PENERAPAN APLIKASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI TERKOMPUTERISASI ATAS HUTANG DAN PIUTANG PADA PT KATRINS SURABAYA.

PENERAPAN APLIKASI SISTEM INFORMASI

AKUNTANSI TERKOMPUTERISASI ATAS HUTANG DAN PIUTANG PADA PT KATRINS SURABAYA

SKRIPSI

Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan dalam Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi

Jurusan Akuntansi

Diajukan Oleh: Bagus Hari Sugiharto

0713215010/FE/EA

Kepada

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN” JAWA TIMUR

SKRIPSI

PENERAPAN APLIKASI SISTEM INFORMASI

AKUNTANSI TERKOMPUTERISASI ATAS HUTANG DAN PIUTANG PADA PT KATRINS SURABAYA

yang diajukan Bagus Hari Sugiharto

0713215010/FE/EA

disetujui untuk Ujian Lisan oleh

Pembimbing Utama

DRA.EC.SRI HASTUTI, MSI Tanggal: ... NIP. 030 194 442

Mengetahui

SKRIPSI

PENERAPAN APLIKASI SISTEM INFORMASI

AKUNTANSI TERKOMPUTERISASI ATAS HUTANG

DAN PIUTANG PADA PT KATRINS

SURABAYA

Disusun Oleh Bagus Hari Sugiharto 0713215010 / FE / EA

Telah dipertahankan dihadapan dan diterima oleh Tim Penguji Skripsi Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi

Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur Pada tanggal 24 Juni 2011

Pembimbing : Tim Penguji :

Pembimbing Utama Ketua

Dra.Ec.Sri Hastuti, Msi Dra.Ec.Sri Hastuti, Msi

Sekretaris

Dra.Ec. Sari Andayani, M.Aks

Anggota

Dra.Ec. Erna S, MM

Mengetahui

Dekan Fakultas Ekonomi

Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur

KATA PENGANTAR

Puji syukur ke Hadirat Allah SWT Yang Maha Pengasih lagi Maha Penyayang. Shalawat serta salam semoga tetap dilimpahkan kepada junjungan kita Nabi Besar Muhammad SAW beserta keluarganya, sahabat-sahabatnya, para pengikutnya yang benar-benar beriman. Berkat taufiq dan hidayah Allah SWT, penulisan skripsi ini dapat terselesaikan dengan tepat waktu.

Skripsi merupakan karya tulis ilmiah hasil penelitian mandiri untuk memenuhi sebagian persyaratan dalam memperoleh gelar Sarjana Ekonomi pada Fakultas Ekonomi Jurusan Akuntansi Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur.

Perkenankanlah pada kesempatan ini penulis menyampaikan ungkapan

terima kasih kepada beberapa pihak yang telah banyak membantu dalam penyusunan skripsi ini:

1. Bapak Prof. Dr. Ir. H. Teguh Soedarto, M.P selaku Rektor Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur.

2. Bapak Dr. H. Dhani Ichsanuddin Nur, MM selaku Dekan Fakultas

Ekonomi Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur.

3. Bapak Drs. Ec. H. Rachman A. Suwaidi, MS selaku Wakil Dekan I

Fakultas Ekonomi Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur.

5. Ibu Dra. Ec. Hj. Sri Hastuti, Msi selaku dosen pembimbing yang telah sabar memberikan waktu, tenaga dan pikiran untuk membimbing serta mengarahkan penulis demi kesempurnaan penyusunan skripsi.

6. Ibu Dr. Sri Trisnaningsih, Msi selaku Dosen Wali yang telah sabar

memberikan waktu dan pikiran untuk membantu memberikan dukungan demi kesempurnaan penyusunan skripsi.

7. Dosen, Staf Pengajar dan Karyawan Fakultas Ekonomi Jurusan Akuntansi Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur.

8. Bapak, Ibu, Adik-adikku dan seluruh keluargaku yang selalu memberikan dukungan material maupun spiritual serta do’a dan restunya yang telah diberikan selama ini.

9. Calon istriku Mamik Suparmi yang selama ini selalu memberikan

dukungan, do’a, serta segalanya hingga dapat terselesainya skripsi ini. 10.Teman-temanku yang selama ini selalu bersama dalam suka, duka, sedih

dan bahagia.

11.Semua pihak yang telah membantu penulis dalam dalam proses pengerjaan skripsi ini sampai selesai.

Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu kritik dan saran yang bersifat membangun dari pembaca akan penulis terima dengan senang hati. Akhirnya penulis berharap semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi kita semua. Amin Ya Rabbal Alamin.

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iii

DAFTAR TABEL ... vi

DAFTAR GAMBAR ... vii

DAFTAR LAMPIRAN ... x

ABSTRAKSI ... xi

BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Masalah ... 1

1.2. Rumusan Masalah ... 9

1.3. Batasan Penelitian ... 10

1.3. Tujuan Penelitian ... 11

1.4. Manfaat Penelitian ... 11

BAB II STUDI PUSTAKA 2.1. Konsep Dasar Sistem ... 13

2.4 Konsep Dasar Piutang ... 16

2.5 Konsep Dasar Hutang ... 17

2.6 Konsep Dasar Sistem Informasi ... 18

2.7 Sistem Informasi Akuntansi ... 19

2.8 Pengertian Freight Forwarding ... 22

2.9 Pengertian Reimbursment ... 23

2.9.1 Perlakuan Ppn atas Transaksi Reimbursment ……….…….. 24

2.9.2 Perlakuan Pph atas Transaksi Reimbursment ……….…….. 26

2.10 Faktor-faktor yang mempengaruhi Freight Cost ... 27

2.11 Elemen-elemen Freight Cost ... 28

BAB III METODE PENELITIAN 3.1. Jenis Penelitian ... 30

3.2. Alasan Ketertarikan Peneliti ... 30

3.3. Lokasi Penelitian ... 31

3.4. Sumber Data dan Jenis Data Penelitian ... 32

3.5. Prosedur Pengumpulan Data ... 34

3.7. Pengujian Keabsahan Data ... 38

BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN 4.1. Deskripsi Obyek Penelitian ... 41

4.1.1. Sejarah dan Perkembangan Perusahaan... 41

4.1.2. Lokasi Perusahaan ... 43

4.1.3 Struktur Organisasi ... 44

4.2. Deskripsi Hasil Penelitian ... 50

4.2.1. Bentuk Transaksi Berdasarkan Ukuran ... 50

4.2.2. Bentuk Transaksi Berdasarkan Jenis Jarak ... 51

4.2.3. Analisis Dokumen Flow dan Pembahasan ... 54

4.3. Pembahasan Sistem Flow dan Aplikasinya ... 67

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1. Kesimpulan ... 83

5.2. Saran ... 83

DAFTAR PUSTAKA

DAFTAR TABEL

Tabel Halaman

1. Hasil Wawancara dengan Direktur PT Katrins (Bapak Ferry Chandra) 57

2. Hasil Wawancara dengan Kepala Bagian HRD (Ibu Retno Sudjono) 58

3. Hasil Wawancara dengan Kepala Bagian Operasional (Bapak Lukito) 58

4. Hasil Wawancara dengan Kepala Bagian Customer Service (Bapak

Bambang) 60

5. Hasil Wawancara dengan Kepala Bagian Pembelian (Ibu Indah) 60

6. Hasil Wawancara dengan Kepala Bagian Gudang (Bapak Indra) 61

DAFTAR GAMBAR

Gambar Halaman

1. Peta Konsep Jasa Perusahaan Freight Forwarding 4

2. Posisi PT KITRANS 5

3. Global Bisnis Flow 7

4. Struktur Organisasi PT. Katrins 45

5. Contoh simulasi Transaksi PTP (Port to Port) 52

6. Contoh simulasi Transaksi PTD (Port to Door) 52

7. Contoh simulasi Transaksi DTD (Door to Door) 53

8. Contoh simulasi Transaksi DTP (Door to Port) 53

9. Proses 54

10. Input Output 54

11. Decision 54

12. Bukti / Dokumen 55

13. Entity 55

14. Message to user 55

17. On-Page Reference 56

18. Off-Page Reference 56

19. Dokumen Flow Diagram Pembelian 64

20. Dokumen Flow Diagram Penjualan 65

21. Dokumen Flow Diagram Penjualan 2 66

22. System Proses 67

23. System Manual Input 67

24. System Decision 67

25. Stored Data 68

26. System Relationship 68

27. Sistem Flow Pembelian 69

28. Aplikasi Sistem Shipping Order 72

29. Aplikasi Sistem Job (Bongkar/Muat Container) 73

30. Aplikasi Jadwal Kapal 73

31. Sistem Flow Penjualan 74

32. Sistem Flow Penjualan 2 75

34. Aplikasi Order kirim / Terima Tab Tarif Transaksi 79

35. Aplikasi Order kirim / Terima Tab Trucking 80

36. Aplikasi Order kirim / Terima Tab Container 80

37. Aplikasi Order kirim / Terima Tab BTTB 81

38. Aplikasi Order kirim / Terima Tab Invoice 81

39. Aplikasi Order kirim / Terima Tab Biaya 82

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran

1. Surat Rekomendasi

2. Contoh Bukti – Bukti Transaksi PT Katrins

3.1. Contoh Bentuk Kegiatan Packing Transaksi berdasarkan ukuran jenis LCL. 3.2. Contoh Bentuk Kegiatan Packing Transaksi berdasarkan ukuran jenis FCL.

PENERAPAN APLIKASI SISTEM INFORMASI 

AKUNTANSI TERKOMPUTERISASI ATAS HUTANG DAN PIUTANG PADA PT 

KATRINS SURABAYA

Oleh:

Bagus Hari Sugiharto

ABSTRAK

Sistem Informasi Akuntansi terkomputerisasi sekarang ini sudah sangat dibutuhkan oleh banyak bidang usaha guna membantu kelancaran bidang usaha itu sendiri, tidak hanya sekedar membantu untuk otomatisasi proses sistem pada usaha tersebut, tetapi hingga pelaporan keuangan dan analisa pelaporan juga dapat dilakukan, karena selain waktu yang lebih singkat yang dibutuhkan agar pelaporan dapat di terbitkan, ketepatan serta keakuratan juga sangat diperlukan guna menunjang suatu laporan yang sangat baik.

PT Katrins salah satu perusahaan Forwarding terbesar di surabaya banyak melakukan transaksi pengiriman baik import maupun export, tentu sedikit banyak banyak berhubungan dengan pihak luar sehingga banyak paduan sistem yang harus digunakan agar dapat terjalin kerja sama yang sangat baik, pada sebagian besar perusahaan induk kekuatan transaksi yang mempengaruhi sangat dalam pada pelaporan adalah Hutang dan Piutang, karena pada dua akun tersebut penentu besar sedikitnya perkembangan perusahaan.

Dengan perkembangan yang telah dijabarkan diatas, peneliti mengambil sampel penerapan sistem informasi akuntansi terkomputerisasi pada PT Katrins, khususnya pada Hutang dan Piutang, karena setelah peneliti dalami sistem yang berjalan serta beberapa kendala yang peneliti temukan, Hutang dan Piutang PT Katrins sangat tidak relevan dengan aturan akuntansi yang ada, selain bisa sangat merugikan perusahaan, juga dapat menghambat proses arus kas yang seharusnya bisa sangat berkembang sangat baik.

Akhir dari penelitian, peneliti menyimpulkan bahwa pembenahan sistem manual menjadi terkomputerisasi bisa sangat membantu apabila proses pengembangan dibantu dengan penerapan Sistem Informasi Akuntansi yang baik pula.

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah.

