Panduan E-Service FISIP Untirta - FISIP Untirta Repository
ii ii
Panduan E-Service FISIP Untirta Penyusun
Ridvan Maulana
Desain Layout
Ridvan Maulana
Diterbitkan Oleh FISIP Untirta Press
Jl. Raya Jakarta KM. 4 Pakupatan Serang-Banten Telp. (0254) 280330, Fax (0254) 8488143
Hak Cipta Dilindungi Undang-Undang Nomor 19 Tahun 2012 tentang Hak Cipta (Pasal 72 ayat 2)
iii
iv iv
SAMBUTAN DEKAN
Alhamdulillah, puji syukur kami panjatkan atas kehadirat Allah SWT yang terus memberikan rizki, rahmat dan hidayah-Nya kepada kita semua. Tidak lupa sholawat dan salam untuk junjungan kita Nabi Muhammad SAW, semoga keagungan dan kesempurnaan milik beliau.
Dewasa ini dinamika perkembangan zaman begitu sangat cepat, pilihannya adalah mengikuti zaman atau tergilas zaman. Era sudah berubah, zaman sudah berubah, dimana segala hal telah terdigitalisasi berbasis teknologi informasi (ICT). Pengguna internet di seluruh dunia meningkat berlipat-lipat. Tidak terkecuali layanan publik harus mengikuti perkembangan zaman yakni Pelayanan berbasis ICT.
FISIP Untirta menyadari hal tersebut merupakan modal utama kami untuk melayani mahasiswa serta seluruh stakeholder dengan baik. FISIP Untirta menjadikan layanan berbasis ICT sebagai program yang kami unggulkan dalam bingkai kebijakan FISIP Online. Salah satu bentuk operasionalisasi FISIP Online adalah E- Service. E-service merupakan kegiatan pelayanan surat menyurat, pengelolaan urusan akademik dan pola komunikasi institusi dengan stakeholder dengan memanfaatkan ICT berbasis Internet dan Web based Service.
Terima kasih pada Team ICT FISIP Untirta yang dengan semangat yang sangat luar biasa, yang tidak mengenal lelah, Terkhusus pada Ridvan Maulana, S.Pd dan Anis Fuad, M.Si sebagai pengembang dan pengembang system FISIP online. Terakhir, berikan kami saran dan kesempatan untuk mewujudkan dan
v
vi vi
memperbaiki FISIP Online. Semoga layanan ini akan semakin baik dan semakin baik lagi. Terakhir semoga layanan ini bermanfaat untuk Untirta ke depan. Amin.
Serang, Desember 2012
Dekan FISIP Untirta NIP. 197108242005011002 Dr. Agus Sjafari, M.Si
KATA PENGANTAR PENYUSUN
Assalamua’alaikum Wr Wb.Puji syukur kepada Allah SWT, karena atas ijin-Nya penyusun dapat menyelesaikan Buku Panduan mengenai “Panduan E-Service FISIP Untirta”. Dalam hal ini saya sebagai penulis yang juga sebagai
Team ICT (Information and Communications Technology) FISIP
Untirta sangat mendukung dan berbangga akan perkembangan ICT di lingkungan FISIP Untirta yang semakin hari semakin diakui keberadaannya. Semua kreatifitas dalam bidang ICT semoga menjadikan FISIP Untirta menjadi Pioneer dalam Bidang ICT di Universitas Sultan Ageng Tirtayasa.
E-Service merupakan salah satu bukti bentuk pelayanan prima
FISIP Untirta kepada mahasiswa dan seluruh civitas akademika FISIP Untirta. Dan semoga buku panduan ini dapat berguna demi memudahkan dalam penggunaan seluruh fasilitas E-Service yang telah disediakan oleh FISIP Untirta.
Wassalammua’alaikum Wr.Wb.
Serang, Desember 2012
Penyusun Ridvan Maulana vii
vii viii
DAFTAR ISI
15 3. 1. Tentang Surat Online FISIP Untirta …………...........
45
38 3. 6. Surat Online Ijin Penelitian ………….........................
31 3. 5. Surat Online Permohonan Pindah Program Studi ....
24 3. 4. Surat Online Permohonan Pindah Kuliah ………......
16 3. 3. Surat Online Permohonan Aktif Kuliah Kembali .......
15 3. 2. Surat Online Permohonan Cuti Kuliah ………….......
ix
Sambutan Dekan ................................................................ v Kata Pengantar Penyusun………………………….....……. vii Daftar Isi………………………………………………….…..... ix BAB I PENDAHULUAN………………….............................
5 2. 2. Masuk Akun Member FISIP Untirta …….……..........
5 2. 1. Mendaftar Akun Website FISIP Untirta ………….....
4 BAB II PENDAFTARAN AKUN WEBSITE ………….........
3 1. 4. Macam-macam E-Service FISIP Untirta …………....
3 1. 3. Manfaat E-Service …………………..........................
1 1. 2. Tujuan E-Service …………………............................
1 1. 1. Tentang E-Service…………………...........................
11 BAB III SURAT ONLINE …………......................................
x x 3. 7. Cara Save dan Cetak Surat Online …………...........
74 BAB VI KATALOG BUKU ONLINE ………….....................
86 BAB VIII BLOG FISIP UNTIRTA ………….........................
84 7. 2. Mencari Data di Repository …………........................
84 7. 1. Tentang Repository FISIP Untirta …………..............
83 BAB VII REPOSITORY FISIP UNTIRTA ………….............
82 6. 4. Cara Mencari Buku ………….....................................
81 6. 3. Fungsi Katalog Buku …………………………………..
79 6. 2. Tujuan Katalog Buku …………………………………..
79 6. 1. Tentang Katalog Buku Online ……..........……..........
73 5. 2. Penggunaan Layanan Bantuan Online …………......
