Laporan Praktek Kerja Lapangan Di PT Tabungan Asuransi Pegawai Negeri (TASPEN) kantor Cabang Utama Bandung

1 1.1. Sejarah PT TASPEN (Persero)

PT Taspen merupakan Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang diberi tugas untuk mengelola Program Asuransi Sosial yang terdiri dari Program Dana Pensiun dan Tabungan Hari Tua (THT). Didirikan pada tanggal 17 April 1963 dengan nama Perusahaan Negara Dana Tabungan dan Asuransi Pegawai Negeri yang disingkat menjadi PN TASPEN. Pembentukan Program Tabungan Hari Tua Pegawai Negeri ditetapkan dalam Peraturan Pemerintah No 9 tahun 1963 tentang Pembelanjaan Pegawai Negeri dan Peraturan Pemerintah Nomor 10 tahun 1963 tentang Tabungan Asuransi dan Pegawai negeri.

Pendirian PN Taspen di latar belakangi keinginan untuk meningkatkan kesejahteraan pegawai negeri dan keluarganya yang dirintis melalui Konferensi Kesejahteraan Pegawai Negeri pada tanggal 25-26 Juli 1960 di Jakarta. Hasil konferensi tersebut dituangkan dalam Keputusan Menteri Pertama RI Nomor 388/MP/1960 tanggal 25 Agustus 1960 yang antara lain menetapkan perlunya pembentukan jaminan sosial bagi pegawai negeri dan keluarganya pada saat mengakhiri pengabdiannya kepada Negara. Adapun proses pembentukan program pensiun pegawai negeri ditetapkan dengan Undang-undang No 11 tahun 1956 tentang pembelanjaan Pensiun dan Undang-undang No 11 tahun 1969 tentang pensiun pegawai dan pensiun janda/duda serta undang-undang No 8 tahun 1974 tentang Pokok-pokok kepegawaian. Di Jakarta, PN Taspen menggunakan tiga

2

kantor yang terpisah tempatnya, yaitu di Jl.Laksa no12 Jakarta Kota, di Jl. Nusantara (sekarang Jl. Juanda) no 11/Atas, dan di Jl. Pintu Besar Selatan no 90 - menumpang pada Bank Pembangunan Daerah Jakarta Raya. PN Taspen menggunakan ketiganya hingga tahun 1970, sampai kantor Pusat di. Jl. Letjen Suprapto, Cempaka Putih selesai dibangun. Hingga sekarang Taspen berpusat di Jl. Letjen Suprapto, Cempaka Putih.

Tahun 1970 PN TASPEN mendapat peningkatan status menjadi Perusahaan Umum (PERUM) berdasarkan Surat keputusan Menteri Keuangan RI Nomor Kep.749/MK/IV/11/1970 sehingga menjadi PERUM TASPEN. Selanjutnya tahun 1981 PERUM TASPEN mendapat peningkatan status menjadi Perseroan Terbatas berdasarkan Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 26

Tahun 1981 dengan nama Perusahaan Perseroan (Persero) PT Dana Tabungan dan Asuransi Pegawai Negeri, disingkat PT TASPEN.

Sesuai Peraturan Pemerintah Nomor 25 Tahun 1981 tentang Asuransi Sosial PNS maka lingkup usaha PT TASPEN terdiri dari Program Tabungan Hari Tua (THT) dan Pensiun. Program THT telah dilaksanakan sejak pendirian TASPEN. Sedangkan untuk program Pembayaran Pensiun PNS yang semula diselenggarakan oleh Ditjen Anggaran telah dialihkan kepada PT TASPEN (PERSERO) secara bertahap sejak tahun 1987. Penyelenggaraan pembayaran Program Pensiun secara nasional dilakukan sejak tahun 1990.

Sejak awal berdirinya TASPEN mengelola Program Tabungan Hari Tua bagi pegawai negeri dan sejak tahun 1987 mulai mendapat tugas untuk mengelola Program Pegawai Negeri Sipil (PNS) dengan demikian TASPEN telah

sepenuhnya mengelola Program Asuransi Sosial sesuai PP 25 Tahun 1981 yaitu Asuransi Sosial Pegawai Negeri Sipil termasuk Dana Pensiun dan THT. Selain mengelola Program Asuransi Sosial yang kepesertaannya bersifat wajib (compulsory) bagi PNS, saat ini TASPEN juga mengelola program THT, THT Multiguna dan THT Ekaguna untuk pegawai BUMN/BUMD yang kepesertaannya bersifat sukarela (voluntary).

Sebagai upaya untuk memudahkan peserta TASPEN yang tersebar di seluruh Indonesia dalam mengurus haknya, sejak tahun 1987 TASPEN membuka Kantor Cabang di semua propinsi dan beberapa kabupaten/kota yang saat ini seluruhnya berjumlah 42 Kantor Cabang. Salah satu kantor cabang PT Taspen yang juga sebagai tempat praktek kerja lapangan kali ini adalah PT Taspen Kantor Cabang Utama (KCU) Bandung dengan misi khusus KCU Bandung adalah memberikan pelayanan yang melebihi harapan peserta. Selain beroperasional sebagai Kantor Cabang yang melayani peserta,

KCU Bandung juga bertindak sebagai Koordinator atas Kantor-Kantor Cabang di Wilayah Jawa Barat dan Banten, yaitu:

1. Kantor Cabang Bogor. 2. Kantor Cabang Cirebon. 3. Kantor Cabang Tasikmalaya. 4. Kantor Cabang Serang/Banten.

Produk yang dikelola oleh KCU Bandung adalah Program Pembayaran Pensiun dan Program Tabungan Hari Tua (THT) untuk Pegawai Negeri Sipil

4

(PNS) termasuk didalamnya Asuransi Kematian serta program THT dan Multi Guna Sejahtera untuk BUMN.

Sebagai unit pelayanan, KCU Bandung mempunyai mitra kerja terkait yang secara intens saling bekerja sama untuk memberikan pelayanan yang terbaik kepada para peserta program Pensiun dan THT. Mitra kerja KCU Bandung adalah:

1. Pemerintah Daerah. 2. Kanwil Anggaran.

3. Badan Kepegawaian Negara Regional III. 4. Badan Kepegawaian Daerah.

5. PWRI.

6. LVRI, dan lain-lain.

Dalam pelaksanaan program pembayaran hak THT, pensiun pertama, pensiun bulanan kepada para peserta, PT TASPEN KCU Bandung bekerja sama dengan mitra bayar. Atas kerja sama dengan para mitra bayar tersebut, maka KCU Bandung mempunyai 330 titik layanan sehingga memberikan kemudahan kepada para peserta untuk memilih kantor bayar yang paling dekat dengan kediamannya masing-masing, yaitu:

1. Bank Mandiri. 2. Bank BRI. 3. Bank Jabar. 4. Bank BTPN. 5. Bank HS 1906.

6. Bank BBAI. 7. PT POSINDO.

1.2. Visi dan Misi PT. Taspen Kantor Cabang Utama Bandung 1.2.1 Visi PT.Taspen

Adapun Visi PT.Taspen adalah Menjadi pengelola Dana Pensiun dan THT serta jaminan sosial lainnya yang terpercaya

Ruang lingkup usaha Taspen adalah menyelenggarakan program Tabungan Hari Tua (termasuk asuransi kematian), Dana Pensiun (termasuk Uang Duka Wafat), program kesejahteraan PNS serta program jaminan sosial lainnya.

1. Terpercaya

Taspen menjadi pilihan peserta dan stakeholder lainnya dengan kinerja yang bersih dan sehat.

2. Bersih

Taspen beroperasi dengan menerapkan tata kelola perusahaan yang baik (Good Corporate Governance)

3. Sehat

Adanya peningkatan kinerja yang berkesinambungan pada bidang keuangan maupun non keuangan.

6

1.2.2 Misi PT.Taspen

Adapun misi PT.Taspen adalah Mewujudkan manfaat dan pelayanan yang semakin baik bagi peserta dan stakeholder lainnya secara Profesional dan Akuntabel, berlandaskan Integritas dan Etika yang tinggi.

1. Manfaat dan pelayanan yang semakin baik

Untuk memenuhi harapan peserta yang semakin tinggi, Taspen berupaya meningkatkan nilai manfaat dan pelayanan secara optimal.

2. Profesional

Taspen bekerja dengan terampil dan mampu memberikan solusi dengan 5 Tepat (tepat orang, tepat waktu, tepat jumlah, tepat tempat dan tepat administrasi ) didukung dengan SDM yang memiliki integritas dan kompetensi yang tinggi.

3. Akuntabel

Taspen dalam melaksanakan pekerjaan berdasarkan sistem dan prosedur kerja yang dapat dipertanggungjawabkan.

4. Integritas

Taspen senantiasa konsisten dalam memegang amanah, jujur dan melaksanakan janji sesuai visi dan misi perusahaan.

5. Etika

Taspen melayani peserta dan keluarganya dengan ramah, rendah hati, santun, sabar dan manusiawi.

