ANALISIS DAN PENGEMBANGAN SISTEM JASA PELATIHAN PADA PT. QREATOR TATA QARAKTER DENGAN MENGGUNAKAN E-LEARNING - Binus e-Thesis
UNIVERSITAS BINA NUSANTARA
Program Studi Ganda
Sistem Informasi – Manajemen
Skripsi Sarjana Program Ganda Semester Genap 2006/2007
SKRIPSI PROGRAM GANDA UNIVERSITAS BINA NUSANTARA
Yulia Magdalena 0600655271
Abstrak
Perusahaan Qreator Tata Qarakter telah bergelut dalam bidang pelatihan selama kurang lebih 8 tahun. PT. QTQ saat ini sedang berupaya untuk mengembangkan bisnis yang dilakukannya khususnya berkaitan dengan sistem jasa pelatihannya, dengan mempertimbangkan kondisi perusahaan dan kebutuhan dari para traineenya sehingga bisa terjadi pelatihan yang lebih maksimal.
Untuk mengetahui kondisi strategis perusahaan, dilakukan penelitian dengan menggunakan analisis SWOT, matriks SWOT, dan matriks Internal Eksternal, sehingga diketahui kondisi perusahaan dan alternatif strategi yang dapat digunakan, termasuk didalamnya penerapan e-Learning. Selain itu, untuk memenuhi kebutuhan para trainee pada PT. QTQ, akan dilakukan suatu perancangan sistem informasi berkaitan dengan metode pembalajaran, yang dapat memaksimalkan jasa pelatihan yang disediakan oleh PT. QTQ.
Adapun metode pembelajaran yang digunakan untuk meminimalisir permasalahan yang dihadapi oleh PT QTQ tersebut adalah penggunaan sistem e-Learning yang berbasiskan web. Penggunaan sistem e-Learning pada perusahaan pelatihan merupakan suatu hal yang masih jarang di industri pelatihan Indonesia. Pada umumnya sistem e-Learning digunakan untuk kepentingan akademis, baik oleh sekolah menengah keatas, ataupun universitas. Sistem e- Learning yang berbasiskan web, memiliki kelebihan untuk dapat diakses kapanpun dan dimanapun, dan para penggunanya memiliki fleksibilitas untuk belajar sendiri.
Pemanfaatan sistem ini, tidak akan menggantikan sistem jasa pelatihan konvensional, tetapi menjadi suatu bentuk pengembangan dan pelengkap untuk sistem yang telah berjalan saat ini. Sistem e-Learning ini akan membantu para trainer untuk menyampaikan materi dengan lebih baik dan membantu trainee untuk memahami materi dengan lebih baik pula. Diharapkan dengan menggunakan sistem e-Learning ini, PT. QTQ dapat mengembangkan dan meningkatkan
pelayanannya terhadap para pelanggan sehingga memberikan keuntungan kompetitif bagi
PT. QTQ.
Kata Kunci : Pelatihan, Materi Pelatihan, Komunikasi, Trainer, Trainee, e-Learning,
KATA PENGANTAR
Puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkat dan rahmat-Nya penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. Skripsi ini disusun sebagai salah satu syarat dalam menyelesaikan program studi ganda strate 1 di Universitas Bina Nusantara. Selama menyelesaikan skripsi ini, penulis mendapat banyak bantuan serta dukungan moral dari berbagai pihak. Oleh karena itu, pada kesempatan ini, penulis ingin menyampaikan rasa terima kasih yang terbesar-besarnya kepada : 1.
Keluarga penulis (terutama Papi dan Mami) yang telah memberikan dukungan moral, dana dan doa yang menjadi kekuatan untuk penulis menyelesaikan skripsi ini dengan baik.
2. Bapak Andreas Soegandi, S.Kom, MM., selaku dosen pembimbing, untuk waktu, ide-ide, nasihat, dan bimbingannya dalam menyelesaikan masalah yang ditemui penulis selama menyusun skripsi ini. Juga ucapan terima kasih atas pengertian, kesabaran, dukungan moral, dan juga doa yang telah diberikan selama penulis menyusun skripsi ini.
