31 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3
BAB 3
ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1
Bisnis Berjalan pada Perusahaan
Kantor Akuntan Publik Jamaludin, Ardi, Sukimto dan Rekan yang sebelumnya
bernama Kantor Akuntan Publik Jamaludin, Aria, Sukimto & Rekan, merupakan
hasil
penggabungan dari :
•
Kantor Akuntan Publik Jamaludin Iskak (Jakarta)
•
Kantor Akuntan Publik Aria & Jonnardi (Jakarta)
•
Kantor Akuntan Publik Sukimto Sjamsuli (Batam)
Dalam rangka meningkatkan kualitas pelayanan jasa Kantor Akuntan Publik, maka
pada tanggal 27 Januari 2009 sesuai dengan Keputusan Menteri Keuangan No.93/KM.1/2009,
ketiga Kantor Akuntan Publik tersebut bergabung menjadi Kantor Akuntan Publik Jamaludin,
Aria, Sukimto & Rekan, dengan alamat kantor pusat berada di Graha Atrium Lt. 7.02B Jl.
Senen Raya 135, Jakarta, 10410. Sedangkan kantor cabang berada di Ruko Bukit Beruntung
Blok C No.2 Batam, 29432.
Kantor Akuntan Publik ini bergerak dalam bidang Jasa Audit atas Laporan Keuangan
Perusahaan baik perusahaan Go Public maupun Private dan Jasa lainnya di bidang keuangan
dan akuntansi. Jasa-jasa tersebut meliputi pemeriksaan umum (general audit), pemeriksaan
khusus (investigation/specialaudit), pemeriksaan pengelolaan atau pemeriksaan operasional
perusahaan (management audit), penyusunan sistem akuntansi (accounting system design),
jasa akuntansi (accounting service), penyusunan anggaran (budgeting preparation), dan
konsultasi manajemen dan perpajakan (management and tax consulting).
Melihat banyaknya jasa yang ditawarkan serta seiring bertambahnya pengguna
jasa/Klien pada Kantor Akuntan Publik ini tidak terlepas dari hasil kontribusi, dukungan
penuh dan dedikasi para karyawan kepada Kantor Akuntan Publik. Karyawan yang
berkualitas dan memiliki integritas tinggi berperan penting dalam mendukung kegiatan
operasional dan membuat Kantor Akuntan Publik ini memiliki banyak Pengguna Jasa/Klien
yang tidak hanya berasal dari dalam kota melainkan juga banyak perusahaan dari luar kota
yang menggunakan jasa Kantor Akuntan Publik ini.
Hingga saat ini Kantor Akuntan Publik (KAP) JAS memiliki total 120 Karyawan,
dengan formasi di kantor pusat Jakarta sejumlah 87 orang karyawan dan di kantor cabang
Batam sejumlah 33 orang karyawan. Karyawan sebagai asset perusahaan memegang peranan
penting dalam kelancaran pencapaian tujuan Kantor Akuntan Publik ini khususnya karyawan
31
32
yang berada pada posisi Auditor. Mereka menjadi kunci dalam mempertahankan dan menjaga
hubungan KAP sebagai penyedia jasa yang independen dengan Perusahaan/Kliennya sebagai
pengguna jasa. Oleh karena itu diperlukan suatu keteraturan yang dapat memberikan
kenyamanan dan motivasi pada karyawan dalam bekerja, sehingga karyawan yang merupakan
asset penting bagi perusahaan memiliki rasa kepuasan dalam mengabdikan kinerjanya kepada
Kantor Akuntan Publik ini.
Keteraturan yang dimaksud adalah dari sisi sistem kompensasi dan benefit, dan
kejelasan peraturan/Standart Operational Procedure (SOP) dari sisi kedisiplinan seperti
kehadiran/absensi dan penugasan ke luar kantor bagi karyawan. Terlebih lagi Kantor Akuntan
Publik ini memiliki kantor cabang di luar kota dan Pengguna jasa/Klien yang terhubung tidak
hanya berasal dari dalam kota melainkan dari berbagai kota di Indonesia. Keteraturan tersebut
akan memberikan manfaat yang sangat besar bagi perusahaan khususnya bagi karyawan.
Karyawan akan termotivasi untuk meningkatkan kinerjanya dengan cara mengembangkan
keahlian dan kemampuan yang dimilikinya serta akan tumbuh rasa loyalitas terhadap Kantor
Akuntan Publik dimana mereka bekerja.
3.2
Visi dan Misi Perusahaan
Kantor Akuntan Publik Jamaludin, Ardi, Sukimto dan Rekan memiliki visi dan misi
yang satudalam mencapai tujuan perusahaan, yaitu:
-
Visi
Menjadi Kantor Akuntan Publik yang senantiasa dapat memberikan jasa yang
bermanfaat dan dipercaya bagi pengguna jasa sebagai Auditor independen, dan
penyedia jasa lainnya terutama dalam mengungkapkan kebenaran dan disiplin dalam
menjalankan kinerja perusahaan untuk semua pihak.
-
Misi
a. Menjalankan standart professional akuntan publik dengan benar;
b. Menjalankan dan memahami standar akuntansi yang berlaku (PSAK), standar
profesi audit (SPAP) dan aturan lain terkait profesi akuntan dengan patuh dan
benar;
c. Memberikan jasa audit dan jasa lainnya di bidang keuangan dan akuntansi dengan
tujuan peningkatan pengelolaan perusahaan secara akuntabel, transparan dan
professional;
d. Melaksanakan keahlianya dengan tepat sesuai profesi.
33
3.3 Struktur Organisasi Perusahaan
Dalam menjalankan bisnisnya Kantor Akuntan Publik Jamaludin, Ardi, Sukimto dan
Rekan memiliki struktur organisasi sebagai berikut :
Managing Partner
Partner
Partner
Partner
Partner
Senior Manager
Senior Manager
Senior Manager
Senior Manager
Finance Manager
HRD Manager
Tax Manager
Audit Manager
Quality Control
Manager
Staff Finance
Staff HRD
Senior Tax
Consultant
Audit Supervisor
Quality Control
Staff
Staff Administration
Consultant Staff
Senior Auditor
Junior Auditor
Gambar 3.1 Struktur Organisasi KAP Jamaludin, Ardi, Sukimto dan Rekan
Sumber : Quality Control Manager – Tahun 2013
3.4 Tugas dan Wewenang Organisasi
Tugas dan wewenang dari masing-masing bagian yang berada di dalam struktur
organisasi Kantor Akuntan Publik JAS yaitu sebagai berikut :
1. Managing Partner
a. Sebagai pimpinan tertinggi dari kantor akuntan publik dan berkomunikasi ke
semua pihak luar terkait dengan Kantor Akuntan Publik JAS.
b. Bertanggung jawab melakukan review secara menyeluruh terhadap pekerjaan
audit dan termasuk membuat beberapa keputusan penting audit.
34
2. Partner
a. Bertanggung jawab untuk memelihara hubungan dengan klien. Dalam
hubungan ini termasuk diskusi dengan klien tentang tujuan dan ruang lingkup
audit, penyelesaian masalah-masalah perbedaan pendapat tentang penyajian
laporan keuangan dan menghadiri Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) atas
undangan klien.
b. Bertanggung jawab untuk melakukan rekrutmen staf baru pada jenjang manajer.
c. Bertanggung jawab atas review audit working paper.
d. Menandatangani laporan auditor.
3. Audit Manajer dan Audit Supervisor
a. Bertanggung jawab untuk melakukan supervisi atas dua atau lebih penugasan
audit yang sedang berjalan.
b. Sebagai orang yang memimpin teknis ke klien secara insidentil.
c. Melakukan review working papers dan mendiskusikan dengan staff audit dan
klien atas berbagai masalah akuntansi dan audit yang timbul selama perikatan
audit.
d. Manager dan Supervisor juga bertanggung jawab untuk menentukan prosedur
audit yang dapat diterapkan atas audit spesific.
e. Menjaga keseragaman standar audit dari seluruh partner.
4. Quality Control Manager
a. Bertanggung jawab atas pemahaman ketentuan perpajakan dan teori akuntansi
yang sedang berkembang.
b. Menerapkan sistem-sistem baru terkait dengan perkembangan kantor,
menentukan risk assessment terhadap calon klien baru serta mendampingi
partner dalam memelihara hubungan dengan klien.
c. Bertanggung jawab melakukan cross review terhadap hasil review working
paper oleh Audit Manager sebelum Partner menandatangani Laporan Auditor
Independen.
d. Bertanggung jawab untuk melakukan recruitment staff baru pada jenjang
Supervisor dan Senior Auditor.
5. Finance Manager
a. Bertanggung jawab dalam mempersiapkan tagihan (invoice) dan faktur pajak
atas jasa yang digunakan oleh klien.
b. Mengelola pembayaran gaji untuk karyawan.
c. Mengelola perhitungan perpajakan beserta pelaporannya.
35
d. Mengawasi pembayaran atas utang yang dimiliki, dan juga mengawasi sisa
pembayaran atas piutang klien.
e. Bertanggung jawab dalam pengelolaan asset dari KAP, khususnya liquid asset
dan penerimaan kas atas kegiatan operasional KAP.
f. Melakukan jurnal dan input semua transaksi yang berkaitan dengan kegiatan
operasional KAP.
g. Bertanggung jawab dalam pelaporan keuangan yang dilaporkan kepada
pimpinan.
h. Bertanggung jawab untuk mengawasi kinerja dari staf finance dalam
mendukung kegiatan bagian keuangan KAP.
6. General HRD Manager
a. Melaksanakan rencana penerimaan sesuai kebutuhan dan tujuan perekrutan.
b. Mengelola karyawan sesuai kebutuhan perusahaan, melakukan perekrutan
hanya atas staf yang memiliki kualifikasi sesuai dengan peraturan standar
profesi.
c. Menyusun rencana operasional urusan bagian kepegawaian.
d. Menyelenggarakan administrasi kepegawaian.
e. Mengelola pemberian cuti, ijin, dan mengatur dengan baik kompensasi.
f. Membantu manajer dalam melakukan penilaian kinerja personel.
g. Mendorong perkembangan professional dengan mengadakan pendidikan dan
pelatihan.
h. Mengelola promosi terhadap tenaga-tenaga staf yang professional yang
memenuhi kriteria dan kualifikasi baik dari segi pengalaman, pendidikan,
keahlian serta evaluasi kerja.
i. Secara berkala menyelenggarakan pendidikan professional berkelanjutan dan
pelatihan.
7. Staff Auditor (Senior Auditor, Junior Auditor)
a. Bertanggung jawab untuk melakukan audit dan penyusunan laporan audit untuk
ditinjau dan disetujui oleh manager dan partner.
b. Bertanggung jawab untuk melakukan supervisi beberapa aspek audit.
c. Melakukan pelatihan-pelatihan (Coaching dan Mentoring) mengenai pekerjaan
kepada stafnya.
36
3.5 Gambaran Sistem yang Sedang Berjalan
3.5.1
Kebijakan Umum Kepegawaian Kantor Akuntan Publik Jamaludin, Ardi,
Sukimto dan Rekan
1.
Karyawan
Jumlah total karyawan Kantor Akuntan Publik Jamaludin, Ardi,
Sukimto dan Rekan adalah 120 orang.
Berdasarkan posisinya karyawan terbagi menjadi 2 tipe yaitu :
a. Auditor
Auditor adalah karyawan yang sangat berperan penting terhadap
kelangsungan usaha Kantor Akuntan Publik ini. Dimana mereka menjadi
penggerak atas jasa audit terhadap klien-klien Kantor Akuntan Publik ini.