1.3. Lima Nilai Utama TASPEN

Taspen memiliki nilai untama yang sangat penting untuk dijalankan kelima nilai utama yang harus di jalankan dan di jaga adalah:

1. Tumbuh

A. Menumbuhkembangkan perusahaan sesuai dengan visi dan misi Taspen

B. Mengembangkan diri dan mampu mengikuti tuntutan perubahan yang terjadi, baik karena tuntutan lingkungan internal maupun eksternal

C. Berpikir positif dan konstruktif serta bertindak produktif tanpa keinginan untuk berbuat yang kontraproduktif

D. Senantiasa meningkatkan kesejahteraan dan pelayanan kepada peserta

2. Etika

A. Menjunjung standar etika yang tinggi dalam berinteraksi antara sesama rekan kerja maupun dalam memberikan pelayanan kepada peserta

B. Ramah dan rendah hati

C. Menjaga rahasia dan citra perusahaan

8

3. Profesional

A. Mengatakan yang salah itu salah dan yang benar itu benar

B. Mengerjakan dan mengelola pekerjaanya serta melayani peserta Taspen dengan 5 tepat

C. Menyelesaikan setiap masalah dengan memberikan solusi yang tepat berdasarkan kompetensinya

D. Mampu melaksanakan komunikasi lisan maupun tertulis dengan secara baik dan benar

4. Akuntabilitas

A. Setiap pekerjaannya dapat ditelusuri prosesnya berdasarkan sistem dan prosedur kerja

B. Dapat dipercaya

C. Bertanggung jawab dan tidak melemparkan kesalahannya kepada orang lain

D. Tuntas dalam melaksanakan semua pekerjaan dan tugasnya secara baik dan benar

5. Integritas A. Jujur

B. Konsisten dalam apa yang diucapkan dan apa yang dijalankan C. Disiplin dan dan taat dengan semua ketentuan dan peraturan

D. Dedikasi kepada tugas dan kewajiban serta loyal kepada Taspen sebagai perusahaan pengelola Dana Pensiun dan THT

1.4. Enam Standar pelayanan TASPEN

PT.Taspen mempunyai enam standar pelayanan yang harus di jalankan berdasarkan ketentuan dari PT.Taspen itu sendiri diantaranya :

1. Empati

A. Rasakan suasana hati orang lain

B. Hadirkan rasa akan harapan orang lain untuk mendapatkan pelayanan yang terbaik hari ini, kapanpun dan dimanapun

2. Proaktif

A. Memiliki inisiatif untuk mengenali B. Inovatif dan terbuka

C. Semangat

3. Informative

A. Jelas B. Sederhana

10

4. Senyum

A. Sapa B. Sabar C. Ramah D. Kontak mata

5. Terpercaya

A. Procedural B. Jujur

6. Tulus

A. Sepenuh hati B. Ikhlas

1.5. Ciri-ciri PT TASPEN

PT.Taspen mempunyai tujuh ciri-ciri diantaranya adalah sebagai berikut: 1. Taspen pengelola Dana Pensiun dan THT

2. Taspen berkelas dunia

3. Taspen yang bersih, sehat dan benar 4. Taspen yang tepat

5. Taspen yang peduli 6. Taspen yang amanah 7. Taspen yang Korpri

1.6. Logo PT TASPEN

Logo PT.Taspen dibuat bertujuan untuk mencitrakan suatu perusahaan atau instansi yang mana logo nya sebagai berikut:

Gambar 1.1 Logo PT.Taspen

Sumber : Arsip (software), kepegawaian PT Taspen

Bunga dengan 5 (lima) Helai Daun yaitu melambangkan pegawai negeri peserta TASPEN: suami, istri, dan 3 (tiga) orang anak.

1. Lingkaran Putih yang makin mengembang pada bunga, melambangkan perkembangan yang maju pesat dari arah tujuan TASPEN.

12

2. Lingkaran Hitam yaitu melambangkan persatuan Wawasan Masyarakat.

3. Warna Biru yaitu melambangkan ketentraman, damai, dan tenang.

1.7. Regulasi

1. UU Nomor 11 tahun 1969, tentang Pensiun Pegawai dan Pensiun Janda/Duda Pegawai

2. PP Nomor 25 tahun 1981, tanggal 30 Juli 1981 tentang Asuransi Sosial PNS.

3. PP Nomor 26 tahun1981, tanggal 30 Juli 1981 tentang Pengalihan Bentuk Badan Hukum PERUM TASPEN menjadi PT. TASPEN (PERSERO).

4. UU Nomor 43 tahun 1999 tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian.

5. UU Nomor 34 tahun 2003 tentang Perimbangan Keuangan Daerah dan Pusat (Revisi UU No. 25 tahun 1999).

6. SEB Dirjen. Anggaran dan Dirjen PUMDA Nomor SE-199/A/2000 dan SE-845.1/2233/PUMDA tanggal 29 Desember 2000.

7. SEB Dirjen. Angaran Nomor SE-99/A/2003 dengan PT. TASPEN (PERSERO) No. SE-09/Dir/2003 tanggal 2 Juni 2003.

8. SK Dir Nomor 01/2004 tanggal 9 Januari 2004 tentang Pedoman Ruang Lingkup Kantor Cabang.

1.8. Informasi Produk

PT TASPEN menyelenggarakan dua jenis program utama yaitu Program Tabungan Hari Tua (THT) dan Program Pensiun.

1.8.1. Program Tabungan Hari Tua (THT) Program THT merupakan asuransi yang terdiri dari :

A. Asuransi Dwiguna yang dikaitkan dengan usia pensiun, ditambah dengan Asuransi Kematian (Askem). Asuransi Dwiguna adalah suatu jenis asuransi yang memberikan jaminan keuangan bagi peserta TASPEN pada saat yang bersangkutan mencapai usia pensiun atau bagi ahli warisnya apabila peserta meninggal dunia sebelum mencapai usia pensiun.

B. Asuransi Kematian (Askem) adalah suatu jenis asuransi yang memberikan jaminan keuangan kepada peserta TAPSEN apabila istri/suami/anak meninggal dunia atau kepada ahli warisnya apabila peserta meninggal dunia. Jadi Asuransi Kematian merupakan asuransi jiwa seumur hidup bagi PNS peserta TASPEN dan istri/suaminya, kecuali bagi janda/duda PNS yang menikah lagi. Sedangkan bagi anak PNS, Asuransi Kematian merupakan asuransi berjangka yang dibatasi usia anak, yaitu sampai dengan 25 tahun (dengan catatan belum bekerja dan/atau belum menikah), maksimum untuk sebanyak tiga kali kejadian.

Peserta Program THT terdiri dari:

1. Pegawai Negeri Sipil, tidak termasuk PNS Departemen Hankam 2. Pejabat Negara.

14

Kepeesertaan Program THT dimulai sejak yang bersangkutan diangkat sebagai pegawai/pejabat Negara sampai dengan saat berhenti sebagai pegawai/pejabat Negara dengan ketentuan:

1. Pengangkatan menjadi PNS sebelum 1 Juli 1961, masa kepesertannya dihitung sejak tanggal 1 Juli 1961.

2. Pengangkatan menjadi PNS Daerah Propinsi Irian Jaya sebelum 1 Januari 1971, masa kepesertaannya dihitung sejak 1 April 1979. 3. Pengangkatan menjadi PNs ex Daerah Propinsi Timor Timur sebelum

1 April 1979, masa kepesertaannya dihitung sejak 1 April 1979. Kewajiban Peserta Program THT:

1. Membayar iuran wajib peserta (IWP/premi) sebesar 3,25% dari penghasilannya tiap bulan selama masa aktif.

2. Memberikan keterangan mengenai data diri dan keluarganya.

3. Menyampaikan perubahan data pengahasilan dan/atau perubahan data diri dan keluarganya.

Selanjutnya untuk memberikan tingkat kesejateraan yang lebih besar kepada para peserta, maka PT TASPEN telah mengembangkan 2 (dua) program baru, yaitu program THT Multiguna Sejahtera dan THT Ekaguna Sejahtera.

1. Asuransi Multiguna Sejahtera

Program Asuransi Multiguna Sejahtera adalah pengembangan dari Asuransi Dwiguna dengan penambahan manfaat bagi peserta berupa Manfaat Berkala, disamping Manfaat THT dan Manfaat Nilai Tunai. Besarnya Manfaat

Berkala disesuaikan dengan kebutuhan dan kemampuan masing-masing peserta. Program ini telah diikuti oleh pegawai beberapa BUMN/BUMD.

2. Asuransi Ekaguna Sejahtera

Program Asuransi Ekaguna Sejahtera menawarkan manfaat THT saja kepada peserta yang ingin membatasi kewajiban iurannya. Program ini juga telah diikuti oleh pegawai beberapa BUMN/BUMD.

1.8.2 Program Pensiun

Program pensiun adalah suatu program bertujuan untuk memberikan jaminan hari tua kepada Pegawai Negeri Sipil sebagai penghargaan atas jasa-jasa dan pengabdiannya kepada negara sebagaimana ditetapkan dalam Undang-undang Nomor : 11 Tahun 1969 tentang pemberian Pensiun Pegawai Negeri Sipil dan Pensiun Janda/Duda Pegawai Negeri Sipil.

