Dwi Ayu Himawati D1509025

commit to user

i

MANAJEMEN ARSIP DINAMIS AKTIF

DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA SURAKARTA

TUGAS AKHIR

Diajukan untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan dalam Memperoleh Sebutan Vokation Ahli Madya (A. Md.) dalam Bidang

Manajemen Administrasi

Oleh:

DWI AYU HIMAWATI D1509025

PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA

commit to user

commit to user

commit to user

iv MOTTO

“Sedikit pengetahuan yang digunakan untuk berkarya, sungguh lebih berharga dari pada banyak pengetahuan disimpan saja” Kahlil Gibran Jauh lebih baik e jadi sumur kering yang dilempari batu oleh setiap orang yang melewatinya, dari pada menjadi sumber air kehidupan yang

tidak per ah terpakai Kahlil Gibra

Kesalaha terbersar laki-laki adalah ketika memilih pekerjaan, dan kesalahan terbesar perempuan adalah ketika e ilih jodoh Konfusius

commit to user

v

PERSEMBAHAN



Kedua Orang tuaku yang selalu memberikan

dukungan dan doa



Kakakku yang selalu menyemangatiku



Teman-teman dan Sahabat-sahabatku



Seseorang yang selalu ada di hatiku

commit to user

commit to user

vii

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah memberikan rahmat dan karunia Nya bagi penulis sehingga dapat

menyelesaikan tugas akjir ini berjudul ”MANAJEMEN ARSIP DINAMIS AKTIF

DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN KOTA SURAKARTA”.

Tugas akhir ini disusun dalam rangka memenuhi tugas dan melengkapi persyaratan guna memperoleh Sebutan Profesi Ahli Madya Progam D III Manajemen Administrasi pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Di dalam penyelesaian Tugas Akhir ini penulis banyak mendapat kesuilitan. Namun berkat bantuan dan dukungan moral maupun material dari berbagai pihak, akhitnya kesulitan tersebut bisa teratasi. Untuk itu pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. Ibu Dra. Kristina Setyowati, M.Si selaku Dosen Pembimbing utama yang telah bersedia dan memberikan saran, bimbingan dan pengarahan dalam penulisan Tugas Akhir ini.

2. Bapak Drs. H. Sakur, M.S. selaku Ketua Program Diploma

Manajemen Administrasi dan Selaku Pembimbing Akademis yang telah membimbing, memberi nasehat dan membantu penulis sehingga dapat menempuh perkuliahan dengan baik.

3. Bapak Drs. H. Supriyadi, SN, SU, selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

4. Bapak Drs. M. Yuhri selaku ketua seksi bagian pengelolaan arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Surakarta.

5. Bapak Sri Wahyudi, S.Sos dan Bapak Haryanto, S.Sos, selaku

pembimbing peserta magang di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.

6. Kedua orang tua dan keluarga besarku yang telah memberi dukungan

commit to user

viii

7. Seluruh teman-teman yang ada di D-III Fakultas ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret, khususnya teman-teman D-III manajemen administrasi angkatan 2007.

Penulis menyadari bahwa dalam melakukan pengamatan dan penulisan tugas akhir ini masih jauh dari sempurna dan banyak kekurangannya, Untuk itu penulis sangat mengharapkan saran dan masukan dari pembaca demi meningkatkan pengetahuan penulis.

Harapan Penulis, Semoga penyusunan Tugas Akhir ini bermanfaat bagi pembaca dan semua pihak yang membutuhkan.

Surakarta,

commit to user

ix DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ... i

PERSETUJUAN ... ii

PENGESAHAN ... iii

PERNYATAAN ... iv

MOTTO ... v

PERSEMBAHAN ... vi

KATA PENGANTAR ... vii

DAFTAR ISI ... ix

DAFTAR TABEL ... xii

DAFTAR GAMBAR ... xiii

ABSTRAK ... xiv

ABSTRACT ... xv

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Perumusan Masalah ... 3

C. Tujuan Pengamatan ... 3

D. Manfaat Pengamatan ………. 4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN ... 5

A. Pengertian Manajemen Arsip ... 5

1. Pengertian Manajemen ... 5

2. Pengertian Arsip ... 11

3. Pengertian Manajemen Arsip ... 13

4. Fungsi Arsip ... 15

5. Jenis Arsip ... 15

B. Prosedur Pengelolaan arsip Dinamis Aktif ... 16 Halaman

commit to user

x

1. Penerimaan Arsip ... 16

2. Pencatatan Arsip ... 17

3. Penataan dan Penyimpanan Arsip ... 17

4. Peminjaman dan Penemuan Kembali Arsip... 18

5. Penyusutan dan Pemindahan Arsip ... 21

6. Pemeliharaan dan Perawatan Arsip... 22

7. Kendala-kendala Dalam Pengelolaan Arsip ... 24

C. Metode Pengamatan ... 26

1. Jenis Pengamatan ... 26

2. Lokasi Pengamatan ... 26

3. Sumber Data ... 26

4. Teknik Pengamatan ... 27

5. Teknik Analisis Data ... 29

BAB III DESKRIPSI LEMBAGA / INSTANSI ... 30

A. Lokasi pengamatan ... 30

B. Sejarah Berdirinya Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta ... 30

C. Visi dan Misi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta ... 33

D. Tugas Pokok dan Fungsi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta ... 33

E. Struktur Organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta ... 34

F. Pegawai Seksi Pengelolaan Arsip ... 40

BAB IV PEMBAHASAN ... 36

A. Manajemen Arsip Dinamis Aktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta ... 43

1. Tahap Penciptaan ... 45

commit to user

xi

3. Tahap Penyimpanan Aktif ... 52

4. Tahap Pemindahan Menjadi Penyimpanan Aktif ... 54

B. Analisa JumlahPengelolaan Arsip Dinamis Aktif Di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta ... 55

C. Kendala Yang Dihadapi Dalam Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta ... 58

BAB V PENUTUP ... 60

A. Kesimpulan ... 60

B. Saran ... 62

DAFTAR PUSTAKA ... 63 LAMPIRAN

commit to user

xii

DAFTAR TABEL

Tabel 3.1 Daftar Pegawai Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota

Surakarta Pada Tahun 2010...……… 42

Tabel 4.1 Jumlah Arsip Dinamis Aktif Pada Kantor Arsip dan

Perpustakaan Daerah Kota Surakarta………..……….……...… 56

Tabel 4.2 Jumlah Penerimaan Arsip Pada Kantor Arsip dan

commit to user

xiii

DAFTAR GAMBAR

Gb. 1. Tingkatan Manajemen………. 10

Gb. 2. Model Analisis Interaktif ………... 29 Gb. 3. Bagan Orgnisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah

commit to user

xiv ABSTRAK

Dwi Ayu Himawati. D1509025. Manajemen Arsip Dinamis Aktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Program Diploma III Manajemen Administrasi. Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik. Universitas

Sebelas Maret Surakarta. 62 halaman

Manajemen arsip dinamis aktif merupakan kegiatan yang penting dilakukan pada setiap lembaga atau instansi. Seperti halnya di Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Surakarta. Penulisan tugas akhir ini dilakukan dengan tujuan untuk mendeskripsikan dan mengetahui manajemen arsip dinamis aktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Pengamatan ini merupakan jenis pengamatan deskripsi kualitatif. Sumber data yang digunakan yaitu informan yang dianggap mengetahui informasi secara mendalam dan dapat dipercaya, dan dokumen-dokumen serta pengamatan atau observasi langsung. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah wawancara dengan informan atau studi dokumen serta observasi terhadap kejadian atau peristiwa yang terkait dengan proses manajemen arsip dinamis aktif. Analisis data dilakukan dengan reduksi data, sajian data kemudian penarikan kesimpulan.

Manajemen arsip dinamis aktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta meliputi 4 tahap, yaitu tahap penciptaan, tahap penggunaan, tahap penyimpanan aktif dan tahap pemindahan menjadi penyimpanan inaktif. Pada tahap penggunaan terdapat penataan berkas yang dilakukan dengan system kartu kendali. Pada tahap penyimpanan meliputi penyimpanan arsip dan penemuan kembali arsip dengan system kartu kendali.

Hasil analisis pengamatan yang dilakukan di Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Surakarta, penulis menyimpulkan bahwa manajemen arsip dinamis aktif di Arsip dan Perpustakaan Kota Surakarta telah sesuai dengan prosedur yang ditentukan, dan dilakukan oleh tenaga yang ahli dibidang tersebut. Tetapi adanya hambatan-hambatan yang menyebabkan pengelolaan arsip dinamis aktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Surakarta kurang optimal. Hal ini disebabkan karena faktor-faktor penghambat antara lain : kurangnya sumber daya manusia yang mengelola arsip Di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, tempat atau gedung untuk penataan dan pengelolaan arsip masih kurang memadai, fasilitas penunjang kearsipan seperti computer, kipas angin, AC dan telepon belum terpenuhi dengan baik. Hal-hal inilah yang menghambat terciptanya optimalisasi pengelolaan arsip dinamis aktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Surakarta.

commit to user

xv ABSTRACT

CANDRA AGUSTA IFAN ISYA’I, D1507088, DYNAMIC MANAGEMENT

OF ARCHIVES IN OFFICE ON ARCHIVES AND LIBRARY CITY SURAKARTA, Final Study Program Administrative Management Diploma Program Faculty of Social and Political Science, Sebelas Maret University Surakarta, 2010, 50 page

In a very important organization of documents or archives, for archives as the memory center and source of information in order to conduct planning activities, analysis and responsible. This observation aims to find out how active archives and records management in the Office of the City Library and Archive staff only.

This research is a qualitative descriptive, namely to describe a number of data obtained from the Office of Library and Archive Surakarta which is then processed and analyzed so that conclusions can be drawn from these observations. In the analysis data using of qualitative descriptive method in determining methods of data analysis, conducted by observation, interviews, documentation and set the standard and the position of elements with one another so that they can be analyzed and pull in the conclusion.

Results of analysis of observations made in the Office of Surakarta City Archives and Library, the author concludes that active management of archives and records at the Archives and Library of Surakarta in accordance with prescribed procedures, and conducted by personnel who are experts in the field. But the existence of barriers that cause the active management of archives and records at the Archives and Library of Surakarta less than optimal. This is due to inhibiting factors include: lack of human resources to manage archives in the Office of Library and Archive Surakarta, places or buildings for the structuring and management of the archive is still not adequate, supporting facilities such as computer archives, fan, air conditioning and phone has not been fulfilled properly. These things hinder the creation of archives and records management optimization is active in the Archives and Library of Surakarta.

