Manajemen Arsip Dinamis In Aktif Di Kantor Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta cover
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
MANAJEMEN ARSIP DINAMIS IN AKTIF DI KANTOR ARSIP
DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA SURAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh
Sebutan Vokation Ahli Madya (A.Md) Dalam Bidang
Manajemen Administrasi
Oleh :
Dennis ridho aldina
D1511026
PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2014
commit to user
i
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PENGESAHAN
MANAJEMEN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI KANTOR ARSIP DAN
PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA SURAKARTA
Disusun Oleh :
DENNIS RIDHO ALDINA
D1511026
Telah diuji dan disahkan oleh Tim Penguji
Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Tim Penguji
Pada Hari
:
Tanggal
:
Nama
Tanda Tangan
1. Penguji 1
2. Penguji 2
Mengetahui,
Dekan,
Prof. Drs. H. Pawito Ph.D
Ketua Program,
Drs. Sudarto, M.Si
NIP. 19540805198503 1 002
NIP. 19550202198503 1 006
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
D1511026
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
MOTTO
Allah SWT memudahkan umatnya yang taat
Maju terus pantang mundur
Hidup adalah perjalanan yang penuh dengan hambatan dan
godaan maka harus kita siasati demi kesuksesan
Jangan katakan tidak sebelum mencoba sampai berhasil
Kegagalan adalah kesuksesan yang tertunda
Manusia tak selamanya salah kecuali ia yang selalu mengoreksi
diri dan membnenarkan kebenaran orang lain atas kesalahan
sendiri
Jalan terbaik mencari kawan adalah kita juga harus berlaku
sebagai kawan
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PERSEMBAHAN
Tugas Ahir ini, saya persembahkan kepada :
Kedua orang tuaku yang telah memberikanku semangat dan menjadi
acuanku dalam melaksanakan kuliah, serta yang selalu mendoakanku.
Keluarga besar Kantor Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.
Sahabat-sahabatku UNS, KOST, Dan teman bermain yang selalu
memberikan dukungan dan bantuannya selama ini.
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
KATA PENGANTAR
Assalamualaikum Wr. Wb
Segala puji bagi Allah SWT penulis panjatkan karena telah melimpahkan
rahmat dan hidayah-Nya kepada penulis, sehingga dapat menyelesaikan Tugas
Akhir ini dengan baik yang berjudul “MANAJEMEN ARSIP DINAMIS
INAKTIF DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA
SURAKARTA” untuk memenuhi persyaratan memperoleh gelar vokasi Ahli
Madya (A.Md) dalam bidang Manajemen Administrasi pada Fakultas Ilmu Sosial
Dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Dalam penyusunan laporan Tugas Akhir ini, penulis dibantu oleh beberapa
pihak yang telah memberikan dukungan dalam berbagai hal. Untuk itu, penulis
mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1.
IbuDra. Lestariningsih, M.Si selaku Dosen Pembimbing penulis yang
dengan sabar membimbing penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.
2.
Prof. Drs. H. Pawito. Ph. D selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu
Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.
3.
Drs. Sudarto, M. Si selaku Ketua Program Diploma III Manajemen
Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas
Maret Surakarta sekaligus Pembimbing Akademik yang telah banyak
memberikan pengarahan selama penulis menjalankan studi di Fakultas Ilmu
sosial Dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
4.
digilib.uns.ac.id
Sri Wahyudi, S. Sos, M. Si, selaku Kepala Seksi Pengelolaan Arsip Kantor
Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yang telah mengijinkan
penulis untuk melakukan kuliah kerja magang, serta memberikan bimbingan
dan pengarahan kepada penulis selama kuliah kerja magang tersebut.
5.
Papa dan Mama tercinta, yang selalu memberikan segala waktunya untuk
mengasuh, membimbing dan memberi dukungan sepenuhnya baik secara
moriil, materiil, maupun doa restu kepada penulis, sehingga penulis dapat
menyelesaikan pendidikan di Program Studi Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
6.
Semua pihak yang tidak dapat penulis sebut satu persatu, terima kasih telah
membantu dalam penyusunan Tugas Akhir ini.
