PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA SURAKARTA.
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH
KOTA SURAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh
Sebutan Vokation Ahli Madya ( A.Md. ) Dalam Bidang
Manajemen Administrasi
Oleh :
Arya Topan Dewangga
D1510010
PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2013
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
ii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
iii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PERNYATAAN
Nama : ARYA TOPAN DEWANGGA
NIM
: D1510010
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul “Prosedur
Pengelolaan Arsip Dinamis di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota
Surakarta” adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya, dalam
tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka.
Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya
bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang
saya peroleh dari tugas akhir tersebut.
Surakarta,
Yang Membuat Pernyataan,
Arya Topan Dewangga
D1510010
commit to user
iv
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
MOTTO
“pengetahuan adalah kekuatan.”
“jangan katakan tidak bisa sebelum mencobanya.”
“orang jenius adalah orang yang bisa bangkit dari kegagalan.”
“pekerjaan akan terasa mudah jika di kerjakan dengan senang hati.”
commit to user
v
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PERSEMBAHAN
Tugas akhir ini saya persembahkan kepada :
Kedua orang tua atas do’a dan motivasinya
Keluarga besar Kantor Arsip dan Perpustakaan
Daerah Kota Surakarta
Seluruh Dosen yang telah membimbing saya
selama ini.
Seluruh teman, sahabat, keluarga, dan semua
pihak yang selalu memberi semangat dan
motivasi.
commit to user
vi
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah puji syukur kehadirat Allah SWT, dengan rahmat dan
hidayahNya sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir sebagai
persyaratan untuk memperoleh gelar Ahli Madya program studi Diploma III
Manajemen Administrasi pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas
Sebbelas Maret Surakarta.
Dalam penulisan laporan tugas akhir ini, banyak ditemukan hambatan
dan rintangan, namun hambatan dan rintangan yang menghadang dapat teratasi
dengan baik atas bantuan beberapa pihak secara langsung ataupun tidak langsung.
Untuk itu penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada pihakpihak berikut rasa terima kasih ini kami ucapkan :
1. Sri Wahyudi. S. Sos, M. Si, selaku Kepala Seksi Pengelolaan Arsip Kantor
Arsip dan Perpustakaan Kota Surakarta yang telah mengijinkan penulis
untuk melakukan kuliah kerja magang, serta memberikan bimbingan dan
pengarahan kepada penulis selama Kuliah Kerja Manajemen Administrasi.
2. Drs. Sudarto, M.Si., selaku pembimbing laporan tugas akhir yang telah
sabar memberikan bimbingan dan pengarahan kepada penulis dalam
penyusunan laporan tugas akhir, dan juga selaku Ketua Program Diploma
III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta
3. Prof. Drs. H. Pawito, Ph.D., selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu
Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
4. Kedua orang tua dan keluarga besar yang telah memberikan do’a,
motivasi, dan bantuan baik moril ataupun materiil.
5. Seluruh karyawan Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Surakarta yang
telah membantu kelancaran penyusunan laporan tugas akhir ini.
6. Semua teman-teman satu angkatan MA ’10 atas dukungan, bantuan, serta
kerjasamanya dalam menyelesaikan penulisan laporan tugas akhir.
commit to user
vii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
7. Untuk samua pihak yang tidak bisa saya sebutkan satu persatu yang telah
mendukung dan mendoakan penulis demi kelancaran penyusunan laporan
tugas akhir ini.
Penulis hanya bisa berharap semoga Allah SWT membalas kebaikan
yang jauh lebih indah. Penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan dalam
penulisan. Penulis mohon saran dan kritik membangun, sehingga penulis bisa
mengadakan perbaikan, semoga bermanfaat bagi para pembaca. Semoga laporan
ini dapat memberikan manfaat dan menambah pengetahuan bagi penulis sendiri,
pembaca dan semua pihak pada umumnya serta dapat digunakan sebagaimana
mestinya.
Surakarta,
Penulis
commit to user
viii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL .....................................................................................
i
PERSETUJUAN ............................................................................................
ii
PENGESAHAN .............................................................................................
iii
PERNYATAAN ............................................................................................
iv
MOTTO .........................................................................................................
v
PERSEMBAHAN ..........................................................................................
vi
KATA PENGANTAR ...................................................................................
vii
DAFTAR ISI ..................................................................................................
ix
DAFTAR GAMBAR .....................................................................................
xi
DAFTAR LAMPIRAN……………………………………………………...
xii
ABSTRAK ………………………………………………………………….
xiii
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah ....................................................................
