Business Process Reengineering Teknik Reengineering

  Bab

  2 TEKNIK REENGINEERING `The only way we'r e going to deliver on the ful l pr omise of r e engine ering is to start to r e engine ering management by r e engine ering ourselves'

  James Champy

  2.1 Mengapa P erlu T eknik T eknik-teknik terten tu p erlu dik em bangk an un tuk melakuk an reengineering ini, dengan tujuan un tuk memp er- epat w aktu p elaksanaan, dan meningk atk an m utu reengineering. Men urut p engalaman, dalam melaksanak an reengineering, p ertama-tama dip erluk an suatu k elomp ok fasilitator dari luar dan dengan p endek atan fasilitator tersebut, ter apai hal-hal sebagai b erikut :

  1. F asilitator y ang tidak memihak.

  (a) A dan y a fasilitator y ang tidak memihak memp er epat k onsensus di an tara sem ua pihak y ang terk ait (pro je t stak eholders). (b) F asilitator men y ampaik an proses dan teknik y ang dip erluk an se ara ob y ektif, k arena tidak mempu- n y ai k ep en tingan lain selain b erhasiln y a pro y ek reengineering terk ait.

  ( ) F asilitator tidak p erlu menguasai se ara mendalam op erasi teknis p erusahaan, tetapi p erlu memiliki p engetah uan dan p engalaman mendalam dalam teori organisasi, mana jemen dan teknologi informasi.

  2. Akun tabilitas hasil.

  (a) Hasil atau target n y ata p erlu dide nisik an se ara jelas agar dapat diukur k eb erhasilan dan k ema ju- ann y a.

  (b) Sem ua y ang terk ait p erlu memahami mengenai hasil atau target y ang ak an di apai ini. Reengineering menjadi tidak jelas apabila hasil atau target ini tidak jelas atau sama sek ali tidak dide nisik an.

  3. P artisipasi y ang de nitif.

  (a) Masing-masing partisipan p erlu ikut am bil bagian se ara aktif sesuai dengan p em bagian tugas dan tanggung ja w ab y ang sudah dib erik an seb elumn y a.

  (b) P artisipan y ang dimaksud di sini buk an seluruh k ary a w an y ang akhirn y a sem uan y a ikut serta da- lam proses reengineering, tetapi merek a y ang aktif memimpin sebagai tim pro y ek sep erti hampion, fasilitator, direktur pro y ek, para ahli bidang terten tu, p enasihat dan sebagain y a.

  4. Struktur proses.

  (a) Struktur proses adalah meto dologi un tuk melaksanak an pro y ek reengineering. Meto dologi ini mem- p er epat proses dan mem b erik an m utu lebih tinggi dalam hasil reengineering. (b) Struktur proses ini meliputi tindak an-tindak an sebagai b erikut : i. Mem buat k erangk a pro y ek. ii. Menen tuk an visi, tujuan dan nilai. iii. Mendesain k em bali proses bisnis. v. Meren anak an implemen tasi. vi. Mendapatk an p ersetujuan implemen tasi. vii. Mengimplemen tasik an desain proses baru. viii. Melakuk an transisi pada k eadaan baru.

  5. Struktur forum.

  (a) Struktur ini adalah forum-forum y ang digunak an un tuk melaksanak an reengineering, y ang pada dasarn y a ada 3 jenis forum atau sesi, y aitu w a w an ara grup, w orkshop dan p ertem uan-p ertem uan lain.

  (b) Sesi, forum atau p ertem uan ini masing-masing mempun y ai tujuan b erb eda, y aitu memp ersiapk an k ep erluan, menetapk an aturan-aturan, menen tuk an tanggung ja w ab p eserta/partisipan dan sebagai- n y a.

  6. Struktur latihan. A (a) dalah tanggung ja w ab fasilitator pro y ek un tuk mem buat desain dan men y elenggarak an p ertem uan y ang mendukung sem ua asp ek dari p erubahan-p erubahan.

  (b) P erubahan-p erubahan y ang dimaksud adalah y ang men y angkut p erubahan teknis, kultur dan tingk ah laku.

  2.2 Langk ah-Langk ah Proses Reengineering. Seb elumn y a telah dijelask an b eda an tara business pro ess reengineering (BPR) dan on tin uous impro v emen t pro ess (CIP) y ang dalam b en tuk lain dapat digam bark an sebagai b erikut ini.

