Sistem informasi pengarsipan surat instansi menggunakan PHP dan MySQL - USD Repository
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN SURAT INSTANSI
MENGGUNAKAN PHP DAN MYSQL
TUGAS AKHIR
Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Komputer
Program Studi Teknik Informatika Oleh:
Indah Pujilestary NIM : 045314046
PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
UNIVERSITAS SANATA DHARMA
YOGYAKARTA
2012
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
ii
THE INFORMATION SYSTEM OF ARCHIVING INSTITUTION LETTERS USING
PHP AND MYSQL
FINAL PROJECT
Presented as Partial Fulfillment of the Requirements To Obtain Sarjana Komputer Degree
Informatics Engineering Study Program By:
Indah Pujilestary NIM : 045314046
INFORMATICS ENGINEERING STUDY PROGRAM
FACULTY OF SCIENCE AND TECHNOLOGY
SANATA DHARMA UNIVERSITY
YOGYAKARTA
2012
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
iii
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
iv
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
v
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
HALAMAN PERSEMBAHAN Assalaamu’alaikum wa rahmatullahi wa barrokaatu.
Subhanallahi wal hamdulillahi walla illa haillallahi allahu akbar. Atas segala berkah, rahmat dan anugerah Allah Subhanallohu Wa Ta’ala akhirnya tugas akhir ini dapat terselesaikan dan mendapat hasil yang memuaskan.
Tugas Akhir ini merupakan sebuah persembahan yang kutujukan kepada : Yang tercinta,
Papa Abubakar Razak dan Mama Sitti Ramdaniah Adiku tersayang,
Sutikno Pambudi Dan...
My dear, Andhi Budi Setiawan Terimakasih atas segala doa, dukungan, dan perhatian kalian.
Wassalaamu’alaikum wa rahmatullahi wa barrokaatu
vi
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
ABSTRAKSI
Pada Dinas Pariwisata cabang kabupaten Sleman, terdapat banyak arsip-arsip surat. Apabila para pegawai mencari secara manual arsip surat yang diinginkan, maka dapat membuang banyak waktu. Sistem informasi pengarsipan surat instansi yang dibangun ini diharapkan dapat membantu para pegawai dalam mencari sebuah informasi tentang surat yang diinginkan.
Pencarian yang dilakukan dengan cara meng-input-kan keyword ke dalam sistem ini yaitu berupa nomer surat, perihal surat, tujuan surat,pengirim surat, ataupun bulan dan tahun surat tersebut.
Informasi surat yang disajikan kepada pengguna meliputi : ada tidaknya surat yang dicari, nomor surat, perihal surat, tujuan surat, pengirim surat, tanggal surat, kode loker surat, loker surat dan
file surat berupa JPEG dan DOC.
Sistem informasi ini dibuat menggunakan bahasa pemrograman PHP Macromedia Dreamweaver MX 2004 dan menggunakan database server MySQL 5.0 yang bekerja di bawah sistem operasi Windows. Metode pencarian yang digunakan adalah Boolean Retrieval Model.
Hasil akhir yang diperoleh adalah sebuah sistem informasi pengarsipan surat instansi yang dapat berfungsi untuk mencari surat berdasar keyword nomor surat, perihal surat, tujuan surat, pengirim surat, ataupun bulan dan tahun surat dan dapat memberikan informasi apakah surat tersebut ada beserta letak lokasi surat. vii
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
ABSTRACT
In the Tourism of Sleman branch office, there are a lot of mail archives. If employees seek to manually archive the desired letter, then it could be just wasting of time. This information system of letters archiving institution that has been created is hopefully could help the staff to find the information about the letter that they want to required. The act of searching could be done by the staff by inputting the keyword categorized in number of letters, regarding letter, the purpose of letter, the sender of letter, or month and year of the letter into the system. Information letter presented to the staff include : whether there is a letter that sought, number of letters, regarding letter, the purpose of letter, the sender of letter, dated letter, code letter lockers, lockers location of letter and letter files as JPEG and DOC.
