Peranan Dan Fungsi Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada Kantor Daerah Telekomunikasi Binjai Chapter III IV
21
BAB III
PEMBAHASAN
3.1 Pengertian Sekretaris
peran seorang sekretaris bukan hanya sebagai salah satu karyawan dalam
sebuah perusahaan, namun lebih jauh sebagai faktor penting yang mendukung
kelancaran tugas-tugas pimpinan karena sebagian tugas sekretaris adalah
berkaitan erat dengan pimpinan. Berikut pengertian sekretaris menurut beberapa
para ahli dibawah ini yaitu sebagai berikut :
Menurut Hendarto (2003:4) “Sekretaris adalah seorang yang membantu
seseorang, yaitu pimpinan dalam melaksanakan tugas perkantoran yang timbul
dari tugasnya sebagai pimpinan. Dan menurut Saiman (2002:24) pengertian
sekretaris adalah sebagai berikut, “Sekretaris adalah seseorang yang mempunyai
tugas yang sangat berkaitan dengan kegiatan tulis-menulis atau catat-mencatat
dari suatu kegiatan perkantoran atau perusahaan sedangkan Nuraeni (2008:2)
menyatakan bahwa : “Sekretaris adalah orang yang bekerja pada orang lain untuk
membantu dalam korespondensi, pekerjaan tulis, mendapatkan informasi, dan
masalah-masalah lain pegawai yang ditunjuk oleh masyarakat perusahaan, atau
perserikatan untuk melakukan korespondensi, memelihara warkat-warkat,
terutama yang berurusan dengan perusahaannya menteri yang mengepalai kantor
pemerintahan”.
Dari pendapat para ahli diatas yang menjelaskan pengertian sekretaris,
maka dapat disimpulkan bahwa pengertian sekretaris pada hakikatnya adalah
21
Universitas Sumatera Utara
22
seorang yang membantu pimpinan dalam menjelaskan tugas-tugasnya, yang
meliputi kegiatan mencatat dan menulis dari suatu kegiatan perkantoran.
Sekretaris pimpinan pada Kantor Daerah Telekomunikasi Binjai adalah seseorang
yang membantu meringankan tugas-tugas pimpinan dalam menjalankan tugasnya
terutama pada masalah berkas permohonan perijinan konsumen, selain itu
sekretaris pada Kantor Daerah Telekomunikasi Binjai juga berperan penting
dalam meneliti kembali seluruh berkas permohonan.
3.2 Peranan dan Fungsi Sekretaris
A. Peran Sekretaris
Sekretaris memegang peranan yang penting dan dapat menentukan
berhasil tidaknya tujuan perusahaan. Pentingnya peranan seorang sekretaris ini
tentunya sesuai dengan jabatan sekretaris pada masing-masing organisasi.
Dalam Rose (2003 : 25) peranan sekretaris secara umum dapat diketahui
sebagai berikut:
a) Peranan sekretaris terhadap atasan
1. Sebagai perantara saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik
bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
2. Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi
fungsi, tugas, dan tanggung jawab.
3. Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan
tugas.
Universitas Sumatera Utara
23
b). Peranan sekretaris terhadap bawahan
a. Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil,
yaitu mengenai peraturan penempatan pegawai yang sesuai dengan
kecakapan dan kemampuan (rule of the place).
b. Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan
dapat berjalan lancar dan berhasil dengan baik.
c. Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahandalam
menjalankan pekerjaan.
d. Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah.
e. Mengadakan
pendekatan
kepada
pegawai
bawahan
untuk
lebih
mengarahkan dan mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai
bawahan.
Peranan sekretaris terhadap bawahn merupakan penilaian dari bawahan
sehingga sikap dan tingkah laku sekretaris akan berpengaruh terhadap pekerjaan
pegawai bawahan. Bagi sekretaris yang ramah dan komunikatif akan memberikan
suasana hubungan kerja yang baik bagi bawahan sehingga segala permasalahan
dapat didiskusikan dan di cari cara penyelesaiannya.
3.3 Fungsi Sekretaris
Adapun fungsi sekretaris menurut Saiman (2002:36) adalah sebagai berikut :
1. Memperlancar lalu lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik
secara internal maupun eksternal.
2. Mengamankan kerahasiaan kantor atau jawatan yang bersangkutan.
Universitas Sumatera Utara
24
3. Mengatur dan memelihara segala dokumentasi kantor yang mempunyai
kegunaan bagi manajemen untuk memperlancar fungsi-fungsi:
a. Perencanaan
b. Pembuatan keputusan
c. Membimbing
d. Pengkordinasian
e. Penyempurnaan
Dalam pelaksanaan tugas dan tanggung jawab pada setiap orang untuk
menjadi lebih baik, harus ada motivasi atau semangat kerja. Hal ini sangat penting
bagi sekretaris terutama sekretaris eksekutif atau manajer karena mereka
mempunyai tugas ganda, yaitu tugas terhadap kegiatan pimpinan sehari-hari dan
tugas terhadap koordinasi maupun pengendalian bawahan.
Pada Kantor Daerah Telekomunikasi Binjai, seorang sekretaris sangat
berperan penting dalam kelancancaran aktivitas Pimpinan dimana sekretaris
mempunyai peran dan tanggung jawab yang didelegasikan sehingga Pimpinan
dapat menjalankan tugasnya dan memfokuskan diri pada pengawasan dan
pengembangan terhadap masalah-masalah yang terjadi pada Kantor Daerah
Telekomunikasi
Binjai.
Sekretaris
juga
sebagai
penghubung
dalam
menyampaikan informasi dari pimpinan kepada para Pimpinan Divisi, Kepala
bagian Tenaga Kerja, dan seluruh staff pegawai di Kantor Daerah Telekomunikasi
Binjai.
Informasi yang diberikan itu berupa disposisi dari surat-surat masuk
seperti surat-surat keputusan, undangan dan surat ataupun berkas yang berkaitan
Universitas Sumatera Utara
25
dengan permasalahan permohonan izin. Dengan sampainya informasi kepada
bagian yang dituju barulah setiap bidang dapat mengetahui apa yang harus
dikerjakan sesuai dengan intruksi dari Pimpinan. Sekretaris Pimpinan juga
berperan penting dalam menyelesaikan hal-hal kecil yang mungkin terjadi dalam
lingkungan kerja namun cukup mempengaruhi aktivitas kerja organisasi, sehingga
dengan demikian sekretaris mempunyai posisi penting dalam menjalankan
aktivitas pada Kantor Daerah Telekomunikasi Binjai.
Menurut hasil pengamatan penulis, saat ini sekretaris pimpinan pada
Kantor Daerah Telekomunikasi Binjai telah dapat menjalankan peran dan
tanggung jawabnya dengan baik. Sekretaris pimpinan mampu menyampaikan
informasi-informasi dengan cepat dari Pimpinan kepada Pimpinan Divisi maupun
Kepala bagian Tenaga Kerja di kantor sehingga informasi dapat di proses dengan
cepat dan mampu menyelesaikan tugas yang diberikan secara tiba-tiba dengan
cepat.
