BUKU PEDOMAN PESERTA PELATIHAN
Module 2: Menerapkan Pengadaan Sederhana
Pelatihan Pengadaan —Tingkat Dasar
Proyek Modernisasi Pengadaan LKPP/MCA-I
Buku Pedoman Peserta Pelatihan
► SELAMAT DATANG Selamat datang di modul "Menerapkan Pengadaan Sederhana". Terima kasih telah menghadiri pelatihan penting ini.
Pengadaan barang/jasa pemerintah yang efisien dan efektif merupakan suatu fungsi sektor pemerintah yang strategis dan merupakan suatu komponen dasar dalam tata kelola yang baik. Seperti negara-negara lain, sistem pengadaan barang/jasa pemerintah yang saat ini diterapkan di Indonesia sangat rentan terhadap kecurangan, pemborosan, dan penyalahgunaan yang dapat mengakibatkan kebocoran dana yang signifikan dan penurunan kualitas barang, pekerjaan konstruksi, dan jasa. Proyek Modernisasi Pengadaan dirancang dengan tujuan untuk memberikan bantuan kepada Pemerintah Indonesia dalam melakukan penghematan pengeluaran pemerintah secara signifikan dengan tidak mengurangi - atau dengan meningkatkan - kualitas barang dan jasa yang diperoleh dari proses pengadaan. Proyek ini mencakup kegiatan-kegiatan untuk membangun jenjang karir bagi para pegawai negeri sipil bidang pengadaan, menciptakan peran dan struktur institusional yang memberikan kewenangan yang memadai bagi para pengelola pengadaan untuk mengimplementasikan praktik pengadaan yang baik, dan memperkuat pengendalian seperti audit pengadaan dan keuangan untuk memastikan adanya peningkatan kinerja institusional.
Modul ini dibagi ke dalam sesi-sesi pelatihan yang diadakan selama tiga hari; namun, lama pelatihan per hari dan per sesi dapat disesuaikan dengan kebutuhan.
Modul ini diberikan berdasarkan prinsip-prinsip pembelajaran orang dewasa: Pembelajaran bersifat mandiri Pembelajaran sesuai dengan kebutuhan langsung dan sangat partisipatif Pembelajaran dilakukan berdasarkan pengalaman (peserta pelatihan dan fasilitator saling
belajar dari pengalaman satu sama lain) Pelatihan mengalokasikan waktu untuk refleksi dan pemberian umpan balik yang bersifat korektif Suasana saling menghormati tercipta antara fasilitator dan para peserta pelatihan
Buku panduan ini disusun berdasarkan agenda harian pelatihan. Setiap bagian dimulai dengan pengenalan topik secara umum. Buku panduan ini juga menunjukkan perkiraan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap sesi pelatihan dan materi serta persiapan yang dibutuhkan.
Fasilitator berperan untuk menyampaikan materi, tujuan, dan kegiatan dalam setiap sesi pelatihan dengan sejelas mungkin.
► TUJUAN MODUL Di akhir pelatihan modul ini Anda akan dapat:
Mengidentifikasi tahap-tahap dalam proses pengadaan barang/jasa dan mengetahui langkah-langkah utama dalam tahap perencanaan pengadaan barang/jasa
Mengetahui dan memahami unsur-unsur penting dalam tahap perencanaan pengadaan
Mengetahui dan memahami tugas-tugas utama dalam menentukan ruang lingkup kegiatan pengadaan
Mengetahui tugas-tugas utama dalam analisis kebutuhan, dan memahami sifat serta skala kebutuhan
Memahami kebutuhan dan tujuan analisis pasar penyedia barang/jasa serta berbagai metode untuk melakukan analisis pasar
Memahami pentingnya identifikasi risiko dalam perencanaan pengadaan dan berbagai aspek pengelolaan risiko
Mengetahui dan memahami berbagai metode pengadaan
► AGENDA PELATIHAN
HARI PERMATA
Waktu Topik 13.00-13.15
Permainan Penyemangat 13.15-13.30
Gambaran Umum Modul dan Tujuan Modul 2 13.30-13.45
Ujian Pengetahuan Pra Pelatihan Sesi 1: Pengenalan tentang Tahapan Proses Pengadaan Barang/Jasa dan
13.45-14.30 Tahap Perencanaan Pengadaan Barang/Jasa 14.30-14.45
Rehat 14:45-15:15
Kegiatan 1: Tanggung Jawab Pengelola Pengadaan dan Ahli Teknis 15:15-16:00
Sesi 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana
HARI KEDUA
Waktu Topik 08.00-08.15
Pembukaan 08.15-08.30
Kegiatan 1: Menentukan Nilai Pengadaan dan Tingkat Risikonya
08.30-08.45 Kegiatan 2: Menggambar Simbol 08.45-09.30
Sesi 3: Menentukan Ruang Lingkup Kegiatan Pengadaan Barang/Jasa 09.30-09.45
Rehat 09.45-10.15
Kegiatan 1: Skenario Menentukan Ruang Lingkup Kegiatan Pengadaan Barang/Jasa 10.15-10.35
Kegiatan Merangkum Sesi 1-3: Permainan Balon 10.35-10.45
Kegiatan Merangkum Sesi 1-3: Uji Pengetahuan Interaktif 10.45-11.30
Sesi 4: Analisis Kebutuhan 11.30-11.45
Kegiatan 1: Pengadaan Kendaraan Baru 11.45-13.00
Ishoma 13.00-13.30
Kegiatan 2: Apa yang Akan Anda Beli? 13.00-13.45
Kegiatan 3: Mengidentifikasi Opsi-Opsi Alternatif 13.45-14.30
Sesi 5: Analisa Pasar Penyedia Barang/Jasa 14.30-14.45
Rehat 14.45-15.10
Kegiatan 1: Faktor-faktor Pasar Penyedia Barang/Jasa yang Perlu Dipertimbangkan 15.10-15.35
Kegiatan 2: Latihan Berbasis Skenario – Riset Pasar 15.35-16.00
Kegiatan Merangkum Sesi 4-5: Menulis Cerita 16.00-16.15
Kegiatan Merangkum Sesi 4-5: Uji Pengetahuan Interaktif
HARI KETIGA Waktu
Topik 08.00-08.15
Pembukaan 08.15-09.00
Sesi 6: Identifikasi Resiko 09.00-09.15
Kegiatan 1: Mengidentifikasi Resiko 09.15-09.35
Kegiatan 2: Penyebab Risiko dan Strategi Mitigasi 09.35-09.50
Rehat 09.50-10.15
Kegiatan 3: Studi Kasus – Pengadaan Armada Kendaraan 10.15-11.00
Sesi 7: Menentukan Metode Pengadaan Barang/Jasa 11.00-11.30
Kegiatan 1: Latihan Berbasis Skenario – Opsi-Opsi Pengadaan 11.30-13.30
Ishoma 13.30-14.00
Kegiatan 2: Studi Kasus – Pembelian Komputer untuk Sekolah 14.00-14.30
Kegiatan Kajian Modul 2 – Kuis “Jeopardy”
14.30-15.00 Uji Pengetahuan Pasca Pelatihan , Evaluasi Pelatihan
► ATURAN PELATIHAN SELAMAT DATANG Selamat datang di modul pertama: Menerapkan Pengadaan Sederhana. Kami sangat senang Anda telah bergabung dengan kami dalam pelatihan ini. Perkenankan para fasilitator untuk memperkenalkan diri, menjelaskan tujuan modul ini, dan memberikan informasi administratif.