This application system has been made by using an application program of PHP Macromedia Dreamweaver MX 2004 and database server MySQL 5.0 which worked under the operation system of Windows. The searching method that is used is using the Boolean Retrieval Model.
The final result that can be obtained is an information system of letters archiving institution which could be functionally used to search the letter based on keyword the number of letters, regarding letter, the purpose of letter, the sender of letter, or letter the month and year and could provide information on whether the letter was there with the location of letter. viii
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
ix
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
KATA PENGANTAR
x
Puji dan syukur terbesar penulis sampaikan kepada Allah Subhanallohu Wa Ta’ala yang telah memberikan limpahan berkah, rahmat dan anugerah-Nya disepanjang hidup penulis, sehingga penulisan tugas akhir dengan judul “SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN
SURAT INSTANSI MENGGUNAKAN PHP DAN MYSQL” dapat terselesaikan. Semoga
tugas akhir ini dapat memberikan kontribusi positif dalam hal implementasi teknologi informasi.Penulis menyadari bahwa tugas akhir ini masih sangat jauh dari sempurna. Namun dalam ketidaksempurnaan ini, semoga dapat menjadikan motivasi bagi penulis untuk terus maju memperdalam ilmu dalam bidang teknik informatika.
Untuk itu penulis ingin berterimakasih kepada semua pihak yang telah memberikan bantuan sehingga hasil tugas akhir ini dapat tersusun. Terimakasih penulis ditujukan kepada :
1. Dosen Pembimbing, Ibu Agnes Maria Polina, S.Kom., M.Sc. yang telah meluangkan waktu, tenaga dan pikiran untuk membimbing penulis dari awal sampai terselesaikannya penulisan tugas akhir ini.
2. Ibu Paulina Heruningsih Prima Rosa, S.Si., M.Sc. selaku Dekan Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Sanata Dharma.
3. Ibu Ridowati Gunawan, S.Kom., M.T. selaku Ketua Program Studi Teknik Informatika Universitas Sanata Dharma.
4. Orangtua penulis, Bapak Abubakar Razak dan Ibu Sitti Ramdaniah atas segala kesabaran dan dukungan yang tiada henti, baik secara moril maupun materi.
5. Andhi Budi Setiawan yang selalu setia menemani penulis dalam keadaan duka maupun suka pada penyelesaian tugas akhir ini.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
6. Saudara penulis Sutikno Pembudi dan Anung Kusumaningtyas yang selalu setia mendengarkan keluh kesah penulis sampai pada penyelesaian tugas akhir ini.
7. Semua pihak yang telah membantu penulis dalam penyelesaian Tugas Akhir.
Penulis xi
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL………………………………………………………..………. i HALAMAN PERSETUJUAN……………………………………………………… iii HALAMAN PENGESAHAN……………………………………………………… iv
HALAMAN PERNYATAAN……………………………………………………… v HALAMAN PERSEMBAHAN……………………………………………………. vi
ABSTRAKSI……………………………………………………………………… ... vii
ABSTRACT
………………………………………………………………………… … viii LEMBAR PERNYATAAN PERSETUJUAN……………………………………… ix
KATA PENGANTAR……………………………………………….......................... x DAFTAR ISI……………………………………………………………………… ... xii
DAFTAR TABEL.....................................................................................................… xvi DAFTAR GAMBAR.................................................................................................... xvii
DAFTAR MODUL PROGRAM.................................................................................... xxi
BAB I PENDAHULUAN……………………………………………………………
1 1.1 Latar Belakang Masalah…………………………………………………..
1 1.2 Rumusan Masalah………………………………………………................
2 1.3 Batasan Masalah…………………………………………………………..
2 1.4 Tujuan Penelitian……………………………………….............................
3 1.5 Manfaat Penelitian………………………………………………..............
