copy of Hand out Sistem Informasi Manaje

HandOut
SIM&Komunikasi
Pendidikan
Dosen :
Hendro Widodo, M. Pd
JURUSAN MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM
FAKULTAS ILMU TARBIYAH DAN KEGURUAN
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SU-KA YOGYAKARTA
2013

SISTEM INFORMASI MENEJEMEN

SISTEM
Defnisi
Sistem adalah suatu cara tertentu yang
biasanya dilaksanakan berulang-ulang
dalam
melaksanakan
serangkaian
aktivitas untuk mencapai sebuah tujuan.
Sistem akan membentuk sebuah ritme

tertentu yang sifatnya fundamen dan
berulang-ulang dalam mencapai tujuan.
Jika seluruh sistem menjamin tindakan
tepat bagi seluruh situasi, mungkin tidak
diperlukan lagi manajer manusia.

SISTEM adalah
integrasi antara
berbagai elemen yang
memiliki kesamaan
visi misi untuk
mencpai tujuan
bersama. (Dedi
hendriana)

Pertemuan 2
Pengertian Sistem
Secara umum :
Sistem adalah sekumpulan elemen yang saling

berhubungan atau berinteraksi sehingga
membentuk satu kesatuan.

• Keberadaannya membentuk sebuah fungsi untuk

mencapai tujuan

.

Pertemuan 2
Definisi Sistem sebagai acuan terhadap
Sistem Informasi:
Sistem adalah sekelompok unsur atau komponen-

komponen yang saling berhubungan dan bekerja
sama untuk mencapai suatu tujuan dengan
mengolah input melalui proses transformasi untuk
menghasilkan output (tujuan).

Contoh Sistem

◦Sistem Komputer

 Unsur : Keyboard, CPU, Monitor,
Mouse, Printer, Modem
 Tujuan : Pengolahan Data

◦Sistem Tubuh

 Unsur : Organ tubuh, panca indra
 Tujuan : Kelangsungan hidup

◦Sistem Pabrik

 Unsur : Orang, Mesin, Order
 Tujuan : Produksi

Contoh Sistem
◦ Sistem Pabrik sekelompok orang, mesin,
dan fasilitas melakukan kegiatan atau
bekerja untuk menghasilkan jumlah dan

jenis produk tertentu dengan
mendayagunakan atau mengolah
memberlakukan persyaratan produk,
jadwal, bahan mentah, dan daya listrik
yang diubah menjadi daya mekanik guna
menghasilkan karya dan informasi yang
telah direncanakan pada saat para
pelanggan memerlukan.

Pertemuan 2
Model Umum Sistem :

Input

Proses

Output

Pertemuan 2
Elemen-elemen Sistem

 Input
 Proses (Transformasi)
 Output
 Pengendalian (kontrol)
 Umpan balik (Feedback)
 Tujuan

Model Sistem Perusahaan dan
Elemen-elemen Sistem

Pengendalian

Batas
Sistem

Ba
n

k

Tujuan

Keluaran

Umpan
Balik

ilik

Proses

Pe
m

Masukan

n
ga
ng
la

Pe

Ve
nd
or

Pesaing

Lingkungan
Pemerintah

Karakteristik Sistem
Sebuah sistem memiliki karakteristik sebagai berikut:











Komponen (Component)
berupa subsistem atau bagian dari sistem,
Batas sistem (Boundary)
pemisah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atu
dengan lingkungan luarnya
Lingkungan luar sistem (Environments)
segala sesuatu yang berada di luar sistem
Penghubung (Interface)
media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya
Masukan (Input)
Segala sesuatu yang masuk kedalam sistem dan selanjutnya menjadi bahan
untuk diproses
Keluaran (Output)
hasil dari pemrosesan
Pengolah (Process)
Bagian yang merubah masukan menjadi keluaran

Sasaran (Objectives)
menentukan masukan yang dibutuhkan dan keuaran yang dihasilkan sistem

Karakteristik Sistem

Lingkungan Luar
Interface
Input Pengolah
Output

Boundary

Sistem

an
k
su
a
M

Sub
Sistem

Sub
Sistem

Sub
Sistem

Sub
Sistem

n
a
r
a
u
l
Ke

Boundary

Karakteristik Sistem









Komponen (component) : sesuatu yang
menjadi bagian sistem (benda, aturan, orang)
Batas (boundary) : sesuatu yang membedakan
dengan sistem lainnya
Lingkungan (environment) : sesuatu yang
berada di luar sistem (mempengaruhi sistem)
Penghubung (interface) : menjembatani
fungsi antar komponen
Masukan (input) : sesuatu yang digunakan
sebagai bahan untuk diolah lebih lanjut
Pengolahan (processing) : Kegiatan
memproses bahan masukan menjadi hasil
keluaran
Keluaran (output) : berbagai macam bentuk
yang dihasilkan melalui pengolahan

