SHELI MEDITA FANNI D1509081
commit to user
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF
DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH
KOTA SURAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya ( A.Md. ) dalam Bidang
Manajemen Administrasi
Oleh :
SHELI MEDITA FANNI D1509081
PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA
(2)
commit to user
i
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF
DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA SURAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya (A. Md.) dalam Bidang
Manajemen Administrasi
Oleh:
SHELI MEDITA FANNI D1509081
PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA
(3)
commit to user
(4)
commit to user
(5)
commit to user
iv
PERNYATAAN
Nama : SHELI MEDITA FANNI
NIM : D1509081
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul “PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA SURAKARTA” adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka.
Apabila dikemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya peroleh dari tugas akhir tersebut.
Surakarta, Juni 2012 Yang membuat pernyataan,
(6)
commit to user
v MOTTO
Hidup tidak menghadiahkan barang sesuatupun kepada manusia tanpa bekerja keras.
Bersikaplah kukuh seperti batu karang yang tidak putus-putusnya dipukul ombak. Ia tidak saja tetap berdiri kokoh bahkan iamenemtramkan amarah ombak dengan gelombang itu.
Persahabatan terdiri atas telinga yang mau mendengar, hati yang mau memahami dan tangan yang siap menolong. (Frank Tyger)(7)
commit to user
vi
PERSEMBAHAN
Kedua Orang tuaku yang selalu
memberikan dukungan dan doa
Teman-teman & Sahabat-sahabatku
Seseorang yang selalu menemani suka
dan dukaku
(8)
commit to user
vii
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah memberikan rahmat dan karunia-Nya bagi penulis sehingga dapat menyelesaikan tugas akhir ini berjudul ”PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI
KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA SURAKARTA”.
Tugas akhir ini disusun dalam rangka memenuhi tugas dan melengkapi persyaratan guna memperoleh Sebutan Profesi Ahli Madya Progam D III Manajemen Administrasi pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Di dalam penyelesaian Tugas Akhir ini penulis banyak mendapat kesulitan. Namun berkat bantuan dan dukungan moral maupun material dari berbagai pihak, akhirnya kesulitan tersebut bisa teratasi. Untuk itu pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Ibu Faizatul Ansoriyah, S.Sos, M.Si selaku Dosen Pembimbing utama yang telah bersedia dan memberikan saran, bimbingan dan pengarahan dalam penulisan Tugas Akhir ini.
2. Bapak Drs. Sudarto, M.Si selaku Ketua Program Diploma Manajemen Administrasi.
3. Ibu Dra. Kristina Setyowati, M.Si selaku Pembimbing Akademis yang telah membimbing, memberi nasehat dan membantu penulis sehingga dapat menempuh perkuliahan dengan baik.
4. Bapak Prof. Drs. Pawito, Ph.D selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
5. Ibu Siti Muryati, M.M selaku Kepala Kantor di Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Surakarta.
6. Bapak Sri Wahyudi, S.Sos, M.Si selaku Kepala Seksi Pengelolaan Arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.
7. Kedua orang tua dan keluarga besarku yang telah memberi dukungan moral maupun material.
(9)
commit to user
viii
8. Seluruh teman-teman yang ada di D-III Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret, khususnya teman-teman D-III Manajemen Administrasi angkatan 2009.
Penulis menyadari bahwa dalam melakukan pengamatan dan penulisan tugas akhir ini masih jauh dari sempurna dan banyak kekurangannya, untuk itu penulis sangat mengharapkan saran dan masukan dari pembaca demi meningkatkan pengetahuan penulis.
Harapan Penulis, semoga penyusunan Tugas Akhir ini bermanfaat bagi pembaca dan semua pihak yang membutuhkan.
Surakarta, Juni 2012
(10)
commit to user
ix DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL ... i
PERSETUJUAN ... ii
PENGESAHAN ... iii
PERNYATAAN ... iv
MOTTO ... v
PERSEMBAHAN ... vi
KATA PENGANTAR ... vii
DAFTAR ISI ... ix
DAFTAR TABEL ... xii
DAFTAR GAMBAR ... xiii
ABSTRAK ... xiv
ABSTRACT ... xv
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Perumusan Masalah ... 3
C. Tujuan Pengamatan ... 4
D. Manfaat Pengamatan ... 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN ... 5
A. Tinjauan Pustaka ... 5
1. Pengertian Pengelolaan ... 5
2. Pengertian Arsip ... 7
3. Arsip Dinamis Inaktif... 10
4. Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif ... 11
a. Pengelolaan arsip ... 11
b. Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif ... 12
(11)
commit to user
x
2. Penataan dan Penyimpanan Arsip ... 14
3. Pelayanan Arsip ... 16
4. Pemusnahan ... 18
B. Metode Pengamatan ... 19
1. Lokasi Pengamatan ... 19
2. Jenis Pengamatan ... 20
3. Sumber Data ... 20
4. Teknik Pengumpulan Data ... 21
5. Teknik Analisis Data ... 21
BAB III DESKRIPSI LOKASI ... 24
A. Lokasi pengamatan ... 24
B. Sejarah Berdirinya Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta ... 24
C. Visi dan Misi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta ... 26
D. Tugas Pokok dan Fungsi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta ... 27
E. Struktur Organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta ... 28
F. Pegawai Seksi Pengelolaan Arsip ... 32
BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN ... 36
A. Hasil Pengamatan Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta ... 36
1. Memindahkan Arsip ... 38
2. Penataan dan Penyimpanan ... 43
3. Pelayanan Arsip ... 48
4. Pemusnahan Arsip ... 49
(12)
commit to user
xi
C. Hambatan-Hambatan yang muncul Dalam Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan
Daerah Kota Surakarta ... 56
D. Langkah-Langkah untuk Mengatasi Hambatan dalam Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif Di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta ... 57
BAB V PENUTUP ... 58
A. Kesimpulan ... 58
B. Saran ... 59
DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
(13)
commit to user
xii
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Daftar Pegawai Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota
Surakarta Pada Tahun 2012 ... 34
Tabel 4.1 Jumlah Penerimaan Arsip Dinamis Inaktif ... 43
Tabel 4.2 Kartu Fisis ... 44
Tabel 4.3 Daftar Pertelaan Arsip ... 47
Tabel 4.4 Lembar Peminjaman Arsip ... 49
Tabel 4.5 Daftar Pemusnahan Arsip ... 50
Tabel 4.6 Berita Acara Pemusnahan Arsip ... 51
Tabel 4.7 Daftar Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif Pada Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta ... 52
(14)
commit to user
xiii
DAFTAR GAMBAR
Gb. 2.1 Klasifikasi Arsip ... 9 Gb. 2.2 Model Analisis Interaktif ... 23 Gb. 3.1 Bagan Organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota
(15)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xiv ABSTRAK
Sheli Medita Fanni, D1509081, PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA SURAKARTA, Program Studi Manajemen Administrasi, Program Diploma III, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret, 2012, 59 halaman.
Pengamatan ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana pengelolaan arsip dinamis inaktif dan hambatan-hambatan yang muncul dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.
Pengamatan ini menggunakan metode deskripsi kualitatif yang bersifat mengumpulkan data dengan menggunakan langsung analisa setelah mendapatkan data. Sedangkan untuk tehnik pengumpulan data menggunakan observasi, wawancara dan dokumentasi. Dalam analisis data menggunakan model analisis interaktif yang terdiri dari 4 komponen utama, yaitu pengumpulan, reduksi data, sajian data dan penarikan kesimpulan.
Berdasarkan hasil analisa pengamatan yang dilakukan di Kantor Arsip dan Perpustakaan daerah Kota Surakarta diperoleh bahwa pengelolaan arsip dinamis inaktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan daerah Surakarta telah dilaksanakan sesuai prosedur, sudah dikelola dengan baik tapi belum optimal penanganannya, ini dapat dilihat dari banyaknya arsip inaktif unit pengolah yang diserahkan namun masih ada arsip dinamis inaktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yang belum ditangani. Dalam pelaksanaan pengelolaan arsip dinamis inaktif telah dilaksanakan sesuai dengan aturan yang berlaku. Optimalisasi, efisiensi, dan efektifitas belum bisa diperoleh karena adanya faktor yang menghambat dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif tersebut, antara lain: dalam hal penataan dan penyimpanan arsip belum optimal karena kurangnya sumber daya manusia yang mengelola arsip, pemeliharaan dan perawatan yang masih belum memadai dan masih tradisional, belum adanya sarana penunjang seperti peralatan elektronik yang belum semuanya terpenuhi dalam pengelolaan arsip.
(16)
commit to user
xv ABSTRACT
Sheli Medita Fanni, D1509081, INACTIVE DYNAMIC ARCHIVE MANAGEMENT IN SURAKARTA CITY’S LOCAL LIBRARY AND ARCHIVE OFFICE, Administration Management Study Program, Diploma III Program, Social and Political Sciences Faculty of Sebelas Maret University, 2012, 59 pages.
This observation aims to find out how to find out how the inactive dynamic archive management and the obstacles emerging in inactive archive management in the Surakarta City’s Local Library and Archive Office.
This observation employed a descriptive qualitative method, namely to collect the data using analysis directly after obtaining the data. Meanwhile, techniques of collecting data used were observation, interview and documentation. The data analysis was done using an interactive model of analysis consisting of 4 main components: data collection, data reduction, data display and conclusion drawing.
Based on the result of observation analysis conducted in the Surakarta City’s Local Library and Archive Office it could be found that the inactive dynamic management in Surakarta City’s Local Library and Archive Office had worked according to the procedure, had been managed well but the management had not been optimal. It could be seen from many given inactive archive of processing unit but there were still inactive dynamic archives unmanaged in Surakarta City’s Local Library and Archive Office. The inactive dynamic archive management had implemented according to the rule prevailing. Optimization, efficiency, and effectiveness had not been obtained due to some factors inhibiting the management of inactive dynamic archive, among others, in the terms of: archive arrangement storage that had not been optimal because of limited human resource managing the archive, the maintenance that had not been adequate and still traditional, there had no supporting infrastructure such as electronic fixture that has not been fulfilled in archive management.