ATURAN PELATIHAN
1. Untuk mendapatkan sertifikat pelatihan Anda harus:
Memastikan kehadiran Anda setiap hari
Menghadiri semua sesi, datang dan kembali dari rehat tepat waktu
Berpartisipasi dalam semua kegiatan pelatihan
Menyelesaikan Pengukuran Pengetahuan Pra dan Pascapelatihan
Melengkapi Lembar Evaluasi Pelatihan
2. Setiap peserta yang menghadiri semua sesi, terlibat dan berpartisipasi dalam kegiatan pelatihan layak mendapat sertifikat.
3. Tunjukan rasa hormat kepada sesama peserta dan fasilitator pelatihan
4. Ingat, kita hadir di sini untuk mempelajari keahlian dan cara “BERPIKIR” baru tentang pengadaan. Jadi bukalah pikiran Anda dan pusatkan perhatian pada bagaimana bersama-sama kita menjadikan pengadaan barang/jasa lebih baik.
5. Yang terpenting adalah nikmati pelatihan ini dan selamat belajar!
6. Perhatikan tempat-tempat untuk merokok.
7. Harap matikan dering telepon genggam Anda.
► PENGENALAN MODUL
Slide 1
SELAMAT DATANG DI MODUL 2 Merencanakan Pengadaan Sederhana
Pelatihan Pengadaan —Tingkat Dasar
Proyek Modernisasi Pengadaan LKPP/MCA-I Pengembangan Sumber Daya Manusia
Slide 2
Sambutan
Slide 3
Aturan Pelatihan
1. Untuk mendapatkan sertifikat pelatihan Anda harus: • Memastikan kehadiran Anda setiap hari
• Menghadiri semua sesi, datang dan kembali dari rehat tepat waktu • Berpartisipasi dalam semua kegiatan pelatihan • Menyelesaikan Pengukuran Pengetahuan Pra dan Pascapelatihan • Melengkapi Lembar Evaluasi Pelatihan 2. Setiap peserta yang menghadiri semua sesi, terlibat dan berpartisipasi dalam kegiatan pelatihan layak mendapat sertifikat
3. Tunjukan rasa hormat kepada sesama peserta dan fasilitator pelatihan 4. Ingat, kita hadir di sini untuk mempelajari keahlian dan cara “BERPIKIR”
baru tentang pengadaan. Jadi bukalah pikiran Anda dan pusatkan perhatian pada bagaimana bersama-sama kita menjadikan pengadaan barang/jasa lebih baik
5. Yang terpenting adalah nikmati pelatihan ini dan selamat belajar! 6. Perhatikan tempat-tempat untuk merokok 7. Harap matikan dering telepon genggam Anda
Slide 4
Proyek Modernisasi
Pengadaan
Pengembangan Sumber Daya Manusia (PSDM)
Gambaran Umum
Slide 5
Gambaran Umum tentang Proyek SDM Pelatihan Keahlian Pengadaan
GAMBARAN UMUM
Pelatihan Keahlian Pengadaan melengkapi program sertifikasi pengadaan LKPP dan pada batas-batas tertentu didasarkan pada pekerjaan yang telah dilaksanakan oleh program donor sebelumnya, yaitu ISP3 (Ausaid).
PERBEDAAN UTAMA
Pelatihan akan memusatkan perhatian pada pengembangan keahlian yang sesungguhnya bagi peserta pelatihan dan menyelaraskannya dengan jenjang sertifikasi pengadaan yang dibuat oleh LKPP, yaitu tingkat dasar, tingkat lanjutan dan tingkat mahir
PENDEKATAN
• Pengembangan pelatihan pengadaan yang didasarkan hasil-hasil yang diperoleh dari Penilaian tentang Kebutuhan Pelatihan yang dilakukan pada tahun 2012 dan Laporan Akhir yang disampaikan pada September 2012.
• Peningkatan pelatihan yang diberikan dengan sejumlah cara, seperti pembelajaran melalui media elektronik (E-learning), pelatihan dalam kelas, pelatihan di tempat kerja (on-the-job training) dan
memasukkan program-program pengelolaan pengadaan lainnya, seperti 5 Perjanjian Payung, Sistem Informasi Pengelolaan Pengadaan, Katalog Elektronik dan Pengadaan Berkesinambungan .
Slide 6
Kurikulum & Silabus Pelatihan
Tingkat Dasar
Tingkat Menengah
Tingkat Lanjutan
Modul 13 Menerapkan Prinsip-Prinsip Dasar
Modul1
Modul 7
Merencanakan & Mengembangkan
Perencanaan & Pelaksanaan
Pengadaan
Pengadaan yang Kompleks
Pengadaan Strategis
Modul 2
Modul 8
Bagaimana Merencanakan Pengadaan
Bagaimana Cara Menyusun Estimasi
Modul 14
Sederhana
Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya
Melaksanakan Kontrak Payung
Diperlukan?
