Analisis dan Perancangan Sistem Manajeme
Analisis dan Perancangan Sistem Manajemen
Proyek Berbasis Web Pada PT XL Axiata, Tbk
Tommy
Binus University, Bekasi, Jawa Barat, Indonesia, stare_blue_sky@yahoo.co.id
Bayu Rafsanjani
Binus University, Bekasi, Jawa Barat, Indonesia, Bayurafsanjani@gmail.com
Jurike V. Moniaga
Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
ABSTRAK
Tujuan Penelitian, ialah merancang aplikasi manajemen proyek berbasis web, untuk membantu
proses manajemen dalam pembuatan proyek pada PT XL Axiata, Tbk. Metodologi Penelitian yang
digunakan adalah dengan menggunakan metode analisis (survei sistem yang sedang berjalan,
wawancara, studi pustaka), metode perancangan (UML, IMK), metode evaluasi IMK, dan metode testing
(performance testing Yslow). Analisis dilakukan dengan melakukan studi lapangan, dan melakukan
wawancara kepada salah seorang project manager pada PT XL Axiata, Tbk, beserta seorang anggota
timnya. Hasil yang dicapai adalah aplikasi web yang dapat melakukan manajemen proyek secara online,
mulai dari pembuatan proyek, pembentukan tim untuk suatu proyek, dapat melakukan sharing file secara
online, mempunyai fitur comment untuk berkomunikasi, dan juga memiliki pop-up message sebagai
pengingat jika ada task yang belum selesai. Simpulan, aplikasi web manajemen proyek ini dapat
membantu para project leader dan member dalam mengerjakan proyeknya, yaitu dapat memantau
progress dari project dimana saja dengan bantuan komputer dan koneksi internet, dapat melakukan
sharing file dengan lebih mudah, dapat berkomunikasi dengan anggota tim lainnya, dapat mengurangi
kelalaian dengan adanya pop-up, sehingga dapat membuat proyek dengan lebih tepat waktu, tepat
sasaran, dan sesuai dengan apa yang ingin dibuat dan diminta.(T, BR)
Kata kunci : Analisis manajemen proyek, perancangan proyek, manajemen proyek.
ABSTRACT
The purpose of this research, is to design a web-based project management application, to assist
management process of project making at PT XL Axiata, Tbk. Method of reasearch which is used are
analysis methods (survey research, interview, and library research) planning methods (UML, IMK), IMK
evaluation methods, and testing methods (performance testing Yslow). The analysis was done by
conducting field studies, and conducting interviews to one of project managers at PT XL Axiata Tbk,
together with a member of his team. The results achieved is a web application which can do online
project management, start from project creation, team making for a project, able to do online file
sharing, has a comment feature to communicate, and also has a pop-up message as a reminder if there
are any unfinished task. In brief, this project management web application is able to help project leaders
and also their members to make their project, which is able to manage the progress of the project
anywhere with the help of a computer and internet connection, able to sharing the files easily, able to
communicate with other team members, able to reduce negligence by using pop-up, so that can make
projects right on schedule, right on target, and the goal can reach as requested (BR, T)
Key word: Analysis project management, project planning, project management
Pendahuluan
Semakin banyak kebutuhan untuk membuat pekerjaan menjadi lebih efektif dan efisien.
Salah satunya, adalah kebutuhan sebuah aplikasi untuk mempermudah melakukan perencanaan
atau planning suatu proyek. Aplikasi tersebut diharapkan dapat membantu user untuk membuat
dan merancang suatu proyek dengan lebih detail. Aplikasi tersebut juga diharapkan agar dapat
membantu user untuk membuat perencanaan suatu proyek dengan lebih mudah.
Seperti yang telah diketahui saat ini, program – program yang khusus untuk memanajemen
suatu proyek telah banyak dipergunakan di berbagai perusahaan baik perusahaan kecil maupun
perusahaan besar. Tetapi yang menjadi masalah, adalah sulitnya para anggota tim proyek tersebut
untuk berkomunikasi secara langsung setiap saat pada saat pembuatan proyek. Pasti akan terjadi
banyak kendala apabila terdapat salah satu anggota proyek tidak dapat hadir atau sulit untuk
dihubungi, yang bisa mengakibatkan proyek tersebut menjadi terhambat perkembangannya.
Hal inilah yang mendorong untuk dibuatnya aplikasi sistem manajemen berbasis web ini,
yang memungkinkan untuk memudahkan para anggota proyek untuk saling berkomunikasi dan
mempermudah dalam bertukar informasi walaupun berbeda tempat. Oleh karena itu, dicobalah
pengembangan aplikasi berbasis web ini pada PT XL Axiata, Tbk yang telah mempunyai banyak
pengalaman dalam hal manajemen proyek.
PT XL Axiata, Tbk telah menggunakan MS.Project sebagai program yang digunakan untuk
memanajemen proyek yang sedang berlangsung, masalahnya adalah sulitnya mentransfer data dan
juga komunikasi antar anggota tim, PT XL Axiata, Tbk menggunakan sistem shift terhadap para
pegawainya yang mengakibatkan suatu saat para anggota tim tidak dapat berkumpul secara utuh.
Oleh karena itu dibuatlah aplikasi web ini yang bertujuan untuk membantu mereka.
Tujuan dari penelitian aplikasi Manajemen Proyek ini adalah:
1. Menganalisis dan merancang sistem manajemen proyek berbasis web pada PT XL
Axiata Tbk.
2. Membuat website yang berfungsi untuk memanajemen proyek, dalam pembuatan
proyek dan pembuatan task.
3. Untuk mempermudah dalam mengontrol perkembangan proyek, agar anggota tim
tersebut dapat melihat sejauh mana proses dari proyek mereka berjalan.
4. Membuat sistem manajemen proyek berbasis web pada PT XL Axiata Tbk.
Manfaat dari penelitian dan perancangan aplikasi ini diantaranya:
1. Dapat mempermudah para project manager dalam sebuah proyek untuk memantau
anggota timnya.
2. Dapat mempersingkat waktu dan biaya, karena proyek ini dapat dikerjakan dimana saja
selama terdapat koneksi internet.
3. Para anggota tim dapat berinteraksi satu sama lain dan dapat langsung bertukar ide
tanpa harus berada dalam satu ruangan.
4. Membantu penjadwalan dalam menyelesaikan proyek, karena adanya fitur untuk
memberi tanggal deadline. Selain itu, anggota tim dapat terus melihat sejauh mana
proses dari proyek.
TEORI – TEORI UMUM
Manajemen Proyek
Menurut Nicolas dan Steyn(2008:xxvi), Manajemen Proyek adalah sebuah proyek yang
melibatkan tujuan, yang dapat menguraikan masalah dengan baik, dari tahap identifikasi hingga
tahap akhir. Setiap proyek unik karena melakukan sesuatu yang berbeda dari yang dilakukan
sebelumnya, bahkan dalam sebuah proyek "rutin" seperti konstruksi rumah, variabel seperti
medan, akses, undang-undang zonasi, pasar tenaga kerja, dan yang lainnya. Proyek adalah
kegiatan satu kali, tidak pernah benar-benar mengulangi lagi. Sebuah proyek adalah proses kerja
untuk mencapai tujuan, selama proses tersebut, proyek melewati fase yang berbeda melewati
pada beberapa siklus proyek.
Perencanaan Proyek
Menurut Diwan (2008:27) Perencanaan proyek adalah penentuan rasional, dalam
mempertahankan dan mengakhiri penulisan proyek. Sedangkan pada pengertian selanjutnya,
perencanaan proyek adalah konsep dasar perencanaan proyek, yaitu pengembangan rencana di
tingkat detail yang diperlukan beserta dengan tonggak yang menyertainya, dan penggunaan alatalat yang tersedia untuk menyiapkan dan memantau perencanaan proyek.
Interaksi Manusia dan Komputer
Menurut Shneiderman (2010:88), interaksi manusia dan komputer atau Human
Computer Interaction (HCI) adalah ilmu yang mempelajari tentang bagaimana cara manusia
berinteraksi dengan seperangkat komputer dan pengaruh komputer dalam pengembangannya
untuk dapat berinteraksi dengan manusia.
Interaksi manusia dengan komputer melibatkan perancangan antar muka pemakai yang memiliki
8 faktor yang harus di perhatikan, atau yang sering diketahui yaitu 8 aturan emas diantaranya:
1. Berusaha konsisten
Konsistensi dilakukan pada urutan tindakan, perintah, dan istilah yang
digunakan pada prompt, menu, atau layar bantuan.
2. Menyediakan kebutuhan universal
Penyesuaian perbedaan kebutuhan dari berbagai user ( tingkatan kemahiran,
kelompok umur, pengetahuan), seperti dengan menambahkan penjelasan bagi pemula
dan shorcut bagi user yang sudah lebih ahli (expert).
3. Memberikan umpan balik infomatif
Untuk setiap tindakan yang dilakukan oleh user, sebaiknya disertakan suatu
sistem umpan balik. Untuk tindakan yang tidak memberikan efek yang penting dapat
diberikan umpan balik yang sederhana. Tetapi untuk tindakan penting, maka umpan
balik sebaiknya lebih substansial. Misal muncul suatu pesan ketika salah menekan
tombol pada waktu input data.
4. Merancang dialog yang memberikan penutupan (Keadaan akhir)
Urutan tindakan sebaiknya diorganisir dalam kelompok, yaitu bagian awal,
tengah, sampai akhir. Pada bagian akhir tindakan, sebaiknya diberikan indikasi bahwa
cara yang dilakukan sudah benar dan dapat mempersiapkan kelompok tindakan
berikutnya.
5. Memberikan pencegahan dan penanganan kesalahan yang sederhana.
Sedapat mungkin sistem yang dirancang agar pengguna tidak melakukan
kesalahan fatal. Jika kesalahan terjadi, sistem dapat mendeteksi kesalahan dan dengan
cepat dan memberikan mekanisme yang sederhana dan mudah dipahami untuk
penanganan kesalahan.
6. Mudah untuk kembali ke tindakan sebelumnya.
Hal ini dapat mengurangi kekhawatiran pengguna karena mengetahui
kesalahan yang dilakukan dapat dibatalkan, sehingga pengguna akan lebih berani untuk
mengekplorasi pilihan-pilihan lain yang belum biasa digunakan.
7. Mendukung pusat kendali internal (internal focus of control)
User adalah pengontrol sistem dan sistem akan merespon tindakan yang
dilakukan. Sebaiknya sistem dirancang sedemikian rupa sehingga pengguna menjadi
inisiator dari pada responden.
8. Mengurangi beban ingatan jangka pendek.
Karena keterbatasan ingatan manusia maka interface sebaiknya dibuat dengan
tampilan yang sederhana, serta tidak memakan waktu untuk berlatih dan mengetahui
urutan-urutan dari suatu tindakan.
TEORI KHUSUS
Menurut Pressman (2010:38), nama model ini sebenarnya adalah “Linear
Sequential Model”. Model ini Disebut juga dengan “classic life cycle” atau model
waterfall. Model ini adalah model yang muncul pertama kali yaitu sekitar tahun 1970
sehingga sering dianggap kuno, tetapi merupakan model yang paling banyak dipakai
didalam Software Engineering (SE). Model ini melakukan pendekatan secara sistematis dan
urut mulai dari level kebutuhan sistem lalu menuju ke tahap analisis, desain, coding, testing
/ verification, dan maintenance. Disebut dengan waterfall karena tahap demi tahap yang
dilalui harus menunggu selesainya tahap sebelumnya dan berjalan berurutan. Sebagai
contoh tahap desain harus menunggu selesainya tahap sebelumnya yaitu tahap requirement.