Peserta Program Pensiun

1. Pegawai Negeri Sipil 2. Pejabat Negara

3. Penerima Pensiun TNI/POLRI yang pensiun sebelum 1 April 1989 4. Penerima tunjangan Veteran RI

5. Penerima tunjangan Perintis Kemerdekaan Republik Indonesia/Komite Nasional Indonesia Pusat .

16

KewajibanPeserta Program Pensiun

1. Membayar iuran sebesar 4,75% dari penghasilan (Gaji pokok + Tunjangan istri dan anak) ;

2. Memberi keterangan data diri dan keluarganya. Hak PesertaProgram Pensiun

1. Pembayaran Pensiun Diri Sendiri ;

2. Pembayaran Pensiun Janda/Duda/Yatim Piatu ;

3. Pembayaran Pensiun Orang Tua ;

4. Pembayaran Uang Duka Wafat ;

5. Pembayaran Pensiun Terusan.

Pensiun Sendiri adalah pembayaran hak pensiun kepada Diri Pegawai Negeri (pegawai bersangkutan) yang berhenti karena pensiun sebagaimana ditetapkan dalam ketentuan dan perundang-undangan ;

Pensiun Janda/Duda/Yatim/Piatu adalah pembayaran hak pensiun diberikan kepada istri/suami/anak yang sah menurut ketentuan dan perundang-undangan yang berlaku, karena penerima pensiun diri sendiri meninggal dunia ;

Pensiun Orang Tua adalah pembayaran hak pensiun diberikan kepada Orang Tua Pegawai Negeri Sipil, akibat Pegawai yang bersangkutan meninggal dunia dengan hak pensiun dan Pegawai tersebut tidak mempunyai

istri/suami/anak, sebagaimana ditetapkan dalam ketentuan dan perundang-undangan ;

Uang Duka Wafat adalah pembayaran hak pensiun kepada ahli waris (istri/suami/anak) sebagaimana ditetapkan dalam ketentuan dan perundang-undangan, akibat penerima peserta pensiun meninggal dunia ;

Pensiun Terusan adalah pembayaran hak pensiun kepada istri/suami/anak sebagaimana ditetapkan dalam ketentuan dan perundang-undangan, akibat penerima pensiun meninggal dunia :

1. Pensiun PNS/Pejabat Negara/Tunjangan Veteran diberikan selama 4 (empat) bulan berturut-turut ;

2. Pensiun Duta Besar diberikan selama 2 (dua) bulan berturut-turut ;

3. Pensiun ABRI diberikan selama 6 (enam) bulan berturut-turut, bagi yang memiliki bintang jasa (Gerilya, Sewindu , Kartika Ekapaksi dan Nararya) diberikan selama 12 (dua belas) bulan berturut-turut.

18

1.9. Struktur Perusahaan PT Taspen KCU Bandung

Dalam menjalani aktivitas kerjanya, PT Taspen KCU Bandung mempunyai struktur sebagaimana gambar 1.2. berikut ini :

Gambar 1.2

Struktur Organisasi PT Taspen KCU Bandung

Sumber: Humas PT Taspen KCU Bandung, 2010.

Kepala

PT Taspen KCU Bandung Staf Kepala

Cabang

Wakil Kepala PT Taspen KCU Bandung

Fungsional Pengendali Fungsional (System Administrator ) Ka Bid Sistem Informasi Fungsional (Database Administrator) Ka Bid

Personalia & Umum

Ka Bid Keuangan Ka Bid Pelayanan Ka Sie Penetapan Klim Ka Sie Data & Pemasaran Ka Sie Kas Ka Sie Umum Ka Sie Adm Keuangan Ka Sie Personalia Pelaksana

Pelaksana Pelaksana

Pelaksana Pelaksana

PT Tabungan Asuransi Pegawai Negeri (TASPEN) Kantor Cabang Utama Bandung dipimpin oleh Kepala PT Taspen KCU Bandung, dimana Kepala PT Taspen KCU Bandung membawahi langsung Staff Kepala Cabang, Wakil Kepala PT Taspen KCU Bandung, Kepala Bidang Sistem informasi dan fungsional pengendali. Untuk Kepala Bidang Sistem Iinformasi tersebut mempunyai dua bagian yaitu Fungsional (Database Administrator) dan Fungsional (system Administrator. Untuk selanjutnya Wakil Kepala PT Taspen KCU Bandung mempunyai tiga Kepala Bidang yakni : Kepala Bidang Pelayanan, Kepala Bidang Personalia & Umum dan Kepala Bidang Keuangan. Dan tiap-tiap Kepala Bidang tersebut mempunyai dua Kepala Seksi yaitu : Pertama, Kepala bidang Pelayanan mempunyai Kepala Seksi Penetapan Klim dan Kepala Seksi Data & Pemasaran, Kedua Kepala Bidang Personalia & umum mempunyai Kepala Seksi Umum dan Kepala Seksi Personalia, dan yang ketiga Kepala Bidang Keuangan mempunyai Kepala Seksi Kas dan Kepala Seksi Administrasi Keuangan. Dan setiap Kepala Seksi tersebut mempunyai satu team Pelaksana.

20

Tabel 1.1

Jumlah Sumber Daya Manusia PT Taspen KCU Bandung

No. Jabatan Jumlah

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Kepala KCU Wakil KCU Kepala Bidang Kepala Seksi Fungsional Pengendali Staff KCU Pelaksana 1 orang 1 orang 4 orang 6 orang 1 orang 1 orang 82 orang

Jumlah 96 orang

Sumber: Humas PT Taspen KCU Bandung, 2010

Tabel 1.2

Tingkat Pendidikan SDM PT Taspen KCU Bandung

No. Tingkat Pendidikan Jumlah 1. 2. 3. 4. S2 S1 D1, D2, D3

SLTA

5 orang 24 orang

4 orang 63 orang

Jumlah 96 orang

Gambar 1.3

Struktur Organisasi Divisi Umum PT. Taspen KCU Bandung

Sumber: Humas PT Taspen KCU Bandung, 2010 Kepala

PT Taspen KCU Bandung

Wakil Kepala PT Taspen KCU Bandung

Kepala Bidang Personalia & Umum

Kepala Seksi Umum Kepala Seksi

Personalia

1. Pengelola Kompensasi Personalia 2. Pengelola Adm. Personalia 3. Pengelola Adm. TU Bidang

1. Pengelola PKBL 2. Administrasi sekertaris 3. Pengelola Humas

4. Pengelola Arsip dan Dokumen 5. Pengelola Pemelihara Umum

22

1.10. Job Description Umum PT Taspen

Adapun Job Deskcription kepala umum dan pengelola umum PT Taspen Kantor Cabang Utama Bandung, adalah sebagai berikut :

A. Job description kepala umum :

1. Mengelola informasi atau publikasi mengenai PT Taspen KCU Bandung.

2. Mengelola hubungan dengan media massa baik cetak maupun elektronik.

3. Dokumentasi kegiatan PT Taspen KCU Bandung.

4. Koordinasi dengan semua bidang dan seksi lain di PT Taspen KCU Bandung.

5. Menyelenggarakan buletin internal secara periodic.

6. Menyediakan seluruh kelengkapan petunjuk arah dan ruangan. B. Pengelola umum adalah sebagai berikut:

1. Membantu kepala humas dalam menjalankan tugas-tugasnya. 2. Mengkliping berita-berita yang berhubungan dengan pegawai

negeri serta kegiatan-kegiatan PT Taspen KCU Bandung yang dimuat di media.

3. Membantu kepala humas dalam menghubungi orang-orang di media.

4. Aktif menghimpun informasi di lingkungan PT Taspen KCU Bandung untuk bahan buletin internal.

5. Menyebarkan brosur atau informasi di lingkungan PT Taspen KCU Bandung.

6. Meliput acara kegiatan atasan atau kepala PT Taspen KCU Bandung.

7. Mengumpulkan makalah ilmiah untuk dijadikan kliping.

8. Menyiapkan acara protokoler jika ada tamu dari pejabat penting.

1.11. Sarana dan Prasarana 1.11.1. Sarana

Adapun sarana yang mendukung kinerja karyawan di PT. Taspen adalah sebagai berikut :

Tabel 1.3

Sarana yang Tersedia di PT Taspen KCU Bandung

No Sarana Kondisi

1 Gedung Baik

2 Mushola Baik

3 Kantin Baik

4 Toilet Baik

5 Studio Band Baik

6 Lahan Parkir Baik

7 Ruang Pimpinan Baik

8 Ruang Tamu Baik

24

No Sarana Kondisi

10 Lapangan Upacara Baik

11 Dapur Baik

12 Gudang Baik

Sumber : Data Penulis, 2010

1.11.2. Prasarana

Adapun prasarana yang mendukung kinerja karyawan di PT.Taspen adalah sebagai berikut :

