PENERAPAN APLIKASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI TERKOMPUTERISASI ATAS HUTANG DAN PIUTANG PADA PT GRAHA SARANA GRESIK.
PENERAPAN APLIKASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
TERKOMPUTERISASI ATAS HUTANG DAN PIUTANG
PADA PT GRAHA SARANA GRESIK
SKRIPSI
Diajukan oleh :
Ayu Kartikaningrum
0913010069/FE/AK
Kepada
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN”
J AWA TIMUR
2013
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
SKRIPSI
PENERAPAN APLIKASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
TERKOMPUTERISASI ATAS HUTANG DAN PIUTANG
PADA PT GRAHA SARANA GRESIK
Disusun Oleh :
Ayu Kartikaningrum
0913010069/FE/AK
Telah dipertahankan dihadapan dan diterima oleh
Tim Penguji Skripsi Program Studi Akuntansi Fakultas Ekonomi
Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” J awa Timur
pada tanggal 31 Mei 2013
Pembimbing :
Tim Penguji :
Pembimbing Utama
Ketua
Dra. Ec. Rr. Dyah Ratnawati, MM
NIP. 19670213 199103 2001
Dr. Hero Priono, M.Si, Ak
NIP. 19611011 199203 1001
Sekretaris
Dra. Ec. Sri Hastuti, M.si
NIP. 19560318 198803 2001
Anggota
Dra. Ec. Rr. Dyah Ratnawati, MM
NIP. 19670213 199103 2001
Mengetahui,
Dekan Fakultas Ekonomi
Univer sitas Pembangunan Nasional “Veteran” J awa Timur
Dekan Fakultas Ekonomi
Dr. H. Dhani Ichsanuddin Nur, MM.
NIP. 196 309 241 989 031 001
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
KATA PENGANTAR
Puji syukur ke Hadirat Allah SWT, atas segala rahmat dan hidayahNya yang
diberikan kepada penulis sehingga skripsi yang berjudul “PENERAPAN
APLIKASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI TERKOMPUTERISASI
ATAS HUTANG DAN PIUTANG PADA PT GRAHA SARANA GRESIK”
dapat diselesaikan dengan baik.
Skripsi ini ditulis untuk memenuhi syarat dalam memperoleh gelar Sarjana
Ekonomi pada Fakultas Ekonomi Jurusan Akuntansi Universitas Pembangunan
Nasional “Veteran” Jawa Timur.
Dalam menulis skripsi ini, penulis telah mendapatkan banyak bantuan dari
berbagai pihak yang telah memberikan motivasi, bimbingan, saran, serta dorongan
baik secara moril maupun materiil. Pada kesempatan ini penulis menyampaikan rasa
hormat dan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:
1. Bapak Prof. Dr. Teguh Soedarto, MP selaku Rektor Universitas Pembangunan
Nasional “Veteran” Jawa Timur.
2. Bapak Dr. Dhani Ichsanuddin Nur, SE, MM selaku Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur.
3. Bapak Dr. Ec. H. Rahman A. Suwaidi, MS selaku Wakil Dekan I Fakultas
Ekonomi Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur.
i
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
4. Bapak Drs. Ec. Saiful Anwar, M.Si selaku Wakil Dekan II Fakultas Ekonomi
Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur.
5. Bapak Dr. Hero Priono, M.Si, Ak selaku Ketua Program Studi Akuntansi
Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur.
6. Ibu Dra. Ec. Dyah Ratnawati, MM selaku Dosen Pembimbing Utama Skripsi
yang telah meluangkan waktu untuk memberikan motivasi, dorongan, dan
bimbingan dalam menyelesaikan skripsi ini.
7. Ibu Dra. Ec. Hj. Sri Hastuti, M.Si selaku Dosen Wali yang telah memberikan
waktu dan motivasi selama masa perkuliahan di Jurusan Akuntansi Fakultas
Ekonomi Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur.
8. Bapak dan Ibu Dosen, Staf Pengajar, dan Karyawan Fakultas Ekonomi Jurusan
Akuntansi Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur yang telah
memberikan ilmu pengetahuan dan wawasan yang tak terhingga.
9. Staf Perpustakaan Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur
yang telah memberikan bantuan dalam proses peminjaman dan pencarian buku
untuk dijadikan referensi dalam penulisan skripsi ini.
10. Ibu Yuli dan Staf Karyawan PT Graha Sarana Gresik yang telah membantu dalam
proses perolehan data sehubungan dengan penelitian ini.
11. Ayah dan Ibu tercinta, yang selalu memberikan dukungan, perhatian, dan kasih
sayang yang tiada hentinya. Terima kasih atas doa dan segala jerih payah dalam
mendidik penulis hingga saat ini. Sahabat kecilku, Kida. Terima kasih Kida sudah
ii
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
menjadi adik yang baik. Penulis bersyukur telah dianugerahi keluarga yang luar
biasa baik. Terima Kasih Ayah, Ibu, Kida.
12. Sahabat-sahabat yang selalu ada di saat suka dan duka, Dini, Sukma, Sulis, Echa,
Ayu W, Citra, Weni, Vindy, Ervan, Icha, Febri, Arinda, Dyah, Nurul, Iis, Wahyu,
Dita, Elin, Ricardo, Anna, Windi, Danny, Devy, Setyaningsih terima kasih atas
waktu yang indah selama berada di bangku perkuliahan dan telah menjadi bagian
dari hidup penulis.
13. Semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu, terima kasih atas segala
dukungan dan inspirasinya.
Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih jauh dari sempurna, oleh karena
itu kritik dan saran yang bersifat membangun dari pembaca akan penulis terima
dengan senang hati. Penulis berharap semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi
berbagai pihak. Amin Ya Rabbal Alamin.
Surabaya,
iii
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
Mei 2013
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ................................................................................... i
DAFTAR ISI ................................................................................................. iv
DAFTAR GAMBAR...................................................................................... viii
DAFTAR LAMPIRAN .................................................................................. x
ABSTRAKSI .................................................................................................. xi
BAB I PENDAHULUAN ............................................................................ 1
1.1.
Latar Belakang ........................................................................ 1
1.2.
Rumusan Masalah.................................................................... 6
1.3.
Fokus Penelitian ...................................................................... 6
1.4.
Tujuan Penelitian ..................................................................... 7
1.5.
Manfaat penelitian ................................................................... 7
BAB II TINJ AUAN PUSTAKA…………………………………..………..9
2.1. Review Penelitian Terdahulu .................................................... 9
2.2. Landasan Teori ......................................................................... 13
iv
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
2.2.1. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi ........................... 13
2.2.1.1. Pengertian Sistem............................................... 13
2.2.1.2. Pengertian Informasi .......................................... 14
2.2.1.3. Pengertian Akuntansi ......................................... 15
2.2.1.4. Tujuan Sistem Informasi Akuntansi ................... 16
2.2.2. Simbol Pembuatan Bagan Alir Dokumen ........................ 17
2.2.3. Penggunaan Komputer dan Sistem Informasi Akuntansi . 23
2.2.4. Penyusunan Sistem Informasi ......................................... 29
2.2.5. Konsep Dasar Piutang..................................................... 30
2.2.6. Konsep Dasar Hutang ..................................................... 33
2.2.7. Sistem Akuntansi Piutang ............................................... 35
2.2.8. Sistem Akuntansi Utang .................................................. 39
BAB III METODE PENELITIAN………………………………………......42
3.1. Jenis Penelitian ......................................................................... 42
3.2. Alasan Ketertarikan Peneliti ..................................................... 43
3.3. Lokasi Penelitian ...................................................................... 44
3.4. Instrumen Penelitian ................................................................. 44
v
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
3.5. Sumber Data dan Jenis Penelitian ............................................. 45
3.6. Penentuan Informan .................................................................. 46
3.7. Prosedur Pengumpulan Data ..................................................... 47
3.7.1. Survey Pendahuluan ....................................................... 47
3.7.2. Survey Lapangan ............................................................ 47
3.7.2.1. Wawancara ........................................................ 47
3.7.2.2. Dokumentasi ..................................................... 48
3.7.2.3. Studi Kepustakaan ............................................. 49
3.8. Metode Analisis Data ............................................................... 49
3.9. Pengujian Kredibilitas Data ...................................................... 50
BAB IV DESKRIPSI OBYEK PENELITIAN ............................................. 52
4.1. Sejarah Berdirinya Perusahaan.................................................. 52
4.2. Lokasi Perusahaan .................................................................... 53
4.3. Visi dan Misi Perusahaan.......................................................... 54
4.3.1. Visi PT Graha Sarana Gresik .......................................... 54
4.3.2. Misi PT Graha Sarana Gresik .......................................... 54
4.4. Maksud dan Tujuan Perusahaan ................................................ 54
vi
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
4.5. Wilayah Usaha atau Pemasaran ................................................ 55
4.6. Struktur Organisasi ................................................................... 56
4.7. Uraian Pekerjaan ...................................................................... 57
BAB V PEMBAHASAN….. .......................................................................... 59
5.1. Analisis Dokumen Flow dan Pembahasan ................................. 59
5.1.1. Analisis Dokumen Flow ................................................. 59
5.1.2. Pembahasan Hasil Wawancara........................................ 62
5.2. Analisis Prosedur Pembelian dan Penjualan .............................. 79
5.2.1. Prosedur Pembelian (Pengadaan Barang dan Jasa) .......... 79
5.2.2. Prosedur Penjualan (Pemasaran) ..................................... 85
5.3. Penerapan Program Aplikasi ..................................................... 88
BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN
6.1. Kesimpulan .............................................................................. 92
6.2. Saran ........................................................................................ 93
DAFTAR PUSTAKA .................................................................................... xii
vii
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
DAFTAR GAMBAR
Gambar
Halaman
1.1. Grafik Piutang Usaha Tahun 2005 s/d Tahun 2008 PT Graha
Sarana Gresik
2.1. Dokumen
2.2. Dokumen dan Tembusannya
2.3. Berbagai Dokumen
2.4. Catatan
2.5. On-Page Connector
2.6. Off-Page Connector
2.7. Kegiatan Manual
2.8. Keterangan, Komentar
2.9. Arsip Sementara
2.10. Arsip Permanen
2.11. On-Line Computer Process
2.12. Keying (Typing, Verifying)
2.13. Pita Magnetik (Magnetic Tape)
2.14. On-Line Storage
2.15. Keputusan
2.16. Garis Alir (Flowline)
2.17. Persimpangan Garis Alir
2.18. Pertemuan Garis Alir
2.19. Terminal
2.20. Hubungan Data dan Informasi
2.21. Siklus Pengolahan Data secara Manual
2.22. Siklus Pengolahan Data dengan Komputer
2.23. Prosedur Penerimaan Kas dari Piutang
2.24. Prosedur Penerimaan Kas dari Piutang (Lanjutan)
2.25. Prosedur Pencatatan Utang dengan Account Payable Procedure
4.1. Struktur Organisasi PT Graha Sarana Gresik
5.1. Terminal
5.2. Punched Tape
5.3. File Ditindaklanjuti
5.4. Decision
5.5. Dokumen
5.6. Dokumen dan Tembusannya
5.7. Berbagai Dokumen
viii
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
4
17
17
17
18
18
18
19
19
19
20
20
20
21
21
21
21
22
22
22
23
25
26
37
38
39
56
59
59
60
60
60
61
61
5.8. Garis Alir
5.9. Garis Putus
5.10. Prosedur Pembelian
5.11. Prosedur Pembelian (Lanjutan)
5.12. Prosedur Penjualan
5.13. Aplikasi Transaksi Keluar (Bank)
5.14. Aplikasi Invoice
5.15. Aplikasi Jurnal Memo
5.16. Aplikasi Transaksi Masuk (Bank)
5.17. Aplikasi Transaksi Masuk (Kas)
5.18. Aplikasi Faktur Kantin
61
61
80
81
86
89
89
90
90
91
91
ix
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran
1.
2.
3.
4.
5.
