri. Secara garis besar pada masing – masing tingkatan organisasi, memiliki persamaan. Dimana aktifitas yang dilakukan mencakup diskusi online, sharing document, pengumuman dan reporting. Meskipun didalam aplikasi memiliki bentuk yang berbeda – beda.

Account Manager

Sales & Marketing Department

Sales & Marketing Manager

Account Manager

Diskusi online

Pengumuman

Account Manager

Dokumen sharing Target dan Pencapaian

Dokumen sharing

Gambar 3.7 Arsitektur Sistem Kolaborasi di Departemen Sales & Marketing

Departemen Sales & Marketing dipimpin oleh seorang Sales & Marketing Manager. Anggota di departemen sales & maketing adalah para account manager. Dimana interaksi antara sales & marketing manager dengan para accout manager bisa melalui diskusi online. Informasi mengenai target dan pencapaian masing – masing juga bisa dilihat memalui sistem ini. Dimana sales & marketing manager agar membuatkan dokumen yang berisi informasi mengenai besaran target dari masing – masing account manager serta pencapain yang sudah berhasil didapatkan hingga pada saat yang telah ditentukan sebelumnya. Adanya fasilitas untuk sharing dokumen antara sesama anggota departemen Sales & Marketing

juga memudahkan dalam pengerjaan proyek yang harus dikerjakan secara bersama – sama.

Gambar 3.8 Arsitektur Sistem kolaborasi Training Departemen

3.1.2 Kebutuhan Fungsional

Kebutuhan fungsional yang didapatkan melalui sistem kolaborasi yang akan diimplementasikan untuk divisi marketing khususnya menggunakan Windows Sharepoint Server adalah :

1. Sistem dapat menampilkan informasi atau pengumuman seputar kegiatan dan informasi umum perusahaan. Dapat disertakan juga apabila ada file / dokumen yang ingin disertakan didalam pengumuman tersebut.

2. Sistem dapat menampilkan seluruh agenda kegiatan perusahaan yang ditampilkan melalui calendar.

3. Sistem dapat digunakan untuk melakukan diskusi online antara seluruh anggota atau karyawan perusahaan. Dapat juga menyertakan dokumen, file gambar apabila ingin disertakan.

4. Sistem dapat digunakan sebagai tempat untuk menempatkan dokumen yang secara fungsi bisa digunakan secara bersama – sama. Dimana dokumen yang telah tersimpan dapat dilakukan proses editing oleh semua anggota team yang bersangkutan.

5. Sistem dapat menampilkan besar target dan pencapain dari masing – masing account manager

6. Sistem dapat menampilkan informasi data karyawan

7. Sistem dapat menampilkan data aktivitas dari para karyawan terutama account manager yang digunakan sales & marketing manager untuk memantau progress dari masing – masing account manager.

8. Sistem dapat digunakan untuk memberikan komentar terhadap topik diskusi yang sudah diupload sebelumnya.

9. Sistem dapat digunakan untuk meletakkan link / url yang mungkin bisa berguna. Baik dari link yang berasal dari internal maupun eksternal perusahaan. 3.1.3 Kebutuhan Non Fungsional

Kebutuhan non fungsional yang didapatkan dari sistem kolaborasi ini adalah :

1. Sistem kolaborasi ini sangat mudah digunakan karena menggunakan user interface yang user friendly.

2. Kebutuhan akan koneksi jaringan yang bergantung kepada spesifikasi computer dan internet.

3. Sistem kolaborasi ini sangat mudah untuk dikontrol dan dimanajemen, bahkan untuk pengguna yang masih awam terhadap bahasa pemrograman sekalipun. 3.2Perancangan Sistem

3.2.1 Desain Conceptual Web Site

Gambar 3.9 Conceptual Halaman Utama

Melalui desain conceptual pada gambar 3.9 dapat dilihat pada halaman utama sistem kolaborasi ini terdapat 4 ( empat ) menu utama yaitu :

1. Document Center

Pada halaman document center terdapat beberapa menu seperti Shared document, picture Center, task list dan member discussion. Selain itu terdapat beberapa sub menu didalamnya seperti company event.

2. Report Center

Gambar 3.11 Halaman Conceptual Report Center

3. Sales & Marketing Department

Halaman Sales & Marketing Department difokuskan hanya untuk karyawan member dari Sales & Marketing Department saja. Sehingga untuk karyawan dari department lain tidak serta merta bisa mengakses kedalam site ini kecuali yang memang diberikan hak akses. Conceptual yang lebih jelas bisa pada gambar 3.12 dibawah ini.

Didalam site Sales & Marketing Department terdapat beberapa sub site seperti :

1. Document 2. Pictures Center 3. List of Task

4. Member Discussion 5. Activity Report 6. Business Performance

Gambar 3.12 Halaman Conceptual Sales & Marketing Dept.

4. Training Department

Halaman Training Department hanya diperuntukkan hanya untuk member dari training department saja, kecuali oleh member lain yang juga diberikan hak akses untuk masuk ke dalam site tersebut. Lebih detail mengenai conceptual dari halaman training department bisa dilihat pada gambar 3.13.

Gambar 3.13 Halaman Conceptual Training Department

Masing – masing site pada sistem kolaborasi ini memiliki hak akses yang berbeda – beda, yang hanya bisa diakses oleh orang – orang yang mempunyai kepentingan saja.

3.2.2Desain Input Output A. Halaman Login

Terdapat satu buah combo box untuk user name, satu password area untuk password, dan satu check box remember me untuk mengingat user nama dan password user. Data user name dan password ini akan menentukan grup dari user beserta hak akses pada sistem. Pada saat kita akan melakukan login kedalam sistem Windows SharePoint Server ini kita bisa melakukan login secara otomatis melalui Windows Server yang menjadi platformnya. Sehingga pada saat kita login ke dalam Windows Server sebagai seorang administrator akan secara otomatis masuk sebagai admin di Windows SharePoint Server.

Diskusi Kalender Pengumuman

Sub Site Sales & Marketing

Department Training Department

Welcome Spech Kalender

Pengumuman Https://www.webdevelopergroup.com Search Https://www.detik.com Dokumen sharing Training Department Sales & Marketing Department

Home Document Center Report

Company Performance Indicator

Gambar 3.14 Halaman Login

B. Halaman utama / home

Menu atas yang terdiri dari link kehalaman home, sales & marketing department dan trainng department. Quick launch disisi sebelah kiri untuk navigasi halaman untuk menampilkan halaman diskusi online, halaman pengumuman serta sub site untuk menuju kehalaman sales & marketing department dan trainng department. Sebuah link untuk menampilkan kalender yang bisa digunakan untuk melihat kegiatan perusahan yang sedang atau akan berlangsung.

C. Halaman Pengumuman

Secara umum, quick launch tidak banyak berubah dari halaman utama. Di halaman pengumuman kita bisa membuat sebuah pengumuman yang digunakan untuk memberikan informasi kepada seluruh anggota karyawan. Di menu pengumuman terdapat tiga tab yaitu new, action dan setting. Tidak hanya membuat pengumuman biasa tetapi kita juga bisa memperindah tampilan dengan memberikan bentuk, ukuran dan warna huruf yang beraneka rupa.

