Gambar Teknik Dengan Microsoft Visio 2003, Wahana Komputer, Elex Media
9/2/2013
131
www.stikom.edu
3
KOMPUTER III
PU
TE
R
Ayuningtyas
ningtyas78@gmail.com
M
Tujuan & Penilaian
Tujuan Umum
KO
• Mahasiswa
mampu
memanfaatkan email dan
manajemen
jadwal,
protable document format,
serta diagramming software
yang mendukung bidang
kesekretariatan
dan
perkantoran modern.
Penilaian
• UTS
:
30%
• UAS
:
30%
• Tugas/Quiz/Lain-lain : 40%
1
9/2/2013
KOMPUTER III
131
www.stikom.edu
Kepustakaan
3
• Buku Mini PC Media : More Organized with
Outlook 2007, Joko Nurjadi, pdf file
• Microsoft Visio 2007 ; Panduan Praktis,
Wahana Komputer
• Portable Document Format,
PU
TE
R
http://en.wikipedia.org/wiki/Portable_Document_Format
M
Kepustakaan
KO
• Panduan Praktis Membuat Diagram &
Gambar Teknik Dengan Microsoft Visio
2003, Wahana Komputer, Elex Media
Komputindo, 2003, Jakarta
• Diagramming software,
http://en.wikipedia.org/wiki/Diagramming_software
• http://en.wikipedia.org/wiki/Organization
2
9/2/2013
KOMPUTER III
131
www.stikom.edu
Kepustakaan
• Anjuran:
PU
TE
R
3
– Microsoft Office Outlook 2003 : Seri Panduan
Lengkap, Madcoms, Penerbit Andi, 2004, Yogyakarta
– Tip Dan Trik Mengelola Beban Email dengan Microsoft
Outlook 2002, Rudy Siahaan,Elex Media Komputindo,
2003, Jakarta
– Teknik Jitu Mengelola Kreativitas Menggunakan
Mindmanager, Wiwit Siswoutomo, Elex Media
Komputindo, 2005, Jakarta
– Teori Organisasi Dan Pengorganisasian, J. Winardi, Pt.
Raja Grafindo Persada, 2003, Jakarta
•
•
•
•
M
Pokok Bahasan
KO
Pengenalan email dan penjadwalan
Pengelolaan email
Pengelolaan kalender
Pengelolaan file data email dan pencetakan
email
• Really Simple Syndication (RSS) dengan email
• Konsep file PDF
• Pembuatan File PDF
3
9/2/2013
KOMPUTER III
131
www.stikom.edu
Pokok Bahasan
KO
M
PU
TE
R
3
• Security dan bookmark file PDF
• Diagramming software
• Struktur organisasi bisnis dan membuat
diagram organisasi
• Manajemen proyek
• Bisnis proses
• Pembuatan peta jalan 2D dan 3D
• Pembuatan diagram brainstorming
Pengenalan email
&
Penjadwalan
Pertemuan I
4
9/2/2013
KOMPUTER III
131
www.stikom.edu
Materi
• Mahasiswa dapat
menggunakan aplikasi email
dan penjadwalan
• Pengenalan & setting
• Address book & contact
• Mengirim email
PU
TE
R
3
Tujuan
M
Pendahuluan
• Manajemen Jadwal Scheduling
KO
• Manajemen Jadwal
Pengaturan waktu
menyelesaikan pekerjaan sesuai waktu
yang ditentukan
dipengaruhi tingkat kedewasaan
seseorang profesionalitas
5
9/2/2013
KOMPUTER III
131
www.stikom.edu
Pendahuluan
• Pengaturan waktu :
– Manusia semakin lama semakin sibuk
PU
TE
R
3
– Kebanyakan tuntutan dihadapi oleh seorang yang
bertanggung jawab
M
Pendahuluan
KO
• Penjadwalan MS Outlook pengaturan
secara online e-mail (internet)
• Perlu suatu koneksi internet
• Koneksi :
– Discontinuous dial - up
– Continous Lease line / dedicated line
6
9/2/2013
KOMPUTER III
131
www.stikom.edu
PU
TE
R
3
Pendahuluan
KO
M
Pendahuluan
Internet
Internet
Internet Service Provider (ISP)
PSTN / Selular
Kabel Langsung
/ Antena
Client
Client
Discontinuous
Continuous
7
9/2/2013
KOMPUTER III
131
www.stikom.edu
Pendahuluan
Internet
Internet
protocol
protocol
protocol
protocol
Server
protocol
protocol
protocol
Server
protocol
Client
Client
Client
TE
Client
protocol
R
Server
3
protocol
PU
Protocol : http, ftp, smtp, pop3, imap, dll…
KO
M
Pendahuluan
Internet
Internet
Server
Web Based Mail
Server
Server
Server
Server
Mail Server
Browser
Mail Client
Mail Client
Mail Client
PC Client
8
9/2/2013
KOMPUTER III
131
www.stikom.edu
Pendahuluan
IP (SMTP)
SMTP
R
SMTP
Mail Client
PU
Mail Client
POP3
TE
POP3
3
Mail Server
Mail Server
M
Pendahuluan
• SMTP : Simple Mail Transfer Protocol suatu
KO
protokol aplikasi yang merupakan sistem pengiriman
message/pesan atau
e-mail.
• POP3 : Post Office Protocol ver 3
suatu protokol aplikasi yang digunakan untuk
mengambil pesan yang berada di Mail Server
9
9/2/2013
KOMPUTER III
131
www.stikom.edu
PU
TE
R
3
Pendahuluan
M
Email Ethics
KO
• Dalam dunia e-mail, teks yang diketik dengan
huruf besar berarti TERIAKAN (SHOUTING) dan
beberapa pembaca mengartikannya sangat kasar.