  Continuous Impr ovement Business Pr o ess R e engine ering Pr o ess

  In r emental * gr * adual hange R adi al hange L ow * * investment High investment

• Pe ople/pr a ti es fo * us Pe ople/te hnolo gy fo us Impr ovement on existing * * S r ap and r ebuilt W ork unit * * driven Champion driven

  Meskipun BPR dilakuk an oleh b eb erapa p erusahaan un tuk menggan ti CIP y ang dirasa terlalu lam bat dan kurang epat, nam un tidak b erarti bah w a CIP tidak digunak an sama sek ali sesudah menggunak an BPR. Sesudah BPR b erhasil dilaksanak an, CIP tetap terus dilaksanak an,sep erti gam bar b erikut ini :

  Langk ah-langk ah proses reengineering, men urut Andrews dan Stali k dapat dilakuk an sebagai b erikut ini, sesuai dengan struktur proses di atas :

  2. K omitmen p en uh.

  4. Batas, lingkup dan butir-butir y ang tumpang tindih.

  3. T ujuan/ob y ektif bisnis y ang mema u reengineering.

  2. P ermasalahan dan p en y ebabn y a dalam k on teks lingkungan.

  1. Sejarah bisnis dalam k on teks reengineering.

  4. Sum b er (anggaran, w aktu, SDM) y ang dip erluk an dipastik an telah disediak an. T ahap ini p erlu menghasilk an p ern y ataan k erangk a (framew ork statemen t), y ang hampir sama dengan statemen t of purp ose, y aitu suatu p ern y ataan y ang mem uat :

  3. K omitmen p en uh pimpinan pun ak dipastik an dip eroleh.

  2. Tim pro y ek dapat dip erluas dan m ungkin men y angkut y ang terk ena p erubahan.

  1. Reengineering adalah p erubahan se ara radik al.

  e- n uhn y a :

  4. Meto dologi dan teknik y ang ak an digunak an. Disamping itu, pro y ek reengineering han y a dapat diterusk an apabila k ondisi-k ondisi b erikut ini disadari sep

  3. Kesiapan tim y ang ak an menangani.

  7. Limitasi, asumsi dan ham batan y ang dihadapi. Sebagai tam bahan, seb elum melangk ah lebih lanjut, p erlu dipastik an juga mengenai : 1. Kesiapan organisasi.

  1. Mem buat k erangk a pro y ek.

  6. F aktor-faktor p enen tu k eb erhasilan reengineering.

  5. Risik o y ang m ungkin dihadapi.

  4. P en y ebab un tuk dari diren anak an reengineering.

  3. Keadaan p olitik, lingkungan dan buda y a y ang terk ait.

  2. P otensi k eun tungan.

  8. T ransisi k e tahap on tin uous impro v emen t. Langk ah 1 : Mem buat k erangk a pro y ek. Setiap pro y ek reengineering memerluk an p ertama-tama suatu p ern y ataan tujuan (statemen t of purp ose) y ang b erisi tujuan y ang dapat diukur dan b erisi juga akupann y a. Di sini termasuk batasan bia y a juga agar tetap dapat dik endalik an dan jangan sampai pro y ek b erhen ti di tengah jalan. Dalam k erangk a pro y ek ini, y ang harus di an tumk an an tara lain ialah : 1. Batasan luas, batasan organisasi.

  7. Implemen tasi p erubahan desain.

  6. Memp eroleh p ersetujuan implemen tasi.

  5. Meren anak an implemen tasi.

  4. P em buktian k onsep.

  3. Mem buat desain baru mengenai op erasi bisnis.

  2. Men iptak an visi, nilai dan tujuan.

  5. Hal-hal y ang mendukung k eb erhasilan reengineering.

  6. Limitasi, asumsi dan ham batan y ang menghadang.

  2. Mengusahaan p engertian dan dukungan.

  1. Meren anak an ki k o meeting.

  7. Men iptak an lingkungan y ang siap melakuk an p engam bilan k eputusan y ang mendukung. P ertem uan p erdana diikui dengan b eb erapa p ertem uan lain y ang ak an menghasilk an visi, nilai dan tujuan y ang telah disebutk an di atas. Dalam langk ah k e dua ini, p erlu dilakuk an b eb erapa aktivitas kun i, sebagai b erikut :

  6. Menja w ab setiap p ertan y aan y ang dia juk an, mengatasi k eb eratan atau k eragu-raguan.

  5. Mendidik merek a y ang terk ait ten tang arti, k ep erluan, tujuan y ang diarah, proses y ang ak an diam bil, lingkup pro y ek dan sebagain y a.

  4. Menjelask an p em b en tuk an tim-tim y ang dip erluk an.

  3. Memp erlihatk an k omitmen pimpinan pun ak atas pro y ek dimaksud.

  1. Memp erk enalk an dan menjelask an pro y ek reengineering.

  7. Rek omendasi un tuk k eikutsertaan dan anggota tim. Disamping itu, b eb erapa aktivitas kun i y ang p erlu dilakuk an dalam langk ah ini an tara lain ialah : ˆ Meng- himpun tim analisis.