Surat Rekomendasi I
Surat Rekomendasi II
Surat Tembusan
Gambar 1. Gedung PT Graha Sarana Gresik
Gambar 2. Proses Wawancara dengan Kepala Urusan Pengadaan Barang dan
Jasa
6. Gambar 3. Ruang Majapahit
7. Gambar 4. Ruang Kendedes
8. Gambar 5. Graha Resto (Kantin)
9. Gambar 6. Gedung PT Petrokimia Gresik
10. Gambar 7. Faktur/Invoice
11. Gambar 8. Bukti Masuk
12. Gambar 9. Bukti Keluar
13. Gambar 10. Bukti Transfer
14. Tabel 1.1. Main Research Question
15. Tabel 1.2. Transkripsi Bagian Personalia
16. Tabel 1.3. Transkripsi Sie Pengawasan Internal
17. Tabel 1.4. Transkripsi Bagian Pengadaan Barang dan Jasa
18. Tabel 1.5. Transkripsi Bagian Gudang
19. Tabel 1.6. Transkripsi Bagian Pemasaran
20. Tabel 1.7. Transkripsi Bagian Perdagangan Umum
21. Tabel 1.8. Transkripsi Bagian Penagihan
22. Tabel 1.9. Transkripsi Bagian Akuntansi dan Keuangan
23. Form Permintaan Pengadaan Barang
24. Form Permintaan Pengadaan Jasa/Perbaikan
25. Form Order Kerja
26. Form Order Pembelian
27. Form Order Pemesanan Convention Hall
28. Form Order Pemesanan Non Hall
29. Form Order Paket Wedding untuk Karyawan PG
30. Form Order Paket Wedding untuk Konsumen Umum
31. Form Persewaan Alat Pesta
x
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
PENERAPAN APLIKASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
TERKOMPUTERISASI ATAS HUTANG DAN PIUTANG
PADA PT GRAHA SARANA GRESIK
Oleh:
Ayu Kar tikaningrum
ABSTRAKSI
Sistem Informasi Akuntansi terkomputerisasi sekarang ini sangat dibutuhkan
guna membantu kelancaran kegiatan usaha oleh banyak bidang usaha. Sistem
Informasi Akuntansi tidak hanya sekedar membantu untuk mengotomatisasi proses
sistem pada usaha tersebut, tetapi juga digunakan sebagai pelaporan keuangan dan
analisa pelaporan.
PT Graha Sarana Gresik merupakan salah satu anak perusahaan dari PT
Petrokimia Gresik yang bergerak dalam bidang jasa dan perdagangan umum, seperti:
distributor pupuk, bahan kimia, gas industry, barang teknik, jasa angkutan, jasa sewa
gedung, pergudangan, dan lain-lain. Dengan demikian, hutang dan piutang sangat
berpengaruh pada pelaporan keuangan, sehingga kedua akun tersebut merupakan
penentu tingkat perkembangan perusahaan.
Dengan perkembangan yang telah dijabarkan di atas, penulis meneliti
penerapan aplikasi sistem informasi akuntansi terkomputerisasi pada PT Graha
Sarana Gresik, khususnya atas Hutang dan Piutang dengan menggunakan metode
kualitatif. Penelitian ini diperlukan interaksi antara peneliti dengan objek penelitian
yang sifatnya interaktif untuk memahami realita objek penelitian. Teknik pertama
yang digunakan penulis adalah melakukan wawancara mendalam terhadap informan.
Teknik kedua yang digunakan adalah observasi terhadap tindakan di dalam penerapan
sistem akuntansi. Teknik ketiga yang digunakan yaitu dokumentasi untuk
mendapatkan bukti-bukti penelitian yang dapat dipertanggungjawabkan. Analisis data
dilakukan pada saat pengumpulan data berlangsung dan setelah selesai pengumpulan
data dalam periode waktu tertentu.
Dari hasil analisis data dapat disimpulkan bahwa penerapan aplikasi sistem
informasi akuntansi terkomputerisasi atas hutang dan piutang pada PT Graha Sarana
Gresik masih kurang berkembang dengan baik. Karena PT Graha Sarana Gresik
hanya memakai Microsoft Access dan Microsoft Visual Basic sebagai bahasa
pemrograman dalam kaitannya dengan akun hutang dan piutang.
Keywords : Sistem Informasi Akuntansi, Komputerisasi Akuntansi, Hutang,
Piutang, Komputerisasi Akuntansi Hutang & Piutang
xi
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Perkembangan teknologi di era globalisasi saat ini sudah tidak
diragukan lagi. Lingkungan di sekitar perusahaan semakin kompleks dan
bergejolak akibat kemajuan di bidang komunikasi, transportasi dan
teknologi. Teknologi informasi merupakan salah satu bidang teknologi yang
cukup pesat perkembangannya.
Dengan itu dibutuhkan suatu sistem informasi yang mampu
menangkap, menciptakan dan memanipulasi informasi internal dan eksternal
secara efektif dan efisien, Lau (2004: 24).
Informasi sangat berperan penting bagi perusahaan untuk mengetahui
kegiatan-kegiatan yang telah terjadi pada perusahaannya dan kemudian
melakukan evaluasi apakah kegiatan tersebut telah dilakukan sesuai dengan
rencana dan peraturan yang berlaku serta menjamin agar data tersebut dapat
diolah secara efisien menjadi informasi yang akurat, dapat dipercaya dan
tepat waktu, maka dalam pengolahan data tersebut diperlukan suatu alat yang
dinamakan sistem informasi.
1
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
2
James A. Hall (2001: 7) mengungkapkan bahwa, sistem informasi
adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses
menjadi informasi, dan didistribusikan kepada para pemakai.
Barry E. Cushing (1983: 6) menggolongkan pemakai informasi
akuntansi yaitu: pihak luar (ekstern) organisasi perusahaan dan pihak intern
organisasi perusahaan (manajemen).
Suatu keterandalan sistem informasi yang ada mempunyai pengaruh
yang sangat penting dalam sebuah lingkungan bisnis, karena dengan hal itu
sangat
membantu
mengambil
manajemen
untuk
keputusan–keputusan
menyediakan
strategis
yang
informasi
dibutuhkan.
dalam
Karena
pentingnya kebutuhan sebuah sistem informasi, maka perusahaan perlu
mempertimbangkan
sistem
yang
telah
digunakan
dan
yang
akan
dikembangkan agar ke depannya menjadi sebuah sistem yang efektif dalam
mendukung apa yang menjadi visi dan misi perusahaan. Sedangkan pemakai
informasi ekstern membutuhkan publikasi laporan keuangan atau ikhtisar
keuangan seperti neraca dan perhitungan rugi/laba.
Dengan adanya sistem informasi, data yang telah dikumpulkan dapat
diolah menjadi suatu informasi yang berguna untuk kemudian digunakan
bagai pemakai informasi, baik pemakai informasi intern, maupun pemakai
informasi eksternal.
Di sinilah peranan komputer sangat diperlukan bagi suatu organisasi
dalam pengolahan data. Teknologi yang canggih dan modern memampukan
suatu organisasi untuk mengembangkan sistem informasi terkomputerisasi.
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
3
Pada bidang akuntansi, perkembangan teknologi informasi telah
banyak membantu
meningkatkan sistem informasi akuntansi (SIA).
Peningkatan penggunaan teknologi komputer sebagai salah satu bentuk
teknologi informasi telah mengubah pemprosesan data akuntansi dari secara
manual menjadi secara terkomputerisasi.
Selain itu, sistem akuntansi terkomputerisasi memiliki tiga keuntungan
utama dibandingkan dengan sistem manual, antara lain: sistem yang
terkomputerisasi menyederhanakan proses pencatatan dan penyimpanan data,
sistem yang dikomputerisasi biasanya lebih akurat dibandingkan dengan
sistem manual, sistem yang terkomputerisasi menyediakan manajemen
dengan informasi saldo akun yang terakhir (up-date) untuk mendukung
pengambilan keputusan, Warren Reeve Fess (2005: 250).
Di dalam dunia usaha, penjualan, pembelian, penerimaan kas, dan
pengeluaran kas pada perusahaan dagang / jasa atau bahkan produksi pada
perusahaan manufaktur merupakan perangkat dasar transaksi dalam
menunjang kelangsungan hidup suatu perusahaan. Dapat ditarik kesimpulan
bahwa semua dasar transaksi di atas kembali ke bentuk sistem transaksi yang
diolah sedemikian rupa hingga menghasilkan sebuah informasi sehingga
dapat dijadikan dasar untuk pengambilan keputusan.
Berdasarkan perkembangan teknologi komputer yang semakin pesat
serta sistem informasi akuntansi yang dapat dibantu penerapannya dengan
teknologi komputer, maka penerapan sistem informasi akuntansi dapat
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
4
disandingkan dengan teknologi komputer yang ada pada saat ini dengan
cukup baik.
PT Graha Sarana Gresik merupakan salah satu anak perusahaan dari PT
Petrokimia Gresik yang bergerak dalam bidang distributor pupuk, bahan
kimia,
gas industry, barang teknik, jasa angkutan, jasa sewa gedung,
pergudangan dan lain-lain.
Di bawah ini adalah grafik piutang usaha dari tahun 2005 s/d tahun
2008 pada PT Graha Sarana Gresik.
Gambar 1.1. Grafik Piutang Usaha tahun 2005 s/d tahun 2008 PT
Graha Sarana Gresik
Rp7.000.000.000,00
Rp6.000.000.000,00
Rp5.000.000.000,00
Rp4.000.000.000,00
Rp3.000.000.000,00
Rp2.000.000.000,00
Rp1.000.000.000,00
Rp0,00
2005
2006
2007
Sumber: Bagian Keuangan PT Graha Sarana Gresik
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
2008
5
Grafik di atas menunjukkan bahwa tingkat piutang usaha atas penjualan
kredit pada tahun 2005 s/d tahun 2008 yang dicatat oleh PT Graha Sarana
Gresik mengalami peningkatan di tiap tahunnya.
Pada tahun 2005, perhitungan piutang usaha berada di nominal Rp
2.027.692.685,72. Sedangkan pada tahun 2006 perhitungan piutang usaha
mengalami peningkatan
yang cukup pesat dan berada di nominal Rp
4.873.627.748,90. Untuk tahun 2007 perhitungan piutang usaha hanya
mengalami sedikit kenaikan yaitu menjadi sebesar Rp 5.251.132.765,24.
Kemudian pada tahun 2008 piutang usaha meningkat menjadi Rp
6.254.559.075,24.
Peningkatan piutang usaha atas akun penjualan kredit mengalami
peningkatan yang kurang begitu pesat. Hal ini didukung dengan peningkatan
piutang usaha yang ditunjukkan pada tahun 2006 dan tahun 2007..
Seiring dengan penjualan jasa yang semakin lama semakin meningkat,
maka semakin meningkat pula jumlah nilai piutang sehingga dapat
menghambat cash flow perusahaan apabila proses pencatatannya kurang
begitu maksimal. Demikian pula pada pembelian yang diakibatkan atas
pemenuhan
permintaan
customer
yang
juga
semakin
meningkat,
menimbulkan peningkatan pesat atas jumlah nilai hutang.
Dalam membebani operasi dan investasinya, suatu perusahaan tidak
selalu memiliki dana yang cukup untuk merealisasikan rencananya. Untuk
memenuhi kegiatan operasional perusahaan, dana yang berasal dari pemilik
perusahaan didukung dengan sumber dana lain selain dari pemilik
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
6
perusahaan. Sumber dana perusahaan selain dari pemilik adalah hutang.
Hutang perusahaan dapat berupa hutang usaha maupun hutang bank, Rudianto
(2009: 292)
Pada
awal
berdirinya
perusahaan,
PT
Graha
Sarana
Gresik
menggunakan pencatatan secara manual atas semua transaksi yang terjadi di
dalam perusahaan. Sehingga hal ini sangat tidak efisien bagi pihak
perusahaan. Namun seiring berjalannya waktu, beberapa dari transaksi yang
terjadi, dilakukan secara terkomputerisasi.
1.2. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah dikemukakan di atas, maka
penulis merumuskan permasalahan pada PT Graha Sarana sebagai berikut :
1. Bagaimana bentuk diagram flow dan sample form yang digunakan dalam
pencatatan hutang dan piutang?
2. Bagaimana penerapan sistem aplikasi untuk sistem informasi akuntansi
atas hutang dan piutang yang terkomputerisasi pada PT Graha Sarana
Gresik?
1.3. Fokus Penelitian
Berdasarkan permasalahan yang dihadapi perusahaan, maka penelitian
terfokus pada :
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
7
1. Proses hutang dan piutang dari sistem manual menjadi sistem
komputerisasi meskipun masih belum secara keseluruhan.
2. Perencanaan, diagram flow, dan bentuk form hutang dan piutang yang
berhubungan dengan permasalahan perusahaan.
1.4. Tujuan Penelitian
Tujuan utama dari penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana
penerapan aplikasi sistem informasi akuntansi terkomputerisasi atas hutang
dan piutang pada PT Graha Sarana Gresik.
