Perancangan Business Process Improvement Untuk Layanan Kepegawaian Menggunakan Domain Service Design Dalam Framework Information Technology Infrastructure Library (ITIL) V3 (Studi Pada Bank XYZ)
Vol. 2, No. 2, Februari 2018, hlm. 811-820 http://j-ptiik.ub.ac.id
Perancangan Business Process Improvement Untuk Layanan Kepegawaian
Menggunakan Domain Service Design Dalam Framework Information
Technology Infrastructure Library (ITIL) V3 (Studi Pada Bank XYZ)
1
2
3 Citra Hemas Jati Inayu , Yusi Tyroni , Nanang Yudisetiawan
Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Brawijaya
Abstrak
Bank XYZ merupakan perusahaan perbankan yang memiliki kantor pusat di Kota Jakarta. Proses bisnis layanan kepegawaian untuk cuti, lembur, dan update data pegawai pada Bank XYZ masih mengandalkan paper based, sehingga bagian unit HC area (Human Capital) harus menginputkan secara manual data rekap kedalam SAP (Sistem Administrasi Pegawai). Pegawai unit HC area akan sangat rentan untuk melakukan kesalahan input yang dapat berakibat fatal bagi perhitungan gaji pegawai. Penerapan paper based pada sebagian aktivitas cuti, lembur, dan update data juga menyebabkan proses berjalan kurang efisien dan efektif sehingga waktu proses menjadi lebih lama. Metode yang digunakan dalam melakukan perbaikan proses bisnis mengacu pada framework ITIL v3 domain service design. Hasil perbaikan proses bisnis layanan kepegawaian Bank XYZ untuk cuti yaitu percepatan waktu rata- rata sebesar 58.11 menit karena hilangnya aktivitas PIC (Person in Charge) dalam meminta dan menyampaikan formulir izin cuti, serta pemerataan pemanfaatan pada atasan, pegawai, dan HC area karena hilangnya peran PIC dan kurir. Pada proses bisnis lembur pegawai, percepatan waktu rata-rata sebesar 370.98 menit karena hilangnya peran PIC dalam melakukan perekapan secara manual, serta pemerataan pemanfaatan pada atasan, pegawai, dan HC area karena hilangnya peran PIC dan kurir. Pada proses bisnis update data pegawai terdapat percepatan sebesar 22.6 menit karena hilangnya aktivitas memberikan formulir serta input data pegawai, serta terdapat perubahan persentase pemanfaatan resource karena berkurangnya aktivitas HC area.
Kata kunci: proses bisnis , process business improvement, metode ITIL V3, domain service design.
Abstract
XYZ Bank is a banking company with head office in Jakarta. The employment service business process
for leave, overtime, and update of employee data at Bank XYZ still rely on paper based, so that the HC
area unit (Human Capital) must manually input recap data into SAP (Employee Administration System).
HC area unit employees will be particularly vulnerable to input errors that can be fatal for employee
salary calculations. The implementation of paper based on some activities of leave, overtime, and data
update also cause the process runs less efficient and effective so that the processing time becomes
longer. The method used in doing business process improvement refers to the framework of ITIL v3
domain service design. The result of the business process improvement of XYZ staffing service business
for leave is an average time acceleration of 58.11 minutes due to loss of PIC (Person in Charge) activity
in requesting and submitting the leave leave form, as well as equalization of utilization to superiors,
employees and HC area due to loss of role PIC and courier. In the employee overtime business process,
the average acceleration time of 370.98 minutes due to loss of PIC's role in manual recording, as well
as equitable distribution of employers, officers, and HC areas due to loss of PIC and messenger role. In
the business process update employee data there is an acceleration of 22.6 minutes due to loss of activity
provide the form and input employee data, and there is a change in resource utilization percentage due
to reduced HC area activity.Keywords: business process, business improvement process, ITIL V3 method, domain service design.
Fakultas Ilmu Komputer Universitas Brawijaya
811
1. PENDAHULUAN
XYZ sudah ditetapkan dan terdefinisi dengan jelas serta memiliki nilai bagi pengguna. Fokus perhatian saat ini yaitu perlu dilakukan perbaikan pada layanan cuti, lembur, dan update data pegawai, sehingga perusahaan dituntut untuk dapat mendesain layanan yang tepat. Domain service
kegiatan berjalan lebih efisien dan efektif sehingga perusahaan dapat mengurangi kesalahan yang ada, memperpendek waktu tunggu, meminimasi sumber daya, serta memberi kemudahan bagi pengguna layanan.