Results from these observations concluded that the archive is managed dynamically active in the Office of Surakarta City Archives and Library management is correct and in accordance with the procedures specified, but the process is not optimal due to the management of the factors inhibiting the archives and records management cause active in the Office of Archives and Library Surakarta city has not effectively enforced.

commit to user

BAB 1 PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Dalam pelaksanaan administrasi sehari- hari tidak lepas dari proses penciptaan arsip, karena arsip merupakan catatan atau rekaman dari setiap kegiatan pada lembaga atau instansi tersebut. Secara umum catatan tersebut berupa naskah atau dokumen ataupun sesuatu informasi yang berupa rekaman. Arsip mempunyai peranan yang sangat penting dalam perjalanan hidup suatu organisasi, oleh karena itu untuk menjaga keawetan daur hidup sebuah arsip dari tahap penciptaannya, penggunaan, pemeliharaan dan pemindahan serta pemusnahannya, sangat diperlukan sebuah system yang baik dan benar untuk menangani arsip. Kegiatan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat dan dokumen- dokumen inilah yang selanjutnya disebut kerasipan.

Dijelaskan dalam Undang- Undang Nomor 43 Tahun 2009 pasal 1 ayat 2 tentang kearsipan memberikan rumusan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Arsip pada kantor ataupun badan swasta merupakan bahan resmi dari suatu perencanaan , pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan berbangsa dan bernegara. Dengan demikian arsip diperlukan untuk membantu dalam pengambilan keputusan atau kebijakan oleh pemimpin instansi tersebut. Kearsipan adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan dokumen- dokumen secara sistimatis sehingga bilamana diperlukan lagi dokumen- dokumen tersebut dapat cepat ditemukan. Sedangkan arsip adalah kumpulan warkat yang dikumpulkan secara sistematis karena mempunyai kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat ditemukan dengan cepat.

commit to user

Menurut fungsinya arsip dibedakan menjadi 2, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan Administrasi Negara. Arsip dinamis ini berada pada lembaga pemerintah ataupun lembaga swata karena arsip dinamis dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kegiatan adminitrasi sehari- hari.

Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta merupakan sebuah instansi pemerintah yang salah satu lembaga teknis daerah kota Surakarta yang mempunyai tugas pokok membantu dalam penyelenggaraan pemerintah daerah khususnya di bidang kerasipan. Dimana pelaksanaan tugas penyelenggaraan pemerintah daerah dan pengelolaan kersipan merupakan tantangan bagi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta untuk meningkatkan kinerja maupun kualitas manajemen arsip pemerintah kota Surakarta.

Arsip disimpan karena mempunyai kepentingan bagi lembaga, instansi atau organisasi baik untuk masa sekarang maupun masa yang akan datang. Dari hari ke hari surat- surat yang masuk dan keluar pada Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta semakin banyak, surat- surat tersebut

sangat perlu dikelola sebaik mungkin karena masih diperlukan

keberadaannya. Karena yang dikelola bukan hanya arsip dari Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, terkadang arsip aktif yang dibutuhkan tidak cepat ditemukan, dikarenakan manajemen arsip aktif yang belum baik dan benar. Sulitnya mencari surat atau informasi yang dubutuhkan dapat berpengaruh pada pengambilan keputusan oleh pimpinan.

Karena banyaknya surat yang keluar masuk serta intensitas penggunaan arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, dalam pengurusan surat masuk atau keluar terkadang tidak sesuai dengan prosedur yang seharusnya. Seperti tidak dicatatnya surat masuk pada agenda surat masuk tetapi langsung dicatatkan pada kartu kendali. Selain itu arsip yang

commit to user

harusnya sudah dipindahkan ke inaktif tidak segera dipindahkan sehingga terjadi penumpukan arsip. Akibat dari tidak sesuai prosedur atau ada prosedur yang terlewat, pencatatan dan penyimpanan arsip aktif juga tidak dapat dilakukan secara maksimal. Sehingga arsip aktif yang intensitas penggunaannya masih tinggi tidak mudah ditemukan.

Demi mendukung kelancaran semua kegiatan yang menyangkut administrasi kerasipan, peran arsip pada Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta sangat penting. Maka dari itu penulis mencoba untuk meneliti bagaimana system pengelolaan arsip dinamis aktif yang baik dan benar di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.

Dari uraian di atas, penulis tertarik untuk mengambil judul sebagai berikut: “MANAJEMEN ARSIP DINAMIS AKTIF DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA SURAKARTA”.

B. Rumusan Masalah

1. Bagaimana manajemen arsip dinamis aktif pada Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta?

2. Kendala apa saja yang ada dalam manajemen arsip dinamis aktif pada Kantor Arsip dan Perpustakaan daerah Kota Surakarta?

C. Tujuan Pengamatan 1. Tujuan Operasional:

 Untuk mengetahui manajemen arsip dinamis aktif pada Kantor Arsip

dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.

 Untuk mengetahui kendala- kendala apa saja yang muncul dalam manajemen arsip dinamis aktif pada Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.

2. Tujuan Fungsional: Dapat memberi masukan mengenai manajemen dan cara mengatasi kendala yang muncul dalam manajemen arsip dinamis aktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.

commit to user

3. Tujuan Individual: Untuk memenuhi syarat dalam memperoleh sebutah Ahli Madya pada Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial Dan ILmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

D. Manfaat Pengamatan

1. Memberi penjelasan mengenai manajemen arsip dinamis aktif pada Kantor Arsip dan Perpustakaan daerah Kota Surakarta.

2. Sebagai media pembelajaran bagi semua pihak yang berkepentingan terutama dalam masalah kearsipan.

commit to user

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN

A. PENGERTIAN MANAJEMEN ARSIP 1. Pengertian Manajemen

Pembicaraan mengenai manajemen, selalu didahului dengan organisasi. Kita hidup selalu berhubungan dengan organisasi. Apakah itu organisasi kampong, desa, sekolah, politik, olah raga, pemerintah maupun organisasi ekonomi. Semua organisasi mempunyai beberapa program atau metode untuk mencapai sasaran, yaitu rencana. Tanpa rencana yang rencana yang harus dikerjakan, kemungkinan besar tidak ada organisasi yang bertindak efektif.

Ada tiga alasan penting untuk mempelajari organisasi dan praktik manajemen, yaitu yang menyangkut masa lalu, masa kini dan masa depan. Untuk menjalankan organisasi dengan segala permasalah tersebut diperlukan manajemen yang dilakukan secara sadar dan terus-menerus secara berkesinambungan.

Manajemen berasal dari bahsa inggris yaitu management dengan kata dasar to manage yang secara harfiah berarti mengelola. Sebagai kata benda, manajemen dalam bahsa kita sering diartikan sebagai pimpinan, yaitu sekelompok orang penting yang mengatur jalannya suatu organisasi atau perusahaan. Sehingga manager dipakai untuk menyebut pejabat organisasi atau perusahaan.

James A. F. Stoner (Sentot Imam Wahjono, 2008:5), menjelaskan bahwa manajemen adalah :

“…proses merencanakan, mengorganisasian, memimpin, dan mengendalikan pekerjaan para anggota organisasi serta menggunakan semua sumber daya organisasi untuk mencapai sasaran organisasi yang telah ditetapkan”.

Sementara itu, Luther Gulick (Sentot Imam Wahjono, 2008:5), menjelaskan bahwa manajemen adalah :

commit to user

“…ilmu (science) yang memungkinkan manusia saling bekerja sama secara istematis sehingga bermanfaat bagi manusia”.

Kemudian Marry Parker Follet (Sentot Imam Wahjono, 2008:5), menjelaskan bahwa manajemen adalah :

“ …seni (art) untuk melakukan pekerjaan melalui orang lain”.

Dari berbagai definisi manajemen diatas dapatlah dikatakan bahwa manajemen adalah gabungan ilmu dan seni yang merupakan sekumpulan proses tindakan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pemimpinan, serta pengendalian atas penggunaan sumber-sumber daya organisasi yang tersedia untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sehingga bermanfaat bagi manusia. Dikatakan ilmu karena manajemen bisa dipelajari dari praktik-praktik di lapangan baik berupa kasus-kasus yang berhasil maupun yang gagal sehingga didapatlah teori yang menjelaskan tindakan tertentu (sebab akibat).

Sebagai ilmu yang dinamis, manajemen juga berkembang dari masa ke masa yang mengarah ke perbaikan dan penajaman. Dikatakan sebagai seni, karena dalam proses pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen ternyata terdapat perbedaan hasil antara penanganan satu orang dengan yang lain meskipun menggunakan teori yang sama.

2. Proses Manajemen

Sejak akhir abad ke- 19, para ilmuwan mendefinisikan manajemen ke dalam empat fungsi pokok manajer, yaitu perencanaan (planning),

pengorganisasian (organizing), kepemimpinan (leadership), dan

pengendalian (controlling).

James A.F. Stoner juga mendefinisikan manajemen ke dalam empat fungsi pokok manajer. Untuk lebih jelasnya empat pokok fungsi manajer tersebut diatas, adalah sebagai berikut :

commit to user

a). Perencanaan

Perencanaan (planning), mengandung arti bahwa manajer lebih dahulu memikirkan dengan seksama sasaran dan tindakan berdasarkan pada beberapa metode, rencana, atau logika dan bukan berdasarkan perasaan. Jadi perencanaan adalah proses menetapkan sasaran dan memilih cara untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan (Sentot Imam Wahyono, 2008 : 55). Rencana mampu mengarahkan tujuan organisasi dan menetapkan prosedur terbaik untuk mencapainya. Disamping itu rencana merupakan pedoman untuk :

1). Organisasi memperoleh dan menggunakan sumber daya yang diperlukan untuk mencapai tujuan;

2). Anggota organisasi melaksanakan kegiatan yang konsisten dengan tujuan dan prosedur yang sudah ditetapkan;

3). Memantau dan mengukur kemajuan dalam mencapai tujuan, sehingga tindakan korektif dapat diambil bila kemajuan tidak memuaskan.

