PETUNJUK PELAKSANAAN DAN PETUJUK TEKNIS

PETUNJUK PELAKSANAAN DAN PETUJUK TEKNIS HIMAS BERMANAJEMEN

PENDAHULUAN

Organisasi secara umum merupakan suatu kelompok orang dalam suatu wadah untuk tujuan bersama. Organisasi pada dasarnya digunakan sebagai tempat atau wadah bagi orang-orang untuk berkumpul, bekerjasama secara rasional dan sistematis, terencana, terpimpin dan terkendali, dalam memanfaatkan sumber daya (manusia, uang, material, mesin, metode, dan lingkungan), sarana-parasarana, data, dan lain sebagainya yang digunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi. Dalam dunia universitas, organisasi merupakan wadah bagi Mahasiswa dan Mahasiswi untuk mengembangkan kemampuannya dalam berorganisasi. Himpunan Mahasiswa Jurusan Pendidikan Sejarah (HIMAS) adalah salah satu himpunan mahasiswa tertua yang berada di Universitas Pendidikan Indonesia. HIMAS telah berdiri sejak tahun 1958 dan masih menunjukkan eksistensinya hingga saat ini. Perjalanan yang teramat panjang ini tentunya menghasilkan suatu dinamika sejalan dengan perkembangan zaman dan semakin tingginya tuntutan dunia luar akan pemikiran-pemikiran brilian dari kalangan mahasiswa.

Setiap organisasi di Universitas biasanya memiliki visi dan misi yang berbeda. selain visi dan misi, organisasi di Universitas juga memiliki aturan yang berbeda-beda. HIMAS merupakan salah satu organisasi di Universitas yang mempunyai peraturan yang sangat detail dan teratur. Peraturan-Peraturan yang ada di HIMAS dibuat dan disusun di MUMAS (Musyawarah Mahasiswa Sejarah) HIMAS, peraturan tersebut disebut SOP atau Standar Operasional Prosedur. Hanya saja bagi warga HIMAS yang baru hal tersebut sangatlah “asing” karena belum mengikuti MUMAS HIMAS sebelumnya, Sedangkan setelah LDKMO (Latihan Dasar Kepemimpinan Mahasiswa Organisasi) dalam proses kaderisasi mahasiswa dan mahasiswi baru calon warga HIMAS harus mengadakan suatu kegiatan setelah menjadi warga. Berdasarkan

pada pernyataan diatas perlu diadakan sebuah pembekalan tentang manajemen SDM, manajemen Administrasi, manajemen Keuangan, dan manajemen Kegiatan untuk membakali warga yang baru dalam membuat sebuah kegiatan agar sesuai dengan peraturan HIMAS atau SOP HIMAS. Maka dari itu Biro Pengembangan Organisasi akan membuat sebuah kegiatan yang memuat keperluan tentang hal-hal tersebut dengan nama kegiatan “HIMAS BERMANAJEMEN”.

TUJUAN KEGIATAN

Tujuan dari diadakannya kegiatan “Himas Bermanajemen 2015” ini adalah sebagai berikut :

Tujuan Secara Umum

- Memperdalam pengetahuan dasar tentang managemen keorganisasian Warga HIMAS.

- Menjalin hubungan antaraWarga HIMAS dengan pengurus Tujuan Secara Khusus

- Memperkenalkan Organisasi HIMAS kepada warga HIMAS yang baru. - Memberikan pengetahuan dasar tentang managemen keorganisasian kepada

Warga HIMAS yang baru.

- Meningkatkan pengetahuan dan intelektual warga HIMAS - Meningkatkan kesadaran berorganisasi warga HIMAS

NAMA KEGIATAN

Nama kegiatannya adalah ”Himas Bermanajemen 2015”. TEMA KEGIATAN

Nama kegiatannya adalah “Menjadikan Warga HIMAS menjadi Intelektualis Organisasi”.

BENTUK KEGIATAN

Bentuk kegiatan dari Himas bermanjemen adalah ceramah dan diskusi. INDIKATOR

Indikator keberhasilan untuk kegiatan HIMAS Bermanajemen 2015 ini yaitu semua warga HIMAS angkatan 2015 mendapatkan bekal untuk melaksanakan kegiatan pameran sejarah.