Sekretaris pimpinan mampu menunjukkan ke profesionalnya terhadap
penanganan tugas-tugas yang diberikan. Selain itu juga sekretaris pimpinan
mampu menciptakan hubungan yang baik dengan para pegawai lain padaKantor
Daerah Telekomunikasi Binjai. Karena apabila sekretaris dapat membangun
hubungan yang baik dengan pegawai lain, maka pegawai lain akan berpikir bahwa
sikap tersebut merupakan hasil dari kepemimpinan yang baik dari atasannya.
Universitas Sumatera Utara
26
3.4 Jenis – Jenis Sekretaris
Setiap sekretaris harus mengetahui dengan jelas kedudukan dan peranannya
dalam suatu organisasi. Ada kalanya dasar pendidikan dan pengalaman antara satu
dengan yang lain tidak sama, namun dengan adanya kesempatan yang didapat
atau perkembangan yang terjadi di dalam pembinaan karirnya serta kemampuan
sekretaris akan mempunyai tugas dan tanggung jawab yang berbeda.
Dalam Wursanto (2006 : 2) maka sekretaris dapat dibedakan menjadi dua
yaitu :
a. Sekretaris Organisasi
Sekretaris organisasi disebut juga sekretaris instansi, sekretaris perusahaan,
business secretary, excecutive secretary. Seorang sekretaris organisasi disamping
menjalankan tugas atas perintah pimpinan, juga memiliki kedudukan sebagai
manajer yang mengelola suatu unit kerja dalam bidang kesekretariatan. Oleh
karena itu, seorang sekretaris organisasi memiliki peran dan fungsi manajerial,
meliputi membuat perencanaan, melakukan pengorganisasian, membimbing dan
mengarahkan, mengontrol serta mengambil keputusan atas berbagai masalah yang
di hadapi dalam bidang pekerjaan kesekretariatan. Contoh sekretaris organisasi
adalah:
1. Sekretaris Jendral
2. Sekretaris Kabinet
3. Sekretaris Wilayah
4. Sekretaris Inspektorat Jendral
Universitas Sumatera Utara
27
b. Sekretaris Pribadi dan Sekretaris Pimpinan
1. Sekretaris Pribadi
Sekretaris pribadi adalah seorang yang mengerjakan kegiatan perkantoran,untuk
membantu seseorang, dan bersifat pribadi. Sekretaris dalam pengertian ini bukan
pegawai atau staff dari suatu organisasi atau perusahaan tetapi seseorang yang
diangkat dan digaji oleh perorangan.
2. Sekretaris Pimpinan
Sekretaris pimpinan adalah seorang pembantu yang bertugas mengerjakan tugastugas perkantoran untuk seorang pimpinan tertentu. Sekretaris dalam pengertian
ini adalah pegawai atau staff dari suatu organisasi atau perusahaan, diangkat dan
digaji oleh organisasi atau perusahaan yang bersangkutan.
Berdasarkan kemampuannya dan pengalaman kerjanya, sekretaris dapat
dibedakan menjadi dua yaitu:
a. Sekretaris Junior
Sekretaris junior adalah sekretaris yang belum banyak memilki pengalaman, dapat
juga masih berpangkat atau berkedudukan rendah, atau baru saja diangkat sebagai
pegawai dengan jabatan sebagai sekretaris. Tugas Sekretaris yang diberikan
kepada sekretaris junior adalah tugas khusus dalam bidang sekretaris, misalnya
korespondensi, mengetik, steno, menerima dikte, dan sebagainya.
b. Sekretaris Senior
Dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia, kata senior memililki arti lebih tua, dapat
pula berarti lebih tinggi dalam pangkat, kedudukan, atau tingkat.
Dengan demikiandapat disimpulkan bahwa sekretaris senior adalah:
Universitas Sumatera Utara
28
1) Sekretaris yang memiliki masa kerja, pengalaman kerja, kemampuan, dan
prestasi kerja sebagai sekretaris yang mandiri, tidak tergantung pada
perintah pimpinan. Perlu di garis bawahi bahwa seorang sekretaris senior
tidak semata-mata diukur dari usia yang lebih tua dibandingkan pegawai
atau staff yang lain, tetapi atas prestasi kerja yang telah dicapai sekretaris
itu secara nyata. Sekretaris senior tidak hanya mampu mengatasi berbagai
masalah yang di hadapi sehingga benar-benar mampu menunjukkan diri
sebagai seorang sekretaris yang profesional.
2) Sekretaris yang memiliki pangkat dan kedudukan lebih tinggi
dibandingkan sekretaris junior, memiliki berbagai macam kompetensi
sehingga
dia
dapat
menangani
tugas
beserta
segala
macam
permasalahannya dengan cepat tanpa banyak mendapat bimbingan dari
pimpinannya. Dengan demikian, seorang sekretaris senior adalah
sekretaris yang mampu mandiri dan benar-benar mampu menangani
segala macam pekerjaan yang dituntut oleh pimpinan yang berkaitan
dengan tugas dan bertanggung jawab yang diemban oleh pimpinan yang
dibantu.
3) Berdasarkan Spesialisasi ( Bidang Khusus dalam Pekerjaan ) dalam hal
ini yang dimaksud dengan sekretaris spesialisasi yaitu seorang sekretaris
yang khusus membidangi suatu bidang tertentu.
Misalkan :
a. Sekretaris bidang Teknik
b. Sekretaris bidang Hukum
Universitas Sumatera Utara
29
c. Sekretaris bidang Akuntansi
d. Sekretaris bidang Kedokteran
Adapun jenis sekretaris pada Kantor Daerah Telekomunikasi Binjai
adalah sekretaris pimpinan dimana sekretaris pada kantor tersebut dalam
kedudukannya
merupakan
seorang
pembantu
pimpinan
yang
bertugas
meringankan, mempermudah dan memperlancar tugas pekerjaan dan tanggung
jawab pimpinan
3.5 Ruang Lingkup Tugas Sekretaris
Menurut Nanassy dalam Yatimah (2013:30) “Tugas seorang sekretaris
adalah membantu pimpinan dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan teknis,
tetapi cukup penting artinya bagi pimpinan. Seorang pimpinan akan sangat
memerlukan bantuan sekretaris dalam melaksanakan pekerjaan kantor, seperti
menerima tamu, menerima telepon, mengambil dikte dan mengurus suratmenyurat, dan sebagainya. Karena itu seorang sekretaris dalam melaksanakan
pekerjaannya dapat dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab.
Tugas-tugas bantuan yang akan diberi oleh seorang sekretaris akan berbeda,
bergantung dari bidang usaha yang dilakukan oleh pimpinan. Karena itu banyak
variansi dari pekerjaan pimpinan, maka pendidikan seorang sekretaris haruslah
memadai dan meliputi seluruh kemungkinan tanggung jawab pekerjaan pimpinan.
Dalam Sedarmayanti (2002 : 23) dan Thomas (2003 : 21) maka umumnya
pekerjaan sekretaris dikelompokkan dalam delapan kriteria :
Universitas Sumatera Utara
30
1.Tugas – tugas Rutin
Yaitu tugas-tugas yang harus dikerjakan setiap hari tanpa memerlukan perintah
khusus, perhatian khusus dan pengawasan khusus. Tugas-tugas rutin meliputi:
a.Menyusun atau membuat surat
b. Menata arsip
c. Mengurus dan mengendalikan surat
d. Menerima dan melayani tamu serta bertamu
e. Menerima serta melayani telepon dan menelepon
f. Mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan
g. Mempersiapkan laporan
Kesemua tugas ini harus dikerjakan seorang sekretaris tanpa harus menunggu
perintah dari pimpinan. Dari sekian banyak tugas-tugas sekretaris tugas yang
paling mendasar adalah tugas rutin yang sehari-harinya harus dikerjakan
sekretaris.