(17)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Setiap pekerjaan dan kegiatan kantor, baik pemerintah maupun swasta memerlukan penyimpanan, pencatatan serta pengolahan surat, baik kedalam maupun keluar dengan sistem tertentu dan dapat dipertanggungjawabkan. Kegiatan ini disebut dengan istilah Administrasi Kearsipan. Arsip yang dimiliki oleh organisasi harus dikelola dengan baik, sebab keunggulan pada bidang kearsipan akan sangat membantu tugas pimpinan serta membantu mekanisme kerja dari seluruh pihak yang bersangkutan dalam pencapaian tujuan secara lebih efisien dan efektif. Informasi yang diperlukan melalui arsip dapat menghindari salah komunikasi, mencegah adanya duplikasi pekerjaan dan membantu mencapai efisiensi kerja.
Arsip mempunyai nilai dan peran penting karena arsip merupakan bahan bukti resmi mengenai penyelenggaraan administrasi pemerintahan dan kehidupan kebangsaan Bangsa Indonesia, sehingga dalam rangka usaha untuk meningkatkan daya guna dan tepat guna administrasi aparatur Negara, telah ditetapkan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 pasal (1) ayat 2 yang mendefinisikan arsip sebagai berikut :
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
Menurut fungsinya arsip dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Arsip dinamis dilihat dari kegunaannya dibedakan menjadi dua, yaitu arsip aktif dan inaktif.
(18)
commit to user
Arsip inaktif adalah arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta dikelola oleh Pusat Arsip (Basir Barthos, 1991:4). Pusat Arsip atau yang disebut Lembaga Kearsipan Daerah berfungsi mengelola arsip dinamis inaktif di Surakarta adalah Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.
Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta merupakan sebuah instansi pemerintah yang merupakan salah satu lembaga teknis daerah kota Surakarta yang mempunyai tugas pokok membantu Walikota dalam penyelenggaraan pemerintahan daerah khususnya di bidang Kearsipan. Dalam hal ini penyelenggara pemerintah daerah yaitu Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) Kota Surakarta.
SKPD adalah Unit Kerja Pemerintah Daerah yang mempunyai tugas menyelenggarakan urusan pemerintah daerah Kota Surakarta, misalnya pembuat rumusan rencana kerja yang akan dilakukan selama satu tahun. Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) Kota Surakarta meliputi Lembaga Badan, Sekertariat Daerah, Lembaga Dinas, Lembaga Kantor, Inspektorat, Kecamatan dan Kelurahan. Pelaksanaan SKPD berupa penyelenggaraan pemerintahan daerah dan selanjutnya pengelolaan kearsipan merupakan tantangan bagi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta untuk meningkatkan kinerja maupun kualitas pengelolaan arsip pemerintah kota Surakarta.
Arsip-arsip inaktif yang terus dihasilkan dari kegiatan administrasi suatu organisasi atau lembaga Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dalam sehari-hari akan terus bertambah. Masalah yang kemudian timbul di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dari keadaan ini adalah penyerahan arsip semakin banyak yang mengakibatkan menumpuknya arsip inaktif dari SKPD yang tidak terkontrol. Arsip-arsip cenderung diabaikan cara pengelolaannya karena sudah jarang digunakan, dan tidak tertata rapi akibatnya apabila organisasi membutuhkan informasi arsip untuk kebutuhan
(19)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
pelaksanaan tugas atau pengambilan keputusan, arsip menjadi sulit diketemukan atau memerlukan waktu yang cukup lama.
Penyerahan arsip inaktif dalam keadaan tidak rapi mengakibatkan semakin besarnya masalah kearsipan yang dihadapi oleh Kantor Arsip. Tumpukan arsip inaktif menjadi semacam penyakit yang menyebar keseluruh badan, yang menjadikan kesan kondisi kantor semakin berantakan karena arsip tersebar dimana-mana dan tidak dikelola dengan baik. Hal ini mengakibatkan hilangnya aset organisasi berupa informasi yang tidak ternilai harganya, disamping menimbulkan beban biaya dan beban administrasi yang semakin besar. Permasalahan tersebut merupakan permasalahan yang kompleks, karena melibatkan berbagai unsur yang saling terkait yaitu ruangan untuk penyimpanan, peralatan dan sumber daya manusia, dimana akhirnya bermuara pada pembiayaan.
Berdasarkan latar belakang masalah diatas penulis mencoba untuk meneliti bagaimana pengelolaan arsip dinamis inaktif yang baik dan benar pada Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, sehingga penulis tertarik untuk menyusun Tugas Akhir mengenai “PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA SURAKARTA”
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah diatas, maka rumusan masalah yang akan penulis ambil dari pengamatan tersebut adalah :
a. Bagaimana pengelolaan arsip dinamis inaktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Surakarta?
b. Apa sajakah hambatan-hambatan yang muncul dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta?
(20)
commit to user
C. Tujuan Pengamatan 1. Tujuan Operasional
a. Untuk mengetahui pelaksanaan pengelolaan arsip dinamis inaktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.
b. Untuk mengetahui hambatan-hambatan yang dihadapi dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.
c. Untuk mengetahui cara mengatasi hambatan dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.
2. Tujuan Fungsional
Pengamatan ini dilakukan agar dapat memberikan masukan berupa langkah-langkah untuk mengatasi hambatan yang muncul dalam usaha peningkatan pengelolaan arsip dinamis inaktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.
3. Tujuan Individual
Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh sebutan Ahli Madya (A.Md.) pada Program Diploma III Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.
D. Manfaat Pengamatan
Pengamatan ini diharapkan memberikan manfaat sebagai berikut ;
1. Mampu menyediakan arsip-arsip inaktif yang benar, pada waktu yang tepat, untuk orang yang tepat, serta dengan biaya yang seefisien mungkin.
2. Sebagai media pembelajaran bagi semua pihak yang berkepentingan terutama dalam masalah kearsipan.
3. Memberikan solusi atas hambatan-hambatan yang muncul dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.
(21)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
5
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN
A. TINJAUAN PUSTAKA 1. Pengertian Pengelolaan
Tidak sedikit orang yang mengartikan pengelolaan sama dengan arti manajemen. Karena antara manajemen dan pengelolaan memiliki satu tujuan yang sama yaitu tercapainya tujuan suatu organisasi. Pengelolaan diartikan sebagai suatu rangkaian pekerjaan atau usaha yang dilakukan oleh sekelompok orang untuk melakukan serangkaian kerja dalam mencapai tujuan tertentu.
Pengelolaan arsip adalah proses kegiatan pengaturan informasi atau data yang bertujuan untuk memudahkan dalam penemuan kembali. Pengelolaan bisa diartikan manajemen, yaitu suatu proses kegiatan yang dimulai dari, perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya– sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan (Handoko T. Hani, 1997 : 8).
Definisi pengelolaan yang dikemukakan oleh beberapa ahli terdapat perbedaan-perbedaan, hal ini disebabkan karena para ahli meninjau pengelolaan dari segi fungsi, benda, kelembagaan dan yang meninjau pengelolaan sebagai suatu kesatuan. Namun jika dipelajari pada prinsipnya definisi-definisi tersebut mengandung pengertian dan tujuan yang sama.
Berikut ini pendapat beberapa para ahli mengenai pengelolaan: a). Wardoyo (1980:41) memberikan definisi pengelolaan :
Pengelolaan adalah suatu rangkaian yang beriintikan perencanaan, pengorganisasian penggerakan dan pengawasan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
(22)
commit to user b). Menurut Harsoyo (1997:121)
Pengelolaan adalah suatu istilah yang berasal dari kata “kelola” mengandung arti serangkaian usaha yang bertujuan untuk menggali dan memanfaatkan segala potensi yang dimiliki secara efektif dan efisien guna mencapai tujuan tertentu yang telah direncanakan sebelumnya.
Sumber online : Zulfikar Putra, 2011, Pengertian Pengelolaan, http: www.shvoong.com. diakses pada tanggal 23 Maret 2012.
Arti pengelolaan dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia (1994:444) sebagai berikut:
a. Pengurusan, penyelenggaraan, manajemen, proses. b. Jalannya suatu peristiwa dari awal sampai dengan akhir. Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1998:411) memaparkan pengertian sebagai berikut:
a. Proses cara pembuatan mengelola
b. Proses melakukan kegiatan tertentu dengan menggerakkan tenaga orang lain.
c. Proses yang membantu merumuskan kebijaksanaan dan tujuan organisasi.
d. Proses yang memberikan pengawasan kepada semua hal yang terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan. Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan pengelolaan adalah suatu rangkaian kegiatan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan yang bertujuan menggali dan memanfaatkan sumber daya yang dimiliki secara efektif untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya.
(23)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
2. Pengertian Arsip
Perkembangan kearsipan sebenarnya tidak dapat dilepaskan dari perkembangan sejarah ketatanegaraan dan administrasi pemerintah. Untuk mengetahui lingkup kearsipan perlu ditelusuri terlebih dahulu pengetahuan mengenai asal usul munculnya istilah arsip itu sendiri.
Ditinjau dari segi bahasa, istilah arsip dalam bahasa Belanda disebut Archief, sedang dalam bahasa Inggris disebut Archieve, kata ini berasal dari bahasa Yunani yaitu dari kata Arche yang berarti “permulaan”. Kemudian kata Arche ini berkembang menjadi kata Archia yang berarti “catatan”. Selanjutnya dari kata Arche berubah lagi menjadi kata Ar-cheion yang berati “gedung pemerintahan”. Sedangkan dalam bahasa Latin disebut Archivum atau Archium, dan akhirnya dari kata-kata ini dalam bahasa Indonesia dipakai istilah “arsip” sampai saat ini. Disamping pengertian kata arsip dalam bahasa Indonesia, dikenal pula istilah File (dari bahasa Latin Fillum, yang berarti tali), dan istilah Records, yang masih banyak dipergunakan dalam kegiatan administrasi kearsipan (Suraja Yohannes, 2006:32).