50 BAB IV E-MAIL FISIP UNTIRTA …………........................
73 5. 1. Tentang Bantuan Online …………...........................
67 BAB V BANTUAN ONLINE …………................................
64 4. 6. Mengirim Email …………..........................................
61 4. 5. Login Email FISIP Untirta …………..........................
60 4. 4. Daftar Akun Email FISIP Untirta …………................
58 4. 3. Keamanan Email ………………………………………
57 4. 2. Etika Penggunaan Email ……………………….…….
57 4. 1. Tentang Email FISIP Untirta ………….....................
93
xi 8. 1. Tentang Blog FISIP Untirta …………........................
93 8. 2. Manfaat Blog FISIP ...................................................
96 8. 3. Kegunaan Blog FISIP ...............................................
96 8. 4. Daftar Blog FISIP Untirta …………............................
97 8. 5. Halaman Dashboard Blog FISIP Untirta ….…….......
98 8. 6. Pengelolaan Tulisan (Posts) ……….......................... 101 8. 7. Pengelolaan Media ………........................................ 106 8. 8. Pengelolaan Tautan (Links) …………………………. 107 8. 9. Pengelolaan Halaman (Pages) ……………………… 108 8. 10. Pengelolaan Komentar (Comments) ……….………. 107 8. 11. Pengelolaan Tampilan (Appearance) ………..…….. 108
xii xii Sejak awal pada akhir 1980-an di Eropa dan dikenal secara formal pada tahun 1993 oleh Pemerintah AS, istilah ”E-Government” kini telah menjadi salah satu riset domain yang diakui terutama dalam konteks kebijakan publik dan sekarang telah memperoleh kepentingan strategis dalam modernisasi sektor publik. E-Service merupakan salah satu cabang dari domain dan perhatiannya juga telah merayap di antara para praktisi dan peneliti.
Layanan elektronik (atau E-Service) adalah istilah yang sangat generik, biasanya mengacu pada "Penyediaan layanan melalui Internet (awalan berdiri “e elektronik”, seperti dalam penggunaan lain), sehingga layanan elektronik bisa juga termasuk perdagangan internet, mungkin juga termasuk layanan non-komersial (online), yang biasanya disediakan oleh pemerintah.
Layanan elektronik merupakan layanan online yang tersedia di internet, dimana transaksi yang valid untuk membeli dan menjual (pengadaan) adalah mungkin, sebagai lawan dari website tradisional, dimana hanya informasi deskriptif yang tersedia, dan tidak ada transaksi online adalah dimungkinkan.
Sistem Layanan Elektronik atau E-Layanan merupakan satu aplikasi terkemuka memanfaatkan Information and
Communications Technology (ICT) di lingkungan civitas
akademika FISIP Untirta. E-Service dapat dikatakan bahwa peran teknologi dalam memfasilitasi pelayanan lebik baik atau lebih prima dari layanan pada umumnya.
Sejalan dengan visi misi Dekan FISIP Untirta mengenai FISIP Online yaitu meningkatkan kemampuan dan peran bagian Perencanaan dan Sistem Informasi Fakultas (ICT) FISIP, E-Service diharapkan memberikan peningkatan mutu pendidikan dan pelayanan kepada seluruh civitas akademika FISIP Untirta.
Pelayanan mahasiswa diberikan dalam bentuk layanan informasi, bantuan belajar, bimbingan akademik,
2
2 administrasi akademik, keluhan pelanggan, dan perpustakaan. Layanan ini dimaksudkan untuk membantu mahasiswa mengatasi masalah akademik dan administrasi akademik yang dihadapi selama belajar di FISIP Untirta.
1.2. Tujuan E-service
1) Meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa 2) Potensi peningkatan pengetahuan dan mutu pendidikan 3) Meningkatkan citra institusi.
1.3. Manfaat E-Service
1) Mempercepat proses dan aktifitas pelayanan kepada mahasiswa 2) Mengurangi kendala jarak dan permasalahan geografis 3) Memperluas jangkauan pelayanan 4) Meningkatkan proses dan aktifitas akademik 5) Memperkecil biaya 6) Alternatif saluran komunikasi kepada mahasiswa 7) Mendapatkan keunggulan kompetitif. Beberapa layanan elektronik atau E-Service yang telah berjalan dalam pemenuhan pelayanan kepada mahasiswa diantaranya sebagai berikut: 1) Surat Online
Surat Online yang dimiliki oleh FISIP Untirta yaitu: a. Surat Permohonan Cuti Kuliah
b. Surat Permohonan Aktif Kuliah Kembali
c. Surat Permohonan Pindah Kuliah
d. Surat Permohonan Pindah Program Studi
e. Surat Ijin Penelitian
f. Surat Keterangan Aktif Kuliah g. Surat Permohonan Pindah Kelas.
2) Email FISIP Untirta 3) Bantuan Online 4) Katalog Buku Online 5) Blog FISIP Untirta 6) Repository (Skripsi Online).
4
4
BAB II PENDAFTARAN AKUN WEBSITE
Situs web (bahasa Inggris: website) atau sering disingkat dengan istilah situs adalah sejumlah halaman web yang memiliki topik saling terkait, terkadang disertai pula dengan berkas-berkas gambar, video, atau jenis-jenis berkas lainnya. Sebuah situs web biasanya ditempatkan setidaknya pada sebuah server web yang dapat diakses melalui jaringan seperti internet, ataupun jaringan wilayah lokal (LAN) melalui alamat internet yang dikenali sebagai URL.
