Laporan Praktek Kerja Lapangan di Sales & Marketing Department Golden Flower Hotel Bandung

LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN DI SALES &
MARKETING DEPARTMENT GOLDEN FLOWER
HOTEL BANDUNG

Diajukan sebagai bukti telah melaksanakan Praktek Kerja Lapangan (PKL)

Oleh,
RIZKY APRIANSYAH RAMADHAN
NIM : 41810004

PROGRAM STUDI ILMU KOMUNIKASI KONSENTRASI HUMAS
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
BANDUNG
2013

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN ......................................................................................i
KATA PENGANTAR ...............................................................................................ii
DAFTAR ISI ............................................................................................................vi

DAFTAR TABEL ...................................................................................................viii
DAFTAR GAMBAR ................................................................................................ix
DAFTAR LAMPIRAN ............................................................................................x
DAFTAR DOKUMENTASI ..................................................................................xii
BAB 1 PENDAHULUAN ……………………………………………………….. .1
1.1 Sejarah Golden Flower Hotel Bandung …………….……………………. ..1
1.1.1 Logo Golden Flower Hotel Bandung ……………………………… ...3
1.2 Sejarah Sales and Marketing Department......................................................4
1.3 Struktur Organisasi Golden Flower Hotel Bandung .....................................4
1.4 Struktur Sales and Marketing Department ....................................................6
1.5 Job Descriptions ............................................................................................4
1.5.1 Sales and Marketing Department .......................................................8
1.5.2 Food And Beverage Department ........................................................9
1.5.3 Front Office Department ....................................................................10
1.5.4 Human Resource Manager Department ............................................12
1.5.5 Chef Kitchen Department ..................................................................14
1.5.6 Accounting Deparment ......................................................................14
1.5.7 Houskeeping Department ...................................................................15
1.5.8 Enginering Department .....................................................................15
1.6 Sarana dan Prasarana Golden Flower Hotel Bandung .................................15

1.6.1 Fasilitas Meeting Room ......................................................................15
1.6.2 Fasilitas Kamar ..................................................................................19
vi

1.6.3 Fasilitas Penunjang lainnya ................................................................20
1.7 Lokasi dan Waktu Praktek Kerja Lapangan ................................................21
1.7.1 Lokasi Praktek Kerja Lapangan .........................................................21
1.7.2 Waktu Praktek Kerja Lapangan .........................................................21
BAB II PELAKSANAAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN ............................22
2.1 Kegiatan Praktek Kerja Lapangan ...............................................................22
2.2 Deskripsi Dan Contoh Kegiatan Rutin Selama Praktek Kerja Lapangan ....29
2.2.1 Kegiatan Rutin ...................................................................................29
2.2.2 Kegiatan Insidental ............................................................................38
2.3 Analisa Kegiatan Praktek Kerja Lapangan ..................................................49
2.4 Analisa Tentang Pelayanan Golden Flower Hotel Bandung
Pada Mahasiswa Praktek Kerja Lapangan (PKL) ........................................57
BAB III PENUTUP .................................................................................................59
3.1 Kesimpulan ..................................................................................................59
3.2 Saran ............................................................................................................61
3.2.1 Saran Untuk Golden Flower Hotel Bandung .....................................61

3.2.2 Saran Untuk Mahasiswa/i PKL Selanjutnya ......................................62
DAFTAR PUSTAKA ...............................................................................................65
LAMPIRAN-LAMPIRAN .....................................................................................66
DOKUMENTASI ....................................................................................................80
DAFTAR RIWAYAT HIDUP ...............................................................................88

vii

KATA PENGANTAR

Assalamu ’alaikum Wr. Wb.
Alhamdulillah segala puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT.
Karena atas rahmat, hidayah, dan karunia-Nya, akhirnya penulis dapat
menyelesaikan Laporan Praktek Kerja Lapangan di Sales & Marketing
Department Golden Flower Hotel Bandung ini dengan tepat waktu.
Dalam menyusun laporan ini, penulis cukup mengalami beberapa hambatan
dan kesulitan. Terbatasnya kemampuan, penulis, dan wawasan menjadi hambatan
besar dalam penyusunan laporan ini. Namun berkat kerja keras dan dukungan dan
bantuan dari berbagai pihak, pada akhirnya penulis dapat menyelesaikan dengan
semaksimal mungkin. Saran dan kritik yang membangun penulis harapkan dapat

memberikan manfaat bagi peningkatan penulis di masa yang akan datang.
Penulis sangat berterima kasih kepada kedua orang tua penulis yang tidak
pernah bosan memberikan doa dan dukungan baik moril maupun materil kepada
penulis selama ini. Terima kasih kepada kakak penulis satu-satunya yang sangat
penulis cintai dan selalu menjadi inspirasi serta motivasi bagi penulis.

ii

Tidak lupa juga, penulis pada kesempatan ini ingin mengucapkan terima
kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Yth. Bapak Prof. Dr. Samugyo Ibnu Redjo, Drs., M.A, selaku Dekan
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Unikom yang telah menyetujui surat
perijinan untuk Praktek Kerja Lapangan sehingga penulis dapat diterima di
Golden Flower Hotel Bandung.
2. Bapak Drs. Manap Solihat, M.Si., selaku Ketua Program Studi Ilmu
Komunikasi Unikom yang memberikan pengarahan sebelum penulis
melakukan Praktek Kerja Lapangan.
3. Ibu Melly Maulin, S.Sos., M.Si., selaku Sekretaris Program Studi Ilmu
Komunikasi Unikom yang memberikan saran dan masukan kepada penulis
sebelum melakukan Praktek Kerja Lapangan.

4. Bapak Olih Solihin, S.Sos., M.I.Kom selaku pembimbing dalam
penyusunan Laporan Praktek Kerja Lapangan yang telah meluangakan
waktunya untuk memberikan banyak sekali koreksi dan masukan kepada
penulis dalam menyelesaikan laporan ini.
5. Bapak Inggar Prayoga, S.I.Kom selaku dosen wali penulis yang telah
menceritakan sedikit pengalamannya dan memberikan tips bagaimana
menjadi mahasiswa Praktek Kerja Lapangan yang baik.
6. Ibu Rismawaty, S.Sos, M.Si, Ibu Desayu Eka Surya, S.Sos, M.Si, Bapak
Adiyana Slamet, S.IP. M.Si, Ibu Tine Wulandari S.I.Kom, Bapak
Sangra Juliano, M.I.Kom., Bapak Dr. Ali Syamsudin, M.Si dan seluruh

iii

dosen di lingkungan FISIP Unikom atas berbagai ilmu, diskusi, kuliah dan
obrolan yang disampaikan.
7. Sekretariat Program Studi Ilmu Komunikasi, Ibu Astri Ikawati, Amd.
Kom., yang telah banyak membantu segala sesuatu yang berkaitan dengan
administrasi.
8. Ibu Wening Anggun selaku Human Resource Manager dan Ibu Suci Hati
seabagai Director Of Sales Golden Flower Hotel Bandung yang telah

menerima penulis untuk melaksanakan Praktek Kerja Lapangan.
9. Karyawan Golden Flower Hotel Bandung, Bapak Taifur selaku Sous
Chef yang selalu memberikan saran, masukan dan motivasi mengenai
kinerja kepegawaian di hotel, Bapak Ari selaku Food and Beverage
Manager yang selalu tegas mengingatkan penulis saat penulis mengerjakan
sesuatu yang salah, Ibu Suci, Ibu Diana, Ibu Fanie, Ibu Astrid, Ibu Susi,
Ibu Renny, Ibu Amy, Ibu Tia selaku Sales Team Golden Flower Hotel
Bandung yang telah sabar mengarahkan penulis dalam mengerjakan
pekerjaan di Sales and Marketing Department, dan terimakasih sebesarbesarnya kepada Ibu Fitria, Ibu Pungky serta Ibu Cici selaku Sales Admin
dan Human Resource Admin yang selalu sabar membimbing penulis untuk
mengerjakan pekerjaan yang cukup berat setiap harinya selama dua bulan
melaksanakan Praktek Kerja Lapangan di Golden Flower Hotel Bandung.
10. Seluruh Karyawan Golden Flower Hotel Bandung, yang telah
bekerjasama dengan penulis dalam pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan.