Level auditor itu sendiri terdiri dari beberapa tingkatan atau bisa disebut
juga sebagai jenjang karir mereka, yaitu:
- Junior Auditor 1
- Junior Auditor 2
- Senior Auditor 1
- Senior Auditor 2
- Audit Supervisor
- Audit Manajer
- Senior Manajer
- Partner
Mereka memiliki jenjang karir dimana jika sudah melewati
masa percobaan selama 3 bulan Staff Auditor menjadi Junior Auditor 1
lalu setelah melewati 6-9 bulan berikutnya akan dipromosikan untuk naik
menjadi Junior Auditor 2 dan untuk promosi ke level/jenjang karir
berikutnya Junior Auditor 2 harus melewati penilaian secara objektif atas
kinerjanya yang akan dinilai oleh Senior Auditor dan Audit Manajer
untuk dapat naik ke posisi menjadi Senior Auditor selain itu masa kerja
dan pengalaman juga dijadikan pertimbangan.
Untuk naik ke posisi berikutnya seperti Audit Supervisor, Audit
Manajer atau Senior Manajer, dibutuhkan penilaian dari Partner yang
secara langsung membawahi mereka dan selain itu harus memiliki
keahlian yang sangat mendukung sesuai dengan Jobdesk-nya serta
pengalaman dan masa kerja juga menjadi bahan pertimbangan. Audit
37
Supervisor, Audit Manajer dan Senior Manajer langsung disupervisi dan
diawasi dengan baik oleh Partner yang membawahinya.
Lain halnya untuk naik dan menjabat sebagai Partner, Selain
memiliki masa kerja, pengalaman dan kinerja yang baik, individu
tersebut harus memiliki sertifikasi yaitu BAP (Bersertifikasi Akuntan
Publik) atau dikenal sebagai CPA (Certified Accountant Public).
Sedangkan untuk menjabat sebagai Konsultan, yang setara dengan posisi
Auditor yaitu harus memiliki masa kerja, pengalaman dan penilaian atas
kinerja yang baik serta bersertifikasi. Perbedaan antara Auditor dengan
Konsultan terdapat pada jobdesk-nya saja.
b. Non-Auditor
Karyawan Non-Auditor yang dimaksud adalah mereka yang
tidak secara langsung mengaudit atau bekerja pada inti operasional atau
tugas utama Kantor Akuntan Publik, yaitu sebagai penyedia jasa audit
dan jasa lainnya di bidang keuangan dan akuntansi. Karyawan NonAuditor, yaitu: Sekretaris, Staf Administrasi, Staf Keuangan, Staf
Kepegawaian, Office Boy, dsb.
Berdasarkan jenis atau masa kerja, karyawan terbagi atas 3 yaitu:
a. Karyawan Tetap
Karyawan tetap yaitu karyawan (Auditor) yang terikat
hubungan kerja dengan Kantor Akuntan Publik ini untuk jangka waktu
yang tidak ditentukan setelah berhasil melewati masa percobaan selama
3 bulan. Karyawan tetap mendapatkan hak berupa gaji pokok, tunjangan
transport, hak cuti (setelah 12 bulan bekerja), asuransi kesehatan dan
kebijakan lainnya yang diberikan oleh perusahaan.
b. Karyawan Kontrak
Karyawan
kontrak
adalah
karyawan
Non-Auditor
yang
dikontrak untuk jangka waktu tertentu. Mereka mendapatkan fasilitas
hampir sama dengan karyawan tetap namun belum mendapatkan asuransi
kesehatan.
c. Karyawan Percobaan
Karyawan percobaan ini merupakan Staff Auditor, dimana calon
karyawan yang baru lolos seleksi akan menjalani masa percobaan selama
3 bulan, dengan melihat performa dan kinerjanya selama 3 bulan tersebut
baru akan diangkat menjadi karyawan tetap setelah berhasil melewati
38
masa percobaan tersebut dengan baik. Karyawan percobaan ini
mendapatkan gaji pokok tetapi belum mendapatkan cuti/ijin dan
kebijakan lainnya.
2.
Waktu Kerja Karyawan
Pada umumnya waktu kerja normal KAP ini adalah 8 jam sehari dari
hari Senin sampai dengan Kamis, sedangkan hari Jumat hanya 7 jam kerja.
Dengan rincian jam kerja dan jam istirahat sebagai berikut:
Tabel 3.1 Waktu Kerja Karyawan
Sumber : Quality Control Manager – Tahun 2013
HARI
JAM KERJA
JAM ISTIRAHAT
Senin s.d. Kamis
08.30 s.d. 17.30
12.00 s.d. 13.00
Jum’at
08.30 s.d. 17.30
11.30 s.d. 13.30
Libur
Libur
Sabtu/Minggu/Libur
Nasional
3.
Kehadiran
Semua karyawan harus mengisi daftar kehadiran atau absensi setiap
hari kerja. Dimana mereka mengisi waktu hadir pada kartu absensi yang telah
disediakan. Setiap karyawan yang tidak hadir bekerja tanpa keterangan akan
dikenakan
pemotongan
gaji.
Namun
karyawan
boleh
meninggalkan
kantor/tidak masuk bekerja apabila sudah mendapatkan persetujuan dari atasan
mereka dan terhitung ijin/cuti. Kecuali jika mereka memang ditugaskan di luar
kantor dengan sebelumnya mendapatkan surat penugasan dinas luar.
4.
Lembur Kerja
Karena pekerjaan auditor sering dikatakan tidak mengenal waktu,
sehingga mereka banyak melakukan lembur atau bekerja overtime. Pada bulanbulan tertentu (peak season) jam kerja normal terkadang tidak berlaku bagi
mereka, karena harus bekerja lembur bahkan pada hari-hari non-kerjapun
seperti Sabtu atau Minggu mereka diperbolehkan bekerja dan terhitung sebagai
lembur. Tidak ada batasan waktu untuk berapa lama melakukan lembur
asalkan pekerjaan mereka selesai dengan tepat pada waktunya.Untuk
39
perhitungan waktu lembur, jumlahnya dibulatkan ke bawah dan dihitung diluar
jam kerja normal yaitu 8.30 s.d. 17.30. Contoh: Jika seorang karyawan lembur
dari jam 17.30 s.d. 20.15, maka karyawan tersebut perhitungan lemburnya
hanya 2 jam saja.
5.
Cuti, Ijin dan Hari Libur
Cuti dan perijinan yang berlaku pada perusahaan yaitu :
a. Cuti Tahunan
Setiap karyawan yang telah menjadi karyawan tetap dan
memiliki masa kerja minimal 12 bulan berhak mendapatkan cuti
tahunan dimana cuti tersebut dalam setahun diberikan sebanyak 12 hari
dan tidak termasuk untuk cuti bersama yang ditetapkan oleh
pemerintah. Hak cuti tersebut berlaku untuk satu tahun dan tidak dapat
ditangguhkan sisa cutinya untuk tahun berikutnya.Jika hak cuti pada
tahun tersebut tidak digunakan, maka tidak dapat diakumulasikan di
tahun berikutnya atau dinyatakan hangus. Pada saat cuti, karyawan
tetap
mendapatkan
gaji
namun
tidak
mendapatkan
tunjangan
transportasi.
b. Cuti Hamil, Melahirkan/Bersalin
Untuk karyawan wanita diberikan cuti hamil dan melahirkan
sebanyak 3 bulan (sebulan sebelum dan 2 bulan setelah bersalin) dan
tetap mendapatkan gaji secara penuh namun tidak mendapatkan
tunjangan transportasi.
c. Ijin
Karyawan dapat diberikan ijin tidak hadir/tidak masuk kantor
dan akan tetap mendapatkan gaji dengan ketentuan sebagai berikut:
Jika karyawan ijin karena sakit, maka karyawan harus
memberikan kabar ke kantor pada hari yang sama, maksimal pada
pukul 12.00 siang. Keesokannya ketika karyawan tersebut
kembali bekerja, karyawan tersebut harus membawa surat
keterangan sakit dan diserahkan ke bagian HRD untuk dibuatkan
ijin sakit dan dicatat ketidakhadirannya sebagai ijin sakit.
Karyawan menikah diberikan jatah ijin sebanyak 3 (tiga) hari
kerja.
40
Karyawan menikahkan / mengkhitankan / membabtiskan anaknya
diberikan jatah ijin sebanyak 2 (dua) hari kerja.
Karyawan menjalankan ibadah haji jatah ijinnya disesuaikan
jumlah harinya dengan program ibadah hajinya.
Istri melahirkan/mengalami keguguran kandungan, diberikan
jatah ijin sebanyak 2 (dua) hari kerja.
Suami/istri, orang tua/mertua, anak atau menantu meninggal
dunia, diberikan jatah ijin sebanyak 2 (dua) hari kerja.
Anggota keluarga dalam satu rumah meninggal dunia, diberikan
jatah ijin sebanyak 1 (satu) hari kerja.
Jika karyawan ijin karena keperluan lain selain yang disebutkan
diatas, maka karyawan harus memberikan kabar ke kantor yaitu
kepada Atasannya, Supervisor dan HRD maksimal pada hari
yang sama. Lalu dari situ akan diputuskan apakah alasannya
dapat diterima atau tidak. Alasan yang sah adalah alasan yang
dapat dipertanggungjawabkan yang disampaikan secara tertulis
dan dituangkan dalam surat permohonan izin/permberitahuan
serta disetujui oleh Atasan yang bersangkutan. Jika alasan tidak
dapat diterima maka karyawan tersebut harus menanggung resiko
pemotongan gaji.
6.
Dinas Luar
Karyawan khususnya auditor sering diberikan tugas dinas luar
dimana hari penugasan dan karyawan yang ditugaskan ditentukan oleh
Manajer audit. Karyawan yang mendapatkan penugasan dinas luar kantor
akan mendapatkan fasilitas uang saku atau Out of Pocket Expense (OPE)
yang tarifnya disesuaikan dengan jaraknya, yaitu dalam area, dalam wilayah
dan luar wilayah. Fasilitas tersebut diberikan bersamaan dengan gaji yang
diterima pada tiap bulannya. Jika ternyata mereka mengalami overbudget
maka biaya tersebut akandibayarkan atau diganti (reimburst) oleh kantor
dengan memberikan bukti transaksi yang mendukung overbudget tersebut
ke bagian HRD lalu HRD akan memberikan ke bagian Finance untuk
diproses lebih lanjut.
41
7.
Gaji Pokok
Pembayaran gaji akan ditransfer ke rekening karyawan setiap tanggal
28 pada tiap bulan. Besarnya gaji pokok disesuaikan dengan jabatan
karyawan yang telah ditetapkan oleh kantor.
8.
Bonus
Bonus tidak diberikan untuk seluruh karyawan, biasanya diberikan
untuk Senior Auditor yang mampu menjadi pengambil risiko (Risk Taker)
terhadap pekerjaannya seperti mengerjakan sendiri dari tahap awal sampai
akhir audit laporan keuangan Klien yang ruang lingkup usahanya belum
terlalu besar, bonus ini diberikan langsung dari potongan fee Klien ke
rekening auditor.
9.
