BAB I PENDAHULUAN I.1 Latar Belakang - Integrasi Sistem Informasi dan Strategi Bisnis Dalam Mendukung Perkembangan Bisnis PT. Sandhy Putra Makmur (SPM)
BAB I PENDAHULUAN I.1 Latar Belakang Era informasi saat ini menuntut perusahaan untuk dapat mengikuti perubahan-
perubahan yang terjadi dalam berbagai bidang, terutama bidang yang berhubungan dengan keunggulan bersaing (competitive advantage). Keunggulan bersaing diperoleh dengan menerapkan secara kreatif strategi offensive yang tidak mudah untuk diikuti pesaing atau suatu strategi yang dirancang untuk dapat tetap unggul dalam persaingan sedangkan salah satu bidang yang berhubungan dengan keunggulan bersaing adalah perencanaan strategis. Perencanaan strategis perusahaan atau organisasi perlu didukung dengan adanya perencanaan strategis sistem informasi, bila ingin mempunyai peluang untuk memperoleh keuntungan (profitability) yang terus menerus (Hartono, 2005).
Penggunaan sistem informasi dan teknologi (SI/TI), tidak melihat dari besar kecilnya suatu perusahaan. Dengan adanya peranan sistem informasi dan teknologi (SI/TI) dapat menjadikan segala kegiatan operasional dalam perusahaan menjadi lebih mudah dan cepat. Perkembangan sistem dan teknologi informasi yang sangat cepat sekarang ini, dapat membuat dunia bisnis dan tingkat persaingan akan semakin meningkat, sehingga menjadikan sistem dan teknologi informasi (SI/TI) tersebut memegang peranan penting pada perusahaan sahaan dalam mencapai tujuan.
Sering sekali ditemukan penerapan SI/TI kurang berpengaruh pada peningkatan kinerja dan kesuksesan bisnis organisasi. Hal ini bias terjadi dikarenakan penerapan SI/TI hanya focus pada teknologinya saja. Oleh karena itu, cara efektif untuk mendapatkan manfaat strategis dari penerapan SI/TI adalah dengan berkonsentrasi pada kaji ulang bisnis (rethinking business) melalui analisis masalah bisnis saat ini dan perubahan lingkungannya serta mempertimbangkan SI sebagai bagian solusi (Hartono, 2005).
1
Pada tahun 1997, King dan Teo menulis sebuah jurnal di Amerika Serikat dengan judul Integration Between Business Planning and Information System Planing: Validating a
Stage hypothesis. Jurnal ini meneliti tahapan
- – tahapan evolusi sistem informasi yang dapat terjadi pada perusahaan. King dan Teo meneliti dengan membuat pertanyaan (Questionnaires) kepada senior executive di 1000 perusahaan di amerika serikat dan mengambil acak sebanyak 600 perusahaan. King dan Teo membuat sepuluh (10) variabel patokan yang dapat menunjukkan sejauh mana perusahaan menggunakan sistem informasi dan sejauh mana perusahaan ingin mengintegrasikan bisnis perusahaan dengan sistem informasi.
Dari hasil hipotesisnya King dan teo menyimpulkan bahwa beberapa patokan dapat menunjukkan kemampuan dan keinginan perusahaan untuk menggunakan sistem informasi dan mengintegrasikan bisnis perusahaannya dan bagaimana senior executive membaca keadaan internal dan external perusahaannya.
PT SANDHY PUTRA MAKMUR (SPM) didirikan pada tahun 1989 bergerak dalam bidang Building Management dan Telecommunication Services berbasis Teknologi Informasi yang didukung oleh para profesional yang kompeten dibidangnya serta memiliki jaringan kerja diseluruh pelosok tanah air. PT Sandhy Putra Makmur saat ini merupakan perusahaan
Jasa Pengelolaan Gedung yang terkemuka di Indonesia, dengan berbekal Visi Perusahaan:
Menjadi pemimpin pasar di bidang Building Management dengan kualitas pelayanan
berstandar internasional dan didukung dengan teknologi informasi yang handal menjawab
tantangan perusahaan ke depan untuk dapat memenuhi tuntutan konsumen yang terus berkembang sesuai dengan kebutuhan akan ketersediaan layanan dan fasilitas gedung yang semakin meningkat.
