PENGKAJIAN ATAS SISTEM PEMBAYARAN ANGGARAN BELANJA NEGARA REPUBLIK INDONESIA MENURUT KEPPRES NO. 29 TAHUN 1984 DAN KEPMEN NO. 217/KMK. 03/1990 DITINJAU DARI SUDUT PENGENDALIAN INTERN Repository - UNAIR REPOSITORY

  PE NGKAJIAN ATAS SISTE M PE MBAYARAN ANGGARAN BE LANJA NE GARA RE PUBLIK INDONE SIA ME NURUT KE PPRE S NO. 29 TAHUN 1984 DAN KE PME N NO. 217/ KMK. 03/ 1990 DITINJAU DARI SUDUT PENGENDALIAN INTERN D1AJUKAN UNTUK MEMENUHI SEBAGIAN PERSYARATAN DALAM ME MF E ti&E H GELAR SARJANA EKONOMK

  

JURUSAN AKUNTANSI

  D I AJUKAN OLEH RA CH M A D SURYO AD I KENCONO No. Pok ok : 048812913

  K E P A D A FAKULTAS EKONOMI UN1VERSI TAS AI RLANGGA S U R A B A Y A

  S K R I P S I A - Z049 /$%'

  

19 9 5 S K R I P S I PENGKAJIAN ATAS SISTEM PEMBAYARAN ANGGARAN BELANJA NEGARA REPUBLIK INDONESIA MENURUT KEPPRES NO. 29 TAHUN 1984 DAN KEPMEN NO. 217/KMK.03/1990

  DITINJAU DARI SUDUT PENGENDALIAN INTERN DIAJUKAN OLEH :

  RACHMAD S ADIKENCONO No. Pokok: 048812913

  TELAH DISETUJUI DAN DITERIMA DENGAN BAIK OLEH : DOSEN PEMBIMBING,

  DRA. ERlHA SUDARYrfTI. AK. MACC TANGGAL 2.1 Jf r _ _ _

  KETUA JURUSAN, DRA. HARIATI HAMZENS. AK TANGGAL

  

Surabaya : Jl .I?.?".."’ . ......

Telah disetujui dan siap diuji

Dosen Pembimbing,

  

KATA PEHGANTAR

Bismillahirrahmanirrahim.

  Assalamu'alaikum Wr. Wb.

  Alhamdulillah, segala puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini.

  Penulisan skripsi ini dimaksudkan untuk memenuhi syarat dalam mencapai gelar Sarjana Ekononi Akuntansi Universitas Airlangga Surabaya.

  Penulis menyadari bahwa penyusunan skripsi ini jauh dari sempurna dan tidak terlepas dari keterbatasan dan kekurangan, sehingga dengan besar hati penulis akan menerima kritik dan saran untuk kesempurnaan skripsi ini.

  Pada kesempatan ini pula, tidak lupa penulis sampaikan terina kasih kepada berbagai pihak yang membantu penulis, terutama kepada :

  1. Ibu Dra. Ec. Hariati Hamzens, Ak. selaku Ketua Jurusan Akuntansi.

  2. Ibu Dra. Erina Sudaryati, Ak. MAcc. selaku dosen pembimbing atas bimbingan dan pengarahan kepada penulis selama penulisan skripsi ini.

  3. Bapak dan Ibu tercinta yang selama ini memberi dorongan moril dan materiil yang sangat penulis butuhkan.

  4. Bapak Julian Nurpatria Serang, SE, Ak. selaku konsultan pada BAKUN Departemen Keuangan RI dan para karyawan BAKUN yang telah memberi bantuan penjelasan dan bahan-bahan yang dibutuhkan penulis untuk menyelesaikan skripsi ini.

  5. Bapak Dekan, Pembantu Dekan dan seluruh staf pengajar Fakultas Ekonomi Universitas Airlangga khususnya Jurusan Akuntansi atas dedikasinya dalam memberikan ilmu kepada penulis.

  6. Mr. Philip David C. Collins, Mr. Gordon Matthew Summer, serta teman-temanku, Anna, Bambang, Dean,

  Hengky, Ismail, Jojok, Kiki, Linda, Teguh, Trisha dan lain-lain atas semangat dan persahabatan yang telah diberikan selama ini.

  7. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu- persatu yang telah membantu selama penulisan skripsi in i. Semoga amal dan bantuan bapak, ibu dan saudara- saudaraku mendapat balasan dari-Nya. Amien Ya Robbalalamien.

  Akhirnya, penulis nengharapkan senoga skripsi ini bernanfaat bagi semua pihak yang berkepentingan. Wa billahit taufiq wal hidayah. Wassalamualaikum Wr. Wb.

  Surabaya, Juli 1995 Penulis in

  DAFTAR ISI Hal.

  KATA PENGANTAR..................................... i DAFTAR ISI......................................... iv DAFTAR BAGAN....................................... vii DAFTAR LAMPIRAN.................................... viii BAB I : PENDAHULUAN..............................

  1 1.1. Latar Belakang................................

  1 1.2. Perumusan Masalah....... .....................

  5 1.3. Tujuan Penelitian.............................

  5 1.4. Manfaat Penelitian............................

  6 1.5. Sistematika Penulisan Skripsi................

  6 BAB II : TINJAUAN PUSTAKA.........................

  9 2.1. Landasan Teori................................

  9

  2.1.1. Pengertian dan Tujuan Sistem Pengendalian Intern....................

  9

  2.1.2. Prinsip dan Ukuran Pengendalian Intern.................................

  14

  2.1.3. Pelaporan dan Kualitas Informasi yang Diperlukan oleh Pengendalian Intern.... 25

  I V

  2.1.4. Pengendalian Intern dalam Pengeluaran Kas........................

  32 2.2. Hipotesis.....................................

  35 2.3. Metode Penelitian.............................

  36 2.3.1. Definisi Qperasional..................

