Gambar 3.2 Poses Pelayanan Servis sistem yang sedang berjalan
3.1.2 Analisis Permasalahan
Kelemahan pada sistem yang lama dapat terlihat pada pemaparan analisa berikut dibawah ini :
3.1.2.1 Analisis Kerja
Kinerja sistem di PT Arista Mitra Lestri Kuningan masih menggunakan microsoft office excel sehingga beresiko kesalahan masih cukup besar.
Kelemahan : Tugas dan beban kerja pegawai lebih rumit, karena masih menggunakan microsoft office excel dalam pengolahan datanya.
3.1.2.2 Analisis Informasi
Analisis informasi menyangkut keakuratan informasi yang dihasilkan pada sistem lama yakni masih menggunakan microsoft office excel dengan tingkat
kesalahan tinggi sehingga data yang dihasilkan kurang akurat. Misalnya pada kasus update stok spare parts yang tersedia sering terjadi kesalahan update stok
spare parts karena sistem masih menggunakan microsoft office excel yang tidak secara otomatis mengupdate stok spare parts sehingga sering terjadi stok spare
parts habis. Kelemahan : Data dan Informasi yang dihasilkan masih mempunyai tingkat
kesalahan yang cukup tinggi.
3.1.2.3 Analisis Ekonomi
Dalam pembuatan laporan, microsoft office excel membutuhkan waktu yang cukup lama karna harus mencari data yang akan dibuat laporan sehingga
kurang efektif dan efisien. Kelemahan : Membutuhkan banyak waktu untuk membuat laporan.
3.1.2.4 Analisis Pengendalian dan Keamanan
Pada penyajian laporan yang telah dijalankna selama ini masih ditemukan kendala-kendala karena masih menggunakan aplikasi microsoft office excel.
Sehingga menyebabkan tidak terkontrolnya proses pengolahan data spare parts dan servis dan penyajian laporannya, misalnya kontrol terhadap stok spare parts
karena data tidak dapat dicek sewaktu-waktu dan pencarian data yang telah lama. Hal ini diperparah lagi dengan terhapusnya data-data yang telah lama.
Kelemahan : Kurangnya kontrol terhadap proses pengolahan data spare parts dan servis sehingga keamanan data kurang terjamindan memungkinkan adanya
manipulasi data oleh pihak yang tidak bertanggung jawab.
3.1.2.5 Analisis Efisiensi
Efisiensi ini erat hubungannya dengan input yaitu bagaimana sumber data yang ada dapat digunakan semaksimal mungkin.
Kelemahan : Sistem yang ada belum cukup efisien karena tingkat ketelitian dan kemampuan aplikasi dengan menggunakan microsoft office excel cukup terbatas.
3.1.3 Analisis Sistem yang di usulkan
Aplikasi pengolahan data spare parts dan servis ini bertujuan untuk mempermudah dalam proses pengolahan data sapre parts dan servis dan juga
untuk menghemat waktu dalam pembuatan laporan, serta menjaga keakuratan data dalam laporan yang nantinya akan diberikan kepada pimpinan.
Aplikasi ini memberikan beberapa pelayanan antara lain : 1. Mempermudah servis counter dalam pembuatan surat Perintah Kerja
Bengkel, Pengontrolan Stok Spare Parts dan Pembuatan Laporan.
2. Mempermudah Parts Man dalam melakukan Pembelian dan penjualan spare parts.
3. Mempermudah Parts Man dalam melakukan pengontrolan stok spare parts.
4. Mempermudah Servis Counter dalam membuat Laporan Servis. 5. Mempermudah Parts Man dalam membuat laporan pembelian,
penjualan, dan laporan stok spare parts.
3.1.3.1 Flow Map Proses penjualan dan pengadaaan spare parts yang di usulkan
Konsumen datang dengan membawa data spare parts yang akan dibeli lalu data spare parts diserahkan ke Parts Man untuk di cek ada atau tidak nya jenis
spare parts yang akan di beli oleh konsumen jika ada maka Parts Man akan memberikan spare parts beserta kwitansi penjualan kepada konsume dan
konsumen melakukan pembayaran di bagian keuangan. Tapi jika spare parts tersebut tidak ada maka data spare parts dikembalikan lagi kepada konsumen dan
ditanya apakah akan pesan spare parts tersebut jika Ya maka Parts Man akan mencetak order spare parts dan untuk di orderkan jenis spare parts tersebut.
Setelah spare parts ada maka spare parts diberikan ke konsumen beserta kwitansi penjualan, Parts Man membuat laporan penjualan dan laporan stok spare parts
untuk di serahkan kepada pimpinan. Seperti digambarkan pada gambar 3.3 Flow Map Poses penjualan dan pengadaan spare parts di bawah ini
Gambar 3.3 Flow Map Poses Penjualan dan Pengadaan Spare Parts
3.1.3.2 Flow Map Proses pelayanan servis yang di usulkan
