Peranan Dan Tanggung Jawab Sekretaris Dalam Membantu Pelaksanaan Tugas – Tugas Pimpinan Pada Kantor Dinas Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Medan

1

TUGAS AKHIR

PERANAN DAN TANGGUNG JAWAB SEKRETARIS DALAM MEMBANTU PELAKSANAAN TUGAS-TUGAS PIMPINAN

PADA KANTOR DINAS BADAN PELAYANAN PERIJINAN TERPADU MEDAN

OLEH:

QONITHA YULIA MIRANDA GINTING 112103049

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

2014

LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR

NAMA : QONITHA YULIA MIRANDA GINTING

NIM : 112103049

PROGRAM STUDI : D-III KESEKRETARIATAN

JUDUL TUGAS AKHIR : PERANAN DAN TANGGUNG JAWAB

SEKRETARIS DALAM MEMBANTU

PELAKSANAAN TUGAS – TUGAS

PIMPINAN PADA KANTOR DINAS BADAN PELAYANAN PERIJINAN TERPADU MEDAN

Tanggal : Juli 2014 KETUA PROGRAM STUDI

DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

NIP: 19741012 200003 2 003 (Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring,SE,MM)

Tanggal : Juli 2014 DEKAN

NIP. 19560407 198002 1 001 Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak,CA

3

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA : QONITHA YULIA MIRANDA GINTING

NIM : 112103049

PROGRAM STUDI : D-III KESEKRETARIATAN

JUDUL TUGAS AKHIR : PERANAN DAN TANGGUNG JAWAB

SEKRETARIS DALAM MEMBANTU

PELAKSANAAN TUGAS – TUGAS

PIMPINAN PADA KANTOR DINAS BADAN PELAYANAN PERIJINAN TERPADU MEDAN

Medan, Juli 2014 Menyetujui Pembimbing

NIP. 19830119 200604 1 001

(Doli Muhammad Jafar Dalimunthe,SE,MSi)

i

KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur kehadirat Allah SWT, yang telah memberikan hikmat dan hidayah kepada penulis, sehingga penulis dapat mengerjakan dan menyelesaikan Tugas Akhir yang berjudul “Peranan dan Tanggung Jawab Sekretaris Dalam Membantu Pelaksanaan Tugas-Tugas Pimpinan Pada Kantor Dinas Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Medan”. Salawat dan salam juga penulis sampaikan kepada Nabi Besar Muhammad SAW, beserta keluarga dan para sahabatnya, karena dengan syafaatnyalah kita dapat keluar dari alam kegelapan kea lam yang terang benderang, kemudian dari awal yang tidak mengetahui menjadi mengetahui.Penulis telah banyak menerima bimbingan, saran, motivasi dan do’a dari berbagai pihak selama penulisan Tugas Akhir ini. Maka dalam kesempatan ini dengan rasa kerendahan hati ijinkanlah penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar – besarnya kepada yang terhormat:

1. Bapak Prof. Dr.dr Syahril Pasaribu DTM & H Msc (CTM) Spa(k), selaku Rektor Universitas Sumatera Utara

2. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum M.Ec, Ac, Ak,CA selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE,MM, selaku Ketua Program Studi DIII Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

ii

4. I

5. Doli Muhammad Djafar Dalimunthe,SE,MSi selaku Dosen Pembimbing yang telah banyak memberikan masukan dan bantuan kepada penulis dalam penyelesaian Tugas Akhir ini.

DIII Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara

6. Seluruh staff pengajar atau dosen DIII Kesekretariatan yang memberikan ilmu kepada penulis dan staff pegawai pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara

7. Seluruh Staff pegawai Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Medan yang memberikan penulis kesempatan untuk melaksanakan magang di kantor dinas tersebut.

8. Kepada orang yang paling istimewa, kagumi dan hormati dalam kehidupan penulis yang sangat berjasa dalam membesarkan dan membimbing penulis serta selalu sabar mendidik penulis menjadi anak yang berguna dan saleha, buat kedua orang tua penulis Ayahanda Syahrul Anwar. S Ginting dan Ibunda tersayang Sri Astuti.

9. Buat kakak tercinta Syahfitri Rathi Susanti Ginting,SE dan adik tersayang Risky Mhd Fajar Ginting yang selalu memberikan bantuan dan semangat bagi penulis dalam membuat Tugas Akhir ini.

10.Untuk yang tersayang Tengku Dian Agusdi,Amd terima kasih yang sudah ada dalam suka dan duka serta selalu memberikan motivasi penulis dalam membuat Tugas Akhir ini

iii

atas semua dukungan dan perhatiannya selama ini.

Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih jauh dari kesempurnaan, untuk itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun agar nantinya dapat menjadi lebih baik. Akhirnya penulis memohon agar Allah SWT memberikan limpahan rahmat dan hidayah-Nya kepada penulis dan semua pihak yang telah memberikan bantuannya selama ini.

Medan, Juli 2014 Penulis

Qonitha Y.M Ginting NIM. 112103049

iv

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR TABEL ... v

DAFTAR GAMBAR ... vi

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang ... 1

B. Perumusan Masalah ... 4

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 5

D. Metode Penelitian ... 5

E. Jadwal Kegiatan ... 7

F. Sistematika Penulisan ... 7

BAB II PROFIL INSTANSI A. Sejarah Singkat Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Medan .. 9

B. Struktur Organisasi ... 11

C. Job Description Badan Pelayanan Perinan Terpadu Medan .... 12

D. Jaringan Usaha Kegiatan ... 27

E. Kinerja Usaha Terkini ... 28

F. Rencana Kegiatan ... 29

BAB III PEMBAHASAN A. Pengertian Sekretaris ... 30

B. Peranan dan Tanggung Jawab Sekretaris ... 31

C. Jenis – Jenis Sekretaris ... 35

D. Ruang Lingkup Tugas Sekretaris ... 39

E. Peranan Sekretaris Dalam Membantu Pimpinan ... 46

v

DAFTAR PUSTAKA ... 54

vi

DAFTAR TABEL

No. Judul Halaman

Tabel 1.1 Jadwal Penulisan Tugas Akhir ... 7

Tabel 2.1 Perijinan Pelayanan Pada Bidang I ... 18

Tabel 2.2 Perijinan Pelayanan Pada Bidang II ... 21

Tabel 2.3 Perijinan Pelayanan Pada Bidang III ... 24

Tabel 2.4 Perijinan Pelayanan Pada Bidang IV ... 27

vii

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Medan ... 11

1

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Braum dan Ramon dalam Saiman (2002 : 24) mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang pembantu dari seorang kepala atau pimpinan yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu, memeriksa atau mengingatkan kepala atau pimpinannya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari kepala atau pimpinannya. Sekretaris pimpinan adalah orang yang bertugas membantu tugas pimpinan. Seorang sekretaris harus selalu siap sedia membantu meringankan beban pimpinan dan memecahkan persoalan dan mengambil keputusan tingkat awal bagi kepentingan pimpinan. Seorang sekretaris merupakan perantara bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan atau sebaliknya dia juga berfungsi sebagai pembina hubungan baik antara perusahaan dengan masyarakat luar.

Dunia kesekretariatan sebagai suatu profesi telah jauh berkembang sedemikian rupa sehingga berkembang pula menjadi suatu profesi yang sangat penting dan selalu diperlukan oleh setiap perusahaan dan orang modern, baik dalam ruang lingkup yang masih sederhana sampai kepada industri besar. Sekretaris memegang peranan yang penting dan dapat menentukan berhasil tidaknya tujuan perusahaan. Pentingnya peranan seorang sekretaris ini tentunya

sesuai dengan jabatan sekretaris pada masing-masing organisasi. Peranan sekretaris secara umum dapat diketahui sebagai berikut:

1. Peran sekretaris terhadap atasan

Maksud peran sekretaris terhadap atasan disini adalah:

a. Sebagai perantara saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan.

b. Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas, dan tanggung jawab.

c. Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas.

d. Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide.

e. Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan pimpinan dan bawahan.

2. Peranan sekretaris terhadap bawahan (pimpinan) Yang dimaksud disini yaitu:

a. Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil, yaitu mengenai peraturan penempatan pegawai yang sesuai dengan kecakapan dan kemampuan (rule of the place).

b. Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjan dapat berjalan lancar dan berhasil dengan baik.

c. Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam menjalankan pekerjaan.

d. Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah.

3

e. Mengadakan pendekatan kepada pegawai untuk lebih mengarahkan dan mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai bawahan sehingga sikapdan tingkah laku sekretaris akan berpengaruh terhadap pekerjaan pegawai bawahan. Bagi sekretaris yang ramah dan komunikatif akan memberikan suasana hubungan kerja yang baik bagi bawahan sehingga segala permasalahan dapat.

Sesuai dengan undang-undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah yang menegaskan bahwa tujuan pemberian otonomi adalah berupaya memberikan peningkatan pelayanan dan kesejahteraan yang semakin baik kepada masyarakat, pengembangan kehidupan demokrasi, keadilan dan pemerataan. Sehingga kualitas layanan aparatur pemerintah kepada masyarakat merupakan indikator keberhasilan otonomi daerah. Sehubungan dengan hal tersebut, maka Pemerintah Kota Medan membentuk Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) sesuai dengan Peraturan Daerah Kota Medan No. 3 Tahun 2009 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah Kota Medan.

Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) mempunyai tujuan mewujudkan pelayanan prima, melayani kepentingan masyarakat dalam mengurus perizinan dengan baik yang didasarkan pada prinsip-prinsip pelayanan publik, yaitu responsivitas, akuntabilitas, kesederhanaan, transparansi, dan kepastian hukum, meningkatkan efisiensi dan efektifitas kinerja aparatur Pemerintah Kota Medan, khususnya yang terlibat langsung dengan pelayanan masyarakat, mendorong kelancaran pemberdayaan ekonomi masyarakat, yang pada gilirannya masyarakat dapat terdorong untuk ikut berpartisipasi aktif dalam berbagai

kegiatan pembangunan. Keberhasilan Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) tidak terlepas dari peranan sekretaris didalamnya.