b). Pengorganisasian

Pengorganisasian (organizing) adalah proses mengatur dan mengalokasikan pekerjaan, wewenang, dan sumber daya ke sejumlah anggota organisasi, sehingga mereka dapat mencapai sasaran organisasi. Sasaran yang berbeda memerlukan struktur yang berbeda pula sehingga para manajer harus menyesuaikan struktur organisasi dengan sasaran dan sumber dayanya, proses yang disebut desain organisasi atau perancangan organisasi. Yang tidak kalah penting setelah struktur organisasi dibentuk sesuai dengan kekhususan organisasi, ialah mencari staf (staffing) yang cocok dengan jumlah dan waktunya. Jadi pengorganisasian adalah penentuan struktur organisasi yang paling cocok dengan tujuan dan strategi organisasi, sumber daya yang dimiliki, dan lingkungan yang melingkupinya (Sentot Imam Wahyono, 2008 : 87).

commit to user

Kata kunci dalam mengorganisasi adalah koordinasi, antara lain : menjamin pengalokasian semua pekerjaan sampai habis kepada setiap orang di dalam organisasi, serta berjalan dengan baik tanpa terjadinya ekses tumpang tindih (overlapping) yang tidak produktif. Dalam batas tertentu tumpang tindih pekerjaan dengan tujuan efisiensi dan optimalisasi peran sangat dianjurkan. Namun yang perlu dihindari adalah akibat-akibatnya yang kontra produktif. Oleh karena itu diperlukan upaya koordinasi.

c). Kepemimpinan

Kepemimpinan menurut House et. Al. adalah kemampuan individu untuk mempengaruhi, memotivasi, dan membuat orang lain mampu memberikan kontribusinya demi efektifitas dan keberhasilan organisasi (dalam Gary Yukl, 2005 : 4). Sedangkan menurut Rauch dan Behling bahwa kepemimpinan adalah proses mempengaruhi aktivitas kelompok yang terorganisir untuk mencapai sasaran (dalam Gary Yukl, 2005 : 4). Jadi kepemimpinan (leadership) itu meliputi mengarahkan, mempengaruhi, dan memotivasi karyawan untuk melaksanakan tugas yang penting. Para manajer memimpin untuk membujuk orang lain supaya mau bergabung dalam rangka mengejar masa depan yang muncul dari langkah planning dan organizing. Fungsi leadership merupakan fungsi paling kritis (paling menentukan keberhasilan) dari keseluruhan fungsi manajemen. Banyak kasus yang menjelaskan tentang kesuksesan organisasi dengan sumber daya memadai, hanya karena sukses mengelola fungsi ini. Dalam banyak organisasi di Indonesia, siapa yang memimpin menjadi titik sentral pembahasan sukses.

Manajemen berarti getting things done through the other people atau mencapai tujuan melalui orang lain, apabila tidak mau melakukan sesuatu untuk organisasi, maka dilakukan motivasi oleh manajer dengan menggunakan seninya untuk mempengaruhi orang lain dari tidak mau untuk menjadi mau.

commit to user

d). Pengendalian

Pengendalian menurut R.J. Mockler adalah usaha yang sistematis untuk menentukan standar yang sesuai dengan sasaran dan tujuan perencanaan, merancang sistem informasi, membandingkan

pelaksanaan dengan standar, menganalisis kemungkinan

penyimpangan, kemudian melakukan tindakan koreksi yang diperlukan agar sumber daya dapat dipergunakan secara efektif dan efisien dalam rangka mencapai sasaran dan tujuan (dalam Ir. Abrar Husen,MT, 2009 : 161). Jadi pengendalian (controlling) dapat diartikan sebagai proses kegiatan untuk memastikan bahwa aktivitas yang terjadi sesuai dengan aktivitas yang direncanakan. Proses ini melibatkan berbagai elemen :

1). Menetapkan standar prestasi kerja; 2). Mengukur prestasi kerja saat ini;

3). Membandingkan prestasi kerja dengan standarnya; 4). Mengambil tindakan korektif bila ada penyimpanan. Sekarang banyak organisasi menetapkan cara baru dengan memasukkan mutu ke dalam fungsi pengendalian. Salah satu pendekatan yang popular saat ini adalah Total Quality Management (TPQ) yang mengharuskan manajemen berada dalam kondisi perbaikan terus-menerus dalam semua operasi dan fungsi.

3. Tingkat Manajemen dan Keterampilan Manajemen a). Tingkat Manajemen

Tingkatan manajemen adalah tingkatan manajer di dalam mengelola organisasi sesuai dengan tingkat kewenangan. Tingkatan manajemen dibagi tiga level, yaitu :

1). Manajer Lini Pertama (first line manager) adalah tingkatan terbawah dalam manajemen suatu organisasi. Memimpin dan mengawasi langsung, serta bertanggung jawab terhadap kelancaran pekerjaan para tenaga operasional di lapangan. Demikian juga

commit to user

menjadi tumpuan harapan atas keberhasilan pencapaian tujuan, dan diharapkan mampu mengartikan dan menterjemahkan sasaran dan tujuan organisasi serta mampu membuat breakdown pekerjaan yang rinci dengan bahasa sederhana yang mudah dimengerti oleh karyawan pelaksana.

2). Manajer Madya (middle manager) bertugas memimpin dan mengawasi manajer lini pertama. Bertanggung jawab ke manajer puncak, dan mengimplementasikan kebijakan serta mendapatkan keselarasan antara tuntutan manajer puncak dengan kemampuan bawahannya.

3). Manajer Puncak (top manager), bertanggung jawab atas keseluruhan kegiatan organisasi. Tugasnya adalah menetapkan kebijakan dan mengarahkan organisasi agar dapat beradaptasi dengan lingkungan mikro dan makro perusahaan dan menjamin tercapainya tujuan perusahaan.

GAMBAR 1.

TINGKATAN MANAJEMEN (MANAJEMEN LEVEL)

TOP MIDDLE FIRST LINE

KARYAWAN PELAKSANA (NON- MANAJRIAL)

commit to user

b). Keterampilan Manajemen

Keterampilan manajemen adalah keterampilan yang dimiliki oleh manajer untuk menjalankan organisasi di dalam pencapaian suatu tujuan. Perbedaan tingkat manajemen diikuti dengan perbedaan keterampilan manajemen yang diperlukan. Keterampilan manajemen ada tiga yaitu :

1). Keterampilan konseptual (conceptual skill) adalah kemampuan mental untuk mengkoordinasi dan memadukan seluruh kepentingan dan kegiatan organisasi (kemampuan manajer untuk melihat organisasi secara keseluruhan dan memahami hubungan antar elemen yang saling terkait dan saling tergantung;

2). Keterampilan kemanusiaan (interpersonal skill) adalah kemampuan untuk bekerja sama dengan manusia lain (manajer harus mempunyai kemampuan untuk memotivasi orang lain agar tercipta partisipasi bersama dalam mencapai tujuan organisasi); 3). Keterampilan teknis (technical skill) adalah kemampuan dalam

menggunakan prosedur, teknik, dan pengetahuan di bidang-bidang khusus, sehingga pekerjaan dapat terlaksana dengan baik.

4. Pengertian Arsip

Ditinjau dari segi bahasa, istilah arsip dalam bahasa Belanda disebut Archief, sedangkan dalam bahasa Inggris disebut Archieve, ksts inipun berasal dari bahasa Yunani yaitu dari kata Arche yang berarti ”permulaan”. Kemudian kata Arche ini berkembang menjadi kata Archia yang berarti ”catatan”. Selanjutnya dari kata Arche berubah menjadi kata Ar-cheion yang berarti ”gedung pemerintahan”. Sedangkan dalam bahasa latin disebut Archivum atau Archium, dan alkhirnya dari kata-kata ini dalam bahasa Indonesia dipakai istilah ”arsip” sampai saat ini.

Arsip juga dapat diartikan sebagai kumpulan warkat yang memiliki guna tertentu disimpan secara sistematis, dan dapat ditemukan kembali

commit to user

dengan cepat dan mudah (Sutarto, 1981: 200). Kata arsip meliputi 3 pengertian :

a. Kumpulan naskah atau dokumen yang disimpan

b. Gedung (ruang) penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen

c. Organisasi atau lembaga yang mengelola dan menyimpan kumpulan

naskah atau dokumen

Menurut fungsinya arsip dibedakan menjadi 2 macam yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip-arsip yang

dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan,

penyeleggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Sedangkan arsip statis adalah arsip-arsip yang tidak digunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun pada penyelenggaraan kehidupan sehari-hari administrasi. Dengan demikian arsip statis tidak berada lagi di setiap organisasi pencipta arsip tetapi berada di Arsip Nasional Republik Indonesia.

Arsip dinamis dibedakan menjadi dua, yaitu arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif adalah arsip dinamis yang masih sering digunakan bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan suatu kerja (unit pengolah) pada suatu organisasi. Arsip dinamis inaktif adalah arsip dinamis yang frekuensi kegunaannya oleh unit pengolah sudah jarang dan hanya digunakan sebagai referensi.

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa arsip adalah tulisan yang dapat memberi keterangan tetang kejadian-kejadian dan pelaksanaan organisasi yang berupa surat menyurat dan tata bahan yang dapat memberikan keterangan yang jelas dan tepat. Data atau bahan tersebut dapat berupa cetakan,buku catatan yang berisi korespondensi, hasil penelitian, skripsi, dan latihan-latihan serta laporan mengenai suatu hal.

Arsip aktif digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan berbangsa pada umumnya dan digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi. Dengan

commit to user

demikian dapat disimpulkan bahwa arsip dinamis aktif yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi. Sebagaimana terkandung dalam Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip.

5. Pengertian Manajemen Arsip

Manajemen arsip adalah kegiatan pengaturan informasi dan fisik arsip dengan cara-cara tertentu untuk memudahkan kembali arsip yang dibutuhkan kembali. Manajemen arsip dapat diartikan sebagai sistem pengelolaan arsip yang melibatkan informasi, orang, peralatan, uang sehingga arsip selalu siap ketika diperlukan dengan waktu yang cepat, tepat dan untuk orang yang berhak. (ANRI, 2005:88).