• Gunakan huruf besar hanya untuk menekankan
hal penting.
• Penekanan dilakukan dengan bold atau *asterik*
• Memforward:Tuliskan referensi sumbernya dan
bagaimana memperoleh kopian-nya.
10
9/2/2013
KOMPUTER III
131
www.stikom.edu
Email Ethics
3
• Jangan melakukan forward ke mailing list
tanpa seijin penulis asalnya
• Tindakan tidak layak via email (dan tidak
hanya terbatas kepada hal berikut):
PU
TE
R
– Memposting sesuatu yang melanggar hukum
dalam sebuah sistem
M
Email Ethics
KO
– Pemakaian bahasa/pesan yang kasar baik untuk
pesan pribadi maupun untuk umum,
– Mengirimkan pesan yang memungkinkan
kerusakan di tempat penerima
– Pengiriman surat berantai atau menyebarkan
surat pribadi
– Tindakan-tindakan yang menyebabkan
terganggunya jaringan komputer
11
9/2/2013
KOMPUTER III
131
www.stikom.edu
Pendahuluan
• Web Mail yahoo,gmail,hotmail,dll
3
• Mail Client MS Outlook, Outlook
Express, Eudora dll.
PU
TE
R
• MS Outlook Mail Client +
Groupware(Scheduling, Organizer dll)
M
Web Mail
KO
• Ada beberapa layanan web mail yang juga
menyediakan layanan untuk penjadwalan,
diantaranya yaitu :
– Yahoo (mail.yahoo.com)
– Hotmail (hotmail.com)
– Gmail (mail.goole.com)
12
9/2/2013
KOMPUTER III
131
www.stikom.edu
KO
M
PU
TE
R
3
Yahoo mail
13
9/2/2013
KOMPUTER III
131
www.stikom.edu
PU
TE
R
3
Hotmail
KO
M
Gmail
14
9/2/2013
KOMPUTER III
131
www.stikom.edu
Yahoo Mail
3
• Webmail yahoo versi terbaru tampilannya
sudah lebih baik
• Tersedia layanan yang umumnya terdapat
pada Aplikasi Mail Client
• Layanan yang disediakan:
PU
TE
R
– Mail : Inbox, Draft, Sent, Deleted/Trash,
Junk/Spam
– Contact
– Calendar
M
Web Mail
KO
• Penjadwalan pada yahooMail hampir sama
dengan penjadwalan pada Microsoft Outlook
• Terdapat range waktu, isian nama kegiatan,
reminder
• Hanya sebagai pengingat awal kegiatan
• Dapat berbagi jadwal dengan contact yang
terdaftar pada Friend List
15
9/2/2013
KOMPUTER III
131
www.stikom.edu
PU
TE
R
3
Penjadwalan pada webmail
KO
M
Penjadwalan pada webmail
16
9/2/2013
KOMPUTER III
131
www.stikom.edu
Task
PU
TE
R
3
• Kegiatan yang harus dilakukan
KO
M
Calender
17
9/2/2013
KOMPUTER III
131
www.stikom.edu
PU
TE
R
3
Contacts
KO
M
Hotmail/ Outlook.com
18
9/2/2013
131
www.stikom.edu
KO
M
PU
TE
R
3
KOMPUTER III
19
9/2/2013
KOMPUTER III
131
www.stikom.edu
PU
TE
R
3
Contacts
M
Mengenal Microsoft Office
Outlook 2007
KO
• MS Outlook sarana komunikasi
online melalui jaringan internet dengan
menggunakan email sarana untuk
membantu pengaturan jadwal (scheduling
+ to do list + jurnal)
20
9/2/2013
KOMPUTER III
131
www.stikom.edu
PU
TE
R
3
Memulai MS Outlook 2007
Menu Bar
Standard Toolbar
Advanced Toolbar
KO
M
Web Toolbar
Toolbar Options
Calendar
Folder List
Navigation Pane
21
9/2/2013
KOMPUTER III
131
www.stikom.edu
Navigation Pane
PU
TE
R
3
• Navigasi Pane terletak di bagian kiri jendela
outlook yang berisi beberapa shortcuts,
seperti Mail, Calendar, Contacts, Tasks,
Notes, Folder Lists, dan shortcuts today.
• Navigasi Pane ini berfungsi sebagai “pusat”
navigasi pada bagian utama MS Outlook
sehingga memudahkan pengguna / user
untuk melihat / mendapatkan informasi
yang diinginkan
M
Favorites Folders
KO
• Folder e-mail yang sering digunakan bisa di
tambahkan dalam Favorite Folders guna
mempermudah pembacaan e-mail
• Selain Favorite Folders terdapat fasilitas lain yang
digunakan untuk mempermudah pembacaan email, yaitu Search Folders
• Search Folders merupakan tempat untuk
menampung beberapa folder yang menampilkan
seluruh item e-mail yang sesuai dengan kriteria
pencarian tertentu
22
9/2/2013
KOMPUTER III
131
www.stikom.edu
PU
TE
R
• Dari Jendela ini dapat ditampilkan
Tanggal, Jadwal kegiatan, Tasks
(tugas-tugas) yang telah dibuat
sebelumnya.