Saat ini, PT SPM sudah berada di atas nilai rata-rata dalam segi keuangan perusahaan, cakupan geografis, dukungan service engineering, dan keberadaan sistem operasi, PT SPM
2
2.0
7 PI 3,5 3,5 3,5
3.0 2.0 1,5
2.0
3.0
3.0 n/a n/a n/a 0,93 0,95 n/a 1,9
2.0
2.0 n/a n/a n/a 0,750.70 n/a 1,5
6 JLL
3.0
3.0 3.0 2,5 3,5
2.0
5.0
3.0 n/a n/a n/a 1.00 1,18 n/a 2,23.0
5 EC Haris
4.0
3.0
5.0
3.0 n/a n/a n/a 1,18 1,2 n/a 2,48 CB
3.0 2.0 2,5
2.0
3.0
2.0
3.0
2.0 n/a n/a n/a 0,83 0,85 n/a 1,79 KF 3.0 3,5 2,5 1,5
2.0
3.0
2.0 n/a n/a n/a 0,68 0,88 n/a 1,62.0
2 SPM 2,5
1. sistem dari perusahaan ( 35 % )
2. Keunggulan Perusahaan Pengelola ( 35 % )
3. Kualitas Personalia yang ditempatkan Sub-total(weighted average) TOTAL
NO Pengelola Keberadaan Dukungan Kultur untuk Sistem Independe Cakupan Persepsi Keuangan Karakter/ Teknik Sistem dari Keunggulan Kwalitas Total (Tanpa
Gedung sistem Servis Mengembangkan Pengolahan nt/netral Geografis Pasar Perusahaan Perilaku Pengal aman Managerial Perusahaan Perusahaan Personalia
Kwalitas Operasi Enginerring Mutu Data ( IT )
Pengelola Ditempatkan Personalia 10% 10% 5% 10% 5% 10% 10% 10% 10% 10% 10%
1 JL 3,5 3.0 2,5 2.0 2,5
2.0
5.0
3.0 n/a n/a n/a 0,98 1,13 n/a 2,12.0 2.0 1,5
2.0
2.0
2.0
2.0
2.0 n/a n/a n/a0.70
0.70 n/a 1,4
3 Colliers 3,5 3,5 3,5 3.0 3,5
2.0
5.0
3.0 n/a n/a n/a 1,18 1,18 n/a 2,44 CBRE
2.0 2.0 2,5 1,5 3,5
3.0
10 GSD 3,5 3,5 2.0 1,5
3 Tabel 1.2 Analisis Peta Posisi SPM sebagai Pengelola Gedung
2.0
5.0
1.0
4.0 n/a n/a n/a 0,95 0,8 n/a 1,8Rata- Rata 3.0 2,9 2,6 2.0 2,9 2,4 3,4 2,7 n/a n/a n/a 0,92 0,96 n/a 1,9
Sumber: Riset Cushman & Wakefield, 2008
Catatan:
- 5= Sangat Baik ; 1= Tidak Baik * Kualitas Personaliayang ditempatkan tidak dapat diukur karena tergantung dari kualitas karyawan di masing - masing proyek Total Nilai Maksimum adalah 5x 70% = 3.5
Universitas Sumatera Utara juga menerapkan sistem low cost pada setiap bidang bisnis yang dilakukannya . Namun, dari segi persepsi pasar, independensi, sistem pengolahan data dan kultur untuk mengembangkan mutu, PT SPM masih di bawah rata-rata. PT SPM sebagai perusahaan yang bergerak di bidang bisnis building management berharap untuk dapat menjadi market leader dan mendapatkan profit yang terus meningkat setiap tahunnya, tetapi bidang bisnis building
mangement terus mengalami perubahan lingkungan dalam pemanfaatan tenaga kerja
outsource nya ke pihak ketiga / pemakai jasa.Perubahan yang sangat dinamis ini secara tidak langsung memberikan perubahan strategi bisnis di bidang building management yang meliputi tenaga cleaning service,
security, customer service dan lain
- – lain. PT SPM yang berlokasi di Jalan Perintis Kemerdekaan, Medan Provinsi Sumatera Utara merupakan kantor Regional Wilayah Barat mencatat penurunan profit margin setiap tahunnya yang dapat dilihat pada Gambar 1.1.
12.000.000.000 10.000.000.000 8.000.000.000
JUMLAH PENDAPATAN 6.000.000.000 USAHA 4.000.000.000
LABA BERSIH 2.000.000.000
- (2.000.000.000)
Menurunnya perolehan profit margin banyak dipengaruhi dengan beralihnya karyawan outsource PT SPM ke perusahaan pengelola gedung lainnya dikarenakan kalah
4 dalam persaingan tender. PT SPM juga tidak mempunyai database kepegawaian sehingga sangatlah sulit melacak data turnover pegawai ataupun data
- – data pegawai lainnya. Sistem keuangan yang belum terintegrasi diseluruh cabang PT SPM di Sumatera menyebabkan sulitnya membuat laporan keuangan yang realtime, dan tepat waktu serta menyebabkan biaya operasional perusahaan membengkak. Integrasi Sistem Informasi pada PT SPM diharapkan dapat mendukung perkembangan Corporate Business PT SPM, meningkatkan Volume penjualan perusahaan dan mengurangi cost yang dikeluarkan.