Modul 9
Modul 15 Menyusun Dokumen Pengadaan
Modul 3
Bagaimana Cara Menghitung Total
Biaya Kepemilikan (Total Cost of
Mengidentifikasi & Mengelola Risiko
Ownership/ TCO) dan Mengapa TCO
dalam Pengadaan yang Rumit
Diperlukan
Modul 16 Menerima & Mengevaluasi Penawaran
Modul 4
Modul 10
Bagaimana Cara Menyusun &
Mengelola Kontrak yang Strategis &
Menafsirkan Persyaratan & Spesifikasi
Kompleks
Modul 17 Pengadaan Barang/Jasa, Arsip, dan
Modul 5 Mengelola Dokumentasi Proses
Mengembangkan & Melakukan Berkas Kegiatan Pengadaan
Module 11
Bagaimana Cara Memilih Model
Kontrak yang Tepat
Evaluasi Penawaran untuk Pengadaan
Barang/Jasa
yang Rumit
Modul 18 Kontrak Payung & Sistem Informasi
Modul 6
Modul 12
Skema & Indikator Kecurangan Pengelolaan Pengadaan
Bagaimana Cara Melaksanakan dan
Mengelola Kontrak
Slide 7
Tujuan Modul
• Mengidentifikasi tahap-tahap dalam proses pengadaan barang/jasa dan mengetahui langkah-langkah utama dalam tahap perencanaan pengadaan barang/jasa
• Mengetahui dan memahami unsur-unsur penting dalam tahap perencanaan pengadaan • Mengetahui dan memahami tugas-tugas utama dalam menentukan ruang lingkup kegiatan pengadaan • Mengetahui tugas-tugas utama dalam analisis kebutuhan, dan memahami sifat serta skala kebutuhan • Memahami kebutuhan dan tujuan analisis pasar penyedia barang/jasa
serta berbagai metode untuk melakukan analisis pasar • Memahami pentingnya identifikasi risiko dalam perencanaan pengadaan dan berbagai aspek pengelolaan risiko • Mengetahui dan memahami berbagai metode pengadaan
Slide 8
Slide 9
Agenda – HARI PERTAMA
Slide 10
Agenda – HARI KEDUA
Slide 11
Agenda – HARI KETIGA
Slide 12
Perkenalan Fasilitator
11
Slide 13
Icebreaker
Lihat buku kegiatan pada bagian akhir buku pedoman Anda
Slide 14
Pengukuran Pengetahuan
Prapelatihan
Slide 15 REHAT
Slide 15
Contoh Rencana Mitigasi Risiko dalam Proses Perencanaan Pengadaan
Risiko
Kemungkinan Konsekuensi
Mitigasi/Tindakan
Kebutuhan tidak dijelaskan
Barang/jasa yang didapat melalui
Menganalisis kebutuhan dengan akurat
dengan baik
pengadaan tidak sesuai Dana terpakai dengan sia-sia Kebutuhan tidak terpenuhi
Salah tafsir kebutuhan
Barang/jasa yang didapat melalui
Berkonsultasi dengan pengguna dengan lebih baik
pengguna
pengadaan sama sekali tidak
Menapatkan dokumen ruang lingkup pekerjaan dan perincian
dapat diterima
kebutuhan
Waktu terpakai sia-sia Biaya menjadi lebih tinggi Kemungkinan terjadi downtime (waktu yang tidak produktif)
Barang atau jasa tidak
Memastikan spesifikasi sesuai dengan analisis kebutuhan ditentukan dengan tepat
Kebutuhan tidak terpenuhi
Waktu terpakai sia-sia
Meningkatkan pengetahuan tentang barang/jasa yang tersedia di
Biaya menjadi lebih tinggi
pasar
Kemungkinan terjadi downtime
Menggunakan spesifikasi yang sesuai dengan fungsi dan
(waktu yang tidak produktif)
kegunaannya
Gagal mengidentifikasi
Kurangnya penawaran dari
Meningkatkan proses perencanaan pengadaaan
calon penyedia barang/jasa
penawar yang sesuai
Meningkatkan pengetahuan tentang barang/jasa yang tersedia di pasar Mendorong kalangan industri untuk berpartisipasi dalam pengadaan
Menerapkan kebijakan, panduan, dan praktik yang terbaik probity (kesesuaian dengan
Masalah terkait dengan
Biaya meningkat
Sumber daya disalahgunakan
Menjaga etika
prinsip dan etika)
Barang/jasa yang diperlukan
Meningkatkan pelatihan staf
tidak didapat
Menerapkan sistem pengendalian dan peninjauan yang sesuai
Tindakan yang tidak etis
Mempertimbangkan untuk menggunakan jasa penasihat probity 15 Berkomunikasi dengan lebih baik dengan calon penyedia barang/jasa
_____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________
► KEGIATAN HARI PERTAMA
Sesi 1 Aktivitas 1 TANGGUNG JAWAB PENGELOLA PENGADAAN DAN AHLI TEKNIS
Tujuan:
1. Untuk mengingat tanggung jawab ahli teknis dan pengelola pengadaan
2. Untuk mengetahui pentingnya koordinasi antara ahli teknis dan pengelola pengadaan
Petunjuk untuk Peserta
1. Anda akan dibagi ke dalam dua kelompok – Ahli Teknis dan Pengelola Pengadaan
2. Dalam kelompok Anda, diskusikan tanggung jawab (ahli teknis atau pengelola pengadaan) yang harus dilaksanakan pada tahap perencanaan pengadaan dan langkah-langkah yang harus diambil untuk membuat perencanaan yang matang terkait dengan pengadaan
peralatan pertolongan pertama dalam skenario yang diberikan.
3. Tulis jawaban di flip chart
4. Setelah selesai, bagikan jawaban Anda dan diskusikan kapan ahli teknis dan pengelola pengadaan akan bekerja sama pada perencanaan pengadaan dalam proses pengadaan.