Tunjangan
a. Tunjangan Jabatan
Tunjangan jabatan adalah tunjangan yang diberikan pada
karyawan yang besarnya disesuaikan dengan jabatan yang dimiliki
karyawan tersebut.
b. Tunjangan Transportasi
Besarnya tunjangan ini disesuaikan berdasarkan jarak tempat
tinggal karyawan ke kantor dan berlaku untuk satu hari kerja yang akan
diakumulasikan setiap bulannya.
c. Tunjangan Laptop
Tunjangan laptop ditujukan untuk mereka yang tidak disediakan
komputer atau laptop oleh kantor sehingga karyawan harus membawa
laptop milik pribadi. Setiap bulannya akan mendapatkan tunjangan
laptop yang besarnya sesuai dengan ketentuan kantor.
d. Tunjangan Hari Raya (THR)
Karyawan akan diberikan Tunjangan Hari Raya pada tiap
tahunnya biasanya pada saat mendekati hari perayaan hari besar agama
seperti Idul Fitri dan Natal. Karyawan yang belum satu tahun bekerja
akan mendapatkan THR sebesar lamanya ia bekerja dibagi 12 dikalikan
1 bulan gaji. Karyawan yang bekerja 1-5 tahun akan diberikan THR
42
sebesar 1 bulan gaji. Sedangkan karyawan yang bekerja lebih dari 5
tahun akan diberikan 1.5 bulan gaji.
10. Asuransi Jiwa
Karyawan tetap pada KAP ini diberikan fasilitas asuransi berupa
asuransi jiwa dan asuransi kesehatan/rumah sakit.Asuransi berupa asuransi
rawat inap jika karyawan membutuhkan pengobatan rawat inap untuk
kesehatannya.
11. PPh 21
Perhitungan dan pembayaran PPh 21 langsung dibebankan kepada
karyawan dan langsung dipotong pada gaji bulanan karyawan.
3.5.2
Kelemahan Terhadap Kebijakan Fasilitas Kompensasi dan Benefit yang
Ada
1. Dari kebijakan pada sistem absensi perusahaan tidak memberlakukan
pemotongan untuk keterlambatan kehadiran. Pemotongan hanya berlaku
untuk mereka yang membolos/tidak masuk kerja. Dengan sistem yang baru
diharapkan
sistem
dapat
menyimpan
kebijakan
pemotongan
dari
keterlambatan. Selain keterlambatan, perlu adanya pemotongan apabila
pulang sebelum waktunya. Dengan harapan hal ini menjadikan karyawan
semakin disiplin dalam kehadiran.
Kebijakan pemotongan yang akan terdapat pada sistem dapat dilihat di
bawah ini:
Tabel 3.2 Rekomendasi Kebijakan Pemotongan Keterlambatan
Jenis
Waktu Keterlambatan
Keterlambatan
*Persentase
Pemotongan
TL 1
08.31 s.d. < 09.01
0.5%
TL 2
09.01 s.d. < 09.31
1%
TL 3
09.31 s.d. < 10.01
1.25%
TL 4
10.01 dan/atau tidak hadir mengisi daftar hadir 5%
masuk bekerja
PSW 1
17.01 s.d. < 17.30
0.5%
PSW 2
16.31 s.d. < 17.01
1%
PSW 3
16.01 s.d. < 16.31
1.25%
43
< 16.01 dan/atau tidak mengisi daftar hadir pulang 2.5%
PSW 4
bekerja
Keterangan :
3.5.3
-
TL 1 = Terlambat 1
-
PSW 1 = Pulang Sebelum Waktunya 1
-
* = Besaran pemotongan optional
Prosedur Sistem Berjalan pada Kantor Akuntan Publik Jamaludin, Ardi,
Sukimto dan Rekan
3.5.3.1 Prosedur Absensi
Karyawan melakukan absensi pada saat jam masuk dan jam selesai
kerja. Karyawan melakukan absensi dengan kartu absensi secara manual
dimana mereka mengisi jam saat mereka masuk dan jam saat mereka selesai
bekerja/pulang pada hari yang bersangkutan. Pada tanggal 25 tiap bulannya
manajer
perusahaan
akan
memberikan
approval
atau
memverifikasi
absensi/daftar hadir tersebut. Namun terkadang approval ini dilakukan tidak
teratur oleh manajer seperti setiap hari dilakukan verifikasi atau seminggu
sekali lalu pada tanggal 25 manajer menunda approval dengan alasan telah di
approval pada minggu yang lalu.
Apabila karyawan tidak hadir tanpa keterangan atau alasan yang tidak
jelas, maka perusahaan menganggap karyawan tersebut tidak hadir/alpa dan
akan
dikenakan
sanksi
berupa
pemotongan
gaji
sesuai
dengan
ketidakhadirannya. Namun apabila karyawan tersebut sebelumnya atau pada
hari yang sama memberikan keterangan/alasan ke perusahaan dan alasan
tersebut dapat diterima, maka karyawan tersebut tidak dikenakan sanksi atau
pemotongan gaji. Namun karyawan tersebut dianggap ijin.
Apabila karyawan tidak hadir dalam waktu lima hari dalam periode
satu bulan, maka bagian HRD akan memberikan Surat Peringatan kepada
karyawan yang bersangkutan yang akan langsung ditandatangani oleh manajer
bagian yang bersangkutan.
Time Sheet absensi yang telah diapprove oleh manajer tersebut oleh
bagian HRD akan didokumentasikan dan dibuat laporan absensi yang
selanjutnya akan diproses oleh bagian finance sebagai dasar perhitungan
pembayaran gaji karyawan tiap bulannya.
44
Gambar 3.2 Activity Diagram absensi karyawan
Bagi karyawan yang bekerja lembur, proses yang berjalan sama seperti ketika
mereka melakukan absensi. Karyawan melakukan absensi ketika selesai
bekerja/pulang diatas jam kerja normal, yaitu jam 17.30. Waktu lembur
tersebut dicatat pada kartu absen mereka lalu akan di approval oleh manajer
dan diinput oleh Bagian HRD untuk dibuatkan laporan lembur yang kemudian
oleh bagian finance dijadikan dasar dalam perhitungan uang lembur tiap
bulannya.
45
Gambar 3.3Activity Diagram lembur karyawan
Dari proses absensi tersebut terdapat beberapa kelemahan, yaitu
sebagai berikut:
a. Adanya kemungkinan data absensi yang hilang/rusak karena data absensi
masih berupa kartu absensi (hardcopy).
b. Waktu verfikasi absensi oleh manajer kantor dilakukan tidak teratur.
Terkadang, seminggu sekali manajer melakukan verifikasi absensi bahkan
sekali dalam sebulan di tanggal 25. Ditemukan pula bahwa absensi yang
telah diverifikasi seminggu sekali tidak lagi dilakukan oleh manajer pada
tanggal 25. Jika sampai tanggal 25 tiap bulannya absensi belum di
verifikasi oleh manajer, maka bagian HRD harus menunggu manajer
memverifikasi/menyetujui
absensi
tersebut,
baru
kemudian
dapat
46
memproses laporan absensi tersebut ke bagian finance untuk pembayaran
gaji karyawan. Verifikasi seharusnya memang dilakukan tiap tanggal 25
bulan yang bersangkutan oleh manajer kantor, bukan dilakukan setiap hari
atau seminggu sekali. Sehingga HRD akan tepat waktu untuk
menyelesaikan laporan absensi dan memprosesnya ke bagian Finance
untuk pembayaran gaji.
c. Hal tersebut tentu menghambat kegiatan penggajian, karena jadwal
manajer yang tidak menentu kehadirannya dikantor dapat menunda proses
pembayaran
gaji.
Manajer
seharusnya
menyesuaikan
jadwal
dan
memprioritaskan verifikasi Absensi tersebut karena terkait hak karyawan
yang merupakan hal yang krusial sehingga paling lambat tanggal 25 tiap
bulannya wajib sudah dilakukan approval atas absensi tersebut agar
pembayaran gaji tidak mengalami keterlambatan.
d. Setelah absensi diverifikasi oleh manajer, ketika bagian HRD ingin
menyampaikan laporan Absensi ke bagian Finance, Bagian HRD masih
harus membuat rekap absensi yang digabungkan/disesuaikan dengan cuti,
ijin dan lembur karyawan yang pencatatannya belum terintegrasi dalam
satu kesatuan sistem absensi. Sehingga dalam penginputan/pengabungan
data yang masih manual tersebut terlihat kurang efektif dan efisien dan
masih memungkinkan adanya risiko kesalahan input/data yang dapat
berakibat pada perhitungan penggajian dan lembur oleh bagian finance
juga mengalami kesalahan.
e. Proses pengolahan data yang masih manual sehingga agak lambat dalam
prosesnya dapat mengakibatkan lambatnya penyajian informasi sehingga
dimungkinkan pula terjadi keterlambatan pembayaran gaji karyawan.
Ditambah lagi jika terjadi kesalahan perhitungan dapat menjadikan
informasi tidak akurat sehingga merugikan karyawan dan perusahaan itu
sendiri.
f. Sistem absensi yang masih manual, memungkinkan karyawan melakukan
pemalsuan/manipulasi absensi atas nama orang lain (titip absen) namun
karyawan yang bersangkutan tidak ada di kantor pada saat jam kerja. Hal
ini juga dapat menimbulkan ketidakakuratan data absensi karyawan.
Dengan proses seperti itu kesalahan akan tidak terdeteksi akibat manipulasi
data masih memungkinkan untuk dilakukan.
47
g. Sistem sanksi yang diterapkan perusahaan masih dihitung berdasarkan
hadir/tidak hadirnya karyawan, sehingga keterlambatan karyawan belum
teratasi dalam kebijakan perusahaan, hal tersebut memungkin karyawan
untuk datang terlambat ke kantor dan pulang sebelum waktunya tanpa
adanya potongan atas gaji karyawan yang bersangkutan. Hal ini perlu
dibuatkan kebijakan terkait keterlambatan absensi karyawan dalam rangka
penegakan disiplin karyawan.
Dengan sistem yang baru diharapkan pencatatan absensi akan
terintegrasi secara keseluruhan dalam satu database seperti kegiatan dalam
rekap data, menghitung jam lembur, input data terkait dengan cuti ataupun
dinas luar, serta laporan-laporan absensi, maka sistem secara otomatis
langsung mencatat keterangan kehadiran mereka. Sistem yang baru tidak lagi
diperlukan verifikasi dari manajer serta diharapkan dapat meminimalisasi
tingkat kesalahan dalam pencatatan dan mengelola data absensi karyawan
sehingga dapat mempermudah dan mempercepat waktu memproses data
absensi karyawan.
3.5.3.2. Prosedur Cuti dan Perijinan
Karyawan yang ingin mengambil cuti atau ijin harus mengisi formulir
cuti dan ijin yang telah disediakan oleh bagian HRD. Formulir tersebut harus
disetujui terlebih dahulu oleh manajer, kemudian baru dapat dieksekusi oleh
bagian HRD. Setelah itu bagian HRD akan membuat surat keterangan cuti dan
pada kartu absensi karyawan tersebut akan dicatat cuti.
Khusus karyawan yang tergolong auditor, cuti yang diambil oleh
mereka akan diminta persetujuan dari dua manajer, yaitu audit manajer dan
senior manajer. Hal ini dilakukan untuk pengaturan pekerjaan para auditor.
48
Gambar 3.4 Activity Diagram Cuti Karyawan - Auditor
49
Gambar 3.5 Activity Diagram Cuti Karyawan – Non-Auditor
50
Diagram diatas juga menggambarkan proses permintaan cuti bagi
karyawan non-auditor dimana perbedaannya terletak pada approval, dimana
approval berasal dari satu manajer saja.
Dari proses cuti dan perijinan tersebut, terdapat beberapa kelemahan,
yaitu sebagai berikut:
a. Kurangnya pengawasan terhadap jatah cuti karyawan, terlihat bahwa cuti
dari tiap karyawan bisa dilakukan tanpa melihat sisa jatah cuti yang
dimiliki oleh karyawan itu sendiri. Apabila karyawan belum mencapai
setahun bekerja, karyawan tersebut belum berhak mengambil jatah cuti,
namun dengan proses seperti diatas, mereka dapat mengambil cutinya.