3 1.6 Metodologi Penelitian…………………………………………………….
4 1.7 Sistematika Penulisan……………………………………………………..
5 BAB II LANDASAN TEORI………………………………………………………..
7 xii
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
2.1 Konsep Dasar Sistem Informasi…………………………………………
7 2.2 Pemerolehan Informasi................................................................................
7 2.2.1 Boolean Retrieval Model..............................................................
8 2.2.2 Langkah-langkah Boolean Retrieval Model.................................
8 2.3 Aplikasi Web……………………………………………………................
10 2.4 PHP………………………………………………………………………..
10 2.5 Basis Data....................................................................................................
12 2.6 Normalisasi...................................................................................................
13
2.7 MySQL……………………………………………………………………
16 2.7.1 Fungsi dalam MySQL...................................................................
16 2.7.2 Apache...........................................................................................
17 2.7.3 XAMPP.........................................................................................
17
2.8 Pengertian Arsip…………………………………………………………
17
2.8.1 Pengertian Surat Masuk……………………………………… …
20
2.8.2 PengertianSurat Keluar…………………………………………
20 BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM.............................................
21 3.1 Analisis Sistem..............................................................................................
21 3.1.1 Gambaran Umum Sistem Lama.....................................................
21 3.1.2 Gambaran Umum Sistem Baru......................................................
22 3.1.3 Use Case Diagram.........................................................................
23 3.1.4 Diagram Aliran Data......................................................................
24 3.1.4.1 Diagram Konteks............................................................
24 3.1.4.2 Diagram Berjenjang........................................................
25 xiii
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
3.1.4.3 DAD Proses 1 Level 1.....................................................26 3.2 Perancangan Sistem...................................................................................................
30 3.2.1 Desain Basis Data...........................................................................
31 3.2.1.1 Conceptual Design...........................................................
31 3.2.1.2 Logical Design………………………………………...
32
3.2.1.3 Physical Design…..……………………………………
33 3.2.2 Desain Antarmuka………………………………..........................
35 3.2.2.1 Antarmuka Halaman User……………...........................
35 BAB IV IMPLEMENTASI SISTEM..............................................................................
58 4.1 Implementasi..................................................................................................
58 4.2 Perangkat Lunak yang digunakan..................................................................
58 4.3 Perangkat Keras yang digunakan...................................................................
59 4.4 File yang digunakan dalam sistem.................................................................
59 4.4.1 Daftar File Pada Halaman User......................................................
59 4.5 Implementasi Halaman User.........................................................................
62 4.5.1 File Koneksi...................................................................................
64 4.5.2 Halaman Login User......................................................................
65 4.5.3 Halaman Utama User.....................................................................
66 4.5.4 Halaman Input Surat Masuk..........................................................
67 4.5.5 Halaman View Surat Masuk...........................................................
69 4.5.6 Halaman Edit Surat Masuk............................................................
71 4.5.7 Halaman Delete Surat Masuk ………………………..................
73
4.5.8 Halaman Pencarian Surat Masuk ………………………………
75 xiv
xv 4.5.9 Halaman Input Surat Keluar..........................................................
4.5.20 Halaman Delete Letak................................................................. 101
6.2 Saran.............................................................................................................. 116 DAFTAR PUSTAKA…………………………………………………. …………….. 118
6.1 Kesimpulan.................................................................................................... 116
BAB VI PENUTUP......................................................................................................... 116
5.1 Analisa Hasil Uji Coba di Laboratorium...................................................... 110
BAB V ANALISA HASIL.............................................................................................. 110
4.5.24 Proses Logout………………………………………………… 109
4.5.23 Halaman Delete Departemen...................................................... 107
4.5.22 Halaman Edit Departemen.......................................................... 105
4.5.21 Halaman Input Departemen........................................................ 103
99
78 4.5.10 Halaman View Surat Keluar …………………………………..