  P ada tahap ini terjadi p ertem uan p erdana (ki k o meeting), suatu p ertem uan y ang sangat p en ting, y ang mem bi arak an hal-hal p en ting y ang b ersifat p erm ulaan sebagai b erikut :

  V alue and Goals Statemen t y ang se ara singk at men an tumk an bagaimana bisnis ak an b erjalan sesudah reengineering selesai. Meskipun visi adalah sesuatu y ang di ita- itak an, tetapi haruslah tetap realistik dan dapat dijangk au.

  5. Mem buat k on trak dengan exe utiv e sp onsor. Langk ah p ertama y ang p erlu dilaksanak an tersebut ini se ara singk at dapat dijelask an sebagai b erikut ini : Langk ah 2 : Men iptak an visi, nilai dan tujuan. Setelah pro y ek reengineering diputusk an, mak a tibalah w aktun y a un tuk men iptak an visi y ang ak an datang, y aitu suatu gam baran bagaimana reengineering itu terwujud. Visi adalah gam baran atau inspirasi k edepan sep erti apa p erubahan desain proses y ang diren anak an. T anpa visi, orang ak an k ehilangan arah k emana reengineering ak an ditujuk an dan enderung ak an gagal. Nilai dan tujuan adalah p endukung dari p en iptaan visi dimaksud. Sem ua ini ak an di an tumk an dalam Vision,

  4. Merek omendasik an terus atau tidak terus.

  3. Mem buat framew ork statemen t.

  2. Mem buat analisis situasi sek arang.

  1. Mem buat k onsep k erangk a pro y ek.

  2. Meren anak an p ertem uan-p ertem uan lain.

  3. Melaksanak an ki k o meeting.

  7. Buat saluran umpan balik y ang efektif. Hasil dari langk ah ini ialah suatu etak biru (blueprin t) reengineering y ang men y angkut :

  (b) P enggunaan kuasa.

  3. K omp onen nilai, y aitu : (a) Buda y a p erusahaan.

  ( ) Program p enghargaan.

  (b) Sistem p engukuran.

  2. K omp onen infrastruktur, y aitu : (a) Strategi mana jemen.

  ( ) Mo del organisasi. (d) Mo del teknologi.

  (b) Mo del informasi.

  1. K omp onen sik/teknik, y aitu : (a) Mo del proses.

  6. Serahk an p engam bilan k eputusan pada p ek erja lapangan.

  4. Melaksanak an p ertem uan y ang mem bi arak an visi, nilai dan tujuan.

  5. Usahak an proses k erja y ang indep enden dan sim ultan.

  4. Kendalik an melalui k ebijak an, praktek dan umpan balik.

  3. Gunak an k ema juan teknologi se ara optimal.

  2. Usahak an k on tak langsung dengan p elanggan.

  a, apa y ang di ita- itak an. Ingat bah w a reengineering adalah p erubahan se ara total dan radik al kh ususn y a mengenai proses. A da 7 prinsip y ang men y angkut p erubahan desain ini, y ang p erlu dip erhatik an y aitu : 1. Buat organisasi proses sekitar hasil y ang dituju.

  Langk ah 3 : Mem buat desain baru mengenai op erasi bisnis Ini adalah langk ah reengineering y ang paling p en ting, y aitu tatk ala proses y ang b erlaku sek arang disorot se ara men y eluruh dan ta jam un tuk dirubah sama sek ali menjadi sep erti apa y ang seharusn y

  6. Menganalisis dan mensahk an vision, v alue dan goals tersebut. Langk ah k e dua ini dapat disingk at sebagai bagan b erikut ini.

  5. Men iptak an visi, nilai dan tujuan.

  ( ) Sistem k ep er a y aan diri. Beb erapa aktivitas y ang terk ait y ang p erlu dilakuk an an tara lain ialah : 1. Meren anak an p ertem uan p em bahasan blueprin t.

  2. Mengadak an p ertem uan p em bahasan blueprin t.

  3. Mendokumen tasik an blueprin t.

  4. Menganalisis dan mensahk an blueprin t. Sep erti seb elumn y

  a, se ara singk at langk ah ini dapat digam bark an sebagai b erikut : Langk ah 4 : P em buktian k onsep. Apa y ang dimaksud dengan judul di atas ? Y ang dimaksud dengan `p em buktian k onsep' ialah memp erta jam k eun tungan y ang diharapk an sek aligus juga menguji apak ah p erubahan desain proses b erjalan sep erti diharapk an.