Walaupun pada awalnya cuti mereka harus disetujui oleh manajer, tetapi
manajer tidak akan mengetahui apakah mereka sudah berhak untuk
mengambil cuti, atau apakah jatah cuti mereka masih ada.
b. Manajer harus menanyakan ke HRD terlebih dahulu mengenai jatah cuti
karyawan, namun apabila manajer tidak sempat menanyakan hal ini,
manajer langsung menyetujui cuti atau ijin karyawan tersebut.
Seharusnya apabila karyawan ingin melakukan permohonan cuti, maka
karyawan meminta form permohonan cuti pada HRD dan saat itu pula
HRD memeriksa jatah cuti karyawan yang bersangkutan. Apabila jatah cuti
tersedia maka HRD akan menerbitkan surat permohonan cuti untuk diisi
karyawan dan meminta persetujuan oleh atasan karyawan tersebut. Barulah
dapat dieksekusi oleh bagian HRD.
c.
Untuk output yang dihasilkan dari aktivitas cuti karyawan, HRD belum
memiliki laporan histori cuti karyawan atau laporan cuti. Sehingga apabila
laporan tersebut dibutuhkan bagi pihak tertinggi perusahaan, HRD belum
dapat menyiapkan laporan histori cuti tiap karyawan dan juga laporan cuti
tahunan pada perusahaan.
Dengan sistem yang baru diharapkan karyawan yang akan melakukan
permintaan cuti dapat langsung melakukan permintaan pada sistem, lalu sistem
akan memeriksa jatah cutinya apakah masih tersedia atau telah habis, yang
selanjutnya dapat di approval oleh manajernya. Lalu seluruh permintaan cuti
karyawan akan disimpan dan terintegrasi pada database sistem, sehingga HRD
dapat menyiapkan laporan cuti sesuai dengan kebutuhan.
51
3.5.3.3 Prosedur Dinas Luar Kantor
Karyawan yang biasanya bertugas di luar kantor adalah auditor. Sehari
sebelum tugas luar kantor tersebut, manajer akan memerintahkan kepada
petugas administrasi untuk membuat surat tugas luar kantor yang akan
ditandatangani oleh manajer dan kemudian manajer langsung memberikan ke
karyawan sekaligus diberikan pengarahan, kemudian karyawan yang diberikan
dinas luar kantor menyerahkan Surat tugas luar kantor tersebut ke Bagian HRD
sebagai bukti bahwa karyawan yang bersangkutan tidak ada di kantor pada hari
yang telah ditentukan untuk melaksanakan Tugas Luar Kantor. Sehingga HRD
akan mencatat absensi karyawan pada hari yang bersangkutan.
Gambar 3.6 Activity Diagram Dinas Luar Karyawan
Pada proses dinas luar kantor karyawan terlihat alur yang panjang
dimana manajer menyerahkan surat dinas luar ke karyawan sekaligus diberikan
52
pengarahan mengenai jobdesk mereka dan karyawan tersebut menyerahkan
kembali ke HRD untuk diarsip. Sehingga ketika absensi pada tanggal dinas
luar kantor tersebut HRD telah mencatat bahwa karyawan tersebut tidak hadir
di kantor bukan karena membolos atau alasan yang tidak jelas dan dengan
begitu tidak terjadi pemotongan gaji atau bentuk pengurangan penghasilan.
Dari proses dinas luar ini terdapat beberapa kelemahan, yaitu sebagai
berikut:
a. Alur proses yang terlalu panjang seperti ini dapat terjadi penggandaan arsip
yaitu di bagian administrasi dan pada HRD. Terlebih lagi kebanyakan yang
terjadi adalah karyawan lupa menyerahkan kembali surat tersebut ke HRD
pada hari sebelum mereka dinas luar. Sehingga HRD sering mengalami
misscomunication dengan karyawan yang sedang dinas luar, mereka dicatat
tidak hadir di kantor. Seharusnya surat dinas luar langsung ditembuskan ke
bagian HRD untuk diinput datanya dan tetap diserahkan kepada karyawan
yang melakukan dinas luar sebagai bukti karyawan yang bersangkutan
melakukan dinas luar.
b. Proses tersebut juga tidak berlaku untuk dinas luar secara tiba-tiba, dimana
pada hari itu juga karyawan harus ditugaskan ke luar kantor, sehingga
absensi pun terganggu karena mereka tidak mengisi jam pulang kerja atau
jam mereka lembur. Hal ini sering terkait ke dalam masalah perhitungan
lembur. Jika hal tersebut terjadi maka harusnya tetap dibuatkan surat dinas
luar pada hari itu juga dan disampaikan ke bagian HRD untuk di input
datanya surat tersebut dapat berlaku surut.
Dengan sistem yang baru diharapkan ketika karyawan diharuskan
untuk bertugas ke luar kantor, maka HRD akan langsung mencatat ke sistem
sesuai instruksi manajer dan memberikan surat dinas luar ini ke karyawan
melalui sistem dalam bentuk notifikasi. Apabila dinas luar terjadi secara
mendadak, maka bagian HRD juga dapat secara langsung mencatat waktu
penugasan dinas luar dan sistem akan terotomatisasi mencatat di absensi.
3.5.3.4. Prosedur Penggajian
Laporan absensi yang telah dibuat HRD akan disesuaikan dengan gaji
dasar sesuai dengan jabatan/posisi karyawan, lalu akan dilakukan perhitungan
dengan melihat laporan absensi tersebut yang telah disesuaikan dengan data
cuti, ijin, lembur, tugas luar kantor dan pemotongan gaji apabila terdapat
53
karyawan yang alpa/tidak hadir. Lalu data tersebut akan diserahkan ke bagian
Finance yang akan dihitung lebih lanjut mengenai pemotongan pajak
penghasilan 21. Setelah perhitungan selesai akan ditandatangani finance
manager dan pembayaran gaji karyawan dilakukan dengan cara mentransfer ke
rekening karyawan pada tanggal 28 tiap bulannya. Pada waktu tersebut pula
slip gaji akan diberikan sebagai tanda bahwa karyawan telah menerima gaji
dari perusahaan.
Gambar 3.7 Activity Diagram penggajian karyawan
54
Dari proses penggajian tersebut masih terdapat beberapa kelemahan,
baik dari sisi alur proses maupun kebijakan penggajian, kelemahan-kelemahan
tersebut yaitu sebagai berikut :
a. Proses perhitungan gaji membutuhkan informasi berupa data absensi dan
data gaji karyawan dimana data-data tersebut masih belum terintegrasi
dalam satu kesatuan sistem absensi. Terlebih lagi data lembur karyawan
yang
belum
tercatat
dengan
baik,
sehingga
dalam
penginputan/pengabungan data yang masih manual tersebut terlihat kurang
efektif dan efisien. Hal ini memungkinkan adanya risiko kesalahan
input/data yang akan berakibat perhitungan penggajian dan lembur oleh
bagian finance juga mengalami kesalahan.
b. Pada pembayaran gaji karyawan diharuskan untuk melaporkan pajak
penghasilan 21, dimana pengisiannya berasal dari daftar gaji atau
penghasilan seluruh karyawan. Data-data tersebut masih belum terintegrasi
sehingga pengisian formulir pajak khusus SPT PPh 21 masih diisi secara
manual.
Dengan
membangun
sistem
yang
baru,
diharapkan
dapat
mempermudah dalam melakukan perhitungan gaji karyawan. Semua
perhitungan gaji karyawan langsung dikalkulasi secara keseluruhan dari data
kehadiran pada sistem absensi, keduanya akan diproses secara terintegrasi
sehingga menghasilkan laporan-laporan yang valid, serta penyimpanan dan
penyaluran informasi secara otomatisasi dapat menghasilkan perhitungan yang
akurat dan cepat.
3.5.4 Tabel Simpulan Analisa dan Perancangan Sistem
Tabel 3.3 Tabel Simpulan Analisa dan Perancangan Sistem
Analisa / Temuan
Solusi / Perancangan
No Referensi
Temuan
Bentuk
Rincian Pemecahan
1.
Hal : 38
Tidak terdapat kebijakan
Kebijakan
Perlunya pemotongan atas keterlambatan kehadiran dan pulang sebelum waktunya.
Sub-bab :
atas hukuman
3.5.1
keterlambatan yang
Rekomendasi yang dapat diberikan atas kebijakan pemotongan yakni :
Jenis
Waktu Keterlambatan
*Persentase
dilakukan karyawan.
Keterlambatan
Hukuman berupa
TL 1
08.31 s.d. < 09.01
0.5%
pemotongan dilakukan
TL 2
09.01 s.d. < 09.31
1%
apabila karyawan tidak
TL 3
09.31 s.d. < 10.01
1.25%
hadir.
TL 4
10.01 dan/atau tidak hadir mengisi
Pemotongan
5%
daftar hadir masuk bekerja
PSW 1
17.01 s.d. < 17.30
0.5%
PSW 2
16.31 s.d. < 17.01
1%
PSW 3
16.01 s.d. < 16.31
1.25%
< 16.01 dan/atau tidak mengisi daftar
2.5%
PSW 4
hadir pulang bekerja
55
56
2.
Fitur
Direkomendasikan menggunakan fingerprint agar mengurangi aktivitas verifikasi
Hal : 43
Absensi hardcopy mudah
Sub-bab:
hilang atau rusak, mudah
sehingga tidak akan terjadi masalah apabila manajer jarang berada di kantor.
3.5.3.1
dimanipulasi, masih
Mencegah pemanipulasian absensi karyawan sehingga dapat menghasilkan laporan
dibutuhkan verifikasi
absensi yang akurat.
absensi oleh manajer.
3.
4.
Hal : 48
Pencatatan cuti, ijin dan
Fitur
Sub-bab:
lembur belum terintegrasi,
dalam database termasuk rekap data, menghitung jam lembur, dan menghasilkan
3.5.3.2
proses menjadi lambat
laporan sesuai kebutuhan.
Hal: 47
Kurang pengawasan
Sub-bab:
terhadap jatah cuti
sistem dan sistem akan mengawasi jatah cuti masing-masing karyawan. Cuti yang
3.5.3.2
karyawan
diambil juga dapat dipilih sesuai dengan jenis cuti yang akan diambil oleh
Fitur
Dalam sistem yang baru pencatatan absensi akan terintegrasi secara keseluruhan
Karyawan yang akan mengambil hak cutinya dapat melakukan permohonan pada
karyawan.
5.
Fitur
Penugasan dinas luar akan dicatat pada sistem sesuai dengan instruksi manajer dan
Hal : 51
Pengaturan surat penugasan
Sub-bab :
dinas luar yang terlalu
akan diberikan notifikasi kepada karyawan melalui sistem. Dan jika terjadi dinas
3.5.3.3
panjang dan rumit serta
luar secara mendadak maka HRD dapat mencatat langsung ke sistem dan sistem
tidak berlaku untuk
akan terotomatisasi mencatat di absensi.
penugasan secara mendadak
yang dapat mengganggu
absensi pulang pada
karyawan.
6.
Hal : 52
Data untuk mendukung
Sub-bab :
proses penggajian masih
sehingga dapat menghasilkan perhitungan gaji yang akurat. Dan juga menghasilkan
3.5.3.4
belum terintegrasi.
laporan-laporan yang akurat sesuai kebutuhan khususnya menghasilkan pengisian
Khususnya lembur yang
ke form SPT 1721-A1 untuk pelaporan pajak penghasilan pribadi karyawan.
Fitur
Sistem akan mengintegrasikan data-data untuk kebutuhan proses penggajian
belum tercatat dengan baik.