Teknologi komputer telah digunakan oleh banyak instansi, dalam bidang apapun itu, mulai instansi tingkat bawah hingga atas, pasti tidak lepas dari teknologi komputer, bagaimana bisa tidak menggunakan teknologi tersebut, sedangkan teknologi komputer setiap detik selalu melahirkan perkembangan yang sangat signifikan untuk dapat digunakan dengan mudah dalam berbagai bidang, dalam kegiatan apapun yang ada pada instansi manapun itu.

Pesatnya perkembangan teknologi yang membuat semakin besar pula perkembangan suatu sistem informasi akuntansi berkembang dalam berbagai penerapan hingga penggunaanya secara operasional, mulai dari sistem Pembelian, Penjualan hingga Penerimaan Kas, dan Pengeluaran Kas sekalipun, dan tidak sedikit kesalahan yang ditimbulkan karena kurangnya pengetahuan dasar atas sistem yang diberlakukan.

Elemen-elemen penting seperti Penjualan, Pembelian, Penerimaan Kas, dan Pengeluaran Kas (Perusahan Dagang / Jasa) atau bahkan produksi (Perusahaan Manufaktur) merupakan perangkat dasar transaksi pada perusahaan. Dapat ditarik garis lurus bahwa semua dasar transaksi diatas kembali ke bentuk sistem transaksi yang diolah sedemikian rupa hingga menghasilkan sebuah informasi sehingga dapat dijadikan dasar untuk pengambilan keputusan. Informasi sangat berperan penting bagi perusahaan

2

dimana untuk mengetahui kegiatan-kegiatan yang telah terjadi pada perusahaannya lalu melakukan evaluasi apakah kegiatan tersebut telah dilakukan sesuai dengan rencana dan peraturan yang berlaku serta menjamin agar data tersebut dapat diolah secara efisien menjadi informasi yang akurat, dapat dipercaya dan tepat waktu maka dalam pengolahan data tersebut diperlukan suatu alat yang dinamakan sistem informasi.

Ada beberapa perbedaan sistem informasi yang diterapkan perusahaan. Salah satu sistem informasi yang sangat diperlukan bagi manajemen untuk mengolah data administrasi dan keuangan adalah sistem informasi akuntansi. Perbedaan tersebut sebenarnya hanya terletak pada penekanannya saja, namun pada dasarnya tetap mengandung pengertian yang sama.

Davis, dan kawan-kawan, menyatakan bahwa “Accoun-ting

information sistem encompass the process and procedures by which an organization’s financial information is received, registered, recorded, handled, processed, stored, and ultimately disfosed of ”.

Penjelasan di atas menekankan pada proses dan prosedur pengelolaan atas informasi keuangan organisasi mulai dari penerimaan sampai dengan informasi tersebut tidak berguna lagi bagi organisasi.

Sedangkan Robert G. Murdick menyatakan bahwa “The accounting information sistem can be defined as the set of activities of the organization responsible for preparation of financial information and the information

3

managers for use in planning and controlling current and future operations, and (2) external reporting to stockholders, government and other outside parties”.

Pengertian di atas jelas mengenai sistem informasi akuntansi dan dapat diambil kesimpulan bahwa sistem informasi akuntansi mencakup proses dan prosedur pengelolaan informasi keuangan organisasi dengan tujuan untuk pelaporan kepada pihak intern maupun ekstern perusahaan.

Berdasarkan perkembangan teknologi komputer yang semakin pesat, serta sistem informasi akunatansi yang sangat dapat dibantu penerapannya dengan teknologi komputer, maka sangat mungkin apabila penerapan sistem informasi akuntansi di sandingkan dengan teknologi komputer yang ada saat ini.

PT KATRINS merupakan perusahaan yang bergerak dibidang jasa freight forwarder, sama halnya seperti ekspedisi, tetapi jasa freight forwarder lebih kompleks, mulai dari quantity pengiriman hingga jenis barang yang beragam dan lebih mayoritas berukuran besar, selain itu paduan transportasi yang beragam banyak digunakan dalam sistem transaksi yang terjadi, mulai dari transportasi darat, laut, hingga udara dapat terjadi dalam sekali transaksi, dan tidak sedikit transaksi yang terjadi dalam satu periode akuntansi, perusahaan tersebut sudah berdiri selama kurang lebih 10 tahun, tentu banyak tujuan jasa pengiriman yang telah dilakukan oleh perusahaan, hingga pelosok / daerah terpencil sekalipun, dan beragam jenis barang serta ukuran barang, tentunya tidak sedikit permasalahan yang mereka hadapi

4

dengan kurun waktu selama itu. Fokus transportasi utama PT KATRINS adalah transportasi laut/kapal muat, mulai jasa Loading saja dan Dischange saja atau bahkan kedunya, dan tidak menutup kemungkinan melakukan trucking (pengiriman sampai tujuan) dimana lanjutan proses pengiriman dari transportasi laut/kapal muat tadi dengan transportasi darat atau udara, dimana disesuaikan dengan kondisi pengiriman dan jenis barang.

Secara umum Peta Konsep Jasa perusahaan freight forwarding khususnya PT KATRINS dapat digambarkan sebagai berikut:

Gambar 1. Peta Konsep Jasa Perusahaan Freight Forwarding

Sumber : Bagian HRD PT Katrins, (Global Transaction Procedure)

Pada transaksi penjualan jasa yang semakin lama semakin besar tetapi semakin besar pula jumlah nilai piutang atas customer – customer sehingga dapat menghambat cash flow perusahaan, pembelian jasa atas pemenuhan permintaan customer yang juga semakin meningkat seimbang dengan besarnya permintaan jasa dari customer sehingga menimbulkan

5

menghasilkan suatu produk jasa sehingga dapat dipasarkan. Karena perusahaan jasa dibidang freight forwarder pada dasarnya adalah sebuah agen yang menjalankan sistem transaksi Reimbursment, jadi freight forwarder hanya menjembatani antara konsumen dengan pihat ketiga. Saat transaksi Reimbursment, Tagihan dari Pihak Ketiga akan diteruskan oleh Pemberi Jasa kepada Penerima Jasa dengan atau tanpa ditambah imbalan (Mark Up). Selanjutnya pembayaran dari Penerima Jasa akan diteruskan oleh Pemberi Jasa kepada Pihak Ketiga tersebut setelah dikurangi dengan imbalan mark up. Jumlah penerimaan yang akan dicatat sebagai penghasilan/pendapatan oleh Pemberi Jasa adalah jumlah pembayaran dari Penerima Jasa dikurangi dengan tagihan dari pihak ketiga. Posisi PT KATRINS dalam transaksi pengiriman dapat di gambarkan sebagai berikut:

Gambar 2. Posisi PT KATRINS

Sumber : Bagian HRD PT Katrins, (Global Bisnis Position)

Selama ini perusahaan menggunakan pencatatan secara manual atas hutang dan piutang pada semua transaksi yang terjadi, banyak paduan transaksi yang terjadi sehingga menimbulkan masalah keuangan yang mengakibatkan pengidentifikasian terhadap hutang dan piutang perusahan semakin tidak dapat terkendali, antara lain karena :

6

1. Supplier terkadang juga menjadi Customer, begitu juga sebaliknya, kondisi tersebut sering digunakan oleh Supplier maupun Customer untuk melakukan pembayaran hutang dan piutang dengan cara pembebanan terbalik dimana memotong hutang dengan piutang, atau sebaliknya memotong piutang dengan hutang.

2. Semakin membesarnya jumlah nilai hutang dan piutang karena tidak

terdapat control internal yang baik atas jumlah nilai hutang dan piutang.

3. Perusahan menggunakan pencatatan hutang sementara dalam pengakuan

hutangnya sebelum faktur asli / faktur tagihan dari supplier diterima oleh perusahaan, dan itu sering terjadi ketidaksamaan atas tagihan dengan nilai tagih yang tercantum dalam faktur tagihan hutang.

4. Karena poin 2 dan 3, serta banyak termin yang terjadi pada setiap perjanjian antara perusahaan dengan customer maupun supplier, banyak keuntungan-keuntungan yang seharusnya bisa didapatkan perusahaan, tetapi perusahaan tidak bisa memperolehnya, seperti potongan pembayaran, peningkatan jatah pemakaian Container, dll.

5. Perbedaan quantitas penjualan jasa pada setiap customer hingga banyak menimbulkan banyak paduan produk jasa.

6. Karena banyaknya paduan jasa yang ada serta paduan transaksi,

menyebabkan banyak pesanan transport / trayek atas customer service, padahal bayak pula transaksi gagal karena banyak hal pula yang mengakibatkan kegagalan atas transaksi pengiriman

Secara Diagram Bisnis flow transaksi dari penjelasan singkat diatas dapat di gambarkan sebagai berikut:

Gambar 3. Global Bisnis Flow

Pembengkakan terhadap nilai Hutang dan Piutang semakin tidak terkendali karena perkembangan bisnis forwarding saat ini juga semakin berkembang pesat seiring perkembangan perdagangan bebas yang diterapkan pemerintah guna meningkatkan perkembangan ekonomi Negara yang lebih maju, sesuai dengan salah satu butir dalam PP No. 61 tahun 1954 menyebutkan bahwa freight forwarder Sebagai alat kontrol dari pemerintah tentang kegiatan Ekaport dan Import didalam perkembangan pembangunan nasional serta Penghematan devisa negara dibidang Freight dan Forwarding yang selama ini lari ke luar negri. Tetapi yang paling parah yang terjadi pada perusahaan adalah besarnya nilai hutang yang ditimbulkan tidak seimbang dengan nilai pendapatan tunai yang dihasilkan, karena perusahaan ini mayoritas transaksi penjualan jasanya menggunakan sistem kredit, jumlah nilai piutang semakin membengkak juga, hal ini yang menjadi kekhawatiran perusahaan dimana nantinya akan menimbulkan tidak seimbangnya antara pengeluaran tunai dengan pendapatan karena mayoritas nilai transaksi yang ada hanya bertambah pada sisi nilai hutang dan piutang saja, padahal perusahaan juga membutuhkan dana tunai untuk pembiayaan operasional perusahaan sehari-hari.Ditambah lagi peraturan pemerintah yang mengatur atas pajak yang harus dikenakan atas beberapa tarif yang timbul, diantaranya PPN, dimana diterangkan dalam Pasal 1 angka 17 Undang-undang Pajak Pertambahan Nilai menyatakan bahwa Dasar Pengenaan Pajak adalah jumlah harga jual, penggantian, nilai impor, nilai ekspor, atau nilai 8

9

sebagai dasar untuk menghitung pajak yang terutang. Dalam kaitannya dengan penyerahan jasa, yang dipakai sebagai Dasar Pengenaan Pajak adalah Penggantian. Definisi Penggantian menurut Pasal 1 angka 19 Undang-undang Pajak Pertambahan Nilai adalah nilai berupa uang, termasuk semua biaya yang diminta atau seharusnya diminta oleh pemberi jasa karena penyerahan Jasa Kena Pajak, tidak termasuk pajak yang dipungut menurut undang-undang ini dan potongan harga yang dicantumkan dalam Faktur Pajak. Masih banyak aturan-aturan dari pemerintah yang harus dipenuhi selain PPN, begitupun PPH, peraturan pengiriman barang (eksport/import), dsb.

Perusahaan melihat perkembangan sistem komputerisasi akuntansi yang semakin lama semakin berkembang pesat dalam dunia bisnis, berencana membuat pembenahan sistem hutang dan piutang perusahaan dengan paduan komputerisasi yang bertujuan mengidentifikasi tingkat pertambahan nilai hutang dan piutang yang semakin lama semakin besar, melihat perusahaan mayoritas transaksi dilakukan secara kredit / non tunai diharapkan dengan perkembangan sistem yang baru akan menekan besarnya jumlah nilai hutang dan piutang perusahaan, sehingga memperbaiki cash flow perusahaan menjadi lebih baik.