1.5. Manfaat Penelitian
Dari penelitian ini diharapkan agar pihak-pihak yang berkepentingan
dapat mengambil manfaat, antara lain :
a. Bagi Peneliti
Sebagai langkah konkrit untuk penerapan ilmu berdasarkan teori
yang selama ini didapat, serta dapat menambah pengetahuan tentang
kondisi perusahaan dan permasalahan yang dihadapi, sehingga dapat
diambil suatu kesimpulan yang tepat.
b. Bagi Perusahaan
Hasil penelitian ini diharapkan dapat menjadikan pedoman untuk
perusahaan dalam bidang sistem informasi, khususnya sistem informasi
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
8
akuntansi,
sehingga
aplikasi
sistem
informasi
akuntansi
yang
terkomputerisasi dapat diterapkan dengan baik di dalam perusahaan.
Dengan
adanya
penerapan
sistem
informasi
akuntansi
yang
terkomputerisasi yang baik pada PT Graha Sarana Gresik, maka sistem
bisnis proses akan menjadi semakin baik, terkontrol, termonitor, dan
terkendali.
Perpaduan antara pembenahan sistem dengan komputerisasi
akuntansi yang digunakan dapat menjadi solusi bagi permasalahan yang
dihadapi oleh perusahaan.
c. Bagi Universitas
Sebagai tambahan koleksi perpustakaan, bahan referensi, dan bahan
masukan bagi penelitian lebih lanjut yang berhubungan dengan masalah
yang ada.
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
BAB II
TINJ AUAN PUSTAKA
2.1. Review Penelitian Terdahulu
Beberapa penelitian terdahulu yang dilakukan oleh pihak lain yang
dapat digunakan sebagai acuan yang berkaitan dengan masalah yang akan
diteliti, antara lain pernah dilakukan oleh :
A. Amelia Setiawan (2006)
1. Judul :
“Penerapan Sistem Informasi untuk Mendukung Pengambilan
Keputusan pada Bagian Produksi : Studi Kasus di BUMN yang
Menyediakan Layanan Berupa Produksi Billing / Account Statement”.
2. Rumusan Masalah :
Bagaimana peranan sistem informasi pada siklus produksi di
BUMN sehingga sistem informasi tersebut dapat menyediakan
informasi keuangan dan nonkeuangan (seperti misalnya kinerja mesin
dan lain-lain) yang dapat mendukung pengambilan keputusan oleh
manajemen?
3. Kesimpulan : Belum adanya sistem informasi yang memadai namun
aktivitas produksi dapat
berjalan
lancar dikarenakan adanya
pemisahan fungsi yang memadai, lokasi kantor dan produksi yang
terdapat di satu wilayah serta keterlibatan yang tinggi dari pihak
9
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
10
manajemen dalam proses produksi membuat proses produksi berjalan
lancar meskipun belum didukung oleh sistem informasi manajemen
terstruktur. Selain itu juga terdapat beberapa kelemahan atas sistem
informasi produksi yang kurang memadai menyebabkan kesulitan
dalam perencanaan produksi dan pengamatan satus produksi.
B. Febby Maretta (2009)
1. Judul :
“Aplikasi Perhitungan Piutang Dagang dan Hutang Dagang
Berbasis Visual Basic (Studi Kasus: PT System Indonesia)”
2. Rumusan Msalah :
Bagaimana sistem perhitungan piutang dan hutang dagang yang
dihitung secara manual pada PT System Indonesia dan penerapan
aplikasi perhitungan piutang dan hutang dagang yang berperan untuk
mendukung aktivitas bisnis perusahaan dalam mengelola, memproses
piutang dan hutang secara efektif dan efisien?
3. Kesimpulan :
1. Aplikasi yang telah dibuat dapat menangani pencatatan piutang
dagang dan hutang dagang yang dilakukan dalam proses penjualan
dan pembelian.
2. Aplikasi yang telah dibuat dapat menghitung laporan laba/rugi
kotor per-periode.
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
11
C. Arfeny Oktantia Mariena (2011)
1. Judul :
“Sistem Informasi Akuntansi Penjualan pada PT Afixkogyo
Indonesia (Studi Kasus pada PT Afixkogyo Indonesia)”
2. Rumusan Masalah :
a. Bagaimana membuat sistem informasi akuntansi yang mampu
mencatat transaksi penjualan?
b. Bagaimana membuat sistem informasi laporan penjualan pada
periode tertentu?
3. Kesimpulan :
a. Sistem informasi akuntansi yang dibangun sudah mampu mencatat
transaksi penjualan.
b. Sistem informasi yang dibangun dapat menampilkan laporan
penjualan untuk jurnal penerimaan kas pada periode tertentu.
D. Bagus Hari Sugiharto (2011)
1. Judul :
“Penerapan
Aplikasi
Sistem
Informasi
Akuntansi
Terkomputerisasi atas Hutang dan Piutang pada PT Katrins
Surabaya”.
2. Rumusan Masalah :
a. Bagaimana bentuk diagram flow dan sample form yang akan
digunakan dalam pelaksanaan penerapan sistem informasi
akuntansi dengan komputerisasi akuntansi hutang dan piutang?
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
12
b. Penataan ulang internal control perusaahan dari sistem manual ke
sistem komputerisasi untuk hutang dan piutang
c. Bagaimana bentuk sistem aplikasi untuk penerapan sistem
informasi akuntansi hutang dan piutang dengan komputerisasi
akuntansi pada perusaahan Forwarding tersebut?
d. Berapa besar tingkat keberhasilan konversi sistem hutang dan
piutang tersebut dari sistem manual ke sistem komputerisasi?
3. Kesimpulan :
PT Katrins melakukan pengembangan sistem manual menjadi
sistem otomatis untuk mengurangi kapasitas kecurangan transaksi
yang dapat dilakukan karyawannya. Selain itu, PT Katrins juga
melakukan efisiensi pencatatan transaksi keuangan khususnya
perlakuan hutang dan piutang dengan sistem tukar giling, dimana
pengakuan hutang dicatat hanya sebesar nilai hutang yang telah
dikurang dengan nilai piutang.
Persamaan dari penelitian ini dengan penelitian sebelum-sebelumnya
adalah sama-sama membahas tentang penerapan sistem informasi akuntansi
di dalam perusahaan, serta kesamaan dalam bentuk metodologinya, yaitu
penelitian-penelitian tersebut memakai sudut pandang nonpositivisme atau
dapat juga disebut sebagai metode penelitian kualitatif.
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
13
2.2. Landasan Teori
2.2.1. Pengertian Sistem Infor masi Akuntansi
2.2.1.1. Pengertian Sistem
Menurut James A. Hall (2001: 5), sistem adalah
sekelompok dua atau lebih komponen yang saling berkaitan
atau subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang
sama. Sedangkan menurut Bodnar dan Hopwood (2006: 3),
sistem adalah sekumpulan sumber daya yang saling terkait
untuk mencapai suatu tujuan.
Dari kedua definisi tersebut di atas, maka dapat
disimpulkan bahwa sistem adalah sekelompok komponenkomponen yang saling terkait dan saling berinteraksi untuk
mencapai tujuan di dalam perusahaan, organisasi, maupun
individu. Dengan adanya sistem, suatu tujuan dapat tercapai.
Sistem
merupakan
sebuah
obyek
yang
dikaji/dipelajari, dimana memiliki karakteristik tertentu atau
spesifikasi tersendiri, diantaranya secara umum obyek
dibangun atas :
a. Elemen (unsur pembentuk)
b. Interface (penghubung antar elemen)
c. Boundary (batasan aktivitas atau lingkup)
d. Environment (pengaruh lingkungan)
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
14
e. Activity (aktivitas pada setiap elemen atau pada obyek itu
sendiri)
f. Goal (tujuan yang ingin dicapai)
2.2.1.2. Pengertian Infor masi
Informasi merupakan data yang berasal dari fakta yang
tercatat dan selanjutnya dilakukan pengolahan (proses)
menjadi bentuk yang berguna atau bermanfaat bagi
pemakainya.
Bentuk
informasi
yang
kompleks
dan
terintegrasi dari hasil pengolahan sebuah database yang akan
digunakan untuk proses pengambilan keputusan pada
manajemen akan membentuk sistem informasi manajemen.
Menurut Cushing (1996: 11), suatu perbedaan
biasanya ditarik antara data dan informasi. Data merupakan
fakta atau nilai (value) yang tercatat atau mempresentasikan
deskripsi dari suatu objek. Data merupakan suatu sumber
yang sangat berguna bagi hampir di semua organisasi.
Jadi, informasi adalah sekumpulan hasil data yang
telah diolah menjadi suatu bentuk yang bermanfaat bagi
penerimanya
untuk
digunakan
sebagai
pengambilan
keputusan. Dengan adanya informasi, data yang telah diolah
menjadi bentuk yang bermanfaat bagi penerimanya dapat
menjadi sebuah sumber yang berguna.
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
15
2.2.1.3. Pengertian Akuntansi
Akuntansi telah banyak didefinisikan oleh beberapa
ahli dan beberapa lembaga terkait, antara lain, Al Haryono
Jusuf (2001: 4), menurutnya, akuntansi dapat dirumuskan
dari dua sudut
pemakainya,
pandang
akuntansi
yaitu
adalah
dari sudut pandang
suatu
disiplin
yang
menyediakan informasi yang diperlukan untuk melaksanakan
kegiatan secara efisien dan mengevaluasi kegiatan-kegiatan
suatu organisasi (biasanya berupa organisasi perusahaan),
sedangkan dilihat dari sudut proses kegiatan akuntansi adalah
proses
pencatatan,
penggolongan,
peringkasan,
dan
penganalisisan data keuangan suatu organisasi.
Menurut Belkaoni (1987: 7), akuntansi senantiasa
dipandang sebagai suatu sistem informasi. Akuntansi
dianggap sebagai suatu proses yang menjalin sumber
informasi
akuntan),
atau
pemancar/transmitter
saluran
komunikasi,
(biasanya
dan
adalah
seperangkat
penerima/receivers (pemakai eksternal). Keunggulan citra
akuntansi sebagai suatu sistem informasi adalah sistem
akuntansi alternatif tidak perlu lagi dinilai dalam hal
kemampuannya untuk menghasilkan laba yang sebenarnya
atau keandalannya untuk menyajikan sejarah. Selama para
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
16
pemakai yang berbeda mendapati bahwa informasi itu
berguna, maka kegunaan sistem itu dapat ditentukan.
2.2.1.4. Tujuan Sistem Informasi Akuntansi
a. Untuk menyediakan informasi bagi pengelola kegiatan
usaha baru.
b. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh
sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, Ketepatan
penyajian maupun struktur informasi.
c. Untuk
memperbaiki
pengendalian
akuntansi
&
pengecekan intern, yaitu untuk memperbaiki tingkat
keandalan (realibility) informasi akuntansi dan untuk
menyediakan
catatan
lengkap
mengenai
pertanggungjawaban dan perlindungan perusahaan.
d. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi.
George H. Bodnar (1980: 2) mendefinisikan sistem informasi
akuntansi sebagai kumpulan dari sumber-sumber daya semacam
orang-orang dan peralatan, dirancang untuk mengubah data ekonomi
ke dalam informasi yang berguna.
Dengan adanya sistem informasi akuntansi, pencatatan data
akan lebih efektif dan efisien bagi pemakai informasi.
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
17
2.2.2. Simbol Pembuatan Bagan Alir Dokumen
Sistem akuntansi dapat dijelaskan dengan menggunakan bagan
alir dokumen, Mulyadi (1993: 60).
1. Dokumen
Digunakan untuk menggambarkan semua jenis dokumen
yang merupakan formulir yang digunakan untuk merekam data
terjadinya suatu transaksi.
Gambar 2.1. Dokumen
2. Dokumen dan tembusannya
Digunakan untuk menggambarkan dokumen asli dan
tembusannya, nomor lembar dokumen dicantumkan di sudut
kanan atas.
Gambar 2.2. Dokumen dan tembusannya
2
1
Fakt ur
3. Berbagai dokumen
Digunakan untuk menggambarkan berbagai jenis dokumen
yang digabungkan bersama di dalam satu paket.
Gambar 2.3. Berbagai dokumen
Surat muat
SOP
1
3
Fakt ur penjualan
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
2
18
4. Catatan
Digunakan untuk menggambarkan catatan akuntansi yang
digunakan untuk mencatat data yang direkam sebelumnya di
dalam dokumen atau formulir.