Business process improvement dilakukan
dengan menggunakan metode ITIL (Information Technology Infrastructure Library) versi 3. ITIL versi 3 merupakan metode yang berguna dalam meningkatkan kepuasan pengguna atau konsumen akan layanan TI. Metode ITIL versi 3 cocok digunakan pada penelitian ini karena proses bisnis yang akan diteliti merupakan bagian dari layanan kepegawaian Bank XYZ. Kepuasan pelanggan yaitu pegawai menjadi sangat bergantung pada kelancaran aktivitas- aktivitas yang ada dalam proses bisnis tersebut.
Pada penelitian ini tahap ITIL yang digunakan yaitu service design. Pemilihan
service design karena layanan kepegawaian cuti,
lembur, dan update data pegawai pada Bank
masih menerapkan paper based. Saat ini, arsip cetak disimpan di dosir pegawai yang dikelola oleh unit HC Area Bank XYZ. Dosir pegawai merupakan map data pegawai yang menyimpan data pegawai sejak awal masuk hingga keluar. Dokumen berbentuk softcopy akan disimpan di pusat arsip yang berada di kantor pusat. Tidak semua dokumen membutuhkan arsip cetak, sehingga aktivitas
improvement pada proses cuti, lembur, dan update data dilakukan dengan harapan alur
update data pegawai yang sebagian prosesnya
XYZ yang menjadi perhatian dalam penelitian ini antara lain, cuti dan lembur pegawai, serta
Terdapat beberapa aktivitas pada Bank
kaitannya dengan peningkatan proses bisnis perusahaan. Persaingan bisnis salah satunya bisa dimenangkan oleh perusahaan dengan cara mengoptimalkan proses bisnisnya. Penulis tertarik untuk mengamati proses bisnis yang ada pada Bank XYZ.
paperless office ataupun lesspaper office erat
perubahan dari paper based office menjadi
paperless dan atau lesspaper world. Melakukan
Kemajuan teknologi di era sekarang ini semakin berkembang pesat. Manusia tidak terlepas dari penggunaan teknologi hampir di segala aspek kehidupan. Era digital juga membawa manusia memasuki babak baru yaitu
- – aktivitas yang terdapat pada proses cuti, lembur, dan update data pegawai pada Bank XYZ dapat ditinjau kembali untuk dapat mengurangi permasalah ada.
improvement
Berdasarkan latar belakang yang sudah diuraikan dan jurnal terdahulu yang dirujuk dalam penelitian ini, business process
AS400)” dilakukan pengukuran terhadap tingkat kesiapan service design pada aplikasi AS400 dan rekomendasi untuk melakukan evaluasi terhadap service design pada aplikasi AS400.
ITIL untuk membantu mengidentifikasi tantangan dan peluang untuk menyelaraskan TI dengan kebutuhan bisnis, serta meningkatkan kualitas layanan pada ANA airports Portugal. Pada jurnal dengan judul “Evaluasi Tingkat Kesiapan Service design menggunakan IT Infrastructure Library (ITIL) Versi 3 pada PT Fajar Mas Murni Bekasi (Studi kasus: Aplikasi
menggunakan
“Business Process Improvement on Maintanance Management: a Case Study”
Penelitian sebelumnya dengan judul
design
berguna dalam mendesain dan membangun layanan TI yang sesuai, untuk meningkatkan kepuasan pengguna akan layanan sehingga dapat mendukung perbaikan proses bisnis.
2. LANDASAN KEPUSTAKAAN
2.1. Proses Bisnis
Proses bisnis merupakan serangkaian aktivitas yang dilakukan oleh suatu organisasi dalam menjalankan bisnisnya. Proses bisnis mencakup inisiasi masukan (input), pengolahan input menjadi output (proses), dan menghasilkan keluaran (output). Output yang dihasilkan mempunyai dampak yang baik bagi konsumen maupun bagi organisasi. (Harmon, 2007).
2.2 Proses Bisnis Modelling (BPM)
BPM (Proses Bisnis Modelling) atau pemodelan proses bisnis secara istilah 'bisnis' dapat dihubungkan dengan organisasi. Ada dua
dengan framework ITIL v3 menggunakan domain service design dipilih sebagai metode yang tepat dalam menyelesaikan masalah. Pada penelitian ini business process
Penelitian pada penelitian ini merupakan jenis penelitian non-implementatif. Penelitian dilakukan pada unit Area Bank XYZ mulai bulan Januari 2017. Dalam melakukan pengumpulan data dilakukan teknik wawancara dan kuesioner, kuesioner dibagikan kepada 13 orang responden dari 16 orang populasi berdasarkan rumus slovin dengan toleransi eror 10%. Empat orang diantaranya dipilih berdasarkan teknik purposive sampling Terdapat langkah-langkah atau tahapan untuk menyelesaikan proyek penelitian ini. Alur penelitian jelasnya dapat dilihat pada flowchart berorientasi pada bisnis dan pelanggan.