  Beb erapa p ertan y aan p enguji y ang dapat dia juk an ialah misaln y a :

  1. Apak ah langk ah reengineering dapat memen uhi target pro duksi y ang ditetapk an ?

  2. Apak ah ada masalah tersem bun yi y ang harus dip e ahk an ?

  3. Apak ah proses dengan desain baru mengurangi bia y a se ara signi k an ?

  4. Apak ah proses dengan desain baru tersebut mendatangk an tam bahan p endapatan se ara signi k an ?

  5. Apak ah proses y ang baru dapat mengatasi sem ua situasi transaksi termasuk k esalahan proses se ara efektif dan e sien ? Langk ah ini dapat dilakuk an dengan misaln y a melakuk an pilot test seb elum melakuk an implemen tasi se ara p en uh. Beb erapa k eun tungan dapat dip eroleh dari melakuk an pilot test ini, misaln y a :

  1. Dip eroleh bukti aktual mengenai k eun tungan, buk an estimasi b elak a.

  2. Dip eroleh p engalaman y ang mem b eri p ela jaran bagaimana mengusahak an p erubahan y ang teratur dan menghindari k esalahan selama implemen tasi.

  3. T esting dalam p elatihan, p enggunaan material, mengatur struktur p ek erjaan dan sebagain y a.

  4. P ena jaman proses, k ebijak an dan praktek bisnis b erdasark an p enggunaan n y ata.

  5. P engalaman dalam p erubahan buda y

  a, sehingga dapat dilakuk an an tisipasi resistensi y ang m ungkin tim bul apabila dilakuk an implemen tasi se ara p en uh.

  6. P enilaian dan ev aluasi y ang lebih detail y ang b elum sep en uhn y a ter akup dalam blueprin t. Sek ali lagi, langk ah ini ingin menja w ab p ertan y aan apak ah sampai langk ah ini proses reengineering b erjalan sesuai dengan jalur atau arah harapan ? Apabila ja w abann y a `y a', mak a proses dapat diterusk an dengan langk ah b erikutn y

  a. Apabila ja w abann y a `tidak' mak a p erlu dilakuk an desain ulang k em bali, demikian seterusn y a. Beb erapa aktivitas kun i y ang p erlu dilakuk an dalam langk ah ini, ialah an tara lain : 1. Menetapk an k ebutuhan p em buktian k onsep.

  2. Memilih bukti dari p endek atan k onsep.

  3. Mengem bangk an k ebutuhan dan ren ana k ebutuhan k onsep. Se ara singk at langk ah k e empat ini dapat digam bark an pada bagan b erikut ini.

  Langk ah 5 : Meren anak an implemen tasi. Meskipun p em buatan Blueprin t dik atak an y ang terp en ting, nam un p em buatann y a relatif m udah dan jauh lebih m udah dibandingk an dengan implemen tasi. T anpa strategi y ang tepat dan teliti, implemen tasi tidak m ungkin b erhasil dilaksanak an. Tidak ada seorangpun dalam p erusa- haan y ang mau diusik-usik dan dirubah ara k erjan y a se ara total, mau dirubah se ara radik al, mau dib ebani tugas ekstra y ang tidak enak k e uali y akin b etul bah w a k elangsungan hidup p erusahaan tergan tung dari hal tersebut. T ujuan dari langk ah k e lima ini ialah :

  1. Mengem bangk an strategi implemen tasi p erubahan.

  2. Mengusahak an terganggun y a op erasi se ara minimal.

  3. Mem buat ren ana y ang realistik termasuk p en y ediaan dana.

  4. Mem buat p eren anaan terin i mengenai p erubahan tugas, hasil y ang ingin di apai, p eran, p ertanggung- ja w aban, jadw al w aktu dan bia y a.

  Hasil n y ata y ang di apai adalah : Ren ana Implemen tasi, y ang meliputi b eb erapa program, y aitu : 1. P emeliharaan Tim Pro y ek.

  (a) Keanggotaan tim dan exe utiv e sp onsorship. (b) Mana jemen tim, p ertanggung-ja w aban, op erasi dan k om unik asi.

  ( ) Cara p engam bilan k eputusan dan proses p eme ahan masalah. (d) K o ordinasi pro y ek dan pro y ek eksternal.

  (e) Monitor implemen tasi dan lap oran k ema juan.

  2. Program K om unik asi.

  (a) T ujuan : informasi, menjual, mendukung. (b) T arget audien e : p elanggan, p ega w ai, mana jer, pimpinan.

  ( ) Isi k om unik asi. (d) Pilihan ara dan media.