3
To Do Bar Pane
M
Calendar Window
KO
• Dari calendar window (jendela calendar),
anda dapat menampilkan jadwal – jadwal
kegiatan yang telah anda buat sebelumnya
dan anda juga bisa melakukan pembuatan
suatu jadwal kerja melalui menu ini
• Di sini anda juga bisa menampilkan calendar
rekan kerja anda dengan menggukan Share
Calendar
23
9/2/2013
KOMPUTER III
131
www.stikom.edu
Tampilan Calendar
• Secara umum terdapat 4 macam tampilan
Calendar :
PU
TE
R
3
– Tampilan 1 bulan penuh (31 hari)
– Tampilan 1 minggu (7 hari)
– Tampilan 1 minggu kerja (disesuaikan dengan hari
kerja kita bisa 5 – 6 – atau 7 hari, sesuai dengan
setting pada Tools – Option –Calendar Option )
– Tampilan 1 hari
KO
M
Tampilan Calendar
24
9/2/2013
KOMPUTER III
131
www.stikom.edu
Contacts Window
PU
TE
R
3
• Contacts Window merupakan
tempat penyimpanan data (nama,
alamat, email, dll.) rekan kerja anda /
contact person.
KO
M
Contacts Window
Option untuk merubah
tampilan Contact Window
25
9/2/2013
KOMPUTER III
131
www.stikom.edu
Menu Go
PU
TE
R
3
• Menu Go berfungsi seperti
pada Jendela Navigasi.
Dalam menu ini juga
ditampilkan shortcut key
untuk memanggil menu –
menu tersebut, contoh :
Ctrl+1 utk memanggil mail;
Ctrl+2 utk Calendar, dll.
KO
M
Reading Window
• Reading Window merupakan jendela yang
digunakan untuk melihat isi dari suatu mail yang
masuk ke account kita
26
9/2/2013
KOMPUTER III
131
www.stikom.edu
R
3
Reading Window
PU
TE
• Tampilan Reading Window dapat di rubah ke dalam
3 macam view, melalui
menu View Reading Pane
Right
KO
M
Reading Pane
Bottom
Off
27
9/2/2013
KOMPUTER III
131
www.stikom.edu
Tampilan Multi-Line (Sorting)
PU
TE
R
3
• Penampilan pesan / message yang masuk ke
dalam account kita dapat dikelompokkan / di”sorting”, sehingga memudahkan kita dalam
membaca / mencari pesan yang masuk. Cara
melakukan sorting adalah dengan cara mengklik judul dari kolom yang yang kita inginkan
(lihat gambar)
M
Tampilan Multi-Line (Sorting)
KO
• “Form”, “Subject”, dll. Merupakan judul kolom
yang bisa di-klik untuk mengelompokkan
28
9/2/2013
KOMPUTER III
131
www.stikom.edu
Arrangements
PU
TE
R
3
• Arrangements yang dimaksud di sini adalah
pengelompokkan view. Pengaturannya
dilakukan dari menu View - Arrange by.
• Terdapat 13 macam pengaturan / kategori
pengelompokan yang bisa dilakukan dari
menu ini.
KO
M
Arrangements
29
9/2/2013
KOMPUTER III
131
www.stikom.edu
Setting E-mail Account
PU
TE
R
3
• Sebelum email client yang kita gunakan dapat
menerima atau mengirimkan email, maka
harus dilakukan pengaturan terlebih dahulu
• Setting email account dilakukan dari menu
Tools Email Accounts
M
Pembuatan Email Account
KO
• E-mail Account berfungsi sebagai identitas untuk
mengakses e-mail server atau e-mail provider
• Hasil akses ini dapat digunakan untuk menampilkan,
menerima, dan mengirim pesan e-mail.
• Pembacaan e-mail dapat dilakukan secara :
– Web (senantiasa online) web based mail
– Offline download e-mail dengan suatu mail client
2 September 2013
tyas@stikom.edu
30
9/2/2013
KOMPUTER III
131
www.stikom.edu
Pembuatan Email Account
3
• Salah satu kelebihan MS Outlook Office 2007
adalah dapat dijalankan dengan dua account
atau lebih pada satu program
TE
R
• Jika user memiliki mail account lebih dari satu,
dapat dijalankan secara bersama-sama dalam 1
MS Outlook Offic 2007
tyas@stikom.edu
PU
2 September 2013
M
Pembuatan Email Account
KO
• Pada saat kita menjalankan suatu mail client
diminta untuk memasukkan suatu mail account
dan dapat diisi lebih dari satu (other profile /
user)
• Mail Account didapat dari suatu mail server
• User harus memiliki suatu mail account terlebih
dahulu sebelum mengisinya pada suatu mail
client
2 September 2013
tyas@stikom.edu
31
9/2/2013
KOMPUTER III
131
www.stikom.edu
Pembuatan Email Account
TE
R
3
• Pembuatan suatu mail account bisa dilakukan
pada saat anda melakukan koneksi dengan
internet pada situs-situs provider email.
• Contoh : www.telkom.net, www.hotmail.com,
www.yahoo.com, mail.google.com, dll.
tyas@stikom.edu
PU
2 September 2013
M
Pembuatan Email Account
KO
• Setelah anda memiliki suatu e-mail account,
hendaknya untuk dicatat / diingat kelengkapan
dari mail account anda yang meliputi :
– User & Password
– Alamat e-mail anda
– Nama Protokol yang digunakan (SMTP, POP3, IMAP,
dll)
2 September 2013
tyas@stikom.edu
32
9/2/2013
KOMPUTER III
131
www.stikom.edu
Pembuatan Email Account
TE
R
– Pilih perintah pada menu Tools –Account
Settings
– Pilih Pilihan “Add a new e-mail account”
– Tekan tombol Next dan lakukan setting
terhadap koneksi mail client dengan
server, dan klik Next
– Lakukan prosedur setting accounts yang
terakhir yang meliputi user, password, email address, alamat POP3 dan SMTP-nya
3
• Prosedur account setting pada MS
Outlook 2007 adalah sebagai berikut :
tyas@stikom.edu
PU
2 September 2013
KO
M
Pembuatan Email Account
2 September 2013
tyas@stikom.edu
33
9/2/2013
KOMPUTER III
131
www.stikom.edu
TE
R
3
Pembuatan Email Account
tyas@stikom.edu
PU
2 September 2013
M
Pembuatan Email Account
KO
• Microsoft Exchange Server digunakan sebagai
penghubung server exchange untuk membaca
e-mail, mengakses folder, dan membagi
dokumen
• POP3 (Post Office Protocol version 3) adalah
sebuah protokol yang digunakan untuk
menerima kembali pesan e-mail dari mailserver.