Pengertian arsip menurut Pasal 1 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 ayat 2 adalah:
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara (ANRI, 2009:3).
Pengertian arsip menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia, arsip adalah simpanan surat-surat penting. Menurut pengertian tersebut, tidak semua surat dikatakan arsip. Surat dapat dikatakan arsip apabila memenuhi persyaratan sebagai berikut:
(24)
commit to user
1. Surat tersebut harus masih mempunyai kepentingan (bagi lembaga, organisasi, instansi, perseorangan) baik untuk masa kini maupun untuk masa yang akan datang, dan
2. Surat tersebut, karena masih mempunyai nilai harus disimpan dengan mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga dengan mudah dan cepat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali (Wursanto, 1991:13).
Disamping itu pengertian arsip dalam Kamus Administrasi Perkantoran (Wursanto, 1991:13), arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.
Menurut pengertian tersebut, warkat yang selanjutnya disebut arsip harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:
1. Warkat tersebut harus masih mempunyai kegunaan,
2. Warkat tersebut harus disimpan secara teratur dan berencana,
3. Warkat tersebut dapat ditemukan dengan mudah dan cepat apabila diperlukan kembali.
Menurut Ig. Wursanto dalam buku Kearsipan I arsip disebutkan dalam Seminar Dokumentasi atau Arsip Kementrian-Kementrian diselenggarakan di Jakarta pada 28 Februari – 2 Maret 1957, telah memberikan rumusan tentang arsip sebagai berikut:
1. Arsip adalah kumpulan surat menyurat yang terjadi karena pekerjaan, aksi, transaksi, tindak tanduk, dokumenter, yang disimpan sehingga pada tiap kali dibutuhkan dapat dipersiapkan, untuk melaksanakan tindakan-tindakan selanjutnya.
2. Arsip adalah suatu badan, dimana diadakan pencatatan, penyimpanan, serta pengolahan-pengolahan tentang segala surat, baik dalam pemerintahan maupun dalam soal umum, baik kedalam maupun keluar dengan satu sistem tertentu yang dapat dipertanggungjawabkan (Wursanto, 1991:17).
(25)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
Sedangkan pengertian arsip menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN) (Wursanto, 1991:18) memberikan rumusan tentang arsip sebagai berikut:
Arsip adalah segala kertas naskah, buku, foto, film, mikrofilm, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, asli atau salinannya, serta dengan segala cara penciptannya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan sebagai bukti atau tujuan, organisasi, fungsi-fungsi, kebijaksanaan-kebijaksanaan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan, atau kegiatan pemerintah yang lain, atau karena pentingnya informasi yang terkandung didalamnya.
Gambar di bawah ini menyajikan pengklasifikasian arsip yang menjelaskan pembahasan lebih lanjut:
Gb. 2. 1. Klasifikasi arsip
Sumber: Badri Munir Sukoco dalam Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, 2007:82
Menurut Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Kearsipan Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan, yang dimaksud dengan arsip dinamis dan statis adalah sebagai berikut:
Arsip dinamis adalah arsip-arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Sedangkan arsip statis adalah
arsip-Arsip
Arsip dinamis
Arsip statis
aktif
(26)
commit to user
arsip yang tidak digunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun pada penyelenggaraan kehidupan sehari-hari administrasi negara. Dengan demikian arsip statis tidak berada lagi di setiap organisasi pencipta arsip tetapi berada di Arsip Nasional Republik Indonesia (Wursanto, 1991:29).
Arsip dinamis dibedakan menjadi dua, yaitu arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif adalah arsip dinamis yang masih sering digunakan bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan suatu kerja (unit pengolah) pada suatu organisasi. Arsip dinamis inaktif adalah arsip dinamis yang frekuensi kegunaannya oleh unit pengolah sudah jarang dan hanya digunakan sebagai referensi.
Arsip aktif digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan berbangsa pada umumnya dan digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa arsip dinamis aktif yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi.
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan yang dapat memberi keterangan tentang kejadian-kejadian dan pelaksanaan organisasi yang berupa surat menyurat dan tata bahan yang dapat memberikan keterangan yang jelas dan tepat. Data atau bahan tersebut dapat berupa cetakan, buku catatan yang berisi korespondensi, hasil penelitian, skripsi, dan latihan-latihan serta laporan mengenai suatu hal.
3. Arsip Dinamis Inaktif
Arsip dinamis adalah arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan berkebangsaan pada umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.
(27)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
1. Arsip dinamis aktif adalah arsip yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta masih dikelola oleh Unit Pengolah. 2. Arsip dinamis inaktif adalah arsip yang tidak secara langsung dan
tidak terus menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta dikelola oleh Pusat Arsip (Basir Barthos, 1990:4).
Sedangkan pengertian arsip dinamis dinamis inaktif menurut Arsip Nasional adalah Arsip Dinamis yang frekuensi penggunaannya untuk menyelenggarakan administrasi telah menurun (Arnas RI, 2005:3).
Dari definisi tersebut dapat ditarik kesimpulan bahwa arsip dinamis inaktif adalah arsip yang frekwensi penggunaannya sudah menurun dan dipakai hanya untuk referensi atau rujukan dalam penyusunan pelaksanaan organisasi serta dikelola di Pusat Arsip.
Ciri-ciri arsip dinamis inaktif : 1. Penyimpanan ada di pusat arsip
2. Frekwensi penggunaannya kurang dari sepuluh kali dalam satu tahun 3. Hanya untuk referensi atau rujukan.
4. Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif a. Pengelolaan Arsip
Pengelolaan arsip merupakan kegiatan pengaturan informasi dan fisik arsip untuk memudahkan penemuan kembali. Pengelolaan arsip perlu dilakukan secara benar untuk mencapai tujuan penyimpanan arsip. Mengenai tujuan pengelolaan arsip (Basir Barthos,1989:12) menyebutkan bahwa tujuan pengelolaan arsip adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan berkebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.
(28)
commit to user
Untuk mengetahui keberhasilan pengelolaan arsip dapat diukur dengan:
1. Volume arsip
a). Ada tidaknya pemindahan arsip b). Ada tidaknya pemusnahan arsip c). Ada tidaknya penyerahan arsip 2. Keamanan
a). Kondisi fisik dan informasi arsip b). Peralatan arsip
c). Kondisi ruang arsip 3. Efisiensi
a). Kecepatan waktu yang digunakan untuk penemuan arsip b). Berkurangnya biaya
c). Kondisi ruangan arsip 4. Efektifitas
a). Ketepatan penemuan kembali arsip
b). Ketepatan sarana terhadap penggunaan arsip b. Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif
Pengelolaan arsip inaktif perlu dilaksanakan secara tepat untuk mencapai tujuannya yaitu untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan berkebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.
Terkait dengan usaha pencapaian tujuan pengelolaan arsip inaktif tersebut, maka perlu diciptakan pusat arsip yang memiliki sasaran:
a. Pengurangan volume arsip organisasi dan pengurangan biaya ruang simpan, alat, dan sumber daya manusia.
b. Penciptaan kontrol yang tepat untuk menjamin aliran arsip dari tempat yang mahal ke tempat yang lebih murah.
(29)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
d. Penciptaan sistem penyimpanan dan penemuan kembali yang efektif dan efisien.
e. Pengamanan arsip seluruh organisasi.
Pencapaian tujuan pengelolaan arsip inaktif dan penciptaan pusat arsip dalam Manajemen Arsip Inaktif (ANRI:4), senantiasa harus memperhatikan prinsip-prinsip pengelolaan inaktif, yang meliputi : a. Pengelolaan inaktif harus murah
b. Pengelolaan inaktif harus accesible
c. Pengelolaan inaktif harus menjamin keamanan
Untuk mencapai keberhasilan dalam suatu organisasi maka perlu adanya pengelolaan arsip inaktif dengan baik, meliputi kegiatan-kegiatan antara lain :
1. Pemindahan arsip
Pemindahan arsip ini dilakukan dari unit kearsipan pada unit kerja ke Pusat Arsip. Pemindahan ini adalah kegiatan fisik yang telah dirancang dalam periode waktu yang telah ditentukan. Langkah-langkah pemindahan yang perlu dilakukan adalah sebagai berikut :
a. Menetapkan periode pemindahan arsip
Periode pemindahan arsip ditentukan oleh kebijakan perusahaan atau kantor, dapat bersifat berkala artinya arsip dipindahkan berdasar jadwal reguler (berdasar jangka waktu tertentu). Pemindahan rutin adalah prinsip yang memperbolehkan pemindahan arsip dari unit-unit kerja ke Pusat Arsip setiap saat (tidak menentukan waktunya).
Untuk pemindahan ini juga berpedoman pada Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang sudah dimiliki oleh setiap instansi di Kota Surakarta.
Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah daftar yang berisi jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan
(30)
commit to user
yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip yang dimusnahkan, dinilai kembali atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
b. Menetapkan arsip yang dipindah
Arsip diidentifikasikan berdasarkan jadwal retensi arsip (jadwal yang memuat berapa lama arsip harus disimpan), sepanjang telah memenuhi syarat untuk dipindah ke Kantor Pusat Arsip segera dipindahkan.
c. Menyiapkan arsip yang dipindah
Setelah adanya penyelesaian dan pimpinan sudah menyetujui, maka dibuatkan daftar pertelaan arsip, yang memuat tentang series (jenis) arsip, volume arsip, tahun, nomor boks dan retensi.
d. Penyiapan ruang simpan
Pusat arsip harus senantiasa menyiapkan ruang dan alat simpan secara antisipasif, sehingga tidak terjadi arsip yang dipindah tidak tersedia ruang dan alat penyimpannya.
e. Penerimaan arsip
Arsip yang diterima harus dicocokkan dengan daftar pertelaan arsip yang dipindahkan, serta diperiksa kelengkapannya, sehingga tidak menimbulkan kesalahpahaman dikemudian hari, dan dibuatkan berita acara pemindahan arsip.