SKENARIO
Kementerian Kesehatan memiliki kebutuhan untuk membeli 1000 peralatan pertolongan pertama untuk didistribusikan ke sekolah dasar di seluruh pulau Jawa. Peralatan ini dapat disediakan dari beberapa penyedia di seluruh Indonesia. Anggaran kementerian untuk pembelian peralatan ini sangat terbatas, tetapi pengelola pengadaan yakin jika ada cukup banyak penyedia yang mengajukan penawaran, peralatan pertolongan pertama yang dibutuhkan dapat didapat dengan biaya yang sesuai dengan anggaran.
► KEGIATAN HARI KEDUA
Sesi 2 Aktivitas 1 MENENTUKAN NILAI PENGADAAN DAN TINGKAT RISIKONYA
Tujuan: Untuk mengenali perbedaan antara pengadaan sederhana dan pengadaan kompleks
Petunjuk untuk Peserta :
1. Gunakan grafik dalam buku kegiatan Anda masing-masing untuk menentukan nilai pengadaan dan tingkat risiko untuk:
Penyediaan gelang karet untuk keperluan kantor
Pembangunan persimpangan jalan utama
Penyediaan jasa kebersihan
Penyediaan dan instalasi susuran tangga.
Penyediaan dan instalasi infrastruktur teknologi informasi dan komunikasi khusus
Penyediaan alat-alat berkebun dan barang-barang yang habis dipakai
Penyediaan papan tulis
Penyediaan monitor komputer
Pekerjaan perbaikan besar jembatan rel kereta api
Sesi 2 Aktivitas 2 MENGGAMBAR SIMBOL
Tujuan: Mengingat kembali langkah-langkah dalam proses pengadaan barang/jasa
Petunjuk untuk Peserta:
1. Peserta sendiri-sendiri untuk mempertimbangkan langkah-langkah dalam proses perencanaan pengadaan.
2. Mintalah mereka untuk membuat gambar tentang kegiatan yang dilakukan selama proses perencanaan pengadaan. Untuk setiap kegiatan, mereka harus menggambar sebuah simbol yang menurut mereka mewakili proses pengadaan tersebut, dan di bawah simbol tersebut
identifikasikan pemangku kepentingan yang terlibat pada setiap tahap.
3. Mintalah peserta untuk berbagi gambar mereka dengan kelompoknya dan diskusikan mengapa mereka memilih simbol tersebut untuk mewakili prosesnya.
4. Kelompoknya akan mengusulkan dan memilih gambar favorit. Gambar favorit dari setiap kelompok akan dibagikan kepada para peserta.
5. Jelaskan bahwa semua kelompok akan memberikan suaranya untuk gambar favorit dan pemenangnya akan mendapat hadiah.
Sesi 3 Aktivitas 1 STUDI KASUS – MENENTUKAN RUANG LINGKUP KEGIATAN PENGADAAN BARANG/JASA
Tujuan: Agar peserta mampu menerapkan pemahaman mereka tentang menentukan ruang lingkup kegiatan pengadaan melalui skenario.
Petunjuk untuk peserta:
1. Bacalah skenario berikut. Diskusikan pertanyaan berikut :
2. Identifikasikan pemangku kepentingan utama yang perlu dihubungi pengelola pengadaan dalam proses perencanaan pengadaan untuk perbaikan jalan. Jelaskan mengapa pengelola pengadaan perlu berinteraksi dengan masing-masing pemangku kepentingan tersebut
3. Apakah penawaran tersebut dapat diterima? Apakah ini masalah yang terkait dengan tahap perencanaan pengadaan
4. Anda akan mendiskusikan pertanyaan dan jawaban sebagai kelompok.
SKENARIO
Kantor Dinas Pekerjaan Umum sedang melakukan proses lelang untuk pekerjaan perbaikan jalan yang nilainya kecil. Spesifikasi dalam dokumen pengadaan mewajibkan penawar untuk memasang marka berwarna kuning minimum 30 meter dari area jalan yang sedang diperbaiki pada saat pekerjaan perbaikan sedang berlangsung. Ada satu penawaran yang diajukan sesuai dengan persyaratan kecuali warna pada marka yang akan digunakan. Warna marka yang digunakan bukan warna kuning, tetapi warna hijau.
Sesi 0 Aktivitas 1 PERMAINAN BALON
Tujuan: Untuk mengingat yang dipelajari dalam sesi 1, 2, & 3 Petunjuk untuk Peserta:
1. Tulis pertanyaan di secarik kertas.
2. Masukkan satu pertanyaan ke dalam balon dan tiup balonnya.
3. Perwakilan kelompok memecahkan balon kelompok lain.
4. Diskusikan jawaban dari pertanyaan di dalam balon dan presentasikan jawaban Anda.
Sesi 0 Aktivitas 2 UJI PENGETAHUAN INTERAKTIF
Tujuan: Untuk mengingat yang dipelajari dalam sesi 1, 2, & 3 Petunjuk untuk Peserta: Angkatlah tangan Anda jika Anda mengetahui jawaban yang benar
Sesi 0 Aktivitas 3 DISKUSI TENTANG APA YANG TELAH DIPELAJARI DI HARI PERTAMA
Tujuan
Mengetahui apa pendapat peserta tentang pelatihan hari pertama.
Mengingat dan menyebutkan poin-poin penting pada Sesi 1,2, dan 3.
Petunjuk untuk Peserta: Kegiatan A
1. Pada saat Anda masuk ruangan, Anda akan diberikan stiker
2. Tempel stiker Anda pada salah satu bagian flipchart yang dapat menggambarkan perasaan Anda terhadap Pelatihan pada Hari Pertama. Pilihannya: Senang, Senang tetapi Kewalahan,
Masih Bingung, dan Tidak Yakin dengan Perasaan Saya
Kegiatan B
1. Anda akan bekerja dalam kelompok
2. Dalam kelompok Anda persiapkan presentasi berdurasi lima menit untuk merangkum poin- poin penting yang Anda pelajari pada hari pertama
3. Ingatlah untuk mengaitkan jawaban Anda dengan prinsip pengadaan jika mungkin
Sesi 4 Aktivitas 1 PENGADAAN KENDARAAN BARU
Tujuan:
Agar para peserta dapat menerapkan pengetahun tentang analisis kebutuhan dengan menganalisis skenario pengadaan.