  (e) Material, kit dan p eralatan y ang digunak an.

  (f ) Brie ng, p ertem uan dan sebagain y a.

  3. Program Mana jemen P erubahan Buda y a.

  (a) Mana jemen y ang diharapk an. (b) Kebijak an, praktek bisnis dan meto da k erja.

  ( ) Struktur organisasi.

  (e) Kinerja y ang diharapk an.

  (f ) Sistem p engukuran kinerja. (g) Ren ana p enghargaan dan insen tif. (h) Dukungan mana jemen selama transisi.

  4. Program Eduk asi dan P elatihan.

  (a) Man ual atau referensi un tuk k ebijak an, praktek, tata ara bisnis. (b) Kebutuhan k etrampilan dan p engetah uan.

  ( ) T arget audien e : p elanggan, k ary a w an, mana jer, pimpinan. (d) Pilihan media dan format, misaln y a latihan, p ela jaran k elas, on the job training dan sebagain y a.

  (e) P engk ok ohan sesudah p elatihan (p osttraining reinfor emen t).

  5. Program P engem bangan T eknologi.

  (a) P erangk at lunak, p erangk at k eras, dan k ep erluan k om unik asi. (b) Kemampuan p erusahaan y ang ada.

  ( ) P ena w aran y ang tersedia di pasar. (d) Standard, protok ol dan platform.

  (e) Desain logis.

  (f ) P em b elian dari luar atau dik em bangk an sendiri. (g) P enggunaan k onsultan atau tidak.

  6. Program P engujian K onsep.

  (a) Beb erapa atau sem ua dari program-program y ang telah disebutk an di atas p erlu diuji atau tidak. (b) Dalam hal ini dapat menggunak an k onsultan atau tidak.

  Beb erapa aktivitas kun i y ang dip erluk an dalam langk ah ini ialah an tara lain : 1. Meren anak an p ertem uan un tuk p eren anaan implemen tasi.

  2. Melakuk an p ertem uan un tuk p eren anaan implemen tasi.

  3. Mendokumen tasik an Ren ana Implemen tasi.

  4. Menganalisis dan mensahk an Ren ana Implemen tasi. Langk ah k e lima ini se ara singk at dapat digam bark an sebagai dalam bagan b erikut. Langk ah 6 : Memp eroleh p ersetujuan implemen tasi P ersetujuan y ang dimaksud di sini ialah p erse- tujuan mendapatk an dana dan sum b er lain y ang dip erluk an un tuk menjalank an blueprin t y ang sudah dibuat. Kalau ini tidak dilaksanak an dengan baik, dapat b erlarut-larut sampai lama dan ak an mem buat sem ua orang frustrasi. Hasil y ang diharapk an dari langk ah ini ten tu sa ja p ermin taan dana dan p ersetujuan atas p ermin taan tersebut. P ermin taan dana ini termasuk juga p ermin taan : 1. SDM un tuk implemen tasi.

  2. Material dan p erlengk apan y ang dip erluk an.

  6. Apa k eun tungan bagi p erusahaan dan bagi pimpinan ?

  2. Memin tak an p ersetujuan.

  4. Disetujui un tuk dilaksanak an, tetapi di sana sini akupann y a p erlu dirubah Beb erapa aktivitas kun i y ang dip erluk an dalam langk ah ini ialah an tara lain : 1. Mengem bangk an strategi p ersetujuan.

  3. Disetujui un tuk dilaksanak an dengan dana y ang dip erluk an, nam un jangan sek arang, tetapi nan ti sa ja.

  2. Disetujui un tuk dilaksanak an dengan dana y ang dip erluk an, tetapi jangan terlalu epat.

  1. Disetujui sep en uhn y a dan dimin ta segera melakuk an implemen tasi sep en uhn y a.

  9. Apa se ara sp esi k y ang diharapk an un tuk disetujui ? P erlu dian tisipasi b eb erapa k em ungkinan y ang dihasilk an dari langk ah 6 ini, sep erti :

  8. Kapan tanda-tanda k eb erhasilan diharapk an tampak dan dalam b en tuk apa ?

  7. Apa y ang ak an terjadi apabila tidak dilakuk an tindak an reengineering ?

  5. Mengapa tidak dilakuk an sa ja p erbaik an epat pada proses y ang sudah ada sa ja ? ˆ Apa sa ja resik on y a ?

  3. Anggaran un tuk implemen tasi termasuk un tuk memp ek erjak an k onsultan, p elatihan dan sebagain y a. Tidak jarang un tuk memp erjuangk an dana ini, dip erluk an p enjelasan dalam b en tuk presen tasi sek ali lagi menge- nai pro y ek reengineering. Presen tasi ini menjelask an sek ali lagi se ara singk at tetapi lengk ap mengenai p ersiapan dan p erk em bangan y ang telah di apai an tara lain sekitar : 1. Latar b elak ang.