iv

11. Rekan-rekan IK-1 2010 dan IK – Humas 1 yang sama-sama berjuang
untuk menyelsaikan laporan kerja praktek ini.
Sepenuhnya penulis menyadari, bahwa Laporan ini masih punya celah di

sana-sini. Karenanya, saran, masukan, gagasan dan kritik dengan lapang hati
penulis terima. Adalah harapan penulis bahwa laporan ini dapat bermanfaat bagi
penulis dan Golden Flower Hotel Bandung khususnya serta pembaca pada
umumnya.
Wassalamualaikum Wr. Wb.

Bandung, Desember 2013

Penulis

v

64

DAFTAR PUSTAKA

Buku
Guswai, F Christian.2009,Basic Participle of Rentail Business, Jakarta:PT Elex
Media Komputerindo
Jefkins, Frank. 2004. Public Relations. Edisi Kelima. Jakarta : Penerbit Erlangga

Sumber lain
Arsip HRD Golden Flower Hotel Bandung, 2013
Agenda Penulis selama melaksanakan Praktek Kerja Lapangan, Juli – Agustus
2013
Arsip sales and marketing Golden Flower Hotel Bandung, 2013

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

I.

KETERANGAN PERORANGAN

1.

Nama Lengkap

Rizky Apriansyah Ramadhan

2.

Tempat/
Tanggal
Lahir
Jenis Kelamin
Agama
Status Perkawinan
Alamat Rumah

Jakarta, 30 April 1989

3.
4.
5.
6.

7.

Kegemaran (Hobby)

Pria

Islam
Belum Kawin
Jl. Tubagus Ismail Dalam No. 26a, Bandung.
Kelurahan/Desa Sekeloa
Kecamatan
Coblong
Kabupaten/Kota Bandung
Provinsi
Jawa Barat
Kode Pos
40132
Telepon/HP
08568890050
Menghibur dan Sepak Bola

*coret yang tidak perlu

II.

No. Tingkat

1.
2.

SD
SMP

PENDIDIKAN
1. Pendidikan Formal di Dalam/Luar Negeri
Jurusan/Program
Studi
-

STTB/Tanda
Lulus/Ijasah
tahun
1994 - 2000
2000 - 2003

88

Tempat

SDN Rawasari 03
SMPN 77 Jakarta

Keterangan
Lulus/tidak
lulus
Lulus
Lulus

3.
4.
5.
6.
7.
8.
9

SMA
DI/DII
D
III/AKADEMI
D IV
S1
S2
Profesi
.......

Ilmu Komunikasi

2003 - 2006

SMAN 30 Jakarta

2010 Sekarang

Unikom

Lulus

-

2. Kursus/Pelatihan di Dalam/Luar Negeri
No. Nama
Kursus/Pelatihan

1
2

No
.
1
2.

Bimbingan
Belajar
Bahasa Inggirs

Lamanya
tgl/bln/thn
sd
tgl/bln/thn
1 Tahun
3 Bulan

III.
PENGALAMAN KERJA
Nama Perusahaan
Lamanya
tgl/bln/thn sd
tgl/bln/thn
Golden Flower
2 Bulan
Hotel
PT Kawasaki Motor
2 Tahun
Indonesia

Tanda
Lulus/Ijasah/
Keterangan
tahun
-

Tempat

Keterangan
Lulus/tidak lulus

LIA

-

Bimbingan
Belajar di
STIAMI

-

Jabatan

Tugas

Gaji

Marketing

-

Training

Engine

Membuat No.
Mesin

IV.
PENGALAMAN BERORGANISASI
No. Nama Organisasi
Lamanya
Jabatan
tgl/bln/thn sd

89

Tugas

1.
2.

tgl/bln/thn
OSIS SMA N 30
1 tahun
Jakarta
Komunitas Motor 1 tahun
BAMC
V.

Bidang
Olahraga
Bendahara
Organisasi

Mengkoordinir acara olahraga di
sekolah
Memanagemen keuangan
Komunitas

LAIN-LAIN

Kelebihan : Selalu memberikan yang terbaik, professional dalam bekerja.

Kekurangan : Kurang Teliti

90

BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Sejarah Golden Flower Hotel Bandung
Kota Bandung merupakan salah satu kota besar yang ada di Indonesia. Hal
itu dapat dilihat dari pertumbuhan dan perkembangan kota Bandung yang
semakin pesat. Selain itu kota Bandung juga merupakan salah satu kota wisata
yang banyak di kunjungi. Tidak heran jika weekend dan hari libur lalu lintas
kota Bandung menjadi padat dan macet.
Bandung dengan udara sejuknya, khususnya di pagi hari dan pada saat
menjelang sore hingga malam hari, memberi kesegaran dan perubahan
suasana, dengan posisinya yang berada 750 meter diatas permukaan laut,
arsitektur dari gedung-gedungnya yang bergaya art deco mencerminkan
impresi masa lalu. Bandung pernah dikenal dengan sebutan Paris Van Java
karena keindahan alamnya dan Bandung juga memiliki julukan sebagai “Kota
Kembang”. Bandung merupakan Ibu Kota Propinsi Jawa Barat. Bandung
merupakan kota seni, budaya dan pendidikan. Bandung dikenal pula sebagai
pusat perbelanjaan dan surga makanan dengan banyaknya clothing dan distro
serta factory outlet. Maka Bandung merupakan kota tujuan wisata bagi
wisatawan mancanegara dan wisatawan domestik.
Sehubungan dengan hal tersebut diatas, pada tanggal 1 Juli 2009 Golden
Flower Hotel Bandung didirikan untuk menunjang kepariwisataan di Kota
Bandung, khususnya dalam penyediaan akomodasi bagi wisatawan. Golden