Karakteristik Sistem





Sasaran (objevtive) : sesuatu yang ingin
dicapai dalam jangka pendek dan atau panjang
Tujuan (goal) : pencapaian akhir yang hendak
dicapai dalam waktu yang panjang
Kendali (control) : menjaga sistem agar tetap
berjalan sesuai rencana dan tujuannya
Umpan Balik (feed back) :mengukur
operasional proses sistem (mengembalikan
kondisi menyimpang menjadi standar)
Control
INPUT

PROSES
Feedback

OUTPUT

Objective

Goal

Jenis-Jenis (Klasifikasi) Sistem
 Subsistem

& Supersistem

 Sistem

Terbuka & Sistem Tertutup
(Open System & Closed System)

 Sistem

Fisik. Sistem biologik
 Sistem Konseptual/Abstrak
 Sistem Kongret

Macam Sistem
A. Sistem Lingkaran Terbuka
Tanpa ada elemen mekanisme pengendalian
dan tujuan

Input

Transformasi

Outpu
t

B. Sistem Lingkaran Tertutup
Suatu sistem dengan elemen tujuan,
mekanisme kontrol danlingkaran umpan
balik

Contoh

Macam Sistem
18

1. Subsistem  sistem di dalam sistem
2. Supersistem  suatu sistem yang
merupakan bagian dari sistem yang lebih
besar

Subsistem dan supersistem
19

Macam Sistem:




Sistem Terbuka
Sistem Tertutup

20

# Sistem Fisik  terdiri dari sumber daya
fisik
# Sistem Konseptual  sistem yang
menggunakan sumber daya konseptual
(informasi & data) u mewakili sistem fisik.
 SISTEM KONSEPTUAL INTERPRETASI SISTEM FISIK

CONTOH
Sistem Fisik dan
Sistem Konseptual
21

Pengunsuran Sistem
Sistem

Subsistem A

Subsistem B

Sub subsistem
A-1

Sub subsistem
B-1

Sub subsistem
A-2

Sub subsistem
B-2

Sub subsistem
A-3

Bagian
Elemen
B-1

Bagian
Elemen
C

Sumber Daya Sistem





Secara Umum, ada 5 jenis utama sumber daya yang
dikelola oleh Manajer :
1. Manusia
2. Material
3. Mesin
Sumber daya Fisik
4. Uang
5. Methods
6. Marketing
7. miniutes
Sumber daya Konseptual
8. Informasi
Pada Sistem Fisik, elemen-elemen yang ada terdiri dari
sumber daya fisik.
Sedangkan pada Sistem Konseptual, terdiri dari
elemen-elemen sumber daya konseptual, dalam hal ini,
data dan informasi.

Pengendalian Sistem

 Pengendalian

Sistem diwujudkan dengan
Umpan Balik atau Feedback.

 Pengendalian

meliputi Monitoring dan evaluasi
dari umpan balik untuk menentukan apakah
sebuah sistem bergerak menuju pencapaian
dan tujuannya.

 Pengendalian

kemudian berfungsi untuk
membuat perbaikan yang diperlukan terhadap
komponen-komponen input dan proses dari
sistem untuk meyakinkan bahwa sistem
menghasilkan keluaran yang diinginkan.

Pengendalian Sistem
Ada 2 macam Umpan Balik (Feedback)
1.

Umpan Balik Negatif
Bertujuan mengurangi penyimpanganpenyimpangan dari jalur standar sistem
yang dapat menghambat pencapaian
tujuan.

2.

Umpan Balik Positif
Bertujuan menambah kekuatan gerak
sistem untuk menguatkan pencapaian
tujuan.

