Peranan Dan Fungsi Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada Kantor Daerah Telekomunikasi Binjai
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Setiap perusahaan yang bergerak di bidang jasa maupun dagang memiliki
seorang pimpinan. Seorang pimpinan didalam perusahaan pasti sangat
memerlukan bantuan dari seorang sekretaris yang handal dan pfofesional guna
untuk membantunya dalam melaksanakan tugas-tugasnya yang berkaitan dengan
ruang lingkup perusahaan.
Menurut (Acmad, 2007 : 18 ) Sekretaris itu sendiri adalah seorang petugas
yang diberi kepercayaan untuk menyimpan rahasia, kemudian mengurus surat
keluar dan surat masuk kepada tata usaha lainnya, seperti memelihara dokumen,
telepon, membuat perjanjian, sehingga sekarang sekretaris merupakan asisten
yang membantu pimpinan dalam segala hal agar pimpinannya dapat bertindak
secara efektif dalam menunaikan tugas-tugasnya.
Sekretaris pimpinan adalah orang yang bertugas membantu tugas
pimpinan. Seorang sekretaris harus selalu siap sedia membantu meringankan
beban pimpinan dan memecahkan persoalan dan mengambil keputusan tingkat
awal bagi kepentingan pimpinan. Seorang sekretaris merupakan perantara bagi
orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan, ataupun sebaliknya dia juga
berfungsi sebagai pembina hubungan baik antara perusahaan dengan masyarakat
luar.
1
Universitas Sumatera Utara
2
Sekretaris merupakan
pembantu pimpinan
dalam
memulai
serta
menyediakan suatu pekerjaan, dalam melaksankan tugasnya seorang sekretaris
bekerja setiap hari tanpa memerlukan perintah, perhatian, ataupun pengawasan
khusus. Untuk melaksanakan tugas-tugas sekretaris yang begitu komplek,
diperlukan pengetahuan yang sangat luas mengenai tugas-tugas tersebut.
Sekretaris diharapkan bisa mengatasi kesibukan dan memecahkan kesulitan,
memberi semangat kepada pimpinan, menyederhanakan cara penyelesaian.
pekerjaan, serta mempercepat proses penyesuaian pekerjaan sehingga bisa dicapai
hasil yang diharapkan.
Menurut
Sedianingsih
dalam
Teori
dan
Praktik
Administrasi
Kesekretariatan ( 2008 : 6 ) Fungsi sekretariat adalah sebagai satuan organisasi
yang merupakan tempat sekretaris dan pembantunnya melakukan kegiatan demi
menunjang pelaksanaan tugas pokok organisasi agar dapat mencapai tujuan
dengan lebih lancar. Di samping terdapat beberapa pengertian tentang sekretaris
diantaranya ada yang disebut dengan sekretaris pimpinan dalam lingkungan
organisasi yang lebih besar melaksanakan pekerjaan seperti dalam hal sekretaris
ditambah dengan segala kegiatan bantuan yang membantu pimpinan baik dalam
hal bantuan teknis maupun administratif.
Sekretaris berperan ganda dalam melakukan aktivitasnya. Peran pertama
adalah memberikan pekerjaan yang bersifat pelayanan kepada pemimpin, di
dalam melaksanakan peran ini sekretaris cenderung bersifat pasif, artinya
menunggu perintah dari atasan. Peran kedua adalah mengelola pekerjaan kantor
Universitas Sumatera Utara
3
sekretaris dituntut berperan aktif, peran aktif diwujudkan melalui inisiatif
merancang rencana, pelaksanaan kerja dan evaluasi.
Menurut (Yatimah, 2013 : 7)Sekretaris yang berperan sebagai pembantu
pimpinan, harus mampu melaksanakan tugasnya dengan baik karena akan sangat
berpengaruh terhadap kelangsungan hidup perusahaan. Disamping pengetahuan
umum dan khusus yang dimiliki oleh sekretaris, sekretaris juga harus mempunyai
pengetahuan penunjang demi kelancaran pelaksanaan tugas-tugasnya.