3.51
5. Information Security management.
6. Service Catalogue management.
7. Supplier management.
2.6 Maturity Level
IT Maturity Model merupakan model yang
digunakan untuk mengukur tingkat kematangan pengelolaan teknologi informasi dalam suatu organisasi. IT Maturity Model terdiri dari lima tingkat kematangan pengelolaan IT, meliputi : tingkat 0 (non-existent), tingkat 1 (initial), tingkat 2 (repeateable), tingkat 3 (defined), tingkat 4 (managed) dan tingkat 5 (optimised). Semakin tinggi maturity level akan semakin baik proses pengelolaan teknologi informasi, yang secara tidak langsung bermakna semakin reliable dukungan teknologi informasi dalam proses pencapaian tujuan organisasi (Limited, 2013).
Tabel 1 Skala pembulatan maturity level Skala pembulatan Tingkat model maturity 4.51 -5.00
5
4
3. Availability management.
2.31
3
1.31
2
0.51
1
0.00
3. METODOLOGI
4. IT Service Continuity management.
2. Capacity management.
ITIL v3 pada domain service design . Peningkatan dilakukan dengan terlebih dahulu memodelkan proses bisnis as-is pada aktivitas cuti, lembur, dan update data. Kemudian membuat proses bisnis to-be berdasarkan dari hasil analisa dengan framework ITIL v3 domain
Service Level Management.
jenis Model Proses Bisnis yang utama menurut Alan Chapman, yaitu (Chapman, 2017): 1.
Model dasar 'as-is', yang menggambarkan situasi saat ini.
2. Model 'to-be', yaitu model proses bisnis baru yang memiliki tujuan dan harapan kedepan yang difungsikan untuk menganalisis, menguji, menerapkan dan meningkatkan proses.
2.3 Business Process Improvement (BPI) Business Process Improvement atau
perbaikan proses bisnis dicapai dengan memeriksa dan memahami mengapa, apa, serta bagaimana proses dan interaksi antara orang- orang, proses, dan teknologi (Attong & Metz, 2013). Pada penelitiain ini, perbaikan proses bisnis didasarkan atas pedoman dari framework
IT Service Management) yang paling banyak
ITIL (Information Technology Infrastucture Library) adalah framework ITSM
2.4 Information Technology Infrastructure Library (ITIL)
service design untuk mengetahui proses apa saja yang perlu ditingkatkan.
- – dioptimalisasi (optimized)
- – diatur (managed)
digunakan di dunia saat ini. ITIL berfungsi untuk memberikan arahan kepada organisasi untuk memanfaatkan TI sebagai alat dalam mendorong pembangunan, perubahan bisnis, serta transformasi.
- – 4.50
- – 3.50
- – ditetapkan (defined)
- – 2.50
- – dapat diulang (repeatable)
ITIL bertujuan dalam meningkatkan efisiensi dan mencapai tujuan peningkatan layanan. (OpenCampus, n.d.).
- – 1.50
- – inisialisasi (initial)
- – 0.50 – tidak ada (nun-existent)
Gambar 1 Service lifecyle Sumber : Bernard (2011)
2.5 Service Design Service design merupakan tahap merancang
dan mengembangkan layanan TI. Layanan TI yang dimaksud termasuk arsitektur, sistem, proses, ukuran dan metric, alat untuk ITSM, serta kebijakan dan dokumen yang berguna untuk memenuhi kebutuhan bisnis saat ini dan masa depan (Bernard, 2011). Proses-proses dalam service design ada tujuh, antara lain (UCISA, n.d.) : 1.
berikut.
Tersedia layanan TI dalam mengelola SMaP urusan kepegawaian untuk proses cuti, 7 07 lembur, dan update data pegawai yang hemat biaya dan aman. Tersedia layanan IT dalam mengelola urusan kepegawaian untuk proses cuti,
SMaP 8 lembur, dan update data pegawai yang 08 fleksibel dan memenuhi tuntutan peningkatan bisnis. Adanya pemahaman mengenai layanan SMaP kepegawaian untuk proses cuti, lembur,
9 09 dan update data pegawai yang disediakan.