DATA dan INFORMASI
K
u
m
p
u
l
a
n
La
D
lua
t
a

Ke
m
ud
iaD
ni
o
l
a
h

D
i
a
n
a
l
i
Prs
osi
ess

Ke
m
ud
iaD
ni
o
l
a
h

Data versus Informasi








Defnisi DData
Data D adalah D fakta D lapangan D yang D sifatnya D masih D
mentah(belum D diolah), D bentuknya D dapat D berupa D
angka, Dnama Ddan Dketerangan Dlainnya.
Data terdiri dari fakta-2 dan angka-2 yg secara relatif
tdk berarti bagi pemakai.
Informasi adalah data yg telah diproses, atau data yg
memiliki arti.
Pengolah informasi (information processor) adalah
salah satu elemen kunci dlm sistem konseptual.
Pengolah informasi dpt meliputi elemen-2 komputer,
elemen-2 nonkomputer atau kkombinasinya.
Contoh : Data dpt berupa jumlah jam kerja tiap
pegawai perush. Bila dikalikan upah per jam dan
dijumlah menjadi gaji peg. (diubah menjadi informasi)

DATA


Sekumpulan fakta, bilangan, angka dan simbol
yang dibentuk dan diolah menjadi informasi (Scott)



Gambaran / Fakta secara relatif belum berarti bagi
si penerima (Davis)



Penggambaran fakta, pengertian atau instruksi
yang disampaikan, dimengerti dan diolah oleh
manusia atau peralatan yang digunakan.

INFORMASI

menurut pakar

Informasi adalah data yang diolah menjadi
bentuk yang memiliki arti bagi sipenerima dan
bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat
ini atau mendatang (R.Mcleod)
Menurut Gordon B, Davis :
Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang
memiliki arti bagi sipenerima dan bermanfaat bagi
pengambilan keputusan saat ini atau mendatang
Menurut Jhon G, Burch :
Informasi adalah hasil pembentukan penyusunan,
pengorganisasian atau pengubahan data yang menambah tingkat
pengetahuan.

SISTEM INFORMASI

Definisi

Adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi
harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan
kegiatan strategi dari suatu organisasi dan
menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang
diperlukan

R.Mcleod

Sistem Informasi merupakan sistem yang empunyai
kemampuan untuk mengumpulkan informasi dari
semua sumber dan menggunakan berbagai media
untuk menampilkan informasi

Konsep Dasar Informasi




Definisi Informasi
◦ Hasil pengolahan data yang sudah menjadi
bentuk yang memiliki arti tertentu
◦ Data -> sekumpulan fakta yang menjadi bahan
pengolahan lebih lanjut
◦ Bentuk data : objek, kualitatif, kuantitatif
Contoh :
◦ Informasi kependudukan
 Data : Biodata penduduk (nama,jenis
kelamin,TTL,pekerjaan)
 Informasi : Jumlah penduduk, penduduk miskin, DPT

◦ Informasi Akademik

 Data : Biodata mahasiswa, Nilai, Aktifitas
 Informasi : Absen per kelas, Transkrip, IP, IPK, Ijazah

Fakta-fakta

Data

Proses

Informasi
Data

Proses

Informasi

Fungsi-fungsi Informasi


Adapun fungsi-fungsi informasi adalah
sebagai berikut:
◦ Untuk meningkatkan pengetahuan bagi si pemakai
◦ Untuk mengurangi ketidakpastian dalam proses
pengambilan keputusan pemakai
◦ Mengambarkan keadaan yang sebenarnya dari
sesuatu hal.

INFORMASI

Penggunan Informasi
 Low Level Managers
 Middle Level Managers
 Top Level Manage

Why Information ?
Intelligence
+ wisdom

Knowledge
+ experience

Information
+ context

Data
+ procedure

Business Facts

INTELLIGENT MANAGER

SIKLUS PEMROSESAN INFORMASI
(1)
Ada 4 (empat) operasi dalam siklus
pemrosesan informasi;

1.Input
2.Process
3.Output
4.Storage (Penyimpanan)

35

SIKLUS PEMROSESAN INFORMASI
(2)


Operasi Input, Process, dan Output
berkenaan dengan pemrosesan data
menjadi informasi.



Operasi Storage berkaitan dengan
kemampuan menyimpan data.

36

KOMPONEN SISTEM INFORMASI
 Hardware
 Software
 Dataware
 Brainware
 Netware

37



Hardware atau perangkat keras
berupa komputer yang berupa
perangkat yang dapat dilihat dan
diraba secara fisik.



Termasuk Hardware adalah;
Keyboard, Mouse, Scanner, CPU,
Screen,Printer, dan lain sebagainya.

HARDWARE
38

SOFTWARE


Software atau perangkat lunak adalah
komponen dari piranti komputer yang
tidak dapat dilihat atau diraba dan
berupa instruksi atau program atau
prosedur yang menggerakkan sistem
dalam mengubah data menjadi informasi.



Contoh Perangkat lunak; Operating
System, Basic, dBase, Pascal, Fortran, Dll.