Gabungan atas semua situs yang dapat diakses publik di internet disebut pula sebagai Waring Wera Wanua atau lebih dikenal dengan singkatan WWW. Meskipun setidaknya halaman beranda situs internet umumnya dapat diakses publik secara bebas, pada prakteknya tidak semua situs memberikan kebebasan bagi publik untuk mengaksesnya, beberapa situs web mewajibkan pengunjung untuk melakukan pendaftaran sebagai anggota, atau bahkan meminta pembayaran untuk dapat menjadi aggota untuk dapat mengakses isi yang terdapat dalam situs web tersebut, misalnya situs-situs yang menampilkan konten dewasa, situs-situs berita, layanan surel (email), dan lain- lain. Pembatasan-pembatasan ini umumnya dilakukan karena alasan keamanan, menghormati privasi, atau karena tujuan komersil tertentu.
Untuk mengakses halaman pembuatan surat online, setiap mahasiswa harus memiliki akun member website utama FISIP Untirta. Akun ini bersifat pribadi, satu akun hanya diperbolehkan dimiliki oleh satu orang mahasiswa.
Berikut cara membuat atau mendaftar akun member di website utama FISIP Untirta.
a. Buka browser internet komputer / laptop anda, masukan alamat website FISIP Untirta fisip-untirta.ac.id, b. Lihat di sebelah kiri website terdapat gambar ikon
“Daftar”, klik gambar tersebut,
6
6 c. Akan muncul halaman dengan form pendaftaran akun, 1) Nama Pengguna, dipakai untuk masuk ke website
FISIP Untirta, minimal 6 karakter, diisi dengan huruf dan angka, dan tidak boleh menggunakan spasi.
Contoh: namamahasiswa.
2) Kata Sandi, atau biasa dikenal dengan password.
Masukan kata sandi yang valid, tanpa spasi, minimal 6 karakter, boleh mengandung huruf besar atau kecil, dan angka atau tanda-tanda khusus. 3) Ulang Kata Sandi, ulangi kata sandi atau password yang sama seperti di atas.
4) Email, silahkan masukan alamat email yang masih aktif atau sering digunakan. Sebuah konfirmasi akan dikirim ke alamat email setelah pendaftaran.
- Nama, silahkan masukan nama lengkap anda.
- Kota Asal, silahkan masukan kota asal anda dilahirkan.
8
8
- Tanggal Lahir, masukan tanggal lahir anda.
- Alamat, silahkan masukan alamat lengkap tempat tinggal anda.
- Jenis Kelamin, pilih jenis kelamin anda.
- Nomor Induk Mahasiswa, isi NIM anda.
- Program Studi, pilih program studi anda. Administrasi Negara atau Ilmu Komunikasi.
- Kelas, pilih status anda sebagai mahasiswa Reguler atau Non-Reguler.
- Status, pilih status masih sebagai mahasiswa atau alumni.
- Pekerjaan, diisi jika sudah memiliki pekerjaan, jika belum boleh dikosongkan.
e. Jika sudah, akan keluar halaman dengan isi tulisan “Pendaftaran Selesai!” seperti gambar di bawah ini,
f. Silahkan cek inbox email yang tadi anda masukan, jika anda tidak melihatnya kemungkinan masuk ke dalam kotak spam email anda, namun jika anda belum melihatnya silahkan kirim bantuan ke email ict@fisip- untirta.ac.id. Seperti contoh gambar dibawah ini email konfirmasi yang masuk berjudul “Pendaftaran
Pengguna” dan “Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sultan Ageng Tirtayasa - Pendaftaran Anda Menunggu Persetujuan”,
10
10
Berikut isi dari email tersebut, klik link konfirmasi email anda.
Klik link konfirmasi ini!
Setelah anda mengklik link akan muncul halaman baru dengan tulisan seperti di bawah ini, maka akun member anda sudah aktif dan bisa digunakan.
Setelah membuat atau mendaftar akun anda bisa masuk ke website FISIP Untirta fisip-untirta.ac.id dengan menggunakan akun pribadi anda. Perlu diingat bahwa akun ini bersifat pribadi. Data yang bersifat rahasia seperti kata sandi tidak boleh diberitahukan kepada orang lain. a. Klik gambar ikon masuk di sebelah kiri website. Setelah muncul halaman “Login”, masukan username / nama pengguna dan kata kunci / kata sandi yang telah anda miliki, lalu klik login,
Klik ini untuk masuk akun anda!
Dibawah ini adalah form login akun member website utama FISIP Untirta.
12
12 b. Untuk mengetahui anda sudah masuk atau belum, lihat sebelah kiri website, akan muncul “Login Mahasiswa” seperti dibawah.
14
14
BAB III SURAT ONLINE 3. 1. Tentang Surat Online FISIP Untirta Surat Online merupakan salah satu layanan FISIP Untirta untuk mempermudahkan mahasiswa dalam mengajukan permohonan berkenaan dengan akademik. Surat Online dapat diakses di website utama FISIP Untirta yaitu fisip-untirta.ac.id. Surat Online yang dimiliki oleh FISIP Untirta yaitu:
1) Surat Permohonan Cuti Kuliah 2) Surat Permohonan Aktif Kuliah Kembali 3) Surat Permohonan Pindah Kuliah 4) Surat Permohonan Pindah Program Studi 5) Surat Ijin Penelitian 6) Surat Keterangan Aktif Kuliah 7) Surat Permohonan Pindah Kelas.