4.3.1 Hasil Maturity Level Service Management as a practice
Tabel 3 Maturity level service management as a practice
Mat Bobot Nilai Mat urit
Tota urity y l level No leve
Kod Resp Resp
1
2
3
4
5 l e on onde
Cur n rent
SMa
1
2
7
4
13
3.15
4 P01 SMa
2
1
4
8
13
3.53
4 P02
Gambar 2 Metodologi penelitian
SMa
3
8
5
13
3.38
4 P03 SMa 4.
PERANCANGAN
4
3
5
5
13
3.15
4 P04 SMa
5
6
7
13
3.53
4
P05 SMa
4.3 Hasil dan Analisa Maturity level
6
2
7
4
13
3.15
4 Tabel 2 Pertanyaan service management as a P06
SMa
1
practice
7
3
13
3.23
4 P07
SMa
8
5
4
4
13
2.92
3 No Kode Service Management as a Practice P08
SMa
1 Terdapat manajemen layanan
9
1
13
3.92
4 P09
2
kepegawaian untuk proses cuti, lembur, Scor
1
5
5 SMaP 117
3.33
3.88
dan update data pegawai yang
1 e
3
2
2
01 terdefinisi dengan jelas.
Tersedia layanan TI dalam mengelola
Pada tabel 3 diketahui nilai maturity level
urusan kepegawaian untuk proses cuti, lembur, dan update data pegawai yang SMaP responden tertinggi yaitu 3.92 pada pertanyaan
2 dikelola dan dioperasikan untuk tingkat
02
nomor 9. Tingginya nilai tersebut karena sudah
risiko yang rendah
terdapat aturan atau SOP yang jelas mengenai
Ada suatu hasil yang diberikan kepada
layanan kepegawaian dan terdapat perjanjian
pengguna atau pemangku kepentingan SMaP
3 dari setiap proses yang terdapat pada kerja bersama yang disepakati oleh stakeholder
03 layanan kepegawaian untuk proses cuti,
terkait. Sedangkan nilai maturity level lembur, dan update data pegawai. responden terendah terdapat pada pertanyaan
Adanya keaktifan dalam mengelola
nomor 8. Nilai tersebut merupakan yang paling
desain layanan baru ataupun perubahan SMaP
rendah karena SAP saat ini hanya dapat diakses
4 layanan pada layanan kepegawaian
04 untuk proses cuti, lembur, dan update
oleh HC area, sehingga menyebabkan waktu data pegawai. proses menjadi lebih lama karena sebagian
Adanya keaktifan dalam mengelola aktivitas masih berjalan manual. desain portofolio layanan, termasuk SMaP
5 layanan katalog pada layanan
Hasil rata-rata maturity level responden
05 kepegawaian untuk proses cuti, lembur,
yang didapat dari kuesioner pada sub-domain dan update data pegawai.
service management as a practice yaitu 3.33, Tersedia layanan TI dalam mengelola SMaP
6 urusan kepegawaian untuk proses cuti, yang berada pada level 3 atau define. Pengguna
06 lembur, dan update data pegawai yang
menganggap bahwa penggunaan TI belum dapat diaplikasikan untuk proses cuti, lembur, dan
update data yang masih berjalan manual tersebut.
4
Tabel 5 Gap service management as a practice No Kode Maturity level Current Gap
1 SMaP01
4
2 SMaP02
4
3 SMaP03
4
4 SMaP04
4
5 SMaP05
4
6 SMaP06
7 SMaP07
Rendahnya nilai pada poin pertanyaan 8 karena program SAP sudah fleksibel (dapat dirubah maupun ditambahan namun belum memenuhi tuntutan peningkatan bisnis karena fungsinya masih terbatas untuk melakukan perekapan, pencatatan, dan monitoring cuti lembur, dan update data pegawai.
4
8 SMaP08
3
1
9 SmaP09
4 Score
3.88 Nilai rata-rata maturity level Service Management as a Practice pada saat ini (current) yaitu 3.88 yang berada pada level 4.
Untuk memperoleh nilai maturity level yang diharapkan, solusi yang harus diterapkan yaitu dengan meningkatkan sistem SAP yang sudah ada untuk fungsi cuti, lembur dan update data pegawai agar memenuhi tuntutan peningkatan bisnis. Peningkatan bisnis dapat dilakukan dengan perbaikan proses bisnis yang ada pada aktivitas cuti, lembur, dan update data pegawai.
5. HASIL DAN PEMBAHASAN
5.1 Simulasi Proses Bisnis As-Is
Simulasi ini digunakan untuk mengetahui apakah proses bisnis yang berjalan saat ini sudah sesuai dengan harapan yang ingin dicapai perusahaan atau masih perlu adanya perbaikan untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas.