Petunjuk untuk Peserta:
1. Bacalah skenario berikut ini. Pikirikan sejenak jawaban atas pertanyaan berikut ini:
Informasi apalagi yang harus diminta dari ahli teknis untuk lebih memahami kebutuhan entitas pengadaan?
Pertanyaan apa yang mungkin Anda ajukan kepada ahli teknis untuk memperoleh kejelasan tentang spesifikasi?
Spesifikasi kinerja yang mana yang harus diatur untuk menghindari masalah?
2. Anda akan mendiskusikan pertanyaan dan jawaban bersama-sama dengan seluruh peserta.
SKENARIO
Kementerian Keuangan berencana untuk mengadakan 50 kendaraan baru untuk digunakan sendiri. Pengelola pengadaan di kementerian yang bertanggung jawab atas pengadaan memeriksa spesifikasi yang diberikan oleh ahli teknis kementerian dan mendapatkan bahwa spesifikasi tersebut disusun berdasarkan kendaraan produksi perusahaan tertentu.
Sesi 4 Aktivitas 2 APA YANG AKAN ANDA BELI ?
Tujuan: Agar peserta dapat menunjukkan pengetahuan tentang analisis permintaan melalui kegiatan curah pendapat.
Petunjuk untuk Peserta:
1. Lakukan curah pendapat bersama kelompok Anda dan buatlah presentasi selama 10 menit tentang topik-topik berikut ini:
Bersama kelompok Anda pililah satu barang yang akan Anda beli dan Bersama kelompok Anda, pilihlah barang yang akan Anda beli dan buatlah daftar faktor-faktor yang menggambarkan dengan pasti apa yang Anda akan beli. Pertimbangkan sebanyak- banyaknya faktor-faktor yang dibutuhkan untuk membeli apa yang Anda inginkan, misalnya ukuran, jenis, manfaat, kualitas, jadwal pengiriman
Ketika Anda berbelanja barang ini Anda menemukan beberapa barang yang memenuhi kebutuhan Anda. Bagaimana Anda memutuskan yang mana yang akan dibeli? Bagaimana Anda akan menentukan mana yang layak dibeli?
Pertanyaan untuk dipertimbangkan:
Diskusikan apa yang telah Anda pelajari tentang ruang lingkup kegiatan pengadaan dan analisis pengadaan. Apa manfaat yang Anda peroleh untuk tugas Anda sehari-hari dari kegiatan ini?
Sesi 4 Aktivitas 3 MENGIDENTIFIKASI OPSI OPSI ALTERNATIF
Tujuan: Agar peserta dapat menerapkan pengetahuan tentang analisis kebutuhan dengan menganalisis skenario pengadaan.
Petunjuk untuk Peserta:
1. Dalam kelompok kecil pertimbangkan barang/jasa di bawah ini yang dianggap sebagai “kebutuhan” untuk menanggapi kebutuhan tertentu yang sebelumnya telah dipertimbangkan
oleh pemangku kepentingan.
Jasa petugas keamanan
Jasa binatu
2. Identifikasi opsi-opsi alternatif untuk memenuhi kebutuhan berdasarkan barang/jasa pengganti yang dapat digunakan, mengurangi kebutuhan terhadap barang/jasa tersebut, dsb.
Sesi 5 Aktivitas 1 FAKTOR FAKTOR PASAR PENYEDIA BARANG/JASA YANG DIPERTIMBANGKAN
Tujuan: Agar peserta mampu mempraktikkan pemahaman mereka tentang faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam analisis pasar penyedia barang/jasa
Petunjuk untuk Peserta: Pilihlah salah satu kategori pasar berikut:
Makanan Cepat Saji
Mobil Hatchback
Supermarket besar
Telepon genggam Dengan mempertimbangkan faktor-faktor pasar yang ada untuk melakukan analisis pasar secara umum dan singkat untuk kategori pasar yang dipilih. Tulis hasil analisis pasar di flip chart
Sesi 5 Aktivitas 2 LATIHAN BERBASIS SKENARIO RISET PASAR
Tujuan: Agar peserta dapat menerapkan pengetahuan mereka terkait dengan metode riset pasar dalam skenario yang diberikan.
Petunjuk untuk Peserta: Bacalah skenario berikut dan tanyakan pertanyaan berikut ini:
Seberapa efektif dan bergunakah pendekatan ini?
Apa tindakan lain yang dapat diambil untuk mendapatkan informasi yang diperlukan?
SKENARIO
Kementerian PU berencana untuk mengadakan pengadaan pipa dengan jenis yang sangat spesifik untuk menggantikan pipa lama yang didapatkan melalui pengadaan 40 tahun yang lalu. Sebelum dokumen pengadaan dipublikasikan, pengelola pengadaan untuk kementerian tersebut melakukan riset pasar untuk lebih memahami kondisi kompetitif di pasar. Pengelola pengadaan tersebut juga memeriksa apakah spesifikasi yang dibuat dan waktu untuk pengiriman dapat
dipenuhi atau tidak. Pengelola pengadaan menyiapkan “Surat Riset Pasar” yang dikirim ke lebih dari 80 penyedia dan pabrik pipa. Surat tersebut memuat spesifikasi teknis pipa tersebut dan 2 pertanyaan berikut:
“Dalam persiapan penyusunan dokumen pengadaan dan untuk membuka kesempatan yang lebih luas bagi penyedia dan/atau pabrik, kementerian PU memohon informasi terkait dengan
ketersediaan pipa yang dijelaskan di bawah ini sesuai dengan standar yang ditentukan dan spesifikasi teknis yang tercantum atau standar dan spesifikasi yang setara.”
Dalam tanggapan Anda, berikan jawaban atas pertanyaan berikut :
Apakah Anda tertarik untuk mengajukan penawaran terkait dengan pengadaan ini? Cantumkan nomor kontak berupa nomor telepon genggam dan alamat email Anda. (Jika Anda tidak berminat, mohon sampaikan alasannya).