3. Bapak Suparto Darudiato, S.Kom. MM., selaku dosen pembimbing, untuk waktu, nasihat, kesabaran, dan bimbingannya dalam menyelesaikan masalah dan kekurangan yang ditemui penulis selama menyusun skripsi ini.
4. Bapak Prof. Dr. Gerardus Polla, M.AppAc selaku rektor Universitas Bina Nusantara.
5. Bapak Siswono, S.Kom., MM, selaku Ketua Jurusan Sistem Informasi Universitas Bina Nusantara.
6. Bapak Idris Gautama, SE., S.Kom., MM, selaku Ketua Jurusan Manajemen Universitas Bina Nusantara.
7. Kak Endang Natalianti selaku General Manager pada PT Qreator Tata Qarakter yang telah membantu penulis selama proses penelitian berlangsung.
8. Wilson dan teman-teman lainnya di PT Qreator Tata Qarakter, terima kasih untuk kerjasamanya dan dukungannya bagi penulis.
9. Teman-teman di IDC yang telah memberikan dukungan secara moral dan menjadi penyemangat dengan keceriaan dan semangatnya. Khusus untuk Djoko dan Risia atas pinjaman bukunya, terima kasih.
10. Herru Darmadi yang telah menjadi penasehat dan juga membantu penulis dalam pembuatan skripsi ini.
11. Teman-teman komsel di Abbalove Ministries yang telah banyak memberikan dukungan doa dan juga pengertian bagi penulis.
12. Pihak-pihak lain yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu yang telah membantu penulis dalam memberikan dukungan, bantuan, pendapat, waktu, dan saran yang berguna dalam penyelesaian skripsi ini. Semoga kesuksesan selalu menyertai kalian Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih belum sempurna. Oleh karena itu, penulis menyambut baik kritik dan saran yang membangun dari semua pihak. Akhir kata penulis berharap agar skripsi ini dapat memberikan manfaat bagi pihak terkait dan bagi semua pihak yang memerlukan..
Jakarta, 6 Agustus 2007 Penulis
Yulia Magdalena 0600655271
DAFTAR ISI
Halaman Abstrak iv
Kata pengantar v
Daftar Isi vii
Daftar Tabel xi
Daftar Gambar xiii
Daftar Lampiran xvi
BAB I PENDAHULUAN
1
1.1
1 Latar Belakang
1.2
2 Ruang Lingkup
1.3
3 Tujuan dan Manfaat
1.4
4 Metodologi
1.5
5 Sistematika Penulisan
BAB 2 LANDASAN TEORI
7
2.1 Manajemen
7
2.1.1 Pengertian Manajemen
7
2.1.2 Fungsi-fungsi Manajemen
7
2.1.3 Manajemen Strategis
9
2.1.4 Penilaian Eksternal
10
2.1.4.1 Kekuatan Eksternal Kunci
10
2.1.4.2 Sumber-sumber Informasi Eksternal
10
2.1.4.3 Analisis Industri: Matriks
12 Eksternal (External Factor Evaluation
- -EFE Matrix )
2.1.5 Penilaian Internal
13
2.1.5.1 Kekuatan Internal Kunci
13
2.1.5.2 Matriks Internal (Internal Factor Evaluation
14
- -IFE Matrix )
2.1.6 Strategi dalam Pelaksanaan
15
2.1.6.1 Tingkatan Strategi
15
2.1.6.2 Tipe Strategi
16
2.1.7 Analisis SWOT
17
2.1.8 Matriks Kekuatan-Kelemahan-Peluang-Ancaman
19 (SWOT Matrix )
2.1.9 Matriks Internal-Eksternal (IE Matrix) 22
2.2 Internet dan World Wide Web 23
2.2.1 Pengertian Internet
23
2.2.2 Pengertian World Wide Web
23
2.2.2.1 HTML
24
2.2.2.2 Website
