Rekayasa Proses Bisnis.zip

  

Reengineering – 1

Reengineering – 1

Reengineering – 1

Reengineering – 1

  Rekayasa Proses Bisnis

  

Rekayasa Proses Bisnis

Business Process Reengineering

• Business Process Reengineering is the redesign of business processes and the associated systems and organizational structures to achieve a dramatic improvement in business performance.
• BPR is not downsizing, restructuring,

  Business Process Reengineering

• • BPR is the examination and change of

  five components of the business :
• – Strategy – Processes – Technology

  Business Process Reengineering

• Michael Hammer : “ Fundamental,

  rethinking, and radical redesign of business processes to bring about dramatic improvements in performance”

  Business Process Reengineering

• Merupakan filosofi perbaikan/penyempurnaan.

  

BPR bertujuan mencapai perbaikan-perbaikan

langkah dalam kinerja dengan cara mendesain

ulang proses-proses dimana organisasi beroperasi, memaksimumkan kandungan nilai

tambahnya dan meminimumkan kandungan tak

bernilai tambah. Pendekatan ini dapat diterapkan untuk level proses individual maupun untuk organisasi secara keseluruhan.

  Business Process Reengineering

• • Alasan untuk membuat perubahan /

  reengineering :
• – Performansi finansial memburuk
• – Penurunan market share
• – Munculnya peluang pasar baru

Reengineering Project Model

• Planning
• – Organize – Launch
• Design
• – Invent New Process
• Deployment
• – Integrate – Take action

Organize the reengineering project

• Mengukur kesehatan organisasi dan kemampuan organisasi untuk menerima perubahan drastis yang diharapkan dari kesuksesan proyek reengineering.
• Mengidentifikasi proses-proses dalam organisasi dan menentukan core proses yang paling kritis.
• Mengukur efektivitas dan efisiensi proses untuk menentukan prioritas perbaikan.
• Keputusan untuk melakukan improvement

Launch the reengineering project

• Menunjuk ‘full time members’ untuk tim proyek dan harus memiliki keterampilan dan pengetahuan tentang reengineering dan proses bisnis.
• Mempelajari lingkungan eksternal dan internal yang dapat mempengaruhi kesuksesan proyek.
• Dokumen rencana proyek didefinisikan dengan jelas meliputi boundaries, harapan, ukuran kesuksesan dan perkiraan sumber daya yang

Invent a new process

• Dimulai dengan kertas bersih, hilangkan semua aturan dan definisikan proses yang ideal.
• Kembangkan beberapa alternatif, dan gunakan proses benchmarking untuk menemukan cara/ metode terbaik.
• Uji konsekuensi dengan mengadopsi design radical dan telusuri langkah demi langkah

Integration

• Komunikasikan rencana yang direkomendasikan kepada seluruh stakeholders dan sponsor.
• Merefleksikan perbaikan proyek reengineering dalam sasaran dan tujuan organisasi.

Action

• Uji coba proses baru untuk menemukan dan menghilangkan masalah-masalah.
• Menetapkan prioritas implementasi, tetapkan jadwal, dan penugasan tanggung jawab.
• Kembangkan rencana transisi dan koordinir pengawakan oleh staf, pelatihan, untuk deployment.
• Memanaje perubahan dan perbaharui dokumentasi.

Evaluation

• • Monitoring implementasi, perbaiki

  masalah-masalah yang terjadi.
• Berikan hadiah dan penghargaan kepada tim yang berkontribusi,

  lakukan continuous improvement.

  Step 1 : Organize the reengineering project

• Analyze the organization’s culture

• – Melihat kembali budaya organisasi yang

  berorientasi proses, target, dan kesiapan untuk menerima perubahan.
• – Kesiapan untuk berubah diidentifikasi sebagai hambatan yang paling menentukan

  Step 1 : Organize the reengineering project

• Identify core process
• – Identifikasi proses bisnis organisasi, tentukan core proses yang paling kritis (operational and supporting)
• – Petakan kerangka subproses yang membentuk core proses.
• Measure Effectiveness and Efficiency

  Step 1 : Organize the reengineering project

• Understand The Process
• – Gambarkan blok diagram untuk mengidentifikasi core proses, subproses, dan interaksinya.
• Rate Process condition
• – Tentukan performansi proses organisasi untuk menentukan gap performansi.
• – Ukuran setiap gap menunjukkan besarnya

  Step 1 : Organize the reengineering project

• Set Priorities For Improvement
• – Keputusan untuk melakukan improvement berdasarkan pertimbangan faktor (importance, opportunity, and feasibility)

• – Kondisi performansi proses membantu menentukan

  peluang.
• – Bisnis, sasaran, dan tujuan organisasi membantu untuk menentukan kepentingan improvement.
• – Memilih reengineering hanya untuk proses yang

  Step 1 : Organize the reengineering project

• Report Findings and Obtain Buy-in
• – Prepare a written report that describes the scope and expectations of the reengineering project to gain executive support, sponsorship, and required resources.