Berdasarkan uraian diatas, penulis merasa tertarik untuk mengetahui peranan sekretaris dalam membantu pimpinan di Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Medan, dalam penulisan Tugas Akhir ini penulis memilih judul “Peranan dan Tanggung Jawab Sekretaris Dalam Membantu Pelaksanaan Tugas-Tugas Pimpinan Pada Kantor Dinas Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Medan”.

B. Perumusan Masalah

Seorang sekretaris memiliki peranan penting dalam sebuah organisasi. Peranan utama sekretaris adalah sebagai patner kerja dari pimpinan, sebagai konsekuensinya seorang sekretaris harus mampu menangani pekerjaan yang dilimpahkan kepadanya secara baik, sekaligus bertanggung jawab terhadap pekerjaan itu. Seorang sekretaris harus mengetahui bagaimana kinerja dari pimpinannya, cara pimpinannya mengambil keputusan, sehingga seorang sekretaris dapat bekerja dengan maksimal dan sesuai dengan yang diharapkan pimpinan. Begitu pentingnya peran sekretaris sehingga sulit dibayangkan jika suatu perusahaan tanpa seorang sekretaris.

Mengingat begitu kompleksnya peranan sekretaris pada suatu perusahaan ataupun organisasi maka masalah pokok yang akan dibahas dalam Tugas Akhir ini adalah “Bagaimana Peranan dan Tanggung Jawab Sekretaris Dalam Membantu Pelaksanaan Tugas-Tugas Pimpinan Pada Kantor Dinas Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Medan?”

5

C. Tujuan Dan Manfaat Penelitian a. Tujuan Penulisan

Adapun tujuan penelitian adalah untuk mengetahui Peranan dan Tanggung Jawab Sekretaris Dalam Membantu Pelaksanaan Tugas-Tugas Pimpinan Pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Medan.

b. Manfaat Penulisan

Adapun manfaat dari penelitian ini adalah:

1. Untuk memperdalam pengetahuan dan pemahaman penulis mengenai peranan sekretaris dalam perusahaan.

2. Bagi perusahaan, memberikan sumbangan pemikiran sebagai bahan masukan bagi Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Medan 3. Bagi pembaca, sebagai referensi tentang peranan sekretaris.

D. Metode Penelitian

Untuk mencapai hasil yang baik, maka diperlukan berbagai data yang mendukung penulisan tugas akhir ini, adalah sebagai berikut:

1. Lokasi Penelitian

Riset ini penulis lakukan pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Medan.

2. Sumber Data a. Data Primer

Data yang diperoleh langsung dari perusahaan mengenai peranan sekretaris pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Medan

b. Data Sekunder

Data yang diperoleh dari sumber lain dalam bentuk laporan dan publikasi yang disebut data sekunder eksternal dan data sekunder internal yang datanya dari dalam dan dari luar perusahaan seperti sejarah perusahaan, struktur organisasi, laporan keuangan, buku, surat kabar, majalah, dan media lainya.

3. Teknik Pengumpulan Data a. Wawancara (Interview)

Suatu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya jawab secara langsung kepada pihak-pihak yang berwenang dalam perusahaan untuk memperoleh data dan informasi yang sesuai dengan materi penelitian. b. Dokumentasi

Yaitu dengan cara meminta surat-surat, catatan-catatan, laporan-laporan dan lain lain yang tersimpan didalam arsip-arsip Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Medan yang berhubungan dengan bidang yang diteliti.

4. Metode Analisis Data a. Deskriptif

Dengan metode ini data yang sudah dikumpul, digolongkan atau dikelompokan, dianalisis dan diinterprestasikan. Dengan demikian penulis akan mendapatkan gambaran yang sebenarnya tentang perusahaan.

7

E. Jadwal Kegiatan

Riset ini dilakukan oleh penulis pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Medan dapat dilihat pada tabel 1.1 sebagai berikut:

Tabel 1.1

Jadwal Kegiatan Penulisan Tugas Akhir

No Kegiatan

Minggu ke

I II III

1. Persiapan

2. Pengumpulan Data 3. Penulisan

Sumber: Penulis (2014)

Pada kegiatan pengumpulan data, penulis melakukan pengumpulan data sela dua minggu, dimulai tanggal 03 Maret 2014 sampai 15 Maret 2014 di bagian Sekretaris Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Medan.

F. Sistematika Penulisan

Adapun sistematika penulisan dari penulisan tugas akhir ini adalah:

BAB I. PENDAHULUAN

Pada bab ini penulis akan membahas latar belakang, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penulisan, metode penelitian, jadwal kegiatan dan sistematika penulisan

BAB II. PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI

Pada bab ini penulis akan membahas sejarah ringkas perusahaan, struktur organisasi, job description, jaringan usaha/kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Medan.

BAB III. PEMBAHASAN

Pada bab ini penulis akan menguraikan jenis atau bentuk pekerjaan yang dilaksanakan oleh sekretaris pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Medan yaitu pengertian, peranan dan tanggung jawab, sejenis, tugas-tugas, dan etiket sekretaris pimpinan.

BAB IV. KESIMPULAN DAN SARAN

Pada bab ini penulis akan menguraikan kesimpulan dan saran mengenai Peranan dan Tanggung Jawab sekretaris pimpinan dalam membantu pelaksanaan tugas-tugas pimpinan pada kantor dinas Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Medan.

9

BAB II

PROFIL PERUSAHAAN

A. Sejarah Singkat Kantor Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Kota Medan

Sesuai dengan undang-undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah yang menegaskan bahwa tujuan pemberian otonomi adalah berupaya memberikan peningkatan pelayanan dan kesejahteraan yang semakin baik kepada masyarakat, pengembangan kehidupan demokrasi, keadilan dan pemerataan. Sehingga kualitas layanan aparatur pemerintah kepada masyarakat merupakan indikator keberhasilan otonomi daerah. Sehubungan dengan hal tersebut, maka Pemerintah Kota Medan membentuk Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) sesuai dengan Peraturan Daerah Kota Medan No. 3 Tahun 2009 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah Kota Medan.

Adapun dasar pembentukan Badan Pelayan Perijinan Terpadu (BPPT) yaitu:

1. INPRES Nomor 1 Tahun 1995 tentang Kualitas Pelayanan Aparatur Pemerintah kepada Masyarakat.

2. Keputusan Menpan Nomor 81 Tahun 1993 tentang Pedoman Tata Laksana Pelayanan Umum.

3. Surat Edaran Menkowasbangpan Nomor 56/MK.WASPAN/6/1998, antara lain menyebutkan bahwa langkah-langkah perbaikan mutu pelayanan masyarakat diupayakan dengan menerapkan pola pelayanan terpadu (satu

atap satu pintu) bagi unit-unit kerja kantor pelayanan yang terkait dalam proses atau menghasilkan suatu produk pelayanan.

4. Keputusan Menpan No.KEP/24/M.PAN/2004 Tentang Pedoman umum penyusunan Indeks Kepuasan Masyarakat Unit Pelayanan Instansi Pemerintah.

5. Keputusan Menpan No. KEP/26/M.PAN/2004 Tentang petunjuk tekns Transparansi dan Akuntabilitas dalam penyelenggaraan Pelayanan Publik.

Kantor Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Pemerintahan Kota Modan telah mengeluarkan peraturan daerah Nomor 8 tahun 2009 tentang Rencana pembangunan Jangka Panjang Kota Medan 2006-202 Rencana Kerja Badan Pelayanan Perijinan Terpadu merupakan bagian dari RKPD Kota Medan tahun 2013 yang merupakan tahapan-tahapan pratikan (taktis) untuk mencapai target dan sasaran pembangunan kota, baik untuk jangka menengah maupun jangka panjang.

Visi Kantor Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Kota Medan

Adapun visi dari Badan tersebut adalah terwujudnya Pelayanan Prima Perijinan untuk Mewujudkan Medan Kota Metropolitan yang berdaya saing, nyaman, peduli dan sejahtera.

Misi Kantor Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Kota Medan

Sedangkan misi dari Badan tersebut adalah:

1) Mewujudkan pelayanan Perijinan yang Optimal dan Professional serta kepuasan masyarakat.

2) Meningkatkan Kualitas Sumber Daya Aparatur yang Profesional.

11

3) Meningkatkan Sistem Informasi Manajemen Pelayanan yang berbasis Infomasi Teknologi

4) Meningkatkan peran serta masyarakat dalam pelayanan perijinan terpadu. 5) Meningkatkan hubungan kerja antar SKPD di lingkungan Pemko Medan.

B. Stuktur Organisasi

Gambar 2.1

Stuktur Organisasi Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Medan

Sumber: Buku Panduan Standar Operasional Prosedur Perijinan Pemerintah Kota Medan Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (2011diolah)

BADAN PELAYANAN PERIJINAN TERPADU SEKRETARIAT BADAN TATA USAHA SUB BAGIAN PENYUSUNAN SUB BAGIAN KEUANGAN SUB BAGIAN UMUM KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL BIDANG PELAYANAN PERIJINAN I (Usaha Perdagangan dan Industri ) BIDANG PELAYANAN PERIJINAN II ( Ketentraman dan Ketertiban) BIDANG PELAYANAN PERIJINAN III ( T.Ruang Perhubungan dan Lingk Hidup) BIDANG PELAYANAN PERIJINAN IV (Konstruksi

dan Lain – lain)

TIM TEKNIS

TIM

TEKNIS _TEKNIS TIM

TIM TEKNIS

C. Job Description Kantor Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Medan

Sesuai dengan Perda Kota Medan No. 3 Tahun 2009 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah Kota Medan Pasal 159 dan 160 dan Peraturan Walikota Medan Nomor 6 Tahun 2010 tentang Rincian Tugas Pokok dan Fungsi Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Kota Medan, maka Tugas Pokok dan Fungsi sesuai dengan Struktur Organisasi dari secretariat badan adalah sebagai berikut:

1. Sekretariat Tugas badan:

a. Badan berkedudukan di bawah dan bertanggungjawab kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah;

b. Badan sebagaimana dimaksud didukung oleh Sekretariat yang dipimpin oleh Kepala;

c. Kepala Sekretariat sebagaimana dimaksud karena jabatannya adalah Kepala Badan;

d. Badan mempunyai tugas pokok melaksanakan koordinasi dan menyelenggarakan pelayanan administrasi di bidang perijinan secara terpadu dengan prinsip koordinasi, integrasi, sinkronisasi, simplikasi, keamanan dan kepastian.