39

Dataware atau perangkat data adalah
sub-sistem yang berkaitan dengan
pengumpulan, pengolahan,
penyimpanan, pengadministrasian,
dan penyajian serta pemanfaatan
data.
Terkait dengan ini adalah kualitas
data yang meliputi; validitas,
reliabilitas, kelengkapan, relevansi,
DATAWARE
dan kesegaran.
40

BRAINWARE


Brainware adalah sub-sistem yang
berkenaan dengan SDM yang
merancang,mengoperasikan,
menggunakan, dan memanfaatkan
informasi.



Brainware dalam pengembangan SIM
meliputi; System Analyst,
Programmer, Sistem Engineer dan
Technician, Operator, Data Entry.
41

NETWARE


Yaitu subsystem yang berkaitan
dengan sistem jaringan atau
komunikasi data yang meliputi,
cakupan, topologi, perangkat keras,
perangkat lunak, protokol, dan
pengamanan data.

42

KOMPONEN UTAMA KOMPUTER
Control Unit

Input

Processor
(CPU)
Main Memory

Output

Auxiliary
Storage
43

Input Devices


Input Devices atau piranti
input/masukan digunakan untuk
memasukkan data ke dalam
komputer.



Yang termasuk Input Devices adalah:
Keyboard, Scanner, Microphone,
Camera, Dll.

44

Processor Units


Processor Unit dari sebuah komputer berisi
rangkaian elektronik yang melakukan
pemrosesan data. Semua operasi aritmatika
dan operasi logika terhadap data dilakukan
dalam unit ini.



Kalkulasi Numerik seperti; perkalian,
pembagian, penjumlahan, dan pengurangan
disebut operasi aritmatika.



Pembandingan data untuk mengetahui apakah
lebih besr, lebih kecil, atau sama disebut
operasi logika.
45



Juga disebut primary storage atau
penyimpan primer adalah bagian dari
Processor Unit yang secara elektronik
menyimpan data dan instruksi
program ketika sedang dalam proses.

Main memory
46



Keluaran dari sebuag komputer dapat
disajikan dalam berbagai bentuk.
Untuk keperluan administrasi dan
bisnis misalnya, dua macam piranti
output atau keluaran yang banyak
digunakan adalah printer dan screen
(layar) atau sering juga disebut
monitor atau layar CRT (Cathode Ray
Tube) atau Layar LCD.

Output Devices
47



Auxiliary Storage Units menyimpan
instruksi-instruksi dan data ketika
sedang tidak digunakan oleh Processor
Unit.



Auxiliary Storage Units yang banyak
digunakan adalah Disk Drive yang
menyimpan data dalam bentuk titik-titik
magnetik dalam keping plastik yang
disebut floppy disk atau diskette. Selain
itu sekarang ada juga CD, dan USB.

Auxiliary Storage Units
48

Control Unit


Adalah bagian yang bekerja secara
elektronik mengontrol atau mengatur
kerja dan urutan kerja dari semua
unit atau devices sesuai dengan
urutan dan kecepatan yang telah
dirancang. Dengan lain perkataan unit
ini mengatur kapan data diterima,
kapan data diproses, kapan hasil
proses dikeluarkan dan melalui
piranti apa, dan kapan data diambil
dan disimpan.
49

Sistem Informasi
Manajemen
 Defnisi
 Terminologi frase : Kegiatan yang dilakukan oleh

sekelompok unsur dalam sebuah organisasi yang
saling terkait dalam usaha memecahkan suatu
masalah dengan memanfaatkan sumberdaya
manajemen sehingga sampai pada sebuah
pemberian informasi untuk mendukung
pengambilan keputusan
 James Alter (1992) buku Information System : A
Management Perspective : Kombinasi antar
prosedur kerja, informasi, orang, dan teknologi
informasi yang diorganisasikan untuk mencapai
tujuan dalam sebuah organisasi

Sistem Informasi
Manajemen
 Defnisi
 Bodnar dan Hopwood (1993) buku Accounting

Information System : Kumpulan perangkat keras
dan perangkat lunak yang dirancang untuk
mentransformasikan data dalam bentuk informasi
yang berguna
 Turban, McLean, dan Waterbe (1999) buku
Information Technology for Management Making
Connection for Strategies Advantages : Sistem yang
mengumpulkan, memproses, menyimpan,
menganalisa, dan menyebarkan informasi untuk
tujuan yang spesifk

Apakah SIM itu?
SIM atau Sistem Informasi Manajemen adalah sejenis
software aplikasi yang bertugas menangani aliran data
pada suatu perusahaan secara integrated, dari back office
(pembelian bahan baku, mesin - mesin, peralatan,
pergudangan, dsbnya), processing (perencanaan,
penjadwalan proses produksi, manajemen sumberdaya,
pemeliharaan, dll) hingga front office (penjualan, analisis,
dsbnya). SIM menerapkan sistem penyajian informasi
yang cepat dan akurat - dua syarat utama yang sangat
dibutuhkan oleh pihak manager untuk mengambil
keputusan dalam suatu perusahaan agar tetap dapat
bersaing!