Tabel 1.4

Prasarana yang Tersedia di PT Taspen KCU Bandung

No Prasarana Jumlah Kondisi

1 Komputer 1 unit Baik

2 Laptop 1 unit Baik

3 Faximile 1 buah Baik

4 Printer 2 buah Baik

5 Reciver Astro 1 buah Baik

6 Televisi 1 buah Baik

7 AC 1 buah Baik

8 Lemari Es 1 buah Baik

9 Kipas Angin 1 buah Baik

25

No Prasarana Jumlah Kondisi

11 Dispenser 1 buah Cukup

12 Furniture 2 unit Baik

13 Jam Dinding 2 buah Baik

14 Whiteboard 1 buah Cukup

15 Pesawat Telepon 2 unit Baik

16 Rak Arsip 2 buah Cukup

17 Kendaraan Operasional/ Motor

1 buah Baik

18 Mesin Foto copy 1 buah Baik

19 Kendaraan

Operasional/Van

1 buah Baik

Sumber : Data Penulis, 2010

26

1.12. Lokasi dan Waktu Praktek Kerja Lapangan 1.12.1. Lokasi PKL

Praktek Kerja Lapangan ini dilakukan di divisi Umum PT Taspen (Persero) Kantor Cabang Utama (KCU) Bandung yang berkedudukan di Jl. PH.H Mustofa No. 78 Bandung, 40124. Telepon (022) 7206545 Fax (022) 7206482.

1.12.2. Waktu PKL

Pelaksanaan praktek kerja berlangsung selama 1 bulan, terhitung dari tanggal 8 juli 2010-6 agustus 2010. Setiap hari senin sampai dengan jumat dimulai pukul 07.30-12.30 WIB, sedangkan pada hari sabtu dan minggu penulis tidak melaksanakan praktek kerja (libur).

27 BAB II

PELAKSANAAN PKL

2.1. Kegiatan Praktek Kerja Lapangan

Selama melaksanakan Praktek Kerja Lapangan di PT. Taspen ( Persero) Kantor Cabang Utama Bandung. Penulis melakukan berbagai kegiatan, baik itu yang bersifat rutin maupun yang bersifat insidentil. Adapun daftar kegiatan penulis setiap harinya tertera pada tabel berikut :

Tabel 2.1

Kegiatan Praktek Kerja Lapangan

NO Hari/Tanggal Kegiatan PKL Keterangan

Rutin Insidentil 1 Kamis/ 8 Juli 2010 a) Perkenalan

Lingkungan Kerja b) Pemberitahuan Tugas

2

3

Jumat/ 9 Juli 2010

Senin/ 12 Juli 2010

a) Meliput acara sosialisasi dan pelayanan Pro Aktif a) Membaca koran b) Meeting pembuatan perencanaan

28

NO Hari/Tanggal Kegiatan PKL Keterangan Rutin Insidentil

program-program kerja

c) Mendristribusikan dan memfile surat masuk

d) Customer service (penerima telepon )

4

5

Selasa/13 Juli 2010

Rabu/ 14 Juli 2010

a) Membaca koran b) Mendristribusikan dan memfile surat masuk

c) Customer service (penerima telepon ) a) Membaca koran b) Mendristribusikan dan memfile surat masuk

c) Customer service (penerima telepon )

29

NO Hari/Tanggal Kegiatan PKL Keterangan Rutin Insidentil 6

Kamis/15 Juli 2010 a) Membaca koran b) Mendristribusikan dan memfile surat masuk

c) Customer service (penerima telepon )

7

8

Jumat/ 16 Juli 2010

Senin/ 19 Juli 2010

a) Meliput dan

mendokumentasikan Sosialisiasi Hak-Hak Pegawai Balai Pemasyarakatan Klas 1 Bandung Selaku Peserta Taspen.

a) Membaca koran b) Meeting pembuatan

Perencanaan program-program kerja

30

NO Hari/Tanggal Kegiatan PKL Keterangan Rutin Insidentil

c) Mendristribusikan dan memfile surat masuk

d) Customer service (penerima telepon)

9

10

Selasa 20 Juli 2010

Rabu/ 21 Juli 2010

a) Membaca koran b) Mendristribusikan dan memfile surat masuk

c) Pencarian data laporan PKL d) Customer service (penerima telepon )

a) Membaca koran b) Mendristribusikan dan memfile surat masuk

c) Pencarian data laporan PKL d) Customer service

(penerima telepon )

31

NO Hari/Tanggal Kegiatan PKL Keterangan Rutin Insidentil 11 Kamis/22 Juli 2010 a) Membaca koran

b) Mendristribusikan dan memfile surat masuk

c) Pencarian data laporan PKL d) Customer service

(penerima telepon )

12

13

Jumat/ 23 Juli 2010

Senin/ 26 Juli 2010

a) Membaca koran b) Mendristribusikan dan memfile surat masuk

c) Customer service (penerima telepon ) a) Membaca koran b) Meeting pembuatan

Perencanaan program-program kerja

c) Mendristribusikan dan memfile surat masuk

32

NO Hari/Tanggal Kegiatan PKL Keterangan Rutin Insidentil 14 Selasa/27 Juli 2010 a) Membaca koran

b) Mendristribusikan dan memfile surat

masuk

c) Pencarian data laporan PKL d) Customer service

(penerima telepon )

15

16

Rabu/ 28 Juli 2010

Kamis/29 Juli 2010

a) Membaca koran b) Mendristribusikan dan memfile surat masuk

c) Pencarian data laporan PKL d) Customer service (penerima telepon a) Membaca koran b) Mendristribusikan dan memfile surat masuk

33

NO Hari/Tanggal Kegiatan PKL Keterangan Rutin Insidentil

c) Pencarian data laporan PKL d) Customer service (penerima telepon)

17

18

Jumat/ 30 Juli 2010

Senin/ 2Agustus 2010

a) Membaca koran b) Mendristribusikan dan memfile surat masuk

c) Meeting evaluasi kinerja karyawan (sekali dalam sebulan)

d) Customer service (penerima telepon )

a) Membaca koran b) Meeting pembuatan

Perencanaan program-program kerja

c) Mendristribusikan dan memfile surat masuk

34

NO Hari/Tanggal Kegiatan PKL Keterangan Rutin Insidentil 19 Selasa/ 3 Agustus

2010

a) Membaca koran b) Mendristribusikan dan memfile surat masuk c) Customer service (penerima telepon )

20

21

Rabu/ 4 Agustus 2010

Kamis/ 5 Agustus 2010

a) Membaca koran b) Mendristribusikan dan memfile surat masuk c) Customer service (penerima telepon )

a) Membaca koran b) Mendristribusikan dan memfile surat masuk c) Customer service (penerima telepon )

35

NO Hari/Tanggal Kegiatan PKL Keterangan Rutin Insidentil 22 Jumat/ 6 Agustus

2010

a) Mendristribusikan dan memfile surat masuk b) Customer service

(penerima telepon )

Sumber : Data Penulis, 2010

2.2. Deskripsi kerja Rutin dan contohnya

Kerja Rutin adalah pekerjaan/kegiatan yang sering kali dilakukan oleh penulis pada saat melaksanakan Praktek Kerja Lapangan di PT. TASPEN (PERSERO), adapun kegiatan yang dilakukan adalah

2.2.1. Membaca Koran

Dimana penulis mencari artikel tentang kepegawaian dan artikel yang didapat tersebut, langsung di serahkan kepada humas PT. Taspen

2.2.2. Meeting Pembuatan Perencanaan Program-Program Kerja Meeting ini dilaksanakan pada setiap hari senin, Meeting ini membicarakan program-program humas PT Taspen KCU Bandung serta

36

apa saja langkah yang harus dipersiapkan untuk melaksanakan program-program tersebut setiap minggunya. Meeting ini berguna untuk proses kerja yang teratur agar mendapatkan hasil optimal.

2.2.3. Mendistribusikan dan Memfile Surat Masuk

Pada kegiatan ini penulis melakukan pendistribusian surat masuk ke setiap-setiap bagian yang ditujukan dari surat masuk tersebut, dengan tujuan agar penulis dapat mengenal lingkungan kerja dan karyawan yang ada di PT Taspen.

2.2.4. Customer Service (penerima telepon )

Disini penulis ditugaskan untuk mencatat dan memberikan informasi kepada customer PT. Taspen tentang apa masalah yang dihadapi customer itu sendiri. Biasanya customer PT. Taspen itu menanyakan masalah gaji ke 13, mulai dari tanggal pengambilan dana pensiun,dan dan tunjangan bagi para keluarganya.

Gambar 2.1

Customer service (penerima telepon)

Sumber : Data Penulis, 2010

2.3. Deskripsi kerja Insidentil dan contohnya

Kerja Insidentil adalah pekerjaan/kegiatan yang sekali-kali dilakukan oleh penulis pada saat melaksanakan Praktek Kerja Lapangan di PT. TASPEN (PERSERO), adapun kegiatan yang dilakukan adalah

2.3.1. Perkenalan Lingkungan Kerja

Perkenalan Lingkungan Kerja adalah dimana pada awal pertama penulis untuk memperkenalkan diri kepada karyawan tempat penulis melakukan Praktek Kerja Lapangan, dengan tujuan agar penulis dapat memahami apa yang akan dilakukan pada saat melakukan Praktek Kerja Lapangan di PT. TASPEN (Persero).