Fungsi Badan:

a. Pelaksanaan penyusunan program;

b. Penyelenggaraan pelayanan administrasi perijinan;

13

c. Pelaksanaan koordinasi proses pelayanan perijinan; d. Pelaksanaan administrasi pelayanan perijinan;

e. Pemantauan dan evaluasi proses pemberian pelayanan perijinan; f. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Walikota sesuai dengan

tugas dan fungsinya.

Bagian Tata Usaha

Bagian tata usaha dipimpin oleh Kepala Bagian yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Badan.

Tugas Pokok:

a. Tugas pokok Bagian Tata Usaha melaksanakan sebagian tugas Badan lingkup ketatausahaan yang meliputi pengelolaan administrasi umum, keuangan dan penyusunan program.

Fungsi:

a. Penyusunan rencana, program dan kegiatan Bagian Tata Usaha;

b. Pengelolaan administrasi Badan yang meliputi administrasi keuangan, kepegawaian, tata persuratan, perlengkapan, dan rumah tangga;

c. Pengkoordinasian penyusunan, perencanaan, dan program Badan; d. Pelaksanaan monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan Badan; e. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan sesuai dengan

tugas dan fungsinya.

Tupoksi Sub Bagian Umum

Sub Bagian Umum dipimpin oleh Kepala Sub Bagian yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Tata Usaha dan

mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Bagian Tata Usaha lingkup administrasi umum;

Fungsi:

a. Penyusunan rencana, program dan kegiatan Sub Bagian Umum; b. Penyusunan bahan petunjuk teknis pengelolaan administrasi umum;

c. Pengelolaan administrasi umum yang meliputi pengelolaan naskah dinas, penataan kearsipan, administrasi kepegawaian, perlengkapan, dan penyelenggaraan kerumahtanggaan Badan;

d. Penyiapan pertemuan/rapat-rapat Badan; e. Pelaporan lingkup administrasi umum;

f. Penyiapan bahan monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan tugas; g. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan Kepala Bagian sesuai dengan tugas

dan fungsinya.

Tupoksi Sub Bagian Keuangan

Sub Bagian Keuangan dipimpin oleh Kepala Sub Bagian, yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Tata Usaha dan mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Bagian Tata Usaha lingkup pengelolaan administrasi keuangan.

Fungsi:

a. Penyusunan rencana, program dan kegiatan Sub Bagian Keuangan; b. Penyiapan bahan petunjuk teknis pengelolaan administrasi keuangan;

15

c. Pelaksanaan pengelolaan administrasi keuangan meliputi kegiatan penyusunan rencana, penyusunan bahan, pemrosesan, pengusulan, dan verifikasi;

d. Penyiapan bahan/pelaksanaan koordinasi pengelolaan admnistrasi keuangan;

e. Penyusunan laporan keuangan Badan;

f. Penyiapan bahan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas; g. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan Kepala Bagian sesuai dengan tugas

dan fungsinya.

Tupoksi Sub Bagian Penyusunan Program

Sub Bagian Penyusunan Program dipimpin oleh Kepala Sub Bagian, yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Tata Usaha dan mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Bagian Tata Usaha lingkup penyusunan program dan pelaporan.

Fungsi:

a. Penyusunan rencana, program dan kegiatan Sub Bagian Penyusunan Program;

b. Pengumpulan bahan petunjuk teknis lingkup penyusunan rencana dan program Badan;

c. Penyiapan bahan penyusunan rencana dan program Badan; d. Pengembangan sistem informasi pelayanan;

e. Pelaksanaan penyuluhan dan pelayanan pengaduan masyarakat; f. Penyiapan bahan pembinaan, pengawasan dan pengendalian;

g. Penyiapan bahan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas; h. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan Kepala Bagian sesuai dengan tugas

dan fungsinya.

1. Bidang Pelayanan Perijinan I Tugas Pokok dan Fungsi

Sesuai dengan Perda Kota Medan No. 3 Tahun 2009 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah Kota Medan Pasal 159 dan 160 dan Peraturan Walikota Medan Nomor 6 Tahun 2010 tentang Rincian Tugas Pokok dan Fungsi Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Kota Medan, maka Tugas Pokok dan Fungsi sesuai dengan Struktur Organisasi Bidang Pelayanan Perijinan I adalah sebagai berikut:

Tugas:

a. Bidang Pelayanan Perijinan I dipimpin oleh Kepala Bidang, yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Badan;

b. Bidang Pelayanan Perijinan I mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Badan lingkup pelayanan perijinan yang berkaitan dengan Usaha, Perdagangan dan Perindustrian;

c. Dalam melaksanakan tugas pokok, Bidang Pelayanan Perijinan I menyelenggarakan.

Fungsi:

a. Penyusunan rencana, program dan kegiatan Bidang Pelayanan Perijinan I;

b. Penyusunan petunjuk teknis Bidang Pelayanan Perijinan I;

17

c. Pelaksanaan persiapan fasilitasi program kerja Bidang Pelayanan Perijinan I;

d. Pelaksanaan pelayanan perijinan;

e. Pelaksanaan rapat-rapat dengan Tim Teknis yang berkaitan dengan permohonan Ijin;

f. Pengkoordiniran pengolahan data perijinan;

g. Pengkoordiniran pelaksanaan peninjauan lokasi/lapangan terhadap permohonan ijin dan pembuatan berita acara pemeriksaan lapangan; h. Pengkoordiniran pelaksanaan proses perijinan, dan persiapan konsep

Surat Keputusan Perijinan;

i. Pelaksanaan koordinasi dengan instansi/lembaga lainnya terkait bidang pelayanan perijinan;

j. Pelaksanaan monitoring dan evaluasi serta penyusunan pelaporan kegiatan di Bidan Pelayanan Perijinan I;

k. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan Kepala Badan sesuai dengan tugas dan fungsinya.

Tim Teknis mempunyai tugas:

a. Meneliti permohonan ijin;

b. Mengadakan rapat pembahasan permohonan ijin;

c. Melaksanakan peninjauan lokasi/lapangan terhadap permohonan ijin apabila diperlukan;

d. Melaksanakan proses perijinan, perhitungan retribusi dan persiapan konsep Surat Keputusan/Perijinan;

e. Memberikan saran-saran atau pertimbangan-pertimbangan kepada Kepala Badan yang menyangkut pelaksanaan tugas dan fungsi Badan;

f. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan sesuai dengan tugas dan fungsinya.

Tabel 2.1

Perijinan Pelayanan Pada Bidang I

NAMA

IJIN BIDANG JENIS IJIN

TAHUN PENGURUSAN IJIN GANGGUAN (NON INDUSTRI) BIDANG PELAYANAN PERIJINAN I (USAHA, PERINDUSTRIAN DAN PERDAGANGAN) DAFTAR ULANG TIGA TAHUN SEKALI IJIN USAHA INDUSTRI KECIL DAN MENENGAH BIDANG PELAYANAN PERIJINAN I (USAHA, PERINDUSTRIAN DAN PERDAGANGAN) SEKALI PENGAJUAN SATU KALI IJIN USAHA PERDAGANGAN (SIUP) BIDANG PELAYANAN PERIJINAN I (USAHA, PERINDUSTRIAN DAN PERDAGANGAN) SEKALI PENGAJUAN SATU KALI TANDA DAFTAR PERUSAHAAN (INDUSTRI) BIDANG PELAYANAN PERIJINAN I (USAHA, PERINDUSTRIAN DAN PERDAGANGAN) DAFTAR ULANG LIMA TAHUN SEKALI

19

LANJUTAN

NAMA IJIN

BIDANG JENIS

IJIN TAHUN PENGURUSAN TANDA DAFTAR PERUSAHAAN (NON INDUSTRI) BIDANG PELAYANAN PERIJINAN I (USAHA, PERINDUSTRIAN DAN PERDAGANGAN) DAFTAR ULANG LIMA TAHUN SEKALI

Sumber: Buku Panduan Standar Operasional Prosedur Perijinan Pemerintah Kota Medan Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (2011 diolah)

2. Bidang Pelayanan Perijinan II Tugas Pokok dan Fungsi

Sesuai dengan Perda Kota Medan No. 3 Tahun 2009 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah Kota Medan Pasal 159 dan 160 dan Peraturan Walikota Medan Nomor 6 Tahun 2010 tentang Rincian Tugas Pokok dan Fungsi Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Kota Medan, maka Tugas Pokok dan Fungsi sesuai dengan Struktur Organisasi Bidang Pelayanan Perijinan II adalah sebagai berikut:

Tugas:

a. Bidang Pelayanan Perijinan II dipimpin oleh Kepala Bidang, yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Badan;

b. Bidang Pelayanan Perijinan II mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Badan lingkup pelayanan perijinan yang berkaitan dengan ketentraman dan ketertiban masyarakat;

c. Dalam melaksanakan tugas pokok, Bidang Pelayanan Perijinan II menyelenggarakan.

Fungsi:

a. Penyusunan rencana, program dan kegiatan Bidang Pelayanan PerijinanII; b. Penyusunan petunjuk teknis Bidang Pelayanan Perijinan II;

c. Pelaksanaan persiapan fasilitasi program kerja Pelayana Perijinan II; d. Pelaksanaan pelayanan perijinan;

e. Pelaksanaan rapat-rapat dengan Tim Teknis yang berkaitan dengan permohonan Ijin;

f. Pengkoordiniran pengolahan data perijinan;

g. Pengkoordiniran pelaksanaan peninjauan lokasi/lapangan terhadap permohonan ijin dan pembuatan berita acara pemeriksaan lapangan;

h. Pengkoordiniran pelaksanaan proses perijinan, perhitungan retribusi, penetapan SKPD/SKRD, dan persiapan konsep Surat Keputusan Perijinan;

i. Pelaksanaan koordinasi dengan instansi/lembaga lainnya terkait bidang pelayanan perijinan;

j. Pelaksanaan monitoring dan evaluasi serta penyusunan pelaporan kegiatan di Bidang Pelayanan Perijinan II.

k. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan Kepala Badan sesuai dengan tugas dan fungsinya.

