Context of BPR for e-Business

  Pendahuluan ¤ Transformasi bisnis dari tradisional menuju e-bisnis membuat adanya perubahan dalam proses bisnis yang dilakukan. ¤ Perubahan tersebut memerlukan perancangan ulang proses yang harus dilakukan secara sistematik.

¤

  Perubahan yang tidak dirancang dengan baik kemungkinan besar akan mengakibatkan ketidakberhasilan usaha.

  REDESIG N ENTERPRISE PRO CESS BPR for e-Business Context of BPR for e-Business

  

¤

BPR carried out in

  ¤ “ rethinking and redesigning business processes at both enterprise and supply chain level to take advantage of Internet ⁄ an organizational context : people, technologies and connectivity and new ways of creating value” organisational form and structure

  ⁄ ¤ Redesign f ront-of f ice processes that interact with customers and within the context of a process-centred approach to back-of f ice processes (across entire supply chains) organisational change

  

¤

¤ Changing the way the organisation operates, handling physical Redesigning business processes + adjustment of work and electronic business processes and the way people work environment around the business processes so that new process can be executed ef f ectively

Properties of business process

• provide some value to recipient of the process
• outputs can be used by either external or internal customers

  Proses

  Order Fulfillment

  Finance/ Admin Customer Request

  CEO Marketing Operation

  ¤ Setiap proses bisnis memiliki pelangga n (customer) yang jelas, yaitu seseorang atau kelompok orang yang menerima keluaran proses bisnis. ¤ Dalam proses bisnis, ora ng-ora ng, pera latan, sumber daya material, d an prosedur bisnis digabungkan untuk mendapatkan hasil yang ditetapkan.

  Kelua ra n proses b isnis dap at berupa seb uah ide, sebua h lapora n, seb ua h desain/ perencanaan, sebuah layanan, atau sebuah produk.

  Proses Bisnis ¤ Masuka n proses bisnis d apat berupa ba ha n ma terial, peralatan, barang nyata, atau berbagai macam informasi. ¤

  Sebuah proses bisnis adalah rangkaian aktivitas yang berhubungan untuk mengubah masukan bisnis menjadi sebuah keluaran bisnis yang telah ditetapkan.

  Masukan Keluaran

  Proses Bisnis

• typically cross-f unctional & cuts across many dif f erent depts
• not conf ined to one part of the f unctional hierarchy

  5 Knowledge created around the process

  4 Altering the dynamics of information f lows

  3 Hands-of f – completed task handed of f to another person to carry out the next task in a sequence

  2 Cross-f unctional, cross-department, cross-enterprise

  1 Customer-f acing

  Redesigning Business Processes

• collective requisite knowledge about the process that participants need to execute it (data, reports, trends, exceptions, FAQ & ideas)

Aliran Proses

  Aktivitas Proses Bisnis Business Process Reengineering

  ¤ aktivitas bernilai tambah (aktivitas yang penting bagi Dimulai di Amerika sekitar 1990 dengan n pelanggan), nama lain business redesign dan process

  ¤ aktivitas hand-of f (aktivitas yang melalui beberapa batasan innovation f ungsional dalam organisasi), dan

  ¤ aktivitas kendali (aktivitas yang mengendalikan aktivitas hand- n Mengambil pengalaman Jepang sebagai of f ). inspirasi n Reorganisasi sukses di Eropa pada sekitar

  1980 Business Process Reengineering Business Process Reengineering

  Definisi n

  Rekayasa ulang adalah perancangan ulang proses bisnis – beserta – Karakteristik n sistem, kebijakan dan struktur organisasi yang mendukungnya - yang strategis dan bernilai tambah secara cepat dan radikal untuk

• – Mengeliminasi (eliminate),

  mengoptimasi alur kerja dan produktivitas pada sebuah organisasi

• – Hammer dan Champy mendefinisikan rekayasa ulang adalah menyederhanakan (simplify), –

  pemikiran ulang fundamental dan perancangan ulang proses bisnis mengintegrasikan (integrate), dan –

• – mengotomasi (automate) secara radikal untuk memperoleh perbaikan yang dramatis pada

  ukuran kontemporer kritis performansi seperti biaya, kualitas, layanan, dan kecepatan BPR mencari penerobosan untuk melakukan perbaikan beraneka segi, n termasuk kualitas, biaya, fleksibilitas, kecepatan, ketelitian, dan kepuasan pelanggan. Pendekatan yang dilakukan mencakup aspek teknis (misalnya teknologi, standar, prosedur, sistem, dan pengendalian) dan aspek sosial (misalnya organisasi, susunan kepegawaian, kebijaksanaan, pekerjaan, riwayat pekerjaan, dan pendorong) dari proses.

