Peran Kepemimpinan dan Komunikasi dalam
Peran Kepemimpinan dan Komunikasi dalam Mengatasi Perubahan
Sistem Pengelolaan Material di PT. Angkasa Citra Sarana
Disusun untuk memenuhi salah satu tugas dari mata kuliah Kepemimpinan dan Perilaku
Organisasi
Disusun Oleh:
Catherine Aprimanti Secundina
1506809532
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS INDONESIA
2016
Statement of Authorship
“Saya yang bertandatangan di bawah ini menyatakan bahwa makalah/tugas terlampir
adalah murni hasil pekerjaan saya sendiri. Tidak ada pekerjaan orang lain yang saya
gunakan tanpa menyebutkan sumbernya. Materi ini tidak/belum pernah disajikan/digunakan
sebagai bahan untuk makalah/tugas pada mata ajaran lain kecuali saya menyatakan dengan
jelas bahwa saya menggunakannya. Saya memahami bahwa tugas yang saya kumpulkan ini
dapat diperbanyak dan atau dikomunikasikan untuk tujuan mendeteksi adanya plagiarisme.”
Nama
: Catherine Aprimanti Secundina
NPM
: 1506809532
Tanda Tangan :
Mata Ajaran : Kepemimpinan dan Perilaku Organisasi
Judul Makalah : Peran Kepemimpinan dan Komunikasi dalam Mengatasi Perubahan Sistem
Pengelolaan Material di PT. Angkasa Citra Sarana
Tanggal
: 11 Juni 2016
Dosen
: Avanti Fontana Ph.D., CF., CC.
Peran Kepemimpinan dan Komunikasi dalam Mengatasi Perubahan
Sistem Pengelolaan Material di PT. Angkasa Citra Sarana
I.
1
Latar Belakang Masalah
PT. Angkasa Citra Sarana (ACS) merupakan salah satu anak perusahaan dari
PT. Garuda Indonesia (Persero) Tbk. yang didirikan untuk memberikan layanan inflight catering. Katering penerbangan memiliki karakteristik operasional yang berbeda
dibandingkan kegiatan katering yang lain, makanan yang disajikan pada ketinggian
tertentu dan mengikuti jadwal terbang pesawat tersebut harus tetap ‘fresh’ pada saat
tiba di tangan penumpang. Proses penyiapan harus melalui serangkaian aktivitas
hygiene dan standar produksi tertentu. Makanan dalam kondisi dingin dikeluarkan
dari penyimpanan di catering untuk dibawa ke pesawat, dan dipanaskan lagi di dalam
pesawat. Pada saat makanan keluar dari area penyimpanan catering, sudah menjadi
makanan yang harus terkonsumsi dan tidak dapat lagi masuk menjadi bagian
persediaan. Oleh karenanya bagian pengiriman makanan harus memastikan jumlah
yang diperlukan oleh setiap pesawat pada waktu yang telah dijadwalkan.
Dalam kegiatan operasional penyediaan makanan kepada penumpang pesawat
Garuda Indonesia seringkali terjadi kelebihan pasokan antara jumlah makanan yang
dibawa dari area penyimpanan catering dengan jumlah kebutuhan makanan di pesawat
sesuai jumlah penumpang. Berdasarkan hasil pengamatan yang dilakukan dalam
periode 2 minggu, diketahui jumlah kelebihan makanan dan pemborosan yang terjadi
adalah sebagai berikut:
Tabel 1. Data Kelebihan Pasokan PT. Angkasa Citra Sarana
Peran Kepemimpinan dan Komunikasi dalam Mengatasi Perubahan
Sistem Pengelolaan Material di PT. Angkasa Citra Sarana
2
Dari data di atas dapat dilihat bahwa terjadi kelebihan pasokan pada
penerbangan baik internasional maupun domestik. Sebagai contoh, pada penerbangan
internasional di kelas bisnis jumlah penumpang pada periode 1 – 15 April 2015 adalah
4.029 pax, namun jumlah pax yang keluar dari gudang sebanyak 4.244 pax. Dalam hal
ini terjadi kelebihan pasokan sebesar 215 pax. Dari data yang didapatkan selama 2
minggu, total biaya yang menanggung masalah kelebihan pasokan ini cukup besar,
yaitu Rp. 267.788.097,-. Hal ini diakibatkan karena data jumlah penumpang pesawat
tidak sama dengan data yang disajikan oleh sistem persediaan PT. ACS.
