Analisis Perancangan Sistem Informasi Penjualan pada PT. Speedline Auto Showroom

SKRIPSI

ANALISIS PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA PT. SPEEDLINE AUTO SHOWROOM

OLEH

ELFINA YUNITA HUTABARAT 110522152

PROGRAM STUDI AKUNTANSI DEPARTEMEN AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

PERNYATAAN

Saya yang bertanda tangan dibawah ini menyatakan dengan sesungguhnya bahwa skripsi saya yang berjudul “Analisis Perancangan Sistem Informasi Penjualan pada PT. SPEEDLINE AUTO SHOWROOM” adalah benar hasil karya tulis saya sendiri yang disusun sebagai tugas akademik guna menyelesaikan beban akademik pada Fakultas Universitas Sumatera Utara.

Bagian atau data tertentu yang saya peroleh dari perusahaan atau lembaga, dan/atau saya kutip dari hasil karya orang lain telah mendapat izin, dan/atau dituliskan sumbernya secara jelas sesuai dengan norma, kaidah dan etika penulisan ilmiah.

Apabila kemudian hari ditemukan adanya kecurangan dan plagiat dalam skripsi ini, saya bersedia menerima sanksi dengan peraturan yang berlaku.

Medan, Penulis,

110522152

ABSTRAK

Analisis Perancangan Sistem Informasi Penjualan Pada PT. Speedline Auto Showroom

Penelitian ini dilakukan di PT. Speedline Auto Showroom yang bertujuan untuk mengetahui apakah sistem informasi penjualan pada PT. Speedline Auto Showroom sudah berjalan dengan efektif dan efisien.

Sumber data penelitian ini adalah dokumen-dokumen yang berkaitan dengan sistem penjualan. Teknik pengambilan data dilakukan dengan wawancara, studi dokumentasi pada PT. Speedline Auto Showroom. Data yang dikumpulkan dianalisis dengan teknik deskriptif kualitatif.

Dari hasil penelitian ini menunjukan bahwa sistem informasi penjualan pada PT. Speedline Auto Showroom telah berjalan sesuai dengan sistem menurut para ahli, dengan adanya pendapat para ahli tentang sistem informasi penjualan dapat dijadikan PT. Speedline Auto Showroom sebagai dasar atau pedoman untuk merencanakan dan melaksanakan sistem yang akan berjalan

ABSTRACT

Sales Information System Design Analysis at PT. Speedline Auto Showroom This research was conducted at PT. Speedline Auto Showroom which aims to determine whether the sales information system on PT. Speedline Auto Showroom is operating effectively and efficiently.

This research is the data source documents related to the sale of the system. Collecting data through interviews, document study on PT. Speedline Auto Showroom. The data collected were analyzed with descriptive qualitative techniques.

From the results of this study indicate that the sales information system on PT. Speedline Auto Showroom has aligned with the system according to the experts, with the opinion of experts on the sales information system can be used as PT. Speedline Auto Showroom or guidelines as a basis for planning and implementing a system that will run.

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis ucapkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa berkat Rahmat dan Kasih Karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Skripsi ini dengan judul “Analisis Perancangan Sistem Informasi Penjualan pada PT. Speedline Auto Showroom”. Penulisan skripsi ini bermanfaat untuk menambah wawasan dan pengetahuan penulis khususnya mengenal masalah yang diangkat dalam penelitian ini. Selain itu penelitian ini dilaksanakan juga untuk memenuhi salah satu syarat untuk meraih gelar sarjana ekonomi pada Universitas Sumatera Utara pada Program Studi Akuntansi.

Terima kasih yang teristimewa penulis ucapkan kepada kedua orangtua, Drs. Edison Hutabarat, Spd dan Rosdiana Purba yang telah memberi motivasi serta moril bahkan material kepada penulis, sehingga Tugas Akhir ini dapat terangkum dan selesai dengan baik.

Penulis juga mengucapkan terima kasih kepada berbagai pihak yang telah mendukung atas bantuan, bimbingan, dorongan dan pengarahan baik secara langsung maupun tidak langsung :

1. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak, CA selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Dr. Syafruddin Ginting Sugihen, MAFIS, Ak selaku Ketua Departemen dan Bapak Drs. Hotmal Ja’far, MM., Ak selaku Sekretaris Departemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Bapak Drs. Firman Syarif, M.Si., Ak dan Ibu Dra. Mutia Ismail, MM., Ak selaku Ketua dan Sekretaris Program Studi S1 Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Bapak Iskandar Muda, S.E., M.Si., Ak selaku pembimbing penulis yang telah bersedia meluangkan waktunya untuk membimbing, member petunjuk, dan pengarahan kepada penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.

5. Bapak Drs. Rustam, M.Si., Ak selaku dosen pembaca yang telah meluangkan waktunya untuk member petunjuk dan pengarahan kepada penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.

6. Buat saudara-saudara penulis Priska Nisti S.R Hutabarat, Destri Dewi Putri Hutabarat dan juga buat teman-teman yang tidak dapat disebutkan satu persatu terimakasih buat kasih sayang dan dukungan yang diberikan selama ini.

Penulis menyadari penulisan Skripsi ini masih jauh dari sempurna, mengingat masih terbatasnya pengetahuan penulis. Oleh karena itu, dengan kerendahan hati penulis sangat menghargai kritik dan saran yang bersifat membangun dari pembaca demi kesempurnaan Skripsi ini.

Medan, Oktober 2013 Penulis

NIM. 110522152

DAFTAR ISI

Halaman

PERNYATAAN i

ABSTRAK ii

ABSTRACT iii

KATA PENGANTAR iv DAFTAR ISI vi DAFTAR TABEL viii DAFTAR GAMBAR ix DAFTAR LAMPIRAN x BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang... 1

1.2 Perumusan Masalah... 2

1.3 Tujuan Penelitian... 2

1.4 Manfaat Penelitian... 3

BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Sistem... 4

2.1.1 Klasifikasi Sistem... 5

2.1.2 Analisis Sistem... 7

2.1.3 Perancangan Sistem... 8

2.2 Informasi... 9

2.3 Sistem Informasi... 11

2.4 Penjualan... 11

2.5 Sistem Informasi Penjualan... 12

2.6. Alat-Alat Analisis Perancangan Sistem... 18

BAB III METODE PENELITIAN 3.1 Jenis Penelitian... 30

3.2 Tempat dan Waktu Penelitian... 30

3.3 Batasan Operasional... 30

3.4 Defenisi Operasional... 31

3.5 Populasi dan Sampel Penelitian... 31

3.5.1 Populasi... 31

3.5.2 Sampel... 32

3.7 Jenis Data... 32

3.7.1 Data Primer... 32

3.7.2 Data Sekunder... 32

3.8 Metode Pengumpulan Data... 33

3.9 Teknik Analisis... 34

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Sejarah Berdiri PT. Speedline Auto Showroom... 36