Business Process Reengineering

  Mengeliminasi Menyederhanakan Mengintegrasikan Mengotomatisasi Produksi berlebihan Formulir Pekerjaan Kotor Waktu tunggu Prosedur Tim Sukar Transportasi Komunikasi Pelanggan Berbahaya Pemrosesan Teknologi Pemasok Membosankan Persediaan Bidang masalah Pengumpulan data Cacat / kerusakan Aliran Transfer data Duplikasi Proses Analisis data Mereformasi Inspeksi Merekonsiliasi

  BPR - Lateral Thinking Does the re-engineering consultant see the glass as half full or half empty?

Target well-defined & managed processes Challenge existing practice & assumptions Look for process innovation

Neither

  It’s the wrong size of glass!

Model BPR

  Business definition Refinement & instantiation Process identification Business definition Process specification and design

Pendekatan kertas bersih (clean sheet approach)

  Process evaluation Pendekatan Metodologi BPR

  ¤ Perancangan ulang secara sistematis Mengidentif ikasi da n memaha mi proses-proses yang ada da n kemud ian mengolah proses tersebut seca ra sistematis untuk mencipta kan proses-proses baru guna memberika n hasil yang diinginkan

  Secara f und amental memikirka n kemb ali cara menyampaikan prod uk atau jasa da n mera nca ng proses-proses baru d ari permulaan. Piliha n di anta ra ked ua pendekata n tersebut tergantung ma na yang lebih cocok bagi organisasi , dan juga skala waktunya.

Perbandingan Metodologi Rekayasa Ulang

  Metodologi Rapid Re Langkah 2: Latar Langkah 1: Langkah 3: Penyusun Perancangan

  Belakang Persiapan Proyek Implementasi n Pengantar Ulang Proses

Hammer /

  1. Pengantar

  4. Pemahaman

  6. Implementasi – Disusun oleh Raymond L. Manganelli dan Mark M. Konsultan /

Champy

  2. Identifikasi

  5. Perancangan Akademisi

Klein, berlatar belakang konsultan

  (1993)

  3. Seleksi Ulang

  1. Penentuan Visi

  3. Pemahaman dan

  5. Prototyping

• – Pertama kali dipublikasikan pada tahun 1994

  Davenport dan Tujuan Pengukuran

  6. Implementasi Akademisi (1996)

  2. Identifikasi

  4. Teknologi Informasi n Dinamakan Rapid Re karena metodologi ini dirancang

  1. Persiapan

  3. Visi Proses

  5. Transformasi

Manganelli

  

2. Identifikasi 4a. Perancangan untuk menghasilkan hasil akhir dengan cepat,

/ Klein

  Konsultan Teknis (Rapid Re) biasanya dalam 6 bulan sampai 1 tahun.

  4b. Perancangan (1994) Sosial

  1. Inisiasi Proyek

  2. Pemahaman

  4. Transisi Bisnis n Rapid Re adalah metodologi yang terdiri dari 5 tahap,

  5. Manajemen

  3. Perancangan

  5. Manajemen

Kodak

  Pengguna Perubahan Proses Baru Perubahan 54 langkah yang menjadikan organisasi cepat (1995)

  5. Manajemen memperoleh hasil riil dengan melakukan perubahan

  Perubahan menyeluruh pada proses bisnis strategis bernilai tambah.

  Metodologi Rapid Re Metodologi Rapid Re

  4A. Solution: Technical Design

  1. Preparation

  4A.1 Model Entity Relationship

  4A.2 Reexamine Process

  3. Vision

  1.1 Recognize Need Linkages

  1.2 Develop Executive

  3.1 Understand Process

  4A.3 Instrument and Informate Consensus

  4A.4 Consolidate Interfaces and Structure

  n Tahap Pelaksanaan

  1.3 Train Team

  3.2 Understand Process Information

  1.4 Plan Change Flow

  4A.5 Redefine Alternatives

  3.3 Identify Value-Adding

  4A.6 Relocate and Retime

  5. Transformation

• – Persiapan (Preparation)

  Activities Controls

  4A.7 Modularize

  2. Identification

  3.4 Benchmark

  5.1 Complete Business Performance

  4A.8 Specify Deployment System Design

  2.1 Model Customers

  3.5 Determine Performance

  4A.9 Apply Technology

  5.2 Perform Technical

• – Identifikasi (Identification)

  2.2 Define and Measure Drivers

  4A.10 Plan Implementation Design

  Performance

  3.6 Estimate Opportunity

  5.3 Develop Test and Roll-

  2.3 Define Entities

  3.7 EnVision the Ideal Out Plans

  2.4 Model Processes (External)

• – Visi (Vision)

  5.4 Evaluate Personnel

  4B. Solution: Social Design

  2.5 Identify Activities

  3.8 EnVision the Ideal

  5.5 Construct System

  2.6 Extend Process (Internal)

  4B.1 Empower Customer Contact

  5.6 Train Staff Model

  3.9 Integrate Visions Personnel

  5.7 Pilot New Process

• – (A) Solusi : Rancangan Teknis (Solution :

