MANAJEMEN sumber daya manusia ORGANISASI (1)

MANAJEMEN &
ORGANISASI

ARTI & FUNGSI MANAJEMEN
 Manajemen = ilmu & seni merencanakan,

mengorganisasi, mengarahkan,
mengkoordinasikan serta mengawasi
tenaga manusia dengan bantuan alat-alat
untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan
 Fungsi manajemen perusahaan :
1.Perencanaan
4. Pengkoordinasian
2.Pengorganisasian
5. Pengawasan
3.Pengarahan

Mekanisme kerja dr fungsi manajemen :
 Adanya keinginan, kebutuhan & informasi
Mendorong orang/perusahaan utk

melakukan suatu kegiatan
 Kegiatan : ada tujuan, shg perlu
perencanaan (apa, bagaimana,
mengapa, kapan dilakukan?)
Perencanaan

 Siapa yang akan melakukan, bagaimana

pembagian kerja, bagaimana wewenang
& tanggungjawab, serta
pertanggungjawaban masing-masing
kegiatan
pengorganisasian
 Mengarahkan & mendorong agar supaya
karyawan bersedia menyumbangkan
tenaganya semaksimal mungkin untuk
mencapai tujuan
pengarahan

 Agar tidak terjadi kontradiksi antara

fungsi satu dg lainnya utk menuju
sasaran yg sama
Dibutuhkan pengkoordinasian
 Utk menjaga agar penyimpangan2 dr
rencana yg terjadi tdk terlalu jauh
Diperlukan pengawasan/pengendalian
 Mencari kemungkinan tjd penyimpangan
 Mencegah agar tdk tjd penyimpangan

 Mekanisme kerja dr fungsi2 manajemen
KEINGINAN &
KEBUTUHAN

PERENCANAAN

PENGORGANISASI
AN
INFORMASI
PENGARAHAN

PENGKOORDINASIA
N

PENGAWASAN

TUJUAN

B. JENJANG MANAJEMEN
1. Manajemen puncak/eksekutif




Mrpkn top leader/manajer senior/eksekutif kunci
Misal : dewan direksi, direktur utama, pimpinan2
Tugas :
a. Menyusun rencana umum perusahaan
b. Mengambil keputusan2 penting (produk baru,
pengeluran saham,dll)

2. Manajemen madya/manajemen

administratif




Contoh : manajer divisi, pimpinan pabrik
Tugas : menyusun rencana operasi

3. Manajemen operasional/manajemen

supervisori



Contoh : manajer operasional/kandang,
mandor
Tugas : pelaksanaan rencana yg dibuat

oleh manajemen madya

C. FUNGSI PERENCANAAN
Bentuk2 perencanaan :
1.Tujuan


Semua orang/karyawan harus tahu
tujuan dlm organisasi yg hendak dicapai

2.Policy / kebijakan


Suatu pernyataan utk menyalurkan
pikiran dlm mengambil keputusan thd
tindakan2 utk mencapai tujuan

3.Strategi


Tindakan penyesuaian dr rencana yg
telah dibuat

4. Prosedur


Rangkaian tindakan yg akan
dilaksanakan utk waktu yg akan datang

5. Aturan/rule


Suatu tindakan yg spesifik & mrpkn
bagian dr prosedur

6. Program


Campuran antara kebijakan prosedur,
aturan & pemberian tugas yg disertai

dg suatu anggaran/budget

 Kegunaan perencanaan :
1.Mengurangi ketidakpastian serta

perubahan waktu mendatang
2.Mengarahkan perhatian pd tujuan
3.Memperingan biaya
4.Mrpkn sarana utk mengadakan
pengawasan
Langkah2 penyusunan perencanaan :
1.Menetapkan tujuan
2.Menyusun anggapan2
3.Menentukan berbagai alternatif tindakan

4. Mengadakan penilaian thd

alternatif2 tindakan yg sudah dipilih
5. Mengambil keputusan
6. Menyusun rencana pendukung

misal : perusahaan ayam broiler
merencanakan penambahan jumlah
ayam mk perlu merencanakan juga
jumlah karyawan tambahan, teknis
pemeliharaan & perencanaan
pemasaran

