Analisis Input Controls pada Sistem Penjualan / Account Receivable PT. Senayan Sandang Makmur.

vi

ABSTRAK

PT. Senayan Sandang Makmur yang menggunakan suatu sistem milik sendiri yang digunakan untuk mengintegrasikan kegiatan bisnis mereka, dan salah satu yang paling penting adalah Sistem Penjualan / Account Receivable. Untuk menjaga kinerja dari sistem penjualan tersebut, maka diperlukan suatu audit input controls. Sehingga analisis input controls dapat memberikan evaluasi terhadap tata kelola Sistem Penjualan / Account Receivable PT. Senayan Sandang Makmur. Sumber data yang diambil langsung dari perusahaan. Metode yang digunakan dalam kegiatan analisis ini adalah dengan melakukan observasi dan wawancara berdasarkan teori Input Controls dari Ron Weber. Dengan adanya analisis tersebut sistem informasi yang dilakukan perusahaan dapat dikontrol dengan baik.

vii

ABSTRACT

PT. Senayan Sandang Makmur which uses a proprietary system that is used to integrate their business activities, and one of the most important is the Sales System / Accounts Receivable. To maintain the performance of the sales system , it would require an auidt of input controls. So the analysis of input controls can provide an evaluation of the governance Sales System / Accounts Receivable PT. Senayan Sandang Makmur. Source of data taken directly from the company. The method used in this analysis is activity by observation and interview based on the theory Input Controls of Ron Weber. With the analysis of the information system of the company can be well controlled.

viii

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN ... i

PERNYATAAN ORISINALITAS LAPORAN PENELITIAN ... ii

PERNYATAAN PUBLIKASI LAPORAN PENELITIAN ... iii

PRAKATA ... iv

ABSTRAK ... vi

ABSTRACT ... vii

DAFTAR ISI ... viii

DAFTAR GAMBAR ... x

DAFTAR TABEL ... xi

DAFTAR LAMPIRAN ... xii

BAB 1. PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Rumusan Masalah ... 2

1.3 Tujuan Pembahasan... 2

1.4 Ruang Lingkup Kajian... 3

1.5 Sumber Data ... 3

1.6 Sistematika Penyajian ... 3

BAB 2. KAJIAN TEORI ... 5

2.1 Pengertian Sistem ... 5

2.2 Pengertian Sistem Informasi ... 5

2.3 Pengertian Audit ... 6

2.4 Pengertian Audit Sistem Informasi ... 6

2.4.1 Tujuan Audit Sistem Informasi ... 6

2.4.2 Tahapan Audit Sistem Informasi ... 7

2.5 Pengertian Kontrol ... 7

2.5.1 Perlunya Kontrol Dan Audit ... 8

2.6 Input Controls ... 9

2.6.1 Fungsi Input Controls ... 10

BAB 3. ANALISIS DAN RANCANGAN SISTEM ... 23

ix

3.2 Profil Perusahaan ... 24

3.2.1 Strategic Intent ... 24

3.2.2 Struktur Organisasi ... 25

3.2.3 Sistem Penjualan ... 26

3.3 Input Controls ... 26

3.3.1 Data Input Methods ... 27

3.3.2 Source Document Design ... 28

3.3.3 Data-Entry Screen Design ... 31

3.3.4 Validation of Data Input ... 47

3.3.5 Audit Trail Controls ... 48

3.4 Rekap Hasil Kuisioner ... 49

3.5 Hasil Analisis ... 57

BAB 4. HASIL PENELITIAN ... 59

4.1 Simpulan ... 59

4.2 Saran ... 59

x

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1Component Information System Menurut Sutabri ... 5

Gambar 2.2Control & Audit for CBIS ... 9

Gambar 2.3Input Methods ... 10

Gambar 2.4Contoh Tampilan Field ... 13

Gambar 2.5Tampilan Layar ... 14

Gambar 2.6Tampilan Kolom Pengisian ... 16

Gambar 2.7Prompting Facilities ... 18

Gambar 2.8Help Facilities ... 19

xi

DAFTAR TABEL

Tabel 3.1Rekap Data Input Methods ... 50

Tabel 3.2Rekap Source Document Design ... 50

Tabel 3.3Rekap Data-Entry Screen Design ... 51

xii

DAFTAR LAMPIRAN

LAMPIRAN A. Kuisioner ... 62

LAMPIRAN B. Wawancara ... 67

LAMPIRAN C. Bukti Printscreen Aplikasi ... 68

1

BAB 1. PENDAHULUAN

Bab 1 ini digunakan untuk menjelaskan mengenai latar belakang, rumusan masalah berdasarkan latar belakang, tujuan penelitian, ruang lingkup kajian, sumber data, dan sistematika penyajian dari laporan analisis audit tugas akhir ini.

