TA Sistem informasi pengarsipan surat re
1
BAB 1
PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang
Dewasa ini, perkembangan teknologi informasi berbasis web
sangat berkembang pesat dalam berbagai bidang kehidupan. Salah satu
bidang tersebut adalah bidang pemerintahan. Pada Kantor Kecamatan
Gesi
Kabupaten Sragen terdapat beberapa bagian yang memiliki tugas
kerja yang berbeda salah satunya bagian umum dan kepegawaian yang
bertugas mengelola surat-surat dan pengarsipan dukumen berharga
lainnya. Kegiatan pengarsipan merupakan kegiatan yang sangat penting
dalam
ketatalaksanaan
suatu
instansi
tertentu
terutama
intansi
pemerintahan. Surat merupakan jantung kegiatan tata usaha surat-surat
yang setiap hari dikelola merupakan sumber informasi yang sangat
penting. Jika surat-surat tersebut telah selesai diproses selanjutnya surat
tersebut harus disimpan dengan baik, sebab surat tersebut telah menjadi
arsip.
Data surat-surat yang ada dicatat dalam sebuah buku agenda
yaitu berupa buku besar baik itu surat masuk maupun surat keluar.
Sistem
ini
merupakan
transformasi
proses
bisnis
tata
laksana
pengelolaan surat dan arsip yang dilakukan secara manual yaitu
dengan mencatat data surat kedalam sebuah buku agenda dan secarik
form surat serta
menfotokopikan
surat
tersebut untuk
dimasukkan dalam sebuah map untuk dijadikan arsip.
kemudian
2
Perancangan sistem informasi pengarsipan surat yang bersifat
terkomputerisasi dengan menggunakan web ini dapat menjadi solusi
yang tepat karena dapat mengolah dan menyimpan data dalam jumlah
yang besar dengan cepat serta informasi-informasi yang di hasilkan
akurat, dan
diharapkan
pengarsipan
surat-menyurat
dapat
dikelola
dengan baik oleh sistem serta memberi kemudahan dalam pembuatan
laporan atau pengarsipan surat dan juga memberikan solusi terhadap
permasalahan yang dialami. Dengan adanya infrastuktur yang memadai
mampu menunjang sistem dalam melakukan pengelolaan pengarsipan
surat masuk dan surat keluar dengan memanfaatkan jaringan intranet
yang ada pada Kantor Kecamatan Gesi Kabupaten Sragen.
Sebagai
lembaga
pemerintahan
yang
berada
pada
kantor
Kecamatan wilayah Gesi dan termasuk ke dalam salah satu kecamatan
yang ada di Kabupaten Sragen tentunya banyak sekali pekerjaan yang
harus diselesaikan, terutama pada bagian umum serta kepegawaian
yang mengelola surat-surat yang masuk dari Pemerintah Daerah yang
harus segera diedarkan dan diarsipkan sebagai dokumen penting yang
harus disimpan dengan baik. Karena surat-surat itu hilang maka, akan
memerlukan waktu yang lama untuk menemukannya kembali.
Sehingga perlu menciptakan teknologi yang makin canggih,
praktis, efektif dan efisien. Dalam sebuah perusahaan/organisasi arsip
digunakan untuk membantu dalam penyediaan informasi. Mengingat
peranan arsip yang begitu penting bagi kehidupan berorganisasi, maka
3
keberadaan arsip di sebuah organisasi benar-benar dapat mendukung
dalam penyelesaian pekerjaan yang dilakukan semua bagian dalam
organisasi ataupun suatu instansi tertentu.
Dengan melihat permasalahan yang terjadi seperti diatas maka
penulis tertarik
untuk mengangkat permasalahan tersebut ke dalam
Laporan Tugas Akhir (TA) dengan judul “ SISTEM INFORMASI
MANAJEMEN PENGARSIPAN SURAT BERBASIS WEB PADA
KANTOR KECAMATAN GESI “.
B.
Perumusan Masalah
Berdasarkan Latar Belakang Masalah, maka perumusan masalah
yang
dibahas
Informatif
adalah
dan
bagaimana
Efisien
tentang
merancang
Sistem
suatu
Sistem
Informasi
yang
Manajemen
Pengarsipan Surat yang berada dilingkungan Kantor Kecamatan Gesi
Kabupaten Sragen.
C.
Batasan Masalah
Dengan
melihat
permasalahan-permasalahan
yang
ada
dan
telah
membuat perumusan permasalahan, maka penulis membatasi daripada
permasalahan yang ada yaitu :
1. Pencatatan Surat Masuk
2. Pencatatan Surat Keluar
3. Disposisi
4. Laporan Surat Masuk Dan Surat Keluar
4
D.
Tujuan dan Manfaat Penelitian
1. Tujuan
Adapun Tujuan dari penelitian yang dilaksanakan adalah :
a. Mempelajari Sistem yang sedang berjalan.
b. Menganalisa sistem tersebut apakah ada kelemahan–kelemahan
pada sistem yang sedang berjalan.
c. Merancang dan menciptakan Sistem baru yang efisien dan efektif
untukk pengelolaan Surat penyusunan arsip secara tepat.
d. Sebagai syarat untuk menyelesaikan Tugas Akhir.
2. Manfaat
a. Bagi Penulis
1) Menambah pengetahuan tentang penetapan teori yang didapat
dari kuliah ke dalam praktek kerja yang sebenarnya.
2) Menambah pengalaman dan keterampilan sebagai bekal pada
saatnya nanti terjun dalam dunia kerja yang sebenarnya.
3) Sebagai sarana pengembangan ilmu yang telah diperoleh
dimasa perkuliahan.
4) Untuk melengkapi tugas sebagai salah satu dari persyaratan
kelulusan Program Diploma III pada Politeknik Unggulan
Sragen.
b. Bagi Kecamatan Gesi
Sistem yang diusulkan dapat digunakan sebagai bahan
pertimbangan dalam menyelesaikan permasalahan yang dihadapi
5
memenejen arsip surat pada kantor Kecamatan Gesi Kabupaten
Sragen ini.
c. Bagi Politeknik Unggulan Sragen.
Hasil pengamatan dan wawancara di lapangan ini diharapkan
berguna bagi Politeknik Unggulan Sragen (POLANSRA) sebagai
sarana untuk mengukur sejauh mana pemahaman mahasiswa
terhadap teori yang telah diberikan selama masa perkuliahan,
sekaligus hasil penulisan ini dapat dipakai sebagai bahan evaluasi
akademik. Dan bagi pembaca dapat menambah wawasan tentang
Sistem Informasi yang berhubungan dengan masalah pengelolaan
tata surat ataupun manajemen pengarsipan surat. Serta dapat
diharapkan dapat bermanfaat bagi penggunanya.
E.
Metodologi penelitian
1. Lokasi
Lokasi Penelitian Sistem Informasi Manajemen Pengarsipan Surat
adalah Pada Kantor Kecamatan Gesi yang beralamat di Jl Raya
Gesi No.6 sragen 57262
2. Jenis Data
Jenis data yang digunakan penulis dalam penyusunan Tugas
Akhir ini antara lain :
6
a. Data Primer
Yaitu
data
penelitian, dalam
yang
hal ini
diperoleh
langsung
penulis
dari
memperoleh
sumber
data
dari
kecamatan Gesi.
b. Data Sekunder
Yaitu data yang diperoleh secara tidak langsung dari
sumber penelitian, dalam hal ini penulis mendapat data dari
berbagai sumber yang berhubungan dengan penelitian ini.
3. Metode Pengumpulan Data
Dalam penyusunan Tugas Akhir ini penulis menggunakan
beberapa metode pengumpulan data yaitu :
a. Wawancara
Wawancara merupakan metode pengumpulan data yang
diperlukan dengan menanyakan secara langsung terhadap suatu
permasalahan atau gejala-gejala pada bagian surat-menyurat di
Kantor Kecamatan Gesi Kabupaten Sragen.
b. Observasi
Observasi merupakan metode pengumpulan data dengan
melakukan pengamatan langsung terhadap suatu permasalahan
atau gejala-gejala subyek yang diteliti.
c. Studi Kepustakaan
Kepustakaan
merupakan
metode
pengumpulan
data
berdasar studi kepustakaan dengan cara membaca semua
7
literatur yang berhubungan dengan penyusunan Tugas Akhir
ini.
4. Metode Pengembangan Sistem
Metodologi Pengembangan Sistem adalah metode-metode,
prosedur-prosedur, konsep-konsep
pekerjaan, aturan-aturan
dan
postulat-postulat yang akan digunakan untuk mengembangkan suatu
sistem informasi (Jogiyanto HM ; 2005 : 809) Tahapan yang akan
digunakan oleh penyusun untuk mengembangkan suatu sistem yang
ada pada kecamatan Gesi adalah model waterfall (jogiyanto HM,
2005 : 700) dengan kegiatan sebagai berikut :
a. Kebijakan dan perencanaan sistem
1) Kebijakan Sistem
Kebijakan sistem merupakan landasan dan dukungan
dari manajemen puncak untuk dapat membuat perencanaan
sistem. Kebijakan untuk mengembangkan sistem dilakukan
oleh manajemen menginginkan untuk meraih kesempatan
yang ada yang tidak dapat diraih oleh sistem yang lama
atau sistem yang lama mempunyai banyak kelemahankelemahan yang perlu diperbaiki.
2) Perencanaan Sistem
Perencanaan
melakukan
sistem
pengembangan
merupakan
pedoman
untuk
sistem. Perencanaan
sistem
menyangkut estimasi dan kebutuhan-kebutuhan fisik, tenaga
kerja
dan
dana
yang
dibutuhkan
untuk
mendukung
8
pengembangan
sistem
ini
serta
untuk
mendukung
operasinya setelah diterapkan.
b. Analisa Sistem
Tahap analisa sistem merupakan tahap yang kritis dan
sangat penting karena kesalahan didalam tahap ini akan
menyebabkan
juga
kesalahan
ditahap
selanjutnya. Analisis
penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam
bagian-bagian
komponennya
mengidentifikasikan
permasalahan,
yang
dan
dengan
mengevaluasikan
kesempatan-kesempatan,
diterapkan
maksud
sehingga
dapat
untuk
permasalahan-
hambatan-hambatan
diusulkan
perbaikan-
perbaikannya.
c. Desain Sistem
Desain sistem dapat didefinisikan sebagai penggambaran,
perencanaan, dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari
beberapa elemen yang terpisah kedalam satu kesatuan yang
utuh dan berfungsi. Adapun alat-alat yang digunakan dalam
suatu
metodologi
umumnya
berupa
gambar, diagram, atau
grafik.
Alat-alat
untuk
pengembangan
sistem
yang
berbentuk
gambar atau grafik diantaranya sebagai berikut :
1) HIPO diagram ( hierarchi plus input proses output ) meliputi:
9
a) Bagan Alir Sistem, dimana merupakan bagan yang
menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari
sistem.
b) Bagan Alir Dokumen, dimana merupakan bagan alir
yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir
termasuk tembusan-tembusannya.
c) Bagan
Alir
Skematik, merupakan
bagan
dimana
menggambarkan prosedur didalam sistem.
d) Bagan Alir Program, dimana merupakan bagan yang
menjelaskan secara rinci langkah-langkah dari proses
program.
e) Bagan Alir Proses, bagan alir yang digunakan untuk
menggambarkan proses dalam suatu prosedur.
2) Data Flow Diagram
DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi
pengembangan sistem yang terstruktur dimana DFD ini
alat
yang
cukup
menggambarkan
popular
arus
data
sekarang
ini, karena
didalam
sistem
dapat
dengan
terstruktur dan jelas.
3) Structure Chart
Bagan
terstruktur
(hirarki), dimana
menggunakan
digunakan
untuk
sistem
berjenjang
mendefinisikan
dan
mengilustrasikan organisasi dari sistem informasi secara
berjenjang dalam bentuk modul dan submodul.
10
4) SADT Diagram
SADT (Structure
Analysis
And Design Technique)
merupakan metodologi pengembangan sistem terstruktur
yang dikembangkan oleh D.T Ross selama tahun 1969
sampai dengan tahun 1973 yang kemudian didukung dan
dikembangkan lebih lanjut oleh SofTech corporation sejak
tahun 1974 (Jogiyanto HM ; 2005, Lampiran A, : 809)
d. Seleksi Sistem
Tahap ini merupakan tahap untuk memilih perangkat keras
dan perangkat lunak sistem informasi. Desain belum dapat
diimplementasikan sebelum diseleksi terlebih dahulu, karena
untuk menghindari kesalahan-kesalahan.
e. Implementasi Sistem
Tahap ini merupakan tahap meletakkan sistem supaya siap
untuk dioperasikan. Tahap ini termasuk juga kegiatan menulis
program jika tidak digunakan dalam paket perangkat lunak
aplikasi. Langkah-langkah yang ada pada tahap ini adalah
menerapkan
rencana
implementasi, melakukan
kegiatan
implementasi, dan tindak lanjut implementasi.
f. Pengetesan Sistem
Pengetesan
sistem
dilakukan
untuk
komponen sistem yang diimplementasikan.
g. Penulisan Laporan/Dokumen
memberikan
antar
11
Setelah semua data terkumpul kemudian menuliskan kode
program untuk suatu aplikasi tertentu berdasarkan rancang
bangun yang telah dibuat oleh analisis sistem dan membuat
suatu laporan sebagai hasil dari praktek kerja lapangan.
F.
SISTEMATIKA PENULISAN
Adapun sistematika Tugas Akhir adalah sebagai berikut :
BAB I : PENDAHULUAN
Dalam bab ini menjelaskan mengenai latar belakang masalah,
perumusan masalah, batasan masalah, tujuan dan manfaat penulisan,
metodogi penelitian, dan sistematika Tugas Akhir.