Terdiri dari menu atas dan quick launch untuk navigasi halaman, sebuah combo box, sebuah text box untuk melakukan pencarian data pada sistem dan list yang menampilkan pengumuman secara index, dan drop down menu new, action dan setting. Masing–masing dari drop down menu tersebut berisi menu seperti berikut:

1. Menu New digunakan untuk membuat pengumuman baru. 2. Menu Action

a. Menu Edit in Datasheet digunakan untuk mengedit data pengumuman dengan menggunakan model kolom pada Microsoft Excel.

b. Connect to Outlook digunakan untuk syncronisasi data yang ada dengan contact yang ada di MS Outlook.

c. Menu Export to Spreadsheet untuk melakukan ekspor data pengumuman ke dalam bentuk file Excel.

d. Menu Open with Access untuk membuka data pengumuman dengan menggunakan Microsoft Access.

e. Menu Alert Me untuk melakukan pengiriman notifikasi email dari sistem apabila ada pengumuman yang diubah.

3. Menu Setting (menu ini hanya akan ada apabila kita melakukan login sebagai grup admin).

a. Create Column untuk melakukan penambahan kolom sebagai tambahan informasi pada pengumuman.

b. Create view untuk membuat view guna menampilkan tambahan informasi pada pengumuman.

c. List Setting untuk melakukan pengaturan pada halaman pengumuman. Seperti contoh, pengaturan hak akses.

Bentuk dari halaman pengumuman dapat dilihat pada gambar 3.17.

Gambar 3.16 Halaman Pengumuman

D. Halaman untuk Membuat Pengumuman Baru.

Terdiri dari menu atas untuk navigasi halaman, sebuah combo box, sebuah text box untuk melakukan pencarian data pada sistem, link untuk melakukan

attach file, sebuah text box judul pengumuman, sebuah text area isi pengumuman, sebuah text box tanggal deadline pengumuman, tombol ok untuk menyimpan pengumuman dan cancel untuk membatalkan membuat pengumuman seperti pada gambar 3.12.

Pada gambar 3.12, bisa dilihat sebuah halaman baru yang akan muncul pada saat kita menekan tombol New dimana yang dimaksud adalah jika kita ingin membuat sebuah pengumuman baru. Kita bisa juga memberikan tenggang waktu atau masa berlaku untuk pengumuman tersebut.

Gambar 3.17 Halaman Pengumuman Baru

E. Halaman Kalendar

Hampir sama dengan halaman pengumuman, hanya saja isi utama dari halaman ini adalah adanya calendar yang kita bisa masukan kedalamnya mengenai agenda / kegiatan kita kedepannya. Selain bisa untuk membuat jadwal

baru, di halaman ini juga disediakan apabila kita ingin melakukan edit terhadap jadwal yang sudah pernah dibikin. Kita bisa melihat berdasarkan hitungan hari, minggu maupun agenda untuk satu bulan kedepan.

Gambar 3.18 Halaman Kalendar

Hampir sama dengan halaman pengumuman, hanya saja isi utama dari halaman ini adalah adanya calendar yang kita bisa masukan kedalamnya mengenai agenda / kegiatan kita kedepannya. Selain bisa untuk membuat jadwal baru, di halaman ini juga disediakan apabila kita ingin melakukan edit terhadap jadwal yang sudah pernah dibikin. Kita bisa melihat berdasarkan hitungan hari, minggu maupun agenda untuk satu bulan kedepan.

F. Halaman Dokumen

Pada halaman dokumen, tampilan dasar dari site masih tetap sama dengan halaman utama / home. Seperti quick launch yang berada di sisi kiri dan menu tab di bag atas. Di site ini dokumen yang sudah pernah di upload akan muncul

informasinya. Kapan dokumen itu diupload baik dari jam, hari dan bulan, atau juga apakah dokumen tersebut sudah dimodifikasi. Karena dokumen yang ada di halaman menu utama ini adalah dokumen yang seharusnya sudah pasti dan tidak perlu dirubah lagi, maka tidak semua karyawan dapat melakukan pengeditan terhadap dokumen tersebut.

Gambar 3.19 Halaman Dokumen

Terdiri dari menu atas dan quick launch untuk navigasi halaman, sebuah combo box, sebuah text box untuk melakukan pencarian data pada sistem dan list yang menampilkan daftar dokumen secara index, dan drop down menu new, upload, action dan setting. Masing–masing dari drop down menu tersebut berisi menu seperti berikut :

1. Menu New

a. New Document digunakan untuk membuat dokumen Microsoft Word baru. b. New Folder digunakan untuk membuat folder dokumen baru.

a. Upload Document digunakan untuk melakukan upload dokumen ke dalam sistem kolaborasi pembelajaran.

b. Upload Multiple Documents yang digunakan untuk melakukan upload dokumen lebih dari satu.

3. Menu Action

a. Edit in Datasheet digunakan untuk melakukan edit data informasi dokumen dengan format kolom Microsoft Access.

b. Open with Windows Explorer digunakan untuk menjelajah dokumen dengan menggunakan Windows Explorer.

c. Connect to Outlook digunakan untuk sinkronisasi data dokumen dengan Microsoft Outlook.

d. Export to Spreadsheet digunakan untuk mengtransfer informasi data dokumen ke dalam format Microsoft Excel.

e. Alert Me digunakan untuk mengirimkan email notifikasi dari sistem kepada user apabila terjadi perubahan pada dokumen.

4.Menu Setting (menu ini hanya akan ada apabila kita melakukan login sebagai grup admin).

a. Create Column untuk melakukan penambahan kolom sebagai tambahan informasi pada data dokumen.

b. Create view untuk membuat view guna menampilkan tambahan informasi pada dokumen.

c. List Setting untuk melakukan pengaturan pada halaman dokumen. Seperti contoh, adalah mengenai pengaturan hak akses.

Pada halaman dokumen pada saat ini kita akan memilih akan melakukan upload dokumen yang baru, maka secara otomatis akan membuka halaman baru seperti yang terlihat dibawah ini :

Gambar 3.20 Halaman Upload Dokumen

G. Halaman Diskusi Online

Terdiri dari menu atas dan quick launch untuk navigasi halaman, sebuah combo box, sebuah text box untuk melakukan pencarian data pada sistem dan list yang menampilkan topik diskusi secara index, dan drop down menu new, action dan setting. Masing–masing dari drop down menu tersebut berisi menu seperti berikut :

1. Menu New digunakan untuk membuat topik baru. 2. Menu Action

a. Menu Connect to Outlook untuk melakukan sinkronisasi data diskusi dengan Microsoft Outlook.

b. Menu Export to Spreadsheet untuk melakukan ekspor data diskusi ke dalam bentuk file Excel.

c. Menu Open with Access untuk membuka data diskusi dengan menggunakan Microsoft Access.

d. Menu Alert Me untuk melakukan pengiriman notifikasi email dari sistem apabila ada data topik diskusi yang diubah.

3. Menu Setting (menu ini hanya akan ada apabila kita melakukan login sebagai grup admin).

a. Create Column untuk melakukan penambahan kolom sebagai tambahan informasi pada diskusi.

b. Create view untuk membuat view guna menampilkan tambahan informasi pada diskusi.

c. List Setting untuk melakukan pengaturan pada halaman diskusi diskusi online. Seperti contoh, mengenai pengaturan hak akses.

Didalam halaman diskusi online ini, semua member dari Web Developer Group dapat berperan serta secara aktif untuk membuat topik baru ataupun memberikan komentar mengenai topik – topik yang sudah ada sebelumnya, tergantung hak akses yang diberikan pada member tersebut. Bentuk dari halaman diskusi wali murid dapat dilihat pada gambar 3.16.