38

2.3.2. Pemberitahuan Tugas

Dimana penulis mengetahui apa tugas yang harus penulis lakukan pada saat melakukan Praktek Kerja Lapangan PT. TASPEN (Persero).

2.3.3. Pencarian Data Laporan PKL

Pencarian data dilakukan penulis selama 6 hari yakni setiap hari selasa, rabu dan kamis dengan dimana penulis mendatangi, Bagian Sarana&Prasarana, Bagian Kepegawaian dan humas PT. TASPEN, untuk mengumpulkan data yang dibutuhkan dalam penyusunan laporan PKL.

Gambar 2.2 Pengumpulan Data

2.3.4. Meliput Acara di Lingkungan PT Taspen KCU Bandung Dalam hal ini penulis berkesempatan untuk menghadiri beberapa acara yang ada di lingkungan PT. Taspen KCU Bandung, diantaranya :

1. Acara Sosialisasi dan Pelayanan Pro Aktif

Kabupaten Bandung merupakan salah satu wilayah kerja PT Taspen KCU Bandung, Acara ini diadakan pada hari Jumat, 9 Juli 2010. PT Taspen KCU Bandung bekerja sama dengan BKD Bandung melakukan kegiatan sosialisasi di kabupaten tersebut.

Dalam sambutannya Kepala Bidang Penyusunan Program mewakili kepala BKD Kabupaten Bandung mengatakan bahwa database Pemda Bandung boleh dikatakan bagus, sehingga ketika kita mengalami kejadian yang ada kaitannya dengan PT Taspen tidak bingung lagi. Dan menurut Pejabat pendamping Tim Sosialisasi, PT Taspen KCU Bandung juga menyelenggarakan pelayanan pro aktif, yaitu jika Pegawai mengalami kejadian pensiun tidak perlu lagi datang ke kantor Cabang Utama Bandung untuk menyampaikan formulir permohonan, PT Taspen dan BKD lah yang mengurusnya, Peserta hanya menyiapkan persyaratan dan mengisi formulir yang telah disediakan, sehingga peserta tidak perlu lagi repot dengan perjalanan dan mengantri di kantor cabang utama.

40

1. Sosialisiasi Hak-Hak Pegawai Balai Pemasyarakatan Klas 1 Bandung Selaku Peserta Taspen.

Dalam acara sosialisasi ini yang dilaksanakan pada tanggal 16 Juli 2010, dimana Penulis diajak untuk menyaksikan acara yang diadakan tersebut, yang bertujuan agar penulis lebih mengenal pekerjaan humas secara rill di PT Taspen, dalam acara tersebut dihadiri oleh 36 peserta Taspen, acara ini membahas tentang pencerahan mengenai hak-hak pegawai Balai Pemasyarakatan Klas 1 Bandung selaku peserta taspen.

2.3.5. Meeting evaluasi kinerja humas

Meeting ini dilakukan setiap sebulan sekali, yaitu dimana meeting tersebut membahas permasalahan apa saja yang terjadi pada bulan sebelumnya. Dan mencari solusi langkah apa yang akan dilakukan untuk mengatasi masalah tersebut. Selama PKL, Penulis bersempatan mengikuti satu kali meeting tersebut, dalam evaluasi tersebut Penulis hanya menyaksikan Proses evaluasi kinerja humas, serta penulis mendapat arahan atau bimbingan dari pembimbing PKL selama mengikuti meeting evaluasi kinerja humas tersebut.

2.4. Analisa Humas

Dalam perkembangan zaman yang semakin terbuka saat ini, begitu juga dengan perkembangan masyarakatnya. Suatu instansi/lembaga harus memiliki kesadaran bahwa keberadaannya tidak terlepas dari keberadaan instansi/lembaga lain, masyarakat, pemerintah, maupun karyawan yang berada didalamnya instansi, oleh sebab itu perlu adanya komunikasi yang erat dari instansi/lembaga terhadap segala yang ada di sekelilingnya.

Untuk menciptakan suatu hubungan yang baik antara instansi/lembaga maupun karyawan/staff perlu adanya suatu pengertian antara satu dengan lainnya, dan pada akhirnya akan menciptakan hubungan yang erat dari masyarakat, pemerintah, dan pihak-pihak lain sehingga terbentuk hubungan masyarakat yang bisa menimbulkan kepercayaan dalam membina suatu hubungan yang harmonis

Menurut J.C., Seidel, Public Relations Director, Division of Houshing, State of New York, mengemukakan bahwa:

Public Relations adalah proses yang kontinu dari usaha-usaha management untuk memperoleh goodwill dan pengertian dari para pelanggannya, pegawainya dan publik umumnya; kedalam dengan mengadakan analisa-analisa dan perbaikan-perbaikan terhadap diri sendiri, keluar dengan mengadakan pernyataan-pernyataan. (Abdurrachman, 1993:24 ).

Sedangkan Dimock dan Koening memaparkan tugas dan kewajiban dari pihak Humas lembaga pemerintahan, sebagai berikut:

1. Berupaya memberikan penerangan atau informasi kepada masyarakat (public services), kebijaksanaan serta tujuan yang akan dicapai oleh pihak pemerintah dalam melaksanakan program kerja pembangunan tersebut.

42

2. Mampu menanamkan keyakinan dan kepercayaan, serta mengajak masyarakat dalam partisipasinta untuk melaksanakan program pembangunan di berbagai bidang, seperti sosial, ekonomi, hukum dan politik serta menjaga stabilitas keamanan dan ketertiban nasional. 3. Keterbukaan dan kejujuran dalam memberikan pelayanan serta

pengabdian dari aparatur pemerintah bersangkutan perlu dijaga atau dipertahankan dalam melaksanakn tugas dan kewajibannya masing-masing secara konsisten serta profesional. (Ruslan, 2002: 94)

Dan dalam melaksanakan semua aktivitas itu, seorang humas memiliki empat tahapan atau langkah-langkah pokok yang dijadikan landasan acuan untuk pelaksanaan program kerja kehumasannya, yaitu (Cutlip dan Center, 1982):

1. Research Listening (Meneliti dan Mendengarkan)

Dalam tahap ini, penelitian yang berkaitan dengan opini, sikap, dan reaksi dari mereka yang berkepentingan dengan aksi dan kebijaksanaan suatu organisasi. Kemudian dilakukan pengevaluasian dari fakta-fakta dan informasi yang masuk untuk menentukan keputusan berikutnya. Pada tahap ini akan ditetapkan suatu fakta dan informasi yang berkaitan langsung dengan organisasi, yaitu What s our problem? (Apa yang menjadi masalah kita?).

2. Planning Decision (Perencanaan dan Pengambilan Keputusan)

Tahap ini memberikan sikap, opini, ide-ide, dan reaksi yang berkaitan dengankebijaksanaan serta termasuk menetapkan program kerja organisasi yang sejalan dengan kepentingan atau keinginan pihak yang

43

berkepentingan. Dengan kata lain yaitu Here s what we can do? (Apa yang mesti kita kerjakan?).

3. Communication Action (Mengkomunikasikan dan Melaksanakan) Tahap ini adalah menjelaskan dan sekaligus mendramatisirkan informasi mengenai langkah-langkah yang akan dilakukan, sehingga mampu menimbulkan kesan-kesan yang secara efektif dapat mempengaruhi pihakpihak yang dianggap penting dan berpotensi dalam upaya memberikan dukungan sepenuhnya. Jadi, Here s what we did and why? (Apa yang telah kita lakukan dan mengapa begitu?).

4. Evaluation (Mengevaluasi)

Pada tahapan ini, humas mengadakan penilaian terhadap hasil-hasil dari program kerja atau aktivitas humas lainnya yang telah dilaksanakan, serta keefektifitasan dari teknik-teknik manajemen, dan komunikasi yang telah dipergunakan. How did we do? (Bagaimana kita telah melakukannya?).

2.4.1. Tujuan Humas

Secara umum, ada sekitar 14 tujuan humas. Dari sekian banyak hal yang bisa dijadikan tujuan kegiatan humas dari sebuah perusahaan, beberapa diantaranya yang pokok menurut M Linggar Anggoro dalam bukunya Teori dan Profesi Kehumasan adalah sebagai berikut :

44

1) Untuk mengubah citra umum di mata khalayak sehubungan dengan adanya kegiatan-kegiatan baru yang dilakukan oleh perusahaan.

2) Untuk menyebarluaskan suatu cerita sukses yang telah dicapai oleh perusahaan kepada masyarakat dalam rangka mendapatkan pengakuan.

3) Untuk memperbaiki hubungan antara perusahaan dengan khalayaknya, sehubungan dengan telah terjadinya suatu peristiwa yang mengakibatkan kecaman, kesangsian atau salah paham dikalangan khalayak terhadap niat baik perusahaan.