4.2 Visi dan Misi PT. Speedline Auto Showroom... 36

4.4 Struktur Organisasi... 37

4.5 Sistem yang sedang Berjalan... 38

4.6 Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan... 40

4.7 Diagram DFD (Data Flow Diagram) Level Sistem Yang Berjalan... 41

4.8 Sistem yang di usulkan... 42

4.9 Diagram Konteks Sistem yang Diusulkan... 43

4.10 Analisis Sistem Yang Diusulkan... 44

4.11 Diagram Nol/DFD(Data Flow Diagram) Sistem Yang Diusulkan... 45

4.12 Diagram 1 DFD Level 2... ... 47

4.13 Diagram 2 DFD Level 2... 48

4.14 Diagram 3 DFD Level 2... 49

4.15 Perancangan Stok Barang... ... 50

4.16 Perancangan Form Penjualan... 51

4.17 Perancangan Cetak Laporan Data Keseluruhan Mobil... 52

4.18 Perancangan Cetak Laporan Penjualan Keseluruhan ... 53

4.19 Perancangan Laporan Keseluruhan Data Customer………... 54

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan... 55

5.2 Saran... 56 DAFTAR PUSTAKA

DAFTAR TABEL

No. Gambar Judul Halaman

2.1. Komponen DFD………...………..19

2.2. Kompoen ERD………...22

4.1. Laporan Stok Mobil...52

4.2. Laporan Penjualan Keseluruhan...53

DAFTAR GAMBAR

No. Gambar Judul Halaman

2.1. Unsur dalam Sistem…………. ...5

2.2. Diagram Prosedur Penjualan……… ...21

2.3. Simbol Diagram Relasi Entitas……… ...22

2.4. Simbol Bagan Alir Program………. ...25

2.5. Bagan Alir Sistem Penjualan Tunai……….…… ...26

2.6. Bagan Alir Sistem Penjualan Tunai (Lanjutan 1)……… ...27

2.7. Bagan Alir Sistem Penjualan Tunai (Lanjutan 2)……… ...28

4.1. Diagram Konteks Sistem Yang Berjalan……….. ...39

4.2. Diagram Nol/DFD Level 1 Sistem Yang Berjalan……….….. ...41

4.3. Diagram Konteks Sistem Yang Diusulkan……….….. ...43

4.4. Diagram Nol/DFD Level 1 Sistem Yang Diusulkan...45

4.5. Diagram 1 DFD Level 2 Persediaan……….…… ...47

4.6. Diagram 2 DFD Level 2 Penjualan……….….. ..48

4.7. Diagram 2 DFD Level 2 Laporan..………..….. ..49

4.8. Form Stok Mobil...50

DAFTAR LAMPIRAN

No. Lampiran Judul Halaman

1. Struktur Tabel Stok Barang ...57

Struktur Tabel Penjualan ...57

2. Form Penjualan Mobil ...58

Form Laporan Data Mobil ...58

3. Laporan Data Mobil ...59

Laporan Stok Mobil ...59

ABSTRAK

Analisis Perancangan Sistem Informasi Penjualan Pada PT. Speedline Auto Showroom

Penelitian ini dilakukan di PT. Speedline Auto Showroom yang bertujuan untuk mengetahui apakah sistem informasi penjualan pada PT. Speedline Auto Showroom sudah berjalan dengan efektif dan efisien.

Sumber data penelitian ini adalah dokumen-dokumen yang berkaitan dengan sistem penjualan. Teknik pengambilan data dilakukan dengan wawancara, studi dokumentasi pada PT. Speedline Auto Showroom. Data yang dikumpulkan dianalisis dengan teknik deskriptif kualitatif.

Dari hasil penelitian ini menunjukan bahwa sistem informasi penjualan pada PT. Speedline Auto Showroom telah berjalan sesuai dengan sistem menurut para ahli, dengan adanya pendapat para ahli tentang sistem informasi penjualan dapat dijadikan PT. Speedline Auto Showroom sebagai dasar atau pedoman untuk merencanakan dan melaksanakan sistem yang akan berjalan

ABSTRACT

Sales Information System Design Analysis at PT. Speedline Auto Showroom This research was conducted at PT. Speedline Auto Showroom which aims to determine whether the sales information system on PT. Speedline Auto Showroom is operating effectively and efficiently.

This research is the data source documents related to the sale of the system. Collecting data through interviews, document study on PT. Speedline Auto Showroom. The data collected were analyzed with descriptive qualitative techniques.

From the results of this study indicate that the sales information system on PT. Speedline Auto Showroom has aligned with the system according to the experts, with the opinion of experts on the sales information system can be used as PT. Speedline Auto Showroom or guidelines as a basis for planning and implementing a system that will run.

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Perkembangan dunia perdagangan di era globalisasi saat ini menyebabkan persaingan yang semakin kompetitif. Kondisi ini mendorong lembaga-lembaga yang bergerak di bidang penjualan berusaha untuk meningkatkan SDM, meningkatkan sistem manajemen, efisiensi dan menggembangkan jasa penjualan. Semua usaha tersebut diharapkan mampu menarik perhatian konsumen, mengembangkan jaringan usaha dan memperluas jaringan operasional agar setiap perusahaan mampu memainkan peranan yang lebih luas dalam mengembangkan perekonomian indonesia.

Saat ini dunia usaha dihadapkan pada situasi atau kondisi persaingan yang semakin ketat yang menuntut perusahaan untuk menjalankan usahanya dengan lebih efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan perusahaan. Untuk dapat mencapai tujuan tersebut manajemen perusahaan harus dapat mengkoordinir secara rasional sumber-sumber daya yang dimiliki perusahaan.

Setiap perusahaan akan berupaya untuk mencapai tujuan dan harapannya dengan efektif dan efisien. Efektif dan efisien perusahaan sangat tergantung pada baik buruknya pengelolaan pada perusahaan itu sendiri. Pengelolaan yang baik perlu didukung dengan beberapa sistem yang mengaturnya, baik dalam perencanaan, pelaksanaan dan pengendaliannya. Penjualan merupakan salah satu kegiatan suatu perusahaan,bagi perusahaan dagang maupun jasa. Oleh karena itu,

dibutuhkan sistem informasi penjualan yang memadai untuk menunjang kegiatan tersebut.

PT. Speedline Auto Showroom merupakan perusahaan yang bergerak di bidang penjualan mobil. Seiring dengan perkembangan penjualan maka PT. Speedline Auto Showroom menghadapi permasalahan, yaitu masih terdapat kelemahan-kelemahan yang ditemukan dalam proses jalannya transaksi penjualan. Oleh sebab itu diperlukan perbaikan-perbaikan dalam sistem yang telah berjalan dengan merancang sebuah sistem informasi akuntansi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan sehingga operasi perusahaan menjadi lebih baik.

Berdasarkan uraian diatas penulis tertarik menulis skripsi membuat tentang sistem informasi penjualan yang menggambarkan jalannya transaksi penjualan. Dan karenanya penulis mengangkat sebuah judul yaitu :

“Analisis Perancangan Sistem Informasi Penjualan pada PT. Speedline Auto Showroom”

1.2. Perumusan Masalah

Sesuai dengan alasan pemilihan judul, maka yang menjadi permasalahan didalam ini adalah :

1. Bagaimanakah sistem informasi akuntansi penjualan yang diterapkan oleh PT. Speedline Auto Showroom?

2. Apakah sistem informasi akuntansi penjualan PT. Speedline Auto Showroom telah berjalan dengan efektif?

3. Bagaimanakah merancang sistem informasi penjualan pada PT. Speedline Auto Showroom untuk sistem penjualan yang efektif dan efisien?

1.3. Tujuan Penelitian

Tujuan penelitian ini yaitu :

1. Untuk mengetahui sistem informasi akuntansi penjualan yang diterapkan oleh PT. Speedline Auto Showroom.

2. Untuk menganalisis apakah sistem informasi akuntansi penjualan pada PT. Speedline Auto Showroom sudah berjalan efektif atau belum.

3. Untuk membuat rancangan alternatif sistem informasi akuntansi penjualan pada PT. Speedline Auto Showroom.

1.4. Manfaat Penelitian

Manfaat penelitian ini yaitu :

1. Menambah pengetahuan dan wawasan penulis tentang sistem informasi akuntansi yang diterapkan secara nyata diperusahaan.

2. Memberi masukan dan saran bagi perusahaan untuk sistem informasi supaya lebih baik lagi sehingga operasi perusahaan lebih meningkat. 3. Memberi informasi bagi pihak yang ingin menggunakan sebagai bahan

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Sistem

Sistem berasal dari bahasa Yunani yaitu “systema” yang artinya kesatuan. Sistem memiliki makna luas, sebuah sistem harus terdiri atas lebih dari satu bagian. Suatu tujuan bersama menghubungkan semua bagian dalam satu sistem pada organisasi. Walaupun fungsi dari setiap bagian berbeda dan bersifat independen satu sama lain namun tujuannya adalah sama. Sebuah sistem dipergunakan untuk satu tujuan akan tetapi juga dapat digunakan untuk lebih dari satu tujuan.

“sistem merupakan suatu rangkaian kesatuan yang terdiri dari bagian-bagian yang saling berhubungan dan mempengaruhi (biasa disebut dengan subsistem), yang diarahkan untuk mencapai suatu tujuan tertentu.” (Hall, 2001 : 5).

“sistem adalah sesuatu yang memiliki bagian-bagian yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiga tahapan, yaitu input, proses, output.” (Widjajanto, 2001 : 2)

“sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.” (Mulyadi, 2001 : 2).

Sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lainnya yang fungsi untuk mencapai tujuan yang telah

ditetapkan sebelumnya. Suatu sistem dibuat untuk menangani yang berulang kali atau rutin terjadi. Dengan adanya sistem yang baik, maka kegiatan perusahaan akan semakin baik dan terarah sesuai dengan tujuan.

Rangkaian unsur dalam suatu sistem yaitu :

Gambar 2.1. Unsur dalam sistem

2.1.1. Klasifikasi Sistem

Menurut Mulyanto (2009 : 8) sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, di antaranya adalah sebagai berikut :

1. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik.