2 September 2013
tyas@stikom.edu
34
9/2/2013
KOMPUTER III
131
www.stikom.edu
Pembuatan Email Account
TE
R
3
• IMAP (Internet Message Acces Protocol) tidak
seperti POP3, IMAP membuat folder di dalam
server untuk menyimpan atau mengatur pesan
untuk diambil informasinya pada komputer lain.
Anda dapat membaca hanya pada judul pesan
dan memilih hanya pada pesan yang di
download.
tyas@stikom.edu
PU
2 September 2013
M
Pembuatan Email Account
KO
• HTTP (Hypertext Transfer Protocol) protocol
yang digunakan ketika anda mengakses Web
Page dari internet. Outlook menggunakannya
sebagai protocol email.
• Additional Server Type untuk menghubungkan
workgroup lainnya atau 3rd party mail server.
2 September 2013
tyas@stikom.edu
35
9/2/2013
KOMPUTER III
131
www.stikom.edu
TE
R
3
Pembuatan Email Account
tyas@stikom.edu
PU
2 September 2013
M
Pembuatan Email Account
KO
• Pada bagian User Information, ketik nama Anda
pada kotak Your Name
• Ketik Alamat E-mail anda pada kotak e-mail
address. Alamat e-mail ini harus sesuai dengan
alamat yang diberikan oleh ISP / mail provider
ketika anda membuat membuat suatu mail
account di internet.
2 September 2013
tyas@stikom.edu
36
9/2/2013
KOMPUTER III
131
www.stikom.edu
Pembuatan Email Account
TE
R
3
• Pada bagian “Logon Information”, klik “User Name”
untuk mengisi nama user anda. Biasanya bagian ini
akan terisi secara otomatis dengan text yang anda ketik
pada bagian e-mail address. Contoh : e-mail
addressnya ayuningtyas@lserver.lab.kom , maka pada
bagian user akan dituliskan secara otomatis =
ayuningtyas atau ayuningtyas@lserver.lab.kom
tyas@stikom.edu
PU
2 September 2013
M
Pembuatan Email Account
KO
• Ketik password anda pada kotak password harus
sesuai dengan password pada mail account yang anda
buat pada suatu mail provider.
• Pada bagian server information, klik kotak Incoming
Mail Server (POP3) yang digunakan untuk menentukan
alamat protokol pada mail server isikan alamat yang
diberikan / didapat dari mail provider
2 September 2013
tyas@stikom.edu
37
9/2/2013
KOMPUTER III
131
www.stikom.edu
Pembuatan Email Account
3
• Klik kotak Outgoing Mail Server (SMTP) yang digunakan
untuk mengaktifkan keluarnya e-mail pada mail server.
Isilah kotak ini sesuai dengan alamat SMTP yang
diberikan oleh mail provider
• Mail Client siap dipakai
TE
R
• Jika anda ingin melakukan setting lebih lanjut, klik pada
tombol More Setting
tyas@stikom.edu
PU
2 September 2013
M
Pembuatan Email Account
KO
• Jika setting sudah selesai anda bisa melakukan Test
Account Setting untuk melihat apakan setting yang
anda lakukan sudah benar atau belum.
Tampilan Test Account Setting
2 September 2013
tyas@stikom.edu
38
9/2/2013
KOMPUTER III
131
www.stikom.edu
TE
R
3
Pembuatan Email Account
tyas@stikom.edu
PU
2 September 2013
M
Pembuatan Email Account
KO
• Setelah semuanya selesai, tekan tombol Next
dan setelah itu tekan tombol Finish
• Untuk menambahkan e-mail account yang baru
lakukan dengan cara yang sama seperti
prosedur diatas.
2 September 2013
tyas@stikom.edu
39
9/2/2013
KOMPUTER III
131
www.stikom.edu
TE
R
3
Penambahan Email Account
tyas@stikom.edu
PU
2 September 2013
KO
M
Penambahan Email Account
2 September 2013
tyas@stikom.edu
40
9/2/2013
KOMPUTER III
131
www.stikom.edu
TE
R
3
Penambahan Email Account
tyas@stikom.edu
PU
2 September 2013
Tampilan Navigation Window
KO
M
Penambahan Email Account
Folder baru yang otomatis
dibuat oleh outlook
2 September 2013
tyas@stikom.edu
41
9/2/2013
KOMPUTER III
131
www.stikom.edu
Manajemen Email Account
TE
R
3
• Mail Account yang telah dibuat dapat diatur
kembali (dihapus dan / atau dirubah)
• Cara untuk manajemen ini terdapat pada menu
Tools E-mail account pilih View or Change
Existing e-mail Account
tyas@stikom.edu
PU
2 September 2013
M
Manajemen Email Account
KO
• Tombol Change digunakan untuk merubah
setting mail account yang sudah dilakukan
• Tombol Remove digunakan untuk menghapus
setting mail account
• Tombol New digunakan untuk menambahkan
sebuah setting mail account yang baru
2 September 2013
tyas@stikom.edu
42
9/2/2013
KOMPUTER III
131
www.stikom.edu
Manajemen Email Account
TE
R
3
• Tombol Set as Default merupakan tombol yang
membuat suatu setting mail account sebagai
default (sebagai suatu setting yang aktif untuk
dijalankan / yang diikuti – berguna jika anda
memiliki lebih dari satu setting mail account)
tyas@stikom.edu
KO
M
PU
2 September 2013
43
131
www.stikom.edu
3
KOMPUTER III
PU
TE
R
Ayuningtyas
ningtyas78@gmail.com
M
Tujuan & Penilaian
Tujuan Umum
KO
• Mahasiswa
mampu
memanfaatkan email dan
manajemen
jadwal,
protable document format,
serta diagramming software
yang mendukung bidang
kesekretariatan
dan
perkantoran modern.