1
B. Rumusan Masalah ..............................................................................
3
C. Tujuan Pengamatan ............................................................................
4
D. Manfaat Pengamatan ..........................................................................
4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
A. Pengertian Prosedur ...........................................................................
6
B. Pengelolaan Arsip Dinamis ................................................................
9
C. Prosedur Pengelolaan Arsip Dinamis...............................................
18
BAB III METODE PENGAMATAN
A. Lokasi Pengamatan ............................................................................
28
B. Jenis Pengamatan ...............................................................................
29
C. Sumber Data .......................................................................................
29
BAB VI DESKRIPSI LEMBAGA/INSTANSI
A. Deskripsi Lembaga/Instansi ..............................................................
32
1. Lokasi Pengamatan……………………………………………..
32
2. Sejarah Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.
32
3. Visi dan Misi …………………………………………………..
commit to user
34
ix
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
4. Tugas pokok dan Fungsi Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota
Surakarta ……………………………………………………….
5. Struktur
35
organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah
Kota Surakarta ………………………………………………….
36
6. Pegawai Seksi Pengelolaan Arsip ……………………………...
41
B. Hasil Pengamatan .............................................................................
44
1. Prosedur pengelolaan arsip dinamis di Kantor Arsip dan
Perpustakaan Daerah Kota Surakarta …………………………..
44
2. Kendala yang dihadapi oleh Kantor Arsip dan Perpustakaan
Daerah Kota Surakarta Dalam Pengelolaan Arsip Dinamis……
59
BAB V PENUTUP
A. Kesimpulan ........................................................................................
61
B. Saran ..................................................................................................
62
Daftar Pustaka
Lampiran-lampiran
commit to user
x
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Klasifikasi Arsip ………………………………………............
14
Gambar 4.1 Bagan Organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota
Surakarta ……………………………………………………………………
37
Gambar 4.2 Lembar Peminjaman Arsip ……………………………………
57
Gambar 4.3 Daftar Pemusnahan Arsip…………………………………......
59
Gambar 4.4 Berita Acara Pemurnahan Arsip ………………………………
60
commit to user
xi
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Daftar Pegawai Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota
Surakarta
Lampiran 2 Contoh Kartu Fieches
Lampiran 3 Lembar Disposisi
Lampiran 4 Kartu Kendali
Lampiran 5 Foto Proses Penyortiran Arsip
Lampiran 6 Foto ProsesPendeskripsian Arsip
Lampiran 7 Foto Penataan Arsip Dalam Box
Lampiran 8 Foto Penataan Box Arsip Di Rak Penyimpanan Arsip
Lampiran 9 Surat Tugas
Lampiran 10 Form Monitoring Magang
Lampiran 11 Formulir Presensi Magang
Lampiran 12 Form Penilaian Kuliah Kerja Magang
Lampiran 13 Surat Keterangan Selesai Magang
commit to user
xii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
ABSTRAK
ARYA TOPAN DEWANGGA. D1510010. “PROSEDUR PENGELOLAAN
ARSIP DINAMIS DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN KOTA
SURAKARTA”. Laporan Tugas Akhir Program Studi Diploma III
Manajemen Administrasi. Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas
Sebelas Maret Surakarta, Tahun 2013. 62 Halaman.
Pengamatan ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana prosedur
pengelolaan arsip dinamis dan hambatan-hambatan yang dihadapi dalam
pengelolaan arsip dinamis di Kantor arsip dan Perpustakaan Daerah Kota
Surakarta.
Pengamatan ini mengunakan metode deskriptif kualitatif, yaitu
mendeskripsikan sejumlah data-data yang diperoleh dari Kantor Arsip dan
Perpustakaan Kota Surakarta yang kemudian diolah sehingga dapat ditarik
kesimpulan dari pengamatan ini.