Kesamaan dari berbagai teori
Produk : Informasi
Tujuan : Menghasilkan Informasi untuk berbagai pihak
Fungsi : Pengelolaan sumber-sumber masukan hingga menjadi
informasi
Sumber masukan : Data dan atau Informasi
Informasi
Yang dicoba
dilakukan sistem

Prosedur
Kerja

Tujuan
Cara kerja

Manusia
Teknologi
Informasi

Data berformat, teks,
angka, gambar, suara

Memasukan, memproses,
Menggunakan data

Perangkat keras dan
Perangkat lunak yang
Memproses data

Dalam perkembangannya, ternyata SIM tidak hanya di implementasikan pada
industri / pabrik, namun sistem tersebut ternyata sesuai juga untuk dipakai oleh
organisasi lainnya seperti rumah sakit (untuk penanganan pasien dan
manajemen), dokter praktek, kantor pengacara, event organizer, bengkel,
perpustakaan hingga club golf!

Bila dilihat dari segi pengolahan data, SIM mengumpulkan semua data
dari unit kerja yang terkait langsung di lapangan. Data & informasi
yang dikumpulkan selanjutnya disimpan dalam file database untuk
diproses lebih lanjut. Dalam pemrosesan ini SIM memiliki kaidah
seperti piramid (kerucut) yang artinya semakin ke atas hasil
pemrosesan data tadi akan semakin ringkas namun padat dan
informatif!

Pengaruh Pengelolaan SI dalam
Organisasi


Cost of runing
◦ Penekanan biaya, menaikan profit



Customer Service
◦ Kemudahan pelayanan, meningkatkan
performa layanan



Management Process
◦ Tertib tata laksana pengelolaan organisasi

Proses Manajemen
Tingkatan kegiatan manajemen


Perencanaan dan Pengendalian Operasional
◦ Low level management



Perencanaan taktis dan Pengendalian manajemen
◦ Midle level management



Perencanaan strategis

◦ Top level management

Manajemen Informasi
Detil
Informasi

Strategis
Taktis

Top Dir, Wadir
Midle

Manajer

Pengguna
Informasi

Dalop
Low
Spv
Operasional (employment)
Level Manajemen dan Pengguna Informasi

PERLUNYA SISTEM
BERKEMBANGAN

Pengembangan
Sistem :
• Sistem Baru
• Memperbaiki Sistem yang Lama

Mengapa .... Sistem Berkembang ?

1. Adanya Permasalahan
Ketidak beresan
Pertumbuhan Organisasi
2. Untuk Meraih Kesempatan
3. Adanya Instruksi (Directive)

Prinsip Pengembangan Sistem

Untuk Manajemen
Investasi Modal Yang Besar
Memerlukan Orang Yang Terdidik
Adanya Tahapan Kerja dan Tugas
Proses Pengembangan Sistem Tidak
Harus Urut
• Jangan Takut Membatalkan Proyek
• Dokumentasi
•
•
•
•
•

Tahapan D
Pengembangan DSistem

P e r e n c a n a a n S is t e m
A n a l is is S is te m
R a n c a n g a n S is te m G e n e r a l
E v a l u a s i d a n S e le k s i S is te m
R a n c a n g a n S is te m T e r in c i
O u tp u t

In p u t

P ro ses

D a ta b a se

K o n tro l

J a r in g a n

K o m p u te r

P e n g e m b a n g a n P e r a n g k a t lu n a k d a n I m p le m e n ta s i S is te m
P e m e lih a r a a n S is te m

Tahap
Perencanaan Sistem

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Menyadari Masalah
Mendefinisikan Masalah
Menentukan Tujuan Sistem
Mengidentifikasi Kendala Sistem
Membuat Studi Kelayakan
Mempersiapkan Usulan Penelitian Sistem
Menyetujui atau Menolak Penelitian Proyek
Menetapkan Mekanisme Pengendalian

Tahap Analisis Sistem

1.
2.
3.
4.
5.
6.