1.1 Latar Belakang Masalah

Semakin pesatnya perkembangan teknologi informasi, mengakibatkan banyak perusahaan mencoba mengadopsi teknologi informasi berbasis komputer untuk membantu kelancaran bisnisnya. Teknologi tidak lagi dipandang hanya sebagai pelengkap, tetapi sudah menjadi salah satu penentu atas terlaksananya sasaran atau strategi bisnis perusahaan. Hal ini menimbulkan tantangan baru bagi perusahaan untuk menyediakan suatu sistem yang mampu mengintegrasikan kebutuhan informasi-informasi yang ada sehingga dapat memudahkan pihak perusahaan untuk mengambil keputusan. Peranan sistem informasi suatu perusahaan sangat vital, baik untuk skala besar maupun kecil. Salah satu contohnya adalah sistem penjualan / account receivable suatu perusahaan. Untuk menerapkan sistem-sistem informasi yang salah satunya sistem penjualan / account receivable, PT. Senayan Sandang Makmur menggunakan aplikasi milik sendiri yang dibuat oleh divisi ITnya. Dengan adanya sistem penjualan /

account receivable dan Sistem Informasi lainnya di PT. Senayan Sandang Makmur diharapkan dapat mengontrol proses kegiatan yang dilakukan perusahaan. Selain itu pekerjaan dapat terselesaikan tepat pada waktunya karena adanya sistem yang tersusun dengan rapih. Peranan Sistem Informasi yang signifikan inilah yang tentu saja harus diimbangi dengan pengaturan dan pengelolaan yang tepat sehingga kerugian-kerugian yang mungkin terjadi dapat dihindari. Kerugian yang dimaksud bisa dalam bentuk informasi yang tidak akurat yang disebabkan oleh pemrosesan data yang salah sehingga dapat mempengaruhi pengambilan keputusan yang salah

2

pula. Keamanan asetnya salah satunya adalah data tidak terjaga, integritas data yang tidak dapat dipertahankan, hal-hal inilah yang dapat mempengaruhi efektifitas dan efisiensi dalam pencapaian tujuan dan strategi organisasi.

Sehubungan dengan alasan tersebut diperlukan adanya sebuah mekanisme untuk menganalisis input controls terhadap pengelolaan teknologi informasi. Untuk mencapai tujuan bisnisnya, seringkali perusahaan-perusahaan menggunakan teknologi informasi sebagai basis dalam penciptaan layanan yang berkualitas ataupun dalam optimalisasi proses bisnisnya. Namun penerapan teknologi informasi memerlukan perencanaan yang strategis agar penerapannya dapat selaras dengan tujuan bisnisnya. Berawal dari sini maka diperlukan sebuah analisis input controls terhadap sistem penjualan / account receivable tersebut. Dengan analisis input controls dapat memberikan evaluasi terhadap keadaan tata kelola Sistem Penjualan / Account Receivable di PT. Senayan Sandang Makmur tetapi dapat juga memberikan masukan yang dapat digunakan untuk perbaikan pengelolaannya di masa yang akan datang.

1.2 Rumusan Masalah

Adapun permasalahan yang akan diteliti adalah sebagai berikut:

1. Bagaimana mengetahui input controls yang sudah diterapkan pada Sistem Penjualan / Account Receivable di PT. Senayan Sandang Makmur?

2. Bagaimana penilaian input controls yang ada pada Sistem Penjualan /

Account Receivable di PT. Senayan Sandang Makmur sudah cukup baik?

1.3 Tujuan Pembahasan

Tujuannya adalah sebagai berikut:

1. Mencari tahu input controls yang diterapkan pada Sistem Penjualan /

3

2. Menilai kekuatan atau kecukupan input controls yang ada pada Sistem Penjualan / Acccount Receivable di PT. Senayan Sandang Makmur.

1.4 Ruang Lingkup Kajian

Analisis yang dilakukan akan dibatasi menggunakan analisis Input Controls yang akan mengacu hanya pada Sistem Penjualan / Account Receivable pada PT. Senayan Sandang Makmur, dengan ruang lingkup kajian sebagai berikut:

1. Data Input Methods 2. Source Document Design 3. Data-Entry Screen Design 4. Validation of Data Input 5. Audit Trail Controls.