Gambar 2.4. Catatan
5. Penghubung pada halaman yang sama (on-page connector)
Simbol penghubung untuk memungkinkan aliran dokumen
berhenti di suatu lokasi pada halaman tertentu dan kembali
berjalan di lokasi lain pada halaman yang sama
Gambar 2.5. On-page connector
6. Penghubung pada halaman yang berbeda (off-page connector)
Digunakan untuk menunjukkan kemana dan bagaimana
bagan alir terkait satu dengan lainnya pada bagan alir yang
memerlukan lebih dari satu halaman
Gambar 2.6. Off-page connector
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
19
7. Kegiatan manual
Digunakan untuk menggambarkan kegiatan manual seperti:
menerima order dari pembeli, mengisi formulir, membandingkan,
memeriksa, dan berbagai jenis kegiatan manual lainnya.
Gambar 2.7. Kegiatan manual
8. Keterangan, komentar
Memungkinkan ahli sistem menambahkan keterangan
untuk memperjelas pesan yang disampaikan dalam bagan alir.
Gambar 2.8. Keterangan, komentar
9. Arsip sementara
Digunakan untuk menunjukkan tempat penyimpanan
dokumen yang dokumennya akan diambil kembali dari arsip
tersebut di masa yang akan datang untuk keperluan pengolahan
lebih lanjut terhadap dokumen tersebut.
Gambar 2.9. Arsip sementara
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
20
10. Arsip permanen
Digunakan untuk menggambarkan arsip permanen yang
merupakan tempat dokumen yang tidak akan diproses lagi dalam
sistem akuntansi yang bersangkutan.
Gambar 2.10. Arsip permanen
11. On-line computer process
Menggambarkan pengolahan data dengan komputer secara
on-line
Gambar 2.11. On-line computer process
12. Keying (typing, verifying)
Menggambarkan pemasukan data ke dalam komputer
melalui on-line terminal.
Gambar 2.12. Keying (typing, verifying)
13. Pita magnetik (magnetic tape)
Menggambarkan arsip komputer yang berbentuk pita
magnetik.
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
21
Gambar 2.13. Pita magnetic (magnetic tape)
14. On-line storage
Menggambarkan arsip komputer yang berbentuk on-line
(di dalam memori komputer)
Gambar 2.14. On-line storage
15. Keputusan
Menggambarkan keputusan yang harus dibuat dalam
proses pengolahan data.
Gambar 2.15. Keputusan
Ya
Tidak
16. Garis alir (flowline)
Menggambarkan arah proses pengolahan data. Anak panah
digambarkan jika arus dokumen mengalir ke atas atau ke kiri.
Gambar 2.16. Garis alir (flowline)
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
22
17. Persimpangan garis alir
Jika dua garis alir bersimpangan, untuk menunjukkan arah
masing-masing garis, salah satu garis dibuat sedikit melengkung
tepat pada persimpangan kedua garis tersebut.
Gambar 2.17. Persimpangan garis alir
18. Pertemuan garis alir
Digunakan jika duga garis alir bertemu dan salah satu garis
mengikuti arus garis lainnya.
Gambar 2.18. Pertemuan garis alir
19. Mulai/berakhir (terminal)
Menggambarkan awal dan akhir suatu sistem akuntansi.
Gambar 2.19. Terminal
Sumber : Mulyadi. 1993. Sistem Akuntansi. STIE YKPN, Yogyakarta
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
23
2.2.3. Penggunaan Komputer dalam Sistem Infor masi Akuntansi
Teknologi
informasi
yang
meliputi
komputer
dan
telekomunikasi memampukan suatu entitas untuk mengumpulkan
data, menyimpan, mengolah, dan melaporkan serta mendistribusikan
informasi kepada para pemakai dengan biaya yang relatif rendah atau
biasa disebut dengan ekonomis.
Data dapat diartikan sebagai kumpulan karakter, fakta atau
jumlah-jumlah yang merupakan masukan (input) bagi suatu sistem
informasi. Informasi merupakan keluaran (output) dari suatu proses
pengolahan data, Zaki Baridwan (1994: 4).
Gambar berikut ini menunjukkan perbedaan dan hubungan
antara data dengan informasi:
Gambar 2.20. Hubungan data dan informasi
Data
Proses
Informasi
Sumber: Zaki Baridwan. 1994. Sistem Informasi Akuntansi. BPFE,
Yogyakarta, hal. 4
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
24
Dari gambar hubungan data dan informasi di atas, dapat
disimpulkan bahwa data berbeda dengan informasi. Data ada karena
manusia membutuhkan informasi. Sedangkan untuk memperoleh
informasi tersebut diperlukan suatu proses yang mengharuskan data
diolah sedemikian rupa sehingga berbentuk informasi yang berguna
bagi pemakai informasi.
Proses pengolahan data akuntansi dapat diselesaikan secara
manual maupun melalui komputer, namun seiring meningkatnya
perkembangan teknologi, pengolahan data akuntansi akan dapat
dilakukan dengan lebih cepat dan tepat bila menggunakan komputer.
Hal ini dapat terjadi karena kemampuan komputer untuk mengolah
data yang cepat melebihi kecepatan manusia.
Zaki Baridwan (1994: 4) mengungkapkan, apabila sistem
informasi akuntansi diproses secara manual, maka proses pengolahan
data dapat digambarkan melalui siklus pengolahan data di bawah ini:
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
25
Gambar 2.21. Siklus Pengolahan data secara manual
Bukti
Transaksi
Laporan
Keuangan
Buku
Besar
Jurnal
Buku
Pembantu
Laporan
Sumber: Zaki Baridwan. 1994. Sistem Informasi Akuntansi. BPFE,
Yogyakarta, hal. 4
Pengolahan data akuntansi yang diproses secara manual
diawali dari bukti transaksi. Bukti transaksi dapat berupa faktur,
kuitansi, nota kontan, nota kredit, memo, cek, maupun bilyet giro.
Kemudian dari bukti-bukti transaksi tersebut, akuntan membuat
jurnal berdasarkan pencatatan bukti transaksi yang telah dibuat.
Selain itu, bukti transaksi juga menjadi dasar seorang akuntan
untuk
membuat
buku
pembantu.
mempermudah akuntan untuk
Buku
membuat
pembantu
buku
besar
dapat
setelah
melakukan proses penjurnalan. Karena di dalam buku pembantu
berisi rincian tentang transaksi yang dibutuhkan oleh buku besar.
Setelah melalui buku besar, pengolahan data akuntansi berakhir pada
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
26
laporan keuangan yang menunjukkan besar kecilnya laba/rugi sebuah
perusahaan.
Namun, lain halnya dengan siklus pengolahan data yang
prosesnya dilakukan dengan komputer. Dalam proses pengolahan
data dengan menggunakan mesin komputer, siklus pengolahan data
dipisahkan menjadi tiga, yaitu: masukan (input), pengolahan (proses),
dan keluaran (output).
Gambar di bawah ini adalah gambar siklus pengolahan data
akuntansi yang dilakukan dengan komputer:
Gambar 2.22. Siklus Pengolahan Data dengan Komputer
INPUT
PENGOLAHAN
Bukti
Transaksi
OUTPUT
Jurnal
Buku
Besar
Laporan
Keuangan
File
Transaksi
Sumber: Zaki Baridwan. 1994. Sistem Informasi Akuntansi. BPFE,
Yogyakarta, hal. 5
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
27
Bukti transaksi di dalam pengolahan data akuntansi dengan
komputer merupakan input (masukan) yang dijadikan dasar dalam
pembuatan jurnal dan dijadikan file transaksi di dalam komputer.
Pembuatan jurnal dan file transaksi masuk ke dalam pengolahan,
karena di bagian inilah sistem komputer mulai bekerja mengolah data
yang telah diterima. Sama halnya dengan pengolahan data akuntansi
secara manual, setelah pembuatan jurnal, akuntan membuat buku
besar. Setelah pembuatan buku besar, terbentuklah laporan keuangan
yang dikategorikan sebagai keluaran (input).
Beberapa tahapan dalam proses pengolahan data dari
penggunaan komputer berikut ini memiliki fungsi, antara lain :
a. Verifikasi
Komputer dapat mengecek kebenaran maupun kelayakan
angka-angka yang menjadi input dalam suatu proses. Misalnya
pengecekan kebenaran kode yang digunakan, pengecekan jumlah
rupiah dari transaksi, dan lain-lain.
b. Sortir
Komputer memungkinkan untuk dilakukannya pensortiran
data ke dalam beberapa klasifikasi yang berbeda dengan cepat.
Misalnya kumpulan faktur penjualan dapat disortir ke dalam
klasifikasi langganan, jenis produk, daerah penjualan.
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
28
c. Transmission
Komputer dapat memindahkan lokasi data dari suatu tempat
ke tempat lainnya dengan cepat. Misalnya data dari suatu file
dipindahkan ke file lainnya.
d. Perhitungan
Dengan komputer, perhitungan-perhitungan dapat dilakukan
dengan cepat. Misalnya menghitung saldo rekening sesudah
adanya posting, menghitung jumlah sekelompok transaksi.
Selain fungsi-fungsi tersebut, ada beberapa hal yang perlu
diperhatikan dalam menggunakan komputer sebagai alat pengolah
data, yaitu resiko-resiko yang khas dalam suatu lingkungan akuntansi
berbasis komputer. Resiko-resiko tersebut antara lain :
1. Teknologi komputer memberi para analis sistem (system analyst)
dan pemrogram (programmer) berbagai kemampuan pemrosesan.
Kekeliruan
dalam
penandingan
antara
teknologi
dengan
kebutuhan pemakai kebutuhan dapat mengakibatkan pengeluaran
yang tidak perlu atas sumberdaya organisasi.
2. Salah satu
penyalahgunaan teknologi adalah penggunaan
teknologi baru sebelum adanya kepastian yang jelas mengenai
kebutuhannya. Banyak organisasi memperkenalkan teknologi
database tanpa menetapkan dengan jelas kebutuhan akan
teknologi tersebut.
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
29
3. Dalam sistem yang terotomatisasi, aturan-aturan diterapkan
secara
konsisten.
Jadi,
jika
aturan-aturannya
benar,
pemrosesannya akan selalu benar, begitu pula sebaliknya.
4. Resiko yang timbul selain itu juga meliputi kegagalan untuk
mengimplementasikan kebutuhan karena para pemakai tidak
memiliki kemampuan teknis.
5. Aplikasi yang dikomputerisasi seringkali memusatkan data dalam
suatu format yang mudah diakses. Seseorang yang tak berwenang
dapat melihat-lihat dengan menggunakan program komputer. Hal
ini akan sulit dideteksi tanpa adanya pengamanan yang memadai.
2.2.4. Penyusunan Sistem Infor masi
Sistem informasi sangat diperlukan untuk kemudahan di dalam
aktivitas bisnis. Untuk mendapatkan sistem informasi yang baik, harus
diawali dengan penyusunan sistem yang baik pula. Maka, untuk
mendapatkan sistem informasi yang tersusun dengan baik, diperlukan
pendekatan dalam penyusunan sistem. Zaki Baridwan (1994: 7)
mengklasifikasikan pendekatan-pendekatan tersebut sebagai berikut:
1. System Development Life Cycle (SDLC)
Pendekatan ini didasarkan pada siklus kehidupan sistem yang
dilakukan dalam empat tahap, yaitu: analisis, perancangan
(design), implementasi, dan follow-up. Pendekatan ini melibatkan
banyak pemakai dalam perusahaan.
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
30
2. Prototyping
Pendekatan ini berguna untuk penyusunan sistem aplikasi
yang pemakainya relatif sedikit. Dalam pendekatan ini, perancang
sistem bekerja sama dengan pemakai dalam perancangan sistem.
3. End User Computing
Pendekatan
ini
mengkondisikan
pemakai
menyusun
sistemnya sendiri dikarenakan kemampun bagian pengolahan data
dalam menyusun sistem terbatas sedangkan teknologi informasi
dalam perusahaan sendiri sudah tersedia dengan baik.
2.2.5. Konsep Dasar Piutang
Tidak sedikit perusahaan menjual produk dan jasanya secara
kredit agar dapat menjual lebih banyak produk dan jasa yang
ditawarkan terhadap pelanggan.
Warren (2005: 392) menjelaskan bahwa piutang meliputi semua
klaim dalam bentuk uang terhadap pihak lainnya, termasuk individu,
perusahaan, atau organisasi lainnya.
Piutang biasanya memiliki bagian yang signifikan dari total
aktiva lancar perusahaan. Piutang terdiri dari:
1. Piutang Usaha
Piutang dicatat dengan mendebit akun piutang usaha. Piutang
usaha normalnya diperkirakan akan tertagih dalam periode waktu
yang relatif pendek, seperti 30 atau 60 hari.