5.1.1 Proses Bisnis Cuti Pegawai Tabel 6 Hasil simulasi proses bisnis as-is cuti pegawai
4.3.2 Analisa Maturity Level Service Management as a Practice
4 Program SAP memiliki sistem keamanan berlapis dan terus diawasi dan dikelola oleh unit IT security dan IT operation.
Setelah dilakukan wawancara untuk mencocokkan nilai maturity level menurut responden dengan fakta di lapangan, ternyata ada perbedaan hasil. Rata-rata maturity level
3
current bernilai 3.88 yang berada pada level 4
(manage). Peningkatan yang cukup signifikan itu karena perusahaan sebenarnya sudah mempersiapkan layanan TI untuk mendukung proses-proses yang berjalan kurang efektif dan butuh perbaikan tersebut, namun belum ada tindak lanjut untuk dapat mengaplikasikannya. Untuk lebih jelasnya pada tabel 4 berikut deskripsi proses-proses yang ada di perusahaan saat ini untuk setiap poin pertanyaan terdapat :
Tabel 4 Maturity level current service management as a practice
Kod e Maturit y level
Current Deskripsi proses
SM aP0
1
4 Terdapat unit Human Capital yang mengelola kepegawaian dan sudah terdapat aplikasi untuk kepegawaian dengan nama SAP (Sistem Administrasi Pegawai) yang di dalamnya juga mencakup proses pencatatan, perekapan, dan monitoring cuti, lembur, dan update data pegawai.
SM aP0
2
4 Pegawai sudah mengetahui kemana mereka harus bertanya jika terdapat hal-hal terkait layanan kepegawaiaan, termasuk proses cuti, lembur, dan update data (ke unit Human Capital).
SM aP0
4 Ada output atau laporan yang bisa disampaikan kepada atasan. SM aP0
9
4
4 Terdapat unit pengembangan TI di kantor pusat yang secara intensif mengelola desain untuk layanan baru atau perubahan layanan.
SM aP0
5
4 Terdapat unit pengembangan TI di kantor pusat yang secara intensif mengelola desain portofolio dan layanan katalog.
SM aP0
6
4 Sudah ada sistem SAP dan dikelola oleh unit TI pengembangan. SM aP0
7
4 Sudah ada sistem SAP dan dikelola oleh unit TI pengembangan. SM aP0
8
3 Program SAP sudah fleksibel (dapat dirubah maupun ditambahan) namun belum memenuhi tuntutan peningkatan bisnis karena fungsinya masih terbatas untuk melakukan perekapan, pencatatan, dan monitoring cuti lembur, dan update data pegawai.
Sm aP0
Name Type Instan ces Instance s started Min. time (m) Max . Avg. time (m) Total time (m)
compl eted time (m)
21
3
5
5
5
15 Melakukan perekapan data cuti pegawai Task
21
5
5 5 105 Revisi data cuti pegawai Task
5 5 105 Menyampai kan pesan cuti dibatalkan via email/telep on Task
3
3
2
2
2
6 Meminta formulir surat izin cuti via telepon/ema il Task
3
5
40
5
3
3
3
3 Menandata ngani surat izin cuti Task
21
21
5 5 105 Menerima surat izin cuti Task
21
21
21
1
1
1
21 Menerbitka n surat izin cuti Task
21
40
2
1
ini dihilangka n
5.2 Analisa Fit/Gap Table 8 Analisis fit/gap cuti pegawai
No Kriteri a Kondisi Saat ini Degre e of
Fit Teknik Perbaikan Usulan Perbaika n
1 Cuti Pegawa i
Pegawai Meminta formulir surat izin cuti ke PIC G
Eliminate Aktivitas
2 PIC meminta formulir surat izin cuti via telepon/e mail ke HC Area
Tabel 7 Hasil simulasi resource proses bisnis as-is cuti pegawai Resource Utilization Atasan 23.41% Pegawai 23.48% PIC 97.77% HC Area 12.75% Kurir 89.07%
G
Eliminate Aktivitas
ini dihilangka n
3 HC Area memberi formulir surat izin cuti via
G
Eliminate
Aktivitas ini dihilangka n
Simulasi resource menjelaskan besarnya jumlah pemanfaatan resource, jumlah tersebut menunjukkan waktu resource sedang sibuk dalam bentuk persentase. Pada Tabel 7 diketahui bahwa pemanfaatan PIC (Person in Charge) adalah yang paling besar yaitu 97.77%, kemudian kurir sebesar 89.07%, kemudian pegawai sebesar 23.48%, atasan 23.41%, dan jumlah pemanfaatan paling kecil yaitu HC area sebesar 12.75%. PIC dan kurir memiliki persentase pemanfaatan yang cukup besar. Besarnya pemanfaatan tersebut menyebabkan adanya antrian, sehingga instance harus menunggu sampai PIC atau kurir tersedia kembali.
dengan benar berdasarkan probabilitas yang ditentukan. Waktu minimal proses bisnis as-is cuti pegawai secara keseluruhan adalah 22 menit, waktu maksimal sebesar 116 menit, dengan waktu rata-rata 67.78 menit. Dari uraian tersebut didapatkan total waktu sebesar 2711 menit.