1.2. Rumusan Masalah.

Berdasarkan latar belakang, maka penulis merumuskan permasalahan sebagai berikut :

10

1. Bagaimana bentuk diagram flow dan sample form yang akan

digunakan dalam pelaksanaan penerapan sistem informasi akuntansi dengan komputerisasi akuntansi hutang dan piutang?

2. Penataan ulang internal control perusahaan dari sistem manual ke sistem komputerisasi untuk hutang dan piutang?

3. Bagaimana bentuk sistem aplikasi untuk penerapan sistem informasi akuntansi hutang dan piutang dengan komputerisasi akutansi pada perusahaan Forwarding tersebut?

4. Berapa besar tingkat keberhasilan konversi sistem hutang dan

piutang tersebut dari sistem manual ke sistem komputerisasi?

1.3. Batasan Penelitian.

Berdasarkan permasalahan yang dihadapi perusahaan dan keinginan perusahaan untuk menggunakan sistem komputerisasi dalam proses bisnis hutang dan piutang, maka penelitian terfokus pada :

1. Perubahan alur bisnis proses hutang dan piutang dari sistem manual menjadi sistem komputerisasi.

2. Perencanaan, diagram flow, hingga sample bentuk form aplikasi

sistem komputerisasi hutang dan piutang sehingga meng-cover semua permasalahan yang ada pada PT KATRINS.

11

1.4. Tujuan Penelitian.

Berdasarkan banyaknya permasalahan yang dihadapi perusahaan, khususnya pada sistem hutang dan piutang, serta keinginan besar perusahaan untuk menggunakan sistem informasi akuntansi terkomputerisasi dalam bisnis prosesnya dimaksud agar menekan tingkat kerugian yang selama ini ditanggung perusahaan.

Dengan begitu dapat ditarik keputusan bahwa seberapa tingkat perkembangan dalam penerapan sistem informasi akuntansi terkomputerisasi yang dilakukan perusahaan, karena perusahaan berharap besar dengan adanya penerapan sistem informasi akuntansi terkomputerisasi tersebut maka bisnis proses yang baru akan menjadikan kondisi perusahaan jauh lebih baik dalam sisi hasil informasi yang lebih akurat, dapat dipercaya dan tepat waktu, sehingga perusahaan dapat menetukan keputusan dengan tepat berdasarkan informasi yang dihasilkan.

1.5. Manfaat Penelitian.

Dengan adanya penerapan sistem informasi akuntansi terkomputerisasi pada PT KATRINS, maka selain sistem bisnis proses yang menjadi semakin baik ,terkontrol, termonitor dan terkendali, maka semua bentuk fraud yang terjadi akan semakin keras tertekan sehingga tidak terjadi lagi pada sistem berikutnya setelah diperbaiki.

Selain membentuk bisnis proses yang baik, akan banyak dampat-dampak yang akan timbul atas perbaikan sistem tersebut, seperti kepuasan

12

pelanggan atas sistem pembayaran, penagihan yang realitas sesuai dengan jumlah nilai transaksi yang terjadi, selain itu tagihan supplier yang ada dapat terkendali, apakah tagihan lebih besar, lebih kecil atau sesuai dengan jumlah pemakaian jasa yang diberikan supplier kepada perusahaan.

Perpaduan antara pembenahan sistem dengan komputerisasi akuntansi yang akan digunakan, apakah telah sesuai dengan dengan sistem yang dibutuhkan, dan dari keduanya manakah yang lebih baik sehingga dapat digunakan oleh perusahaan sebagai rancangan sistem yang baru yang akan digunakan penuh oleh perusahaan.

BAB II

STUDI PUSTAKA

2.1. Konsep Dasar Sistem

Sistem menurut Mulyadi (2001: 5) adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Sedangkan sistem menurut James A. Hall (2001: 5) adalah sekelompok dua atau lebih komponen yang saling berkaitan atau sub sistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama. Sistem menurut Marom (2000: 1) Sistem adalah jaringan dari prosedur-prosedur yang disusun secara menyeluruh, untuk melaksanakan berbagai kegiatan atau fungsi pokok dalam suatu badan usaha. Sistem menurut Zaki Baridwan (1998: 3) adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh, untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan.

Kata sistem mempunyai beberapa pengertian, tergantung dari sudut pandang mana kata tersebut didefinisikan. Secara garis besar ada dua kelompok pendekatan sistem, yaitu :

Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen-elemen atau kelompoknya didefinisikan sebagai “Suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu aturan tertentu.

Pendekatan sistem sebagai jaringan kerja dari prosedur, yang lebih menekankan urutan operasi didalam sistem. didefinisikan sebagai “urutan

14

operasi kerja (tulis-menulis), yang biasanya melibatkan beberapa orang di dalam satu atau lebih departemen, yang diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi bisnis yang terjadi.

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu,

yaitu mempunyai komponen sistem (component), batasan sistem

(boundary), lingkungan luar sistem (environment), penghubung sistem

(interface), masukan sistem (input), keluaran sistem (output), pengolahan sistem (process) dan sasaran (objective) atau tujuan (goal).

2.2. Konsep Dasar Informasi

Informasi (information) dapat didefinisikan sebagai berikut.

Informasi adalah data yang sudah diolah menjadi sebuah bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya atau pengguna. Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal datum atau item-item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian (event)

adalah sesuatu yang terjadi pada saat yang tertentu. Informasi yang berkualitas memiliki 3 kriteria, yaitu :

1. Akurat (accurate)

Informasi harus bebas dari kesalahan, tidak bias ataupun menyesatkan. Akurat juga berarti bahwa informasi itu harus dapat dengan jelas mencerminkan maksudnya.

15

2. Tepat pada waktunya (timeliness)

Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Di dalam pengambilan keputusan, informasi yang sudah usang tidak lagi bernilai. Bila informasi datang terlambat sehingga pengambilan keputusan terlambat dilakukan, hal itu dapat berakibat fatal bagi perusahaan.

3. Relevan (relevance)

Informasi yang disampaikan harus mempunyai keterkaitan dengan masalah yang akan dibahas dengan informasi tersebut. Informasi harus bermanfaat bagi pemakainya. Di samping karakteristik, nilai informasi (value of information) ditentukan oleh dua hal, yaitu manfaat dan biaya untuk mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih besar dibanding biaya untuk mendapatkannya.

2.3. Konsep Dasar Akuntansi

Akuntansi menurut Zaki baridwan (2000: 49) adalah proses penggolongan transaksi, peringkasan dan kemudian disajikan dalam bentuk laporan keuangan. Akuntansi menurut Al. Haryono Jusuf (2001: 4-5) dapat dirumuskan dari dua sudut pandang yaitu dari sudut pemakainya, akuntansi adalah suatu disiplin yang menyediakan informasi yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efisien dan mengevaluasi kegiatan-kegiatan suatu organisasi (biasanya berupa organisasi perusahaan) sedangkan dilihat dari sudut proses kegiatan akuntansi adalah proses pencatatan, penggolongan, peringkasan dan penganalisisan data keuangan suatu

16

organisasi. Akuntansi menurut D. Hartanto (1979: 13) adalah suatu system informasi berdasarkan mana pihak-pihak yang berkepentingan dalam perusahaan mengambil keputusan.

2.4. Konsep Dasar Piutang

Piutang menurut Al. Haryono Jusup (2001: 52) adalah hak untuk menagih sejumlah uang dari si penjual kepada si pembeli yang timbul karena adanya suatu transaksi. Menurut Amir Abadi Jusuf (2000: 272) piutang adalah uang yang terhutang oleh pelanggan atas barang yang telah kita jual atau jasa yang kita berikan kepadanya, Piutang dapat timbul dari penjualan barang-barang atau jasa yang dihasilkan perusahaan (Zaki Baridwan, 2000: 124).

Piutang usaha diakui pada saat perusahaan menjual barang/jasa secara kredit kepada konsumen sebesar harga tunai barang/jasa ketika penjualan terjadi (Slamet Sugiri, 2005: 164). Piutang termasuk dalam komponen Aktiva tetap dalam hubungannya dengan penyajian piutang dalam neraca digunakan dasar pengukuran nilai realisasi/penyelesaian (realizable/settlement value). Pasar pengukuran ini mengatur bahwa piutang dinyatakan sebesar bruto tagihan dikurangi dengan taksiran jumlah yang tidak dapat diterima (Zaki Baridwan, 2004: 125)

Piutang usaha berkurang setelah terjadi transaksi pembayaran oleh debitor dan diukur sebesar jumlah yang dibayar (Slamet Sugiri, 2005: 164).

17

Menurut Hery Harjono M (2007: 54) kadang kala perusahaan membutuhkan cash dalam waktu dekat dengan tidak dapat menunggu selesainya siklus operasi normal. Di lain sisi, mungkin perusahaan tidak menghadapi kesulitan keuangan tapi menginginkan proses penagihannya dipercepat atau mamindahkan risiko kredit (risk of kredit) dan usaha penagihan kepada pihak lain. Dalam hal ini piutang atas customer dapat digunakan sebagai sumber pembiayaan (source of financing). Piutang dapat diubah menjadi cash dalam satu dari cara yaitu :

1. Penggadaian Piutang Usaha (assignment of Accounts Receivable).

Perjanjian pinjaman dengan menggadaikan piutang sebagai jaminan atas pinjaman.

2. Pemaktoran Piutang Usaha (factoring of accounts receivable)

Sale of receivable tanpa tanggung jawab atas pelunasannya (recourse of cash) di kemudian hari kepada pihak ketiga yang biasanya adalah bank atas lembaga keungan lainnya.

3. Transfer piutang dengan tetap bertanggung jawab atas pelunasannya

(transfer of accounts receivable with recourse)

Merupakan campuran dari bentuk pembiayaan piutang (receivable financing)

2.5. Konsep Dasar Hutang

Hutang merupakan kewajiban perusahaan yang timbul kepada pihak ketiga yang harus dibayar oleh perusahaan di masa yang akan datang pada

18

saat hutang tersebut jatuh tempo. Menurut riyanto (2001: 227), pengertian hutang adalah modal yang berasal dari luar perusahaan yang sifatnya sementara bekerja dalam perusahaan yang pada saatnya harus dibayar kembali. Jadi hutang adalah modal yang berasal dari luar perusahaan yang diakui dan diukur sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi yang lazim.

Hutang usaha timbul karena adanya pembelian kredit atas barang/jasa yang berkaitan dengan usaha utamanya (Slamet Sugiri, 2005: 265). Pencatatan/pengakuan hutang usaha, secara teoretis, adalah ketika hak atas barang yang dibeli secara kredit telah berpindah ke tangan pembeli dimana tergantung dari syarat free on board yang telah disepakati (Slamet Sugiri, 2005: 265).

Menurut Hery Harjono M (2007: 132) pengukuran kewajiban dapat dibagi menjadi 3 kategori, yaitu:

1. Kewajiban yang jumlahnya sudah definitif atau pasti (Liabilities That Are Definite In Amount).

2. Kewajiban yang diestimasi (Estimated Liabities).

3. Kewajiban kontinjen (bersyarat) (Contingent Liabilities)

2.6. Konsep Dasar Sistem Informasi

Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan

19

2.7. Sistem Informasi Akuntansi

Ada beberapa perbedaan sistem informasi yang diterapkan perusahaan. Salah satu sistem informasi yang sangat diperlukan bagi manajemen untuk mengolah data administrasi dan keuangan adalah sistem informasi akuntansi. Perbedaan tersebut sebenarnya hanya terletak pada penekanannya saja, namun pada dasarnya tetap mengandung pengertian yang sama.

Davis, dan kawan-kawan, mengatakan bahwa “Accoun-ting

information system encompass the process and procedures by which an organization’s financial information is received, registered, recorded, handled, processed, stored, and ultimately disfosed of”.