4) Untuk menyebarluaskan aneka informasi mengenai aktifitas dan partisipasi para pimpinan perusahaan dalam kehidupan sosial sehari-hari.

5) Untuk memperkenalkan perusahaan kepada masyarakat luas serta membuka pasar-pasar baru.

2.4.2. Fungsi Humas

Humas secara mendasar menjadi tanggung jawab dari Top Management (pimpinan puncak). Fungsi Humas dapat diharapkan sebagai mata , telinga , dan tangan kanan pimpinan puncak perusahaan.

Menurut Cutlip dan Center serta Canfield seperti yang dikutip Onong Uchjana Effendy, fungsi Humas adalah sebagai berikut :

1) Menunjang kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan organisasi;

2) Membina hubungan harmonis antara organisasi dengan publik, baik publik intern maupun ekstern;

3) Menciptakan komunikasi dua arah timbal balik dengan menyebarkan informasi dan organisasi kepada publik dan menyalurkan opini publik kepada organisasi;

4) Melayani publik dan menasihati pimpinan organisasi demi kepentingan umum.(Effendy,2002:36 )

Profesi Humas dengan berbagai kegiatan dan tantangan yang dihadapi dalam menjalankan tugasnya menyangkut unsur-unsur Citra baik (good image), itikad baik (goodwill ), saling pengertian (mutual understanding), saling mempercayai (mutual confidence), saling menghargai (mutual appreciations) dan Toleransi (tolerance).

46

2.4.3. Kegiatan Humas

Kegiatan Humas harus dikerahkan kedalam dan keluar. Kegiatan-kegiatan yang ditujukan kedalam disebut Internal Public Relations dan kegiatan-kegiatan yang ditujukan keluar disebut External Public Relations.

1. Internal Public Relations

Untuk menciptakan suasana menyenangkan dan bagi keuntungan suatu lembaga, komunikasi yang bersifat two-way communication penting sekali dan mutlak harus ada, yaitu komunikasi antara pimpinan dengan bawahan dan antara bawahan dengan pimpinan, yang merupakan feed back , yang berdasarkan pada good human relations sesuai dengan prinsip semua public relations.

Oleh karena itu, adalah tugas seorang PRO (Public Relations Officer) untuk menyelenggarakan komunikasi yang sifatnya persuasif dan informatif. Seorang PRO harus mengadakan analisa mengenai apa yang telah dilaksanakan di dalam internal public relations, mengadakan survey tentang attitudes para karyawan terhadap instansinya, kebijaksanaan instansi dan kegiatan-kegiatannya.

Menurut Oemi Abdurrachman komunikasi yang informatif dan persuasif dapat dilaksanakan dengan :

a. Tertulis, yaitu menggunakan surat-surat, papers, buletin, brosur dan lain-lain.

b. Lisan, yaitu dengan mengadakan briefing, rapat-rapat, diskusi, ceramah.

c. Conselling, dengan meyediakan beberapa anggota staf yang telah mendapat latihan atau pendidikan untuk memberikan nasehat-nasehat kepada karyawan, turut memecahkan masalah-masalah pribadi mereka atau mendiskusikannya bersama-sama. (Abdurrachman, 2001:35).

2. External Public Relations

Tugas penting External Public Relations adalah mengadakan komunikasi yang efektif, yang sifatnya informatif dan persuasif, yang ditujukan kepada publik di luar instansi tersebut. Informasi harus diberikan dengan jujur, berdasarkan fakta dan harus teliti. Sebab publik mempunyai hak untuk mengetahui keadaan yang sebenarnya tentang sesuatu yang menyangkut kepentingannya.

1) Kontak Pribadi (Personal contact)

Unsur yang penting dalam hubungan ini adalah perlakuan terhadap perorangan-perorangan yang berhubungan dengan badan atau instansi. Di dalam government public

48

relations hal ini perlu mendapatkan perhatian yang serius dan harus ditekankan kepada para karyawan, bahwa government public relations itu tidak cukup hanya dengan memberikan penjelasan-penjelasan pada seseorang baik secara lisan maupun secara tertulis. Yang sangat penting adalah perlu adanya perhatian terhadap reaksi tiap individu sebagai seorang warga negara terhadap para karyawan tentang bagaimana mereka melaksanakan kewajibannya.

2) Press release

Dalam menyiapkan press release hendaknya diperhatikan soal-soal teknis mengenai penyusunan dan pengetikan message dan distribusinya. Formula who, what, where, when, why tidak boleh dilupakan dalam penyajian press release.

3) Press relations

Penting sekali dalam Hubungan Masyarakat bagi seorang pelaksana Humas untuk mempunyai hubungan yang baik dengan para pemimpin atau wakil surat-surat kabar, majalah-majalah, kolumnis-kolumnis, penulis-penulis feature, pemimpin radio dan televisi dan sebagainya.tetapi perlu dicatat, hubungan pribadi antara seorang PRO dengan petugas-petugas pers tadi tidak berarti bahwa PRO itu harus mendapatkan pelayanan yang istimewa dari mereka. Hubungan pribadi harus

dipelihara dan harus berdasarkan integritas profesi. Seorang Humas harus melakukan semua media sama.

4) Press conference & press briefing

Dalam keadaan-keadaan tertentu dan mengenai pengumuman-pengumuman tertentu, dianjurkan untuk menyelenggarakan pers conference daripada hanya memberikan press release saja. Pers conference hanya diselenggarakan bila ada peristiwa-peristiwa penting saja di suatu instansi atau badan. Instansi dapat mengadakan pers conference atas inisiatifnya sendiri atau atas permintaan wakil-wakil pers sendiri.

5) Publicity

Pada hakekatnya publicity adalah berita yang ditulis dalam surat-surat kabar atau majalah-majalah atau yang disiarkan melalui radio atau televisi, yang penuh dengan Human Interest dan menarik perhatian publik mengenai kegiatan-kegiatan atau pernyataan-pernyataan orang-orang yang prominently involved.

6) Radio dan Televisi

Dengan radio dan transistor, merupakan satu-satunya penghubung antara manusia dengan dunia, satu-satunya saluran

50

untuk menyampaikan informasi, pendidikan dan hiburan tanpa mengenal jarak dan illiteracy (buta huruf).

7) Film

Ini dapat berupa film dokumentasi, hiburan yang berisi informasi-informasi, pendidikan dan sebagainya. Pada dewasa ini film banyak digunakan dalam public relations, bukan saja untuk internal public tapi juga untuk external public.

8) Media Komunikasi dan Informasi

Selain dengan menggunakan media yang telah dikemukakan di atas, masih banyak cara-cara lain untuk menyebarkan suatu informasi dan mengadakan hubungan dengan publik. Diantaranya dengan menggunakan kartu pos bergambar, telepon, ceramah, mengadakan kunjungan-kunjungan dan sebagainya. (Abdurrachman,2001: 40).

2.5. Analisis Humas di PT Taspen

Humas lebih menekankan pada falsafah manajemen. Hal ini menunjukkan bahwa apa yang dilakukan oleh humas harus dalam bentuk hal-hal yang tidak menyimpang dari kebenaran, kejujuran dan pelayanan yang baik bagi publik, mempunyai etika yang baik dalam melakukan kegiatan komunikasi bagi publiknya dan merupakan upaya untuk menanamkan kepercayaan publik pada perusahaan.

Semua hal yang telah digambarkan diatas harus dapat diekspresikan melalui kebijaksanaan-kebijaksanaan dan kegiatan-kegiatan yang dapat di pertanggung jawabkan secara instiusional dan diarahkan bagi pelayanan publik melalui komunikasi yang baik bagi publiknya, semua hal itu tentu saja untuk menciptakan pengertian dan good will dari publik terhadap perusahaan.

Untuk mencapai semua itu seorang Humas harus mampu merancang program Humas. Dalam pembuatan program kerja Humas umumnya para praktisi Humas harus memperhatikan unsur-unsur yang terdapat pada sistematika manajemen yaitu:

1. Planning (Perencanaan)

2. Organizing (Pengorganisasian) atau menentukan strategi

3. Actuating (Pelaksanaan) atau implementasi dari kedua unsur diatas 4. Evaluating (Pengevaluasian) atau pengukuran kekurangan dan

kelebihan apa yang sudah dilakukan tersebut.

Humas yang berada di PT. Taspen KCU Bandung masih berada di bawah bagian kepegawaian umum yang artinya Humas tersebut belum melembaga (state of being) tapi masih Method of Communications. Namun, Humas PT. Taspen KCU Bandung tetap melaksanakan kegiatan-kegiatannya baik kegiatan Internal maupun Eksternal. Adapun kegiatan Internal seperti : Get together, Rapat evaluasi dan lain-lain. Dan adapun kegiatan eksternal seperti : Acara sosialisasi dan pelayanan pro aktif, sosialisiasi hak-hak pegawai balai pemasyarakatan Klas 1 Bandung selaku peserta Taspen dan lain-lain.