Menurut Lundgren and Lundgren manajemen arsip dinamis meliputi perencanaan, penempatan staff, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan terhadap arsip dan keseluruhan proses yang berkaitan dengan arsip. Manajemen arsip pada dasarnya mengelola seluruh daur hidup arsip. Dalam pengertian lain Robek, Brown dan Maedke menyatakan bahwa manajemen arsip dinamis merupakan aplikasi kontrol yang sistematis dan ilmiah terhadap informasi terekam yang dibutuhkan oleh prganisasi. Dari dua pengertian ini, dapat disimpulkan bahawa manajemen arsip dinamis adalah pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen di dalam rangka mengelola keseluruhan daur hidup arsip. (ANRI, 2005:10)

Untuk mencapai tujuan manajemen arsip, maka perusahaan harus mengetahui siklus hidup arsip. Menurut Ida Niraida, SE (2008:93) pada umumnya setiap jenis arsip akan melewati siklus hidup, yaitu sebagai berikut :

a. Tahap penciptaan

Pada tahap ini dokumen diciptakan/ dibuat, lalu digunakan sebagai media penyampaian informasi atau dasar dalam pengambilan keputusan. Pada tahap ini dokumen belum dapat dikategorikan sebagai arsip

commit to user

b. Tahap penggunaan

Meskipun dokumen telah selesai digunakan, dokumen masih diperlukan untuk waktu yang akan datang. Pada tahap ini dokumen dapat dikategorikan sebagai arsip.

c. Tahap penyimpanan aktif

Arsip yang masih sering digunakan dalam berbagai kegiatan perusahaan atau instansi disimpan di tempat penyimpanan dengan status aktif.

d. Tahap pemindahan menjadi penyimpanan inaktif

Meskipun arsip sudah tidak diperlukan dalam kegiatan perusahaan, tetapi masih perlu disimpan apabila sewaktu-waktu ada kebutuhan yang relevan dengan kegiatan saat ini. Arsip tersebut kemudian dipindahkan menjadi arsip inaktif.

e. Tahap pemusnahan atau pemindahan menjadi arsip historis

Arsip dimusnahkan apabila arsip tersebut sudah tidak berguna lagi bagi perusahaan. Dengan pertimbangan dan alasan tertentu arsip yang tidak terpakai tetap disimpan sebagai arsip kuno, misalnya karena alasan historis.

Kelima tahapan ini hendaknya dilalui oleh setiap jenis arsip. Bila salah astu atau beberapa tahap di atas kurang mendapat penanganan yang serius/ tidak efektif, maka manajajemen kearsipan secara keseluruhan menjadi tidak efektif pula.

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa manajemen arsip dalam pengertian luas tidak hanya menyangkut bagaimana cara menyimpan arsip dengan baik tetapi juga mencakup hal-hal yang lebih signifikan mulai dari penciptaan sampai pemusnahan arsip.

Pengelolaan arsip yang baik dan benar digunakan sebagai sarana temu balik, penentuan nilai guna arsip, serta untuk pelaksanaan penemuan kembali arsip.

commit to user

6. Fungsi Arsip

Peranan arsip sangatlah penting bagi sebuah organisasi, maka keberadaan arsip perlu mendapatkan perhatian khusus sehingga keberadaan arsip tersebut benar-benar menunjukkan peran yang sesuai dan dapat membantu dalam penyelesaian pekerjaan personil yang ada pada organisasi gtersebut.

Arsip mempunyai 4 fungsi, yaitu :

a. Fungsi Informasi

Arsip yang disimpan merupakan bank data yang dapat dijadikan rujukan pencarian informasi atau sumber ingatan apabila dibutuhkan. b. Fungsi Yuridis

Arsip yang dimiliki suatu kantor atau organisasi memiliki fungsi sebagai pendukung legalitas atau bukti-bukti apabila diperlukan. c. Fungsi Sejarah

Arsip yang merekam informasi masa lalu dan menyediakan informasi untuk masa yang akan datang.

d. Fungsi Ilmu Pengetahuan

Arsip juga sebagai bahan informasi untuk orang lain yang membutuhkan sebagai penambahan pengetahuan.

Fungsi arsip tersebut diatas sangatlah membantu dalam

membedakan arsip, apakah arsip itu termasuk arsip aktif atau arsip inaktif. Hal ini dilakukan karena tempat penyimpan yang berbeda antara arsip aktif dengan arsip inaktif. Penyimpanan arsip secara teratur dapat membantu dalam penemuan kembali arsip yang dibutuhkan dengan mudah dan cepat. 7. Jenis Arsip

Menurut Suraja Yohannes (2006:35) dalam Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern, jenis arsip dibedakan sebagai berikut :

a. Arsip Aktif (Dinamis Aktif)

Arsip yang masih dipergunakan terus-menerus bagi kelangsungan pekerjaan dilingkungan unit pengolah dari suatu organisasi atau kantor.

commit to user

b. Arsip Inaktif (Dinamis Inaktif)

Arsip yang tidak lagi digunakan secara terus-menerus atau frekuensi penggunaannya sudah jarang atau hanya digunakan sebagai referensi.

c. Arsip Dinamis

Arsip yang digunakan dalam perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.

d. Arsip Statis

Arsip yang tidak digunakan secara langsung untuk perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kengasaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari. Arsip statis ini merupakan pertanggungjawaban nasional bagi kegiatan pemerintah dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang.

B. PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS AKTIF 1. Penerimaan Arsip

Penerimaan arsip merupakan kegiatan paling utama yang dilakukan dalam manajemen arsip dinamis aktif. Dalam kegiatan ini petugas arsip menerima surat atau dokumen yang masuk baik dari dalam ataupun dari luar organisasi.

Sebelum menyimpan surat atau dokumen yang masuk, petugas terlebih dahulu memeriksa kebenaran alamat, hal dan tujuan dari surat atau dokumen tersebut. Setelah dibaca kemudian diindeks dengan memberi tanda atau klasifikasi tertentu pada masing-masing surat atau dokumen. Tujuan dari pemberian klasifikasi tertentu pada surat atau dokumen adalah untuk penataan arsip secara sistematis dan efektif sehingga dapat dengan mudah ditemukan apabila dibutuhkan. Penyortiran surat atau dokumen adalah memilih, memisahkan, dan membagi-bagi menurut keadaan surat atau dokumen. (Ida Nuraida, SE 2008:76)

commit to user

2. Pencataan Arsip

Pencatatan adalah proses mendaftar arsip yang telah diterima kedalam suatu catatan, guna lebih memudahkan dalam proses penerimaan. Pencatatan ini penting karena dapat membantu dalam penemuan kembali surat atau dokumen yang dibutuhkan. Melalui pencatatan ini dapat diketahui jumlah surat atau dokumen yang masuk dan keluar dalam satu waktu. Pencatatan surat atau dokumen yang masuk dan keluar dicatat dalam buku agenda atau kartu kendali. (Ida Nuraida, SE 2008:76)

3. Penataan dan Penyimpanan Arsip

Penataan arsip artinya mengatur atau menyusun arsip-arsip dengan kode klasifikasi yang telah dibuat menurut penyimpanan yang efektif dan efisien. Pelaksanaan penataan arsip terdiri dari :

1. Arsip harus disortir terlebih dahulu.

2. Meneliti arsip apakah telah didisposisi/ belum. 3. Kemudian arsip yang saling berhubungan disatukan. 4. Pemberian kode klasifikasi diujung kanan atas.

5. Menentukan indeks.

Ada beberapa cara atau sistem dalam penataan dan penyimpanan arsip. Menurut Sutarto (1981: 176-194) adalah:

1. Sistem Abjad

Yaitu sistem penyimpanan arsip yang didasarkan pada urutan abjad mulai dari A – Z. Kode abjad diindeks dari nama orang, organisasi atau badan lain yang sejenis.

2. Sistem Pokok Soal (subyek)

Yaitu sistem penyimpanan arsip yang didasarkan atas perihal surat atau pokok soail isi surat.

3. Sistem Tanggal (kronologis)

Yaitu sistem penyimpanan arsip yang didasarkan atas tanggal surat atau tanggal penerimaan surat.

commit to user

4. Sistem Nomor

Yang dimaksud dengan sistem penyimpanan arsip dengan nomor yaitu arsip yang akan disimpan diberi nomor kode dengan angka-angka. Nomor disini adalah nomor kode penyimpanan bukan nomor surat.

5. Sistem Wilayah

Yaitu penyimpanan arsip berdasarkan pengelompokan wilayah tertentu. Sedangkan untuk pengorganisasian arsip aktif ada beberapa pilihan yang sesuai dengan perusahaan atau organisasi yang bersangkutan, yaitu:

a. Penyimpanan Arsip Secara Terpusat (Sentralisasi)

Yaitu penyimpanan semua arsip aktif, kecuali yang masih dalam proses pekerjaan disimpan pada lokasi terpusat (satu lokasi). b. Penyimpanan Arsip Secara Desentralisasi

Yaitu penyimpanan arsip aktif masing-masing unit kerja disimpan oleh unit kerja yang bersangkutan. Faktor yang mendukung dipilihnya model ini adalah memudahkan dalam mengontrol, mempunyai akses yang sangat cepat.

c. Penyimpanan Desentralisasi Terkendali

Yaitu kombinasi antara sistem sentralisasi dan desentralisasi. Masing-masing unit kerja mempunyai tanggung jawab menyimpan

dan memelihara arsip aktif yang diciptakannya, namum

pelaksanaannya tetap dalam pengawasan dari pusat oleh unit kearsipan. Dengan begitu konsistensi, keseragaman, dan ketertiban pelaksanaan penataan berkas dapat terjamin.

4. Peminjaman dan Penemuan Kembali Arsip

Peminjaman arsip adalah keluarnya arsip untuk sementara dari tempat penyimpanan arsip karena dibutuhkan oleh pihak lain. Karena arsip itu tidak ada pada tempatnya, sehingga diperlukan pencatatan oleh petugas agar dapat diketahui dimana arsip tersebut berada, siapa yang meminjam, kapan arsip itu dipinjam dan dikembalikan.

commit to user

Arsip dinamis aktif bersifat tertutup, oleh sebab itu perlu diatur/ ditentukan prosedur atau tata cara peminjamannya baik intuk keperluan intern atupun ekstern organisasi/ perusahaan. Pencatatan tentang peminjaman arsip dilakukan dengan menggunakan formulir khusus yang disebut bon pinjam atau lembar peminjaman arsip.

Lembar peminjaman arsip diisi rangkap 3 yang memiliki fungsi masing-masing, yaitu:

a. Lembar peminjaman arsip I berwarna putih. Disimpan oleh

penyimpan arsip berdasarkan tanggal pengembalian arsip, berfungsi sebagai bukti peminjaman arsip.

b. Lembar peminjaman arsip II berwarna hijau. Oleh penyimpan arsip diletakkan ditempat arsip yang dipinjam, berfungsi sebagai pengganti arsip yang dipinjam.

c. Lembar peminjaman arsip III berwarna biru. Disertakan pada pihak

yang meminjam arsip.

Agar penemuan kembali arsip dapat dilakukan dengan cepat dan tepat diperlukan suatu sistem atau tata cara. Oleh sebab itu penemuan kembali arsip erat hubungannya dengan sistem penataan dan penyimpanan arsip tanpa mengetahui sistem penataan dan penyimpanan arsip, penemuan kembali arsip akan mengalami kesulitan.