Penilaian
• UTS
:
30%
• UAS
:
30%
• Tugas/Quiz/Lain-lain : 40%
1
9/2/2013
KOMPUTER III
131
www.stikom.edu
Kepustakaan
3
• Buku Mini PC Media : More Organized with
Outlook 2007, Joko Nurjadi, pdf file
• Microsoft Visio 2007 ; Panduan Praktis,
Wahana Komputer
• Portable Document Format,
PU
TE
R
http://en.wikipedia.org/wiki/Portable_Document_Format
M
Kepustakaan
KO
• Panduan Praktis Membuat Diagram &
Gambar Teknik Dengan Microsoft Visio
2003, Wahana Komputer, Elex Media
Komputindo, 2003, Jakarta
• Diagramming software,
http://en.wikipedia.org/wiki/Diagramming_software
• http://en.wikipedia.org/wiki/Organization
2
9/2/2013
KOMPUTER III
131
www.stikom.edu
Kepustakaan
• Anjuran:
PU
TE
R
3
– Microsoft Office Outlook 2003 : Seri Panduan
Lengkap, Madcoms, Penerbit Andi, 2004, Yogyakarta
– Tip Dan Trik Mengelola Beban Email dengan Microsoft
Outlook 2002, Rudy Siahaan,Elex Media Komputindo,
2003, Jakarta
– Teknik Jitu Mengelola Kreativitas Menggunakan
Mindmanager, Wiwit Siswoutomo, Elex Media
Komputindo, 2005, Jakarta
– Teori Organisasi Dan Pengorganisasian, J. Winardi, Pt.
Raja Grafindo Persada, 2003, Jakarta
•
•
•
•
M
Pokok Bahasan
KO
Pengenalan email dan penjadwalan
Pengelolaan email
Pengelolaan kalender
Pengelolaan file data email dan pencetakan
• Really Simple Syndication (RSS) dengan email
• Konsep file PDF
• Pembuatan File PDF
3
9/2/2013
KOMPUTER III
131
www.stikom.edu
Pokok Bahasan
KO
M
PU
TE
R
3
• Security dan bookmark file PDF
• Diagramming software
• Struktur organisasi bisnis dan membuat
diagram organisasi
• Manajemen proyek
• Bisnis proses
• Pembuatan peta jalan 2D dan 3D
• Pembuatan diagram brainstorming
Pengenalan email
&
Penjadwalan
Pertemuan I
4
9/2/2013
KOMPUTER III
131
www.stikom.edu
Materi
• Mahasiswa dapat
menggunakan aplikasi email
dan penjadwalan
• Pengenalan & setting
• Address book & contact
• Mengirim email
PU
TE
R
3
Tujuan
M
Pendahuluan
• Manajemen Jadwal Scheduling
KO
• Manajemen Jadwal
Pengaturan waktu
menyelesaikan pekerjaan sesuai waktu
yang ditentukan
dipengaruhi tingkat kedewasaan
seseorang profesionalitas
5
9/2/2013
KOMPUTER III
131
www.stikom.edu
Pendahuluan
• Pengaturan waktu :
– Manusia semakin lama semakin sibuk
PU
TE
R
3
– Kebanyakan tuntutan dihadapi oleh seorang yang
bertanggung jawab
M
Pendahuluan
KO
• Penjadwalan MS Outlook pengaturan
secara online e-mail (internet)
• Perlu suatu koneksi internet
• Koneksi :
– Discontinuous dial - up
– Continous Lease line / dedicated line
6
9/2/2013
KOMPUTER III
131
www.stikom.edu
PU
TE
R
3
Pendahuluan
KO
M
Pendahuluan
Internet
Internet
Internet Service Provider (ISP)
PSTN / Selular
Kabel Langsung
/ Antena
Client
Client
Discontinuous
Continuous
7
9/2/2013
KOMPUTER III
131
www.stikom.edu
Pendahuluan
Internet
Internet
protocol
protocol
protocol
protocol
Server
protocol
protocol
protocol
Server
protocol
Client
Client
Client
TE
Client
protocol
R
Server
3
protocol
PU
Protocol : http, ftp, smtp, pop3, imap, dll…
KO
M
Pendahuluan
Internet
Internet
Server
Web Based Mail
Server
Server
Server
Server
Mail Server
Browser
Mail Client
Mail Client
Mail Client
PC Client
8
9/2/2013
KOMPUTER III
131
www.stikom.edu
Pendahuluan
IP (SMTP)
SMTP
R
SMTP
Mail Client
PU
Mail Client
POP3
TE
POP3
3
Mail Server
Mail Server
M
Pendahuluan
• SMTP : Simple Mail Transfer Protocol suatu
KO
protokol aplikasi yang merupakan sistem pengiriman
message/pesan atau
e-mail.
• POP3 : Post Office Protocol ver 3
suatu protokol aplikasi yang digunakan untuk
mengambil pesan yang berada di Mail Server
9
9/2/2013
KOMPUTER III
131
www.stikom.edu
PU
TE
R
3
Pendahuluan
M
Email Ethics
KO
• Dalam dunia e-mail, teks yang diketik dengan
huruf besar berarti TERIAKAN (SHOUTING) dan
beberapa pembaca mengartikannya sangat kasar.
• Gunakan huruf besar hanya untuk menekankan
hal penting.