2. Tugas-tugas Khusus
Yaitu tugas yang diperintahkan oleh pimpinan dan penyelesaiannya secara khusus
dengan dimintai pendapatnya, pertimbangannya. Tugas-tugas khusus meliputi:
a. Mengkonsep surat perjanjian kerja sama dengan relasi
b. Menyusun surat-surat rahasia atau confidential
c. Menyusun acara pertemuan bisnis
Universitas Sumatera Utara
31
Ada kalanya seorang pimpinan meminta sekretaris untuk melakukan
tugas-tugas khusus ini pimpinan akan memberikan perintah secara lengkap, tetapi
mungkin juga pimpinan mengharapkan sekretarisnya memberikan masukan dan
pengalaman-pengalaman sekretaris untuk menyelesaikan tugas-tugas tersebut.
Seorang pimpinan akan memberikan tugas-tugas khusus setiap hari, oleh karena
itu sekretaris harus dapat mengatur waktu agar tugas-tugas khusus ini dapat
dilaksanakan sebaik-baiknya.
3. Tugas-tugas Istimewa
Yaitu tugas-tugas yang menyangkut keperluan pimpinan. Tugas istimewa
meliputi:
a. Membetulkan alat-alat tulis pimpinan beserta perlengkapan yang diperlukan.
b. Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada para
relasinya.
c. Bersama-sama atau mewakili seseorang menerima sumbangan-sumbangan
untuk dana atau keperluan kegiatan lainnya.
d. Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu bahan.
e. Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama
mengadakan pertemuan bisnis.
f. Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor yang perlu diperbaiki atau
penambahan alat-alat dan sarana kantor.
Universitas Sumatera Utara
32
Biasanya tugas-tugas istimewa ini tidak dilakukan setiap hari. Tugas-tugas
istimewa ini harus dapat dilaksanakan dengan baik karena akan menyangkut nama
baik pimpinan.
4. Tugas resepsionis
Tugas resepsionis ini meliputi:
a. Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon.
b. Menerima tamu yang akan bertamu dengan pimpinan.
c. Mencatat janji-janji untuk pimpinan.
d. Menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan.
5. Tugas Keuangan
a. Menangani urusan keuangan pimpinan dengan baik.
b. Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan atas nama pimpinan.
c. Menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan menyediakan
dana untuk keperluan sehari-hari tersebut.
6. Tugas Sosial
a. Mengurus kegiatan seputar kantor.
b. Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan beserta mengurus
undangannya.
Universitas Sumatera Utara
33
7. Tugas Insidential
a. Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, pidato atau persyaratan
pimpinan.
b. Membuat iktisar dari berita-berita dan karangan yang termuat dalam surat
kabar, majalah yang ada kaitannya dengan kepentingan perusahaan.
c. Mengoreksi bahan cetakan yang dikonsep pimpinan.
d. Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan.
8. Tugas Sekretaris dalam Bussiness Meeting
Sekretaris sering kali diminta untuk membantu pimpinan dalam menyusun sebuah
pertemuan bisnis (Business meeting). Beberapa pedoman bagi sekretaris agar
penyelenggaraan pertemuan bisnis dapat membawa hasil adalah:
a. Menentukan waktu dan tempat.
b. Menyediakan peralatan untuk meeting tersebut.
c. Mempersiapkan makanan dan minuman.
d. Sediakan kertas, brosur, dan alat tulis.
e. Sediakan alat-alat yang digunakan dalam proses rapat nantinya.
f. Jadwal pertemuan harus diatur sedemikian rupa agar pertemuan tersebut dapat
dihadiri oleh selurus peserta rapat nantinya.
Universitas Sumatera Utara
34
Bila semua tugas-tugas sekretaris yang telah dijelaskan pada sub bab
sebelumnya maka rincian dari tugas-tugas tersebut adalah sebagai berikut :
A. Menyelenggarakan surat-menyurat (Korespondensi)
1. Memproses surat-masuk dan keluar
2. Mengkonsep data
3. Mengklarifikasi tugas
4. Penggandaan warkat
5. Mencatat ciri-ciri pokok warkat yang digandakan
6. Mengatur pengantaran surat dan melayani opinjaman surat dokumen atau arsip
B. Menyelenggarakan tata kearsipan, sehingga mempermudah proses suratmenyurat atau mencari kembali bila arsip sewaktu-waktu dibutuhkan.
C. Menyampaikan informasi kepada pimpinan, misalnya:
1. Menyelenggarakan pencatatan dan penyampaian informasi
2. Mencatat pesan-pesan yang perlu disampaikan
3. Membuat kliping surat kabar, majalah, buletin
d. Menyelenggarakan hubungan melalui telepon
e. Mengatur pertemuan rapat
f. Mengurus jadwal kegiatan pimpinan
g. Menyiapkan bahan laporan
Universitas Sumatera Utara
35
h. Mengurus persiapan perjalanan pimpinan
i. Menjadi pengubung antara pimpinan dengan pejabat lainnya
Adapun tugas-tugas sekretaris di Kantor Daerah Telekomunikasi Binjai adalah:
1. Menerima berkas pemohonan ijin dari bidang-bidangnya
2. Menandatangi bukti penerimaan berkas pada buku ekspedisi pengiriman berkas
3. Meneliti kembali seluruh berkas permohonan khususnya kelengkapan berkas,
pengetikan dan proses perjalanan berkas
4. Memaraf blangko ijin
5. Membuat saran dan mencatat di kartu kendali untuk diteruskan ke kepala badan
6. Menerima dan melayani tamu serta bertamu
7. Mengurus dan mengendalikan surat
8. Membuat perijinan
9. Menerima serta melayani telepon dan menelepon yang bersangkutan tentang
masalah perijinan.
Kesemua tugas-tugas di atas adalah tugas yang paling mendasar yang
dilakukan sehari-hari oleh sekretaris padaKantor Daerah Telekomunikasi Binjai,
tugas-tugas rutin di atas harus dikerjakan oleh seorang sekretaris tanpa harus
menunggu perintah dari pimpinan. Dari sekian banyak tugas yang dikerjakan oleh
seorang sekretaris tugas-tugas diatas adalah tugas yang paling wajib dikerjakan
tanpa harus ada perintah dari pimpinan. Sekretaris pada Kantor Daerah
Telekomunikasi Binjai juga mempunyai tugas menghadiri rapat-rapat dinas dan
Universitas Sumatera Utara
36
sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan yang menyangkut
kegiatan dinas maupun kegiatan yang bersangkutan pada masalah perijinan.