Secara umum tahapan pada model waterfall dapat dilihat pada gambar berikut :
Gambar 2.9 Permodelan Waterfall
Gambar di atas adalah tahapan umum dari model proses ini. Akan tetapi Pressman
(2010:39) memecah model ini menjadi 6 tahapan meskipun secara garis besar sama dengan
tahapan-tahapan model waterfall pada umumnya. Berikut adalah penjelasan dari tahaptahap yang dilakukan di dalam model ini menurut Pressman:
- System / Information Engineering and Modeling. Permodelan ini diawali dengan
mencari kebutuhan dari keseluruhan sistem yang akan diaplikasikan ke dalam bentuk
software. Hal ini sangat penting, mengingat software harus dapat berinteraksi dengan
elemen-elemen yang lain seperti hardware, database, dan sebagainya. Tahap ini sering
disebut dengan Project Definition.
- Software Requirements Analysis. Proses pencarian kebutuhan diintensifkan dan
difokuskan pada software. Untuk mengetahui sifat dari program yang akan dibuat, maka
para software engineer harus mengerti tentang domain informasi dari software,
misalnya fungsi yang dibutuhkan, user interface, dan sebagainya. Dari 2 aktivitas
tersebut (pencarian kebutuhan sistem dan software) harus didokumentasikan dan
ditunjukkan kepada customer.
- Design. Proses ini digunakan untuk mengubah kebutuhan-kebutuhan diatas menjadi
representasi ke dalam bentuk “blue-print” software sebelum coding dimulai. Desain
harus dapat mengimplementasikan kebutuhan yang telah disebutkan pada tahap
sebelumnya. Seperti 2 aktivitas sebelumnya, maka proses ini juga harus
didokumentasikan sebagai konfigurasi dari software.
- Coding. Untuk dapat dimengerti oleh mesin, dalam hal ini adalah komputer, maka
desain tadi harus diubah bentuknya menjadi bentuk yang dapat dimengerti oleh mesin,
yaitu ke dalam bahasa pemrograman melalui proses coding. Tahap ini merupakan
implementasi dari tahap design yang secara teknis nantinya dikerjakan oleh
programmer.
- Testing / Verification. Sesuatu yang dibuat haruslah diujicobakan. Demikian juga
dengan software. Semua fungsi-fungsi software harus diujicobakan, agar software bebas
dari error, dan hasilnya harus benar-benar sesuai dengan kebutuhan yang sudah
didefinisikan sebelumnya.
- Maintenance. Pemeliharaan suatu software diperlukan, termasuk di dalamnya adalah
pengembangan, karena software yang dibuat tidak selamanya hanya seperti itu. Ketika
dijalankan mungkin saja masih ada error-error kecil yang tidak ditemukan sebelumnya,
atau ada penambahan fitur-fitur yang belum ada pada software tersebut. Pengembangan
diperlukan ketika adanya perubahan dari eksternal perusahaan seperti ketika ada
pergantian sistem operasi, atau perangkat lainnya.
TINJAUAN PUSTAKA
Dalam membandingkan untuk penggunaan bahasa pemrograman yang akan digunakan, Toyotaro
Suzumura, Scott Trent, Michiaki Tatsubori, Akihiko Tozawa dan Tamiya Onodera (2008:386)
menggunakan teori Perbandingan Qualitatif. Dengan membandingkan performance bahasa pemrograman
yang akan digunakan, akan memudahakan untuk memilih bahasa pemrograman yang lebih baik.
Menurut Shika bhatia dan Mr. Harshpreet Singh (2012:112), untuk dapat membuat suatu aplikasi dengan
lebih baik, dapat menggunakan design pattern (MVC). Walaupun memiliki kelemahan, tetapi MVC dapat
mempercepat development process sehingga pembuatan suatu aplikasi dapat berjalan dengan efektif dan
efisien.
Untuk bahasa pemrograman pada server – side, lebih baik menggunakan bahasa yang memiliki
performance yang baik untuk menyimpan dan melakukan transaksi data (Toyotaro Suzumura, Scott
Trent, Michiaki Tatsubori, Akihiko Tozawa dan Tamiya Onodera, 2008:170). Toyotaro Suzumura, Scott
Trent, Michiaki Tatsubori, Akihiko Tozawa dan Tamiya Onodera (2008:166) telah melakukan
perbandingan antara JSP dan PHP, keduanya memiliki kelebihan dan kelemahan. Untuk server yang
hampir tidak pernah mengalami high load, keduanya memiliki performance yang tidak jauh berbeda,
tetapi untuk yang akan mengalami high load, JSP lebih baik.
Dalam memanajemen database dapat digunakan PHP framework dengan MVC model based (Chanchai
Supaartagorn, 2011:251). Keuntungan dalam penggunaan PHP framework dengan MVC pattern adalah
banyak komponen bisa berinteraksi dengan cara yang flexible, dan tugas – tugas yang harus dikerjakan
cukup jelas jadi ada kemungkinan untuk membagi sistem menjadi komponen – komponen agar orang
yang berbeda dapat mengembangkan pada saat yang bersamaan.
Jika ingin mengatur data secara lokal, tetapi tidak merubah data lain secara global dan master data,
membuat copy dari data tersebut harus dilakukan. Tetapi membuat copy dari suatu data sering kali
membutuhkan cost yang besar. Selain itu kadang data yang di copy tidak dimodifikasi sama sekali,
sehingga menjadi sia-sia. Untuk mengatasi hal ini, kita dapat menggunakan suatu teknik, yang disebut
“Copy-on-Write”. Copy-on-Write adalah sebuah teknik atau metode optimasi, yang berdasarkan atas ide
yang menunda copy file sampai ada perintah untuk melakukan write pada data. (Akihiko Tozawa,
Michiaki Tatsubori, Tamiya Onodera, dan Yasuhiko Minamide, 2009:200)
METODE PENELITIAN
Metodologi yang digunakan dalam menyusun skripsi ini adalah:
1. Metodologi analisis:
a.) Wawancara
Wawancara dilakukan kepada seorang Project Manager pada PT XL Axiata Tbk
dan seorang anggota timnya untuk memperoleh data yang mendukung untuk
penyelesaian skripsi ini.
b.) Studi Pustaka
Dengan mengumpulkan data, membaca dan mempelajari literatur yang ada pada
buku karya ilmiah yang berkaitan. Sumber – sumber tersebut digunakan sebagai
landasan dan alat bantu dalam mendukung pembahasan dalam penyusunan skripsi.
2.
Metode Perancangan
Setelah seluruh data didapat, selanjutnya mulai dilakukan metode perancangan sistem
dengan cara:
1. Merancang struktur database.
2. Merancang tampilan layar.
3. Merancang program.
Wawancara dilakukan terhadap Project Manajer dan juga salah satu anggota
tim membernya. Selain itu, dilakukan juga studi lapangan untuk mengetahui
seperti apa sistem manajemen project yang berjalan pada PT XL Axiata,Tbk.
Berikut adalah hasil wawancara dan studi lapangan yang berhasil
dikumpulkan.
HASIL WAWANCARA
Untuk mengetahui pendapat calon user mengenai apa yang diharapkan ada pada
software yang akan dibuat , dibuatlah enam buah pertanyaan untuk wawancara yang
ditanyakan kepada seorang Project Manager beserta anggota timnya:
Nama
Jabatan
Hari, Tanggal wawancara
Waktu
: Bpk. Fajar Firdaus Rustana
: Project Manager (IT Implementation )
: Rabu, 31 Oktober 2012
: 10.00
Nama
Jabatan
Hari, Tanggal wawancara
Waktu
: Ibu Nurmaya Widuri
: Project Team Member (IT Implementation)
: Rabu, 31 Oktober 2012
: 10.00
1.
Apakah Anda pernah mendapati kendala dalam perencanaan pembuatan
project?
Terdapat banyak kendala dalam mengerjakan suatu project. Dalam project
terdapat tiga acuan yang dipegang oleh seorang Project Manager yaitu Time, Cost
, Quallity. Untuk menyelesaikan suatu project yang baik harus mempunyai waktu
yang cukup atau tepat waktu, harus mempunyai kualitas yang baik dan juga Cost
yang tepat dengan project tersebut, karena setiap project itu pasti berhubungan
dengan transaksi bisnis. Kendalanya adalah menjaga bagaimana tiga acuan
tersebut dapat dipenuhi.
2.
Bagaimana tindakan anda ketika mengalami kendala tersebut?
Dengan melakukan eskalasi , yaitu langkah yang dilakukan dimana saat
member mempunyai kendala dan dapat menyelesaikan kendala tersebut, tetapi
membutuhkan suatu approval untuk langkah penyelesaiannya, karena ada situasi
dimana suatu role dari team member dapat dimodifikasi.
3.
Apakah anda mempunyai kendala dalam berkomunikasi atau berdiskusi
dengan anggota team member yang lain ?
Ada, karena kita tidak selalu dapat berkomunikasi dan bagaimana cara kita
untuk memperkecil perbedaan asumsi – asumsi dari para member dalam
menerjemahkan kebutuhan user menjadi suatu fitur program, sehingga kita harus
memperkecil perbedaan asumsi tersebut menjadi suatu kepahaman.
4.
Apakah aplikasi yang anda gunakan dapat dapat membantu mengatasi
kendala dalam perencanaan pembuatan suatu project ?
Cukup membantu, tetapi tidak cukup secara keseluruhan. Misalnya
membantu dalam sisi membuat time line tetapi tidak cukup detail dalam hal cost
dan quality, sehingga data yang ada menjadi terbatas dan tidak terlalu detail.
5.
Apakah ada kendala yang muncul dari aplikasi yang anda gunakan untuk
membantu ?
Kendala yang muncul adalah masih kurangnya pengaturan data dalam
manage cost dan quality sehingga kurang membantu dalam pembuatan project.
Sekalipun ada fitur yang dapat manage cost dan quality suatu project, cara
menginput datanya tidak simple dan cenderung membingungkan.
6.
Fitur apa yang Anda harapkan dari sebuah aplikasi yang dapat membantu
perencanaan pembuatan project anda?
Beberapa Fitur tambahan yang diharapkan :
- Adanya pop-up message sebagai pengingat jika ada suatu task baru, dan juga
pop-up message beberapa hari sebelum deadline task tersebut, agar dapat
mengingatkan adanya task tersebut.
Adanya page untuk Issue History, yaitu page yang berisi daftar mengenai
permasalahan pada project, misalnya penyebab mengapa suatu task atau
project delayed.
-
Dan berikut adalah hasil Studi Lapangan :
Software yang digunakan adalah MS Project. Cara berkomunikasi antar
member adalah dengan menggunakan email, telepon, dan sarana sosial lain (Yahoo
messenger, skype, dan sebagainya). Pengiriman dan sharing file menggunakan
email intra perusahaan sehingga memiliki bukti, dan juga menggunakan LAN
sharing dan flashdisk.
IDENTIFIKASI MASALAH
Berdasarkan wawancara yang kami lakukan terhadap pihak PT XL Axiata,
dapat dirumuskan sejumlah permasalahan yang ada, yaitu sebagai berikut :
1.