24
2.2.3 Kriteria Situs yang Baik
25
2.3 Pelatihan
27
2.3.1 Pengertian Pelatihan
27
2.3.2 Jenis-jenis Pelatihan
28
2.4 E-Learning
30
2.4.1 Pengertian E-Learning
30
2.4.2 Tipe E-Learning
32
2.4.3 Learning Management System
33
2.5 OOAD
34
2.5.1 Class
34
2.5.2 Object
34
2.5.3 Structure
34
2.5.4 Usecase 36
2.5.5 Sequence
36
2.5.6 Navigation Diagram
37
2.6 Database
37 BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN
40
3.1 Riwayat Perusahaan
40
3.2 Visi dan Misi QTQ
41
3.3 Struktur Organisasi QTQ
41
3.4 Produk dan Jasa QTQ
44
3.5 Analisis SWOT & Matriks IE
46
3.5.1 Matriks EFE
54
3.5.2 Matriks IFE
55
3.5.3 Matriks SWOT
56
3.5.4 Matriks IE
57
3.6 Hasil Kuisioner Terhadap Para Trainee 58
3.7 Kesimpulan dari Hasil Kuisioner Terhadap Para Trainee 69
3.8 Hasil Wawancara dengan Para Trainer 69
3.9 Prosedur Keseluruhan di QTQ
70
3.10 Sistem Jasa Pelatihan yang Sedang Berjalan
71
3.11 Permasalahan yang Dihadapi
73
3.12 Usulan Pemecahan Masalah
73 BAB 4 RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN
76
4.1 Perancangan Sistem
76
4.1.1 Rich Picture
76
4.1.2 Usecase Diagram
77
4.1.3 Sequence Diagram 78
4.1.4 Navigation Diagram
93
4.1.5 User Interface Sistem yang Diusulkan
99 4.1.6 133
Class Diagram
4.1.7 Component Diagram 134
4.1.8 Deployment Diagram 135
4.1.9 Rancangan Database 136
BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN 141
5.1 Kesimpulan 141
5.2 Saran 141
Daftar pustaka Lampiran Riwayat Hidup Fotokopi Surat Survei
DAFTAR TABEL
68 Tabel 4.1 Rancangan Database Ms_Trainer 136
61 Tabel 3.8 Hasil kuisioner untuk pertanyaan nomor 4
62 Tabel 3.9 Hasil kuisioner untuk pertanyaan nomor 5
63 Tabel 3.10 Hasil kuisioner untuk pertanyaan nomor 6
64 Tabel 3.11 Hasil kuisioner untuk pertanyaan nomor 7
65 Tabel 3.12 Hasil kuisioner untuk pertanyaan nomor 8
66 Tabel 3.13 Hasil kuisioner untuk pertanyaan nomor 9
67 Tabel 3.14 Hasil kuisioner untuk pertanyaan nomor 10
Tabel 4.2 Rancangan Database Ms_Trainee 13658 Tabel 3.6 Hasil kuisioner untuk pertanyaan nomor 2
Tabel 4.3 Rancangan Database Ms_Module 137Tabel 4.4 Rancangan Database Ms_Article 137Tabel 4.5 Rancangan Database Ms_User 137Tabel 4.6 Rancangan Database Table_Training_Schedule 138Tabel 4.7 Rancangan Database Ms_Contact_Us 138Tabel 4.8 Rancangan Database Table_Contact_Us 138Tabel 4.9 Rancangan Database Table_FAQ 13959 Tabel 3.7 Hasil kuisioner untuk pertanyaan nomor 3
57 Tabel 3.5 Hasil kuisioner untuk pertanyaan nomor 1
Halaman
22 Tabel 2.5 Tiga Tipe dari e-Learning
Tabel 2.1 Fungsi Dasar Manajemen Menurut David8 Tabel
2.2 Definisi Strategi Alternatif 16 Tabel
2.3 Matriks SWOT
21 Tabel
2.4 Matriks
IE
33 Tabel
IE
3.1 Matriks EFE
54 Tabel
3.2 Matriks
IFE 55 Tabel
3.3 Matriks SWOT
56 Tabel
3.4 Matriks
Tabel 4.10 Rancangan Database Ms_Forum_Category 139Tabel 4.11 Rancangan Database Table_Forum_Topic 139Tabel 4.12 Rancangan Database Table_Forum_Topic_Detail 140DAFTAR GAMBAR