BAB II : LANDASAN TEORI
Bab ini membahas tentang landasan teori permasalahan yang
digunakan sebagai acuan penyelesaian analisa dan pembahasan pada
bab IV.
BAB III : ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM
Bab
ini
membahas
tentang
Analisa
Sistem
Perancangan
Sistem, penerapan sistem dan penggunaan hasil penelitian.
BAB IV : IMPLEMENTASI
Pada bab ini akan menyajikan implementasi sistem, instalasi
program, yang mencangkup konfigurasi hardware dan software. Berikut
bagian dari hasil dan pembahasan, juga berisi penguji dan hasil.
12
BAB V : PENUTUP
Pada bab penutup ini berisi tentang kesimpulan, dan saransaran yang perlu untuk disampaikan baik untuk obyek tugas akhir
ataupun bagi pengembangan sistem selanjutnya.
13
BAB II
LANDASAN TEORI
A.
Konsep Sistem, Informasi, Dan Manajemen
1.
Pengertian Sistem
Sistem adalah suatu keseluruhan atau totalitas yang terdiri
dari bagian-bagian atau sub-sub sistem atau komponen yang saling
berintelerasi
dan
berinteraksi
satu
sama
lain
dan
dengan
keseluruhan itu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
(Oemar Hamalik, 1993 : 19)
Pada dasarnya suatu sistem yang terdiri dari input dan
output
sangatlah
diperlukan
dalam
suatu
instansi,
dimana
perancangan sistem digunakan untuk mengambil dan menentukan
keputusan
dalam
mencapai
tujuan
yang
diinginkan.
Adapun
pengertian sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang
berinteraksi, bekerjasama, dan membentuk satu kesatuan untuk
mencapai tujuan tertentu. (Jogiyanto H.M, 2005 : 2)
2.
Pengertian Informasi
Informasi merupakan salah satu sumber daya penting
dalam suatu organisasi, digunakan sebagai bahan pengambilan
keputusan. Sehubungan dengan hal itu, informasi harus berkualitas.
Menurut
Burch
dan
Grudnitski,
(1989)
kualitas
informasi
ditentukan oleh tiga faktor yaitu relevansi, tepat waktu, dan
akurasi.
14
Informasi adalah data yang diolah sedemikian rupa
menjadi bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat
dalam proses pengambilan keputusan, baik keputusan saat ini
maupun keputusan saat mendatang. (Jogiyanto H.M, 2005 : 3)
Adapun
fungsi
informasi
adalah
meningkatkan
pengetahuan dan mengurangi ketidakpastian atau keanekaragaman,
memberi standar, serta aturan-aturan keputusan untuk penentuan
dan penyebaran tanda-tanda kesalahan serta umpan balik guna
mencapai tujuan control
Informasi harus mempunyai nilai bila informasi tersebut
dapat
mengakibatkan
suatu
perubahan
dalam
tindakan
yang
diambil. Meskipun suatu data atau pernyataan seorang ahli dapat
memberikan
pengetahuan,
namun
apabila
hal
itu
tidak
mengakibatkan perubahan sikap serta tindakan yang berkaitan
dengan masalah yang dihadapi, maka informasi itu tidak bernilai.
3.
Pengertian Manajemen
Manajemen
adalah
ilmu
dan
seni
mengatur
proses
pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya
secara efektif dan efisien untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
(Malayu S.P Hasibuan, 1996 : 5)
15
4. Sistem Informasi
Telah diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat
penting
bagi
Informasi
system)
manajemen
dapat
atau
information
di
diperoleh
disebut
juga
processing
dalam
dari
sistem
dengan
systems
pengambilan
informasi (information
processing
atau
keputusan.
systems
atau
information-generating
systems. Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Leith dan
K. Roscoe Davis yang dikutip Jagiyanto :
Sistem
informasi
adalah
suatu
sistem
di
dalam
suatu
organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi
harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi
dari suatu organisasi danmenyediakan pihak luar tertentu dengan
laporan-laporan yang diperlukan. (Jagiyanto, 2005 : 11).
A.
Konsep Dasar Arsip
1. Pengertian Arsip
Menurut UU Nomor 7 tahun 1971 dalam pasal 1 disebutkan
bahwa arsip adalah :
a) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga
negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk dan corak
apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok
dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.
16
b) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan
swasta dan atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik
dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka
pelaksanaan kegiatan kebangsaan.
Amsyah (2005) menyatakan bahwa arsip adalah setiap catatan /
record /warkat yang tertulis, tercetak atau ketikan dalam bentuk
huruf, angka atau gambar yang mempunyai arti dan tujuan tertentu
sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas,
kertas film, media komputer piringan dan kertas fotocopy.
Sehingga dapat didefinisikan arsip merupakan naskah-naskah
atau dokumen sebagai pusat ingatan dari berbagai kegiatan atau
organisasi dimana arsip-arsip dipelihara dan disimpan sebaik mungkin
secara sistematis di tempat yang telah disediakan agar lebih mudah
ditemukan apabila diperlukan kembali.
2. Fungsi Arsip
Menurut Undang-undang Nomor 7 tahun 1971 disebutkan bahwa
arsip dibedakan menurut fungsinya menjadi dua golongan yaitu :
a) Arsip Dinamis
Arsip yang diperlukan secara langsung dalam perencanaan,
pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umumnya
atau
dipergunakan
secara
penyelenggaraan administrasi negara.
langsung
dalam
17
b) Arsip Statis
Arsip
yang
tidak
dipergunakan
secara
langsung
untuk
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umumnya
maupun
untuk
penyelenggaraan
sehari-hari
administrasi negara.
3. Tujuan Pengarsipan
Adapun tujuan dari sistem pengarsipan adalah sebagai berikut :
a) Menghemat Waktu
Dengan
menggunakan
filling
system
yang
tepat,
penyimpanan dan penemuan kembali arsip dapat dilakukan
dengan cepat.
b) Menghemat Tenaga
Dalam kegiatan penyimpanan (filling) dan penemuan kembali
(finding) arsip tidak terlalu banyak mengeluarkan tenaga.
c) Menghemat Tempat
Dengan
menggunakan
filling
system
yang
tepat,
penyimpanan arsip tidak membutuhkan ruangan yang luas
dan peralatan yang banyak, karena arsip yang disimpan
hanyalah arsip-arsip yang bernilai dan berguna saja.
18
B.
Konsep Dasar Surat
1) Pengertian Surat
Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu
pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta
(Barthos, 2003 : 36). Sedangkan menurut Gie, surat adalah setiap
bentuk catatan tertulis atau bergambar yang memuat keterangan
mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat orang untuk
membantu ingatannya (2000 : 115).
Selain itu Sedarmayanti juga mengungkapkan bahwa surat
adalah alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi atau
pernyataan dari satu pihak kepada pihak lain (1997 : 26). Adapun
definisi lain yaitu, surat adalah alat komunikasi yang berasal dari
satu pihak yang ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan
warta. Selain surat ada alat komunikasi lainnya yang lebih modern
misalnya telepon, telex, telegrap, radio, email dan televisi.
Akan tetapi dibandingkan alat komunikasi yang lain surat
memiliki kelebihan tersendiri, hal ini dikarenakan surat merupakan
sarana yang dapat merekam informasi jauh lebih panjang, lebih
rinci namun tetap praktis dan ekonomis. Dalam hal ini surat
bersifat praktis yang artinya dapat menyimpan rahasia, efektif
artinya sesuai dengan keadaan yang sebenarnya dan ekonomis
artinya biaya pembuatan, peralatan dan pengirimannya murah.
19
Dari
beberapa
penjelasan
diatas
maka
dapat
ditarik
kesimpulan bahwa surat adalah alat komunikasi yang berisi
informasi
baik
tertulis
maupun
bergambar
yang
hendak
disampaikan kepada pihak lain yang bersangkutan dan memiliki
kelebihan
tersendiri
dalam
hal
kerahasiaan, keefektifan
dan
ekonomis. Jadi dari beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan
bahwa surat adalah alat komunikasi yang secara tertulis untuk
menyampaikan informasi.
2) Fungsi Surat
Sebagai sarana dalam penyampaian pesan secara tertulis,
surat
berperan
dalam
mencapai
tujuan
suatu
instansi
atau
organisasi dalam menjalin kerjasama antar organisasi. Menurut
Barthos (2003 :36), surat memiliki fungsi sebagai berikut :
a.
Wakil dari pengirim atau penulis
b.
Bahan pembukti
c.
Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut
d.
Alat pengukur kegiatan organisasi
e.
Sarana memperpendek jarak
20
3) Tujuan Surat
Berbagai macam tujuan orang dalam menulis surat baik dengan
organisasi atau instansi yang mempunyai tujuan niaga atau dagang, serta
ada hal lain yang menjadi tujuan surat pribadi atau individu yaitu :
a) Sebagai Pemberitahuan
b) Sebagai Surat Perintah
c) Sebagai Surat Peringatan
d) Sebagai Surat Permohonan atau Permintaan
e) Sebagai Surat Pengantar
f) Sebagai Surat Perjanjian
g) Sebagai Surat Laporan
h) Sebagai Surat Keputusan
i)
Sebagai Surat Panggilan
j)
Sebagai Surat Susulan
C. Data Base
Basis Data (Database) merupakan “Salah satu komponen
yang paling penting di dalam sistem informasi karena merupakan
dasar dalam menyediakan informasi bagi pemakai ”. (Fathansyah,
21
2001 : 32). Database terdiri dari berbagaimacam data yang tersusun
sehingga
pemakai
dapat
dengan
mudah
untukmenambah,
mengurangi, menghapus ataupun mengambil data yang dibutuhkan.
Tujuan dari desain Database yaitu untuk menentukan data-data
yang dibutuhkan dalam sistem, sehingga informasi yang nantinya
akan
dihasilkan
dapat
terpenuhi
dengan
baik.
Tujuan
dari
dibentuknya basis data pada suatu perusahaan pada dasarnya
adalah kemudahan dan kecepatan dalam pengambilan kembali data.
Bicara basis data, maka seluruh data-data disimpan dalam
basis data pada masing-masing table / file sesuai dengan fungsinya,
sehingga kita dengan mudah dapat melakukan penelusuran
data
yang diinginkan hal ini akan mengakibatkan pada kecepatan atas
informasi yang disajikan. Didalam suatu media penyimpanan (hard
disk misalnya), kita dapat menempatkan lebih dari 1 (satu) basis
data dan tidak semua bentuk penyimpanan data secara elektronik
dikatakan basis data, karena kita bisa menyimpan dokumen berisi
data dalam file teks (dengan program pengolahan kata), spread
sheet, dan lainnya. Yang ditonjolkan dalam basis data adalah
pengaturan / pemilahan /pengelompokan / pengorganisasian data yang
akan disimpan sesuai dengan fungsi / jenisnya. Hal tersebut bisa
berbentuk
sejumlah
file / table
terpisah
atau
dalam
bentuk
pendefinisian kolom / field data dalam setiap file / table tersebut
(Didik Setiadi, 2010 : 2-3).
22
Operasi-operasi dasar yang dapat kita lakukan berkenaan
dengan basis data adalah sebagai berikut :
1. Pembuatan
basis
data
baru
(create database),
identik
dengan pembuatan lemari arsip yang baru.
2. Penghapusan basis data (drop database), identik dengan
perusakan lemari arsip, sekaligus beserta isinya jika ada.
3. Pembuatan table baru ke suatu basis data (create table),
yang identik dengan penambahan map arsip baru ke
sebuah lemari arsip yang telah ada.
4. Penghapusan table dari suatu basis data (drop table),
identik dengan perusakan map arsip lama yang ada di
sebuah lemari arsip.
5. Penambahan / pengisian data baru di sebuah basis data
(insert), identik dengan penambahan lembaran arsip ke
sebuah map arsip.
6. Pengambilan data dari sebuah table (retrieve / search),
identik dengan pencarian lembaran arsip dalam sebuah map
arsip.
7. Pengubahan data dalam sebuah table (update), identik
dengan perbaikan isi lembaran arsip yang ada di sebuah
map arsip.
8. Penghapusan
data
dari
sebuah
table
(delete),
identik
dengan penghapusan sebuah lembaran arsip yang ada di
sebuah map arsip.
23
Operasi pembuatan basis data dan tabel merupakan operasi
awal
yang
hanya
dilakukan
sekali
dan
berlaku
seterusnya.
Sedangkan untuk operasi pengisian, perubahan, penghapusan dan
pencarian data merupakan operasi rutin yang berlaku berulangulang (Didik Setiadi, 2010:1-2).
D. Sistem Manajemen Database (DBMS)
Sistem Manajemen Database (Database Manajemen System /
DBMS) adalah satu rangkaian program-program yang mengelola
sebuah database dan menyediakan mekanisme-mekanisme melalui
mana jenis-jenis data yang dapat disimpan, dicari kembali dan
diubah (Zulkifli, 2003 : 355). Menurut Al-Bahra, Sistem Manajemen
Database / Database Manajemen System adalah kumpulan atau
gabungan database dengan perangkat lunak aplikasi yang berbasis
database.
Tujuan
utama
dari
Database
Management
System
(DBMS) adalah untuk menyediakan suatu lingkungan yang mudah
dan efisien
untuk pengunaan, penarikan dan penyimpanan data
dan informasi. Dengan adanya tujuan utama tersebut maka akan di
dapatkan keuntungan terhadap sistem pemrosesan berkas, adapun
keuntungannya adalah sebagai berikut (Al-Bahra, 2005 : 130):
1. Integritas Data dapat selalu terjaga
2. Independensi Data dapat selalu terjaga
3. Konsistensi Data dapat selalu terjaga
24
4. Berbagi Data dapat selalu dilakukan oleh setiap user
5. Security Data lebih mudah dilakukan
6. Penggunaan Data lebih mudah.
Didalam Sistem Manajemen Database merupakan koleksi
terpadu
dari
database
dan
program-program
komputer
yang
digunakan untuk mengakses dan memelihara database. Menurut
Zulkifli “Database adalah kumpulan semua data yang disimpan
dalam satu file atau beberapa file”. Dengan database diharapkan
tidak terjadi kelebihan (redudancy) atau duplikasi penyimpanan
data yang sama dalam satu organisasi (2003 : 354).