3. 2. Surat Online Permohonan Cuti Kuliah
Surat permohonan cuti kuliah yaitu diperuntukan bagi mahasiswa yang ingin mengajukan cuti. Yang dimaksud Cuti Kuliah adalah menunda/berhenti sementara waktu semua kegiatan akademik dan kegiatan lain di FISIP Untirta untuk jangka waktu tertentu dengan seijin Rektor. 1) Ketentuan Pengajuan Ijin Cuti Kuliah
a. Selama ijin cuti kuliah dibebaskan dari pembayaran uang kuliah, tetapi diwajibkan membayar uang registrasi cuti kuliah yang besarannya ditetapkan
16
16 oleh Keputusan Rektor serta tempat pembayaran sesuai dengan bank yang ditunjuk b. Masa ijin cuti kuliah diperhitungkan dalam batas waktu maksimal penyelesaian studi c. Hak cuti kuliah maksimal 2 (dua) semester, baik secara berturut-turut maupun secara terpisah d. Pengajuan ijin cuti kuliah dipenankan apabila minimal telah menyelesaikan syudi 2 (dua) semester
e. Alasan cuti yang rasional
f. Pengajuan ijin cuti kuliah setelah kegiatan perkuliahan dimulai tidak akan dilayani dan tidak akan diproses
g. Ijin cuti kuliah diproses di Sub Bagian Registrasi dan Statistik Biro Akademik, Kemahasiswaan dan Perencanaan (BAKP) dan ditanda tangani oleh Wakil Rektor Bidang Akademik
h. Setelah batas waktu ijin Cuti Kuliah berakhir mahasiswa harus segera mengajukan permohonan aktif kuliah kembali. Apabila tidak mengajukan aktif dinyatakan mengundurkan diri dari Universitas Sultan Ageng Tirtayasa.
2) Waktu Pengajuan Ijin Cuti Kuliah
a. Untuk semester ganjil diajukan sebelum kegiatan perkuliahan semester ganjil dimulai b. Untuk semester genap diajukan sebelum kegiatan perkuliahan semester genap dimulai c. Lamanya pemprosesan Cuti Kuliah kurang lebih 1 s.d. 3 hari.
Berikut cara pembuatan Surat Online Permohonan Cuti Kuliah di website FISIP Untirta.
a. Arahkan kursor ke menu Surat Online, kemudian pilih sub menu Permohonan Cuti Kuliah,
18
18 c. Akan menuju ke halaman baru yang berisi kolom dan pilihan yang harus diisi,
b. Muncul halaman Permohonan Cuti Kuliah, klik ikon .......... untuk membuat surat baru,
- Nama Lengkap, silahkan masukan nama lengkap anda. Penulisan huruf kapital harap diperhatikan. Contoh: Nama Mahasiswa.
- NPM/NIM, silahkan masukan Nomor Induk Mahasiswa anda.
- Tempat Lahir, masukan tempat anda dilahirkan.
- Tanggal Lahir, masukan tanggal lahir anda, akan ditulis dengan format tahun-bulan-tanggal.
- Program Studi, pilih program studi anda.
- Semester, masukan semester anda sekarang.
- Semester Saat Cuti, masukan pada semester berapa anda akan mengajukan cuti kuliah.
- Tahun Ajaran, masukan tahun ajaran berapa anda akan mengajukan cuti kuliah.
- Cuti Ke, masukan cuti keberapa anda pada saat ini mengajukan cuti kuliah.
- Alasan Cuti, beri alasan mengapa anda ingin mengajukan cuti kuliah.
20
20
- Nama Pembimbing, masukan nama dosen pembimbing akademik anda lengkap dengan gelar yang dimiliki. Penulisan huruf kapital harap diperhatikan.
- NIP Pembimbing, masukan NIP dari dosen pembimbing akademik anda.
- Nama Ketua Jurusan, masukan nama Ketua Jurusan anda (Administrasi Negara / Ilmu Komunikasi). Penulisan huruf kapital harap diperhatikan.
- NIP Ketua Jurusan, masukan NIP dari Ketua Jurusan anda (Administrasi Negara / Ilmu Komunikasi).
- Jalan, silahkan masukan nama jalan tempat anda tinggal.
- Nomor Rumah, silahkan masukan no. rumah anda.
- RT/RW, masukan RT dan RW dengan format contoh 002/007.
- Nomor Telepon, masukan no. telepon rumah / telepon genggam anda..
- Komplek/Kampung, masukan nama komplek / kampung.
- Kelurahan/Desa, masukan nama kelurahan / desa.
- Kecamatan, masukan nama kecamatan tempat tinggal anda.
- Kabupaten/Kota, masukan kabupaten / kota anda.
- Provinsi, pilih provinsi anda berasal.
22
22 d. Klik “Kirim” jika semua kolom dan pilihan sudah terisi.
Kemudian akan muncul halaman dan pemberitahuan “Surat sudah tersimpan!” seperti di bawah ini,
Berikut adalah contoh format Surat Permohonan Cuti Kuliah yang sudah dibuat.
3. 3. Surat Online Permohonan Aktif Kuliah Kembali
Surat Permohohan Aktif Kuliah Kembali diperuntukan bagi mahasiswa yang akan aktif kembali setelah mahasiswa tersebut melakukan cuti akademik, dicutikan atau tidak aktif kuliah pada semester sebelumnya.
Berikut ini ketentuan pengajuan aktif cuti kuliah, 1) Untuk Aktif Kuliah Kembali, dimulai pada Semester
Ganjil, maka pengajuannya dilakukan sebelum kegiatan perkuliahan Semster Ganjil dimulai dan mengacu pada Kalender Akademik pada Tahun Akademik yang berlangsung.
2) Untuk Aktif Kuliah Kembali, dimulai pada Semester Genap, maka pengajuannya dilakukan sebelumkegiatan perkuliahan semester genap dimulai mengacu pada Kalender Akademik pada Tahun Akademik yang berlangsung.
3) Apabila surat ijin aktif kuliah kembali telah disetujui Wakil Rektor Bidang Akademik, maka mahasiswa yang bersangkutan membayar registrasi dan uang kuliah sesuai ketentuan pada semester dan tahun akademik
24
24 yang akan diambil, tata cara registrasi sama seperti mahasiswa aktif.