1.5 Sumber Data

Sumber data yang digunakan pada penelitian tugas akhir ini adalah data atau informasi yang digunakan secara langsung dari responden atau objek yang diteliti. Cara pencarian sumber data dilakukan dengan cara wawancara, buku, internet, dan survey langsung pada perusahaan yang diteliti.

1.6 Sistematika Penyajian

Sistematika penulisan laporan terdiri dari 4 (empat) bab, yaitu: BAB I PENDAHULUAN

Bab ini menjelaskan mengenai latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan pembahasan, ruang lingkup kajian, dan sumber data yang digunakan, serta sistematika penulisan.

BAB II KAJIAN TEORI

Bab ini menjelaskan mengenai pengetahuan dasar yang telah ada dari sumber-sumber lainnya yang dapat membantu dalam menganalisa dan memecahkan masalah. Bagian ini juga ditulis sebagai gambaran atau

4

deskripsi mengenai hal apa saja yang telah dirintis oleh peneliti lain untuk memberikan penekanan terhadap pentingnya masalah yang ada.

BAB III ANALISIS

Bab ini menjelaskan mengenai analisa dan sistem informasi yang dilakukan di perusahaan. Mengetahui sistem informasi yang ada di PT. Senayan Sandang Makmur untuk dapat memberikan kemudahan bagi user dan dukungan perusahaan terhadap sistem informasi yang digunakan saat ini. BAB IV SIMPULAN DAN SARAN

Bab ini menjelaskan mengenai kesimpulan dan saran-saran dari yang telah penulis lakukan, yang dimaksudkan agar dapat menunjang proses bisnis di PT. Senayan Sandang Makmur.

59

BAB 4. HASIL PENELITIAN

Pada bab ini akan dikemukakan kesimpulan dan saran dari hasil evaluasi terhadap Input Controls Sistem Penjualan / Account Receivable di PT. Senayan Sandang Makmur.

.

4.1 Simpulan

Berdasarkan pengumpulan bukti-bukti dan hasil analisis, input controls

pada sistem penjualan tersebut belum cukup baik maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut :

1. Berdasarkan hasil kuisioner dan hasil perbandingan dengan teori yang digunakan, input controls yang sudah diterapkan adalah Data Input Methods, Source Document Design, Data-Entry Screen Design dengan control objective yang digunakan adalah Screen Organization, Caption Design, Data-Entry Field Design, Tabbing and Skipping, Color, Prompting and Help Facilites, Validation of Data Input, Audit Trail Controls.

2. Berdasarkan hasil kuisioner dan hasil perbandingan dengan teori yang digunakan, bahwa penilaian terhadap kekuatan atau kecukupan input controls yang ada pada sistem manghasilkan 61,11% menjawab positif dan 38,89% menjawab negatif. Dapat disimpulkan bahwa input controls yang ada pada Sistem Penjualan / Acccount Receivable di PT. Senayan Sandang Makmur tersebut belum cukup baik.

4.2 Saran

Berdasarkan hasil analisis yang didapat, maka berikut ini adalah beberapa saran pengembangan yang dapat diberikan untuk meningkatkan kegiatan input controls sebagai berikut:

1. Mengurangi kesalahan human error dalam penginputan data seperti salah klik dan salah ketik.

60

2. Menerapkan huruf kapital pada seluruh kolom pengisian, agar tidak terjadi kesalahpahaman terhadap huruf atau angka yang hampir serupa.

3. Mengganti pesan error yang terdapat pada beberapa kolom pengisian agar lebih mudah untuk dimengerti oleh staff.

4. Memperbaiki pesan error untuk kolom pengisian yang wajib untuk diisikan.

5. Memberi jarak lebih sekitar lima spasi diantara kolom pengisian yang satu dengan kolom pengisian yang lainnya.

6. Menambahkan fasilitas Prompting dan Help berupa paduan penggunaan dan penyelesaian error pada aplikasisehingga dapat mempermudah dan memberikan efisiensi waktu dalam pengisian data.

61

DAFTAR PUSTAKA

[1] M. Dr. Azhar Susanto, Sistem Informasi Manajemen, Bandung: Lingga Jaya, 2007.

[2] K. C. Laudon and J. P. Laudon, Management Information Systems, 9 ed., New Jersey: Prentice Hall, 2005.

[3] T. Sutabri, Analisa Sistem Informasi, Yogyakarta: Andi, 2005.