1

2

Flower Hotel Bandung terletak disebelah Selatan Kota Bandung, yang
berlokasi di Jl. Asia Afrika No. 15 – 17 Bandung 401111, sebagai Hotel
berbintang 4 (****).
Golden Flower Hotel Bandung adalah salah satu bagian dari KAGUM
Hotel Mangement dimana KAGUM Hotel Management adalah perusahaan
chain manajemen perhotelan yang memiliki dedikasi yang tinggi dan memiliki
spesialisasi dalam mengawasi pembuatan, pembangunan, dan perjalanan
berbagai Hotel berkualitas sangat baik sesuai dengan standarisasi tinggi yang
dianut oleh perusahaan. Dimana saat ini sudah memiliki 11 (sebelas) buah
hotel dibawah Manajemen KAGUM Hotel. 9 (sembilan) diantaranya terletak
di Kota Bandung Jawa Barat, 1 (satu) buah hotel terletak di Kota Surabaya
Jawa Timur, dan 1 (satu) buah hotel terletak di Kota Bali, diantaranya adalah
Grand Serela Bandung, Grand Seriti Bandung, Banana Inn Bandung, Golden
Flower Bandung, Carrcadin Bandung, Amaroossa Bandung, Verona Bandung,
Zodiak Hotel Bandung dan Gino Feruci Bandung serta di luar Kota Bandung
yaitu Grand Serela Kuta Bali dan Prime Royal di Surabaya.
Dengan beberapa proyeksi dan susunan perencanaan yang telah dibuat,
KAGUM Hotel Management akan menjadi salah satu Perusahaan besar yang
bergerak dibidang industri perhotelan di Indonesia.
Golden Flower Hotel Bandung diorientasikan untuk kegiatan meeting,
pernikahan dan pertemuan serta event lainnya. Selain itu juga hotel ini cocok

3

menjadi tempat yang nyaman untuk beristirahat pada akhir pekan bersama
keluarga.
Tempat yang sangat strategis menjadikan Golden Flower Hotel Bandung
ini dekat dengan pusat perbelanjaan di Kota Bandung seperti untuk menuju ke
Pusat Perbelanjaan Pasar Baru Trade Center hanya diperlukan waktu tempuh
sekitar ± 5 menit, selain Pasar Baru pusat perbelanjaan yang dapat ditempuh
dengan waktu yang singkat seperti Bandung Indah Plaza, Bandung Electronic
Center, dan Pusat perbelanjaan di sekitar Jl. Riau dapat ditempuh dengan
kisaran waktu ±15 menit. Tidak hanya pusat perbelanjaan, Golden Flower
Hotel Bandung juga memiliki daerah yang cukup dekat dengan Stasiun Kereta
Api yang bisa ditempuh dengan waktu ±5 menit dan Bandara Husein
Sastranegara dengan kisaran waktu ±20 menit.
1.1.1 Logo Golden Flower Hotel Bandung
Gambar 1.1
Logo Golden Flower Hotel Bandung

Sumber : Dokumentasi Golden Hotel Flower Bandung

4

1.2 Sejarah Sales and Marketing Departement
Marketing didalam sebuah memiliki peranan penting dalam menunjang
sukses tidaknya sebuah perushaan, karena awal dari keuntungan yang akan
didapatkan oleh suatu perusahaan berawal dari divisi Marketing terutama di
Perusahaan yang bergerak di bidang perhotelan dimana Marketing atau sales
menjadi salah satu bagian yang vital untuk menunjang kemajuan dan
keuntungan hotel tersebut.
Sales & Marketing Departement Golden Flower Hotel Bandung sudah
terbentuk bersamaan dengan didirikannya hotel tersebut, semenjak tahun 2009
hingga saat ini Department tersebut tetap menjadi divisi yang di butuhkan
kontribusinya karena wajib hukumnya bagi sebuag hotel memiliki department
Marketing, tentunya dengan beberapa perubahan dan perbaikan atau
pergantian management perusahan dan pembaruan mengikuti perkembangan
zaman.
1.3 Struktur Organisasi Golden Flower Hotel Bandung
Struktur dapat diartikan sebagai suatu susunan dan bagian-bagian atau
posisi-posisi dalam suatu perusahaan yang mana setiap bagian tersebut saling
berhubungan yang ditunjukan dengan garis. Struktur organisasi juga merinci
pembagian tingkatan aktivitas yang berkaitan satu sama lainnya, sampai
tingkat tertentu ia juga menunjukan tingkat spesialisasi dari aktivitas kerja.
Agar dapat berjalan dengan baik, lancar dan teratur setiap organisasi perlu
menyusun struktur organisasi yang berguna untuk menetapkan pembagian

5

tugas, pendelegasian tugas, pembagian dan penempatan pegawai pada posisi
tertentu. Adapun struktur organisasi secara keseluruhan yang terdapat di
Golden Flower Hotel Bandung :
Gambar 1.2
Struktur Organisasi Golden Flower Hotel Bandung

General Manager
Nandang Djuarsa

Executive Secretary
Qorina Meiliyatni

FOM

DOS

FBM

Vincent

Suci
Hati

Ari A

HRM
Wening

CA

Exc. HK

C. Eng

Exc. Chef

Novi

Ronald

Aang

Deden

Sumber : Dokumentasi Golden Flower Hotel Bandung

Keterangan :


FOM

: Front Office Manager



DOS

: Director Of Sales



FBM

: Food and Beverage Manager



HRM

: Human Resource Manager



CA

: Chief Acounting



Exc. HK

: Executive Houskeeper

6



C. Eng

: Chief Enginering



Exc. Chef

: Executive Chef

1.4 Struktur Sales & Marketing Department
Gambar 1.3
Struktur Sales & Marketing Department

Director Of Sales
Suci Hati

Sales Manager
Astrid M.E Tuwahatu

Asst Sales Manager

Ast. Bqt. Sales Manager

Sales Executive

Sales Executive

Susilowati

Renny Septianti

Fanie Taufik

Tia Selvianty

Sales & PR Admin
Fitria Azizah
Pungky Merita
Sumber : Dokumentasi Golden Flower Hotel Bandung

1.5 Job Description
Fungsi struktur dalam sebuah organisasi adalah memberikan informasi
kepada seluruh anggota organisasi atau perusahaan untuk mengetahui kegiatan

7

atau pekerjaan yang harus ia kerjakan, berkonsultasi atau bertanggung jawab
kepada siapa, sehingga proses kerjasama menuju pencapaian tujuan
perusahaan dapat terwujud sesuai dengan perencanaan yang telah ditetapkan
sebelumnya. Kejelasan gambaran struktur jabatan dalam perusahaan akan
memberikan kemudahan bagi pimpinan untuk mendistribusikan jabatan
kepada seseorang yang tepat, sehingga daya guna dan hasil guna dapat
terwujud.
Begitu pun maksud dan tujuan di bentuknya struktur organisasi yang
terdapat di Golden Hotel Flower Bandung yang bertujuan memberikan
kejelasan dan batasan – batasan yang dalam menjalankan atau menyusun
rencana untuk mencapai tujuan yang dui harapkan tujuan tersebut antara lain
berfungsi sebagai berikut :
1. Kejelasan Tanggung Jawab. Setiap anggota organisasi harus bertanggung
jawab dan apa yang harus dipertanggung jawabkan. Setiap anggota
organisasi harus bertanggung jawab kepada pimpinan atau atasan yang
memberikan kewenangan, karena pelaksanaan kewenangan itu yang harus
dipertanggungjawabkan.
2. Kejelasan Kedudukan. Kejelasan kedudukan seseorang dalam struktur
organsisasi sebenarnya mempermudah dalam melakukan koordinasi
maupun hubungan karena adanya keterkaitan penyelesaian suatu fungsi
yang dipercayakan kepada seseorang.
3. Kejelasan Uraian Tugas. Kejelasan uraian tugas dalam struktur organisasi
sangat membantu pihak pimpinan untuk melakukan pengawasan dan