Mengumumkan
Penelitian Sistem
Mengorganisasi Team
Proyek
Mendefinisikan Kebutuhan Informasi
Mendefinisikan Kriteria Kinerja Sistem
Menyiapkan Usulan Rancangan
Menyetujui atau Menolak Rancangan
Proyek

Tahap Rancangan Sistem
(General, Seleksi, Rinci)

1.
2.
3.
4.
5.
6.

Menyiapkan Rancangan Sistem yang Terinci
Mengidentifikasi Alternatif Konfigurasi Sistem
Mengevaluasi Alternatif Konfigurasi Sistem
Memilih Konfigurasi yang Terbaik
Menyiapkan Usulan Penerapan
Menyetujui atau Menolak Penerapan Sistem

Tahap
Penerapan Sistem

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Merencanakan Penerapan
Mengumumkan Penerapan
Mendapatkan Sumber Daya Perangkat Keras
Mendapatkan Sumber Daya Perangkat Lunak
Menyiapkan Database
Menyiapkan Fasilitas Fisik
Mendidik Peserta dan Pemakai
Masuk ke Sistem Baru

Tahap Pemeliharaan Sistem
1.

Menggunakan Sistem

2. Audit Sistem
3. Memelihara Sistem
 Memperbaiki Kesalahan
 Menjaga Kemutakhiran Sistem
 Meningkatkan Sistem

PROJECT
MANAGEMENT

Proyek dan Manajemen Proyek
Proyek adalah urutan (sementara) aktifitasaktifitas unik, kompleks, dan terkoneksi yang
memiliki satu tujuan atau sasaran dan harus
dilengkapi dengan waktu yang spesifik,sesuai
dengan anggaran dan sesuai dengan spesifikasi.
Manajemen Proyek adalah proses melingkupi,
merencanakan, menyediakan staf,
mengorganisasi, mengarahkan dan mengontrol
pengembangan sebuah sistem yang dapat
diterima dengan biaya minimal dan dalam
jangka waktu tertentu.

Manajemen Proyek
Manajemen Proyek adalah
proses melingkupi, merencanakan,
menyediakan staf,
mengorganisasi, mengarahkan dan
mengontrol pengembangan
sebuah sistem yang dapat diterima
dengan biaya minimal dan dalam
jangka waktu tertentu.

MPSI - STIKOM

4 Dimensi Proyek

People

Product

Process

Technology

UKURAN PROYEK SECARA UMUM
Belum ada kriteria baku untuk dapat mengatakan
besar kecilnya sebuah proyek, berikut kriteria ukuran
proyek menurut G.J. Ritz :
Ukuran ($ Juta)

Jumlah Jam – Orang (Ribu)

Kecil (1 - 10)

24 - 240

Medium (11 - 75)

240 – 1.200

Besar (80 - 200)

1.200 – 3.000

Super (250 - 600)

3.000 – 6.000

Mega (1.000 – 3.000) 10.000 – 24.000

Project dianggap sukses jika :
◦ Sistem yang dihasilkan diterima oleh pelanggan.
◦ Sistem Informasi yang dihasilkan tepat waktu
◦ Sistem Informasi yang dihasilkan sesuai dengan
anggaran
◦ Proses pengembangan sistem memiliki dampak
pada operasi-operasi bisnis yang
berkesinambungan

Penyebab Kegagalan suatu Proyek











Kegagalan untuk membentuk komitmen
manajemen atas pada proyek.
Kurangnya komitmen organisasi pada metodologi
pengembangan sistem
Mengambil jalan pintas tanpa melalui metodologi
penelitian
Komitmen dini dalam menetapkan anggaran dan
jadual
Teknik estimasi yang kurang baik
Terlalu optimis
Kurangnya ketrampilan manajemen
Kegagalan beradaptasi dengan perubahan bisnis
Sumber daya yang tidak mencukupi
Kegagalan dalam mengelola perencanaan

MANAJER PROYEK








Manajer Proyek adalah pemimpin tim dan tanggung
jawabnya adalah menjamin bahwa semua pengelolaan
proyek dan proses pengembangan teknis berada di tempat
dan sedang dikerjakan di dalam serangkaian kebutuhan
spesifik, proses yang ditentukan dan standar mutu.
Manajer Proyek yang baik selalu kritis terhadap kesuksesan
proyek. Manajer proyek bekerja dengan sponsor proyek,
tim poryek, dan lain orang yang terkait dalam proyek
untuk mencapai tujuan.
Setiap proyek menghadapi hambatan dalam berbagai cara,
terutama dengan lingkup, waktu dan tujuan biayanya.
Batasan tersebut kadang-kadang disebut dalam proyek
sebagai tiga hambatan (triple constraints).
Untuk mencapai proyek yang sukses, manajer proyek
harus memperhatikan lingkup, waktu dan biaya serta
keseimbangan dari ke tiga tujuan yang seringkali bersaing
ini.