Penjelasan di atas menekankan pada proses dan prosedur pengelolaan atas informasi keuangan organisasi mulai dari penerimaan sampai dengan informasi tersebut tidak berguna lagi bagi organisasi.

Sedangkan Robert G. Murdick menyatakan bahwa “The accounting information system can be defined as the set of activities of the organization responsible for preparation of financial information and the information obtained from transaction data for the purpose of :(1)internal reporting to managers for use in planning and controlling current and future operations, and (2) external reporting to stockholders, government and other outside parties”.

Pengertian di atas jelas mengenai sistem informasi akuntansi dan dapat diambil kesimpulan bahwa sistem informasi akuntansi mencakup

20

proses dan prosedur pengelolaan informasi keuangan organisasi dengan tujuan untuk pelaporan kepada pihak intern maupun ekstern perusahaan.

Maka Sistem informasi akuntansi adalah sebuah sistem yang mengubah data transaksi bisnis menjadi informasi keuangan yang berguna bagi pemakainya.

Tujuan dari sistem informasi akuntansi adalah : 1. Mendukung operasi sehari-hari

2. Mendukung pengambilan keputusan manajemen.

3. Memenuhi kewajiban yang berhubungan dengan pertanggungjawaban.

Komponen-komponen yang terdapat dalam sistem informasi akuntansi adalah sebagai berikut :

1. Orang-orang yang mengoperasikan sistem tersebut.

2. Prosedur-prosedur, baik manual maupun yang terotomatisasi, yang

dilibatkan dalam pengumpulan, pemrosesan dan penyimpanan data aktivitas-aktivitas organisasi

3. Data tentang proses-proses bisnis

4. Software yang dipakai untuk memproses data organisasi. 5. Infrastruktur teknologi informasi.

21

Di dalam organisasi, sistem informasi akuntansi berfungsi untuk : 1. Mengumpulkan dan menyimpan aktivitas yang dilaksanakan di suatu

organisasi, sumber daya yang dipengaruhi oleh aktivitas-aktivitas tersebut dan para pelaku aktivitas tersebut.

2. Memproses data menjadi informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan yang memungkinkan bagi pihak manajemen untuk melakukan perencanaan, mengeksekusi perencanaan dan mengontrol aktivitas. 3. Menyediakan kontrol yang cukup untuk menjaga aset dari organisasi,

termasuk data. kontrol ini memastikan bahwa data akan tersedia ketika dibutuhkan dan data tersebut akurat dan dapat dipercaya. (Romney & Steinbart, 2000).

Subsistem Dasar dalam Sistem Informasi Akuntansi

Subsistem dasar dalam sistem informasi akuntansi ada 5 siklus subsistem yang terdiri dari pelaku, serangkaian prosedur, dan teknologi informasi. (Romney & Steinbart, 2000), yaitu:

a. Expenditure Cycle (Siklus Pembelian)

b. Production Cycle/Conversion Cycle (Siklus Produksi) c. Revenue Cycle (Siklus Penjualan)

d. Human Resource/Payroll Cycle (Siklus Penggajian) e. Financing Cycle (Siklus Keuangan)

22

Kelima siklus di atas memberikan data transaksi pada General Ledger & Reporting Systems (Siklus Pencatatan) untuk pencatatan dan komunikasi informasi. General Ledger & Reporting Systems meliputi semua kegiatan yang berhubungan dengan penyiapan laporan keuangan dan laporan manajerial lainnya, termasuk transaksi yang tidak rutin dan jurnal penyesuaian yang beraneka ragam. (Romney & Steinbart,2000).

2.8. Pengertian Freight Forwarder

Freight forwarding mempunyai tugas sebagai pengelola jasa dan pengelolahan jasa tersebut dikatakan sebagai arsitek pada transportasi. Dengan kata lain dikatakan bahwa forwarding tersebut selalu dikaitkan dengan transportasi. Oleh sebab itu International freight forwarding merupakan jasa angkutan barang umum dengan menggunakan transportasi baik darat, laut maupun udara. Pengertian freight forwarding diketemukan pada International maritim dictionary antara lain :

 Seseorang atau perusahaan yang melakukan pekerjaan atau nama kapal atau eksportir dan memberikan perincian secara mendetail tentang pengiriman barang tereebut,

 Pengapalan, asuransi dan pengurusan dokumen-dokumen barang

tereebut,

 Pengiriman barang dari pelabuhan kedaerah yang di tuju,

23

 Mencarter tempat untuk barang tersebut, mempersiapkan LC(Latter of Credit),

 Membuat invoice dan seluruh surat- surat yang berkaitan dengan barang yang akan dikirim.

2.9. Pengertian Reimbursment

Reimbursment merupakan suatu jumlah yang ditagih oleh Pemberi Jasa kepada Penerima Jasa yang berasal dari tagihan Pihak Ketiga (Supplier). Dengan demikian, Pihak-pihak yang terlibat dalam transaksi reimbursment adalah Pemberi Jasa selaku pihak yang menyerahkan jasa kepada konsumen (Penerima Jasa), Penerima Jasa, dan Pihak Ketiga selaku pihak yang dilibatkan oleh Pemberi Jasa dalam melakukan penyerahan jasa kepada konsumen (Penerima Jasa). Tagihan biaya yang di-Reimburs antara lain : Freight, THC, Document Fee, D/O, Cleaning Container, Lift on/off Container, shipping line, Airline.

Syarat-syarat reimbursement:

 Tidak ada markup

 Bukti asli diserahkan kepada Pemberi Jasa (selaku pihak yang memberikan jasa)

 Bukti transaksi dibuat atas nama Penerima Jasa (dalam hal ini bukti transaksi dibuat atas nama Penerima Jasa termasuk nama perusahaan Penerima Jasa)

24

 Buktinya dibuat atas nama Pemberi Jasa (artinya jasa tersebut adalah pengeluaran Pemberi Jasa)

 Bukti asli tidak diserahkan ke Penerima Jasa

 Terdapat pembatasan-pembatasan seperti maksimum dalam sekali reimbursement, sebulan, atau setahun, pembatasan prosentase (misal maksimum 80% dari jumlah pengeluaran) dan sebagainya.

2.9.1. Perlakuan Ppn Atas Transaksi Reimbursment

Pasal 1 angka 17 Undang-undang Pajak Pertambahan Nilai menyatakan bahwa Dasar Pengenaan Pajak adalah jumlah harga jual, penggantian, nilai impor, nilai ekspor, atau nilai lain yang ditetapkan dengan Keputusan Menteri Keuangan yang dipakai sebagai dasar untuk menghitung pajak yang terutang. Dalam kaitannya dengan penyerahan jasa, yang dipakai sebagai Dasar Pengenaan Pajak adalah Penggantian. Definisi Penggantian menurut Pasal 1 angka 19 Undang-undang Pajak Pertambahan Nilai adalah nilai berupa uang, termasuk semua biaya yang diminta atau seharusnya diminta oleh pemberi jasa karena penyerahan Jasa Kena Pajak, tidak termasuk pajak yang dipungut menurut undang-undang ini dan potongan harga yang dicantumkan dalam Faktur Pajak.

Dalam transaksi reimbursment, tagihan dari pihak ketiga dibuat langsung atas nama Penerima Jasa. Pemberi jasa hanya membantu meneruskan tagihan tersebut dari pihak ketiga kepada penerima jasa. Tagihan reimbursment tersebut tidak termasuk dalam pengertian

25

diminta oleh Pemberi Jasa), karena biaya dimaksud diminta langsung oleh pihak ketiga (melalui Pemberi Jasa) yang ditunjukkan dengan adanya invoice yang dibuat langsung atas nama penerima jasa. Dengan demikian, dalam menghitung PPN yang terutang atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh Pemberi Jasa, biaya-biaya tersebut (Reimbursment) tidak dihitung sebagai Dasar Pengenaan Pajak.

Apabila invoice tagihan dari pihak ketiga dibuat atas nama Pemberi Jasa, maka Pemberi Jasa harus menerbitkan invoice baru untuk menagih biaya tersebut kepada Penerima Jasa. Karena invoice tagihan kepada Penerima Jasa dibuat oleh dan atas nama Pemberi Jasa, maka biaya-biaya dalam invoice tersebut masuk dalam pengertian biaya yang diminta atau seharusnya diminta oleh Pemberi Jasa, sehingga masuk dalam pengertian penggantian sesuai dengan ketentuan Pasal 1 angka 19 di atas. Dengan demikian, dalam menghitung PPN yang terutang atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh Pemberi Jasa, biaya-biaya tersebut harus dihitung sebagai Dasar Pengenaan Pajak.

Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa perlakuan PPN atas Reimbursment harus dilihat terlebih dahulu invoice tagihan oleh Pihak Ketiga, apakah atas nama Pemberi Jasa atau atas nama Penerima Jasa.

Ketentuan mengenai perlakuan PPN atas Reimbursment ini belum secara khusus diatur oleh Direktorat Jenderal Pajak. Hingga saat ini, Ketentuan yang ada hanya berupa surat-surat penegasan oleh Kantor Pusat Direktorat Jenderal Pajak antara lain : S-807/PJ.53/2004, S-766/PJ.53/2004,

26

S-768/PJ.53/2004, dan S-917/PJ.53/2003, sementara diketahui bahwa dokumen penegasan dalam bentuk surat, bersifat intern atau khusus (tidak berlaku umum) dan tidak berlaku sebagai dasar hukum yang sah secara umum. Oleh karena itu, untuk lebih memberikan Kepastian Hukum, diusulkan agar Direktorat Jenderal Pajak dapat menerbitkan suatu Keputusan (atau Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak) yang mengatur perlakuan PPN atas Reimbursment ini.

2.9.2. Perlakuan Pph Atas Transaksi Reimbursment

Ketentuan yang mengatur tentang pengakuan pendapatan dan biaya dalam hal terdapat transaksi reimbursment, belum diatur secara khusus. Namun sesuai dengan penjelasan Pasal 28 ayat (7) UU KUP menyatakan bahwa pembukuan harus diselenggarakan dengan cara atau sistem yang lazim dipakai di Indonesia misalnya berdasarkan Standar Akuntansi Keuangan kecuali peraturan perundang-undangan perpajakan menentukan lain. Dengan demikian, sepanjang peraturan perundang-undangan perpajakan tidak menentukan secara khusus, maka pengakuan pendapatan dan biaya dalam hal terdapat transaksi reimbursment harus menggunakan cara atau sistem yang lazim dipakai di Indonesia yaitu Standar Akuntansi Keuangan Indonesia.

Di atas telah disampaikan bahwa dalam transaksi reimbursment dokumen invoice tagihan oleh Pihak Ketiga dibuat langsung atas nama Penerima Jasa. Menurut kelaziman akuntansi di Indonesia, dokumen/invoice

27

tagihan/invoice yang dibuat atas nama Pemberi Jasa yang bersangkutan. Dengan demikian, atas pembayaran (Reimbursment) yang diterima dari Penerima Jasa atas tagihan invoice dimaksud tidak akan diakui sebagai penghasilan/pendapatan oleh Pemberi Jasa. Demikian pula pembayaran oleh Pemberi Jasa kepada Pihak Ketiga tidak boleh diakui / dicatat sebagai biaya (pengurang penghasilan bruto).

Pengakuan Pendapatan dan Biaya ini juga telah selaras dengan penghitungan peredaran usaha (Dasar Pengenaan Pajak) menurut ketentuan PPN. Seperti telah diuraikan di atas, dalam ketentuan PPN diatur bahwa reimbursment dikurangkan dari Dasar Pengenaan Pajak PPN, sehingga penerimaan pembayaran reimbursment dari Penerima Jasa juga seharusnya tidak dicatat/diakui sebagai pendapatan. Dengan demikian, peredaran usaha menurut PPN akan sama (equal) dengan peredaran usaha menurut PPh.