Sistem Abstrak (abstrak system) adalah sistem yang berupa pemikiran atau gagasan yang tidak tampak secara fisik. Misalnya, sistem agama/teologi. Sistem Fisik (physical system) adalah sistem yang ada secara fisik dan dapat dilihat dengan mata. Misalnya, sistem komputer, sistem akuntansi, dan sistem transportasi.

2. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan.

Sistem alamiah (natural system) adalah sistem yang terjadi karena proses alam, bukan buatan manusia. Misalnya, sistem

tatasurya, sistem rotasi bumi. Sistem buatan manusia (human made system) adalah sistem yang terjadi melalui rancangan atau campur tangan manusia. Misalnya, sistem komputer, sistem transportasi.

3. Sistem Tertentu dan tak tentu

Sistem tertentu (deterministic system) adalah sistem yang operasinya dapat diprediksi secara cepat dan interaksi di antara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti. Misalnya, sistem komputer karena operasinya dapat diprediksi berdasarkan program yang dijalankan. Sistem tak tentu (probabilistic system) adalah sistem yang hasilnya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas. Misalnya, sistem persediaan.

4. Sistem Tertutup Dan Terbuka (Open Sistem)

Sistem tertutup (closed system) adalah sistem yang tidak berhubungan dengan lingkungan luar dan dapat terpengaruh dengan keadaan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan output untuk subsistem yang lain.

2.1.2. Analisis Sistem

Menurut Jogiyanto (2003) “Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan hambatan-hambatan yang

terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan”.

Menurut Diana (2011) “Analisis Sistem merupakan sekumpuluan prosedur untuk membuat spesifikasi sistem informasi yang baru atau sistem informasi yang dimodifikasi”.

Agar efektif, maka seorang analis sistem harus memiliki pengetahuan dalam bidang komputer dan bisnis. Jika analis sistem hanya memiliki latar belakang komputer, maka di dalam tim pengembangan sistem harus ada orang yang memiliki keahlian dalam bidang bisnis.

Tujuan analisis sistem adalah mengembangkan persyaratan bagi sistem baru, analis sistem memerlukan studi terhadap sistem yang ada dan solusi yang diajukan lebih jauh lebih rinci daripada pada tahap survey atau inve stigasi sistem.

Langkah-langkah dalam analisis sistem meliputi: 1. Mempelajari dan mendokumentasikan sistem yang ada.

2. Menyelesaikan dokumentasi analisis. Dokumentasi analisis sistem meliputi :

a. Hasil observasi dan wawancara. b. Ringkasan dan hasil kuesioner. c. Flowchart.

d. DFD.

e. Struktur Organisasi.

2.1.3. Perancangan Sistem

Perancangan sistem adalah tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem, pendefenisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional dan persiapan untuk rancang bangun implementasi, menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk.

Pada umumnya tujuan dari perancangan sistem informasi adalah: a. Untuk memenuhi kebutuhan pemakai sistem informasi.

b. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun lengkap kepada pemrograman komputer dan ahli teknik lainnya yang terlibat.

c. Perencanaan sistem harus efektif an efisien untuk dapat mendukung pengolahan pelaporan manajemen dan mendukung instansi/perusahaan.

d. Perancangan sistem harus dapat mempersiapkan rancang bangun yang terinci untuk masing-masing komponen dari sistem informasi yang meliputi data dan informasi, penyimpanan data, metode-metode, prosedur, brainware, hardware, software, dan pengolahan transaksi.

Dengan adanya perancangan sistem informasi diharapkan dapat membantu manajemen dalam suatu organisasi untuk mengkoordinasikan dan menghubungkan satu ama lainnya. Perancangan sistem dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama, memperbaiki atau menyempurnakan sistem yang ada.

2.2. Informasi

Informasi berasal dari data, data adalah fakta statistik dalam bentuk kumpulan simbol yang tidak mengartikan sesuatu.

“informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang sangat penting bagi penerima dan mempunyai nilai nyata atau berupa nilai yang dapat dipahami dalam keputusan sekarang maupun masa yang akan datang.” (Davis, 2000 : 24).

“Informasi adalah data yang telah diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang menggunakan data tersebut.” (McFadden, 1999).

Informasi sangat berguna bagi pihak manajemen dalam proses pengambilan keputusan, maka dari informasi yang berguna harus memiliki kriteria-kriteria sebagai berikut :

1. Akurat (Accurate)

Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan yang dapat mengubah atau merusak informasi tersebut.

2. Tepat Waktu (Timeliness)

Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi karena

merupakan landasan dalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan terlambat, maka dapat berakibat fatal dalam suatu organisasi. 3. Relevan (Relevance)

Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk yang satu dengan yang lainnya berbeda.

4. Lengkap (Complete)

Informasi yang disajikan termasuk didalamnya semua data-data yang relevan dan tidak mengabaikan kepentingan (dasar masalah atau aktivitas-aktivitas) yang diukur oleh pembuat keputusan.

5. Dimengerti (Understable)

Informasi yang disajikan hendaknya dalam bentuk yang dapat dipakai dan dimengerti oleh si pembuat keputusan.

Suatu Informasi mempunyai beberapa fungsi antara lain : 1. Menambah pengetahuan.

2. Mengurangi Ketidakpastian. 3. Mengurangi resiko kegagalan. Adapun tujuan informasi yaitu :

1. Untuk mendukung fungsi kepengurusan manajemen. 2. Untuk mendukung pengambilan keputusan manajemen. 3. Untuk mendukung kegiatan operasional perusahaan.

2.3 Sistem Informasi

“sistem informasi sebagai sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikelompokan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan kepada pemakai”. (Hall, 2001 : 7).

“sistem informasi merupakan sekelompok perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang untuk mengubah data menjadi informasi yang bermanfaat”. (Bodnar, 2000).

Berdasarkan pengertian diatas maka dapat disimpulkan bahwa sistem informasi ialah suatu rangkaian prosedur komponen seperti hardware, software, brainware, yang saling berinteraksi mengolah data menjadi informasi dan mendistribusikan ke user untuk mencapai tujuan perusahaan.

Tujuan utama yang umum bagi semua sistem, yaitu : 1. Untuk mendukung fungsi kepengurusan manajemen. 2. Untuk mendukung pengambilan keputusan manajemen. 3. Untuk mendukung kegiatan operasi perusahaan hari demi hari.

2.4 Penjualan

“Menurut Ikatan Akuntan Indonesia penjualan adalah peningkatan jumlah aktiva dan penurunan jumlah kewajiban suatu badan usaha yang timbul dari penyrahan barang dagang/jasa atau aktivitas lainnya didalam suatu periode.”

“Penjualan merupakan sebuah proses dimana kebutuhan pembeli dan penjualan dipenuhi, melalui pertukaran informasi dan kepentingan”. (Kotler, 2006 : 457).

Secara umum penjualan pada dasarnya terdiri dari dua jenis yaitu penjualan tunai dan kredit. Penjualan tunai terjadi apabila penyerahan barang atau jasa segera diikuti dengan pembayaran dari pembelian, sedangkan penjualan kredit ada tenggang waktu antara saat penyerahan barang dan ataujasa dalam penerimaan pembelian. Dalam penjualan kredit, pada saat penyerahan barang dan atau jasa, penjual menerima tanda bukti penerimaan barang.

Proses bisnis dalam sebuah kegiatan penjualan antara lain meliputi: 1. Konsumen memesan barang.

2. Perusahaan mengirim barang yang dipesan ke konsumen. 3. Perusahaan mengirim tagihan ke konsumen.

4. Perusahaan menerima pelunasan kas dari konsumen.

2.5 Sistem Informasi Penjualan

Sistem informasi penjualan adalah sub sistem informasi bisnis yang mencakup kumpulan prosedur yang melaksanakan, mencatat, mengkalkulasi, membuat dokumen dan informasi penjualan untuk keperluan manajemen dan bagan lain yang berkepentingan, mulai dari terimanya dari order penjualan sampai mencatat timbulnya tagihan atau piutang dagang.

Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan tunai antara lain yaitu:

1. Sales Order

Faktur ini diisi oleh bagian order penjualan dalam rangkap 3, yaitu: lembar 1 akan diberikan kepada pembeli sebagai pengantar untuk kepentingan pembayaran barang kepada kassa, lembar 2 akan diserahkan kepada bagian pembungkus beserta barangnya sebagai perintah penyerahan barang ke pembeli yang telah membayar di kassa dan sekaligus sebagai slip pembungkus yang akan ditempel di pembungkus barang sebagai identitas barang, dan lembar 3 yang akan diserahkan ke bagian order penjualan yang akan dijadikan sebagai arsip sementara berdasarkan nomor urutnya sebagai pengendali apabila terjadi kejanggalan transaksi penjualan.