Gambar 3.21 Halaman Diskusi Online

Untuk membuat topik diskusi online yang baru. Kita tinggal menekan tombol new, dimana akan muncul halaman baru seperti dibawah ini :

Gambar 3.22 Halaman New Diskusi Online

Pada kolom subject, kita tinggal menginputkan judul dari topik yang akan kita buat. Kemudian setelah selesai dengan memberikan judul untuk topik yang

akan kita buat, kita melanjutkan dengan memberikan informasi tambahan untuk memperjelas topik yang telah kita buat. Selain itu kita juga bisa menambahkan dokumen lain pada saat kita melakukan upload diskusi online dengan menggunakan fitur attach file seperti pada gambar 3.17.

H. Halaman Report Center

Halaman Report Center merupakan satu halaman yang menampung semua kesimpulan dari performance dari masing – masing divisi, aktivitas – activitas yang telah dilakukan oleh perusahaan melalui report calendar dan picture report yang berisi mengenai foto dokumentasi dari setiap kegiatan atau event yang sudah dilaksanakan. Halaman report center bisa dilihat pada gambar 3.18 seperti dibawah ini :

I. Halaman Sales & Marketing Department

Didalam halaman sales & marketing department berisi mengenai semua hal yang terkait dengan proses di department sales & marketing. Mulai dari siapa saja anggota dari department sales & maketing, achievement dari keseluruhan department sales & marketing, melihat, mengedit dan menambahkan aktivitas yang sedang dan akan dilakukan kedepannya. Serta semua dokumen yang dibutuhkan dan memiliki relevansi terhadap kegiatan bisnis di department sales & marketing di Web Developer Group. Kita dapat melihat halaman utama department sales & marketing pada gambar 3.19

Pada halaman utama link utama masih tetap sama seperti dengan yang ada disetiap halaman dalam sitem kolaborasi ini. Terdapat menu home, document center, report, sales & marketing department dan training department. Selain itu terdapat menu quick launch yang didalamnya terdapat beberapa link – link yang terhubung kedalam beberapa halaman seperti halaman dokumen dan pengumuman.

Didalam halaman sales & marketing juga terdapat link yang tertaut menuju dengan halaman yang memuat informasi mengenai database customer. Informasi yang bisa dapatkan didalam halaman utama sales & marketing manager adalah sebagai berikut :

1. Dokumen Center, berisi mengenai semua support dokumen yang memiliki relevansi terhadapa proses di departemen sales and marketing.

a. Promo, untuk semua informasi promo baik promo yang dikeluarkan oleh internal perusahaan ataukah dari eksternal party.

b. Template penawaran, berisi supporting dokumen yang dapat digunakan sebagai acuan untuk masing – masing account manager apabila akan memberikan penawaran kepada customernya masing – masing. Untuk mengurangi kesalahan dan kekeliruan yang mungkin akan muncul dikemudian hari. Dimana hanya dikarenakan penulisan dokumen yang kurang benar.

c. Marketing planning, adalah tempat dimana para account manager menempatkan mengenai planning event untuk customernya masing – masing. Dilihat dari result dan return of investment yang dihasilkan pada setiap kegiatan yang akan dilakukan ataupun telah selesai dilaksanakan. 2. List, untuk menampung list infomasi mengenai supporting data yang dapat

digunakan semua anggota sales & marketing department. Sebagai contoh adalah database customer.

Pada site database customer terdapat beberapa fungsi – fungsi sebagai berikut: 1. Menu New digunakan untuk membuat pengumuman baru.

a. Menu Edit in Datasheet digunakan untuk mengedit data pengumuman dengan menggunakan model kolom pada Microsoft Excel.

b. Connect to Outlook digunakan untuk syncronisasi data yang ada dengan contact yang ada di MS Outlook.

c. Menu Export to Spreadsheet untuk melakukan ekspor data pengumuman ke dalam bentuk file Excel.

d. Menu Open with Access untuk membuka data pengumuman dengan menggunakan Microsoft Access.

e. Menu Alert Me untuk melakukan pengiriman notifikasi email dari sistem apabila ada pengumuman yang diubah.

3. Menu Setting (menu ini hanya akan ada apabila kita melakukan login sebagai grup admin).

a. Create Column untuk melakukan penambahan kolom sebagai tambahan informasi pada pengumuman.

b. Create view untuk membuat view guna menampilkan tambahan informasi pada pengumuman.

c. List Setting untuk melakukan pengaturan pada halaman database customer. Seperti contoh, pengaturan hak akses.

Pada halaman database customer kita bisa melakukan custom field – field database yang ingin ditampilkan. Dalama hal ini seperti pada gambar 3.20 bisa dilihat field – field kolom isian berisi standar informasi yang biasa digunakan untuk pengisian data customer seperti company name, address, telp, contact person dan email.

Gambar 3.25 Halaman Database Customer

3. Team discussion, kita bisa melakukan diskusi dua arah dengan seluruh anggota team di department sales & marketing untuk membahas mengenai issue – issue yang muncul, problem yang sedang terjadi, dll.

1. Menu New digunakan untuk membuat topik baru. 2. Menu Action

a. Menu Connect to Outlook untuk melakukan sinkronisasi data diskusi dengan Microsoft Outlook.

b. Menu Export to Spreadsheet untuk melakukan ekspor data diskusi ke dalam bentuk file Excel.

c. Menu Open with Access untuk membuka data diskusi dengan menggunakan Microsoft Access.

d. Menu Alert Me untuk melakukan pengiriman notifikasi email dari sistem apabila ada data topik diskusi yang diubah.

3. Menu Setting (menu ini hanya akan ada apabila kita melakukan login sebagai grup admin).

a. Create Column untuk melakukan penambahan kolom sebagai tambahan informasi pada diskusi.

b. Create view untuk membuat view guna menampilkan tambahan informasi pada diskusi.

c. List Setting untuk melakukan pengaturan pada halaman diskusi diskusi online. Seperti contoh, mengenai pengaturan hak akses.

4. Sites, terdapat beberapa subsites yang bertaut kedalam halaman lain diantaranya adalah :

a. Accunt manager aktivitas, didalamnya terdapat beberapa subsites yang yang saling bertautan dimana dapat memantau aktivitas para account manager. Didalam site ini, account managerdapat membuat aktivitas yang

akan dilakukan, menyusun proposal hingga melaporkan kegiatan yang telah dilaksanakan

Gambar 3.27 Halaman site Aktivitas Account Manager

Ada beberapa aktivitas yang bisa dilakukan melalui site Aktivitas Account Manager, diantaranya adalah :

1. Membuat sebuah activity plan.

2. Membuat sebuah proposal yang dari activity yang akan dibuat. 3. Membuat laporan mengenai activity yang telah dikerjakan 4. Mengupload foto – foto kegiatan yang telah dikerjakan.

b. Business Performance, dihalaman ini semua anggota sales & marketing department bisa melihat mengenai performance dari masing – masing account manager dan performance dari department sales & marketing.

Gambar 3.28 Halaman Business Performance

Performance Indicator merupakan halaman / site yang menampilkan mengenai performance dari masing account manager, baik performance dari sisi pencapaian target. Dan juga penilaian berdasarkan inputan yang diberikan oleh customer melalui survey. Gambar halaman Performance Indicator bisa dilihat pada gambar dibawah ini :

5. Person & Groups, pada halaman person and groups kita bisa melihat semua anggota dari semua department, tetapi hanya untuk anggota yang memiliki hak akses untuk merubah user permittion yang dimiliki oleh masing – masing anggota yang bisa mengakses lebih jauh ke dalam sites tersebut. Selain itu, untuk user yang memiliki akses dia juga bisa membuat sebuah group member. Dimana masing – masing group member bisa diberikan hak yang berbeda –beda antara satu sama lain.