  2.7 Map Organization

  3.10 Define SubVisions

  4B.2 Identify Job Characteristic

  5.8 Refine and Transition

  2.8 Map Resources Clusters

  5.9 Continuous

  2.9 Prioritize Processes

  4B.3 Define Jobs/Teams

  Technical Design)

  Improvement

  4B.4 Define Skills and Staffing Needs

  4B.5 Specify Management

  (B) Solusi : Rancangan Sosial (Solution : Social Structure

  4B.6 Redraw Organizational Boundaries

  Design)

  4B.7 Specify Job Changes

  4B.8 Design Career Paths

  4B.9 Define Transition Organization

• – Transformasi (Transformation)

  4B.10 Design Change Management Program

  4B.11 Design Incentives

  4B.12 Plan Implementation Pemetaan Proses Pemetaan Proses Diagram Alir / Flowchart Diagram Alir Dokumen / Flowmap

  Akta Kelahiran Kondisi

  Proses

  Kepala Sub Dinas Petugas Pencatatan Kepala Seksi Kepala Sub Bagian TU Kepala Dinas

  pertama

  Pemohon Operator Pencatatan Dinas Kependudukan (Catatan Sipil) (Catatan Sipil) Kependudukan (Catatan Sipil)

  Else part Then-part _Mulai

  Proses berikutnya _{Mengajuikan permohonan Memeriksa melampirkan persyaratan dengan berkas2}

  Rangkaian _{berkas persyaratan} proses _{Tidak Berkas} If-then-else lengkap? _{Meregister berkas permohonan Ya persyaratan Memeriksa berkas2} Case T Berkas Mencetak print

  T _{lengkap? putih} ^Ya

  condition

  F F

  Case part ^{Memeriksa print} _putih Do-while

  T _{Print putih benar? Tidak} F _{Ya Mencetak print}

  T _{Memeriksa print} ^kuning F _kuning

  F _{Print kuning benar? Tidak}

  Selection

  T _Ya

  Repeat -until Pemetaan Proses Contoh Proses

  19 Koord. UPTSA Kepala DTKB

Diagram Alir Proses / Flow process chart

  17 Bagian Tata

  12

  18 Usaha

  1 Operation Indicates the main steps in a process – we Sub Unit use 2 types; one for value-adding and one Masuk Operasional

  16 Subag V for non value-adding steps

  15 Umum Sub Unit

  11 Keluar Inspection Indicates a check Time Comment

  14 Keuangan Steps

V

  10 on quality or quantity Steps A

  13 Sub Dinas Sub Dinas Transport Indicates movement Steps B

  Tata Ruang Perijinan of people, materials,

  9

  6 Steps C paper, information,

  Seksi Sie. Penyusunan

  etc Steps D

  Pengukuran Program Detail

  Indicates a temporary

  Tata Ruang Kota

  Steps E

  2

  3

  4 Delay storage, delay or hold- Steps F up between

  Sie. Perizinan Seksi Rencana Tata

  consecutive operations

  Bangunan Bangunan

  Steps G

  5

  8 Storage Indicates a controlled storage,

  Sie. Perencanaan

  such a filing, which is not a delay

  Sie. Teknis dan Pembinaan Bangunan Pemanfaatan Ruang

  Kota

  7 Gambar. Aliran proses pelayanan

  IMBB

Contoh Proses

  46 Melakukan pengarsipan di delapan (8) buah buku besar.

  V

  2 Total Waktu 30 780 470 305 10640 75 12300 Keterangan: SUO = Sub Unit Operasional SUK = Sub Unit Keuangan PPDTRK = Penyusunan Program Detail Tata Ruang Kota

  16

  8

  13

  7

  3

  60 Pemohon Jumlah Tahap

  IMBB di UPTSA

  49 Pemohon mengambil SK

  48 Menunggu aktivitas berikutnya 2330

  20 Bagian Tata Usaha

  47 Mengirim SK Asli yang sudah ditandatangani ke UPTSA

  60 Bagian Tata Usaha

  no Tahap-tahap proses Wkt Pemilik Proses

  37 Melakukan koreksi dan menandatangani surat pemberitahuan retribusi dan lampiran-lampirannya

  60 Pemohon dan SUK UPTSA

  20 Ka. Dinas

  38 Menunggu aktivitas berikutnya 700

  39 Mengirimkan surat pemberitahuan retribusi ke pemohon; mengirimkan konsep SK ke UPTSA

  60 Sub Bagian Umum

  40 Menunggu aktivitas berikutnya 660

  41 Membayar retribusi di UPTSA

  42 Membuat SK Asli

  45 Memberikan stempel dan tanggal pada SK dan lampiran-lampirannya,

  15 SUO UPTSA

  43 Mengirimkan SK Asli ke DTKB

  20 SUO UPTSA

  44 Menandatangi SK Asli

  IMBB

  5 Ka. Dinas

  10 Bagian Tata Usaha