Definisi
lain
menurut
Al-Bahra
”Database
adalah
sekumpulan data store (bisa dalam jumlah yang sangat besar)
yang tersimpan dalam magnetik disk, optical disk, magnetik drum
atau media penyimpanan sekunder lainnya (2005 :129).
Komponen-komponen dari suatu database antara lain :
a) Field
Sekumpulan byte-byte yang sejenis. Sering disebut dengan
istilah atribut. Atribut merupakan relasi fungsional dari satu
object set ke object set yang lainnya
b) Record
Sering disebut tuple. Record sering dinyatakan dengan suatu
baris data dalam suatu relasi. Record terdiri dari kumpulan
25
atribut-atribut, dan atribut-atribut tersebut saling berkaitan
dalam menginformasikan tentang suatu entitas / relasi secara
lengkap.
c) File
Merupakan kumpulan dari record-record yang sejenis dan
mempunyai elemen yang sama, atribut yang sama, namun
berbeda-beda data value nya.
d) Key
Key adalah elemen record yang dipakai untuk menemukan
record tersebut pada waktu akses, atau bisa juga digunakan
untuk mengidentifikasikan setiap entity /record / baris.
E. Kamus Data
Kamus Data atau disebut juga dengan istilah
System Data
Dictionary adalah catalog, fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan
informasi dari suatu sistem (Jogiyanto.H.M, 2005:725).
Kamus data pertama berbasis dokumen, kamus data itu tersimpan
dalam bentuk hard copy dengan mencatat semua penjelasan data dalam
bentuk tercetak. Walau sejumlah kamus berbasis dokumen masih ada,
praktek yang umum sekarang adalah menggunakan kamus data berbasis
komputer.
Pada
kamus
data
berbasis
komputer
penjelasan
data
dimasukkan ke dalam komputer dengan menggunakan data description
language (DDL) dari sistem manajemen database, sistem kamus, atau
peralatan CASE.
26
F. Bagan Alir Sistem (System Flowchart)
Bagan Alir Sistem (System Flowchart) merupakan bagan yang
menunjukkan
arus
pekerjaan
secara
keseluruhan
dari
sistem
(Jogiyanto.H.M, 2005:796).
Dalam penggambaran dan penyusunannya Bagan Alir Sistem
menggunakan symbol-simbol sebagai berikut :
Table 2.1 Simbol-simbol Bagan Alir Sistem
Simbol
Menandakan
Keterangan
Dokumen, bisa dalam
bentuk
surat,
formulir, buku/bendel/berkas atau cetakan
Multi Dokumen
Proses Manual
Proses yang dilakukan oleh komputer
Menunjukan input/output menggunakan harddisk
Menandakan Dokumen yang diarsipkan (arsip manual)
Terminasi yang mewakili symbol tertentu untuk
digunakan pada aliran lain pada halaman yan sama
27
Terminasi yang mewakili symbol tertentu untuk
digunakan pada aliran lain pada halaman yang lain
Gambar aliran data
G.
Diagram Arus Data / Data Flow of Diagram
Diagram Arus Data adalah diagram yang menggunakan notasinotasi untuk menggambarkan arus dari data sistem dan merupakan alat
yang
digunakan
pada
metodologi
pengembangan
sistem
terstruktur (Jogiyanto.HM, 2005:700)
Table 2.2 Simbol-simbol Diagram Arus Data (DAD)
Keterangan
Simbol
Proses menggunakan komputer
File atau storage
External entity
Arus Data
H. PHP dan MYSQL
1. PHP
yang
28
PHP atau Hypertext Preprocessor adalah salah satu bahasa
pemrograman open source yang sangat cocok atau dikhususkan untuk
pengembangan Web dan dapat ditanamkan pada skrip HTML (Hirin
dan Virgi, 2011).
PHP diciptakan untuk mempermudah pengembang web dalam
menulis halaman web dinamis dengan cepat, bahkan lebih dari itu
kita dapat mengeksplorasi hal-hal yang luar biasa dengan PHP.
Sehingga dengan demikian PHP sangat cocok untuk / bagi para
pemula, menengah maupun expert sekalipun.
Karena merupakan pemrograman Web server side, program PHP
harus diletakkan di server. PHP merupakan bahasa pemrograman yang
bersifat interpreter, artinya baris-baris program PHP di terjemahkan
satu-persatu ke dalam bahasa mesin dan di proses oleh interpreter
PHP menjadi HTML. Sehingga client yang berupa browser hanya
melihat hasil HTML tanpa melihat program PHP di dalamnya.
Mesin PHP mencari baris-baris yang berada di dalam tag di dalam halaman HTML, dan menerjemahkannya
sehingga Web server dapat memberikan hasil berupa HTML.
PHP pertama kali ditulis oleh Rasmus Lexdorf, seorang pemuda
yang
baru
lulus
kuliah
di
Finlandia.
Program
ini
merupakan
kumpulan program PERL yang di sederhanakan bernama PHP F1.
Karena peminat yang banyak akhirnya di rilislah PHP menjadi PHP
F2, dan dibantu dua orang mahasiswa yang membuatkan engine
29
untuk PHP yang akhirnya lahir PHP3. dan versi terbarunya adalah
PHP 4.
Model kerja HTML diawali dengan permintaan suatu halaman
web oleh browser. Berdasarkan URL (Uniform Resource Locator)
atau dikenal dengan sebutan alamat internet, browser mendapatkan
alamat dari web server, mengidentifikasi halaman yang dikehendaki,
dan menyapaikan segala informasi yang dibutuhkan oleh web server.
Selanjutnya ketika berkas php yang diminta di dapatkan oleh web
server, isinya segera di kirimkan ke mesin php dan mesin inilah
yang memproses dan memberikan hasilnya (berupa kode HTML) ke
web server, dan web server akan menyampaikan ke klien.
2. MYSQL
MySQL adalah salah satu perangkat lunak sistem manajemen
basis data (database) SQL atau sering disebut dengan DBMS
(Database Management System) (Hirin dan Virgi, 2011). Berbeda
dengan basis data konvensional seperti .Dat, .dbf, .mdb, MySQL
memiliki kelebihan yaitu bersifat multithread, dan multiuser serta
mendukung sistem jaringan. MySQL di distribusikan secara gratis
dibawah lisensi GNU General Public License (GPL), namun ada
juga versi komersial bagi kalangan tertentu yang menginginkannya.
Tidak seperti PHP atau Apache yang merupakan software yang
di kembangkan oleh komunitas umum, dan hak cipta untuk kode
sumber di miliki oleh penulisnya masing-masing, MySQL di miliki
30
dan di sponsori oleh sebuah perusahaan komersial Swedia yaitu
MySQL AB. MySQL AB memegang penuh hak cipta hamper atas
semua kode sumbernya. Kedua orang Swedia dan satu orang
Finlandia yang mendirikan MySQL AB adalah: David Axmark, Allan
Larsson, dan Michael "Monty" Widenius (Achmad Solichin, 2010 : 8).
BAB III
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
31
A. Analisis Sistem Yang Berjalan.
Analisis sistem ini memberikan gambaran tentang sistem yang
saat ini sedang berjalan dan bertujuan mengetahui lebih jelas bagaimana
cara kerja sistem tersebut selain untuk mengetahui sistem yang sedang
berjalan
digunakan
permasalahan,
juga
kesempatan,
untuk
mendefinisikan
hambatan
yang
dan
terjadi
dan
mengevaluasi
kebutuhan-
kebutuhan yang di harapkan sehingga dapat diusulkan suatu perbaikan.
Analisis yang dilakukan sistem Informasi manajemen pengarsipan surat
didapatkan data seperti dibawah ini.
1. Analisis Dokumen
Pada sistem yang sedang berjalan dokumen yang digunakan
terdiriri dari beberapa bentuk, adapun dokumen tersebut antara lain :
a.
Surat Masuk dan Surat Keluar
b.
Buku Agenda Surat Masuk dan Buku Agenda Surat Keluar
c.
Buku Laporan Surat Masuk dan Surat Keluar.
2. Bagian Terlibat
32
Bagian yang terlibat langsung pada Sistem Informasi Manajemen
Pengarsipan Surat Pada Kantor Kecamatan Gesi adalah sebagai
berikut :
a. Camat
b. Sekretaris Camat
c. Bagian Umum
d. Dan Sub Bagian lainnya.
3.
Analisis Prosedur yang sedang Berjalan
Analisis prosedur sistem yang sedang berjalan adalah penguraian
dari
suatu
sistem
informasi
yang
utuh
ke
dalam
bagian-bagian
komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi
permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi
dan kebutuhan-kebutuhan yang di harapkan sehingga dapat di usulkan
perbaikan-perbaikan.
a.
Prosedur dan Flow Map Surat Masuk
1) Bagian Umum menerima surat yang masuk dari SKPD
2) Surat masuk tersebut di catatkan semua datanya kedalam buku
agenda Surat Masuk dan di masukkan kedalam form surat masuk
baru.
3) Form surat masuk di arsipkan oleh bagian umum, sedangkan
surat masuk diserahkan kepada camat.
33
4) Lalu camat melakukan pengecekan surat masuk, apakah harus di
disposisi atau tidak.
5) Jika ya, maka camat harus mengisi lembar / form disposisi yang
sudah disertakan bersama surat masuk tadi. Dan diserahkan
kembali ke bagian umum untuk di serahkan kepada sub bagian
yang dituju.
6) Jika tidak, surat tersebut diserahkan kembali ke bagian umum,
lalu
bagian
umum
akan
mengarsipkan
surat
tersebut untuk
diserahkan ke sub bagian yang dituju.
SKPD
Bagian Umum
Camat
34
Mulai
Surat Masuk
Surat masuk
Surat Masuk
Lembar disposisi
Catat surat
masuk ke
buku agenda
Pengecekan
disposisi
Surat masuk
Lembar disposisi
Surat masuk tidak di
disposisi
tidak
Apakah harus
disposisi
N
Surat masuk
Surat masuk
Lembar disposisi
Lembar disposisi
N
END
Flow Chart Surat Masuk Yang Sedang Berjalan
Gambar 3.1 Flow Chart Surat Masuk Sedang Berjalan
b. Prosedur dan Flow Map Surat Keluar
35
1) Bagian Umum membuat surat keluar
2) Bagian Umum mencatat data surat keluar kedalam buku agenda
surat keluar yang berisi form yang harus di isi.
3) Kemudian data surat keluar disimpan dan di arsipkan oleh bagian
umum. Dan surat tersebut diserahkan kepada camat.
4) Camat membaca dan menandatangani surat keluar
5) Kemudian surat keluar yang sudah ditanda tangani diserahkan
kembali ke bagian umum
6) Surat keluar yang sudah ditanda tangani diserahkan ke SKPD
SKPD
Bagian Umum
Camat
36
Mulai
Surat Keluar
Surat Keluar
Membaca dan
tanda tangan
Catat data surat
keluar dalam
buku agenda
Surat keluar
FC. Surat keluar
FC. Surat Keluar
Surat keluar
Surat keluar
N
selesai
Flow Chart Surat Keluar Yang Sedang Berjalan
Gambar 3.2 Flow Chart Surat Keluar yang Sedang Berjalan
B. Masalah Pada Sistem Sekarang
37
Pengolahan data merupakan bagian yang cukup penting di dalam
setiap organisasi atau instansi-instansi tertentu, karena dengan pengolahan
data maupun menejemen data yang baik maka laporan dan informasi
yang dibutuhkan akan segera diperoleh dan mutunya lebih baik.
Sistem Informasi Manajemen Pengarsipan Surat Pada Kantor
Kecamatan Gesi Kabupaten Sragen pada Bagian Umum dan Surat
menyurat
khususnya
masih
menggunakan
sistem
manual
dalam
pendataan surat masuk maupun surat keluar, sehingga dalam pembuatan
laporan dan pencarian informasi memerlukan waktu yang lama. Kendala
dan permasalahan yang dihadapi pada sistem yang sedang berjalan di
Kantor Kecamatan Gesi pada bagian umum dan surat menyurat adalah
sebagai berikut :
1.
Pencarian surat memerlukan waktu yang lama.
2.
Banyaknya pekerjaan pada sub-sub bagian yang tumpang tindih.
3. Pendataan surat-surat dilakukan secara manual, sehingga memerlukan
waktu yang lama.
4. Pembuatan laporan memerlukan waktu yang tidak sedikit.
Adapun penyebab masalahnya adalah sebagai berikut :
1. Sirkulasi surat yang tidak terkontrol.
2. Pendataan dan pembuatan laporan dilakukan secara manual.
C. Usulan Sistem Baru
38
Sistem baru yang diusulkan ini merupakan alternatif untuk
mengatasi permasalahan-permasalahan yang terjadi pada sistem yang
sedang
berjalan,
di
samping
itu
dapat
juga
digunakan
sebagai
pembanding dan penilai dari sistem yang lama. Sistem baru ini tidak
akan
merubah
secara
total
sistem
yang
sedang
berjalan,
namun
demikian diharapkan efisiensi dan efektifitas dari kegiatan operasional.
1.