Penyusunan Tugas Akhir ini masih jauh dari kesempurnaan dan banyak
kekurangan, maka dari itu penulis mengharapkan saran dan kritik yang
bermanfaat dari pembaca untuk lebih sempurnanya dan dapat diterima semua
kalangan.
Semoga Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat dan wawasan bagi
para pembaca pada umumnya dan penulis pada khususnya.
Wassalamualaikum Wr. Wb
Surakarta, 13 januari 2015
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL.....................................................................................
i
PERSETUJUAN...........................................................................................
ii
PENGESAHAN............................................................................................
iii
PERNYATAAN............................................................................................
iv
MOTTO.........................................................................................................
v
PERSEMBAHAN.........................................................................................
vi
KATA PENGANTAR..................................................................................
vii
DAFTAR ISI................................................................................................
ix
DAFTAR BAGAN, TABEL DAN GAMBAR.............................................
xii
ABSTRAK..................................................................................................
xiv
ABSTRACK................................................................................................
xvi
BAB I PENDAHULUAN
1. Latar Belakang Masalah.......................................................................
1
2. Perumusan Masalah............................................................................
6
3. Tujuan Pengamatan...............................................................................
7
4. Manfaat Pengamatan............................................................................
8
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
1. Pengertian....................................................................................................
9
A. Pengertian Manajemen..........................................................................
9
Tujuan Manajemen................................................................................
24
B. Pengertian Arsip....................................................................................
30
C. Jenis Arsip.............................................................................................
32
D. Kegitan Kearsipan.................................................................................
33
1. Penerimaan Dan Pencatatan Arsip.................................................
34
2. Penyimpanan Arsip........................................................................
36
3. Pemeliharaan Arsip........................................................................
40
4. Penyusutan Dan Pemusnahan Arsip...............................................
42
E. Faktor Penunjang Manajemen Kearsipan............................................
45
F. Pegawai Kearsipan...............................................................................
47
2. METODE PENGAMATAN.............................................................................
48
1. Lokasi Pengamatan..............................................................................
48
2. Jenis Pengamatan................................................................................
49
3. Sumber Data........................................................................................
49
4. Teknik Pengumpulan Data...................................................................
50
5. Teknik Analisis Data.............................................................................
52
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
BAB III DISKRIPSI LOKASI
1. Lokasi Pengamatan....................................................................................
54
2. Sejarah Berdirinya......................................................................................
54
3. Visi dan Misi...............................................................................................
57
4. Tugas Pokok dan Fungsi.............................................................................
58
5. Struktur Organisasi....................................................................................
59
6. Pegawai dan Seksinya.................................................................................
68
BAB IV PEMBAHASAN
1. Manajemn Arsip Dinamis Inaktif Di Kantor Arsi Dan Perpustakaan Daerah Kota
Surakarta......................................................................................................
72
2. Analisa Manajemen Arsip Dinamis Inaktif...................................................
86
3. Kendala Yang Dihadapi................................................................................
92
4. Langkah-langkah Untuk Mengatasi.............................................................
94
BAB V PENUTUP
A. Kesimpulan..................................................................................................
95
B. Saran............................................................................................................
98
DAFTAR PUSTAKA............................................................................
LAMPIRAN-LAMPIRAN
commit to user
DAFTAR TABEL
99
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
TABEL 1. Kartu Fiechies................................................................
78
TABEL 2. Jumlah Arsip Yang Sudah Inaktif.................................
87
TABEL 3. Jumlah Pengguna Arsip Dinamis...................................
88
TABEL 4. Jumlah Penerimaan Arsip.............................................
90
DAFTAR GAMBAR
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
GAMBAR 1. Metodologi Penelitian Kualitatif......................................
53
GAMBAR 2. Struktur Organisasi..........................................................
61
GAMBAR 2. Rak Arsip.........................................................................
81
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
ABSTRAK
Dennis Ridho Aldina, D1511026, MANAJEMEN ARSIP DINAMIS
INAKTIF DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA
SURAKARTA. Program Studi Manajemen Administrasi, Program Diploma
III, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret
Surakarta, 2011, halaman.
Pengamatan ini bertujuan untuk mengetahui secara detail tentang
bagaimana manajemen arsip dinamis inaktif dan faktor-faktor apa saja yang
mempengaruhi di dalam proses manajemen yang dilakukan di Kantor Arsip Dan
Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.