PETUNJUK PELAKSANAAN

1. Di buka secara simbolis oleh ketua umum HIMAS Periode 2015-2014. 2. Sambutan oleh ketua pelaksana.

3. Jalannya pematerian di pandu oleh moderator.

PETUNJUK TEKNIS Steering Commite (SC)

1. Memberikan pengarahan dan melakukan pengawasan selama kegiatan berlangsung

2. Menjaga alur Juklak Juknis. Organizing Committee (OC)

A. Ketua Pelaksana

1. Mengkoordinasikan langkah kerja setiap bagian pelakasana 2. Bertanggungjawab terhadap kegiatan yang dilaksanakan.

3. Menyusun susunan kepanitiaan.

4. Merancang dan membagi job description masing-masing. 5. Bertanggungjawab terhadap kegiatan yang dilaksanakan . 6. Membuat susunan kepanitiaan.

7. Merancang dan membagi job description pada masing-masing seksi. 8. Mengawasi dan mengevalusi kinerja tiap-tiap seksi

9. Mempersiapkan agenda rapat panitia HIMAS BERMANAJEMEN 2015. 10. Memimpin setiap rapat koordinasi panitia HIMAS BERMANAJEMEN 2015. 11. Memaksimalkan kinerja panitia pelaksana HIMAS BERMANAJEMEN 2015. 12. Mengadakan koordinasi dengan seluruh panitia HIMAS BERMANAJEMEN

2015.

13. Mengadakan dan membuat kebijakan dan keputusan yang dianggap perlu terkait pelaksanaan kegiatan HIMAS BERMANAJEMEN 2015.

14. Mensosialisasikan kebijakan dan keputusan yang telah ditetapkan kepada panitia HIMAS BERMANAJEMEN 2015.

15. Melaksanakan job description.

16. Menjaga hubungan baik sesama panitia maupun peserta selama kegiatan HIMAS BERMANAJEMEN 2015.

B. Sekretaris

1. Mengatur persuratan dan pengarsipan 2. Mencatat hasil rapat

3. Mencatat hasil evaluasi di lapangan 4. Menyusun laporan Kegiatan

5. Mewakili ketuplak apabila berhalangan hadir 6. Membuat proposal.

7. Menentukan nomber surat keluar dari kegiatan HIMAS BERMANAJEMEN 2015.

8. Menjadi notulen dan membuat risalah rapat setiap rapat panitia HIMAS BERMANAJEMEN 2015.

9. Membuat surat undangan atau memo untuk panitia apabila ada kegiatan yang berkenaan dengan HIMAS BERMANAJEMEN 2015.

10. Membuat surat undangan untuk pihak internal maupun eksternal untuk kegiatan HIMAS BERMANAJEMEN 2015.

11. Menyimpan serta merangkap surat masuk dan surat keluar.

12. Membuat surat perijinan tempat dan acara HIMAS BERMANAJEMEN 2015. 13. Berkoordinasi dengan ketua pelaksana dan panitia pelaksana lainnya terkait

administrasi kegiatan HIMAS BERMANAJEMEN 2015.

14. Menggantikan job ketua pelaksana jika ketua pelaksana berhalangan hadir dalam kegiatan.

15. Bersama ketua pelaksana menyusun laporan pertanggungjawaban kegiatan HIMAS BERMANAJEMEN 2015.

16. Melaksanakan jobdesc.

17. Menjaga hubungan baik sesama panitia maupun peserta selama kegiatan HIMAS BERMANAJEMEN 2015.

C. Bendahara

1. Mengatur dan mencatat lalulintas keuangan panitia 2. Mendistribusikan anggaran

3. Membuat rancangan anggaran biaya kegiatan HIMAS BERMANAJEMEN 2015. 4. Berkoordinasi dengan ketua pelaksana dan panitia pelaksana lainnya terkait

anggaran biaya yang diperlukan selama kegiatan HIMAS BERMANAJEMEN 2015.