Dengan ini peran sekretaris bagi pimpinan sangatlah penting karena sering
terjadi bahwa kelancaran tugas pimpinan tidak terlaksana, atau belum dapat
terlaksana karena kurang diperhatikannya hal-hal yang bersifat rinci yang
sesungguhnya merupakan bagian yang tak terpisahkan dari tugas pimpinan.
Seorang pimpinan dituntut untuk dapat mengetahui dengan cepat dan tepat setiap
situasi dan kondisi organisasi, dapat memanfaatkan waktunya dengan efektif dan
efisien serta memahami seluruh masalah yang menyangkut pelaksanaan tugas
pokok organisasinya. Guna menjamin kecermatan dan kelancaran tugas pimpinan
tersebut, diperlukan tenaga sekretaris yang terdidik, terampil dan mampu
mengetahui dengan tepat tugas pokok organisasi dan pimpinannya, serta tugas
pokok dan tanggung jawabnya sendiri.
Kantor Daerah Telekomunikasi Binjai memilki Sekretariat Pimpinan yang
mempunyai peran dan fungsi dalam membantu memperlancar tugas pimpinan.
Sekretaris pimpinan berfungsi sebagai penghubung antara pimpinan dengan
karyawan lain maupun pihak-pihak yang berkepentingan dengan pimpinan dan
Universitas Sumatera Utara
4
juga sebaliknya. Selain itu sekretaris juga berfungsi dalam membantu pimpinan
dalam mengerjakan tugasnya, apabila pimpinan memerlukan data-data dari divisi
lain maka sekretaris lah yang bertugas untuk mengambil data yang di perlukan
oleh pimpinan.
Peran
yang
di
miliki
sekretaris
pimpinan
di
Kantor
Daerah
Telekomunikasi Binjai ini juga sangat komplek, apabila pimpinan sedang tidak
berada di dalam kantor maka sekretaris pimpinan harus dapat menghandel
keperluan yang berhubungan dengan pimpinan seperti menerima laporan
keuangan dari bagian keuangan, menerima laporan dari bagian SDM ataupun
menerima surat-surat penting yang harus segera di tandatangani oleh pimpinan.
Apabila pimpinan sedang berada di kantor sekretaris harus segera mempersiapkan
hal-hal dan keperluan apa yang di butuhkan pimpinan, jika ada jadwal rapat untuk
pimpinan maka sekretaris pimpinan harus segera memeberitahukan kepada
pimpinan pukul berapa jadwal rapat akan berlangsung dan sekretaris juga
berperan mendampingi pimpinan saat rapat dan juga mempersiapkan ruang rapat
dan memesan kebutuhan saat rapat misalnya makanan dan minuman yang di
butuhkan para peserta rapat.
Peranan dan Fungsi Sekretaris Pimpinan dalam membantu tugas pimpinan
di Kantor Daerah Telekomunikasi Binjai yang cukup baik dan begitu kompleks,
membuat ketertarikan kepada penulis untuk lebih meninjau, bagaimana peran dan
fungsi sekretaris pimpinan yang lebih baik menurut penulis sehingga memberikan
pertimbangan kepada perusahaan dan semoga memberi hal positive kepada
keberlangsungan perusahaan.
Universitas Sumatera Utara
5
Pentingnya peran dan fungsi sekretaris di dalam perusahaan membuat
sekretaris menjadi sebuah elemen penting dari sebuah perusahaan, bahkan juga
sebagai tangan kanan pimpinannya merupakan orang yang di percaya untuk
memegang rahasia dan membantu menyelesaikan tugas pimpinannya. Bedasarkan
pengamatan dan uraian penulis selama berada di Kantor Daerah Telekomunikasi
Binjai maka judul dari pengamatan ini adalah :
“PERANAN DAN FUNGSI SEKRETARIS DALAM MEMBANTU TUGAS
PIMPINAN PADA KANTOR DAERAH TELEKOMUNIKASI BINJAI”
1.2 Perumusan Masalah
Bedasarkan telaah di atas maka di sini penulis melihat adanya
permasalahan yang dapat diidentifikasi, masalah pokok tersebut adalah “
Bagaimana Peranan Dan Fungsi Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan
Pada Kantor Daerah Telekomunikasi Binjai?”