2. Penataan dan Penyimpanan Arsip
Penataan dan penyimpanan arsip dinamis inaktif melalui tahapan-tahapan sebagai berikut:
a. Pemeriksaan adalah kegiatan kontrol awal yang harus dilaksanakan dalam menyimpan arsip. Perlu dicek, apakah arsip tersebut benar-benar telah inaktif. Selanjutnya perlu dicek kondisi fisik disetiap lembar arsip, khususnya untuk series arsip
(31)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
yang memiliki retensi panjang atau mungkin merupakan arsip vital. Bila ditemukan arsip yang kondisinya sudah rusak maka perlu dilaksanakan perbaikan seperlunya.
b. Pendiskripsian.
Setelah semua series arsip diperiksa dengan teliti, maka langkah berikutnya adalah melaksanakan pendeskripsian arsip berdasarkan series arsip. Kegiatan ini harus dilakukan untuk menguji kebenaran deskripsi arsip yang telah dilaksanakan oleh arsiparis. Pendeskripsian yang dilakukan dipusat arsip harus senantiasa memperhatikan hubungan antara arsip yang berasal dari unit kerja satu dengan unit kerja lainnya. Sehingga dasar kegiatan deskripsi ini adalah pengetahuan atas seluruh koleksi arsip yang dimiliki organisasi. Kegiatan deskripsi akan menghasilkan suatu tunjuk silang karena arsip dari unit yang satu berkaitan dengan arsip dari unit lainnya. Penciptaan tunjuk silang dapat dilaksanakan dalam bentuk lembaran, guide, atau folder yang diletakkan di dalam box, namun dapat pula dituangkan dalam daftar pertelaan arsip sebagai alat bantu penemuan arsip.
c. Sortir.
Sortir dalam kegiatan penyimpanan arsip inaktif dilakukan untuk mengelompokkan antara arsip dengan non arsip, kelompok series arsip yang satu dengan kelompok series yang lain, berdasarkan urutan kode nomor dan lain-lain, sehingga akan memudahkan dalam rangka memasukkan arsip ke dalam box atau menata box dalam rak.
d. Penataan arsip dan box
Penataan arsip dalam setiap boks sebagaimana telah diatur senantiasa harus memperhatikan penataan arsip ketika masih aktif. Setelah semua arsip dimasukkan ke dalam box dan box tersebut diberi nomor sesuai dengan nomor urut atau lokasi
(32)
commit to user
penyimpanannya, maka langkah berikutnya adalah menata box dalam rak arsip.
e. Membuat daftar pertelaan arsip
Daftar pertelaan arsip adalah alat bantu untuk menemukan kembali arsip yang telah disimpan dalam box arsip. Daftar Pertelaan Arsip yaitu suatu daftar yang berisi uraian susunan berkas sesuai dengan seri arsip yang disusun berdasarkan hasil deskripsi arsip/kartu pencatatan berkas yang dilakukan pada saat pendataan.
3. Pelayanan arsip
Pelayanan arsip dapat berupa peminjaman arsip atau pemberian pelayanan informasi yang terkandung didalam arsip yang disimpan. Kegiatan pelayanan arsip pada umumnya mengatur tentang kewenangan penggunaan arsip dan prosedur penggunaannya.
a. Permintaan
Permintaan penggunaan arsip atau pelayanan informasi arsip dapat dilaksanakan melalui lisan maupun tertulis, akan lebih baik lagi apabila permintaan menggunakan formulir permintaan dan dapat berfungsi pula sebagai pemesanan arsip. Formulir ini minimal memuat nama peminjam dan unit kerjanya, arsip yang dipinjam, untuk kepentingan apa, berapa lama dipinjam.
b. Pencarian
Pencarian arsip dilaksanakan melalui Daftar Pertelaan Arsip. Pertama kali harus kita ketahui masalah apa yang dipinjam, kemudian dicari series arsipnya. Series arsip yang ada dalam daftar akan merujuk pada nomor box yang menunjukkan lokasi penyimpanan arsip yang bersangkutan.
(33)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user c. Pengambilan arsip
Setelah box arsip yang dicari ketemu, maka langkah berikutnya adalah mengambil arsip dari tempatnya. Sebelum arsip diambil, terlebih dahulu harus kita siapkan out indicator (semacam tanda keluarnya arsip). Bila yang diambil satu folder/map, maka perlu disiapkan out indicator berupa guide atau folder. Bila yang diambil satu box, maka perlu disiapkan out indikator berupa box. Out indicator ini kecuali memiliki label yang ditulisi kata out atau keluar, juga memuat formulir yang didalamnya berisi minimal tentang tanggal pengambilan, siapa yang meminjam, arsip apa yang dipinjam dan sampai kapan ia meminjam. Setelah out indicator disiapkan dan telah diisi formulirnya secara benar, maka arsip yang bersangkutan di ambil dari tempatnya, kemudian tempat tersebut diganti dengan out indicator tadi.
d. Pencatatan
Langkah berikutnya adalah mencatat arsip yang akan dipinjam dalam sarana peminjaman baik berupa buku atau formulir atau sarana lainnya. Hal-hal yang perlu dicatat adalah nama peminjam, jenis arsip, jumlahnya, keasliannya, kapan dipinjam dan kapan kembali.
e. Pengendalian
Pengendalian terutama dilakukan tentang batas waktu peminjaman arsip. Jika batas waktu diatur maksimal satu minggu dan perpanjangannya juga satu minggu dan semua itu telah dilampaui maka bila seseorang masih membutuhkan arsip tersebut, prosedur peminjaman perlu dilaksanakan kembali. f. Penyimpanan kembali
Setelah arsip yang dipinjam dikembalikan, maka penandaan pada sarana peminjaman bahwa arsip yang bersangkutan telah kembali segera perlu dilaksanakan agar tidak menimbulkan
(34)
commit to user
kesalahan dikemudian hari. Sebelum arsip disimpan kembali ke tempat semula, maka out indikator perlu diambil dan diberi catatan bahwa arsip telah kembali kemudian arsip dikembalikan ke tempat semula.
4. Pemusnahan
Pemusnahan arsip pada umumnya dilaksanakan ketika masa penyimpanan arsip inaktif telah selesai. Beberapa tahap yang perlu dilaksanakan adalah :
a. Penyeleksian
Seleksi terhadap arsip yang retensinya telah ditentukan habis dapat dilaksanakan berdasarkan jadwal retensi arsip. Setelah arsip tersebut terseleksi maka perlu dibuat daftarnya, yang kemudian diajukan ke Panitia pemusnahan untuk diadakan penilaian kembali. Penilaian kembali terhadap arsip yang akan dimusnahkan ini, kemungkinan akan menghasilkan suatu keputusan arsip tersebut disimpan kembali untuk waktu tertentu, dimusnahkan atau mungkin diserahkan ke ANRI, karena ternyata bernilai guna sekunder (memiliki kandungan informasi sejarah).
b. Pelaksanaan pemusnahan
Setelah suatu arsip ditentukan musnah oleh pimpinan, maka pelaksanaan pemusnahan segera dilaksanakan dengan cara dibakar, dicacah, dibubur atau dengan larutan kimia lainnya sehingga fisik dan informasi arsip sudah tidak dapat dikenali lagi. Kemudian setiap pelaksanaan pemusnahan harus disaksikan oleh minimal 2 orang pejabat hukum atau dari bagian perundang-undangan.
c. Dokumentasi pemusnahan
Sebagaimana diatur dalam PP Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip bahwa setiap pemusnahan arsip harus berdasarkan kebijaksanaan pimpinan. Artinya harus ada SK
(35)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
(Surat Keputusan) tentang arsip yang dimusnahkan. Kemudian harus pula dibuat berita acara pemusnahan dan daftar arsip yang dimusnahkan. Pengaturan pemusnahan arsip keuangan dan kepegawaian terutama arsip instansi pemerintah diatur secara khusus dalam Peraturan Pemerintah. Semua dokumentasi dari kegiatan pemusnahan arsip perlu disimpan sebagai arsip vital, khususnya SK pimpinan, berita acara dan daftarnya. Karena dokumentasi tersebut akan menjadi pengganti arsip yang telah dimusnahkan dan sebagai memory organisasi.
B. METODE PENGAMATAN 1. Lokasi Pengamatan
Suatu pengamatan memerlukan lokasi yang dijadikan obyek untuk memperoleh data, diperlukan sehubungan dengan pelaksanaan pengamatan itu. Lokasi yang dipilih sebagai tempat pengamatan adalah Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yang beralamat di Jalan Kepatihan No. 3 Surakarta 57129 Telp. (0271) 643320. Adapun alasan penelitian tersebut, diantaranya :
a. Dalam lokasi penelitian terdapat masalah yang dikaji dalam pengamatan, yaitu banyaknya penumpukan arsip dinamis inaktif tidak teratur yang melibatkan banyak unsur saling berkaitan yaitu ruangan penyimpanan, sumber daya manusia, yang akhirnya menjadi permasalahan yang kompleks di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.
b. Di lokasi ini, penulis mendapat ijin untuk melaksanakan pengamatan yang memungkinkan penulis mendapatkan data-data yang diperlukan sesuai dengan permasalahan yang diamati.
(36)
commit to user
2. Jenis Pengamatan
Pengamatan ini dimaksudkan untuk mendiskripsikan tentang pengelolaan arsip dinamis inaktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan daerah Kota Surakarta. Maka jenis pengamatan yang digunakan adalah penelitian diskriptif kualitatif yaitu metode pengamatan yang memberikan gambaran atau melukiskan keadaan obyek pengamatan pada saat ini berdasarkan fakta-fakta yang tampak atau sebagaimana mestinya (H.B Sutopo:2006). 3. Sumber Data
Pemahaman mengenai berbagai macam sumber data merupakan bagian penting bagi penulis karena ketetapan dan kekayaan data atau informasi bahan yang akan diteliti. Adapun jenis sumber data secara menyeluruh dapat dikelompokkan sebagai berikut :
a. Informan
Dalam pengamatan kualitatif posisi sumber data manusia (narasumber) sangat penting peranannya sebagai individu yang memiliki informasinya. Sumber data itu disebut sebagai informan. Jadi data yang dipergunakan dalam pengamatan ini berasal dari beberapa sumber, diantaranya adalah Kepala Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, Kepala seksi pengelola arsip, Staff pengelola arsip dan pegawai lain di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.
b. Dokumen dan Arsip
Dokumen dan arsip merupakan bahan tertulis yang berhubungan dengan suatu peristiwa atau aktifitas tertentu yang berupa rekaman tertulis. Peristiwa-peristiwa yang telah lama dilakukan dan terjadi pada Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta biasa diteliti dan dipahami atas dasar kajian dari dokumen atau arsip-arsip.