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
31
2. Wesel Tagih
Wesel tagih adalah jumlah yang terutang bagi pelanggan di
saat perusahaan telah menerbitkan surat utang formal. Wesel tagih
biasanya digunakan untuk periode kredit lebih dari enam puluh
hari. Bil
TERKOMPUTERISASI ATAS HUTANG DAN PIUTANG
PADA PT GRAHA SARANA GRESIK
SKRIPSI
Diajukan oleh :
Ayu Kartikaningrum
0913010069/FE/AK
Kepada
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN”
J AWA TIMUR
2013
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
SKRIPSI
PENERAPAN APLIKASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
TERKOMPUTERISASI ATAS HUTANG DAN PIUTANG
PADA PT GRAHA SARANA GRESIK
Disusun Oleh :
Ayu Kartikaningrum
0913010069/FE/AK
Telah dipertahankan dihadapan dan diterima oleh
Tim Penguji Skripsi Program Studi Akuntansi Fakultas Ekonomi
Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” J awa Timur
pada tanggal 31 Mei 2013
Pembimbing :
Tim Penguji :
Pembimbing Utama
Ketua
Dra. Ec. Rr. Dyah Ratnawati, MM
NIP. 19670213 199103 2001
Dr. Hero Priono, M.Si, Ak
NIP. 19611011 199203 1001
Sekretaris
Dra. Ec. Sri Hastuti, M.si
NIP. 19560318 198803 2001
Anggota
Dra. Ec. Rr. Dyah Ratnawati, MM
NIP. 19670213 199103 2001
Mengetahui,
Dekan Fakultas Ekonomi
Univer sitas Pembangunan Nasional “Veteran” J awa Timur
Dekan Fakultas Ekonomi
Dr. H. Dhani Ichsanuddin Nur, MM.
NIP. 196 309 241 989 031 001
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
KATA PENGANTAR
Puji syukur ke Hadirat Allah SWT, atas segala rahmat dan hidayahNya yang
diberikan kepada penulis sehingga skripsi yang berjudul “PENERAPAN
APLIKASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI TERKOMPUTERISASI
ATAS HUTANG DAN PIUTANG PADA PT GRAHA SARANA GRESIK”
dapat diselesaikan dengan baik.
Skripsi ini ditulis untuk memenuhi syarat dalam memperoleh gelar Sarjana
Ekonomi pada Fakultas Ekonomi Jurusan Akuntansi Universitas Pembangunan
Nasional “Veteran” Jawa Timur.
Dalam menulis skripsi ini, penulis telah mendapatkan banyak bantuan dari
berbagai pihak yang telah memberikan motivasi, bimbingan, saran, serta dorongan
baik secara moril maupun materiil. Pada kesempatan ini penulis menyampaikan rasa
hormat dan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:
1. Bapak Prof. Dr. Teguh Soedarto, MP selaku Rektor Universitas Pembangunan
Nasional “Veteran” Jawa Timur.
2. Bapak Dr. Dhani Ichsanuddin Nur, SE, MM selaku Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur.
3. Bapak Dr. Ec. H. Rahman A. Suwaidi, MS selaku Wakil Dekan I Fakultas
Ekonomi Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur.
i
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
4. Bapak Drs. Ec. Saiful Anwar, M.Si selaku Wakil Dekan II Fakultas Ekonomi
Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur.
5. Bapak Dr. Hero Priono, M.Si, Ak selaku Ketua Program Studi Akuntansi
Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur.
6. Ibu Dra. Ec. Dyah Ratnawati, MM selaku Dosen Pembimbing Utama Skripsi
yang telah meluangkan waktu untuk memberikan motivasi, dorongan, dan
bimbingan dalam menyelesaikan skripsi ini.
7. Ibu Dra. Ec. Hj. Sri Hastuti, M.Si selaku Dosen Wali yang telah memberikan
waktu dan motivasi selama masa perkuliahan di Jurusan Akuntansi Fakultas
Ekonomi Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur.
8. Bapak dan Ibu Dosen, Staf Pengajar, dan Karyawan Fakultas Ekonomi Jurusan
Akuntansi Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur yang telah
memberikan ilmu pengetahuan dan wawasan yang tak terhingga.
9. Staf Perpustakaan Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur
yang telah memberikan bantuan dalam proses peminjaman dan pencarian buku
untuk dijadikan referensi dalam penulisan skripsi ini.
10. Ibu Yuli dan Staf Karyawan PT Graha Sarana Gresik yang telah membantu dalam
proses perolehan data sehubungan dengan penelitian ini.
11. Ayah dan Ibu tercinta, yang selalu memberikan dukungan, perhatian, dan kasih
sayang yang tiada hentinya. Terima kasih atas doa dan segala jerih payah dalam
mendidik penulis hingga saat ini. Sahabat kecilku, Kida. Terima kasih Kida sudah
ii
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
menjadi adik yang baik. Penulis bersyukur telah dianugerahi keluarga yang luar
biasa baik. Terima Kasih Ayah, Ibu, Kida.
12. Sahabat-sahabat yang selalu ada di saat suka dan duka, Dini, Sukma, Sulis, Echa,
Ayu W, Citra, Weni, Vindy, Ervan, Icha, Febri, Arinda, Dyah, Nurul, Iis, Wahyu,
Dita, Elin, Ricardo, Anna, Windi, Danny, Devy, Setyaningsih terima kasih atas
waktu yang indah selama berada di bangku perkuliahan dan telah menjadi bagian
dari hidup penulis.
13. Semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu, terima kasih atas segala
dukungan dan inspirasinya.
Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih jauh dari sempurna, oleh karena
itu kritik dan saran yang bersifat membangun dari pembaca akan penulis terima
dengan senang hati. Penulis berharap semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi
berbagai pihak. Amin Ya Rabbal Alamin.
Surabaya,
iii
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
Mei 2013
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ................................................................................... i
DAFTAR ISI ................................................................................................. iv
DAFTAR GAMBAR...................................................................................... viii
DAFTAR LAMPIRAN .................................................................................. x
ABSTRAKSI .................................................................................................. xi
BAB I PENDAHULUAN ............................................................................ 1
1.1.
Latar Belakang ........................................................................ 1
1.2.
Rumusan Masalah.................................................................... 6
1.3.
Fokus Penelitian ...................................................................... 6
1.4.
Tujuan Penelitian ..................................................................... 7
1.5.
Manfaat penelitian ................................................................... 7
BAB II TINJ AUAN PUSTAKA…………………………………..………..9
2.1. Review Penelitian Terdahulu .................................................... 9
2.2. Landasan Teori ......................................................................... 13
iv
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
2.2.1. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi ........................... 13
2.2.1.1. Pengertian Sistem............................................... 13
2.2.1.2. Pengertian Informasi .......................................... 14
2.2.1.3. Pengertian Akuntansi ......................................... 15
2.2.1.4. Tujuan Sistem Informasi Akuntansi ................... 16
2.2.2. Simbol Pembuatan Bagan Alir Dokumen ........................ 17
2.2.3. Penggunaan Komputer dan Sistem Informasi Akuntansi . 23
2.2.4. Penyusunan Sistem Informasi ......................................... 29
2.2.5. Konsep Dasar Piutang..................................................... 30
2.2.6. Konsep Dasar Hutang ..................................................... 33
2.2.7. Sistem Akuntansi Piutang ............................................... 35
2.2.8. Sistem Akuntansi Utang .................................................. 39
BAB III METODE PENELITIAN………………………………………......42
3.1. Jenis Penelitian ......................................................................... 42
3.2. Alasan Ketertarikan Peneliti ..................................................... 43
3.3. Lokasi Penelitian ...................................................................... 44
3.4. Instrumen Penelitian ................................................................. 44
v
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
3.5. Sumber Data dan Jenis Penelitian ............................................. 45
3.6. Penentuan Informan .................................................................. 46
3.7. Prosedur Pengumpulan Data ..................................................... 47
3.7.1. Survey Pendahuluan ....................................................... 47
3.7.2. Survey Lapangan ............................................................ 47
3.7.2.1. Wawancara ........................................................ 47
3.7.2.2. Dokumentasi ..................................................... 48
3.7.2.3. Studi Kepustakaan ............................................. 49
3.8. Metode Analisis Data ............................................................... 49
3.9. Pengujian Kredibilitas Data ...................................................... 50
BAB IV DESKRIPSI OBYEK PENELITIAN ............................................. 52
4.1. Sejarah Berdirinya Perusahaan.................................................. 52
4.2. Lokasi Perusahaan .................................................................... 53
4.3. Visi dan Misi Perusahaan.......................................................... 54
4.3.1. Visi PT Graha Sarana Gresik .......................................... 54
4.3.2. Misi PT Graha Sarana Gresik .......................................... 54
4.4. Maksud dan Tujuan Perusahaan ................................................ 54
vi
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
4.5. Wilayah Usaha atau Pemasaran ................................................ 55
4.6. Struktur Organisasi ................................................................... 56
4.7. Uraian Pekerjaan ...................................................................... 57
BAB V PEMBAHASAN….. .......................................................................... 59
5.1. Analisis Dokumen Flow dan Pembahasan ................................. 59
5.1.1. Analisis Dokumen Flow ................................................. 59
5.1.2. Pembahasan Hasil Wawancara........................................ 62
5.2. Analisis Prosedur Pembelian dan Penjualan .............................. 79
5.2.1. Prosedur Pembelian (Pengadaan Barang dan Jasa) .......... 79
5.2.2. Prosedur Penjualan (Pemasaran) ..................................... 85
5.3. Penerapan Program Aplikasi ..................................................... 88
BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN
6.1. Kesimpulan .............................................................................. 92
6.2. Saran ........................................................................................ 93
DAFTAR PUSTAKA .................................................................................... xii
vii
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
DAFTAR GAMBAR
Gambar
Halaman
1.1. Grafik Piutang Usaha Tahun 2005 s/d Tahun 2008 PT Graha
Sarana Gresik
2.1. Dokumen
2.2. Dokumen dan Tembusannya
2.3. Berbagai Dokumen
2.4. Catatan
2.5. On-Page Connector
2.6. Off-Page Connector
2.7. Kegiatan Manual
2.8. Keterangan, Komentar
2.9. Arsip Sementara
2.10. Arsip Permanen
2.11. On-Line Computer Process
2.12. Keying (Typing, Verifying)
2.13. Pita Magnetik (Magnetic Tape)
2.14. On-Line Storage
2.15. Keputusan
2.16. Garis Alir (Flowline)
2.17. Persimpangan Garis Alir
2.18. Pertemuan Garis Alir
2.19. Terminal
2.20. Hubungan Data dan Informasi
2.21. Siklus Pengolahan Data secara Manual
2.22. Siklus Pengolahan Data dengan Komputer
2.23. Prosedur Penerimaan Kas dari Piutang
2.24. Prosedur Penerimaan Kas dari Piutang (Lanjutan)
2.25. Prosedur Pencatatan Utang dengan Account Payable Procedure
4.1. Struktur Organisasi PT Graha Sarana Gresik
5.1. Terminal
5.2. Punched Tape
5.3. File Ditindaklanjuti
5.4. Decision
5.5. Dokumen
5.6. Dokumen dan Tembusannya
5.7. Berbagai Dokumen
viii
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
4
17
17
17
18
18
18
19
19
19
20
20
20
21
21
21
21
22
22
22
23
25
26
37
38
39
56
59
59
60
60
60
61
61
5.8. Garis Alir
5.9. Garis Putus
5.10. Prosedur Pembelian
5.11. Prosedur Pembelian (Lanjutan)
5.12. Prosedur Penjualan
5.13. Aplikasi Transaksi Keluar (Bank)
5.14. Aplikasi Invoice
5.15. Aplikasi Jurnal Memo
5.16. Aplikasi Transaksi Masuk (Bank)
5.17. Aplikasi Transaksi Masuk (Kas)
5.18. Aplikasi Faktur Kantin
61
61
80
81
86
89
89
90
90
91
91
ix
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran
1.
2.
3.
4.
5.