Sulitnya dalam transfer atau sharing data antar sesama anggota project.
2.
Cara input data yang cenderung tidak simple dan membingungkan.
3.
Tidak tersedianya sarana reminder terhadap program yang sudah ada sehingga
terkadang menyebabkan kelalaian.
4.
Project Manager tidak mampu sepenuhnya mengontrol para anggota member.
5.
Project Manager terkadang kesulitan memberikan task – task baru terhadap
anggotanya.
6.
Sulitnya mengatur jadwal dan memanajemen apabila ada proyek – proyek baru
karena semuanya tercatat secara manual.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Pada tahap awal perancangan dilakukan pembuatan kerangka masalah dan perumusan
masalah, yaitu berdasarkan hasil dari wawancara dan studi lapangan terhadap PT XL Axiata,
Tbk. Hasil yang dicapai adalah sebagai berikut.
Garis Besar Masalah
Dari hasil analisis masalah, dibuatlah garis besar solusi untuk mengatasi masalah diatas,
yaitu: Membuat sebuah web application yang dapat melakukan manage project secara online,
agar project manager dapat selalu memantau progress suatu project dengan lebih mudah dan
project tersebut dapat berjalan dengan baik dan teratur, melakukan manage task agar task
tersebut dapat dikirimkan ke anggotanya dengan menyertakan file yang dibutuhkan secara online
agar task tersebut dapat diberikan sesegera mungkin tanpa perlu bertemu di suatu tempat secara
langsung, melakukan manage terhadap anggota member dengan cara melakukan registrasi pada
web ini, lalu Project Manajer dapat langsung memilih siapa saja anggota timnya, memberikan
pengingat jika ada suatu task baru agar tidak ada task yang terlupakan, adanya fitur untuk
melakukan upload dan download data sehingga anggota tim dapat melakukan sharing hasil
pekerjaan mereka, dan memberikan sarana komunikasi untuk para anggota tim.
Perancangan Solusi
Dari permasalahan diatas, maka diajukan suatu aplikasi manajemen proyek
berbasis web yang dapat mengatasi permasalahan – permalahan yang ditemui pada
sistem yang lama.
Aplikasi ini kelak akan dijadikan rujukan bagi para tim proyek dalam
memanajemen secara cepat dan tepat waktu. Berikut adalah beberapa fitur yang
terdapat dalam aplikasi yang akan dibuat.
1.
Adanya fitur notifikasi secara pop-up untuk mengingatkan dan memberitahu
apabila terdapat task baru dan task yang belum selesai.
2.
Dibuatnya fitur untuk membuat tim proyek, yang berfungsi untuk mengumpulkan
siapa saja anggota tim proyek yang ada.
3.
Adanya fitur progress dengan menggunakan colour bar, yang berfungsi untuk
memberitahu sejauh mana suatu proyek telah berjalan berdasarkan warna – warna
tersebut.
4.
Project manajer dapat menentukan kapan dimulai dan berakhirnya project, juga
tingkat kepentingan proyek tersebut, sehingga para anggota timnya dapat bekerja
sesuai dengan data tersebut.
5.
Adanya fitur upload dan download untuk melakukan share file antar anggota tim.
6.
Adanya fitur comment untuk melakukan komunikasi antar anggota tim dan untuk
memberikan komentar mengenai proyek yang sedang berjalan.
7. Adanya fitur Yahoo Messengger yang berguna untuk melakukan komunikasi
langsung dengan Project Manager.
Setelah semua masalah telah dirumuskan dan diberikan gambaran dari
solusinya maka dibuatlah rancangan dari program dan database, Antara lain sebagai
berikut.
Dalam pembuatan project ini kami menggunakan metode waterfall yang sering
digunakan dalam pembuatan project – project. Dipilihnya metode ini dikarenakan
mudahnya dipahamin dan juga merupaka metode yang paling umum digunakan.
Langkah – langkah yang ada pada metode waterfall adalah.
Gambar Metode Waterfall
1.
Software requirement analysist
2.
Design
3.
Coding
4.
Testing / verification
5.
Maintenance
Setelah itu, diputuskanlah untuk membuat aplikasi manajamen berbasis web
yaitu :
Aplikasi Task Management Schedule
Web application ini di tujukan untuk Project Team dari PT XL Axiata, Tbk. Tujuan utama
pembuatan aplikasi ini adalah untuk mempermudah setiap pengerjaan project dengan cara
memanajemen dan memantau sejauh apa project tersebut telah berjalan. Seperti misalnya
mengetahui status project, progress dalam persentase, anggota tim dalam project, task pada
project, status task, dan task progress secara online, agar customer juga dapat ikut serta
memberikan saran tentang fitur – fitur yang diinginkan dari project yang sedang dibuat. Sehingga,
customer dan project team dapat saling berinteraksi langsung melalui aplikasi yang diberi nama
“Task Project Management Schedule” yang dibuat dalam skripsi yang diberi judul “Analisis dan
Perancangan Sistem Manajemen Proyek Berbasis Web Pada PT XL Axiata, Tbk”.
Semua project yang ada dapat segera di daftarkan. Selain mendaftarkan project pada
aplikasi yang berbasis web ini, juga memungkinkan untuk menyertakan setiap task atau tugas yang
berhubungan dengan project yang bersangkutan. Selain itu, pada setiap project dapat di daftarkan
pula member yang sudah ditentukan, banyaknya member untuk suatu project, serta posisi member
tersebut di salah satu project yang melibatkannya.
Hasil yang dicapai dari penerapan dan penggunaan aplikasi ini adalah jalannya project
dapat lebih dipantau baik secara kondisi maupun proses, user dapat mengirimkan setiap perubahan
yang terjadi pada suatu project dimanapun dan kapanpun, semua member dapat mengetahui jadwal
tugasnya masing-masing secara lebih terperinci, dan pengaturan schedule menjadi lebih rapih.
Visi
a. Mempermudah user dalam mengerjakan project.
b. Penjadwalan pengerjaan project yang lebih rapih dan tepat waktu.
c. Mempermudah setiap anggota untuk dapat memantau dan melakukan
manage project.
Misi
a.
Terjadinya Interaksi antar member project, sehingga terjadi pertukaran ide
dan pengerjaan project akan menjadi lebih cepat dan akurat.
b.
Menumbuhkan semangat kebersamaan dalam mengerjakan project
tersebut, karena dapat diketahui siapa yang mengerjakan dan siapa yang
tidak, sehingga timbul tanggung jawab untuk mengerjakan project
tersebut.
Setelah itu, dibuatlah rancangan layar dan rancangan database untuk aplikasi
web tersebut dengan membuat UML (Unified Model Language) yang menggambarkan
bagaimana aplikasi web tersebut berjalan berdasarkan sudut pandang sistemnya. Pada
penjelasan ini hanya akan ditampilkan semua fitur yang penting saja, yang terdapat
pada aplikasi manajemen berbasis web pada PT XL Axiata, Tbk.
PERANCANGAN LAYAR
Setelah mengetahui apa yang diinginkan oleh PT XL Axiata Tbk maka dibuatlah
rancangan layar untuk aplikasi web ini.
Gambar Halaman Login
Ini adalah tampilan Login dimana kita dapat melakukan login dan juga terdapat
fitur untuk registrasi. Disini juga terdapat fitur Yahoo Messenger yang berguna untuk
berkomunikasi dengan Project Manager.
Gambar Halaman View Project
Disini, Project Leader dan member dapat melihat list project yang dimiliki. Data
- data yang dapat dilihat disini adalah Project Name, Description (deskripsi dari project
tersebut), Start Date project, Deadline project, Progress (dalam persentasi) dan
Position, yaitu posisi user yang melihat page ini pada project tersebut.
Warna progress dibagi menjadi 3 tahapan warna yaitu :
0-35%
:
Merah.
36-74%
:
Kuning.
76-100%
:
Hijau.
Gambar Create Project
Disini adalah tempat user dapat membuat project baru. Disini, user dapat
memberi title atau judul project, status project dan persentasi progress dari status
project tersebut. User juga dapat menentukan kapan waktu mulai dan berakhirnya
project dan memasukkan jumlah member yang diinginkan untuk project tersebut.
Gambar Insert Team Member
Ini adalah page lanjutan dari Create Project. Disini project leader dapat memilih
anggota dan memilih posisi untuk team member dalam project tersebut.
Gambar Create New Task
Di page ini, leader dapat memberikan suatu task ke anggota team member.
Project Manager juga dapat mengisi detail-detail tentang task yang akan diberikan dan
juga dapat meng-attach file yang dibutuhkan untuk task tersebut.
Gambar Create Comment
Di page ini, user dapat menambahkan comment pada suatu task untuk
memberitahu atau melakukan sharing antar sesama anggota kelompok mengenai
kelangsungan proyek dan task yang sedang dikerjakan. User juga dapat melihat
comment dari rekan – rekan satu timnya melalui page ini.
Gambar Tampilan Pop Up Notifiaction
Ini adalah tampilan pop up notification untuk memberitahukan member dari
project tersebut apabila mendapatkan task baru atau ada task yang belum selesai.
Dan berikut ini akan ditampilkan beberapa pages yang ada pada bagian admin.
Gambar Tampilan Home Admin
Ini adalah tampilan Home admin. Disini admin dapat mengakses beberapa menu,
yaitu Manage Project, Manage Task, Manage Comment, Manage Menu, Manage
Member, Change Password, dan admin juga dapat melakukan Logout.
Fungsi dari pages admin ini, adalah untuk mengatur database pada aplikasi web
manajemen, seperti menghapus, mengedit dan menambahkan data yang diperlukan
untuk aplikasi web tersebut.
Dalam melakukan coding, digunakan bahasa pemrograman PHP. Dan untuk
menyusun databasenya menggunakan menggunakan MySQL server.
Berikut akan diperlihatkan beberapa UML yang terdapat pada aplikasi web
manajemen pada PT XL Axiata,Tbk.
Gambar 1 Usecase Diagram
Usecase diagram digunakan untuk menunjukan siapa saja yang menggunakan
sistem tersebut, dan bagaimana cara user berinteraksi dengan sistem tersebut, dari sudut
pandang luar dandengan istilah yang mudah dipahami. Gambar diatas adalah Usecase
diagram yang dari aplikasi web yang dibuat pada PT XL Axiata,Tbk
Gambar 1 ERD diagram
ERD digunakan untuk menggambarkan struktur logical dari database yang
bertujuan supaya lebih mudah dalam berbagai bagian komponen dalam desain
database. Gambar diagram ERD diatas menggambarkan rancangan database
dalam sistem perancangan manajemen yang dibuat pada PT XL Axiata, Tbk.
Gambar 3 Class Diagram
Setelah itu, dibuatlah Class Diagram yang menggambarkan struktur object
– object yang membentuk sistem dan hubungan antar object tersebut. Gambar
diatas adalah Class diagram yang dari aplikasi web manajemen yang dibuat pada
PT XL Axiata, Tbk yang menggambarkan bagaimana struktur – struktur dari
database aplikasi web tersebut.
Selanjutnya, dibuat lagi 2 macam diagram yaitu Sequence diagram yang
berguna untuk memperlihatkan interaksi antar object selama eksekusi suatu
operasi dan juga terdapat activity diagram yang menggambarkan langkah langkah dari suatu kegiatan pada suatu sistem, dan mampu menjelaskan kegiatan
apa yang terjadi ketika suatu operasi diesksekusi. Berikut akan diperlihatkan salah
satu activity diagram dan sequence diagram yang menggambarkan proses login
dari aplikasi web pada PT XL Axiata, Tbk.