5. Mengatur keuangan HIMAS BERMANAJEMEN 2015.

6. Berkordinasi dengan bendahara umum terkait masalah dana kegiatan HIMAS BERMANAJEMEN 2015.

7. Menerima dan menyimpan dana yang diperlukan untuk kegiatan HIMAS BERMANAJEMEN 2015.

8. Melaporkan keuangan HIMAS BERMANAJEMEN 2015. 9. Menerima list kebutuhan dana logistik.

10. Menerima,merekap dan menyimpan tanda-tanda bukti pengeluaran.

11. Membuat laporan keuangan yang nantinya diserahkan kepada bendahara bidang dan sekertaris.

12. Melaksanakan jobdesc.

13. Menjaga hubungan baik sesama panitia maupun peserta selama kegiatan HIMAS BERMANAJEMEN 2015.

D. Humas

1. Mengurus Perizinan kegiatan

2. Penanggung jawab dalam melakukan komunikasi atau informasi kepada pihak-pihak yang memerlukan

3. Mengurus penyebaran surat-surat dan Perizinan

5. Berkoordinasi dengan pihak-pihak diluar kepanitiaan untuk membantu kelancaran kegiatan HIMAS BERMANAJEMEN 2015.

6. Bertanggungjawab terhadap pendistribusian surat-surat yang dibuat kepada pihak-pihak yang terkait selama kegiatan HIMAS BERMANAJEMEN 2015. 7. Mensosialisasikan kepada panitia lain jika ada rapat kegiatan setelah

berkoordinasi dengan ketua pelaksana. 8. Melaksanakan jobdesc.

9. Menjaga hubungan baik sesama panitia maupun peserta selama kegiatan HIMAS BERMANAJEMEN 2015.

E. Dana Usaha

1. Mencari sumber dan mengadakan dana untuk pelaksanaan kegiatan 2. Membuat perencanaan Dana Usaha

3. Mensosialisasikan kepada panitia lain jika ada rapat kegiatan setelah berkoordinasi dengan ketua pelaksana.

4. Melaksanakan jobdesc.

5. Menjaga hubungan baik sesama panitia maupun peserta selama kegiatan HIMAS BERMANAJEMEN 2015.

F. Logistik

1. Mengatur dan mengkoordinasikan kebutuhan operasional 2. Bertanggung jawab atas peralatan yang dipakai

3. Membuat list Peralatan Calon Warga HIMAS

4. Membantu atau memfasilitasi pemenuhan peralatan Calon warga HIMAS 5. Membuat list barang yang akan digunakan.

7. Mengadakan dan bertanggungjawab terhadap barang-barang yang akan

digunakan serta dibutuhkan dalam kegiatan HIMAS BERMANAJEMEN 2015. 8. Meminta uang dari bendahara kegiatan dan menyerahkan tanda bukti pembelian

benda yang dibeli.

9. Melaporkan list barang yang sifatnya peminjaman kepada sekertaris kegiatan untuk membuat surat peminjaman.

10. Bertanggungjawab atas sarana dan prasarana acara HIMAS BERMANAJEMEN 2015.

11. Melaksanakan jobdesc.

12. Menjaga hubungan baik sesama panitia maupun peserta selama kegiatan HIMAS BERMANAJEMEN 2015.

G. Publikasi Dokumentasi dan Dekorasi

1. Mempublikasikan dan mendokumentasikan kegiatan

2. Membuat media publikasi HIMAS BERMANAJEMEN 2015.

3. Membuat atribut panitian dengan terlebih dulu berkoordinasi dengan ketua pelaksana.

4. Melaksanakan jobdesc.

5. Menjaga hubungan baik sesama panitia maupun peserta selama kegiatan HIMAS BERMANAJEMEN 2015.

H. Konsumsi

1. Menyediakan perbekalan yang dibutuhkan panitia HIMAS BERMANAJEMEN 2. Membuat daftar menu Calon Warga HIMAS dan Panitia HIMAS

BERMANAJEMEN

4. Berkoordinasi dengan panitia lainnya terkait konsumsi setiap kegiatan. 5. Bertanggungjawab terhadap pengdistribusian konsumsi kepada peserta dan

panitia.

6. Melaksanakan jobdesc.

7. Menjaga hubungan baik sesama panitia maupun peserta selama kegiatan HIMAS BERMANAJEMEN 2015.

I. Transportasi

1. Menyediakan sarana transportasi yang dibutuhkan selama kegiatan 2. Membuat skema tansportasi

3. Melaksanakan jobdesc.

4. Menjaga hubungan baik sesama panitia maupun peserta selama kegiatan HIMAS BERMANAJEMEN 2015.

J.Sie Acara

1. Merencanakan segala detail konsep acara HIMAS BERMANAJEMEN 2015 dan berkordinasi dengan ketua pelaksana.

2. Mengkoordinasikan pada seksi lain apa yang harus dilakukan untuk membantu acara HIMAS BERMANAJEMEN 2015.

3. Menjalankan dan mewujudkan acara HIMAS BERMANAJEMEN 2015. 4. Mengontrol jalannya HIMAS BERMANAJEMEN 2015 agar sesuai dengan

konsep awal serta merubahnya jika diperlukan secara mendesak. 5. Membuat rancangan operasional kegiatan yang akan dilaksanakan.