(37)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
4. Tehnik Pengumpulan Data
Tehnik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini berpedoman dari H.B Sutopo adalah:
a. Wawancara
Wawancara merupakan suatu interaksi yang didalamnya terdapat pertukaran aturan, tanggungjawab, perasaan, kepercayaan, motif dan informasi. Dalam hal ini wawancara bersifat lentur dan terbuka serta tidak terstruktur dan ketat dalam suasana formal, bisa dilakukan berulang pada informan yang sama.
b. Observasi
Observasi merupakan suatu proses melihat, mengamati untuk menggali data dari sumber data yang berupa peristiwa, aktivitas, perilaku, tempat atau lokasi, benda, serta rekaman gambar. Dalam tulisan ini penulis melakukan pengamatan secara langsung tentang keadaan dan fenomena yang dijumpai secara sistematis di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.
c. Dokumentasi
Salah satu metode pengumpulan data kualitatif dengan melihat dan menganalisis dokumen-dokumen yang dibuat oleh subjek sendiri atau oleh orang lain tentang subjek.
5. Tehnik Analisis Data
Menurut H.B Sutopo tehnik analisis data yang dipakai dalam pengamatan ini adalah tehnik analisis data kualitatif yaitu secara khusus kegiatannya pada dasarnya dilakukan secara induktif, interaktif dari setiap unit datanya, bersamaan dengan proses pelaksanaan pengumpulan data, dan memproses akhir.
Ada 4 tahapan teknis analisi data, yaitu: 1. Pengumpulan
Pengumpulan data dilakukan sebelum pengamatan, pada saat pengamatan dan di akhir pengamatan.
(38)
commit to user 2. Reduksi data
Proses seleksi, pemfokusan, penyederhanaan, dan abstraksi dari semua jenis informasi yang tertulis lengkap dalam catatan lapangan.
3. Sajian data
Suatu rakitan organisasi informasi deskripsi dalam bentuk narasi lengkap yang untuk selanjutnya memungkinkan simpulan pengamatan dapat dilakukan dan disusun berdasarkan pokok-pokok yang terdapat dalam reduksi data, dan disajikan dengan menggunakan kalimat bahasa yang sistematis.
4. Penarikan kesimpulan dan verifikasi
Kesimpulan merupakan tahap terakhir, yaitu kesimpulan jawaban dari pertanyaan pengamatan yang diajukan mengungkapkan “what” dan “how” dari pengamatan tersebut. Sedangkan verifikasi merupakan aktifitas pengulangan untuk tujuan pemantapan, penelusuran data kembali dengan cepat.
Keempat komponen tersebut saling berhubungan dan mendukung sehingga membentuk interaksi dalam proses pengumpulan data sehingga menjadi siklus penting dalam penyusunan laporan. Keseluruhan proses tersebut dilakukan sepanjang proses pengamatan dan dilakukan berulang kali sehingga analisis yang didapat cukup memuaskan. Keempat komponen diatas akan saling menunjang dan berada dalam satu sistem yang mendukung analisis pengamatan sebagaimana terlihat dalam bagan di bawah ini :
(39)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user Gambar 2.2 Model Analisis Interaktif
Sumber : Milles dan Heberman dalam H.B Sutopo (2006:115) Penarikan
kesimpulan/verifikasi
Sajian data Reduksi data
Pengumpulan data
(3) (1)
(40)
commit to user
BAB III
DESKRIPSI LOKASI
A. Lokasi Pengamatan
Dalam melakukan pengamatan guna menyelesaikan Laporan Kuliah Kerja Manajemen Administrasi, penulis mengambil lokasi di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yang beralamat di Jalan Kepatihan No. 3 Surakarta 57129 Telp. (0271) 643320. Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yang sebelumnya bertempat di Jalan Kolonel Sutarto No. 174 A yang sekarang ini digunakan sebagai depo (tempat untuk menyimpan) arsip, karena ada perbaikan maka Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dipindahkan tempat di Jalan Kepatihan No. 3 Surakarta. Kantor Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Kota Surakarta Nomor: 6 Tahun 2001, sebagai Lembaga Teknis Daerah dan merupakan unsur penunjang Pemerintah Daerah di bidang kearsipan dan perpustakaan daerah dipimpin oleh seorang kepala kantor yang dalam melaksanakan tugas berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah.
B. Sejarah Berdirinya Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah No. 6 Tahun 2001. Sebelum dibentuk Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, penyelenggaraan urusan pemerintahan di bidang kearsipan ditangani oleh Kantor Sekretaris Daerah Pemerintah Kota Surakarta, khususnya di Bagian Umum. Namun setelah ada keputusan Menteri Dalam Negeri No. 28 Tahun 1992, maka susunan organsasi dan tata kerja Sekretaris Wilayah Daerah Pemerintah Kota Surakarta menjadi pola maksimal.
Adanya Surat Keputusan dari Menteri Dalam Negeri merupakan jawaban atas Surat Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Tengah tanggal
(41)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
28 September 1992 No. 061/29056. Surat Gubernur tersebut berisi usulan tentang peningkatan pola organisasi Sekretariat Wilayah/Daerah Tingkat II yang merupakan kelanjutan dari surat Walikota Madya Kepala Daerah Tingkat II Surakarta tanggal 29 April 1992 yang berisi pengajuan permohonan agar susunan organisasi dan tata kerja Sekretariat Wilayah/Daerah Kota Surakarta menjadi pola maksimal. Sebagai jawaban atas surat tersebut, Menteri Dalam Negeri mengeluarkan surat persetujuan atas perubahan susunan organisasi dan tata kerja Sekretariat Wilayah/Daerah Kota Surakarta menjadi pola maksimal. Surat itu dikeluarkan pada tanggal 8 Oktober 1992 No. 061/2597/SJ.
Berdasarkan atas Surat Keputusan Menteri Dalam Negeri tersebut disusun Peraturan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta No. 1 Tahun 1993 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Wilayah/Daerah dan Sekretariat DPRD Tingkat II Surakarta. Atas hal tersebut, terbentuklah Peraturan Daerah No. 7 Tahun 1993 seri: D No. 6 tanggal 22 April 1993, yang disahkan dengan keputusan Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Tengah No. 183.3/173/1993 tanggal 23 Maret 1993.
Selanjutnya Peraturan Daerah tersebut mengalami perubahan sebanyak dua kali, perubahan pertama dengan Peraturan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II No. 2 Tahun 1996 Tentang Perubahan Pertama Peraturan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta No. 1 Tahun 1993 Tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Wilayah/Daerah dan Sekretariat DPRD Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta. Kemudian Peraturan Daerah dirubah lagi dengan Peraturan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta No. 17 Tahun 1999 Tentang Perubahan Kedua Peraturan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta No. 1 Tahun 1993 Tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Wilayah/Daerah dan Sekretariat DPRD Tingkat II Surakarta. Perubahan kedua Peraturan Daerah ini termuat dalam Lembaran Daerah Kotamadya Surakarta Tahun 1999 No. 31 Seri: D No. 12.
(42)
commit to user
Dengan adanya Peraturan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta Tentang Perubahan Kedua Peraturan Daerah Kotamadya Tingkat II Surakarta No. 1 Tahun 1993 Tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Wilayah/Daerah dan Sekretariat DPRD Tingkat II Surakarta tersebut, maka penyelenggaraan urusan pemerintah di bidang kearsipan masih ditangani oleh Bagian Umum di bawah Sekretariat Wilayah/Daerah Kota Surakarta.
Kemudian, dengan adanya Undang-Undang No. 22 Tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah yang menganut prinsip penyelenggaraan otonomi daerah yang luas, nyata dan bertanggungjawab, maka demi kelancaran Penyelenggaraan Pemerintah Daerah Kota Surakarta perlu adanya penataan kembali perangkat Pemerintah Daerah Kota Surakarta sesuai dengan Peraturan Pemerintah No. 84 Tahun 2000 tentang Pedoman Organisasi Perangkat Daerah. Untuk itu, diterbitkanlah Peraturan Daerah Kota Surakarta No. 6 Tahun 2001 yang termuat dalam Lembaran Daerah Kota Surakarta Tahun 2001 No. 14 seri: D 12 Tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Surakarta Perangkat Daerah Kota Surakarta.
Dengan adanya Peraturan Daerah Kota Surakarta No. 6 Tahun 2001 tersebut, maka dibentuklah Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yang menangani penyelenggaraan urusan pemerintah di bidang kearsipan. Peraturan daerah ini kemudian ditindaklanjuti dengan Keputusan Walikota Surakarta No. 36 Tahun 2001 Tentang Pedoman Uraian Tugas Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Kemudian muncul Peraturan Walikota Surakarta No. 32 Tahun 2008 tentang Penjabaran Tugas Pokok, Fungsi dan Tata Kerja Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.
C. Visi dan Misi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta Dalam pelaksanaan kegiatan, Kantor Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta mempunyai visi dan misi. Adapun visi dan misi tersebut adalah sebagai berikut :
(43)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user 1. Visi
“Terwujudnya budaya masyarakat yang cerdas dan berbudi luhur bertumpu pada informasi”
2. Misi
a. Menyediakan dan melayani kebutuhan informasi serta pengetahuan ilmiah.
b. Mendorong, meningkatkan dan memotivasi masyarakat untuk gemar membaca.
c. Mendorong terwujudnya penataan arsip dan perpustakaan yang modern.
d. Menjadikan arsip dan perpustakaan sebagai pusat ilmu pengetahuan dan teknologi (IPTEK), sarana penelitian, sarana rekreasi serta pendidikan.
e. Mewujudkan Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah sebagai Pembina kearsipan dan perpustakaan di instansi dan mayarakat.