Keterangan :
- TL 1 = Terlambat 1
- PSW 1 = Pulang Sebelum Waktunya 1
* = Besaran pemotongan optional
57
ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1
Bisnis Berjalan pada Perusahaan
Kantor Akuntan Publik Jamaludin, Ardi, Sukimto dan Rekan yang sebelumnya
bernama Kantor Akuntan Publik Jamaludin, Aria, Sukimto & Rekan, merupakan
hasil
penggabungan dari :
•
Kantor Akuntan Publik Jamaludin Iskak (Jakarta)
•
Kantor Akuntan Publik Aria & Jonnardi (Jakarta)
•
Kantor Akuntan Publik Sukimto Sjamsuli (Batam)
Dalam rangka meningkatkan kualitas pelayanan jasa Kantor Akuntan Publik, maka
pada tanggal 27 Januari 2009 sesuai dengan Keputusan Menteri Keuangan No.93/KM.1/2009,
ketiga Kantor Akuntan Publik tersebut bergabung menjadi Kantor Akuntan Publik Jamaludin,
Aria, Sukimto & Rekan, dengan alamat kantor pusat berada di Graha Atrium Lt. 7.02B Jl.
Senen Raya 135, Jakarta, 10410. Sedangkan kantor cabang berada di Ruko Bukit Beruntung
Blok C No.2 Batam, 29432.
Kantor Akuntan Publik ini bergerak dalam bidang Jasa Audit atas Laporan Keuangan
Perusahaan baik perusahaan Go Public maupun Private dan Jasa lainnya di bidang keuangan
dan akuntansi. Jasa-jasa tersebut meliputi pemeriksaan umum (general audit), pemeriksaan
khusus (investigation/specialaudit), pemeriksaan pengelolaan atau pemeriksaan operasional
perusahaan (management audit), penyusunan sistem akuntansi (accounting system design),
jasa akuntansi (accounting service), penyusunan anggaran (budgeting preparation), dan
konsultasi manajemen dan perpajakan (management and tax consulting).
Melihat banyaknya jasa yang ditawarkan serta seiring bertambahnya pengguna
jasa/Klien pada Kantor Akuntan Publik ini tidak terlepas dari hasil kontribusi, dukungan
penuh dan dedikasi para karyawan kepada Kantor Akuntan Publik. Karyawan yang
berkualitas dan memiliki integritas tinggi berperan penting dalam mendukung kegiatan
operasional dan membuat Kantor Akuntan Publik ini memiliki banyak Pengguna Jasa/Klien
yang tidak hanya berasal dari dalam kota melainkan juga banyak perusahaan dari luar kota
yang menggunakan jasa Kantor Akuntan Publik ini.
Hingga saat ini Kantor Akuntan Publik (KAP) JAS memiliki total 120 Karyawan,
dengan formasi di kantor pusat Jakarta sejumlah 87 orang karyawan dan di kantor cabang
Batam sejumlah 33 orang karyawan. Karyawan sebagai asset perusahaan memegang peranan
penting dalam kelancaran pencapaian tujuan Kantor Akuntan Publik ini khususnya karyawan
31
32
yang berada pada posisi Auditor. Mereka menjadi kunci dalam mempertahankan dan menjaga
hubungan KAP sebagai penyedia jasa yang independen dengan Perusahaan/Kliennya sebagai
pengguna jasa. Oleh karena itu diperlukan suatu keteraturan yang dapat memberikan
kenyamanan dan motivasi pada karyawan dalam bekerja, sehingga karyawan yang merupakan
asset penting bagi perusahaan memiliki rasa kepuasan dalam mengabdikan kinerjanya kepada
Kantor Akuntan Publik ini.
Keteraturan yang dimaksud adalah dari sisi sistem kompensasi dan benefit, dan
kejelasan peraturan/Standart Operational Procedure (SOP) dari sisi kedisiplinan seperti
kehadiran/absensi dan penugasan ke luar kantor bagi karyawan. Terlebih lagi Kantor Akuntan
Publik ini memiliki kantor cabang di luar kota dan Pengguna jasa/Klien yang terhubung tidak
hanya berasal dari dalam kota melainkan dari berbagai kota di Indonesia. Keteraturan tersebut
akan memberikan manfaat yang sangat besar bagi perusahaan khususnya bagi karyawan.
Karyawan akan termotivasi untuk meningkatkan kinerjanya dengan cara mengembangkan
keahlian dan kemampuan yang dimilikinya serta akan tumbuh rasa loyalitas terhadap Kantor
Akuntan Publik dimana mereka bekerja.
3.2
Visi dan Misi Perusahaan
Kantor Akuntan Publik Jamaludin, Ardi, Sukimto dan Rekan memiliki visi dan misi
yang satudalam mencapai tujuan perusahaan, yaitu:
-
Visi
Menjadi Kantor Akuntan Publik yang senantiasa dapat memberikan jasa yang
bermanfaat dan dipercaya bagi pengguna jasa sebagai Auditor independen, dan
penyedia jasa lainnya terutama dalam mengungkapkan kebenaran dan disiplin dalam
menjalankan kinerja perusahaan untuk semua pihak.
-
Misi
a. Menjalankan standart professional akuntan publik dengan benar;
b. Menjalankan dan memahami standar akuntansi yang berlaku (PSAK), standar
profesi audit (SPAP) dan aturan lain terkait profesi akuntan dengan patuh dan
benar;
c. Memberikan jasa audit dan jasa lainnya di bidang keuangan dan akuntansi dengan
tujuan peningkatan pengelolaan perusahaan secara akuntabel, transparan dan
professional;
d. Melaksanakan keahlianya dengan tepat sesuai profesi.
33
3.3 Struktur Organisasi Perusahaan
Dalam menjalankan bisnisnya Kantor Akuntan Publik Jamaludin, Ardi, Sukimto dan
Rekan memiliki struktur organisasi sebagai berikut :
Managing Partner
Partner
Partner
Partner
Partner
Senior Manager
Senior Manager
Senior Manager
Senior Manager
Finance Manager
HRD Manager
Tax Manager
Audit Manager
Quality Control
Manager
Staff Finance
Staff HRD
Senior Tax
Consultant
Audit Supervisor
Quality Control
Staff
Staff Administration
Consultant Staff
Senior Auditor
Junior Auditor
Gambar 3.1 Struktur Organisasi KAP Jamaludin, Ardi, Sukimto dan Rekan
Sumber : Quality Control Manager – Tahun 2013
3.4 Tugas dan Wewenang Organisasi
Tugas dan wewenang dari masing-masing bagian yang berada di dalam struktur
organisasi Kantor Akuntan Publik JAS yaitu sebagai berikut :
1. Managing Partner
a. Sebagai pimpinan tertinggi dari kantor akuntan publik dan berkomunikasi ke
semua pihak luar terkait dengan Kantor Akuntan Publik JAS.
b. Bertanggung jawab melakukan review secara menyeluruh terhadap pekerjaan
audit dan termasuk membuat beberapa keputusan penting audit.
34
2. Partner
a. Bertanggung jawab untuk memelihara hubungan dengan klien. Dalam
hubungan ini termasuk diskusi dengan klien tentang tujuan dan ruang lingkup
audit, penyelesaian masalah-masalah perbedaan pendapat tentang penyajian
laporan keuangan dan menghadiri Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) atas
undangan klien.
b. Bertanggung jawab untuk melakukan rekrutmen staf baru pada jenjang manajer.
c. Bertanggung jawab atas review audit working paper.
d. Menandatangani laporan auditor.
3. Audit Manajer dan Audit Supervisor
a. Bertanggung jawab untuk melakukan supervisi atas dua atau lebih penugasan
audit yang sedang berjalan.
b. Sebagai orang yang memimpin teknis ke klien secara insidentil.
c. Melakukan review working papers dan mendiskusikan dengan staff audit dan
klien atas berbagai masalah akuntansi dan audit yang timbul selama perikatan
audit.
d. Manager dan Supervisor juga bertanggung jawab untuk menentukan prosedur
audit yang dapat diterapkan atas audit spesific.
e. Menjaga keseragaman standar audit dari seluruh partner.
4. Quality Control Manager
a. Bertanggung jawab atas pemahaman ketentuan perpajakan dan teori akuntansi
yang sedang berkembang.
b. Menerapkan sistem-sistem baru terkait dengan perkembangan kantor,
menentukan risk assessment terhadap calon klien baru serta mendampingi
partner dalam memelihara hubungan dengan klien.
c. Bertanggung jawab melakukan cross review terhadap hasil review working
paper oleh Audit Manager sebelum Partner menandatangani Laporan Auditor
Independen.
d. Bertanggung jawab untuk melakukan recruitment staff baru pada jenjang
Supervisor dan Senior Auditor.
5. Finance Manager
a. Bertanggung jawab dalam mempersiapkan tagihan (invoice) dan faktur pajak
atas jasa yang digunakan oleh klien.
b. Mengelola pembayaran gaji untuk karyawan.
c. Mengelola perhitungan perpajakan beserta pelaporannya.
35
d. Mengawasi pembayaran atas utang yang dimiliki, dan juga mengawasi sisa
pembayaran atas piutang klien.
e. Bertanggung jawab dalam pengelolaan asset dari KAP, khususnya liquid asset
dan penerimaan kas atas kegiatan operasional KAP.
f. Melakukan jurnal dan input semua transaksi yang berkaitan dengan kegiatan
operasional KAP.
g. Bertanggung jawab dalam pelaporan keuangan yang dilaporkan kepada
pimpinan.
h. Bertanggung jawab untuk mengawasi kinerja dari staf finance dalam
mendukung kegiatan bagian keuangan KAP.
6. General HRD Manager
a. Melaksanakan rencana penerimaan sesuai kebutuhan dan tujuan perekrutan.
b. Mengelola karyawan sesuai kebutuhan perusahaan, melakukan perekrutan
hanya atas staf yang memiliki kualifikasi sesuai dengan peraturan standar
profesi.
c. Menyusun rencana operasional urusan bagian kepegawaian.
d. Menyelenggarakan administrasi kepegawaian.
e. Mengelola pemberian cuti, ijin, dan mengatur dengan baik kompensasi.
f. Membantu manajer dalam melakukan penilaian kinerja personel.
g. Mendorong perkembangan professional dengan mengadakan pendidikan dan
pelatihan.
h. Mengelola promosi terhadap tenaga-tenaga staf yang professional yang
memenuhi kriteria dan kualifikasi baik dari segi pengalaman, pendidikan,
keahlian serta evaluasi kerja.
i. Secara berkala menyelenggarakan pendidikan professional berkelanjutan dan
pelatihan.
7. Staff Auditor (Senior Auditor, Junior Auditor)
a. Bertanggung jawab untuk melakukan audit dan penyusunan laporan audit untuk
ditinjau dan disetujui oleh manager dan partner.
b. Bertanggung jawab untuk melakukan supervisi beberapa aspek audit.
c. Melakukan pelatihan-pelatihan (Coaching dan Mentoring) mengenai pekerjaan
kepada stafnya.
36
3.5 Gambaran Sistem yang Sedang Berjalan
3.5.1
Kebijakan Umum Kepegawaian Kantor Akuntan Publik Jamaludin, Ardi,
Sukimto dan Rekan
1.
Karyawan
Jumlah total karyawan Kantor Akuntan Publik Jamaludin, Ardi,
Sukimto dan Rekan adalah 120 orang.
Berdasarkan posisinya karyawan terbagi menjadi 2 tipe yaitu :
a. Auditor
Auditor adalah karyawan yang sangat berperan penting terhadap
kelangsungan usaha Kantor Akuntan Publik ini. Dimana mereka menjadi
penggerak atas jasa audit terhadap klien-klien Kantor Akuntan Publik ini.