Dalam penyimpanan arsip tidak boleh dilakukan dengan sembarangan karena arsip itu sangat penting keberadaannya sehingga diperlukan sistem yang baik dan benar dalam penyimpanan arsip sehingga ketika dibutuhkan kembali dapat cepat ditemukan. Ada beberapa syarat yang harus ditaati agar penemuan kembali arsip dapat terlaksana dengan baik, yaitu:

a. Kebutuhan pemakai arsip atau surat diteliti dahulu dan sistemnya harus mudah untuk diingat.

b. Harus didasarkan atas kegiatan nyata instansi yang bersangkutan, maka disusunlah indeks sebagai tanda pengenal.

commit to user

c. Sistem penemuan kembali arsip harus logis, konsisiten dan mudah diingat.

d. Sistem penemuan harus didukung oleh peralatan dan perlengkapan yang memadai.

e. Selanjutnya penemuaan kembali arsip harus didukung oleh personel

yang terlatih dalam bidang kearsipan dan harus mempunyai daya tangkap yang tinggi, cepat, tekun, suka bekerja secara detail tentang informasi.

Ada beberapa faktor penunjang yang perlu diperhatikan dalam memudahkan penemuan kembali arsip, yaitu :

a. Melakukan kegiatan menghimpun, mengklasifikasi, menyususn,

menyimpan dan memelihara arsip berdasarkan sistem yang berlaku baik arsip yang bersifat kedinasan atau pribadi pimpinan.

b. Dalam menciptakan sistem penyimpanan arsip yang baik dan benar ada beberapa faktor penunjang yang perlu diperhatikan, yaitu:

1. Kesederhanaan

Sistem penyimpanan yang dipilih harus mudah, sehingga dapat dimengerti tidak hanya satu orang saja tetapi juga pegawai yang lain.

2. Ketetapan menyimpan arsip

Berdasarkan sistem yang digunakan, harus memungkinkan penemuan kembali arsip dengan cepat dan tepat.

3. Memenuhi persyaratan ekonomis.

Dapat memanfaatkan ruangan, tempat dan peralatan yang ada serta biaya yang tersedia.

4. Menjamin keamanan

Penyimpanan harus ditempat yang benar-benar aman. Arsip harus terhindar dari kerusakan, pencurian/ kemusnahan dan harus aman dari bahaya air, api, binatang, udara yang lembab dan lain- lain.

commit to user

Tempat penyimpanan arsip hendaknya pada tempat yang strategis sehingga mudah dicapai oleh semua unit.

6. Sistem yang digunakan harus fleksibel

Harus memberikan kemungkinan adanya perubahan-perubahan dalam rangka penyempurnaan pada efisiensi kerja.

7. Petugas arsip

Petugas arsip perlu memahami pengetahuan dibidang kearsipan.

c. Unit arsip perlu menyelenggarakan penggandaan dan melayani

peminjaman arsip dengan baik.

d. Mencatat dan menyimpan pidati atau peristiwa penting yang terjadi setiap hari secara lengkap dengan tanggal kejadiannya agar dapat menjadi alat bantu untuk menemukan atau mempertimbangkan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan.

e. Mengadakan pengontrolan arsip secara periodik agar dapat

memahami seluruh media informasi dan mengajukan saran dalam penyusutan dan pemusnahan bila perlu.

5. Penyusutan dan Pemindahan Arsip

1. Penyusutan

Penyusustan arsip yang telah mencapai masa inaktif merupakan bagian dari pengelolaan arsip aktif. Kegiatan penyusutan yang dimaksud yaitu untuk mengurangi arsip yang tidak bernilai guna dan memindahkan arsip yang telah masa inaktif ke pusat arsip inaktif. Dalam penyusustan arsip ini terkandung kegiatan penilaian untuk menetapkan arsip mana yang dapat dimusnahkan dan yang layak dipindahkan.

Kelancaran dalam proses penyusutan arsip bergantung pada ketertiban tata kearsipan dinamis secara menyeluruh. Arsip harus sudah terorganisir secara logis dan sistematis sesuai dengan masing-masing jenis dab tipe arsip. Selain itu, masing-masing-masing-masing jenis berkas

commit to user

telah ditetapkan jangka simpannya yang dituangkan dalam jadwal retensi arsip.

2. Pemindahan Arsip

Pemindahan arsip adalah kegiatan memindahkan arsip-arsip aktif ke arsip inaktif karena sudah jarang sekali digunakan dalam kegiatan administrasi sehari- hari. Pemindahan arsip juga dapat diartikan sebagai kegiatan memindahkan arsip-arsip yang telah mencapai jangka waktu tertentu ketempat lain. Sehingga filing cabinet yang semula dipakai dalam pelaksanaan pekerjaan kearsipan sehari-hari dapat digunakan untuk menyimpan arsip-arsip baru. 6. Pemeliharaan dan Perawatan Arsip

1. Menurut ANRI (2005:7) pemeliharaan arsip harus dijaga

keamanannya, baik dari segi kualitas, kuantitas maupun dari segi informalitas, pemeliharaan secara fisik dapat dilakukan dengan cara :

a. Pengaturan Ruangan

Ruang penyimpanan hendaknya harus dijaga agar tetap kering, terang, terdapat ventilasi, terhindar dari air, api atau kemungkinan serangan serangga.

b. Pemeliharaan

Penyimpanan Arsip disimpan ditempat yang terbuka (rak-rak / lemari arsip). Penyimpanan arsip dalam rak-rak atau lemari arsip diatur secara renggang agar tetap ada udara diantara berkas-berkas yang disimpan.

c. Tindakan Preventif

Merupakan tindakan menjaga dari terjadinya kerusakan arsip dengan cara tindakan pencegahan, yaitu melarang petugas atau siapapun membawa makanan atau minuman ke-ruang tempat penyimpanan. Hal ini dikhawatirkan sisa-sisa makanan atau minuman menyebabkan masuknya serangga/ hewan lain kedalam ruangan tempat arsip disimpan. Demikian juga

commit to user

petugas atau siapapun tidak diperbolehkan merokok didalam ruangan, selain asapnya dapat menyebabkan kerusakan kertas,

menyalakan api untuk menghidupkan rokok dapat

membahayakan arsip. Disamping tindakan tertentu untuk mengamankan arsip dapat juga dipasang tabung pemadan kebakaran.

d. Tempat arsip

Tempat arsip sebaiknya terbuat dari logam, kalau tempat arsip dari kayu, maka harus dipilih kayu yang berkualitas (missal: kayu jati). Jadi dengan tempat penyimpanan yang baik, kerusakan arsip dapat dicegah sedini mungkin.

e. Kebersihan

Menjaga arsip agar tetap utuh dilakukan dengan cara menjaga kebersihannya, missal dengan peralatan yang sederhana seperti kemoceng.

2. Menurut Basir Barthos, (1990 : 50-56) perawatan arsip Secara fisik semua arsip harus dirawat dari segi kerusakan. Kerusakan arsip dapat terjadi karena faktor internal maupun eksternal.

a. Faktor Internal 1) Kertas

Berarti kertas yang digunakan dalam penciptaan arsip men jadi penyebab pencepatan rusaknya arsip. Maka kertas Yang digunakan harus dengan kertas yang berkualitas baik.

2) Tinta

Adalah alat tata usaha berupa cairan dalam berbagai warna yang dipergunakan untuk membubuhkan tulisan (huruf, angka) diatas kertas.

Hal yang perlu diketahui dalam penggunaan tinta adalah sebagai berikut :

a) pergunakanlah jenis tinta yang kualitas baik (tidak mudah luntur).

commit to user

b) Ada beberapa jenis tinta, antara lain tinta karbon dan tinta yang dibuat dari pohon oak.

3) Pasta atau lem

Dipergunakan sebagai perekat, bahan baku Yang

dipergunakan

lem ada beberapa macam yaitu :

a) Lem yang terbuat dari tepung (sagu, gandum, atau beras).

b) Lem yang terkuat dari getah arab atau cellulose tape dan sejenisnya

c) Perekat sintetis terutama polvem acecat

b. Faktor Eksternal kerusakan akibat serangan dari luar antara lain : 1) Kelembaban udara

2) Udara yang terlalu kering, 3) Sinar matahari.

4) Kekotoran udara. 5) Debu.

6) Jamur 7) Rayap 8) Ngengat

7. Kendala – Kendala Dalam Pengelolaan Arsip

Masalah yang timbul di dalam penyelenggaraan kearsipan menurut Abu Bakar (1997 : 64) :

1. Pengertian dan kesadaran terhadap peranan arsip dalam kegiatan adminitrasi perkantoran masih kurang atau belum sesuai record management.

2. Bidang kearsipan belum atau kurang mendapat fasilitas yang selayaknya, serta selalu kekurangan biaya untuk perkembangan. 3. Para petugas kearsipan kurang atau tidak mendapat pendidikan

commit to user

4. Syarat petugas kearsipan masih belum mendapat perhatian, segingga keterampilan dibidang ini tidak tercapai dan akibatnya bidang kearsipan kurang tertib atau tidak teratur.

Sedangkan menurut Ig Wursanto (1989 : 29) masalah-masalah dibidang kearsipan dapat disebutkan sebagai berikut :

1. Penemuan kembali secara cepat dan tepat terhadap arsip-arsip apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali, baik oleh pimpinan organisasi yang bersangkutan maupun oleh organisasi lainnya. 2. Hilangnya arsip-arsip sebagai akibat dari sistem penyimpanan yang

kurang sistematis, sistem pemeliharaan dan pengamanan yang kurang sempurna, serta peminjaman atau pemaaian arsip oleh pimpinan atau oleh satuan organisasi lainnya, yang jangka waktunya lama, sehingga arsip lupa dikembalikan kepada unit kearsipan.

3. Bertambahnya terus - menerus arsi-arsip kedalam bagian kearsipan tanpa di ikuti dengan penyingkiran dan penyusutan yang mengakibatkan tempat penyimpanan arsip tidak mecukupi.

4. Tatakerja kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan modern karena pegawai kearsipan yang tidak cakap dan kurang adanya bimbingan yang teratur dari pihak pimpinan dan dari para ahli kearsipan.

5. Peralatan kearsipan yang tidak memadai, dan tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan yang modern, karena kurangnya dana yang tersedia, serta karena para pegawai kearsipan yang tidak cakap.