Gambar diagram Activity Login
Gambar Sequence Diagram Login
Berikut ini akan ditampilkan beberapa halaman dari website aplikasi web
manajemen pada PT XL Axiata, Tbk.
Tampilan Home Setelah Login
Tampilan Create New Project
Tampilan Insert Team Member
Tampilan Create Comment
Tampilan Pop Up Notification
EVALUASI
Untuk evaluasi, dilakukan dengan dua cara, yaitu dengan cara IMK (8 golden
rules) untuk evaluasi dari sisi interface dan juga dengan menggunakan YSLOW
untuk evaluasi dari sisi sistem.
Evaluasi dengan menggunakan IMK dilakukan dengan cara menyesuaikan
interface dengan 8 golden rules, evaluasi ini dilakukan dengan alasan untuk
mengetahui apakah interface yang dirancang memenuhi 8 golden rules yang ada.
Evaluasinya yaitu.
1. Berusaha konsisten.
2. Menyediakan kebutuhan universal.
3. Memberikan umpan balik informatif.
4. Merancang dialog yang memberikan penutupan (Keadaan akhir).
5. Memberikan pencegahan dan penanganan kesalahan yang sederhana.
6. Mudah untuk kembali ke tindakan sebelumnya.
7. Mendukung pusat kendali internal (internal focus of control).
8. Mengurangi beban ingatan jangka pendek.
Evaluasi terhadap sistem menggunakan YSLOW. YSLOW ini adalah tools
yang dikembangkan oleh Yahoo, yang digunakan untuk mengoptimasi suatu blog
atau website dengan tujuan agar website atau blog tersebut dapat menjadi lebih baik
dan dapat ditampilkan lebih cepat. Yslow mampu menganalisis seberapa baik
performance dari suatu webpage dengan memeriksa semua komponen yang ada
pada halaman web tersebut, termasuk komponen yang dibuat secara dinamis dengan
menggunakan javascript. Yslow dapat memberikan penilaian berupa tingkatan A, B ,
C , D atau E.
Gambar Tampilan Evaluasi Secara Overal
Setelah melakukan testing menggunakan Yslow pada web aplikasi yang telah
dibuat, web aplikasi tersebut mendapatkan overall performance score sebesar 84,
dengan rincian grade sebagai berikut :
Pada bagian Content:
-
Grade A on Avoid HTTP 404 (Not Found) error
-
Grade A on Make AJAX cacheable
-
Grade A on Make fewer HTTP requests
-
Grade A on Reduce the number of DOM elements
-
Grade A on Use cookie-free domains
-
Grade A on Avoid URL redirects
-
Grade A on Reduce DNS lookups
Pada bagian Cookie :
-
Grade A on Reduce cookie size
-
Grade A on Use cookie-free domains
Pada bagian CSS :
-
Grade (non) on Make JavaScript and CSS external
-
Grade A on Avoid AlphaImageLoader filter
-
Grade A on Avoid CSS expressions
-
Grade A on Do not scale images in HTML
-
Grade A on Minify JavaScript and CSS
-
Grade A on Put CSS at top
-
Grade A on Remove duplicate JavaScript and CSS
Pada bagian Images :
-
Grade A on Do not scale images in HTML
-
Grade A on Make favicon small and cacheable
Pada bagian Javascript
-
Grade (non) on Make JavaScript and CSS external
-
Grade A on Minify JavaScript and CSS
-
Grade A on Put JavaScript at bottom
-
Grade A on Remove duplicate JavaScript and CSS
Pada bagian Server
-
Grade D on Compress components with gzip
-
Grade F on Use a Content Delivery Network (CDN)
-
Grade A on Avoid empty src or href
-
Grade A on Configure entity tags (ETags)
-
Grade A on Use GET for AJAX requests
-
Grade F on Add Expires headers
Pada hasil testing, terdapat 2 nilai F, yaitu Use a Content Delivery
Network dan Add Expires Headers. Berikut ini adalah alasan yang mungkin
menyebabkan grade buruk tersebut dan cara memperbaikinya :
-
Use a Content Delivery Network : ini disebabkan oleh penggunaan source
dari website-website lain. Hal ini dapat diatasi dengan menggunakan
Content Delivery Network (CDN) yaitu kumpulan dari webserver –
webserver yang didistribusikan di banyak tempat untuk mengantarkan
content ke user dengan lebih efisien.
-
Add Expires headers : ini disebabkan karena tidak adanya Expires
Headers untuk komponen – komponen pada website yang menyebabkan
komponen tersebut tidak dapat di cache. Untuk mengatasinya, perlu
diberikan Expires Headers agar komponen – komponen tersebut dapat di
cache sehingga mempercepat page load dari website jika user pernah
mengunjungi website ini.
SIMPULAN DAN SARAN
Simpulan
Dari analisis, perancangan, serta evaluasi terhadap web application “Sistem Manajemen
proyek” , dapat diambil simpulan bahwa aplikasi yang telah di buat telah memenuhi harapan user,
yaitu:
1. Project manager dapat membuat task dari sebuah proyek dan dapat memantau
perkembangan prosesnya dengan lebih mudah.
2. Project manager diberikan kemudahan untuk membentuk tim dalam suatu proyek, dan
project member dapat berada di lebih dari satu tim sesuai dengan proyeknya.
3. Project manager dan member diberikan kemudahan untuk membuat dan mengedit task, dan
dapat melihat data dan proses dari perkembangan proyek tersebut sehingga terjadi interaksi
antar anggota tim tersebut.
4. Project manager diberikan kemudahan untuk memberikan task kepada anggota timnya dan
dapat menentukan deadline task tersebut, sehingga project manager dapat mengatur
pekerjaan dari anggota timnya.
5. Admin dapat membantu dalam melakukan edit, menghapus atau membuat task baru,
menambah dan menghapus database dan dapat mengakses semua task walaupun berbeda
tim.
6. Para member dapat melakukan komunikasi menggunakan comment yang disediakan,
sehingga dapat berdiskusi secara langsung tanpa berada dalam satu ruangan yang sama, dan
ini akan memudahkan user dalam menyelesaikan proyek mereka.
Saran
Adapun hal- hal yang perlu diperhatikan agar web application “Sistem Manajemen Proyek”
dapat dikembangkan dan disempurnakan sesuai dengan kebutuhan untuk merancang proyek
dengan lebih baik:
1. Diperlukannya fitur untuk mengirim pesan antar sesama project member yang lebih baik.
Dengan cara comment tentu akan memberikan jeda dalam menerima pesan, oleh karena itu
sebaiknya diubah dari comment menjadi fungsi chat sehingga mempermudah dalam
komunikasi antar anggota tim.
2. Adanya fitur file-sharing yg lebih baik, seperti download sehingga tidak memerlukan
berulang kali melakukan pengiriman, apabila data telah ter upload maka data tersebut telah
tersimpan dan semua project member yang termasuk anggota tim dapat mendownloadnya
tanpa harus menunggu.
3. Diperlukannya maintenance untuk memastikan web application tersebut masih berjalan
dengan seharusnya.
4.
Karena sistem keamanan yang terbatas, maka data yang ada dalam aplikasi ini harus terus
diawasi. Sehingga dapat mencegah dari hal- hal yang tidak diinginkan.
REFERENSI
Allen, Rob. (2009). Zend Framework In Action.Greenwich: Manning Publication.
Connolly, Thomas., & Begg, Carolyn. (2010). Database Systems : A Practicial Approach to
Design, Implementation , And Management. (4thEdition). London: Addison Wesley.
Diwan, Parag.(2012).Software Enginnering. New Delhi: Pentagon Press.
Diwan, Parag.(1999).Management Principles and Practices. Dehradun: University of Petroleum
& Energy Studies.
Fowler, Martin.(2005). UML Distilled. (Edisi 3).Yogyakarta: Andi.
Gray, Clifford F.,& Larson, Erik W.(2010).Project Management The Managerial Process. (5th
edition). New York: Mcgraw – Hill / Irwin.
Kerzner, Harold D.(2009). Project Management A Systems Approach To Planing, Scheduling
and Controlling. New Jersey: John Wiley & Sons, Inc.
Laudon, Kenneth C.,& Laudon, Jane P.(2003).Essentials of Management Information System.
(5th Edition). New Jersey: Prentice-Hall, Inc.
Nicholas, John M., & Steyrn, Herman. (2008). Project Management For Business, Engineering,
and Technology Principles and Practice. (3rd edition). Oxford: Butterworth – Heineman.
Pressman, Roger S. (2010). Software Engineering : a practitioners approach. (7th edition). New
York: McGraw-Hill.
Shneiderman, Ben (2010). Design the user interface : strategies for effective human-computer
interaction. (5rd edition). Boston: Addision-Wesley.
Shneiderman, Ben (2010). Design the user interface : strategies for effective human-computer
interaction. (5rd edition). Boston: Addision-Wesley.
Supriyanto, Dodit. (2008). Buku Pintar Pemrograman PHP. Bandung: OASE Media.
Turban E.,&Rainer R.K., Potter R.E. (2005), Introduction to Information Technology, (Third
Edition). New Jersey: John Wiley & Sons, Inc.
Turban, Efraim.,& Rainer, R. Kelly,Jr.,& Potter, Richard E. (2005). Introduction To Information
Technology. (3rd edition). New Jersey: John Wiley & Sons, Inc.
Turban, Efraim., Rainer, R. Kelly, Jr.,& Potter, Richard E. (2006). Pengantar Teknologi
Informasi (Terjemahan Deny Arnos Kwary, M.Hum dan Dewi Fitria Sari). (edisi ke-3). Jakarta:
Salemba Infotek.
Tozawa, Akihiko., Tatsubori, Michiaki ., & Onodera, Tamiya.(2009).Copy-on-Write in PHP
Language.POPL’09, 200-212.
Supaartagorn , Chanchai.(2011).PHP FRAMEWORK FOR DATABASE MANAGEMENT
BASED ON MVC PATTERN.International Journal of Computer Science & Information
Technology(IJCSIT),3(2),251-258.
Trent, Scott., Tatsubori, Michiaki., Suzumura, Toyotaro., Tozawa, Akihiko.,&
Onodera,Tamiya.(2008).Performance Comparison of PHP and JSP as Server-Side Scripting
Languages.IFIP International Federation for Information Processing,164-182.
Bhatia, Shika., & Singh, Mr.Harspreeth.(2012). ANALYZING AND IMPROVING WEB
APPLICATION QUALITY USING DESIGN PATTERNS. International Journal of Computer
& Technology,2(2),112-116.
Toyotaro Suzumura, Scott Trent, Michiaki Tatsubori, Akihiko Tozawa, Tamiya
Onodera.(2008).Performance Comparison of Web Service Engine in PHP, Java, and C.2008
IEEE International Conference on Web Service,385-392.
RIWAYAT PENULIS
Bayu Rafsanjani lahir di kota Bengkulu, Bengkulu pada tanggal 4 Februari 1990. Penulis
menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknologi Informatika
(Software Engineering) pada tahun 2013.
Tommy lahir di kota Bekasi, Jawa Barat pada tanggal 2 Agustus 1990. Penulis
menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknologi Informatika
(Software Engineering) pada tahun 2013.