97 4.5.19 Halaman Edit Letak.....................................................................
95 4.5.18 Halaman Input Letak...................................................................
93 4.5.17 Halaman Delete Staff..................................................................
92 4.5.16 Halaman Edit Staff......................................................................
89 4.5.15 Halaman View Staff....................................................................
87 4.5.14 Halaman Input Staff....................................................................
84 4.5.13 Halaman Pencarian Surat Keluar................................................
82 4.5.12 Halaman Delete Surat Keluar......................................................
80 4.5.11 Halaman Edit Surat Keluar..........................................................
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
xvi
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Struktur Tabel Departemen...................................................................33 Tabel 3.2 Struktur Tabel Letak.............................................................................
33 Tabel 3.3 Struktur Tabel Staff..............................................................................
33 Tabel 3.4 Struktur Tabel Surat Masuk..................................................................
34 Tabel 3.5 Struktur Tabel Surat Keluar..................................................................
34 Tabel 4.1 Struktur Tabel Daftar File pada Halaman User....................................
60 PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
xvii
35 Gambar 3.12 Desain Halaman Menu Utama User........................................................
42 Gambar 3.17.2 Desain Halaman hasil Pencarian Surat Masuk...........................
41 Gambar 3.17.1 Desain Halaman Input Data Pencarian Surat Masuk.................
41 Gambar 3.17 Desain Halaman Pencarian Surat Masuk...................................................
40 Gambar 3.16.1 Desain Halaman setelah proses Delete Surat Masuk.................
40 Gambar 3.16 Desain Halaman Menu Delete Surat Masuk..............................................
39 Gambar 3.15 Desain Halaman Menu Edit Surat Masuk..................................................
38 Gambar 3.14.1 Desain Halaman Format File pada View Surat Masuk..............
37 Gambar 3.14 Desain Halaman Menu View Surat Masuk................................................
36 Gambar 3.13 Desain Halaman Menu Input Surat Masuk................................................
32 Gambar 3.11 Desain Halaman Login User................................................................…
DAFTAR GAMBAR
Gambar 3.1 Use Case Diagram User............................................................................31 Gambar 3.10 Logical Design.........................................................................................
30 Gambar 3.9 Conceptual Design...................................................................................
29 Gambar 3.8 DAD Pencarian Data Surat........................................................................
28 Gambar 3.7 DAD Penghapusan Data Surat……………………………………...........
27 Gambar 3.6 DAD Pengubahan Data Surat…………………………………………....
26 Gambar 3.5 DAD Penambahan Data Surat……………………………………………
25 Gambar 3.4 DAD Proses Login.....................................................................................
24 Gambar 3.3 Diagram Berjenjang....................................................................................
23 Gambar 3.3 Diagram Konteks........................................................................................
42 PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
Gambar 3.18 Desain Halaman Menu Input Surat Keluar................................................43 Gambar 3.19 Desain Halaman Menu View Surat Keluar................................................