8

pengendalian, dan bagi bawahan akan dapat berkonsentrasi dalam
melaksanakan suatu pekerjaan karena uraiannya yang jelas.
4. Kejelasan Jalur Hubungan. Dalam rangka pelaksaan tugas dan tanggung
jawab setiap karyawan atau pegawai dalam sebuah organisasi, maka
dibutuhkan kejelasan hubungan yang tergambar dalam struktur, sehingga
jalur penyelesaian pekerjaan akan semakin efektif dan dapat saling
menguntungkan.
Berikut adalah Job Description 8 Department di Golden Hotel Flower
Bandung, diantaranya :
1.5.1 Sales & Marketing Departement
Bertugas untuk mencari tamu hotel sebanyak-banyaknya dengan
cara melakukan kunjungan ke berbagai perusahaan,presentasi ataupun
mempromosikan hotel melalui brosur-brosur, surat kabar, media
elektronik dan media cetak.
Public Relations juga termasuk dalam Sales & Marketing
Department,

yang

bertugas

menyebarkan

informasi

mengenai

keberadaan hotel dengan segala aktifitasnya yang perlu diketahui oleh
masyarakat luas.
Tugas dan Tanggung Jawab
1. Memelihara dan mengembangkan usaha / bisnis dari langganan yang
ada di daerah / account nya masing-masing serta berusaha

9

meningkatkan dan menambah usaha / bisnis dari daerah / account
baru.
2. Menyusun rencana dan menyampaikan laporan hasil sales cells
secara mingguan dan bulanan termasuk permintaan-permintaan
khusus atau complaint dari langganan.
3. Turun ke jalan untuk Sales Calls bersama Sales and Marketing
Director bila diperlukan.
4. Malaksanakan instruksi dan petunjuk-petunjuk dari Sales and
Marketing Director bila diperlukan.
5. Bekerja sama dengan department lainnya agar tercapai pelaksanaan
tugas dengan rapi dan lancar.
6. Menyampaikan rencana kerja bulanan satu minggu sebelum bulan
depan berjalan.
7. Membangun Relasi dengan Corporate, Government, Travel, dan
sasaran eksternal lainnya.
8. Membuat Annual report mengenai pencapain target tiap bulan.
9. Malaksanakan tugas-tugas lainnya yang tidak tercantum dalam job
description dari waktu ke waktu sesuai dengan perintah atasannya.
1.5.2 Food And Beverage Department
Bertugas melayani tamu dalam menyajian makanan dan minuman
di Restautant, Bar, Room Service, dan lainya.
Tugas dan Tanggung Jawab

10

1. Berpartisipasi dalam penentuan tujuan makanan & minuman.
2. Mempertahankan hubungan kerja yang erat dengan Executive Chef
dan Sous Chef dan Kepala Pejabat.
3. Langsung bertanggung jawab atas operasi Bar & Karaoke.
4. Menciptakan inovasi dalam hal kualitas pelayanan yang lebih baik,
kesopanan dan efisiensi.
5. Mengajukan laporan mengenai perbaikan dan renovasi dari fasilitas
outlet.
6. Mengawasi kinerja Banquet, Restaurant dan Venue untuk pertemuan
atau kepentingan pengunjung.

1.5.3 Front Office Department
Bertugas menerima pesanan kamar untuk tamu serta menerima
tamu dan segala administrasinya termasuk informasi yang diperlukan
tamu serta mengurus barang-barang milik tamu pada saat datang dan
pulang.
Fungsi Umum
1. Bertanggung jawab atas keseluruhan operasi kantor depan, usahausaha

mengarah

departemen

untuk

meningkatkan

penjualan

maksimum dalam semua kategori ruangan dan pusat bisnis, operator
dan / atau area dari hotel.
2. Berinteraksi dengan tamu, dan mengatasi masalah yang berhubungan
dengan tamu.

11

3. Melakukan riset pasar dan analisis termasuk kebutuhan pasar bahwa
hotel dapat memuaskan dan berkoordinasi dengan semua kepala
departemen ke arah upaya memuaskan kebutuhan tersebut.
Tugas Umum
1. Berpartisipasi dalam menjual kamar, outlet melalui keterlibatan
pribadi dengan semua klien dan perusahaan yang potensial.
2. Konstan mempertahankan standar layanan pemeriksaan untuk
menjamin kualitas pelayanan hotel
3. Menjaga berhubungan dengan tamu dan sebisa mungkin memnuhi
permintaan khusus, pemesanan, keluhan di kamar atau area
fungsional lainnya.
4. Menjaga operasional setiap kamar.
5. Menetapkan dan memelihara komunikasi internal yang efektif /
koordinasi untuk memastikan kerja sama tim dan produktivitas yang
optimal.
6. Memonitor dan memelihara sistem pemesanan untuk memastikan
bahwa telah sesuai dengan prosedur.
7. Bertanggung jawab untuk menjaga semangat yang baik dan
menegakkan disiplin pegawai di bawah pengawasan, bila perlu. Juga
mengawasi penampilan rapi dan bersih.
8. Membuat

laporan

bulanan

- Pasar breakdown (tamu profil)

untuk

Management

termasuk:

12

9. Mempublikasikan perbandingan hunian aktual, presentage, rata-rata
tarif kamar, ruang penjualan, penggajian, pengeluaran dan
keuntungan terhadap angka dianggarkan.
1.5.4 Human Resource Manager Department
Bertugas mengurus segala hal yang menyangkut ketenagakerjaan
seperti penerimaan karyawan, pemecatan / pengeluaran karyawan,
administrasi karyawan, traning karyawan, training sekolah, kesehatan
karyawan, absensi, penggajian dan lainnya. HRD membawahi Driver
dan Security yang bertugas mengurus kendaraan operational hoteldan
menjaga serta memelihara keamanan di area hotel, baik yang
menyangkut barang maupun orang temasuk karyawan dan tamu hotel.
Selain itu juga Human Resource Department memiliki tugas
melakukan rencana, program, kebijakan, prosedur, pemeliharaan,
koordinasi, actuating dan pengawasan atas recruitment dan seleksi
pribadi karyawan, kesejahteraan, upah dan gaji juga pelatihan dan
Pengembangan dan hal-hal umum untuk mendukung Hotel Operasi.
Dan mengkoordinasikan fungsi-fungsi SDM dan kegiatan dengan
regional dan staf perusahaan yang sesuai.
Tugas dan Tanggung Jawab
1. Melakukan penelitian dan pelaksanaan standar pekerjaan untuk
memastikan bahwa prosedur-prosedur pekerja dan pekerjaannya
telah berjalan dengan baik.

13

2. Untuk membantu dan melestarikan hubungan baik dengan
department lain agar mematuhi aturan - aturan yang berlaku tanpa
penurunan produktivitas.
3. Kerjasama dengan Kepala departemen untuk mengendalikan aturan
yang telah dibuat sebelumnya agar tersosialisasi dengan baik.
4. Untuk mencegah dan menjaga semua peralatan kerja, dan kerjasama
untuk keselamatan dan kesehatan keseimbangan aktivitas kerja.
5. Untuk mencari tenaga kerja, pemohon kerja dan segala sesuatu yang
berkaitan dengan perencanaan kerja, didalamnya termasuk interview
pekerja.
6. Mengkoordinasikan dan melaksanakan program kesejahteraan
karyawan seperti, olahraga, tenaga & kesehatan keluarga, untuk
mengelola

asuransi

dan

pensiun

buruh,

juga

memberikan

perlindungan keselamatan dan karyawan ruang makan.
7. Berkoordinasi dengan pemerintah terkait dengan peraturan yang
berlaku termasuk perjanjian kerja yang terkait dan mewakili
perusahaan untuk memberikan pemecahan masalah berkaitan dengan
hukum dan tindakan tenaga kerja.
8. Mewakili manajemen dalam menyelesaikan masalah dengan aliansi
karyawan dan memberikan nasihat kepada semua kepala departemen
terkait dengan sengketa tenaga kerja.
9. Untuk mengontrol langsung upah dan gaji, seiring waktu,
transportasi, tunjangan makan, pajak juga fasilitas medis.