D. Tugas Pokok dan Fungsi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
1. Tugas Pokok
Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yang berkedudukan di Kota Surakarta merupakan unsur penunjang pemerintah daerah di bidang kearsipan dan perpustakaan daerah. Adapun kedudukan, tugas pokok dan fungsi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yaitu Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah dalam melaksanakan tugas dipimpin seorang Kepala Kantor yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah. Tugas pokok Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah yakni melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah di bidang kearsipan dan perpustakaan.
(44)
commit to user 2. Fungsi
Untuk melaksanakan tugas pokok, Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah mempunyai fungsi sebagai berikut:
a. Penyelenggaraan kesekretariatan kantor
b. Penyusunan rencana program, pengendalian, evaluasi dan pelaporan c. Pengelolaan dan pelayanan arsip
d. Pengelolaan perpustakaan
e. Penyelenggaraan pelayanan perpustakaan f. Penyelenggaraan sosialisasi
g. Pembinaan jabatan fungsional
E. Struktur Organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
Struktur organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta disusun untuk membantu dalam pencapaian tujuan organisasi secara lebih efektif. Dengan adanya tujuan organisasi, maka dibutuhkan suatu struktur organisasi yang menentukan seluruh tugas, wewenang dan tanggung jawab dalam suatu organisasi.
Dalam rangka melaksanakan ketentuan pasal 72 Peraturan Daerah Kota Surakarta Nomor 6 Tahun 2008 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Kota Surakarta, maka ditetapkan Peraturan Walikota tentang Penjabaran Tugas Pokok dan Fungsi serta Tata Kerja Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Adapun struktur organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta sesuai dengan Peraturan Walikota Surakarta No. 32 Tahun 2008 tentang Penjabaran Tugas Pokok, Fungsi dan Tata Kerja Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, mengenai bagan struktur organisasi adalah sebagai berikut:
(45)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
Gambar 3.1 Bagan Organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
Sumber: Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta 2012 SEKSI PELAYANAN PERPUSTAKAAN SEKSI
PENGELOLAAN ARSIP
SEKSI PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN
STAF STAF STAF
STAF STAF
STAF STAF
STAF STAF
KEPALA
JABATAN FUNGSIONAL
SUB BAGIAN TATA USAHA
STAF STAF STAF PUSTAKAWAN
(46)
commit to user
Di bawah ini merupakan tanggung jawab, fungsi dan tugas masing-masing bagian dalam struktur organisasi Kantor Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta adalah sebagai berikut:
a. Kepala Kantor
Seorang kepala kantor mempunyai tugas melaksanakan urusan pemerintahan di bidang kearsipan dan perpustakaan, kegiatan utama yakni memberikan pelayanan kepada masyarakat yang membutuhkan informasi yang bersumber dari buku, dokumen ataupun media informasi lainnya. Kepala kantor sangat berperan penting dalam menggerakkan seluruh sendi sendi kehidupan instansi, baik dari segi sumber daya manusia, penyelenggaraan dana, maupun segi lainnya untuk dapat dikelola dengan baik sehingga memajukan instansi yang dipimpin.
b. Kepala Sub Bagian Tata Usaha
Sub Bagian Tata Usaha mempunyai tugas melakukan pembinaan pegawai, pengkoordinasian penyelenggaraan tugas secara terpadu sesuai kebijakan teknis yang ditetapkan oleh Kepala Kantor, pelayanan administrasi umum dan pelaksanaan di bidang Tata Usaha, meliputi: Perencanaan, evaluasi dan pelaporan, keuangan umum serta kepegawaian. c. Seksi Pengelolaan Arsip
Seksi Pengelolaan Arsip mempunyai tugas melaksanakan pembinaan teknis kearsipan, mengelola arsip dinamis inaktif dan statis serta memberikan layanan kearsipan sesuai dengan kebijakan teknis yang ditetapkan oleh kepala kantor.
d. Seksi Pengelolaan Perpustakaan
Seksi Pengelolaan Perpustakaan mempunyai tugas melakukan pembinaan dan pelaksanaan dibidang pengelolaan perpustakaan, meliputi: pengadaan, pengolahan dan pemeliharaan bahan pustaka sesuai dengan kebijakan teknis yang ditetapkan oleh Kepala Kantor.
(47)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user e. Seksi Pelayanan Perpustakaan
Seksi Pelayanan Perpustakaan mempunyai tugas melakukan pembinaan dan pelaksanaan dibidang pelayanan perpustakaan, meliputi : pelayanan sirkulasi dan referensi, pendidikan pemakai penyebarluasan informasi serta pembinaan perpustakaan sesuai dengan kebijakan teknis yang ditetapkan oleh Kepala Kantor.
f. Jabatan Fungsional
Jabatan Fungsional mempunyai tugas sesuai dengan Jabatan Fungsional masing-masing berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Di bawah ini merupakan tata kerja bagi setiap bidang dalam Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yaitu sebagai berikut :
a. Kepala Kantor, Subbagian dan Seksi dalam melaksanakan tugasnya berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku dan kebijakan yang yang ditetapkan oleh Walikota.
b. Kepala Kantor, Subbagian dan Seksi dalam melaksanakan tugasnya memperhatikan prinsip-prinsip manajemen yang meliputi perencanaan pengorganisasian, pelaksanaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan sesuai dengan bidang tugasnya masing-masing.
c. Dalam melaksanakan tugasnya, Kepala Kantor, Kepala Subbagian, Kepala Seksi dan Pejabat Fungsional wajib menerapkan prinsip koordinasi, integrasi dan sinkronisasi secara vertical maupun horizontal baik ke dalam maupun antar satuan organisasi dalam lingkungan Pemerintah Daerah serta instansi lain sesuai dengan tugas pokoknya masing-masing.
d. Kepala Kantor, Kepala Subbagian dan Kepala Seksi bertanggung jawab dalam memimpin, mengkoordinasikan dan memberikan bimbingan serta petunjuk-petunjuk bagi pelaksanaan tugas bawahannya masing-masing.
(48)
commit to user
e. Kepala Kantor, Kepala Subbagian dan Kepala Seksi wajib mengikuti dan mematuhi petunjuk-petunjuk dan bertanggung jawab pada atasan masing-masing serta menyampaikan laporan tepat pada waktunya. f. Dalam menyampaikan laporan masing-masing kepada atasan,
tembusan laporan dapat disampaikan kepada satuan organisasi lain di lingkungan kantor yang secara fungsional mempunyai hubungan kerja.
g. Setiap laporan yang diterima oleh Kepala Kantor, Kepala Subbagian dan Kepala Seksi dari bawahan wajib diolah dan dipergunakan sebagai bahan penyusunan laporan lebih lanjut dan dijadikan bahan untuk memberikan petunjuk kepada bawahan.
h. Kepala Subbagian, Kepala Seksi dan Pejabat Fungsional menyampaikan laporan kepada Kepala Kantor dan berdasarkan hal tersebut Kepala Subbagian Tata Usaha menyusun laporan berkala Kepala Kantor kepada Walikota melalui Sekda.
Di bawah ini merupakan peraturan tentang kepegawaian yang ada di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, meliputi :
a. Jenjang jabatan dan kepangkatan serta susunan kepegawaian diatur sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
b. Kepala Kantor, Kepala Subbagian, Kepala Seksi dan pejabat fungsional di lingkungan kantor diangkat dan diberhentikan oleh pejabat yang berwenang sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku.
F. Pegawai Seksi Pengelolaan Arsip
Dalam pengelolaan arsip terutama arsip dinamis inaktif, tentu membutuhkan sebuah seksi tersendiri guna mengelola arsip-arsip tersebut. Adapun mengenai pegawai dalam seksi pengelolaan arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta terdiri dari tiga bagian yaitu:
(49)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user 1. Kepala Seksi Pengelolaan Arsip
Kepala seksi pengelolaan arsip, saat ini dijabat oleh Bapak Sri Wahyudi, S.Sos,M.Si. Mengenai tugas-tugasnya adalah sebagai berikut : a. Melaksanakan pembinaan teknis kearsipan, mengelola arsip dinamis
inaktif dan statis serta memberikan layanan kearsipan sesuai dengan kebijakan teknis yang ditetapkan oleh kepala kantor.
b. Menyusun program dan rincian kerja seksi pengelola arsip berdasarkan rencana strategis dan program kerja tahunan kantor. c. Membagi tugas kepada bawahan agar tercipta pemerataan tugas. d. Memberi petunjuk dan arahan kepada bawahan guna kejelasan
pelaksanaan tugas.
e. Mengawasi pelaksanaan tugas bawahan agar tidak terjadi penyimpangan.
f. Memeriksa hasil kerja bawahan untuk mengetahui kesulitan dan hambatan serta memberikan jalan keluarnya.
g. Menilai hasil kerja secara periodik guna bahan peningkatan kinerja. h. Melaksanakan pembinaan teknis kearsipan.
i. Melaksanakan tertib administrasi serta membuat laporan berkala dan tahunan.
j. Melaksanakan koordinasi guna kelancaran pelaksanaan tugas.
k. Memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas.
l. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas.
m. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan. 2. Staff Pengelola Arsip
Mengenai staf pengelola arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta terdiri dari:
1) Arief Heri Wiyana, S.Si 2) Budi Sofyan Hadi 3) Damayanti Mieke
(50)
commit to user 4) Mahalani SE
Adapun mengenai tugas dari staff pengelola arsip adalah sebagai berikut: a. Menerima, menyimpan, mengolah dan memelihara arsip serta
melaksanakan penyusutan arsip. b. Melaksanakan layanan kearsipan.
c. Menginventarisasi permasalahan-permasalahan guna menyiapkan bahan petunjuk pemecahan masalah.
d. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
Dibawah ini adalah daftar pegawai beserta jabatan-jabatannya di Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Surakarta sebagai berikut :
Tabel 3.1 Daftar Pegawai Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta Pada Tahun 2012
No Nama Jabatan/Pangkat Gol Pendidikan 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17
Dra. Siti Muryati, MM M. Ndandung Kusumo, SH Sri Wahyudi,S.Sos,M.Si Dra.Hasti D.S, M.T Muh.Arif Mutaqin, S.Sos Warsito
Suparsi
Kurniawati A.Ma Haryanto, S.Sos, M.Si Anis Widyaningsih, SE Tri Suyanto Daryana Agus Sunaryo Sriyati Sri Mulyani Selvia Berthisari Nina Dewi S.