Untuk mengatasi hal ini, dilakukan perubahan sistem secara otomatisasi
sehingga data diperbaharui secara terus menerus. Sistem baru tersebut menghendaki
perubahan cara kerja pegawai gudang dengan disiplin melakukan input data. Namun
mengubah cara kerja yang telah bertahun-tahun dilakukan tidaklah mudah. Kondisi
yang diharapkan adalah setiap pegawai yang berkaitan dengan pemakaian sistem
tersebut mampu melakukan perubahan cara kerja sesuai proses bisnis yang baru.
Peran Kepemimpinan dan Komunikasi dalam Mengatasi Perubahan
Sistem Pengelolaan Material di PT. Angkasa Citra Sarana
II.
3
Rumusan Masalah
a. Masalah
Ketidakmampuan pegawai bagian gudang dalam menghadapi perubahan sistem
pengelolaan material. Pemakaian sistem informasi terotomasi yang dipergunakan
untuk meningkatkan keakuratan data material menghendaki perubahan proses
bisnis yang harus dilakukan pegawai bagian gudang. Perubahan yang diharapkan
tersebut belum terjadi, pegawai masih nyaman bekerja dengan cara lama yang
biasa dilakukan.
b. Permasalahan
Bagaimana
mengatasi
ketidakmampuan
pegawai
bagian
gudang
dalam
menghadapi perubahan sistem pengelolaan material? Manajemen dituntut untuk
mengelola manajemen perubahan secara menyeluruh dan terintegrasi. Termasuk
dalam hal menggerakkan pegawai bagian gudang meninggalkan zona nyaman
menuju pada proses bisnis yang dikehendaki perubahan sistem pengelolaan
material.
c. Persoalan
Pegawai bagian gudang tidak mempunyai kompetensi dalam menghadapi
perubahan sistem pengelolaan material karena pelatihan mengenai cara kerja
(dalam hal ini penggunaan sistem) belum memadai, ketegasan pimpinan untuk
disiplin dalam menggunakan sistem sepenuhnya tidak terjadi dan pengelolaan
perubahan cara kerja belum direncanakan secara baik. Proses perubahan yang
sedang terjadi tidak dikawal dengan baik mulai dari penyiapan atau penyesuaian
kompetensi yang dibutuhkan untuk melakukan sistem yang baru, penyamaan
persepsi tentang kebutuhan perubahan, dan kemudian aktivitas pengendalian
untuk memastikan perubahan telah dilakukan pegawai bagian gudang dan berjalan
Peran Kepemimpinan dan Komunikasi dalam Mengatasi Perubahan
Sistem Pengelolaan Material di PT. Angkasa Citra Sarana
dengan baik.
III.
4
Model Penyelesaian Masalah
Pelatihan Karyawan
Kompetensi pegawai bagian
gudang dalam menghadapi
perubahan sistem pengelolaan
material
Komunikasi
Organisasi
Kepemimpinan
Gambar 1. Model Penyelesaian Masalah
A. Komunikasi Organisasi
Saluran komunikasi formal mengikuti alur perintah atau struktur organisasi
(Kreitner dan Kinicki, 2010). Pesan-pesan yang dikomunikasikan dalam saluran
formal dilihat sebagai hal resmi dan ditransmisikan melalui satu saluran atau
lebih dari tiga rute yang berbeda: vertikal; ke atas atau ke bawah, horizontal, dan
eksternal. Dalam kasus PT. ACS di atas, manajer yang berada di level atas dalam
organisasi memberikan informasi atau pesan terhadap seseorang yang levelnya
lebih rendah (atau beberapa tingkatan). Dalam komunikasi ke arah bawah ini,
manajer dapat memberikan lima bentuk informasi untuk membantu para
karyawan dalam membangun kompetensi menghadapi perubahan sistem
pengelolaan material di PT. ACS seperti strategi/tujuan, instruktur kerja, rasio
kerja, praktik dan kebijakan organisasi, serta umpan balik mengenai kinerja.