3.6 Peranan Sekretaris Dalam Mengatur Tugas Pimpinan
Dalam melaksanakan tugasnya seorang pimpinan sering mengalami
kesulitan dalam membagi waktunya. Karena begitu banyaknya tugas yang harus
dikerjakan oleh pimpinan maka seorang pemimpin harus memiliki seorang yang
dapat mengatur tugas tersebut dan juga membantu mengatur waktu serta
kegiatannya. Pada situasi seperti inilah dibutuhkan peran sekretaris. Sekretaris
dapat menjadi konfiden pertama bagi pimpinanya, tempatnya merundingkan halhal yang bersifat rahasia, tempatnya membicarakan rencana-rencana dan
mendiskusikan serta mendelegasikan berbagai masalah bisnis.
Sudah merupakan kewajiban, bahwa seorang sekretaris harus membantu
pimpinan semaksimal mungkin dengan mencurahkan dedikasi yang total kepada
pimpinanya, agar pimpinan dapat bekerja secara efisien dan profesional. Bila
seorang sekretaris menguasai pekerjaan samapai kepada hal yang sekecilkecilnya, serta mempelajari dalam hubungan dengan tanggung jawab pimpinan,
maka hal tersebut dapat meningkatkan pendayagunaan tidak hanya terhadap
pelaksanaan tugas sekretaris, tetapi juga terhadap tugas dan keberhasilan
pimpinanya.
Menurut Wijasa (2003:32) adapun peranan sekretaris secara umum dapat
diketahui sebagai berikut:
Universitas Sumatera Utara
37
1. Peranan sekretaris terhadap atasan
a. Sebagai perantara atau saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik
bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
b. Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi,
tugas, dan tanggung jawab.
c. Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan
tugas.
d. Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide.
e. Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan pimpinan
bagi bawahan.
2. Peranan sekretaris terhadap bawahan
a. Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil yaitu
mengenai peraturan penempatan pegawai yang sesuai dengan kecakapan dan
kemampuan (rule of place).
b. Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat
berjalan lancar dan berhasil baik,
c. Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam
menjalankan pekerjaannya.
d. Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah
e. Mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan untuk telah mengerahkan
dan mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai bawahan.
Universitas Sumatera Utara
38
Adapun peranan sekretaris dalam mengatur tugas pimpinan pada Kantor
Daerah Telekomunikasi Binjai:
1. Sebagai perantara atau saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik
bagi organisasi yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
2. Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi,
tugas, dan tanggung jawab.
3. Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan
tugas.
4. Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide.
5. Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan seminar pimpinan
bagi bawahan.
6. Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil yaitu
mengenai pengaturan penempatan pegawai yang sesuai dengan kecakapan dan
kemampuan.
7. Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam
menjalankan pekerjaan.
8. Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah.
9. Mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan untuk lebih mengarahkan
dan mengetahui kelemahan dan kehendak bawahan.
Sekretaris padaKantor Daerah Telekomunikasi Binjai, mempunyai
oeranan yang sangat penting dalam membantu kelancaran tugas pimpinan, apabila
Universitas Sumatera Utara
39
sekretaris tadi tidak ada maka pekerjaan akan terhambat baik dalam segi tenaga,
pikiran, dan waktu sehingga berkurangnya efisiensi kerja.
Dewasa ini seorang sekretaris dalam perusahaan atau organisasi semakin penting
disebabkan perkembangan zaman yang semakin pesat dengan permasalahan yang
kompleks.
Seorang sekretaris pada Kantor Daerah Telekomunikasi Binjai mempunyai
peranan dalam memberikan informasi, baik secara formal maupun informal.
Informasi formal yang berhubungan dengan perusahaan, sedangkan informasi
informal yaitu informasi yang berhubungan dengan segala hal diluar perusahaan
yang dilakukan pimpinan dalam melakukan pekerjaan.
Jadi peranan sekretaris terhadap bawahan juga merupakan penilaian dari bawahan
sehingga bagaimana sikap dan tingkah laku dan komunikatif tentunya akan
memberikan suasana hubungan kerja yang baik bagi bawahan, sehingga segala
permasalahan kiranya dapat didiskusikan dan dicari permasalahannya.
Perlu ditambahkan bahwa seorang sekretaris yang baik harus dapat bekerja
efisiensi. Dia harus berpandangan bawa selalu ada cara kerja yang baik, tiada cara
kerja terbaik terakhir. Dengan demikian seorang sekretaris harus selalu berusaha
menemukan cara yang lebih mudah dalam menggunakan pikiran.disamping itu
peranan sekretaris yang tidak kalah pentingnya didalam perusahaan adalah untuk
memecahkan masalah dalam perusahaan dan menyederhanakan pelaksanaan
pekerjaan untuk mengatur tugas pimpinan. begtu besarnya peranan sekretaris bagi
perusahaan sehingga dia dituntut untuk bisa tampil pada situasi apapun untuk itu
dibutuhkan seorang sekretaris yang bermutu tinggi.
Universitas Sumatera Utara
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Kesimpulan
Dari
hasil
penelitian
yang
dilakukan
penulis,
maka
dapat
ditarikkesimpulan yang berkaitan dengan Tugas Akhir penulis yaitu “Peranan dan
Fungsi Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada Kantor Daerah
Telekomunikasi Binjai” sebagai berikut :
1. Peran sekretaris pada Kantor Daerah Telekomunikasi Binjai adalah sangat
penting disamping sebagai
pembantu
pimpinan,
sekretaris
juga
merupakan penghubung antara pimpinan dengan pekerjaan-pekerjaan
serta seluruh staff pegawai dan publik dimana peran penghubung ini
memudahkan proses pelaksanaan permohonan perijinan.
2. Sekretaris Kantor Daerah Telekomunikasi Binjai adalah seorang yang
membantu meringankan tugas-tugas pimpinan dalam menjalankan
tugasnya terutama pada masalah berkas permohonan peijinan pemasangan
internet. Selain itu sekretaris juga berperan penting dalam meneliti
kembali seluruh berkas permohonan khususnya masalah kelengkapan
berkas, pengetikan dan proses perjalanan berkas tersebut.
3. Untuk memperlancar hubungan antara atasan dengan bawahan dan publik
dalam segala proses perijinan sekretaris sangatlah memegang peranan,
karena segala suatu urusan yang berhubungan dengan atasan yang
bersangkutan dalam masalah perijinan dan permohonan haruslah melalui
sekretaris.
40
Universitas Sumatera Utara
41
4.2 Saran
Berdasarkan kesimpulan diatas dan melihat kenyataan yang terjadi
padaKantor Daerah Telekomunikasi Binjai, maka penulis mencoba memberikan
beberapa saran yang mungkin dapat berguna bagi beberapa pihak.
1. Hendaknya sekretaris pimpinan meningkatkan lagi hubungan kerja antara
pimpinan, staff pegawai dan publik sehingga dalam pelaksanaan
mengatur tugas permohonan maupun perijinan dapat berjalan lebih baik
lagi.
2. Meningkatkan dan mempertahankan lagi pelaksanaan tugas-tugas
kesekretariatan supaya tidak terulang lagi. Serta lebih terbuka dalam
menerima kritik dan saran pimpinan atau orang lain.
3. Ada baiknya hubungan kerjasama antara sesama karyawan maupun
dengan pimpinan yang berada dalam lingkungan perusahaan hendaknya
tetap terpelihara demi kelancaran proses pelayanan dalam rangka
pencapaian tujuan bersama secara efektif.
