Bahan Ajar Pelatihan Tenaga Perpustakaan SekolahDit.Tendik2010
28
STANDAR PROSEDUR KERJA PERPUSTAKAAN SEKOLAH
A.
Pengertian
Standar Prosedur Kerja SPK atau yang populer dalam bahasa Inggris dengan Standard Operational Prosedure SOP adalah standar baku prosedur
kerja di sebuah organisasilembagainstitusiperusahaan. Standar Prosedur Kerja adalah suatu standarpedoman tertulis yang dipergunakan untuk
mendorong dan menggerakkan suatu bagian kerja organisasi untuk mencapai tujuan organisasi. SPK merupakan tatacara atau tahapan yang dibakukan dan
yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu. Perpustakaan sebagai sebuah organisasi hendaknya memiliki Standar
Prosedur Kerja yang baku seperti ini. Setiap bagian pekerjaan di perpustakaan dibuatkan Standar Prosedur Kerjanya sehingga setiap personil yang bekerja di
bagian tersebut harus mengikuti prosedur tersebut. Pekerja yang tidak mengikuti SPK dapat dianggap telah melakukan suatu kesalahan yang biasa
disebut dengan kesalahan prosedur atau kesalahan administratif.
B. Tujuan SPK
Berikut ini beberapa tujuan dibuatnya SPK, yaitu: 1.
Menjaga konsistensi dan tingkat kinerja petugaspegawai atau tim dalam organisasi atau unit kerja.
2. Mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam
organisasi
SESI 4
Bahan Ajar Pelatihan Tenaga Perpustakaan SekolahDit.Tendik2010
29
3. Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari
petugaspegawai terkait. 4.
Melindungi organisasiunit kerja dan petugaspegawai dari malpraktek atau kesalahan administrasi lainnya.
5. Untuk menghindari kegagalankesalahan, keraguan, duplikasi dan
inefisiensi
C. Fungsi SPK
SPK memiliki beberapa fungsi, antara lain: 1.
Memperlancar tugas petugaspegawai atau timunit kerja. 2.
Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan. 3.
Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah dilacak. 4.
Mengarahkan petugaspegawai untuk sama-sama disiplin dalam bekerja.
5. Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.
D. Waktu Penerapan SPK
SPK harus sudah dibuat sebelum suatu pekerjaan dilakukan. SPK digunakan untuk menilai apakah pekerjaan tersebut sudah dilakukan dengan
baik atau tidak. Sebelum SPK dijalankan, sebaiknya dilakukan dulu uji coba, sehingga bila ditemukan kekeliruan penurunan efektifitas dan efisiensi kerja,
diperlukan revisi atau perbaikan.
Bahan Ajar Pelatihan Tenaga Perpustakaan SekolahDit.Tendik2010
30
E. Manfaat SPK
SPK yang baik menjadi pedoman bagi pelaksana, menjadi alat komunikasi dan pengawasan, serta menjadikan pekerjaan diselesaikan secara
konsisten. Di samping itu, dengan adanya SPK para pegawai memiliki kepercayaan diri dalam bekerja dan tahu apa yang harus dicapai dalam setiap
pekerjaan. SPK dapat menjadi alat yang digunakan untuk mengukur kinerja pegawai.
F. Diagram Alur Kerja
Pembuatan SPK biasanya diikuti dengan pembuatan Diagram Alur Kerja. Tujuannya untuk memudahkan para pegawaipekerja dalam mengikuti
tahap-tahap pekerjaannya. Diagram Alur Kerja dimulai dari tahap awal start sampai tahap akhir finish yang menggambarkan proses sebuah pekerjaan.
Berikut beberapa contoh Diagram Alur Kerja di perpustakaan yang dapat dijadikan acuan para pembaca:
1. Diagram Alur Seleksi Bahan Pustaka terlampir
2. Diagram Alur Pemesanan Bahan Pustaka terlampir
3. Diagram Alur Penerimaan Bahan Pustaka terlampir
4. Diagram Alur Pengatalogan terlampir
5. Diagram Alur Peminjaman Buku terlampir
6. Diagram Alur Pengembalian Buku terlampir
7. Diagram Alur Pelayanan Surat Bebas Pustaka terlampir
8. Diagram Alur Penyiangan weeding bahan pustaka terlampir
Silahkan melihat seluruh diagram alur kerja pada daftar lampiran buku ini.
Bahan Ajar Pelatihan Tenaga Perpustakaan SekolahDit.Tendik2010
31
PENGAWASAN PERPUSTAKAAN SEKOLAH
A.
Pengertian
Pengawasan controlling adalah proses untuk mengamati secara terus menerus pelaksanaan program atau kegiatan sesuai dengan rencana kerja
yang sudah disusun, dan melakukan perbaikan atau koreksi bila terjadi penyimpangan atau kekeliruan.
Pengawasan perpustakaan adalah kegiatan pengawasan yang dilakukan di dalam organisasi perpustakaan. Pengawasan adalah fungsi manajemen
untuk mengawasi peran dari personil yang sudah memiliki tugas, wewenang dan tanggung jawab agar berjalan sesuai dengan visi, misi dan tujuan
perpustakaan. Di dalam manajemen perusahaan yang modern fungsi pengawasan biasanya dilakukan oleh divisi audit internal, sedangkan fungsi
pengawasan struktural di perpustakaan sekolah cukup dilakukan oleh kepala perpustakaan dan kepala sekolah.
Pengawasan merupakan fungsi manajemen yang tidak kalah pentingnya dalam suatu organisasi. Semua fungsi manajemen yang lain, tidak
akan efektif tanpa disertai fungsi pengawasan. Oleh sebab itu, kepala perpustakaan sebagai pemimpin dalam organisasi perpustakaan harus
melakukan pengawasan ini. Pengawasan dilakukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya di
perpustakaan dipergunakan dengan cara paling efektif dan efisien. Berikut beberapa tahapan dalam pengawasan:
a. Penetapan standar pelaksanaan
b. Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan
SESI 5
Bahan Ajar Pelatihan Tenaga Perpustakaan SekolahDit.Tendik2010
32
c. Pengukuran pelaksanaan kegiatan
d. Pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standar dan penganalisa-
an penyimpangan-penyimpangan e.
Pengambilan tindakan koreksi, bila diperlukan.
B. Prinsip Pengawasan