Tim Teknis mempunyai tugas:

a. Meneliti permohonan ijin;

21

b. Mengadakan rapat pembahasan permohonan ijin;

c. Melaksanakan peninjauan lokasi/lapangan terhadap permohonan ijin apabila diperlukan;

d. Melaksanakan proses perijinan, perhitungan retribusi dan persiapan konsep Surat Keputusan/Perijinan;

e. Memberikan saran-saran atau pertimbangan-pertimbangan kepada Kepala Badan yang menyangkut pelaksanaan tugas dan fungsi Badan;

f. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan sesuai dengan tugas dan fungsinya.

Tabel 2.2

Perijinan Pelayanan Pada Bidang II

NAMA IJIN BIDANG

JENIS IJIN TAHUN PENGURUSAN IJIN GANGGUAN (INDUSTRI)

BIDANG PELAYANAN PERIJINAN II (KETENTRAMAN DAN

KETERTIBAN)

DAFTAR ULANG

SATU TAHUN SEKALI

IJIN

PELATARAN PARKIR

BIDANG PELAYANAN PERIJINAN II (KETENTRAMAN DAN

KETERTIBAN)

DAFTAR ULANG

SATU TAHUN SEKALI

Sumber: Buku Panduan Standar Operasional Prosedur Perijinan Pemerintah Kota Medan Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (2011diolah)

3. Bidang Pelayanan Perijinan II Tugas Pokok dan Fungsi

Sesuai dengan Perda Kota Medan No. 3 Tahun 2009 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah Kota Medan Pasal 159 dan 160 dan Peraturan Walikota Medan Nomor 6 Tahun 2010 tentang Rincian Tugas Pokok

dan Fungsi Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Kota Medan, maka Tugas Pokok dan Fungsi sesuai dengan Struktur Organisasi Bidang Pelayanan Perijinan III adalah sebagai berikut:

Tugas:

a. Bidang Pelayanan Perijinan III dipimpin oleh Kepala Bidang, yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Badan;

b. Bidang Pelayanan Perijinan III mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Badan lingkup pelayanan perijinan yang berkaitan dengan tata ruang, perhubungan, dan lingkungan hidup;

c. Dalam Pelaksanaan monitoring dan evaluasi serta penyusun pelaporan kegiatan di Bidang Pelayanan Perijinan III;

d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan Kepala Badan sesuai dengan tugas dan fungsinya;

e. melaksanakan tugas pokok, Bidang Pelayanan Perijinan III menyelenggarakan.

Fungsi:

a. Penyusunan rencana, program dan kegiatan Bidang Pelayanan Perijinan III;

b. Penyusunan petunjuk teknis Bidang Pelayanan Perijinan III;

c. Pelaksanaan persiapan fasilitasi program kerja Bidang Pelayanan Perijinan III;

d. Pelaksanaan pelayanan perijinan;

23

e. Pelaksanaan rapat-rapat dengan Tim Teknis yang berkaitan dengan permohonan Ijin;

f. Pengkoordiniran pengolahan data perijinan;

g. Pengkoordiniran pelaksanaan peninjauan lokasi/lapangan terhadap permohonan ijin dan pembuatan berita acara pemeriksaan lapangan;

h. Pengkoordiniran pelaksanaan proses perijinan, perhitungan retribusi, penetapan SKPD/SKRD, dan persiapan konsep Surat Keputusan Perijinan;

i. Pelaksanaan koordinasi dengan instansi/lembaga lainnya terkait bidang pelayanan perijinan.

Tim Teknis mempunyai tugas:

a. Meneliti permohonan ijin;

b. Mengadakan rapat pembahasan permohonan ijin;

c. Melaksanakan peninjauan lokasi/lapangan terhadap permohonan ijin apabila diperlukan;

d. Melaksanakan proses perijinan, perhitungan retribusi dan persiapan konsep Surat Keputusan/Perijinan;

e. Memberikan saran-saran atau pertimbangan-pertimbangan kepada Kepala Badan yang menyangkut pelaksanaan tugas dan fungsi Badan;

f. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan sesuai dengan tugas dan fungsinya

Tabel 2.3

Perijinan Pelayanan Pada Bidang III

NAMA IJIN BIDANG JENIS

IJIN TAHUN PENGURUSAN IJIN PENGAMBILAN DAN PEMANFAATAN AIR BAWAH TANAH BIDANG PELAYANAN PERIJINAN III (TATA RUANG,

PERHUBUNGAN DAN LINGKUNGAN HIDUP) DAFTAR ULANG DUA TAHUN SEKALI IJIN PENGEBORAN AIR BAWAH TANAH BIDANG PELAYANAN PERIJINAN III (TATA RUANG,

PERHUBUNGAN DAN LINGKUNGAN HIDUP) DAFTAR BARU ENAM BULAN IJIN REKLAME (KHUSUS SPANDUK DAN UMBUL-UMBUL) BIDANG PELAYANAN PERIJINAN III (TATA RUANG,

PERHUBUNGAN DAN LINGKUNGAN HIDUP) DAFTAR BARU TIGA PULUH HARI KALENDER

Sumber: Buku Panduan Standar Operasional Prosedur Perijinan Pemerintah Kota Medan Badan Pelayanan Perijinan Terpadu 2011( diolah)

4. Bidang Pelayanan Perijinan IV Tugas Pokok dan Fungsi

Sesuai dengan Perda Kota Medan No. 3 Tahun 2009 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah Kota Medan Pasal 159 dan 160 dan Peraturan Walikota Medan Nomor 6 Tahun 2010 tentang Rincian Tugas

25

Pokok dan Fungsi Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Kota Medan, maka Tugas Pokok dan Fungsi sesuai dengan Struktur Organisasi dari Bidang Pelayanan perijinan IV adalah sebagai berikut:

Tugas:

a. Bidang Pelayanan Perijinan IV dipimpin oleh Kepala Bidang, yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Badan;

b. Bidang Pelayanan Perijinan IV mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Badan lingkup pelayanan perijinan yang berkaitan dengan konstruksi, kesehatan dan lain-lain;

c. Dalam melaksanakan tugas pokok, Bidang Pelayanan Perijinan IV menyelenggarakan.

Fungsi:

a. Penyusunan rencana, program dan kegiatan Pelayanan Perijinan IV; b. Penyusunan petunjuk teknis Bidang Pelayanan Perijinan IV;

c. Pelaksanaan persiapan fasilitasi program kerja Bidang Pelayanan Perijinan IV;

d. Pelaksanaan pelayanan perijinan;

e. Pelaksanaan rapat-rapat dengan Tim Teknis yang berkaitan dengan permohonan Ijin;

f. Pengkoordiniran pengolahan data perijinan;

g. Pengkoordiniran pelaksanaan peninjauan lokasi/lapangan terhadap permohonan ijin dan pembuatan berita acara pemeriksaan lapangan;

h. Pengkoordiniran pelaksanaan proses perijinan, perhitungan retribusi, penetapan SKPD/SKRD, dan persiapan konsep Surat Keputusan Perijinan;

i. Pelaksanaan koordinasi dengan instansi/lembaga lainnya terkait bidang pelayanan perijinan;

j. Pelaksanaan monitoring dan evaluasi serta penyusunan pelaporan kegiatan di Bidang Pelayanan Perijinan IV;

k. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan Kepala Badan sesuai dengan tugas dan fungsinya.

Tim Teknis mempunyai tugas:

a. Meneliti permohonan ijin;

b. Mengadakan rapat pembahasan permohonan ijin;

c. Melaksanakan peninjauan lokasi/lapangan terhadap permohonan ijin apabila diperlukan;

d. Melaksanakan proses perijinan, perhitungan retribusi dan persiapan konsep Surat Keputusan/Perijinan;

e. Memberikan saran-saran atau pertimbangan-pertimbangan kepada Kepala Badan yang menyangkut pelaksanaan tugas dan fungsi Badan;

f. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan sesuai dengan tugas dan fungsinya.

27

Tabel 2.4

Perijinan Pelayanan Pada Bidang IV

NAMA IJIN BIDANG JENIS IJIN TAHUN

PENGURUSAN

IJIN KERJA PETUGAS KESEHATAN

BIDANG PELAYANAN PERIJINAN IV (KONSTRUKSI, KESEHATAN,

DAN LAIN-LAIN) DAFTAR ULANG LIMA TAHUN SEKALI IJIN OPTIK

BIDANG PELAYANAN PERIJINAN IV (KONSTRUKSI, KESEHATAN,

DAN LAIN-LAIN) DAFTAR ULANG LIMA TAHUN SEKALI IJIN OPTIK

BIDANG PELAYANAN PERIJINAN IV (KONSTRUKSI, KESEHATAN,

DAN LAIN-LAIN) REGISTRASI ULANG SETIAP TAHUN IJIN USAHA JASA KONSTRUKSI

BIDANG PELAYANAN PERIJINAN IV (KONSTRUKSI, KESEHATAN,

DAN LAIN-LAIN)

DAFTAR BARU

TIGA TAHUN

Sumber: Buku Panduan Standar Operasional Prosedur Perijinan Pemerintah Kota Medan Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (2011diolah)

D. Jaringan Usaha Atau Kegiatan

Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Medan adalah Badan Pelayanan Prima Perijinan untuk Mewujudkan Medan Kota Metropolitan yang berdaya saing, nyaman, peduli dan sejahtera. Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Medan adalah sebuah instansi mewujudkan pelayanan perijinan yang optimal dan professional serta kepuasan masyarakat,

Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Medan lebih berorientasi pada peningkatkan kualitas sumber daya aparatur yang profesional,meningkatkan

sistem informasi manajemen pelayanan yang berbasis infomasi dan teknologi, serta meningkatkan pelayanan perjinan yang bermutu dan berkualitas. Dengan demikian Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Medan diharapkan mewujudkan pelayanan perijinan yang berbasis teknologi bisa optimal dan professional sehingga pelayanan perijinan dapat memberikan kepuasaan kepada masyarakat.