• Penekanan dilakukan dengan bold atau *asterik*
• Memforward:Tuliskan referensi sumbernya dan
bagaimana memperoleh kopian-nya.
10
9/2/2013
KOMPUTER III
131
www.stikom.edu
Email Ethics
3
• Jangan melakukan forward ke mailing list
tanpa seijin penulis asalnya
• Tindakan tidak layak via email (dan tidak
hanya terbatas kepada hal berikut):
PU
TE
R
– Memposting sesuatu yang melanggar hukum
dalam sebuah sistem
M
Email Ethics
KO
– Pemakaian bahasa/pesan yang kasar baik untuk
pesan pribadi maupun untuk umum,
– Mengirimkan pesan yang memungkinkan
kerusakan di tempat penerima
– Pengiriman surat berantai atau menyebarkan
surat pribadi
– Tindakan-tindakan yang menyebabkan
terganggunya jaringan komputer
11
9/2/2013
KOMPUTER III
131
www.stikom.edu
Pendahuluan
• Web Mail yahoo,gmail,hotmail,dll
3
• Mail Client MS Outlook, Outlook
Express, Eudora dll.
PU
TE
R
• MS Outlook Mail Client +
Groupware(Scheduling, Organizer dll)
M
Web Mail
KO
• Ada beberapa layanan web mail yang juga
menyediakan layanan untuk penjadwalan,
diantaranya yaitu :
– Yahoo (mail.yahoo.com)
– Hotmail (hotmail.com)
– Gmail (mail.goole.com)
12
9/2/2013
KOMPUTER III
131
www.stikom.edu
KO
M
PU
TE
R
3
Yahoo mail
13
9/2/2013
KOMPUTER III
131
www.stikom.edu
PU
TE
R
3
Hotmail
KO
M
Gmail
14
9/2/2013
KOMPUTER III
131
www.stikom.edu
Yahoo Mail
3
• Webmail yahoo versi terbaru tampilannya
sudah lebih baik
• Tersedia layanan yang umumnya terdapat
pada Aplikasi Mail Client
• Layanan yang disediakan:
PU
TE
R
– Mail : Inbox, Draft, Sent, Deleted/Trash,
Junk/Spam
– Contact
– Calendar
M
Web Mail
KO
• Penjadwalan pada yahooMail hampir sama
dengan penjadwalan pada Microsoft Outlook
• Terdapat range waktu, isian nama kegiatan,
reminder
• Hanya sebagai pengingat awal kegiatan
• Dapat berbagi jadwal dengan contact yang
terdaftar pada Friend List
15
9/2/2013
KOMPUTER III
131
www.stikom.edu
PU
TE
R
3
Penjadwalan pada webmail
KO
M
Penjadwalan pada webmail
16
9/2/2013
KOMPUTER III
131
www.stikom.edu
Task
PU
TE
R
3
• Kegiatan yang harus dilakukan
KO
M
Calender
17
9/2/2013
KOMPUTER III
131
www.stikom.edu
PU
TE
R
3
Contacts
KO
M
Hotmail/ Outlook.com
18
9/2/2013
131
www.stikom.edu
KO
M
PU
TE
R
3
KOMPUTER III
19
9/2/2013
KOMPUTER III
131
www.stikom.edu
PU
TE
R
3
Contacts
M
Mengenal Microsoft Office
Outlook 2007
KO
• MS Outlook sarana komunikasi
online melalui jaringan internet dengan
menggunakan email sarana untuk
membantu pengaturan jadwal (scheduling
+ to do list + jurnal)
20
9/2/2013
KOMPUTER III
131
www.stikom.edu
PU
TE
R
3
Memulai MS Outlook 2007
Menu Bar
Standard Toolbar
Advanced Toolbar
KO
M
Web Toolbar
Toolbar Options
Calendar
Folder List
Navigation Pane
21
9/2/2013
KOMPUTER III
131
www.stikom.edu
Navigation Pane
PU
TE
R
3
• Navigasi Pane terletak di bagian kiri jendela
outlook yang berisi beberapa shortcuts,
seperti Mail, Calendar, Contacts, Tasks,
Notes, Folder Lists, dan shortcuts today.
• Navigasi Pane ini berfungsi sebagai “pusat”
navigasi pada bagian utama MS Outlook
sehingga memudahkan pengguna / user
untuk melihat / mendapatkan informasi
yang diinginkan
M
Favorites Folders
KO
• Folder e-mail yang sering digunakan bisa di
tambahkan dalam Favorite Folders guna
mempermudah pembacaan e-mail
• Selain Favorite Folders terdapat fasilitas lain yang
digunakan untuk mempermudah pembacaan email, yaitu Search Folders
• Search Folders merupakan tempat untuk
menampung beberapa folder yang menampilkan
seluruh item e-mail yang sesuai dengan kriteria
pencarian tertentu
22
9/2/2013
KOMPUTER III
131
www.stikom.edu
PU
TE
R
• Dari Jendela ini dapat ditampilkan
Tanggal, Jadwal kegiatan, Tasks
(tugas-tugas) yang telah dibuat
sebelumnya.
3
To Do Bar Pane
M
Calendar Window
KO
• Dari calendar window (jendela calendar),
anda dapat menampilkan jadwal – jadwal
kegiatan yang telah anda buat sebelumnya
dan anda juga bisa melakukan pembuatan
suatu jadwal kerja melalui menu ini
• Di sini anda juga bisa menampilkan calendar
rekan kerja anda dengan menggukan Share
Calendar
23
9/2/2013
KOMPUTER III
131
www.stikom.edu
Tampilan Calendar
• Secara umum terdapat 4 macam tampilan
Calendar :
PU
TE
R
3
– Tampilan 1 bulan penuh (31 hari)
– Tampilan 1 minggu (7 hari)
– Tampilan 1 minggu kerja (disesuaikan dengan hari
kerja kita bisa 5 – 6 – atau 7 hari, sesuai dengan
setting pada Tools – Option –Calendar Option )
– Tampilan 1 hari
KO
M
Tampilan Calendar
24
9/2/2013
KOMPUTER III
131
www.stikom.edu
Contacts Window
PU
TE
R
3
• Contacts Window merupakan
tempat penyimpanan data (nama,
alamat, email, dll.) rekan kerja anda /
contact person.