1. Menu New digunakan untuk menambah jumlah member atau untuk menambah group baru dari yang sudah ada.

2. Menu Action

a. Email user digunakan untuk mengirim email atau notification terhadap user yang telah dipilih.

b. Call / Message selected user digunakan untuk memanggil user yang telah dipilih.

c. Remove user from the group digunakan untuk menghapus user yang telah dipilih dari group tempat user tersebut tergabung.

3. Menu Setting

a. Group Setting digunakan sebagai pusat pengaturan dari masing – masing group. Seperti nama group dan permission level group tersebut.

b. View Group Permittion digunakan untuk melihat permittion level yang ada.

c. Edit group quick launch digunakan sebagai cara cepat untuk mengubah permittion level dari masing – masing group.

Training Department Sales & Marketing Department

Home Document Center Report

Group

Sales & Marketing Department member

Job Title Name

Picture

Sales & Marketing Department Owner Sales & Marketing Department Visitors

Ragil Pribadi

Edward Hariono

Sales & Marketing Manager

Account Manager Quick lauch

New | Action | Setting

d. Menu Setup Groups for this site digunakan sebagai pusat pengaturan untuk memberikan hak akses terhadap masing – masing group member.

46 4.1Kebutuhan Sistem

Sebelum meng-install dan mengkonfigurasi SharePoint Server 2007,

pastikan terlebih dahulu server memiliki perangkat keras dan lunak yang

direkomendasikan. Untuk sebuah server farm kecil, user akan membutuhkan

paling tidak sebuah server yang melakukan seluruh SharePoint roles dan sebuah

server lain yang bekerja sebagai sebuah database server. Komputer server

tersebut harus memenuhi kebutuhan sebagai berikut:

1. Web server dan application server komputer dengan dual-processor yang

memiliki processor clock speeds minimal sebesar 2.5 gigahertz (GHz) dan

RAM minimal 2 gigabytes (GB).

2. Database server Komputer dengan dual-processor yang memiliki processor

clock speeds minimal 2.0 GHz dan RAM minimal 2 GB.

Pengalaman di lapangan menunjukan bahwa hampir semua orang saat ini membeli perangkat keras dengan RAM minimal 4 GB. Jumlah ini merupakan

jumlah yang lebih disarankan dan harus dianggap sebagai best practice pada

semua lingkungan kecuali lingkungan paling kecil.

Untuk kebutuhan perangkat lunak yang digunakan untuk development Sistem Kolaborasi ini ada 3 hal komponen utama yang harus dipersiapkan, yaitu :

1. Web/Application Server Server yang menjadi host dari komponen-komponen

SharePoint harus memiliki spesifikasi perangkat lunak minimum sebagai berikut:

a. Microsoft Windows Server 2003 (Standard, Enterprise, Datacenter, atau Web Edition) dengan Service Pack 1 (SP1).

b. Microsoft .NET Framework 3.0, yang termasuk Microsoft Windows

Workflow Foundation

c. Microsoft Internet Information Services (IIS) dalam IIS 6.0 worker

process isolation mode, dengan Microsoft ASP.NET 2.0 yang diaktifkan. IIS 6.0 merupakan mode yang tepat kecuali Web Server tersebut akan

diupgrade dari Windows 2000 ke Windows Server 2003. Web server

yang di-upgrade secara default menggunakan mode IIS 5.0 dan perlu

diubah ke dalam mode IIS 6.0.

d. NTFS file system.

2. Database Server. SharePoint memerlukan basis data SQL dan lebih baik

menggunakan Windows Authentication. SharePoint tidaklah sensitif atau bergantung pada perangkat keras, sehingga konfigurasi perangkat keras, lokasi

fisik dari SQL server, dan lokasi dari basis data—seperti sebuah storage area

network (SAN)—tidak akan menjadi masalah bagi SharePoint selama SharePoint dapat berkomunikasi secara efisien dengan basis data yang digunakan. SharePoint tidak akan dapat mendeteksi basis data yang bukan

merupakan basis data SharePoint yang mungkin terdapat pada SQL server

tersebut. Apabila terdapat beberapa instans SQL, identifikasi instans yang digunakan untuk SharePoint sebagai bagian dari pengidentifikasian SQL server yang digunakan. Oleh karena itu, karakteristik dari konfigurasi SQL Server bersifat fleksibel, termasuk hal-hal berikut:

a. Sistem operasi apapun yang mendukung penggunaan Microsoft SQL Server 2000 atau 2005.

b. Microsoft SQL Server 2005 atau Microsoft SQL Server 2000 dengan

Service Pack 3 (SP3) atau versi setelahnya.

c. Database server tersebut tidak perlu dedicated terhadap SharePoint.

d. Database server tersebut dapat, namun tidak harus, berupa sebuah SQL

cluster.

3. Active Directory. Perencanaan merupakan hal yang sangat penting dalam

setiap tahap pengimplementasian SharePoint. Sebuah bagian yang krusial dalam menyiapkan instalasi SharePoint Server 2007 adalah merencanakan

berbagai Active Directory accounts yang akan diperlukan pada saat

melakukan implementasi dan bukan hanya pada saat proses instalasi saja. Waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proses ini akan terbayar di saat

nanti dengan tidak perlu lagi memodifikasi accountsyang telah dibuat.

4. Application Software untuk membuka dokumen yang telah tersimpan kedalam

SharePoint Server seperto Microsoft Office 2007, Acrobat Reader serta picture viewer.

4.2 Arsitektur Jaringan

Sub bab ini akan membahas tentang arsitektur jaringan dari Sistem Kolaborasi Pembelajaran. Sistem ini akan menggunakan arsitektur jaringan single server, yang dapat dilihat seperti gambar 4.1.

Karena performa server dan jaringan sangat mempengaruhi performa dari aplikasi, maka dibutuhkan spesifikasi hardware untuk server yang sangat baik. Pada arsitektur single server ini router diantara jaringan intranet dan internet

berperan sebagai firewall, yang dapat menyaring incoming dan outgoing request (Stefano Ceri, 2003). Dengan menggunakan arsitektur ini, maintenance tingkat keamanan server maupun firewall juga harus dilakukan secara rutin. Karena apabila adanya serangan dari luar yang dapat menembus firewall dan web server, serangan itu akan dapat mengakses data base aplikasi secara langsung dikarenakan semua proses dilakukan di satu server.

Gambar 4.1 Arsitektur Jaringan Sistem Kolaborasi di Web Developer Group

Seperti gambar 4.1, sistem ini akan dapat diakses melalui jaringan intranet maupun internet. Dengan melihat desain arsitektur pada gambar 4.1, arsitektur jaringan ini sangat mudah untuk diterapkan karena hanya menggunakan single

server. Sehingga berimbas kepada mudahnya maintenance jaringan dan sedikitnya biaya maintenance dibanding apabila menggunakan arsitektur jaringan multi server. Tetapi disisi lain, arsitektur ini mempunyai beberapa kelemahan. Kemampuan server yang terbatas, dikarenakan hanya ada satu server yang menangani beberapa request access sekaligus merupakan satu kelemahan dari arsitektur jaringan ini

4.3 Implementasi Sistem

4.3.1 Instalasi SharePoint Server 2007

Proses instalasi mencakup proses-proses berikut yang dapat diselesaikan oleh orang atau roles yang berbeda pada lingkungan produksi:

1. Proses instalasi

2. Menjalankan Configuration Wizard

3. Memberikan services

4. Menciptakan corporate intranet portal

A. Menjalankan Prosedur Instalasi

Untuk memulai proses instalasi SharePoint Server 2007 User, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Log in ke komputer User menggunakan installation account yang telah

dibuat sebelumnya.