  4. Bagaimana p erusahaan dapat sampai k e sana ?

  3. Mengapa p erubahan se ara radik al dip erluk an ?

  2. Apa y ang di oba dilakuk an ?

  1. Mengapa p erusahaan sampai meren anak an strategi reengineering ?

  6. Dana y ang dibutuhk an. Presen tasi harus dilakuk an se ara lugas, tidak mengada-ada, tidak men y em bun yik an risik o y ang dihadapi, tidak mem b esar- b esark an k eb erhasilan, jangan lupa b erik an fakta dan angk a (fa ts and gures). P em b eri presen- tasi harus mampu mem b erik an p enjelasan y ang mey akink an mengenai p ertan y aan-p ertan y aan mendasar y ang m ungkin m un ul, sep erti :

  5. Ren ana implemen tasi.

  4. Keun tungan y ang diharapk an.

  3. Blueprin t.

  2. Visi, nilai dan tujuan.

  3. Mem b erik an presen tasi y ang dip erluk an. Se ara singk at, langk ah k e enam ini dapat digam bark an sebagai bagan b erikut ini. Langk ah 7 : Implemen tasi p erubahan desain. Apabila tim sudah sampai pada tahap ini, mak a p erlu dira y ak an k arena b erhasil men ipk an dan `menjual' ide p erubahan proses y ang radik al, total dan fundamen tal. T ujuan utama dalam langk ah ini ialah merubah suasana sem ula menjadi suasana dan semangat reengineering. P erubahan dalam langk ah ini harus sudah tampak n y ata dan dapat diukur. P erubahan ini harus mengarah pada tujuan reengineering. Oleh k arena itu, hasil y ang diharapk an ialah p erbaik an kinerja y ang dapat diukur, baik se ara kualitatif maupun se ara kuan titatif, y ang meliputi : 1. F rekuensi dan v olume dari transaksi p enjualan.

  2. Jumlah p ertan y aan, resp ons dan tun tutan p elanggan.

  3. Jumlah k esalahan, k etidak o ok an, p erubahan dan p erbaik an.

  4. W aktu y ang dip erluk an un tuk proses.

  5. Jumlah k ary a w an y ang digunak an un tuk mempro duksi hasil proses.

  6. Kepuasan p elanggan atas kinerja la y anan dan pro duk y ang dib eli. Tindak lanjut ialah hal y ang p en ting dalam langk ah implemen tasi ini. Mem buat orang mau melakuk an p eru- bahan memerluk an tek ad k eras dan k emampuan un tuk menghilangk an halangan y ang dihadapi. Beb erapa tip dan teknik y ang dapat dilakuk an dalam langk ah tindak lanjut ini, ialah melakuk an p em bi araan, w a w an ara dan diskusi dengan para k ary a w an, kh ususn y a y ang langsung terlibat mengenai hal-hal sep erti misaln y a :

  1. Ungk apk an k ebutuhan merek a agar p ek erjaan dapat dilaksanak an.

  2. P astik an merek a menghadiri rapat atau p ertem uan setiap k ali merek a diundang.

  3. P eriksa un tuk mey akink an bah w a langk ah-langk ah telah diam bil sesuai dengan janji.

  4. Ungk apk an p ermasalahan y ang ada.

  5. Hilangk an ham batan y ang menghalangi p elaksanaan k erja.

  6. Berik an sum b er tenaga atau dana y ang dip erluk an un tuk men y elesaik an p ek erjaan.

  7. P astik an bah w a m utu y ang dijanjik an b etul-b etul dip en uhi. Dalam h ubungan ini, k egiatan kun i y ang p erlu dilakuk an ialah an tara lain : 1. Mengadak an p ertem uan se ara p erio dik dan k onsisten.

  2. Mera y ak an k eb erhasilan.

  3. Melaksanak an re eksi kritis. Se ara singk at langk ah k e tujuh ini dapat digam bark an sesuai dengan bagan sebagai b erikut. Langk ah 8 : T ransisi k e tahap Con tin uous Impro v emen t. Manak ala langk ah sudah men apai im- plemen tasi p en uh program reengineering, mak a tidak dip erluk an lagi usaha kh usus dari tim, k arena proses ak an b erjalan dengan sendirin y a se ara w a jar dan alami. Langk ah ini ialah sema am p en utupan tugas tim reengineering men uju pada proses biasa y ang ak an terus melakuk an p erbaik an melalui p endek atan on tin uous impro v emen t pro ess. The big bang is omplete, orang mengatak an.