Kepala Kantor Arpusda Kepala Sub Bagian Tata Usaha Kepala Seksi Peng. Arsip Kepala Seksi Peng.Perpustakaan KaSi Pelayanan Perpustakaan Fungsional Pustakawan Fungsional Pustakawan Fungsional Pustakawan Pengolahan Data Kearsipan Pemb. Bendahara Pembukuan Bendahara Pengeluaran Pembukuan SPJ Pengelola Barang Agendaris Surat Masuk Agendaris Surat Keluar Bendahara Gaji Pengelola Kepegawaian IV/b III/d III/d III/d III/d III/d III/c III/c III/c III/c III/b III/b III/b III/c III/b III/b III/b Magister Manajemen Sarjana Hukum Magister Sains Magister Tehnik Sarjana Sos&Pol SLTA SLTA Ahli Madya Magister Sains Sarjana Ekonomi SMEA SMEA D III D III SLTA Sarjana Ekonomi SLTA
(51)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
18 19 20 21 22 23 24 25 26 27
Budi Sofyan Hadi Arief Heri Wiyana, S.Si Damayanti Mieke Mahalani, SE
Reni Wahyuningsih, SH Fatimah Rohaniwati Agus Madiyono Trining Tyastuti Slamet
Nanik Aminah, A.Md
Pengelola Arsip Pengelola Arsip Pengelola Arsip Pengelola Arsip Katalog Bahan Pustaka Pengolah Bahan Pustaka Sirkulasi Layanan Pelayanan Perpustakaan Pelayanan Perpustakaan Pelayanan Perpustakaan III/b III/b III/a III/a II/d II/d II/b II/b II/a III/a SLTA Sarjana Sosiologi SLTA Sarjana Ekonomi Sarjana Hukum SLTA SLTA SLTA SLTA Ahli madya
(52)
commit to user
BAB IV
HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
A. Hasil Pengamatan Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif Di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
Pengelolaan arsip merupakan suatu kegiatan pengumpulan, pengaturan dan penataan informasi-informasi yang dianggap penting agar tertata rapi dan bisa ditemukan kembali. Pengelolaan arsip dinamis inaktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Surakarta dilakukan dengan baik dan benar sehingga pengelolaan arsip bisa memenuhi target yang diharapkan. Penulis melakukan wawancara kepada pengelola arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Surakarta tentang pengelolaan arsip dinamis inaktif, adapun tanggapan tentang pengelolaan arsip dinamis inaktif antara lain :
Menurut Kepala Kantor Arsip dan Perpustakaan Ibu Dra. Siti Muryati ,MM (wawancara tanggal 6 Feb 2012), yang dimaksud dengan pengelolaan arsip dinamis inaktif adalah :
“Suatu cara menata arsip menjadi berkas yang dapat dibaca sehingga menjadi satu kesatuan yang utuh dan menjadi informasi yang betul-betul terbaca dengan jelas mulai dari masalah awal sampai akhir suatu masalah tersebut terjadi, meliputi serangkaian penerimaan, penataan, pemeliharaan, pelayanan serta pemusnahan dengan cara pembakaran atau bisa juga dengan pencacahan.”
Menurut Kepala Seksi Pengelolaan Arsip yakni Bapak Sri Wahyudi S.Sos, M.Si (wawancara tanggal 6 Feb 2012) yang dimaksud dengan pengelolaan arsip dinamis inaktif adalah :
“Suatu cara menangani arsip-arsip yang sudah jarang dipergunakan menjadi suatu berkas arsip yang terbentuk strategis sehingga akan mudah dicari atau diketemukan apabila diperlukan, dimana penanganan tersebut meliputi penerimaan, penataan, pemeliharaan, pelayanan dan pemusnahan.”
Menurut Staff Pengelola Arsip Ibu Mahalani (wawancara tanggal 15 Feb 2012), yang dimaksud dengan pengelolaan arsip dinamis inaktif adalah :
“suatu cara memberkaskan arsip-arsip yang sama masalahnya kemungkinan tempatnya berbeda dijadikan satu kesatuan berkas, sehingga
(53)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
arsip tersebut bisa terbaca sehingga orang yang membacanya akan mengerti kejadian tempo dulu dengan lembaran bukti yang jelas dan pengelolaan arsip ini dimulai dari penerimaan sampai dengan pemusnahan.”
Menurut para pengguna arsip (wawancara tanggal 15 Feb 2012) bahwa pengelolaan arsip dinamis inaktif adalah:
“menata arsip-arsip yang jarang dipakai/ sudah tidak digunakan ke dalam boks arsip yang ditata di rak arsip sehingga terlihat rapi.”
Dari penyataan diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa pengelolaan arsip dinamis inaktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Surakarta adalah proses menata dan mengelompokkan arsip dengan rapi agar mudah diketemukan apabila dibutuhkan kembali.
Pengelolaan arsip dinamis inaktif Pemerintah Kota Surakarta pada Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dilaksanakan dengan berpedoman pada Pola Klasifikasi Departemen dalam negeri yaitu pengelolaan arsip yang di tata berdasarkan pada pokok permasalahan. Pola Klasifikasi di lingkungan Departemen dalam negeri telah ditetapkan menjadi 10 perincian dasar yang didasarkan pada beberapa prinsip dasar tertentu, antara lain prinsip dasar desimal. Dalam prinsip dasar desimal, klasifikasi kearsipan Departemen Dalam negeri membagi seluruh subjek yang mencerminkan fungsi dan kegiatan pelaksanaan tugas lingkungan pemerintahan dalam negeri ke dalam 10 kelas pokok permasalahan yang utama yaitu:
000 umum
100 pemerintahan 200 politik
300 keamanan/ketertiban 400 kesejahteraan rakyat 500 perekonomian
600 pekerjaan umum/ketenagaan 700 pengawasan
(54)
commit to user 800 kepegawaian
900 keuangan
Seperti yang diungkapkan Bapak Sri Wahyudi S.Sos, M.Si (wawancara tanggal 15 Feb 2012) selaku Kepala Seksi Pengelolaan Arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta mengungkapkan bahwa:
“Pengelolaan arsip dinamis inaktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta berdasarkan keputusan Walikota No.01 Tahun 2006 dengan menggunakan Pola Klasifikasi berdasarkan pada pokok permasalahan, karena merupakan kesimpulan dari Arsip Nasional Republik Indonesia dan sesuai dengan kondisi yang ada di Pemerintah Kota Surakarta.”
Dari keterangan tersebut dapat disimpulkan bahwa dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta menggunakan Pola Klasifikasi berdasarkan pokok permasalahan. Pola Klasifikasi sebagai pengelompokan arsip berdasarkan masalah-masalah secara sistematis, dan logis serta disusun berjenjang dengan tanda-tanda khusus yang berfungsi sebagai kode. Kode klasifikasi adalah tanda yang terdiri dari angka (ada juga yang terdiri dari huruf dan angka) untuk membedakan beberapa masalah yang terdapat dalam pola klasifikasi arsip. Kode klasifikasi mempunyai fungsi sebagai:
a. Alat untuk memastikan dan mengenali masalah yang primer sampai dengan rinciannya.
b. Alat untuk mengatur susunan dan urutan berkas.
Adapun mengenai pengelolaan arsip dinamis inaktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dilakukan dengan cara sebagai berikut:
1. Memindahkan arsip
Pemindahan arsip adalah proses awal dari pengelolaan arsip dinamis inaktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Pemindahan arsip pada dasarnya adalah memindahkan arsip-arsip dinamis yang masa aktifnya sudah habis dan masuk ke dalam kategori
(55)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
arsip dinamis inaktif. Proses pemindahan arsip dilakukan dari unit kearsipan pada unit kerja yakni Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) ke pusat arsip untuk diproses lebih lanjut.
Dalam pemindahan arsip inaktif ini dilakukan oleh petugas pengelola arsip unit pengolah SKPD dengan petugas pengelola arsip di unit kearsipan (Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Surakarta). Pemindahan dilakukan dengan cara :
a) Menentukan waktu
Untuk pemindahan ini selain berpedoman pada Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang sudah dimiliki oleh setiap instansi di Kota Surakarta, juga mengingat keadaan ruang penyimpanan yang ada di unit pengolah. JRA adalah daftar yang berisi jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip yang dimusnahkan, dinilai kembali atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. Jangka waktu penyimpanan disesuaikan dengan tingkat kepentingan arsip tersebut. Sebagai contoh dari SKPD Bagian Umum , arsip dinamis mengenai ucapan bela sungkawa disimpan sebagai arsip aktif selama 1 tahun, kemudian menjadi arsip inaktif selama 1 tahun dan selanjutnya dimusnahkan. Sebaliknya arsip dinamis mengenai sertifikat barang tidak bergerak/tanah disimpan sebagai arsip aktif selama 2 tahun, kemudian menjadi arsip inaktif selama 8 tahun selanjutnya dipermanenkan.