6. Kurang adanya kesadaran para pegawai terhadap peranan dan

pentingnya arsip-arsip bagi organisasi, sehingga sistem

penyimpanan, pemeliharaan dan perawatan arsip kurang mendapat perhatian yang semestinya.

commit to user

C. Metode Pengamatan 1. Jenis Pengamatan

Pengamatan ini dimaksudkan untuk mendiskripsikan tentang manajemen arsip dinamis aktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Bentuk pengamatan yang digunakan adalah pengamatan diskriptif kualitatif, yaitu metode pengamatan yang memberikan gambaran atau melukiskan keadaan obyek pengamatan berdasarkan fakta-fakta yang tampak.

2. Lokasi Pengamatan

Sesuai dengan tempat dimana pengamatan melakukan magang maka pengmatan ini mengambil lokasi di kantor Kantor Arsip dan Perpustakaan

Kota Surakarta. Pemilihan lokasi pengamatan didasarkan atas

pertimbangan-pertimbangan berikut ini :

a. Di lokasi pengamatan terdapat permasalahan yang akan dikaji dalam pengamatan ini.

b. Di lokasi ini, penulis mendapat ijin untuk melaksanakan

pengamatan yang memungkinkan penulis mendapatkan data-data yang diperlukan sesuai dengan permasalahan yang diamati.

3.Sumber Data

Menurut H.B Sutopo (2006 : 56) sumber data merupakan bagian yang sangat penting bagi peneliti karena ketepatan memilih dan menentukan jenis sumber data akan sangat menentukan ketepatan dan kekayaan data atau kedalaman informasi yang dapat diperoleh.

a. Narasumber (informan)

Dalam penelitian kualitatif posisi sumber data yang berupa manusia (narasumber) sangat penting perannya sebagai individu yang memiliki informasinya. Peneliti dan narasumber disini memiliki posisi yang sama, oleh sebab itu narasumber bukan hanya sekedar memberi tanggapan pada yang diminta oleh peneliti, tetapi ia bisa lebih memilih

commit to user

arah dan selera dalam menyajikan informasi yang ia miliki. Yang dapat dijadikan narasumber dalam pengamatan ini adalah :

- Bagian Pengelola Arsip/ kersipan

- Bagian Tata Usaha/ pengolah

b. Sumber tertulis

Sumber tertulis biasanya merupakan bahan tertulis yang berhubungan dengan suatu peristiwa atau aktivitas tertentu. Dalam pengamatan ini yang dapat digunakan sebagai sumber data adalah :

- Dokumen atau bukti pengelolaan arsip dan informasi tentang berbagai macam kegiatan di instansi terkait.

- Sumber buku : yaitu dengan cara mencari buku-buku yang berisi tentang masalah yang dihadapi. Selain itu juga untuk mendukung kelengkapan data yang dibutuhkan yang bersifat teoritis.

c. Peristiwa atau kejadian

Data atau informasi yang dikumpulkan dari peristiwa dan aktivitas sebagai sumber data yang berkaitan dengan penelitiannya. Dari pengamatan pada peristiwa tersebut, peneliti dapat mengetahui proses bagaimana sesuatu terjadi secara lebih pasti karena peneliti melihat secara langsung. Penulis cenderung memilih informan yang dapat dipercaya dan dianggap mengetahui serta memahami permasalahan yang sedang diamati dengan jelas dan menangkap kelengkapan data.

4. Tehnik Pengamatan a. Observasi

Observasi merupakan suatu proses melihat, mengamati untuk menggali data dari sumber data yang berupa peristiwa, aktivitas, perilaku, lokasi, benda, serta rekaman gambar. Dalam hal ini penulis melakukan pengamatan langsung di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.

commit to user

b. Dokumentasi yaitu mendokumentasikan data-data yang diambil dan diperoleh dibidang kearsipan di Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Surakarta.

c. Wawancara

Wawancara yaitu tehnik pengumpulan data untuk mendapatkan keterangan-keterangan lisan melalui komunikasi langsung dan berhadapan langsung dengan responden yang dapat memberikan keterangan. Dalam hal ini wawancara bersifat terbuka dan lentur serta tidak ketat dalam suasana formal, bisa dilakukan berulang pada informan yang sama.

5. Tehnik Analisis Data

Menurut H.B Sutopo (2006 : 115) Tehnik analisis data yang dipakai dalam pengamatan ini adalah tehnik data deskripsi kualitatif yaitu secara khusus kegiatannya pada dasarnya dilakukan secara induktif, interaktif dari setiap unit datanya, yang bersamaan dengan proses pelaksanaan pengumpulan data dan memproses akhir.

4 tahapan dalam analisis data, yaitu :

a. Pengumpulan data

Pengumpulan data dilakukan penulis sebelum pengamatan, ketika melakukan pengamatan dan di akhir penulis melakukan pengamatan.

b. Reduksi data

Reduksi data adalah proses seleksi, pemfokusan, penyederhanaan dan abstraksi dari semua jenis informasi yang tertulis lengkap dalam catatan lapangan.

c. Sajian data

Sajian data adalah suatu organisasi informasi deskripsi dalam bentuk narasi lengkap yang untuk selanjutnya memungkinkan simpulan pengamatan dapat dilakukan dan disusun berdasarkan poko-pokok yang terdapat dalam reduksi data dan disajikan dengan menggunakan kalimat bahasa yang sistematis.

commit to user

Kesimpulan merupakan tahap akhir, yaitu kesimpulan jawaban dari

pertanyaan pengamatan yang diajukan mengungkapkan ”what” dan

”how” dari pengamatan tersebut. Sedangkan verifikasi merupakan aktivitas pengulangan untuk tujuan pemantapan, penelusuran data kembali dengan cepat.

Keempat komponen tersebut saling berhubungan dan mendukung sehingga membentuk interaksi dalam proses pengumpulan data sehingga menjadi siklus penting dalam penulisan laporan. Agar analisa yang didapat cukup memuaskan, keseluruhan proses tersebut dilakukan sepanjang proses pengamatan dan dilakukan berulang kali.

Gambar 2. Model Analisis Interaktif

Sumber : H.B Sutopo,2006:117

Pengumpulan data

Reduksi data Sajian data

Penarikan kesimpulan/ verifikasi

(1)

(2)

commit to user

BAB III

DESKRIPSI LOKASI

A. Lokasi Pengamatan

Dalam melakukan pengamatan guna menyelesaikan Laporan Kuliah Kerja Manajemen Administrasi, penulis mengambil lokasi di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yang beralamat di Jalan Kepatihan No. 3 Surakarta 57129 Telp. (0271) 643320. Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yang sekarang ini sebelumnya bertempat di Jalan Kolonel Sutarto No. 174 A yang sekarang ini digunakan sebagai depo (tempat untuk menyimpan) arsip, karena ada perbaikan maka Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dipindahkan tempat di Jalan Kepatihan No. 3 Surakarta. Kantor Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Kota Surakarta Nomor : 6 Tahun 2001, sebagai Lembaga Teknis Daerah dan merupakan unsur penunjang Pemerintah Daerah di bidang kearsipan dan perpustakaan daerah dipimpin oleh seorang kepala kantor yang dalam melaksanakan tugas berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah.

B. Sejarah Berdirinya Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta

Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah No. 6 Tahun 2001. Sebelum dibentuk Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, penyelenggaraan urusan pemerintahan di bidang kearsipan ditangani oleh Kantor Sekretaris Daerah Pemerintah Kota Surakarta, khususnya di Bagian Umum. Namun setelah ada keputusan Menteri Dalam Negeri No. 28 Tahun 1992, maka susunan organsasi dan tata kerja Sekretaris Wilayah Daerah Pemerintah Kota Surakarta menjadi pola maksimal.

commit to user

Adanya Surat Keputusan dari Menteri Dalam Negeri merupakan jawaban atas Surat Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Tengah tanggal 28 September 1992 No. 061/29056. Surat Gubernur tersebut berisi usulan tentang peningkatan pola organisasi Sekretariat Wilayah/Daerah Tingkat II yang merupakan kelanjutan dari surat Walikota Madya Kepala Daerah Tingkat II Surakarta tanggal 29 April 1992 yang berisi pengajuan

permohonan agar susunan organisasi dan tata kerja Sekretariat

Wilayah/Daerah Kota Surakarta menjadi pola maksimal. Sebagai jawaban atas surat tersebut, Menteri Dalam Negeri mengeluarkan surat persetujuan atas perubahan susunan organisasi dan tata kerja Sekretariat Wilayah/Daerah Kota Surakarta menjadi pola maksimal. Surat itu dikeluarkan pada tanggal 8 Oktober 1992 No. 061/2597/SJ.

Berdasarkan atas Surat Keputusan Menetri Dalam Negeri tersebutlah disusun Peraturan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta No. 1 Tahun 1993 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Wilayah/Daerah dan Sekretariat DPRD Tingkat II Surakarta. Atas hal tersebut, terbentuklah Paraturan Daerah No. 7 Tahun 1993 seri: D No. 6 tanggal 22 April 1993, yang disyahkan dengan keputusan Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Tengah No. 183.3/173/1993 tanggal 23 Maret 1993.

Selanjutnya Peraturan Daerah tersebut mengalami perubahan sebanyak dua kali, perubahan pertama dengan Peraturan Daerah Kotamadya Daerah Tingakt II No. 2 Tahun 1996 Tentang Perubahan Pertama Peraturan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta No. 1 Tahun 1993 Tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Wilayah/Daerah dan Sekretariat DPRD Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta. Kemudian Peraturan Daerah dirubah lagi dengan Pertauran Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta No. 17 Tahun 1999 Tentang Perubahan Kedua Pertauran Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta No. 1 Tahun 1993 Tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Wilayah/Daerah dan Sekretariat DPRD Tingkat II

commit to user

Surakarta. Perubahan kedua Peraturan Daerah ini termuat dalam Lembaran Daerah Kotamadya Surakarta Tahun 1999 No. 31 Seri: D No. 12.

Dengan adanya Peraturan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta Tentang Perubahan Kedua Peraturan Daerah Kotamadya Tingkat II Surakarta No. 1 Tahun 1993 Tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Wilayah/Daerah dan Sekretariat DPRD Tingkat II Surakarta tersebut, maka penyelenggaraan urusan pemerintah di bidang kearsipan masih ditangani oleh Bagian Umum di bawah Sekretariat Wilayah/Daerah Kota Surakarta.