Level auditor itu sendiri terdiri dari beberapa tingkatan atau bisa disebut
juga sebagai jenjang karir mereka, yaitu:
- Junior Auditor 1
- Junior Auditor 2
- Senior Auditor 1
- Senior Auditor 2
- Audit Supervisor
- Audit Manajer
- Senior Manajer
- Partner
Mereka memiliki jenjang karir dimana jika sudah melewati
masa percobaan selama 3 bulan Staff Auditor menjadi Junior Auditor 1
lalu setelah melewati 6-9 bulan berikutnya akan dipromosikan untuk naik
menjadi Junior Auditor 2 dan untuk promosi ke level/jenjang karir
berikutnya Junior Auditor 2 harus melewati penilaian secara objektif atas
kinerjanya yang akan dinilai oleh Senior Auditor dan Audit Manajer
untuk dapat naik ke posisi menjadi Senior Auditor selain itu masa kerja
dan pengalaman juga dijadikan pertimbangan.
Untuk naik ke posisi berikutnya seperti Audit Supervisor, Audit
Manajer atau Senior Manajer, dibutuhkan penilaian dari Partner yang
secara langsung membawahi mereka dan selain itu harus memiliki
keahlian yang sangat mendukung sesuai dengan Jobdesk-nya serta
pengalaman dan masa kerja juga menjadi bahan pertimbangan. Audit
37
Supervisor, Audit Manajer dan Senior Manajer langsung disupervisi dan
diawasi dengan baik oleh Partner yang membawahinya.
Lain halnya untuk naik dan menjabat sebagai Partner, Selain
memiliki masa kerja, pengalaman dan kinerja yang baik, individu
tersebut harus memiliki sertifikasi yaitu BAP (Bersertifikasi Akuntan
Publik) atau dikenal sebagai CPA (Certified Accountant Public).
Sedangkan untuk menjabat sebagai Konsultan, yang setara dengan posisi
Auditor yaitu harus memiliki masa kerja, pengalaman dan penilaian atas
kinerja yang baik serta bersertifikasi. Perbedaan antara Auditor dengan
Konsultan terdapat pada jobdesk-nya saja.
b. Non-Auditor
Karyawan Non-Auditor yang dimaksud adalah mereka yang
tidak secara langsung mengaudit atau bekerja pada inti operasional atau
tugas utama Kantor Akuntan Publik, yaitu sebagai penyedia jasa audit
dan jasa lainnya di bidang keuangan dan akuntansi. Karyawan NonAuditor, yaitu: Sekretaris, Staf Administrasi, Staf Keuangan, Staf
Kepegawaian, Office Boy, dsb.
Berdasarkan jenis atau masa kerja, karyawan terbagi atas 3 yaitu:
a. Karyawan Tetap
Karyawan tetap yaitu karyawan (Auditor) yang terikat
hubungan kerja dengan Kantor Akuntan Publik ini untuk jangka waktu
yang tidak ditentukan setelah berhasil melewati masa percobaan selama
3 bulan. Karyawan tetap mendapatkan hak berupa gaji pokok, tunjangan
transport, hak cuti (setelah 12 bulan bekerja), asuransi kesehatan dan
kebijakan lainnya yang diberikan oleh perusahaan.
b. Karyawan Kontrak
Karyawan
kontrak
adalah
karyawan
Non-Auditor
yang
dikontrak untuk jangka waktu tertentu. Mereka mendapatkan fasilitas
hampir sama dengan karyawan tetap namun belum mendapatkan asuransi
kesehatan.
c. Karyawan Percobaan
Karyawan percobaan ini merupakan Staff Auditor, dimana calon
karyawan yang baru lolos seleksi akan menjalani masa percobaan selama
3 bulan, dengan melihat performa dan kinerjanya selama 3 bulan tersebut
baru akan diangkat menjadi karyawan tetap setelah berhasil melewati
38
masa percobaan tersebut dengan baik. Karyawan percobaan ini
mendapatkan gaji pokok tetapi belum mendapatkan cuti/ijin dan
kebijakan lainnya.
2.
Waktu Kerja Karyawan
Pada umumnya waktu kerja normal KAP ini adalah 8 jam sehari dari
hari Senin sampai dengan Kamis, sedangkan hari Jumat hanya 7 jam kerja.
Dengan rincian jam kerja dan jam istirahat sebagai berikut:
Tabel 3.1 Waktu Kerja Karyawan
Sumber : Quality Control Manager – Tahun 2013
HARI
JAM KERJA
JAM ISTIRAHAT
Senin s.d. Kamis
08.30 s.d. 17.30
12.00 s.d. 13.00
Jum’at
08.30 s.d. 17.30
11.30 s.d. 13.30
Libur
Libur
Sabtu/Minggu/Libur
Nasional
3.
Kehadiran
Semua karyawan harus mengisi daftar kehadiran atau absensi setiap
hari kerja. Dimana mereka mengisi waktu hadir pada kartu absensi yang telah
disediakan. Setiap karyawan yang tidak hadir bekerja tanpa keterangan akan
dikenakan
pemotongan
gaji.
Namun
karyawan
boleh
meninggalkan
kantor/tidak masuk bekerja apabila sudah mendapatkan persetujuan dari atasan
mereka dan terhitung ijin/cuti. Kecuali jika mereka memang ditugaskan di luar
kantor dengan sebelumnya mendapatkan surat penugasan dinas luar.
4.
Lembur Kerja
Karena pekerjaan auditor sering dikatakan tidak mengenal waktu,
sehingga mereka banyak melakukan lembur atau bekerja overtime. Pada bulanbulan tertentu (peak season) jam kerja normal terkadang tidak berlaku bagi
mereka, karena harus bekerja lembur bahkan pada hari-hari non-kerjapun
seperti Sabtu atau Minggu mereka diperbolehkan bekerja dan terhitung sebagai
lembur. Tidak ada batasan waktu untuk berapa lama melakukan lembur
asalkan pekerjaan mereka selesai dengan tepat pada waktunya.Untuk
39
perhitungan waktu lembur, jumlahnya dibulatkan ke bawah dan dihitung diluar
jam kerja normal yaitu 8.30 s.d. 17.30. Contoh: Jika seorang karyawan lembur
dari jam 17.30 s.d. 20.15, maka karyawan tersebut perhitungan lemburnya
hanya 2 jam saja.
5.
Cuti, Ijin dan Hari Libur
Cuti dan perijinan yang berlaku pada perusahaan yaitu :
a. Cuti Tahunan
Setiap karyawan yang telah menjadi karyawan tetap dan
memiliki masa kerja minimal 12 bulan berhak mendapatkan cuti
tahunan dimana cuti tersebut dalam setahun diberikan sebanyak 12 hari
dan tidak termasuk untuk cuti bersama yang ditetapkan oleh
pemerintah. Hak cuti tersebut berlaku untuk satu tahun dan tidak dapat
ditangguhkan sisa cutinya untuk tahun berikutnya.Jika hak cuti pada
tahun tersebut tidak digunakan, maka tidak dapat diakumulasikan di
tahun berikutnya atau dinyatakan hangus. Pada saat cuti, karyawan
tetap
mendapatkan
gaji
namun
tidak
mendapatkan
tunjangan
transportasi.
b. Cuti Hamil, Melahirkan/Bersalin
Untuk karyawan wanita diberikan cuti hamil dan melahirkan
sebanyak 3 bulan (sebulan sebelum dan 2 bulan setelah bersalin) dan
tetap mendapatkan gaji secara penuh namun tidak mendapatkan
tunjangan transportasi.
c. Ijin
Karyawan dapat diberikan ijin tidak hadir/tidak masuk kantor
dan akan tetap mendapatkan gaji dengan ketentuan sebagai berikut:
Jika karyawan ijin karena sakit, maka karyawan harus
memberikan kabar ke kantor pada hari yang sama, maksimal pada
pukul 12.00 siang. Keesokannya ketika karyawan tersebut
kembali bekerja, karyawan tersebut harus membawa surat
keterangan sakit dan diserahkan ke bagian HRD untuk dibuatkan
ijin sakit dan dicatat ketidakhadirannya sebagai ijin sakit.
Karyawan menikah diberikan jatah ijin sebanyak 3 (tiga) hari
kerja.
40
Karyawan menikahkan / mengkhitankan / membabtiskan anaknya
diberikan jatah ijin sebanyak 2 (dua) hari kerja.
Karyawan menjalankan ibadah haji jatah ijinnya disesuaikan
jumlah harinya dengan program ibadah hajinya.
Istri melahirkan/mengalami keguguran kandungan, diberikan
jatah ijin sebanyak 2 (dua) hari kerja.
Suami/istri, orang tua/mertua, anak atau menantu meninggal
dunia, diberikan jatah ijin sebanyak 2 (dua) hari kerja.
Anggota keluarga dalam satu rumah meninggal dunia, diberikan
jatah ijin sebanyak 1 (satu) hari kerja.
Jika karyawan ijin karena keperluan lain selain yang disebutkan
diatas, maka karyawan harus memberikan kabar ke kantor yaitu
kepada Atasannya, Supervisor dan HRD maksimal pada hari
yang sama. Lalu dari situ akan diputuskan apakah alasannya
dapat diterima atau tidak. Alasan yang sah adalah alasan yang
dapat dipertanggungjawabkan yang disampaikan secara tertulis
dan dituangkan dalam surat permohonan izin/permberitahuan
serta disetujui oleh Atasan yang bersangkutan. Jika alasan tidak
dapat diterima maka karyawan tersebut harus menanggung resiko
pemotongan gaji.
6.
Dinas Luar
Karyawan khususnya auditor sering diberikan tugas dinas luar
dimana hari penugasan dan karyawan yang ditugaskan ditentukan oleh
Manajer audit. Karyawan yang mendapatkan penugasan dinas luar kantor
akan mendapatkan fasilitas uang saku atau Out of Pocket Expense (OPE)
yang tarifnya disesuaikan dengan jaraknya, yaitu dalam area, dalam wilayah
dan luar wilayah. Fasilitas tersebut diberikan bersamaan dengan gaji yang
diterima pada tiap bulannya. Jika ternyata mereka mengalami overbudget
maka biaya tersebut akandibayarkan atau diganti (reimburst) oleh kantor
dengan memberikan bukti transaksi yang mendukung overbudget tersebut
ke bagian HRD lalu HRD akan memberikan ke bagian Finance untuk
diproses lebih lanjut.
41
7.
Gaji Pokok
Pembayaran gaji akan ditransfer ke rekening karyawan setiap tanggal
28 pada tiap bulan. Besarnya gaji pokok disesuaikan dengan jabatan
karyawan yang telah ditetapkan oleh kantor.
8.
Bonus
Bonus tidak diberikan untuk seluruh karyawan, biasanya diberikan
untuk Senior Auditor yang mampu menjadi pengambil risiko (Risk Taker)
terhadap pekerjaannya seperti mengerjakan sendiri dari tahap awal sampai
akhir audit laporan keuangan Klien yang ruang lingkup usahanya belum
terlalu besar, bonus ini diberikan langsung dari potongan fee Klien ke
rekening auditor.
9.