Surat Rekomendasi I
Surat Rekomendasi II
Surat Tembusan
Gambar 1. Gedung PT Graha Sarana Gresik
Gambar 2. Proses Wawancara dengan Kepala Urusan Pengadaan Barang dan
Jasa
6. Gambar 3. Ruang Majapahit
7. Gambar 4. Ruang Kendedes
8. Gambar 5. Graha Resto (Kantin)
9. Gambar 6. Gedung PT Petrokimia Gresik
10. Gambar 7. Faktur/Invoice
11. Gambar 8. Bukti Masuk
12. Gambar 9. Bukti Keluar
13. Gambar 10. Bukti Transfer
14. Tabel 1.1. Main Research Question
15. Tabel 1.2. Transkripsi Bagian Personalia
16. Tabel 1.3. Transkripsi Sie Pengawasan Internal
17. Tabel 1.4. Transkripsi Bagian Pengadaan Barang dan Jasa
18. Tabel 1.5. Transkripsi Bagian Gudang
19. Tabel 1.6. Transkripsi Bagian Pemasaran
20. Tabel 1.7. Transkripsi Bagian Perdagangan Umum
21. Tabel 1.8. Transkripsi Bagian Penagihan
22. Tabel 1.9. Transkripsi Bagian Akuntansi dan Keuangan
23. Form Permintaan Pengadaan Barang
24. Form Permintaan Pengadaan Jasa/Perbaikan
25. Form Order Kerja
26. Form Order Pembelian
27. Form Order Pemesanan Convention Hall
28. Form Order Pemesanan Non Hall
29. Form Order Paket Wedding untuk Karyawan PG
30. Form Order Paket Wedding untuk Konsumen Umum
31. Form Persewaan Alat Pesta
x
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
PENERAPAN APLIKASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
TERKOMPUTERISASI ATAS HUTANG DAN PIUTANG
PADA PT GRAHA SARANA GRESIK
Oleh:
Ayu Kar tikaningrum
ABSTRAKSI
Sistem Informasi Akuntansi terkomputerisasi sekarang ini sangat dibutuhkan
guna membantu kelancaran kegiatan usaha oleh banyak bidang usaha. Sistem
Informasi Akuntansi tidak hanya sekedar membantu untuk mengotomatisasi proses
sistem pada usaha tersebut, tetapi juga digunakan sebagai pelaporan keuangan dan
analisa pelaporan.
PT Graha Sarana Gresik merupakan salah satu anak perusahaan dari PT
Petrokimia Gresik yang bergerak dalam bidang jasa dan perdagangan umum, seperti:
distributor pupuk, bahan kimia, gas industry, barang teknik, jasa angkutan, jasa sewa
gedung, pergudangan, dan lain-lain. Dengan demikian, hutang dan piutang sangat
berpengaruh pada pelaporan keuangan, sehingga kedua akun tersebut merupakan
penentu tingkat perkembangan perusahaan.
Dengan perkembangan yang telah dijabarkan di atas, penulis meneliti
penerapan aplikasi sistem informasi akuntansi terkomputerisasi pada PT Graha
Sarana Gresik, khususnya atas Hutang dan Piutang dengan menggunakan metode
kualitatif. Penelitian ini diperlukan interaksi antara peneliti dengan objek penelitian
yang sifatnya interaktif untuk memahami realita objek penelitian. Teknik pertama
yang digunakan penulis adalah melakukan wawancara mendalam terhadap informan.
Teknik kedua yang digunakan adalah observasi terhadap tindakan di dalam penerapan
sistem akuntansi. Teknik ketiga yang digunakan yaitu dokumentasi untuk
mendapatkan bukti-bukti penelitian yang dapat dipertanggungjawabkan. Analisis data
dilakukan pada saat pengumpulan data berlangsung dan setelah selesai pengumpulan
data dalam periode waktu tertentu.
Dari hasil analisis data dapat disimpulkan bahwa penerapan aplikasi sistem
informasi akuntansi terkomputerisasi atas hutang dan piutang pada PT Graha Sarana
Gresik masih kurang berkembang dengan baik. Karena PT Graha Sarana Gresik
hanya memakai Microsoft Access dan Microsoft Visual Basic sebagai bahasa
pemrograman dalam kaitannya dengan akun hutang dan piutang.
Keywords : Sistem Informasi Akuntansi, Komputerisasi Akuntansi, Hutang,
Piutang, Komputerisasi Akuntansi Hutang & Piutang
xi
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Perkembangan teknologi di era globalisasi saat ini sudah tidak
diragukan lagi. Lingkungan di sekitar perusahaan semakin kompleks dan
bergejolak akibat kemajuan di bidang komunikasi, transportasi dan
teknologi. Teknologi informasi merupakan salah satu bidang teknologi yang
cukup pesat perkembangannya.
Dengan itu dibutuhkan suatu sistem informasi yang mampu
menangkap, menciptakan dan memanipulasi informasi internal dan eksternal
secara efektif dan efisien, Lau (2004: 24).
Informasi sangat berperan penting bagi perusahaan untuk mengetahui
kegiatan-kegiatan yang telah terjadi pada perusahaannya dan kemudian
melakukan evaluasi apakah kegiatan tersebut telah dilakukan sesuai dengan
rencana dan peraturan yang berlaku serta menjamin agar data tersebut dapat
diolah secara efisien menjadi informasi yang akurat, dapat dipercaya dan
tepat waktu, maka dalam pengolahan data tersebut diperlukan suatu alat yang
dinamakan sistem informasi.
1
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
2
James A. Hall (2001: 7) mengungkapkan bahwa, sistem informasi
adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses
menjadi informasi, dan didistribusikan kepada para pemakai.
Barry E. Cushing (1983: 6) menggolongkan pemakai informasi
akuntansi yaitu: pihak luar (ekstern) organisasi perusahaan dan pihak intern
organisasi perusahaan (manajemen).
Suatu keterandalan sistem informasi yang ada mempunyai pengaruh
yang sangat penting dalam sebuah lingkungan bisnis, karena dengan hal itu
sangat
membantu
mengambil
manajemen
untuk
keputusan–keputusan
menyediakan
strategis
yang
informasi
dibutuhkan.
dalam
Karena
pentingnya kebutuhan sebuah sistem informasi, maka perusahaan perlu
mempertimbangkan
sistem
yang
telah
digunakan
dan
yang
akan
dikembangkan agar ke depannya menjadi sebuah sistem yang efektif dalam
mendukung apa yang menjadi visi dan misi perusahaan. Sedangkan pemakai
informasi ekstern membutuhkan publikasi laporan keuangan atau ikhtisar
keuangan seperti neraca dan perhitungan rugi/laba.
Dengan adanya sistem informasi, data yang telah dikumpulkan dapat
diolah menjadi suatu informasi yang berguna untuk kemudian digunakan
bagai pemakai informasi, baik pemakai informasi intern, maupun pemakai
informasi eksternal.
Di sinilah peranan komputer sangat diperlukan bagi suatu organisasi
dalam pengolahan data. Teknologi yang canggih dan modern memampukan
suatu organisasi untuk mengembangkan sistem informasi terkomputerisasi.
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
3
Pada bidang akuntansi, perkembangan teknologi informasi telah
banyak membantu
meningkatkan sistem informasi akuntansi (SIA).
Peningkatan penggunaan teknologi komputer sebagai salah satu bentuk
teknologi informasi telah mengubah pemprosesan data akuntansi dari secara
manual menjadi secara terkomputerisasi.
Selain itu, sistem akuntansi terkomputerisasi memiliki tiga keuntungan
utama dibandingkan dengan sistem manual, antara lain: sistem yang
terkomputerisasi menyederhanakan proses pencatatan dan penyimpanan data,
sistem yang dikomputerisasi biasanya lebih akurat dibandingkan dengan
sistem manual, sistem yang terkomputerisasi menyediakan manajemen
dengan informasi saldo akun yang terakhir (up-date) untuk mendukung
pengambilan keputusan, Warren Reeve Fess (2005: 250).
Di dalam dunia usaha, penjualan, pembelian, penerimaan kas, dan
pengeluaran kas pada perusahaan dagang / jasa atau bahkan produksi pada
perusahaan manufaktur merupakan perangkat dasar transaksi dalam
menunjang kelangsungan hidup suatu perusahaan. Dapat ditarik kesimpulan
bahwa semua dasar transaksi di atas kembali ke bentuk sistem transaksi yang
diolah sedemikian rupa hingga menghasilkan sebuah informasi sehingga
dapat dijadikan dasar untuk pengambilan keputusan.
Berdasarkan perkembangan teknologi komputer yang semakin pesat
serta sistem informasi akuntansi yang dapat dibantu penerapannya dengan
teknologi komputer, maka penerapan sistem informasi akuntansi dapat
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
4
disandingkan dengan teknologi komputer yang ada pada saat ini dengan
cukup baik.
PT Graha Sarana Gresik merupakan salah satu anak perusahaan dari PT
Petrokimia Gresik yang bergerak dalam bidang distributor pupuk, bahan
kimia,
gas industry, barang teknik, jasa angkutan, jasa sewa gedung,
pergudangan dan lain-lain.
Di bawah ini adalah grafik piutang usaha dari tahun 2005 s/d tahun
2008 pada PT Graha Sarana Gresik.
Gambar 1.1. Grafik Piutang Usaha tahun 2005 s/d tahun 2008 PT
Graha Sarana Gresik
Rp7.000.000.000,00
Rp6.000.000.000,00
Rp5.000.000.000,00
Rp4.000.000.000,00
Rp3.000.000.000,00
Rp2.000.000.000,00
Rp1.000.000.000,00
Rp0,00
2005
2006
2007
Sumber: Bagian Keuangan PT Graha Sarana Gresik
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
2008
5
Grafik di atas menunjukkan bahwa tingkat piutang usaha atas penjualan
kredit pada tahun 2005 s/d tahun 2008 yang dicatat oleh PT Graha Sarana
Gresik mengalami peningkatan di tiap tahunnya.
Pada tahun 2005, perhitungan piutang usaha berada di nominal Rp
2.027.692.685,72. Sedangkan pada tahun 2006 perhitungan piutang usaha
mengalami peningkatan
yang cukup pesat dan berada di nominal Rp
4.873.627.748,90. Untuk tahun 2007 perhitungan piutang usaha hanya
mengalami sedikit kenaikan yaitu menjadi sebesar Rp 5.251.132.765,24.
Kemudian pada tahun 2008 piutang usaha meningkat menjadi Rp
6.254.559.075,24.
Peningkatan piutang usaha atas akun penjualan kredit mengalami
peningkatan yang kurang begitu pesat. Hal ini didukung dengan peningkatan
piutang usaha yang ditunjukkan pada tahun 2006 dan tahun 2007..
Seiring dengan penjualan jasa yang semakin lama semakin meningkat,
maka semakin meningkat pula jumlah nilai piutang sehingga dapat
menghambat cash flow perusahaan apabila proses pencatatannya kurang
begitu maksimal. Demikian pula pada pembelian yang diakibatkan atas
pemenuhan
permintaan
customer
yang
juga
semakin
meningkat,
menimbulkan peningkatan pesat atas jumlah nilai hutang.
Dalam membebani operasi dan investasinya, suatu perusahaan tidak
selalu memiliki dana yang cukup untuk merealisasikan rencananya. Untuk
memenuhi kegiatan operasional perusahaan, dana yang berasal dari pemilik
perusahaan didukung dengan sumber dana lain selain dari pemilik
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
6
perusahaan. Sumber dana perusahaan selain dari pemilik adalah hutang.
Hutang perusahaan dapat berupa hutang usaha maupun hutang bank, Rudianto
(2009: 292)
Pada
awal
berdirinya
perusahaan,
PT
Graha
Sarana
Gresik
menggunakan pencatatan secara manual atas semua transaksi yang terjadi di
dalam perusahaan. Sehingga hal ini sangat tidak efisien bagi pihak
perusahaan. Namun seiring berjalannya waktu, beberapa dari transaksi yang
terjadi, dilakukan secara terkomputerisasi.
1.2. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah dikemukakan di atas, maka
penulis merumuskan permasalahan pada PT Graha Sarana sebagai berikut :
1. Bagaimana bentuk diagram flow dan sample form yang digunakan dalam
pencatatan hutang dan piutang?
2. Bagaimana penerapan sistem aplikasi untuk sistem informasi akuntansi
atas hutang dan piutang yang terkomputerisasi pada PT Graha Sarana
Gresik?
1.3. Fokus Penelitian
Berdasarkan permasalahan yang dihadapi perusahaan, maka penelitian
terfokus pada :
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
7
1. Proses hutang dan piutang dari sistem manual menjadi sistem
komputerisasi meskipun masih belum secara keseluruhan.
2. Perencanaan, diagram flow, dan bentuk form hutang dan piutang yang
berhubungan dengan permasalahan perusahaan.
1.4. Tujuan Penelitian
Tujuan utama dari penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana
penerapan aplikasi sistem informasi akuntansi terkomputerisasi atas hutang
dan piutang pada PT Graha Sarana Gresik.