[4] S. Agoes, Auditing Petunjuk Praktis Pemeriksaan Akuntan Oleh Akuntan Publik, Jakarta: Salemba Empat, 2012.

[5] A. A. Arens, R. J. Elder and M. S. Beasley, Auditing and Assurance Service, An Integrated Approach, 19th ed., New Jersey: Prentice Hall, 2010.

[6] R. Weber, Information System Control and Audit, New Jersey: Prentice Hall, 1999.

[7] G. H. H. W. S. Bodnar, Accounting Information Systems, Boston: Pearson Education, 2010.

[8] J. A. Hall, Accounting Information System, USA-South Western: Cengage Learning, 2008.

[9] S. Gondodiyoto, Audit Sistem Informasi (+ Pendekatan CobIT), Jakarta: Mitra Wacana Media, 2010.

[10] R. R. Moeller, IT, Audit, Control, and Security, New Jersey: John Wiley & Sons, 2010.

[11] C. Davis, M. Schiller and K. Wheeler, IT Auditing: Using Controls to Protect Information Assets, Second Edition, USA: McGraw Hill, 2011.

2

pula. Keamanan asetnya salah satunya adalah data tidak terjaga, integritas data yang tidak dapat dipertahankan, hal-hal inilah yang dapat mempengaruhi efektifitas dan efisiensi dalam pencapaian tujuan dan strategi organisasi.

Sehubungan dengan alasan tersebut diperlukan adanya sebuah mekanisme untuk menganalisis input controls terhadap pengelolaan teknologi informasi. Untuk mencapai tujuan bisnisnya, seringkali perusahaan-perusahaan menggunakan teknologi informasi sebagai basis dalam penciptaan layanan yang berkualitas ataupun dalam optimalisasi proses bisnisnya. Namun penerapan teknologi informasi memerlukan perencanaan yang strategis agar penerapannya dapat selaras dengan tujuan bisnisnya. Berawal dari sini maka diperlukan sebuah analisis input controls terhadap sistem penjualan / account receivable tersebut. Dengan analisis input controls dapat memberikan evaluasi terhadap keadaan tata kelola Sistem Penjualan / Account Receivable di PT. Senayan Sandang Makmur tetapi dapat juga memberikan masukan yang dapat digunakan untuk perbaikan pengelolaannya di masa yang akan datang.

1.2 Rumusan Masalah

Adapun permasalahan yang akan diteliti adalah sebagai berikut:

1. Bagaimana mengetahui input controls yang sudah diterapkan pada Sistem Penjualan / Account Receivable di PT. Senayan Sandang Makmur?

2. Bagaimana penilaian input controls yang ada pada Sistem Penjualan / Account Receivable di PT. Senayan Sandang Makmur sudah cukup baik?

1.3 Tujuan Pembahasan

Tujuannya adalah sebagai berikut:

1. Mencari tahu input controls yang diterapkan pada Sistem Penjualan / Acccount Receivable di PT. Senayan Sandang Makmur.

2. Menilai kekuatan atau kecukupan input controls yang ada pada Sistem Penjualan / Acccount Receivable di PT. Senayan Sandang Makmur.

1.4 Ruang Lingkup Kajian

Analisis yang dilakukan akan dibatasi menggunakan analisis Input Controls yang akan mengacu hanya pada Sistem Penjualan / Account Receivable pada PT. Senayan Sandang Makmur, dengan ruang lingkup kajian sebagai berikut:

1. Data Input Methods 2. Source Document Design 3. Data-Entry Screen Design 4. Validation of Data Input 5. Audit Trail Controls.

1.5 Sumber Data

Sumber data yang digunakan pada penelitian tugas akhir ini adalah data atau informasi yang digunakan secara langsung dari responden atau objek yang diteliti. Cara pencarian sumber data dilakukan dengan cara wawancara, buku, internet, dan survey langsung pada perusahaan yang diteliti.

1.6 Sistematika Penyajian

Sistematika penulisan laporan terdiri dari 4 (empat) bab, yaitu: BAB I PENDAHULUAN

Bab ini menjelaskan mengenai latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan pembahasan, ruang lingkup kajian, dan sumber data yang digunakan, serta sistematika penulisan.

BAB II KAJIAN TEORI

Bab ini menjelaskan mengenai pengetahuan dasar yang telah ada dari sumber-sumber lainnya yang dapat membantu dalam menganalisa dan memecahkan masalah. Bagian ini juga ditulis sebagai gambaran atau

4

deskripsi mengenai hal apa saja yang telah dirintis oleh peneliti lain untuk memberikan penekanan terhadap pentingnya masalah yang ada.