Tunjangan
a. Tunjangan Jabatan
Tunjangan jabatan adalah tunjangan yang diberikan pada
karyawan yang besarnya disesuaikan dengan jabatan yang dimiliki
karyawan tersebut.
b. Tunjangan Transportasi
Besarnya tunjangan ini disesuaikan berdasarkan jarak tempat
tinggal karyawan ke kantor dan berlaku untuk satu hari kerja yang akan
diakumulasikan setiap bulannya.
c. Tunjangan Laptop
Tunjangan laptop ditujukan untuk mereka yang tidak disediakan
komputer atau laptop oleh kantor sehingga karyawan harus membawa
laptop milik pribadi. Setiap bulannya akan mendapatkan tunjangan
laptop yang besarnya sesuai dengan ketentuan kantor.
d. Tunjangan Hari Raya (THR)
Karyawan akan diberikan Tunjangan Hari Raya pada tiap
tahunnya biasanya pada saat mendekati hari perayaan hari besar agama
seperti Idul Fitri dan Natal. Karyawan yang belum satu tahun bekerja
akan mendapatkan THR sebesar lamanya ia bekerja dibagi 12 dikalikan
1 bulan gaji. Karyawan yang bekerja 1-5 tahun akan diberikan THR
42
sebesar 1 bulan gaji. Sedangkan karyawan yang bekerja lebih dari 5
tahun akan diberikan 1.5 bulan gaji.
10. Asuransi Jiwa
Karyawan tetap pada KAP ini diberikan fasilitas asuransi berupa
asuransi jiwa dan asuransi kesehatan/rumah sakit.Asuransi berupa asuransi
rawat inap jika karyawan membutuhkan pengobatan rawat inap untuk
kesehatannya.
11. PPh 21
Perhitungan dan pembayaran PPh 21 langsung dibebankan kepada
karyawan dan langsung dipotong pada gaji bulanan karyawan.
3.5.2
Kelemahan Terhadap Kebijakan Fasilitas Kompensasi dan Benefit yang
Ada
1. Dari kebijakan pada sistem absensi perusahaan tidak memberlakukan
pemotongan untuk keterlambatan kehadiran. Pemotongan hanya berlaku
untuk mereka yang membolos/tidak masuk kerja. Dengan sistem yang baru
diharapkan
sistem
dapat
menyimpan
kebijakan
pemotongan
dari
keterlambatan. Selain keterlambatan, perlu adanya pemotongan apabila
pulang sebelum waktunya. Dengan harapan hal ini menjadikan karyawan
semakin disiplin dalam kehadiran.
Kebijakan pemotongan yang akan terdapat pada sistem dapat dilihat di
bawah ini:
Tabel 3.2 Rekomendasi Kebijakan Pemotongan Keterlambatan
Jenis
Waktu Keterlambatan
Keterlambatan
*Persentase
Pemotongan
TL 1
08.31 s.d. < 09.01
0.5%
TL 2
09.01 s.d. < 09.31
1%
TL 3
09.31 s.d. < 10.01
1.25%
TL 4
10.01 dan/atau tidak hadir mengisi daftar hadir 5%
masuk bekerja
PSW 1
17.01 s.d. < 17.30
0.5%
PSW 2
16.31 s.d. < 17.01
1%
PSW 3
16.01 s.d. < 16.31
1.25%
43
< 16.01 dan/atau tidak mengisi daftar hadir pulang 2.5%
PSW 4
bekerja
Keterangan :
3.5.3
-
TL 1 = Terlambat 1
-
PSW 1 = Pulang Sebelum Waktunya 1
-
* = Besaran pemotongan optional
Prosedur Sistem Berjalan pada Kantor Akuntan Publik Jamaludin, Ardi,
Sukimto dan Rekan
3.5.3.1 Prosedur Absensi
Karyawan melakukan absensi pada saat jam masuk dan jam selesai
kerja. Karyawan melakukan absensi dengan kartu absensi secara manual
dimana mereka mengisi jam saat mereka masuk dan jam saat mereka selesai
bekerja/pulang pada hari yang bersangkutan. Pada tanggal 25 tiap bulannya
manajer
perusahaan
akan
memberikan
approval
atau
memverifikasi
absensi/daftar hadir tersebut. Namun terkadang approval ini dilakukan tidak
teratur oleh manajer seperti setiap hari dilakukan verifikasi atau seminggu
sekali lalu pada tanggal 25 manajer menunda approval dengan alasan telah di
approval pada minggu yang lalu.
Apabila karyawan tidak hadir tanpa keterangan atau alasan yang tidak
jelas, maka perusahaan menganggap karyawan tersebut tidak hadir/alpa dan
akan
dikenakan
sanksi
berupa
pemotongan
gaji
sesuai
dengan
ketidakhadirannya. Namun apabila karyawan tersebut sebelumnya atau pada
hari yang sama memberikan keterangan/alasan ke perusahaan dan alasan
tersebut dapat diterima, maka karyawan tersebut tidak dikenakan sanksi atau
pemotongan gaji. Namun karyawan tersebut dianggap ijin.
Apabila karyawan tidak hadir dalam waktu lima hari dalam periode
satu bulan, maka bagian HRD akan memberikan Surat Peringatan kepada
karyawan yang bersangkutan yang akan langsung ditandatangani oleh manajer
bagian yang bersangkutan.
Time Sheet absensi yang telah diapprove oleh manajer tersebut oleh
bagian HRD akan didokumentasikan dan dibuat laporan absensi yang
selanjutnya akan diproses oleh bagian finance sebagai dasar perhitungan
pembayaran gaji karyawan tiap bulannya.
44
Gambar 3.2 Activity Diagram absensi karyawan
Bagi karyawan yang bekerja lembur, proses yang berjalan sama seperti ketika
mereka melakukan absensi. Karyawan melakukan absensi ketika selesai
bekerja/pulang diatas jam kerja normal, yaitu jam 17.30. Waktu lembur
tersebut dicatat pada kartu absen mereka lalu akan di approval oleh manajer
dan diinput oleh Bagian HRD untuk dibuatkan laporan lembur yang kemudian
oleh bagian finance dijadikan dasar dalam perhitungan uang lembur tiap
bulannya.
45
Gambar 3.3Activity Diagram lembur karyawan
Dari proses absensi tersebut terdapat beberapa kelemahan, yaitu
sebagai berikut:
a. Adanya kemungkinan data absensi yang hilang/rusak karena data absensi
masih berupa kartu absensi (hardcopy).
b. Waktu verfikasi absensi oleh manajer kantor dilakukan tidak teratur.
Terkadang, seminggu sekali manajer melakukan verifikasi absensi bahkan
sekali dalam sebulan di tanggal 25. Ditemukan pula bahwa absensi yang
telah diverifikasi seminggu sekali tidak lagi dilakukan oleh manajer pada
tanggal 25. Jika sampai tanggal 25 tiap bulannya absensi belum di
verifikasi oleh manajer, maka bagian HRD harus menunggu manajer
memverifikasi/menyetujui
absensi
tersebut,
baru
kemudian
dapat
46
memproses laporan absensi tersebut ke bagian finance untuk pembayaran
gaji karyawan. Verifikasi seharusnya memang dilakukan tiap tanggal 25
bulan yang bersangkutan oleh manajer kantor, bukan dilakukan setiap hari
atau seminggu sekali. Sehingga HRD akan tepat waktu untuk
menyelesaikan laporan absensi dan memprosesnya ke bagian Finance
untuk pembayaran gaji.
c. Hal tersebut tentu menghambat kegiatan penggajian, karena jadwal
manajer yang tidak menentu kehadirannya dikantor dapat menunda proses
pembayaran
gaji.
Manajer
seharusnya
menyesuaikan
jadwal
dan
memprioritaskan verifikasi Absensi tersebut karena terkait hak karyawan
yang merupakan hal yang krusial sehingga paling lambat tanggal 25 tiap
bulannya wajib sudah dilakukan approval atas absensi tersebut agar
pembayaran gaji tidak mengalami keterlambatan.
d. Setelah absensi diverifikasi oleh manajer, ketika bagian HRD ingin
menyampaikan laporan Absensi ke bagian Finance, Bagian HRD masih
harus membuat rekap absensi yang digabungkan/disesuaikan dengan cuti,
ijin dan lembur karyawan yang pencatatannya belum terintegrasi dalam
satu kesatuan sistem absensi. Sehingga dalam penginputan/pengabungan
data yang masih manual tersebut terlihat kurang efektif dan efisien dan
masih memungkinkan adanya risiko kesalahan input/data yang dapat
berakibat pada perhitungan penggajian dan lembur oleh bagian finance
juga mengalami kesalahan.
e. Proses pengolahan data yang masih manual sehingga agak lambat dalam
prosesnya dapat mengakibatkan lambatnya penyajian informasi sehingga
dimungkinkan pula terjadi keterlambatan pembayaran gaji karyawan.
Ditambah lagi jika terjadi kesalahan perhitungan dapat menjadikan
informasi tidak akurat sehingga merugikan karyawan dan perusahaan itu
sendiri.
f. Sistem absensi yang masih manual, memungkinkan karyawan melakukan
pemalsuan/manipulasi absensi atas nama orang lain (titip absen) namun
karyawan yang bersangkutan tidak ada di kantor pada saat jam kerja. Hal
ini juga dapat menimbulkan ketidakakuratan data absensi karyawan.
Dengan proses seperti itu kesalahan akan tidak terdeteksi akibat manipulasi
data masih memungkinkan untuk dilakukan.
47
g. Sistem sanksi yang diterapkan perusahaan masih dihitung berdasarkan
hadir/tidak hadirnya karyawan, sehingga keterlambatan karyawan belum
teratasi dalam kebijakan perusahaan, hal tersebut memungkin karyawan
untuk datang terlambat ke kantor dan pulang sebelum waktunya tanpa
adanya potongan atas gaji karyawan yang bersangkutan. Hal ini perlu
dibuatkan kebijakan terkait keterlambatan absensi karyawan dalam rangka
penegakan disiplin karyawan.
Dengan sistem yang baru diharapkan pencatatan absensi akan
terintegrasi secara keseluruhan dalam satu database seperti kegiatan dalam
rekap data, menghitung jam lembur, input data terkait dengan cuti ataupun
dinas luar, serta laporan-laporan absensi, maka sistem secara otomatis
langsung mencatat keterangan kehadiran mereka. Sistem yang baru tidak lagi
diperlukan verifikasi dari manajer serta diharapkan dapat meminimalisasi
tingkat kesalahan dalam pencatatan dan mengelola data absensi karyawan
sehingga dapat mempermudah dan mempercepat waktu memproses data
absensi karyawan.
3.5.3.2. Prosedur Cuti dan Perijinan
Karyawan yang ingin mengambil cuti atau ijin harus mengisi formulir
cuti dan ijin yang telah disediakan oleh bagian HRD. Formulir tersebut harus
disetujui terlebih dahulu oleh manajer, kemudian baru dapat dieksekusi oleh
bagian HRD. Setelah itu bagian HRD akan membuat surat keterangan cuti dan
pada kartu absensi karyawan tersebut akan dicatat cuti.
Khusus karyawan yang tergolong auditor, cuti yang diambil oleh
mereka akan diminta persetujuan dari dua manajer, yaitu audit manajer dan
senior manajer. Hal ini dilakukan untuk pengaturan pekerjaan para auditor.
48
Gambar 3.4 Activity Diagram Cuti Karyawan - Auditor
49
Gambar 3.5 Activity Diagram Cuti Karyawan – Non-Auditor
50
Diagram diatas juga menggambarkan proses permintaan cuti bagi
karyawan non-auditor dimana perbedaannya terletak pada approval, dimana
approval berasal dari satu manajer saja.
Dari proses cuti dan perijinan tersebut, terdapat beberapa kelemahan,
yaitu sebagai berikut:
a. Kurangnya pengawasan terhadap jatah cuti karyawan, terlihat bahwa cuti
dari tiap karyawan bisa dilakukan tanpa melihat sisa jatah cuti yang
dimiliki oleh karyawan itu sendiri. Apabila karyawan belum mencapai
setahun bekerja, karyawan tersebut belum berhak mengambil jatah cuti,
namun dengan proses seperti diatas, mereka dapat mengambil cutinya.