6. Membuat kebijakan dan keputusan yang dianggap perlu terkait jalannya acara yang tidak sesuai dengan ROP.

7. Berkoordinasi dan mensosialisasikan kebijakan dan keputusan yang diambil kepada korlap untuk selanjutnya disosialisasikan kepada panitia pelaksana lainnya.

8. Melaksanakan jobdesc.

9. Menjaga hubungan baik sesama panitia maupun peserta selama kegiatan HIMAS BERMANAJEMEN 2015.

5. Mewakili ketuplak apabila berhalangan hadir 6. Membuat proposal.

7. Menentukan nomber surat keluar dari kegiatan HIMAS BERMANAJEMEN 2015.

8. Menjadi notulen dan membuat risalah rapat setiap rapat panitia HIMAS BERMANAJEMEN 2015.

9. Membuat surat undangan atau memo untuk panitia apabila ada kegiatan yang berkenaan dengan HIMAS BERMANAJEMEN 2015.

10. Membuat surat undangan untuk pihak internal maupun eksternal untuk kegiatan HIMAS BERMANAJEMEN 2015.

11. Menyimpan serta merangkap surat masuk dan surat keluar.

12. Membuat surat perijinan tempat dan acara HIMAS BERMANAJEMEN 2015. 13. Berkoordinasi dengan ketua pelaksana dan panitia pelaksana lainnya terkait

administrasi kegiatan HIMAS BERMANAJEMEN 2015.

14. Menggantikan job ketua pelaksana jika ketua pelaksana berhalangan hadir dalam kegiatan.

15. Bersama ketua pelaksana menyusun laporan pertanggungjawaban kegiatan HIMAS BERMANAJEMEN 2015.

16. Melaksanakan jobdesc.

17. Menjaga hubungan baik sesama panitia maupun peserta selama kegiatan HIMAS BERMANAJEMEN 2015.

C. Bendahara

1. Mengatur dan mencatat lalulintas keuangan panitia 2. Mendistribusikan anggaran

3. Membuat rancangan anggaran biaya kegiatan HIMAS BERMANAJEMEN 2015. 4. Berkoordinasi dengan ketua pelaksana dan panitia pelaksana lainnya terkait

anggaran biaya yang diperlukan selama kegiatan HIMAS BERMANAJEMEN 2015.

5. Mengatur keuangan HIMAS BERMANAJEMEN 2015.

6. Berkordinasi dengan bendahara umum terkait masalah dana kegiatan HIMAS BERMANAJEMEN 2015.

7. Menerima dan menyimpan dana yang diperlukan untuk kegiatan HIMAS BERMANAJEMEN 2015.

8. Melaporkan keuangan HIMAS BERMANAJEMEN 2015. 9. Menerima list kebutuhan dana logistik.

10. Menerima,merekap dan menyimpan tanda-tanda bukti pengeluaran.

11. Membuat laporan keuangan yang nantinya diserahkan kepada bendahara bidang dan sekertaris.

12. Melaksanakan jobdesc.

13. Menjaga hubungan baik sesama panitia maupun peserta selama kegiatan HIMAS BERMANAJEMEN 2015.

D. Humas

1. Mengurus Perizinan kegiatan

2. Penanggung jawab dalam melakukan komunikasi atau informasi kepada pihak-pihak yang memerlukan

3. Mengurus penyebaran surat-surat dan Perizinan

5. Berkoordinasi dengan pihak-pihak diluar kepanitiaan untuk membantu kelancaran kegiatan HIMAS BERMANAJEMEN 2015.

6. Bertanggungjawab terhadap pendistribusian surat-surat yang dibuat kepada pihak-pihak yang terkait selama kegiatan HIMAS BERMANAJEMEN 2015. 7. Mensosialisasikan kepada panitia lain jika ada rapat kegiatan setelah

berkoordinasi dengan ketua pelaksana. 8. Melaksanakan jobdesc.