14

10. Berkoordinasi dengan pihak keamanan setempat jika ada event
wedding di hotel yaitu membuat izin keramaian.
1.5.5 Chef Kitchen Department
Bertugas menyediakan keperluan makan dan minum tamu yaitu
makanan

dipersiapkan

dan

diolah

di

dapur.

Termasuk

juga

membersihkan alat-alat dapur dan peralatan makan minum lainnya.
selain itu juga department ini bertugas untuk membuat market list atau
barang dan bahan apa saja yang akan dibeli untuk event yang aka nada
di hotel serta menjalin hubungan baik sengan supplier barang sehingga
akan tetap terjalin harmonisasi dalam pengiriman barang.
1.5.6 Accounting Deparment
Bertugas mengatur, mengawasi dan membukukan keluar masuk
uang, barang dan segala kekayaan milik hotel termasuk pengolahan data
dan laporan yang diperlukan.
Bertangung jawab atas pengembangan, pengarahan dan koordinasi
pencatatan yang baik atas transksi keuangan perusahaan, memelihara
pencatatan yang memadai dari semua kekayaan, harta benda, dan semua
transaksi lainnya dari perusahaan dengan pihak luar, menyiapkan
laporan neraca keuangan dan menjaga sistem control keuangan cepat
dan menguntungkan sesuai dengan semua peraturan, tata cara, dan
ketentuan.

15

1.5.7 Houskeeping Department
Bertugas mengurus kebersihan kamar serta area hotel secara
keseluruhan termasuk mengurus persediaan dan pembagian pakaian
seragam karyawan serta kebutuhan-kebutuhan tamu di kamar.
1.5.8 Enginering Department
Bertugas memelihara dan menjaga agar air, listrik, telepon, televisi,
Lift, Air Conditioning termasuk peralatan hotel lainnya tetap berfungsi
dengna baik dan lancar.
Tugas dan Tanggung Jawab
1. Menangani

dan

menyelesaikan

complaints

dan

permintaan-

permintaan mengenai Heat, Light, dan Power, perbaikan dan
perawatan serta kebersihan seluruh gedung.
2. Memeriksa bahwa semua work order dan permintaan dari semua
department telah diatasi dengan baik, tepat dan cepat.
1.6 Sarana dan Prasarana
1.6.1 Fasilitas Meeting Room
Golden Flower Hotel Bandung yang berorientasi untuk keperluan
meeting atau bisnis lainnya sehingga hotel ini memiliki 22 venue untuk
keperluan pertemuan, event seperti wedding, birthday dan lain
sebagainya, dengan kapasitas dan rincian sebagai berikut :

16

Tabel 1.1
Rincian Venue, Kapasitas dan Set up di Golden Flower Hotel Bandung

No

Venue

Dimension

Standing

Theater

(m)

Class

Round

Double

Room

Table

Ushape

Ushape

1

Ballroom

27,5 x 20,2

800

500

300

250

125

45

2

Tulip

21,7 x 9,7

150

150

90

100

60

42

3

Tulip 1

9,7 x 8

-

40

30

30

-

18

4

Tulip 2

9,7 x 6,8

-

40

30

20

-

18

5

Tulip 3

9,7 x 6,7

-

40

30

20

-

18

6

Heliconia

7,3 x 6

-

20

10

10

-

10

7

Orchid

14,2 x 7,4

-

50

30

50

40

27

8

Peony

14,3 x 6,3

-

50

30

30

-

34

9

Aster

25,5 x 5,4

100

80

50

60

-

45

10

Aster 1

11 x 5,4

-

30

15

20

-

15

11

Aster 2

7,3 x 5,4

-

30

15

20

-

12

12

Aster 3

7 x 5,4

-

30

28

20

-

15

13

Gerbera

14,3 x 7,4

-

70

54

60

50

30

14

Gerbera 1

8,6 x 7,4

-

50

24

40

27

18

15

Gerbera 2

7,4 x 5,6

-

16

10

20

10

9

16

Acacia

12 x 7,7

-

50

30

50

40

27

17

Anthurium

12 x 6,3

-

50

30

30

-

34

18

Lily

7x5

-

30

12

-

-

9

17

19

Mentha

7,4 x 4,5

-

30

20

20

-

15

20

Nigella

7,4 x 4,5

-

20

12

20

-

15

21

Zinea

7,4 x 4,5

-

20

12

20

-

15

22

Protea

7,4 x 4,5

-

20

12

20

-

15

Sumber : Sales Kit Golden Flower Hotel Bandung

Fasilitas untuk seminar dan resepsi pernikahan, ulang tahun dan lain-lain
meliputi panggung, tata suara, tata lampu, standar dapat diatur sesuai dengan
keinginan.
Tabel 1.2
Rincian Harga Meeting di Golden Flower Hotel Bandung

Residential Meeting

Harga (Rp)

Halfday Meeting

500.000,-/person

Fullday Meeting

570.000,-/person

FullBoard Meeting
Non Residential Meeting

635.000,-/person
Harga (Rp)

Halfday Meeting

190.000,-/person

Fullday Meeting

270.000,-/person

FullBoard Meeting

370.000,-/person

Sumber : Sales kit Golden Flower Hotel Bandung



Fasilitas yang didapatkan.
o Residential Halfday Meeting
1x coffee break, 1x lunch/dinner dan room/kamar
o Residential Fullday Meeting
2x coffee break, 1x lunch/dinner dan room/kamar

18

o Residential Fullboard Meeting
2x coffee break, 1x lunch, 1x dinner dan room/kamar
o Non Residential Halfday Meeting
1x coffee break, 1x lunch/dinner
o Non Residential Fullday Meeting
2x coffee break, 1x lunch/dinner
o Non Residential Fullboard Meeting
2x coffee break, 1x lunch, 1x dinner
1.6.2 Fasilitas Kamar
Hotel berlantai 5 ini memiliki 193 kamar dengan berbagai
type seperti Superior, Deluxe, Grand Deluxe, Executive dan Suite
dimana setiap kamar dilengkapi dengna sambugan telepon SLI,
system pengamanan kunci elektronik , King Koil beds, Imported
linen, Hot and cold water, hair dryer, Alarm clock, mini bar, daily
news paper, Flat LCD TV with 52 channels, safe deposit box
(laptop size), Coffee and tea making facilities, free internet access,
Complimentary Shoeshine, Individual Air Conditioning, Smoking
and no smoking rooms.