2.10. Faktur-faktor yang MempengaruhiFreight Cost

1. Jarak antara Departure Port dengan Destination Port : Semakin jauh jarak antara pelabuhan asal (Departure Port) akan semakin tinggi juga Freight Cost yang akan timbul. Masing-masing forwarding company

atau shipping line biasanya memiliki daftar rate yang disesuaikan dengan

port of departure.

2. Berat atau volume dari barang yang diangkut : Semakin besar jumlah/volume barang yang akan dikirimkan tentu akan semakin tinggi juga Freight Cost nya.

28

3. Cara pengiriman : Cara pengiriman bisa melalui udara bisa juga melalui laut. Untuk jumlah/volume pengiriman yang sama, pengiriman lewat udara cost lebih tinggi dibandingkan dengan lewat laut.

4. Carrier (alat transportasi) yang dipergunakan : Masing-masing

carrier memiliki rate yang berbeda-beda meskipun untuk cara pengangkutan yang sama (sama-sama lewat udara atau sama-sama lewat laut).

Hal ini disebabkan oleh layanan masing-masing cargo carrier mereka yang berbeda-beda, memiliki metode tersendiri dalam menentukan rate. Akan tetapi mereka masih harus tunduk kepada aturan IATA (International Air Transportation Association) untuk air carrier.

2.11. Elemen-elemen Freight Cost

Jika urusan pengangkutan diserahkan kepada freight forwarder

atau shipping agent maka elemen-elemennya adalah sebagai berikut :

1. Freight Charge : Dihitung sebesar invoice dari airlines atau IATA.

2. Air Ways Bill (AWB) atau Bill of Lading (BL) Fee :

AWB Fee (angkutan udara) : a% x Freight Cost (a=presentase masing-masin forwarder)

3. Handling : Besarannya berbeda-beda sesuai dengan tingkat kesulitan penanganan di ground mulai unloading sampai ke truck pengangkutan dari airport/harbour sampai ke Gudang pemilik barang.

29

4. Trucking : masing-masing forwarding memiliki rate yang berbeda yang pastinya tergantung pada jarak tempuh dan volume/bobot barang yang diangkut.

5. Administration Fee : a% x [Freight+AWB Fee+Handling+Trucking], dimana a=berbeda-beda juga

6. Value Added Tax (VAT) : 1% x [AWB Fee + Handling + Trucking +

Admin]

Jika pengiriman diurus sendiri maka elemennya hanya Freight Charge yang kenakan oleh airline-nya.

Jika Pengiriman ditangani oleh Courrier maka elemennya adalah sebagai berikut :

Freight charge + Handling + Petrol Surcharge + VAT

Freight Cost merupakan salah satu bagian dari Harga Pokok Penjualan (Cost of Good Sold) yang didebitkan pada rekening Shipping Cost

BAB III

METODE PENELITIAN

3.1 Jenis Penelitian

Penelitian kualitatif cenderung memandang realita disekeliling kita, terdiri atas seperangkat label dan konsep yang diciptakan oleh manusia untuk menolong mereka memahami fenomena – fenomena yang terjadi dan menegosiasi pengertian bersama dari sifat – sifat fenomena tersebut ( realita sosial sebagai fenomena subjektif ), pemelitian kualitatif memandang bahwa manusia secara potensial adalah makhluk yang memiliki otonomi dan berkehendak bebas, sehingga dalam batas tertentu mampu menciptakan lingkungannya sendiri ( Efferin, dkk., 2004; 22-23 )

Pada penelitian ini peneliti menggunakan pendekatan kualitatif karena melibatkan orang – orang yang terlibat didalam operasional Fright Forwarding. Dengan melibatkan dan berinteraksi langsung dengan orang – orang tersebut diharapkan peneliti dapat memperoleh gambaran secara jelas dan mendalam terhadap objek penelitian tersebut.

3.2. Alasan Ketertarikan Peneliti.

Hutang dan Piutang adalah komponen utama perusahaan katrins yang perlu diperhatikan, karena dari flow hutang dan piutang tersebut, terdapat banyak transaksi yang sangat berfariasi, sehingga dapat banyak

31

mengambil topik pembenahan system informasi hutang dan piutang lebih utama dibandingkan permasalahan-permasalahan lain yang ada di perusahaan katrins.

Berdasarkan pada pokok masalah yang diajukan dalam penelitian ini, maka bentuk pendekatan yang dipilih adalah pendekatan kualitatif yaitu data yang digambarkan dengan kata – kata atau kalimat dipisahkan menurut kategori untuk memperoleh kesimpulan (Arikunto, 1998: 245).

Suatu penelitian yang bertujuan melakukan studi yang mendalam tentang suatu unit operasional / sosial sedemikian rupa sehingga menghasilkan gambaran yang terorganisir dengan baik dan lengkap mengenai unit sosial tersebut (Saifuddin, 1999: 8).

3.3. Lokasi Penelitian.

PT KATRINS yang terletak di wilayah perak khususnya jalan Kalianget, dimana letap perusahaan begitu strategis dengan usaha yang di jalankannya yaitu jasa pengiriman atau Forwarding. PT KATRINS menggabungkan tiga RUKO (rumah toko) sebagai tempat dijalankan usahanya dengan satu RUKO (rumah toko) digunakan sebagai tempat penyimpanan / gudang.

PT KATRINS merupakan tempat sebagai objek penelitian karena usaha yang mereka jalankan sangat unik, dimana letak keunikannya pada sistem transaksi yang mereka jalankan lain dari perusahaan jasa bahkan dagang sekalipun, banyak hal-hal yang diluar kaedah sistem akuntansi

32

dimana umum diguanakan pada perusahaan-perusahaan jasa dan dagang bila dilihat dengan sekilas, akan tetapi mereka masih bisa menjalankannya dengan beberapa perubahan aturan-aturan yang dilakukan agar tidak menyalahi kaedah yang ada dan sudah ditetapkan para pakar.

Untuk dapat melakukan penelitian pada perusahaan tersebut tentunya harus ada surat izin untuk melakukan penelitian yang ditujukan pada PT KATRINS, adapun isi dari surat tersebut berisikan tentang tujuan dari penelitian serta ruang lingkup yang akan diteliti.

3.4. Sumber Data dan Jenis Data Penelitian.

Sumber data adalah sumber dari data yang diperoleh. Berdasarkan jenis-jenis data yang diperlukan, maka dalam penelitian ini, sumber data yang digunakan melalui 2 cara, yaitu:

1. Sumber literer (field literature) yaitu sumber data yang digunakan untuk mencari landasan teori tentang permasalahan yang diteliti dengan menggunakan buku-buku kepustakaan.

2. Field research adalah sumber data yang diperoleh dari lapangan penelitian, yaitu mencari data dengan cara terjun langsung ke obyek penelitian untuk memperoleh data yang lebih konkrit yang berkaitan dengan masalah yang diteliti. Adapun sumber data ini ada 2 macam, yaitu:

33

a. Data primer adalah data yang diperoleh secara langsung dari

sumbernya untuk diamati dan dicatat dalam bentuk pertama kalinya, dan merupakan bahan utama penelitian.

b. Data sekunder adalah data yang pengumpulannya tidak diusahakan sendiri oleh peneliti, misalnya dari keterangan atau publikasi lain. Sumber sekunder ini bersifat penunjang dan melengkapi data primer. Narasumber yang penulis gunakan sebagai dasar objek penelitian: 1. Bpk Ferry Chandra (Pimpinan Perusahaan)

2. Bpk Aswin (Kabag Akuntansi) 3. Bpk Lukito (Kabag Operasional)

4. Bpk Bambang (Kabag Customer Service)

5. Ibu Indah (Kabag Pembelian) 6. Bpk Indra (Kepala Gudang)

7. Ibu Retno Sudjono (Kabag HRD)

Adapun jenis data yang dikumpulkan berupa beberapa bentuk contoh transaksi yang berhubungan dengan focus permasalahan, bentuk transaksi itu mulai dari pembelian/Pengadaan hingga penjualan, sedangkan bukti transaksi Pembelian/Pengadaan sendiri merupakan transaksi yang benar-benar rumit menurut staf-staf tersebut, begitupun dengan bukti transksi penjualan. Staf-staf yang digunakan sebagai sample objek dalam penelitian ini tentunya mereka yang benar-benar dipercaya oleh perusahaan atas kinerja mereka, dan mereka semua mayoritas usulan dari atasan-atasan mereka.

34

Wawancara yang didasari dengan pembahasan atas permasalah-permasalahan yang terjadi di perusahaan adalah tahap awal yang digunakan sebagai bagan pembicaraan karena dengan sedikit pancingan yang membahas permasalahan mereka, maka mereka tidak segan untuk bercerita semua informasi yang dibutuhkan, selain itu mereka juga membuktikan dengan bukti-bukti transaksi yang ada sebagai dasar bahwa semua permasalahan yang terjadi benar adanya.

3.5. Prosedur Pengumpulan Data.

Metode pengumpulan data merupakan jembatan yang menghubungkan peneliti dengan dunia sosial, metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian kualitatif adalah sebagai berikut (Efferin,dkk., 2004 ; 137) :

1. Metode Interview

Interview atau wawancara adalah merupakan cara pengumpulan data dengan jalan tanya jawab sepihak yang dilakukan dengan sistematik dan berlandaskan pada tujuan penelitian (Sutrisno 1992;103).

Wawancara adalah percakapan dengan maksud tertentu. Percakapan itu dilakukan oleh dua pihak, yaitu pewawancara yang mengajukan pertanyaan dan yang diwawancarai yang memberikan jawaban atas pertanyaan itu. Maksud mengadakan wawancara itu menurut Lincoln dan Guba antara lain mengkonstruksikan mengenai

35

orang, kejadian, kegiatan, organisasi, perasaan, motivasi, tuntutan dan kepedulian. (Moleong, 2004:135)

2. Observasi

Obsevasi adalah kegiatan, dimana peneliti melibatkan dirinya secara langsung pada situasi yang diteliti dan secara sistematis mengamati berbagai dimensi yang ada termasuk interaksi, hubungan, tindakan, kejadian dan sebagainya.

3. Dokumentasi

Metode dokumentasi adalah mencari data mengenai hal-hal yang variabelnya berupa catatan-catatan, transkrip, buku-buku, surat kabar, majalah, notulen, rapat logen, agenda dan lain-lain (Suharsimi, 1993; 120).

Dokumentasi berasal dari kata dokumen yang berarti setiap bahan tulis, ataupun film yang tidak dipersiapkan karena adanya permintaan seorang penyidik. Menurut Guba dan Lincoln dalam (Moleong, 2004:161)

Mendefinisikan dokumen adalah setiap pernyataan tertulis yang disusun oleh seseorang atau lembaga untuk keperluan penguji suatu peristiwa atau menyajikan akunting.

Interview atau wawancara digunakan untuk mendapatkan data yang lebih konkrit tentang perencanaan program, pengorganisasian, aktualisasi (pengimplementasian), kontroling (supervise) dan evaluasi di PT KATRINS.

36

Wawancara dilakukan secara mendalam beserta dokumentasi bukti transaksi / laporan sebagai data atas penjelasan dari wawancara tersebut. Wawancara dilakukan tanpa ada susunan daftar khusus atas pertanyaan yang akan dipertanyakan, tetapi memiliki dasar bahwa pertanyaan yang akan ditanyakan nanti terfokus pada sistem yang berjalan pada perusahaan saat ini dan tidak dibuat-buat / diandai-andai serta tentunya semua harus mencakup ruang lingkup yang telah di jelaskan pada focus masalah diatas. Smua hasil pengumpulan data didokumentasi dengan baik dan tersusun, dimana hasil wawancara disimpan dalam bentuk rekaman audio dan mengarsip dokumen-dokumen yang mereka berikan sebagai dasar bukti penjelasan mereka.