Berdasarkan hasil pengamatan yang dilakukan di Kantor Arsip dan
Perpustakaan Kota Surakarta diperoleh bahwa pengelolaan arsip di Kantor Arsip
dan Perpustakaan Kota Surakarta telah dilaksanakan sesuai dengan prosedur,
tetapi terdapat hambatan-hambatan yang menyebabkan pengelolaan arsip dinamis
di Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Surakarta kurang optimal, hal ini
disebabkan oleh beberapa faktor penghambat antara lain: kurangnya sumber daya
manusia, sarana dan prasarana, peralatan dan perlengkapan untuk perawatan arsip,
serta penemuan kembali arsip yang kurang efektif. Hal ini yang menghambat
terselenggaranya optimalisasi pengelolaan arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan
Kota Surakarta
Kesimpulan dari pengamatan ini adalah bahwa pengelolaan arsip dinamis
di Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Surakarta telah di lakukan dengan benar
dan sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan, tetapi proses pengelolaannya
belum optimal karena adanya factor-faktor penghambat yang menyebabkan
pengelolaan arsip dinamis di Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Surakarta
belum berjalan secara efektif
commit to user
xiii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
ABSTRACT
ARYA TOPAN DEWANGGA. D1510010. " RECORD MANAGEMENT
PROCEDURE IN THE OFFICE OF ARCHIVES AND LOCAL LIBRARY
OF SURAKARTA CITY". Final Report of Program Administration
Management Diploma. Faculty of Social and Political Science, Sebelas Maret
University, in 2013. 62 Pages.
This observation aims to determine how the records management
procedures and obstacles encountered in the management of archival records in
the Office of Archives and Local Library of Surakarta City.
These observations using descriptive qualitative method, which describes
the amount of data obtained from the Office of Archives and Local Library of
Surakarta City which is then processed so that it can be deduced from these
observations.
Based on the results of observations made at the Office of Archives and
Local Library of Surakarta City obtained that records management in the Office of
Archives and Local Library of Surakarta City has been implemented in
accordance with the procedure, but there are obstacles that led to the management
of records in the Office of Archives and Local Library of Surakarta City less than
optimal, it this is caused by several factors inhibiting such as: lack of human
resources, facilities, equipment and supplies for maintenance records, as well as
the rediscovery of records that are less effective. It is that inhibit the
implementation of the optimization of the management of records in the Office of
Archives and Local Library of Surakarta City.
The conclusion from this observation is that the management of records in
the Office of Archives and Local Library of Surakarta City has been done
correctly and in accordance with the prescribed procedure, but the management is
not optimal because of the inhibiting factors that led to the management of records
in the Office of Archives and Local Library of Surakarta City is not effective
commit to user
xiv
digilib.uns.ac.id
PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH
KOTA SURAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh
Sebutan Vokation Ahli Madya ( A.Md. ) Dalam Bidang
Manajemen Administrasi
Oleh :
Arya Topan Dewangga
D1510010
PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2013
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
ii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
iii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PERNYATAAN
Nama : ARYA TOPAN DEWANGGA
NIM
: D1510010
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul “Prosedur
Pengelolaan Arsip Dinamis di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota
Surakarta” adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya, dalam
tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka.
Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya
bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang
saya peroleh dari tugas akhir tersebut.
Surakarta,
Yang Membuat Pernyataan,
Arya Topan Dewangga
D1510010
commit to user
iv
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
MOTTO
“pengetahuan adalah kekuatan.”
“jangan katakan tidak bisa sebelum mencobanya.”
“orang jenius adalah orang yang bisa bangkit dari kegagalan.”
“pekerjaan akan terasa mudah jika di kerjakan dengan senang hati.”
commit to user
v
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PERSEMBAHAN
Tugas akhir ini saya persembahkan kepada :
Kedua orang tua atas do’a dan motivasinya
Keluarga besar Kantor Arsip dan Perpustakaan
Daerah Kota Surakarta
Seluruh Dosen yang telah membimbing saya
selama ini.
Seluruh teman, sahabat, keluarga, dan semua
pihak yang selalu memberi semangat dan
motivasi.
commit to user
vi
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah puji syukur kehadirat Allah SWT, dengan rahmat dan
hidayahNya sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir sebagai
persyaratan untuk memperoleh gelar Ahli Madya program studi Diploma III
Manajemen Administrasi pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas
Sebbelas Maret Surakarta.
Dalam penulisan laporan tugas akhir ini, banyak ditemukan hambatan
dan rintangan, namun hambatan dan rintangan yang menghadang dapat teratasi
dengan baik atas bantuan beberapa pihak secara langsung ataupun tidak langsung.
Untuk itu penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada pihakpihak berikut rasa terima kasih ini kami ucapkan :
1. Sri Wahyudi. S. Sos, M. Si, selaku Kepala Seksi Pengelolaan Arsip Kantor
Arsip dan Perpustakaan Kota Surakarta yang telah mengijinkan penulis
untuk melakukan kuliah kerja magang, serta memberikan bimbingan dan
pengarahan kepada penulis selama Kuliah Kerja Manajemen Administrasi.