19

Tabel 1.3
Rincian Jumlah Room Type di Golden Flower Hotel Bandung

ROOM TYPE

1 st Floor

2nd Floor

3rd Floor

5th Floor

TOTAL

Superior Twin

7

30

33

32

102

Superior King

23

9

8

9

49

Deluxe

-

6

6

6

18

Grand Deluxe

4

3

3

3

13

Executive

6

-

-

-

6

Suite

1

2

1

1

5

TOTAL

41

50

51

51

193

Sumber : Sales Kit Golden Flower Hotel Bandung

Ada pun harga yang ditawarkan oleh Golden Flower Hotel Bandung adalah
sebagai berikut :
Tabel 1.4
Tipe dan Harga Kamari di Golden Flower Hotel Bandung

Type Room

Room Rate (Rp)

Superior

1.625.000,-

Deluxe

1.750.000,-

Grand Deluxe

2.550.000,-

Executive

2.895.000,-

Suite

3.050.000,-

Penthouse

4.500.000,-

Sumber : Sales Kit Golden Flower Hotel Bandung

20

1.6.3 Fasilitas Penunjang lainnya
Selain Fasilitas meeting room atau venue serta kamar yang
ditawarkan oleh Golden Flower Hotel Bandung, di hotel ini memiliki
fasilitas penunjang lainnya yang dapat membuat pengunjung menjadi
lebih nyaman jika melakukan aktivitas meeting atau akomodasi di
Golden Flower Hotel Bandung, diantaranya adalah :


Lotus Garden Restaurant
Restaurant Internasional yang dimiliki oleh Golden
Flower Hotel Bandung dengan kapasitas 350 orang dimana
makanan yang disajikan oleh Chef di restaurant ini adalah
makanan Internasional seperti Oriental, makanan Jepang,
Western dan juga makanan khas Indonesia. Selain itu juga Lotus
Restaurant juga bisa dijadikan venue untuk Meeting, Wedding
dan Birthday.



Cake Shop
Cake Shop menjadi bagian dari fasilitas dari Golden Flower
Hotel Bandung, dimana tempat ini cocok untuk bersantai bagi
para pengunjung hotel dengan sajian cake shop yang lezat.



Legend Club & Karaoke
Legend adalah salah satu fasilitas yang menjadi favorit dari
para pengunjung hotel, karena dengan fasilitas yang sangat baik
dari tempat karaoke ini, fasilitas

yang diberikan oleh

Management Golden Flower Hotel membuat Legend Club &

21

karaoke menjadi tempat yang nyaman bagi pengunjung untuk
bersntai di malam hari.


Tropical Spa
Tropical Spa adalah salah satu tempat massage yang
ditawarkan oleh Golden Flower Hotel Bandung dengan kualitas
pelayanan yang baik dan dapat membuat pengunjung menjadi
rileks setelah melakukan aktifitas sehari-hari.

1.7 Lokasi dan Waktu Praktek Kerja Lapangan
1.7.1 Lokasi Praktek Kerja Lapangan
Praktek kerja lapangan tersebut di lakukan di Golden Flower Hotel
Bandung yang beralamat di Jl. Asia Afrika No 15-17.
1.7.2 Waktu Praktek Kerja Lapangan
Praktek kerja lapangan dimulai pada tanggal 1 Juli 2013 sampai
dengan tanggal 30 Agustus 2013 terhitung 2 bulan. Waktu masuk kerja
pada hari Senin hingga Jumat pukul 09.00 – 17.00 WIB. Dan pada hari
sabtu pukul 09.00 – 15.00 WIB.

BAB II
PELAKSANAAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN
2.1 Kegiatan Praktek Kerja Lapangan (PKL)
Kegiatan Praktek Kerja Lapangan (PKL) dilakukan oleh penulis pada
Hotel Jayakarta Bandung pada bagian Sales Marketing. Dalam melaksanakan
kegiatan tersebut harus mempunyai tujuan diantaranya terbagi dua bagian
yaitu kegiatan rutin dan kegiatan insidentil.
Kegiatan rutin adalah kegiatan yang sering dilakukan penulis selama
Praktek Kerja Lapangan di Golden Flower Hotel Bandung, sedangkan
kegiatan insidentil adalah kegiatan kegiatan yang sifatnya kadang-kadang dan
sewaktu-waktu yang dilakukan penulis selama Praktek Kerja Lapangan di
Golden Flower Hotel Bandung.
Adapun kegiatan-kegiatan yang penulis lakukan sehari-hari sejak tanggal
01 Juli 2013 sampai dengan tanggal 31 Agustus 2013 di Golden Flower Hotel
Bandung dapat dijabarkan secara detail dalam tabel berikut :

22

23

Tabel 2.1
Kegiatan Praktek Kerja Lapangan

No.

Hari dan Tanggal

Jenis Kegiatan

Sifat Kegiatan
Rutin

1

Senin,
1 Juli 2013

2

Selasa,
2 Juli 2013

3

Rabu,
3 Juli 2013

Insidental


- Showing ke seluruh Fasilitas Hotel
(Venue, Kamar, dll)



- Diajarkan Membuat Banquet Event
Order (BEO) dan Memo


- Menerima telepon
- Membuat

BEO

Government



(Kementrian)
4

Jumat,
5 Juli 2013



- Menerima telepon
- Memfotocopy

BEO,

kemudian



membagikanya ke 16 divisi
5

Kamis,
11 Juli 2013



- Menerima telepon
- Membuat

Banquet

Event

Order



(BEO) dan Memo Goverment
6

Senin,
15 Juli 2013



- Menerima telepon
- Mencari
mengirim

Perusahaan
Offering

penawaran) OL

baru
Letter

dan
(surat



24

7

Selasa,
16 Juli 2013



- Menerima telepon
Amandment

- Membuat
perubahan)

dan



(surat

membagikannya

kepada divisi yang bersangkutan
8

Kamis,
18 Juli 2013

- Menerima telepon



- Membuat BEO




- Membuat surat pernyataan
9

Jumat,
19 Juli 2013

- Menerima telepon



- Membuat Banquet Event Order (BEO)



dan menginput data Offering Letter
10

Sabtu,
20 Juli 2013

- Menerima telepon



- Membuat Banquet Event Order (BEO)



dan Membagikanya
11

Senin,
22 Juli 2013

12

Selasa,
23 Juli 2013

- Menerima telepon



- Membuat Inter Office Memo (IOM)



- Mengirim faximile



- Membuat Offering Letter (OL)



- Menerima telepon



- Membuat Banquet Event Order (BEO)




- Membuat Amandment
13

Rabu,
24 Juli 2013

- Menerima telepon




- Membuat surat loading decoration
- Mengirim Confirmation Letter (CL)



25

14

Kamis,
25 Juli 2013



- Menerima telepon



- Membuat surat Technical Meeting
Wedding



- Membuat Surat Jalan ke Jakarta untuk
Sales
15

Jumat,
26 Juli 2013

- Menerima telepon



- Membuat BEO dan membagikannya



kepada 16 divisi yang ada di dalam
Golden Flower Hotel Bandung
16

Sabtu,
27 Juli 2013

17

Senin,
29 Juli 2013

18

Selasa,
30 Juli 2013

- Menerima telepon



- Membuat BEO



- Membuat IOM



- Menerima telepon




- Membuat kwitansi pembayaran
- Menerima telepon



- Membuat BEO




- Packing hamper (cendera mata idul
fitri yang isinya berupa pashmina dan
kain sarung)
19