  Hasil y ang dip eroleh dalam tahap atau langk ah ini ialah kinerja y ang dihasilk an dari p erbaik an se ara terus menerus. Aktivitas kun i y ang dilakuk an ialah melakuk an p erbaik an terus menerus, melakuk an re eksi kritis dan melakuk an p engukuran kinerja. Aktivitas ini termasuk : 1. Mengukur kinerja se ara langsung dan terus-menerus.

  2. Melakuk an analisis dan umpan balik dari hasil p engukuran tersebut.

  3. Melakuk an k oreksi atau p erbaik an dan p engetesan.

  4. Mem b erik an p enghargaan k eb erhasilan.

  5. Men transformasik an proses b ela jar k epada bagian-bagian lain. Batas an tara reengineering dan on tin uous impro v emen t k adang-k adang tidak jelas dan tidak dapat diramalk an. Setelah reengineering selesai, proses on tin uous impro v emen t b erjalan terus. Apak ah reengineering ak an dip er- luk an lagi ? Ja w abann y a m ungkin y a m ungkin tidak. Dip erluk an lagi apabila misaln y a p erusahaan menghadapi an aman k elangsungan hidup lagi, melakuk an merger dengan p erusahaan lain dan sebagain y a.

  Langk ah terakhir ini se ara singk at dapat digam bark an sep erti bagan b erikut ini.

  2.3 Risalah Singk at Langk ah Reengineering Se ara singk at, langk ah-langk ah, p ertem uan dan w orkshop y ang dip erluk an un tuk memp erlan ar proses tersebut dapat ditab elk an sebagai b erikut ini :

  P ertem uan dan W orkshop un tuk Memp erlan ar BPR

  LANGKAH HASIL P AR TISIP AN

  Keputusan k ebutuhan dan tip e p em buktian k onsep Tim lengk ap pro y ek

  ˆ P erubahan op erasi bisnis ˆ Tim lengk ap pro y ek ˆ Grup/tim bisnis

  Pihak lain terk ait Lakuk an kritik re eksi ˆ P erbaik an etak biru

  ˆ P eme ahan masalah ˆ Ren ana p elaksanaan p esta

  Lap oran k ema juan Tim lengk ap pro y ek Ra y ak an k eb erhasilan ˆ Ren ana p erbaik an

  7. Implemen tasi P erubahan Desain P ertem uan b erk ala se ara b erk ala

  Strategi terin i un tuk memp eroleh p ersetujuan Tim in ti pro y ek

  6. P eroleh P ersetujuan Implemen tasi Kem bangk an strategi p ersetujuan proses

  Tim lengk ap Hasilk an ren ana implemen tasi Ren ana nal implemen tasi Tim lengk ap pro y ek

  Tim in ti pro y ek Sesi p eren anaan implemen tasi Data un tuk ren ana implemen tasi

  ˆ Rin ian ren ana hasil ˆ Agenda teknik ˆ Ren ana w orkshop

  5. Meren anak an Implemen tasi Ren ana sesi p eren anaan implemen tasi

  K onsep p ern y ataan k eun tungan Tim lengk ap pro y ek Tim p enguji

  Ren ana implemen tasi Hasilk an p ern y ataan k eun tungan y ang dip eroleh Rek omendasi tindak lanjut

  ˆ Pilih p endek atan p em buktian ˆ Kem bangk an k ebutuhan dan ren ana p em buktian

  4. P em buktian K onsep T en tuk an k ebutuhan p em buktian k onsep

  1. Mem buat Kerangk a Pro y ek K onsep k erangk a pro y ek ˆ Keputusan un tuk terus

  Tim in ti pro y ek P ertem uan p erdana Ren ana p eserta w orkshop ˆ Tim lengk ap pro y ek

  ˆ Merubah organisasi ˆ K onsep p ern y ataan k erangk a

  ˆ Tim analis ˆ Mana jer bisnis kun i

  Buat p ern y ataan k erangk a V alidasi p ern y ataan k erangk a Tim analis Mengusulk an proses pro y ek Ren ana pro y ek Mana jer bisnis kun i K on trak dengan sp onsor P ersetujuan un tuk terus ˆ Eksekutif sp onsor

  ˆ Direktur pro y ek

  2. Men iptak an Visi, Nilai, dan T ujuan P ersiapan p ertem uan p erdana ˆ Ren ana ki k o meeting

  ˆ Rin ian ren ana hasil ˆ Agenda teknik ˆ Ren ana w orkshop

  ˆ Sp onsor eksekutif ˆ T erk ait lain

  ˆ Ren ana langk ah lanjut Tim lengk ap pro y ek

  P ertem uan soal visi Data un tuk p ery ataan k erangk a dasar Tim lengk ap pro y ek