  36 2.3.2. Jenis dan Sumber Data.................

  36 2.3.3. Prosedur Pengumpulan Data.............

  37 2.3.4. Teknik Analisis........................

  37 BAB III : A N A L I S I S ..................'....... 39

  3.1. Gambaran Umum................................. 39

  3.1.1. Struktur Organisasi Departemen Keuangan............................... 39

  3.1.2. Dasar Hukum dan Pengurusan Keuangan Negara................................. 50

  3.1.3. Siklus Anggaran Keuangan Negara Republik Indonesia.................... 55

  3.1.4. Pelaksanaan Tugas Ordonatur di Bidang Pengeluaran..................... 60

  3.2. Pembahasan.................................... 65

  3.2.1. Mekanisme Pembayaran Anggaran Belanja Negara Menurut KEPPRES No. 29 Tahun 1984

  (Sistem Lama).......................... 65

  3.2.2. Mekanisme Pembayaran Anggaran Belanja Negara Menurut KEPMEN No. 217/KMK.03/1990

  (Sistem Baru).......................... 75

  3.2.3. Telaah Mengenai Mekanisme Pembayaran Negara Menurut Sistem Lama dan Sistem Baru............................ 87

  BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN..................... 99

  4.1. Kesimpulan.................................... 99

  4.2. Saran.......................................... 101 DAFTAR PUSTAKA..................................... 102

  V I

  DAF TAR BAGAN Nomor : Hal.

  2.1. Relationship of Conrol Principles and Objectives and Application of

  Control Objectives............................ 15

  3.1. Bagan Alir Siklus APBN........................ 61

  3.2. Jangka Waktu Daur APBN........................ 62

  3.3. Bagan Alir Pelaksanaan Pembay&ran Sistem Lama................................... 71

  3.4. Bagan Alir Pelaksanaan Pembayaran Sistem Baru................................... 83

  3.5. Perbedaan Sistem Lama dengan Sistem Baru..... 98 »'U

  DAF TAR LAMP I RAN Keputusan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor : 2 17/KMK.03/1990 Tentang Mekanisme Pembayaran dalam Melaksanakan Anggaran Pendapatan

  104 dan Belanja Negara...............................

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Hasalah

  Peningkatan kegiatan ekonomi dan pembangunan di negara-negara yang sedang berkembang, tidak terkecuali Indonesia, merupakan usaha yang harus dilaksanakan guna meningkatkan produksi dan pendapatan nasional serta meningkatkan taraf hidup bangsa atau penduduknya.

  Kegiatan ekonomi dan pembangunan harus mempunyai tujuan yang jelas serta dilaksanakan secara terus- menerus dan berkesinambungan. Tujuan itu kenudian diuraikan dalam sasaran-sasaran yang ingin dicapai dan pelaksanaannya diformulasikan dalam bentuk rencana- rencana pembangunan di segala bidang, baik jangka pendek maupun jangka panjang.

  Para pengelola dan pelaksana kegiatan ekonomi dan pembangunan baik pemerintah maupun lembaga-lembaga atau anggota-anggota masyarakat pada unumnya, sudah seharusnya mengharapkan agar hasil-hasil kegiatan ekonomi dan pembangunan yang dilaksanakan dapat dihitung dan diukur dengan baik. Dengan demikian para pengelola dan masyarakat dapat menilai hasil-hasil pembangunan dan kegiatan usahanya pada setiap tahap l

  2

  atau periode waktu tertentu. Dengan demikian perencanaan perabangunan dan kegiatan-kegiatan usaha berikutnya dapat diperbaiki atau ditingkatkan sesuai kondisi, kesempatan dan tujuan tertentu yang hendak dicapai.

  Pemerintah adalah suatu organisasi dengan skala yang sangat besar dengan ruang lingkup pengelolaan meliputi suatu negara. Sebagai pengelola, pemerintah harus mempertanggungjawabkan dana (fund) yang dikelolanya kepada masyarakat melalui DPR/MPR. Oleh karena itu pemerintah memerlukan mekanisme akuntansi guna pelaporan kegiatannya serta sebagai suatu alat untuk mengamankan harta negara dan untuk menjamin dilaksanakannya kebijaksanaan-kebijaksanaan pemecintah dalam mengelola dana. Demi tercapainya tujuan-tujuan tersebut pemerintah dituntut untuk menciptakan mekanisme akuntansi yang sekaligus berperan sebagai sistem pengendalian intern yang efisien dan efektif.

  Pada alinea keempat Pembukaan Undang-Undang Dasar 1945 disebutkan bahwa tujuan Negara Republik Indonesia adalah untuk memajukan kesejahteraan umum, mencerdaskan kehidupan bangsa menuju masyarakat adil dan makmur. Dengan berpedoman pada alinea keempat itu, MPR menyusun Garis-garis Besar Haluan Negara (GBHN) untuk jangka waktu lima tahun dan pelaksanaanya dijabarkan oleh

  3

  pemerintah dalam bentuk Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN) untuk setiap tahun.

  Untuk mencapai apa yang telah digariskan dalam GBHN, pemerintah harus mempunyai sumber dana yang memadai, baik itu berasal dari pendapatan dalam negeri maupun pinjaman dari luar negeri. Ini berarti, di satu pihak sumber dan jumlahnya sangat terbatas, di lain pihak penggunaannya tidak terbatas. Oleh karena itu pemerintah harus selalu memikirkan bagaimana mengelola dan mengalokasikan dana yang terbatas itu seefisien dan seefektif mungkin.

  Penggunaan dana secara efisien dan efektif bukanlah pekerjaan mudah. Hal ini disebabkan semakin banyaknya alternatif yang harus dipilih untuk dilaksanakan serta semakin kompleksnya administrasi untuk mengelola dan mengawasi dana yang dikeluarkan untuk membiayai alternatif yang terpilih.