Selain menggunakan saluran komunikasi formal, manajer bagian gudang juga
dapat menerapkan “Manajemen dengan Berkeliling di Sekitar”. Manajemen
dengan berkeliling di sekitar melibatkan manajer untuk berkeliling di sekitar
Peran Kepemimpinan dan Komunikasi dalam Mengatasi Perubahan
Sistem Pengelolaan Material di PT. Angkasa Citra Sarana
5
perusahaan secara harafiah dan berbicara terhadap orang-orang dari semua
departemen dan bagian secara informal (Kreitner dan Kinicki, 2010). Hal tersebut
merupakan cara yang efektif untuk berkomunikasi, karena para pekerja memilih
untuk mendapatkan informasi secara langsung dari manajer mereka.
B. Memimpin dan Mengelola
Menurut Stoner, Freeman dan Gilbert (1995), perbedaan manajer dan
pemimpin adalah sebagai berikut:
-
Manajer membangun dan mengembangkan struktur organisasi, namun
pemimpin membangun dan mengembangkan kultur organisasi.
-
Manajer merujuk pada alur kepengikutan, pemimpin merajuk pada alur
penemuan.
-
Manajer mengerjakan sesuatu yang benar, pemimpin mengerjakan sesuatu
dengan benar.
-
Manajer
mengedepankan
pemeliharaan
dan
pengendalian,
pemimpin
mengembangkan dan menginspirasi kepercayaan.
-
Manajer beranjak dengan “disini dan sekarang” dari pencapaian tujuan,
pemimpin berfokus pada upaya mengkreasi tentang masa depan yang
diinginkan.
-
Manajer memelihara level rendah keterlibatan emosional, pemimpin
mempunyai empati terhadap orang lain dan memberi perhatian pada setiap
peristiwa dan makna tindakan.
-
Manajer mendesain dan membawa rencana, mendorong tindakan, dan bekerja
efektif dengan orang, pemimpin memantapkan misi dan membangkitkan rasa
untuk mencapai arah tertentu.
Peran Kepemimpinan dan Komunikasi dalam Mengatasi Perubahan
Sistem Pengelolaan Material di PT. Angkasa Citra Sarana
6
- Manajer mengembangkan pikiran dari organisasi, pemimpin belajar dari
organisasi
Dalam memimpin para karyawannya, manajer bagian gudang pertama-tama
harus merubah terlebih dahulu cara bersikap sebagai seorang pemimpin, bukan
sebagai seorang manajer lagi. Dari perbedaan diatas, hal yang dapat disimpulkan
dan yang dapat diterapkan oleh manajer bagian gudang PT. ACS adalah sebagai
seorang pemimpin (bukan manajer), dibutuhkan kemampuan untuk menginspirasi
yang lainnya (para karyawan), memberikan dukungan emosional, dan mencoba
untuk membuat para pekerja untuk berlomba pada sasaran yang sama. Sasaran
dalam hal ini adalah meminimalisasi total biaya kelebihan pasokan.
IV.
Simpulan
Dari pembahasan masalah di atas dapat disimpulkan:
1. Peran kepemimpinan di PT. ACS belum bisa dikatakan baik dalam membuat para
karyawannya mempunyai kompetensi baru dalam hal sistem baru pengelolaan
material. Manajer bagian gudang PT. ACS sebaiknya mulai merubah budaya kerja
terhadap para karyawannya dengan menjadi seorang pemimpin, bukan manajer.
2. Saluran komunikasi yang bisa diterapkan untuk membantu manajer bagian gudang
adalah saluran informal dan formal. Saluran komunikasi formal dapat dilakukan
dengan memberikan 5 informasi yaitu strategi/tujuan, instruktur kerja, rasio kerja,
praktik dan kebijakan organisasi, serta umpan balik mengenai kinerja. Sedangkan
saluran komunikasi informal yang dapat dilakukan adalah manajemen berkeliling
di sekitar.
V.
Referensi
Peran Kepemimpinan dan Komunikasi dalam Mengatasi Perubahan
Sistem Pengelolaan Material di PT. Angkasa Citra Sarana
Kreitner, R., & Kinicki, A. (2010). Organizational Behavior. 9th Ed. New York:
7
McGraw-Hill.