Alasan Usulan Sistem Baru
Alasan
mengusulkan
sistem
baru
ini
berdasarkan
pada
permasalahan yang terjadi dan kekurangan-kekurangan yang ada
pada sistem yang sedang berjalan sekarang ini, maka perlu adanya
sistem pengganti untuk memenuhi keadaan yang diinginkan. Sistem
yang menggunakan alat bantu komputer beserta alat pendukung
lainnya
( komputer sebagai alat sistem pengolah data ) mempunyai
keistimewaan antara lain :
a. Dapat mengolah data, mengatur serta menyimpan data dalam
jumlah besar dalam waktu yang relatif singkat.
b. Kemungkinan terjadi kesalahan kecil.
c. Dapat memberikan informasi dengan cepat, tepat dan akurat.
d. Dapat meningkatkan efisiensi waktu, tempat, dan tenaga.
e. Keamanan data terjamin.
2.
Tujuan Usulan Sistem Baru
39
Tujuan diusulkan sistem baru ini adalah untuk mengatasi
masalah-masalah yang terjadi dan kekurangan-kekurangan yang ada
pada sistem yang sedang berjalan. Sehingga dapat terselesaikannya
kendala-kendala yang terjadi.
3. Usulan Rancangan Sistem Baru
Prosedur arus data pada sistem baru yang diusulkan ini tidak begitu
jauh berbeda dengan sistem sekarang yang sedang berjalan, hanya
pada bagian umum surat menyurat khususnya dengan menggunakan
sistem yang dijalankan secara manual oleh petugas ataupun operator
yang diganti dengan sistem manajemen pengarsipan surat yang
terkomputerisasi. Adapun rancangan sistem baru yang diusulkan akan
disajikan dengan alat-alat terstruktur sebagai berikut :
a. Flow of Document (FOD)
b. Diagram Konteks
c. Data Flow Diagram (DFD)
d. Kamus Data Arus Data
4.
Arus Data
Pada dasarnya arus informasi pada sistem yang diusulkan sama
dengan sistem yang sedang berjalan. Perbedaannya hanya terletak
pada
proses
pengolahan
datanya
yang
dilakukan
dengan
menggunakan komputer dan selain membuat laporan-laporan juga
40
dapat mengeluarkan informasi yang ada hubungannya dengan bagian
pengarsipan serta dapat mencetaknya. Adapun arus informasi proses
pengolahan data pada bagian pengarsipan surat yang diusulkan
dapat dilihat dalam Flow of Document (FOD) yang diusulkan
sebagai berikut :
Flow Chart Surat Masuk yang Diusulkan
41
SKPD
Bagian Umum
Camat
Mulai
Surat Masuk
Surat Masuk
Surat masuk
L. disposisi
Input Data Surat
Masuk
DB.Surat Masuk
Cek Surat
Masuk &
Disposisi
CetakTanda Terima
Surat Masuk
Tanda Terima Surat
Masuk
Surat Masuk
L. Disposisi
Surat masuktidak di
disposisi
tidak
Apakah harus
disposisi
Ya
N
Surat masuk
Surat masuk
Lembar disposisi
Lembar disposisi
N
Membuat
Laporan
Lap. Surat Masuk
N
END
Gambar 3.3 Flow Of Document Surat Masuk yang Diusulkan
Flow Chart Surat Keluar yang Diusulkan
42
SKPD
Bagian Umum
Camat
Surat Keluar
Mulai
Nomor Kendali
Surat Keluar
Surat Keluar
Input Data Surat
Keluar
Membaca dan
ACCnomor
kendali Surat
DB. Surat Keluar
Cetak Surat Keluar
Surat keluar
Surat keluar
Nomor Kendali
Surat Keluar
Surat keluar
Nomor Kendali
Surat Keluar
N
Pembuatan
Laporan
Surat Keluar
Lap. Surat Keluar
Surat Keluar Siap
dikirim
Surat Keluar siap
dikirim
N
Selesai
Gambar 3.4 Flow Of Document Surat Keluar Yang Diusulkan
D. Diagram Konteks
43
Diagram Konteks merupakan gambaran keseluruhan dari suatu
sistem informasi. Diagram Konteks yang merupakan gambaran dari
sistem komputerisasi pengarsipan Surat di Kantor Kecamatan Gesi
Kabupaten Sragen pada bagian umum surat menyurat khususnya adalah
sebagai berikut :
Surat Masuk dan Disposisi
Surat Keluar
Surat Masuk
L. Disposisi
Data Surat Masuk
Bagian Umum
SKPD
Surat Masuk
Surat Keluar
Output Surat
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
PENGARSIPAN SURAT
Proses Data Surat
Surat Masuk dan Disposisi
Surat Keluar
Surat Masuk dan Disposisi
Surat Keluar
Camat
Surat Masuk dan Disposisi
Surat Keluar
Gambar 3.5 Diagram Konteks
Diagram Konteks di atas terdapat tiga entitas, yaitu Camat, Bagian
Umum, SKPD. Bagian SKPD menberikan surat ke sistem dan akan diproses
oleh sistem dan disertakan dengan lembar disposisi oleh bagian umum
kemudian sistem menerima surat beserta lembar disposisi dari bagian umum
untuk di teruskan kepada camat untuk diproses lebih lanjut sesuai prosedur
yang ada di kantor kecamatan. Setelah itu sistem menerima surat yang
sudah didisposisi dan akan dilanjutkan ke proses selanjutnya.
44
E. Bagan Berjenjang
0
Sistem Informasi Manajemen
Pengarsipan Surat
Top level
Level 0
1
2
3
Proses Data Master
Proses Transaksi
Pengarsipan
Proses Laporan
Level 1
1.1
2.1
2.2
3.1
3.2
Proses Data SKPD
Proses Transaksi Surat
Masuk
Proses Transaksi Surat
Keluar
Proses Laporan Surat Masuk
Proses Laporan Surat Keluar
Gambar 3.6 Bagan Berjenjang
Bagan berjenjang terdiri dari tiga level yaitu Top Level, Level 0,
dan Level 1. Bagan ini akan dijabarkan berdasarkan levelnya dan
membentuk Data Flow Diagram (DFD) beserta database yang terkait
pada setiap levelnya. Level 0 terdiri dari tiga sistem yaitu
Proses Data
Master (Input), Proses Transaksi Pengarsipan (Proses), dan Proses
Pembuatan Laporan (Output). Level 1 terdiri dari lima Proses Hasil
dari penjabaran level 0.
F. Data Flow Diagram (DFD)
45
1. DFD Level 0
Data Password
Bagian Umum
1
Data password terproses
Data password terbaca
Data Pegawai
Proses Data Master
D1
FI. Password
D2
FI. Pegawai
D3
FT. Surat Masuk
D4
FT. Surat Keluar
Data pegawai terproses
Data pegawai terbaca
Data Surat Masuk
Data Surat Keluar
2
Data pegawai terbaca
Data Surat masuk terproses
Data surat masuk terbaca
Proses Transaksi
Pengarsipan
Data surat keluar terproses
Data surat keluar terbaca
Bagian Umum
Surat Masuk / Surat Keluar
3
Data Laporan
Laporan
Data pegawai terbaca
Data Surat Masuk terbaca
Data Surat Keluar Terbaca
Lap. Surat Masuk
Lap. Surat Keluar
Gambar 3.7 DFD Level 0
2. DFD Level 1
46
a. DFD Level 1 Proses Data Pegawai
1.1
Data Pegawai Terproses
Bagian Umum
FI. Pegawai
D2
Data Pegawai
Proses Data Pegawai
Data Pegawai Terbaca
Gambar 3.8 DFD Level 1 Proses Data Pegawai
b. DFD Level 1 Proses Transaksi Surat Masuk
2.1
Data Surat Masuk Terproses
Bagian Umum
Camat
D3
Data Surat Masuk
Proses Data Transaksi Surat
Masuk
Data Surat Masuk Terbaca
Surat Masuk
Gambar 3.9 DFD Level 1 Transaksi Surat Masuk
c. DFD Level 1 Proses Transaksi Surat Keluar
2.1
Data Surat Keluar Terproses
Data Surat Keluar
Bagian Umum
Camat
D4
Proses Data Transaksi Surat
Keluar
FT. Surat Keluar
Data Surat Keluar Terbaca
Surat Keluar
Gambar 3.10 DFD Level 1 Proses Transaksi Surat Keluar
d. DFD Level 1 Proses Pembuatan Laporan
47
3.1
Data Surat Masuk Terbaca
Lap. Surat Masuk
Laporan Surat Masuk
D3
FT. Surat Masuk
D4
FT. Surat Keluar
Camat
3.2
Data Surat Keluar Terbaca
Lap. Surat Keluar
Laporan Surat Keluar
Gambar 3.11 DFD Level 1 Pembuatan Laporan
G. DataBase
Kamus Data
: Arus Data
Tahap
: Desain Sistem Secara Umum
Nama Arus Data : SKPD
Bentuk
: Field
Struktur Data
:
48
Table 3.1 Kamus Data Arus Data SKPD
Nama Field
Type
Lebar
Keterangan
Key
NIP
A
15
Nomor Induk Pegawai
*
Nama
A
30
Nama SKPD
Alamat
A
30
Alamat
No Telp
A
12
Nomor Telepon
Jabatan
A
20
Jabatan Kepegawaian
Kamus Data
: Arus Data
Tahap
: Desain Sistem Secara Umum
Nama Arus Data
: Surat Masuk
Bentuk
: Field
Struktur Data
:
Tabel 3.1 Kamus Data Arus, Data Surat Masuk
Nama Field
Type
NoAgenda
Keterangan
Key
N
Nomor Surat Agenda
*
TglAgenda
D
Tanggal Surat diterima
NoSurat
N
Nomor Surat
TglSurat
D
Tanggal Surat
Perihal
A
30
Perihal Isi Surat
Asal
A
30
Asal Surat
Informasi
A
50
Intruksi Disposisi
Disposisi
A
10
Diteruskan Kepada
Kamus Data
: Arus Data
Lebar
49
Tahap
: Desain Sistem Secara Umum
Nama Arus Data
: Surat Keluar
Bentuk
: Field
Struktur Data
:
Tabel 3.3 Kamus Data Arus Data Surat Keluar
Nama Field
Type
NoAgenda
Lebar
Keterangan
Key
N
Nomor Agenda Surat
*
TglAgenda
D
Tanggal Surat Dibuat
NoSurat
N
Nomor Surat
TglSurat
D
Tanggal Surat
Perihal
N
50
Perihal Isi Surat
Kepada
A
15
Ditujukan Kepada
Kamus Data
: Arus Data
Tahap
: Desain Sistem Secara Umum
Nama Arus Data
: Password
Bentuk
: Field
Struktur Data
:
Tabel 3.4 Kamus Data Arus Data Password
Nama Field
Type
Lebar
Keterangan
Key
Password
A
5
Password
*
Username
A
20
Username
50
H. Relasi Antar Tabel
FI. Surat Masuk
NoAgenda
TglAgenda
NoSurat
TglSurat
Perihal
Asal
*
FI. Password
Username *
Pasword
FT. Surat Keluar
FT. Surat Masuk
FI. SKPD
NIP
NamaSKPD
Alamat
No Telp
Jabatan
ID
*
NoAgenda **
Informasi
NIP
*
Dis
*
Gambar 3.12 Relasi Antar Tabel
NoAgenda *
TglAgenda
NoSurat
TglSurat
Perihal
Kepada
51
I.
Perancangan Antar Muka
Antar
muka
perangkat
lunak
merupakan
media
komunikasi
pengguna saat akan berinteraksi dengan sistem. Oleh karena itu agar
proses interaksi pengguna dengan sistem berjalan dengan baik maka
perlu
diketahui
terlebih
dahulu
sejauh
mana
performansi
profile
pengguna antarmuka, sehingga antar muka yang dihasilkan dapat dengan
mudah dipelajari, mudah dan nyaman pada saat digunakan. Performansi
pengguna dapat diukur dari beberapa profile pengguna, dimana setiap
profile akan memiliki implikasi terhadap perancangan antarmuka.
Perancangan
antarmuka
pada
dasarnya
adalah
proses
penggambaran dari bagaimana sebuah bagian sistem dibentuk. Maka
dari itu pada saat akan melakukan tahap perancangan antarmuka
diperlukan untuk mendefinisikan kebutuhan-kebutuhan fungsional dari
sistem yang akan dibangun serta mengetahui sejauh mana performansi
profile pengguna pada saat akan menggunakan sistem tersebut.
LOGIN
Username
Password
Masu
kk
Bata
l
Gambar 3.13 Form Login
52
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PENGARSIPAN SURAT
KECAMATAN GESI
Home
Selamat Datang pada sistem
Data
Pegawai
Pengarsipan Surat
Surat Masuk
Surat Keluar
Lap.Surat
Keluar
Gambar
Lap.Surat
Keluar
L. Disposisi
About
Footer
Gambar 3.14 Form Halaman Menu
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PENGARSIPAN SURAT
KECAMATAN GESI
Home
Data Pegawai
Surat Masuk
Surat Keluar
Lap Surat
Masuk
Lap Surat
Keluar
L. Disposisi
About
Data Pegawai Kecamatan Gesi
No
Nama
Eselon
Golongan
JK
Jabatan
Footer
Gambar 3.15 Form Data Pegawai/SKPD
53
54
55
BAB IV
IMPLEMENTASI SISTEM
a.
Implementasi Sistem
Implementasi merupakan proses penerapan rancangan program
yang
telah
disusun
pada
bab
sebelumnya
atau
aplikasi
dalam
melaksanakan sistem informasi pemrogaman yang telah dibuat, hasil
dari tahapan implementasi ini adalah suatu sistem pengolahan data yang
sudah berjalan dengan baik. Dengan demikian dapat diketahui apakah
56
perangkat lunak ini dapat digunakan untuk pemrosesan data dalam
kegiatan akademik seperti yang diharapkan.