  Presiden sebagai kepala pettier intahan menunjuk Menteri Keuangan sebagai ordonatur. Ini berarti bahwa apabila penguasa-penguasa lain mengambil tindakan yang membawa akibat pengeluaran uang negara harus mendapat persetujuan Menteri Keuangan terlebih dahulu.

  Henteri Keuangan dalam menjalankan fungsinya sebagai ordonatur mendelegasikan wewenangnya kepada Direktur Jenderal Anggaran. Dalam prakteknya, tugas

  4

  tersebut dilaksanakan oleh Kantor Perbendaharaan dan Kas Negara (KPKN).

  Jelaslah bahwa wewenang Menteri Keuangan di bidang pengeluaran uang sangat besar. Apabila prosedur/mekanisme pengeluaran uang itu tidak berfungsi sebagai sistem pengendalian yang efisien dan efektif, maka dapat dipastikan akan terjadi pengeluaran uang yang tidak semestinya. Selain itu akan terjadi pemrosesan pengeluaran uang yang memakan waktu lama, sehingga dapat mempengaruhi kelancaran pembangunan.

  Sebagai usaha untuk menciptakan mekanisme pengeluaran uang negara yang berfungsi sebagai sistem pengendalian intern yang mampu mengikuti peningkatan standar efisiensi dan efektivitas, maka Menteri Keuangan mengeluarkan Surat Keputusan Nomor 217/KMK.03/1990 tanggal 22 Pebruari 1990 (Sistem baru) tentang Mekanisme Pembayaran dalam Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara, untuk melengkapi Mekanisme Pembayaran Anggaran Belanja Republik

  Indonesia menurut KEPPRES Nomor 29 tahun 1984 (Sistem lama).

  Dalam kesempatan ini penulis ingin meneliti apakah dalam upaya mewujudkan pengendalian intern yang lebih baik, sistem baru tersebut mampu berfungsi sebagai penjabaran dan kelengkapan pada sistem lama.

  5

  1.2. Perumusan Masalah Dari latar belakang masalah yang dijabarkan sebelumnya, timbul masalah yang akan diteliti yaitu :

  "Apakah mekanisme pembayaran anggaran belanja negara Republik Indonesia menurut KEPMEN No. 217/KMK.03/1990 sebagai penjabaran dan kelengkapan pada mekanisme pembayaran menurut KEPPRES No. 29 Tahun 1984 sudah sesuai dan dapat meningkatkan pengendalian intern terhadap mekanisme tersebut?"

  1.3. Tujuan Penelitian Tujuan penelitian yang ingin dicapai berdasarkan latar belakang masalah dan perumusan masalah di atas adalah :

  1. Berusaha untuk mengetahui sistem pengendalian intern yang baik, berguna dan be'rmanfaat secara luas untuk dapat diterapkan dalam mekanisme pengeluaran uang negara.

  2. Berusaha untuk mengetahui apakah mekanisme pembayaran APBN yang baru lebih mendukung efisiensi dan efektivitas dalam pelaksanaan pembayaran anggaran belanja .negara ditinjau dari segi pengendalian intern.

  6

  1.4. Manfaat Penelitian Manfaat yang diharapkan dari pengkajian atas mekanisme pembayaran anggaran belanja negara menurut

  KEPPRES No. 29 tahun 1984 dan KEPMEN No. 217/KMK.03/1990, adalah :

  1. Sebagai masukan bagi para pejabat di Departemen Keuangan dalam melaksanakan pengendalian intern yang lebih baik sebagaimana diharapkan oleh mekanisme pembayaran uang negara yang baru, sehingga dapat memberikan manfaat bagi semua pihak, baik pihak yang memproses pengeluaran uang negara, pihak yang menerima dan menggunakannya, serta bagi negara.

  2. Untuk menerapkan teori-teori yang telah penulis pelajari selama di bangku kuliah khususnya mengenai pengendalian intern.

  3. Hasil ‘ penelitian dapat memberi informasi atau merangsang pihak lain untuk mengadakan penelitian lebih lanjut.

  1.5. Sistenatika Penulisan Skripsi Sistematika .penulisan skripsi ini adalah sebagai berikut : Bab I : Pendahuluan. Dalam bab ini akan dibahas mengenai latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian serta sistematika

  7 penulisan skripsi.

  Bab II : Tinjauan Pustaka. Bab ini terdiri dari tiga sub bab yaitu : (1) Landasan Teori, akan membahas teori-teori yang erat kaitannya dengan pengendalian intern yaitu pengertian dan tujuan sistem pengendalian intern, prinsip dan tujuan pengendalian intern, prosedur pengeluaran kas serta sistem informasi yang diperlukan oleh pengendalian intern, (2) Hipotesis, (3) Metode Penelitian.

  Bab III : Analisis. Bab ini terdiri dari dua sub bab yaitu : (1) G-ambaran Umum, berisi struktur organisasi departeraen keuangan, dasar hukum dan pengurusan keuangan negara, siklus anggaran keuangan negara, pelaksanaan tugas ordonatur di bidang pengeluaran (2) Pembahasan, ditujukan pada pengujian hipotesa dengan menjadikan landasan teori sebagai ukuran/sudut pandang untuk mengadakan studi perbandingan. Bab ini berisi mekanisme pembayaran anggaran belanja negara menurut KEPPRES No. 29 tahun

  1984 (sistem lama), mekanisme pembayaran anggaran belanja negara menurut KEPMEN No. 217/KMK.03/1990 (sistem baru), telaah mengenai kedua sistem dari sudut pengendalian intern.