Adapun tata urutan dalam melakukan pengumpulan data di perusahaan dimulai dari tahap jabatan yang paling tinggi dilanjutkan dengan bagian-bagian dibawahnya, taidak sampai situ saja, setelah sampai pada bagian yang paling bawah, pengumpulan data dilakukan lagi dengan atas pimpinan-pimpinan diatasnya, karena dengan begitu maka kefaliditasan atas permasalahan yang ada akan benar-benar teruji, dengan meng follow-up permasalahan-permasalahan dari bawahan mereka, maka juga membantu para pimpinan untuk dapat segera membenahi permasalahan yang ada, dan mendapat beberapa informasi tambahan.

37

3.6. MetodeAnalisis Data.

Sesuai dengan jenis dan pendekatan yang digunakan, maka teknik analisis datanya adalah analisis deskriptif kualitatif. Hal ini dimaksudkan untuk memahami informasi yang terkait dengan segala permasalahan yang terjadi di PT KATRINS khususnya dimana sesuai dengan focus permasalahan. Analisis kualitatif deskriptif tidak dapat dipisahkan dengan proses pengumpulan data. Data yang dianalisis berupa kata-kata yang dikumpulkan dalam berbagai cara (wawancara, dokumentasi), kemudian setelah itu dianalisis dengan pentahapan secara berurutan dan interaksional. Dalam bukunya Milles dan Huberman (1992:16) analisis kualitatif secara

interaksional dapat dikerjakan dalam tiga tahab, yaitu: pertama,

pengumpulan data sekaligus reduksi data, yaitu dengan menggolongkan, mengarahkan, membuang yang tidak perlu, dan pengorganisasian sehingga data menjadi terpilih. Kedua, melakukan display data atau penyajian data, agar data yang sudah diperoleh di lapangan dapat disajikan, dicatat sesuai dengan kronologinya baik secara narasi atau matrik. Ketiga, verifikasi data atau penarikan kesimpulan, yaitu menarik kesimpulan dari data yang disajikan dengan mengambil kesimpulan pada tiap-tiap rumusan. Ketiga langkah tersebut sebagai suatu yang saling berkaitan pada saat sebelum, selama, dan sesudah pengumpulan data dalam bentuk yang sejajar untuk membangun wawasan yang umum dan analisis.

Dalam penelitian ini peneliti memberikan gambaran secara menyeluruh tentang problematika “Penerapan Aplikasi Sistem Informasi

38

Akuntansi Terkomputerisasi Atas Hutang Dan Piutang Pada Pt Katrins Surabaya”. Adapun gambaran hasil penelitian tersebut kemudian ditelaah, dikaji dan disimpulkan sesuai dengan tujuan dan kegunaan penelitian. Dalam memperoleh kecermatan, ketelitian dan kebenaran maka peneliti menggunakan beberapa cara yaitu: Cara berfikir induktif dan cara berfikir deduktif.

Cara berfikir induktif yaitu penalaran yang dimulai dari fakta- fakta atau peristiwa-peristiwa yang khusus atau konkrit tersebut ditarik ke generalisasi- generalisasi yang bersifat umum (Sutrisno Hadi, 1987, 62). Dengan langkah penelitian ini untuk mencari suatu kebenaran yang berpijak dari data yang diperoleh di lapangan dan kasus-kasus yang bersifat khusus berdasarkan pengalaman nyata yang kemudian dirumuskan menjadi model, konsep, teori, prinsip, preposisi atau definisi yang bersifat umum.

Adapun penelitian ini, penulis juga menggunakan metode berfikir deduktif untuk menemukan suatu kebenaran. Cara berfikir deduktif disini adalah penalaran dengan menggunakan teknis analisis yang berpijak dari pengertian-pengertian atau fakta- fakta yang bersifat umum, kemudian

diteliti dan hasilnya dapat memecahkan persoalan khusus. Metode ini

digunakan untuk menemukan kebenaran bila fakta- fakta dan data-data yang ada dianggap sama dengan teori yang ada.

39

3.7. Pengujian Keabsahan Data.

Agar data ini dapat dipertanggungjawabkan, maka dalam penelitian kualitatif dibutuhkan metode pengecekan keabsahan data. Dalam hal ini peneliti merasa perlu mengadakan pemeriksaan keabsahan data tersebut.

Uji kredibilitas atau kepercayaan terhadap data penelitian kualitatif antara lain dilakukan dengan perpajangan pengamatan, pengamtan yang terus menetus, triangulasi, peer debriefing dan mengadakan member check. Berikut diuraikan secara rinci pengujian keabsahan data sebagai berikut ( Afriani, 2009; 7 ) :

a. Perpajangan pengamatan

Memperpanjang masa pengamatan memungkinkan peningkatan derajat kepercayaan data yang dikumpulkan, bisa mempelajari kebudayaan dan menguji informasi dari responden dan untuk membangun kepercayaan para responden terhadap penelitian dan juga kepercayaan diri peneliti sendiri.

b. Pengamatan yang terus menerus

Dilakukan untuk menemukan cirri – ciri dan unsur – unsur dalam situasi yang sangat relevan dangan persoalan atau isu yang sedang diteliti, serta memusatkan diri pada hal – hal tersebut secara rinci.

c. Triangulasi

Pemeriksaan keabsahan data yang memanfaatkan sesuatu yang lain diluar untuk keperluan pengecekan atau sebagai pembanding terhadap data tersebut.

40

d. Peer debriefing ( membicarakannya dengan orang lain ).

Yaitu mengekspos hasil sementara atau hasil akhir yang diperoleh dalam bentuk diskusi analitik dengan rekan – rekan sejawat.

e. Mengadakan member check

Member check yaitu dengan menguji kemungkinan dugaan – dugaan yang berbeda dan mengembangkan pengujian – pengujian untuk mengecek analisis, dengan mengaplikasikannya pada data, serta dengan mengajukan pertanyaan – pertanyaan tentang data.

41

BAB IV

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN 4.1 Deskripsi Obyek Penelitian

4.1.1 Sejarah dan Perkembangan Perusahaan

Cikal bakal berdirinya PT Katrins Logistics bermula sekitar tahun 1970 an, di kota Makassar, Sulawesi Selatan dengan nama Halim Ekspedisi. Awalnya, perusahaan ini melayani pengiriman komoditas hasil-hasil bumi menggunakan moda angkutan laut dari kota Makassar ke seluruh wilayah di Indonesia. Seiring dengan berjalannya waktu, pelayanan ditingkatkan dengan melayani pengiriman berbagai jenis komoditas untuk menyesuaikan kebutuhan para pelanggan.

Setelah mengalami beberapa kali perubahan formasi dan performa perusahaan, maka pertengahan tahun 2003 perusahaan memperkenalkan nama baru PT Katrins Logistics, dengan cakupan layanan usaha meliputi moda angkutan darat, laut, udara, baik domestik maupun internasional.

Dengan nama dan semangat baru, PT Katrins Logistics selalu berusaha mengadakan pembenahan dan peningkatkan di semua sektor, terutama dalam hal peningkatan pelayanan yang menyangkut kepuasan pelanggan (customer satisfaction) dan pengembangan jaringan perusahaan (company network development). Oleh karena itu disamping meningkatkan mutu layanan, PT Katrins Logistics terus mengadakan perluasan jaringan ke berbagai kota di wilayah Indonesia dan Internasional.

42

PT Katrins Logistics yang notabene sebuah Perusahaan Jasa Pengurusan Transportasi, yakni Layanan Pengiriman Barang yang Terintegrasi (Multi Moda Transport) dengan Menggunakan Kombinasi Moda Angkutan baik Darat, Laut maupun Udara secara door to door yang Dimulai dengan Penjemputan, Penyimpanan, sampai dengan Pengantaran.

Dengan tujuan membantu kelancaran usaha para pelaku bisnis baik perusahaan maupun perorangan secara efektif dan efisien, setiap layanan yang disediakan PT Katrins Logistics dikemas secara utuh dalam Satu Konsep Pusat Layanan (one stop service).

Didukung dengan segenap mitra kerja yang tersebar di seluruh Indonesia, dan sumber daya manusia yang terlatih dan teruji, serta fasilitas Armada: Prime mover 17unit, trailler 23unit, truk bak/box 10unit, forklift 2unit, Gudang Konsolidasi: Sekitar 850m2, Jumlah kantor agen: Sekitar 42 kota, menempatkan PT Katrins Logistics sebagai Perusahaan Penyedia Layanan Bisnis Logistik yang lengkap, padu dan handal.

Berkantor pusat di Surabaya, yang terintegrasi antara kantor operasional dengan gudang logistik dalam satu area sehingga memudahkan pengontrolan dan koordinasi kerja perusahaan.

PT Katrins Logistics memberlakukan nila kerja sebagai titik acuan kerja yang profesional, adapun nilai kerja sbb:

‐ Komitmen : setia dengan janji baik yang sudah diucapkan

43

‐ Ramah : sikap yang pasti disukai oleh setiap orang

‐ Andal : mampu menyelesaikan setiap tugas yang diemban dengan baik

‐ Niat : niat bermakna tulus dan spiritual

‐ Solusi : selalu memberikan jalan keluar dari permasalahan/ kemelut

4.1.2 Lokasi Perusahaan

Kebijakan pemilihan lokasi perusahaan merupakan suatu investasi yang besar yang diharapkan kelak memberikan keuntungan atas aktivitasnya. Pemilihan lokasi yang kurang tepat dan kurang strategis akan merugikan perusahaan yaitu menimbulkan biaya yang cukup tinggi, dalam hal ini akan berpengaruh terhadap aktivitas usaha.

Setiap jenis usaha atau badan usaha menentukan lokasi dimana badan usaha ini harus didirikan. PT Katrins Logitics mempunyai 4 lokasi sebagai pusat untuk menjalan usaha yang terletak di Jakarta, Surabaya, Menado, Makasar sedangkan kantor pusat berada di Jl. Kalianget Tanjung Perak, Surabaya 60165 - Indonesia

Adapun pemilihan lokasi kantor pusat terletak di surabaya karena pertimbangan atas perkembangan usaha logistics lebih mudah dan cepat berkembang dibandingkan jakarta, Makasar dan Menado sesuai kutipan wawancara yang telah peniliti lakukan dengan direktur PT Katrins

mengatakan bahwa “Jakarta, makasar dan menado merupakan

pelabuhan-pelabuhan besar di indonesia, tapi apabila dibandingkan skala barang masuk dan keluarnya, Surabaya lebih sangat besar dibandingkan kota-kota yang

44

lain (Jakarta, Makasar dan Menado), karena Surabaya merupakan kota metropolitas terbesar ke 2 se indonesia yang notabene perkembangan investasi lebih mudah berkembang untuk menjalankan sebuah usaha yang memiliki skala internasional”.

4.1.3 Struktur Organisasi

Suatu organisasi baik itu organisasi yang bergerak dalam bidang industri maupun dalam bidang jasa dan perdagangan, struktur organisasi mempunyai peranan penting. Tetapi tidak berarti bahwa struktur organisasi yang cocok bagi perusahaan akan cocok bagi perusahaan lain.

Perbedaan struktur organisasi ini diantaranya disebabkan oleh beberapa hal, misalnya jenis perusahaan, besar kecilnya perusahaan, banyaknya cabang yang dimiliki oleh perusahaan dan lain-lain. Tanpa adanya struktur organisasi yang diorganisir dengan baik, yang memisahkan tugas atau tanggung jawab dan wewenang dari masing-masing bagian, jangan harap dapat mencegah timbulnya kecurangan-kecurangan dalam perusahaan. Agar sesuatu organisasi dapat berjalan dengan baik, diperlukan tujuan yang sudah ditetapkan terlebih dahulu, sebagai pedoman dari sesuatu yang hendak dicapai.