1.3 Tujuan Penelitian
Tujuan yang ingin di capai dalam penelitian ini adalah :
Untuk mengetahui Peranan dan fungsi Sekretaris dalam membantu tugas
pimpinan pada Kantor Daerah Telekomunikasi Binjai
1.4 Manfaat Penelitian
Adapun maanfat penelitian yang dilakukan adalah :
Universitas Sumatera Utara
6
1. Bagi penulis
a.
Menambah wawasan dan pengetahuan baru bagi peneliti untuk dapat
mengerti dan memehami lebih jauh tentang peran dan fungsi sekretaris
dalam membantu tugas pimpinan.
b.
Meningkatkan kreatifitas dan profesionalitas peneliti agar mampu
mempersiapkan diri dalam dunia kerja sesungguhnya.
2.Bagi pembaca
a. Penelitian ini diharapkan dapat memberi manfaat dan sebagai bahan
referensi untuk penelitian selanjutnya.
b. Memperkaya penelitian tentang Peranan dan Fungsi Sekretaris dalam
Membantu Tugas Pimpinan
3. Bagi Perusahaan
Sebagai bahan perbaikan-perbaikan tentang peranan dan fungsi sekretaris
di perusahaan.
1.5 Jadwal Penelitian dan Sistematika Penulisan
1.Jadwal Penelitian
Universitas Sumatera Utara
7
Dalam penulisan Tugas Akhir ini, penulis membuat jadwal penelitian agar
waktu bisa diatur dengan baik sehingga penulisannya bisa diselesaikan tepat
waktu. Kegiatan dimulai dari pengajuan judul, kegiatan survey, dan pelaksanaan
bimbingan untuk pengolahan data serta pelaporan bimbingan untuk penulisan
Tugas Akhir. Untuk lebih jelasnya jadwal penelitian ini dapat dilihat pada Tabel
1.1 :
Tabel 1.1
.Jadwal Penelitian dan Penyusunan Tugas Akhir
No. Keterangan
1.
Persiapan
2.
Pengumpulan data
3.
Penulisan laporan
April
Mei
Juni
Sumber Penulis (2016)
Universitas Sumatera Utara
8
Pada kegiatan pengumpulan data, penulis melakukan pengumpulan data
pada bulan April 2016 di kantor Sekretaris Pimpinan Kantor Daerah
Telekomunikasi Binjai.
2. Sumber Data
Sumber data yang menjadi pedoman bagi penulis dibagi menjadi dua sumber,
yaitu :
A. Data Primer
Yaitu data yang diperoleh dengan cara mendatangi langsung ke objek penelitian,
dimana data yang diperoleh langsung dari lapangan melalui wawancara dan tanya
jawab.
B. Data Sekunder
Yaitu data dari sumber – sumber lain dalam bentuk laporan yang diambil dari
perusahaan maupun dari luar perusahaan, seperti buku – buku, internet, dan media
lainnya yang relevan dengan masalah yang di teliti.
3. Sistematika Penulisan
Tugas Akhir ini dibagi atas empat bab dan setiap babnya dibagi atas beberapa sub
bab antara lain :
Universitas Sumatera Utara
9
Bab I : PENDAHULUAN
Bab ini menguraikan tentang latar belakang, permasalahan, tujuan penelitian,
manfaat penelitian, dan rencana yang terdiri dari jadwal survey / observasi dan
rencana isi.
Bab II : PROFIL INSTANSI
Bab ini menguraikan tentang sejarah ringkas instansi, struktur organisasi, kegiatan
usaha, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan.
Bab III : PEMBAHASAN
Bab ini menguraikan tentang pengertian peranan dan fungsi sekretaris dalam
membantu tugas pimpinan pada Kantor Daerah Telekomunikasi Binjai.
Bab IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Dalam bab ini berisikan kesimpulan dan saran tentang peranan dan fungsi
sekretaris dalam membantu tugas pimpinan pada Kantor Daerah Telekomunikasi
Binjai.