Proyek Berbasis Web Pada PT XL Axiata, Tbk
Tommy
Binus University, Bekasi, Jawa Barat, Indonesia, stare_blue_sky@yahoo.co.id
Bayu Rafsanjani
Binus University, Bekasi, Jawa Barat, Indonesia, Bayurafsanjani@gmail.com
Jurike V. Moniaga
Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
ABSTRAK
Tujuan Penelitian, ialah merancang aplikasi manajemen proyek berbasis web, untuk membantu
proses manajemen dalam pembuatan proyek pada PT XL Axiata, Tbk. Metodologi Penelitian yang
digunakan adalah dengan menggunakan metode analisis (survei sistem yang sedang berjalan,
wawancara, studi pustaka), metode perancangan (UML, IMK), metode evaluasi IMK, dan metode testing
(performance testing Yslow). Analisis dilakukan dengan melakukan studi lapangan, dan melakukan
wawancara kepada salah seorang project manager pada PT XL Axiata, Tbk, beserta seorang anggota
timnya. Hasil yang dicapai adalah aplikasi web yang dapat melakukan manajemen proyek secara online,
mulai dari pembuatan proyek, pembentukan tim untuk suatu proyek, dapat melakukan sharing file secara
online, mempunyai fitur comment untuk berkomunikasi, dan juga memiliki pop-up message sebagai
pengingat jika ada task yang belum selesai. Simpulan, aplikasi web manajemen proyek ini dapat
membantu para project leader dan member dalam mengerjakan proyeknya, yaitu dapat memantau
progress dari project dimana saja dengan bantuan komputer dan koneksi internet, dapat melakukan
sharing file dengan lebih mudah, dapat berkomunikasi dengan anggota tim lainnya, dapat mengurangi
kelalaian dengan adanya pop-up, sehingga dapat membuat proyek dengan lebih tepat waktu, tepat
sasaran, dan sesuai dengan apa yang ingin dibuat dan diminta.(T, BR)
Kata kunci : Analisis manajemen proyek, perancangan proyek, manajemen proyek.
ABSTRACT
The purpose of this research, is to design a web-based project management application, to assist
management process of project making at PT XL Axiata, Tbk. Method of reasearch which is used are
analysis methods (survey research, interview, and library research) planning methods (UML, IMK), IMK
evaluation methods, and testing methods (performance testing Yslow). The analysis was done by
conducting field studies, and conducting interviews to one of project managers at PT XL Axiata Tbk,
together with a member of his team. The results achieved is a web application which can do online
project management, start from project creation, team making for a project, able to do online file
sharing, has a comment feature to communicate, and also has a pop-up message as a reminder if there
are any unfinished task. In brief, this project management web application is able to help project leaders
and also their members to make their project, which is able to manage the progress of the project
anywhere with the help of a computer and internet connection, able to sharing the files easily, able to
communicate with other team members, able to reduce negligence by using pop-up, so that can make
projects right on schedule, right on target, and the goal can reach as requested (BR, T)
Key word: Analysis project management, project planning, project management
Pendahuluan
Semakin banyak kebutuhan untuk membuat pekerjaan menjadi lebih efektif dan efisien.
Salah satunya, adalah kebutuhan sebuah aplikasi untuk mempermudah melakukan perencanaan
atau planning suatu proyek. Aplikasi tersebut diharapkan dapat membantu user untuk membuat
dan merancang suatu proyek dengan lebih detail. Aplikasi tersebut juga diharapkan agar dapat
membantu user untuk membuat perencanaan suatu proyek dengan lebih mudah.
Seperti yang telah diketahui saat ini, program – program yang khusus untuk memanajemen
suatu proyek telah banyak dipergunakan di berbagai perusahaan baik perusahaan kecil maupun
perusahaan besar. Tetapi yang menjadi masalah, adalah sulitnya para anggota tim proyek tersebut
untuk berkomunikasi secara langsung setiap saat pada saat pembuatan proyek. Pasti akan terjadi
banyak kendala apabila terdapat salah satu anggota proyek tidak dapat hadir atau sulit untuk
dihubungi, yang bisa mengakibatkan proyek tersebut menjadi terhambat perkembangannya.
Hal inilah yang mendorong untuk dibuatnya aplikasi sistem manajemen berbasis web ini,
yang memungkinkan untuk memudahkan para anggota proyek untuk saling berkomunikasi dan
mempermudah dalam bertukar informasi walaupun berbeda tempat. Oleh karena itu, dicobalah
pengembangan aplikasi berbasis web ini pada PT XL Axiata, Tbk yang telah mempunyai banyak
pengalaman dalam hal manajemen proyek.
PT XL Axiata, Tbk telah menggunakan MS.Project sebagai program yang digunakan untuk
memanajemen proyek yang sedang berlangsung, masalahnya adalah sulitnya mentransfer data dan
juga komunikasi antar anggota tim, PT XL Axiata, Tbk menggunakan sistem shift terhadap para
pegawainya yang mengakibatkan suatu saat para anggota tim tidak dapat berkumpul secara utuh.
Oleh karena itu dibuatlah aplikasi web ini yang bertujuan untuk membantu mereka.
Tujuan dari penelitian aplikasi Manajemen Proyek ini adalah:
1. Menganalisis dan merancang sistem manajemen proyek berbasis web pada PT XL
Axiata Tbk.
2. Membuat website yang berfungsi untuk memanajemen proyek, dalam pembuatan
proyek dan pembuatan task.
3. Untuk mempermudah dalam mengontrol perkembangan proyek, agar anggota tim
tersebut dapat melihat sejauh mana proses dari proyek mereka berjalan.
4. Membuat sistem manajemen proyek berbasis web pada PT XL Axiata Tbk.
Manfaat dari penelitian dan perancangan aplikasi ini diantaranya:
1. Dapat mempermudah para project manager dalam sebuah proyek untuk memantau
anggota timnya.
2. Dapat mempersingkat waktu dan biaya, karena proyek ini dapat dikerjakan dimana saja
selama terdapat koneksi internet.
3. Para anggota tim dapat berinteraksi satu sama lain dan dapat langsung bertukar ide
tanpa harus berada dalam satu ruangan.
4. Membantu penjadwalan dalam menyelesaikan proyek, karena adanya fitur untuk
memberi tanggal deadline. Selain itu, anggota tim dapat terus melihat sejauh mana
proses dari proyek.
TEORI – TEORI UMUM
Manajemen Proyek
Menurut Nicolas dan Steyn(2008:xxvi), Manajemen Proyek adalah sebuah proyek yang
melibatkan tujuan, yang dapat menguraikan masalah dengan baik, dari tahap identifikasi hingga
tahap akhir. Setiap proyek unik karena melakukan sesuatu yang berbeda dari yang dilakukan
sebelumnya, bahkan dalam sebuah proyek "rutin" seperti konstruksi rumah, variabel seperti
medan, akses, undang-undang zonasi, pasar tenaga kerja, dan yang lainnya. Proyek adalah
kegiatan satu kali, tidak pernah benar-benar mengulangi lagi. Sebuah proyek adalah proses kerja
untuk mencapai tujuan, selama proses tersebut, proyek melewati fase yang berbeda melewati
pada beberapa siklus proyek.
Perencanaan Proyek
Menurut Diwan (2008:27) Perencanaan proyek adalah penentuan rasional, dalam
mempertahankan dan mengakhiri penulisan proyek. Sedangkan pada pengertian selanjutnya,
perencanaan proyek adalah konsep dasar perencanaan proyek, yaitu pengembangan rencana di
tingkat detail yang diperlukan beserta dengan tonggak yang menyertainya, dan penggunaan alatalat yang tersedia untuk menyiapkan dan memantau perencanaan proyek.
Interaksi Manusia dan Komputer
Menurut Shneiderman (2010:88), interaksi manusia dan komputer atau Human
Computer Interaction (HCI) adalah ilmu yang mempelajari tentang bagaimana cara manusia
berinteraksi dengan seperangkat komputer dan pengaruh komputer dalam pengembangannya
untuk dapat berinteraksi dengan manusia.
Interaksi manusia dengan komputer melibatkan perancangan antar muka pemakai yang memiliki
8 faktor yang harus di perhatikan, atau yang sering diketahui yaitu 8 aturan emas diantaranya:
1. Berusaha konsisten
Konsistensi dilakukan pada urutan tindakan, perintah, dan istilah yang
digunakan pada prompt, menu, atau layar bantuan.
2. Menyediakan kebutuhan universal
Penyesuaian perbedaan kebutuhan dari berbagai user ( tingkatan kemahiran,
kelompok umur, pengetahuan), seperti dengan menambahkan penjelasan bagi pemula
dan shorcut bagi user yang sudah lebih ahli (expert).
3. Memberikan umpan balik infomatif
Untuk setiap tindakan yang dilakukan oleh user, sebaiknya disertakan suatu
sistem umpan balik. Untuk tindakan yang tidak memberikan efek yang penting dapat
diberikan umpan balik yang sederhana. Tetapi untuk tindakan penting, maka umpan
balik sebaiknya lebih substansial. Misal muncul suatu pesan ketika salah menekan
tombol pada waktu input data.
4. Merancang dialog yang memberikan penutupan (Keadaan akhir)
Urutan tindakan sebaiknya diorganisir dalam kelompok, yaitu bagian awal,
tengah, sampai akhir. Pada bagian akhir tindakan, sebaiknya diberikan indikasi bahwa
cara yang dilakukan sudah benar dan dapat mempersiapkan kelompok tindakan
berikutnya.
5. Memberikan pencegahan dan penanganan kesalahan yang sederhana.
Sedapat mungkin sistem yang dirancang agar pengguna tidak melakukan
kesalahan fatal. Jika kesalahan terjadi, sistem dapat mendeteksi kesalahan dan dengan
cepat dan memberikan mekanisme yang sederhana dan mudah dipahami untuk
penanganan kesalahan.
6. Mudah untuk kembali ke tindakan sebelumnya.
Hal ini dapat mengurangi kekhawatiran pengguna karena mengetahui
kesalahan yang dilakukan dapat dibatalkan, sehingga pengguna akan lebih berani untuk
mengekplorasi pilihan-pilihan lain yang belum biasa digunakan.
7. Mendukung pusat kendali internal (internal focus of control)
User adalah pengontrol sistem dan sistem akan merespon tindakan yang
dilakukan. Sebaiknya sistem dirancang sedemikian rupa sehingga pengguna menjadi
inisiator dari pada responden.
8. Mengurangi beban ingatan jangka pendek.
Karena keterbatasan ingatan manusia maka interface sebaiknya dibuat dengan
tampilan yang sederhana, serta tidak memakan waktu untuk berlatih dan mengetahui
urutan-urutan dari suatu tindakan.
TEORI KHUSUS
Menurut Pressman (2010:38), nama model ini sebenarnya adalah “Linear
Sequential Model”. Model ini Disebut juga dengan “classic life cycle” atau model
waterfall. Model ini adalah model yang muncul pertama kali yaitu sekitar tahun 1970
sehingga sering dianggap kuno, tetapi merupakan model yang paling banyak dipakai
didalam Software Engineering (SE). Model ini melakukan pendekatan secara sistematis dan
urut mulai dari level kebutuhan sistem lalu menuju ke tahap analisis, desain, coding, testing
/ verification, dan maintenance. Disebut dengan waterfall karena tahap demi tahap yang
dilalui harus menunggu selesainya tahap sebelumnya dan berjalan berurutan. Sebagai
contoh tahap desain harus menunggu selesainya tahap sebelumnya yaitu tahap requirement.