Perkiraan waktu yang diperlukan untuk pengiriman pipa yang diperlukan setelah kontrak diberikan.
Sesi 0 Aktivitas 4 MENULIS CERITA
Tujuan: Untuk mengingat apa yang dipelajari padai hari kedua.
Petunjuk untuk Peserta: Kelompok Anda (sesuai dengan meja) akan menulis tanggapan yang terperinci terhadap skenario berikut ini:
1. Pada selembar kertas salah satu anggota kelompok menulis satu atau dua kalimat untuk memulai tanggapannya lalu menyerahkan kertas tersebut kepada peserta di sebelahnya.
2. Peserta di sebelahnya menulis satu atau kalimat lagi untuk meneruskan tanggapan yang sudah ada lalu memberikan kertas tersebut kepada peserta di sampingnya dan seterusnya sampai semua anggota di kelompok tersebut mendapat gilirannya masing-masing.
3. Apabila jumlah anggota kelompok tidak banyak, setiap anggota dapat memperoleh giliran dua kali menulis.
4. Setelah waktunya habis, setiap kelompok akan membacakan cerita mereka kepada semua kelompok lainnya.
Skenario: Anda adalah seorang pengelola pengadaan. Seorang ahli teknis meminta Anda untuk memulai suatu
Sesi 0 Aktivitas 5
UJI PENGETAHUAN INTERAKTIF
Tujuan: Untuk mengingat apa yang dipelajari padai hari kedua.
Petunjuk untuk Peserta: Angkat tangan Anda jika Anda tahu jawabah yang benar
► KEGIATAN HARI KETIGA
Sesi 0 Aktivitas 6 MEMBAHAS APA YANG DIPELAJARI PADA HARI KEDUA
Tujuan:
Mengetahui apa pendapat peserta tentang pelatihan hari kedua
Mengingat dan menyebutkan poin-poin penting pada Sesi 4 & 5
Petunjuk untuk Peserta: Kegiatan A
1. Pada saat Anda masuk ruangan, Anda akan diberikan stiker
2. Tempel stiker Anda pada salah satu bagian flipchart yang dapat menggambarkan perasaan Anda terhadap Pelatihan pada Hari Kedua. Pilihannya: Senang, Senang tetapi Kewalahan, Masih Bingung, dan Tidak Yakin dengan Perasaan Saya
Kegiatan B
1. Anda akan bekerja dalam kelompok
2. Dalam kelompok Anda persiapkan presentasi berdurasi lima menit untuk merangkum poin- poin penting yang Anda pelajari pada hari kedua
3. Ingatlah untuk mengaitkan jawaban Anda dengan prinsip pengadaan jika mungkin
Sesi 6 Aktivitas 1 MENGIDENTIFIKASI KATEGORI RISIKO
Tujuan: Untuk berpikir secara kritis tentang identifikasi dan penilaian risiko dengan mengelompokkan risiko ke dalam beberapa kategori.
Petunjuk untuk Peserta:
1. Diskusikan dan jawablah pertanyaan berikut :
Risiko apa saja yang biasanya terdapat dalam pengadaan dan apa penyebabnya?
Bagaimana risiko dapat dimitigasi dalam proses perencanaan pengadaan?
2. Tulis jawaban Anda di tabel berikut dan di flip chart
3. Bagikan pengalaman Anda terkait dengan identifikasi risiko yang pernah Anda lakukan yang telah membantu Anda mencapai tujuan proyek Anda (baik dalam proyek pengadaan maupun proyek lainnya)
Menentukan Kategori risiko untuksetiap situasi berikut ini
Risiko Keterlambatan Pengiriman Barang
Situasi
Kesesuaian antara kontrak dan persyaratan pembayaran
Bencana alam Perubahan dalam pemerintahan Perselisihan industri Kesalahan pada spesifikasi Ketersediaan sumber daya internal Pembengkakan biaya Viabilitas keuangan penyedia barang/jasa Ketertinggalan produk
Sesi 6 Aktivitas 2 PENYEBAB RISIKO DAN STRATEGI MITIGASI
Tujuan: Untuk memikirkan secara kritis tentang risiko umum pengadaan barang/jasa, mengidentifikasi penyebab utamanya dan bagaimana memitigasi risikonya dalam perencanaan pengadaaan.
Petunjuk untuk Peserta:
1. Diskusikan dengan kelompok dan jawab pertanyaan berikut ini:
2. Sebutkan beberapa risiko umum dalam pengadaan barang/jasa dan apa penyebabnya?
3. Bagaimana cara memitigasi risiko tersebut selama proses perencanaan pengadaan barang/jasa?
4. Tulis jawaban Anda pada flip chart
5. Berbagi pengalaman yang menunjukkan bahwa identifikasi risiko telah membantu Anda meraih tujuan proyek (bisa proyek pengadaan, bisa juga bukan).
Risiko
Penyebab
Strategi Mitigasi
Sesi 6 Aktivitas 3 STUDI KASUS : PENGADAAN ARMADA KENDARAAN
Tujuan: Mengidentifikasi risiko yang mungkin timbul dan strategi mitigas dalam studi kasus yang disediakan.
Petunjuk untuk Peserta:
1. Bacalah studi kasus dalam buku kegiatan.
2. Identifikasi risiko yang mungkin Anda jumpai ketika melakukan pengadaan yang diajukan
3. Identifikasi dampak dan kemungkinan yang terkait dengan setiap risiko.
Studi Kasus
Pemerintah ingin mengadakan armada kendaraan untuk stafnya dan tim Anda diminta untuk melaksanakan proyek pengadaan ini.Persetujuan untuk pembelian 10 kendaraan telah diberikan dan anggaran yang cukup telah disetujui. Dokumentasi persetujuan menunjukkan anggaran tidak boleh, dalam keadaan apapun, melebihi batas yang ditentukan dan mengharuskan kendaraan dibeli dalam waktu dua minggu Anda telah diberi arahan untuk melanjutkan pengadaan, namun spesifikasi kendaraan belum diberikan dan Anda mengkhawatirkan alokasi anggaran untuk 10 armada kendaraan.