E. Kinerja Usaha Terkini

Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Medan yang terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Medan dapat terwujud secara optimal. Tidak mudah mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Medan adalah menjalankan pelayanan yang berbasis teknologi dan informasi sehingga diharapkan dalam pelaksanaan pelayanan dapat berjalan secara efektif, efisien, transparan, akuntabel dan tepat waktu.

29

F. Rencana Kegiatan

Adapun rencana kegiatan Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Medan antara lain sebagai berikut:

1. Pengeluaran ijin yang dikeluarkan kepala badan yang merupakan bukti legalitas menyatakan sah atau diperbolehkanya seseorang atau badan hukum untuk melakukan usaha atau kegiatan tertentu.

2. Badan Pelayanan Perijinan (BPPT) Medan melanyani proses perijinan yang meliputi ijin gangguan perusahaan industri dan bukan industri, ijin usaha perdagangan, tanda daftar perusahaan, ijin usaha industri (IUI) khusus perusahaan industri kecil dan menengah, ijin optik, ijin pelataran parkir, ijin kerja petugas kesehatan, ijin reklame khusus umbul – umbul dan spanduk, ijin usaha jasa kontruksi dan ijin pengelolaan, pengeboran, pengambilan dan pemanfaat air bawah tanah.

30

A. Pengertian Sekretaris

Dewasa ini peran seorang sekretaris bukan hanya sebagai salah satu karyawan dalam sebuah perushaan, namun lebih jauh sebagai faktor penting yang mendukung kelancaran tugas-tugas pimpinan karena sebagian tugas sekretaris adalah berkaitan erat dengan pimpinan. Berikut pengertian Sekretaris menurut beberapa para ahli seperti dibawah ini yaitu sebagai berikut:

Menurut Hendarto dan Tulusharyono (2003 : 4) “Sekretaris adalah orang yang membantu seseorang, yaitu pimpinan dalam melaksanakan tugas perkantoran yang timbul dari tugasnya sebagai pimpinan. Dan Menurut Saiman (2002 : 24) pengertian sekretaris adalah sebagai berikut, “Sekretaris adalah seseorang yang mempunyai tugas yang sangat berkaitan dengan kegiatan tulis-menulis atau catat-mencatat dari suatu kegiatan perkantoran atau perusahaan sedangkan

Dari tiga pendapat para ahli diatas yang menjelaskan pengertian sekretaris, maka dapat disimpulkan bahwa pengertian sekretaris pada hakikatnya

Nuraeni (2008 : 2) menyatakan bahwa: “Sekretaris adalah orang yang bekerja pada orang lain untuk membantu dalam korespondensi, pekerjaan tulis, mendapatkan informasi, dan masalah-masalah lain pegawai yang ditunjuk oleh masyarakat perusahaan, atau perserikatan untuk melakukan korespondensi, memelihara warkat-warkat, terutama yang berurusan dengan perusahaannya menteri yang mengepalai kantor pemerintahan“.

31

adalah seseorang yang membantu pimpinan dalam menjalankan tugas-tugasnya, yang meliputi kegiatan mencatat dan menulis dari suatu kegiatan perkantoran.Sekretaris pimpinan pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Medan adalah seseorang yang membantu meringankan tugas – tugas pimpinan dalam menjalankan tugasnya terutama pada masalah berkas permohonan perijinan, selain itu sekretaris pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Medan juga berperan penting dalam meneliti kembali seluruh berkas permohonan khusunya masalah kelengkapan berkas, pengetikan dan proses perjalanan berkas tersebut.

B. Peranan dan Tanggung Jawab Sekretaris a) Peran Sekretaris

Sekretaris memegang peranan yang penting dan dapat menentukan berhasil tidaknya tujuan perusahaan. Pentingnya peranan seorang sekretaris ini tentunya sesuai dengan jabatan sekretaris pada masing-masing organisasi. Peranan sekretaris secara umum dapat diketahui sebagai berikut:

1. Peranan sekretaris terhadap atasan:

a. Sebagai perantara saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan.

b. Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas, dan tanggung jawab.

c. Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas.

d. Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide.

e. Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan pimpinan dan bawahan.

2. Peranan sekretaris terhadap bawahan (pimpinan):

a. Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil, yaitu mengenai peraturan penempatan pegawai yang sesuai dengan kecakapan dan kemampuan (rule of the place).

b. Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat berjalan lancar dan berhasil dengan baik.

c. Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam menjalankan pekerjaan.

d. Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah.

e. Mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan untuk lebih mengerahkan dan mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai bawahan.

Peranan sekretaris terhadap bawahan merupakan penilaian dari bawahan sehingga sikap dan tingkah laku sekretaris akan berpengaruh terhadap pekerjaan pegawai bawahan. Bagi sekretaris yang ramah dan komunikatif akan memberikan suasana hubuungan kerja yang baik bagi bawahan sehingga segala permasalahan dapat didiskusikan dan dicari cara penyelesaiannya.

b) Tanggung Jawab Sekretaris

Tanggung jawab sekretaris seorang sekretaris tentunya sesuai dengan fungsi jabatan sekretaris tersebut. Bagi organisasi yang besar, tugas sekretaris

33

juga lebih berat karena selain betugas dan bertanggung jawab terhadap pimpinannya, ia juga harus bertanggung jawab untuk mengatur dan mengawasi tugas dan kegiatan bawahannya. Secara umum tugas-tugas sekretaris meliputi hal-hal sebagai berikut:

1) Menerima dikte dari pimpinan.

2) Melaksanakan korespondensi (menerima dan mengirim surat-surat termasuk telepon, telegram, dan faksimile).

3) Menyimpan arsip-arsip yang dinilai penting. 4) Menerima tamu-tamu pimpinan.

5) Membuat jadwal pertemuan dan perjanjian-perjanjian pimpinan dengan teman relasi maupun kegiatan lainnya.

6) Menyiapkan bahan-bahan keterangan kepada pimpinan sesuai dengan kebutuhan pimpinan dalam rapat maupun kegiatan lainnya.

7) Bertindak sebagai perantara antara pimpinan dan bawahan. 8) Mengatur rapat-rapat dan seminar pimpinan dengan bawahan. 9) Menemani pimpinan dalam pertemuan penting.

10) Menyusun pidato-pidato untuk pimpinan.

Dalam pelaksanaan tugas dan tanggung jawab pada setiap orang untuk menjadi lebih baik, harus ada motivasi atau semangat kerja. Hal ini sangat penting bagi sekretaris terutama sekretaris eksekutif atau manajer karena mereka mempunyai tugas ganda, yaitu tugas terhadap kegiatan pimpinan sehari-hari dan tugas terhadap koordinasi maupun pengendalian bawahan.

Pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Medan, seorang sekretaris sangat berperan penting dalam kelancaran aktivitas pimpinan (kepala Badan) dimana sekretaris pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Medan mempunyai peran dan tanggung jawab yang didelegasikan sehingga Pimpinan (Kepala Badan) dapat menjalankan pekerjaannya dan mefokuskan diri pada pengawasan dan pengembangan Badan Pelayanan Perijianan Terpadu (BPPT) Medan dan juga terhadap masalah – masalah yang terjadi pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Medan. Sekretaris juga sebagai penghubung dalam menyampaiakan informasi dari pimpinan (Kepala Badan) kepada para Kepala Sub bagian Umum, Kepala Sub Bagian Keuangan, Kepala Bidang – Bidang, Bendahara Peneriman dan seluruh Staff pegawai di kantor dinas Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Medan. Informasi yang diberikan itu berupa disposisi dari surat – surat masuk seperti surat – surat keputusan, undangan dan surat ataupun berkas yang berkaitan dengan permasalahan permohonan ijin. Dengan sampainya informasi kepada bagian yang dituju barulah setiap bidang dapat mengetahui apa yang harus dikerjakan sesuai dengan intruksi dari pimpinan (Kepala Badan). Sekretaris Pimpinan juga berperan penting dalam menyelesaikan hal – hal kecil yang mungkin terjadi dalam lingkungan kerja namun cukup mempengaruhi aktivitas kerja organisasi, sehingga dengan demikian sekretaris mempunyai posisi penting dalam menjalankan aktivitas pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Medan.

35

Menurut hasil pengamatan penulis, saat ini sekretaris pimpinan pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Medan telah dapat menjalankan peran dan tanggung jawabnya dengan baik. Sekretaris pimpinan mampu menyampaikan informasi – informasi dengan cepat dari pimpinan (kepala badan) kepada bidang – bidang di kantor dinas Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Medan sehingga informasi dapat diproses dengan cepat dan mampu menyelesaiakan tugas yang diberikan secara tiba – tiba dengan cepat. Sekretaris pimpinan mampu menunjukan keprofesionalnnya terhadap penanganan tugas – tugas yang diberikan. Selain itu juga sekretaris pimpinan mampu menciptakan hubungan yang baik dengan para pegawai lain pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Medan. Karena apabila sekretaris dapat membangun hubungan yang baik dengan pegawai lain, maka pegawai lain akan berpikir bahwa sikap tersebut merupakan hasil dari kepemimpinan yang baik dari atasannya.

C. Jenis-Jenis Sekretaris

Setiap sekretaris harus mengetahui dengan jelas kedudukan dan peranannya dalam suatu organisasi. Ada kalanya dasar pendidikan dan pengalaman antara satu dengan yang lain tidak sama, namun dengan adanya kesempatan yang didapat atau perkembangan yang terjadi di dalam pembinaan karirnya serta kemampuan sekretaris akan mempunyai tugas dan tanggung jawab yang berbeda. Dalam Wursanto (2006 : 2) maka sekretaris dapat dibedakan menjadi:

a. Sekretaris Organisasi

Sekretaris organisasi disebut juga sekretaris instansi, sekretaris perusahaan, business secretary, excecutive secretary. Seorang sekretaris organisasi disamping menjalankan tugas atas perintah pimpinan, juga memiliki kedudukan sebagai manajer yang mengelola suatu unit kerja dalam bidang kesekretariatan. Oleh karena itu, seorang sekretaris organisasi memiliki peran dan fungsi manajerial, meliputi membuat perencanaan, melakukan pengorganisasian, membimbing dan mengarahkan, mengontrol serta mengambil keputusan atas berbagai masalah yang dihadapi dalam bidang pekerjaan kesekretariatan. Contoh sekretaris organisasi adalah:

1) Sekretaris Jendral 2) Sekretaris Kabinet 3) Sekretaris Wilayah

4) Sekretaris Inspektorat Jendral 5) Sekretaris Yayasan

b. Sekretaris Pribadi dan Sekretaris Pimpinan 1. Sekretaris Pribadi

Sekretaris pribadi adalah seorang yang mengerjakan kegiatan perkantoran, untuk membantu seseorang, dan bersifat pribadi. Sekretaris dalam pengertian ini bukan pegawai atau staff dari suatu organisasi atau perusahaan tetapi seseorang yang diangkat dan digaji oleh perorangan.