2. Mulai program setup dari SharePoint Server dari source files User, yang

berlokasi pada sebuah jaringan atau CD.

3. Masukan product key User pada halaman Enter Product Key. Perhatikan

bahwa pada Gambar 4.2 halaman tersebut mengkonfirmasi key yang benar sebelum memperbolehkan User untuk melanjutkan instalasi.

Gambar 4.2 Halaman Enter Product Key

4. Terima end-user license agreement (EULA) pada halaman End-User

License Agreement.

5. Selanjutnya User harus memutuskan tipe instalasi mana yang dibutuhkan

untuk sistem User (Lihat Gambar 4.3) Pilihan User akan menentukan jumlah halaman konfigurasi yang akan User lihat selama instalasi, juga proses dan hasil instalasi itu sendiri.

6. Pilihan Basic atau single-server akan meng-install produk pada sebuah

server tanpa kemungkinan untuk menambah servers lain di kemudian hari ataupun untuk membangun sebuah farm. Batasan ini muncul karena pilihan ini meng-install dan menggunakan Microsoft SQL Server 2005 Embedded Edition. Sebuah basic installation tidak akan memberikan kesempatan untuk merubah

pilihan-pilihan default yang telah ada. Gunakan basic installation hanya jika User yakin

bahwa deployment User tidak akan berkembang menjadi terlalu besar.

Gambar 4.3 Halaman Installation Types

B. Advanced Options

Apabila User memilih pilihan Advanced, User akan diberikan halaman

yang memiliki tiga tabs: Server Type, File Location, dan Feedback (Lihat Gambar

4.4.). User akan membahas pilihan User pada ketiga tabstersebut pada bab ini.

Tab Server Type menggambarkan tiga pilihan instalasi. Pilihan pertama yang akan user bahas adalah pilihan Stand-alone. Pilihan ini sama seperti Basic pada halaman sebelumnya kecuali sekarang User memiliki pilihan pada dua tabs lainnya untuk mengkonfigurasi sekaligus membangun sebuah basic server.

Gambar 4.4 Tabs pertama dari advanced options

Pilihan kedua adalah pilihan Web Front End. Pilihan ini hanya meng-install services yang dibutuhkan oleh Web services dan fitur-fitur. Pilihan ini akan memerlukan sebuah penginstall-an ulang apabila User perlu mendukung services lain pada server ini dikemudian hari. User harus memiliki sebuah instalasi Complete pada sebuah server sebelum memulai sebuah instalasi WFE agar Shared Services Provider (SSP) services tersedia untuk WFE tersebut. Pada sebagian besar kasus, User tidak akan ingin memilih pilihan Web Front End karena pilihan tersebut membatasi kemampuan User untuk secara cepat mengganti role dari sebuah server tanpa melakukan instalasi ulang dari SharePoint binaries pada WFE server tersebut. Akhirnya, pilihan instalasi Complete akan meng-install seluruh

SharePoint binaries pada server yang perlu menjalankan semua roles dan untuk men-deploy baik edisi Stuserrd ataupun Enterprise dari produk ini pada lingkungan User. Services dan fitur-fitur dapat dinyalakan dan dimatikan sesuai kebutuhan pada setiap server yang memiliki instalasi Complete ketika User mengembangkan atau memperkecil farm User. Baik Web Front End maupun Complete akan membutuhkan pemilihan sebuah SQL server. Lebih disarankan agar User menggunakan sebuah remote server. Untuk sebuah lingkungan yang kecil atau untuk kebutuhan pengujian, User dapat meng-install SharePoint Server 2007 pada sebuah server yang berjalan sebagai sebuah domain controller, SQL server, dan Exchange Server services. Tapi, kecuali untuk kondisi-kondisi tertentu, hal ini bukanlah merupakan suatu best practice. Kedua tabs lainnya dapat digunakan untuk menkostumisasi instalasi User sebagai berikut:

a. File Location Memungkinkan User memilih lokasi yang berbeda untuk

binaries User. Pilihan yang dibuat pada tab ini tidak akan mempengaruhi lokasi instalasi dari common files, yang akan didiskusikan kemudian pada bab ini ketika membahas perubahan instalasi pada sistem User.

b. Feedback Memungkinkan User untuk memilih apakah akan berpartisipasi

pada Microsoft feedback program atau tidak.

C. Installation Complete

Ini akan menjadi indikasi pertama bahwa, untuk memungkinkan pembedaan antar roles, produk ini sangatlah modular dalam hal instalasi dan konfigurasi yang dapat dilakukan. Saat ini, User baru meng-install binaries dari produk ini. Belum ada basis data yang diciptakan, dan belum ada modifikasi yang dilakukan terhadap IIS. Pada lingkungan User, tim lain dapat terlibat dalam

mengkonfigurasi server. Apabila User melakukan hal ini, maka tim tersebut akan menjalankan Configuration Wizard di lain waktu setelah beberapa hal lainnya. 4.3.2 Konfigurasi Windows SharePoint Server

Halaman Welcome ( seperti pada Gambar 4.5 ) menjelaskan mengenai informasi yang perlu user sediakan.

Gambar 4.5 Halaman Welcome Configuration Wizard

Ketika user klik Next, sebuah dialog box peringatan akan muncul dan menjelaskan bahwa beberapa service perlu di-restart saat konfigurasi. Hal ini tidak akan menjadi sebuah masalah dimana service bekerja dengan sebuah Web server yang baru dan dedicated. Namun, jika server user saat ini sedang melayani Web sites lain, maka me-restart Web services akan mengganggu services, yang mungkin akan sangat mengganggu dan tidak dapat diterima dalam periode waktu tertentu. Jika hal ini terjadi, maka aksi yang perlu dilakukan diluar waktu kerja.

Selain itu, direkomendasikan juga agar selalu mengecek konektivitas jaringan dan resolusi DNS dari server tersebut ke SQL Server sebelum menjalankan wizard.

Koneksi Server Farm, keanggotaan servers pada suatu farm farm didefinisikan sebagai servers yang terdaftar dengan configuration database yang sama. Untuk bergabung dengan farm yang sudah ada, server tersebut harus menggunakan configuration database yang sama dengan yang digunakan oleh servers lain (Lihat Gambar 4.6.). Jika ingin membuat sebuah farm baru, perlu diciptakan sebuah configuration database baru, dimana juga perlu diketahui account dan password dari SQL service untuk mengikutsertakan service tersebut ke farm yang baru. Salah satu best practice yang dapat dilakukan adalah untuk selalu menggunakan domain accounts untuk meng-install, mengkonfigurasi, dan mengamankan deployment SharePoint. Jika yang digunakan adalah local server accounts dan kemudian nanti ingin pindah ke sebuah lingkungan domain, seluruh accounts di farm dan Web applications perlu diberi domain accounts lagi. Hal ini bisa menjadi sebuah aktivitas yang menyulitkan yang dapat dihindari dengan mudah yaitu dengan menggunakan domain account dari sejak awal.

Menciptakan Sebuah Farm Baru, ketika sebuah farm baru dikonfigurasi, yang harus dilakukan adalah menspesifikasikan sebuah instans SQL Server dan sebuah nama configuration database. User juga akan memerlukan username dan password dari SQL account yang memiliki db_creator dan db_security admin permissions pada SQL server User. Apabila ini merupakan deployment SharePoint pertama , maka User perlu memastikan bahwa account ini juga merupakan anggota dari local Administrator’s group pada SharePoint server.