3. Pita Register kas Dokumen yang dihasilkan oleh mesin register kas yang dioperasikan oleh bagian kassa setelah terjadi transaksi penerimaan uang dari pembeli sebagai pembayaran atas barang dan juga sebagai dokumen pendukung untuk meyakinkan bahwa faktur tersebut benar-benar telah dibayar dan dicatat dalam register kas. 4. Bukti Setor Bank

Dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan kredit. Menurut Mulyadi (2001:214) terdapat 4 (empat) dokumen, antara lain:

a. Surat Order Pengiriman dan tembusannya, Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pengiriman yang memberikan otorisasi kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan jenis barang dengan jum1ah dan spesifikasi

seperti yang tertera di atas dokumen tersebut. Tembusannya antara lain, tembusan kredit, surat pengakuan, surat muat, slip pembungkus, tembusan gudang, arsip pengendalian pengiriman, dan arsip index silang.

b. Faktur Penjualan merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk mencatat timbulnya piutang. Berbagai tembusannya terdiri dari faktur penjualan, tembusan piutang, tembusan jurnal penjualan, tembusan analisis, dan tembusan wiraniaga. c. Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan merupakan dokumen

pendukung yang digunakan untuk menghitung total harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu.

d. Bukti Memorial merupakan dokumen sumber untuk dasar pencatatan ke dalam jurnal umum.

Fungsi-fungsi yang Terkait dengan Penjualan Tunai dan Kredit yaitu : 1. Penjualan Tunai

Adapun yang menjadi fungsi-fungsi yang terkait dalam penjualan tunai adalah sebagai berikut :

a. Bagian Order Penjualan

Fungsi ini menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai, dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran kas di bagian kassa. b. Bagian Kassa

barang yang terdapat pada faktur. c. Bagian Pembungkus

Fungsi ini membungkus barang dan memberikannya kepada pembeli ditukar dengan faktur yang telah dilunasi.

d. Bagian Akuntansi

Fungsi ini mencatat transaksi penjualan tunai pada catatan harian jurnal umum atau jurnal khusus penjualan, jurnal penerimaan kas dan kartu persediaan barang secara periodik serta membuat laporan penjualan sesuai dengan kebutuhan manajemen.

2. Penjualan Tunai

Adapun yang menjadi fungsi fungsi yang terkait dengan Penjualan Kredit berdasarkan pendapat Hall (2001 : 265) dapat disimpulkan bahwa fungsi yang terkait dengan penjualan kredit meliputi :

a. Bagian Penjualan

Menerima order pelanggan baik melalui surat maupun telepon yang mengidentifikasikan jenis dan kuantitas barang yang diminta. Fungsi ini akan menambahkan informasi yang belum lengkap pada surat order (seperti keterangan barang yang dijual, nama dan alamat pelanggan, jumlah dan harga per unit, dan informasi keuangan lainnya seperti potongan harga, dan ongkos angkut).

b. Departemen Kredit

Bagian kredit menentukan batas kredit, kelayakan pemberian kredit pada pelanggan dan memberikan

persetujuan kredit sehingga salinan order penjualan dapat didistribusikan ke departemen penagihan, pergudangan, dan pengiriman.

c. Gudang

Bagian gudang bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, menandatangani salinan surat perintah pengeluaran barang sebagai bukti pesanan sudah dikerjakan dengan benar serta menyerahkan barang ke departemen pengiriman. Bagian gudang perlu mencatat penyesuaian data persediaan.

d. Departemen Pengiriman

Bagian pengiriman bertanggung jawab untuk mencocokkan barang dengan surat surat jalan untuk memastikan kebenaran pesanan. Petugas pengiriman menyerahkan barang, dokumen pengiriman, dan dua rangkap Bill Of Leading ke perusahaan jasa pengiriman, kemudian melakukan tugas-tugas sebagai berikut :

1. Mencatat pengiriman pada buku harian pengiriman barang.

2. Menyerahkan dokumen surat perintah pengeluaran barang dan surat jalan ke departemen penagihan sebagai bukti pengiriman sudah dilaksanakan.

3. Menyimpan satu salinan untuk tiap-tiap dokumen pengiriman dan dokumen tagihan bongkar muat barang.

e. Departemen Penagihan

Bagian penagihan ini bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan setelah memperoleh informasi lengkap berkenaan pengiriman barang dari informasi yang terdapat pada surat perintah pengeluaran barang dan surat jalan, membuat jurnal penjualan, serta mengirimkan salinan buku besar dari order penjualan ke bagian piutang.

f. Departemen Akuntansi

Bagian piutang bertanggung jawab untuk memposting data salinan buku besar order penjualan ke buku besar pembantu piutang dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur. Bagian buku besar meringkas buku rekening dari bagian piutang, membuat laporan penjualan serta mencatat harga pokok persediaan yang dijual ke dalam kartu persediaan. Laporan Yang dihasilkan Dalam Penjualan Kredit

merupakan hasil akhir proses akuntansi. Laporan berisi informasi yang merupakan keluaran sistem akuntansi.

2.6. Alat-Alat Analisis Perancangan Sistem

Analisis perancangan sistem adalah pengidentifikasian dalam penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi.

Alat-alat analisis perancangan sistem terdiri dari :

a. DFD (Data Flow Diagram)

Merupakan simbol dalam diagram atas data yang berguna untuk membantu komunikasi antara analisis sistem dengan pemakai sistem agar dapat memahami suatu sistem secara logika. Keuntungan dari DFD, memudahkan pemakai yang kurang menguasai bidang komputer untuk mengerti sistem yang akan dikerjakan atau dikembangkan.

“Data Flow Diagram atau diagram aliran data adalah alat yang menggambarkan aliran data melalui sistem dan kerja atau pengolahan yang dilakukan oleh sistem tersebut”. (Suyanto, 2004 : 15)

Pengertian DFD secara umum adalah suatu network yang menggambarkan suatu sistem komputerisasi, manualisasi atau gabungan dari keduanya, yang penggambarannya disusun dalam bentuk kumpulan komponen sistem yang saling berhubungan sesuai dengan aturan mainnya. Komponen DFD menurut Yourden and De Marco dapat dilihat pada tabel 2.1 :

Tabel 2.1 Komponen DFD

Syarat-syarat pembuatan DFD adalah :

1. Pemberian nama untuk tiap komponen DFD. 2. Pemberian nomor pada komponen proses.

3. Penggambaran DFD sesering mungkin agar enak dilihat. 4. Penghindaran penggambaran DFD yang rumit.

5. Pemastian DFD yang dibentuk itu konsisten secara logika.

No Simbol Keterangan

1 Proses Simbol ini digunakan untuk proses

pengolahan data atau transformasi data.

2 Data Store Simbol ini digunakan untuk

menggambarkan data flow yang sudah disimpan atau diarsipkan.

3 Terminator Simbol ini digunakan untuk menggambarkan asal atau tujuan data.

4 Data Flow Simbol ini digunakan untuk menggambar aliran data yang berjalan.

Langkah-langkah untuk membuat DFD adalah :

1. Identifikasi terlebih dahulu semua entitas luar yang terlibat di sistem.

2. Identifikasi semua input dan output yang terlibat dengan entitas luar.

3. Buat Diagram Konteks (diagram context)

Diagram ini adalah diagram level tertinggi dari DFD yang menggambarkan hubungan sistem dengan lingkungan luarnya.

Caranya :

a. Tentukan nama sistemnya. b. Tentukan batasan sistemnya.

c. Tentukan terminator apa saja yang ada dalam sistem. d. Tentukan apa yang diterima/diberikan terminator

dari/ke sistem.

e. Gambarkan diagram konteks. 4. Buat Diagram Level Zero

Diagram ini adalah dekomposisi dari diagram konteks. Caranya :

a. Tentukan proses utama yang ada pada sistem.

b. Tentukan apa yang diberikan/diterima masing-masing sub-proses ke/dari sistem dan perhatikan konsep keseimbangan.