Pada tahun 2008, Cushman & Wakefield melakukan riset analisis peta posisi GSD sebagai pengelola gedung terhadap perusahaan-perusahaan pesaing
- – pesaingnya termasuk PT SPM didalamnya yang secara tidak langsung juga menggambarkan keadaan PT SPM, Tabel 1.1 menunjukkan hasil riset yang dilakukan oleh Cushman & Wakefield pada PT GSD yang merupakan pesaing langsung dari PT SPM di Sumatera Utara.
Dari Tabel 1.1 tersebut dapat terlihat kemampuan PT SPM di SI/TI masih dibawah perusahaan lainnya bahkan untuk hasil total keseluruhan PT SPM merupakan yang terendah dibandingkan perusahaan sejenis sehingga ada indikasi bahwa PT SPM harus memperbaiki sistem informasinya untuk dapat lebih bersaing di bidang building management.
Agar dapat bersaing dengan perusahaan sejenis PT SPM , harus mempunyai suatu perencanaan strategis sistem informasi, untuk dapat mencapai tujuan perusahaan dalam keunggulan bersaing. Dengan peranan sistem informasi dan teknologi informasi (SI/TI) yang memadai akan membantu para pelaksana perusahaan dalam kegiatan pemasaran dan penjualan produk jasa serta bidang administrasi perusahaan untuk mampu memberikan pelayanan yang terbaik terhadap pelanggan. Walaupun semua itu disadari sepenuhnya oleh seluruh pihak dalam perusahaan tetapi perkembangan teknologi informasi yang pesat sekarang ini membuat pihak manajemen lebih berhati
- – hati dalam melakukan pilihan terhadap rencana investasi teknologi informasi.
5
Untuk itu perlu dilakukan suatu studi yang mendalam terhadap perusahaan yang akan mampu untuk melakukan identifikasi terhadap kebutuhan sistem informasi yang tepat bagi perusahaan sesuai dengan visi, misi, dan tujuan perusahaan. Studi ini juga harus mampu untuk memberikan rekomendasi solusi dalam teknologi informasi yang tepat sesuai dengan struktur dan rencana usaha perusahaan, sehingga implementasi dari teknologi informasi akan mampu meningkatkan kemampuan bersaing perusahaan.
Pemanfaatan sistem Informasi di PT SPM sedikit banyak akan merubah strategi bisnis yang sebelumnya dilakukan oleh PT SPM sehingga para pelanggan lama dapat kembali memakai jasa dari PT SPM untuk tenaga outsourcenya. Dalam pelaksanaannya di lapangan PT SPM juga memberikan jasa untuk pemasangan serat optic, pembangunan BTS / Tower telekomunikasi, dan banyak bidang pekerjaan lainnya. Pemanfaatan sistem informasi dirasakan merupakan suatu kebutuhan yang mendesak untuk dilaksanakan oleh PT SPM untuk kembali memenangkan persaingan dan meningkatkan kinerja kantor di daerah Sumatera Utara.
I.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, maka rumusan masalah pada penelitian ini adalah: Bagaimanakah mengintegrasi sistem informasi dalam mendukung perkembangan bisnis PT (SPM)?
I.3 Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dilakukannya penelitian ini adalah: 1. Mengetahui sistem informasi (SI) yang dapat diaplikasikan pada PT Sandhy Putra
Makmur (SPM) yang sesuai sehingga mampu mendukung perkembangan organisasi bisnis tersebut.
2. Memberikan saran dan rekomendasi dalam hal perencanaan sistem informasi (SI) sehingga mampu mendukung perkembangan bisnis PT Sandhy Putra Makmur (SPM).
6
I.4 Manfaat Penelitian
1. Bagi PT Sandhy Putra Makmur (SPM) Sebagai bahan pertimbangan dalam meningkatkan dan mendukung perkembangan bisnisnya.
2. Bagi Penulis Manfaat penelitian bagi peneliti adalah dapat menerapkan ilmu pengetahuan yang diperoleh selama kuliah dalam realita masalah yang ditemui di lapangan khususnya dalam pengembangan sistem informasi (SI) dalam perusahaan.
3. Bagi Program Studi Magister Manajemen USU Menjadi sumbangan mengenai pengembangan sistem informasi (SI) pada suatu organisasi perusahaan.
4. Bagi peneliti lain Bagi peneliti lain, sebagai referensi ataupun acuan dalam pengembangan penelitian selanjutnya.
I.5 Batas dan Ruang Lingkup Penelitian
Agar penelitian ini bisa tercapai sesuai dengan tujuannya, maka ditetapkan beberapa batasan dan ruang lingkup, antara lain:
1. Sistem Informasi yang direncanakan pada penelitian ini berdasarkan metodologi perencanaan strategis sistem informasi oleh King dan Teo serta Hartono.
2. Perencanaan sistem informasi tidak sampai pada perhitungan biaya implementasi.
7