Universitas Sumatera Utara
BAB III
PEMBAHASAN
3.1 Pengertian Sekretaris
peran seorang sekretaris bukan hanya sebagai salah satu karyawan dalam
sebuah perusahaan, namun lebih jauh sebagai faktor penting yang mendukung
kelancaran tugas-tugas pimpinan karena sebagian tugas sekretaris adalah
berkaitan erat dengan pimpinan. Berikut pengertian sekretaris menurut beberapa
para ahli dibawah ini yaitu sebagai berikut :
Menurut Hendarto (2003:4) “Sekretaris adalah seorang yang membantu
seseorang, yaitu pimpinan dalam melaksanakan tugas perkantoran yang timbul
dari tugasnya sebagai pimpinan. Dan menurut Saiman (2002:24) pengertian
sekretaris adalah sebagai berikut, “Sekretaris adalah seseorang yang mempunyai
tugas yang sangat berkaitan dengan kegiatan tulis-menulis atau catat-mencatat
dari suatu kegiatan perkantoran atau perusahaan sedangkan Nuraeni (2008:2)
menyatakan bahwa : “Sekretaris adalah orang yang bekerja pada orang lain untuk
membantu dalam korespondensi, pekerjaan tulis, mendapatkan informasi, dan
masalah-masalah lain pegawai yang ditunjuk oleh masyarakat perusahaan, atau
perserikatan untuk melakukan korespondensi, memelihara warkat-warkat,
terutama yang berurusan dengan perusahaannya menteri yang mengepalai kantor
pemerintahan”.
Dari pendapat para ahli diatas yang menjelaskan pengertian sekretaris,
maka dapat disimpulkan bahwa pengertian sekretaris pada hakikatnya adalah
21
Universitas Sumatera Utara
22
seorang yang membantu pimpinan dalam menjelaskan tugas-tugasnya, yang
meliputi kegiatan mencatat dan menulis dari suatu kegiatan perkantoran.
Sekretaris pimpinan pada Kantor Daerah Telekomunikasi Binjai adalah seseorang
yang membantu meringankan tugas-tugas pimpinan dalam menjalankan tugasnya
terutama pada masalah berkas permohonan perijinan konsumen, selain itu
sekretaris pada Kantor Daerah Telekomunikasi Binjai juga berperan penting
dalam meneliti kembali seluruh berkas permohonan.
3.2 Peranan dan Fungsi Sekretaris
A. Peran Sekretaris
Sekretaris memegang peranan yang penting dan dapat menentukan
berhasil tidaknya tujuan perusahaan. Pentingnya peranan seorang sekretaris ini
tentunya sesuai dengan jabatan sekretaris pada masing-masing organisasi.
Dalam Rose (2003 : 25) peranan sekretaris secara umum dapat diketahui
sebagai berikut:
a) Peranan sekretaris terhadap atasan
1. Sebagai perantara saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik
bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
2. Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi
fungsi, tugas, dan tanggung jawab.
3. Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan
tugas.
Universitas Sumatera Utara
23
b). Peranan sekretaris terhadap bawahan
a. Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil,
yaitu mengenai peraturan penempatan pegawai yang sesuai dengan
kecakapan dan kemampuan (rule of the place).
b. Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan
dapat berjalan lancar dan berhasil dengan baik.
c. Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahandalam
menjalankan pekerjaan.
d. Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah.
e. Mengadakan
pendekatan
kepada
pegawai
bawahan
untuk
lebih
mengarahkan dan mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai
bawahan.
Peranan sekretaris terhadap bawahn merupakan penilaian dari bawahan
sehingga sikap dan tingkah laku sekretaris akan berpengaruh terhadap pekerjaan
pegawai bawahan. Bagi sekretaris yang ramah dan komunikatif akan memberikan
suasana hubungan kerja yang baik bagi bawahan sehingga segala permasalahan
dapat didiskusikan dan di cari cara penyelesaiannya.
3.3 Fungsi Sekretaris
Adapun fungsi sekretaris menurut Saiman (2002:36) adalah sebagai berikut :
1. Memperlancar lalu lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik
secara internal maupun eksternal.
2. Mengamankan kerahasiaan kantor atau jawatan yang bersangkutan.
Universitas Sumatera Utara
24
3. Mengatur dan memelihara segala dokumentasi kantor yang mempunyai
kegunaan bagi manajemen untuk memperlancar fungsi-fungsi:
a. Perencanaan
b. Pembuatan keputusan
c. Membimbing
d. Pengkordinasian
e. Penyempurnaan
Dalam pelaksanaan tugas dan tanggung jawab pada setiap orang untuk
menjadi lebih baik, harus ada motivasi atau semangat kerja. Hal ini sangat penting
bagi sekretaris terutama sekretaris eksekutif atau manajer karena mereka
mempunyai tugas ganda, yaitu tugas terhadap kegiatan pimpinan sehari-hari dan
tugas terhadap koordinasi maupun pengendalian bawahan.
Pada Kantor Daerah Telekomunikasi Binjai, seorang sekretaris sangat
berperan penting dalam kelancancaran aktivitas Pimpinan dimana sekretaris
mempunyai peran dan tanggung jawab yang didelegasikan sehingga Pimpinan
dapat menjalankan tugasnya dan memfokuskan diri pada pengawasan dan
pengembangan terhadap masalah-masalah yang terjadi pada Kantor Daerah
Telekomunikasi
Binjai.
Sekretaris
juga
sebagai
penghubung
dalam
menyampaikan informasi dari pimpinan kepada para Pimpinan Divisi, Kepala
bagian Tenaga Kerja, dan seluruh staff pegawai di Kantor Daerah Telekomunikasi
Binjai.
Informasi yang diberikan itu berupa disposisi dari surat-surat masuk
seperti surat-surat keputusan, undangan dan surat ataupun berkas yang berkaitan
Universitas Sumatera Utara
25
dengan permasalahan permohonan izin. Dengan sampainya informasi kepada
bagian yang dituju barulah setiap bidang dapat mengetahui apa yang harus
dikerjakan sesuai dengan intruksi dari Pimpinan. Sekretaris Pimpinan juga
berperan penting dalam menyelesaikan hal-hal kecil yang mungkin terjadi dalam
lingkungan kerja namun cukup mempengaruhi aktivitas kerja organisasi, sehingga
dengan demikian sekretaris mempunyai posisi penting dalam menjalankan
aktivitas pada Kantor Daerah Telekomunikasi Binjai.
Menurut hasil pengamatan penulis, saat ini sekretaris pimpinan pada
Kantor Daerah Telekomunikasi Binjai telah dapat menjalankan peran dan
tanggung jawabnya dengan baik. Sekretaris pimpinan mampu menyampaikan
informasi-informasi dengan cepat dari Pimpinan kepada Pimpinan Divisi maupun
Kepala bagian Tenaga Kerja di kantor sehingga informasi dapat di proses dengan
cepat dan mampu menyelesaikan tugas yang diberikan secara tiba-tiba dengan
cepat.