Pemindahan arsip dapat dilakukan dengan menggunakan beberapa metode :
1) Metode pemindahan berkala
Metode ini dilakukan dengan cara memindahkan arsip dari unit pengolah ke Kantor Arsip dan Perpustakaan hanya pada waktu tertentu saja, misal setiap satu tahun, misalnya arsip dari SKPD bagian umum mengenai dokumen-dokumen
(1)
commit to user c) Kondisi ruang arsip
Ruang arsip pada Kantor Arsip dan Perpustakaan kecil, serta tidak ada AC untuk menstabilkan suhu pada ruang penyimpanan arsip, yang mengakibatkan kerusakan arsip oleh serangan hama.
3. Efisiensi
Indikator yang ada pada efisiensi adalah:
a) Kecepatan penemuan arsip
Untuk menemukan arsip yang dicari berada dimana adalah dengan menggunakan daftar pertelaan arsip baru mencari diruang penyimpanan arsip sesuai dengan nomor pada daftar pertelaan arsip. Kantor Arsip dan Perpustakaan dalam mencari arsip butuh waktu berkisar antara lima sampai dengan 10 menit.
b) Berkurangnya biaya
Biaya yang dikeluarkan oleh Pemerintah Kota Surakarta dalam penganganan arsip dinamis inaktif hanya untuk Kantor Arsip dan Perpustakaan, tidak semua unit kerja mendapatkannya karena arsip dinamis inaktif dari unit kerja pemerintah daerah dipindahkan ke unit kearsipan dan menjadi tanggungjawab Kantor Arsip dan Perpustakaan.
c) Kondisi ruang arsip
Penyediaan ruangan untuk penataan dan penyimpanan arsip dinamis inaktif hanya ada di Kantor Arsip dan Perpustakaan, serta semua unit kerja tidak ada ruangan khusus untuk penataan dan penyimpanan, karena arsip dinamis inaktifnya dipindahkan ke Kantor Arsip dan Perpustakaan.
4. Efektifitas
Indikator yang ada pada efektifitas adalah:
a. Ketepatan penemuan kembali arsip
Dalam penemuan kembali arsip yang diperlukan, dengan melihat daftar pertelaan arsip sesuai masalah arsip yang dibutuhkan, maka petugas arsip langsung menuju ke depo penyimpanan arsip dan
(2)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
55
mengambil boks arsip sesuai dengan nomor dalam daftar pertelaan arsip.
b. Ketepatan sasaran terhadap pengguna arsip
Arsip yang dikehendaki oleh pengguna diambilkan oleh petugas arsip, tidak boleh pengguna mencari arsip sendiri, sebab arsip yang tidak dikehendaki informasinya tidak boleh diketahui oleh orang lain, serta arsip tersebut sudah menjadi berkas, jadi pengguna arsip bisa memanfaatkan berkas tersebut untuk kepentingan organisasi. Dari uraian-uraian tersebut dapat ditarik kesimpulan bahwa pengelolaan arsip-arsip dinamis inaktif di Pemerintah Kota Surakarta sudah sesuai prosedur, tetapi belum optimal pengelolaannya dimana terlihat bahwa semua arsip yang ada di Kantor Arsip dan Perpustakaan belum tertangani semua, serta penyimpanan dan penemuan kembali berkas tidak bisa dilakukan dengan maksimal karena fasilitas kurang memadai dan kurangnya sumber daya manusia yang mengelola arsip.
Kesimpulan dari tabel pengelolaan arsip dinamis inaktif tersebut di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah kota Surakarta telah dilaksanakan sesuai dengan prosedur, sudah dikelola dengan baik tetapi belum optimal. Hal ini senada dengan pernyataan dari Bapak Sri Wahyudi S,Sos, M.Si (wawancara tanggal 26 April 2012 ) selaku Kepala Seksi Pengelolaan Arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yang mengatakan bahwa:
“ Pengelolaan arsip dinamis inaktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan
Daerah Kota Surakarta ini sudah dilakukan sesuai prosedur yang telah ditentukan, akan tetapi hasilnya belum optimal. Bisa dilihat dari arsip belum dikelola secara baik karena sarana dan prasarana yang kurang memadai sehingga penemuan kembali arsip yang dicari memerlukan waktu yang agak
(3)
commit to user
C. Hambatan-hambatan yang Muncul Dalam Pengelolaan Arsip Dinamis
Inaktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
Berdasarkan dari pembahasan diatas bahwa pelaksanaan pengelolaan arsip dinamis inaktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta telah dilakukan dengan baik dan sesuai prosedur yang telah ditentukan, tetapi masih ada sedikit hambatan yang dihadapi sehingga menghambat terciptanya optimalisasi pengelolaan arsip dinamis inaktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Adapun kendala-kendala yang ada antara lain:
1. Dalam hal pengelolaan arsip dinamis inaktif belum mencapai
optimalisasi, efisiensi dan efektifitas, karena masih kurangnya sumber daya manusia yang mengelola arsip. Di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta baru terdapat 1 orang arsiparis dan 4 staf kantor bagian pengelola arsip saja. Jadi sudah dapat dipastikan pengelolaan arsip belum optimal.
2. Dalam hal sarana dan prasarana kurang lengkap, juga tempat atau gedung untuk penataan dan pengelolaan arsip masih kurang memadai. Sehingga mengakibatkan arsip-arsip belum bisa dikelola sepenuhnya oleh bagian pengelola arsip inaktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.
3. Dalam hal perawatan arsip yang dilakukan oleh Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta juga masih belum optimal karena perawatan hanya dilakukan dengan cara yang sederhana saja, hanya diberi kapur barus, dibungkus samak payung dan dibersihkan dari debu yang menempel, tidak dilakukan fumigasi terhadap hama.
4. Dalam hal penemuan kembali arsip, kurangnya efisensi waktu dan efektifitas ketepatan penemuan arsip yang mengakibatkan kelancaran tugas terhambat karena dalam pencarian arsip dilakukan secara manual, hal ini sangat lama karena daftar pertelaan arsip yang sangat banyak dan memakan waktu yang lama.
(4)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
57
D. Langkah-Langkah untuk Mengatasi Hambatan dalam Pengelolaan Arsip
Dinamis Inaktif Di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
Untuk mengatasi hambatan yang muncul dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta langkah-langkahnya antara lain :
1. Dalam hal pengelolaan arsip, Kantor Arsip mengambil langkah menambah sumber daya manusia dalam mengelola arsip dan para staff mengikuti diklat kearsipan, karena masih kurangnya unit pengelola arsip dan staff yang membantu arsiparis untuk menyelesaikan tugas-tugasnya.
2. Dalam hal sarana dan prasarana, karena sarana dan prasarana terbatas, Kantor Arsip mengajukan permohonan menambah peralatan sedikit demi sedikit agar peralatan semakin lengkap. Untuk tempat penyimpanan dan pengelolaan arsip, karena tempatnya terbatas maka mengoptimalkan tempat tersebut dengan cara menyingkirkan barang-barang yang sudah tidak berguna agar dapat menghemat tempat.
3. Dalam hal perawatan arsip, Kantor Arsip dan Perpustakaan
mengambil langkah untuk menggabungkan cara tradisional dan modern. Yaitu dengan cara pemeliharaan dan perawatan modern tanpa meninggalkan cara tradisonal, misalnya melakukan pembersihan boks arsip dengan kemoceng, penyemprotan terhadap hama. Dengan begitu maka pemeliharaan dan perawatan arsip bisa dilakukan dengan lebih baik.
4. Dalam hal efisiensi dan efektifitas penemuan kembali arsip, di bagian pengelola arsip Kantor Arsip dan Perpustakaan membuat aplikasi tehnologi pada kegiatan pengelolaan arsip, agar memperlancar pekerjaan sehingga pencarian arsip tidak lagi dilakukan secara manual.
(5)
commit to user
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Secara keseluruhan pengelolaan arsip dinamis inaktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta sudah dilakukan sesuai prosedur yang ditentukan, akan tetapi hasilnya belum optimal, dimana terlihat bahwa semua arsip yang ada di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta belum tertangani semua, serta penyimpanan dan penemuan kembali berkas tidak bisa dilakukan dengan maksimal karena fasilitas kurang memadai dan kurangnya sumber daya manusia yang mengelola arsip. Pengelolaan arsip dinamis inaktif di Kantor Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dilakukan dengan tahap sebagai berikut:
1. Memindahkan arsip
a. Menentukan waktu
b. Menentukan arsip yang dipindahkan
c. Menyiapkan arsip yang akan dipindahkan
d. Persiapan ruang simpan
e. Penerimaan arsip
2. Penataan dan penyimpanan
a. Pemeriksaan
b. Pendeskripsian
c. Sortir
d. Penataan arsip dalam boks
e. Membuat DPA
3. Pelayanan Arsip
4. Pemusnahan Arsip
(6)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
59
Kendala yang dihadapi dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah antara lain:
a. Masih kurangnya sumber daya pengelola arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.
b. Sarana dan prasarana tempat penyimpanan arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta kurang lengkap.
c. Dalam hal perawatan arsip, minimnya peralatan untuk merawat arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.
d. Dalam penemuan kembali arsip yang diperlukan, kurangnya
efisiensi waktu dan ketepatan efektifitas yang mengakibatkan kelancaran tugas terhambat.
B. Saran
Berdasarkan kesimpulan dari hasil pengamatan dan pembahasannya, penulis mengajukan saran-saran dengan harapan untuk dapat dijadikan masukan dan pertimbangan bagi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dalam rangka meningkatkan pengelolaan arsip antara lain:
1. Perlu adanya penambahan sarana dan prasarana misalnya komputer untuk
mendukung pengelolaan maupun tempat penyimpanan arsip agar bisa mendukung kelancaran tugas.
2. Dalam hal perawatan arsip hendaknya dilakukan dengan pemasangan AC
agar suhu udara didalam ruangan tetap stabil dan dilakukan fumigasi, agar arsip terjaga kelengkapannya baik fisik maupun isi informasinya.
3. Dalam hal efisiensi waktu dan ketepatan efektifitas penemuan kembali arsip, sebaiknya Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah memperbaiki sistem aplikasi tehnologi pada kegiatan pengelolaan arsip, agar memperlancar pekerjaan sehingga pencarian arsip tidak lagi dilakukan secara manual.