Menciptakan Central Administration Web Application, membuat MOSS CA (seperti yang ditunjukkan pada Gambar 4.7), user menginstruksikan setup untuk menciptakan Central Administration Web application. Pada halaman ini, user dapat menggunakan nomor port yang dibangkitkan secara acak atau user dapat menspesifikasikan nomor port user sendiri. Selain itu, user juga dapat memilih apakah user ingin Central Administration Web site menggunakan autentikasi Kerberos atau NTLM.

Pilihlah nomor port secara seksama. user tidak dapat mengubah nomor port untuk Central Administration tersebut setelah SharePoint ter-install. Pilihan Antara autentikasi Kerberos dan NTLM sangatlah penting. Pada sebagian besar kasus, User akan menggunakan NTLM karena walaupun autentikasi Kerberos lebih aman dan efisien, autentikasi tersebut harus didukung di seluruh bagian lingkungan User. Pilihan Kerberos akan memerlukan user mengkonfigurasi service principal names (SPNs) untuk accounts user yang digunakan sebagai application pool identities. Pilihan Negotiate (Kerberos) akan memungkinkan IIS mengautentikasi pengguna dengan autentikasi Kerberos atau NTLM jika komputer pengguna tidak dapat mengakses KDC (Key Distribution Center) atau memiliki jam yang tidak tersinkronisasi.

Complete Wizard Input, Saat ini, Configuration Wizard telah memiliki informasi yang cukup untuk memulai. Cek ulang akurasi dari informasi yang ada (dapat dilihat pada Gambar 5-8) sebelum user klik Next. Jika diperlukan, kembali ke halaman-halaman sebelumnya dan buat perubahan informasi yang sesuai. Setelah user menekan klik next, maka sebuah layar progress akan menampilkan bahwa aksi-aksi berikut dilakukan:

1. Menginisialisasi konfigurasi produk dan teknologi SharePoint. 2. Menciptakan configuration database.

3. Meng-install koleksi Help.

4. Mengamankan resource dari SharePoint.

5. Meng-install dan mendaftarkan SharePoint services. 6. Meng-install dan mendaftarkan SharePoint features.

8. Meng-install Web application files.

9. Memfinalisasi konfigurasi produk dan teknologi SharePoint, dilanjutkan dengan me reset IIS.

Gambar 4.8 Menyelesaikan wizard

4.3.3 Hasil Implementasi Sistem Kolaborasi Web Developer Group

Tahap pertama dalam implementasi Sistem Kolaborasi pada divisi marketing di

Web Developer group ini adalah melakukan seting dari Windows SharePoint

Service. Pertama kali pada waktu user menginstal Windows SharePoint Service,

sistem yang terinstal hanya merupakan default system. Halaman home pada sistem

kolaborasi pembelajaran ini menggunakan default system dari Windows

SharePoint Service tersebut yang telah diseting, sehingga diharapkan dapat memenuhi kebutuhan dari sistem kolaborasi ini. User bisa memilih untuk

menggunakan template yang sudah disediakan yang dapat user download secara

sendiri. Langkah-langkah yang diperlukan untuk menginstal template site Windows SharePoint Service adalah sebagai berikut:

1. Jalankan aplikasi Windows SharePoint Service yang telah diinstal sebagai

administrator, kemudian buka buka site setting dengan menekan link Site

Setting pada drop down menu Site Action pada bagian kanan atas halaman WSS. Tampilan halaman akan menjadi seperti gambar 4.9 berikut.

Gambar 4.9 Halaman Site Setting.

2. Pilih Site Templates pada bagian Galleries, dengan cara menekan link

tersebut. Tampilan akan berubah seperti gambar 4.10. Dimana semua dokumen atau site template yang sudah pernah diupload sebelumnya akan muncul di halaman site template gallery ini. Bisa dilihat pada gambar 4.10

dibawah ini terlihat beberapa site dokumen yang sebelumnya sudah pernah diupload ke dalam sistem kolaborasi ini.

Gambar 4.10 Halaman Site Template Gallery

Langkah-langkah yang diperlukan untuk menginstal template site Windows

SharePoint Service adalah sebagai berikut:

3. Upload site template dengan menekan menu upload document pada drop

down menu upload. Kemudian browse file businessperformance.stp,

Kemudian tekan tombol OK. Kemudian tekan link create pada drop down

menusite action dan pilih link sites and workspaces pada bagian web pages yang akan menghasilkan tampilan seperti gambar.

4. Isi field pada halaman sites and workspaces sesuai dengan kebutuhan,

kemudian pilih business performance pada tab custom di bagian select a

template. Dan akhiri dengan menekan tombol create.

Halaman utama Sistem Kolaborasi Web Developer Group adalah seperti pada gambar 4.11 dibawah ini :

Gambar 4.11. Halaman Utama Sistem Kolaborasi Web Developer Group

Terdapat 4 menu utama yang terdapat didalam Sistem Kolaborasi ini, yaitu :

1. Document Center

2. Report Center

3. Sales & Marketing Department

4. Training Department

Dimana setiap link tersebut diatas memiliki fungsi dan kegunaan yang berbeda – beda satu sama lain.

Halaman Document Center ini berfungsi untuk meletakkan semua dokumen – dokumen yang diperlukan oleh seluruh anggota member dari Web Developer Group. Banyak sekali format – format yang bisa diterima oleh WSS 2007 ini. Bahkan hingga image document pun bisa ditempatkan dihalaman center ini. Ketika user klik subsite document, maka akan muncul sebuah halaman baru yaitu halaman dokumen. Melalui halaman dokumen ini semua data – data yang menyangkut user yang memang secara aturan bisa dipergunakan atau dikonsumsi untuk internal user ditempatkan ke dalam site ini. Karena untuk memudahkan semua orang yang selalu bekerja menggunakan data, tidak membutuhkan waktu yang lama untuk mencari. Sehingga waktu yang sebelumnya banyak terbuang, dapat digunakan untuk aktivitas lain yang lebih bermanfaat.

Gambar 4.13 Upload Dokumen Center

Bagaimana user menggunakan halaman dokumen seperti gambar diatas dan apa fungsi dari tombol – tombol diatas adalah :

1. Menu New

b. New Document digunakan untuk membuat dokumen Microsoft Word

baru.

2. Menu Upload

a. Upload Document digunakan untuk melakukan upload dokumen ke dalam

sistem kolaborasi pembelajaran.

b. Upload Multiple Documents yang digunakan untuk melakukan upload

dokumen lebih dari satu.

3. Menu Action

a. Edit in Datasheet digunakan untuk melakukan edit data informasi

dokumen dengan format kolom Microsoft Access.

b. Open with Windows Explorer digunakan untuk menjelajah dokumen

dengan menggunakan Windows Explorer.

c. Connect to Outlook digunakan untuk sinkronisasi data dokumen dengan

Microsoft Outlook.

d. Export to Spreadsheet digunakan untuk mengtransfer informasi data

dokumen ke dalam format Microsoft Excel.

e. Alert Me digunakan untuk mengirimkan email notifikasi dari sistem

kepada user apabila terjadi perubahan pada dokumen.