BAB 1
PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang
Dewasa ini, perkembangan teknologi informasi berbasis web
sangat berkembang pesat dalam berbagai bidang kehidupan. Salah satu
bidang tersebut adalah bidang pemerintahan. Pada Kantor Kecamatan
Gesi
Kabupaten Sragen terdapat beberapa bagian yang memiliki tugas
kerja yang berbeda salah satunya bagian umum dan kepegawaian yang
bertugas mengelola surat-surat dan pengarsipan dukumen berharga
lainnya. Kegiatan pengarsipan merupakan kegiatan yang sangat penting
dalam
ketatalaksanaan
suatu
instansi
tertentu
terutama
intansi
pemerintahan. Surat merupakan jantung kegiatan tata usaha surat-surat
yang setiap hari dikelola merupakan sumber informasi yang sangat
penting. Jika surat-surat tersebut telah selesai diproses selanjutnya surat
tersebut harus disimpan dengan baik, sebab surat tersebut telah menjadi
arsip.
Data surat-surat yang ada dicatat dalam sebuah buku agenda
yaitu berupa buku besar baik itu surat masuk maupun surat keluar.
Sistem
ini
merupakan
transformasi
proses
bisnis
tata
laksana
pengelolaan surat dan arsip yang dilakukan secara manual yaitu
dengan mencatat data surat kedalam sebuah buku agenda dan secarik
form surat serta
menfotokopikan
surat
tersebut untuk
dimasukkan dalam sebuah map untuk dijadikan arsip.
kemudian
2
Perancangan sistem informasi pengarsipan surat yang bersifat
terkomputerisasi dengan menggunakan web ini dapat menjadi solusi
yang tepat karena dapat mengolah dan menyimpan data dalam jumlah
yang besar dengan cepat serta informasi-informasi yang di hasilkan
akurat, dan
diharapkan
pengarsipan
surat-menyurat
dapat
dikelola
dengan baik oleh sistem serta memberi kemudahan dalam pembuatan
laporan atau pengarsipan surat dan juga memberikan solusi terhadap
permasalahan yang dialami. Dengan adanya infrastuktur yang memadai
mampu menunjang sistem dalam melakukan pengelolaan pengarsipan
surat masuk dan surat keluar dengan memanfaatkan jaringan intranet
yang ada pada Kantor Kecamatan Gesi Kabupaten Sragen.
Sebagai
lembaga
pemerintahan
yang
berada
pada
kantor
Kecamatan wilayah Gesi dan termasuk ke dalam salah satu kecamatan
yang ada di Kabupaten Sragen tentunya banyak sekali pekerjaan yang
harus diselesaikan, terutama pada bagian umum serta kepegawaian
yang mengelola surat-surat yang masuk dari Pemerintah Daerah yang
harus segera diedarkan dan diarsipkan sebagai dokumen penting yang
harus disimpan dengan baik. Karena surat-surat itu hilang maka, akan
memerlukan waktu yang lama untuk menemukannya kembali.
Sehingga perlu menciptakan teknologi yang makin canggih,
praktis, efektif dan efisien. Dalam sebuah perusahaan/organisasi arsip
digunakan untuk membantu dalam penyediaan informasi. Mengingat
peranan arsip yang begitu penting bagi kehidupan berorganisasi, maka
3
keberadaan arsip di sebuah organisasi benar-benar dapat mendukung
dalam penyelesaian pekerjaan yang dilakukan semua bagian dalam
organisasi ataupun suatu instansi tertentu.
Dengan melihat permasalahan yang terjadi seperti diatas maka
penulis tertarik
untuk mengangkat permasalahan tersebut ke dalam
Laporan Tugas Akhir (TA) dengan judul “ SISTEM INFORMASI
MANAJEMEN PENGARSIPAN SURAT BERBASIS WEB PADA
KANTOR KECAMATAN GESI “.
B.
Perumusan Masalah
Berdasarkan Latar Belakang Masalah, maka perumusan masalah
yang
dibahas
Informatif
adalah
dan
bagaimana
Efisien
tentang
merancang
Sistem
suatu
Sistem
Informasi
yang
Manajemen
Pengarsipan Surat yang berada dilingkungan Kantor Kecamatan Gesi
Kabupaten Sragen.
C.
Batasan Masalah
Dengan
melihat
permasalahan-permasalahan
yang
ada
dan
telah
membuat perumusan permasalahan, maka penulis membatasi daripada
permasalahan yang ada yaitu :
1. Pencatatan Surat Masuk
2. Pencatatan Surat Keluar
3. Disposisi
4. Laporan Surat Masuk Dan Surat Keluar
4
D.
Tujuan dan Manfaat Penelitian
1. Tujuan
Adapun Tujuan dari penelitian yang dilaksanakan adalah :
a. Mempelajari Sistem yang sedang berjalan.
b. Menganalisa sistem tersebut apakah ada kelemahan–kelemahan
pada sistem yang sedang berjalan.
c. Merancang dan menciptakan Sistem baru yang efisien dan efektif
untukk pengelolaan Surat penyusunan arsip secara tepat.
d. Sebagai syarat untuk menyelesaikan Tugas Akhir.
2. Manfaat
a. Bagi Penulis
1) Menambah pengetahuan tentang penetapan teori yang didapat
dari kuliah ke dalam praktek kerja yang sebenarnya.
2) Menambah pengalaman dan keterampilan sebagai bekal pada
saatnya nanti terjun dalam dunia kerja yang sebenarnya.
3) Sebagai sarana pengembangan ilmu yang telah diperoleh
dimasa perkuliahan.
4) Untuk melengkapi tugas sebagai salah satu dari persyaratan
kelulusan Program Diploma III pada Politeknik Unggulan
Sragen.
b. Bagi Kecamatan Gesi
Sistem yang diusulkan dapat digunakan sebagai bahan
pertimbangan dalam menyelesaikan permasalahan yang dihadapi
5
memenejen arsip surat pada kantor Kecamatan Gesi Kabupaten
Sragen ini.
c. Bagi Politeknik Unggulan Sragen.
Hasil pengamatan dan wawancara di lapangan ini diharapkan
berguna bagi Politeknik Unggulan Sragen (POLANSRA) sebagai
sarana untuk mengukur sejauh mana pemahaman mahasiswa
terhadap teori yang telah diberikan selama masa perkuliahan,
sekaligus hasil penulisan ini dapat dipakai sebagai bahan evaluasi
akademik. Dan bagi pembaca dapat menambah wawasan tentang
Sistem Informasi yang berhubungan dengan masalah pengelolaan
tata surat ataupun manajemen pengarsipan surat. Serta dapat
diharapkan dapat bermanfaat bagi penggunanya.
E.
Metodologi penelitian
1. Lokasi
Lokasi Penelitian Sistem Informasi Manajemen Pengarsipan Surat
adalah Pada Kantor Kecamatan Gesi yang beralamat di Jl Raya
Gesi No.6 sragen 57262
2. Jenis Data
Jenis data yang digunakan penulis dalam penyusunan Tugas
Akhir ini antara lain :
6
a. Data Primer
Yaitu
data
penelitian, dalam
yang
hal ini
diperoleh
langsung
penulis
dari
memperoleh
sumber
data
dari
kecamatan Gesi.
b. Data Sekunder
Yaitu data yang diperoleh secara tidak langsung dari
sumber penelitian, dalam hal ini penulis mendapat data dari
berbagai sumber yang berhubungan dengan penelitian ini.
3. Metode Pengumpulan Data
Dalam penyusunan Tugas Akhir ini penulis menggunakan
beberapa metode pengumpulan data yaitu :
a. Wawancara
Wawancara merupakan metode pengumpulan data yang
diperlukan dengan menanyakan secara langsung terhadap suatu
permasalahan atau gejala-gejala pada bagian surat-menyurat di
Kantor Kecamatan Gesi Kabupaten Sragen.
b. Observasi
Observasi merupakan metode pengumpulan data dengan
melakukan pengamatan langsung terhadap suatu permasalahan
atau gejala-gejala subyek yang diteliti.
c. Studi Kepustakaan
Kepustakaan
merupakan
metode
pengumpulan
data
berdasar studi kepustakaan dengan cara membaca semua
7
literatur yang berhubungan dengan penyusunan Tugas Akhir
ini.
4. Metode Pengembangan Sistem
Metodologi Pengembangan Sistem adalah metode-metode,
prosedur-prosedur, konsep-konsep
pekerjaan, aturan-aturan
dan
postulat-postulat yang akan digunakan untuk mengembangkan suatu
sistem informasi (Jogiyanto HM ; 2005 : 809) Tahapan yang akan
digunakan oleh penyusun untuk mengembangkan suatu sistem yang
ada pada kecamatan Gesi adalah model waterfall (jogiyanto HM,
2005 : 700) dengan kegiatan sebagai berikut :
a. Kebijakan dan perencanaan sistem
1) Kebijakan Sistem
Kebijakan sistem merupakan landasan dan dukungan
dari manajemen puncak untuk dapat membuat perencanaan
sistem. Kebijakan untuk mengembangkan sistem dilakukan
oleh manajemen menginginkan untuk meraih kesempatan
yang ada yang tidak dapat diraih oleh sistem yang lama
atau sistem yang lama mempunyai banyak kelemahankelemahan yang perlu diperbaiki.
2) Perencanaan Sistem
Perencanaan
melakukan
sistem
pengembangan
merupakan
pedoman
untuk
sistem. Perencanaan
sistem
menyangkut estimasi dan kebutuhan-kebutuhan fisik, tenaga
kerja
dan
dana
yang
dibutuhkan
untuk
mendukung
8
pengembangan
sistem
ini
serta
untuk
mendukung
operasinya setelah diterapkan.
b. Analisa Sistem
Tahap analisa sistem merupakan tahap yang kritis dan
sangat penting karena kesalahan didalam tahap ini akan
menyebabkan
juga
kesalahan
ditahap
selanjutnya. Analisis
penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam
bagian-bagian
komponennya
mengidentifikasikan
permasalahan,
yang
dan
dengan
mengevaluasikan
kesempatan-kesempatan,
diterapkan
maksud
sehingga
dapat
untuk
permasalahan-
hambatan-hambatan
diusulkan
perbaikan-
perbaikannya.
c. Desain Sistem
Desain sistem dapat didefinisikan sebagai penggambaran,
perencanaan, dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari
beberapa elemen yang terpisah kedalam satu kesatuan yang
utuh dan berfungsi. Adapun alat-alat yang digunakan dalam
suatu
metodologi
umumnya
berupa
gambar, diagram, atau
grafik.
Alat-alat
untuk
pengembangan
sistem
yang
berbentuk
gambar atau grafik diantaranya sebagai berikut :
1) HIPO diagram ( hierarchi plus input proses output ) meliputi:
9
a) Bagan Alir Sistem, dimana merupakan bagan yang
menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari
sistem.
b) Bagan Alir Dokumen, dimana merupakan bagan alir
yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir
termasuk tembusan-tembusannya.
c) Bagan
Alir
Skematik, merupakan
bagan
dimana
menggambarkan prosedur didalam sistem.
d) Bagan Alir Program, dimana merupakan bagan yang
menjelaskan secara rinci langkah-langkah dari proses
program.
e) Bagan Alir Proses, bagan alir yang digunakan untuk
menggambarkan proses dalam suatu prosedur.
2) Data Flow Diagram
DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi
pengembangan sistem yang terstruktur dimana DFD ini
alat
yang
cukup
menggambarkan
popular
arus
data
sekarang
ini, karena
didalam
sistem
dapat
dengan
terstruktur dan jelas.
3) Structure Chart
Bagan
terstruktur
(hirarki), dimana
menggunakan
digunakan
untuk
sistem
berjenjang
mendefinisikan
dan
mengilustrasikan organisasi dari sistem informasi secara
berjenjang dalam bentuk modul dan submodul.
10
4) SADT Diagram
SADT (Structure
Analysis
And Design Technique)
merupakan metodologi pengembangan sistem terstruktur
yang dikembangkan oleh D.T Ross selama tahun 1969
sampai dengan tahun 1973 yang kemudian didukung dan
dikembangkan lebih lanjut oleh SofTech corporation sejak
tahun 1974 (Jogiyanto HM ; 2005, Lampiran A, : 809)
d. Seleksi Sistem
Tahap ini merupakan tahap untuk memilih perangkat keras
dan perangkat lunak sistem informasi. Desain belum dapat
diimplementasikan sebelum diseleksi terlebih dahulu, karena
untuk menghindari kesalahan-kesalahan.
e. Implementasi Sistem
Tahap ini merupakan tahap meletakkan sistem supaya siap
untuk dioperasikan. Tahap ini termasuk juga kegiatan menulis
program jika tidak digunakan dalam paket perangkat lunak
aplikasi. Langkah-langkah yang ada pada tahap ini adalah
menerapkan
rencana
implementasi, melakukan
kegiatan
implementasi, dan tindak lanjut implementasi.
f. Pengetesan Sistem
Pengetesan
sistem
dilakukan
untuk
komponen sistem yang diimplementasikan.
g. Penulisan Laporan/Dokumen
memberikan
antar
11
Setelah semua data terkumpul kemudian menuliskan kode
program untuk suatu aplikasi tertentu berdasarkan rancang
bangun yang telah dibuat oleh analisis sistem dan membuat
suatu laporan sebagai hasil dari praktek kerja lapangan.
F.
SISTEMATIKA PENULISAN
Adapun sistematika Tugas Akhir adalah sebagai berikut :
BAB I : PENDAHULUAN
Dalam bab ini menjelaskan mengenai latar belakang masalah,
perumusan masalah, batasan masalah, tujuan dan manfaat penulisan,
metodogi penelitian, dan sistematika Tugas Akhir.