  Bab IV : Kesimpulan dan Saran. Bab ini berisi kesimpulan yang dapat ditarik dari hasil pembahasan dan saran-saran yang diharapkan dapat memberikan manfaat di masa mendatang.

  fl

BAB II TIHJAUAH PUSTAKA

2.1. LANDASAN TEORI

2.1.1. Pengertian dan Tujuan Sisten Pengendalian Intern

  Organisasi dibagi menjadi dua menurut sifat kegiatan ekonominya yaitu : organisasi dengan motif komersial dan organisasi dengan motif non-komersial. Organisasi dengan motif komersial bertujuan mencari laba (profit) yang layak, sedangkan organisasi non- komersial tidak mengejar laba semata-mata tetapi lebih banyak untuk memenuhi kebutuhan atau kepentingan umum. Termasuk dalam jenis yang kedua ini adalah pemerintah, lembaga keagamaan, lembaga amal, lembaga kesehatan dan kesejahteraan dan sebagainya.

  Apapun bentuknya, setiap organisasi akan memerlukan pengawasan/pengendalian (controls). Tanpa pengendalian semua organisasi akan sulit mempertahankan kegiatannya pada arah yang telah ditetapkan untuk mencapai tujuan. Pengendalian berasal dari luar organisasi (external controls ) yang dilakukan masyarakat atau pemerintah di lingkungan organisasi dan dari dalam organisasi (internal controls ) yang dilakukan oleh manajemen.

  9

  10 Pengendalian intern bisa juga diartikan pengendalian manajemen, seperti dikatakan John F. Nash:

  "Internal controls form part of the broader group of controls known as management controls. Management control covers the whole of the organization 's activities and ensure that management's wishes are carried out. '

  Pada tahun 1949, AICPA menyatakan suatu definisi mengenai pengendalian intern, yang esensinya tetap bertahan hingga kini :

  "Internal control comprises the plan of organization and all of the coordinated methods and measures adopted within a business to: safeguards its assets, check the accuracy and reliability of

its accounting data, promote operational

efficiency, and encourage adherence to prescribed managerial policies.

  Jadi, pengendalian intern meliputi rencana organisasi dan semua metode yang terkoordinasi dan ukuran yang dipakai dalam usaha untuk mencapai tujuan pengendalian intern sebagai berikut :

  1. Mengamankan harta organisasi (Safeguarding the organization 's assets') .

  Harta berwujud yang terdapat dalam suatu peusahaan dapat dicari, disalahgunakan atau rusak ^ Nash, John F., Accounting Information Systems. Second_ Edition. PWS-KENT Publishing Company, Boston, Massachusetts* 1989, hal. 396

  ^Committee on Auditing Procedures, Elements of a Coordinated System and Its Importance to Management and the Independent .Public .Accountant. AICPA, New York,

  1949. u dengan tiba-tiba jika tidak dilindungi dengan pengendalian yang memadai. Hal tersebut juga terjadi terhadap harta yang tidak berwujud, seperti piutang, dokumen penting (misalnya kontrak rahasia dengan pemerintah), dan berbagai catatan lainnya ( buku besar dan jurnal). Pengamanan terhadap harta dan catatan tertentu dirasakan semakin menjadi penting setelah munculnya sistem komputer. Informasi dalam jumlah besar yang tersimpan dalam media komputer seperti pita magnetik dapat rusak apabila pengamanannya tidak dilakukan secara memadai.

  2. Menyediakan data yang dapat dipercaya dan akurat

  

(Preserving the accuracy and reliability of the

accounting data).

  Manajemen harus mendapatkan informasi yang tepat untuk digunakan dalam menjalankan operasinya. Bermaeam-maeam informasi dapat digunakan dalam pengambilan keputusan, misalnya harga yang dikenakan terhadap suatu produk didasarkan pada informasi biaya produksi.

  3. Meningkatkan efisiensi operasional (Promoting operational efficiency ).

  Pengendalian dalam suatu organisasi dimaksudkan untuk menghindari pekerjaan ganda (overlapping), mencegah pemborosan di semua aspek bisnis, dan

  12 menghindari berbagai bentuk penggunaan sumber daya yang tidak efisien.

  4. Mendorong ditaatinya kebijakan manajemen (Encouraging compliance with management policy).

  Manajemen menetapkan prosedur-prosedur dan berbagai peraturan sebagai sarana untuk mencapai tujuan perusahaan. Dengan adanya sistem pengendalian intern akan memberikan keyakinan yang rasional agar prosedur dan berbagai peraturan yang telah ditetapkan akan dipatuhi atau diikuti oleh karyawan organisasi yang bersangkutan.

  Di samping itu Arens mengemukakan beberapa tujuan pengendalian intern yang lebih terperinci :

• Transaks - Transaks yang dicatat adalah sah; diotorisasi sebagaimana mestinya;
• Transaksi yang ada sudah dica
• Transaksi dinilai sebagaimana mestinya;
• Transaksi diklassifikasikan dengan benar;
• Transaksi dicatat pada waktu yang tepat;
• Transaksi dicatat pada buku tambahan dan serta diikhtisarkan dengan benar. '

  Secara tradisional pengendalian intern dibagi menjadi pengendalian akuntansi (accounting controls) yang pada prinsipnya berkaitan dengan tujuan pertama dan kedua, dan pengendalian administratif

  <administrative controls) yang terutama berkaitan

  ^ A l v i n A. Arens dan James K. Loebbecke, Auditing z__Suatu__Pendekatan Terpadu ^_Edisi Ketiga. Jilid I, terjemahan, Penerbit Erlangga, Jakarta 1990, hal. 273.

  13 dengan tujuan ketiga dan keempat.

  Definisi lebih lanjut dari kedua pengendalian tersebut dinyatakan sebagai berikut :

  "Administrative control includes, but not limited to, the plan of organization and the procedures and records that are concerned with the decision processes leading to management's authorization of transactions. Such authorization is a management 's function directly associated with the responsibility for achieving the objectives of the organization and is the starting point for establishing accounting control of transactions. . . Accounting ___control comprises the • plan of organization and the procedures and records that are concerned with the safeguarding of assets and the reliability of financial records and consequently are designed to provide reasonable assurance that :

  (a) Transactions are executed in accordance with management's general or specific aothorization. (b) Transactions are recorded as necessary .... (c) Access to assets is permitted only in accordance with management's authorization. (d) The recorded accountability for assets is compared with existing assets. ...