4. Pengeluaran Barang

2. Persetujuan Kredit 3. Perintah Pengiriman Barang

8. Masukan Kinerja Pelanggan 6. Pemberitahuan Pengiriman Barang

5. Buat Diagram Level Satu

a. Apabila diperlukan, munculkan data store (transaksi) sebagai sumber maupun tujuan alur data.

b. Gambarkan DFD level Satu, DFD level Dua dan DFD level Tiga

Diagram Prosedur Penjualan (Nugroho widjajanto)

Gambar 2.2

Diagram Prosedur Penjualan

b. ERD (Entity Relation Diagram)

ERD digunakan untuk memodelkan struktur data karena hal ini relative kompleks. Model ERD berisi komponen-komponen entias dan

Pelanggan Penanganan pesanan Pencatatan Kinerja Pelanggan Penyimpanan Barang Pengiriman barang Pencatatan dan penagihann 5. Barang 7. Faktur 1.Pesanan Pembelian

himpunan relasi yang masing-masing dilengkapi dengan atribut-atribut yang mempresentasikan seluruh fakta yang ditinjau sehingga dapat diketahui hubungan antara entiti-entiti yang ada dengan atribut-atributnya. Komponen ERD dapat dilihat pada tabel 2.4 dan simbol diagram relasi entitas pada gambar 2.2 :

Tabel 2.2 Komponen ERD

No Simbol Keterangan

1 Entity Simbol ini untuk menggambar tabel

(penyimpanan data).

2 Atribut Simbol ini berfungsi untuk

menjelaskan character dari entity.

3 Line Simbol ini berfungsi untuk

menghubungkan atribut dengan entity

4 Hubungan Simbol ini dapat berhubungan satu

dengan yang lainnya. Hubungan ini dinamakan relationship.

M M

1 1

2 M

Gambar 2.3

Simbol Diagram Relasi Entitas

c. Flowchart/Bagan Alir

Sistem flowchart adalah penyajian secara grafis dari sistem informasi dan sistem operasi yang terkait. Sistem informasi di sini meliputi proses, aliran logis, input, output, dan arsip. Sedangkan sistem operasi yang terkait mencakup entitas, aliran fisik, dan kegiatan operasi. Sistem flowchart menampilkan proses operasi (meliputi siapa yang terlibat, apa yang dilibatkan, bagaimana prosesnya, dan di mana proses tersebut dilakukan) dari segi logika dan fisik, baik berupa kegiatan manual maupun berbasis komputer.

Sistem flowchart memasukan konteks operasi dan manajemen ke dalam sistem, berbeda dengan DFD yang tidak memperhitungkan kedua aspek tersebut. Akan tetapi, keduanya apabila digunakan bersama-sama merupakan metode yang saling melengkapi untuk menjelaskan sebuah sistem.

Petugas Penjualan

Pelanggan

Pemasok Persediaan

Pesanan Mobil Ditentukan

Menempatkan

Dalam menyusun flowchart perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut:

a. Flowchart dibagi menjadi beberapa kolom sesuai dengan banyaknya entitas(bagian/departemen) yang terlibat dalam proses. Setiap kolom tersebut diberi judul nama dari entitas tersebut.

b. Logika flowchart dari atas ke bawah dan dari kiri ke kanan. c. Jika flowchart tidak cukup dari atas ke bawah, gunakan

konektor on-page ( ).

d. Jika flowchart lebih dari 1 halaman, gunakan konektor off-page ( ).

Flowchart atau Diagram Alir adalah sekumpulan simbol-simbol atau skema yang menunjukan atau menggambarkan rangkaian kegiatan-kegiatan program dari mulai awal hingga akhir. Dengan demikian setiap simbol menggambarkan proses tertentu. Sedangkan hubungan antar proses digambarkan dengan garis penghubung.

Flowchart ini merupakan langkah awal pembuatan program. Dengan adanya flowchart urutan proses kegiatan menjadi lebih jelas. Setelah flowchart selesai disusun, selanjutnya pemrogram (programmer) menerjemahkannya ke bentuk program dengan bahasa pemrograman.

Jenis-jenis Diagram Alir/flowchart secara umum :

a. Diagram Alir Dokumen, menunjukan kontrol dari sebuah sistem aliran dokumen.

b. Diagram Alir Data, menunjukkan kontrol dari sebuah sistem aliran data.

c. Diagram Alir Sistem, menunjukkan kontrol dari sebuah sistem aliran secara fisik.

d. Diagram Alir Program, menunjukkan kontrol dari sebuah program dalam sebuah sistem.

Simbol-simbol yang Banyak Digunakan dalam bagan Alir Program:

Garis Aliran Instruksi

Connector

Keputusan

Instruksi proses atau penghitungan

Instruksi Input atau Output

Gambar 2.4

3 N Mengopera sikan register kas Menerima uang dari pembeli 1

FPT 1

PRK FPT 1

Menurut Mulyadi (2001 : 476) bagan alir prosedur penjualan tunai dapat dilihat pada gambar 2.5 dibawah ini :

Bagian Order Penjualan Bagian Kasa

Gambar 2.5

Bagan Alir Sistem Penjualan Tunai

Mulai Menerima order dari pembeli Mengisi FPT Mengisi bukti setor 2 FPT 1

3

1

3

2 Bukti Setor 1 Bank

Menyetor kas ke bank

3 2 Bukti setor 1 Bank Diserahkan ke bank 2 Via Pembeli Bersama uang ₅

Bagian Gudang Bagian Pengiriman

FPT= Faktur penjualan tunai PRK= Pita register kas

Gambar 2.6

Bagan Alir Sistem Penjualan Tunai (Lanjutan 1) 2

FPT 2

FPT 2

PRK FPT 1

2

FPT 2

FPT 1

3 4

4 Kartu Gudang Menyerahkan barang Bersama barang Menyerahkan barang kepada pembeli Membanding kan FPT lb 1

dan lb2

PRK

6 Untuk Pembeli

Bersama barang sebagai slip

Bagian Jurnal Bagian Kartu Persediaan

RHPP= Rekapitulasi harga pokok penjualan

Gambar 2.7

Bagan Alir Sistem Penjualan Tunai (Lanjutan 2)

6 4

PRK FPT 1

RHPP Bukti Memorial

RHPP PRK FPT 1 RHPP Bukti Memorial Bukti Setor Bank Jurnal Penjualan Kartu Persediaan Jurnal Umum Jurnal Penerimaan Kas 7 7 8 8

T N

N Membuat rekapitulasi HPP Membuat Bukti Memorial Secara Periodik Selesai

Keterangan :

Lembar ke-1 dan ke-2: diserahkan kepada perusahaan angkutan umum. Oleh perusahaan angkutan umum, bill of lading ini dimintkan tanda tangan dari pelanggan sebagai tanda penerimaan barang oleh pelanggan; lembar ke-1 diserahkan kepada pelanggan dan lembar ke-2 disimpan dalam arsip perusahaan angkutan umum sebagai dokumen bukti telah diserahkannya barang kepada pelanggan.

Lembar ke-3 : dikirimkan oleh Bagian Pengiriman ke Bagian Order Penjualan untuk memberitahukan bahwa Bagian Pengiriman telah melaksanakan pengiriman sesuai dengan informasi yang tercantum dalam faktur penjualan COD.

Lembar ke-4 : Arsip Bagian Pengiriman menurut tanggal pengiriman yang dilaksanakan.

BAB III

METODE PENELITIAN

3.1. Jenis Penelitian

Penelitian yang dilakukan adalah penelitian studi kasus, yakni penulis mengumpulkan data-data penelitian yang diperoleh dari objek penelitian dan literatur-literatur lainnya, kemudian menguraikan secara rinci untuk mengetahui permasalahan penelitian dan mencari permasalahannya.

3.2. Tempat dan Waktu Penelitian

Penelitian dilakukan di PT. Speedline Auto Showroom Medan. Penelitian untuk penulisan skripsi ini dimulai oleh penulis pada bulan juni 2013 sampai dengan selesai.

3.3. Batasan Operasional

Batasan operasional dalam penelitian ini yaitu : satu variabel bebas (Independent) dan satu variabel terikat (dependent) dimana kedua variabel tersebut diambil dari

Variabel independen adalah variabel yang mempengaruhi atau yang menjadi sebab judul skripsi yang dipilih oleh penulis yaitu “Analisis Perancangan Sistem Informasi Penjualan pada PT. Speedline Auto Showroom.”

1. Variabel Bebas (Independen Variabel)

perubahannya atau timbulnya variabel dependen. Bahkan variabel independen merupakan variabel yang keberadaanya menjadi faktor penyebab yang dapat mempengaruhi variabel lain, dalam hal ini variabel independennya adalah : Sistem Informasi (X).

2. Variabel Terikat (Dependen Variabel)

Variabel dependen adalah variabel yang dipengaruhi atau yang menjadi akibat, karena adanya variabel bebas. Variabel yang situasi dan kondisinya dipengaruhi oleh variabel independen. Variabel dependen pada penelitian ini adalah: Penjualan (Y).