Pada pengamatan ini penulis menggunakan metode deskripsi kualitatif
yang bersifat mengumpulkan data dengan ikut serta secara langsung dalam proses
kegiatannya dan dalam mengelola data didapatkan, sedangkan untuk proses
pengumpulan data penulis menggunakan teknik Observasi, Wawancara, dan Data
Perpustakaan. Dalam analisis data menggunakan metode analisis ineraktif yang
terdiri dari tiga komponen utama, yaitu reduksi data, penyajian data, dan
penarikan kesimpulan.
Berdasarkan dari hasil analisis pengamatan yang dilakukan di Kantor
Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta diperoleh informasi bahwa
manajemen arsip dinamis inaktif di Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kota
Surakarta sudah dilaksanakan sesuai dengan prosedur, sudah dikelola dengan baik
tetapi belum optimal di dalam penanganannya, hal ini dapat dilihat dari sedikitnya
jumlah arsip dinamis inaktif dari unit pengolah yang diserahkan, serta masih
banyaknya arsip dinamis inaktif di Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kota
Surakarta yang belum ditangani. Dalam pelaksanaan manajemen arsip dinamis
inaktif telah dilaksanakan sesuai dengan aturan yang berlaku. Optimalisasi,
efisiensi dan efektifitas belum bisa diperoleh karena banyaknya faktor
penghambat didalam manajemen arsip dinamis inaktif tersebut, antara lain : dalam
hal penataan dan penyimpanan arsip yang belum optimal dikarenakan dalam
pelaksanaan arsip inaktif hanya dikerjakan oleh seorang arsiparis saja,
pemeliharaan dan perawatan yang masih belum memadai dan cenderung
tradisional, belum lengkapnya fasilitas penunjang baik elektronik dan non
elektronik yang terpenuhi di dalam kantor.
Adapun kesimpulan dari tugas ahir ini yaitu manajemen arsip dinamis
inaktif di Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta menggunakan pedoman
pada pola klasifikasi Peraturan Walikota Surakarta No. 01 Tahun 2006 dan
pelaksanaanya sudah dilakukan sesuai dengan prosedur dan aturan yang berlaku
tetapi hanya saja belum optimal dalam pelaksanaanya.
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
ABSTRACT
Dennis Ridho Aldina, D1511026, THE MANAGEMENT OF INACTIVE
DYNAMIC ARCHIVE MANAGEMENT IN LOCAL ARCHIVE AND
LIBRARY OFFICE OF SURAKARTA CITY. Administrative Management
Study Program, Undergraduate Program, Social and Political Sciences
Faculty, Surakarta Sebelas Maret University, 2011, pages.
This observation aimed to find out in detail how the inactive dynamic
archive management and what factors affecting the management process
conducted in Local Archive and Library Office of Surakarta City.
In this observation, the writer employed a descriptive qualitative method,
collecting data by participating directly in activity process and in managing the
data obtained, while in the process of collecting data, the author employed
observation, interview, and library data. The data analysis was carried out using
an interactive model of analysis consisting of three components: data reduction,
data display, and conclusion drawing.
Considering the result of analysis on the observation taken place in Local
Archive and Library Office of Surakarta City, it could be found that the
management of inactive dynamic archive in Local Archive and Library Office of
Surakarta City had been conducted corresponding to the procedure, had been
managed well but not optimally. It could be seen from small number of inactive
dynamic archives submitted by the processing unit, and many unmanaged inactive
archives in Local Archive and Library Office of Surakarta City. In its
implementation, the management of inactive dynamic archive had been conducted
corresponding to prevailed regulation. Optimization, efficiency and effectiveness
had not been achieved because of many inhibiting factors in it, including: in the
term of non-optimum archive organization and storage because the inactive
archive was managed by only an archivist, inadequate traditional maintenance and
treatment, incomplete supporting facilities, either electronic or non-electronic, in
the office.