  Seiring dengan berkembangnya sistem informasi terkomputerisasi atau dikenal dengan EDP (Electronic

  

Data Processing) controls, maka pengendalian intern

  dibedakan pula menjadi pengendalian umum (general

  controls) (application

  dan pengendalian terapan

  

controls ) sebagaimana dinyatakan dalam SAS (Statement

on Auditing Standards ) no. 3 : “Some EDP control procedures relate to all EDP activities (general

  4 ^AICPA Professional Standards. Commerce Clearing House, New York, 1981, vol. 1, AU sec. 320.27.

  14 controls) and some related to a spesific accounting task such as preparation of account listing or payroll

  (application control)

  Berbagai penggolongan di atas kadang bisa menyulitkan klasifikasi yang tepat atas pengukuran pengendalian individu dan mengaburkan perhatian pada masalah yang sesungguhnya. Organisasi harus memilih paduan/kombinasi yang tepat dari berbagai prosedur pengendalian berupa suatu sistem pengendalian intern yang sesuai dengan tujuan pengendalian yang diperlukan.

2.1.2. Prinsip dan Ukuran Pengendalian Intern

  Pengendalian intern diterapkan untuk mengimbangi berbagai resiko dalam aktivitas organisasi, baik disebabkan oleh kesalahan manusia (human error) atau pelanggaran yang disengaja (intentional irregularities) termasuk penggelapan (embezzlement), penipuan (fraud) dan sabotase. Irregularity adalah aktivitas yang dilarang oleh kebijaksanaan perusahaan dan hukum/peraturan yang berlaku.

  Sistem pengendalian intern yang efektif sangat diperlukan untuk melindungi sistem akuntansi untuk raencapai tingkat ukuran pengendalian yang dapat

  5) Ibid. . AU sec 321.06-8

  15

  diterima atas seluruh harta organisasi. Pengendalian akuntansi intern bertujuan untuk menyajikan kepastian yang beralasan, tapi bukan absolut, bahwa harta organisasi terjaga dari penggunaan atau perlakuan yang tidak semestinya dan bahwa data-data keuangan dapat dipercaya untuk digunakan dalam penyusunan laporan keuangan.

  Hubungan antara resiko, prinsip pengendalian, tujuan pengendalian dan ukuran pengendalian tampak pada bagan berikut : BAGAN 2.1. RELATIONSHIP OF CONTROL PRINCIPLES AND OBJECTIVES AND APPLICATION OF CONTROL OBJECTIVES RISK v

  Management's responsibility Auditor's responsibility Sumber : Nash, John F., Accounting Information_Systerns.

  Second .Edition. PWS-KENT Publishing Company, Boston, Massachusetts, 1989, hal. 415

  16 Resiko adalah masalah yang dihadapi, sedangkan

  prinsip dan tujuan pengendalian menunjukkan apa yang diperlukan untuk mengatasi masalah tersebut. Ukuran pengendalian mewakili apa yang dapat (atau telah) dilakukan.

  Berikut ini adalah prinsip-prinsip pengendalian intern akuntansi yang mencerminkan filosofi umum dalam profesi akuntansi : 1. Control environment.

  2. Authorizations.

  3. Incompatible duties and responsbilities.

  4. Classification of information.

  5. Transaction processing.

  6. Accuracy of data.

  7. Error correction.

  8. Systems security.

  9. Security of data.

  10. Systems development.

  11. Documentation.

  12. Physical safeguarding of resources. ' 1. Lingkungan pengendalian (Control environment).

  Manajemen melalui kebijaksanaan, prosedur dan aktivitasnya harus memelihara lingkungan berorganisasi yang memberikan pengawasan yang efektif dan kondusif terhadap sistem pengendalian.

  Tanggung jawab untuk menetapkan dan memelihara lingkungan pengendalian yang memadai harus diterima pada tingkat tertinggi dalam organisasi. Semua personil

  ^The Auditor's Study and Evaluation of__ Internal Control in EDP Systems. American Institute of Certified Public Accountants, New York, 1977

  17

  harus memahami pentingnya pengendalian intern dan kepatuhan pada prosedur pengendalian.

  Manajemen harus menetapkan kebijaksanaan personalia dan prosedur rekrutmen, pelatihan, evaluasi dan penempatan karyawan yang layak agar dapat memperkecil resiko pada tanggung jawab tiap individu.

  Manajemen harus menetapkan kebijaksanaan berkaitan dengan sikap karyawan untuk mengurangi aktivitas yang tidak mendukung pengendalian. Untuk itu perlu juga adanya prosedur-prosedur yang’ dijabarkan dengan baik dalam menangani pelanggaran.

  2. Otorisasi (Authorization). Manajemen perlu menetapkan prosedur otorisasi dan kriteria untuk pengadaan dan pelaksanaan transaksi dan mengkomunikasikan syarat-syaratnya pada personil yang terkait.

  1. Jumlah, waktu dan kondisi semua transaksi harus diotorisasi agar sesuai harapan manajemen.

  2. Pembelian dan penempatan harta harus disetujui manaj emen.

  3. Bagian pemrosesan data dilarang mengadakan atau meng-otorisasi suatu transaksi.

  4. Pembatasan individu yang mempunyai akses ke daerah pemrosesan data atau fasilitas komputer.

  5. Sistem dan prosedur secara manual harus tertulis

  18

  untuk semua operasi komputer dan marapu memproses transaksi bagi kepentingan manajemen.