43 Gambar 3.19.1 Desain Halaman Konfirmasi File pada View Surat Keluar.. …..
44 Gambar 3.19.2 Desain Halaman Format File pada View Surat Keluar................
44 Gambar 3.20 Desain Halaman Menu Edit Surat Keluar...................................................
45 Gambar 3.21 Desain Halaman Menu Delete Surat Keluar...............................................
46 Gambar 3.21.1 Desain Halaman setelah proses Delete Surat Keluar..................
46 Gambar 3.22 Desain Halaman Pencarian Surat Keluar....................................................
47 Gambar 3.22.1 Desain Halaman Input Data Pencarian Surat Keluar..................
47 Gambar 3.22.2 Desain Halaman hasil Pencarian Surat Keluar............................
48 Gambar 3.23 Desain Halaman Menu Input Staff..............................................................
48 Gambar 3.24 Desain Halaman Menu View Staff..............................................................
49 Gambar 3.25 Desain Halaman Menu Edit Staff...............................................................
49 Gambar 3.26 Desain Halaman Menu Delete Staff...........................................................
50 Gambar 3.26.1 Desain Halaman setelah proses Delete Staff...............................
51 Gambar 3.27 Desain Halaman Menu Input Letak............................................................
51 Gambar 3.28 Desain Halaman Menu Edit Letak..............................................................
52 Gambar 3.29 Desain Halaman Menu Delete Letak..........................................................
53 Gambar 3.29.1 Desain Halaman setelah proses Delete Letak..............................
54 Gambar 3.30 Desain Halaman Menu Input Departemen..................................................
54 Gambar 3.31 Desain Halaman Menu Edit Departemen....................................................
55 Gambar 3.32 Desain Halaman Menu Delete Departemen................................................
56 Gambar 3.32.1 Desain Halaman setelah proses Delete Departemen....................
57 xviii
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
Gambar 4.1 Halaman Login User………………………………………………………64 Gambar 4.2 Halaman Utama User..................................................................................... 66
Gambar 4.3 Halaman Menu Input Surat Masuk................................................................ 67Gambar 4.4 Halaman Menu View Surat Masuk................................................................. 69 Gambar 4.4.1 Halaman Format File pada View Surat Masuk...............................70 Gambar 4.5 Halaman Menu Edit Surat Masuk.................................................................. 71
Gambar 4.6 Halaman Menu Delete Surat Masuk.............................................................. 73Gambar 4.6.1 Halaman setelah proses Delete Surat Masuk.................................. 74Gambar 4.7 Halaman Pencarian Surat Masuk................................................................... 75 Gambar 4.7.1 Halaman hasil Pencarian Surat Masuk...........................................76 Gambar 4.8 Halaman Menu Input Surat Keluar................................................................ 78 Gambar 4.9 Halaman Menu View Surat Keluar................................................................
80 Gambar 4.9.1 Halaman Konfirmasi File pada View Surat Keluar........................
81 Gambar 4.9.2 Halaman Format File pada View Surat Keluar...............................
81 Gambar 4.10 Halaman Menu Edit Surat Keluar................................................................ 82
Gambar 4.11 Halaman Menu Delete Surat Keluar............................................................ 84Gambar 4.11.1 Halaman setelah proses Delete Surat Keluar................................ 85Gambar 4.12 Halaman Pencarian Surat Keluar................................................................. 87 Gambar 4.12.1 Halaman hasil Pencarian Surat Keluar.........................................88 Gambar 4.13 Halaman Menu Input Staff..........................................................................
89 Gambar 4.14 Halaman Menu View Staff........................................................................... 92 Gambar 4.15 Halaman Menu Edit Staff............................................................................
93 Gambar 4.16 Halaman Menu Delete Staff........................................................................
95 xix
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
Gambar 4.16.1 Halaman setelah proses Delete Staff............................................96 Gambar 4.17 Halaman Menu Input Letak.........................................................................
97 Gambar 4.18 Halaman Menu Edit Letak........................................................................... 99
Gambar 4.19 Halaman Menu Delete Letak....................................................................... 101Gambar 4.19.1 Halaman setelah proses Delete Letak........................................... 102Gambar 4.20 Halaman Menu Input Departemen............................................................... 103Gambar 4.21 Halaman Menu Edit Departemen................................................................. 105Gambar 4.22 Halaman Menu Delete Departemen............................................................. 107Gambar 4.22.1 Halaman setelah proses Delete Departemen................................. 108Gambar 5 Contoh penggunaan Boolean Query.................................................................. 111 Gambar 6 Halaman pencarian Surat Keluar....................................................................... 112 Gambar 7 Halaman hasil pencarian Surat Keluar yang mengandung unsur “KP”........... 112 Gambar 8 Hasil pencarian Surat Keluar menggunakan query mysql................................. 113 Gambar 9 Hasil pencarian Surat Keluar dengan query mysql mengandung unsur “KP”.. 114 xx
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
DAFTAR MODUL PROGRAM
Modul Program 2.1 Contoh Script PHP…………………………………………
11 Modul Program 4.1 File Koneksi.php……………………………….................... 64 Modul Program 4.2 File Index.php………………………..................................... 66 Modul Program 4.3 File Admin_Surat_Masuk.php……………………………..