KO
M
Contacts Window
Option untuk merubah
tampilan Contact Window
25
9/2/2013
KOMPUTER III
131
www.stikom.edu
Menu Go
PU
TE
R
3
• Menu Go berfungsi seperti
pada Jendela Navigasi.
Dalam menu ini juga
ditampilkan shortcut key
untuk memanggil menu –
menu tersebut, contoh :
Ctrl+1 utk memanggil mail;
Ctrl+2 utk Calendar, dll.
KO
M
Reading Window
• Reading Window merupakan jendela yang
digunakan untuk melihat isi dari suatu mail yang
masuk ke account kita
26
9/2/2013
KOMPUTER III
131
www.stikom.edu
R
3
Reading Window
PU
TE
• Tampilan Reading Window dapat di rubah ke dalam
3 macam view, melalui
menu View Reading Pane
Right
KO
M
Reading Pane
Bottom
Off
27
9/2/2013
KOMPUTER III
131
www.stikom.edu
Tampilan Multi-Line (Sorting)
PU
TE
R
3
• Penampilan pesan / message yang masuk ke
dalam account kita dapat dikelompokkan / di”sorting”, sehingga memudahkan kita dalam
membaca / mencari pesan yang masuk. Cara
melakukan sorting adalah dengan cara mengklik judul dari kolom yang yang kita inginkan
(lihat gambar)
M
Tampilan Multi-Line (Sorting)
KO
• “Form”, “Subject”, dll. Merupakan judul kolom
yang bisa di-klik untuk mengelompokkan
28
9/2/2013
KOMPUTER III
131
www.stikom.edu
Arrangements
PU
TE
R
3
• Arrangements yang dimaksud di sini adalah
pengelompokkan view. Pengaturannya
dilakukan dari menu View - Arrange by.
• Terdapat 13 macam pengaturan / kategori
pengelompokan yang bisa dilakukan dari
menu ini.
KO
M
Arrangements
29
9/2/2013
KOMPUTER III
131
www.stikom.edu
Setting E-mail Account
PU
TE
R
3
• Sebelum email client yang kita gunakan dapat
menerima atau mengirimkan email, maka
harus dilakukan pengaturan terlebih dahulu
• Setting email account dilakukan dari menu
Tools Email Accounts
M
Pembuatan Email Account
KO
• E-mail Account berfungsi sebagai identitas untuk
mengakses e-mail server atau e-mail provider
• Hasil akses ini dapat digunakan untuk menampilkan,
menerima, dan mengirim pesan e-mail.
• Pembacaan e-mail dapat dilakukan secara :
– Web (senantiasa online) web based mail
– Offline download e-mail dengan suatu mail client
2 September 2013
tyas@stikom.edu
30
9/2/2013
KOMPUTER III
131
www.stikom.edu
Pembuatan Email Account
3
• Salah satu kelebihan MS Outlook Office 2007
adalah dapat dijalankan dengan dua account
atau lebih pada satu program
TE
R
• Jika user memiliki mail account lebih dari satu,
dapat dijalankan secara bersama-sama dalam 1
MS Outlook Offic 2007
tyas@stikom.edu
PU
2 September 2013
M
Pembuatan Email Account
KO
• Pada saat kita menjalankan suatu mail client
diminta untuk memasukkan suatu mail account
dan dapat diisi lebih dari satu (other profile /
user)
• Mail Account didapat dari suatu mail server
• User harus memiliki suatu mail account terlebih
dahulu sebelum mengisinya pada suatu mail
client
2 September 2013
tyas@stikom.edu
31
9/2/2013
KOMPUTER III
131
www.stikom.edu
Pembuatan Email Account
TE
R
3
• Pembuatan suatu mail account bisa dilakukan
pada saat anda melakukan koneksi dengan
internet pada situs-situs provider email.
• Contoh : www.telkom.net, www.hotmail.com,
www.yahoo.com, mail.google.com, dll.
tyas@stikom.edu
PU
2 September 2013
M
Pembuatan Email Account
KO
• Setelah anda memiliki suatu e-mail account,
hendaknya untuk dicatat / diingat kelengkapan
dari mail account anda yang meliputi :
– User & Password
– Alamat e-mail anda
– Nama Protokol yang digunakan (SMTP, POP3, IMAP,
dll)
2 September 2013
tyas@stikom.edu
32
9/2/2013
KOMPUTER III
131
www.stikom.edu
Pembuatan Email Account
TE
R
– Pilih perintah pada menu Tools –Account
Settings
– Pilih Pilihan “Add a new e-mail account”
– Tekan tombol Next dan lakukan setting
terhadap koneksi mail client dengan
server, dan klik Next
– Lakukan prosedur setting accounts yang
terakhir yang meliputi user, password, email address, alamat POP3 dan SMTP-nya
3
• Prosedur account setting pada MS
Outlook 2007 adalah sebagai berikut :
tyas@stikom.edu
PU
2 September 2013
KO
M
Pembuatan Email Account
2 September 2013
tyas@stikom.edu
33
9/2/2013
KOMPUTER III
131
www.stikom.edu
TE
R
3
Pembuatan Email Account
tyas@stikom.edu
PU
2 September 2013
M
Pembuatan Email Account
KO
• Microsoft Exchange Server digunakan sebagai
penghubung server exchange untuk membaca
e-mail, mengakses folder, dan membagi
dokumen
• POP3 (Post Office Protocol version 3) adalah
sebuah protokol yang digunakan untuk
menerima kembali pesan e-mail dari mailserver.