52

Masalah tersebut dapat diupayakan dengan melakukan kegiatan Public Relation yang meliputi kegiatan mulai dari pembenahan organisasi atau perusahaan itu sendiri hingga kepada kegiatan yang bersifat membangun atau menciptakan citra perusahaan dimata publiknya.

2.6. Analisa Pelayanan Humas PT Taspen terhadap mahasiswa PKL

Dalam pekerjaan sehari-hari penulis sering mendapatkan pelajaran yang sangat berharga di PT Taspen, keramahan yang dimiliki oleh Staff Bidang Kepegawaian Umum menjadikan penulis sangat tersanjung dalam melakukan pekerjaan yang akan diberikan kepada penulis, dalam melakukan pekerjaan penulis selalu dibimbing dan diarahkan dalam dalam melakukan tugas sehingga penulis bisa memahami akan arti kerja yang sesungguhnya seperti dikatakan oleh pembimbing penulis pada saat pertama kali melakukan kegiatan PKL di PT Taspen, Penulis harus dengan senang hati menjalankan pekerjaannya dan jangan ragu-ragu kalau ada yang ingin ditanyakan.

53 3.1. Kesimpulan

Merujuk pada tujuan penulis melakukan Praktek Kerja Lapangan (PKL) di PT. Tabungan Asuransi Pegawai Negeri (TASPEN) Kantor Cabang Utama Bandung, maka penulis ingin mencoba memberikan beberapa kesimpulan sebagai berikut:

1. PT Taspen adalah Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang diberi tugas untuk mengelola Program Asuransi Sosial yang terdiri dari Program Dana Pensiun dan Tabungan Hari Tua (THT), Pendirian PT Taspen bertujuan untuk meningkatkan kesejahteraan pegawai negeri dan keluarganya.

2. Kegiatan yang dilakukan oleh penyusun selama melakukan Praktek Kerja Lapangan (PKL) sudah termasuk pada aktivitas yang berhubungan dengan kegiatan kehumasan yang bersifat Insidentil dan Rutin.

3. Kegiatan Insidentil adalah Kegiatan yang sekali-kali dilakukan oleh penulis pada saat melaksanakan Praktek Kerja Lapangan di PT. TASPEN (PERSERO), adapun kegiatannya adalah Meeting, Perkenalan Lingkungan Kerja, Pemberitahuan Tugas, dan Meliput acara yang ada di PT Taspen. Dan Kegiatan Rutin adalah kegiatan yang

54

sering kali dilakukan oleh penulis pada saat melaksanakan Praktek Kerja Lapangan di PT. TASPEN (PERSERO), adapun kegiatannya adalah Membaca koran, Meeting pembuatan perencanaan program-program kerja, Mendistribusi dan memfile surat masuk, dan Customer service (penerima telepon).

4. Humas yang berada di PT. Taspen KCU Bandung masih berada di bawah bagian kepegawaian umum yang artinya Humas tersebut belum melembaga (state of being) tapi masih Method of Communications. Namun, Humas PT. Taspen KCU Bandung tetap melaksanakan kegiatan-kegiatannya baik kegiatan Internal maupun Eksternal.

5. Pelayanan humas PT Taspen terhadap mahasiswa PKL yang di dapatkan oleh penulis selama melaksanakan Praktek Kerja Lapangan di PT. Taspen sudah cukup baik sehingga penulis dapat dengan mudah bersosialisasi dan bekerjasama dengan karyawan lainnya.

3.2. Saran-Saran

3.2.1. Saran untuk Perusahaan/Lembaga

1. Bagian Humas PT Taspen KCU Bandung sebaiknya memberikan Job Description terhadap mahasiswa PKL, untuk kemudahan kinerja dalam melaksanakan tugas yang diberikan. 2. Kepada PT Taspen KCU Bandung harus lebih memfasilitasi

meja untuk tempat duduk dalam melakukan kegiatan selama melakukan kerja praktek

3.2.2. Saran Bagi Mahasiswa

1. Mahasiswa harus bisa bersosialisasi dengan baik dengan para staff dan karyawan di tempat kerja praktek karena hal ini berguna agar karyawan perusahaan tersebut bersedia membantu pelaksanaan PKL maupun pencarian data yang penulis butuhkan.

2. Mahasiswa harus aktif, dan bersemangat dalam melaksanakan tugas yang diberikan. Agar pihak PT. Taspen merasa puas dengan memberikan kesempatan kepada Mahasiswa untuk dapat melakukan Praktek Kerja Lapangan di Instansi mereka. 3. Mahasiswa harus bisa disiplin dalam melaksanakan tugas dan

tanggung jawabnya, dan juga harus disiplin waktu di dalam masuk kerja praktek. Agar menjaga nama baik pribadi dan Universitas.

4. Mahasiswa/i yang akan melakukan PKL selama kegiatan berlangsung harus lebih memanfaatkan waktu, tidak malu bertanya tentang apa kegitan sehari-hari yang dilakukan.

LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN di PT TABUNGAN

ASURANSI PEGAWAI NEGERI (TASPEN)

KANTOR CABANG UTAMA

BANDUNG

Diajukan Sebagai Bukti Telah Melaksanakan Praktek Kerja Lapangan (PKL)

Oleh :

Wahyu Putera NIM : 41806131

PROGRAM STUDI ILMU KOMUNIKASI KONSENTRASI HUMAS

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

v

DAFTAR ISI

Hal LEMBAR PENGESAHAN ... i KATA PENGANTAR ... ii DAFTAR ISI ... v DAFTAR TABEL ... viii DAFTAR GAMBAR ... ix DAFTAR LAMPIRAN ... x BAB 1 PENDAHULUAN

1.1 Sejarah PT TASPEN (Persero) ... 1 1.2 Visi dan Misi PT. Taspen Kantor Cabang Utama Bandung. .... 5

1.2.1_{Visi PT.Taspen} 5

1.2.2_{Misi PT.Taspen... 6.} 1.3 Lima Nilai Utama TASPEN ... 7 1.4 Enam Standar pelayanan TASPEN ... 9

1.5 Ciri-ciri PT TASPEN . 10

1.6 Logo PT TASPEN .. 11

1.7 Regulasi .. 12

1.8 Informasi Produk 13

1.8.1 Program Tabungan Hari Tua (THT) . 13

1.8.2 Program Pensiun ... 15

1.9 Struktur Perusahaan PT Taspen KCU Bandung 18

vi

1.11 Sarana dan Prasarana .. 23 1.11.1 Sarana . 23

1.11.2 Prasarana 24

1.12 Lokasi dan Waktu Praktek Kerja Lapangan .. 26

1.12.1 Lokasi PKL . 26 1.12.2 Waktu PKL . 26

BAB II PELAKSANAAN PKL

2.1 Kegiatan Praktek Kerja Lapangan ... 27 2.2 Deskripsi kerja Rutin dan contohnya ... 35

2.2.1 Membaca Koran... .. 35 2.2.2 Meeting Pembuatan Perencanaan Program-Program Kerja.... 35 2.2.3 Mendistribusikan dan Memfile Surat Masuk .... 36 2.2.4 Customer Service (penerima telepon )... 36 2.3 Deskripsi kerja Insidentil dan contohnya .... 37 2.3.1 Perkenalan Lingkungan Kerja ... 37

2.3.2 Pemberitahuan Tugas... 38 2.3.3 Pencarian Data Laporan PKL... 38 2.3.4 Meliput Acara di Lingkungan PT Taspen KCU Bandung.... 39 2.3.5 Meeting evaluasi kinerja humas .... 40

2.4 Analisa Humas 41

2.4.1 Tujuan Humas .. 43

2.4.2 Fungsi Humas ... 44

vii

2.5 Analisis Humas di PT Taspen . 50

2.6 Analisa Pelayanan Humas PT Taspen terhadap mahasiswa

PKL . 52

BAB III PENUTUP

3.1 Kesimpulan . 53

3.2 Saran-Saran 54

3.2.1 Saran untuk Perusahaan/Lembaga 54

3.2.2 Saran Bagi Mahasiswa... 55

DAFTAR PUSTAKA ... 56 LAMPIRAN ... 57

viii

DAFTAR TABEL

Hal Tabel 1.1 Jumlah Sumber Daya Manusia PT Taspen KCU Bandung .. 20 Tabel 1.2 Tingkat Pendidikan SDM PT Taspen KCU Bandung ... 20 Tabel 1.3 Sarana yang Tersedia di PT Taspen KCU Bandung . 23 Tabel 1.4 Prasarana yang Tersedia di PT Taspen KCU Bandung . 24

ix

DAFTAR GAMBAR

Hal

Gambar 1.1 Logo PT.Taspen 11

Gambar 1.2 Struktur Organisasi PT Taspen KCU Bandung ... 18

Gambar 1.3 Struktur Organisasi Divisi Umum PT. Taspen KCU Bandung... 21

Gambar 2.1 Customer service (penerima telepon)... ... 37

Gambar 2.2 Pengumpulan Data ... ... 38

Gambar L.1 Gedung PT. Taspen KCU Bandung... 63

x

DAFTAR LAMPIRAN

Hal LAMPIRAN 1 Surat Permohonan PKL ... 57 LAMPIRAN 2 Surat Balasan dari PT Taspen ... 58

LAMPIRAN 3 Daftar Hadir PKL ... 59

LAMPIRAN 4 Berita Acara Bimbingan Laporan PKL... 61

LAMPIRAN 5 Nilai Praktek Kerja Lapangan 62

56

DAFTAR PUSTAKA

Buku :

Abdurrachman, Oemi. 1990. Dasar-dasar Public Relations. Bandung: PT. Citra Aditya Bakti.