BAB II : LANDASAN TEORI
Bab ini membahas tentang landasan teori permasalahan yang
digunakan sebagai acuan penyelesaian analisa dan pembahasan pada
bab IV.
BAB III : ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM
Bab
ini
membahas
tentang
Analisa
Sistem
Perancangan
Sistem, penerapan sistem dan penggunaan hasil penelitian.
BAB IV : IMPLEMENTASI
Pada bab ini akan menyajikan implementasi sistem, instalasi
program, yang mencangkup konfigurasi hardware dan software. Berikut
bagian dari hasil dan pembahasan, juga berisi penguji dan hasil.
12
BAB V : PENUTUP
Pada bab penutup ini berisi tentang kesimpulan, dan saransaran yang perlu untuk disampaikan baik untuk obyek tugas akhir
ataupun bagi pengembangan sistem selanjutnya.
13
BAB II
LANDASAN TEORI
A.
Konsep Sistem, Informasi, Dan Manajemen
1.
Pengertian Sistem
Sistem adalah suatu keseluruhan atau totalitas yang terdiri
dari bagian-bagian atau sub-sub sistem atau komponen yang saling
berintelerasi
dan
berinteraksi
satu
sama
lain
dan
dengan
keseluruhan itu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
(Oemar Hamalik, 1993 : 19)
Pada dasarnya suatu sistem yang terdiri dari input dan
output
sangatlah
diperlukan
dalam
suatu
instansi,
dimana
perancangan sistem digunakan untuk mengambil dan menentukan
keputusan
dalam
mencapai
tujuan
yang
diinginkan.
Adapun
pengertian sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang
berinteraksi, bekerjasama, dan membentuk satu kesatuan untuk
mencapai tujuan tertentu. (Jogiyanto H.M, 2005 : 2)
2.
Pengertian Informasi
Informasi merupakan salah satu sumber daya penting
dalam suatu organisasi, digunakan sebagai bahan pengambilan
keputusan. Sehubungan dengan hal itu, informasi harus berkualitas.
Menurut
Burch
dan
Grudnitski,
(1989)
kualitas
informasi
ditentukan oleh tiga faktor yaitu relevansi, tepat waktu, dan
akurasi.
14
Informasi adalah data yang diolah sedemikian rupa
menjadi bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat
dalam proses pengambilan keputusan, baik keputusan saat ini
maupun keputusan saat mendatang. (Jogiyanto H.M, 2005 : 3)
Adapun
fungsi
informasi
adalah
meningkatkan
pengetahuan dan mengurangi ketidakpastian atau keanekaragaman,
memberi standar, serta aturan-aturan keputusan untuk penentuan
dan penyebaran tanda-tanda kesalahan serta umpan balik guna
mencapai tujuan control
Informasi harus mempunyai nilai bila informasi tersebut
dapat
mengakibatkan
suatu
perubahan
dalam
tindakan
yang
diambil. Meskipun suatu data atau pernyataan seorang ahli dapat
memberikan
pengetahuan,
namun
apabila
hal
itu
tidak
mengakibatkan perubahan sikap serta tindakan yang berkaitan
dengan masalah yang dihadapi, maka informasi itu tidak bernilai.
3.
Pengertian Manajemen
Manajemen
adalah
ilmu
dan
seni
mengatur
proses
pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya
secara efektif dan efisien untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
(Malayu S.P Hasibuan, 1996 : 5)
15
4. Sistem Informasi
Telah diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat
penting
bagi
Informasi
system)
manajemen
dapat
atau
information
di
diperoleh
disebut
juga
processing
dalam
dari
sistem
dengan
systems
pengambilan
informasi (information
processing
atau
keputusan.
systems
atau
information-generating
systems. Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Leith dan
K. Roscoe Davis yang dikutip Jagiyanto :
Sistem
informasi
adalah
suatu
sistem
di
dalam
suatu
organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi
harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi
dari suatu organisasi danmenyediakan pihak luar tertentu dengan
laporan-laporan yang diperlukan. (Jagiyanto, 2005 : 11).
A.
Konsep Dasar Arsip
1. Pengertian Arsip
Menurut UU Nomor 7 tahun 1971 dalam pasal 1 disebutkan
bahwa arsip adalah :
a) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga
negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk dan corak
apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok
dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.
16
b) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan
swasta dan atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik
dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka
pelaksanaan kegiatan kebangsaan.
Amsyah (2005) menyatakan bahwa arsip adalah setiap catatan /
record /warkat yang tertulis, tercetak atau ketikan dalam bentuk
huruf, angka atau gambar yang mempunyai arti dan tujuan tertentu
sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas,
kertas film, media komputer piringan dan kertas fotocopy.
Sehingga dapat didefinisikan arsip merupakan naskah-naskah
atau dokumen sebagai pusat ingatan dari berbagai kegiatan atau
organisasi dimana arsip-arsip dipelihara dan disimpan sebaik mungkin
secara sistematis di tempat yang telah disediakan agar lebih mudah
ditemukan apabila diperlukan kembali.
2. Fungsi Arsip
Menurut Undang-undang Nomor 7 tahun 1971 disebutkan bahwa
arsip dibedakan menurut fungsinya menjadi dua golongan yaitu :
a) Arsip Dinamis
Arsip yang diperlukan secara langsung dalam perencanaan,
pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umumnya
atau
dipergunakan
secara
penyelenggaraan administrasi negara.
langsung
dalam
17
b) Arsip Statis
Arsip
yang
tidak
dipergunakan
secara
langsung
untuk
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umumnya
maupun
untuk
penyelenggaraan
sehari-hari
administrasi negara.
3. Tujuan Pengarsipan
Adapun tujuan dari sistem pengarsipan adalah sebagai berikut :
a) Menghemat Waktu
Dengan
menggunakan
filling
system
yang
tepat,
penyimpanan dan penemuan kembali arsip dapat dilakukan
dengan cepat.
b) Menghemat Tenaga
Dalam kegiatan penyimpanan (filling) dan penemuan kembali
(finding) arsip tidak terlalu banyak mengeluarkan tenaga.
c) Menghemat Tempat
Dengan
menggunakan
filling
system
yang
tepat,
penyimpanan arsip tidak membutuhkan ruangan yang luas
dan peralatan yang banyak, karena arsip yang disimpan
hanyalah arsip-arsip yang bernilai dan berguna saja.
18
B.
Konsep Dasar Surat
1) Pengertian Surat
Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu
pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta
(Barthos, 2003 : 36). Sedangkan menurut Gie, surat adalah setiap
bentuk catatan tertulis atau bergambar yang memuat keterangan
mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat orang untuk
membantu ingatannya (2000 : 115).
Selain itu Sedarmayanti juga mengungkapkan bahwa surat
adalah alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi atau
pernyataan dari satu pihak kepada pihak lain (1997 : 26). Adapun
definisi lain yaitu, surat adalah alat komunikasi yang berasal dari
satu pihak yang ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan
warta. Selain surat ada alat komunikasi lainnya yang lebih modern
misalnya telepon, telex, telegrap, radio, email dan televisi.
Akan tetapi dibandingkan alat komunikasi yang lain surat
memiliki kelebihan tersendiri, hal ini dikarenakan surat merupakan
sarana yang dapat merekam informasi jauh lebih panjang, lebih
rinci namun tetap praktis dan ekonomis. Dalam hal ini surat
bersifat praktis yang artinya dapat menyimpan rahasia, efektif
artinya sesuai dengan keadaan yang sebenarnya dan ekonomis
artinya biaya pembuatan, peralatan dan pengirimannya murah.
19
Dari
beberapa
penjelasan
diatas
maka
dapat
ditarik
kesimpulan bahwa surat adalah alat komunikasi yang berisi
informasi
baik
tertulis
maupun
bergambar
yang
hendak
disampaikan kepada pihak lain yang bersangkutan dan memiliki
kelebihan
tersendiri
dalam
hal
kerahasiaan, keefektifan
dan
ekonomis. Jadi dari beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan
bahwa surat adalah alat komunikasi yang secara tertulis untuk
menyampaikan informasi.
2) Fungsi Surat
Sebagai sarana dalam penyampaian pesan secara tertulis,
surat
berperan
dalam
mencapai
tujuan
suatu
instansi
atau
organisasi dalam menjalin kerjasama antar organisasi. Menurut
Barthos (2003 :36), surat memiliki fungsi sebagai berikut :
a.
Wakil dari pengirim atau penulis
b.
Bahan pembukti
c.
Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut
d.
Alat pengukur kegiatan organisasi
e.
Sarana memperpendek jarak
20
3) Tujuan Surat
Berbagai macam tujuan orang dalam menulis surat baik dengan
organisasi atau instansi yang mempunyai tujuan niaga atau dagang, serta
ada hal lain yang menjadi tujuan surat pribadi atau individu yaitu :
a) Sebagai Pemberitahuan
b) Sebagai Surat Perintah
c) Sebagai Surat Peringatan
d) Sebagai Surat Permohonan atau Permintaan
e) Sebagai Surat Pengantar
f) Sebagai Surat Perjanjian
g) Sebagai Surat Laporan
h) Sebagai Surat Keputusan
i)
Sebagai Surat Panggilan
j)
Sebagai Surat Susulan
C. Data Base
Basis Data (Database) merupakan “Salah satu komponen
yang paling penting di dalam sistem informasi karena merupakan
dasar dalam menyediakan informasi bagi pemakai ”. (Fathansyah,
21
2001 : 32). Database terdiri dari berbagaimacam data yang tersusun
sehingga
pemakai
dapat
dengan
mudah
untukmenambah,
mengurangi, menghapus ataupun mengambil data yang dibutuhkan.
Tujuan dari desain Database yaitu untuk menentukan data-data
yang dibutuhkan dalam sistem, sehingga informasi yang nantinya
akan
dihasilkan
dapat
terpenuhi
dengan
baik.
Tujuan
dari
dibentuknya basis data pada suatu perusahaan pada dasarnya
adalah kemudahan dan kecepatan dalam pengambilan kembali data.
Bicara basis data, maka seluruh data-data disimpan dalam
basis data pada masing-masing table / file sesuai dengan fungsinya,
sehingga kita dengan mudah dapat melakukan penelusuran
data
yang diinginkan hal ini akan mengakibatkan pada kecepatan atas
informasi yang disajikan. Didalam suatu media penyimpanan (hard
disk misalnya), kita dapat menempatkan lebih dari 1 (satu) basis
data dan tidak semua bentuk penyimpanan data secara elektronik
dikatakan basis data, karena kita bisa menyimpan dokumen berisi
data dalam file teks (dengan program pengolahan kata), spread
sheet, dan lainnya. Yang ditonjolkan dalam basis data adalah
pengaturan / pemilahan /pengelompokan / pengorganisasian data yang
akan disimpan sesuai dengan fungsi / jenisnya. Hal tersebut bisa
berbentuk
sejumlah
file / table
terpisah
atau
dalam
bentuk
pendefinisian kolom / field data dalam setiap file / table tersebut
(Didik Setiadi, 2010 : 2-3).
22
Operasi-operasi dasar yang dapat kita lakukan berkenaan
dengan basis data adalah sebagai berikut :
1. Pembuatan
basis
data
baru
(create database),
identik
dengan pembuatan lemari arsip yang baru.
2. Penghapusan basis data (drop database), identik dengan
perusakan lemari arsip, sekaligus beserta isinya jika ada.
3. Pembuatan table baru ke suatu basis data (create table),
yang identik dengan penambahan map arsip baru ke
sebuah lemari arsip yang telah ada.
4. Penghapusan table dari suatu basis data (drop table),
identik dengan perusakan map arsip lama yang ada di
sebuah lemari arsip.
5. Penambahan / pengisian data baru di sebuah basis data
(insert), identik dengan penambahan lembaran arsip ke
sebuah map arsip.
6. Pengambilan data dari sebuah table (retrieve / search),
identik dengan pencarian lembaran arsip dalam sebuah map
arsip.
7. Pengubahan data dalam sebuah table (update), identik
dengan perbaikan isi lembaran arsip yang ada di sebuah
map arsip.
8. Penghapusan
data
dari
sebuah
table
(delete),
identik
dengan penghapusan sebuah lembaran arsip yang ada di
sebuah map arsip.
23
Operasi pembuatan basis data dan tabel merupakan operasi
awal
yang
hanya
dilakukan
sekali
dan
berlaku
seterusnya.
Sedangkan untuk operasi pengisian, perubahan, penghapusan dan
pencarian data merupakan operasi rutin yang berlaku berulangulang (Didik Setiadi, 2010:1-2).
D. Sistem Manajemen Database (DBMS)
Sistem Manajemen Database (Database Manajemen System /
DBMS) adalah satu rangkaian program-program yang mengelola
sebuah database dan menyediakan mekanisme-mekanisme melalui
mana jenis-jenis data yang dapat disimpan, dicari kembali dan
diubah (Zulkifli, 2003 : 355). Menurut Al-Bahra, Sistem Manajemen
Database / Database Manajemen System adalah kumpulan atau
gabungan database dengan perangkat lunak aplikasi yang berbasis
database.
Tujuan
utama
dari
Database
Management
System
(DBMS) adalah untuk menyediakan suatu lingkungan yang mudah
dan efisien
untuk pengunaan, penarikan dan penyimpanan data
dan informasi. Dengan adanya tujuan utama tersebut maka akan di
dapatkan keuntungan terhadap sistem pemrosesan berkas, adapun
keuntungannya adalah sebagai berikut (Al-Bahra, 2005 : 130):
1. Integritas Data dapat selalu terjaga
2. Independensi Data dapat selalu terjaga
3. Konsistensi Data dapat selalu terjaga
24
4. Berbagi Data dapat selalu dilakukan oleh setiap user
5. Security Data lebih mudah dilakukan
6. Penggunaan Data lebih mudah.
Didalam Sistem Manajemen Database merupakan koleksi
terpadu
dari
database
dan
program-program
komputer
yang
digunakan untuk mengakses dan memelihara database. Menurut
Zulkifli “Database adalah kumpulan semua data yang disimpan
dalam satu file atau beberapa file”. Dengan database diharapkan
tidak terjadi kelebihan (redudancy) atau duplikasi penyimpanan
data yang sama dalam satu organisasi (2003 : 354).