Sesi 7 Aktivitas 1 STUDI KASUS – OPSI OPSI PENGADAAN
Tujuan : Agar peserta dapat mempraktikkan pemahaman tentang metode pengadaan dan kemampuan untuk berpikir secara kritis ketika dihadapkan dengan skenario pengadaan yang menantang.
Petunjuk untuk Peserta: Bacalah skenario berikut ini. Anda akan membahas pertanyaan berikut ini dan jawabannya bersama seluruh peserta:
Dapatkah kita mengidentifikasi ketiga pengadaan tersebut masing-masing sebagai usaha untuk menghindari proses pengadaan yang kompetitif dan terbuka? Mengapa ya atau mengapa tidak?
Jenis informasi apa yang dapat membantu pengelola pengadaan mengambil keputusan?
Skenario
Dalam penyusunan rencana pengadaan, pengelola pengadaan dari Kementerian Keuangan diminta untuk membuat rancangan dokumen pengadaan untuk tiga pengadaan terpisah untuk peralatan komputer yang sama. Justifikasinya adalah sebagai berikut: peralatan tersebut dibutuhkan oleh tiga kantor yang berbeda dengan tujuan pengiriman dan pemasangan yang berbeda. Pengelola pengadan melakukan riset pasar untuk menentukan opsi mana yang lebih baik di antara kedua opsi ini: 1 Tiga prosedur pengadaan yang terpisah 2. Satu pengadaan gabungan dengan 3 paket
Sesi 7 Aktivitas 2 PEMBELIAN KOMPUTER UNTUK SEKOLAH
Tujuan: Untuk menguji dan meneguhkan pemahaman yang diperoleh melalui permainan yang menyenangkan dan menantang
Petunjuk untuk Peserta:
1. Bersama kelompok Anda, bacalah skenario yang diberikan dan lengkapi perincian yang relevan pada buku kegiatan.
2. Mintalah seorang peserta untuk mempresentasikan:
Ruang lingkup dan kegiatan pengadaan;
Melakukan analisis kebutuhan;
Melakukan analisis pasar penyedia barang/jasa;
Mengidentifikasi risiko; dan
Skenario
Satu sekolah ingin membeli empat komputer baru berikut perangkat lunak e-learning. Sekolah telah meminta pengelola pengadaan dari kantor Anda untuk membantu pembelian komputer dan perangkat lunak tersebut. Sekolah telah meminta agar perangkat lunak e-learning yang baru bersifat sederhana, karena kebutuhan di sekolah tersebut tidak rumit. Untuk memahami permintaan tersebut, Anda, antara lain, akan perlu memaparkan opsi-opsi kepada staf administrasi dan manajemen sekolah tersebut. Staf sekolah tersebut mengingatkan Anda bahwa barang/jasa yang akan dibeli harus berasal dari dalam negeri, dan bukan dari perusahaan swasta internasional. Komputer, perangkat lunak dan pelatihannya juga lebih disukai disediakan oleh perusahaan yang sama. Sekolah telah memberitahukan bahwa komputer dan perangkat lunak e-learning harus sudah dapat dijalankan dengan sempurna pada awal tahun ajaran baru, yaitu tiga bulan lagi. Sekolah juga telah memberitahukan bahwa anggaran pembelian ini tidak lebih dari Rp 250,000,000. Staf sekolah mengetahui bahwa ada lima penyedia perangkat lunak yang berbeda di pasar yang mampu menyediakan perangkat lunak e-learning yang sesuai.
Pembelian Empat Unit Komputer Baru dan Perangkat Lunak
Ruang Lingkuo
Analisa Kebutuhan
Analisis Pasar Penyedia Barang/Jasa
Risiko
Metode Pengadaan
Sesi 0 Aktivitas 7 JEOPARDY
Tujuan: Untuk menguji dan meneguhkan pemahaman yang diperoleh melalui permainan yang menyenankan dan menantang
Petunjuk untuk peserta:
1. Di bagian awal, pembawa acara kuis, akan menunjuk kelompok secara untuk memilih satu kategori dan jumlah poinnya.
2. Untuk setiap kategori, bacakan ‘pertanyaan’ dengan jelas kepada peserta.
3. Kelompok yang pertama kali mengangkat kartu nomor mejanya akan ditunjuk untuk memberikan ‘jawaban’; Apabila benar, kelompok tersebut akan mendapatkan jumlah poinnya.
Setiap kelompok hanya diberi waktu 30 detik untuk menjawab.
4. Hanya satu anggota kelompok yang menjadi juru bicara. Kelompok lain tidak boleh melontarkan jawaban mereka kecuali ditunjuk oleh pembawa acara.
5. Untuk memberikan ‘jawaban’ yang benar, ‘jawaban’ harus disampaikan dalam bentuk pertanyaan, misalnya, “Apa yang dimaksud dengan transparansi?”
6. Jika ‘jawaban’ salah atau waktu habis, kelompok berikutnya yang mengangkat kartu nomor mejanya akan diberikan kesempatan untuk menjawab.
7. Jika ada kelompok yang mendapatkan ‘daily double’ dari kategori yang dipilihnya, kelompok itu akan mempertaruhkan poinnya dan hanya kelompok itu saja yang boleh menjawab.
8. Di akhir kuis ini, setiap kelompok berkesempatan untuk mempertaruhkan jumlah poin mereka untuk babak ‘final jeopardy’. ‘Pertanyaan’ akan ditampilkan di layar dan setiap kelompok diberi 30 detik untuk menulis ‘jawaban’-nya masing-masing. Kelompok dengan ‘jawaban’ yang
benar mendapatkan jumlah poin yang dipertaruhkan.