3.4. Defenisi Operasional

Untuk variabel X (Sistem Informasi) atau variabel bebas diukur dengan mengunakan alat-alat analisis perancangan sistem yang terdiri dari DFD (Data Flow Diagram), ERD (Entity Relation Diagram) dan flowchart.

Untuk variabel Y (Penjualan) atau variabel terikat dibagi menjadi dua bagian yaitu penjualan kredit dan penjualan tunai.

3.5. Populasi dan Sampel Penelitian 3.5.1. Populasi

Pengertian populasi menurut Kasiram (2008 : 222), populasi yaitu keseluruhan sasaran yang seharusnya diteliti dan pada populasi itu hasil peneltian diberlakukan. Populasi adalah tempat terjadinya masalah yang kita

selidiki. Populasi ini bisa manusia dan bukan manusia, misalnya lembaga, badan sosial, wilayah, kelompok atau apa saja yang akan dijadikan sumber informasi. Jadi populasi yaitu keseluruhan objek yang manjadi sasaran penelitian dan sampel akan diambil dari populasi ini. Adapun populasi dalam penelitian ini adalah karyawan PT. Speedline Auto Showroom.

3.5.2. Sampel

Sampel adalah sebagian populasi yang digunakan sebagai dasar penarikan kesimpulan penelitian. Peneliti menggunakan sampel sebagai cara utama guna menaksir perilaku di dalam suatu populasi. Sebab itu, patut dipertimbangkan secara serius pengambilan sampel ini.

3.7. Jenis Data

3.7.1. Data Primer

Data Primer adalah data yang diperoleh dari penelitian langsung di lapangan melalui teknik wawancara yang kemudian diolah dan dikembangkan oleh penulis.

3.7.2. Data Sekunder

Data sekunder aalah data yang diperoloeh dari perusahaan berupa dokumentasi perusahaan, seperti sistem teknologi yang digunakan, struktur organisasi, sejarah perusahaan.

3.8. Metode Pengumpulan Data

Metode pengumpulan data dalam penelitian ini adalah: 1. Penelitian Lapangan (Field Research)

Penelitian lapangan yaitu penelitian ini dilakukan secara langsung pada objek penelitian dengan tujuan untuk memperoleh data-data primer. Pengumpulan data-data primer tersebut dilakukan melalui:

a. Wawancara

Peneliti mengumpulkan data dengan cara mengadakan tanya jawab secara langsung kepada pihak yang dijadikan sumber data. Dalam hal ini adalah manajemen dan karyawan perusahaan yang berkaitan dengan penerimaan kas.

b. Observasi

Obeservasi yang dilakukan oleh penulis adalah obsevasi partisipasi pasif. Peneliti datang di tempat kegiatan orang yang diamati, tetapi tidak ikut terlibat dalam kegiatan tersebut . Jadi, peneliti mengadakan pengamatan secara langsung pada tempat penelitian dan mencatat gejala atau fenomena yang diteliti, yang terkait dengan penerimaan kas.

c. Dokumentasi

Dokumen merupakan teknik pengumpulkan data yang diperlukan dengan mencatat dokumen-dokumen yang diperoleh dari perusahaan. Peneliti mengumpulkan data-data berupa

catatan, buku, formulir-formulir yang digunakan perusahaan dan sebagainya.

2. Studi Kepustakaan

Teknik ini dilaksanakan untuk memperoleh data-data sekunder guna mendukung data-data primer yang diperoleh selama penelitian. Data sekunder ini diperoleh dari buku-buku serta referensi-referensi lainnya yang berkaitan dengan objek penelitian. Langkah ini dipakai sebagai landasan teoritis serta pedoman dalam menganalisa masalah.

3.9. Teknik Analisis

“Analisis data merupakan proses mencari dan menyusun secara sistematis data yang telah diperoleh di lapangan, sehingga nantinya dapat dengan mudah dipahami dan diinformasikan kepada orang lain”. (Sugiyono, 2008).

Metode analisa data pada penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif deskriptif pada pendekatan kualitatif atau analisa non statistic yang bersifat melukiskan atau menggambarkan suatu fenomena sebagaimana adanya. Analisa data dilakukan berdasarkan data-data yang telah diperoleh di lapangan. Data yang diperoleh dianalisa dan dievaluasi dengan membandingkan dengan teori yang ada untuk menemukan kemungkinan adanya permasalahan atas sistem yang dimiliki oleh perusahaan. Adapun langkah-langkah yang dilakukan dalam menganalisis data adalah:

1. Menganalisa struktur organisasi yang ada pada PT. Speedline Auto Showroom.

2. Menganalisa perancangan sistem informasi penjualan pada PT. Speedline Auto Showroom, meliput i: sumber, prosedur, fungsi, dan dokumen yang digunakan serta informasi yang terkait.

Hasil analisa dan evaluasi tersebut akan ditarik sebagai kesimpulan untuk menjawab permasalahan yang muncul dalam sistem informasi penjualan pada PT. Speedline Auto Showroom.

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Sejarah Berdiri PT. Speedline Auto Showroom

PT. Speedline Auto Showroom didirikan pada bulan oktober 2008 dimana soft opening telah dilaksanakan tanggal 13 Oktober 2009. PT. Speedline Auto Showroom merupakan perusahaan yang bergerak di bidang industri otomotif, yaitu sales & service kendaraan Built Up (CBU) dan kendaraan umum. Perusahaan juga akan menjadi pusat pelayanan terpadu untuk kendaraan-kendaraan yang diasuransikan ataupun yang belum diasuransikan. Untuk itulah PT. Speedline Auto Showroom bekerasama dengan perusahaan-perusahaan asuransi terkemuka di Indonesia.

4.2 Visi dan Misi PT. Speedline Auto Showroom

Visi dari PT. Speedline Auto Showroom adalah menjadi usaha dagang yang setia melayani masyarakat khususnya di industri otomotif. Sedangkan misi dari PT. Speedline Auto Showroom adalah meraih laba yang lebih dan selalu menciptakan rasa kekeluargaan yang dilandasi di lingkungan kerja.

4.3 Kegiatan Perusahaan

Kegiatan bisnis yang dijalankan oleh PT. Speedline Auto Showroom bergerak dalam bidang otomotif yaitu dealer resmi 3S (Sales, Service, and Spart Part) berbagai merek. Bisnis yang dijalankan yaitu penjualan mobil, perawatan

mobil dan penjualan retail spart part. Ruang lingkup skripsi ini adalah bisnis PT. Speedline Auto Showroom yang menjual berbagai macam mobil.

4.4 Struktur Organisasi

Struktur organisasi dalam suatu organisasi mempunyai peranan yang penting dalam menjalankan kegiatan operasional dalam suatu organisasi. Dengan adanya struktur organisasi maka dalam perusahaan terdapat pembagian tugas yang jelas.

Adapun tugas masing-masing bagian dari struktur organisasi PT. Speedline Auto ini adalah sebagai berikut :

1. Pimpinan

Tugas dan tanggung jawab dari pemimpin adalah :

a. Mempertanggungjawabkan operasi perusahaan secara umum. b. Membuat target penjualan.

c. Menentukan strategi penjualan. 2. Sales Counter

Tugas dan tanggung jawab dari Sales Counter adalah : a. Menerima tamu yang datang di showroom.

b. Mengangkat telepon yang masuk di sales counter.

c. Menjelaskan produk yang ditawarkan kepada customer termasuk accesories, asuransi, service, dll.

3. Administrasi

a. Bertanggungjawab terhadap jumlah kas setiap harinya. b. Mencatat dan membuat kuitansi penjualan barang-barang. c. Menerima dan melakukan pengeluaran kas sebagaimana

mestinya. 4. Salesman

Tugas dan tanggung jawabnya adalah menawarkan mobil kepada pelanggan dan mencatat order oleh pelanggan yang memesan mobil melalui salesman.

5. Driver

Tugas dan tanggung jawabnya adalah mengantar mobil yang dibeli pelanggan jika pelanggan memilih untuk tidak membawa sendiri mobil yang sudah dibeli dan bertanggung jawab atas seluruh kegiatan transportasi perusahaan.

6. Mechanic

Tugas dan tanggung jawabnya adalah memeriksa kondisi mobil, membersihkan mobil, dan menangani masalah mekanis mobil. Baik itu servis terhadap mobil-mobil milik perusahaan maupun servis yang diminta pelanggan.