The conclusion of this final project was that the management inactive
dynamic archive in Local Archive and Library Office of Surakarta City referred to
the classification pattern from Surakarta Mayor’s Regulation No.01 of 2006 and
the implementation had been consistent with prevailing procedure and regulation
despite non-optimum implementation.
commit to user
digilib.uns.ac.id
MANAJEMEN ARSIP DINAMIS IN AKTIF DI KANTOR ARSIP
DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA SURAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh
Sebutan Vokation Ahli Madya (A.Md) Dalam Bidang
Manajemen Administrasi
Oleh :
Dennis ridho aldina
D1511026
PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2014
commit to user
i
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PENGESAHAN
MANAJEMEN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI KANTOR ARSIP DAN
PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA SURAKARTA
Disusun Oleh :
DENNIS RIDHO ALDINA
D1511026
Telah diuji dan disahkan oleh Tim Penguji
Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Tim Penguji
Pada Hari
:
Tanggal
:
Nama
Tanda Tangan
1. Penguji 1
2. Penguji 2
Mengetahui,
Dekan,
Prof. Drs. H. Pawito Ph.D
Ketua Program,
Drs. Sudarto, M.Si
NIP. 19540805198503 1 002
NIP. 19550202198503 1 006
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
D1511026
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
MOTTO
Allah SWT memudahkan umatnya yang taat
Maju terus pantang mundur
Hidup adalah perjalanan yang penuh dengan hambatan dan
godaan maka harus kita siasati demi kesuksesan
Jangan katakan tidak sebelum mencoba sampai berhasil
Kegagalan adalah kesuksesan yang tertunda
Manusia tak selamanya salah kecuali ia yang selalu mengoreksi
diri dan membnenarkan kebenaran orang lain atas kesalahan
sendiri
Jalan terbaik mencari kawan adalah kita juga harus berlaku
sebagai kawan
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PERSEMBAHAN
Tugas Ahir ini, saya persembahkan kepada :
Kedua orang tuaku yang telah memberikanku semangat dan menjadi
acuanku dalam melaksanakan kuliah, serta yang selalu mendoakanku.
Keluarga besar Kantor Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.
Sahabat-sahabatku UNS, KOST, Dan teman bermain yang selalu
memberikan dukungan dan bantuannya selama ini.
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
KATA PENGANTAR
Assalamualaikum Wr. Wb
Segala puji bagi Allah SWT penulis panjatkan karena telah melimpahkan
rahmat dan hidayah-Nya kepada penulis, sehingga dapat menyelesaikan Tugas
Akhir ini dengan baik yang berjudul “MANAJEMEN ARSIP DINAMIS
INAKTIF DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA
SURAKARTA” untuk memenuhi persyaratan memperoleh gelar vokasi Ahli
Madya (A.Md) dalam bidang Manajemen Administrasi pada Fakultas Ilmu Sosial
Dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Dalam penyusunan laporan Tugas Akhir ini, penulis dibantu oleh beberapa
pihak yang telah memberikan dukungan dalam berbagai hal. Untuk itu, penulis
mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1.
IbuDra. Lestariningsih, M.Si selaku Dosen Pembimbing penulis yang
dengan sabar membimbing penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.
2.
Prof. Drs. H. Pawito. Ph. D selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu
Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.
3.
Drs. Sudarto, M. Si selaku Ketua Program Diploma III Manajemen
Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas
Maret Surakarta sekaligus Pembimbing Akademik yang telah banyak
memberikan pengarahan selama penulis menjalankan studi di Fakultas Ilmu
sosial Dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
4.
digilib.uns.ac.id
Sri Wahyudi, S. Sos, M. Si, selaku Kepala Seksi Pengelolaan Arsip Kantor
Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yang telah mengijinkan
penulis untuk melakukan kuliah kerja magang, serta memberikan bimbingan
dan pengarahan kepada penulis selama kuliah kerja magang tersebut.
5.
Papa dan Mama tercinta, yang selalu memberikan segala waktunya untuk
mengasuh, membimbing dan memberi dukungan sepenuhnya baik secara
moriil, materiil, maupun doa restu kepada penulis, sehingga penulis dapat
menyelesaikan pendidikan di Program Studi Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
6.
Semua pihak yang tidak dapat penulis sebut satu persatu, terima kasih telah
membantu dalam penyusunan Tugas Akhir ini.