Secara umum tahapan pada model waterfall dapat dilihat pada gambar berikut :
Gambar 2.9 Permodelan Waterfall
Gambar di atas adalah tahapan umum dari model proses ini. Akan tetapi Pressman
(2010:39) memecah model ini menjadi 6 tahapan meskipun secara garis besar sama dengan
tahapan-tahapan model waterfall pada umumnya. Berikut adalah penjelasan dari tahaptahap yang dilakukan di dalam model ini menurut Pressman:
- System / Information Engineering and Modeling. Permodelan ini diawali dengan
mencari kebutuhan dari keseluruhan sistem yang akan diaplikasikan ke dalam bentuk
software. Hal ini sangat penting, mengingat software harus dapat berinteraksi dengan
elemen-elemen yang lain seperti hardware, database, dan sebagainya. Tahap ini sering
disebut dengan Project Definition.
- Software Requirements Analysis. Proses pencarian kebutuhan diintensifkan dan
difokuskan pada software. Untuk mengetahui sifat dari program yang akan dibuat, maka
para software engineer harus mengerti tentang domain informasi dari software,
misalnya fungsi yang dibutuhkan, user interface, dan sebagainya. Dari 2 aktivitas
tersebut (pencarian kebutuhan sistem dan software) harus didokumentasikan dan
ditunjukkan kepada customer.
- Design. Proses ini digunakan untuk mengubah kebutuhan-kebutuhan diatas menjadi
representasi ke dalam bentuk “blue-print” software sebelum coding dimulai. Desain
harus dapat mengimplementasikan kebutuhan yang telah disebutkan pada tahap
sebelumnya. Seperti 2 aktivitas sebelumnya, maka proses ini juga harus
didokumentasikan sebagai konfigurasi dari software.
- Coding. Untuk dapat dimengerti oleh mesin, dalam hal ini adalah komputer, maka
desain tadi harus diubah bentuknya menjadi bentuk yang dapat dimengerti oleh mesin,
yaitu ke dalam bahasa pemrograman melalui proses coding. Tahap ini merupakan
implementasi dari tahap design yang secara teknis nantinya dikerjakan oleh
programmer.
- Testing / Verification. Sesuatu yang dibuat haruslah diujicobakan. Demikian juga
dengan software. Semua fungsi-fungsi software harus diujicobakan, agar software bebas
dari error, dan hasilnya harus benar-benar sesuai dengan kebutuhan yang sudah
didefinisikan sebelumnya.
- Maintenance. Pemeliharaan suatu software diperlukan, termasuk di dalamnya adalah
pengembangan, karena software yang dibuat tidak selamanya hanya seperti itu. Ketika
dijalankan mungkin saja masih ada error-error kecil yang tidak ditemukan sebelumnya,
atau ada penambahan fitur-fitur yang belum ada pada software tersebut. Pengembangan
diperlukan ketika adanya perubahan dari eksternal perusahaan seperti ketika ada
pergantian sistem operasi, atau perangkat lainnya.
TINJAUAN PUSTAKA
Dalam membandingkan untuk penggunaan bahasa pemrograman yang akan digunakan, Toyotaro
Suzumura, Scott Trent, Michiaki Tatsubori, Akihiko Tozawa dan Tamiya Onodera (2008:386)
menggunakan teori Perbandingan Qualitatif. Dengan membandingkan performance bahasa pemrograman
yang akan digunakan, akan memudahakan untuk memilih bahasa pemrograman yang lebih baik.
Menurut Shika bhatia dan Mr. Harshpreet Singh (2012:112), untuk dapat membuat suatu aplikasi dengan
lebih baik, dapat menggunakan design pattern (MVC). Walaupun memiliki kelemahan, tetapi MVC dapat
mempercepat development process sehingga pembuatan suatu aplikasi dapat berjalan dengan efektif dan
efisien.
Untuk bahasa pemrograman pada server – side, lebih baik menggunakan bahasa yang memiliki
performance yang baik untuk menyimpan dan melakukan transaksi data (Toyotaro Suzumura, Scott
Trent, Michiaki Tatsubori, Akihiko Tozawa dan Tamiya Onodera, 2008:170). Toyotaro Suzumura, Scott
Trent, Michiaki Tatsubori, Akihiko Tozawa dan Tamiya Onodera (2008:166) telah melakukan
perbandingan antara JSP dan PHP, keduanya memiliki kelebihan dan kelemahan. Untuk server yang
hampir tidak pernah mengalami high load, keduanya memiliki performance yang tidak jauh berbeda,
tetapi untuk yang akan mengalami high load, JSP lebih baik.
Dalam memanajemen database dapat digunakan PHP framework dengan MVC model based (Chanchai
Supaartagorn, 2011:251). Keuntungan dalam penggunaan PHP framework dengan MVC pattern adalah
banyak komponen bisa berinteraksi dengan cara yang flexible, dan tugas – tugas yang harus dikerjakan
cukup jelas jadi ada kemungkinan untuk membagi sistem menjadi komponen – komponen agar orang
yang berbeda dapat mengembangkan pada saat yang bersamaan.
Jika ingin mengatur data secara lokal, tetapi tidak merubah data lain secara global dan master data,
membuat copy dari data tersebut harus dilakukan. Tetapi membuat copy dari suatu data sering kali
membutuhkan cost yang besar. Selain itu kadang data yang di copy tidak dimodifikasi sama sekali,
sehingga menjadi sia-sia. Untuk mengatasi hal ini, kita dapat menggunakan suatu teknik, yang disebut
“Copy-on-Write”. Copy-on-Write adalah sebuah teknik atau metode optimasi, yang berdasarkan atas ide
yang menunda copy file sampai ada perintah untuk melakukan write pada data. (Akihiko Tozawa,
Michiaki Tatsubori, Tamiya Onodera, dan Yasuhiko Minamide, 2009:200)
METODE PENELITIAN
Metodologi yang digunakan dalam menyusun skripsi ini adalah:
1. Metodologi analisis:
a.) Wawancara
Wawancara dilakukan kepada seorang Project Manager pada PT XL Axiata Tbk
dan seorang anggota timnya untuk memperoleh data yang mendukung untuk
penyelesaian skripsi ini.
b.) Studi Pustaka
Dengan mengumpulkan data, membaca dan mempelajari literatur yang ada pada
buku karya ilmiah yang berkaitan. Sumber – sumber tersebut digunakan sebagai
landasan dan alat bantu dalam mendukung pembahasan dalam penyusunan skripsi.
2.
Metode Perancangan
Setelah seluruh data didapat, selanjutnya mulai dilakukan metode perancangan sistem
dengan cara:
1. Merancang struktur database.
2. Merancang tampilan layar.
3. Merancang program.
Wawancara dilakukan terhadap Project Manajer dan juga salah satu anggota
tim membernya. Selain itu, dilakukan juga studi lapangan untuk mengetahui
seperti apa sistem manajemen project yang berjalan pada PT XL Axiata,Tbk.
Berikut adalah hasil wawancara dan studi lapangan yang berhasil
dikumpulkan.
HASIL WAWANCARA
Untuk mengetahui pendapat calon user mengenai apa yang diharapkan ada pada
software yang akan dibuat , dibuatlah enam buah pertanyaan untuk wawancara yang
ditanyakan kepada seorang Project Manager beserta anggota timnya:
Nama
Jabatan
Hari, Tanggal wawancara
Waktu
: Bpk. Fajar Firdaus Rustana
: Project Manager (IT Implementation )
: Rabu, 31 Oktober 2012
: 10.00
Nama
Jabatan
Hari, Tanggal wawancara
Waktu
: Ibu Nurmaya Widuri
: Project Team Member (IT Implementation)
: Rabu, 31 Oktober 2012
: 10.00
1.
Apakah Anda pernah mendapati kendala dalam perencanaan pembuatan
project?
Terdapat banyak kendala dalam mengerjakan suatu project. Dalam project
terdapat tiga acuan yang dipegang oleh seorang Project Manager yaitu Time, Cost
, Quallity. Untuk menyelesaikan suatu project yang baik harus mempunyai waktu
yang cukup atau tepat waktu, harus mempunyai kualitas yang baik dan juga Cost
yang tepat dengan project tersebut, karena setiap project itu pasti berhubungan
dengan transaksi bisnis. Kendalanya adalah menjaga bagaimana tiga acuan
tersebut dapat dipenuhi.
2.
Bagaimana tindakan anda ketika mengalami kendala tersebut?
Dengan melakukan eskalasi , yaitu langkah yang dilakukan dimana saat
member mempunyai kendala dan dapat menyelesaikan kendala tersebut, tetapi
membutuhkan suatu approval untuk langkah penyelesaiannya, karena ada situasi
dimana suatu role dari team member dapat dimodifikasi.
3.
Apakah anda mempunyai kendala dalam berkomunikasi atau berdiskusi
dengan anggota team member yang lain ?
Ada, karena kita tidak selalu dapat berkomunikasi dan bagaimana cara kita
untuk memperkecil perbedaan asumsi – asumsi dari para member dalam
menerjemahkan kebutuhan user menjadi suatu fitur program, sehingga kita harus
memperkecil perbedaan asumsi tersebut menjadi suatu kepahaman.
4.
Apakah aplikasi yang anda gunakan dapat dapat membantu mengatasi
kendala dalam perencanaan pembuatan suatu project ?
Cukup membantu, tetapi tidak cukup secara keseluruhan. Misalnya
membantu dalam sisi membuat time line tetapi tidak cukup detail dalam hal cost
dan quality, sehingga data yang ada menjadi terbatas dan tidak terlalu detail.
5.
Apakah ada kendala yang muncul dari aplikasi yang anda gunakan untuk
membantu ?
Kendala yang muncul adalah masih kurangnya pengaturan data dalam
manage cost dan quality sehingga kurang membantu dalam pembuatan project.
Sekalipun ada fitur yang dapat manage cost dan quality suatu project, cara
menginput datanya tidak simple dan cenderung membingungkan.
6.
Fitur apa yang Anda harapkan dari sebuah aplikasi yang dapat membantu
perencanaan pembuatan project anda?
Beberapa Fitur tambahan yang diharapkan :
- Adanya pop-up message sebagai pengingat jika ada suatu task baru, dan juga
pop-up message beberapa hari sebelum deadline task tersebut, agar dapat
mengingatkan adanya task tersebut.
Adanya page untuk Issue History, yaitu page yang berisi daftar mengenai
permasalahan pada project, misalnya penyebab mengapa suatu task atau
project delayed.
-
Dan berikut adalah hasil Studi Lapangan :
Software yang digunakan adalah MS Project. Cara berkomunikasi antar
member adalah dengan menggunakan email, telepon, dan sarana sosial lain (Yahoo
messenger, skype, dan sebagainya). Pengiriman dan sharing file menggunakan
email intra perusahaan sehingga memiliki bukti, dan juga menggunakan LAN
sharing dan flashdisk.
IDENTIFIKASI MASALAH
Berdasarkan wawancara yang kami lakukan terhadap pihak PT XL Axiata,
dapat dirumuskan sejumlah permasalahan yang ada, yaitu sebagai berikut :
1.