Definisi
lain
menurut
Al-Bahra
”Database
adalah
sekumpulan data store (bisa dalam jumlah yang sangat besar)
yang tersimpan dalam magnetik disk, optical disk, magnetik drum
atau media penyimpanan sekunder lainnya (2005 :129).
Komponen-komponen dari suatu database antara lain :
a) Field
Sekumpulan byte-byte yang sejenis. Sering disebut dengan
istilah atribut. Atribut merupakan relasi fungsional dari satu
object set ke object set yang lainnya
b) Record
Sering disebut tuple. Record sering dinyatakan dengan suatu
baris data dalam suatu relasi. Record terdiri dari kumpulan
25
atribut-atribut, dan atribut-atribut tersebut saling berkaitan
dalam menginformasikan tentang suatu entitas / relasi secara
lengkap.
c) File
Merupakan kumpulan dari record-record yang sejenis dan
mempunyai elemen yang sama, atribut yang sama, namun
berbeda-beda data value nya.
d) Key
Key adalah elemen record yang dipakai untuk menemukan
record tersebut pada waktu akses, atau bisa juga digunakan
untuk mengidentifikasikan setiap entity /record / baris.
E. Kamus Data
Kamus Data atau disebut juga dengan istilah
System Data
Dictionary adalah catalog, fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan
informasi dari suatu sistem (Jogiyanto.H.M, 2005:725).
Kamus data pertama berbasis dokumen, kamus data itu tersimpan
dalam bentuk hard copy dengan mencatat semua penjelasan data dalam
bentuk tercetak. Walau sejumlah kamus berbasis dokumen masih ada,
praktek yang umum sekarang adalah menggunakan kamus data berbasis
komputer.
Pada
kamus
data
berbasis
komputer
penjelasan
data
dimasukkan ke dalam komputer dengan menggunakan data description
language (DDL) dari sistem manajemen database, sistem kamus, atau
peralatan CASE.
26
F. Bagan Alir Sistem (System Flowchart)
Bagan Alir Sistem (System Flowchart) merupakan bagan yang
menunjukkan
arus
pekerjaan
secara
keseluruhan
dari
sistem
(Jogiyanto.H.M, 2005:796).
Dalam penggambaran dan penyusunannya Bagan Alir Sistem
menggunakan symbol-simbol sebagai berikut :
Table 2.1 Simbol-simbol Bagan Alir Sistem
Simbol
Menandakan
Keterangan
Dokumen, bisa dalam
bentuk
surat,
formulir, buku/bendel/berkas atau cetakan
Multi Dokumen
Proses Manual
Proses yang dilakukan oleh komputer
Menunjukan input/output menggunakan harddisk
Menandakan Dokumen yang diarsipkan (arsip manual)
Terminasi yang mewakili symbol tertentu untuk
digunakan pada aliran lain pada halaman yan sama
27
Terminasi yang mewakili symbol tertentu untuk
digunakan pada aliran lain pada halaman yang lain
Gambar aliran data
G.
Diagram Arus Data / Data Flow of Diagram
Diagram Arus Data adalah diagram yang menggunakan notasinotasi untuk menggambarkan arus dari data sistem dan merupakan alat
yang
digunakan
pada
metodologi
pengembangan
sistem
terstruktur (Jogiyanto.HM, 2005:700)
Table 2.2 Simbol-simbol Diagram Arus Data (DAD)
Keterangan
Simbol
Proses menggunakan komputer
File atau storage
External entity
Arus Data
H. PHP dan MYSQL
1. PHP
yang
28
PHP atau Hypertext Preprocessor adalah salah satu bahasa
pemrograman open source yang sangat cocok atau dikhususkan untuk
pengembangan Web dan dapat ditanamkan pada skrip HTML (Hirin
dan Virgi, 2011).
PHP diciptakan untuk mempermudah pengembang web dalam
menulis halaman web dinamis dengan cepat, bahkan lebih dari itu
kita dapat mengeksplorasi hal-hal yang luar biasa dengan PHP.
Sehingga dengan demikian PHP sangat cocok untuk / bagi para
pemula, menengah maupun expert sekalipun.
Karena merupakan pemrograman Web server side, program PHP
harus diletakkan di server. PHP merupakan bahasa pemrograman yang
bersifat interpreter, artinya baris-baris program PHP di terjemahkan
satu-persatu ke dalam bahasa mesin dan di proses oleh interpreter
PHP menjadi HTML. Sehingga client yang berupa browser hanya
melihat hasil HTML tanpa melihat program PHP di dalamnya.
Mesin PHP mencari baris-baris yang berada di dalam tag di dalam halaman HTML, dan menerjemahkannya
sehingga Web server dapat memberikan hasil berupa HTML.
PHP pertama kali ditulis oleh Rasmus Lexdorf, seorang pemuda
yang
baru
lulus
kuliah
di
Finlandia.
Program
ini
merupakan
kumpulan program PERL yang di sederhanakan bernama PHP F1.
Karena peminat yang banyak akhirnya di rilislah PHP menjadi PHP
F2, dan dibantu dua orang mahasiswa yang membuatkan engine
29
untuk PHP yang akhirnya lahir PHP3. dan versi terbarunya adalah
PHP 4.
Model kerja HTML diawali dengan permintaan suatu halaman
web oleh browser. Berdasarkan URL (Uniform Resource Locator)
atau dikenal dengan sebutan alamat internet, browser mendapatkan
alamat dari web server, mengidentifikasi halaman yang dikehendaki,
dan menyapaikan segala informasi yang dibutuhkan oleh web server.
Selanjutnya ketika berkas php yang diminta di dapatkan oleh web
server, isinya segera di kirimkan ke mesin php dan mesin inilah
yang memproses dan memberikan hasilnya (berupa kode HTML) ke
web server, dan web server akan menyampaikan ke klien.
2. MYSQL
MySQL adalah salah satu perangkat lunak sistem manajemen
basis data (database) SQL atau sering disebut dengan DBMS
(Database Management System) (Hirin dan Virgi, 2011). Berbeda
dengan basis data konvensional seperti .Dat, .dbf, .mdb, MySQL
memiliki kelebihan yaitu bersifat multithread, dan multiuser serta
mendukung sistem jaringan. MySQL di distribusikan secara gratis
dibawah lisensi GNU General Public License (GPL), namun ada
juga versi komersial bagi kalangan tertentu yang menginginkannya.
Tidak seperti PHP atau Apache yang merupakan software yang
di kembangkan oleh komunitas umum, dan hak cipta untuk kode
sumber di miliki oleh penulisnya masing-masing, MySQL di miliki
30
dan di sponsori oleh sebuah perusahaan komersial Swedia yaitu
MySQL AB. MySQL AB memegang penuh hak cipta hamper atas
semua kode sumbernya. Kedua orang Swedia dan satu orang
Finlandia yang mendirikan MySQL AB adalah: David Axmark, Allan
Larsson, dan Michael "Monty" Widenius (Achmad Solichin, 2010 : 8).
BAB III
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
31
A. Analisis Sistem Yang Berjalan.
Analisis sistem ini memberikan gambaran tentang sistem yang
saat ini sedang berjalan dan bertujuan mengetahui lebih jelas bagaimana
cara kerja sistem tersebut selain untuk mengetahui sistem yang sedang
berjalan
digunakan
permasalahan,
juga
kesempatan,
untuk
mendefinisikan
hambatan
yang
dan
terjadi
dan
mengevaluasi
kebutuhan-
kebutuhan yang di harapkan sehingga dapat diusulkan suatu perbaikan.
Analisis yang dilakukan sistem Informasi manajemen pengarsipan surat
didapatkan data seperti dibawah ini.
1. Analisis Dokumen
Pada sistem yang sedang berjalan dokumen yang digunakan
terdiriri dari beberapa bentuk, adapun dokumen tersebut antara lain :
a.
Surat Masuk dan Surat Keluar
b.
Buku Agenda Surat Masuk dan Buku Agenda Surat Keluar
c.
Buku Laporan Surat Masuk dan Surat Keluar.
2. Bagian Terlibat
32
Bagian yang terlibat langsung pada Sistem Informasi Manajemen
Pengarsipan Surat Pada Kantor Kecamatan Gesi adalah sebagai
berikut :
a. Camat
b. Sekretaris Camat
c. Bagian Umum
d. Dan Sub Bagian lainnya.
3.
Analisis Prosedur yang sedang Berjalan
Analisis prosedur sistem yang sedang berjalan adalah penguraian
dari
suatu
sistem
informasi
yang
utuh
ke
dalam
bagian-bagian
komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi
permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi
dan kebutuhan-kebutuhan yang di harapkan sehingga dapat di usulkan
perbaikan-perbaikan.
a.
Prosedur dan Flow Map Surat Masuk
1) Bagian Umum menerima surat yang masuk dari SKPD
2) Surat masuk tersebut di catatkan semua datanya kedalam buku
agenda Surat Masuk dan di masukkan kedalam form surat masuk
baru.
3) Form surat masuk di arsipkan oleh bagian umum, sedangkan
surat masuk diserahkan kepada camat.
33
4) Lalu camat melakukan pengecekan surat masuk, apakah harus di
disposisi atau tidak.
5) Jika ya, maka camat harus mengisi lembar / form disposisi yang
sudah disertakan bersama surat masuk tadi. Dan diserahkan
kembali ke bagian umum untuk di serahkan kepada sub bagian
yang dituju.
6) Jika tidak, surat tersebut diserahkan kembali ke bagian umum,
lalu
bagian
umum
akan
mengarsipkan
surat
tersebut untuk
diserahkan ke sub bagian yang dituju.
SKPD
Bagian Umum
Camat
34
Mulai
Surat Masuk
Surat masuk
Surat Masuk
Lembar disposisi
Catat surat
masuk ke
buku agenda
Pengecekan
disposisi
Surat masuk
Lembar disposisi
Surat masuk tidak di
disposisi
tidak
Apakah harus
disposisi
N
Surat masuk
Surat masuk
Lembar disposisi
Lembar disposisi
N
END
Flow Chart Surat Masuk Yang Sedang Berjalan
Gambar 3.1 Flow Chart Surat Masuk Sedang Berjalan
b. Prosedur dan Flow Map Surat Keluar
35
1) Bagian Umum membuat surat keluar
2) Bagian Umum mencatat data surat keluar kedalam buku agenda
surat keluar yang berisi form yang harus di isi.
3) Kemudian data surat keluar disimpan dan di arsipkan oleh bagian
umum. Dan surat tersebut diserahkan kepada camat.
4) Camat membaca dan menandatangani surat keluar
5) Kemudian surat keluar yang sudah ditanda tangani diserahkan
kembali ke bagian umum
6) Surat keluar yang sudah ditanda tangani diserahkan ke SKPD
SKPD
Bagian Umum
Camat
36
Mulai
Surat Keluar
Surat Keluar
Membaca dan
tanda tangan
Catat data surat
keluar dalam
buku agenda
Surat keluar
FC. Surat keluar
FC. Surat Keluar
Surat keluar
Surat keluar
N
selesai
Flow Chart Surat Keluar Yang Sedang Berjalan
Gambar 3.2 Flow Chart Surat Keluar yang Sedang Berjalan
B. Masalah Pada Sistem Sekarang
37
Pengolahan data merupakan bagian yang cukup penting di dalam
setiap organisasi atau instansi-instansi tertentu, karena dengan pengolahan
data maupun menejemen data yang baik maka laporan dan informasi
yang dibutuhkan akan segera diperoleh dan mutunya lebih baik.
Sistem Informasi Manajemen Pengarsipan Surat Pada Kantor
Kecamatan Gesi Kabupaten Sragen pada Bagian Umum dan Surat
menyurat
khususnya
masih
menggunakan
sistem
manual
dalam
pendataan surat masuk maupun surat keluar, sehingga dalam pembuatan
laporan dan pencarian informasi memerlukan waktu yang lama. Kendala
dan permasalahan yang dihadapi pada sistem yang sedang berjalan di
Kantor Kecamatan Gesi pada bagian umum dan surat menyurat adalah
sebagai berikut :
1.
Pencarian surat memerlukan waktu yang lama.
2.
Banyaknya pekerjaan pada sub-sub bagian yang tumpang tindih.
3. Pendataan surat-surat dilakukan secara manual, sehingga memerlukan
waktu yang lama.
4. Pembuatan laporan memerlukan waktu yang tidak sedikit.
Adapun penyebab masalahnya adalah sebagai berikut :
1. Sirkulasi surat yang tidak terkontrol.
2. Pendataan dan pembuatan laporan dilakukan secara manual.
C. Usulan Sistem Baru
38
Sistem baru yang diusulkan ini merupakan alternatif untuk
mengatasi permasalahan-permasalahan yang terjadi pada sistem yang
sedang
berjalan,
di
samping
itu
dapat
juga
digunakan
sebagai
pembanding dan penilai dari sistem yang lama. Sistem baru ini tidak
akan
merubah
secara
total
sistem
yang
sedang
berjalan,
namun
demikian diharapkan efisiensi dan efektifitas dari kegiatan operasional.
1.