Penyusunan Tugas Akhir ini masih jauh dari kesempurnaan dan banyak
kekurangan, maka dari itu penulis mengharapkan saran dan kritik yang
bermanfaat dari pembaca untuk lebih sempurnanya dan dapat diterima semua
kalangan.
Semoga Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat dan wawasan bagi
para pembaca pada umumnya dan penulis pada khususnya.
Wassalamualaikum Wr. Wb
Surakarta, 13 januari 2015
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL.....................................................................................
i
PERSETUJUAN...........................................................................................
ii
PENGESAHAN............................................................................................
iii
PERNYATAAN............................................................................................
iv
MOTTO.........................................................................................................
v
PERSEMBAHAN.........................................................................................
vi
KATA PENGANTAR..................................................................................
vii
DAFTAR ISI................................................................................................
ix
DAFTAR BAGAN, TABEL DAN GAMBAR.............................................
xii
ABSTRAK..................................................................................................
xiv
ABSTRACK................................................................................................
xvi
BAB I PENDAHULUAN
1. Latar Belakang Masalah.......................................................................
1
2. Perumusan Masalah............................................................................
6
3. Tujuan Pengamatan...............................................................................
7
4. Manfaat Pengamatan............................................................................
8
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
1. Pengertian....................................................................................................
9
A. Pengertian Manajemen..........................................................................
9
Tujuan Manajemen................................................................................
24
B. Pengertian Arsip....................................................................................
30
C. Jenis Arsip.............................................................................................
32
D. Kegitan Kearsipan.................................................................................
33
1. Penerimaan Dan Pencatatan Arsip.................................................
34
2. Penyimpanan Arsip........................................................................
36
3. Pemeliharaan Arsip........................................................................
40
4. Penyusutan Dan Pemusnahan Arsip...............................................
42
E. Faktor Penunjang Manajemen Kearsipan............................................
45
F. Pegawai Kearsipan...............................................................................
47
2. METODE PENGAMATAN.............................................................................
48
1. Lokasi Pengamatan..............................................................................
48
2. Jenis Pengamatan................................................................................
49
3. Sumber Data........................................................................................
49
4. Teknik Pengumpulan Data...................................................................
50
5. Teknik Analisis Data.............................................................................
52
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
BAB III DISKRIPSI LOKASI
1. Lokasi Pengamatan....................................................................................
54
2. Sejarah Berdirinya......................................................................................
54
3. Visi dan Misi...............................................................................................
57
4. Tugas Pokok dan Fungsi.............................................................................
58
5. Struktur Organisasi....................................................................................
59
6. Pegawai dan Seksinya.................................................................................
68
BAB IV PEMBAHASAN
1. Manajemn Arsip Dinamis Inaktif Di Kantor Arsi Dan Perpustakaan Daerah Kota
Surakarta......................................................................................................
72
2. Analisa Manajemen Arsip Dinamis Inaktif...................................................
86
3. Kendala Yang Dihadapi................................................................................
92
4. Langkah-langkah Untuk Mengatasi.............................................................
94
BAB V PENUTUP
A. Kesimpulan..................................................................................................
95
B. Saran............................................................................................................
98
DAFTAR PUSTAKA............................................................................
LAMPIRAN-LAMPIRAN
commit to user
DAFTAR TABEL
99
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
TABEL 1. Kartu Fiechies................................................................
78
TABEL 2. Jumlah Arsip Yang Sudah Inaktif.................................
87
TABEL 3. Jumlah Pengguna Arsip Dinamis...................................
88
TABEL 4. Jumlah Penerimaan Arsip.............................................
90
DAFTAR GAMBAR
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
GAMBAR 1. Metodologi Penelitian Kualitatif......................................
53
GAMBAR 2. Struktur Organisasi..........................................................
61
GAMBAR 2. Rak Arsip.........................................................................
81
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
ABSTRAK
Dennis Ridho Aldina, D1511026, MANAJEMEN ARSIP DINAMIS
INAKTIF DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA
SURAKARTA. Program Studi Manajemen Administrasi, Program Diploma
III, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret
Surakarta, 2011, halaman.
Pengamatan ini bertujuan untuk mengetahui secara detail tentang
bagaimana manajemen arsip dinamis inaktif dan faktor-faktor apa saja yang
mempengaruhi di dalam proses manajemen yang dilakukan di Kantor Arsip Dan
Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.