Tujuan tersebut harus bisa dipahami dan diterima oleh setiap orang yang mau ikut berkerja sama agar dalam mencapai tujuan tersebut dapat ditempuh dengan cara yang mengetahui secara jelas tugas dan tanggung

45

dikatakan bahwa salah satunya merupakan tipe organisasi yang terbaik untuk diterapkan dalam suatu organisasi tertentu. Oleh sebab itu masih banyak hal-hal lain yang harus dipertimbangkan, misalnya situasi dan kondisi dari masing-masing perusahaan dan tujuan yang ingin dicapai.

Berdasarkan penelitian yang peneliti laksanakan, PT Katrins Logistics mempunyai struktur organisasi sebagai berikut :

Gambar 4 : Struktur Organisasi PT. Katrins

DIREKTUR Manager Konsultan Kabag Operasional Kabag Customer Service Kabag Pembelian Kabag Akuntansi Kepala Gudang Staff EDP Staff CS Lokal _{Insternasional}Staff CS

Staff CS Umum Staff CS Project

Staff Trucking Staff Dooring

Staff IT

Kepala IT

Staff Kas & Bank Staff Hutang Staff Piutang

Staff Penjualan Staff Pembalian _KeuanganStaff Lap

Staff Akuntansi Pajak

Staff Packaging Staff Penerimaan

Staff Pengiriman Staff CS LCL

Staff CS FCL

Staff Adm Lokal

Staff Adm Internasional Staff Adm Umum

Kabag HRD Staff HRD

Staff Shipping

Staff Pengembangan Sistem Informasi

46

Keterangan Struktur Organisasi

Berdasarkan informasi yang peniliti dapat dari HRD PT Katrins, pembagian tugas masing-masing dalam struktur organisasi adalah sebagai berikut: 1. Direktur

Jabatan ini hanya ada di perusahaan pusat, yaitu surabaya, adapun tugas serta tanggung jawabnya sbb :

a. Mengkoordinir semua aktivitas untuk mencapai tujuan yang telah

ditetapkan.

b. Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan dan jalannya perusahaan. c. Mewakili perusahaan keluar dan bertindak untuk jalannya perusahaan. d. Mengendalikan & mengawasi perkembangan perusahaan.

2. Manager

Bertanggung jawab atas segala kegiatan perusahaan serta mengendalikan sistem proses kerja perusahaan, sesuai cabang dimana dia ditempatkan.

3. Konsultan

PT Katrins berkerja sama dengan pihak luar untuk dapat menilai bahkan memberikan fasilitas pembenahan di PT Katrins agar dapat mencapai tujuan PT Katrins untuk dapat menjadi perusahaan yang memiliki intensitas usaha forwarding terbaik di indonesia.

4. Kepala Bagian CS (Customer Service)

Posisi ini minimal berjumlah 5 orang, termasuk kepala bagian, secara umum bagian ini bertanggung jawab untuk me-maintenence serta memfasilitasi

47

dipercayakan kepada PT Katrins, khususnya customer baru. Tentunya semua itu tidak lepas dari inovasi dari kepala bagian, maka itu agar fokus atas jasa yang diberikan bisa tercapai, tentu harus disesuaikan dengan ruang lingkup kapasitas jasa yang diberikan, dimana pembagian staff terdiri dari lokal yang bertanggung jawab atas customer yang hanya menggunakan jasa sebatas ruang lingkup nasional, internasional yang bertanggung jawab atas customer yang menggunakan jasa dengan ruang lingkup internasional / luar negeri, project sama halnya dengan lokal dan internasional tetapi didalamnya mengandung unsur paduan dari lokal terlebih dahulu baru kemudian internasional atau bahkan sebaliknya, sedangkan umum sendiri lebih menangani customer yang benar-benar belum pernah menggunakan jasa forwarding sama sekali.

5. Kepala Bagian Operasional

Bagian ini minimal berjumlah 10 orang, dimana staff EDP (Entry Data Procesing) sendiri membutuhkan sumber daya yang cukup banyak untuk dapat melakukan entry data untuk dapat di proses dengan cepat, mengingat banyaknya informasi / dokumentasi yang dibutuhkan. Secara umum bagian ini bertangung jawab atas jalannya proses jasa atas customer agar dapat berjalan lancar sesuai procedure yang ditetapkan oleh pemerintah / pihak ke 3 / rekanan, karena jasa forwarding banyak berhubungan dengan banyak instansi luar, maka dari itu, dokumentasi atas jasa ersebut haruslah jelas dan sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan. Sedangkan pembagian staff yang ada tidak jauh beda dengan karakter ruang lingkup yang ada pada pembagian

48

staff pada bagian CS (Customer Service) kecuali untuk project di bagian ini dibagi 2, yaitu FCL (Full Container loaded) dan LCL (Less Than Container Loaded) dimana disini dibagi berdasarkan daya penggunaan secara luas. Perbedaan antara CS (Customer Service) dengan bagian operasional ini sendiri terletak pada customer yang ditangani, kalo di Bagian CS khusus pada customer baru, maka di Bagian Operasional kebalikannya, yaitu customer yang memang sering dan hampir setiap kegiatan usahanya sering membutuhkan jasa forwarder.

6. Kepala Bagian Pembelian

Bagian ini minimal membutuhkan 3 orang, dimana pada bagian ini bertangung jawab atas kebutuhan informasi baik secara dokumentasi serta harga atas biaya yang harus dikeluarkan apabila jasa forwarding tersebut melibatkan pihak ke 3

7. Kepala Bagian Akuntansi

Sama seperti bagian akuntansi pada perusahaan-perusahaan umumnya, tugas dan tanggung jawab bagian ini adalah :

a. Bertanggung jawab atas kondisi keuangan perusahaan. b. Mencatat semua penerimaan dan pengeluaran.

c. Merencakan dan menjadwalkan pembayaran dengan skala prioritas

berkoordinasi dengan bagian operasional serta pembelian. d. Menganalisa dan memprediksi Cash Flow.

49

8. Kepala Gudang

Bagian ini minimal membutuhkan 20 orang, karena banyaknya jenis barang yang harus diperhatikan, serta penataan barang yang juga harus benar-benar di tata dengan baik, lagi pula barang-barang yang ada sangat bervariasi dan bisa jadi antar barang satu dengan barang yang lainnya tidak bisa di tempatkan dalam 1 tempat, maka itu harus ada perhatian lebih untuk menangani itu. Pada dasarnya bagian ini bertanggung jawab atas masuk dan keluarnya barang serta packaging yang benar pada saat akan dikirmkan. 9. Kepala IT

Bagian ini minimal membutuhkan 3 orang untuk dapat mengani banyak unsur teknologi yang harus digunakan demi kelancaran usaha. Bagian ini bertanggung jawab atas kualitas teknologi yang digunakan agar dapat berjalan dengan benar untuk dapat digunakan oleh tiap bagian yang membutuhkan teknologi tersebut.

10. Kepala Bagian HRD (Human Resource Development)

Bagian ini minimal membutuhkan 3 orang dimana 1 orang sebagai kepala bagian dan 2 asisten yaitu asisten administrasi dan rekruitmen. Adapun tanggung jawab HRD adalah :

a. Merekrut dan menyeleksi sesuai dengan standart dan kebutuhan pada

perusahaan.

b. Mengadakan trainee untuk calon dan schedule kerja karyawan baru. c. Menyiapkan transportasi dan mengatur fasilitas karyawan.

50

d. Menampung keluhan-keluhan karyawan dan memotivasi kerja, serta

menilai kerja karyawan.

e. Mengawasi dan mendata absensi karyawan. f. Membayar dan pendistribusian gaji karyawan.

4.2 Deskripsi Hasil Penelitian

4.2.1 Bentuk Transaksi Berdasarkan Ukuran

Secara umum perusahaan yang bergerak dibidang Forwarding membagi bentuk transaksi berdasarkan ukurannya menjadi 2, yaitu FCL (Full Container Loaded) dan LCL (Less Than Container Loaded), mengingat bentuk barang dan berat barang yang sangat beragam maka penanganan yang baik agar barang-barang tersebut bisa sampai tujuan dengan kondisi yang baik pula sangat diperlukan tentunya untuk menjaga konsistensitas customer untuk tetap menggunakan jasa dari PT Katrins, Maka itu pentingnya membagi transaksi berdasarkan ukuran sangat perlu dilakukan agar semua transaksi dapat berjalan lancar sesuai dengan kesepakatan yang teah di sepakati antara pihak PT Katrins dengan Customer. Adapun arti dari FCL dan LCL sendiri adalah :

1. FCL (Full Container Loaded).

Untuk pengiriman barang dalam skala besar atau minimal setara dengan satu container. Walaupun space yang digunakan tidak benar-benar penuh sesuai dengan ukuran luas container, tetapi apabila barang tersebut

51

barang lain, maka itu sudah dimasukkan dalam ukuran ini, sama halnya perlakuan terhadap barang yang memang karakternya sanagt berbahaya apabila di gabungkan dengan barang lain seperti minyak / barang yang mengandung bahan kimia dan berbahaya, tentu barang itu harus disendirikan demi keamanan barang itu sendiri serta barang lain yang dimungkinkan akan rusak apabila digabungkan dengan barang tersebut. (Lampiran 3.1)

2. LCL (Less Than Container Loaded).

Ukuran barang dengan skala kecil dimana tidak berbahaya apabila digabungkan dengan barang lain, PT Katrins dapat menggabungkan barang tersebut dengan barang lain dalam satu container yang sama, tentunya harus ditata sebagai mana mungkin agar antara satu barang dengan barang lainnya tidak saling merusak dan pada saat dibongkar tidak memerlukan cara yang sulit sehingga harus mengakibatkan kerusakan barang lainnya. (Lampiran 3.2)

4.2.2 Bentuk Transaksi Berdasarkan Jenis Jarak

Sama halnya dengan transaksi berdasarkan ukuran, transaksi berdasarkan Jenis jarak juga sangat perlu diperhatikan, karena karakter pengiriman dari satu customer dnegan customer lainnya sangat berbeda jauh walaupun tujuan yang dimaksudkan sama, maka itu PT Katrins atau bahkan perusahaan lainnya yang bergerak di bidang jasa Forwarding membagi bentuk transaksi berdasarkan Jenis Jarak menjadi 3 jenis, yaitu :

52

1. PTP (Port to Port).

Barang diantar sendiri oleh pengirim ke tempat PT Katrins atau depo PT Katrins dan akan dijemput oleh penerima barang di pelabuhan tujuan. Karena lokasi PT Katrins pusat maupun cabang terletak dekat dengan pelabuhan, maka PT Katrins sudah menggolongkan bahwa POL (Port of Loading) melalui gudang PT Katrins atau depo sudah termasuk transaksi yang dimulai dari port.

Contoh :

Gambar 5 : Contoh simulasi Transaksi PTP (Port to Port)

Via Laut PT Katrins /

Depo

PT Katrins / Depo

2. PTD (Port to Door).

Barang diantar sendiri oleh pengirim ke tempat PT Katrins atau depo PT Katrins dan PT Katrins meneruskan sampai ke Port tujuan kemudian dilanjutkan ke alamat penerima di tujuan.

Contoh :

53

3. DTD (Door to Door).

Sama halnya dengan PTD, tetapi kali ini PT Katrins juga menjemput barang dari asal/pengirim dan PT Katrins meneruskan sampai ke Port tujuan kemudian dilanjutkan ke alamat penerima di tujuan.

Contoh :

Gambar 7 : Contoh simulasi Transaksi DTD (Door to Door)

4. DTP (Door to Port).

Kebalikan dari PTD, PT Katrins menjemput barang dari asal/pengirim dan PT Katrins meneruskan sampai ke Port tujuan dimana dari port tujuan akan dijemput oleh penerima barang di pelabuhan tujuan.