Rabu,
31 Juli 2013

- Menerima telepon



- Membuat BEO



- Membuat
amandment

dan

membagikan


26

20

Kamis,
1 Agustus 2013

- Menerima telepon



- Membuat BEO



- Membuat

dan



membagikan

amandment
21

Jumat,
2 Agustus 2013

- Menerima telepon



- Membuat dan membagikan BEO




- Membagikan IOM
22

Sabtu,
3 Agustus 2013

23

Kamis,
15 Agustus 2013

- Menerima telepon



- Membuat dan membagikan BEO



- Menerima telepon



- Membuat dan membagikan BEO




- Menyiapkan Flyer dan Sales kit
24

Jumat,
16 Agustus 2013

- Menerima telepon



- Membuat dan membagikan BEO




- Membuat IOM
25

Sabtu,
17 Agustus 2013

26

Senin,
19 Agustus 2013

- Menerima telepon



- Membuat dan membagikan BEO



- Mengirim Faximile



- Menerima telepon



- Membuat dan membagikan BEO



- General Cleaning (kerja bakti di
sekitar Golden Flower Hotel Bandung



27

27

Selasa,
20 Agustus 2013

- Menerima telepon



- Membuat dan membagikan BEO



- Membuat

dan



Membagikan

amandment
28

Rabu,
21 Agustus 2013

- Menerima telepon



- Membuat BEO




- Membagikan IOM / Memo
29

kamis,
22 Agustus 2013

30

Jumat,
23 Agustus 2013

- Menerima telepon



- Membuat dan membagikan BEO



- Mengirim Offering Letter (OL)



- Menerima telepon



- Membuat dan membagikan BEO




- Menyiapkan Flyer dan Sales kit
31

Sabtu,
24 Agustus 2013

- Menerima telepon



- Membuat dan membagikan BEO




- Mendesign kupon Breakfast, Lunch
dan Dinner
32

Senin,
26 Agustus 2013

- Menerima telepon



- Membuat BEO




- Menyortir kupon yang telah dibuat
sebelumnya
33

Selasa,
27 Agustus 2013

- Menerima telepon



- Membuat dan membagikan BEO



28

- Membuat

dan



membagikan

Amandment


- Back to Back Ballroom
34

Rabu,
28 Agustus 2013

- Menerima telepon



- Membuat dan membagikan BEO




- Menyiapkan Flyer dan Sales kit
35

Kamis,
29 Agustus 2013

- Menerima telepon



- Membuat dan membagikan BEO




- Melakukan Telemarketing
36

Jumat,
30 Agustus 2013

- Menerima telepon



- Membuat dan membagikan BEO



- Mengirim Faxmile




- Mengirim Confirmation Letter
37

Sabtu,
31 Agustus 2013

- Menerima telepon



- Membuat dan membagikan BEO



- Back to Back Ballroom



- Perpisahan dengan seluruh Jajaran



Golden

Flower

Hotel

Bandung,

mengucapkan terima kasih kepada
seluruh pihak yang sudah membantu
dan dokumentasi

29

2.2 Deskripsi Dan Contoh Kegiatan Rutin Selama Praktek Kerja Lapangan
2.2.1 Kegiatan Rutin
1. Menerima Telepon
Menerima telepon adalah salah satu kegiatan rutin yang
dilakukan oleh admin sales termasuk penulis pada bagian sales
marketing. Karena acara yang diadakan di Golden Flower Hotel
Bandung tidak henti-hentinya. Baik itu acara meeting, ataupun acara
pernikahan dan ulang tahun.
Penulis yang ditempatkan di back office otomatis menjadikan
penulis harus selalu stand by di tempat. Lebih tepatnya dibelakang
meja, didepan komputer dan disamping telepon.
Telepon yang masuk ke bagian sales marketing sangat beragam.
Bisa dari internal maupun eksternal. Dari internal contohnya adalah
telepon yang masuk dari divisi atau departemen lain yang ada di
Golden Flower Hotel Bandung. Biasanya telepon dari internal isinya
adalah pemberitahuan ataupun sesuatu yang belum jelas. Sedangkan
telepon dari eksternal sangatlah beragam. Peneleponnya bisa dari
instansi pemerintahan, klien, dari EO travel, maupun dari masyarakat
biasa yang hanya sekedar menanyakan harga.
Dalam menerima telepon di Golden Flower Hotel Bandung
memiliki salam pembuka yang harus dilakukan oleh semua staff
yang ada di Golden Flower Hotel Bandung dengan kalimat “good
(morning, afternoon, night) this is (nama penerima telepon) how

30

may I assist you?” kemudian menanyakan seperti biasa kembali
menggunakan

bahasa

Indonesia

ataupun

bahasa

Inggris

(menyesuaikan).
Dalam menerima telepon juga memiliki tata caranya. Yaitu
dengan memegang telepon menggunakan tangan kiri dan tangan
kanan memegang bulpoin serta selembar kertas kosong untuk
mencatat. Hasil pembicaraan dari telepon tersebut diinformasikan
kepada admin sales ataupun sales (jika berada ditempat) untuk
ditindaklanjuti.
Gambar 2.1
Proses Menerima Telepon

Sumber : Arsip Penulis Agustus 2013

2. Membuat dan Membagikan Banquet Event Order (BEO)
Banquet Event Order (BEO) adalah lembaran yang berisi
tentang informasi menyangkut acara yang akan dilaksanakan dan di
gunakan setiap hari sebagai bahan acuan untuk menyiapkan acara

31

dan didistribusikan pula kepada departemen-departemen yang terkait
di dalam BEO tersebut.
BEO dibagikan minimal satu hari sebelum acara tersebut
dilaksankan. BEO tidak boleh dibagikan secara dadakan, karena
akan menyulitkan staff dari banquet dalam menyiapkan semua
peralatan yang dibutuhkan dalam acara tersebut. Untuk melihat
jadwal acara sebenarnya seluruh divisi dapat melihatnya di komputer
mereka masing-masing, caranya dengan membuka smart admin
Golden Flower Bandung. Walaupun dapat melihat di smart admin
tetapi BEO sangat perlu dibagikan, karena detail dari acara tersebut,
terdapat didalam BEO. Seandainya pun ada perubahan yang
mendadak maka akan keluar amendment (surat perubahan).
BEO dibuat dan dibagikan oleh Sales Admin dari bagian Sales
Marketing. Pembuatan BEO ini mengacu pada Confirmation Letter
CL) yang tertera pada smart admin ataupun bisa juga mengacu dari
sales yang memegang acara tersebut. Karena tidak selalu informasi
yang berada pada CL sesuai. Biasanya sering terjadi perubahanperubahan yang hanya diketahui oleh sales dan konsumen yang
memiliki acara tersebut. Untuk itu terkadang admin harus bertanya
langsung kepada sales ataupun sebaliknya, sales yang memberikan
detail dari acara yang akan dilaksanakan.
Setelah BEO selesai dibuat, yang pertama harus dilakukan
adalah meminta tanda tangan kepada divisi yang bersangkutan.