2. Drs. Sudarto, M.Si., selaku pembimbing laporan tugas akhir yang telah
sabar memberikan bimbingan dan pengarahan kepada penulis dalam
penyusunan laporan tugas akhir, dan juga selaku Ketua Program Diploma
III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta
3. Prof. Drs. H. Pawito, Ph.D., selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu
Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
4. Kedua orang tua dan keluarga besar yang telah memberikan do’a,
motivasi, dan bantuan baik moril ataupun materiil.
5. Seluruh karyawan Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Surakarta yang
telah membantu kelancaran penyusunan laporan tugas akhir ini.
6. Semua teman-teman satu angkatan MA ’10 atas dukungan, bantuan, serta
kerjasamanya dalam menyelesaikan penulisan laporan tugas akhir.
commit to user
vii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
7. Untuk samua pihak yang tidak bisa saya sebutkan satu persatu yang telah
mendukung dan mendoakan penulis demi kelancaran penyusunan laporan
tugas akhir ini.
Penulis hanya bisa berharap semoga Allah SWT membalas kebaikan
yang jauh lebih indah. Penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan dalam
penulisan. Penulis mohon saran dan kritik membangun, sehingga penulis bisa
mengadakan perbaikan, semoga bermanfaat bagi para pembaca. Semoga laporan
ini dapat memberikan manfaat dan menambah pengetahuan bagi penulis sendiri,
pembaca dan semua pihak pada umumnya serta dapat digunakan sebagaimana
mestinya.
Surakarta,
Penulis
commit to user
viii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL .....................................................................................
i
PERSETUJUAN ............................................................................................
ii
PENGESAHAN .............................................................................................
iii
PERNYATAAN ............................................................................................
iv
MOTTO .........................................................................................................
v
PERSEMBAHAN ..........................................................................................
vi
KATA PENGANTAR ...................................................................................
vii
DAFTAR ISI ..................................................................................................
ix
DAFTAR GAMBAR .....................................................................................
xi
DAFTAR LAMPIRAN……………………………………………………...
xii
ABSTRAK ………………………………………………………………….
xiii
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah ....................................................................
1
B. Rumusan Masalah ..............................................................................
3
C. Tujuan Pengamatan ............................................................................
4
D. Manfaat Pengamatan ..........................................................................
4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
A. Pengertian Prosedur ...........................................................................
6
B. Pengelolaan Arsip Dinamis ................................................................
9
C. Prosedur Pengelolaan Arsip Dinamis...............................................
18
BAB III METODE PENGAMATAN
A. Lokasi Pengamatan ............................................................................
28
B. Jenis Pengamatan ...............................................................................
29
C. Sumber Data .......................................................................................
29
BAB VI DESKRIPSI LEMBAGA/INSTANSI
A. Deskripsi Lembaga/Instansi ..............................................................
32
1. Lokasi Pengamatan……………………………………………..
32
2. Sejarah Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.
32
3. Visi dan Misi …………………………………………………..
commit to user
34
ix
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
4. Tugas pokok dan Fungsi Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota
Surakarta ……………………………………………………….
5. Struktur
35
organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah
Kota Surakarta ………………………………………………….
36
6. Pegawai Seksi Pengelolaan Arsip ……………………………...
41
B. Hasil Pengamatan .............................................................................
44
1. Prosedur pengelolaan arsip dinamis di Kantor Arsip dan
Perpustakaan Daerah Kota Surakarta …………………………..
44
2. Kendala yang dihadapi oleh Kantor Arsip dan Perpustakaan
Daerah Kota Surakarta Dalam Pengelolaan Arsip Dinamis……
59
BAB V PENUTUP
A. Kesimpulan ........................................................................................
61
B. Saran ..................................................................................................
62
Daftar Pustaka
Lampiran-lampiran
commit to user
x
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Klasifikasi Arsip ………………………………………............
14
Gambar 4.1 Bagan Organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota
Surakarta ……………………………………………………………………
37
Gambar 4.2 Lembar Peminjaman Arsip ……………………………………
57
Gambar 4.3 Daftar Pemusnahan Arsip…………………………………......