Alasan Usulan Sistem Baru
Alasan
mengusulkan
sistem
baru
ini
berdasarkan
pada
permasalahan yang terjadi dan kekurangan-kekurangan yang ada
pada sistem yang sedang berjalan sekarang ini, maka perlu adanya
sistem pengganti untuk memenuhi keadaan yang diinginkan. Sistem
yang menggunakan alat bantu komputer beserta alat pendukung
lainnya
( komputer sebagai alat sistem pengolah data ) mempunyai
keistimewaan antara lain :
a. Dapat mengolah data, mengatur serta menyimpan data dalam
jumlah besar dalam waktu yang relatif singkat.
b. Kemungkinan terjadi kesalahan kecil.
c. Dapat memberikan informasi dengan cepat, tepat dan akurat.
d. Dapat meningkatkan efisiensi waktu, tempat, dan tenaga.
e. Keamanan data terjamin.
2.
Tujuan Usulan Sistem Baru
39
Tujuan diusulkan sistem baru ini adalah untuk mengatasi
masalah-masalah yang terjadi dan kekurangan-kekurangan yang ada
pada sistem yang sedang berjalan. Sehingga dapat terselesaikannya
kendala-kendala yang terjadi.
3. Usulan Rancangan Sistem Baru
Prosedur arus data pada sistem baru yang diusulkan ini tidak begitu
jauh berbeda dengan sistem sekarang yang sedang berjalan, hanya
pada bagian umum surat menyurat khususnya dengan menggunakan
sistem yang dijalankan secara manual oleh petugas ataupun operator
yang diganti dengan sistem manajemen pengarsipan surat yang
terkomputerisasi. Adapun rancangan sistem baru yang diusulkan akan
disajikan dengan alat-alat terstruktur sebagai berikut :
a. Flow of Document (FOD)
b. Diagram Konteks
c. Data Flow Diagram (DFD)
d. Kamus Data Arus Data
4.
Arus Data
Pada dasarnya arus informasi pada sistem yang diusulkan sama
dengan sistem yang sedang berjalan. Perbedaannya hanya terletak
pada
proses
pengolahan
datanya
yang
dilakukan
dengan
menggunakan komputer dan selain membuat laporan-laporan juga
40
dapat mengeluarkan informasi yang ada hubungannya dengan bagian
pengarsipan serta dapat mencetaknya. Adapun arus informasi proses
pengolahan data pada bagian pengarsipan surat yang diusulkan
dapat dilihat dalam Flow of Document (FOD) yang diusulkan
sebagai berikut :
Flow Chart Surat Masuk yang Diusulkan
41
SKPD
Bagian Umum
Camat
Mulai
Surat Masuk
Surat Masuk
Surat masuk
L. disposisi
Input Data Surat
Masuk
DB.Surat Masuk
Cek Surat
Masuk &
Disposisi
CetakTanda Terima
Surat Masuk
Tanda Terima Surat
Masuk
Surat Masuk
L. Disposisi
Surat masuktidak di
disposisi
tidak
Apakah harus
disposisi
Ya
N
Surat masuk
Surat masuk
Lembar disposisi
Lembar disposisi
N
Membuat
Laporan
Lap. Surat Masuk
N
END
Gambar 3.3 Flow Of Document Surat Masuk yang Diusulkan
Flow Chart Surat Keluar yang Diusulkan
42
SKPD
Bagian Umum
Camat
Surat Keluar
Mulai
Nomor Kendali
Surat Keluar
Surat Keluar
Input Data Surat
Keluar
Membaca dan
ACCnomor
kendali Surat
DB. Surat Keluar
Cetak Surat Keluar
Surat keluar
Surat keluar
Nomor Kendali
Surat Keluar
Surat keluar
Nomor Kendali
Surat Keluar
N
Pembuatan
Laporan
Surat Keluar
Lap. Surat Keluar
Surat Keluar Siap
dikirim
Surat Keluar siap
dikirim
N
Selesai
Gambar 3.4 Flow Of Document Surat Keluar Yang Diusulkan
D. Diagram Konteks
43
Diagram Konteks merupakan gambaran keseluruhan dari suatu
sistem informasi. Diagram Konteks yang merupakan gambaran dari
sistem komputerisasi pengarsipan Surat di Kantor Kecamatan Gesi
Kabupaten Sragen pada bagian umum surat menyurat khususnya adalah
sebagai berikut :
Surat Masuk dan Disposisi
Surat Keluar
Surat Masuk
L. Disposisi
Data Surat Masuk
Bagian Umum
SKPD
Surat Masuk
Surat Keluar
Output Surat
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
PENGARSIPAN SURAT
Proses Data Surat
Surat Masuk dan Disposisi
Surat Keluar
Surat Masuk dan Disposisi
Surat Keluar
Camat
Surat Masuk dan Disposisi
Surat Keluar
Gambar 3.5 Diagram Konteks
Diagram Konteks di atas terdapat tiga entitas, yaitu Camat, Bagian
Umum, SKPD. Bagian SKPD menberikan surat ke sistem dan akan diproses
oleh sistem dan disertakan dengan lembar disposisi oleh bagian umum
kemudian sistem menerima surat beserta lembar disposisi dari bagian umum
untuk di teruskan kepada camat untuk diproses lebih lanjut sesuai prosedur
yang ada di kantor kecamatan. Setelah itu sistem menerima surat yang
sudah didisposisi dan akan dilanjutkan ke proses selanjutnya.
44
E. Bagan Berjenjang
0
Sistem Informasi Manajemen
Pengarsipan Surat
Top level
Level 0
1
2
3
Proses Data Master
Proses Transaksi
Pengarsipan
Proses Laporan
Level 1
1.1
2.1
2.2
3.1
3.2
Proses Data SKPD
Proses Transaksi Surat
Masuk
Proses Transaksi Surat
Keluar
Proses Laporan Surat Masuk
Proses Laporan Surat Keluar
Gambar 3.6 Bagan Berjenjang
Bagan berjenjang terdiri dari tiga level yaitu Top Level, Level 0,
dan Level 1. Bagan ini akan dijabarkan berdasarkan levelnya dan
membentuk Data Flow Diagram (DFD) beserta database yang terkait
pada setiap levelnya. Level 0 terdiri dari tiga sistem yaitu
Proses Data
Master (Input), Proses Transaksi Pengarsipan (Proses), dan Proses
Pembuatan Laporan (Output). Level 1 terdiri dari lima Proses Hasil
dari penjabaran level 0.
F. Data Flow Diagram (DFD)
45
1. DFD Level 0
Data Password
Bagian Umum
1
Data password terproses
Data password terbaca
Data Pegawai
Proses Data Master
D1
FI. Password
D2
FI. Pegawai
D3
FT. Surat Masuk
D4
FT. Surat Keluar
Data pegawai terproses
Data pegawai terbaca
Data Surat Masuk
Data Surat Keluar
2
Data pegawai terbaca
Data Surat masuk terproses
Data surat masuk terbaca
Proses Transaksi
Pengarsipan
Data surat keluar terproses
Data surat keluar terbaca
Bagian Umum
Surat Masuk / Surat Keluar
3
Data Laporan
Laporan
Data pegawai terbaca
Data Surat Masuk terbaca
Data Surat Keluar Terbaca
Lap. Surat Masuk
Lap. Surat Keluar
Gambar 3.7 DFD Level 0
2. DFD Level 1
46
a. DFD Level 1 Proses Data Pegawai
1.1
Data Pegawai Terproses
Bagian Umum
FI. Pegawai
D2
Data Pegawai
Proses Data Pegawai
Data Pegawai Terbaca
Gambar 3.8 DFD Level 1 Proses Data Pegawai
b. DFD Level 1 Proses Transaksi Surat Masuk
2.1
Data Surat Masuk Terproses
Bagian Umum
Camat
D3
Data Surat Masuk
Proses Data Transaksi Surat
Masuk
Data Surat Masuk Terbaca
Surat Masuk
Gambar 3.9 DFD Level 1 Transaksi Surat Masuk
c. DFD Level 1 Proses Transaksi Surat Keluar
2.1
Data Surat Keluar Terproses
Data Surat Keluar
Bagian Umum
Camat
D4
Proses Data Transaksi Surat
Keluar
FT. Surat Keluar
Data Surat Keluar Terbaca
Surat Keluar
Gambar 3.10 DFD Level 1 Proses Transaksi Surat Keluar
d. DFD Level 1 Proses Pembuatan Laporan
47
3.1
Data Surat Masuk Terbaca
Lap. Surat Masuk
Laporan Surat Masuk
D3
FT. Surat Masuk
D4
FT. Surat Keluar
Camat
3.2
Data Surat Keluar Terbaca
Lap. Surat Keluar
Laporan Surat Keluar
Gambar 3.11 DFD Level 1 Pembuatan Laporan
G. DataBase
Kamus Data
: Arus Data
Tahap
: Desain Sistem Secara Umum
Nama Arus Data : SKPD
Bentuk
: Field
Struktur Data
:
48
Table 3.1 Kamus Data Arus Data SKPD
Nama Field
Type
Lebar
Keterangan
Key
NIP
A
15
Nomor Induk Pegawai
*
Nama
A
30
Nama SKPD
Alamat
A
30
Alamat
No Telp
A
12
Nomor Telepon
Jabatan
A
20
Jabatan Kepegawaian
Kamus Data
: Arus Data
Tahap
: Desain Sistem Secara Umum
Nama Arus Data
: Surat Masuk
Bentuk
: Field
Struktur Data
:
Tabel 3.1 Kamus Data Arus, Data Surat Masuk
Nama Field
Type
NoAgenda
Keterangan
Key
N
Nomor Surat Agenda
*
TglAgenda
D
Tanggal Surat diterima
NoSurat
N
Nomor Surat
TglSurat
D
Tanggal Surat
Perihal
A
30
Perihal Isi Surat
Asal
A
30
Asal Surat
Informasi
A
50
Intruksi Disposisi
Disposisi
A
10
Diteruskan Kepada
Kamus Data
: Arus Data
Lebar
49
Tahap
: Desain Sistem Secara Umum
Nama Arus Data
: Surat Keluar
Bentuk
: Field
Struktur Data
:
Tabel 3.3 Kamus Data Arus Data Surat Keluar
Nama Field
Type
NoAgenda
Lebar
Keterangan
Key
N
Nomor Agenda Surat
*
TglAgenda
D
Tanggal Surat Dibuat
NoSurat
N
Nomor Surat
TglSurat
D
Tanggal Surat
Perihal
N
50
Perihal Isi Surat
Kepada
A
15
Ditujukan Kepada
Kamus Data
: Arus Data
Tahap
: Desain Sistem Secara Umum
Nama Arus Data
: Password
Bentuk
: Field
Struktur Data
:
Tabel 3.4 Kamus Data Arus Data Password
Nama Field
Type
Lebar
Keterangan
Key
Password
A
5
Password
*
Username
A
20
Username
50
H. Relasi Antar Tabel
FI. Surat Masuk
NoAgenda
TglAgenda
NoSurat
TglSurat
Perihal
Asal
*
FI. Password
Username *
Pasword
FT. Surat Keluar
FT. Surat Masuk
FI. SKPD
NIP
NamaSKPD
Alamat
No Telp
Jabatan
ID
*
NoAgenda **
Informasi
NIP
*
Dis
*
Gambar 3.12 Relasi Antar Tabel
NoAgenda *
TglAgenda
NoSurat
TglSurat
Perihal
Kepada
51
I.
Perancangan Antar Muka
Antar
muka
perangkat
lunak
merupakan
media
komunikasi
pengguna saat akan berinteraksi dengan sistem. Oleh karena itu agar
proses interaksi pengguna dengan sistem berjalan dengan baik maka
perlu
diketahui
terlebih
dahulu
sejauh
mana
performansi
profile
pengguna antarmuka, sehingga antar muka yang dihasilkan dapat dengan
mudah dipelajari, mudah dan nyaman pada saat digunakan. Performansi
pengguna dapat diukur dari beberapa profile pengguna, dimana setiap
profile akan memiliki implikasi terhadap perancangan antarmuka.
Perancangan
antarmuka
pada
dasarnya
adalah
proses
penggambaran dari bagaimana sebuah bagian sistem dibentuk. Maka
dari itu pada saat akan melakukan tahap perancangan antarmuka
diperlukan untuk mendefinisikan kebutuhan-kebutuhan fungsional dari
sistem yang akan dibangun serta mengetahui sejauh mana performansi
profile pengguna pada saat akan menggunakan sistem tersebut.
LOGIN
Username
Password
Masu
kk
Bata
l
Gambar 3.13 Form Login
52
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PENGARSIPAN SURAT
KECAMATAN GESI
Home
Selamat Datang pada sistem
Data
Pegawai
Pengarsipan Surat
Surat Masuk
Surat Keluar
Lap.Surat
Keluar
Gambar
Lap.Surat
Keluar
L. Disposisi
About
Footer
Gambar 3.14 Form Halaman Menu
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PENGARSIPAN SURAT
KECAMATAN GESI
Home
Data Pegawai
Surat Masuk
Surat Keluar
Lap Surat
Masuk
Lap Surat
Keluar
L. Disposisi
About
Data Pegawai Kecamatan Gesi
No
Nama
Eselon
Golongan
JK
Jabatan
Footer
Gambar 3.15 Form Data Pegawai/SKPD
53
54
55
BAB IV
IMPLEMENTASI SISTEM
a.
Implementasi Sistem
Implementasi merupakan proses penerapan rancangan program
yang
telah
disusun
pada
bab
sebelumnya
atau
aplikasi
dalam
melaksanakan sistem informasi pemrogaman yang telah dibuat, hasil
dari tahapan implementasi ini adalah suatu sistem pengolahan data yang
sudah berjalan dengan baik. Dengan demikian dapat diketahui apakah
56
perangkat lunak ini dapat digunakan untuk pemrosesan data dalam
kegiatan akademik seperti yang diharapkan.