32

Divisi tersebut adalah admin sales yang membuat tentunya, sales
yang memegang acara tersebut, Director Of Sales (DOS), FBM,
RDM, executive House keeping, dan executive chef. Tetapi tidak
semua BEO harus ditanda tangani oleh 7 divisi tersebut. Hanya BEO
yang terdapat kamar (room service) yang artinya konsumen tidak
hanya mengadakan acara tetapi juga memesan kamar. Sedangkan
untuk BEO yang tidak terdapat kamar hanya dibutuhkan tanda
tangan oleh 5 divisi saja. Karena untuk yang tidak terdapat kamar
berarti tidak membutuhkan divisi reservation dan divisi RDM.
Selanjutnya setelah semua tanda tangan didapat, BEO tersebut
dicopy sesuai kebutuhan, biasanya 15 dan 16 lembar, karena untuk
15 atau 16 divisi yang akan dibagikan. Perbedaan Antara 15 dan 16
divisi adalah bila di BEO tersebut tidak terdapat kamar (room
service) maka BEO yang dibagikan adalah 15 divisi dan bila didalam
BEO tersebut terdapat kamar, maka BEO yang dibagikan 16 divisi
dengan penambahan 1 divisi reservation (reservasi).
Dalam membagikan BEO juga harus disertakan buku. Buku
tersebut berisi ke 16 divisi yang kemudian akan ditandatangani oleh
penerima BEO dari divisi yang dibagikan, sebagai bukti bahwa BEO
tersebut sudah dibagikan dan diterima oleh divisi tersebut.
Membuat dan membagikan BEO adalah hal yang setiap hari
tidak terlepas dari penulis dalam melaksanakan praktik kerja
lapangan di Golden Flower Hotel Bandung. Dalam 1 hari penulis

33

bisa mengerjakan lebih dari satu BEO, bahkan jika event sedang
ramai, penulis dapat mengerjakan sampai 10 (sepuluh) BEO.
Dalam mengerjakan BEO yang ditugaskan oleh admin sales,
penulis tidak langsung membagikanya, tetapi diperiksa dahulu BEO
tersebut oleh admin sales maupun oleh sales. Dan jika sudah
diperiksa maka BEO tersebut dapat di print dan kemudian dibagikan
ke departemen atau divisi-divisi yang terkait.
Gambar 2.2
Banquet Event Order (BEO)

Sumber : Arsip Sales Marketing Agustus 2013

3. Membuat Inter Office Memo (IOM)
Pembuatan memo dalam bagian sales marketing dapat dikatakan
sering terjadi. Karena bagian marketing merupakan bagian atau
departemen yang memiliki kegiatan yang tinggi dalam berhubungan
dengan departemen atau divisi lainnya.

34

Inter Office memo adalah tulisan singkat dan jelas untuk
pemberitahuan kepada departemen atau divisi terkait. Memo yang
sering dibuat di bagian sales marketing biasanya adalah memo
technical meeting, test food, pembuatan invoice, pembuatan voucher,
pengembalian uang sales dan sebagainya.
Dengan adanya memo membuktikan bahwa pesannya benar, dan
bukan main-main. Sehingga akan dibuatkan sesuatu yang sudah
tertera di memo tersebut. Memo dibuat oleh admin sales, ataupun
oleh sales nya sendiri.
Gambar 2.3
Inter Office Memo (IOM)

Sumber : Arsip Sales Marketing Juli 2013

4. Mengirim Faximile
Salah satu hal yang sering dilakukan penulis dalam praktek kerja
lapangan di Golden Flower Hotel Bandung adalah mengirim
faximile. Karena kegiatan mengirim surat ini adalah hal terpenting

35

dalam kesepakatan bekerja sama. Tidak sedikit persetujuan yang
keluar dari kegiatan surat-menyurat ini.
Fax

atau yang juga biasa disebut faximile, adalah media

transmisi

yang

dapat

Pengalamatannya

mengirimkan

menggunakan

text

nomor

maupun

gambar.

telephone

yang

disambungkan dengan printer ataupun alat output lainnya. Dengan
perkembangan zaman, maka transmisi faximile dapat melalui kabel,
nirkabel mauun lewat internet.
Dalam dunia perhotelan faks sangatlah penting, karena suratsurat yang berhubungan dengan klien kebanyakan berupa text.
Sehingga faximile ini sangatlah efektif untuk digunakan. Dengan
faximile juga akan terlihat jelas detail dari permintaan klien,
sehingga

tidak

ada

alasan

untuk

terjadi

kesalahan

dalam

melaksanakan suatu acara.
Kelebihan lainnya dengan menggunakan faximile adalah bila
ada surat persetujuan yang membutuhkan tanda tangan, maka pihak
hotel tinggal mengirim surat yang sudah disediakan tempat
menandatangani, kemudian kirim kepada yang bersangkutan, dan
yang bersangkutan mengirim kembali surat tersebut, tentunya yang
sudah ditandatangani.
Karena

akan

menjadi

rumit

ketika

surat

yang

harus

ditandatangani orangnya jauh dan kita harus menghampirinya.

36

Tetapi dengan adanya faximile menjadikan kesepakatan menjadi
cepat.
Gambar 2.4
Mesin Faximile

Sumber : Dokumen penulis, Agustus 2013

5. Membuat Offering Letter (surat penawaran)
Penulis pada awalnya kurang mengerti apa itu Offering letter,
karena penulis lebih banyak mengerjakan BEO, sehingga ketika
diperintahkan oleh admin sales untuk membuat OL penulis agak
kesulitan. Tetapi dengan seriring waktu penulis dapat memahami dan
mengerjakanya.
Offering letter atau OL adalah surat penawaran yang dibuat oleh
pihak hotel yang strukturnya sudah tersedia di program komputer
yang bernama smart admin dan dikirimkan melalui e-mail yang
ditujukan kepada klien. Walaupun sudah tersedia di smart admin
tetapi OL juga dapat dikerjakan manual. OL ini belumlah pasti,
artinya ketika OL ini dibuat dan dikirimkan belum tentu acaranya fix

37

untuk

dilaksakan.

Tetapi

jika

OL dibuat

kemudian

klien

mengkonfirmasi kepada sales dan menyetujuinya maka akan keluar
surat yang bernama Confirmation Letter (CL). CL juga akan keluar
dengan sendirinya ketika di smart admin sudah masuk. Dengan
begitu sales admin hanya tinggal mengeprintnya saja.
Gambar 2.5
Offering/Proposal Letter

Sumber : Arsip Sales Marketing Juli 2013

CL yang sudah di print kemudian di kirim kepada klien untuk
ditandatangani yang dikirim melalui Faximile. Pihak hotel dari
bagian sales marketing hanya tinggal menunggu balasan CL dari
klien, tentunya yang sudah ditandatangani.
Ketika sudah keluar CL yang ditandatangani artinya pihak klien
sudah menyetujui kesepakatan mulai dari venue, harga dan makanan
yang akan disajikan. Hal yang kemudian dilakukan admin sales juga
penulis adalah membuat Banquet Event Order (BEO).

38

Pembuatan BEO ini tentunya mengacu kepada isi CL yang telah
disetujui. Mulai dari venue, layout, harga, dan paket yang sudah
disetujui. Tetapi terkadang juga ada penambahan dari klien secara
mendadak sehingga tidak dicantumkan pada CL, untuk hal itu sales
yang bersangkutan atau yang memegang acara lah yang akan
memberitahukannya kepada admin sales yang membuat BEO.
2.2.2 Kegiatan Insidental
1. Showing Hotel
Showing atau kegiatan mengelilingi hotel merupakan hal yang
pertama kali dilakukan penulis ketika mulai melakukan praktik kerja
lapangan di Golden Flower Hotel Bandung. Kegiatan mengelilingi
hotel yang didampingi oleh staff admin sales ini bertujuan untuk
memperkenalkan kepada kita fasilitas, venue dan tempat-tempat
lainnya yang dimiliki hotel. Pengenalan tempat-tempat ini juga
bertujuan agar kita menghafal, jadi ketika ada klien yang bertanya
tentang fasilitas dan isi hotel kita dapat menjelaskannya secara
benar.
Walaupun hanya dilakukan satu kali, tetapi bagi penulis hal ini
penting karena dengan showing ini setidaknya penulis mengetahui
sedikit peta di dalam hotel. Selain itu penulis juga dapat mengetahui
letak-letak departemen atau divisi lainnya.

39