9. Kelompok yang mengumpulkan poin terbanyak akan mendapatkan hadiah
Pengadaan Umum I Menentukan Ruang
Metode Pengadaan Lingkup Kegiatan Pengadaan
Pengadaan Umum II
Identifikasi Risiko
Pertanyaan: Proses ini Pertanyaan: Melibatkan
Pertanyaan: Jenis diawali dengan
Pertanyaan: Hal ini
Pertanyaan: Hal ini
metode pengadaan ini identifikasi kebutuhan
individu-individu ini
terkait dengan
didefinisikan sebagai
adalah pelelangan dan berakhir dengan
dapat memfasilitasi
memahami kebutuhan
kemungkinan, peluang
kompetitif dengan publikasi dokumen
tercapainya tujuan
dengan menetapkan
dan akibat yang
memberikan undangan pengadaan Jawaban:
Jawaban: Pemangku
persyaratan, mengkaji
ditimbulkan oleh
langsung kepada Perencanaan
Kepentingan
sifat dan skala
terjadinya suatu
beberapa penyedia Pengadaan
kebutuhan, dan
peristiwa Jawaban:
menganalisis
Risiko
barang/jasa tertentu
(mempertimbangkan)
yang memenuhi syarat
opsi-opsi yang ada
tanpa pengumuman
untuk memenuhi
secara terbuka (jumlah
kebutuhan Jawaban:
penawar terbatas
Analisis Kebutuhan
Jawaban: Pelelangan Terbatas
Pertanyaan: Pertanyaan: Model
Pertanyaan: Sebutkan Pertanyaan: Jenis Sekelompok individu ini
Pertanyaan: Apa yang
metode pengadaan ini bertanggung jawab
“RACI” dapat
disebut dengan kondisi
manfaat melakukan
tidak memberikan untuk mempersiapkan
digunakan untuk
pasar yang terdapat
identifikasi dan
manfaat kompetisi ruang lingkup
mengidentifikasi
satu penyedia yang
pengelolaan risiko
secara penuh dari segi pekerjaan, kerangka
tingkat tanggung jawab
mengendalikan pasar
Jawaban (bisa salah
satu di antara jawaban kualitas dan biaya, acuan kerja, atau
masing-masing
secara luas? Jawaban:
kurang transparan spesifikasi teknis
pemangku
Monopoli
ini): Berkurangnya
kepentingan. RACI kemungkinan terjadi dalam hal pemilihan Jawaban: Ahli Teknis
singkatan dari… kerugian atau peristiwa dan dapat mendorong Jawaban: Responsible
praktik-praktik yang (bertanggung jawab),
yang menyebabkan
pengeluaran berbiaya tidak dapat diterima – Accountable
tinggi; Meningkatkan membutuhkan (akuntabel), Consulted
justifikasi dan (dikonsultasikan),
kemungkinan
pemenuhan kebutuhan persetujuan dari Informed
pejabat di tingkat yang (diinformasikan)
yang tepat waktu;
meningkatkan hasil
lebih tinggi. Jawaban:
pengadaan yang
Penunjukan strategis; Melindungi
langsung/Pemilihan
kredibilitas dan
Langsung reputasi; Memberikan perlindungan yang lebih baik bagi aset dan sumber daya manusia; Mengurangi adanya tuntutan litigasi
Pertanyaan: Pertanyaan: Hal ini
Pertanyaan: Benar atau Pertanyaan: ‒ Benar Sekelompok individu ini
Pertanyaan: Ini adalah
atau Salah: Semua bertanggung jawab
terkait dengan
bentuk pasar ideal
Salah: Anda dapat
menghilangkan semu faktor yang untuk mempersiapkan
kebijakan dan prosedur
yang menyediakan
memengaruhi dokumen pengadaan
untuk memfasilitasi
barang/jasa yang
risiko dari sebuah
situasi Jawaban: Salah pengadaan perlu Jawaban: Pengelola
kegiatan pengadaan
terstandarisasi 100%,
dipertimbangkan Pengadaan
yang adil, efektif, dan
tidak ada keuntungan
efisien dan
dengan seksama menetapkan standar
kompetitif, dan
dalam setiap yang tinggi dalam
penyedia barang/jasa
pengadaan yang akan kesesuaian dengan
tidak dapat
dilakukan sebelum prinsip dan etika dan
mengendalikan pasar
memilih metode akuntabilitas Jawaban:
Jawaban: Persaingan
pengadaan yang paling Tata Kelola
Sempurna
sesuai Jawaban: Benar Pertanyaan:
Pertanyaan: Proses ini Pertanyaan: Ini Menentukan metode
Pertanyaan: Ini adalah
Pertanyaan: Jumlah
merupakan untuk melakukan
rencana pelaksanaan
penyedia dan tingkat
adalah proses
pendekatan yang pendekatan terhadap
tugas yang
kompetisi adalah dua
mengidentifikasi,
melakukan penilaian, digunakan untuk pasar dilakukan pada
menjelaskan tugas
faktor pasar ________
dan menangani risiko melibatkan pasar tahap apa dalam
yang perlu
yang harus
penyedia barang/jasa proses pengadaan?)
dilaksanakan dengan
dipertimbangkan
yang terkait dengan
Jawaban: Metode Jawaban: Perencanaan
kerangka waktu
Jawaban: penyedia
peristiwa yang tidak
pengadaan Pengadaan
pelaksanaannya
barang/jasa
diinginkan yang
Jawaban: Jadwal
mungkin terjadi Jawaban: Proses pengelolaan risiko
Pertanyaan: Benar atau Pertanyaan: Hal ini
Pertanyaan: Langkah Pertanyaan: Benar atau Salah: Koordinasi yang
Pertanyaan: Langkah
Salah: Keadaan efektif antara ahli
membatasi biaya yang
ini dilakukan untuk
ini diambil dalam
mendesak adalah teknis dan pengelola
dikeluarkan untuk
menetapkan
proses pengelolaan
faktor yang pengadaan tidak
barang atau jasa
barang/pekerjaan
risiko untuk
memengaruhi diperlukan dalam
Jawaban: Anggaran
konstruksi/jasa yang
menentukan
pemilihan metode tahap perencanaan
diperlukan pada suatu
kemungkinan
pengadaan Jawaban: Jawaban: Salah
saat tertentu. Jawaban:
terjadinya risiko dan
Analisis kebutuhan
dampak terjadinya
Benar
risiko tersebut Jawaban: Penilaian
Final Jeopardy Pertanyaan: Sebutkan empat faktor yang memengaruhi pemilihan metode pengadaan Jawaban: Nilai, keadaan mendesak, kompleksitas atau risiko, dan jenis barang/jasa