69 Modul Program 4.4 File Admin_Surat_Masuk_View.php ………………........... 70 Modul Program 4.5 File Admin_Surat_Masuk_Edit.php…………….................. 72 Modul Program 4.6 File Admin_Surat_Masuk_Del.php………………............... 75 Modul Program 4.7 File Admin_Pencarian_Surat_Masuk.php..…………........... 77 Modul Program 4.8 File Admin_Surat_Keluar.php…...………………………… 80 Modul Program 4.9 File Admin_Surat_Keluar_View.php……..……………….. 82 Modul Program 4.10 File Admin_Surat_Keluar_Edit.php……………………… 84 Modul Program 4.11 File Admin_Surat_Keluar_Del.php……………….............. 86 Modul Program 4.12 File Admin_Pencarian_Surat_Keluar.php………………... 89 Modul Program 4.13 File Admin_Pengaturan_Staff.php………………............... 91 Modul Program 4.14 File Staff_Details.php……………….................................... 92 Modul Program 4.15 File Staff_Edit.php………………......................................... 94 Modul Program 4.16 File Staff_Del.php……………….......................................... 97 Modul Program 4.17 File Admin_Pengaturan_Letak.php……………….............. 98
Modul Program 4.18 File Loker_Edit.php………………....................................... 100 Modul Program 4.19 File Loker_Hapus.php……………….................................... 103 Modul Program 4.20 File Admin_Pengaturan_Departemen.php…………............ 105 xxi
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
Modul Program 4.21 File Departemen_Edit.php………………............................. 106 Modul Program 4.22 File Departemen_Hapus.php………………......................... 109 xxii
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Pada era yang semakin maju ini, teknologi informasi sangat berperan dalam berbagai bidang. Saat ini semua bidang pekerjaan ingin lebih mudah dalam pengolahan data yang diperoleh dan pengguna ingin untuk dapat mengolah sendiri data yang diperoleh. Tentunya teknologi informasi sangat dibutuhkan daripada pengolahan data yang dilakukan secara manual yang sangat mungkin menyebabkan tidak akuratnya data yang diperoleh. Dengan teknologi informasi, semua data yang diperoleh diproses lebih cepat, tepat dan tentunya lebih akurat. Dalam hal ini teknologi informasi juga dapat diterapkan pada pemberian informasi suatu surat kepada staff pada suatu instansi Dinas Pariwisata kabupaten Sleman, terdapat banyak sekali arsip surat yang disimpan secara manual. Apabila para staff mencari secara manual file surat yang dibutuhkan, membutuhkan banyak waktu. Dari latar belakang tersebut penulis tertarik membuat sistem informasi pengarsipan surat untuk mencari apakah file surat yang dicari ada dan juga mencari dimana lokasi surat berada. Hal ini diharapkan dapat membantu para staff Dinas Pariwisata dalam mencari informasi tentang surat yang ingin digunakan.
Pencarian dilakukan dengan cara pengguna meng-input-kan keyword ke dalam sistem ini yaitu berupa nomor surat, perihal surat, tujuan surat,pengirim surat, ataupun bulan dan tahun surat tersebut. Informasi yang disajikan oleh sistem informasi ini adalah ada tidaknya surat yang dicari, nomor surat, perihal surat, tujuan surat,pengirim surat,
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
tanggal surat,kode loker surat,loker surat dan file surat berupa JPEG dan DOC. Dari uraian di atas, maka penulis mencoba membuat sistem informasi pengarsipan pada Dinas Pariwisata yang diharapkan dapat membantu mengatasi berbagai kebutuhan yang berhubungan dengan kearsipan tersebut.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang di atas, selanjutnya dapat dibuat perumusan masalah sebagai berikut : “ Bagaimana merancang dan menimplementasikan sistem informasi kearsipan yang diharapkan mampu mengidentifikasikan surat dengan jelas dan cepat untuk diketahui keberadaannya dengan metode Boolean Retrieval Model”.