Walaupun pada awalnya cuti mereka harus disetujui oleh manajer, tetapi
manajer tidak akan mengetahui apakah mereka sudah berhak untuk
mengambil cuti, atau apakah jatah cuti mereka masih ada.
b. Manajer harus menanyakan ke HRD terlebih dahulu mengenai jatah cuti
karyawan, namun apabila manajer tidak sempat menanyakan hal ini,
manajer langsung menyetujui cuti atau ijin karyawan tersebut.
Seharusnya apabila karyawan ingin melakukan permohonan cuti, maka
karyawan meminta form permohonan cuti pada HRD dan saat itu pula
HRD memeriksa jatah cuti karyawan yang bersangkutan. Apabila jatah cuti
tersedia maka HRD akan menerbitkan surat permohonan cuti untuk diisi
karyawan dan meminta persetujuan oleh atasan karyawan tersebut. Barulah
dapat dieksekusi oleh bagian HRD.
c.
Untuk output yang dihasilkan dari aktivitas cuti karyawan, HRD belum
memiliki laporan histori cuti karyawan atau laporan cuti. Sehingga apabila
laporan tersebut dibutuhkan bagi pihak tertinggi perusahaan, HRD belum
dapat menyiapkan laporan histori cuti tiap karyawan dan juga laporan cuti
tahunan pada perusahaan.
Dengan sistem yang baru diharapkan karyawan yang akan melakukan
permintaan cuti dapat langsung melakukan permintaan pada sistem, lalu sistem
akan memeriksa jatah cutinya apakah masih tersedia atau telah habis, yang
selanjutnya dapat di approval oleh manajernya. Lalu seluruh permintaan cuti
karyawan akan disimpan dan terintegrasi pada database sistem, sehingga HRD
dapat menyiapkan laporan cuti sesuai dengan kebutuhan.
51
3.5.3.3 Prosedur Dinas Luar Kantor
Karyawan yang biasanya bertugas di luar kantor adalah auditor. Sehari
sebelum tugas luar kantor tersebut, manajer akan memerintahkan kepada
petugas administrasi untuk membuat surat tugas luar kantor yang akan
ditandatangani oleh manajer dan kemudian manajer langsung memberikan ke
karyawan sekaligus diberikan pengarahan, kemudian karyawan yang diberikan
dinas luar kantor menyerahkan Surat tugas luar kantor tersebut ke Bagian HRD
sebagai bukti bahwa karyawan yang bersangkutan tidak ada di kantor pada hari
yang telah ditentukan untuk melaksanakan Tugas Luar Kantor. Sehingga HRD
akan mencatat absensi karyawan pada hari yang bersangkutan.
Gambar 3.6 Activity Diagram Dinas Luar Karyawan
Pada proses dinas luar kantor karyawan terlihat alur yang panjang
dimana manajer menyerahkan surat dinas luar ke karyawan sekaligus diberikan
52
pengarahan mengenai jobdesk mereka dan karyawan tersebut menyerahkan
kembali ke HRD untuk diarsip. Sehingga ketika absensi pada tanggal dinas
luar kantor tersebut HRD telah mencatat bahwa karyawan tersebut tidak hadir
di kantor bukan karena membolos atau alasan yang tidak jelas dan dengan
begitu tidak terjadi pemotongan gaji atau bentuk pengurangan penghasilan.
Dari proses dinas luar ini terdapat beberapa kelemahan, yaitu sebagai
berikut:
a. Alur proses yang terlalu panjang seperti ini dapat terjadi penggandaan arsip
yaitu di bagian administrasi dan pada HRD. Terlebih lagi kebanyakan yang
terjadi adalah karyawan lupa menyerahkan kembali surat tersebut ke HRD
pada hari sebelum mereka dinas luar. Sehingga HRD sering mengalami
misscomunication dengan karyawan yang sedang dinas luar, mereka dicatat
tidak hadir di kantor. Seharusnya surat dinas luar langsung ditembuskan ke
bagian HRD untuk diinput datanya dan tetap diserahkan kepada karyawan
yang melakukan dinas luar sebagai bukti karyawan yang bersangkutan
melakukan dinas luar.
b. Proses tersebut juga tidak berlaku untuk dinas luar secara tiba-tiba, dimana
pada hari itu juga karyawan harus ditugaskan ke luar kantor, sehingga
absensi pun terganggu karena mereka tidak mengisi jam pulang kerja atau
jam mereka lembur. Hal ini sering terkait ke dalam masalah perhitungan
lembur. Jika hal tersebut terjadi maka harusnya tetap dibuatkan surat dinas
luar pada hari itu juga dan disampaikan ke bagian HRD untuk di input
datanya surat tersebut dapat berlaku surut.
Dengan sistem yang baru diharapkan ketika karyawan diharuskan
untuk bertugas ke luar kantor, maka HRD akan langsung mencatat ke sistem
sesuai instruksi manajer dan memberikan surat dinas luar ini ke karyawan
melalui sistem dalam bentuk notifikasi. Apabila dinas luar terjadi secara
mendadak, maka bagian HRD juga dapat secara langsung mencatat waktu
penugasan dinas luar dan sistem akan terotomatisasi mencatat di absensi.
3.5.3.4. Prosedur Penggajian
Laporan absensi yang telah dibuat HRD akan disesuaikan dengan gaji
dasar sesuai dengan jabatan/posisi karyawan, lalu akan dilakukan perhitungan
dengan melihat laporan absensi tersebut yang telah disesuaikan dengan data
cuti, ijin, lembur, tugas luar kantor dan pemotongan gaji apabila terdapat
53
karyawan yang alpa/tidak hadir. Lalu data tersebut akan diserahkan ke bagian
Finance yang akan dihitung lebih lanjut mengenai pemotongan pajak
penghasilan 21. Setelah perhitungan selesai akan ditandatangani finance
manager dan pembayaran gaji karyawan dilakukan dengan cara mentransfer ke
rekening karyawan pada tanggal 28 tiap bulannya. Pada waktu tersebut pula
slip gaji akan diberikan sebagai tanda bahwa karyawan telah menerima gaji
dari perusahaan.
Gambar 3.7 Activity Diagram penggajian karyawan
54
Dari proses penggajian tersebut masih terdapat beberapa kelemahan,
baik dari sisi alur proses maupun kebijakan penggajian, kelemahan-kelemahan
tersebut yaitu sebagai berikut :
a. Proses perhitungan gaji membutuhkan informasi berupa data absensi dan
data gaji karyawan dimana data-data tersebut masih belum terintegrasi
dalam satu kesatuan sistem absensi. Terlebih lagi data lembur karyawan
yang
belum
tercatat
dengan
baik,
sehingga
dalam
penginputan/pengabungan data yang masih manual tersebut terlihat kurang
efektif dan efisien. Hal ini memungkinkan adanya risiko kesalahan
input/data yang akan berakibat perhitungan penggajian dan lembur oleh
bagian finance juga mengalami kesalahan.
b. Pada pembayaran gaji karyawan diharuskan untuk melaporkan pajak
penghasilan 21, dimana pengisiannya berasal dari daftar gaji atau
penghasilan seluruh karyawan. Data-data tersebut masih belum terintegrasi
sehingga pengisian formulir pajak khusus SPT PPh 21 masih diisi secara
manual.
Dengan
membangun
sistem
yang
baru,
diharapkan
dapat
mempermudah dalam melakukan perhitungan gaji karyawan. Semua
perhitungan gaji karyawan langsung dikalkulasi secara keseluruhan dari data
kehadiran pada sistem absensi, keduanya akan diproses secara terintegrasi
sehingga menghasilkan laporan-laporan yang valid, serta penyimpanan dan
penyaluran informasi secara otomatisasi dapat menghasilkan perhitungan yang
akurat dan cepat.
3.5.4 Tabel Simpulan Analisa dan Perancangan Sistem
Tabel 3.3 Tabel Simpulan Analisa dan Perancangan Sistem
Analisa / Temuan
Solusi / Perancangan
No Referensi
Temuan
Bentuk
Rincian Pemecahan
1.
Hal : 38
Tidak terdapat kebijakan
Kebijakan
Perlunya pemotongan atas keterlambatan kehadiran dan pulang sebelum waktunya.
Sub-bab :
atas hukuman
3.5.1
keterlambatan yang
Rekomendasi yang dapat diberikan atas kebijakan pemotongan yakni :
Jenis
Waktu Keterlambatan
*Persentase
dilakukan karyawan.
Keterlambatan
Hukuman berupa
TL 1
08.31 s.d. < 09.01
0.5%
pemotongan dilakukan
TL 2
09.01 s.d. < 09.31
1%
apabila karyawan tidak
TL 3
09.31 s.d. < 10.01
1.25%
hadir.
TL 4
10.01 dan/atau tidak hadir mengisi
Pemotongan
5%
daftar hadir masuk bekerja
PSW 1
17.01 s.d. < 17.30
0.5%
PSW 2
16.31 s.d. < 17.01
1%
PSW 3
16.01 s.d. < 16.31
1.25%
< 16.01 dan/atau tidak mengisi daftar
2.5%
PSW 4
hadir pulang bekerja
55
56
2.
Fitur
Direkomendasikan menggunakan fingerprint agar mengurangi aktivitas verifikasi
Hal : 43
Absensi hardcopy mudah
Sub-bab:
hilang atau rusak, mudah
sehingga tidak akan terjadi masalah apabila manajer jarang berada di kantor.
3.5.3.1
dimanipulasi, masih
Mencegah pemanipulasian absensi karyawan sehingga dapat menghasilkan laporan
dibutuhkan verifikasi
absensi yang akurat.
absensi oleh manajer.
3.
4.
Hal : 48
Pencatatan cuti, ijin dan
Fitur
Sub-bab:
lembur belum terintegrasi,
dalam database termasuk rekap data, menghitung jam lembur, dan menghasilkan
3.5.3.2
proses menjadi lambat
laporan sesuai kebutuhan.
Hal: 47
Kurang pengawasan
Sub-bab:
terhadap jatah cuti
sistem dan sistem akan mengawasi jatah cuti masing-masing karyawan. Cuti yang
3.5.3.2
karyawan
diambil juga dapat dipilih sesuai dengan jenis cuti yang akan diambil oleh
Fitur
Dalam sistem yang baru pencatatan absensi akan terintegrasi secara keseluruhan
Karyawan yang akan mengambil hak cutinya dapat melakukan permohonan pada
karyawan.
5.
Fitur
Penugasan dinas luar akan dicatat pada sistem sesuai dengan instruksi manajer dan
Hal : 51
Pengaturan surat penugasan
Sub-bab :
dinas luar yang terlalu
akan diberikan notifikasi kepada karyawan melalui sistem. Dan jika terjadi dinas
3.5.3.3
panjang dan rumit serta
luar secara mendadak maka HRD dapat mencatat langsung ke sistem dan sistem
tidak berlaku untuk
akan terotomatisasi mencatat di absensi.
penugasan secara mendadak
yang dapat mengganggu
absensi pulang pada
karyawan.
6.
Hal : 52
Data untuk mendukung
Sub-bab :
proses penggajian masih
sehingga dapat menghasilkan perhitungan gaji yang akurat. Dan juga menghasilkan
3.5.3.4
belum terintegrasi.
laporan-laporan yang akurat sesuai kebutuhan khususnya menghasilkan pengisian
Khususnya lembur yang
ke form SPT 1721-A1 untuk pelaporan pajak penghasilan pribadi karyawan.
Fitur
Sistem akan mengintegrasikan data-data untuk kebutuhan proses penggajian
belum tercatat dengan baik.
Keterangan :
- TL 1 = Terlambat 1
- PSW 1 = Pulang Sebelum Waktunya 1
* = Besaran pemotongan optional
57