Berikut cara pembuatan Surat Online Permohonan Aktif Kuliah Kembali di website FISIP Untirta.
a. Arahkan kursor ke menu Surat Online, kemudian pilih sub menu Permohonan Aktif Kuliah Kembali.
b. Muncul halaman Permohonan Aktif Kuliah Kembali, klik ikon untuk membuat surat baru. c. Akan menuju ke halaman baru yang berisi kolom dan pilihan yang harus diisi.
- Nama Lengkap, silahkan masukan nama lengkap anda. Penulisan huruf kapital harap diperhatikan. Contoh: Nama Mahasiswa.
- NPM/NIM, silahkan masukan Nomor Induk Mahasiswa anda.
- Tempat Lahir, masukan tempat anda dilahirkan.
- Tanggal Lahir, masukan tanggal lahir anda, akan ditulis dengan format tahun-bulan-tanggal.
- Program Studi, pilih program studi anda.
- Semester, masukan semester anda sekarang.
26
26
- Semester Saat Cuti, masukan pada semester berapa anda akan mengajukan cuti kuliah.
- Tahun Ajaran, masukan tahun ajaran berapa anda akan mengajukan cuti kuliah.
- Cuti Ke, masukan cuti keberapa anda pada saat ini mengajukan cuti kuliah.
- Alasan Cuti, beri alasan mengapa anda ingin mengajukan cuti kuliah.
- Nama Pembimbing, masukan nama dosen pembimbing akademik anda lengkap dengan gelar yang dimiliki. Penulisan huruf kapital harap diperhatikan.
- NIP Pembimbing, masukan NIP dari dosen pembimbing akademik anda.
- Nama Ketua Jurusan, masukan nama Ketua Jurusan anda (Administrasi Negara / Ilmu Komunikasi). Penulisan huruf kapital harap diperhatikan.
- NIP Ketua Jurusan, masukan NIP dari Ketua Jurusan anda (Administrasi Negara / Ilmu Komunikasi).
- Jalan, silahkan masukan nama jalan tempat anda tinggal.
- Nomor Rumah, silahkan masukan no. rumah anda.
- RT/RW, masukan RT dan RW dengan format contoh 002/007.
- Nomor Telepon, masukan no. telepon rumah / telepon genggam anda.
28
28
- Komplek/Kampung, masukan nama komplek / kampung.
- Kelurahan/Desa, masukan nama kelurahan / desa.
- Kecamatan, masukan nama kecamatan tempat tinggal anda.
- Kabupaten/Kota, masukan kabupaten / kota anda.
- Provinsi, pilih provinsi anda berasal.
e. Klik “Kirim” jika semua kolom dan pilihan sudah terisi.
Kemudian akan muncul halaman dan pemberitahuan “Surat sudah tersimpan!” seperti di bawah ini,
30
3. 4. Surat Online Permohonan Pindah Kuliah
Surat Permohohan Pindah Kuliah diperuntukan bagi mahasiswa yang akan pindah ke perguruan tinggi lain atau keluar dari Universitas Sultan Ageng Tirtayasa.
1) Ketentuan Umum Pengajuan Pidah Kuliah Bagi mahasiswa yang akan mengajukan pindah kuliah harus melampirkan: a. Surat Keterangan tidak memiliki tunggakan admiistrasi keuangan dari BUKK melalui Sub Bagian Dana
Masyarakat.
b. Surat Keterangan Bebas tidak memiliki pinjaman buku dari Perpustakaan Universitas dan Fakultas.
c. Nilai Hasil Studi selama menempuh studi di Perguruan Tinggi ini.
d. Surat Rekomendasi dari Jurusan / Program Studi / Fakultas.
2) Waktu Pindah Kuliah Bagi mahasiswa yang akan mengajukan pindah kuliah ke perguruan tinggi lain dapat diajukan pada setiap semester.
Berikut cara pembuatan Surat Online Permohonan Pindah Kuliah di website FISIP Untirta.
a. Arahkan kursor ke menu Surat Online, kemudian pilih sub menu Permohonan Pindah Kuliah. b. Muncul halaman Permohonan Pindah Kuliah, klik ikon ..... untuk membuat surat baru.
32
32 c. Akan menuju ke halaman baru yang berisi kolom dan pilihan yang harus diisi.
- Nama Lengkap, silahkan masukan nama lengkap anda. Penulisan huruf kapital harap diperhatikan. Contoh: Nama Mahasiswa.
- NPM/NIM, silahkan masukan Nomor Induk Mahasiswa anda.
- Tempat Lahir, masukan tempat dimana anda dilahirkan.
- Tanggal Lahir, masukan tanggal lahir anda, akan ditulis dengan format tahun-bulan-tanggal.
- Program Studi, pilih program studi anda.
- Semester, masukan semester anda sekarang.
- Perguruan Tinggi Tujuan, silahkan masukan nama Perguruan Tinggi yang anda tuju.
- Fakultas Tujuan, silahkan nama fakultas yang anda tuju pada Perguruan Tinggi tersebut.
- Program Studi Tujuan, silahkan masukan nama program studi dari Perguruan Tinggi yang anda tuju.
- Nama Pembimbing, masukan nama dosen pembimbing akademik anda lengkap dengan gelar yang dimiliki. Penulisan huruf kapital harap diperhatikan.
- NIP Pembimbing, masukan NIP dari dosen pembimbing akademik anda.
34
34
- Nama Ketua Jurusan, masukan nama Ketua Jurusan anda (Administrasi Negara / Ilmu Komunikasi). Penulisan huruf kapital harap diperhatikan.
- NIP Ketua Jurusan, masukan NIP dari Ketua Jurusan anda (Administrasi Negara / Ilmu Komunikasi).
- Jalan, silahkan masukan nama jalan tempat anda tinggal.