  

Step 2 :

Launch the Reengineering

Project

• • Appoint the reengineering team

• – Reengineering typically requires a dedicated, full time project team
• – Skills and knowledge in the subject process and in reengineering
• – Staff information system

  Step 2 : Launch the Reengineering Project

• Train the team
• – The team should include at least one member with experience in reengineering.
• – Consider providing a short training course

  to members who are not familiar with

  reengineering, so that the entire team has

  Step 2 : Launch the Reengineering Project

• Analyze the environment
• – Scan the environment to determine potential external threats and opportunities to the oganization’s objective for the performance of the subject process.
• – Form of changes in regulations, in the economy, competitors, demographics,

  Step 2 : Launch the Reengineering Project

• Determine direction
• – Tentukan kekuatan dan kelemahan organisasi.
• – Review rencana jangka panjang dan perubahan yang diperlukan.
• – Tentukan dan konfirmasi ulang visi, misi,

  Step 2 : Launch the Reengineering Project

• Draft project charter
• – = a project description
• – Dokumen seharusnya menjelaskan harapan tim untuk mencapai apa yang diinginkan.
• – Definisikan lingkup pekerjaan yang diusulkan, tunjukkan pengaruh yang diberikan proyek terhadap pencapaian tujuan.
• – Tim secara periodik akan meng update

  Step 2 : Launch the Reengineering Project

• Reassess The Organization’s

  Readiness For Change

• – Progress may require dealing with potential resistance, including moving individuals to other position, providing orientation, training, or specific

Step 3 : Invent a New Process

• Invent an Idealized Design
• – Approach : Creative thinking
• – A constrained idealized design : begins with the assumption that the organization was destroyed last night, is environment is assumed to be untouched
• – An unconstrained idealized design removes all shackles of corporate and regulatory requirements
• – In reality, the reengineering of processes will face constraints, and the constraints will generally tighten as
Step 3 : Invent a New Process

• Expand Possibilities
• – Develop several scenarios that yield various design options

• – Use process benchmarking as an exercise to find still order possibilities

• – Compare your alternative designs with your competitors’ best practices
• – Combine the best of the best into your designs to

  develop world-class processes that can deliver the

Step 3 : Invent a New Process

• Select Best Design
• – Having identified both constrained and unconstrained version of an idealized design, find the best solution through three substeps :
>Identification of self-imposed constraints
• Their removal

Step 4 : Integration

• Communicate results
• – Communicate recommended plans to all stakeholders and sponsors to ensure acceptance.
• – Document the team’s findings in a written report.
• Revise goals and objective
• – Reflect the improvement anticipated through the reengineering project in the

  Step 5 : Action

• Pilot the improved process
• – Test the new process in a scaled-down version or test critical facets to identify unanticipated problem
• – Make appropriate adjustments after evaluating results of the pilot test
• Develop action plans
• – Establish implementation priorities, set schedules, and assign responsibilities
• Implement plans – Develop a transition plan and brief all involved parties.

• – Develop the necessary training or acquire human resources

  Step 6 : Evaluation

• Monitor results
• – (monitor implementation, correcting problems as they occur)
• Reward participants
• – Reward and recognize successful team contribution
• Identify next steps

Hasil re-engineering

• Rank Xerox di Inggris mengurangi waktu pemrosesan ‘tagihan-tagihan khusus’ dari 112 hari menjadi 24 jam.
• The Baxi Partnership mengurangi waktu tunggu produksi dari 9 minggu menjadi 24 jam.
• Western Provident Association mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk memproses klaim asuransi dari 28 hari menjadi 4 hari dan menyelesaikan 90

  Hasil re-engineering

• Di rumah sakit di Inggris, pasien rawat jalan di klinik neurologi kini memperoleh manfaat dari pengurangan waktu siklus sejak konsultasi pertama sampai diagnosis. Waktu sesungguhnya yang lebih dari 12 minggu telah dikurangi menjadi kurang dari 1 hari.