Universitas Sumatera Utara
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Setiap perusahaan yang bergerak di bidang jasa maupun dagang memiliki
seorang pimpinan. Seorang pimpinan didalam perusahaan pasti sangat
memerlukan bantuan dari seorang sekretaris yang handal dan pfofesional guna
untuk membantunya dalam melaksanakan tugas-tugasnya yang berkaitan dengan
ruang lingkup perusahaan.
Menurut (Acmad, 2007 : 18 ) Sekretaris itu sendiri adalah seorang petugas
yang diberi kepercayaan untuk menyimpan rahasia, kemudian mengurus surat
keluar dan surat masuk kepada tata usaha lainnya, seperti memelihara dokumen,
telepon, membuat perjanjian, sehingga sekarang sekretaris merupakan asisten
yang membantu pimpinan dalam segala hal agar pimpinannya dapat bertindak
secara efektif dalam menunaikan tugas-tugasnya.
Sekretaris pimpinan adalah orang yang bertugas membantu tugas
pimpinan. Seorang sekretaris harus selalu siap sedia membantu meringankan
beban pimpinan dan memecahkan persoalan dan mengambil keputusan tingkat
awal bagi kepentingan pimpinan. Seorang sekretaris merupakan perantara bagi
orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan, ataupun sebaliknya dia juga
berfungsi sebagai pembina hubungan baik antara perusahaan dengan masyarakat
luar.
1
Universitas Sumatera Utara
2
Sekretaris merupakan
pembantu pimpinan
dalam
memulai
serta
menyediakan suatu pekerjaan, dalam melaksankan tugasnya seorang sekretaris
bekerja setiap hari tanpa memerlukan perintah, perhatian, ataupun pengawasan
khusus. Untuk melaksanakan tugas-tugas sekretaris yang begitu komplek,
diperlukan pengetahuan yang sangat luas mengenai tugas-tugas tersebut.
Sekretaris diharapkan bisa mengatasi kesibukan dan memecahkan kesulitan,
memberi semangat kepada pimpinan, menyederhanakan cara penyelesaian.
pekerjaan, serta mempercepat proses penyesuaian pekerjaan sehingga bisa dicapai
hasil yang diharapkan.
Menurut
Sedianingsih
dalam
Teori
dan
Praktik
Administrasi
Kesekretariatan ( 2008 : 6 ) Fungsi sekretariat adalah sebagai satuan organisasi
yang merupakan tempat sekretaris dan pembantunnya melakukan kegiatan demi
menunjang pelaksanaan tugas pokok organisasi agar dapat mencapai tujuan
dengan lebih lancar. Di samping terdapat beberapa pengertian tentang sekretaris
diantaranya ada yang disebut dengan sekretaris pimpinan dalam lingkungan
organisasi yang lebih besar melaksanakan pekerjaan seperti dalam hal sekretaris
ditambah dengan segala kegiatan bantuan yang membantu pimpinan baik dalam
hal bantuan teknis maupun administratif.
Sekretaris berperan ganda dalam melakukan aktivitasnya. Peran pertama
adalah memberikan pekerjaan yang bersifat pelayanan kepada pemimpin, di
dalam melaksanakan peran ini sekretaris cenderung bersifat pasif, artinya
menunggu perintah dari atasan. Peran kedua adalah mengelola pekerjaan kantor
Universitas Sumatera Utara
3
sekretaris dituntut berperan aktif, peran aktif diwujudkan melalui inisiatif
merancang rencana, pelaksanaan kerja dan evaluasi.
Menurut (Yatimah, 2013 : 7)Sekretaris yang berperan sebagai pembantu
pimpinan, harus mampu melaksanakan tugasnya dengan baik karena akan sangat
berpengaruh terhadap kelangsungan hidup perusahaan. Disamping pengetahuan
umum dan khusus yang dimiliki oleh sekretaris, sekretaris juga harus mempunyai
pengetahuan penunjang demi kelancaran pelaksanaan tugas-tugasnya.