D. FUNGSI
PENGORGANISASIAN
 Fungsi pengorganisasian = suatu
proses menciptakan hub. antara
berbagai fungsi, personalia & faktor2
fisik agar semua pekerjaan yg
dilakukan dpt bermanfaat serta terarah
pd suatu tujuan
 Hubungan2 yg timbul :
1.Hub. Informal




Hub.2 yg timbulnya tdk sengaja
Hub. di luar tugas
Hub. tdk resmi

b. Hub. Formal



Dilakukan dengan sengaja
Ditunjukkan dlm bagan organisasi,
pedoman organisasi /deskripsi jabatan
yg ada

Dalam pengorganisasian tdpt 3 hub. Dasar :

c. Tanggung jawab


Mrpkn kewajiban2 bg individu utk

melaksanakan tugas yg telah ditetapkan
dg cara sebaik mungkin menurut
kemampuan serta pengarahan yg
diterima

 Faktor2 yg membatasi perencanaan :
1.Sulitnya mencari anggapan secara

teliti
2.Perubahan yg sangat cepat
3.Kekakuan internal
Dpt berupa :









Kekakuan psikologis
Kekakuan karena prosedur & kebijakan
Kekakuan sumber daya & dana
Kekakuan ekternal
Waktu & biaya

b. Wewenang


Mrpkn hak utk mengambil keputusan
ttng apa yg harus dilakukan oleh
seorang & hak utk meminta pd orang
lain utk melakukan sesuatu

c. Pertanggungjawaban


Melaporkan hasil pekerjaan kepada yg
berwenang / pemberi tugas

Frekuensi hub.antara pimpinan &
bawahan dipengaruhi oleh beberapa
faktor :
1. Latihan dr bawahan
 Latihan yg sempurna akan mengurangi

frekuensi hub.dg pimpinannya

2. Pendelegasian wewenang
 Pendelegasian wewenang dg jelas, tegas &

pasti dpt menghindari tjdnya kesalahan2

3. Perencanaan
 Penyusunan perencanaan, kerja perencanaan,

wewenang dr pelaksana & sejauh mana para
pelaksana dpt memahaminya
sangat
mempengaruhi hub.bawahan dg pimpinan

4. Teknik komunikasi

Dasar2 penggolongan bagian di
dalam organisasi :
1. Didasarkan pd suatu angka


Misal : pd organisasi militer
Divisi IV, Kodam IV Diponegoro

2. Didasarkan pd waktu


Misal : tugas2 di pabrik
berhub.
dg jam kerja perusahaan
jam
kerja 8 jam (shift) :
I = 07.00 – 15.00, II = 15.00 – 23.00

3. Didasarkan pd fungsi perusahaan


Berhub.dg kegiatan perusahaan ,
misal : bgn produksi & pemeliharaan,
bgn pemasaran, bgn keuangan

4. Didasarkan pd luas daerah operasi



Perusahaan peternakan dg operasi yg
luas, dpt membuka cabang di bbrp daerah
Misal : Daerah Operasi (DO) Surakarta, dll

5. Didasarkan pd jenis barang yg

dihasilkan




Dg mengelompokkan aktivitas & tenaga
kerja menurut macam barangnya, karena
msng2 jenis barang memiliki karakteristik
yg berbeda2
Misal : PT. Charoen Phokpand Tbk
terdapat Divisi Unggas, Divisi Pakan
Ternak, Divisi Pasca Panen Hasil Ternak

6. Didasarkan pd jenis langganan
Langganan dpt berupa konsumen rumah
tangga, pedagang, pemerintah swasta,dll
Penggolongan karyawan & aktivitas
perusahaan ( misal : promosi, distribusi)
menurut jenis langganan perusahaan :