Sulitnya dalam transfer atau sharing data antar sesama anggota project.
2.
Cara input data yang cenderung tidak simple dan membingungkan.
3.
Tidak tersedianya sarana reminder terhadap program yang sudah ada sehingga
terkadang menyebabkan kelalaian.
4.
Project Manager tidak mampu sepenuhnya mengontrol para anggota member.
5.
Project Manager terkadang kesulitan memberikan task – task baru terhadap
anggotanya.
6.
Sulitnya mengatur jadwal dan memanajemen apabila ada proyek – proyek baru
karena semuanya tercatat secara manual.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Pada tahap awal perancangan dilakukan pembuatan kerangka masalah dan perumusan
masalah, yaitu berdasarkan hasil dari wawancara dan studi lapangan terhadap PT XL Axiata,
Tbk. Hasil yang dicapai adalah sebagai berikut.
Garis Besar Masalah
Dari hasil analisis masalah, dibuatlah garis besar solusi untuk mengatasi masalah diatas,
yaitu: Membuat sebuah web application yang dapat melakukan manage project secara online,
agar project manager dapat selalu memantau progress suatu project dengan lebih mudah dan
project tersebut dapat berjalan dengan baik dan teratur, melakukan manage task agar task
tersebut dapat dikirimkan ke anggotanya dengan menyertakan file yang dibutuhkan secara online
agar task tersebut dapat diberikan sesegera mungkin tanpa perlu bertemu di suatu tempat secara
langsung, melakukan manage terhadap anggota member dengan cara melakukan registrasi pada
web ini, lalu Project Manajer dapat langsung memilih siapa saja anggota timnya, memberikan
pengingat jika ada suatu task baru agar tidak ada task yang terlupakan, adanya fitur untuk
melakukan upload dan download data sehingga anggota tim dapat melakukan sharing hasil
pekerjaan mereka, dan memberikan sarana komunikasi untuk para anggota tim.
Perancangan Solusi
Dari permasalahan diatas, maka diajukan suatu aplikasi manajemen proyek
berbasis web yang dapat mengatasi permasalahan – permalahan yang ditemui pada
sistem yang lama.
Aplikasi ini kelak akan dijadikan rujukan bagi para tim proyek dalam
memanajemen secara cepat dan tepat waktu. Berikut adalah beberapa fitur yang
terdapat dalam aplikasi yang akan dibuat.
1.
Adanya fitur notifikasi secara pop-up untuk mengingatkan dan memberitahu
apabila terdapat task baru dan task yang belum selesai.
2.
Dibuatnya fitur untuk membuat tim proyek, yang berfungsi untuk mengumpulkan
siapa saja anggota tim proyek yang ada.
3.
Adanya fitur progress dengan menggunakan colour bar, yang berfungsi untuk
memberitahu sejauh mana suatu proyek telah berjalan berdasarkan warna – warna
tersebut.
4.
Project manajer dapat menentukan kapan dimulai dan berakhirnya project, juga
tingkat kepentingan proyek tersebut, sehingga para anggota timnya dapat bekerja
sesuai dengan data tersebut.
5.
Adanya fitur upload dan download untuk melakukan share file antar anggota tim.
6.
Adanya fitur comment untuk melakukan komunikasi antar anggota tim dan untuk
memberikan komentar mengenai proyek yang sedang berjalan.
7. Adanya fitur Yahoo Messengger yang berguna untuk melakukan komunikasi
langsung dengan Project Manager.
Setelah semua masalah telah dirumuskan dan diberikan gambaran dari
solusinya maka dibuatlah rancangan dari program dan database, Antara lain sebagai
berikut.
Dalam pembuatan project ini kami menggunakan metode waterfall yang sering
digunakan dalam pembuatan project – project. Dipilihnya metode ini dikarenakan
mudahnya dipahamin dan juga merupaka metode yang paling umum digunakan.
Langkah – langkah yang ada pada metode waterfall adalah.
Gambar Metode Waterfall
1.
Software requirement analysist
2.
Design
3.
Coding
4.
Testing / verification
5.
Maintenance
Setelah itu, diputuskanlah untuk membuat aplikasi manajamen berbasis web
yaitu :
Aplikasi Task Management Schedule
Web application ini di tujukan untuk Project Team dari PT XL Axiata, Tbk. Tujuan utama
pembuatan aplikasi ini adalah untuk mempermudah setiap pengerjaan project dengan cara
memanajemen dan memantau sejauh apa project tersebut telah berjalan. Seperti misalnya
mengetahui status project, progress dalam persentase, anggota tim dalam project, task pada
project, status task, dan task progress secara online, agar customer juga dapat ikut serta
memberikan saran tentang fitur – fitur yang diinginkan dari project yang sedang dibuat. Sehingga,
customer dan project team dapat saling berinteraksi langsung melalui aplikasi yang diberi nama
“Task Project Management Schedule” yang dibuat dalam skripsi yang diberi judul “Analisis dan
Perancangan Sistem Manajemen Proyek Berbasis Web Pada PT XL Axiata, Tbk”.
Semua project yang ada dapat segera di daftarkan. Selain mendaftarkan project pada
aplikasi yang berbasis web ini, juga memungkinkan untuk menyertakan setiap task atau tugas yang
berhubungan dengan project yang bersangkutan. Selain itu, pada setiap project dapat di daftarkan
pula member yang sudah ditentukan, banyaknya member untuk suatu project, serta posisi member
tersebut di salah satu project yang melibatkannya.
Hasil yang dicapai dari penerapan dan penggunaan aplikasi ini adalah jalannya project
dapat lebih dipantau baik secara kondisi maupun proses, user dapat mengirimkan setiap perubahan
yang terjadi pada suatu project dimanapun dan kapanpun, semua member dapat mengetahui jadwal
tugasnya masing-masing secara lebih terperinci, dan pengaturan schedule menjadi lebih rapih.
Visi
a. Mempermudah user dalam mengerjakan project.
b. Penjadwalan pengerjaan project yang lebih rapih dan tepat waktu.
c. Mempermudah setiap anggota untuk dapat memantau dan melakukan
manage project.
Misi
a.
Terjadinya Interaksi antar member project, sehingga terjadi pertukaran ide
dan pengerjaan project akan menjadi lebih cepat dan akurat.
b.
Menumbuhkan semangat kebersamaan dalam mengerjakan project
tersebut, karena dapat diketahui siapa yang mengerjakan dan siapa yang
tidak, sehingga timbul tanggung jawab untuk mengerjakan project
tersebut.
Setelah itu, dibuatlah rancangan layar dan rancangan database untuk aplikasi
web tersebut dengan membuat UML (Unified Model Language) yang menggambarkan
bagaimana aplikasi web tersebut berjalan berdasarkan sudut pandang sistemnya. Pada
penjelasan ini hanya akan ditampilkan semua fitur yang penting saja, yang terdapat
pada aplikasi manajemen berbasis web pada PT XL Axiata, Tbk.
PERANCANGAN LAYAR
Setelah mengetahui apa yang diinginkan oleh PT XL Axiata Tbk maka dibuatlah
rancangan layar untuk aplikasi web ini.
Gambar Halaman Login
Ini adalah tampilan Login dimana kita dapat melakukan login dan juga terdapat
fitur untuk registrasi. Disini juga terdapat fitur Yahoo Messenger yang berguna untuk
berkomunikasi dengan Project Manager.
Gambar Halaman View Project
Disini, Project Leader dan member dapat melihat list project yang dimiliki. Data
- data yang dapat dilihat disini adalah Project Name, Description (deskripsi dari project
tersebut), Start Date project, Deadline project, Progress (dalam persentasi) dan
Position, yaitu posisi user yang melihat page ini pada project tersebut.
Warna progress dibagi menjadi 3 tahapan warna yaitu :
0-35%
:
Merah.
36-74%
:
Kuning.
76-100%
:
Hijau.
Gambar Create Project
Disini adalah tempat user dapat membuat project baru. Disini, user dapat
memberi title atau judul project, status project dan persentasi progress dari status
project tersebut. User juga dapat menentukan kapan waktu mulai dan berakhirnya
project dan memasukkan jumlah member yang diinginkan untuk project tersebut.
Gambar Insert Team Member
Ini adalah page lanjutan dari Create Project. Disini project leader dapat memilih
anggota dan memilih posisi untuk team member dalam project tersebut.
Gambar Create New Task
Di page ini, leader dapat memberikan suatu task ke anggota team member.
Project Manager juga dapat mengisi detail-detail tentang task yang akan diberikan dan
juga dapat meng-attach file yang dibutuhkan untuk task tersebut.
Gambar Create Comment
Di page ini, user dapat menambahkan comment pada suatu task untuk
memberitahu atau melakukan sharing antar sesama anggota kelompok mengenai
kelangsungan proyek dan task yang sedang dikerjakan. User juga dapat melihat
comment dari rekan – rekan satu timnya melalui page ini.
Gambar Tampilan Pop Up Notifiaction
Ini adalah tampilan pop up notification untuk memberitahukan member dari
project tersebut apabila mendapatkan task baru atau ada task yang belum selesai.
Dan berikut ini akan ditampilkan beberapa pages yang ada pada bagian admin.
Gambar Tampilan Home Admin
Ini adalah tampilan Home admin. Disini admin dapat mengakses beberapa menu,
yaitu Manage Project, Manage Task, Manage Comment, Manage Menu, Manage
Member, Change Password, dan admin juga dapat melakukan Logout.
Fungsi dari pages admin ini, adalah untuk mengatur database pada aplikasi web
manajemen, seperti menghapus, mengedit dan menambahkan data yang diperlukan
untuk aplikasi web tersebut.
Dalam melakukan coding, digunakan bahasa pemrograman PHP. Dan untuk
menyusun databasenya menggunakan menggunakan MySQL server.
Berikut akan diperlihatkan beberapa UML yang terdapat pada aplikasi web
manajemen pada PT XL Axiata,Tbk.
Gambar 1 Usecase Diagram
Usecase diagram digunakan untuk menunjukan siapa saja yang menggunakan
sistem tersebut, dan bagaimana cara user berinteraksi dengan sistem tersebut, dari sudut
pandang luar dandengan istilah yang mudah dipahami. Gambar diatas adalah Usecase
diagram yang dari aplikasi web yang dibuat pada PT XL Axiata,Tbk
Gambar 1 ERD diagram
ERD digunakan untuk menggambarkan struktur logical dari database yang
bertujuan supaya lebih mudah dalam berbagai bagian komponen dalam desain
database. Gambar diagram ERD diatas menggambarkan rancangan database
dalam sistem perancangan manajemen yang dibuat pada PT XL Axiata, Tbk.
Gambar 3 Class Diagram
Setelah itu, dibuatlah Class Diagram yang menggambarkan struktur object
– object yang membentuk sistem dan hubungan antar object tersebut. Gambar
diatas adalah Class diagram yang dari aplikasi web manajemen yang dibuat pada
PT XL Axiata, Tbk yang menggambarkan bagaimana struktur – struktur dari
database aplikasi web tersebut.
Selanjutnya, dibuat lagi 2 macam diagram yaitu Sequence diagram yang
berguna untuk memperlihatkan interaksi antar object selama eksekusi suatu
operasi dan juga terdapat activity diagram yang menggambarkan langkah langkah dari suatu kegiatan pada suatu sistem, dan mampu menjelaskan kegiatan
apa yang terjadi ketika suatu operasi diesksekusi. Berikut akan diperlihatkan salah
satu activity diagram dan sequence diagram yang menggambarkan proses login
dari aplikasi web pada PT XL Axiata, Tbk.