37

2. Sekretaris Pimpinan

Sekretaris pimpinan adalah seorang pembantu pimpinan yang bertugas mengerjakan tugas-tugas perkantoran untuk seorang pimpinan tertentu. Sekretaris dalam pengertian ini adalah pegawai atau staff dari suatu organisasi/perusahaan, diangkat dan digaji oleh organisasi atau perusahaan yang bersangkutan.

Berdasarkan kemampuannya dan pengalaman kerjanya, sekretaris dapat dibedakan menjadi dua yaitu:

1. Sekretaris Junior

Sekretaris junior adalah sekretaris belum banyak memiliki pengalaman, dapat juga berarti masih berpangkat atau berkedudukan rendah, atau baru saja diangkat sebagai pegawai dengan jabatan sebagai sekretaris. Tugas Sekretaris yang diberikan kepada sekretaris junior adalah tugas khusus dalam bidang sekretaris, misalnya korespondensi, mengetik, steno, menerima dikte, dan sebagainya.

2. Sekretaris Senior

Dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia, kata senior memiliki arti lebih tua, dapat pula berarti lebih tinggi dalam pangkat, kedudukan, atau tingkat. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa sekretaris senior adalah:

1) Sekretaris yang memiliki masa kerja, pengalaman kerja, kemampuan, dan prestasi kerja sebagai sekretaris yang mandiri, tidak tergantung pada perintah pimpinan. Perlu digarisbawahi bahwa seorang sekretaris senior tidak semata-mata diukur dari usia yang lebih tua

dibandingkan pegawai atau staff yang lain, tetapi atas prestasi kerja yang telah dicapai sekretaris itu secara nyata. Sekretaris senior tidak hanya mampu mengerjakan tugas yang diberikan oleh pimpinan, tetapi juga mampu mengatasi berbagai masalah yang dihadapi sehingga benar-benar mampu menunjukkan diri sebagai seorang sekretaris yang profersional.

2) Sekretaris yang memiliki pangkat dan kedudukan lebih tinggi dibandingkan sekretaris junior, memiliki berbagai macam kompetensi sehingga dia dapat menangani tugas beserta segala macam permasalahannya dengan cepat tanpa banyak mendapat bimbingan dari pimpinannya. Dengan demikian, Seorang sekretaris senior adalah sekretaris yang mampu mandiri dan benar-benar mampu menangani segala macam pekerjaan yang dituntut oleh pimpinan berkaitan dengan tugas dan bertanggung jawab yang diemban oleh pimpinan yang dibantu.

3) Berdasarkan Spesialisasi (Bidang Khusus dalam Pekerjaan) Dalam hal ini yang dimaksud dengan sekretaris spesialisasi yaitu seorang sekretaris yang khusus membidangi suatu bidang tertentu.

Misalkan:

a. Sekretaris bidang Teknik (Technical Secretary) b. Sekretaris bidang Hukum (Legal Secretary)

c. Sekretaris bidang Akuntansi (Accounting Secretary) d. Sekretaris bidang Kedokteran (Medical Secretary)

39

Adapun jenis sekretaris pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Medan adalah sekretaris pimpinan dimana sekretaris pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Medan dalam kedudukannya merupakan seorang pembantu pimpinan yang bertugas meringankan, mempermudah dan memperlancar tugas pekerjaan dan tanggung jawab pimpinan.

D. Ruang Lingkup Tugas Sekretaris

Tugas seorang sekretaris adalah membantu pimpinan dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan teknis, tetapi cukup penting artinya bagi pimpinan. Seorang pimpinan akan sangat memerlukan bantuan sekretaris dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor, seperti menerima tamu, menerima telepon, mengambil dikte dan mengurus surat-menyurat, dan sebagainya. Karena itu seorang pimpinan mengharapkan bahwa bantuan yang diberikan oleh sekretaris dalam melaksanakan pekerjaannya dapat dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab.

Tugas-tugas bantuan yang akan diberikan oleh seorang sekretaris akan berbeda, bergantung dari bidang usaha yang dilakukan oleh pimpinan. Karena itu banyak variasi dari pekerjaan pimpinan, maka pendidikan seorang sekretaris haruslah memadai dan meliputi seluruh kemungkinan tanggung jawab pekerjaan pimpinan.Dalam Sedarmayanti (2000 : 23) dan Thomas (2003 : 21) maka umumnya pekerjaan sekretaris dikelompokkan dalam 8 kriteria:

1. Tugas-tugas Rutin

Yaitu tugas-tugas yang harus dikerjakan setiap hari tanpa memerlukan perintah khusus, perhatian khusus dan pengawasan khusus. Tugas-tugas rutin meliputi:

a. Menyusun /membuat surat b. Menata arsip

c. Mengurus dan mengendalikan surat

d. Menerima dan melayani tamu serta bertamu e. Menerima serta melayani telepon dan menelepon f. Mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan

g. Mempersiapkan laporan

Kesemua tugas ini harus dikerjakan seorang sekretaris tanpa harus menunggu perintah dari pimpinan. Dari sekian banyak tugas-tugas sekretaris tugas yang paling mendasar adalah tugas rutin yang sehari-harinya harus dikerjakan sekretaris.

2. Tugas-tugas Khusus

Yaitu tugas yang diperintahkan oleh pimpinan dan penyelesaiannya secara khusus dengan dimintai pendapatnya, pertimbangan dan pengalamannya. Tugas-tugas khusus meliputi:

a. Mengkonsep surat perjanjian kerja sama dengan relasi b. Menyusun surat-surat rahasia atau confidential c. Menyusun acara pertemuan bisnis

d. Pembelian kado atau cendramata

41

Ada kalanya seorang pimpinan meminta sekretaris untuk melakukan sekretaris untuk melakukan tugas-tugas khusus ini pimpinan akan memberikan perintah secara lengkap, tetapi mungkin juga pimpinan mengharapkan sekretarisnya memberikan masukan dan pengalaman-pengalaman sekretaris untuk menyelesaikan tugas-tugas tersebut.

Seorang pimpinan akan memberikan tugas-tugas khusus setiap hari, oleh karena itu sekretaris harus dapat mengatur waktu agar tugas-tugas khusus ini dapat dilaksanakan sebaik-baiknya.

3. Tugas-tugas Istimewa

Yaitu tugas-tugas yang menyangkut keperluan pimpinan. Tugas istimewa meliputi:

a. Membetulkan alat-alat tulis pimpinan beserta perlengkapan yang diperlukan.

b. Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada para relasinya.

c. Bersama-sama atau mewakili seseorang menerima sumbangan-sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan lainnya.

d. Mengigatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu bahan. e. Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama

mengadakan pertemuan bisnis.

f. Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor yang perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana kantor.

Biasanya tugas-tugas istimewa ini tidak dilakukan setiap hari. Tugas-tugas istimewa ini harus dapat dilaksanakan dengan baik karena akan menyangkut nama baik pimpinan.

4. Tugas Resepsionis

Tugas resepsionis ini meliputi:

a. Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon.

b. Menerima tamu yang akan bertamu dengan pimpinan. c. Mencatat janji-janji untuk pimpinan.

d. Menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan. e. Tugas Keuangan

5. Tugas keuangan meliputi:

a. Menangani urusan keuangan pimpinan dengan baik.

b. Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan atas nama pimpinan.

c. Menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan menyediakan dana untuk keperluan sehari-hari tersebut.

6. Tugas Sosial

Hal ini meliputi:

a. Mengurus kegiatan seputar kantor.

b. Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan beserta mengurus undangannya.

43

7. Tugas Insidential

Dalam hal ini tugas-tugas yang harus dilakukan oleh seorang sekretaris meliputi:

a. Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, pidato atau persyaratan pimpinan.

b. Membuat iktisar dari berita-berita dan karangan yang termuat dalam surat kabar, majalah yang ada kaitannya dengan kepentingan perusahaan.

c. Mengoreksi bahan cetakan yang dikonsep pimpinan.

d. Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan. 8. Tugas Sekretaris dalam Bussiness Meeting

Sekretaris sering kali diminta untuk membantu pimpinan dalam menyusun sebuah pertemuan bisnis (Bussiness meeting). Beberapa pedoman bagi sekretaris agar penyelenggaraan pertemuan bisnis dapat membawa hasil adalah:

a. Menentukan waktu dan tempat.

b. Menyediakan peralatan untuk meeting tersebut. c. Mempersiapkan makanan dan minuman. d. Sediakan kertas, brosur, dan alat tulis.

e. Sediakan alat-alat yang digunakan dalam proses rapat nantinya. f. Jadwal pertemuan harus diatur sedemikian rupa agar pertemuan

tersebut dapat dihadiri oleh seluruh peserta rapat.