9. Menjaga hubungan baik sesama panitia maupun peserta selama kegiatan HIMAS BERMANAJEMEN 2015.

E. Dana Usaha

1. Mencari sumber dan mengadakan dana untuk pelaksanaan kegiatan 2. Membuat perencanaan Dana Usaha

3. Mensosialisasikan kepada panitia lain jika ada rapat kegiatan setelah berkoordinasi dengan ketua pelaksana.

4. Melaksanakan jobdesc.

5. Menjaga hubungan baik sesama panitia maupun peserta selama kegiatan HIMAS BERMANAJEMEN 2015.

F. Logistik

1. Mengatur dan mengkoordinasikan kebutuhan operasional 2. Bertanggung jawab atas peralatan yang dipakai

3. Membuat list Peralatan Calon Warga HIMAS

4. Membantu atau memfasilitasi pemenuhan peralatan Calon warga HIMAS 5. Membuat list barang yang akan digunakan.

7. Mengadakan dan bertanggungjawab terhadap barang-barang yang akan

digunakan serta dibutuhkan dalam kegiatan HIMAS BERMANAJEMEN 2015. 8. Meminta uang dari bendahara kegiatan dan menyerahkan tanda bukti pembelian

benda yang dibeli.

9. Melaporkan list barang yang sifatnya peminjaman kepada sekertaris kegiatan untuk membuat surat peminjaman.

10. Bertanggungjawab atas sarana dan prasarana acara HIMAS BERMANAJEMEN 2015.

11. Melaksanakan jobdesc.

12. Menjaga hubungan baik sesama panitia maupun peserta selama kegiatan HIMAS BERMANAJEMEN 2015.

G. Publikasi Dokumentasi dan Dekorasi

1. Mempublikasikan dan mendokumentasikan kegiatan

2. Membuat media publikasi HIMAS BERMANAJEMEN 2015.

3. Membuat atribut panitian dengan terlebih dulu berkoordinasi dengan ketua pelaksana.

4. Melaksanakan jobdesc.

5. Menjaga hubungan baik sesama panitia maupun peserta selama kegiatan HIMAS BERMANAJEMEN 2015.

H. Konsumsi

1. Menyediakan perbekalan yang dibutuhkan panitia HIMAS BERMANAJEMEN 2. Membuat daftar menu Calon Warga HIMAS dan Panitia HIMAS

BERMANAJEMEN

4. Berkoordinasi dengan panitia lainnya terkait konsumsi setiap kegiatan. 5. Bertanggungjawab terhadap pengdistribusian konsumsi kepada peserta dan

panitia.

6. Melaksanakan jobdesc.

7. Menjaga hubungan baik sesama panitia maupun peserta selama kegiatan HIMAS BERMANAJEMEN 2015.

I. Transportasi

1. Menyediakan sarana transportasi yang dibutuhkan selama kegiatan 2. Membuat skema tansportasi

3. Melaksanakan jobdesc.

4. Menjaga hubungan baik sesama panitia maupun peserta selama kegiatan HIMAS BERMANAJEMEN 2015.

J.Sie Acara

1. Merencanakan segala detail konsep acara HIMAS BERMANAJEMEN 2015 dan berkordinasi dengan ketua pelaksana.

2. Mengkoordinasikan pada seksi lain apa yang harus dilakukan untuk membantu acara HIMAS BERMANAJEMEN 2015.

3. Menjalankan dan mewujudkan acara HIMAS BERMANAJEMEN 2015. 4. Mengontrol jalannya HIMAS BERMANAJEMEN 2015 agar sesuai dengan

konsep awal serta merubahnya jika diperlukan secara mendesak. 5. Membuat rancangan operasional kegiatan yang akan dilaksanakan.

6. Membuat kebijakan dan keputusan yang dianggap perlu terkait jalannya acara yang tidak sesuai dengan ROP.

7. Berkoordinasi dan mensosialisasikan kebijakan dan keputusan yang diambil kepada korlap untuk selanjutnya disosialisasikan kepada panitia pelaksana lainnya.

8. Melaksanakan jobdesc.

9. Menjaga hubungan baik sesama panitia maupun peserta selama kegiatan HIMAS BERMANAJEMEN 2015.