Stoner, Freeman, Gilbert. (1995). Manajemen. Jilid II. New Jersey: A Simon and
Schuster Company
Sistem Pengelolaan Material di PT. Angkasa Citra Sarana
Disusun untuk memenuhi salah satu tugas dari mata kuliah Kepemimpinan dan Perilaku
Organisasi
Disusun Oleh:
Catherine Aprimanti Secundina
1506809532
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS INDONESIA
2016
Statement of Authorship
“Saya yang bertandatangan di bawah ini menyatakan bahwa makalah/tugas terlampir
adalah murni hasil pekerjaan saya sendiri. Tidak ada pekerjaan orang lain yang saya
gunakan tanpa menyebutkan sumbernya. Materi ini tidak/belum pernah disajikan/digunakan
sebagai bahan untuk makalah/tugas pada mata ajaran lain kecuali saya menyatakan dengan
jelas bahwa saya menggunakannya. Saya memahami bahwa tugas yang saya kumpulkan ini
dapat diperbanyak dan atau dikomunikasikan untuk tujuan mendeteksi adanya plagiarisme.”
Nama
: Catherine Aprimanti Secundina
NPM
: 1506809532
Tanda Tangan :
Mata Ajaran : Kepemimpinan dan Perilaku Organisasi
Judul Makalah : Peran Kepemimpinan dan Komunikasi dalam Mengatasi Perubahan Sistem
Pengelolaan Material di PT. Angkasa Citra Sarana
Tanggal
: 11 Juni 2016
Dosen
: Avanti Fontana Ph.D., CF., CC.
Peran Kepemimpinan dan Komunikasi dalam Mengatasi Perubahan
Sistem Pengelolaan Material di PT. Angkasa Citra Sarana
I.
1
Latar Belakang Masalah
PT. Angkasa Citra Sarana (ACS) merupakan salah satu anak perusahaan dari
PT. Garuda Indonesia (Persero) Tbk. yang didirikan untuk memberikan layanan inflight catering. Katering penerbangan memiliki karakteristik operasional yang berbeda
dibandingkan kegiatan katering yang lain, makanan yang disajikan pada ketinggian
tertentu dan mengikuti jadwal terbang pesawat tersebut harus tetap ‘fresh’ pada saat
tiba di tangan penumpang. Proses penyiapan harus melalui serangkaian aktivitas
hygiene dan standar produksi tertentu. Makanan dalam kondisi dingin dikeluarkan
dari penyimpanan di catering untuk dibawa ke pesawat, dan dipanaskan lagi di dalam
pesawat. Pada saat makanan keluar dari area penyimpanan catering, sudah menjadi
makanan yang harus terkonsumsi dan tidak dapat lagi masuk menjadi bagian
persediaan. Oleh karenanya bagian pengiriman makanan harus memastikan jumlah
yang diperlukan oleh setiap pesawat pada waktu yang telah dijadwalkan.
Dalam kegiatan operasional penyediaan makanan kepada penumpang pesawat
Garuda Indonesia seringkali terjadi kelebihan pasokan antara jumlah makanan yang
dibawa dari area penyimpanan catering dengan jumlah kebutuhan makanan di pesawat
sesuai jumlah penumpang. Berdasarkan hasil pengamatan yang dilakukan dalam
periode 2 minggu, diketahui jumlah kelebihan makanan dan pemborosan yang terjadi
adalah sebagai berikut:
Tabel 1. Data Kelebihan Pasokan PT. Angkasa Citra Sarana
Peran Kepemimpinan dan Komunikasi dalam Mengatasi Perubahan
Sistem Pengelolaan Material di PT. Angkasa Citra Sarana
2
Dari data di atas dapat dilihat bahwa terjadi kelebihan pasokan pada
penerbangan baik internasional maupun domestik. Sebagai contoh, pada penerbangan
internasional di kelas bisnis jumlah penumpang pada periode 1 – 15 April 2015 adalah
4.029 pax, namun jumlah pax yang keluar dari gudang sebanyak 4.244 pax. Dalam hal
ini terjadi kelebihan pasokan sebesar 215 pax. Dari data yang didapatkan selama 2
minggu, total biaya yang menanggung masalah kelebihan pasokan ini cukup besar,
yaitu Rp. 267.788.097,-. Hal ini diakibatkan karena data jumlah penumpang pesawat
tidak sama dengan data yang disajikan oleh sistem persediaan PT. ACS.