2
6 Membuat surat pembatalan cuti via email Task
2
80 Menyetujui pembatalan cuti pegawai Task
3
3
2
2
2
3
instance diawal, artinya setiap aktivitas dilewati
3
3
3
3
pegawai yang terdapat pada tabel
6 menampilkan jumlah instance yang selesai yaitu
40. Jumlah tersebut sama dengan jumlah
1
2 Menyampai kan pesan cuti ditolak Task
PT. XYZ Process
1
40
40
3
3 3 120 Meneruska n formulir surat izin cuti via email Task
40
40
1
2
1
40 Mencetak formulir surat izin cuti Task
40
40
3
3 3 120 Mengisi formulir surat izin cuti Task
40
80 Memberi formulir surat izin cuti via email Task
2
2
22 ExclusiveG ateway Gateway
40
40 22 116 67.775 2711 NoneStart
Start event
40 ExclusiveG ateway Gateway
40
40 ExclusiveG ateway Gateway
22
21
2
21 NoneEnd End event
18 NoneEnd End event
3 NoneEnd End event
18 NoneEnd End event
1 Meminta formulir surat izin cuti Task
40
40
40
2
2
10 10 220 Menyerahk an formulir surat izin cuti Task
2
2
2 Mencocokk an formulir dengan data cuti pegawai Task
22
22
10
22
1
22
60
60 60 1320 Memberi pesan cuti ditolak via telepon/ema il Task
1
1
2
2
2
1
2
2
80 Memberi persetujuan izin cuti Task
40
40
5
5 5 200 Memberi pesan cuti ditolak Task
18
18
2
36 Menerima pesan cuti ditolak Task
2
36 Menerima pesan cuti ditolak Task
18
18
2
2
2
9 Simulasi proses bisnis as-is untuk cuti
Simplify Aktivitas
Automate Aktivitas
P
18 Pegawai menerim a surat izin cuti
menandat angani dilakukan melalui SAP (Sistem Administr asi Pegawai) dengan melakuka n approval
Simplify Aktivitas
P
17 Atasan menandat angani surat izin cuti
ini dilakukan melalui SAP (Sistem Administr asi Pegawai)
P
ini dilakukan melalui SAP (Sistem Administr asi Pegawai)
16 Pegawai menerim a pesan cuti ditolak oleh HC Area
ini dihilangka n
Eliminate Aktivitas
G
15 PIC menyam paikan pesan cuti ditolak ke pegawai
Administr asi Pegawai)
ini dilakukan melalui SAP (Sistem via telepon/e mail
Automate Aktivitas
19 Pegawai membuat surat pembatal an cuti via email
- - Tidak
Eliminate Aktivitas
Simplify Aktivitas
ini dilakukan melalui SAP (Sistem Administr asi Pegawai)
20 Atasan menyetuj ui pembatal an cuti pegawai
P
Simplify Aktivitas
ini dilakukan melalui SAP (Sistem Administr asi Pegawai)
ini dihilangka n
P
- - Tidak
21 PIC menyam paikan pesan cuti dibatalka n via email/tele pon ke HC Area
- - Tidak
22 HC Area merevisi data cuti pegawai
F
terdapat perubahan pada aktivitas ini
Hasil Persentase Fit = (Jumlah Fit / Jumlah
Requirement ) * 100
G
14 HC Area memberi pesan cuti ditolak ke PIC
P
ini dihilangka n
ini dilakukan melalui SAP (Sistem Administr asi Pegawai)
Simplify Aktivitas
7 Atasan memberi persetuju an izin cuti P
ini dilakukan melalui SAP (Sistem Administr asi Pegawai)
Simplify Aktivitas
6 Pegawai mengisi formulir surat izin cuti P
Eliminate Aktivitas
Simplify Aktivitas
G
5 Pegawai mencetak surat izin cuti
ini dihilangka n
Eliminate Aktivitas
G
4 PIC menerusk an formulir surat izin cuti via email ke pegawai
email ke PIC
8 Atasan memberi pesan cuti ditolak P
ini dilakukan melalui SAP (Sistem Administr asi Pegawai)
ini dilakukan melalui SAP (Sistem Administr asi Pegawai)
F
Simplify Aktivitas
P
13 HC Area menerbit kan surat izin cuti
terdapat perubahan pada aktivitas ini
F
12 HC Area melakuka n perekapa n data cuti pegawai
terdapat perubahan pada aktivitas ini
11 HC Area mencoco kkan formulir dengan data cuti pegawai
9 Pegawai menerim a pesan cuti ditolak oleh atasan
ini dihilangka n
Eliminate Aktivitas
G
10 PIC menyerah kan formulir surat izin cuti ke HC Area
ini dilakukan melalui SAP (Sistem Administr asi Pegawai)
Automate Aktivitas
P
= (19/62) * 100 = 31 % Hasil Persentase Partial Fit = (Jumlah Partial Fit / Jumlah Requirement) * 100
= (22/62) * 100 = 35 %
11
0.5
0.5
23
23
11.5 Menerima pesan cuti ditolak Task
0.5
0.5
0.5
23
23
5.5 Memberi pesan surat izin cuti ditolak Task
0.5
0.5
0.5
11
11.5 Menerima surat izin cuti Task
11 Memberi laporan cuti ditolak Task
11