- Nomor Rumah, silahkan masukan no. rumah anda.
- RT/RW, masukan RT dan RW dengan format contoh 002/007.
- Nomor Telepon, masukan no. telepon rumah / telepon genggam anda.
- Komplek/Kampung, masukan nama komplek / kampung.
- Kelurahan/Desa, masukan nama kelurahan / desa.
- Kecamatan, masukan nama kecamatan tempat tinggal anda.
- Kabupaten/Kota, masukan kabupaten / kota anda.
- Provinsi, pilih provinsi anda berasal.
d. Klik “Kirim” jika semua kolom dan pilihan sudah terisi.
Kemudian akan muncul halaman dan pemberitahuan “Surat sudah tersimpan!” seperti di bawah ini,
36
36
Berikut adalah format Surat Permohonan Pindah Kuliah yang sudah dibuat.
3. 5. Surat Online Permohonan Pindah Program Studi
Surat Permohohan Pindah Program Studi diperuntukan bagi mahasiswa yang akan pindah ke program studi lain baik itu program studi dalam satu fakultas atau luar fakultas.
Ketentuan umum pengajuan Pindah Program Studi dianaranya: 1) Diperkenankan pindah Program Studi apabila mahasiswa telah menempuh studi minimal 2 (dua) semester dan maksimal 6 (enam) semester. 2) Alasan mahasiswa yang mengajukan Pindah Program Studi IPK minimal kurang dari 2.0.
3) Bagi mahasiswa yang mengajukan pindah Program Studi dikenakan biaya konversi sesuai dengan Keputusan Rektor, biaya konversi diperuntukan untuk pengembangan Bidang Akademik di Universitas 40% dan Jurusan / Program Studi serta Fakultas 60%. 4) Bagi mahasiswa yang mengajukan pindah Program Studi harus melampirkan surat rekomendasi dari Studi harus melampirkan surat rekomendasi dari Jurusan / Progam Studi dan Fakultas yang dituju.
38
38
Berikut cara pembuatan Surat Online Permohonan Pindah Program Studi di website FISIP Untirta.
a. Arahkan kursor ke menu Surat Online, kemudian pilih sub menu Permohonan Pindah Program Studi. b. Muncul halaman Permohonan Pindah Program Studi, klik ikon ...... untuk membuat surat baru.
c. Akan menuju ke halaman baru yang berisi kolom dan pilihan yang harus diisi.
- Nama Lengkap, silahkan masukan nama lengkap anda. Penulisan huruf kapital harap diperhatikan. Contoh: Nama Mahasiswa.
- NPM/NIM, silahkan masukan Nomor Induk Mahasiswa anda.
- Tempat Lahir, masukan tempat dimana anda dilahirka.
- Tanggal Lahir, masukan tanggal lahir anda, akan ditulis dengan format tahun-bulan-tanggal.
- Program Studi, pilih program studi anda.
- Semester, masukan semester anda sekarang.
40
40
- Fakultas Tujuan, silahkan nama fakultas yang anda tuju.
- Program Studi Tujuan, silahkan masukan nama program studi yang anda tuju.
- Nama Pembimbing, masukan nama dosen pembimbing akademik anda lengkap dengan gelar yang dimiliki. Penulisan huruf kapital harap diperhatikan.
- NIP Pembimbing, masukan NIP dari dosen pembimbing akademik anda.
- Nama Ketua Jurusan, masukan nama Ketua Jurusan anda (Administrasi Negara / Ilmu Komunikasi). Penulisan huruf kapital harap diperhatikan.
- NIP Ketua Jurusan, masukan NIP dari Ketua Jurusan anda (Administrasi Negara / Ilmu Komunikasi).
- Jalan, silahkan masukan nama jalan tempat anda tinggal.
- Nomor Rumah, silahkan masukan no. rumah anda.
- RT/RW, masukan RT dan RW dengan format contoh 002/007.
- Nomor Telepon, masukan no. telepon rumah / telepon genggam anda.
42
42
- Komplek/Kampung, masukan nama komplek / kampung.
- Kelurahan/Desa, masukan nama kelurahan / desa.
- Kecamatan, masukan nama kecamatan tempat tinggal anda.
- Kabupaten/Kota, masukan kabupaten / kota anda.
- Provinsi, pilih provinsi anda berasal.
e. Klik “Kirim” jika semua kolom dan pilihan sudah terisi.
Kemudian akan muncul halaman dan pemberitahuan “Surat sudah tersimpan!” seperti di bawah ini,
44
3. 6. Surat Online Ijin Penelitian
Surat Ijin Penelitian diperuntukan bagi mahasiswa yang akan melakukan penelitian ke tempat atau instansi atau lembaga tertentu untuk mendapatkan data / informasi dari tempat yang dituju.
Berikut cara pembuatan Surat Online Ijin Penelitian di website FISIP Untirta.
a. Arahkan kursor ke menu Surat Online, kemudian pilih sub menu Ijin Penelitian. b. Muncul halaman Ijin Penelitian, klik ikon .... untuk membuat surat baru.
- Nama Lengkap, silahkan masukan nama lengkap anda. Penulisan huruf kapital harap diperhatikan. Contoh: Nama Mahasiswa.
- NPM/NIM, silahkan masukan Nomor Induk Mahasiswa anda.
- Tempat Lahir, masukan tempat dimana anda dilahirkan.
46
46
c. Akan menuju ke halaman baru yang berisi kolom dan pilihan yang harus diisi.
- Tanggal Lahir, masukan tanggal lahir anda, akan ditulis dengan format tahun-bulan-tanggal.
- Program Studi, pilih program studi anda.
- Semester, masukan semester anda sekarang.
- Instansi Tujuan, silahkan masukan nama nama instansi dengan lengkap dan jelas.