Onong, Uchjana Effendi. 1989. Kamus Komunikasi. Bandung: CV Mandar Maju.

Ruslan, Rosady. 1994. Praktik dan Solusi Public Relations dalam situasi kritis dan Pemulihan Citra. Jakarta: Ghalia Indonesia.

Sumber Lain :

http://www.taspenbandung.com/index.php?page=profilkcubandung,Selasa 20 Juli, 2010

---, Arsip (software), kepegawaian PT Taspen

Agenda Pribadi Penulis pada saat Praktek Kerja Lapangan, 2010 Mutia, Nining, Laporan PKL, Fisip Unikom, 2010.

ii

KATA PENGANTAR

Assalamualai kum Wr.Wb.

Alhamdulillah, puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan segala rahmat, hidayah, kelancaran dan kemudahan sehingga dapat terselesaikannya penulisan laporan ini. Shalawat serta salam tetap penulis curahkan kepada Nabi Besar kita Nabi Muhammad SAW.

Penulisan laporan ini yang berjudul LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN di PT TABUNGAN ASURANSI PEGAWAI NEGERI (TASPEN) KANTOR CABANG UTAMA BANDUNG dirasakan masih jauh dari sempurna, hal ini disebabkan karena keterbatasan pengalaman dan kemampuan penulis mengenai praktek kerja. Oleh karena itu penulis mengharapkan saran dan kritik yang sifatnya membangun, agar lebih baik lagi pada kesempatan mendatang.

Dalam penulisan laporan ini, pada mulanya penulis merasakan amat sulit namun berkat peran serta dukungan, bantuan, dorongan dan bimbingan dari berbagai pihak, akhirnya dapat penulis selesaikan. Dengan tulus hati, penulis ingin mengucapkan rasa terima kasih kepada :

1. Yang terhormat Prof. Dr. Samogyo Ibnu Redjo., Drs.,M.A Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, yang telah memberikan pengesahan pada laporan ini

2. Yth, Prof. Dr. J.M. Papasi, yang telah mengeluarkan Surat Pengantar pelaksanaan PKL

iii

selalu memberikan nasihat-nasihat, saran, motivasi dan semangat selama mengikuti perkuliahan

5. Yth, Desayu Eka Surya, S.Sos., M.Si. Dosen Pembimbing penulis laporan Praktek Kerja Lapangan, yang telah membimbing dan mengajari penulis dalam menyusun laporan ini, dan yang telah mendukung kelancaran penyusunan laporan ini

6. Yth, Bapak/ibu dosen Ilmu Komunikasi konsentrasi Ilmu Humas yang telah senantiasa memberikan ilmunya kepada penulis.

7. Yth, Sekretaris IK & PR Kartika Dewi S, Amd.Kom,Terima kasih atas segala bantuannya dalam pelaksanaan PKL ini

8. Yts, Orang tua saya, Syafrial.St.Bagindo dan Yumni, Terima Kasih atas segala doa dan dukungannya baik moril maupun materil. Eko Putera, Hendra Putera, Haris Putera, dan Haris Putera, Ke empat saudaraku

9. Yth, Bapak Ade Sutardi yang telah memberikan kesempatan kepada penulis untuk melaksanakan Praktek Kerja Lapangan di PT. Tabungan Asuransi Pegawai Negeri (TASPEN) Kantor Cabang Utama Bandung

10. Yth, Bapak Jeremias Dully, Pembimbing selama melakukan Praktek Kerja Lapangan di PT Tabungan Asuransi Pegawai Negeri (TASPEN) Kantor Cabang Utama Bandung

iv

11. Teman Teman di IK Humas dan IK Jurnalistik 2006 dan 2007

12. Seluruh pihak yang telah membantu proses penyelesaian pembuatan laporan Praktek Kerja Lapangan,Terima Kasih..

Untuk kesempurnaan laporan ini, maka kritik dan saran yang sifatnya membangun dari semua pembaca sangat penulis hargai dan besar harapan penulis jika hasil laporan ini dijadikan sebagai salah satu sumber ilmu yang bermanfaat bagi semua.

Bandung, Desember 2010

57 LAMPIRAN 1 Surat Permohonan PKL

58

LAMPIRAN 2 Surat Balasan

Lampiran 3 Daftar Hadir PKL

62

Lampiran 4

Lampiran 5

64

DOKUMENTASI

Gambar L.1

Gedung PT Taspen KCU Bandung

Gambar L.2

Fasilitas PT Taspen KCU Bandung

I. Identitas Diri

Nama : Wahyu Putera

Tempat Tanggal Lahir : Bukittinggi, 7 Juli 1986

Agama : Islam

Jenis Kelamin : Laki-laki

Status : Belum menikah

Telepon : 081266633933

Email : wahyuputera@rocketmail.com

Alamat : Jl. Pabidikan no 152 RT/ RW 02/VI, Kabun Pulasan Bukittinggi (Sumatera Barat)

II. Pendidikan Formal

NO TAHUN URAIAN KETERANGAN

1 2006_Sekarang Program Study Ilmu Komunikasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Komputer Indonesia

Sedang Menempuh Study

66

2 2006 SMU Muhammadiyah Bukittinggi (Sumatera Barat)

Lulus/Berijazah 3 2003 SLTP NEGERI 1 BASO (AGAM)

(sumatera Barat)

Lulus/Berijazah 4 1998 SD Negeri 15 Bukittinggi ( Sumatera

Barat)

Lulus/Berijazah

III. Pelatihan/Seminar

NO WAKTU URAIAN KETERANGAN

1 11 jan 2007 Peserta Table Manner Course (Hotel Jayakarta Bandung)

Bersertifikat

2 Maret 2007 Peserta Ceramah Umum,

Peningkatan Kualitas Mahasiswa Sebagai Salah Satu Wujud

Pelaksanaan Moto Unikom Quality Is Our Tradition (UNIKOM)

Bersertifikat

3 27 Mei 2008 Peserta Pelatihan Personal Development dan Brain Management (UNIKOM)

Bersertifikat

4 27 Mei 2008 Peserta Pelatihan Master of Ceremony (UNIKOM)

67

5 18_19Juni 2008

Peserta Kunjungan Media Massa (RCTI,ANEKA YESS!)

Bersertifikat

6 3 Juni 2010 Peserta Public Speaking(UNIKOM) Bersertifikat

Bandung, Desember 2010 Penulis

Wahyu Putera 41806131

DOKUMENTASI

Gambar L.1

Gedung PT Taspen KCU Bandung

65

Gambar L.2

Fasilitas PT Taspen KCU Bandung

65

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

I. Identitas Diri

Nama : Wahyu Putera

Tempat Tanggal Lahir : Bukittinggi, 7 Juli 1986

Agama : Islam

Jenis Kelamin : Laki-laki

Status : Belum menikah

Telepon : 081266633933

Email : wahyuputera@rocketmail.com

Alamat : Jl. Pabidikan no 152 RT/ RW 02/VI, Kabun Pulasan Bukittinggi (Sumatera Barat)

II. Pendidikan Formal

NO TAHUN URAIAN KETERANGAN

1 2006_Sekarang Program Study Ilmu Komunikasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Komputer Indonesia

Sedang Menempuh Study

66

2 2006 SMU Muhammadiyah Bukittinggi (Sumatera Barat)

Lulus/Berijazah

3 2003 SLTP NEGERI 1 BASO (AGAM) (sumatera Barat)

Lulus/Berijazah

4 1998 SD Negeri 15 Bukittinggi ( Sumatera Barat)

Lulus/Berijazah

III. Pelatihan/Seminar

NO WAKTU URAIAN KETERANGAN

1 11 jan 2007 Peserta Table Manner Course (Hotel Jayakarta Bandung)

Bersertifikat

2 Maret 2007 Peserta Ceramah Umum,

Peningkatan Kualitas Mahasiswa Sebagai Salah Satu Wujud

Pelaksanaan Moto Unikom Quality Is Our Tradition (UNIKOM)

Bersertifikat

3 27 Mei 2008 Peserta Pelatihan Personal Development dan Brain Management (UNIKOM)

Bersertifikat

4 27 Mei 2008 Peserta Pelatihan Master of Ceremony (UNIKOM)

67

5 18_19Juni 2008

Peserta Kunjungan Media Massa (RCTI,ANEKA YESS!)

Bersertifikat

6 3 Juni 2010 Peserta Public Speaking(UNIKOM) Bersertifikat

Bandung, Desember 2010 Penulis

Wahyu Putera 41806131