  6. Hanya masukan yang layak dan disetujui secara umum maupun khusus oleh manajemen yang boleh diproses.

  3. Pemisahan tugas dan tanggung jawab

  

(incompatible duties and responsibilities). Tugas-tugas

  dan tanggungjawab harus diatur sedemikian rupa untuk raeminimalkan kesempatan seseorang dalam melakukan atau menyembunyikan kesalahan maupun pelanggaran. Sistem pengendalian intern yang baik seharusnya mengadakan pemisahan antara : 1. Fungsi otorisasi dengan fungsi pencatatan transaksi.

  2. Fungsi penyimpanan dan pemeliharaan antara sumberdaya organisasi dengan catatan akuntansinya.

  3. Fungsi pemrosesan data dengan fungsi penggunaan data.

  4. Fungsi pengawasan dan pengembangan sistem dengan fungsi pelaksanaannya.

  4. Klasifikasi infornasi (classification of

  

information ). Manajemen harus menetapkan suatu rencana

  dan kriteria tertentu untuk mengklasifikasikan informasi yang paling memenuhi kebutuhan organisasi melalui tabel akuntansi atau semacamnya. Transaksi harus diklasifikasikan guna pelaporan sesuai prinsip akuntansi yang diterima secara umum dan harapan

  19 manaj emen.

  5. Penrosesan transaksi ( transaction processing). Manajemen perlu menetapkan dan mengawasi prosedur pencatatan dan pemrosesan transaksi serta mengkomunikasikannya kepada para personil yang terkait dengan tujuan :

  1. Memenuhi kebutuhan manajemen.

  2. Untuk pelaporan kejadian ekonomi yang penting.

  3. Untuk pengakuan, klasifikasi, dan peringkasan transaksi.

  4. Untuk memastikan bahwa senua transaksi yang diijinkan hanya diproses satu kali.

  5. Agar data transaksi dapat seoara layak dan tepat waktu dicatat dalam buku besar, buku pembantu dan file utama lainnya.

  6. Agar pelaporan dapat disiapkan secara akurat, segera dan konsisten serta secara seimbang menyajikan informasi yang diperlukan.

  6. Akurasi data (accuracy of data). Prosedur operasi harus secara periodik melakukan verifikasi keakuratan data yang disimpan dan laporan yang dihasilkan dari data tersebut. Secara kontinyu auditor intern atau kelompok independen lain dalam organisasi perlu me-review dan menguji aktivitas proses komputer. Output harus diperiksa, diuji dan dibandingkan dengan

  20 input, pemrosesan input dan dokumen-dokumen asal.

  Sistem yang ada harus mengandung jalur audit yang menunjukkan dengan jelas langkah-langkah proses penyajian, waktu, personil yang bertanggungjawab atas proses tersebut dan hasil-hasil operasi pemrosesan yang signifikan.

  7. Koreksi kesalahan (error correction). Sistem pengendalian intern harus mempunyai prosedur yang memadai untuk mendeteksi, mengidentifikasi dan mengoreksi kesalahan-kesalahan yang mungkin dilakukan orang atau fasilitas dan perlengkapan sistem yang ada. Untuk itu harus dilakukan hal-hal sebagai berikut :

  1. Fungsi pengendalian otomatis yang terdapat dalam sistem komputer harus dioperasikan semaksimal mungkin untuk mendeteksi dan melaporkan kerusakan perangkat lunak (software) maupun perangkat keras

  ( hardware).

  2. Validasi dan konsistensi data dalam data base harus dikontrol.

  3. Harus ada seseorang atau sekelompok orang yang bertanggungjawab atas penerimaan data, meyakinkan bahwa data tersebut dicatat dan diproses, meyakinkan bahwa dilakukan perbaikan atas kesalahan yang terdeteksi selama pemrosesan data dan mengawasi distribusi output.

  21

  4. Sistem harus mem-verifikasi semua kode dan keterangan perhitungan yang penting untuk mencatat data transaksi.

  5. Harus dilakukan pengendalian atas konversi data ke dalam bentuk tertulis dan perpindahan data antar lengkah pemrosesan atau antar departemen.

  6. Sistem harus mampu mencegah dan mendeteksi kesalahan dalam pemrosesan file serta penggunaan operasional yang lain untuk dievaluasi dan diperbaiki.

  8. Keananan sisten (system security). Manajemen harus mempunyai suatu perencanaan dan penerapan prosedur yang layak untuk mengendr.likan penggunaan dan akses ke sumberdaya sistem yang ada serta meyakinkan bahwa fungsi pemrosesan informasi dapat dipercaya.

  Prinsip ini mencerminkan pentingnya menghindari penyalahgunaan sumberdaya pemrosesan informasi, termasuk penggunaan tanpa ijin, pencurian dan perusakan perangkat keras, perangkat lunak, dokumentasi maupun data. Akses ke sistem informasi akuntansi, program komputer, program dokumentasi dan bagian-bagian kritis lainnya harus dibatasi pada beberapa personil tertentu dengan tanggungjawab masing-masing. Alur atau logika aktivitas komputer harus bisa dievaluasi oleh manajer, auditor atau operator komputer.

  9. Keananan data (security of data). Sistem yang

  22

  ada harus memberi perlindungan berkesinambungan terhadap data mulai dari input, penyimpanan, pemrosesan, pengiriman dan output. Perlu juga adanya sistem khusus untuk merekonstruksi dan memulihkan data bila terjadi kehilangan atau kerusakan.

  10. Pengembangan sisten (systems development). Sistem informasi akuntansi harus dikembangkan dan dijaga agar sesuai dengan tujuan dan sasaran organisasi. Perencanaan, desain, seleksi paket perangkat lunak dan pengujiannya harus melibatkan wakil dari para pemakai output informasi, bagian akuntansi dan auditor intern. Perubahan maupun perluasan sistem harus mendapat persetujuan terlebih dahulu sebelum diterapkan.