Bila semua tugas-tugas sekretaris yang telah dijelaskan pada sub bab sebelumnya maka rician dari tugas-tugas tersebut adalah sebagai berikut:

a. Menyelenggarakan surat-menyurat (Korespondensi) 1) Memproses surat-masuk dan surat keluar

2) Mengkonsep data

3) Mengklasifikasikan tugas 4) Penggandaan warkat

5) Mencatat ciri-ciri pokok warkat yang digandakan

6) Mengatur pengantaran surat dan melayani pinjaman surat dokumen atau arsip

b. Menyelenggarakan tata kearsipan, sehingga mempermudah proses surat-menyurat atau mencari kembali bila arsip sewaktu-waktu dibutuhkan. c. Menyampaikan informasi kepada pimpinan, misalnya:

1) Menyelenggarakan pencatatan dan penyampain informasi 2) Mencatat pesan-pesan yang perlu disampaikan

3) Membuat kliping surat kabar, majalah, buletin d. Menyelenggarakan hubungan melalui telepon

e. Mengatur pertemuan rapat f. Menyiapkan bahan laporan

g. Mengatur jadwal kegiatan pimpinan h. Mengurus persiapan perjalanan pimpinan

i. Menjadi penghubung antara pimpinan dengan pejabat lainnya

45

Adapun tugas -tugas sekretaris di Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Medan adalah:

1. Menerima berkas permohonan ijin dari bidang – bidang

2. Menandatangani bukti penerimaan berkas pada buku ekspedisi pengiriman berkas

3. Meneliti kembali seluruh berkas permohonan khususnya kelngkapan berkas, pengetikan dan proses perjalanan berkas

4. Memaraf blangko ijin

5. Membuat saran dan mencatat di kartu kendali untuk diteruskan ke kepala badan

6. Menerima dan melayani tamu serta bertamu 7. Mengurus dan mengendalikan surat

8. Membuat laporan perijinan

9. Menerima serta melayani telepon dan menelepon yang bersangkutan tentang masalah perijinan

Kesemua tugas – tugas di atas adalah tugas yang paling mendasar yang dilakukan sehari – hari oleh sekretaris pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Medan, tugas – tugas rutin di atas harus dikerjakan oleh seorang sekretaris tanpa harus menunggu perintah dari pimpinan (Kepala Badan) dari sekian banyak tugas yang dikerjkan oleh seorang sekretaris tugas – tugas diatas adalah tugas yang paling wajib dikerjakan tanpa harus ada perintah dari pimpinan (Kepala Badan).

Adapun tugas – tugas khusus yang diberikan kepada sekretaris pimpinan pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (Medan) adalah sekretaris pimpinan diminta untuk menyusun surat – surat rahasia yang berhubungan dengan proses perijinan. Untuk itu sekretaris pimpinan harus siap untuk diberi tugas dari pimpinan (kepala badan).Sekretaris pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Medan juga mempunyai tugas menghadiri rapat – rapat dinas dan sebagai pendamping pimpinan (Kepala Badan) selama mengadakan pertemuan yang menyangkut kegiatan dinas maupun kegiatan yang bersangkutan pada masalah perijinan.

E. Peranan Sekretaris Dalam Membantu Pimpinan

Dalam melaksanakan tugasnya seorang pimpinan sering mengalami kesulitan dalam membagi waktunya. Karena begitu banyaknya tugas yang harus dikerjakan oleh pimpinan maka seorang pimpinan harus memiliki seorang yang dapat membantu tugas tersebut dan juga dapat membantu dan mengatur waktu serta kegiatannya. Pada situasi seperti inilah dibutuhkan peran sekretaris. Sekretaris dapat menjadi konfiden pertama bagi pimpinannya, tempatnya merundingkan hal-hal yang bersifat rahasia, tempatnya membicarakan rencana-rencana dan mendiskusikan serta mendelegasikan berbagai masalah bisnis.

Sudah merupakan kewajiban, bahwa seorang sekretaris harus membantu pimpinan semaksimal mungkin dengan mencurahkan dedikasi yang total kepada pimpinannya, agar pimpinan dapat bekerja secara efisien dan profersional.Bila seorang sekretaris menguasai pekerjaan sampai kepada hal yang sekecil-kecilnya, serta mempelajarinya dalam hubungan dengan tanggung jawab pimpinan, maka

47

hal tersebut dapat meningkatkan pendayagunaan tidak hanya terhadap pelaksanaan tugas sekretaris, tetapi juga terhadap tugas dan keberhasilan pimpinannya.

Dalam Saiman (2002 : 37) adapun peranan sekretaris secara umum dapat diketahui sebagai berikut:

1. Peranan sekretaris terhadap atasan

a. Sebagai perantara atau saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan.

b. Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas, dan tanggung jawab.

c. Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas.

d. Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide.

e. Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan pimpinan bagi bawahan.

2. Peranan sekretaris terhadap bawahan

a. Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil yaitu mengenai pengaturan penempatan pegawai yang sesuai dengan kecakapan dan kemampuan (rule of place).

b. Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat berjalan lancar dan berhasil baik.

c. Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam menjalankan pekerjaannya.

d. Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah.

e. Mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan untuk telah mengerahkan dan mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai bawahan. Adapun peranan sekretaris dalam memperlancar tugas pimpinan pada Kantor Dinas Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Kota Medan adalah:

1. Sebagai perantara atau saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi organisasi yang ingin berhubungan dengan pimpinan.

2. Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi tugas dan tanggung jawab.

3. Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas.

4. Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide.

5. Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan seminar pimpinan bagi bawahan.

6. Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil yaitu mengenai pengaturan penempatan pegawai yang sesuai dengan kecakapan dan kemampuan.

7. Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam menjalankan pekerjaan.

8. Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah.

9. Mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan untuk lebih mengarahkan dan mengetahui kelemahan dan kehendak bawahan.

49

Sekretaris pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Medan mempunyai peranan yang sangat penting dalam membantu kelancaran tugas pimpinan, apabila sekretaris tadi tidak ada maka pekerjaan akan terhambat baik dalam segi tenaga, pikiran, dan waktu sehingga berkurangnya efisiensi kerja. Dewasa ini kedudukan seorang sekretaris dalam perusahaan atau organisasi semakin penting disebabkan perkembangan zaman yang semakin pesat dengan permasalahan yang kompleks.

Dengan sendirinya pimpinan tidak dapat mengendalikan perusahaan atau bawahannya dengan langsung. Hal inilah yang sering membawa akibat operasi perusahaan berjalan lambat. Sering terjadi bahwa kelancaran tugas pimpinan tidak terlaksana karena kurang diperhatikannya hal-hal yang kurang bersifat rinci yang sesungguhnya merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari tugas pimpinan. Seorang pimpinan dituntut untuk mengetahui dengan cepat dan tepat setiap situasi dan kondisi organisasinya, dapat memanfaatkan waktunya dengan efektif dan efisien. Guna menjamin kecermatan dan kelancaran tugas pimpinan tersebut, diperlukan tenaga sekretaris terdidik dan terampil dan mampu mengetahui dengan tepat dan tugas pokok organisasi dan pimpinannya serta tugas pokok dan tanggung jawab sendiri.

Seorang sekretaris pada Badan Pelayanana Perijinan Terpadu (BPPT) Medan mempunyai peranan dalam memberikan informasi, baik secara formal maupun informal. Informasi formal yang berhubungan dengan perusahaan, sedangkan informasi informal yaitu informasi yang berhubungan dengan segala

hal diluar perusahaan yang dibutuhkan pimpinan dalam melakukan dalam melakukan pekerjaan.

Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide merupakan peranan yang sangat penting bagi sekretarsi pada Badan Pelayanana Perijinan Terpadu (BPPT) Medan karena sekretaris dapat membantu pimpinan dalam memberikan ide-ide yang baik sehingga dapat membantu mempercepat penyelesaian tugas dan menghemat tenaga dan waktu.

Jadi peranan sekretaris terhadap bawahan juga merupakan penilaian dari bawahan sehingga bagaimana sikap dan tingkah laku dan komunikatif tentunya akan memberikan suasana hubungan kerja yang baik bagi bawahan, sehingga segala permasalahan kiranya dapat didiskusikan dan dicari permasalahannya. Perlu ditambahkan bahwa seorang sekretaris yang baik harus dapat bekerja efisien. Dia harus berpandangan bahwa selalu ada cara kerja yang baik, tiada cara kerja terbaik terakhir. Dengan demikian seorang sekretaris harus selalu berusaha menemukan cara yang lebih mudah dalam menggunakan pikiran, cara kerja yang lebih cepat dalam penggunaan waktu, cara kerja yang lebih dekat dari penggunaan jarak, cara kerja yang lebih hemat dalam menggunakan benda dan cara kerja yang lebih murah dalam menggunakan uang, tanpa sedikit pun mengurangi mutu hasil kerja. Disamping itu peranan sekretaris yang tidak kalah pentingnya didalam perusahaan adalah untuk memecahkan masalah dalam perusahaan dan menyederhanakan pelaksanaan pekerjaan untuk memperlancar tugas pimpinan. Begitu besarnya peranan sekretaris bagi perusahaan sehingga ia dituntut untuk

51

bisa tampil pada situasi apapun untuk itu dibutuhkan seorang sekretaris yang bermutu tinggi.

52

A. Kesimpulan

Dari hasil penelitian yang dilakukan oleh penulis, maka dapat ditarik kesimpulan yang berkaitan sehubungan dengan paper penulis yaitu “Peranan dan Tanggung Jawab Sekretaris dalam Membantu Pelaksanaan Tugas - Tugas Pimpinan Pada Kantor Dinas Badan Pelayan Perijinan Terpadu (BPPT) Medan” yaitu sebagai berikut:

1) Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Medan adalah badan pemerintahan daerah yang melayani proses perijinan yang meliputi ijin gangguan perusahaan industri dan bukan industri, ijin usaha perdagangan, tanda daftar perusahaan, ijin usaha industri (IUI) khusus perusahaan industri kecil dan menengah, ijin optik, ijin pelataran parkir, ijin kerja petugas kesehatan, ijin reklame khusus umbul – umbul dan spanduk, ijin usaha jasa kontruksi dan ijin pengelolaan, pengeboran, pengambilan dan pemanfaat air bawah tanah.

2) Peran sekretaris di dalam Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Medan adalah sangat penting disamping sebagai pembantu pimpinan, sekretaris juga merupakan penghubung antara pimpinan dengan pekerjaan-pekerjaan serta seluruh staff pegawai dan publik dimana peran penghubung ini memudahkan proses pelaksanaan permohonan perijinan .