59
Gambar 4.4 Berita Acara Pemurnahan Arsip ………………………………
60
commit to user
xi
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Daftar Pegawai Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota
Surakarta
Lampiran 2 Contoh Kartu Fieches
Lampiran 3 Lembar Disposisi
Lampiran 4 Kartu Kendali
Lampiran 5 Foto Proses Penyortiran Arsip
Lampiran 6 Foto ProsesPendeskripsian Arsip
Lampiran 7 Foto Penataan Arsip Dalam Box
Lampiran 8 Foto Penataan Box Arsip Di Rak Penyimpanan Arsip
Lampiran 9 Surat Tugas
Lampiran 10 Form Monitoring Magang
Lampiran 11 Formulir Presensi Magang
Lampiran 12 Form Penilaian Kuliah Kerja Magang
Lampiran 13 Surat Keterangan Selesai Magang
commit to user
xii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
ABSTRAK
ARYA TOPAN DEWANGGA. D1510010. “PROSEDUR PENGELOLAAN
ARSIP DINAMIS DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN KOTA
SURAKARTA”. Laporan Tugas Akhir Program Studi Diploma III
Manajemen Administrasi. Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas
Sebelas Maret Surakarta, Tahun 2013. 62 Halaman.
Pengamatan ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana prosedur
pengelolaan arsip dinamis dan hambatan-hambatan yang dihadapi dalam
pengelolaan arsip dinamis di Kantor arsip dan Perpustakaan Daerah Kota
Surakarta.
Pengamatan ini mengunakan metode deskriptif kualitatif, yaitu
mendeskripsikan sejumlah data-data yang diperoleh dari Kantor Arsip dan
Perpustakaan Kota Surakarta yang kemudian diolah sehingga dapat ditarik
kesimpulan dari pengamatan ini.
Berdasarkan hasil pengamatan yang dilakukan di Kantor Arsip dan
Perpustakaan Kota Surakarta diperoleh bahwa pengelolaan arsip di Kantor Arsip
dan Perpustakaan Kota Surakarta telah dilaksanakan sesuai dengan prosedur,
tetapi terdapat hambatan-hambatan yang menyebabkan pengelolaan arsip dinamis
di Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Surakarta kurang optimal, hal ini
disebabkan oleh beberapa faktor penghambat antara lain: kurangnya sumber daya
manusia, sarana dan prasarana, peralatan dan perlengkapan untuk perawatan arsip,
serta penemuan kembali arsip yang kurang efektif. Hal ini yang menghambat
terselenggaranya optimalisasi pengelolaan arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan
Kota Surakarta
Kesimpulan dari pengamatan ini adalah bahwa pengelolaan arsip dinamis
di Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Surakarta telah di lakukan dengan benar
dan sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan, tetapi proses pengelolaannya
belum optimal karena adanya factor-faktor penghambat yang menyebabkan
pengelolaan arsip dinamis di Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Surakarta
belum berjalan secara efektif
commit to user
xiii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
ABSTRACT
ARYA TOPAN DEWANGGA. D1510010. " RECORD MANAGEMENT
PROCEDURE IN THE OFFICE OF ARCHIVES AND LOCAL LIBRARY
OF SURAKARTA CITY". Final Report of Program Administration
Management Diploma. Faculty of Social and Political Science, Sebelas Maret
University, in 2013. 62 Pages.
This observation aims to determine how the records management
procedures and obstacles encountered in the management of archival records in
the Office of Archives and Local Library of Surakarta City.
These observations using descriptive qualitative method, which describes
the amount of data obtained from the Office of Archives and Local Library of
Surakarta City which is then processed so that it can be deduced from these
observations.
Based on the results of observations made at the Office of Archives and
Local Library of Surakarta City obtained that records management in the Office of
Archives and Local Library of Surakarta City has been implemented in
accordance with the procedure, but there are obstacles that led to the management
of records in the Office of Archives and Local Library of Surakarta City less than
optimal, it this is caused by several factors inhibiting such as: lack of human
resources, facilities, equipment and supplies for maintenance records, as well as
the rediscovery of records that are less effective. It is that inhibit the
implementation of the optimization of the management of records in the Office of
Archives and Local Library of Surakarta City.
The conclusion from this observation is that the management of records in
the Office of Archives and Local Library of Surakarta City has been done
correctly and in accordance with the prescribed procedure, but the management is
not optimal because of the inhibiting factors that led to the management of records
in the Office of Archives and Local Library of Surakarta City is not effective
commit to user
xiv