Untuk mengatasi hal ini, dilakukan perubahan sistem secara otomatisasi
sehingga data diperbaharui secara terus menerus. Sistem baru tersebut menghendaki
perubahan cara kerja pegawai gudang dengan disiplin melakukan input data. Namun
mengubah cara kerja yang telah bertahun-tahun dilakukan tidaklah mudah. Kondisi
yang diharapkan adalah setiap pegawai yang berkaitan dengan pemakaian sistem
tersebut mampu melakukan perubahan cara kerja sesuai proses bisnis yang baru.
Peran Kepemimpinan dan Komunikasi dalam Mengatasi Perubahan
Sistem Pengelolaan Material di PT. Angkasa Citra Sarana
II.
3
Rumusan Masalah
a. Masalah
Ketidakmampuan pegawai bagian gudang dalam menghadapi perubahan sistem
pengelolaan material. Pemakaian sistem informasi terotomasi yang dipergunakan
untuk meningkatkan keakuratan data material menghendaki perubahan proses
bisnis yang harus dilakukan pegawai bagian gudang. Perubahan yang diharapkan
tersebut belum terjadi, pegawai masih nyaman bekerja dengan cara lama yang
biasa dilakukan.
b. Permasalahan
Bagaimana
mengatasi
ketidakmampuan
pegawai
bagian
gudang
dalam
menghadapi perubahan sistem pengelolaan material? Manajemen dituntut untuk
mengelola manajemen perubahan secara menyeluruh dan terintegrasi. Termasuk
dalam hal menggerakkan pegawai bagian gudang meninggalkan zona nyaman
menuju pada proses bisnis yang dikehendaki perubahan sistem pengelolaan
material.
c. Persoalan
Pegawai bagian gudang tidak mempunyai kompetensi dalam menghadapi
perubahan sistem pengelolaan material karena pelatihan mengenai cara kerja
(dalam hal ini penggunaan sistem) belum memadai, ketegasan pimpinan untuk
disiplin dalam menggunakan sistem sepenuhnya tidak terjadi dan pengelolaan
perubahan cara kerja belum direncanakan secara baik. Proses perubahan yang
sedang terjadi tidak dikawal dengan baik mulai dari penyiapan atau penyesuaian
kompetensi yang dibutuhkan untuk melakukan sistem yang baru, penyamaan
persepsi tentang kebutuhan perubahan, dan kemudian aktivitas pengendalian
untuk memastikan perubahan telah dilakukan pegawai bagian gudang dan berjalan
Peran Kepemimpinan dan Komunikasi dalam Mengatasi Perubahan
Sistem Pengelolaan Material di PT. Angkasa Citra Sarana
dengan baik.
III.
4
Model Penyelesaian Masalah
Pelatihan Karyawan
Kompetensi pegawai bagian
gudang dalam menghadapi
perubahan sistem pengelolaan
material
Komunikasi
Organisasi
Kepemimpinan
Gambar 1. Model Penyelesaian Masalah
A. Komunikasi Organisasi
Saluran komunikasi formal mengikuti alur perintah atau struktur organisasi
(Kreitner dan Kinicki, 2010). Pesan-pesan yang dikomunikasikan dalam saluran
formal dilihat sebagai hal resmi dan ditransmisikan melalui satu saluran atau
lebih dari tiga rute yang berbeda: vertikal; ke atas atau ke bawah, horizontal, dan
eksternal. Dalam kasus PT. ACS di atas, manajer yang berada di level atas dalam
organisasi memberikan informasi atau pesan terhadap seseorang yang levelnya
lebih rendah (atau beberapa tingkatan). Dalam komunikasi ke arah bawah ini,
manajer dapat memberikan lima bentuk informasi untuk membantu para
karyawan dalam membangun kompetensi menghadapi perubahan sistem
pengelolaan material di PT. ACS seperti strategi/tujuan, instruktur kerja, rasio
kerja, praktik dan kebijakan organisasi, serta umpan balik mengenai kinerja.