2 September 2013
tyas@stikom.edu
34
9/2/2013
KOMPUTER III
131
www.stikom.edu
Pembuatan Email Account
TE
R
3
• IMAP (Internet Message Acces Protocol) tidak
seperti POP3, IMAP membuat folder di dalam
server untuk menyimpan atau mengatur pesan
untuk diambil informasinya pada komputer lain.
Anda dapat membaca hanya pada judul pesan
dan memilih hanya pada pesan yang di
download.
tyas@stikom.edu
PU
2 September 2013
M
Pembuatan Email Account
KO
• HTTP (Hypertext Transfer Protocol) protocol
yang digunakan ketika anda mengakses Web
Page dari internet. Outlook menggunakannya
sebagai protocol email.
• Additional Server Type untuk menghubungkan
workgroup lainnya atau 3rd party mail server.
2 September 2013
tyas@stikom.edu
35
9/2/2013
KOMPUTER III
131
www.stikom.edu
TE
R
3
Pembuatan Email Account
tyas@stikom.edu
PU
2 September 2013
M
Pembuatan Email Account
KO
• Pada bagian User Information, ketik nama Anda
pada kotak Your Name
• Ketik Alamat E-mail anda pada kotak e-mail
address. Alamat e-mail ini harus sesuai dengan
alamat yang diberikan oleh ISP / mail provider
ketika anda membuat membuat suatu mail
account di internet.
2 September 2013
tyas@stikom.edu
36
9/2/2013
KOMPUTER III
131
www.stikom.edu
Pembuatan Email Account
TE
R
3
• Pada bagian “Logon Information”, klik “User Name”
untuk mengisi nama user anda. Biasanya bagian ini
akan terisi secara otomatis dengan text yang anda ketik
pada bagian e-mail address. Contoh : e-mail
addressnya ayuningtyas@lserver.lab.kom , maka pada
bagian user akan dituliskan secara otomatis =
ayuningtyas atau ayuningtyas@lserver.lab.kom
tyas@stikom.edu
PU
2 September 2013
M
Pembuatan Email Account
KO
• Ketik password anda pada kotak password harus
sesuai dengan password pada mail account yang anda
buat pada suatu mail provider.
• Pada bagian server information, klik kotak Incoming
Mail Server (POP3) yang digunakan untuk menentukan
alamat protokol pada mail server isikan alamat yang
diberikan / didapat dari mail provider
2 September 2013
tyas@stikom.edu
37
9/2/2013
KOMPUTER III
131
www.stikom.edu
Pembuatan Email Account
3
• Klik kotak Outgoing Mail Server (SMTP) yang digunakan
untuk mengaktifkan keluarnya e-mail pada mail server.
Isilah kotak ini sesuai dengan alamat SMTP yang
diberikan oleh mail provider
• Mail Client siap dipakai
TE
R
• Jika anda ingin melakukan setting lebih lanjut, klik pada
tombol More Setting
tyas@stikom.edu
PU
2 September 2013
M
Pembuatan Email Account
KO
• Jika setting sudah selesai anda bisa melakukan Test
Account Setting untuk melihat apakan setting yang
anda lakukan sudah benar atau belum.
Tampilan Test Account Setting
2 September 2013
tyas@stikom.edu
38
9/2/2013
KOMPUTER III
131
www.stikom.edu
TE
R
3
Pembuatan Email Account
tyas@stikom.edu
PU
2 September 2013
M
Pembuatan Email Account
KO
• Setelah semuanya selesai, tekan tombol Next
dan setelah itu tekan tombol Finish
• Untuk menambahkan e-mail account yang baru
lakukan dengan cara yang sama seperti
prosedur diatas.
2 September 2013
tyas@stikom.edu
39
9/2/2013
KOMPUTER III
131
www.stikom.edu
TE
R
3
Penambahan Email Account
tyas@stikom.edu
PU
2 September 2013
KO
M
Penambahan Email Account
2 September 2013
tyas@stikom.edu
40
9/2/2013
KOMPUTER III
131
www.stikom.edu
TE
R
3
Penambahan Email Account
tyas@stikom.edu
PU
2 September 2013
Tampilan Navigation Window
KO
M
Penambahan Email Account
Folder baru yang otomatis
dibuat oleh outlook
2 September 2013
tyas@stikom.edu
41
9/2/2013
KOMPUTER III
131
www.stikom.edu
Manajemen Email Account
TE
R
3
• Mail Account yang telah dibuat dapat diatur
kembali (dihapus dan / atau dirubah)
• Cara untuk manajemen ini terdapat pada menu
Tools E-mail account pilih View or Change
Existing e-mail Account
tyas@stikom.edu
PU
2 September 2013
M
Manajemen Email Account
KO
• Tombol Change digunakan untuk merubah
setting mail account yang sudah dilakukan
• Tombol Remove digunakan untuk menghapus
setting mail account
• Tombol New digunakan untuk menambahkan
sebuah setting mail account yang baru
2 September 2013
tyas@stikom.edu
42
9/2/2013
KOMPUTER III
131
www.stikom.edu
Manajemen Email Account
TE
R
3
• Tombol Set as Default merupakan tombol yang
membuat suatu setting mail account sebagai
default (sebagai suatu setting yang aktif untuk
dijalankan / yang diikuti – berguna jika anda
memiliki lebih dari satu setting mail account)
tyas@stikom.edu
KO
M
PU
2 September 2013
43