Pada pengamatan ini penulis menggunakan metode deskripsi kualitatif
yang bersifat mengumpulkan data dengan ikut serta secara langsung dalam proses
kegiatannya dan dalam mengelola data didapatkan, sedangkan untuk proses
pengumpulan data penulis menggunakan teknik Observasi, Wawancara, dan Data
Perpustakaan. Dalam analisis data menggunakan metode analisis ineraktif yang
terdiri dari tiga komponen utama, yaitu reduksi data, penyajian data, dan
penarikan kesimpulan.
Berdasarkan dari hasil analisis pengamatan yang dilakukan di Kantor
Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta diperoleh informasi bahwa
manajemen arsip dinamis inaktif di Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kota
Surakarta sudah dilaksanakan sesuai dengan prosedur, sudah dikelola dengan baik
tetapi belum optimal di dalam penanganannya, hal ini dapat dilihat dari sedikitnya
jumlah arsip dinamis inaktif dari unit pengolah yang diserahkan, serta masih
banyaknya arsip dinamis inaktif di Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kota
Surakarta yang belum ditangani. Dalam pelaksanaan manajemen arsip dinamis
inaktif telah dilaksanakan sesuai dengan aturan yang berlaku. Optimalisasi,
efisiensi dan efektifitas belum bisa diperoleh karena banyaknya faktor
penghambat didalam manajemen arsip dinamis inaktif tersebut, antara lain : dalam
hal penataan dan penyimpanan arsip yang belum optimal dikarenakan dalam
pelaksanaan arsip inaktif hanya dikerjakan oleh seorang arsiparis saja,
pemeliharaan dan perawatan yang masih belum memadai dan cenderung
tradisional, belum lengkapnya fasilitas penunjang baik elektronik dan non
elektronik yang terpenuhi di dalam kantor.
Adapun kesimpulan dari tugas ahir ini yaitu manajemen arsip dinamis
inaktif di Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta menggunakan pedoman
pada pola klasifikasi Peraturan Walikota Surakarta No. 01 Tahun 2006 dan
pelaksanaanya sudah dilakukan sesuai dengan prosedur dan aturan yang berlaku
tetapi hanya saja belum optimal dalam pelaksanaanya.
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
ABSTRACT
Dennis Ridho Aldina, D1511026, THE MANAGEMENT OF INACTIVE
DYNAMIC ARCHIVE MANAGEMENT IN LOCAL ARCHIVE AND
LIBRARY OFFICE OF SURAKARTA CITY. Administrative Management
Study Program, Undergraduate Program, Social and Political Sciences
Faculty, Surakarta Sebelas Maret University, 2011, pages.
This observation aimed to find out in detail how the inactive dynamic
archive management and what factors affecting the management process
conducted in Local Archive and Library Office of Surakarta City.
In this observation, the writer employed a descriptive qualitative method,
collecting data by participating directly in activity process and in managing the
data obtained, while in the process of collecting data, the author employed
observation, interview, and library data. The data analysis was carried out using
an interactive model of analysis consisting of three components: data reduction,
data display, and conclusion drawing.
Considering the result of analysis on the observation taken place in Local
Archive and Library Office of Surakarta City, it could be found that the
management of inactive dynamic archive in Local Archive and Library Office of
Surakarta City had been conducted corresponding to the procedure, had been
managed well but not optimally. It could be seen from small number of inactive
dynamic archives submitted by the processing unit, and many unmanaged inactive
archives in Local Archive and Library Office of Surakarta City. In its
implementation, the management of inactive dynamic archive had been conducted
corresponding to prevailed regulation. Optimization, efficiency and effectiveness
had not been achieved because of many inhibiting factors in it, including: in the
term of non-optimum archive organization and storage because the inactive
archive was managed by only an archivist, inadequate traditional maintenance and
treatment, incomplete supporting facilities, either electronic or non-electronic, in
the office.
The conclusion of this final project was that the management inactive
dynamic archive in Local Archive and Library Office of Surakarta City referred to
the classification pattern from Surakarta Mayor’s Regulation No.01 of 2006 and
the implementation had been consistent with prevailing procedure and regulation
despite non-optimum implementation.
commit to user