Dengan ini peran sekretaris bagi pimpinan sangatlah penting karena sering
terjadi bahwa kelancaran tugas pimpinan tidak terlaksana, atau belum dapat
terlaksana karena kurang diperhatikannya hal-hal yang bersifat rinci yang
sesungguhnya merupakan bagian yang tak terpisahkan dari tugas pimpinan.
Seorang pimpinan dituntut untuk dapat mengetahui dengan cepat dan tepat setiap
situasi dan kondisi organisasi, dapat memanfaatkan waktunya dengan efektif dan
efisien serta memahami seluruh masalah yang menyangkut pelaksanaan tugas
pokok organisasinya. Guna menjamin kecermatan dan kelancaran tugas pimpinan
tersebut, diperlukan tenaga sekretaris yang terdidik, terampil dan mampu
mengetahui dengan tepat tugas pokok organisasi dan pimpinannya, serta tugas
pokok dan tanggung jawabnya sendiri.
Kantor Daerah Telekomunikasi Binjai memilki Sekretariat Pimpinan yang
mempunyai peran dan fungsi dalam membantu memperlancar tugas pimpinan.
Sekretaris pimpinan berfungsi sebagai penghubung antara pimpinan dengan
karyawan lain maupun pihak-pihak yang berkepentingan dengan pimpinan dan
Universitas Sumatera Utara
4
juga sebaliknya. Selain itu sekretaris juga berfungsi dalam membantu pimpinan
dalam mengerjakan tugasnya, apabila pimpinan memerlukan data-data dari divisi
lain maka sekretaris lah yang bertugas untuk mengambil data yang di perlukan
oleh pimpinan.
Peran
yang
di
miliki
sekretaris
pimpinan
di
Kantor
Daerah
Telekomunikasi Binjai ini juga sangat komplek, apabila pimpinan sedang tidak
berada di dalam kantor maka sekretaris pimpinan harus dapat menghandel
keperluan yang berhubungan dengan pimpinan seperti menerima laporan
keuangan dari bagian keuangan, menerima laporan dari bagian SDM ataupun
menerima surat-surat penting yang harus segera di tandatangani oleh pimpinan.
Apabila pimpinan sedang berada di kantor sekretaris harus segera mempersiapkan
hal-hal dan keperluan apa yang di butuhkan pimpinan, jika ada jadwal rapat untuk
pimpinan maka sekretaris pimpinan harus segera memeberitahukan kepada
pimpinan pukul berapa jadwal rapat akan berlangsung dan sekretaris juga
berperan mendampingi pimpinan saat rapat dan juga mempersiapkan ruang rapat
dan memesan kebutuhan saat rapat misalnya makanan dan minuman yang di
butuhkan para peserta rapat.
Peranan dan Fungsi Sekretaris Pimpinan dalam membantu tugas pimpinan
di Kantor Daerah Telekomunikasi Binjai yang cukup baik dan begitu kompleks,
membuat ketertarikan kepada penulis untuk lebih meninjau, bagaimana peran dan
fungsi sekretaris pimpinan yang lebih baik menurut penulis sehingga memberikan
pertimbangan kepada perusahaan dan semoga memberi hal positive kepada
keberlangsungan perusahaan.
Universitas Sumatera Utara
5
Pentingnya peran dan fungsi sekretaris di dalam perusahaan membuat
sekretaris menjadi sebuah elemen penting dari sebuah perusahaan, bahkan juga
sebagai tangan kanan pimpinannya merupakan orang yang di percaya untuk
memegang rahasia dan membantu menyelesaikan tugas pimpinannya. Bedasarkan
pengamatan dan uraian penulis selama berada di Kantor Daerah Telekomunikasi
Binjai maka judul dari pengamatan ini adalah :
“PERANAN DAN FUNGSI SEKRETARIS DALAM MEMBANTU TUGAS
PIMPINAN PADA KANTOR DAERAH TELEKOMUNIKASI BINJAI”
1.2 Perumusan Masalah
Bedasarkan telaah di atas maka di sini penulis melihat adanya
permasalahan yang dapat diidentifikasi, masalah pokok tersebut adalah “
Bagaimana Peranan Dan Fungsi Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan
Pada Kantor Daerah Telekomunikasi Binjai?”