- Judul Riset, silahkan masukan judul riset penelitian anda.
- Data diperlukan, silahkan masukan data yang diperlukan dalam penelitian secara terperinci dan jelas.
- Nama Ketua Jurusan, masukan nama Ketua Jurusan anda (Administrasi Negara / Ilmu Komunikasi). Penulisan huruf kapital harap diperhatikan.
- NIP Ketua Jurusan, masukan NIP dari Ketua Jurusan anda (Administrasi Negara / Ilmu Komunikasi).
d. Pastikan semua kolom sudah diisi dengan benar, dan huruf kapital harap diperhatikan untuk Instansi. Karena hal tersebut terkait dengan etika penulisan surat. Jika sudah klik “Kirim” untuk melihat hasil surat yang telah dibuat anda.
48
48
Berikut adalah format Surat Ijin Penelitian yang anda telah buat.
3. 7. Cara Save dan Cetak Surat Online
Ketika surat sudah dibuat tentu hal yang perlu dilakukan terakhir adalah menyimpan file tersebut dan mencetak surat tersebut untuk anda ajukan kebagian staf akademik / kemahasiswaan.
Berikut adalah cara menyimpan (save) dan mencetak (print) surat yang sudah anda buat, untuk keseluruhan cara save dan print semua surat sama.
Setelah membuat surat dan muncul halaman bertuliskan “Surat sudah tersimpan!”. Maka anda bisa langsung save dan print surat tersebut dengan mengarahkan dan mengklik gambar ikon ini .
Maka akan muncul 2 pilihan tipe file, yang pertama Save as PDF dan yang kedua HTML Page.
50
50
Pilihan “Save as PDF” yaitu akan mengubah file surat permohonan anda dalam format PDF yang bisa anda simpan dan cetak.
Coba anda klik gambar ikon berikut , maka setelah itu akan muncul halaman perintah menyimpan file
PDF tersebut. Cara “Save as PDF” sama hal nya seperti anda mengunduh (download) file dari internet.
Pilih “Save File”, kemudian klik “OK”.
File PDF yang sudah anda simpan tersebut bisa dicek terlebih dahulu lalu dicetak (print) dengan mudah.
52
52 b. HTML Page Pilihan yang kedua yaitu dalam format “HTML Page”, untuk file dalam format ini hanya untuk cetak surat saja.
Klik gambar ikon , maka akan menuju ke halaman baru seperti di bawah ini. Pada browser anda pilih “Print Preview” terlebih dahulu sebelum mencetak surat.
Disarankan anda membaca surat permohonan yang akan diajukan tersebut dengan teliti, pastikan semua tulisan dan data tertulis dengan benar sebenar-benarnya.
Ketika “Print Preview” tentu anda akan kebingungan karena terdapat link pada atas dan bawah surat yang anda buat. Berikut cara menghilangkan tanda tersebut. Klik “Page Setup” pada browser anda.
Setelah halaman pengaturan muncul, rubah semua yang ada pada “Headers & Footers” menjadi “blank”, jika sudah klik “OK”.
54
54
Rubah semua menjadi “blank” Seperti ini.
Bisa anda lihat perubahannya tanda link di atas dan bawah surat sekarang sudah tidak ada seperti gambar di bawah ini,
Klik “Print” jika sudah untuk mencetak surat permohonan anda. Ukuran kertas untuk mencetak adalah F4 atau legal.
56
56
BAB IV E-MAIL FISIP UNTIRTA 4. 1. Tentang Email FISIP UNTIRTA Email FISIP Untirta merupakan layanan dari FISIP Untirta yang dikembangkan oleh team ICT FISIP Untirta
dengan menggunakan layanan aplikasi dari Google. Seluruh civitas akademika FISIP Untirta diperbolehkan memiliki akun email ini untuk dipergunakan dalam hal akademik ataupun pribadi.
Pengertian dari surat elektronik atau pos elektronik (bahasa Inggris: email) adalah sarana kirim mengirim surat melalui jalur jaringan komputer (misalnya internet).
Dengan surat biasa umumnya pengirim perlu membayar per pengiriman (dengan membeli perangko), tetapi surat elektronik umumnya biaya yang dikeluarkan adalah biaya untuk membayar sambungan internet. Tapi ada perkecualian misalnya surat elektronik ke telepon genggam, kadang pembayarannya ditagih per pengiriman.
Layanan yang dimiliki dalam Email FISIP Untirta yaitu,
1) Anda akan mendapatkan alamat email dengan domain dari website FISIP Untirta, contoh : namamu@fisip- untirta.ac.id
2) Email FISIP Untirta memiliki kapasitas sebesar 25GB yang bisa anda pergunakan 3) Mengirim Email ataupun menerima Email 4) Memiliki akses layanan Google lainnya dengan akun
email FISIP Untirta seperti, Google Drive, Google Docs, Google Calendar, dan lainnya.
Kegunaan seluruh civitas akademika FISIP Untirta menggunakan layanan Email FISIP Untirta ini yaitu sebagai identitas diri karena menggunakan alamat email yang berbeda yaitu domain @fisip-untirta.ac.id. Dan akan terlihat lebih profesional.
4. 2. Etika Penggunaan Email
Etika dalam email sama dengan etika dalam menulis surat biasa. Ada surat elektronik yang isinya formal ada yang informal. Beberapa poin penting:
58
58
1) Jangan mengirim surat elektronik dengan lampiran (attachment) yang terlalu besar). Tidak semua orang mempunyai akses Internet yang cepat, dan ada kemungkinan lampiran tersebut melebihi kapasitas surat elektronik penerima, sehingga akan ditolak mailserver penerima. Selain itu, perhatikan juga bahwa beberapa penyedia surat elektronik juga menerapkan batasan tentang jumlah, jenis, dan ukuran surat elektronik yang dapat diterima (dan dikirim) penggunanya,
2) Jangan mengirim lanjut (forward) surat elektronik tanpa berpikir kegunaan bagi orang yang dituju.