3 Menerima pesan cuti ditolak Task
0.5
0.5
0.5
6
6
3 Memberi persetujuan penerbitan surat izin cuti Task
0.5
0.5
0.5
6
6
0.5
6
Hasil Persentase Gap = (Jumlah Gap / Jumlah
1
Tabel 10 Hasil simulasi resource proses bisnis to-be cuti pegawai Resource Utilization Pegawai 78.79% Atasan 76.05% HC Area 56.97%
4.58 menit, waktu maksimal sebesar 26.17 menit, dengan waktu rata-rata 9.67 menit. Dari uraian tersebut didapatkan total waktu sebesar 406.92 menit. Berdasarkan hasil diatas diketahui bahwa proses bisnis to-be dapat mempercepat waktu minimal proses sebesar 17.42 menit, waktu maksimal sebesar 89.83 menit, waktu rata-rata sebesar 58.11 menit, dan total waktu sebesar 2304.08 menit. Beberapa aktvitas yang mempercepat waktu proses antara lain adanya otomatisasi pada aktivitas untuk mengisi rencana cuti serta penyampaian dan penerimaan informasi persetujuan dan penolakan izin cuti. Adanya otomatisasi juga menyebabkan hilangnya peran PIC sebagai perantara dalam meminta dan menyerahkan formulir izin cuti kepada HC area. Aktivitas tersebut merupakan yang paling banyak memangkas waktu proses.
to-be cuti pegawai secara keseluruhan adalah
5 Simulasi proses bisnis to-be untuk pegawai ajukan lembur atas keinginannya yang terdapat pada tabel 9 menampilkan jumlah instance yang selesai yaitu 40. Jumlah tersebut sama dengan jumlah instance diawal, artinya setiap aktivitas dilewati dengan benar berdasarkan probabilitas yang ditentukan. Waktu minimal proses bisnis
5
5
5
1
1
0.5 Revisi data cuti pegawai Task
0.5
0.5
0.5
1
0.5 Menyetujui pembatalan cuti pegawai Task
6
3333 0.08333
0.5
0.5
0.5
3 Akses SAP halaman cuti Task
1
1 0.08333
3333 0.08333
0.5
3333 0.08333
3333 Membatalk an cuti Task
1
1
0.5
0.5
30 Menerbitka n surat izin cuti Task
5
5
5
6
6
Requirement ) * 100
= (21/62) * 100 = 34 %
Dari hasil diatas diketahui bahwa aktivitas yang sudah berjalan baik sehingga tidak diperlukan adanya perbaikan sebesar 31%, kegiatan yang sudah berjalan baik namun masih perlu dilakukan perbaikan sebesar 35%, dan kegiatan yang berjalan kurang baik sebesar 31% sehingga masih perlu menjadi fokus perhatian.
5.3 Simulasi Proses Bisnis To-Be
Simulasi ini juga berguna untuk mengukur sejauh apa perbaikan yang dilakukan perusahaan, apakah sudah sesuai dengan harapan yang ingin dicapai atau belum. Dengan dilakukannya simulasi terhadap proses bisnis to-
be, maka dapat dilihat perbandingannya dengan proses bisnis as-is yang berjalan saat ini.
5.3.1 Proses Bisnis Cuti Pegawai
0.5
6667 InclusiveG ateway
6
23 ExclusiveG ateway Gate way
40 NoneEnd End event
40
17 InclusiveG ateway Gate way
17
40 ExclusiveG ateway Gate way
40
40 ExclusiveG ateway Gate way
40
Gate way
6667 406.916
5 NoneEnd End event
6667 9.67291
3333 26.1666
40 4.58333
40
PT. XYZ Proc ess
Tabel 9 Hasil simulasi proses bisnis to-be cuti pegawai Name Type Instan ces compl eted Insta nces starte d Min. time (m) Max. time (m) Avg. time (m) Total time (m)
0.5
20 Mencocok kan dengan data cuti pegawai Task
17
17
10
10 10 170 Melakukan perekapan data cuti pegawai Task
6 NoneEnd End event
1 NoneStart Start event
40
40
40
80 Memberita hukan via WA/email Task
2
2
2
40
40
40 Memberi persetujuan izin cuti Task
1
1
1
40
3333 Mengisi rencana cuti Task
40 NoneEnd End event
3333 3.33333
3333 0.08333
3333 0.08333
40 0.08333
40
20 Akses SAP halaman cuti Task
0.5
0.5
0.5
40
40
11 Pegawai login sistem SAP Task
0.5
Proses bisnis usulan (to-be) update data pegawai dapat mempercepat waktu rata- rata sebesar 22.6 menit yang disebabkan hilangnya aktivitas yang dijalankan HC area seperti memberikan formulir pada pegawai dan melakukan penginputan data pegawai, serta mengurangi pemanfaatan resource pada pegawai dan HC area, serta meningkatkan pemanfaatan pusat dan kurir. Aktivitas yang paling berperan dalam perubahan persentase pemanfaatan yaitu berkurangnya aktivitas HC area sehingga aktivitas pegawai lebih banyak tertuju kepada pusat.