BAB III ANALISIS

Bab ini menjelaskan mengenai analisa dan sistem informasi yang dilakukan di perusahaan. Mengetahui sistem informasi yang ada di PT. Senayan Sandang Makmur untuk dapat memberikan kemudahan bagi user dan dukungan perusahaan terhadap sistem informasi yang digunakan saat ini. BAB IV SIMPULAN DAN SARAN

Bab ini menjelaskan mengenai kesimpulan dan saran-saran dari yang telah penulis lakukan, yang dimaksudkan agar dapat menunjang proses bisnis di PT. Senayan Sandang Makmur.

59

Pada bab ini akan dikemukakan kesimpulan dan saran dari hasil evaluasi terhadap Input Controls Sistem Penjualan / Account Receivable di PT. Senayan Sandang Makmur.

.

4.1 Simpulan

Berdasarkan pengumpulan bukti-bukti dan hasil analisis, input controls pada sistem penjualan tersebut belum cukup baik maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut :

1. Berdasarkan hasil kuisioner dan hasil perbandingan dengan teori yang digunakan, input controls yang sudah diterapkan adalah Data Input Methods, Source Document Design, Data-Entry Screen Design dengan control objective yang digunakan adalah Screen Organization, Caption Design, Data-Entry Field Design, Tabbing and Skipping, Color, Prompting and Help Facilites, Validation of Data Input, Audit Trail Controls.

2. Berdasarkan hasil kuisioner dan hasil perbandingan dengan teori yang digunakan, bahwa penilaian terhadap kekuatan atau kecukupan input controls yang ada pada sistem manghasilkan 61,11% menjawab positif dan 38,89% menjawab negatif. Dapat disimpulkan bahwa input controls yang ada pada Sistem Penjualan / Acccount Receivable di PT. Senayan Sandang Makmur tersebut belum cukup baik.

4.2 Saran

Berdasarkan hasil analisis yang didapat, maka berikut ini adalah beberapa saran pengembangan yang dapat diberikan untuk meningkatkan kegiatan input controls sebagai berikut:

1. Mengurangi kesalahan human error dalam penginputan data seperti salah klik dan salah ketik.

60

2. Menerapkan huruf kapital pada seluruh kolom pengisian, agar tidak terjadi kesalahpahaman terhadap huruf atau angka yang hampir serupa.

3. Mengganti pesan error yang terdapat pada beberapa kolom pengisian agar lebih mudah untuk dimengerti oleh staff.

4. Memperbaiki pesan error untuk kolom pengisian yang wajib untuk diisikan.

5. Memberi jarak lebih sekitar lima spasi diantara kolom pengisian yang satu dengan kolom pengisian yang lainnya.

6. Menambahkan fasilitas Prompting dan Help berupa paduan penggunaan dan penyelesaian error pada aplikasisehingga dapat mempermudah dan memberikan efisiensi waktu dalam pengisian data.

61

[1] M. Dr. Azhar Susanto, Sistem Informasi Manajemen, Bandung: Lingga Jaya, 2007.

[2] K. C. Laudon and J. P. Laudon, Management Information Systems, 9 ed., New Jersey: Prentice Hall, 2005.

[3] T. Sutabri, Analisa Sistem Informasi, Yogyakarta: Andi, 2005.

[4] S. Agoes, Auditing Petunjuk Praktis Pemeriksaan Akuntan Oleh Akuntan Publik, Jakarta: Salemba Empat, 2012.

[5] A. A. Arens, R. J. Elder and M. S. Beasley, Auditing and Assurance Service, An Integrated Approach, 19th ed., New Jersey: Prentice Hall, 2010.

[6] R. Weber, Information System Control and Audit, New Jersey: Prentice Hall, 1999.

[7] G. H. H. W. S. Bodnar, Accounting Information Systems, Boston: Pearson Education, 2010.

[8] J. A. Hall, Accounting Information System, USA-South Western: Cengage Learning, 2008.

[9] S. Gondodiyoto, Audit Sistem Informasi (+ Pendekatan CobIT), Jakarta: Mitra Wacana Media, 2010.

[10] R. R. Moeller, IT, Audit, Control, and Security, New Jersey: John Wiley & Sons, 2010.

[11] C. Davis, M. Schiller and K. Wheeler, IT Auditing: Using Controls to Protect Information Assets, Second Edition, USA: McGraw Hill, 2011.