4.5. Sistem yang sedang Berjalan

Dalam sistem pendataan barang masih menggunakan sistem manual yaitu apabila ada pelanggan yang datang ingin membeli barang akan melihat catatan-catatan yang berisikan informasi data mengenai persediaan barang. Cara kerja seperti ini tidak efisien karena membutuhkan waktu yang lama untuk memperoleh

informasi dan sering terjadi kekeliruan dalam penulisan laporan karena tidak sesuai dengan data sehingga pengerjaan dan tingkat kesalahan dalam pengerjaan sering terjadi dilapangan.

Keterangan Gambar 4.1 :

Konsumen memberi daftar penjualan kepada sistem, lalu sistem memberikan pembayaran kepada konsumen. Sistem memberikan pembayaran kepada dealer, lalu dealer memberikan daftar pesanan kepada sistem. Setelah itu sistem informasi memberikan laporan kepada pimpinan dan pimpinan memberikan pengesahan kepada sistem informasi.

-daftar penjualan - -daftar pembayaran

-pembayaran -daftar pesanan -daftar pesanan -laporan

Gambar 4.1.

Diagram Konteks Sistem Yang Berjalan

Konsumen Dealer

Pimpinan Sistem informasi penjualan mobil

4.6. Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan

Sebelum menentukan apakan sistem yang akan diusulkan merupakan suatu sistem atau hanya perbaikan dari sistem yang ada, untuk itu diperlukan analisis terhadap sistem yang sedang berjalan, sebagai pedoman dalam melakukan perbaikan dalam sistem yang baru. Hal ini sangat penting sekali karena dengan adanya analisis yang dilakukan akan dapat membantu dalam menentukan kelemahan terhadap suatu sistem yang sedang berjalan dan dapat diperbaiki pada sistem yang diusulkan.

Dengan melihat Sistem yang berjalan di PT. SPEEDLINE AUTO pada proses penjualan, maka penulis dapat mengambil suatu kesimpulan bahwa sistem yang sedang berjalan sekarang masih memiliki banyak kekurangan yang harus diperbaiki. Sistem penjualan barang kurang efisien dan efektif. Pada proses penjualan barang terkadang terjadi ketidakakuratan penginputan data-data penjualan serta kurang teraturnya pemilik menyimpan data penjualan barang tersebut.

-daftar barang -daftar persediaan -daftar pembayaran -Laporan -Daftar pembayaran -data barang

4.7. Diagram DFD (Data Flow Diagram) Level Sistem Yang Berjalan

-daftar pesanan -daftar pembelian -pembayaran

-daftar pesanan

Gambar 4.2.

Diagram Nol/DFD Level 1 Sistem Yang Berjalan

Konsumen Daftar Pembelian Administrasi Dealer Pimpinan Daftar Pembayaran Daftar Penjualan File 3.0 Persediaan 5.0 Laporan 2.0 Penjualan 1.0 pembelian 4.0 Pembayaran -daftar pembelian

Keterangan :

Konsumen memberikan daftar pesanan kepada proses pembelian, lalu disimpan kedalam arsip pembelian dan arsip pembelian memberikan hasil pembelian dan diolah dilaporan. Kemudian konsumen memberikan daftar barang kepada bagian penjualan, dan bagian penjualan menyimpan kedalam arsip penjualan dan memberikan hasil penjualan kepada bagian laporan dan memberikan laporan kepada pimpinan.

Bagian pembelian memberikan daftar barang kepada dealer, lalu dealer memberikan pembayaran kepada bagian penjualan dan penjualan menyimpan kearsip penjualan. Setelah itu arsip penjualan memberikan hasil penjualan kepada bagian laporan dan bagian laporan memberikan laporan kepada pimpinan.

Konsumen memberikan daftar pesanan kepada bagian persediaan dan persediaan menyimpan kedalam arsip persediaan, lalu arsip persediaan memberikan hasil persediaan kepada bagian laporan dan bagian laporan memberikan laporan kepada pimpinan dan mengesahkan laporan.

4.8. Sistem yang di usulkan

Pada proses penjualan barang, setelah data-data barang diberikan kepada pemilik, maka data-data penjualan barang akan diinput oleh administrasi dengan menggunakan perangkat lunak komputer dan data-data penjualan barang disimpan dalam media penyimpanan.

Dengan menggunakan sistem komputerisasi ini diharapkan semua proses pengolahan data penjualan barang pada PT. Speedline Auto Showroom lebih cepat dan akurat.

4.9. Diagram Konteks Sistem yang Diusulkan

Diagram konteks adalah diagram tingkat atas dari sebuah simbol informasi yang menggambarkan aliran-aliran data kedalam dan keluar simbol. Diagram konteks sistem penjualan barang dapat dilihat pada gambar 4.3 berikut ini :

-pembayaran -daftar pembayaran -daftar penjualan

-daftar pesanan -daftar pesanan -pembayaran

-daftar pesanan -laporan

Gambar 4.3.

Diagram Konteks Sistem Yang Diusulkan

Keterangan :

Administrasi memberikan daftar penjualan kepada sistem informasi, lalu sistem memberikan daftar pesanan. Sistem memberikan pembayaran kepada

Sistem Informasi penjualan mobil

Administrasi Dealer

dealer lalu dealer memberikan daftar pesanan kepada sistem informasi. Kemudian sistem memberikan laporan kepada pimpinan dan pimpinan memberikan pengesahan kepada sistem informasi.

4.10. Analisis Sistem Yang Diusulkan

Dengan adanya sistem ini semua informasi mengenai data mobil dan penjualan mobil mudah diperoleh. Penginputan data awal pada bagian penginputan data merupakan input data mobil. Setelah seluruh data awal selesai diinput, data selanjutnya akan diproses dalam database penjualan mobil.

Dengan demikian kekurangan dari sistem manual yang sedang berjalan dapat tertutupi dengan adanya perancangan sistem informasi ini karna sistem informasi ini dapat digunakan oleh semua operator. Kekurangan dari sistem penjualan barang dapat tertutupi dengan adanya sistem informasi ini para konsumen tidak harus menunggu lama jika ingin melakukan transaksi secara tunai, sebab sistem informasi ini telah dirancang untuk memberikan kemudahan dalam pengolahan data secara akurat dan efisien.

Kelebihan dari sistem yang baru akan dirancang adalah : 1. Menyediakan informasi tingkat penjualan yang akurat. 2. Pencarian informasi tingkat penjualan yang akurat. 3. Lebih teliti dalam proses perhitungan jumlah penjualan. 4. Proses penbayaran secara tunai cepat dan mudah.

-daftar barang

-daftar pembayaran

-Laporan

-Daftar pembayaran

4.11. Diagram Nol/DFD(Data Flow Diagram) Sistem Yang Diusulkan

-daftar pesanan -daftar pembelian -pembayaran

-daftar pesanan

Gambar 4.4.

Diagram Nol/DFD Level 1 Sistem Yang Diusulkan

Konsumen Daftar Pembelian Administrasi Dealer Pimpinan Daftar Pembayaran Daftar Penjualan File 3.0 Penjualan 2.0 Pembelian 1.0 Pesediaan 4.0 Laporan -data barang -daftar pembelian

Keterangan :

Konsumen memberkan daftar pesanan dan diolah dalam pembelian, lalu disimpan dalam daftar pembelian kemudian diolah dalam laporan. Konsumen memberikan daftar pesanan dan diolah dalam penjulan kemudian disimpan dalam dafar penjualan dan memberikan data barang setelah itu dioah dalam pembayaran lalu memberikan laporan kepada pemilik. Konsumen memberikan daftar pesanan kepada persediaan dan disimpan dalam file. Kemudiaa file memberikan daftar persediaan dan diolah dalam laporan.

4.12. Diagram 1 DFD Level 2 No proses : 1.0

Nama proses : Persediaan Keterangan :

Dalam proses diagram persediaan, Konsumen memberikan daftar pesanan kepada cek stok, lalu cek stok memberikan persediaan data mobil kepada input data. Setelah itu input data barang memberikan daftar kepada tbl_barang dan memberikan daftar pembuatan kepada laporan pembuatan, lalu dilaporkan kepada pimpinan. Diagram persediaan tersebut dapat dilihat

-daftar pesanan

-daftar barang

daftar barang

Laporan

Gambar 4.5.

Diagram 1 DFD Level 2 Persediaan

Konsumen

1.1* Cek Barang

1.2* Persediaan

Tbl_Pembelian

1.3* Laporan pembuatan

- Laporan -daftar barang

-daftar penjualan

4.13. Diagram 2 DFD Level 2 No proses : 3.0

Nama proses : Penjualan Keterangan :

Konsumen memberikan daftar barang kepada cek barang, setelah itu cek barang memberikan daftar penjualan. Kemudaian disimpan dalam tabel penjualan dan memberikan daftar penjualan setelah itu diolah dalam pembuatan laporan dan diberikan kepada pimpinan.