4. Menu Setting (menu ini hanya akan ada apabila user melakukan login sebagai grup admin).

a. Create Column untuk melakukan penambahan kolom sebagai tambahan

informasi pada data dokumen.

b. Create view untuk membuat view guna menampilkan tambahan informasi

pada dokumen.

c. List Setting untuk melakukan pengaturan pada halaman dokumen . Seperti

Halaman Online Discussion adalah merupakan sebuah subsite dimana masing – masing member dari sebuah site bisa memulai untuk melontarkan sebuah topic diskusi yang diharapkan dapat menjadi satu knowledge database bagi semua member dari Web Developer Group seperti pada gambar 4.14 dibawah ini.

Gambar 4.14 Halaman Diskusi Online

Untuk membuat topik baru antar anggota dapat menekan link online discussion pada drop down menu new pada halaman diskusi member seperti yang ditunjukkan pada gambar 4.14.

Halaman report adalah halaman tempat dimana semua dokumen hasil laporan dari semua department yang ada di Web Developer Group dimana gunanya adalah untuk membantu para pengambil keputusan untuk mempelajari keadaan yang sedang terjadi dengan benar. Agar keputusan yang diambil dapat dipertanggung jawabkan dan memiliki akurasi yang tepat. Pada halaman report terdapat beberapa subsite yang dibuat agar lebih memudahkan pengelompokan – pengelompokan jenis laporan. Seperti laporan yang berbentuk dokumen harus dipisahkan dengan laporan yang berbentuk image seperti foto – foto kegiatan.

Gambar 4.15 Halaman Utama report Center

Pada halaman utama site report center terdapat beberapa konten yang bisa user lihat melalui gambar 3.14 diatas. Yaitu adanya konten announcement yang berfungsi untuk menampilan pengumuman yang dikeluarkan oleh pihak – pihak yang bersangkutan. Kemudian halaman report library, dimana semua dokumen yang berbentuk doc, xlsx dan pdf dapat disimpan. Sehingga semua dokumen – dokumen penting dapat terarsip dengan baik. Selain itu melalui site ini, user bisa

Gambar 4.16 Halaman Report Kalender

Halaman kalender seperti yang terlihat pada gambar 4.16 akan dapat memberikan informasi mengenai rencana kegiatan dari user yang akan dijalankan oleh user untuk menjalankan kegiatan proses bisnisnya. Hanya grup admin saja yang akan dapat membuat, mengedit maupun menghapus informasi–informasi yang disediakan oleh halaman ini. Admin juga dapat memanajemen kolom untuk

dijadikan sebagai tambahan properties dari data kalender akademik yang

disediakan halaman ini. Grup user selain grup admin hanya mempunyai hak akses untuk membaca informasi dan melakukan fungsi lain yang berhubungan dengan

Microsoft Office dengan membuka drop down menu action, yaitu:

1. Sinkronisasi data kalender pendidikan pada sistem ini dengan Microsoft

Outlook.

2. Ekspor data ke dalam Microsoft Excel.

3. Membuka data dengan Microsoft Access.

Halaman membuat jadwal aktivitas baru seperti yang terlihat pada gambar 4.16 hanya dapat dilakukan oleh grup admin. Untuk dapat membuat jadwal baru pada halaman tersebut user admin diharuskan untuk mengisi data sesuai dengan field yang ada. Field dengan tanda * adalah field yang wajib diisi oleh admin,

sedangkan field yang lain adalah optional field yang boleh untuk tidak diisi.

Proses pengisian diakhiri dengan menekan tombol OK untuk melakukan

penyimpanan data kalender akademik pada database dan data akan secara

otomatis ditampilkan pada halaman kalender sesuai dengan tanggal kegiatan. Admin juga dapat membatalkan proses input data dengan menekan tombol Cancel.

Gambar 4.17 Halaman Membuat Jadwal Baru.

Halaman Sales & Marketing Departmen merupakan sebuah kolaborasi antara setiap sales member. Mulai dari tracking activity hingga performance dari

masing - masing member dari site tersebut bisa dilihat dalam bentuk chart. Selain

itu terdapat dokumen center juga yang berisi semua hal yang terkait dengan sales activity. Seperti template penawaran, marketing planning dan promo.

Gambar 4.18. Halaman Utama Sales & Marketing Department

Terdapat beberapa subsite yang memiliki fungsi dan kegunaan yang berbeda – beda, diantaranya adalah :

1. Document Promo

2. Template Penawaran

3. Marketing Planning

4. Customer Database list

5. Online discussion

6. Account Manager Activity

7. Business Performance

Gambar 4.19 Halaman Dokumen Promo

Fungsi – fungsi dari link – link tersebut diatas adalah :

1. Menu New

a. New Document digunakan untuk membuat dokumen baru.

b. New Folder digunakan untuk membuat folder dokumen baru.

2. Menu Upload

a. Upload Document digunakan untuk melakukan upload dokumen ke dalam

sistem kolaborasi pembelajaran.

b. Upload Multiple Documents yang digunakan untuk melakukan upload

dokumen lebih dari satu.

3. Menu Action

a. Edit in Datasheet digunakan untuk melakukan edit data informasi

dokumen dengan format kolom Microsoft Access.

b. Open with Windows Explorer digunakan untuk menjelajah dokumen

dengan menggunakan Windows Explorer.

c. Connect to Outlook digunakan untuk sinkronisasi data dokumen dengan

Microsoft Outlook.

d. Export to Spreadsheet digunakan untuk mengtransfer informasi data

e. Alert Me digunakan untuk mengirimkan email notifikasi dari sistem kepada user apabila terjadi perubahan pada dokumen.

4. Menu Setting (menu ini hanya akan ada apabila user melakukan login sebagai grup admin).

a. Create Column untuk melakukan penambahan kolom sebagai tambahan

informasi pada data dokumen.

b. Create view untuk membuat view guna menampilkan tambahan informasi

pada dokumen.

List Setting untuk melakukan pengaturan pada halaman dokumen . Seperti contoh, adalah mengenai pengaturan hak akses.

Gambar 4.20 Halaman Template Penawaran.

Halaman template penawaran adalah tempat supporting document yang dibutuhkan untuk proses aktivitas penawaran terhadap pelanggan. Beberapa hal yang bisa dilakukan berdasarkan link – link yang terdapat di gambar 4.19 adalah sebagai berikut :

1. Menu New

b. New Document digunakan untuk membuat dokumen baru.

2. Menu Upload

a. Upload Document digunakan untuk melakukan upload dokumen ke dalam

sistem kolaborasi pembelajaran.

b. Upload Multiple Documents yang digunakan untuk melakukan upload

dokumen lebih dari satu.

3. Menu Action

a. Edit in Datasheet digunakan untuk melakukan edit data informasi

dokumen dengan format kolom Microsoft Access.

b. Open with Windows Explorer digunakan untuk menjelajah dokumen

dengan menggunakan Windows Explorer.

c. Connect to Outlook digunakan untuk sinkronisasi data dokumen dengan

Microsoft Outlook.

d. Export to Spreadsheet digunakan untuk mengtransfer informasi data

dokumen ke dalam format Microsoft Excel.

e. Alert Me digunakan untuk mengirimkan email notifikasi dari sistem

kepada user apabila terjadi perubahan pada dokumen.

4. Menu Setting (menu ini hanya akan ada apabila user melakukan login sebagai grup admin).

a. Create Column untuk melakukan penambahan kolom sebagai tambahan

informasi pada data dokumen.

b. Create view untuk membuat view guna menampilkan tambahan informasi

List Setting untuk melakukan pengaturan pada halaman dokumen . Seperti contoh, adalah mengenai pengaturan hak akses.