78 Gambar 4.4 Sequence Send Message
66 Gambar 3.10 Pie Chart untuk pertanyaan nomor 9
67 Gambar 3.11 Bar Chart untuk pertanyaan nomor 10
68 Gambar 3.12 Rich Picture Sistem Jasa Pelatihan Berjalan
72 Gambar 4.1 Rich Picture Q-Learning
76 Gambar 4.2 Usecase Diagram Q-Learning
77 Gambar 4.3 Sequence Input Contact Us Info
79 Gambar 4.5 Sequence Input FAQ
64 Gambar 3.8 Pie Chart untuk pertanyaan nomor 7
80 Gambar 4.6 Sequence View FAQ
81 Gambar 4.7 Sequence Member Registration
82 Gambar 4.8 Sequence Member Registration Approval
83 Gambar 4.9 Sequence Add Trainer
84 Gambar 4.10 Sequence Add Trainee
85 Gambar 4.11 Sequence Add Module
65 Gambar 3.9 Pie Chart untuk pertanyaan nomor 8
63 Gambar 3.7 Bar Chart untuk pertanyaan nomor 6
Halaman
35 Gambar
Gambar 2.1 Fungsi-fungsi Manajemen Menurut Robbins7 Gambar 2.2 Hubungan antara Kekuatan Eksternal Kunci dengan Organisasi
10 Gambar
2.3 Stuktur Generalisasi
35 Gambar
2.4 Struktur Agregasi
2.5 Struktur Asosiasi
62 Gambar 3.6 Pie Chart untuk pertanyaan nomor 5
36 Gambar 2.6 Contoh Sequence Diagram
37 Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT QTQ
40 Gambar 3.2 Pie Chart untuk pertanyaan nomor 1
58 Gambar 3.3 Bar Chart untuk pertanyaan nomor 2
60 Gambar 3.4 Pie Chart untuk pertanyaan nomor 3
61 Gambar 3.5 Pie Chart untuk pertanyaan nomor 4
86
Gambar 4.12 Sequence Add Article87 Gambar 4.13 Sequence Training Registration
88 Gambar 4.14 Sequence Training Registration Approval
89 Gambar 4.15 Sequence Access Module
90 Gambar 4.16 Sequence Discuss Module
91 Gambar 4.17 Sequence Download Article
92 Gambar 4.18 Administrator Navigation Diagram
93 Gambar 4.19 Standard – Administrator Navigation Diagram
95 Gambar 4.20 User Navigation Diagram
96 Gambar 4.21 Standard – User Navigation Diagram
98 Gambar 4.22 Halaman Login Administrator
99 Gambar 4.23 Halaman Home Administrator 100
Gambar 4.24 Halaman Trainer Management 101Gambar 4.25 Halaman Trainer Management – Add Trainer 102Gambar 4.26 Halaman Trainee Management 103Gambar 4.27 Halaman Trainee Management – Add Trainee 104Gambar 4.28 Halaman Module Management 105Gambar 4.29 Halaman Module Management – Add Module 106Gambar 4.30 Halaman Article Management 107Gambar 4.31 Halaman Article Management – Add Article 108Gambar 4.32 Halaman Training Management 109Gambar 4.33 Halaman Training Management – Detail 110Gambar 4.34 Halaman Q-Forum Management – Category 111Gambar 4.35 Halaman Help Management 112Gambar 4.36 Halaman Help Management – Contact Us 113Gambar 4.37 Halaman Help Management – Contact Us – Inbox 114Gambar 4.38 Halaman Help Management - FAQ 115Gambar 4.39 Halaman Home Umum dan Fitur Login 116Gambar 4.40 Halaman Registrasi117
Gambar 4.41 Halaman Home Trainee dan Trainer 118Gambar 4.42 Halaman Contact Us 119Gambar 4.43 Halaman FAQ120
Gambar 4.44 Halaman My Profile121