3) Selalu isi kolom subjek, jangan dibiarkan kosong. 4) Dalam mengutip tulisan orang lain, selalu usahakan mengutip seperlunya, jangan mau gampangnya mengutip seluruh tulisan orang itu: dalam menjawab surat elektronik orang lain, kutip bagian yang kita tanggapi saja, selain lebih jelas juga tidak memakan waktu / jatah akses penerima; dalam mengutip tulisan orang ketiga, ingat hak cipta: kutip sesedikit mungkin dan rujuk ke tulisan aslinya.
5) Jangan menggunakan huruf kapital karena dapat menimbulkan kesan anda BERTERIAK.
6) Gunakan kata-kata dengan santun. Adakalanya sesuatu yang kita tulis akan terkesan berbeda dengan apa yang sebetulnya kita maksudkan.
4. 3. Keamanan Email
Keamanan data di email tidaklah terjamin dan selalu ada risiko terbuka untuk umum, dalam artian semua isinya dapat dibaca oleh orang lain. Hal ini disebabkan oleh karena surat elektronik itu akan melewati banyak server sebelum sampai di tujuan. Tidak tertutup kemungkinan ada orang yang menyadap surat elektronik yang dikirimkan tersebut.
Email dapat diamankan dengan melakukan teknik pengacakan (enkripsi). Salah satu program enkripsi yang populer adalah PGP (Pretty Good Privacy). Dengan memakai PGP maka isi akan dienkrip, dan hanya orang yang tertuju dapat mendekripsi dan membaca surat
60
60 elektronik tersebut. Kerugiannya adalah membuat repot pihak pengirim dan penerima (karena keduanya harus memiliki program PGP, dan pengirim juga harus memiliki kunci umum penerima, dan melakukan enkripsi pesan dengan kunci tersebut).
4. 4. Daftar Akun Email FISIP UNTIRTA
Hal yang dilakukan pertama kali untuk mendapatkan akun email FISIP Untirta tentu saja anda harus mendaftar terlebih dahulu. Kunjungi website utama FISIP Untirta
http://fisip-untirta.ac.id, lihat gambar ikon di sebelah kiri website, lalu klik ikon gambar “Daftar E-mail”.
Akan muncul halaman baru dengan pilihan seperti di bawah ini,
Klik gambar ikon ini untuk Dosen & Staf FISIP Untirta.
Klik gambar ikon ini untuk mahasiswa FISIP Untirta.
Setelah muncul halaman baru, silahkan isi form dengan lengkap dan tepat. Untuk No. HP harap diisi dengan benar karena pemberitahuan akun email anda jika sudah aktif akan dikirim langsung ke telepon genggam anda. Jika sudah terisi semua, silahkan klik “Kirim”.
62
62
Permohonan pembuatan akun Email FISIP akan ditinjau max 1x24 jam hari kerja sebelum akun anda aktif.
Berikut ini adalah tampilan apabila anda sudah selesai mengisi seluruh form.
4. 5. Login Email FISIP Untirta
Bagi yang sudah memiliki akun Email FISIP Untirta baik itu username dan password, hal yang perlu dilakukan tentu saja masuk ke akun tersebut. Untuk masuk ke halaman
email, anda bisa mengunjungi alamat http://surel.fisip-
untirta.ac.id di komputer / laptop anda, atau jika suatu saat anda lupa bisa mengunjungi website utama FISIP Untirta http://fisip-untirta.ac.id di bagian kiri website terdapat gambar ikon “Login Email”.
64
64
Anda akan menuju halaman masuk akun email seperti di bawah ini.
Masukan hanya nama pengguna / username anda tanpa @fisip-untirta.ac.id, karena pada halaman tersebut sudah menunjukan @fisip-untirta.ac.id. Kemudian masukan sandi / password yang sudah anda miliki. Perlu diperhatikan bahwa akun email ini bersifat rahasia dan pribadi. Jadi anda dilarang untuk menyebarkan akun username anda beserta sandi kepada orang lain.
Bagi yang pertama kami masuk layanan email FISIP Untirta akan menemukan halaman persyaratan layanan dan kebijakan seperti ini, silahkan baca terlebih dahulu kemudian klik “Saya setuju. Lanjutkan ke akun saya”.
66
66
Dan di bawah ini adalah tampilan dalam dari layanan
Email FISIP Untirta yang dikembangkan melalui Google
Aplikasi. Tampilan dalam dan penggunaan email FISIP Untirta memang menyerupai Gmail bagi anda yang memiliki akun Gmail akan lebih familiar.
4. 6. Mengirim Email
Cara mengirim email menggunakan layanan email FISIP Untirta sama hal nya seperti anda mengirim email menggunakan Gmail. Klik “COMPOSE” untuk memulai menulis pesan email baru.
Akan muncul “New Message” seperti di bawah ini. Ini adalah tampilan Email untuk mengirim cepat.
: Email yang dituju untuk dikirim pesan To Subject : Judul pesan Send : Kirim jika semua sudah dilengkapi
: Format tulisan dari pesan yang jika diklik akan A muncul tool seperti ini
68
68
# : Untuk mengunggah (upload) file : Untuk membatalkan pesan. #
Jika anda merasa kebingungan dengan cara mengirim
email seperti ini, ada cara lain untuk mengubah tampilan
dalam mengirim email. Yaitu menggunakan cara lama atau bukan menggunakan cara cepat.
1. Klik “More Options” ini.
2. Pilih Switch back to old compose Dibawah ini merupakan tampilan mengirim email / pesan standar.