  Mem utusk an visi, nilai, dan tujuan P ern y ataan visi, nilai, dan tujuan se ara nal

  Merek a y ang men iptak an visi

  3. Mem buat Desain Baru mengenai Op erasi Bisnis P eren anaan sesi etak biru ˆ Rin ian ren ana hasil

  ˆ Agenda teknik ˆ Ren ana w orkshop

  Tim in ti pro y ek Sesi etak biru Data un tuk etak biru Sub-tim pro y ek terk ait P ersetujuan etak biru ˆ Finalisasi etak biru

  8. T ransisi Ke Con tinous Impro v emen t P erubahan op erasi bisnis Grup/tim, bisnis

  2.4 Katakteristik Reengineering y ang Berhasil Tidak ada form ula magis y ang menjamin suatu k eb erhasilan reengineering. Y ang ada han y a p etunjuk b eru- pa prinsip-prinsip, teknik, p engalaman, kun i k eb erhasilan dan hal-hal sejenis itu. Salah satu dari p etunjuk y ang dib erik an b erdasark an p engalaman ialah b eb erapa k arakteristik proses y ang dapat dik enali dari suatu reengineering y ang b erhasil. Karakteristik y ang dimaksud ialah :

  1. P elanggan paling diutamak an.

  (a) Tidak p erduli apak ah p elanggan in ternal atau eksternal, tanpa p elanggan Anda buk an apa-apa. (b) Oleh k arena itu, dengar k einginan merek a baik-baik. Apa y ang menjadi k ep en tingan merek

  a, adalah k ep en tingan Anda juga. ( ) Reengineering m ulai dari luar (tun tuan dan k ebutuhan p elanggan) dan ba w a k e dalam p erusahaan.

  2. Ciptak an dan p ertahank an han y a y ang mem b erik an nilai tam bah.

  (a) Proses atau bagian y ang p erlu dip ertahank an dan di iptak an ialah y ang mem b erik an nilai tam bah (added v alue). (b) Sedangk an y ang han y a menim bulk an bia y a tam bah ( ost en tre) p erlu dihilangk an.

  3. Pimpin dari atas dan k erjak an p erin ian dari ba w ah.

  (a) Reengineering ialah strategi bisnis y ang sangat p en ting, oleh k arena itu harus dipimpin dari paling atas dan jangan diserahk an pada lapisan ba w ah. (b) Sedangk an p erin ian blueprin t dapat diserahk an pada profesional atau tenaga ahli y ang lebih meng- erti.

  4. Desain dari k eseluruhan dan implemen tasi mengenai y ang k e il-k e il.

  (a) Desain dalam b en tuk blueprin t harus mengenai k eseluruhan sehingga proses tidak k ehilangan arah dan tujuan. (b) Sedangk an implemen tasi mengenai hal y ang k e il-k e il dan dilaksanak an sesuai dengan jadw al y ang telah diten tuk an.

  5. Disiplin dan tetap pada itu.

  (a) A da tersedia b eb erapa ara dan teknik un tuk melakuk an reengineering ini. Sek ali dipilih suatu ara atau teknik terten tu, harus tetap menggunak ann y a se ara k onsisten sampai selesai. (b) Disiplin dip erluk an un tuk sepanjang proses, men y angkut ara dan teknik, p endidik an, p elatihan, informasi dan sebagain y a. ( ) T en tu sa ja dapat dilakuk an impro visasi terten tu, nam un harus tetap pada alur k onsep dasar sem ula.

  6. Jangan biark an k onsultan lakuk an un tuk Anda atau k epada Anda.

  (a) K onsultan y ang baik ialah y ang mem b erik an p etunjuk arah, mem b erik an p edoman, mem b eritah uk an ram bu-ram bu, mem b eritah uk an k egunaan teknologi informasi pada p erusahaan Anda dalam rangk a reengineering, sedangk an k eputusan akhir harus pada Anda sendiri. (b) Jangan biark an k onsultan mengam bil k eputusan un tuk p erusahaan Anda atau Anda b ertindak me- n y erahk an segala-galan y a pada merek a. Disamping k arakteristik, ada juga b eb erapa p etunjuk arah (b ea on) y ang dapat mem ban tu, y aitu : ˆ Strategi bisnis.

  ˆ Proses bisnis dan alur k erja. ˆ Struktur k erja dan organisasi. ˆ T eknologi informasi. ˆ Sistem p enghargaan. ˆ Strategi mana jemen. ˆ Nilai dan buda y a.