Sekretaris pimpinan mampu menunjukkan ke profesionalnya terhadap
penanganan tugas-tugas yang diberikan. Selain itu juga sekretaris pimpinan
mampu menciptakan hubungan yang baik dengan para pegawai lain padaKantor
Daerah Telekomunikasi Binjai. Karena apabila sekretaris dapat membangun
hubungan yang baik dengan pegawai lain, maka pegawai lain akan berpikir bahwa
sikap tersebut merupakan hasil dari kepemimpinan yang baik dari atasannya.
Universitas Sumatera Utara
26
3.4 Jenis – Jenis Sekretaris
Setiap sekretaris harus mengetahui dengan jelas kedudukan dan peranannya
dalam suatu organisasi. Ada kalanya dasar pendidikan dan pengalaman antara satu
dengan yang lain tidak sama, namun dengan adanya kesempatan yang didapat
atau perkembangan yang terjadi di dalam pembinaan karirnya serta kemampuan
sekretaris akan mempunyai tugas dan tanggung jawab yang berbeda.
Dalam Wursanto (2006 : 2) maka sekretaris dapat dibedakan menjadi dua
yaitu :
a. Sekretaris Organisasi
Sekretaris organisasi disebut juga sekretaris instansi, sekretaris perusahaan,
business secretary, excecutive secretary. Seorang sekretaris organisasi disamping
menjalankan tugas atas perintah pimpinan, juga memiliki kedudukan sebagai
manajer yang mengelola suatu unit kerja dalam bidang kesekretariatan. Oleh
karena itu, seorang sekretaris organisasi memiliki peran dan fungsi manajerial,
meliputi membuat perencanaan, melakukan pengorganisasian, membimbing dan
mengarahkan, mengontrol serta mengambil keputusan atas berbagai masalah yang
di hadapi dalam bidang pekerjaan kesekretariatan. Contoh sekretaris organisasi
adalah:
1. Sekretaris Jendral
2. Sekretaris Kabinet
3. Sekretaris Wilayah
4. Sekretaris Inspektorat Jendral
Universitas Sumatera Utara
27
b. Sekretaris Pribadi dan Sekretaris Pimpinan
1. Sekretaris Pribadi
Sekretaris pribadi adalah seorang yang mengerjakan kegiatan perkantoran,untuk
membantu seseorang, dan bersifat pribadi. Sekretaris dalam pengertian ini bukan
pegawai atau staff dari suatu organisasi atau perusahaan tetapi seseorang yang
diangkat dan digaji oleh perorangan.
2. Sekretaris Pimpinan
Sekretaris pimpinan adalah seorang pembantu yang bertugas mengerjakan tugastugas perkantoran untuk seorang pimpinan tertentu. Sekretaris dalam pengertian
ini adalah pegawai atau staff dari suatu organisasi atau perusahaan, diangkat dan
digaji oleh organisasi atau perusahaan yang bersangkutan.
Berdasarkan kemampuannya dan pengalaman kerjanya, sekretaris dapat
dibedakan menjadi dua yaitu:
a. Sekretaris Junior
Sekretaris junior adalah sekretaris yang belum banyak memilki pengalaman, dapat
juga masih berpangkat atau berkedudukan rendah, atau baru saja diangkat sebagai
pegawai dengan jabatan sebagai sekretaris. Tugas Sekretaris yang diberikan
kepada sekretaris junior adalah tugas khusus dalam bidang sekretaris, misalnya
korespondensi, mengetik, steno, menerima dikte, dan sebagainya.
b. Sekretaris Senior
Dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia, kata senior memililki arti lebih tua, dapat
pula berarti lebih tinggi dalam pangkat, kedudukan, atau tingkat.
Dengan demikiandapat disimpulkan bahwa sekretaris senior adalah:
Universitas Sumatera Utara
28
1) Sekretaris yang memiliki masa kerja, pengalaman kerja, kemampuan, dan
prestasi kerja sebagai sekretaris yang mandiri, tidak tergantung pada
perintah pimpinan. Perlu di garis bawahi bahwa seorang sekretaris senior
tidak semata-mata diukur dari usia yang lebih tua dibandingkan pegawai
atau staff yang lain, tetapi atas prestasi kerja yang telah dicapai sekretaris
itu secara nyata. Sekretaris senior tidak hanya mampu mengatasi berbagai
masalah yang di hadapi sehingga benar-benar mampu menunjukkan diri
sebagai seorang sekretaris yang profesional.
2) Sekretaris yang memiliki pangkat dan kedudukan lebih tinggi
dibandingkan sekretaris junior, memiliki berbagai macam kompetensi
sehingga
dia
dapat
menangani
tugas
beserta
segala
macam
permasalahannya dengan cepat tanpa banyak mendapat bimbingan dari
pimpinannya. Dengan demikian, seorang sekretaris senior adalah
sekretaris yang mampu mandiri dan benar-benar mampu menangani
segala macam pekerjaan yang dituntut oleh pimpinan yang berkaitan
dengan tugas dan bertanggung jawab yang diemban oleh pimpinan yang
dibantu.
3) Berdasarkan Spesialisasi ( Bidang Khusus dalam Pekerjaan ) dalam hal
ini yang dimaksud dengan sekretaris spesialisasi yaitu seorang sekretaris
yang khusus membidangi suatu bidang tertentu.
Misalkan :
a. Sekretaris bidang Teknik
b. Sekretaris bidang Hukum
Universitas Sumatera Utara
29
c. Sekretaris bidang Akuntansi
d. Sekretaris bidang Kedokteran
Adapun jenis sekretaris pada Kantor Daerah Telekomunikasi Binjai
adalah sekretaris pimpinan dimana sekretaris pada kantor tersebut dalam
kedudukannya
merupakan
seorang
pembantu
pimpinan
yang
bertugas
meringankan, mempermudah dan memperlancar tugas pekerjaan dan tanggung
jawab pimpinan
3.5 Ruang Lingkup Tugas Sekretaris
Menurut Nanassy dalam Yatimah (2013:30) “Tugas seorang sekretaris
adalah membantu pimpinan dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan teknis,
tetapi cukup penting artinya bagi pimpinan. Seorang pimpinan akan sangat
memerlukan bantuan sekretaris dalam melaksanakan pekerjaan kantor, seperti
menerima tamu, menerima telepon, mengambil dikte dan mengurus suratmenyurat, dan sebagainya. Karena itu seorang sekretaris dalam melaksanakan
pekerjaannya dapat dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab.
Tugas-tugas bantuan yang akan diberi oleh seorang sekretaris akan berbeda,
bergantung dari bidang usaha yang dilakukan oleh pimpinan. Karena itu banyak
variansi dari pekerjaan pimpinan, maka pendidikan seorang sekretaris haruslah
memadai dan meliputi seluruh kemungkinan tanggung jawab pekerjaan pimpinan.
Dalam Sedarmayanti (2002 : 23) dan Thomas (2003 : 21) maka umumnya
pekerjaan sekretaris dikelompokkan dalam delapan kriteria :
Universitas Sumatera Utara
30
1.Tugas – tugas Rutin
Yaitu tugas-tugas yang harus dikerjakan setiap hari tanpa memerlukan perintah
khusus, perhatian khusus dan pengawasan khusus. Tugas-tugas rutin meliputi:
a.Menyusun atau membuat surat
b. Menata arsip
c. Mengurus dan mengendalikan surat
d. Menerima dan melayani tamu serta bertamu
e. Menerima serta melayani telepon dan menelepon
f. Mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan
g. Mempersiapkan laporan
Kesemua tugas ini harus dikerjakan seorang sekretaris tanpa harus menunggu
perintah dari pimpinan. Dari sekian banyak tugas-tugas sekretaris tugas yang
paling mendasar adalah tugas rutin yang sehari-harinya harus dikerjakan
sekretaris.