53

3) Sekretaris Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Medan adalah seseorang yang membantu meringankan tugas – tugas pimpinan dalam menjalankan tugasnya terutama pada masalah berkas permohonan perijinan, selain itu sekretaris pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Medan juga berperan penting dalam meneliti kembali seluruh berkas permohonan khusunya masalah kelengkapan berkas, pengetikan dan proses perjalanan berkas tersebut.

4) Untuk memperlancar hubungan antara atasan dengan bawahan dan publik dalam segala proses perijinan sekretaris sangatlah memegang peranan, karena segala sesuatu urusan yang berhubungan dengan atasan yang bersangkutan dalam masalah perijinan haruslah melalui sekretaris yang merupakan pelayanan dibidang komunikasi dalam pemeriksaan berkas perijinan sebelum di berikan kepada atasan.

B. SARAN

Berdasarkan kesimpulan diatas dan melihat kenyataan yang terjadi pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Medan maka peulis mencoba memberikan beberapa saran yang mungkin dapat berguna bagi beberapa pihak. 1) Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Medan sudah menjalankan

dengan baik segala permohonan pelayanan proses perijinan dengan menggunakan teknologi dan informasi dalam proses permohonan ijin tersebut. Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Medan harus meningkatkan dan mempertahakan lagi teknologi dan informasi di dalam

proses permohonan ijin sehingga diharapkan dalam pelaksanaan pelayanan dapat berjalan secara efektif, efisien, transparan, akuntabel dan tepat waktu. 2) Hendaknya sekretaris pimpinan meningkatkan lagi hubungan kerja antara

pimpinan, staff pegawai dan publik sehingga dalam pelaksanaan tugas-tugas permohonan perijinan dapat berjalan lebih baik lagi.

3) Meningkatkan dan mempertahankan lagi pelaksanaan tugas-tugas kesekretariatan dengan cara menganalisa dan memperbaiki pekerjaan yang salah supaya tidak terulang lagi. Serta lebih terbuka dalam menerima kritik dan saran pimpinan atau orang lain yang lebih berpengalaman agar proses pelayanan perijinan berjalan baik dan tepat waktu.

4) Ada baiknya hubungan kerjasama antara sesama karyawan maupun dengan pimpinan yang berada dalam lingkungan perusahaan hendaknya tetap terpelihara demi kelancaran proses pelayanan perijinan dalam rangka pencapaian tujuan bersama secara efektif.

55

DAFTAR PUSTAKA

Braum, Molorumn, Cotler, Ramon, 2006. Pengertian Sekretaris. Jakarta: Gramedia

Fathoni, Abdurrahmant. 2006. Metopel dan Teknik Penyusunan Skripsi. Jakarta : Rineka Cipta.

Hendarto, Hartini M.G & F.X Tulusharyono. 2003. Sekretaris Profesional.

Victoria Jaya Abadi :

Nuraeni, Nani. 2008. Panduan Menjadi Sekretaris Profesional. Jakarta : Visi Media

Rose, La. 2003. Top Secretary. Jakarta : PT. Gelora Aksara Pratama. Saiman. 2002. Manajemen Sekretaris. Jakarta: Ghalia Indonesia.

Sedarmayanti. 2000. Tugas dan Pengembangan Sekretaris. Bandung : Mandar Maju

Sunarto dan Ratnawati, Eti. 2006. Sekretaris Profesional. Yogyakarta : Amus. Wijasa, Thomas. 2003. Tugas Sekretaris. Jakarta : PT. Pradnya Paramita.

Wursanto, Ignatius. 2006. Kompetensi Sekretaris Profesional. Yogyakarta : Andi Offset.

hal diluar perusahaan yang dibutuhkan pimpinan dalam melakukan dalam melakukan pekerjaan.

Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide merupakan peranan yang sangat penting bagi sekretarsi pada Badan Pelayanana Perijinan Terpadu (BPPT) Medan karena sekretaris dapat membantu pimpinan dalam memberikan ide-ide yang baik sehingga dapat membantu mempercepat penyelesaian tugas dan menghemat tenaga dan waktu.

Jadi peranan sekretaris terhadap bawahan juga merupakan penilaian dari bawahan sehingga bagaimana sikap dan tingkah laku dan komunikatif tentunya akan memberikan suasana hubungan kerja yang baik bagi bawahan, sehingga segala permasalahan kiranya dapat didiskusikan dan dicari permasalahannya. Perlu ditambahkan bahwa seorang sekretaris yang baik harus dapat bekerja efisien. Dia harus berpandangan bahwa selalu ada cara kerja yang baik, tiada cara kerja terbaik terakhir. Dengan demikian seorang sekretaris harus selalu berusaha menemukan cara yang lebih mudah dalam menggunakan pikiran, cara kerja yang lebih cepat dalam penggunaan waktu, cara kerja yang lebih dekat dari penggunaan jarak, cara kerja yang lebih hemat dalam menggunakan benda dan cara kerja yang lebih murah dalam menggunakan uang, tanpa sedikit pun mengurangi mutu hasil kerja. Disamping itu peranan sekretaris yang tidak kalah pentingnya didalam perusahaan adalah untuk memecahkan masalah dalam perusahaan dan menyederhanakan pelaksanaan pekerjaan untuk memperlancar tugas pimpinan. Begitu besarnya peranan sekretaris bagi perusahaan sehingga ia dituntut untuk

bisa tampil pada situasi apapun untuk itu dibutuhkan seorang sekretaris yang bermutu tinggi.

52 A. Kesimpulan

Dari hasil penelitian yang dilakukan oleh penulis, maka dapat ditarik kesimpulan yang berkaitan sehubungan dengan paper penulis yaitu “Peranan dan Tanggung Jawab Sekretaris dalam Membantu Pelaksanaan Tugas - Tugas Pimpinan Pada Kantor Dinas Badan Pelayan Perijinan Terpadu (BPPT) Medan” yaitu sebagai berikut:

1) Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Medan adalah badan pemerintahan daerah yang melayani proses perijinan yang meliputi ijin gangguan perusahaan industri dan bukan industri, ijin usaha perdagangan, tanda daftar perusahaan, ijin usaha industri (IUI) khusus perusahaan industri kecil dan menengah, ijin optik, ijin pelataran parkir, ijin kerja petugas kesehatan, ijin reklame khusus umbul – umbul dan spanduk, ijin usaha jasa kontruksi dan ijin pengelolaan, pengeboran, pengambilan dan pemanfaat air bawah tanah.

2) Peran sekretaris di dalam Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Medan adalah sangat penting disamping sebagai pembantu pimpinan, sekretaris juga merupakan penghubung antara pimpinan dengan pekerjaan-pekerjaan serta seluruh staff pegawai dan publik dimana peran penghubung ini memudahkan proses pelaksanaan permohonan perijinan .

3) Sekretaris Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Medan adalah seseorang yang membantu meringankan tugas – tugas pimpinan dalam menjalankan tugasnya terutama pada masalah berkas permohonan perijinan, selain itu sekretaris pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Medan juga berperan penting dalam meneliti kembali seluruh berkas permohonan khusunya masalah kelengkapan berkas, pengetikan dan proses perjalanan berkas tersebut.

4) Untuk memperlancar hubungan antara atasan dengan bawahan dan publik dalam segala proses perijinan sekretaris sangatlah memegang peranan, karena segala sesuatu urusan yang berhubungan dengan atasan yang bersangkutan dalam masalah perijinan haruslah melalui sekretaris yang merupakan pelayanan dibidang komunikasi dalam pemeriksaan berkas perijinan sebelum di berikan kepada atasan.

B. SARAN

Berdasarkan kesimpulan diatas dan melihat kenyataan yang terjadi pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Medan maka peulis mencoba memberikan beberapa saran yang mungkin dapat berguna bagi beberapa pihak. 1) Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Medan sudah menjalankan

dengan baik segala permohonan pelayanan proses perijinan dengan menggunakan teknologi dan informasi dalam proses permohonan ijin tersebut. Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Medan harus meningkatkan dan mempertahakan lagi teknologi dan informasi di dalam

proses permohonan ijin sehingga diharapkan dalam pelaksanaan pelayanan dapat berjalan secara efektif, efisien, transparan, akuntabel dan tepat waktu. 2) Hendaknya sekretaris pimpinan meningkatkan lagi hubungan kerja antara

pimpinan, staff pegawai dan publik sehingga dalam pelaksanaan tugas-tugas permohonan perijinan dapat berjalan lebih baik lagi.

3) Meningkatkan dan mempertahankan lagi pelaksanaan tugas-tugas kesekretariatan dengan cara menganalisa dan memperbaiki pekerjaan yang salah supaya tidak terulang lagi. Serta lebih terbuka dalam menerima kritik dan saran pimpinan atau orang lain yang lebih berpengalaman agar proses pelayanan perijinan berjalan baik dan tepat waktu.

4) Ada baiknya hubungan kerjasama antara sesama karyawan maupun dengan pimpinan yang berada dalam lingkungan perusahaan hendaknya tetap terpelihara demi kelancaran proses pelayanan perijinan dalam rangka pencapaian tujuan bersama secara efektif.

DAFTAR PUSTAKA

Braum, Molorumn, Cotler, Ramon, 2006. Pengertian Sekretaris. Jakarta: Gramedia

Fathoni, Abdurrahmant. 2006. Metopel dan Teknik Penyusunan Skripsi. Jakarta : Rineka Cipta.

Hendarto, Hartini M.G & F.X Tulusharyono. 2003. Sekretaris Profesional.

Victoria Jaya Abadi :

Nuraeni, Nani. 2008. Panduan Menjadi Sekretaris Profesional. Jakarta : Visi Media

Rose, La. 2003. Top Secretary. Jakarta : PT. Gelora Aksara Pratama. Saiman. 2002. Manajemen Sekretaris. Jakarta: Ghalia Indonesia.

Sedarmayanti. 2000. Tugas dan Pengembangan Sekretaris. Bandung : Mandar Maju

Sunarto dan Ratnawati, Eti. 2006. Sekretaris Profesional. Yogyakarta : Amus. Wijasa, Thomas. 2003. Tugas Sekretaris. Jakarta : PT. Pradnya Paramita.

Wursanto, Ignatius. 2006. Kompetensi Sekretaris Profesional. Yogyakarta : Andi Offset.