Atribut Proyek


Suatu proyek mempunyai maksud atau
tujuan yang unik. Proyek dapat
dipandang dari atributnya, yaitu:

jangka waktu,
maksud,
kepemilikan (ownership),
sumberdaya,
peranan, resiko dan asumsi,
tugas saling ketergantungan (interdependent
tasks),
◦ perubahan organisasi, dan
◦ pengoperasian dalam lingkungan yang lebih
besar dari proyek itu sendiri.
◦
◦
◦
◦
◦
◦







Maksud. Suatu proyek seharusnya mempunyai
sasaran yang tertentu (well defined objective). Hasil
dari proyek memberikan produk, jasa dan
outcome yang unik. Kegiatan proyek harus
mencapai atau melebihi kebutuhan dan harapan dari
stakeholders.
Jangka Waktu (time frame) proyek hanya
sementara atau temporer. Suatu proyek mempunyai
akhir dan awal yang pasti.
Kepemilikan. Proyek harus memberikan sesuatu
yang bernilai ke individu atau kelompok yang akan
menjadi pemilik dari proyek tersebut setelah proyek
tersebut selesai. Untuk menentukan siapa yang akan
menjadi pemilik atau bukan pemilik proyek tersebut
tidak selalu mudah. Misalnya: berbagai kelompok
yang berbeda akan berjuang untuk dapat ditentukan
siapa yang akan memiliki atau bukan pemilik dari
sistem, data, dukungan dan biaya akhir dari
implementasi dan perawatan (maintaining)
sistemnya.



Meskipun suatu proyek mempunyai banyak
stakeholders (misalnya, orang-orang atau
kelompok, yang mempunyai pamrih atau vested
interest pada outcome dari proyeknya). Suatu
proyek seharusnya mempunyai sponsor tertentu
yang jelas. Sponsor mungkin adalah end user,
konsumen atau klien yang mempunyai
kemampuan dan keinginan untuk memberikan
arahan, biaya dan sumberdaya lainnya ke
proyek.



Suatu proyek seharusnya mempunyai konsumen
atau sponsor utama. Kebanyakan proyek
mempunyai banyak perusahaan lain yang tertarik
dan juga stakeholders, tetapi harus ada
seseorang yang menjadi sponsor utama. Sponsor
utama biasanya memberikan arahan dan
pembiayaan untuk proyek.

Sumberdaya TI. Suatu proyek memerlukan sumberdaya:
waktu, uang, orang dan teknologi yang seringkali dari berbagai
area. Perusahaan akan melakukan kontrak dengan konsultan
untuk mendapatkan masukan (input). Sumberdaya
memberikan arti untuk pencapaian tujuan proyek dan juga
bertindak sebagai hambatan. Misalnya: Lingkup proyek, atau
kerja yang harus diselesaikan, ditentukan secara langsung
oleh tujuan proyek, Jadi apabila kita tahu apa yang harus
diselesaikan, maka kita akan bisa menggambarkan bagaimana
penyelesaiannya.
 Apabila sponsor proyek meminta penambahan sesuatu hal
(feature) ke sistem, bagaimanapun permintaan tersebut
diragukan apakah akan memerlukan sumberdaya tambahan
dalam bentuk kerja tambahan dari bagian yang ada di tim
proyek. Penggunaan sumberdaya proyek mempunyai biaya
yang berhubungan atau harus dimasukkan ke dalam
keseluruhan biaya dari proyek.
 Kadang-kadang orang dari luar perusahaan seperti dari
pemasok dan perusahaan konsultanlah yang akan menjadi
sumberdaya guna memenuhi sasaran proyek.