1.5. Manfaat Penelitian
Dari penelitian ini diharapkan agar pihak-pihak yang berkepentingan
dapat mengambil manfaat, antara lain :
a. Bagi Peneliti
Sebagai langkah konkrit untuk penerapan ilmu berdasarkan teori
yang selama ini didapat, serta dapat menambah pengetahuan tentang
kondisi perusahaan dan permasalahan yang dihadapi, sehingga dapat
diambil suatu kesimpulan yang tepat.
b. Bagi Perusahaan
Hasil penelitian ini diharapkan dapat menjadikan pedoman untuk
perusahaan dalam bidang sistem informasi, khususnya sistem informasi
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
8
akuntansi,
sehingga
aplikasi
sistem
informasi
akuntansi
yang
terkomputerisasi dapat diterapkan dengan baik di dalam perusahaan.
Dengan
adanya
penerapan
sistem
informasi
akuntansi
yang
terkomputerisasi yang baik pada PT Graha Sarana Gresik, maka sistem
bisnis proses akan menjadi semakin baik, terkontrol, termonitor, dan
terkendali.
Perpaduan antara pembenahan sistem dengan komputerisasi
akuntansi yang digunakan dapat menjadi solusi bagi permasalahan yang
dihadapi oleh perusahaan.
c. Bagi Universitas
Sebagai tambahan koleksi perpustakaan, bahan referensi, dan bahan
masukan bagi penelitian lebih lanjut yang berhubungan dengan masalah
yang ada.
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
BAB II
TINJ AUAN PUSTAKA
2.1. Review Penelitian Terdahulu
Beberapa penelitian terdahulu yang dilakukan oleh pihak lain yang
dapat digunakan sebagai acuan yang berkaitan dengan masalah yang akan
diteliti, antara lain pernah dilakukan oleh :
A. Amelia Setiawan (2006)
1. Judul :
“Penerapan Sistem Informasi untuk Mendukung Pengambilan
Keputusan pada Bagian Produksi : Studi Kasus di BUMN yang
Menyediakan Layanan Berupa Produksi Billing / Account Statement”.
2. Rumusan Masalah :
Bagaimana peranan sistem informasi pada siklus produksi di
BUMN sehingga sistem informasi tersebut dapat menyediakan
informasi keuangan dan nonkeuangan (seperti misalnya kinerja mesin
dan lain-lain) yang dapat mendukung pengambilan keputusan oleh
manajemen?
3. Kesimpulan : Belum adanya sistem informasi yang memadai namun
aktivitas produksi dapat
berjalan
lancar dikarenakan adanya
pemisahan fungsi yang memadai, lokasi kantor dan produksi yang
terdapat di satu wilayah serta keterlibatan yang tinggi dari pihak
9
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
10
manajemen dalam proses produksi membuat proses produksi berjalan
lancar meskipun belum didukung oleh sistem informasi manajemen
terstruktur. Selain itu juga terdapat beberapa kelemahan atas sistem
informasi produksi yang kurang memadai menyebabkan kesulitan
dalam perencanaan produksi dan pengamatan satus produksi.
B. Febby Maretta (2009)
1. Judul :
“Aplikasi Perhitungan Piutang Dagang dan Hutang Dagang
Berbasis Visual Basic (Studi Kasus: PT System Indonesia)”
2. Rumusan Msalah :
Bagaimana sistem perhitungan piutang dan hutang dagang yang
dihitung secara manual pada PT System Indonesia dan penerapan
aplikasi perhitungan piutang dan hutang dagang yang berperan untuk
mendukung aktivitas bisnis perusahaan dalam mengelola, memproses
piutang dan hutang secara efektif dan efisien?
3. Kesimpulan :
1. Aplikasi yang telah dibuat dapat menangani pencatatan piutang
dagang dan hutang dagang yang dilakukan dalam proses penjualan
dan pembelian.
2. Aplikasi yang telah dibuat dapat menghitung laporan laba/rugi
kotor per-periode.
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
11
C. Arfeny Oktantia Mariena (2011)
1. Judul :
“Sistem Informasi Akuntansi Penjualan pada PT Afixkogyo
Indonesia (Studi Kasus pada PT Afixkogyo Indonesia)”
2. Rumusan Masalah :
a. Bagaimana membuat sistem informasi akuntansi yang mampu
mencatat transaksi penjualan?
b. Bagaimana membuat sistem informasi laporan penjualan pada
periode tertentu?
3. Kesimpulan :
a. Sistem informasi akuntansi yang dibangun sudah mampu mencatat
transaksi penjualan.
b. Sistem informasi yang dibangun dapat menampilkan laporan
penjualan untuk jurnal penerimaan kas pada periode tertentu.
D. Bagus Hari Sugiharto (2011)
1. Judul :
“Penerapan
Aplikasi
Sistem
Informasi
Akuntansi
Terkomputerisasi atas Hutang dan Piutang pada PT Katrins
Surabaya”.
2. Rumusan Masalah :
a. Bagaimana bentuk diagram flow dan sample form yang akan
digunakan dalam pelaksanaan penerapan sistem informasi
akuntansi dengan komputerisasi akuntansi hutang dan piutang?
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
12
b. Penataan ulang internal control perusaahan dari sistem manual ke
sistem komputerisasi untuk hutang dan piutang
c. Bagaimana bentuk sistem aplikasi untuk penerapan sistem
informasi akuntansi hutang dan piutang dengan komputerisasi
akuntansi pada perusaahan Forwarding tersebut?
d. Berapa besar tingkat keberhasilan konversi sistem hutang dan
piutang tersebut dari sistem manual ke sistem komputerisasi?
3. Kesimpulan :
PT Katrins melakukan pengembangan sistem manual menjadi
sistem otomatis untuk mengurangi kapasitas kecurangan transaksi
yang dapat dilakukan karyawannya. Selain itu, PT Katrins juga
melakukan efisiensi pencatatan transaksi keuangan khususnya
perlakuan hutang dan piutang dengan sistem tukar giling, dimana
pengakuan hutang dicatat hanya sebesar nilai hutang yang telah
dikurang dengan nilai piutang.
Persamaan dari penelitian ini dengan penelitian sebelum-sebelumnya
adalah sama-sama membahas tentang penerapan sistem informasi akuntansi
di dalam perusahaan, serta kesamaan dalam bentuk metodologinya, yaitu
penelitian-penelitian tersebut memakai sudut pandang nonpositivisme atau
dapat juga disebut sebagai metode penelitian kualitatif.
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
13
2.2. Landasan Teori
2.2.1. Pengertian Sistem Infor masi Akuntansi
2.2.1.1. Pengertian Sistem
Menurut James A. Hall (2001: 5), sistem adalah
sekelompok dua atau lebih komponen yang saling berkaitan
atau subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang
sama. Sedangkan menurut Bodnar dan Hopwood (2006: 3),
sistem adalah sekumpulan sumber daya yang saling terkait
untuk mencapai suatu tujuan.
Dari kedua definisi tersebut di atas, maka dapat
disimpulkan bahwa sistem adalah sekelompok komponenkomponen yang saling terkait dan saling berinteraksi untuk
mencapai tujuan di dalam perusahaan, organisasi, maupun
individu. Dengan adanya sistem, suatu tujuan dapat tercapai.
Sistem
merupakan
sebuah
obyek
yang
dikaji/dipelajari, dimana memiliki karakteristik tertentu atau
spesifikasi tersendiri, diantaranya secara umum obyek
dibangun atas :
a. Elemen (unsur pembentuk)
b. Interface (penghubung antar elemen)
c. Boundary (batasan aktivitas atau lingkup)
d. Environment (pengaruh lingkungan)
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
14
e. Activity (aktivitas pada setiap elemen atau pada obyek itu
sendiri)
f. Goal (tujuan yang ingin dicapai)
2.2.1.2. Pengertian Infor masi
Informasi merupakan data yang berasal dari fakta yang
tercatat dan selanjutnya dilakukan pengolahan (proses)
menjadi bentuk yang berguna atau bermanfaat bagi
pemakainya.
Bentuk
informasi
yang
kompleks
dan
terintegrasi dari hasil pengolahan sebuah database yang akan
digunakan untuk proses pengambilan keputusan pada
manajemen akan membentuk sistem informasi manajemen.
Menurut Cushing (1996: 11), suatu perbedaan
biasanya ditarik antara data dan informasi. Data merupakan
fakta atau nilai (value) yang tercatat atau mempresentasikan
deskripsi dari suatu objek. Data merupakan suatu sumber
yang sangat berguna bagi hampir di semua organisasi.
Jadi, informasi adalah sekumpulan hasil data yang
telah diolah menjadi suatu bentuk yang bermanfaat bagi
penerimanya
untuk
digunakan
sebagai
pengambilan
keputusan. Dengan adanya informasi, data yang telah diolah
menjadi bentuk yang bermanfaat bagi penerimanya dapat
menjadi sebuah sumber yang berguna.
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
15
2.2.1.3. Pengertian Akuntansi
Akuntansi telah banyak didefinisikan oleh beberapa
ahli dan beberapa lembaga terkait, antara lain, Al Haryono
Jusuf (2001: 4), menurutnya, akuntansi dapat dirumuskan
dari dua sudut
pemakainya,
pandang
akuntansi
yaitu
adalah
dari sudut pandang
suatu
disiplin
yang
menyediakan informasi yang diperlukan untuk melaksanakan
kegiatan secara efisien dan mengevaluasi kegiatan-kegiatan
suatu organisasi (biasanya berupa organisasi perusahaan),
sedangkan dilihat dari sudut proses kegiatan akuntansi adalah
proses
pencatatan,
penggolongan,
peringkasan,
dan
penganalisisan data keuangan suatu organisasi.
Menurut Belkaoni (1987: 7), akuntansi senantiasa
dipandang sebagai suatu sistem informasi. Akuntansi
dianggap sebagai suatu proses yang menjalin sumber
informasi
akuntan),
atau
pemancar/transmitter
saluran
komunikasi,
(biasanya
dan
adalah
seperangkat
penerima/receivers (pemakai eksternal). Keunggulan citra
akuntansi sebagai suatu sistem informasi adalah sistem
akuntansi alternatif tidak perlu lagi dinilai dalam hal
kemampuannya untuk menghasilkan laba yang sebenarnya
atau keandalannya untuk menyajikan sejarah. Selama para
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
16
pemakai yang berbeda mendapati bahwa informasi itu
berguna, maka kegunaan sistem itu dapat ditentukan.
2.2.1.4. Tujuan Sistem Informasi Akuntansi
a. Untuk menyediakan informasi bagi pengelola kegiatan
usaha baru.
b. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh
sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, Ketepatan
penyajian maupun struktur informasi.
c. Untuk
memperbaiki
pengendalian
akuntansi
&
pengecekan intern, yaitu untuk memperbaiki tingkat
keandalan (realibility) informasi akuntansi dan untuk
menyediakan
catatan
lengkap
mengenai
pertanggungjawaban dan perlindungan perusahaan.
d. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi.
George H. Bodnar (1980: 2) mendefinisikan sistem informasi
akuntansi sebagai kumpulan dari sumber-sumber daya semacam
orang-orang dan peralatan, dirancang untuk mengubah data ekonomi
ke dalam informasi yang berguna.
Dengan adanya sistem informasi akuntansi, pencatatan data
akan lebih efektif dan efisien bagi pemakai informasi.
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
17
2.2.2. Simbol Pembuatan Bagan Alir Dokumen
Sistem akuntansi dapat dijelaskan dengan menggunakan bagan
alir dokumen, Mulyadi (1993: 60).
1. Dokumen
Digunakan untuk menggambarkan semua jenis dokumen
yang merupakan formulir yang digunakan untuk merekam data
terjadinya suatu transaksi.
Gambar 2.1. Dokumen
2. Dokumen dan tembusannya
Digunakan untuk menggambarkan dokumen asli dan
tembusannya, nomor lembar dokumen dicantumkan di sudut
kanan atas.
Gambar 2.2. Dokumen dan tembusannya
2
1
Fakt ur
3. Berbagai dokumen
Digunakan untuk menggambarkan berbagai jenis dokumen
yang digabungkan bersama di dalam satu paket.
Gambar 2.3. Berbagai dokumen
Surat muat
SOP
1
3
Fakt ur penjualan
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
2
18
4. Catatan
Digunakan untuk menggambarkan catatan akuntansi yang
digunakan untuk mencatat data yang direkam sebelumnya di
dalam dokumen atau formulir.
Gambar 2.4. Catatan
5. Penghubung pada halaman yang sama (on-page connector)
Simbol penghubung untuk memungkinkan aliran dokumen
berhenti di suatu lokasi pada halaman tertentu dan kembali
berjalan di lokasi lain pada halaman yang sama
Gambar 2.5. On-page connector
6. Penghubung pada halaman yang berbeda (off-page connector)
Digunakan untuk menunjukkan kemana dan bagaimana
bagan alir terkait satu dengan lainnya pada bagan alir yang
memerlukan lebih dari satu halaman
Gambar 2.6. Off-page connector
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
19
7. Kegiatan manual
Digunakan untuk menggambarkan kegiatan manual seperti:
menerima order dari pembeli, mengisi formulir, membandingkan,
memeriksa, dan berbagai jenis kegiatan manual lainnya.