Selain menggunakan saluran komunikasi formal, manajer bagian gudang juga
dapat menerapkan “Manajemen dengan Berkeliling di Sekitar”. Manajemen
dengan berkeliling di sekitar melibatkan manajer untuk berkeliling di sekitar
Peran Kepemimpinan dan Komunikasi dalam Mengatasi Perubahan
Sistem Pengelolaan Material di PT. Angkasa Citra Sarana
5
perusahaan secara harafiah dan berbicara terhadap orang-orang dari semua
departemen dan bagian secara informal (Kreitner dan Kinicki, 2010). Hal tersebut
merupakan cara yang efektif untuk berkomunikasi, karena para pekerja memilih
untuk mendapatkan informasi secara langsung dari manajer mereka.
B. Memimpin dan Mengelola
Menurut Stoner, Freeman dan Gilbert (1995), perbedaan manajer dan
pemimpin adalah sebagai berikut:
-
Manajer membangun dan mengembangkan struktur organisasi, namun
pemimpin membangun dan mengembangkan kultur organisasi.
-
Manajer merujuk pada alur kepengikutan, pemimpin merajuk pada alur
penemuan.
-
Manajer mengerjakan sesuatu yang benar, pemimpin mengerjakan sesuatu
dengan benar.
-
Manajer
mengedepankan
pemeliharaan
dan
pengendalian,
pemimpin
mengembangkan dan menginspirasi kepercayaan.
-
Manajer beranjak dengan “disini dan sekarang” dari pencapaian tujuan,
pemimpin berfokus pada upaya mengkreasi tentang masa depan yang
diinginkan.
-
Manajer memelihara level rendah keterlibatan emosional, pemimpin
mempunyai empati terhadap orang lain dan memberi perhatian pada setiap
peristiwa dan makna tindakan.
-
Manajer mendesain dan membawa rencana, mendorong tindakan, dan bekerja
efektif dengan orang, pemimpin memantapkan misi dan membangkitkan rasa
untuk mencapai arah tertentu.
Peran Kepemimpinan dan Komunikasi dalam Mengatasi Perubahan
Sistem Pengelolaan Material di PT. Angkasa Citra Sarana
6
- Manajer mengembangkan pikiran dari organisasi, pemimpin belajar dari
organisasi
Dalam memimpin para karyawannya, manajer bagian gudang pertama-tama
harus merubah terlebih dahulu cara bersikap sebagai seorang pemimpin, bukan
sebagai seorang manajer lagi. Dari perbedaan diatas, hal yang dapat disimpulkan
dan yang dapat diterapkan oleh manajer bagian gudang PT. ACS adalah sebagai
seorang pemimpin (bukan manajer), dibutuhkan kemampuan untuk menginspirasi
yang lainnya (para karyawan), memberikan dukungan emosional, dan mencoba
untuk membuat para pekerja untuk berlomba pada sasaran yang sama. Sasaran
dalam hal ini adalah meminimalisasi total biaya kelebihan pasokan.
IV.
Simpulan
Dari pembahasan masalah di atas dapat disimpulkan:
1. Peran kepemimpinan di PT. ACS belum bisa dikatakan baik dalam membuat para
karyawannya mempunyai kompetensi baru dalam hal sistem baru pengelolaan
material. Manajer bagian gudang PT. ACS sebaiknya mulai merubah budaya kerja
terhadap para karyawannya dengan menjadi seorang pemimpin, bukan manajer.
2. Saluran komunikasi yang bisa diterapkan untuk membantu manajer bagian gudang
adalah saluran informal dan formal. Saluran komunikasi formal dapat dilakukan
dengan memberikan 5 informasi yaitu strategi/tujuan, instruktur kerja, rasio kerja,
praktik dan kebijakan organisasi, serta umpan balik mengenai kinerja. Sedangkan
saluran komunikasi informal yang dapat dilakukan adalah manajemen berkeliling
di sekitar.
V.
Referensi
Peran Kepemimpinan dan Komunikasi dalam Mengatasi Perubahan
Sistem Pengelolaan Material di PT. Angkasa Citra Sarana
Kreitner, R., & Kinicki, A. (2010). Organizational Behavior. 9th Ed. New York:
7
McGraw-Hill.
Stoner, Freeman, Gilbert. (1995). Manajemen. Jilid II. New Jersey: A Simon and
Schuster Company