Kemudian, dengan adanya Undang-Undang No. 22 Tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah yang menganut prinsip penyelenggaraan otonomi daerah yang luas, nyata dan bertanggungjawab, maka demi kelancaran Penyelenggaraan Pemerintah Daerah Kota Surakarta perlu adanya penataan kembali perangkat Pemerintah Daerah Kota Surakarta sesuai dengan Peraturan Pemerintah No. 84 Tahun 2000 tentang Pedoman Organisasi Perangkat Daerah. Untuk itu, diterbitkanlah Peraturan Daerah Kota Surakarta No. 6 Tahun 2001 yang termuat dalam Lembaran Daerah Kota Surakarta Tahun 2001 No. 14 seri: D 12 Tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Surakarta Perangkat Daerah Kota Surakarta.

Dengan adanya Peraturan Daerah Kota Surakarta No. 6 Tahun 2001 tersebut, maka dibentuklah Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yang menangani penyelenggaraan urusan pemerintah di bidang kearsipan. Peraturan daerah ini kemudian ditindaklanjuti dengan Keputusan Walikota Surakarta No. 36 Tahun 2001 Tentang Pedoman Uraian Tugas Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Kemudian muncul Peraturan Walikota Surakarta No. 32 Tahun 2008 tentang Penjabaran Tugas Pokok, Fungsi dan Tata Kerja Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.

commit to user

C. Visi dan Misi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta Dalam pelaksanaan kegiatan, Kantor Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta mempunyai visi dan misi. Adapun visi dan misi tersebut adalah sebagai berikut :

1. Visi

“Terwujudnya budaya masyarakat yang cerdas dan berbudi luhur bertumpu pada informasi”

2. Misi

a. Menyediakan dan melayani kebutuhan informasi serta pengetahuan ilmiah.

b. Mendorong, meningkatkan dan memotivasi masyarakat untuk gemar membaca.

c. Mendorong terwujudnya penataan arsip dan perpustakaan yang

modern.

d. Menjadikan arsipdan perpustakaan sebagai pusat ilmu pengetahuan dan teknologi (IPTEK), sarana penelitian, sarana rekreasi serta pendidikan.

e. Mewujudkan Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah sebagai Pembina

kearsipan dan perpustakaan di instansi dan mayarakat.

D. Tugas Pokok dan Fungsi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta

1. Tugas Pokok

Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yang berkedudukan di Kota Surakarta merupakan unsur penunjang pemerintah daerah di bidang kearsipan dan perpustakaan daerah. Adapun kedudukan, tugas pokok dan fungsi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yaitu Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah dalam

commit to user

melaksanakan tugas dipimpin seorang Kepala Kantor yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah. Tugas pokok Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah yakni melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah di bidang kearsipan dan perpustakaan.

2. Fungsi

Untuk melaksanakan tugas pokok, Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah mempunyai fungsi sebagai berikut:

a. Penyelenggaraan kesekretariatan kantor

b. Penyusunan rencana program, pengendalian, evaluasi dan pelaporan

c. Pengelolaan dan pelayanan arsip

d. Pengelolaan perpustakaan

e. Penyelenggaraan pelayanan perpustakaan

f. Penyelenggaraan sosialisasi

g. Pembinaan jabatan fungsional

E. Struktur Organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta

Struktur organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan derah Kota Surakarta disusun untuk membantu dalam pencapaian tujuan organisasi secara lebih efektif. Dengan adanya tujuan organisasi, maka dibutuhkan suatu struktur organisasi yang menentukan seluruh tugas, wewenang dan tanggung jawab dalam suatu organisasi.

Dalam rangka melaksanakan ketentuan pasal 72 Peraturan Daerah Kota Surakarta NOMOR 6 Tahun 2008 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Kota Surakarta, maka ditetapkan Peratutan Walikota tentang Penjabaran Tugas Pokok dan Fungsi serta Tata Kerja Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Adapun struktur organisasi kantor Arsip dan Perpustakaan

commit to user

Daerah Kota Surakarta sesuai dengan Peraturan Walikota Surakarta No. 32 Tahun 2008 tentang Penjabaran Tugas Pokok , Fungsi dan Tata Kerja Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, mengenai bagan struktur organisasi adalah sebagai berikut :

Gambar 3.1 : Bagan Organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta

kepa

Sumber: Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta 2010

KEPALA

JABATAN FUNGSIONAL

SUB BAGIAN TATA USAHA

STAF

STAF

STAF PUSTAKAWAN

PUSTAKAWAN

SEKSI PENGELOLAAN

ARSIP

SEKSI PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN

SEKSI PELAYANAN PERPUSTAKAAN

STAF

STAF STAF STAF

STAF STAF

STAF STAF

commit to user

Di bawah ini merupakan tanggung jawab, fungsi dan tugas masing-masing bagian dalam struktur organisasi Kantor Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta adalah sebagai berikut :

a. Kepala Kantor

Tugas pokok :

Melaksanakan urusan pemerintahan di bidang kearsipan dan perpustakaan. Uraian Tugas :

1. Menyusun rencana strategis dan program kerja tahunan kantor sesuai dengan program pembangunan daerah (Propeda).

2. Membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugas masing-masing agar tercapainya pemerataan tugas.

3. Mengawasi pelaksanaan tugas bawahan agar tidak terjadi

penyimpangan.

4. Memeriksa hasil kerja bawahan untuk mengetahui kesulitan dan hambatan serta memberikan jalan keluarnya.

5. Menilai hasil kerja secara periodik guna bahan peningkatan kinerja.

b. Kepala Sub Bagian Tata Usaha

Tugas Pokok :

Melaksanakan administrasi umum, kepegawaian dan keuangan sesuai dengan kebijakan tekhnis yang ditetapkan oleh Kepala Kantor.

Uraian Tugas :

1. Menyusun program dan rincian kerja Sub Bagian Tata Usaha

berdasarkan rencana strategis dan program kerja tahunan kantor.

2. Memberi petunjuk dan arahan kepada bawahan guna kejelasan

pelaksanaan tugas.

3. Mengelola administrasi surat-menyurat, peralatan dan perlengkapan kantor, rumah tangga, perjalanan dinas, dokumentasi dan perpustakaan serta hubungan masyarakat dan protokol.

commit to user

4. Mengelola administrasi kepegawaian meliputi pengangkatan, kenaikan

pangkat, perpindahan, pemberhentian, pensiun, kenaikan gaji berkala dan tunjangan serta presensi atau daftar hadir pegawai.

5. Mengkoordinasi administrasi keuangan, anggaran rutin dan

pembangunan serta melakukan pengawasan laporan adminitrasi keuangan bendahara rutin dan pembangunan dengan membubuhkan paraf.

c. Seksi Pengelolaan Arsip Tugas Pokok :

Melaksanakan pembinaan teknis kearsipan, mengelola arsip dinamis serta memberikan layanan kearsipan sesuai dengan kebijakan teknis yang ditetapkan oleh Kepala Kantor.

Uraian Tugas :

1. Menyusun program dan rincian kerja Seksi Pengelola Arsip

berdasarkan rencana strategis dan program kerja tahunan kantor.

2. Menerima, menyimpan, mengolah dan memelihara arsip serta

melaksanakan penyusutan arsip.

3. Melaksanakan pembinaan teknis kearsipan.

4. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai

pertanggungjawaban pelaksanaan tugas.

5. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan. d. Seksi Pengelolaan Perpustakaan

Tugas Pokok :

Melaksanakan pengadaan, pengelolaan dan pemeliharaan bahan pustaka sesuai dengan kenijakan teknis yang ditetapkan oleh Kepala Kantor. Uraian Tugas :

1. Menyusun program dan rincian kerja Seksi Pengelola Perpustakaan berdasarkan rencana strategis dan program kerja tahunan kantor.

commit to user

2. Mengumpulkan data dan bahan untuk pengadaan bahan pustaka.

3. Melaksanakan pengadaan bahan pustaka dengan cara yang telah

ditentukan.

4. Melaksanakan pengelolaan bahan pustaka meliputi inventarisasi, klasifikasi, katalogisasi, shelving dan filing.

5. Melaksanakan pemeliharaan bahan pustaka

e. Seksi Pelayanan Perpustakaan

Tugas Pokok :

Melaksanakan pelayanan sirkulasi dan referensi, pendidikan pemakaian dan penyebarluasan informasi serta pembinaan perpustakaan sesuai dengan kebijakan teknis yang diterapkan oleh Kepala Kantor.

Uraian Tugas :

1. Menyusun program dan rincian kerja Seksi Pelayanan Perpustakaan berdasarkan rencana strategis dan program kerja tahunan kantor. 2. Melaksanakan pelayanan sirkulasi dan referensi.

3. Melaksanakan pelayanan pendidikan pemakai dan penyebarluasan

informasi.

4. Menyiapkan pelaksanaan bimbingan teknis serta pendidikan dan

pelatihan perpustakaan.

5. Melaksanakan pembinaan koleksi rutin dan berkala (stock opname)

Di bawah ini merupakan tata kerja bagi setiap bidang dalam Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yaitu sebagai berikut :

a. Kepala Kantor, Subbagian dan Seksi dalam melaksanakan tugasnya

berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku dan kebijakan yang yang ditetapkan oleh Walikota.

commit to user

b. Kepala Kantor, Subbagian dan Seksi dalam melaksanakan tugasnya

memperhatikan prinsip-prinsip manajemen yang meliputi perencanaanm pengorganisasian, pelaksanaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan sesuai dengan bidang tugasnya masing-masing.

c. Dalam melaksanakan tugasnya, Kepala Kantor, Kepala Subbagian,

Kepala Seksi dan Pejabat Fungsional wajib menerapkan prinsip koordinasi, integrasi dan sinkronisasi secara vertical maupun horizontal baik ke dalam maupun antar satuan organisasi dalam lingkungan Pemerintah Daerah serta instansi lain sesuai dengan tugas pokoknya masing-masing.

d. Kepala Kantor, Kepala Subbagian dan Kepala Seksi bertanggung jawab dalam memimpin, mengkoordinasikan dan memberikan bimbingan serta petunjuk-petunjuk bagi pelaksanaan tugas bawahannya masing-masing. e. Kepal Kantor, Kpala Subbagian dan Kepala Seksi wajib mengikuti dan

mematuhi petunjuk-petunjuk dan bertanggung jawab pada atasan masing-masing serta menyampaikan laporan tepat pada waktunya.

f. Dalam menyampaikan laporan masing-masing kepada atasan, tembusan laporan dapat disampaikan kepada satuan organisasi laindi lingkungan kantor yang secara fungsional mempunyai hubungan kerja.

g. Setiap laporan yang diterima oleh Kepala Kantor, Kepala Subbagian dan

Kepala Seksi dari bawahan wajib diolah dan dipergunakansebagai bahan penyusunan laporan lebih lanjutdan dijadikan bahan untuk memberikan petunjuk kepada bawahan.

h. Kepala Subbagian, Kepala Seksi dan Pejabat Fungsional menyampaikan

laporan kepada Kepala Kantor dan berdasarkan hal tersebut Kepala Subbagian Tata Usaha menyusun laporan berkala Kepala Kantor kepada Walikota melalui Sekda.