1.3 Batasan Masalah
Pada penelitian tugas akhir ini terdapat beberapa batasan masalah, antara lain :
1. Konsumen melakukan proses searching dengan meng-input-kan keyword ke dalam sistem, yaitu nomor surat, perihal surat, tujuan surat, pengirim surat, ataupun bulan dan tahun surat tersebut.
2. Informasi yang disajikan kepada konsumen meliputi ada tidaknya surat yang dicari, nomor surat, perihal surat, tujuan surat, pengirim surat, tanggal surat,kode loker surat, letak loker surat dan hasil scan file surat masuk berbentuk JPEG dan file surat keluar berbentuk DOC.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
3. Sistem meliputi penyimpanan data dan pencarian data surat masuk maupun surat keluar.
4. Sistem ini tidak memiliki fitur scan.
5. Proses pencarian menggunakan algoritma pencarian sekuensial dengan metode Boolean Retrieval Model.
6. Bahasa pemrograman yang digunakan adalah PHP Macromedia Dreamweaver MX 2004 dan menggunakan database server MySQL 5.0 yang bekerja di bawah sistem operasi Windows.
1.4 Tujuan Penelitian
Berdasarkan permasalahan yang telah dirumuskan di atas, maka tujuan penelitian ini adalah untuk membangun sebuah sistem informasi yang dapat membantu pengarsipan data agenda surat di Dinas Pariwisata Sleman.
1.5 Manfaat Penelitian
Penelitian ini dilakukan dengan harapan dapat memberikan manfaat sebagai berikut:
1. Memudahkan staff Dinas Pariwisata Sleman dalam mencari informasi surat yang diinginkan.
2. Mempermudah dalam hal pengarsipan surat masuk maupun surat keluar dari Dinas Pariwisata Sleman.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
1.6 Metodologi Penelitian
Pembuatan sistem informasi pengarsipan surat instansi pada Dinas Pariwisata kabupaten Sleman dengan menggunakan metode rekayasa perangkat lunak terstruktur dengan tahap-tahap sebagai berikut :
a. Analisa sistem Permasalahan-permasalahan yang dihadapi pada sistem dianalisa agar teridentifikasi dan kemudian mengevaluasi masalah masalah tersebut dan juga menyediakan kebutuhan-kebutuhan untuk sistem sehingga sistem dapat dibangun dengan baik tanpa adanya hal-hal yang menghambat pembuatan sistem. Analisis sistem dilakukan dengan cara wawancara, dan untuk memudahkan pemodelan sistem informasi ini digunakan DAD (Diagram Alur Data).
b. Perancangan sistem Pada tahap ini dibuat rancangan mengenai keseluruhan sistem yaitu dengan membuat desain database , desain input output, desain use interface, serta desain proses pencarian menggunakan Boolean Retrieval Model.
c. Implementasi sistem Sistem yang telah dirancang kemudian diterjemahkan dalam bahasa pemrograman PHP dan DBMS MySQL 5.0.
d. Uji coba (testing) perangkat lunak di Laboratorium Setelah sistem selesai dibangun, maka tahap selanjutnya adalah melakukan uji coba sistem apakah sistem tersebut berjalan sesuai dengan yang diharapkan.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
1.7 Sistematika Penulisan
BAB I PENDAHULUAN Bab ini berisi latar belakang masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, rumusan masalah, metodologi penelitian, dan sistematika penulisan. BAB II LANDASAN TEORI Bab ini berisi tentang penjelasan mengenai teori-teori yang digunakan dalam perancangan dan pengimplementasian sistem informasi pengarsipan surat instansi menggunakan PHP dan MySQL meliputi : konsep dasar sistem informasi, konsep dasar pencarian, pemerolehan informasi,
Boolean Retrieval Model
, aplikasi web, PHP, basis data, normalisasi, dan MySQL.