b.
6. KESIMPULAN
Berdasarkan analisis, hasil dan pembahasan yang telah dilakukan pada layanan kepegawaian untuk proses proses cuti, lembur, dan update data pegawai, dapat diambil kesimpulan:
1. Berdasarkan hasil analisa maturity level, sub domain yang berada pada level 4 sudah memiliki kesiapan yang cukup untuk merancang layanan TI dalam rangka memenuhi kebutuhan bisnis. Sedangkan untuk sub-domain pada level 3 masih perlu dilakukan pengelolaan dan perbaikan agar sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai perusahaan.
Simulasi resource menjelaskan besarnya jumlah pemanfaatan resource dalam bentuk persentase. Pada Tabel 10 diketahui bahwa pemanfaatan terbesar yaitu pegawai dengan persentase sebesar 78.79%, kemudian atasan sebesar 76.05%, kemudian yang terakhir HC area sebesar 56.97%. Berdasarkan hasil diatas diketahui bahwa peningkatan sebesar 52.64% terjadi pada atasan, peningkatan 78.79% terjadi pada pegawai, dan peningkatan sebesar 44.22% pada HC area. Sedangkan untuk peran PIC dan kurir dihilangkan pada proses bisnis to-be. Meningkatnya pemanfaatan resource pada atasan, pegawai, dan HC area disebabkan karena hilangnya peran kurir dan PIC pada jalannya proses bisnis cuti. Aktivitas dimaksimalkan pada ketiga resource tersebut dengan bantuan sistem.
c.
Proses bisnis usulan (to-be) lembur pegawai dapat mempercepat waktu rata- rata sebesar 370.98 menit yang disebabkan hilangnya peran PIC dalam melakukan perekapan secara manual, serta meningkatkan pemanfaatan pegawai, atasan, dan HC area yang disebabkan hilangnya peran PIC dan kurir.
DAFTAR PUSTAKA
area yang disebabkan hilangnya peran PIC dan kurir.
resource pada atasan, pegawai, dan HC
Proses bisnis usulan (to-be) cuti pegawai dapat mempercepat waktu rata-rata sebesar 58.11 menit yang disebabkan hilangnya aktivitas PIC dalam meminta dan menyampaikan formulir izin cuti, selain itu meningkatkan pemanfaatan
3. Simulasi proses bisnis as-is dan to-be menghasilkan perbandingan sebagai berikut: a.
Attong, M. & Metz, T., 2013. COD : CHANGE
OR DIE. [e-book] U.S: Taylor & Francis
Group, LLC. Tersedia di: Google Books <http://booksgoogle.com> [1 Juni 2017]
Bernard, P., 2011. Foundations of ITIL. [e- book] Van Haren Publishing. Tersedia di: Google Books <http://booksgoogle.com> [10 Mei 2017]
Chapman, A., 2017. Businessballs. [Online] Available at: http://www.businessballs.com/business- process-modelling.htm [Accessed 3 march 2017].
Harmon, P., 2007. Business Process Change.
[e-book] USA: Morgan Kaufmann. Tersedia di: Google Books <http://booksgoogle.com> [2 Mei 2017] Limited, A., 2013. Axelos Global Best Practice.
[Online] Available at: https://www.axelos.com/best-practice- solutions/itil/itil-maturity-model [Accessed 7 April 2017].
OpenCampus, n.d. OpenCampus. [Online] Available at: https://www.greycampus.com/opencamp
2. Berdasarkan hasil analisa maturity level diketahui bahwa masih terdapat gap positif (+) pada beberapa aktivitas. Oleh karena itu, beberapa aktivitas perlu ditingkatkan nilainya. Rekomendasi dibuat untuk dapat memenuhi kebutuhan aktivitas yang memiliki nilai dibawah rata
- – rata maturity level current .
Available at: https://www.ucisa.ac.uk [Accessed 7 May 2017].