Gambar diagram Activity Login
Gambar Sequence Diagram Login
Berikut ini akan ditampilkan beberapa halaman dari website aplikasi web
manajemen pada PT XL Axiata, Tbk.
Tampilan Home Setelah Login
Tampilan Create New Project
Tampilan Insert Team Member
Tampilan Create Comment
Tampilan Pop Up Notification
EVALUASI
Untuk evaluasi, dilakukan dengan dua cara, yaitu dengan cara IMK (8 golden
rules) untuk evaluasi dari sisi interface dan juga dengan menggunakan YSLOW
untuk evaluasi dari sisi sistem.
Evaluasi dengan menggunakan IMK dilakukan dengan cara menyesuaikan
interface dengan 8 golden rules, evaluasi ini dilakukan dengan alasan untuk
mengetahui apakah interface yang dirancang memenuhi 8 golden rules yang ada.
Evaluasinya yaitu.
1. Berusaha konsisten.
2. Menyediakan kebutuhan universal.
3. Memberikan umpan balik informatif.
4. Merancang dialog yang memberikan penutupan (Keadaan akhir).
5. Memberikan pencegahan dan penanganan kesalahan yang sederhana.
6. Mudah untuk kembali ke tindakan sebelumnya.
7. Mendukung pusat kendali internal (internal focus of control).
8. Mengurangi beban ingatan jangka pendek.
Evaluasi terhadap sistem menggunakan YSLOW. YSLOW ini adalah tools
yang dikembangkan oleh Yahoo, yang digunakan untuk mengoptimasi suatu blog
atau website dengan tujuan agar website atau blog tersebut dapat menjadi lebih baik
dan dapat ditampilkan lebih cepat. Yslow mampu menganalisis seberapa baik
performance dari suatu webpage dengan memeriksa semua komponen yang ada
pada halaman web tersebut, termasuk komponen yang dibuat secara dinamis dengan
menggunakan javascript. Yslow dapat memberikan penilaian berupa tingkatan A, B ,
C , D atau E.
Gambar Tampilan Evaluasi Secara Overal
Setelah melakukan testing menggunakan Yslow pada web aplikasi yang telah
dibuat, web aplikasi tersebut mendapatkan overall performance score sebesar 84,
dengan rincian grade sebagai berikut :
Pada bagian Content:
-
Grade A on Avoid HTTP 404 (Not Found) error
-
Grade A on Make AJAX cacheable
-
Grade A on Make fewer HTTP requests
-
Grade A on Reduce the number of DOM elements
-
Grade A on Use cookie-free domains
-
Grade A on Avoid URL redirects
-
Grade A on Reduce DNS lookups
Pada bagian Cookie :
-
Grade A on Reduce cookie size
-
Grade A on Use cookie-free domains
Pada bagian CSS :
-
Grade (non) on Make JavaScript and CSS external
-
Grade A on Avoid AlphaImageLoader filter
-
Grade A on Avoid CSS expressions
-
Grade A on Do not scale images in HTML
-
Grade A on Minify JavaScript and CSS
-
Grade A on Put CSS at top
-
Grade A on Remove duplicate JavaScript and CSS
Pada bagian Images :
-
Grade A on Do not scale images in HTML
-
Grade A on Make favicon small and cacheable
Pada bagian Javascript
-
Grade (non) on Make JavaScript and CSS external
-
Grade A on Minify JavaScript and CSS
-
Grade A on Put JavaScript at bottom
-
Grade A on Remove duplicate JavaScript and CSS
Pada bagian Server
-
Grade D on Compress components with gzip
-
Grade F on Use a Content Delivery Network (CDN)
-
Grade A on Avoid empty src or href
-
Grade A on Configure entity tags (ETags)
-
Grade A on Use GET for AJAX requests
-
Grade F on Add Expires headers
Pada hasil testing, terdapat 2 nilai F, yaitu Use a Content Delivery
Network dan Add Expires Headers. Berikut ini adalah alasan yang mungkin
menyebabkan grade buruk tersebut dan cara memperbaikinya :
-
Use a Content Delivery Network : ini disebabkan oleh penggunaan source
dari website-website lain. Hal ini dapat diatasi dengan menggunakan
Content Delivery Network (CDN) yaitu kumpulan dari webserver –
webserver yang didistribusikan di banyak tempat untuk mengantarkan
content ke user dengan lebih efisien.
-
Add Expires headers : ini disebabkan karena tidak adanya Expires
Headers untuk komponen – komponen pada website yang menyebabkan
komponen tersebut tidak dapat di cache. Untuk mengatasinya, perlu
diberikan Expires Headers agar komponen – komponen tersebut dapat di
cache sehingga mempercepat page load dari website jika user pernah
mengunjungi website ini.
SIMPULAN DAN SARAN
Simpulan
Dari analisis, perancangan, serta evaluasi terhadap web application “Sistem Manajemen
proyek” , dapat diambil simpulan bahwa aplikasi yang telah di buat telah memenuhi harapan user,
yaitu:
1. Project manager dapat membuat task dari sebuah proyek dan dapat memantau
perkembangan prosesnya dengan lebih mudah.
2. Project manager diberikan kemudahan untuk membentuk tim dalam suatu proyek, dan
project member dapat berada di lebih dari satu tim sesuai dengan proyeknya.
3. Project manager dan member diberikan kemudahan untuk membuat dan mengedit task, dan
dapat melihat data dan proses dari perkembangan proyek tersebut sehingga terjadi interaksi
antar anggota tim tersebut.
4. Project manager diberikan kemudahan untuk memberikan task kepada anggota timnya dan
dapat menentukan deadline task tersebut, sehingga project manager dapat mengatur
pekerjaan dari anggota timnya.
5. Admin dapat membantu dalam melakukan edit, menghapus atau membuat task baru,
menambah dan menghapus database dan dapat mengakses semua task walaupun berbeda
tim.
6. Para member dapat melakukan komunikasi menggunakan comment yang disediakan,
sehingga dapat berdiskusi secara langsung tanpa berada dalam satu ruangan yang sama, dan
ini akan memudahkan user dalam menyelesaikan proyek mereka.
Saran
Adapun hal- hal yang perlu diperhatikan agar web application “Sistem Manajemen Proyek”
dapat dikembangkan dan disempurnakan sesuai dengan kebutuhan untuk merancang proyek
dengan lebih baik:
1. Diperlukannya fitur untuk mengirim pesan antar sesama project member yang lebih baik.
Dengan cara comment tentu akan memberikan jeda dalam menerima pesan, oleh karena itu
sebaiknya diubah dari comment menjadi fungsi chat sehingga mempermudah dalam
komunikasi antar anggota tim.
2. Adanya fitur file-sharing yg lebih baik, seperti download sehingga tidak memerlukan
berulang kali melakukan pengiriman, apabila data telah ter upload maka data tersebut telah
tersimpan dan semua project member yang termasuk anggota tim dapat mendownloadnya
tanpa harus menunggu.
3. Diperlukannya maintenance untuk memastikan web application tersebut masih berjalan
dengan seharusnya.
4.
Karena sistem keamanan yang terbatas, maka data yang ada dalam aplikasi ini harus terus
diawasi. Sehingga dapat mencegah dari hal- hal yang tidak diinginkan.
REFERENSI
Allen, Rob. (2009). Zend Framework In Action.Greenwich: Manning Publication.
Connolly, Thomas., & Begg, Carolyn. (2010). Database Systems : A Practicial Approach to
Design, Implementation , And Management. (4thEdition). London: Addison Wesley.
Diwan, Parag.(2012).Software Enginnering. New Delhi: Pentagon Press.
Diwan, Parag.(1999).Management Principles and Practices. Dehradun: University of Petroleum
& Energy Studies.
Fowler, Martin.(2005). UML Distilled. (Edisi 3).Yogyakarta: Andi.
Gray, Clifford F.,& Larson, Erik W.(2010).Project Management The Managerial Process. (5th
edition). New York: Mcgraw – Hill / Irwin.
Kerzner, Harold D.(2009). Project Management A Systems Approach To Planing, Scheduling
and Controlling. New Jersey: John Wiley & Sons, Inc.
Laudon, Kenneth C.,& Laudon, Jane P.(2003).Essentials of Management Information System.
(5th Edition). New Jersey: Prentice-Hall, Inc.
Nicholas, John M., & Steyrn, Herman. (2008). Project Management For Business, Engineering,
and Technology Principles and Practice. (3rd edition). Oxford: Butterworth – Heineman.
Pressman, Roger S. (2010). Software Engineering : a practitioners approach. (7th edition). New
York: McGraw-Hill.
Shneiderman, Ben (2010). Design the user interface : strategies for effective human-computer
interaction. (5rd edition). Boston: Addision-Wesley.
Shneiderman, Ben (2010). Design the user interface : strategies for effective human-computer
interaction. (5rd edition). Boston: Addision-Wesley.
Supriyanto, Dodit. (2008). Buku Pintar Pemrograman PHP. Bandung: OASE Media.
Turban E.,&Rainer R.K., Potter R.E. (2005), Introduction to Information Technology, (Third
Edition). New Jersey: John Wiley & Sons, Inc.
Turban, Efraim.,& Rainer, R. Kelly,Jr.,& Potter, Richard E. (2005). Introduction To Information
Technology. (3rd edition). New Jersey: John Wiley & Sons, Inc.
Turban, Efraim., Rainer, R. Kelly, Jr.,& Potter, Richard E. (2006). Pengantar Teknologi
Informasi (Terjemahan Deny Arnos Kwary, M.Hum dan Dewi Fitria Sari). (edisi ke-3). Jakarta:
Salemba Infotek.
Tozawa, Akihiko., Tatsubori, Michiaki ., & Onodera, Tamiya.(2009).Copy-on-Write in PHP
Language.POPL’09, 200-212.
Supaartagorn , Chanchai.(2011).PHP FRAMEWORK FOR DATABASE MANAGEMENT
BASED ON MVC PATTERN.International Journal of Computer Science & Information
Technology(IJCSIT),3(2),251-258.
Trent, Scott., Tatsubori, Michiaki., Suzumura, Toyotaro., Tozawa, Akihiko.,&
Onodera,Tamiya.(2008).Performance Comparison of PHP and JSP as Server-Side Scripting
Languages.IFIP International Federation for Information Processing,164-182.
Bhatia, Shika., & Singh, Mr.Harspreeth.(2012). ANALYZING AND IMPROVING WEB
APPLICATION QUALITY USING DESIGN PATTERNS. International Journal of Computer
& Technology,2(2),112-116.
Toyotaro Suzumura, Scott Trent, Michiaki Tatsubori, Akihiko Tozawa, Tamiya
Onodera.(2008).Performance Comparison of Web Service Engine in PHP, Java, and C.2008
IEEE International Conference on Web Service,385-392.
RIWAYAT PENULIS
Bayu Rafsanjani lahir di kota Bengkulu, Bengkulu pada tanggal 4 Februari 1990. Penulis
menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknologi Informatika
(Software Engineering) pada tahun 2013.
Tommy lahir di kota Bekasi, Jawa Barat pada tanggal 2 Agustus 1990. Penulis
menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknologi Informatika
(Software Engineering) pada tahun 2013.