2. Tugas-tugas Khusus
Yaitu tugas yang diperintahkan oleh pimpinan dan penyelesaiannya secara khusus
dengan dimintai pendapatnya, pertimbangannya. Tugas-tugas khusus meliputi:
a. Mengkonsep surat perjanjian kerja sama dengan relasi
b. Menyusun surat-surat rahasia atau confidential
c. Menyusun acara pertemuan bisnis
Universitas Sumatera Utara
31
Ada kalanya seorang pimpinan meminta sekretaris untuk melakukan
tugas-tugas khusus ini pimpinan akan memberikan perintah secara lengkap, tetapi
mungkin juga pimpinan mengharapkan sekretarisnya memberikan masukan dan
pengalaman-pengalaman sekretaris untuk menyelesaikan tugas-tugas tersebut.
Seorang pimpinan akan memberikan tugas-tugas khusus setiap hari, oleh karena
itu sekretaris harus dapat mengatur waktu agar tugas-tugas khusus ini dapat
dilaksanakan sebaik-baiknya.
3. Tugas-tugas Istimewa
Yaitu tugas-tugas yang menyangkut keperluan pimpinan. Tugas istimewa
meliputi:
a. Membetulkan alat-alat tulis pimpinan beserta perlengkapan yang diperlukan.
b. Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada para
relasinya.
c. Bersama-sama atau mewakili seseorang menerima sumbangan-sumbangan
untuk dana atau keperluan kegiatan lainnya.
d. Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu bahan.
e. Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama
mengadakan pertemuan bisnis.
f. Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor yang perlu diperbaiki atau
penambahan alat-alat dan sarana kantor.
Universitas Sumatera Utara
32
Biasanya tugas-tugas istimewa ini tidak dilakukan setiap hari. Tugas-tugas
istimewa ini harus dapat dilaksanakan dengan baik karena akan menyangkut nama
baik pimpinan.
4. Tugas resepsionis
Tugas resepsionis ini meliputi:
a. Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon.
b. Menerima tamu yang akan bertamu dengan pimpinan.
c. Mencatat janji-janji untuk pimpinan.
d. Menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan.
5. Tugas Keuangan
a. Menangani urusan keuangan pimpinan dengan baik.
b. Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan atas nama pimpinan.
c. Menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan menyediakan
dana untuk keperluan sehari-hari tersebut.
6. Tugas Sosial
a. Mengurus kegiatan seputar kantor.
b. Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan beserta mengurus
undangannya.
Universitas Sumatera Utara
33
7. Tugas Insidential
a. Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, pidato atau persyaratan
pimpinan.
b. Membuat iktisar dari berita-berita dan karangan yang termuat dalam surat
kabar, majalah yang ada kaitannya dengan kepentingan perusahaan.
c. Mengoreksi bahan cetakan yang dikonsep pimpinan.
d. Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan.
8. Tugas Sekretaris dalam Bussiness Meeting
Sekretaris sering kali diminta untuk membantu pimpinan dalam menyusun sebuah
pertemuan bisnis (Business meeting). Beberapa pedoman bagi sekretaris agar
penyelenggaraan pertemuan bisnis dapat membawa hasil adalah:
a. Menentukan waktu dan tempat.
b. Menyediakan peralatan untuk meeting tersebut.
c. Mempersiapkan makanan dan minuman.
d. Sediakan kertas, brosur, dan alat tulis.
e. Sediakan alat-alat yang digunakan dalam proses rapat nantinya.
f. Jadwal pertemuan harus diatur sedemikian rupa agar pertemuan tersebut dapat
dihadiri oleh selurus peserta rapat nantinya.
Universitas Sumatera Utara
34
Bila semua tugas-tugas sekretaris yang telah dijelaskan pada sub bab
sebelumnya maka rincian dari tugas-tugas tersebut adalah sebagai berikut :
A. Menyelenggarakan surat-menyurat (Korespondensi)
1. Memproses surat-masuk dan keluar
2. Mengkonsep data
3. Mengklarifikasi tugas
4. Penggandaan warkat
5. Mencatat ciri-ciri pokok warkat yang digandakan
6. Mengatur pengantaran surat dan melayani opinjaman surat dokumen atau arsip
B. Menyelenggarakan tata kearsipan, sehingga mempermudah proses suratmenyurat atau mencari kembali bila arsip sewaktu-waktu dibutuhkan.
C. Menyampaikan informasi kepada pimpinan, misalnya:
1. Menyelenggarakan pencatatan dan penyampaian informasi
2. Mencatat pesan-pesan yang perlu disampaikan
3. Membuat kliping surat kabar, majalah, buletin
d. Menyelenggarakan hubungan melalui telepon
e. Mengatur pertemuan rapat
f. Mengurus jadwal kegiatan pimpinan
g. Menyiapkan bahan laporan
Universitas Sumatera Utara
35
h. Mengurus persiapan perjalanan pimpinan
i. Menjadi pengubung antara pimpinan dengan pejabat lainnya
Adapun tugas-tugas sekretaris di Kantor Daerah Telekomunikasi Binjai adalah:
1. Menerima berkas pemohonan ijin dari bidang-bidangnya
2. Menandatangi bukti penerimaan berkas pada buku ekspedisi pengiriman berkas
3. Meneliti kembali seluruh berkas permohonan khususnya kelengkapan berkas,
pengetikan dan proses perjalanan berkas
4. Memaraf blangko ijin
5. Membuat saran dan mencatat di kartu kendali untuk diteruskan ke kepala badan
6. Menerima dan melayani tamu serta bertamu
7. Mengurus dan mengendalikan surat
8. Membuat perijinan
9. Menerima serta melayani telepon dan menelepon yang bersangkutan tentang
masalah perijinan.
Kesemua tugas-tugas di atas adalah tugas yang paling mendasar yang
dilakukan sehari-hari oleh sekretaris padaKantor Daerah Telekomunikasi Binjai,
tugas-tugas rutin di atas harus dikerjakan oleh seorang sekretaris tanpa harus
menunggu perintah dari pimpinan. Dari sekian banyak tugas yang dikerjakan oleh
seorang sekretaris tugas-tugas diatas adalah tugas yang paling wajib dikerjakan
tanpa harus ada perintah dari pimpinan. Sekretaris pada Kantor Daerah
Telekomunikasi Binjai juga mempunyai tugas menghadiri rapat-rapat dinas dan
Universitas Sumatera Utara
36
sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan yang menyangkut
kegiatan dinas maupun kegiatan yang bersangkutan pada masalah perijinan.