Contoh :

Gambar 8 : Contoh simulasi Transaksi DTP (Door to Port)

Via Laut PT Katrins /

Depo

PT Katrins / Depo

Trucking

Barang

54

4.2.3 Analisis Dokumen Flow dan Pembahasan

Dokumen flow atau disebut juga bagan alir formulir (Form Flowchart) atau paperwork flowchart merupakan bagan alir yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan – tembusannya. Setiap kegiatan yang dilakukan terhadap data yang digambarkan dalam bentuk simbol – simbol. Adapun simbol – simbol yang digunakan dalam dokumen flow antara lain :

1. Proses Manual.

Proses merupakan dari kegiatan atau aktivitas yang akan dilakukan secara manual.

Gambar 9 : Proses

2. Input Output.

Merupakan simbol dari masukan & keluaran yang berupa data yang akan digunakan sebagai bukti kegiatan.

Gambar 10 : Input Output

3. Decision.

Menunjukkan pemisahan antara 2 kondisi.

55

4. Bukti / Dokumen.

Merupakan bentuk bukti, bukti satuan / transaksi memakai gambar yang tidak ada garis vertikal pada sisi kirinya, sedangkan beberapa bukti dan informasi (Dokumen) memakai gambar yang memiliki garis vertikal pada sisi kirinya.

Gambar 12 : Bukti / Dokumen

5. Entity / Barang.

Menunjukkan maksud barang.

Gambar 13 : Entity

6. Message to user.

Menunjukkan penyampaian informasi, dalam bentuk barang / sesuatu yang disampaikan memiliki kuantitas yang besar.

Gambar 14 : Message to user

7. Manual File.

Menunjukkan penyimpanan dalam bentuk manual.

56

8. Relationship.

Merupakan suatu simbol yang menunjukkan atribut – atribut yang ada pada entity – entity pada himpunan hubungan.

Gambar 16 : Relationship

9. On-page Reference.

Menunjukkan penyampaian terhadap symbol lain, pengganti Relationship apabila penggunaan Relationship tidak dimungkinkan pada kondisi bentuk flow yang ada, tetapi hanya digunakan dalam satu halaman yang sama.

Gambar 17 : On-Page Reference

10. Off-page Reference.

Sama halnya On-page Reference, tetapi hanya digunakan untuk kondisi antar halaman yang berbeda.

Gambar 18 : Off-Page reference

Sebelum peneliti melakukan wawancara, peneliti terlebih dahulu menemui Kepala IT PT katrins, dari bagian IT peneliti dibantu untuk dapat menemui direktur PT Katrins dimana dari wawancara kecil dengan direktur tersebut peneliti diarahkan kepada kepala bagian HRD agar dapat diarahkan dengan baik sesuai dengan kebutuhan peneliti, peneliti tidak tahu harus memulai dari bagian mana apabila peneliti kan melakukan analisa Dokumen

57

Katrins, dan Beliau mengatakan “Eaaa... kalo mas Bagus ingin menganalisa Dok Flow Pembelian, menurut saya sebaiknya mas bagus mulai dari bagian Operasional aja mas...!!!, menurut saya pembelian / penjualan semua bermuara dari bagian operasional, makannya kami lebih mengutamakan kualitas SDM bagian operasional dibandingkan bagian lain, karena bagian operasional menurut saya lebih kompleks masalah-masalah yang dihadapi, dibandingkan dengan bagian-bagian lainnya...!!!” beliau menambahkan

“Mass bagus kalo’ mau wawancara, biar saya rekomendasikan langsung ke kepala tiap bagian aja mas...!!!, khawatir kalo mas ke Staff bagian, isa-isa gak dapet informasi yang mas bagus butuhkan dan lagi malah juga mengganggu kinerja mereka mas, sama kepala bagian aja saya kira mas bagus sudah bisa dapat mengasumsikan apa-apa yang dibutuhkan ma mas bagus kok”. sesuai anjuran serta rekomendasi yang diberikan Kepala HRD PT Katrins kepada peneliti, peneliti langsung melakukan wawancara untuk menganalisa Dok Flow Pembelian dan sekaligus dilanjutkan dengan penjualan dengan memulainya dari Kepala Bagian Operasional PT Katrins.

Adapun kesimpulan dari hasil wawancara yang peneliti lakukan sebagai berikut :

Tabel 1 : Hasil Wawancara dengan Direktur PT Katrins (Bapak Ferry Chandra)

Pertanyaan Jawaban

Apakah peneliti diizinkan untuk melakukan observasi di PT Katrins sebagai bahan penelitian & apa harapan2 serta hal2 yang perlu peneliti perhatikan untuk dapat menghasilkan penelitian dengan keuntungan bagi semuanya, bagi peneliti maupun PT Katrins?

‐ Diperbolehkan, dengan syarat tidak

mmbawa bukti / laporan resmi milik perusahaan dalam bentuk apapun tanpa seijin bagian yang berwenang

‐ Memiliki procedure pengerjaan yang efektif dan efisien agar dapat menyelesaikan penelitian tanpa harus mengganggu kinerja para karyawan.

58

‐ Diharapkan dari penelitian tersebut dapat di tarik kesimpulan baik / buruknya kinerja perusahaan, dan dapat menyadikan saran peneliti sebagai bahan acuan untuk melakukan pembenahan

Tabel 2 : Hasil Wawancara dengan Kepala Bagian HRD (Ibu Retno Sudjono)

Pertanyaan Jawaban

Dari mana peneliti dapat memulai melakukan analisa, dan sebatas apa peneliti dapat menggunakan waktu kerja pegawai untuk melakukan kegiatan penelitian?

‐ Sebaiknya peneliti memualinya dari

bagian operasional, dan lebih baik langsung berhubungan dengan kepala

bagian dimana telah direkomendasikan.

‐ Meminimalisasi menggunakan jam

jam kerja sibuk (jam 8.00 – 11.00)

‐ Diharapkan sebelum melakukan

wawancara / analisa memiliki draft / daftar pertanyaan / rencana yang akan dilakukan, sehingga dapat meminimalisasi pemborosan waktu.

Tabel 3 : Hasil Wawancara dengan Kepala Bagian Operasional (Bapak Lukito)

Pertanyaan Jawaban

Bagaimana bagian operasional mengawali Proses pembelian ?

‐ Pembelian yang dilakukan oleh PT katrins semua berdasar atas permintaan customer

‐ Staff LCL / FCL / International

melakukan info ke Bagian Pembelian sesuai dengan permintaan Customer

‐ Dari bagian pembelian menerima

info ttg harga dari permintaan Customer

‐ Info harga di infokan kembali ke

Customer Info / bukti apakah yang di berikan

pada bagian pembelian agar transaksi pembelian benar-benar dapat dilaksanakan oleh bagian pembelian?

‐ Bagian operasional memberikan

bukti permintaan atas pembelian sesuai dengan permintaan customer yang telah disepakati berupa copy

Gambar 37 : Aplikasi Order kirim / Terima Tab BTTB

  Gambar 38 : Aplikasi Order kirim / Terima Tab Invoice

82

Gambar 39 : Aplikasi Order kirim / Terima Tab Biaya

  Gambar 40 : Aplikasi Barang Masuk

  Sumber : Staff pengembangan Sistem Informasi Bagian IT (Hasil Pengembangan)

Berdasarkan analisa yang telah disajikan pada Bab 4, penulis berkesimpulan sebagai berikut :

1. Pengembangan sisten manual menjadi sistem otomatis dilakukan PT Katrins guna mengurangi kapasitas kecurangan transaksi yang dapat dilakukan karyawannya, mengingat proses pengiriman dalam jasa forwarding begitu banyak hingga memakan waktu yang lama pula, dikhawatirkan dari itu dapat sangat mudah dilakukan kecurangan dari berbagai bagian yang ada.

2. PT Katrins mencoba mengefisiensi pencatatan transaksi keuangan khususnya perlakuan hutang dan piutang dengan sistem tukar guling, dimana pengakuan hutang dicatat hanya sebesar nilai hutang yang telah dikurang dengan nilai piutang.

5.2 Saran

Saran yang dapat peneliti berikan pada PT Katrins sehubungan dengan penerapan sistem informasi akuntansi terkomputerisasi atas hutang dan piutang sesuai dengan standart akuntansi keuangan :

1. PT Katrins selain melakukan pengefisiensian pencatatan transaksi keuangan khususnya perlakuan hutang dan piutang, sebaiknya juga

84

seharusnya tidak perlu di keluarkan, karena bukti-bukti yang seharusnya tidak diperlukan tersebut, dapat menimbulkan double procedure system sehingga dapat menimbulkan redodansi sistem yang mengakibatkan pengulangan atas satu perintah, hal itu sangat membahayakan sistem pencatatan pada PT Katrins, mengingat banyaknya jenis dan kontinuitas transaksi yang terjadi.

2. Perlakuan tukar guling dalam pengakuan hutang tidak boleh dilakukan, karena pada hakikatnya hutang tidak bisa disamakan dengan piutang, maka keduanya harus dicatat sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan dalam standart akuntansi keuangan.

Arikunto Suharsimi, 2002, Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktek, Rineka Cipta.

Barlan, 1983. Perkembangan EMKL anggota Gafeksi menuju Internasional Freight Forwarder serta peranannya dalarn pengiriman barang antar negara selama door to door service, Jakarta, Pirnpinan Pusat Gabungan Veem dan Ekspedisi Indonesia.

Bodnar H. George Wiliam S. Hodwood. 2000. Sistem Informasi Akuntansi Terjemahan Amir Abadi Jusuf, Rudi M. Tambunan, Jakarta, Salemba Empat.

Bungin,Burhan, 2005. Metode Penelitian Kualitatif, Jakarta, Prenada Media Group.

Davis, James R., Alderman, Wayne C., and Robinson, Leonard A, 1990, Accounting Informaation System : A Cycle Approach, 3th Edition, New York, John Wiley and Sons.

Direktur Jendral Perdagangan Internasional Dalam Negri, 1991, Prospek dan Tantangan dalam memasuki Pasar Tunggal Eropa, Medan, Departemen Perdagangan.

Hand out tentang Internasional Freight Forwarding.

Hasnil Basri Siregar, Pengiriman barang eksport (paper). 1991. disampaikan pada lokakarya Tata Niaga Eksport, Medan, Lembaga pengembangan Perbankan Indonesia.

Hery Harjono Muljo, 2007, Penuntun Belajar Akuntansi Keuangan Menengah. Cetakan pertama. Yogyakarta. Graha Ilmu.

Jusuf Al Haryono, 2001, Dasar-dasar Akuntansi. Yogyakarta, Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi.

Handoko T. Hani, 2003, Manajemen. Yogyakarta, BPFE. Irsyaf Syarif. 1989. InterrnodalTranspirt Forwarding, Paper.

Marom, Chairul, 2000, Sistem Akuntansi Perusahaan Dagang. Jakarta, Grasindo. Milles, Mattew B, dan Huberman A, 1992, Analisis Data Kualitatif, Terjemahan

Tjetjep Rohadi. Jakarta, Universitas Indonesia.

Moleong, Lexy J, 2002, Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung, PT Remaja Rosdakarya.

Mulyadi, 2001, Sistem Akuntansi Edisi 3. Jakarta, Salemba Empat.

Murdick, Robert G., et.al, 1978, Accounting Information system. New Jersey, Prentice Hall Inc., Englewood Cliffs.

Zaki Baridwan, 2004, Intermediate Accounting, edisi ketujuh, cetakan pertama. Yogyakarta, BPFE.

Slamet Sugiri. Sumiyana, 2005, Akuntansi Keuangan Menengah buku 1, edisi revision. Yogyakarta, UPP AMP YKPN.