  Manajemen harus memberikan pelatihan teknik maupu manajerial bagi para personil yang terlibat dalam suatu sistem pengendalian. Standar dan prosedur harus ditetapkan sebagai pedoman operasional bagi para pemakai akhir.

  11. Dokunentasi (Documentation). Harus terdapat suatu rencana dan penerapan prosedur yang layak dalam mengadakan dan mengendalikan dokumentasi serta spesifikasi sistem. Manajemen harus membuat spesifikasi tertulis untuk masing-masing sistem dan membuat beberapa tingkatan dokumentasi berikut prosedur formal

  23 dan pembatasan akses ke dalam masing-masing tingkatan.

  12. Perlindungan fisik terhadap sumberdaya

  (physical safeguarding of resources

  ). Keuangan organisasi, perarosesan informasi dan sumberdaya yang lain patut menerima keamanan fisik yang layak. Harus disediakan pula jumlah asuransi yang layak untuk menutupi kerusakan atau kehilangan sumberdaya fisik.

  Prinsip-prinsip di atas raemungkinkan kita untuk mewujudkan suatu sistem pengendalian intern yang mampu meminimalisir resiko secara keseluruhan. Untuk menilai sistem pengendalian intern tersebut diperlukan suatu sudut pandang berupa ul'.uran-ukuran pengendalian yang berhubungan dengan resiko dan ancaman yang spesifik.

  John F. Nash membagi daerah pengendalian yang luas ke dalam delapan kategori ukuran pengendalian :

• Organizational controls.>- Systems development and security controlsInput controls.>- Processing controlsFile and database controls.
• - Telecommunications controls - Output controls.
• - Confirmation controls. '

  Pengendalian organisasional terdiri dari (1) pemisahan tugas dan tanggungjawab, terutama secara vertikal, (2) rotasi penugasan untuk meningkatkan kecakapan personil dan menghindari terpendamnya

  Nash, John F., O p . cit.. hal 440.

  24

  kesalahan atau kecurangan, (3) perjanjian mengenai konsekuensi dari suatu tugas, terutama untuk posisi sensitif seperti penanganan kas.

  Pengendalian keananan dan pengembangan sistem berupa pengendalian pengembangan sistem, dokumentasi, keamanan komputer dan akses.

  Pengendalian input berkaitan dengan otorisasi, perolehan, klasifikasi, entry, dan verifikasi data input. Data input termasuk pula transaksi dan perubahan pada file. Verifikasi dilakukan untuk menilai validitas jenis dan lingkup data berikut kombinasinya, nomor atau kode akuntansi, hubungan yang logis, jumlah numerik yang beralasan, kelengkapan data dan urutan transaksi, dokumen atau nomor batch.

  Pengendalian proses mencakup prosedur-prosedur tertulis, penomoran dokumen, pengendalian batch, pengendalian operasi komputer pengendalian kesalahan dan perbaikannya.

  Pengendalian file dan database berarti pemeliharaan file secara fisik, membuat backup yang diperlukan dan pengendalian pemrosesan file.

  Pengendalian telekomunikasi bertujuan melindungi jaringan dan saluran telekomunikasi untuk menghindari kehilangan data atau distorsi data, kesalahan tujuan, adanya pihak yang secara tidak sah memonitor, mengambil

  25 atau memasuki pesan yang disampaikan.

  Pengendalian output diraaksudkan guna memastikan bahwa output dari sistem akuntansi adalah lengkap, akurat dan digunakan secara layak.

  Pengendalian konfirnasi mengacu pada prinsip pengendalian no. 6 dan bertujuan mengadakan verifikasi catatan akuntansi dengan kenyataan, misalnya penghitungan kas di tangan, rekonsiliasi bank, penghitungan persediaan dan konfirmasi piutang.

  Ukuran pengendalian semestinya diikutsertakan ke dalam sistem akuntansi pada saat perancangan, meskipun pengendalian baru bisa saja ditambahkan bila di kemudian hari didapati kelemahan.

  2.1.3. Pelaporan dan Kualitas Informasi yang Diperlukan oleh Pengendalian Intern Pelaporan merupakan distribusi informasi yang formal kepada berbagai pihak yang menggunakannya dalam organisasi. Menurut George M.Scott, ada beberapa prinsip-prinsip umum dalam membuat laporan: "Pertama, laporan harus menyoroti informasi yang penting. Kedua, format laporan harus sederhana. Misalnya angka-angka yang tercantum pada neraca hendaklah

  26

  dibuat dalam ribuan atau jutaan." henurut George H. Bodnar dan William S. Hopwood, laporan dapat diklasifikasikan berdasarkan : a. Tujuannya. b . Jangka waktu.

  c. Ruang lingkup.

  d. Terjadinya.

  e. Fungsi organisasi.

  f. Format laporan.

  g. Keringkasan®'

  a. Tujuannya. Misalnya laporan perencanaan, laporan pengendalian, laporan operasional, surat pemberitahuan pajak, laporan kepada pemegang saham dan laporan untuk memenuhi peraturan pemerintah.

  Laporan perencanaan berguna membantu manajer mengalokasikan, mendapatkan sumberdaya untuk menunjang operasi perusahaan pada masa yang akan datang.

  Laporan pengendalian membantu manajer dalam memastikan apakah pelaksanaan operasi sesuai dengan rencana.

  Laporan operasional berfokus pada status operasi yang sedang berlangsung pada perusahaan. Tujuan utama 8 > Scott, George M., Principles of Management

  Information Systems. Second Edition. Singapore National Printers Ltd., Singapore, 1987, hal. 111.

  George H. Bodnar dan William S Hopwood, Ac­ counting Information System. Fourth Edition. Allyn and Bacon, Massachusetts, 1990, hal 417-423.

  27

  laporan itu adalah untuk memberikan dukungan kepada individu-individu dalam menjalankan kegiatan operasi mereka sehari-hari. Misalnya, manajer produksi membutuhkan informasi yang spesifik yang berhubungan order pekerjaan untuk membuat skedul produksi.