Karyawan
Karyawan
Karyawan
Karyawan

tetap
freelance
kontrak/honorer
sukarela

 Terdapat 3 fungsi utama dlm

perusahaan :
1.Fungsi pemasaran
2.Fungi produksi
3.Fungsi pembelanjaan
Pd perusahaan perseorangan ,ketiga
jenis fungsi tsb dpt ditangani oleh
pemilik, tp dg bertambah
kompleksnya fungsi2 tsb, mk perlu
ditangani orang lain. Hal tsb disebut
“diferensiasi fungsi”

 Banyaknya fungsi yg dpt diawasi

oleh seseorang
1.Kemampuannya
2.Kemampuan bawahan
3.Kompleksitas fungsi
4.Kemiripan fungsi satu dg fungsi lain
 Makin besar volume usaha,
kompleksitas fungsi yg diperlukan
utk melaksanakan kegiatan
bertambah lebih cepat/besar.

 Ada 3 macam struktur organisasi dasar :
1.Struktur garis



Bila tanggungjawab, kekuasaan &
pelaporan diciptakan satu arah
Menunjukkan suatu rangkaian
kekuasaan/perintah dr manajemen ke
bawah melalui bermacam2 bgn pd
tingkat/tanggungjwb yg terendah, jd ada
garis dr atas ke bawh

2.Struktur fungsional



Didasarkan pd tugas2 spesialisasi yg ada
dlm perusahaan
Menunjukkan penggunaan staf spesialis pd
organisasi

 Urusan ketenagakerjaan mjd

tanggungjwb personal manajer
 Buruh perusahaan bertanggungjwb kpd
mandornya

3. Struktur garis dan staf
 Kombinasi dr organisasi garis & staf yg

tugasnya memberikan nasehat2
 Spesialis disini tidak menjalankan
pengawasan/kekuasaan apapun.

E. FUNGSI PENGARAHAN
 Merupakanfungsi manajemen yg

menstimulir tindakan agar betul2
dilaksanakan.
Prinsip pengarahan :
1.Mengarah pd tujuan


Makin efektif proses pengarahan, makin
besar sumbangan bawahan terhdp
usaha mencapai tujuan bersama

2.Keharmonisan dg tujuan

2. Keharmonisan dg tujuan


Orang bekerja utk memenuhi
kebutuhan, yg mungkin tdk persisi
sama dg tujuan perusahaan, shg
diusahakan kebutuhan mreka dpt
dijadikan sbg pelengkap &
harmonis/sejalan dg kepentingan
perusahaan

3. Kesatuan komando


Penting utk menyatukan arah tujuan
&tanggungjwb pd bawahan

 Cara pengarahan :
1.Orientasi
Cara pengarahan dg memberikan
informasi yg perlu spy kegiatan dpt
dilakukan dg baik
pegawai baru
Informasi dpt berupa :














Tugas
Tugas lain yg berhubungan
Ruang lingkup tugas
Tujuan dr tugas
Delegasi wewenang
Cara melaporkan
Cara mengukur prestasi kerja
Hub.antar masing2 tenaga kerja

2. Perintah



a.
b.
c.
d.
e.
f.

Permintaan khusus yg diberikan utk
memulai serta mjd pedoman pelaksanaan
kerja
Agar perintah dpt berhasil, perlu
diperhatikan :
Berhub.dg keadaan sesungguhnya
Beralasan sesuai dg sarana, waktu,
kemampuan personalia
Lengkap
Jelas, singkat & konsisten
Nada perintah harus menstimulir orang utk
melaksanakannya
Berupa saran /bukan paksaan

 Perintah dpt berupa :
a. Perintah umum & khusus
b.Perintah lisan & tertulis
c. Perintah formal & informal

3. Delegasi wewenang
 Pimpinan melimpahkan sebagian

wewenag yg dimilikinya pd bawahan shg
tugas2 yg diberikan harus jelas
 Kesulitan dlm mentafsirkan wewenang
dpt menimbulkan keengganan bawahan
utk mengambil suatu tindakan

4. Motivasi






Adalah suatu bentuk dorongan, supaya
apa yg diusahakan dpt mencapai
keberhasilan
Motivasi positif = proses
mempengaruhi orang lain utk
melaksanakan kehendaknya dg cara
memberikan imbalan (insentif, promosi,
dll)
Motivasi negatif = proses
mempengaruhi orang lian dg cara
menakut-nakuti.