Di bawah ini merupakan peraturan tentang kepegawaian yang ada di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, meliputi :

commit to user

a. Jenjang jabatan dan kepangkatan serta susunan kepegawaian diatur sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

b. Kepala Kantor, Kepala Subbagian, Kepala Seksi dan pejabat fungsional dilingkungan kantor diangkat dan diberhentikan oleh pejabat yang berwenang sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku.

F. Pegawai Seksi Pengelolaan Arsip

Dalam pengelolaan arsip terutama arsip dinamis aktif, tentu membutuhkan sebuah seksi tersendiri guna mengelola arsip-arsip tersebut. Adapun mengenai pegawai dalam seksi pengelolaan arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta terdiri dari tiga bagian yaitu:

1. Kepala Seksi Pengelolaan Arsip

Kepala sekai pengelolaan arsip, saat ini dijabat oleh Bapak Sri Wahyudi, S.Sos. Mengenai tugas-tugasnya adalah sebagai berikut;

a. Melaksanakan pembinaan teknis kearsipan, mengelola arsip dinamis

inaktif dan statis serta memberikan layanan kearsipan sesuai dengan kebijakan teknis yang ditetapkan oleh kepala kantor.

b. Menyusun program dan rincian kerja seksi pengelola arsip

berdasarkan rencana strategis dan program kerja tahunan kantor.

c. Membagi tugas kepada bawahan agar tercipta pemerataan tugas.

d. Memberi petunjuk dan arahan kepada bawahan guna kejelasan

pelaksanaan tugas.

e. Mengawasi pelaksanaan tugas bawahan agar tidak terjadi

penyimpangan.

f. Memeriksa hasil kerja bawahan untuk mengetahui kesulitan dan hambatan serta memberikan jalan keluarnya.

g. Menilai hasil kerja secara periodic guna bahan peningkatan kinerja.

commit to user

i. Melaksanakan tertib administrasi serta membuat laporan berkala dan tahunan.

j. Melaksanakan koordinasi guna kelancaran pelaksanaan tugas.

k. Memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rangka kelancaran

pelaksanaan tugas.

l. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai

pertanggungjawaban pelaksanaan tugas.

m. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.

2. Staf Pengelola Arsip

Mengenai staf pengelola arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta terdiri dari:

1) Areif Heri Wiyana, S.Si

2) Budi Sofyan Hadi

3) Damayanti Mieke

4) Mahalani, SE

Adapun mengenai tugas dari staf pengelola arsip adalah sebagai berikut:

a. Menerima, menyimpan, mengolah dan memelihara arsip serta

melaksanakan penyusutan arsip.

b. Melaksanakan layanan kearsipan.

c. Menginventarisasi permasalahan-permasalahan guna menyiapkan

bahan petunjuk pemecahan masalah.

d. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.

Dibawah ini adalah daftar pegawai beserta jabatan-jabatannya di Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Surakarta sebagai berikut :

commit to user

57

Table 4.2 : Jumlah Penerimaan Arsip Pada Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta

NO TAHUN

JUMLAH ARSIP

TEKSTUAL

NON TEKSTUAL

KASET FOTO

1. 2. 3. 2009 2010 2011 24 ML 29 ML 33 ML - - - 325 Lb - -

JUMLAH 86 ML - 325 Lb

Sumber : Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta Dari penjelasan data di atas dapat terlihat bahwa pengelolaan arsip dinamis aktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta belum ditangani secara maksimal. Dapat terlihat bahwa arsip yang terdapat di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta belum ditangani semua, serta belum semua unit pengolah menyerahkan arsip dinamis aktif ke Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.

Pengelolaan arsip dinamis aktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta sudah sesuai dengan prosedur yang benar, hanya saja dalam pelaksanaannya kurang maksimal. Dalam hal pengurusan dan penataan berkas tidak dapat dilakukan secara maksimal karena terbatasnya tempat dan sumber daya yang dapat mengelola arsip.

Dari table-tabel diatas dapat diambil kesimpulan bahwa pengelolaan arsip dinamis aktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta sudah dilakukan sesuai dengan prosedur yang benar, sudah dikelola dengan baik, hanya saja kurang maksimal. Seperti yang

diungkapkan Bapak Sri Wahyudi, S,Sos (wawancara tanggal 25 februari 2012) selaku arsiparis di Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Surakarta bahwa :

“ Pengelolaan arsip dinamis aktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan

Daerah Kota Surakarta ini semua sudah dilakukan sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan, akan tetapi hasil yang diperoleh belum maksimal. Dapat dilihat dari arsip yang belum dikelola secara penuh

karena keterbatasan tempat dan pengelola arsip.”

4. Kendala Yang Dihadapi Dalam Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif

di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta Dari pembahasan di atas pengelolaan arsip dinamis aktif telah sesuai dengan prosedur yang benar tetapi kurang maksimal. Hal itu menunjukkan bahwa dalam pengelolaan arsip dinamis aktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta masih terdapat beberapa kendala yang dihadapi sehingga dapat menghambat pencapaian optimalisasi dalam pengelolaan arsip dinamis aktif. Adapun beberapa kendala yang dihadapi antara lain :

1. Kurang maksimalnya manajemen arsip dinamis aktif dikarenakan

kurangnya sumber daya manusia yang mengelola arsip. Di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta hanya terdapat 1 orang arsiparis dan 4 staff kantor bagian pengelola arsip. Jumlah sumber daya manusia yang tersedia tidak sebanding dengan jumlah arsip yang dikelola oleh bagian pengelola arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Sehingga pengelolaan arsip belum bias dilakukan secara maksimal.

2. Selain itu saran dan prasarana kurang lengkap, juga tempat atau gedung untuk penataan dan pengelolaan arsip yang masih kurang memadai. Sehingga arsip-arsip yang ada belum bias dikelola secara

commit to user

59

3. Dalam hal pemindahan dan penyimpanan arsip yang dilakukan oleh Kantor Arsip dan Perpustakaan Derah Kota Surakarta juga belum optimal karena dalam pemindahan dan penyimpanan arsip masih menggunakan cara dan peralatan yang tradisional.

commit to user BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan pengamatan yang telah dilakukan selama pelaksanaan magang di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, bahwa manajemen arsip dinamis aktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta telah dilakukan dengan baik oleh bagian kearsipan yang telah diberi tugas untuk menangani arsip-arsip yang masuk di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Beradasarkan uraian pembahasan masalah yang telah dikemukakan sebelumnya, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut :

1. Arsip merupakan sekumpulan naskah, catatan atau rekaman mengenai suatu hal yang memiliki nilai guna tertentu yang disimpan secara sistematis dan dapat ditemukan lagi dengan mudah dan cepat, sehingga perlu dikelola dengan baik.

2. Secara keseluruhan manajemen arsip dinamis aktif di Kantor Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta sudah dilakukan sesuai prosedur yang ditentukan, yang meliputi :

a. Tahap penciptaan yang meliputi pengurusan surat masuk dan pengurusan surat keluat pada unit kearsipan dan unit pengolah dengan prosedur atau tahap yang berbeda pada setiap unitnya.

b. Tahap penggunaan yaitu tahap dimana arsip yang masih

diperlukan oleh perusahaan atau instansi ditata agar jika dibutuhkan dapat ditemukan dengan cepat.

c. Tahap penyimpanan arsip yaitu arsip yang masih sering

digunakan atau dibutuhkan dekelompokkan menurut

commit to user

61

sesuai dengan nomor klasifikasi ke dalam box dengan status aktif.

d. Tahap pemindahan menjadi penyimpanan inaktif yaitu arsip yang sudah tidak digunakan atau masa aktifnya sudah habis ke dalam kategori arsip inaktif.

Akan tetapi manajemen arsip dinamis aktif hasilnya belum optimal. Bisa dilihat dari arsip-arsip yang masih bertumpuk karena kurangnya tempat dan sumber daya manusia yang mengelola arsip.

5. Pengurusan surat di Kantor Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kota

Surakarta telah sedikit lebih maju, karena selain menggunakan pola kartu kendali juga menggunakan aplikasi Simardi, hal tersebut dapat mempermudah proses pencarian surat atau berkas apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.

6. Sistem penemuan kembali arsip di Kantor Arsip Dan Perpustakaan Daerah

Kota Surakarta menggunakan sistem baru yaitu pola kartu kendali dengan cara menentukan pokok masalah kemudian mencari berdasarkan kode klasifikasi.

7. Pemindahan arsip dari unit pengolah ke lembaga kearsipan masih kurang

optimal, karena kurangnya tempat yang cukup untuk mengelola dan menyimpan arsip.

B. Saran

Berdasarkan kesimpulan dari hasil pengamatan dan pembahasannya, penulis mengajukan saran-saran dengan harapan untuk dapat dijadikan masukan dan pertimbangan bagi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dalam rangka meningkatkan pengelolaan arsip antara lain:

1. Dalam hal manajemen arsip sebaiknya menambah jumlah sumber daya

manusia yang ahli atau mengetahui tentang kearsipan dalam mengelola arsip. Agar dalam manajemen arsip dinamis aktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Dearah Kota Surakarta dapat dilaksanakan secara maksimal.

2. Dalam hal sarana dan prasarana, karena kurangnya sarana dan prasarana

yang terbatas maka sebaiknya menambah sarana dan prasarana secara bertahap agar peralatan yang digunakan semakin lengkap. Sehingga dapat mendukung tercapainya optimalisasi dalam manajemen arsip dinamis aktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Untuk tempat penyimpanan dan pengolahan arsip yang terbatas, maka harus mengoptimalkan tempat tersebut dengan cara menyingkirkan atau memindahkan barang-barang yang sudah tidak dibutuhkan atau tidak berguna agar dapat menghemat tempat.

3. Dalam hal pemindahan arsip penulis mengambil langkah untuk

menggabungkan antara cara tradisional dan modern. Yaitu dengan melakukan cara pemeliharaan dan perawatan yang modern tanpa mengninggalkan cara tradisional. Dengan begitu pemeliharaan dan perawatan arsip biasa dilakukan dengan lebih baik.