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM Bab ini menerangkan tentang analisis dan perancangan sistem meliputi : gambaran umum sistem baru, use case diagram, desain basis data, pemodelan proses, dan rancangan interface sistem.
BAB IV IMPLEMENTASI SISTEM Bab ini berisi tentang pengimplementasian (pembuatan program) dari perancangan sistem dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan DBMS MySQL.
BAB V ANALISA HASIL Bab ini berisi tentang analisa hasil perangkat lunak serta kelebihan dan kekurangan sistem yang dibuat.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
BAB VI PENUTUP Bab ini berisi tentang kesimpulan akhir yang didapat dari keseluruhan bab dan saran untuk pengembangan sistem informasi pengarsipan surat instansi yang lebih baik.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
BAB II LANDASAN TEORI
2.1 Konsep Dasar Sistem Informasi
Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal di mana data dikelompokkan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada pemakai.
(Abdul Kadir, 2003).
2.2 Pemerolehan Informasi (Information Retrieval)
Pemerolehan informasi merupakan sistem yang berfungsi untuk menemukan informasi yang relevan dengan kebutuhan pemakai. Salah satu hal yang perlu diingat adalah informasi yang diproses terkadung dalam sebuah dokumen yang bersifat tekstual. Dalam konteks ini, pemerolehan informasi berkaitan dengan representasi, penyimpanan, dan akses terhadap dokumen representasi dokumen. Dokumen yang ditemukan tidak dapat dipastikan apakah relevan dengan kebutuhan informasi pengguna yang dinyatakan dalam query.
(Lancaster, 1979).
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
Langkah-langkah Information Retrieval :
1. Pengumpulan dokumen
2. Pengindeksan
3. Kebutuhan informasi pemakai
4. Strategi pencarian
5. Kumpulan dokumen yang ditemukan
6. Penilaian relevansi
2.2.1 Boolean Retrieval Model Model Boolean merupakan jenis pemerolehan informasi yang paling sederhana. Dalam model Boolean dokumen direpresentasikan sebagai kumpulan kata kunci. Boolean model memiliki operator AND, OR, dan NOT. Kuerinya merupakan ekspresi Boolean dari kata kunci yang dihubungkan dengan operator tersebut. Output Boolean dapat berupa dokumen yang relevan.
2.2.2 Langkah-langkah Boolean Retrieval Model Langkah-langkah yang dilakukan dalam melakukan pemerolehan informasi dengan menggunakan model Boolean adalah sebagai berikut (Lancaster, 1979) :
1. Dalam satu dokumen, set kata-kata menjadi 1 jika ada dan 0 jika tidak ada dalam dokumen.
2. Kombinasikan kemunculan kata dengan operator Boolean berdasarkan kueri.
3. Hasil adalah dokumen yang bernilai 1.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
Contoh : Dokumen 1 = ”computer information retrieval” Dokumen 2 = ”computer retrieval” Dokumen 3 = ”information” Dokumen 4 = ”computer information”
Query
= ”information” AND ”retrieval” Langkah-langkah penyelesaian :
1. Dalam satu dokumen, set kata-kata menjadi 1 jika ada dan 0 jika tidak ada dalam dokumen Dok 1 Dok 2 Dok 3 Dok 4
computer
1
1
1
information
1
1
1
retrieval
1
1
2. Kombinasikan kemunculan kata dengan operator
Boolean berdasarkan kueri. Query = ”information” AND ”retrieval”