-daftar pesanan

Gambar 4.6.

Diagram 2 DFD Level 2 Penjualan

Konsumen 3.1* Cek Barang 3.2* Penjualan Tbl_Penjualan 3.3* Pembuatan Laporan Pimpinan

- Laporan -daftar barang

-daftar penjualan

4.14. Diagram 3 DFD Level 2 No proses : 4.0

Nama proses : Laporan Keterangan :

Konsumen memberikan daftar barang kepada kasir, setelah itu kasir memberikan daftar penjualan. Kemudian disimpan dalam tabel penjualan dan memberikan daftar penjualan setelah itu diolah menjadi laporan dan diberikan kepada pimpinan.

-daftar pesanan

Gambar 4.7.

Diagram 3 DFD Level 2 Laporan

Konsumen 4.1* Cek Barang 4.2* Laporan Tbl_Penjualan 4.3* Pembuatan Laporan Pimpinan

4.15. Perancangan Stok Barang

Form ini merupakan form untuk input stok barang yang masuk pada PT. Speedlie Auto Showroom yang digunakan untuk menyimpan data persediaan barang yang ada

Gambar 4.8. Form Stok Mobil

TAMBAH

CARI

KELUAR

EDIT

BATAL

Datagrid1

Input stok mobil

Harga Jual : Harga Beli :

Jumlah :

Tahun Keluar :

Warna :

Merk Mobil : Tanggal : Kode Mobil :

HAPUS SIMPAN

4.16. Perancangan Form Penjualan

Form ini merupakan form data penjualan barang pada PT. Speedline Auto Showroom yang digunakan untuk menyimpan data penjualan barang yang ada.

Gambar 4.9. Form Sistem Penjualan

TAMBAH

CARI

KELUAR

EDIT

BATAL

Datagrid1 Sistem Penjualan

Merk Mobil :

Kode Mobil :

No. Telp :

Alamat :

Jenis Kelamin : Nama Customer :

Tanggal :

Nomor Jual :

HAPUS SIMPAN

Warna Mobil : Tahun Keluar :

Harga (Rp) :

Dibayar (Rp) : Kembali (Rp) :

4.17. Perancangan Cetak Laporan Data Keseluruhan Mobil

Laporan data mobil menampilkan laporan keseluruhan data-data mobil pada PT. Speedline Auto Showroom, yang terdiri dari data penginputan mobil dan data stok mobil. Tabel ini digunakan untuk menginput data mobil yang telah dibeli dari dealer. Berikut ini merupakan contoh laporan data keseluruhan mobil pada PT. Speedline Auto Showroom.

LAPORAN DATA KESELURUHAN MOBIL PT. SPEEDLINE AUTO SHOWROOM

Tabel 4.1. Laporan Stok Mobil

Kode No. Jual Merk Harga Stok

xxxx Xxxx Xxxx xxxx xxxx

4.18. Perancangan Cetak Laporan Penjualan Keseluruhan

Laporan ini menampilkan keseluruhan laporan penjualan mobil yang terdiri dari data penginputan mobil, data penjualan mobil dan data Customer. Berikut ini merupakan output laporan penjualan keseluruhan pada PT. Speedline Auto Showroom.

CETAK LAPORAN PENJUALAN KESELURUHAN PT. SPEEDLINE AUTO SHOWROOM

Tabel 4.2.

Laporan Penjualan Keseluruhan

Kode No. Jual Merk Tahun Kel Data Cust

xxxx Xxxx Xxxx Xxxx xxxx

xxxx Xxxx Xxxx Xxxx xxxx

xxxx Xxxx Xxxx Xxxx xxxx

4.19. Perancangan Laporan Keseluruhan Data Customer

Laporan data customer menampilkan laporan keseluruhan dari stok mobil pada PT. Speedline Auto Showroom. Berikut ini merupakan output laporan data customer pada PT. Speedline Auto Showroom.

LAPORAN KESELURUHAN KONSUMEN PT. SPEEDLINE AUTO SHOWROOM

Tanggal : xx-xx-xxxx Nama Customer : xxxxxxxxx Alamat : xxxxxxxx

Tabel 4.3

Laporan Keseluruhan Konsumen

No. Jusl cust Nama Konsumen Alamat Kota Telepon

xxxx Xxxx Xxxx xxxx xxxx

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1. Kesimpulan

Dari hasil penelitian dan pembahasan pada bab-bab sebelumnya maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut :

1. Perancangan sistem informasi penjualan pada PT. Speedline Auto Showroom dapat membantu dan memudahkan pihak manajemen mengambil keputusan.

2. Perancangan sistem informasi ini dapat memberikan informasi yang efisien dan efektif.

3. Dengan perkembangan sistem informasi yang begitu pesatnya memungkinkan untuk melakukan pengolahan data yang hemat ruang, waktu dan biaya, namun dapat menghasilkan suatu informasi yang sangat berguna dan bermanfaat. Karena kemampuan mengolah data dan menggunakan informasi secara efektf merupakan hal yang sangat penting bagi PT. Speedline Auto Showroom.

5.2. Saran

Adapun yang menjadi saran yang dapat disampaikan oleh penulis adalah sebagai berikut :

1. Diharapkan adanya pengembangan lebih lanjut dari sistem informasi yang dirancang sehingga menjadi informasi yang terpadu untuk mengatasi dan mengelola data yang lebih besar dimasa yang akan datang.

2. Perancangan sistem informasi ini diharapkan dapat menjadi acuan untuk mengembangkan sistem komputerisasi kearah yang lebih baik.

DAFTAR PUSTAKA

Bodnar, George, H, dkk, 2003. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Enam, Jakarta. Davis, Keith, & Jhon W. Newstrom, 2000. Perilaku Dalam Organisasi, Edisi

Ketujuh, Alih Bahasa Agus Darma, Erlangga, Jakarta.

Diana, Anastasia, dkk, 2011. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Pertama, C.V ANDI

OFFSET, Yogyakarta.

Hall, James A, 2003. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi Pertama, Salemba Empat, Jakarta.

Hanif, Al Faltta, 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta. Jogiyanto H.M, 2003. Analisis & Desain. Andi, Yogyakarta.

Kotler, Philip & Kevin Lane Keller (2006) “Marketing Management” Twelfth q Edition, Pearson.

Mulyadi, 2001. Sistem Akuntasi. Cetakan ketiga, Salemba Empat, Jakarta. Mulyanto, Agus. 2009. Sistem Informasi Konsep dan Aplikasi. Pustaka Pelajar. Sugiyono, 2008. Metode Penelitian Bisnis. Cetakan keduabelas. Alfabeta, Bandung.

Widjajanto, Nugroho, 2001. Sistem Akuntansi. Yayasan Pustaka Nusantara, Yogyakarta.

1. Diharapkan adanya pengembangan lebih lanjut dari sistem informasi yang dirancang sehingga menjadi informasi yang terpadu untuk mengatasi dan mengelola data yang lebih besar dimasa yang akan datang.

2. Perancangan sistem informasi ini diharapkan dapat menjadi acuan untuk mengembangkan sistem komputerisasi kearah yang lebih baik.

DAFTAR PUSTAKA

Bodnar, George, H, dkk, 2003. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Enam, Jakarta. Davis, Keith, & Jhon W. Newstrom, 2000. Perilaku Dalam Organisasi, Edisi

Ketujuh, Alih Bahasa Agus Darma, Erlangga, Jakarta.

Diana, Anastasia, dkk, 2011. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Pertama, C.V ANDI

OFFSET, Yogyakarta.

Hall, James A, 2003. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi Pertama, Salemba Empat, Jakarta.

Hanif, Al Faltta, 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta. Jogiyanto H.M, 2003. Analisis & Desain. Andi, Yogyakarta.

Kotler, Philip & Kevin Lane Keller (2006) “Marketing Management” Twelfth q Edition, Pearson.

Mulyadi, 2001. Sistem Akuntasi. Cetakan ketiga, Salemba Empat, Jakarta. Mulyanto, Agus. 2009. Sistem Informasi Konsep dan Aplikasi. Pustaka Pelajar. Sugiyono, 2008. Metode Penelitian Bisnis. Cetakan keduabelas. Alfabeta, Bandung.

Widjajanto, Nugroho, 2001. Sistem Akuntansi. Yayasan Pustaka Nusantara, Yogyakarta.

http://zulidamel. wordpress. com/2007/11/21/systeminformasi penjualan/