3.6 Peranan Sekretaris Dalam Mengatur Tugas Pimpinan
Dalam melaksanakan tugasnya seorang pimpinan sering mengalami
kesulitan dalam membagi waktunya. Karena begitu banyaknya tugas yang harus
dikerjakan oleh pimpinan maka seorang pemimpin harus memiliki seorang yang
dapat mengatur tugas tersebut dan juga membantu mengatur waktu serta
kegiatannya. Pada situasi seperti inilah dibutuhkan peran sekretaris. Sekretaris
dapat menjadi konfiden pertama bagi pimpinanya, tempatnya merundingkan halhal yang bersifat rahasia, tempatnya membicarakan rencana-rencana dan
mendiskusikan serta mendelegasikan berbagai masalah bisnis.
Sudah merupakan kewajiban, bahwa seorang sekretaris harus membantu
pimpinan semaksimal mungkin dengan mencurahkan dedikasi yang total kepada
pimpinanya, agar pimpinan dapat bekerja secara efisien dan profesional. Bila
seorang sekretaris menguasai pekerjaan samapai kepada hal yang sekecilkecilnya, serta mempelajari dalam hubungan dengan tanggung jawab pimpinan,
maka hal tersebut dapat meningkatkan pendayagunaan tidak hanya terhadap
pelaksanaan tugas sekretaris, tetapi juga terhadap tugas dan keberhasilan
pimpinanya.
Menurut Wijasa (2003:32) adapun peranan sekretaris secara umum dapat
diketahui sebagai berikut:
Universitas Sumatera Utara
37
1. Peranan sekretaris terhadap atasan
a. Sebagai perantara atau saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik
bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
b. Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi,
tugas, dan tanggung jawab.
c. Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan
tugas.
d. Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide.
e. Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan pimpinan
bagi bawahan.
2. Peranan sekretaris terhadap bawahan
a. Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil yaitu
mengenai peraturan penempatan pegawai yang sesuai dengan kecakapan dan
kemampuan (rule of place).
b. Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat
berjalan lancar dan berhasil baik,
c. Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam
menjalankan pekerjaannya.
d. Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah
e. Mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan untuk telah mengerahkan
dan mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai bawahan.
Universitas Sumatera Utara
38
Adapun peranan sekretaris dalam mengatur tugas pimpinan pada Kantor
Daerah Telekomunikasi Binjai:
1. Sebagai perantara atau saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik
bagi organisasi yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
2. Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi,
tugas, dan tanggung jawab.
3. Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan
tugas.
4. Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide.
5. Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan seminar pimpinan
bagi bawahan.
6. Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil yaitu
mengenai pengaturan penempatan pegawai yang sesuai dengan kecakapan dan
kemampuan.
7. Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam
menjalankan pekerjaan.
8. Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah.
9. Mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan untuk lebih mengarahkan
dan mengetahui kelemahan dan kehendak bawahan.
Sekretaris padaKantor Daerah Telekomunikasi Binjai, mempunyai
oeranan yang sangat penting dalam membantu kelancaran tugas pimpinan, apabila
Universitas Sumatera Utara
39
sekretaris tadi tidak ada maka pekerjaan akan terhambat baik dalam segi tenaga,
pikiran, dan waktu sehingga berkurangnya efisiensi kerja.
Dewasa ini seorang sekretaris dalam perusahaan atau organisasi semakin penting
disebabkan perkembangan zaman yang semakin pesat dengan permasalahan yang
kompleks.
Seorang sekretaris pada Kantor Daerah Telekomunikasi Binjai mempunyai
peranan dalam memberikan informasi, baik secara formal maupun informal.
Informasi formal yang berhubungan dengan perusahaan, sedangkan informasi
informal yaitu informasi yang berhubungan dengan segala hal diluar perusahaan
yang dilakukan pimpinan dalam melakukan pekerjaan.
Jadi peranan sekretaris terhadap bawahan juga merupakan penilaian dari bawahan
sehingga bagaimana sikap dan tingkah laku dan komunikatif tentunya akan
memberikan suasana hubungan kerja yang baik bagi bawahan, sehingga segala
permasalahan kiranya dapat didiskusikan dan dicari permasalahannya.
Perlu ditambahkan bahwa seorang sekretaris yang baik harus dapat bekerja
efisiensi. Dia harus berpandangan bawa selalu ada cara kerja yang baik, tiada cara
kerja terbaik terakhir. Dengan demikian seorang sekretaris harus selalu berusaha
menemukan cara yang lebih mudah dalam menggunakan pikiran.disamping itu
peranan sekretaris yang tidak kalah pentingnya didalam perusahaan adalah untuk
memecahkan masalah dalam perusahaan dan menyederhanakan pelaksanaan
pekerjaan untuk mengatur tugas pimpinan. begtu besarnya peranan sekretaris bagi
perusahaan sehingga dia dituntut untuk bisa tampil pada situasi apapun untuk itu
dibutuhkan seorang sekretaris yang bermutu tinggi.
Universitas Sumatera Utara
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Kesimpulan
Dari
hasil
penelitian
yang
dilakukan
penulis,
maka
dapat
ditarikkesimpulan yang berkaitan dengan Tugas Akhir penulis yaitu “Peranan dan
Fungsi Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada Kantor Daerah
Telekomunikasi Binjai” sebagai berikut :
1. Peran sekretaris pada Kantor Daerah Telekomunikasi Binjai adalah sangat
penting disamping sebagai
pembantu
pimpinan,
sekretaris
juga
merupakan penghubung antara pimpinan dengan pekerjaan-pekerjaan
serta seluruh staff pegawai dan publik dimana peran penghubung ini
memudahkan proses pelaksanaan permohonan perijinan.
2. Sekretaris Kantor Daerah Telekomunikasi Binjai adalah seorang yang
membantu meringankan tugas-tugas pimpinan dalam menjalankan
tugasnya terutama pada masalah berkas permohonan peijinan pemasangan
internet. Selain itu sekretaris juga berperan penting dalam meneliti
kembali seluruh berkas permohonan khususnya masalah kelengkapan
berkas, pengetikan dan proses perjalanan berkas tersebut.
3. Untuk memperlancar hubungan antara atasan dengan bawahan dan publik
dalam segala proses perijinan sekretaris sangatlah memegang peranan,
karena segala suatu urusan yang berhubungan dengan atasan yang
bersangkutan dalam masalah perijinan dan permohonan haruslah melalui
sekretaris.
40
Universitas Sumatera Utara
41
4.2 Saran
Berdasarkan kesimpulan diatas dan melihat kenyataan yang terjadi
padaKantor Daerah Telekomunikasi Binjai, maka penulis mencoba memberikan
beberapa saran yang mungkin dapat berguna bagi beberapa pihak.
1. Hendaknya sekretaris pimpinan meningkatkan lagi hubungan kerja antara
pimpinan, staff pegawai dan publik sehingga dalam pelaksanaan
mengatur tugas permohonan maupun perijinan dapat berjalan lebih baik
lagi.
2. Meningkatkan dan mempertahankan lagi pelaksanaan tugas-tugas
kesekretariatan supaya tidak terulang lagi. Serta lebih terbuka dalam
menerima kritik dan saran pimpinan atau orang lain.
3. Ada baiknya hubungan kerjasama antara sesama karyawan maupun
dengan pimpinan yang berada dalam lingkungan perusahaan hendaknya
tetap terpelihara demi kelancaran proses pelayanan dalam rangka
pencapaian tujuan bersama secara efektif.
Universitas Sumatera Utara