Gambar 4.21 Halaman Marketing Planning

Marketing Planning site adalah tempat dimana semua member dari Sales & Marketing Department bisa melihat rencana jangka pendek maupun jangka panjang mengenai rencana program atau promo yang akan dibuat.

Beberapa hal yang bisa dilakukan berdasarkan link – link yang terdapat di gambar 4.21 adalah sebagai berikut :

1. Menu New

a. New Document digunakan untuk membuat dokumen baru.

b. New Folder digunakan untuk membuat folder dokumen baru.

2. Menu Upload

a. Upload Document digunakan untuk melakukan upload dokumen ke dalam

sistem kolaborasi pembelajaran.

b. Upload Multiple Documents yang digunakan untuk melakukan upload

3. Menu Action

a. Edit in Datasheet digunakan untuk melakukan edit data informasi

dokumen dengan format kolom Microsoft Access.

b. Open with Windows Explorer digunakan untuk menjelajah dokumen

dengan menggunakan Windows Explorer.

c. Connect to Outlook digunakan untuk sinkronisasi data dokumen dengan

Microsoft Outlook.

d. Export to Spreadsheet digunakan untuk mengtransfer informasi data

dokumen ke dalam format Microsoft Excel.

e. Alert Me digunakan untuk mengirimkan email notifikasi dari sistem

kepada user apabila terjadi perubahan pada dokumen.

4. Menu Setting (menu ini hanya akan ada apabila user melakukan login sebagai grup admin).

a. Create Column untuk melakukan penambahan kolom sebagai tambahan

informasi pada data dokumen.

b. Create view untuk membuat view guna menampilkan tambahan informasi

pada dokumen.

List Setting untuk melakukan pengaturan pada halaman dokumen . Seperti contoh, adalah mengenai pengaturan hak akses untuk masing – masing karyawan yang bekerja di Web Developer Group berdasarkan jabatan yang dimiliki oleh masing – masing karyawan

82

C. Sales & Marketing Department

Site sales & marketing departmen adalah sebuah site khusus yang diperuntukkan hanya untuk member dari site tersebut. Didalam site sales & marketing department berisi informasi mengenai pencapain masing – masing account manager, hasil dari customer survey hingga mengenai strategi marketing user baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang. Selain itu terdapat supporting document yang diperlukan untuk setiap sales & marketing activity. Sehingga akses yang diberikan hanya untuk orang – orang tertentu saja.

Tabel 4.3. Test Case Hak Akses Test

Case Tujuan Input

Output

Diharapkan Status

1 Hak akses

Memasukkan grup user name yang hanya mempunyai hak

akses baca

Isi site akan hanya dapat

dibaca

Sukses

2 Post blog Memasukkan judul dan isi post

Post blog dapat ditampilkan

secara baik pada sistem

Sukses

3 Post komentar Memasukkan title dan body comment Comment dapat ditampilkan pada halaman blog yang dimaksud Sukses

D. Browser internet

Browser internet diperlukan untuk menjalankan sistem kolaborasi pembelajaran. Uji coba dilakukan pada 2 browser, yaitu : Internet Explorer dan Mozila Firefox. Dari hasil uji coba tersebut, Internet Explorer dapat menjalankan sistem lebih baik.

4.4.2 Analisa hasil uji coba

Analisa hasil uji coba dari keseluruhan uji yang dilakukan akan menentukan kelayakan fitur dasar sistem berdasarkan desain yang telah ditetapkan. Fitur-fitur dasar sistem dinilai layak bilamana keseluruhan hasil uji coba ini sesuai dengan output yang diharapkan. Pada uji coba yang telah dilakukan pada fitur-fitur dasar sistem seperti tampak pada table test case dapat disimpulkan bahwa fitur-fitur dasar tersebut telah berjalan dengan baik dan tidak terdapat error. Fungsi-fungsi seperti upload, download, edit, simpan dapat berjalan sebagaimana mestinya.

Setelah dilakukan uji coba oleh kepada beberapa user berdasarkan pertanyaan – pertanyaan dari survey yang telah dilakukan menghasilkan kesimpulan dibawah ini :

Tabel 4.4 Tabel Hasil Survey

Result Nilai

Desain 3

Navigasi 3.8

Efektifitas ( 7 - 9 ) 4.3

Rata S rata 3.7

Hasil nilai yang didapat berdasarkan survey yang telah dilakukan terhadap 3 (tiga) orang staff yang meliputi perwakilan dari tiga divisi yang berbeda.

Terdapat 9 (sembilan) pertanyaan yang diajukan dimana pertanyaan no 1 – 3 meliputi desain dan tampilan sistem, pertanyaan no 4-6 meliputi navigasi

84

sistem dan pertanyaan 7 – 9 mewakili efektifitas jalannya program. Penilain survey dan daftar pertanyaannya bisa dilihat didalam tabel 4.5 dan tabel 4.6.

Tabel 4.5 Penilaian Survey Range Penilaian Nilai 4 - 5 Bagus

3 Cukup

2 - 1 Kurang

Tabel 4.5 Daftar Pertanyaan Survey

No Penilaian Nilai

5 4 3 2 1

1 Font & size yang digunakan 2 Warna yang digunakan 3 Icon yang dipilih

4 Penempatan tombol navigasi 5 Pesan peringatan

6 Susunan tautan / link 7 Kompleksitas Program 8 Kemudahan Pencarian data

85 PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Dalam tugas akhir ini telah berhasil menerapkan sistem kolaborasi yang tepat guna untuk mendukung proses bisnis di Web Developer Group dengan menggunakan Windows Sharepoint Services pada divisi marketing dengan kemampuan sebagai berikut :

1. Sistem yang ada dapat membantu meningkatkan proses komunikasi yang lebih efektif antara Pimpinan Perusahaan, manager dan staf.

2. Sistem yang ada dapat membantu mengurangi biaya operasional seperti pencetakan dokumen yang cukup besar, email attachment yang besar dan memakan bandwith serta penghematan storage media.

3. Sistem yang ada bisa lebih memudahkan pencarian dokumen atau materi sesuai dengan jabatan karyawan. Akses yang diberikan kedalam sebuah konten Web Page sesuai dengan hak akses yang diberikan kepada masing – masing karyawan.

4. Sistem yang ada dapat lebih memudahkan proses update informasi, sehingga informasi yang diterima semua karyawan bisa lebih up to date.

5. Sistem yang ada dapat membantu proses pengambilan keputusan dengan baik karena didukung data yang lebih lengkap dan up to date.

5.2 Saran

Adapun saran-saran yang dapat digunakan untuk mengembangkan aplikasi yang telah dibuat adalah sebagai berikut:

86

1. Pengembangan dengn menggunakan Microsoft Exchange dan Microsoft Office SharePoint Server untuk membuat proses kolaborasi yang lebih lanjut. 2. Pengembangan dengan menggunakan arsitektur jaringan multi server untuk

meningkatkan keamanan dari aplikasi dan sistem yang lebih stabil dikarenakan adanya penambahan user di kemudian hari.

87

Ceri, Stefano., 2003. Designing Data Intensive Web Applications. Morgan Kauffman Publishers.

Olga, Lounder., English, Bill,. Bleekeran Penelope, Todd. 2007. Microsoft Windows Sharepoint Service 3.0 Step by Step. Microsoft Press.

Pattison, Ted., Larson, Daniel., 2007. Inside Microsoft Windows Sharepoint

Service 3.0. Microsoft Press.

Microsoft TechNet., 2008, Windows SharePoint Service_{, 26 Mei 2008, URL :}

http://technet.microsoft.com/en-us/windowsserver/ sharepoint/bb684456.aspx.