  Surat pemberitahuan pajak,laporan kepada para pemegang saham dan laporan untuk memenuhi peraturan pemerintah merupakan laporan-laporan yang dibuat untuk pihak ekstern perusahaan. Salah satu contoh laporan untuk memenuhi peraturan pemerintah adalah laporan mengenai keselamatan kerja.

  b. Jangka waktu. Laporan yang diklasifikasikan menurut jangka waktu terdiri dari laporan jangka panjang, jangka pendek atau historis. Laporan jangka panjang lebih berguna untuk strategi jangka panjang sedangkan laporan jangka pendek lebih berguna untuk rencana operasional. Laporan historis berguna untuk berbagai tujuan termasuk membandingkan hasil periode sekarang terhadap hasil tahun sebelumnya.

  c. Ruang lingkup. Ruang lingkup laporan dapat meliputi perusahaan secara keseluruhan, hanya menyangkut divisi atau departemen atau bahkan laporan yang menyangkut seseorang.

  Manajer memerlukan laporan yang bervariasi ruang

  28

  lingkupnya. Hal itu disebabkan, pertama, manajer yang lebih tinggi cenderung meminta laporan yang ruang lingkupnya lebih luas. Kedua, manajer perlu mengevaluasi perusahaan secara terus menerus dari perspektif yang bervariasi luasnya. Misalnya jika keuntungan perusahaan menurun, harus dicari penyebabnya. Untuk melakukan itu, manajemen harus menginvestigasi divisi mana penyebabnya. Kemudian setelah divisi tersebut diketahui, selanjutnya diselidiki departemen mana yang menyebabkan penurunan keuntungan tersebut.

  d. Terjadinya. Suatu laporan sering sekali merupakan laporan periodik yang dibuat dengan interval waktu yang teratur. Misalnya laporan bulanan, mingguan dan harian. Laporan lainnya juga dapat berupa laporan suatu peristiwa yang dapat diduga sebelumnya. Misalnya manajer pabrik meminta laporan bilamana ada mesin yang mogok dalam waktu yang lama. Laporan itu menjelaskan sebab-sebab kerusakan dan besarnya biaya perbaikannya.

  e. Fungsi organisasi. Setiap departemen dalam organisasi melaksanakan fungsi tertentu. Oleh karena itu, laporan departemen dianggap laporan fungsional. Selain itu, departemen tersebut juga melakukan sub fungsi. Misalnya dalam departemen produksi mungkin

  29

  ada beberapa fungsi termasuk bagian pemasangan, pengecatan dan pengepakan.

  f. Format laporan. Yang dimaksud disini adalah bagaimana menyajikan suatu laporan. Misalnya laporan disajikan dalam bentuk computer printout sedangkan yang lainnya pada layar monitor.

  Dalam banyak perusahaan, manajer mungkin menerima laporan yang beratus-ratus halaman secara rutin. Dalam keadaan yang demikian, manajer cenderung mengabaikan informasi laporan. Format laporan yang baik yaitu sederhana, ringkas dan raudah dibaca dapat meminimumkan masalah itu.

  g. Keringkasan. Laporan yang ringkas mungkin terdiri dari satu atau dua halaman sedangkan laporan yang terperinci mungkin terdiri dari dua ratus halaman. Untuk tujuan perencanaan dan pengendalian, laporan yang ringkas sangat disukai. Apabila informasi overload, kemungkinan manajer mengabaikan beberapa atau semua informasi dalam laporan. Oleh karena itu sistem pelaporan yang efektif harus menyajikan laporan dalam format yang jelas dan ringkas.

  Pada umumnya sistem pelaporan dapat diklasifikasikan sebagai sistem pelaporan yang horizontal dan vertikal.

  30 Contoh sistem pelaporan yang horizontal dapat

  dilihat dari hubungan antara bagian penjualan, penagihan, produksi dan pengiriman. Ketika pesanan dari pelanggan diterima, informasi tersebut disampaikan ke bagian produksi. Selanjutnya barang disiapkan dan dikirimkan oleh bagian pengiriman ke pelanggan. Bagian pengiriman memberitahukan ke bagian penagihan bahwa barang telah dikirim.

  Sistem pelaporan yang vertikal menciptakan arus informasi antara berbagai tingkat manajemen. Misalnya dalam penyusunan anggaran dimana informasi dikumpulkan dari tingkat manajemen yang paling bawah dan disampaikan ke tingkat manajemen yang tertinggi.

  Kemudian informasi tersebut diolah menjadi anggaran final yang disalurkan ke manajemen yang lebih rendah. Sistem pelaporan yang vertikal cenderung menekankan perencanaan dan pengendalian, sedangkan sistem pelaporan yang horizontal cenderung menitikberatkan pelaksanaan fungsi operasional.

  Menurut Prinsip Akuntansi Indonesia (PAI) 1984, informasi keuangan akan bermanfaat bila dipenuhi ketujuh kualitas berikut :

  1. Relevan

  2. Dapat dimengerti

• 3. Daya uji (verifiability)

  4. Netral

  5. Tepat waktu

  6. Daya banding (comparability)

  7. Lengkap*^

  1. Relevan. Suatu informasi baru dapat bermanfaat apabila relevan bagi keperluan pengambil keputusan. Dalam raempertimbangkan relevansi suatu informasi yang bertujuan umum, perhatian difokuskan pada kebutuhan umum pemakai, dan bukan pada kebutuhan khusus pihak tertentu. Suatu informasi mungkin mempunyai tingkat relevansi yang tinggi untuk kegunaan tertentu, sementara rendah sekali relevansinya bagi kegunaan yang lain.

  2. Dapat dimengerti. Informasi harus dapat dimengerti oleh pemakainya dan dinyatakan dalam bentuk dan istilah yang disesuaikan dengan batas pengertian para pemakai.