Gambar 2.7. Kegiatan manual
8. Keterangan, komentar
Memungkinkan ahli sistem menambahkan keterangan
untuk memperjelas pesan yang disampaikan dalam bagan alir.
Gambar 2.8. Keterangan, komentar
9. Arsip sementara
Digunakan untuk menunjukkan tempat penyimpanan
dokumen yang dokumennya akan diambil kembali dari arsip
tersebut di masa yang akan datang untuk keperluan pengolahan
lebih lanjut terhadap dokumen tersebut.
Gambar 2.9. Arsip sementara
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
20
10. Arsip permanen
Digunakan untuk menggambarkan arsip permanen yang
merupakan tempat dokumen yang tidak akan diproses lagi dalam
sistem akuntansi yang bersangkutan.
Gambar 2.10. Arsip permanen
11. On-line computer process
Menggambarkan pengolahan data dengan komputer secara
on-line
Gambar 2.11. On-line computer process
12. Keying (typing, verifying)
Menggambarkan pemasukan data ke dalam komputer
melalui on-line terminal.
Gambar 2.12. Keying (typing, verifying)
13. Pita magnetik (magnetic tape)
Menggambarkan arsip komputer yang berbentuk pita
magnetik.
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
21
Gambar 2.13. Pita magnetic (magnetic tape)
14. On-line storage
Menggambarkan arsip komputer yang berbentuk on-line
(di dalam memori komputer)
Gambar 2.14. On-line storage
15. Keputusan
Menggambarkan keputusan yang harus dibuat dalam
proses pengolahan data.
Gambar 2.15. Keputusan
Ya
Tidak
16. Garis alir (flowline)
Menggambarkan arah proses pengolahan data. Anak panah
digambarkan jika arus dokumen mengalir ke atas atau ke kiri.
Gambar 2.16. Garis alir (flowline)
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
22
17. Persimpangan garis alir
Jika dua garis alir bersimpangan, untuk menunjukkan arah
masing-masing garis, salah satu garis dibuat sedikit melengkung
tepat pada persimpangan kedua garis tersebut.
Gambar 2.17. Persimpangan garis alir
18. Pertemuan garis alir
Digunakan jika duga garis alir bertemu dan salah satu garis
mengikuti arus garis lainnya.
Gambar 2.18. Pertemuan garis alir
19. Mulai/berakhir (terminal)
Menggambarkan awal dan akhir suatu sistem akuntansi.
Gambar 2.19. Terminal
Sumber : Mulyadi. 1993. Sistem Akuntansi. STIE YKPN, Yogyakarta
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
23
2.2.3. Penggunaan Komputer dalam Sistem Infor masi Akuntansi
Teknologi
informasi
yang
meliputi
komputer
dan
telekomunikasi memampukan suatu entitas untuk mengumpulkan
data, menyimpan, mengolah, dan melaporkan serta mendistribusikan
informasi kepada para pemakai dengan biaya yang relatif rendah atau
biasa disebut dengan ekonomis.
Data dapat diartikan sebagai kumpulan karakter, fakta atau
jumlah-jumlah yang merupakan masukan (input) bagi suatu sistem
informasi. Informasi merupakan keluaran (output) dari suatu proses
pengolahan data, Zaki Baridwan (1994: 4).
Gambar berikut ini menunjukkan perbedaan dan hubungan
antara data dengan informasi:
Gambar 2.20. Hubungan data dan informasi
Data
Proses
Informasi
Sumber: Zaki Baridwan. 1994. Sistem Informasi Akuntansi. BPFE,
Yogyakarta, hal. 4
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
24
Dari gambar hubungan data dan informasi di atas, dapat
disimpulkan bahwa data berbeda dengan informasi. Data ada karena
manusia membutuhkan informasi. Sedangkan untuk memperoleh
informasi tersebut diperlukan suatu proses yang mengharuskan data
diolah sedemikian rupa sehingga berbentuk informasi yang berguna
bagi pemakai informasi.
Proses pengolahan data akuntansi dapat diselesaikan secara
manual maupun melalui komputer, namun seiring meningkatnya
perkembangan teknologi, pengolahan data akuntansi akan dapat
dilakukan dengan lebih cepat dan tepat bila menggunakan komputer.
Hal ini dapat terjadi karena kemampuan komputer untuk mengolah
data yang cepat melebihi kecepatan manusia.
Zaki Baridwan (1994: 4) mengungkapkan, apabila sistem
informasi akuntansi diproses secara manual, maka proses pengolahan
data dapat digambarkan melalui siklus pengolahan data di bawah ini:
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
25
Gambar 2.21. Siklus Pengolahan data secara manual
Bukti
Transaksi
Laporan
Keuangan
Buku
Besar
Jurnal
Buku
Pembantu
Laporan
Sumber: Zaki Baridwan. 1994. Sistem Informasi Akuntansi. BPFE,
Yogyakarta, hal. 4
Pengolahan data akuntansi yang diproses secara manual
diawali dari bukti transaksi. Bukti transaksi dapat berupa faktur,
kuitansi, nota kontan, nota kredit, memo, cek, maupun bilyet giro.
Kemudian dari bukti-bukti transaksi tersebut, akuntan membuat
jurnal berdasarkan pencatatan bukti transaksi yang telah dibuat.
Selain itu, bukti transaksi juga menjadi dasar seorang akuntan
untuk
membuat
buku
pembantu.
mempermudah akuntan untuk
Buku
membuat
pembantu
buku
besar
dapat
setelah
melakukan proses penjurnalan. Karena di dalam buku pembantu
berisi rincian tentang transaksi yang dibutuhkan oleh buku besar.
Setelah melalui buku besar, pengolahan data akuntansi berakhir pada
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
26
laporan keuangan yang menunjukkan besar kecilnya laba/rugi sebuah
perusahaan.
Namun, lain halnya dengan siklus pengolahan data yang
prosesnya dilakukan dengan komputer. Dalam proses pengolahan
data dengan menggunakan mesin komputer, siklus pengolahan data
dipisahkan menjadi tiga, yaitu: masukan (input), pengolahan (proses),
dan keluaran (output).
Gambar di bawah ini adalah gambar siklus pengolahan data
akuntansi yang dilakukan dengan komputer:
Gambar 2.22. Siklus Pengolahan Data dengan Komputer
INPUT
PENGOLAHAN
Bukti
Transaksi
OUTPUT
Jurnal
Buku
Besar
Laporan
Keuangan
File
Transaksi
Sumber: Zaki Baridwan. 1994. Sistem Informasi Akuntansi. BPFE,
Yogyakarta, hal. 5
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
27
Bukti transaksi di dalam pengolahan data akuntansi dengan
komputer merupakan input (masukan) yang dijadikan dasar dalam
pembuatan jurnal dan dijadikan file transaksi di dalam komputer.
Pembuatan jurnal dan file transaksi masuk ke dalam pengolahan,
karena di bagian inilah sistem komputer mulai bekerja mengolah data
yang telah diterima. Sama halnya dengan pengolahan data akuntansi
secara manual, setelah pembuatan jurnal, akuntan membuat buku
besar. Setelah pembuatan buku besar, terbentuklah laporan keuangan
yang dikategorikan sebagai keluaran (input).
Beberapa tahapan dalam proses pengolahan data dari
penggunaan komputer berikut ini memiliki fungsi, antara lain :
a. Verifikasi
Komputer dapat mengecek kebenaran maupun kelayakan
angka-angka yang menjadi input dalam suatu proses. Misalnya
pengecekan kebenaran kode yang digunakan, pengecekan jumlah
rupiah dari transaksi, dan lain-lain.
b. Sortir
Komputer memungkinkan untuk dilakukannya pensortiran
data ke dalam beberapa klasifikasi yang berbeda dengan cepat.
Misalnya kumpulan faktur penjualan dapat disortir ke dalam
klasifikasi langganan, jenis produk, daerah penjualan.
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
28
c. Transmission
Komputer dapat memindahkan lokasi data dari suatu tempat
ke tempat lainnya dengan cepat. Misalnya data dari suatu file
dipindahkan ke file lainnya.
d. Perhitungan
Dengan komputer, perhitungan-perhitungan dapat dilakukan
dengan cepat. Misalnya menghitung saldo rekening sesudah
adanya posting, menghitung jumlah sekelompok transaksi.
Selain fungsi-fungsi tersebut, ada beberapa hal yang perlu
diperhatikan dalam menggunakan komputer sebagai alat pengolah
data, yaitu resiko-resiko yang khas dalam suatu lingkungan akuntansi
berbasis komputer. Resiko-resiko tersebut antara lain :
1. Teknologi komputer memberi para analis sistem (system analyst)
dan pemrogram (programmer) berbagai kemampuan pemrosesan.
Kekeliruan
dalam
penandingan
antara
teknologi
dengan
kebutuhan pemakai kebutuhan dapat mengakibatkan pengeluaran
yang tidak perlu atas sumberdaya organisasi.
2. Salah satu
penyalahgunaan teknologi adalah penggunaan
teknologi baru sebelum adanya kepastian yang jelas mengenai
kebutuhannya. Banyak organisasi memperkenalkan teknologi
database tanpa menetapkan dengan jelas kebutuhan akan
teknologi tersebut.
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
29
3. Dalam sistem yang terotomatisasi, aturan-aturan diterapkan
secara
konsisten.
Jadi,
jika
aturan-aturannya
benar,
pemrosesannya akan selalu benar, begitu pula sebaliknya.
4. Resiko yang timbul selain itu juga meliputi kegagalan untuk
mengimplementasikan kebutuhan karena para pemakai tidak
memiliki kemampuan teknis.
5. Aplikasi yang dikomputerisasi seringkali memusatkan data dalam
suatu format yang mudah diakses. Seseorang yang tak berwenang
dapat melihat-lihat dengan menggunakan program komputer. Hal
ini akan sulit dideteksi tanpa adanya pengamanan yang memadai.
2.2.4. Penyusunan Sistem Infor masi
Sistem informasi sangat diperlukan untuk kemudahan di dalam
aktivitas bisnis. Untuk mendapatkan sistem informasi yang baik, harus
diawali dengan penyusunan sistem yang baik pula. Maka, untuk
mendapatkan sistem informasi yang tersusun dengan baik, diperlukan
pendekatan dalam penyusunan sistem. Zaki Baridwan (1994: 7)
mengklasifikasikan pendekatan-pendekatan tersebut sebagai berikut:
1. System Development Life Cycle (SDLC)
Pendekatan ini didasarkan pada siklus kehidupan sistem yang
dilakukan dalam empat tahap, yaitu: analisis, perancangan
(design), implementasi, dan follow-up. Pendekatan ini melibatkan
banyak pemakai dalam perusahaan.
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
30
2. Prototyping
Pendekatan ini berguna untuk penyusunan sistem aplikasi
yang pemakainya relatif sedikit. Dalam pendekatan ini, perancang
sistem bekerja sama dengan pemakai dalam perancangan sistem.
3. End User Computing
Pendekatan
ini
mengkondisikan
pemakai
menyusun
sistemnya sendiri dikarenakan kemampun bagian pengolahan data
dalam menyusun sistem terbatas sedangkan teknologi informasi
dalam perusahaan sendiri sudah tersedia dengan baik.
2.2.5. Konsep Dasar Piutang
Tidak sedikit perusahaan menjual produk dan jasanya secara
kredit agar dapat menjual lebih banyak produk dan jasa yang
ditawarkan terhadap pelanggan.
Warren (2005: 392) menjelaskan bahwa piutang meliputi semua
klaim dalam bentuk uang terhadap pihak lainnya, termasuk individu,
perusahaan, atau organisasi lainnya.
Piutang biasanya memiliki bagian yang signifikan dari total
aktiva lancar perusahaan. Piutang terdiri dari:
1. Piutang Usaha
Piutang dicatat dengan mendebit akun piutang usaha. Piutang
usaha normalnya diperkirakan akan tertagih dalam periode waktu
yang relatif pendek, seperti 30 atau 60 hari.
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
31
2. Wesel Tagih
Wesel tagih adalah jumlah yang terutang bagi pelanggan di
saat perusahaan telah menerbitkan surat utang formal. Wesel tagih
biasanya digunakan untuk periode kredit lebih dari enam puluh
hari. Bil