Peranan. Sekarang, proyek TI
memerlukan individual yang berbeda-beda
dengan berbagai rangkaian keterampilan.
Meskipun keterampilan ini berbeda-beda
pada proyek yang berbeda-beda, suatu
proyek khusus seharusnya memasukkan
hal-hal tersebut di bawah ini:
◦ Manajer Proyek
◦ Sponsor Proyek
◦ Pakar pada Materinya (Subject Matter
Expert(s)- SME
◦ Pakar Teknis (Technical Expert(s)

◦ Sponsor proyek adalah klien, konsumen atau manajer
organsasi yang akan bertindak sebagai pejuang
untuk proyek dan memberikan sumberdaya
organisasi dan arahan apabila diperlukan
◦ Subject Matter Expert(s) - SME adalah user atau klien
yang mempunyai knowledge khusus, kepakaran
khusus, atau orang yang mempunyai wawasan
terhadap area fungsional khusus yang diperlukan
guna mendukung proyek, seperti, misalnya
organisasi menginginkan membangun suatu sistem
guna mendukung keputusan pajak, maka dengan
mempunyai pakar pajak dalam tim proyek akan
dapat berbagi (share) knowledge-nya dan akan lebih
produktif daripada mempunyai orang-orang teknis
yang mencoba belajar segalanya tentang akuntansi
perpajakan sambil mengembangkan sistemnya.

 Technical Expert (s) diperlukan untuk
mendapatkan solusi teknis pada
masalah organisasi. Pakar teknis
termasuk system analysts, system
designers, network specialists,
programmers, graphic srtists, trainers
dsb. Tanpa memperhatikan jabatannya,
individu ini bertanggung jawab
terhadap penentuan, penciptaan,
pengimplementasian infrastruktur dan
teknis organisasi guna mendukung
produk dari proyek TI.

◦ Resiko dan Asumsi. Semua proyek mempunyai elemen
resiko dan beberapa proyek lebih beresiko daripada yang
lainnya. Resiko muncul dari banyak sumber, baik internal
maupun eksternal dari tim proyek.
◦ Misalnya resiko internal dapat dtimbul dari proses
estimasi atau dari fakta bahwa seorang anggota kunci
tim proyek tadi dapat keluar atau meninggalkan proyek
pada pertengahan proyek.
◦ Resiko eksternal pada sisi lainnya dapat timbul dari
ketergantungan pada kontraktor atau vendor lainnya.
◦ Asumsi adalah apa yang biasanya kita asumsikan pada
lingkup, jadwal, dan anggaran serta mengkaji resiko dari
proyek. Banyak variable yang tidak diketahui yang
berhubungan dengan proyek dan perlu untuk
mengidentifikasi dan membuat dokumen (explicit) semua
resiko dan asumsi yang dapat memberi dampak pada
proyek TI.





Tugas saling ketergantungan (interdependent
tasks). Kerja proyek memerlukan banyak tugas
yang saling tergantung. Misalnya suatu jaringan
tidak dapat di-install sampai perangkat kerasnya
dikirim, atau kebutuhan tertentu tidak dapat
digabungkan ke dalam desain sampai user
kuncinya diwawancara. Kadang-kadang penundaan
dari satu tugas dapat berdampak pada tugas
berikutnya yang mandiri. Jadwal proyek mungkin
tergelincir, dan proyeknya mungkin tidak mencapai
batas waktu (deadline) yang direncanakan
Perubahan Organisasi (Organizational Change).
Proyek direncanakan bagi perubahan organisasi.
Perubahan harus dipahami dan dikelola karena
implementasi proyek TI akan merubah cara orangorang tersebut bekerja. Oleh karena itu
perlawanan yang potensial terjadi/ada, dan suatu
sistem yang secara teknis sukses dapat berakhir
menjadi kegagalan organisasi



Beroperasi dalam Lingkungan yang Lebih besar dari proyek
itu sendiri. Organisasi memilih proyek untuk sejumlah alasan dan
proyek yang dipilih dapat berdampak pada organisasinya. Sangat
penting bahwa manajer proyek dan tim memahami budaya,
lingkungan, politik, dan sejenisnya dari perusahaan.



Variable dari organisasi akan mempengaruhi seleksi dari proyek,
infrastruktur TI dan peranan TI di dalam organisasi. Misalnya
perusahaan/pabrik kecil yang dimiliki oleh keluarga mempunyai
budaya, strategi dan struktur perusahaan yang sangat berbeda
daripada perusahaan yang electronic commerce yang baru mulai
(strat-up electronic commerce company).Sebagai hasilnya proyek
yang diseleksi, infrastruktur teknis dan peranan TInya untuk
setiap organisasi akan berbeda.



Tim proyek seharusnya memahami baik variabel teknis maupun
organisasi sehingga proyek dapat diluruskan secara tepat dengan
struktur dan strategi organisasi. Lebih lagi, pemahaman variabel
organisasi dapat menolong tim proyek memahami iklim politik di
dalam organisasi dan mengidentifikasi resiko yang potensial dan
issues yang dapat merintangi proyek tadi.