 Berbagai jenis motivasi positif :
a. Pujian


Merasa diperhatikan, diakui dlm kerjanya

b. Pemberian informasi


Merasa diajak ikut serta mengelola
perusahaan

c. Memperhatikan bawahan


Menimbulkan rasa informal &
persahabatan shg tdk kaku &berinisiatif

d. Persaingan


Memuji hasil2 pekerjaan yg baik
dibandingkan dg hasil2 lain sehingga
akan mendorong bekerja lebih baik

e. Partisipasi


Memberi kesempatan pd bawahan utk
ikut serta mengambil keputusan shg
bawahan dpt menerima perintah2
pimpinan

f. Kebanggaan


Dg pujian, persaingan didorong utk
berbagga pd diri & hasil pekerjaannya,
shg orang akan mudah menerima
perintah & memberinya semangat kerja

g. Delegasi kekuasaan


Bawahan berpikir, dimana ia (si penerima
delegasi ) harus menghasilkan sesuatu
karena telah dipercaya)

h. Uang


Sbg motivasi ekonomis, pendorong utk
bekerja lebih giat & aktif

F. FUNGSI KOORDINASI
 Merupakan usaha mensinkronkan

serta menyatukan kegiatan dr
sekelompok orang
 Usaha yg terkoordinir
yaitu
bila kegiatan2 itu harmonis, terarah
& diintegrasikan menuju tujuan2
bersama

Utk melakukan koordinasi diperlukan :
 Sistem & prosedur yg jelas
Sistem & prosedur yg jelas
menggambarkan apa yg harus
dikerjakan meliputi urutan,melalui
bagian apa saja & siapa saja yg
menanganinya juga kapan tugas harus
selesai
 Sistem komunikasi
komunikasi yg baik membantu keg.
Koordinasi
 Diperlukan informasi, yg dpt diperoleh dr
kertas2 kerja, formulir2


 Informasi umpan balik
 Arus informasi yg memungkinkan

faktor2 produksi diawasi dlm hub.nya dg
hasil2 yg diperoleh dg berdasarkan
standar yg telah ditentukan lebih dahulu

G. FUNGSI PENGAWASAN
 Cara yg dilakukan yaitu dg membandingkan

segala sesuatu yg telah dijalankan dg
standar /rencananya, serta melakukan
perbaikan2 bilamana tjd penyimpangan
 Utuk mengukur seberapa jauh hasilyg telah
dicapai sesuai dg apa yg telah
direncanakan
 Langkah2 pengawasan :
1.Menciptakan standar
Standar = suatu kriteria utk mengukur
hasil pekerjaan yg sudah dilakukan

 Terdpt 2 bentuk :
a. Standar kuantitatif

terukur
dinyatakan dlm satuan tertentu spt jam kerja
mesin, ongkos, pendapatan,dll
b. Standar kualitatif
tdk terukur
Dpt berupa pendapat umum/langganan/buruh,
dll

2. Membandingkan kegiatan yg dilakukan dg

standar utk mengetahui seberapa jauh
adanya penyimpangan yg telah tjd
3. Tindakan2 koreksi
Utk memperbaiki & menyempurnakan
segala kegiatan, kebijaksanaan serta hasil
kerja yg tdk sesuai dg rencana /standarnya.

 Syarat2 pengawasan yg baik :
1.Melaporkan setiap penyimpangan yg

tjd
2.Mendukung sifat & kebutuhan
kegiatan
3.Mempunyai pandangan ke depan
4.Obyektif, teliti & sesuai dg standar
5.Luwes
6.Serasi dg pola organisasi
7.Mudah dimengerti
8.Diikuti dg perubahan