1.3 Tujuan Penelitian
Tujuan yang ingin di capai dalam penelitian ini adalah :
Untuk mengetahui Peranan dan fungsi Sekretaris dalam membantu tugas
pimpinan pada Kantor Daerah Telekomunikasi Binjai
1.4 Manfaat Penelitian
Adapun maanfat penelitian yang dilakukan adalah :
Universitas Sumatera Utara
6
1. Bagi penulis
a.
Menambah wawasan dan pengetahuan baru bagi peneliti untuk dapat
mengerti dan memehami lebih jauh tentang peran dan fungsi sekretaris
dalam membantu tugas pimpinan.
b.
Meningkatkan kreatifitas dan profesionalitas peneliti agar mampu
mempersiapkan diri dalam dunia kerja sesungguhnya.
2.Bagi pembaca
a. Penelitian ini diharapkan dapat memberi manfaat dan sebagai bahan
referensi untuk penelitian selanjutnya.
b. Memperkaya penelitian tentang Peranan dan Fungsi Sekretaris dalam
Membantu Tugas Pimpinan
3. Bagi Perusahaan
Sebagai bahan perbaikan-perbaikan tentang peranan dan fungsi sekretaris
di perusahaan.
1.5 Jadwal Penelitian dan Sistematika Penulisan
1.Jadwal Penelitian
Universitas Sumatera Utara
7
Dalam penulisan Tugas Akhir ini, penulis membuat jadwal penelitian agar
waktu bisa diatur dengan baik sehingga penulisannya bisa diselesaikan tepat
waktu. Kegiatan dimulai dari pengajuan judul, kegiatan survey, dan pelaksanaan
bimbingan untuk pengolahan data serta pelaporan bimbingan untuk penulisan
Tugas Akhir. Untuk lebih jelasnya jadwal penelitian ini dapat dilihat pada Tabel
1.1 :
Tabel 1.1
.Jadwal Penelitian dan Penyusunan Tugas Akhir
No. Keterangan
1.
Persiapan
2.
Pengumpulan data
3.
Penulisan laporan
April
Mei
Juni
Sumber Penulis (2016)
Universitas Sumatera Utara
8
Pada kegiatan pengumpulan data, penulis melakukan pengumpulan data
pada bulan April 2016 di kantor Sekretaris Pimpinan Kantor Daerah
Telekomunikasi Binjai.
2. Sumber Data
Sumber data yang menjadi pedoman bagi penulis dibagi menjadi dua sumber,
yaitu :
A. Data Primer
Yaitu data yang diperoleh dengan cara mendatangi langsung ke objek penelitian,
dimana data yang diperoleh langsung dari lapangan melalui wawancara dan tanya
jawab.
B. Data Sekunder
Yaitu data dari sumber – sumber lain dalam bentuk laporan yang diambil dari
perusahaan maupun dari luar perusahaan, seperti buku – buku, internet, dan media
lainnya yang relevan dengan masalah yang di teliti.
3. Sistematika Penulisan
Tugas Akhir ini dibagi atas empat bab dan setiap babnya dibagi atas beberapa sub
bab antara lain :
Universitas Sumatera Utara
9
Bab I : PENDAHULUAN
Bab ini menguraikan tentang latar belakang, permasalahan, tujuan penelitian,
manfaat penelitian, dan rencana yang terdiri dari jadwal survey / observasi dan
rencana isi.
Bab II : PROFIL INSTANSI
Bab ini menguraikan tentang sejarah ringkas instansi, struktur organisasi, kegiatan
usaha, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan.
Bab III : PEMBAHASAN
Bab ini menguraikan tentang pengertian peranan dan fungsi sekretaris dalam
membantu tugas pimpinan pada Kantor Daerah Telekomunikasi Binjai.
Bab IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Dalam bab ini berisikan kesimpulan dan saran tentang peranan dan fungsi
sekretaris dalam membantu tugas pimpinan pada Kantor Daerah Telekomunikasi
Binjai.
Universitas Sumatera Utara